Simplifique la gestin de sus proyectos

Artculos - Gestin de Proyectos

Escrito por Jose Camilo Daccach T.

La mayora de los proyectos que se emprenden en una empresa son suficientemente s

justifican la aplicacin de mtodos complejos como los de PMBok, PRINCE2 o IS

Hace un tiempo, cuando no existan mtodos formales de gestin de proyectos, la vida pareca m
contamos con por lo menos tres estndares, marcos de referencia o cuerpo de conocimiento: PM
ISO21500 como guas para la gestin de proyectos, sin embargo en la mayora de los casos aplic
metodologas es como matar una pulga con una bala de can.

Estas metodologa
la gestin de proyectos son bastante complejas, difciles de utilizar, requieren un amplio entrenamiento y en trminos generales
aburridoras, en especial cuando se aplican a proyectos que no requieren este nivel de complejidad.

Si hacemos un anlisis de los tipos de proyectos que se encuentran en una empresa, cruzando el nmero de proyectos con el
complejidad del mismo, encontramos que en un lado tenemos un nmero pequeo de proyectos muy complejos, y en el otro e
pequeo de proyectos que tal vez ni siquiera debieran llamarse proyectos sino ms bien una lista de actividades. Entre estos d
tenemos un grupo de proyectos que pudiramos llamar de baja y mediana complejidad, en igual nmero de proyectos.

Cuando se empieza a pensar en proyectos, normalmente se piensa en proyectos complejos, los que tienen un alto impacto en
claro que para proyectos complejos, estas metodologas estructuradas, como PMBok, PRINCE2 e ISO21500 son las apropiada
ambientes complejos, y requieren gerentes de proyectos con un alto nivel de experiencia.

El problema surge cuando se trata de implementar estas metodologas complejas para proyectos simples, o se trata de ajustar
a proyectos ms simples, sin tener las habilidades para efectuar estos ajustes. Es ms, las tres metodologas estructuradas qu
arriba cuentan con captulos que incitan a gestionar modificaciones de estas estructuras para ajustarlas a proyectos de menor
pudiera afirmar, abusando de Paretto, que el 80% de los proyectos tienen un nivel de complejidad menor al que seria apropiad
metodologas.

Esto nos permite generar dos tipos de conclusiones directamente relacionadas con la complejidad del proyecto. Para los proye
requiere una alta coordinacin, el esfuerzo de gestin del proyecto es una pequea porcin de todo el trabajo a ejecutar, y la p
tambin en menor proporcin.

Para los proyectos de menor complejidad, se debe aplicar mayor esfuerzo para la personalizacin de los mtodos, el esfuerzo
proyectos y de preparacin se convierten entonces en una mayor proporcin del total del trabajo a realizar, y por lo general los
proyecto para estas actividades tienen menor experiencia. Aqu es donde surgen realmente los problemas en la Gestin de pro
Se requiere entonces simplificar la metodologa de gestin de proyectos en tres etapas claramente identificadas:
1.

Qu se requiere (que debe producir el proyecto)

2.

Hacer lo que se que requiere (Entregar el producto)

3.

Validar que se cumpli con el requisito.

Podramos clasificar los proyectos no complejos, esos que conforman el 80% de los proyectos que emprendemos al interior d
tres tipos, dependiendo del nmero de entregables del mismo.

Un proyecto de un solo entregable, que permite que se pueda manejar en tres pasos: Inicio, Entrega y Cierre. Es bastante sen
requiere muy poca labor de direccin.

Hay proyectos un poco ms complejos que tienen mltiples entregables, pero no tanto para requerir que se estructuren manejo
del proyecto. Se puede entonces aplicar una metodologa con cuatro pasos, donde antes del cierre se incorpora un ciclo para l
entrega de cada uno de los entregables, antes del cierre final del proyecto. No se requiere tampoco mucha direccin.

Por ltimo, habr proyectos un poco ms complejos a los cuales se les puede agregar una o dos etapas para acomodar esta c
aparece un tema de direccin de proyectos para poder controlar las etapas. Estos son los que ms se acercan a la aplicacin c
metodologa estructurada en su totalidad, pero todava pueden trabajarse sin el rigor que estos marcos exigen.

No olvide, que hay un 20% de sus proyectos que requieren la aplicacin de estas metodologas apropiadas para el nivel de co
proyecto, metodologas sin las cuales el xito del mismo se vera completamente comprometido, pero el otro 80% de los proye
beneficiar de metodologas simplificadas.

Si todava est tirando balas de can para todos sus proyectos, es muy probable que se est ahogando en un mar de requeri
documentos, controles y actividades de gestin que poco le aportan a los mismos, y que por el contrario podra estar entorpec