BAB II

TINJAUAN TEORI
A. PENGERTIAN
Steers (1991) mendefinisikan stress sebagai reaksi nonspesifik bahwa seseorang
memiliki tuntutan yang menimbulkan ancaman dari lingkungan. Selye (1978), diakui
sebagai pelopor penelitian stres, menunjukkan bahwa air mata adalah hasil tubuh dari
respon terhadap stres yang normal. Tingkat dan intensitas peningkatan kerusakan ketika
organisme mengalami stres lebih besar daripada yang mampu menampung.
Selye menyatakan bahwa respon fisiologis terhadap stres adalah sama apakah
stressor positif, entress, atau negatif, distress. Mudah untuk melihat bagaimana peristiwa
negatif, seperti kehilangan pekerjaan, dapat menyebabkan stres. Namun, peristiwa yang
positif juga dapat menyebabkan stres.
Menurut Lazarus & Folkman (1986) stres adalah keadaan internal yang dapat
diakibatkan oleh tuntutan fisik dari tubuh atau kondisi lingkungan dan sosial yang dinilai
potensial membahayakan, tidak terkendali atau melebihi kemampuan individu untuk
mengatasinya (Nasution , 2011)
Menurut Charles D, Spielberger menyebutkan bahwa stres adalah tuntutantuntutan eksternal yang mengenai seseorang, misalnya obyek- obyek dalam lingkungan
atau suatu stimulus yang secara obyektif adalah berbahaya.

B. SIFAT STRES
Keseimbangan harus ada antara stress dan kemampuan dalam menanganinya.
Ketika tingkat stres adalah sama dengan tingkat kemampuan untuk menangani hal itu,
organisme tersebut dalam keadaan seimbang. Ketika tingkat stres lebih besar dari
mekanisme koping, pengalaman individu merupakan aspek negatif dari stres. Situasi
sering digambarkan secara metaforis melalui pernyataan seperti "membawa beban di
pundak seseorang" atau "membawa beban berat."Ini dapat membawa masalah psikologi
untuk seseorang atau organisasi ketika tingkat stres tidak cukup merangsang, kurangnya
minat, apatis, kebosanan, motivasi rendah, dan bahkan kinerja yang buruk.

2
1. Penyebab Stres
a) Faktor organisasi.
Stres dapat disebabkan dari faktor pekerjaan, seperti pekerjaan yang berlebihan,
permasalahan pekerjaan, ketidakmampuan untuk melakukan pekerjaan yang
ditugaskan karena ketidakadaan persiapan atau pengalaman, dan informasi yang
tidak beres sehubungan dengan yang ditugaskan. Lingkungan fisik mungkin juga
menjadi penyebab stress. Mengingat ruangan ICU dengan alarms yang terus
menerus, bunyi-bunyian, dan suara-suara lainnya. Tingkah laku yang dimiliki
manajer juga dapat menjadi faktor penyebab stress. Manajer mencoba untuk
melakukan yang lebih tanpa kekurangan, para staf bekerja keras, dan banyak
pasien akut dapat membawa sebuah lingkungan oraganisasi yang bersifat stress.
b) Interpersonal faktor.
Untuk menghubungkan dengan perubahan organisasi, perawat harus berpendapat
dengan hubungan interpersonal dalam profesi keperawatan dan diantara
keperawatan dan profesi lainnya.
c) Individual faktor.
Stress dapat dihasilkan dari faktor diri sendiri. Satu dari faktor-faktor ini adalah
tingkatan dari perubahan hidup. Perubahan tersebut seperti, menikah, hamil, atau
membeli rumah, dapat menghasilkan stress.
d) Kekurangan fokus.
Adalah kebiasaan dari fokus terhadap hal negatif. Kekurangan fokus dapat
membawa untuk sebuah peningkatan rasa dari ancaman dan sebuah kekurangan
rasa dari optimis, melumpuhkan individual, dan membatasi kemampuan mereka
untuk memecahkan masalah.
e) Keharusan
Adalah kepercayaan bahwa keharusan merupakan bentuk perintah atau keperluan
bahwa tugas harus diselesaikan oleh seseorang.
f) Kelebihan peran, termasuk pekerjaan yang ekstrim. Memiliki terlalu banyak
pekerjaan yang harus dilakukan, role overload, dapat membuat stres negatif
dalam dua cara. Pertama, orang tersebut dapat menjadi lelah dan dengan
demikian kurang mampu mentolerir gangguan dan iritasi. Kedua, orang yang
tunduk pada tuntutan kerja yang tidak masuk akal mungkin merasa terus-menerus

3
di belakang jadwal, situasi yang itu sendiri merupakan stressor kuat.
Downsinizing sering menimbulkan kelebihan karena lebih sedikit orang yang
tersisa untuk menangani beban kerja yang sama seperti sebelumnya. (Jika bekerja
dengan hati-hati efisien, role overload akan minimal).
g) Kondisi lingkungan yang merugikan. Berbagai kondisi yang merugikan
organisasi adalah stressor, seperti yang diidentifikasi oleh lembaga nasional untuk
keselamatan dan kesehatan kerja (NIOSH). Di antara kondisi ini organisasi yang
merugikan adalah kondisi fisik yang tidak menyenangkan atau berbahaya, seperti
crowding, kebisingan, polusi udara, atau masalah ergonomis. Cukup udara
tercemar dalam gedung perkantoran dapat menciptakan rasa sakit di mana
beragam partikel airbone, uap, cetakan, dan gas mencemari lingkungan indoor.
Hasilnya bisa sakit kepala, infeksi pernafasan dan membosankan serta stres yang
diciptakan dengan menjadi sakit secara fisik.
h) Gangguan defisit perhatian diinduksi lingkungan. Menurut psikiater Edward
Hallowell, banyak orang menderita defisit gangguan perhatian disebabkan oleh
teknologi dan aktivitas yang berlebihan. Masalah ini tampaknya menjadi
kombinasi dari lingkungan dan individu yang memilih untuk terlalu sering
menggunakan perangkat TI. Gejala-gejala yang disebabkan defisit perhatian
termasuk sering merasa terburu-buru dan tidak sabar, yang mudah terganggu,
pelupa, dan memiliki sedikit waktu untuk berpikir kreatif. Singkatnya, orang
merasa letih. Penyebab utama dari jenis gangguan perhatian defisit berusaha
untuk berbuat lebih banyak dalam waktu yang kurang dan hal ini akan
mengakibatkan stres.
i) Ketidakamanan kerja. Khawatir tentang kehilangan pekerjaan anda adalah
pemicu stres utama. Bahkan ketika pekerjaan yang banyak, harus mencari
pekerjaan lain dan menghadapi prospek relokasi geografis adalah stres bagi
banyak orang. Antisipasi PHK antara karyawan dapat meningkatkan stres negatif
dan prestasi kerja yang lebih rendah. Selain itu, mereka yang selamat dari
downsinizing sering mengalami tekanan dari rasa takut pemotongan masa depan,
kehilangan teman-teman, dan khawatir tentang peningkatan mendadak dalam
beban kerja.

4
j) Kemampuan menghargai yang rendah adalah mungkin yang paling sedikit
menghasilkan stres dari 3 kebiasaan tetapi mungkin menjadi satu yang paling
membutuhkan perhatian dalam sebuah lingkungan yang tidak stabil dan tidak
dapat diprediksi. Kemampuan menghargai yang rendah adalah kecenderungan
tidak mengakui kemampuan yang dimiliki seseorang

dalam menghasilkan

kesuksesan.
2. Konflik peran dan Ambiguitas peran
Konflik peran, dijelaskan sebagai konflik di tempat kerja, juga merupakan
stressor kerja utama. Orang-orang mengalami stres ketika mereka harus memilih
antara dua harapan. Misalnya seorang akuntan diminta oleh manajernya untuk
menyatakan pendapatan perusahaan dengan cara yang bertentangan dengan
norma-norma profesional akuntan. Jika dia sesuai dengan manajernya, dia akan
merasa bahwa dia mengkhianati profesinya. Jika dia tidak sesuai dengan
manajernya, dia akan masuk ke dalam perselisihan dengan manajer. Wanita itu
kemungkinan akan mengalami stres kerja.
Konflik peran terjadi ketika seorang individu memiliki dua peran yang
saling bersaing, seperti ketika seorang manajer perawat kedua mengasumsikan
tugas

perawatan

pasien

dan

kebutuhan

untuk

menghadiri

pertemuan

kepemimpinan. Contoh lain adalah konflik antara peran pribadi perawat sebagai
orang tua atau pasangan terhadap peran mereka sebagai perawat profesional.
Konflik peran individu adalah hasil dari ketidakcocokan antara persepsi
individu dari peran dan persyaratan yang sebenarnya. Manajer perawat pemula
mengalami konflik jenis ini ketika mereka menemukan bahwa administrasi
mengharapkan loyalitas utama untuk organisasi dan tujuan , sedangkan staf
mengharapkan manajer perawat loyalitas pertama yaitu apa yang mereka
butuhkan.
Konflik peran dalam profesi keperawatan berbeda kelemahannya dalam
hubungan dengan petugas kesehatan lainnya. Perselisihan dalam profesi ini,
perbedaan dalam persiapan pendidikan , struktur dalam pengaturan praktek, dan
peran tenaga kerja dan organisasi profesi yang berkontribusi terhadap lingkungan
dimana perawat yang harus berfungsi. Konflik ini berakar pada suatu hal yang
buruk yang dirasakan oleh perawat. Merasa kurang bernilai adalah perpecahan
dalam profesi dan gambaran perawat kepada orang lain.

5
Peran underload dan underutilization juga dapat terjadi. Menjadi kurang
dimanfaatkan atau tidak memiliki tanggung jawab dapat dilihat sebagai stres oleh
orang yang berprestasi atau yang memiliki harga diri yang tinggi.
Role ambiguity adalah suatu kondisi di mana pegawai tetap menerima
harapan yang membingungkan atau buruk. Pekerja di banyak organisasi
ditempatkan dalam situasi di mana mereka tidak yakin tanggung jawab mereka
yang sebenarnya. Beberapa pekerja yang ditempatkan pada tim kerja mengalami
ambiguitas peran karena mereka diminta untuk memecahkan banyak masalah
sendiri. Banyak orang mengalami gejala stres ketika menghadapi ambiguitas
peran.

3. Konsekuensi dari stres

Apa yang terjadi pada seseorang ketika stres berlebihan? Kedua respon
fisiologis dan psikologis dapat menyebabkan perubahan struktural atau perubahan
fungsional atau keduanya. Tanda-tanda peringatan dari yang terlalu banyak stres :
a) Tidak wajar, kecemasan berkepanjangan, fobia, atau perasaan takut atau
kecemasan mengambang bebas yang tampaknya memiliki banyak penyebab
b) Depresi, yang menyebabkan orang untuk menarik diri dari keluarga dan
teman-teman, jadi tidak dapat mengalami emosi, dan merasa tak berdaya untuk
mengubah situasi
c) Perubahan tiba-tiba dalam suasana hati dan perilaku, yang dapat disebut
sebagai perilaku tak menentu
d) Perfeksionisme, yang merupakan pengaturan standar terlalu tinggi untuk diri
sendiri dan dengan demikian berada di bawah tegangan konstan, dan
e) Penyakit fisik, seperti maag, arthritis, kolitis, hipertensi, infark miokard, dan
sakit kepala migrain.
Metode koping tidak efektif untuk mengurangi stres termasuk penggunaan
alkohol yang berlebihan dan zat mengubah suasana hati, yang dapat
mengakibatkan penyalahgunaan zat atau ketergantungan. Beberapa orang menjadi
pecandu kerja dalam upaya untuk mengatasi tuntutan nyata.

6
Istilah pemadaman

mengacu

persepsi

bahwa

seseorang

telah

menggunakan semua energi yang tersedia untuk melakukan pekerjaan dan merasa
bahwa ia tidak memiliki energi yang untuk menyelesaikan tugas. Burnout adalah
kombinasi dari kelelahan fisik, kelelahan emosional, dan kelelahan kognitif.
Akibatnya, individu dapat mengurangi jam kerja atau mengubah ke profesi lain.
Salah satu direktur keperawatan pada 120 rumah keperawatan menyatakan bahwa
ia tidak bisa lagi menangani kebutuhan yang luar biasa dari pasien , kekurangan
selalu ada yang berkualitas, perhatian perawat dan kurang konsistennya sumber
daya. Ketika rantai keuntungan membeli rumah dan mengurangi lebih lanjut
sumber daya ekonomi, direktur keperawatan untuk menjadi agen real estate.
Hasilnya stres karyawan adalah meningkatnya ketidakhadiran dan omset.
Meskipun ada berbagai penyebab ketidakhadiran dan omset, keduanya mungkin
terjadi ketika individu mencoba untuk menarik diri dari situasi stres.
Menurunnya prestasi kerja selama masa stres tinggi, begitu banyak energi
dan perhatian yang dibutuhkan untuk mengelola stres sedikit energi yang tersedia
untuk kinerja. Situasi demikian secara finansial mahal dalam industri tetapi
bahkan lebih mahal dalam kesehatan manusia dan kesejahteraan.

C. MENGELOLA STRESS
Kita akan selalu memiliki faktor di kehidupan kita dalam stres. Untuk
mengelola faktor-faktor tersebut secara efektif dan menjaga stres pada tingkat yang
meningkatkan kinerja seseorang daripada menguras energi, kuncinya adalah untuk
mengembangkan beberapa ketahanan. Untuk mencapai hal ini membutuhkan
pendekatan yang komprehensif untuk mengelola stres, yang melibatkan perencanaan,
waktu, dan energi.
1. Metode Personal
Salah satu langkah pertama dalam mengelola stres adalah mengenali stres
dalam lingkungan dan mengendalikannya. Perawat cenderung berpikir bahwa mereka
bisa

"segalanya

bagi

semua

orang"

Oleh

karena

itu,

penting

untuk

meningkatkan kesadaran diri seseorang mengenai stres. Merawat diri secara fisik
(makan diet seimbang, olahraga teratur, tidur cukup) dan mengembangkan kebiasaan

7
mental yang efektif juga penting untuk mengatasi stres. Kebiasaan yang efektif
termasuk peran redefinisi, teknik manajemen waktu yang lebih baik, dan relaksasi.
Pengembangan keterampilan interpersonal dan mengidentifikasi dan memelihara
dukungan sosial juga dapat memfasilitasi manajemen stres.
Peran redefinisi melibatkan klarifikasi peran

dan

mencoba

untuk

mengintegrasikan atau mengikat bersama berbagai peran bermain seseorang. Jika ada
peran konflik atau ambiguitas, penting untuk menghadapi orang lain dengan
menunjukkan pesan yang bertentangan. Peran redefinisi juga mungkin melibatkan
negosiasi ulang peran dalam upaya untuk mengurangi overload.
Sebagian besar hasil pengalaman stres perawat manajer dari perpsepsi
pegawai, pasien, kelompok kerja harus dipenuhi segera dan secara bersamaan.
Perasaan umum adalah kebutuhan untuk memperlambat atau menurunnya. Sebuah
metode penting dalam mengatasi dan mengurangi stres adalah melalui manajemen
waktu. Sebuah metode penting dari mengatasi dan mengurangi stres waktu adalah
melalui manajemen waktu. Kehilangan satu jam sehari setiap hari untuk satu tahun
hasilnya dalam 260 jam terbuang, atau 6,5 minggu.
Hal ini juga penting untuk menggunakan diri-ucapan positif dan untuk belajar
bagaimana caranya berelaksasi. Hal ini tidak mudah,, terutama pada orang dengan
stres yang tinggi dalam pekerjaan. Beberapa metode relaksasi dengan mendengarkan
musik, membaca, dan bersosialisasi dengan teman. Mengembangkan kepentingan
luar, seperti hobi dan kegiatan rekreasi, dapat memberikan pengalihan dan kenikmatan
dan juga dapat menjadi sumber relaksasi. berlibur, terlepas dari tekanan pekerjaan,
penting dalam pembaharuan.
2. Metode organisasi
Manager perawat dalam posisinya selalu membantu orang lain dan
mengidentifikasi level dari stres yang dialami. Jika pegawai banyak yang mengalami
stres, manager harus membantu mengidentifikasi sumber dan memutuskan bagaimana
caranya agar dapat dikurangi atau dihilangkan Selain menunjukkan teknik
digambarkan sebelumnya, Manajer harus mengeksplorasi sumber - pekerjaan yang
berhubungan dengan stres. Manajer harus mengajukan pertanyaan ini :
a) Apakah ambiguitas peran atau konflik membuat stres ?
b) Dapatkah manajer membantu memperjelas peran setiap individu, sehingga
mengurangi konflik atau ambiguitas?
c) Apakah manajer menggunakan gaya kepemimpinan yang tepat?

8
d) Apakah manajer membaca untuk memperjelas tujuan anggota staf dan
menghilangkan hambatan yang mengganggu pencapaian tujuan? Melibatkan staf
dalam pengambilan keputusan adalah salah satu cara untuk mengidentifikasi dan
mengurangi stres tersebut .
e) Apakah stres karena perasaan harga diri yang rendah?
f) Apakah pelatihan tambahan atau bantuan pendidikan mengurangi stres?
g) Dapatkah saya membantu dengan mengakui dan memperkuat perilaku positif dan
prestasi?
h) Dapatkah sumber dukungan, seperti kelompok kerja, membantu kesepakatan
individu dengan stres ?
i) Apakah layanan yang tersedia dalam organisasi konseling ?
Ketika stres kerja terkait, beberapa strategi dapat digunakan. pertama,
pencocokan yang tepat dari pekerjaan dengan pemohon selama seleksi dan proses
perekrutan merupakan langkah penting dalam mengurangi stres. Pelatihan
keterampilan juga mengurangi stres dan meningkatkan kinerja yang lebih baik dan
penguragan omset. Mengembangkan program pekerjaan disesuaikan dengan tujuan
dan keinginan individu sering meningkatkan otonomi dan partisipasi. Pada gilirannya,
partisipasi yang lebih besar dalam pengambilan keputusan meningkatkan komitmen
kerja dan mengurangi stres.
Komunikasi dan dukungan sosial merupakan faktor tambahan dalam
mengurangi stres. Kedua saluran komunikasi ke atas dan ke bawah harus terbuka.
Menjaga personil informasi tentang apa yang terjadi dalam suatu organisasi
membantu mengurangi kecurigaan dan rumor. Team building mendorong staf untuk
membangun jaringan dukungan satu sama lain.
Kebijakan yang mengurangi stres kerja shift juga penting. Jumlah jam di shift
malam, akhir pekan, dan kerja di hari libur tugas juga dapat mengurangi stres.
Menyediakan peluang-peluang yang cukup untuk istirahat dan makanan adalah fungsi
penting dari organisasi. Untuk lebih lanjut tentang cara untuk membantu karyawan
dengan masalah yang terkait dengan stres.

3. Menghilangkan atau memodifikasi stressor

9
Metode yang paling ampuh untuk mengelola stres adalah dengan
menghilangkan atau mengubah stressor yang memberikan anda masalah. Salah satu
nilai teknik relaksasi dan penenang obat adalah menenangkan seseorang sehingga ia
dapat menangani secara konstruktif dengan stressor. Sebuah cara yang membantu
untuk menyerang penyebab stres adalah mengikuti langkah-langkah dalam pemecahan
masalah dan pengambilan keputusan. Anda memperjelas masalah, mengidentifikasi
alternatif, mempertimbangkan alternatif, dan memilih salah satu alternatif. Salah satu
kesulitan, bagaimanapun, adalah evaluasi Anda dari masalah yang sebenarnya
mungkin tidak akurat. Selalu ada batas untuk analisis diri. Sebagai contoh, seseorang
mungkin berpikir bahwa kelebihan beban kerja adalah stressor.

4. Latihan fisik yang tepat

Jumlah sedang latihan fisik adalah landasan mengelola stres dan mencapai
kesehatan. Untuk mengelola stres, penting untuk memilih program latihan yang
menantang fisik tetapi tidak menyebabkan kelelahan dan otot dan cedera tulang.
Olahraga kompetitif, jika diambil terlalu serius, benar-benar dapat meningkatkan
stres. Latihan aerobik yang paling menguntungkan karena mereka membuat Anda
bernapas lebih cepat dan meningkatkan detak jantung Anda. Berjalan sangat
dianjurkan sebagai peredam stres, dan menawarkan banyak manfaat dari bentukbentuk latihan dengan risiko minimal bahaya fisik. Manfaat mental dan emosional
utama latihan fisik berasal dari endoprin yang diproduksi di bagian thalamus otak.
Endoprin yang berhubungan dengan keadaan euforia disebut sebagai pelari yang
tinggi. Endorfin juga bekerja seperti obat penghilang rasa sakit, mengurangi stres.

5. Istirahat cukup
Istirahat menawarkan manfaat serupa dengan olahraga, seperti mengurangi
stres, meningkatkan konsentrasi, meningkatkan energi, dan toleransi yang lebih baik
untuk frustrasi. Mencapai istirahat yang berhubungan erat dengan mendapatkan
latihan yang tepat. Sebuah penelitian dilakukan dari 23.681 orang dewasa Yunani

10
yang sehat selama periode enam tahun, banyak dari mereka tidur siang selama sekitar
30 menit tiga kali seminggu. Peserta penelitian yang tidur siang memiliki resiko 37
persen lebih rendah untuk meninggal akibat serangan jantung daripada orang-orang
yang tidak. Kritik yang ditawarkan dari penelitian ini adalah bahwa orang yang tidur
siang juga dapat merawat lebih baik dari tubuh dan pikiran mereka secara umum.
Koneksi penelitian ini terhadap pengelolaan stres adalah bahwa banyak serangan
jantung yang disebabkan stres.

6. Mempertahankan diet yang sehat

Metode praktis lain pengurangan stres dan pencegahan adalah untuk
mempertahankan seimbang yang sehat. Makanan bergizi yang berharga bagi
kesehatan fisik dan mental, sehingga lebih mudah untuk mengatasi frustrasi yang stres
potensial. Beberapa makanan non-bergizi, seperti kafein atau gula, cenderung
meningkatkan tingkat orang stres. Menurut pedoman diet dari negara-negara bersatu
departemen pertanian, pola makan yang sehat adalah salah satu cara untuk
mengurangi stress.

Buah-buahan, sayuran, biji-bijian, dan susu bebas lemak atau rendah lemak

dan produk susu

Termasuk daging tanpa lemak, unggas, ikan, kacang-kacangan, telur, dan

kacan g-kacangan
Apakah rendah lemak jenuh, lemak trans, kolesterol, garam (natrium), dan
ditambahkan gula.

7. Membangun jaringan dukungan

Jaringan dukungan adalah sekelompok orang yang dapat mendengarkan
masalah anda dan memberikan dukungan emosional. Orang-orang ini, atau bahkan
satu orang, bisa membantu anda melalui kesulitan anda. Jaringan anda dapat
menyediakan kedekatan, kehangatan, dan penerimaan yang akan mengurangi stres
and juga dapat menempatkan perasaan anda. Cara untuk mengembangkan jaringan
dukungan ini adalah menjadi pendengar yang baik sehingga orang lain akan

11
membalas. Oleh karena itu Sebuah jaringan dukungan adalah metode dari manajemen
stres didasari pada keterampilan interpersonal yang efektif.

8.

Pijat
Pijat dapat meredakan ketegangan, memberikan bentuk pasif latihan, dan

membina komunikasi taktil. merangsang relaksasi dan fleksibilitas. pijat diri dapat
dilakukan dari kursi. hal itu dapat dilakukan sebagai pijat seluruh tubuh atau bagian
dari tubuh yang sangat tegang. untuk melakukan pijat seluruh badan, satu mungkin
mulai dengan menempatkan kedua tangan di atas kepala dan memindahkan mereka
dalam gerakan melingkar memperlambat bagian belakang kepala, leher, dan daerah
bahu.

D. Manajemen waktu
Manajemen waktu adalah sesuatu yang salah. Tidak ada yang mengelola
waktu; apa yang dikelola adalah bagaimana digunakan. Beberapa hal yang
menunjukkan kendala pada kemampuan individu untuk mengelola waktu secara
efektif. Pola-pola perilaku harus dipahami dan ditangani untuk mencapai manajemen
waktu yang efektif.
1) Kami melakukan apa yang kita ingin lakukan sebelum kita melakukan apa yang
kita tidak ingin lakukan.
2) Kami melakukan hal-hal yang kita tahu bagaimana melakukannya daripada halhal yang kita tidak tahu bagaimana melakukannya.
3) Kami melakukan hal-hal yang termudah sebelum hal-hal yang sulit.
4) Kita melakukan hal-hal yang memerlukan sedikit waktu sebelum hal-hal yang
memerlukan banyak waktu.
5) Kita melakukan hal-hal yang sumber daya yang tersedia.
6) Kita melakukan hal-hal yang dijadwalkan sebelum hal-hal di luar acara.
7) Kadang-kadang kita melakukan hal-hal yang direncanakan sebelum hal-hal yang
tidak direncanakan.
8) Kita menanggapi tuntutan dari orang lain sebelum tuntutan dari diri kita sendiri.
9) Kita melakukan hal-hal yang mendesak sebelum hal-hal yang penting.
10) Kami siap bereaksi terhadap krisis dan keadaan darurat.
11) Kita melakukan hal-hal yang menarik sebelum tidak menarik hal-hal.
12) Kita melakukan hal-hal yang memajukan keluar tujuan pribadi atau yang politis.

12
13) Kita menunggu sampai batas waktu pendekatan sebelum kita benar-benar bisa
bergerak.
14) Kita melakukan hal-hal yang memberikan penutupan yang paling cepat.
15) Kita menanggapi atas dasar yang menginginkannya.
16) Kita menanggapi atas dasar konsekuensi bagi kita untuk melakukan atau tidak
melakukan sesuatu.
17) Kami menangani pekerjaan kecil sebelum pekerjaan besar.
18) Kami bekerja pada hal-hal dalam urutan kedatangan mereka.
19) Kami bekerja atas dasar prinsip roda.
20) Kami bekerja atas dasar konsekuensi ke grup.
Selain pola-pola perilaku, pemborosan waktu dapat mengurangi efektifitas perawat
manajer. Pembuangan waktu adalah sesuatu yang mencegah seeorang dalam
menyelesaikan pekerjaan atau mencapai tujuan. Pemborosan waktu umum meliputi .
1)
2)
3)
4)
5)
6)

Interupsi , seperti panggilan telepon dan drop -in pengunjung

Rapat, baik terjadwal dan tak terjadwal
Kurangnya tujuan yang jelas, objektif dan prioritas
Kurangnya rencana harian dan / atau mingguan
Kurangnya organisasi pribadi dan disiplin diri
Kurangnya pengetahuan tentang bagaimana seseorang menghabiskan dalam satu

waktu.
7) Kegagalan untuk mendelegasikan, bekerja pada tugas-tugas rutin
8) Komunikasi yang tidak efektif
9) Menunggu orang lain, tidak menggunakan waktu transisi secara efektif dan
10) Ketidakmampuan untuk mengatakan tidak
1. Meningkatkan produktivitas pribadi melalui sikap dan nilai-nilai
Mengembangkan kebiasaan baik dan praktek manajemen waktu sering soal
mengembangkan sikap yang tepat terhadap pekerjaan anda dan terhadap waktu .
Misalnya , anda berpikir bahwa sekolah atau pekerjaan yang penting dan bahwa
waktu adalah sumber daya berharga , anda akan berada di jalan untuk
mengembangkan kebiasaan kerja yang baik . Pada bagian ini , kami menggambarkan
sekelompok sikap, nilai , dan keyakinan yang dapat membantu seseorang menjadi
lebih produktif melalui penggunaan yang lebih baik dari waktu kewaktu.

2. Konsentrasi pada satu tugas penting pada waktu yang tidak bersamaan

Whileing bekerja pada tugas-tugas penting , berkonsentrasi pada apa yang Anda
lakukan . Eksekutif yang efektif dan profesional memiliki kapasitas berkembang

13
dengan baik untuk berkonsentrasi pada masalah atau orang yang menghadapi mereka,
namun dikelilingi mereka dengan kewajiban lainnya . Konsentrasi penuh mengarah ke
rak penilaian dan analisis dan juga meminimalkan kesalahan besar . Lain yang
berguna oleh - prod - SLT dari concentartion adalah membantu mengurangi pelupa.
Ketika anda berkonsentrasi pada tugas penting , seperti melakukan pekerjaan analitis
atau menulis laporan , atau melakukan lebih dari satu kegiatan secara bersamaan.
Bentuk umum multitasking termasuk iternet atau membaca e -mail dan
mengumpulkan

tugas

yang

banyak

ketika

melakukan

tugas-tugas

penting

menyebabkan masalah konsentrasi untuk kebanyakan orang .

3. Penetapan Tujuan
Komponen penting dari manajemen waktu adalah menetapkan tujuan sendiri
dan jangka waktu. Tujuan memberikan arah dan visi untuk tindakan serta waktu
dimana kegiatan akan dilakukan. Tujuan dan kerangka waktu membantu mengurangi
stress dan mencegah orang orang panik ketika dihadapkan dengan berbagai
tuntutan. Meskipun waktunya mungkin tidak secepat manajer perawat ingin
( kecenderungan untuk mengharapkan perubahan kemarin ) , tindakan yang
diperlukan telah diidentifikasi .
Tujuan individu atau organisasi mendorong berpikir tentang masa depan dan
apa yang mungkin terjadi. Penetapan tujuan membantu untuk berhubungan dengan
perilaku saat ini , kegiatan atau operasi dengan tujuan jangka panjang dalam
organisasi atau individu. Tanpa orientasi masa depan ini , kegiatan tidak dapat
menyebabkan hasil yang akan membantu mencapai tujuan dan memenuhi cita-cita
individu atau organisasi . Harus fokus untuk mengembangkan target yang terukur ,
realistis , dan dapat dicapai . Penetapan tujuan spesifik dibahas lebih luas dalam bab
19 . Hal ini berguna untuk memikirkan tujuan individu atau pribadi dalam kategori,
seperti:
a) Departemen atau unit
b) Antar pribadi (di tempat kerja)
c) Profesional
d) Finansial
e) Keluarga dan teman-teman (di luar pekerjaan)
f) Liburan dan perjalanan
g) Fisik

14
h) Gaya hidup
i) Masyarakat dan
j) Spiritual
Daftar parsial ini adalah panduan untuk merangsang berpikir tentang tujuan.
Dalam menilik tujuan individu, perawat harus berpikir tentang tujuan jangka panjang,
tujuan hidup, dan tujuan jangka pendek. ini harus dibagi menjadi suatu pekerjaan
terkait dan tujuan pribadi. Tujuan yang berhubungan dengan pekerjaan dapat berputar
di sekitar satuan atau perubahan Departemental, sedangkan tujuan pribadi mungkin
termasuk kehidupan pribadi dan keterlibatan masyarakat.
Tujuan jangka pendek harus ditetapkan untuk, 6 sampai 12 bulan ke depan,
tetapi harus terkait dengan tujuan jangka panjang. untuk mengelola waktu secara
efektif, manajer perawat harus menjawab lima pertanyaan utama tentang tujuantujuan ini:
a) Apa tujuan khusus yang ingin dicapai?
b) Apa kegiatan khusus yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut?
c) Berapa banyak waktu yang diperlukan untuk setiap kegiatan?
d) Kegiatan yang dapat direncanakan dan dijadwalkan untuk tindakan bersamaan,
dan yang harus direncanakan secara berurutan?
e) Kegiatan yang dapat didelegasikan untuk staf?
4. Delegasi
Mendelegasikan tugas kepada orang lain dapat menjadi alat manajemen waktu
yang efisien. Delegasi melibatkan menugaskan tugas, menentukan hasil yang
diharapkan,

dan

pemberian

wewenang

kepada

individu

diharapkan

untuk

menyelesaikan tugas ini. Delegasi mungkin keterampilan kepemimpinan yang paling

sulit bagi perawat untuk memperolehnya. Hari ini, ketika semakin banyak personil
asistif yang digunakan untuk melaksanakan pekerjaan perawat, delegasi yang sesuai
dan keterampilan pengawasan sangat penting untuk keberhasilan. Bab 10 membahas
delegasi secara rinci.
5. Analisa Waktu
Langkah pertama dalam analisis adalah untuk mengidentifikasi bagaimana
waktu sedang digunakan. Yang kedua adalah untuk menentukan apakah penggunaan
waktu yang tepat untuk peran manajer. Manajer perawat menemukan banyak waktu
mereka diambil untuk melakukan hal-hal yang tampaknya "sibuk bekerja" daripada
kegiatan yang berkontribusi terhadap hasil tertentu. Tempat desain ulang pekerjaan

15
penekanan pada memastikan waktu

dihabiskan dengan bijaksana sehingga para

individu yang tepat dengan benar diberikan tanggung jawab untuk tugas-tugas.
Waktu mencatat, biasanya disimpan dalam interval 30 sampai 60 menit, yang
berguna dalam menganalisa waktu yang sebenarnya dihabiskan untuk berbagai
kegiatan. Log ini dapat ditinjau untuk menentukan kegiatan yang penting untuk
pekerjaan manajer perawat dan yang kegiatan dapat didelegasikan kepada manajer
perawat, buku jadwal juga dapat digunakan untuk meninjau pola penggunaan waktu.
Kesulitan yang signifikan dalam bergerak dari posisi perawat staf untuk posisi
kepemimpinan adalah kebutuhan untuk mengembangkan berbagai manajemen waktu
dan keterampilan organisasi. Dalam peran staf perawat, perawat terdaftar memiliki
sedikit, apapun, gratis atau waktu yang netral, hampir setiap menit pergeseran
ditugaskan untuk tugas. misalnya, di 6:45, laporan diambil pada 7:00 am, perawatan
pagi ini dikelola dan perencanaan sehingga diperlukan, karena setiap menit diambil.
Sebaliknya, ketika perawat bergerak ke posisi kepemimpinan, dia bertanggung jawab
untuk menentukan bagaimana waktu yang akan dihabiskan. Belajar untuk fokus pada
prioritas dan mengevaluasi penggunaan waktu adalah bagian penting dari analisis.
6. Menetapkan prioritas
Perawat manejer harus menetapkan prioritas, dengan mempertimbangkan baik
jangka pendek dan tujuan jangka panjang serta kepentingan dan urgensi dari setiap
kegiatan. Tabel 15-1 menggambarkan contoh dari lima jenis kegiatan. Kegiatan dapat
diidentifikasi sebagai :
a) Mendesak dan penting
b) Penting tapi tidak mendesak
c) Mendesak tetapi tidak penting
d) Tidak mendesak dan tidak penting
Kegiatan yang mendesak dan penting, seperti contoh yang dijelaskan dalam
tabel 15-1, harus diselesaikan. kegiatan yang penting tapi tidak mendesak mungkin
orang-orang yang membuat perbedaan antara kemajuan karir atau mempertahankan
status. Kegiatan mendesak tetapi tidak penting harus segera diselesaikan tetapi
dianggap penting atau signifikan. Sibuk bekerja dan waktu yang terbuang yang cukup
jelas.
Vacarro 2001 menyatakan bahwa ada lima perangkap penyusunan priorotas.
Perangkap pertama adalah apapun yang pertama menimpa. Perangkap ini terjadi saat
seseorang berespons dengan mudah terhadap sesuatu saat terjadi daripada berfikir

16
dahulu dan kemudian bertindak. Perangkap kedua adalah jalur yang resistensinya
paling sedikit. Pada perangkap ini, seseorang membuat asumsi yang salah bahwa
tugas selalu lebih mudah dilakukan oleh dirinya sendiri dan gagal untuk
mendelegasikan secara tepat. Perangkap ketiga adalah roda berderit. Pada perangkap
ini seseorang gagal mendapatkan siapa yang paling vocal dalam permintaan mendesak
mereka. Bertambahnya perangkap adalah bahwa seseoarang sering merasakan
perlunya merespons terhadap kerangka waktu yang ditentukan oleh roda berderit,
daripada dirinya sendiri.
Perangkat keempat dinamakan kelalaian. Pada perangkap ini seseorang
merasa diharuskan untuk mengerjakan tugas yang tidak ada seorangpun yang akan
melakukannya. Untuk mempertahankan keberlangsungannya, seseorang harus
menentukan apakah tidak melakukan pekerjaan tersebut benar-benar tanggung
jawabnya dan apakah pekerjaan tersebut diberikan untuk menyelesaikan tujuan yang
ditetapkan. Perangkap terakhir adalah inspirasi. Dalam inspirasi seseorang menunggu
sampai mereka terinspirasi untuk menyelesaikan tugas. Beberapa tugas yang penting
tidak akan diinspirasikan, manajer yang bijaksana menyadari bahwa satu-satunya hal
yang akan menyempurnakan tugas tersebut adalah bekerja keras dan perhatian yang
tepat pada materi.
Bakunas (2001) menyatakan bahwa penundaan merupakan masalah utama
yang dapat memngurangi produktivitas, merusak harga diri, dan mempengaruhi karir.
Penundaan ini juga merupakan masalah yang sulit untuk diatasi karena jarang berasal
dari penyebab tunggal dan dapat melibatkan kombinasi sikap disfungsional,
rasionalisasi, ketidaksukaan. Bakunas menyatakan bahwa penyebab utama penundaan
adalah ansietas kerja, tolernsi terhadap frustasi yang rendah, ketidaksukaan terhadap
kondisi kerja, kerja yang berlebih dan kondisi kerja yang buruk.
Secara ringkas, Chevernt (1993) menyatakan tiga alasan yang paling sering
untuk penundaan yaitu:
1) Tidak ingin memulai
2) Tidak tahu dimana memulai
3) Tidak tahu dimana memulai, meskipun anda ingin memulai, yang tidak dapat
anda lakukan.

7. Rencana Harian dan Jadwal

17
Setelah tujuan dan prioritas telah ditetapkan, manajer perawat dapat
berkonsentrasi pada kegiatan penjadwalan. Sebuah daftar yang harus dilakukan harus
disiapkan setiap hari, baik setelah jam kerja hari sebelumnya atau awal sebelum
bekerja pada hari yang sama. Daftar ini biasanya direncanakan pada hari kerja atau
minggu kerja. Karena manajer perawat menggabungkan banyak tanggung jawab,
membuat daftar mingguan mungkin lebih efektif. Fleksibilitas harus menjadi
pertimbangan utama dalam rencana ini, beberapa waktu harus tetap terikat untuk
memungkinkan manajer untuk menangani keadaan darurat dan krisis yang pasti
terjadi. Fokusnya adalah bukan pada kegiatan dan acara, tetapi lebih pada hasil yang
dapat dicapai dalam waktu yang tersedia.
Sebuah sistem untuk melacak pertemuan yang dijadwalkan secara rutin
(pertemuan staf), peristiwa biasa (laporan tahunan atau kuartalan karena tanggal), dan
penunjukan juga diperlukan. Sistem ini harus digunakan saat membuat daftar,
melainkan harus mencakup kalender dan file-file. Kalender mungkin mencakup
informasi tentang tujuan dari pertemuan, yang akan menghadiri, dan waktu serta
tempat. Beberapa sistem perencanaan komersial yang tersedia, termasuk paket
perangkat lunak komputer desktop atau data pribadi asisten (PDA). Setiap sistem
tersebut termasuk kalender harian, mingguan, atau bulanan, sebuah memo atau
catatan bagian, dan komponen alamat. Sebuah pertimbangan tambahan adalah
memiliki kalender yang cukup kecil untuk dibawa ke pertemuan atau rumah. File-file
dipersiapkan sesuai dengan pertemuan tersebut. File-file ini dapat diatur berdasarkan
tanggal, sehingga mereka mudah diperoleh kembali bila diperlukan.
Pernyataan yang dapat membantu staf keperawatan dalam merencanakan
pekerjaannya:
a) Kumpulkan semua persediaan/peralatan yang akan dibutuhkan sebelum
memulai aktivitas. Membagi pekerjaan menjadi beberapa bagian sebelum
memulai aktivitas dapat membantu staf keperawatan mengidentifikasi
persediaan dan peralattan yang akan dibutuhkan untuk menyelesaikan
aktivitas.
b) Kelompokkan aktivitas dalam lokasi yang sama. Jika anda berjalan jauh
sepanjang koridor, usahakan untuk melakukan beberapa hal disana sebelum
kembali ke tempat kerja perawat.
c) Gunakan perkiraan waktu.

18
d) Dokumentasikan intervensi keperawatan anda secepat mungkin setelah
aktivitas terselesaikan.
e) Selalu berusaha mengakhiri waktu kerja tepat waktu. Walaupun tidak selalu
memungkinkan, pendelegasian secara tepat kepada orang lain dan
menyakinkan bahwa tujuan pembebenan kerja untuk beberapa hari yang
ditentukan merupakan dua strategi yang akan menyelesaikan tujuan.

8. Pengelompokan Kegiatan dan Meminimalkan Pekerjaan Rutin

Item pekerjaan yang serupa dan membutuhkan lingkungan sekitar yang sama
dan sumber daya untuk prestasi mereka harus dikelompokkan dalam divisi shif kerja.
Sisihkan blok waktu terganggu untuk tugas-tugas yang benar-benar penting, seperti
menyiapkan anggaran. Tugas rutin terutama yang tidak penting atau mendesak dan
berkontribusi sedikit untuk tujuan keseluruhan, harus diminimalkan. Jika Anda
bersikeras melakukannya, kelompokkan mereka bersama-sama dan melakukannya
dalam waktu paling produktif.
Banyak waktu yang dihabiskan dalam masa transisi atau menunggu.
Menggunakan waktu secara efektif dapat meningkatkan waktu yang tersedia.
Mengkomunikasikan waktu dapat digunakan untuk pengembangan diri atau
perencanaan aktivitas kerja. kita juga harus menunggu kadang-kadang, menunggu
pertemuan untuk memulai atau menunggu untuk berbicara dengan seseorang, hanya
dua contoh. Mengajak untuk membaca materi atau bekerja di dalam kasus dan anda
terus menunggu.
Jika Anda mengalami kesulitan menyelesaikan tugas-tugas penting dan sangat
stres, melakukan tugas-tugas rutin untuk sementara sering membantu untuk
mengurangi stres. Pilih tugas yang dapat diselesaikan dengan sukses dan
menyimpannya untuk hari terakhir. Pencapaian tugas akhir pada hari terakhir dapat
mengurangi rasa yang berlebihan dan stress.
9. Implementasi
Pelaksanaan rencana harian dan harian menindaklanjuti adalah penting untuk
manajemen waktu. Selain itu, anda harus mengulangi analisis waktu anda setidaknya
setiap semester untuk melihat seberapa baik anda mengatur waktu anda, apakah
pekerjaan atau lingkungan telah berubah, dan yang membutuhkan perubahan dalam

19
perencanaan kegiatan. Ini dapat membantu mencegah kembali kepada kebiasaan
manajemen waktu yang buruk.
10. Organisasi Pribadi dan Disiplin Diri
Beberapa pemboros waktu lainnya adalah kurangnya organisasi pribadi dan
disiplin diri, termasuk ketidakmampuan untuk mengatakan tidak, menunggu yang
lain, dan yang berlebihan atau dokumen yang tidak efektif. Keefektivan organisasi
hasil dari prioritas yang jelas berdasarkan definisi dengan baik , terukur , dan dapat
dicapai tujuannya . Karena manajer perawat tidak bekerja sendiri , prioritas dan tujuan
yang sering berhubungan dengan orang-orang dari banyak profesional , serta tujuan
dari pasien dan keluarga mereka .
Bagaimana waktu sering merupakan masalah menyelesaikan konflik di antara
kebutuhan bersaing . Sangat mudah bagi manajer perawat untuk menjadi sebuah
kelebihan dengan tanggung jawab dan dengan lebih untuk dilakukan daripada harus
mengharapkan waktu yang tersedia . Ini khas . Tidak pernah ada waktu yang cukup
untuk semua kegiatan , situasi , dan peristiwa di mana orang mungkin ingin terlibat.
Agar efektif , manajer perawat harus secara pribadi terorganisasi dengan baik
dan prosess disiplin diri. Hal ini sering mencakup kemampuan untuk mengatakan
tidak . Mengambil terlalu banyak pekerjaan dapat menyebabkan overload dan stres .
Menjadi realistis tentang jumlah pekerjaan yang anda komit merupakan indikasi
manajemen waktu yang efektif . Jika anda memiliki masukkan yang lebih, pastikan
orang mengerti

konsekuensi dari tugas

tambahan.

Bersikap tegas

dalam

mengkomunikasikan kebutuhan anda sendiri kepada orang lain .

Sebuah meja berantakan , mengerjakan terlalu banyak tugas pada satu waktu ,
dan gagal untuk menyisihkan blok waktu terganggu untuk melakukan tugas-tugas
penting juga menunjukkan kurangnya disiplin diri pribadi. Bersihkan meja anda,
keluar bahan yang anda butuhkan untuk menyelesaikan tugas tertinggi - prioritas
Anda , dan mulai bekerja pada segera. Fokus pada satu tugas pada satu waktu ,
pastikan untuk memulai dengan tugas prioritas tinggi .

11. Mengendalikan Gangguan

Gangguan dapat menjadi bagian penting dari pekerjaan manajer perawat , atau
mereka dapat menjadi pembuang waktu. Gangguan yang lebih penting dan mendesak
daripada kegiatan di mana manajer perawat yang terlibat adalah gangguan positif,

20
layaknya

perhatian yang segera . Gangguan yang bersifat darurat atau krisis ,

misalnya dapat menyebabkan perawat manager terganggu dalam pekerjaannya seharihari .

Beberapa gangguan dapat mengganggu pencapaian pekerjaan perawat
manager adalah gangguan yang bersifat kurang penting dan mendesak daripada
kegiatan pekerjaanya . Sebagai peran perawat manager yang dapat berkembang untuk
rentang yang lebih luas dari tanggung jawab, manajer tidak harus menjadi
bertanggung jawab atas sesuatu yang bukan menjadi tanggung jawabnya, manajer
tidak harus menjadi bertanggung jawab untuk memecahkan masalah. Manager
hendaklah bersifat lembut tapi tegas dalam mengarahkan individu untuk mencari
solusi dan mulai mematahkan pola lama perilaku dalam membantu karyawannya
mengembangkan tanggung jawab. Meskipun memakan waktu di awal, praktek ini
pada akhirnya mengurangi jumlah gangguan yang tidak perlu.
Menjaga gangguan secara berkala dapat sangat membantu. Log harus
menunjukkan yang terganggu , sifat gangguannya , kapan terjadi , berapa lama
berlangsung , topik apa yang paling penting , dan tindakan menghemat waktu yang
akan diambil . Analisis data ini dapat mengidentifikasi pola-pola yang perawat
manager dapat digunakan untuk merencanakan cara untuk mengurangi frekuensi dan
durasi gangguan. Pola ini yang sering interrupters dan memerlukan perhatian individu
untuk mengembangkan kemampuan memecahkan masalah .
Panggilan Telepon
Panggilan telepon merupakan sumber utama dari gangguan dan gangguan
akan memberikan wawasan yang cukup bagi perawat manager mengenai sifat dasar
dari penerimaan panggilan telepon . Meskipun tidak mungkin jika seseorang tanpa
telepon, tetapi beberapa orang tidak menggunakan telepon secara efektif. Dering
telepon dapat

sangat menarik bagi beberapa orang, beberapa orang bisa

memungkinkan untuk pergi menjawab. Manajer perawat menerima banyak panggilan

telepon, beberapa dari mereka pemboros waktu. Penanganan panggilan telepon secara
efektif adalah suatu keharusan, contohnya :
a) Minimalkan bersosialisasi dan berbicara kecil. Jika Anda menjawab telepon
dengan , "Halo , apa yang bisa saya lakukan untuk Anda ? "akan lebih baik dari

21
pada , "Halo , ada apa? " Penelepon didorong untuk sampai langsung ke topik
utama. Perawat manager haruslah menjadi hangat , ramah , dan sopan, tetapi tidak
mengizinkan orang lain untuk membuang waktu dengan pembicaraan yang tidak
pantas atau pembicaraan yang sudah lama/ tidak up to date. Panggilan yang
dilakukan kembali sesaat sebelum waktu makan siang, di akhir hari, dan pada hari
Jumat sore kecenderungan untuk menghasilkan lebih banyak bisnis dan kurang
untuk bersosialisasi .
b) Panggilan rencana. Manager yang berencana untuk menelepon sebaiknya tidak
membuang-buang waktu siapa pun, manager menulis topik yang akan di
bicarakan sebelum membuat panggilan. Hal ini dilakukan untuk mencegah
kebutuhan panggilan tambahan untuk menginformasikan pihak lain pada poin
penting atau untuk mengajukan pertanyaan yang terlupakan .
c) Menetapkan waktu untuk panggilan. Manajer perawat mungkin memiliki jumlah
panggilan kembali serta panggilan. Cara terbaik adalah untuk menyisihkan waktu
untuk menangani panggilan telepon rutin, terutama selama " downtime ", cobalah
untuk tidak mengganggu apa yang sedang dilakukan saat ini. Jika jawaban
diperlukan sebelum proyek dapat dilanjutkan , telepon langsung , jika tidak ,
telepon untuk informasi di lain waktu.
d) Negara dan meminta waktu panggilan yang disukai dan tujuan panggilan. Jika
salah satu pihak tidak tersedia, negara tujuan panggilan, dan memberikan
beberapa frame saat ketika anda akan tersedia untuk kembali panggilan. apakah
pesan-pesan menerima meminta informasi yang sama. Hal ini membuat lebih
mudah bagi responden yang akan dipersiapkan untuk memanggilan dan
membantu untuk mencegah " tag telepon".
Pesan suara adalah cara terbaik untuk mengirim dan menerima pesan saat
interaksi real-time tidak efesien . Misalnya, satu orang atau sekelompok besar orang
dapat diberitahu tentang pertemuan yang akan datang dalam satu pesan suara . Mereka
bisa menelepon dengan nyaman, sehingga menghindarkan kebutuhan untuk terus
mencoba untuk mencapai satu sama lain secara langsung. Seperti bentuk-bentuk lain
dari komunikasi, pesan suara harus digunakan dengan tepat. Pesan panjang atau
informasi sensitif lebih baik disampaikan satu -satu. Juga, orang lain ( misalnya ,
satuan petugas ) mungkin bertanggung jawab untuk mengambil pesan suara secara
profesional , menghilangkan informasi pribadi atau rahasia .

22
Email adalah alat lain yang meningkatkan manajemen waktu. E -mail ( surat
elektronik ) meminimalkan waktu yang terbuang mencoba untuk menghubungi
individu dan menyediakan sarana dimana pesan darurat dapat dikodekan.

Pesan

suara bagaimanapun, sangatlah sulit untuk menyampaikan melalui e -mail. Oleh

karena itu disarankan untuk menggunakan bentuk-bentuk yang lebih pribadi
komunikasi , seperti telepon atau kontak di-orang , untuk masalah yang berpotensi
sensitif atau sulit .
Drop- in pengunjung walaupun sering bersikap ramah dan tampaknya tidak
berbahaya , tipical khasnya adalah " punya waktu ? " Drop-in kunjungan dapat
berlangsung beberapa menit . Daripada menghilangkan langsung kunjungan, manajer
perawat harus terampil mengarahkan kunjungan dengan mengidentifikasi masalah
atau pertanyaan, mengatur pertemuan alternatif, merujuk pengunjung untuk beberapa
orang lain, atau mengalihkan masalah pengunjung pemecahan usaha. Sebuah strategi
tambahan untuk berdiri, muncul ramah namun cukup jelas untuk mendorong
kunjungan singkat .
Manajer perawat yang cukup beruntung untuk memiliki kantor akan
menemukan bahwa pintu terbuka sama dengan mengundang gangguan untuk masuk.
Meskipun penting bahwa manajer perawat mudah di temukan , waktu konsentrasi
juga diperlukan

. Manajer dapat

memperoleh

waktu konsentrasi

dengan

menginformasikan karyawannya bahwa memerlukan waktu untuk sendiri ( beberapa

jam di sebagian besar) akan tersedia untuk mengatasi masalah . Gangguan juga dapat
dikontrol dengan adanya kerjasama furnitur. Manajer perawat yang memiliki meja
yang telah diatur sedemikian rupa sehingga dapat langsung kontak mata dengan
orang yang lewat atau

pengunjung yang akan meminta perhatian. Sebuah meja

berbalik 90 atau pernah 180 derajat dari pintu meminimalkan kontak mata yang
potensial.
Mendorong janji untuk menangani masalah-masalah rutin juga mengurangi
gangguan . Dijadwalkan secara rutin pertemuan dengan orang-orang yang perlu
melihat manajer perawat memungkinkan mereka untuk menahan hal-hal rutin bagi
mereka yang telah membuat janji . Mengadakan pertemuan tersebut di kantor orang
lain menempatkan manajer perawat menjaga waktu. Hal ini lebih mudah untuk
meninggalkan kantor seseorang daripada untuk membuat seseorang dari kantor anda .

23
Lancaster 1984 telah mengidentifikasikan sepuluh penghabis waktu eksternal
yang menghambat para manajer yaitu : gangguan telpon, sosialisasi, informasi kurang,
komunikasi yang buruk, umpan balik yang kurang, penjelasan kebijakkan dan
prosedur yang kurang adekuat, teman kerja yang tidak kompeten, system pencatatan
yang lemah, dan kertas kerja dan membaca. Serta sepuluh penghabis waktu internal
yaitu: penundaan, perencanaan yang buruk, gagal membuat tujuan, gagal untuk
merancang tujuan khusus, ketidak mampuan mendelegasikan, ketidakmampuan
berkata tidak, majamen dengan kritis, tergesa-gesa, tidak mampu memutuskan, dan
kebijakkan buka pintu.
Namun tiga penghabis waktu eksternal yang membutuhkan perhatian yaitu:
penghabis waktu yang pertama adalah sosialisasi. Orang dapat terhidar dari
menghabiskan waktu manajer dengan berbicara yang tidak perlu melalui beberapa hal
yaitu: jangan membuat diri anda terlalu mudah untuk ditemui, gangguan, hidarkan
meningkatkan sosialisasi, atur gangguan yang berlangsung lama, jika anda senang
berbicara dan memiliki waktu untuk melakukannya, gunakan waktu istirahat dan
waktu makan siang untuk bersosialisasi.
Penghabis waktu eksternal lainnya adalah kertas kerja yang berlebihan dan
buruknya system penyimpanan. Manajer pada umumnya mendapatkan banyak kertas
yang merepotkan, meliputi catatan organisasi, permintaan staf, laporan jaminan mutu,
dan laporan kejadian. Karena kertas kerja sering merupakan pengulangan atau tidak
perlu, manajer perlu menjadi seorang yang ahli untuk mengatasinya. Jika mungkin
surat yang datang harus diproses saat surat itu tiba. System penyimpanan yang
adekuat juga sangat bermanfaat untuk mengatasi kertas yang terlalu banyak.
Menyimpan surat secara terorganisasi yang memudahkan dalam mencari kembali
catatan tersebut lebih menghemat waktu dibandingkan dengan pengumpulan yang
tidak terorganisasi.
12. Pekerjaan Tulis-Menulis
Organisasi perawatan kesehatan tidak dapat berfungsi secara efektif tanpa ada
sistem informasi yang baik. Selain panggilan telepon dan tatap muka dalam
percakapan, manajer perawat menghabiskan waktu cukup lama untuk menulis dan
membaca. Peningkatan peraturan pemerintah, langkah-langkah untuk menghindari
tindakan hukum, persyaratan privasi kuat, pengobatan baru dan obat-obatan,

24
pengolahan data , pengolahan kerja , dan tekanan tempat elektronik pada manajer
perawat untuk mengatasi meningkatnya dokumen ( termasuk elektronik " dokumen ").
Beberapa prinsip dasar dapat membantu perawat memproses informasi manajer
sekaligus mengurangi sebagai pembuang waktu .
a) Rencana dan jadwal dokumen. Menulis dan membaca laporan, formulir , e
-mail , surat , dan memorandum adalah elemen penting dari pekerjaan manajer
perawat . Hal ini tidak dapat diabaikan. Bagaimanapun, hal ini akan menjadi
sumber utama frustrasi jika pengolahan mereka tidak direncanakan dan
dijadwalkan sebagai bagian integral dari kegiatan sehari-hari manajer perawat.
Manajer perawat harus mempelajari sistem informasi organisasi dan persyaratan,
menganalisis kebutuhan posisi dokumen, dan membuat kemajuan yang signifikan
pada bagian dari pekerjaannya sehari-hari .
b) Urutkan dokumen untuk pengolahan yang paling efektif. Sebuah sistem file
folder baik untuk surat kertas atau e -mail dapat sangat membantu. Berikut adalah
salah satu cara untuk mengatasinya .
1) Tempatkan semua dokumen ( atau e -mail ) yang memerlukan tindakan
pribadi dalam file merah atau dalam sebuah " tindakan " folder pada hard
drive komputer anda. Hal ini kemudian dapat ditangani menurut kepentingan
dan kedaruratanya.
2) Tempat kerja yang

didelegasikan

di

tumpukan

terpisah

dan

mendistribusikannya secara tepat

3) Menempatkan semua pekerjaan yang informasi di alam dan yang terkait
untuk mempresentasikan hasil kerja dalam file folder kuning atau dalam
sebuah " informasi " folder pada hard drive
4) Tempatkan bahan bacaan lainnya, seperti jurnal profesional , laporan teknis ,
dan barang-barang lain yang tidak berhubungan langsung dengan pekerjaan
secara langsung , dalam file folder biru atau file berlabel " R "
File informasi berisi materi yang harus dibaca segera, di mana sebagai bahan
membaca file yang tidak mendesak dan dapat dibaca kemudian.
Jangan takut untuk membuang apa pun atau menghapusnya dari memori
sistem informasi elektronik anda. Ketika mereka tidak lagi memiliki nilai,
jangan biarkan mereka menjadi kacau. Gunakan wadah sampah di kantor dan
pada sistem elektronik .

25
c) Gunakan komputer untuk semua surat, memo , laporan , dan pesan. Komputer
revolitionized komunikasi , ambil keuntungan dari itu .
d) Sering menganalisis dokumen. Polcies Ulasan pengajuan dan aturan secara teratur,
dan file pembersihan setidaknya sekali setiap tahun. Semua bentuk standar, laporan
, dan memo harus ditinjau setiap tahun. Masing-masing harus membenarkan bahwa
itu adalah bersifat berkelanjutan dan formatnya sekarang. Jangan takut untuk
merekomendasikan perubahan dan , bila mungkin , memulai perubahan tersebut
e) Jangan menjadi shuffler kertas. " Tangani selembar kertas hanya dalam satu kali , "
ini adalah pepatah umum , tetapi tidak mungkin untuk mengikuti jika diambil
secara harfiah. Itu benar-benar berarti bahwa setiap kali selembar kertas atau e
-mail pesan ditangani , beberapa tindakan harus diambil untuk lebih
memprosesnya.
13. Gaya Manajemen Waktu Monokronik dan Polikronik
Davidhizar, giger dan turner (1994) menyatakan bahwa sebagian besar orang
memiliki manajemen waktu monokronik dan polikronik. Orang dengan gaya
monokronik memilih melakukan suatu pekerjaan dalam satu waktu, sedangkan orang
dengan gaya polikronik memilih melakukan dua atau lebih pekerjaan secara
bersamaan. Orang monokronik cenderung memulai dan mengakhiri pekerjaanya tepat
waktu. Orang polikronik cenderung untuk merubah rencana, sering meminjam, dan
meminjamkan barang, menekankan pada menjalin hubungan dibandingkan dengan
tugas, dan membentuk hubungan jangka panjang.
14. Menghormati waktu
Kunci untuk menggunakan teknik manajemen waktu adalah untuk
menghormati seseorang itu sendiri sendiri maupun orang lain. Manajer perawat juga
harus memiliki sikap yang dapat menunjukkan rasa hormat terhadap waktu baik diri
sendiri dan untuk orang lain . Menggunakan saran di atas mengenai manajemen waktu
berkomunikasi dengan orang-orang yang berinteraksi dengan manajer perawat yang
menghormati waktu dituntut . Manajer , bagaimanapun, harus membalas dengan
menghormati kebutuhan waktu orang lain . Jika Anda perlu berbicara dengan
seseorang , adalah tepat untuk mengatur janji, terutama untuk hal-hal rutin. Satu harus
terus-menerus bertanya " apakah hal terbaik yang saya lakukan sekarang ? " Dan
harus menjawab dalam tiga cara :
a) Untuk diri saya dan tujuan saya

26
b) Untuk karyawan saya dan untuk tujuan mereka
c) Untuk organisasi saya dan tujuannya
15. Integrasi Peran Kepemimpinan dan Fungsi Manajemen dalam Manajemen
Waktu
Keterampilan kepemimpinan diperlukan untuk mengelola sumber waktu yang
sangat tergambar pada keterampilan komunikasi interpersonal. Pemimpin adalah
sumber dan model peran bagi bawahan dalam bagaimana mengelola waktu.
Pemimpin harus memahami system nilai yang dimilikinya, yang mempengaruhi
bagaimana mereka menggunakan waktu dan bagaimana mereka mengharapkan
bawahannya untuk menggunakan waktu.
Fungsi manajemen termasuk dalam menggunakan sumber waktu secara
bijaksana

lebih

berhubungan

denga

produktivitas.

Manajer

harus

mampu

memprioritaskan aktivitas fungsional unit untuk memenuhi kebutuhan jangka pendek

dan jangka panjang. Pemimpin yang mampu melakukannya; mereka mencapai tujuan
unit denga tepat waktu dan cara yang efesien.