NATURALEZA DE LA PLANIFICACIN

Es el proceso de determinar los objetivos y definir la mejor forma de

alcanzarlos, es decir, desarrollar planes.
La planificacin establece un puente entre una situacin actual y una
situacin deseada.
Se divide en dos partes;
El establecimiento de los objetivos o fines de la organizacin;
debemos responder a una serie de preguntas;
Qu queremos lograr?
A dnde queremos ir?
Por qu motivos?
En definitiva los objetivos expresan los estados futuros deseados.
Los planes contribuyen en forma positiva al cumplimiento de los
objetivos de la empresa.

La planeacin tiene ms relacin con el control, porque la accin

planificada no puede ser eficiente, si el control no mantiene a los
subordinados en la direccin adecuada, mediante la correccin de las
desviaciones de los planes.

La planeacin persigue eficiencia en los planes. Un plan eficiente es

aquel

que

logra

alcanzar los objetivos con

un

mnimo

de

consecuencias imprevistas y con bajos costo.

Una vez definida la planeacin, se requiere determinar el qu de las

actividades, es decir, qu se va a hacer. Conociendo lo anterior
seguir cmo se va hacer, posteriormente en dnde se va hacer y
por ltimo cundo se va a hacer. En cuanto al tiempo, surge una
clasificacin: Si es a corto o a largo plazo.

TIPO DE PLANIFICACIN
El plan es un producto de la planificacin, es un resultado inmediato,
es el evento intermedio entre el proceso de planificacin y el proceso de
implementacin del mismo. El propsito de los planes se encuentra en: La
previsin,

la programacin y

la

coordinacin

de

una

secuencia lgica deeventos. Los planes deben responder al qu (objeto),

cmo (medios), cundo (secuencia), dnde (local) y por quin (ejecutante
o persona). Los diferentes planes se pueden ejecutar apropiadamente en los
siguientes perodos:
CORTO PLAZO
Tambin llamada planificacin operativa; se lleva a efecto en cada
planta y almacn. Es una extensin de la planificacin a mediano plazo, con
gran nfasis en los presupuestos flexibles, los relacionados con los niveles
de produccin especficos durante el perodo no mayor a un ao. Incluye el
uso de pronsticos trimestrales de ventas suministrados por mercadotecnia.
MEDIANO PLAZO
Es un subconjunto de la planificacin a largo plazo.
Se centra en las mismas reas que la planificacin a largo plazo, pero dentro
de un marco de tiempo menor (de dos a cinco aos). Los estados financieros
pro forma en este perodo son ms detallados que aquellos para la
planificacin a largo plazo. En definitiva se refinan los planeas estratgicos a
largo plazo de la organizacin al desarrollar planes financieros ms
especficos. El resultado de este nivel de planeacin sirve como entrada para
la planeacin a corto plazo.

Se relaciona primordialmente con la planificacin financiera, de manera que

pueda colocar a la organizacin en la mejor postura financiera para
materializar las oportunidades descubiertas por la planificacin a largo plazo.
LARGO PLAZO
Su parte central est formada por las consideraciones estratgicas en
cuanto a oportunidades futuras de mercado y a productos nuevos para
satisfacerlas. Una caracterstica distintiva de este tipo de planificacin es el
descubrir oportunidades, y despus desarrollar estrategias y programas
efectivos para capitalizar dichas oportunidades.
Se

concentra

en

la

extrapolacin

de datos recopilados

de fuentes externas e internas para proyectar la informacin relacionada con

la comercializacin y distribucin, tcnica y de instalaciones, financiera,
de recursos humanos y otros aspectos. Comienza con un entendimiento
realista

de

los mercados,

productos, plantas, almacenes,

mrgenes,

utilidades, retorno sobre la inversin, flujo de efectivo, disponibilidad

de capital, capacidades de ingeniera y habilidades y capacidades del
personal
PASOS METODOLOGICOS DE LA PLANIFICACION
Cuando se abordan proyectos grandes y complejos, la consecucin
del resultado final depende de la realizacin armnica del conjunto de las
etapas pertinentes con ayuda de los medios materiales y humanos
requeridos en cada momento. La concepcin de las fases que han de
ejecutarse, el orden de encadenamiento lgico de las mismas y la estimacin
de la naturaleza y cantidad de recursos a emplear en cada momento,
precisan de un conocimiento profundo de las tecnologas que concurren en el

proyecto y de una experiencia que permita prever y superar las dificultades

que en la prctica suelen aparecer.
A continuacin se presentan las distintas etapas en el desarrollo de una
Planificacin:
ETAPA 1 El "promotor" expone sus necesidades y el deseo de resolver el
problema por medios informticos. Se crea un primer documento breve que
recoge el anteproyecto y es aprobado por la direccin o el comit
correspondiente.
ETAPA 2 El estudio de oportunidad concreta los objetivos y resultado a
aportar por el proyecto, los plazos y costes previstos y los medios a emplear.
ETAPA 3 El jefe de proyecto define, ya en detalle, con el apoyo de los
tcnicos de su equipo, el contenido del proyecto, su anlisis funcional, las
cargas de trabajo previstas y la metodologa a desarrollar.
ETAPA 4 A partir del anlisis funcional se determinan en forma definitiva los
volmenes, cargas de trabajo, calendario y medios a utilizar, dando lugar al
contrato formal entre cliente, usuarios e informticos, frecuentemente
conocido con el nombre de cuaderno de cargas o, ms concretamente,
"pliego de especificaciones".
ETAPA 5 Los tcnicos realizan el anlisis orgnico y las especificaciones
para programacin.
ETAPA 6 Se realiza la programacin de la aplicacin y las pruebas para
programacin.
ETAPA 7 Al resultar satisfactorias las pruebas se realiza la recepcin
provisional, dando lugar a los manuales de usuario y de explotacin.
ETAPA 8 La puesta en marcha de la aplicacin es una fase delicada que
requiere una estricta vigilancia hasta comprobar su correcto funcionamiento.
A continuacin se realiza un balance de los resultados del proyecto.
ETAPA 9 Despus de varios meses de funcionamiento de la aplicacin se
debe realizar un balance que permita apreciar los beneficios que realmente
ha producido a la empresa.

ETAPA 10 Transcurridos uno o dos aos, debe efectuarse una auditoria de

la aplicacin que permita comprobar si sigue siendo adecuada o si es
necesario introducir modificaciones.
Desde el punto de vista de la metodologa de gestin de proyectos,
tambin pueden identificarse varias fases que generalmente debern darse
en todo tipo de proyectos:
1.
2. Decisin de acometer el proyecto.
3. Nombramiento del jefe de proyecto.
4. Negociacin de objetivos.
5. Preparacin.
6. Ejecucin.
7. Informacin.
8. Control.
NIVELES DE PLANIFICACIN DENTRO DE UNA ORGANIZACIN
Desde un punto de vista muy general puede considerarse que
todo proyecto tiene tres grandes niveles:

Fase de planificacin. Se trata de establecer cmo el equipo de

trabajo

deber

satisfacer

las

restricciones

de prestaciones,

planificacin temporal y coste. Una planificacin detallada da

consistencia al proyecto y evita sorpresas que nunca son bien
recibidas.

Fase de ejecucin. Representa el conjunto de tareas y actividades

que suponen la realizacin propiamente dicha del proyecto, la
ejecucin de la obra de que se trate. Responde, ante todo, a las
caractersticas tcnicas especficas de cada tipo de proyecto y supone
poner en juego y gestionar los recursos en la forma adecuada para
desarrollar la obra en cuestin. Cada tipo de proyecto responde en

este punto a su tecnologapropia, que es generalmente bien conocida

por los tcnicos en la materia.

Fase de entrega o puesta en marcha. Como ya se ha dicho, todo

proyecto est destinado a finalizarse en un plazo predeterminado,
culminando en la entrega de la obra al cliente o la puesta en marcha
del sistema desarrollado, comprobando que funciona adecuadamente
y responde a las especificaciones en su momento aprobadas. Esta
fase es tambin muy importante no slo por representar la
culminacin de la operacin sino por las dificultades que suele
presentar en la prctica, alargndose excesivamente y provocando
retrasos y costes imprevistos.
A estas tres grandes etapas es conveniente aadir otras dos que, si

bien pueden incluirse en las ya mencionadas, es preferible nombrarlas de

forma independiente ya que definen un conjunto de actividades que resultan
bsicas para el desarrollo del proyecto:

Fase de iniciacin. Definicin de los objetivos del proyecto y de los

recursos necesarios para su ejecucin. Las caractersticas del
proyecto implican la necesidad de una fase o etapa previa destinada a
la preparacin del mismo, fase que tienen una gran trascendencia
para la buena marcha del proyecto y que deber ser especialmente
cuidada. Una gran parte del xito o el fracaso del mismo se fragua
principalmente en estas fases preparatorias que, junto con una buena
etapa de planificacin, algunas personas tienden a menospreciar,
deseosas por querer ver resultados excesivamente pronto.

Fase de control. Monitorizacin del trabajo realizado analizando

cmo el progreso difiere de lo planificado e iniciando las acciones
correctivas que sean necesarias. Incluye tambin el liderazgo,
proporcionando directrices a los recursos humanos, subordinados

(incluso subcontratados) para que hagan su trabajo de forma efectiva

y a tiempo.
Los periodos generales de duracin los podemos ver a continuacin:

Estas etapas citadas presentan, sin embargo, caractersticas bastante

diferentes segn se trate de proyectos internos o de proyectos externos. Las
principales diferencias aparecen en la etapa de planificacin. En el proyecto
externo existen un conjunto de acciones que se relacionan con la necesidad
de

presentar

una oferta al

cliente

lograr

la

adjudicacin

del contrato en competencia con otras empresas o personas.

TEORIA DE LOS SITEMAS Y LA PLANIFIACION
Analizando la literatura relacionada con la teora e historia de la
planeacin moderna, la primera impresin que el lector se lleva es la de que
cada tiende a proponer su propia definicin conceptual y, por consiguiente, a
describir a su manera los elementos que integran el proceso general de
planeacin; sin embargo, un anlisis ms detenido permitir observar que en
realidad existen varias corrientes tericas, con sus correspondientes
descripciones del proceso as como ciertos elementos que son comunes a
todas ellas, como el anlisis de problemas y necesidades, la definicin de
prioridades, la formulacin de objetivos y metas, la identificacin de medios o

acciones para lograrlos, la seleccin de estrategias y tcticas, las decisiones

sobre asignacin de recursos y alguna forma de evaluacin y control. En la
historia de la Planeacin moderna es posible identificar por lo menos cuatro
corrientes tericas Principales, en relacin con la definicin de conceptos
bsicos y la descripcin del proceso general de planeacin, que pueden
denominarse como: corriente administrativa, corriente de sistemas, corriente
del cambio o desarrollo y corriente prospectiva o de innovacin.