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DIRECCIN DE PROYECTOS
UNIVERSIDAD
COOPERATIVA DE COLOMBIA
Febrero, 2015
TABLA DE CONTENIDO
ESTRUCTURA DE LA METODOLOGA................................................................................................................................. 8
PROTOCOLOS..................................................................................................................................................... 34
Control de cambios a lnea base (Alcance, Cronograma y Presupuesto) ....................................................................... 34
Gestin de Calidad .......................................................................................................................................................... 36
Gestin de los Recursos Humanos .................................................................................................................................. 36
Gestin de Comunicaciones ............................................................................................................................................ 37
Gestin de Riesgos .......................................................................................................................................................... 38
Gestin de Adquisiciones ................................................................................................... Error! Marcador no definido.
Gestin Documental del Proyecto .................................................................................................................................. 38
Generacin de Informes y Reportes ............................................................................................................................... 39
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GLOSARIO ....................................................................................................................................................................... 44
ANEXOS ........................................................................................................................................................................... 46
Metodologa de Fomulacin y Seleccin de Proyectos .................................................................................................. 46
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TABLA DE SIGLAS
SIGLA
DETALLE
GP
Gerencia de Proyectos
TI
Tecnologa e Informacin
UCC
PMO
OPM3
PMI
PMBOK
EDT
EPM
PWA
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SQL
OLAP
EDR
KPI
MS
MicroSoft
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TABLA DE FIGURAS
Figura 1.
Figura 2.
Figura 3.
Figura 4.
Figura 5.
Figura 6.
Figura 7.
Figura 8.
Figura 9.
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INTRODUCCIN
El presente documento ha sido desarrollado para explicar la Metodologa de Direccin de Proyectos
Estratgicos que la Universidad Cooperativa de Colombia ha establecido con el fin de:
1. Orientar a los lderes de proyectos a travs del ciclo de vida de cada proyecto a su cargo
2. Estandarizar los procedimientos a seguir por los lderes, los miembros del equipo, la PMO
(Project Management Office Oficina para la direccin de proyectos) y las dems dependencias
relacionadas con los proyectos estratgicos.
3. Utilizar herramientas sistematizadas y diseadas especialmente para la direccin de proyectos
bajo la metodologa establecida para la Universidad.
4. Centralizar el almacenamiento de la informacin relacionada con los proyectos
5. Mejorar la planificacin, ejecucin, seguimiento, control y cierre de los proyectos estratgicos.
6. Incorporar a la gestin de los proyectos tpicos como:
a. El anlisis y gestin de riesgos
b. El anlisis y gestin de interesados
c. El control integrado de cambios
d. El seguimiento de incidentes y conflictos
e. La documentacin y uso de lecciones aprendidas
f. La gestin proactiva de las comunicaciones
g. El desarrollo (capacitacin y motivacin) del recurso humano de los proyectos
h. La gestin de la calidad de los productos y de los procesos del proyecto
7. Mejorar las probabilidades de xito de los proyectos, la satisfaccin de usuarios finales y el
cumplimiento de la estrategia organizacional.
Al implementar esta metodologa, cada lder de proyecto puede enfrentar con la misma disciplina y
mediante el uso de las mismas herramientas la planeacin, ejecucin, seguimiento, control y cierre de
sus proyectos.
La metodologa descrita en las pginas siguientes se basa en los lineamientos definidos por el Project
Management Institute -PMI- en su Gua de los fundamentos para la direccin de proyectos PMBOK- quinta versin, el cual es un estndar reconocido a nivel mundial. Sin embargo, dicho
estndar ha sido adaptado a las particularidades y necesidades de la Institucin y de acuerdo su nivel
de madurez, procurando simplificar los procedimientos y seleccionando las mejores prcticas
recomendadas para la direccin de proyectos a nivel mundial.
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ESTRUCTURA DE LA METODOLOGIA
La metodologa de GP UCC esta soportada en 4 pilares:
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Finalmente se hace un recorrido por las herramientas que utilizarn los diferentes actores para
implementar los procedimientos segn los protocolo establecidos.
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ACTORES INVOLUCRADOS
La Direccin de Proyectos en la estructura organizacional de
la Universidad Cooperativa de Colombia
El proceso de Direccin de Proyectos, segn la estructura de procesos organizacional, hace parte del
proceso Nivel 2: Gestionar la Planeacin, que a su vez pertenece al Proceso Nivel 1: Gestionar el
Direccionamiento Institucional.
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Roles
A lo largo del Proceso de Direccin de Proyectos intervienen diversos grupos de personas. Esta
metodologa establece los roles especficos que deben asumir los diferentes involucrados a lo largo del
proceso. A continuacin se realiza una descripcin general de los roles que son requeridos en los
proyectos, sus responsabilidades y caractersticas:
El Consejo Institucional de Planeacin:
Est conformado por los integrantes del Comit Rectoral y est encargado de evaluar los avances de
cada proyecto, al igual que de ejercer control general de los eventos, riesgos y cambios relevantes que
surgen en el proyecto y tienen un impacto significativo en el logro de los objetivos estratgicos de la
Institucin. (Resolucin Rectoral 425 de 2013).
Patrocinador del Proyecto:
Es el responsable de garantizar la autoridad y los recursos requeridos para el desarrollo del proyecto.
Este rol es generalmente asumido por los Vicerrectores o Directores Nacionales de acuerdo con el tipo
de proyecto. El Patrocinador del Proyecto aprueba los planes de proyecto, respalda al lder del
proyecto, aprueba los principales entregables y autoriza la continuacin de la siguiente fase al final de
cada una de ellas.
La PMO:
Estructura de la organizacin que estandariza los procesos de gobernabilidad relacionados con los
proyectos y facilita el intercambio de recursos, metodologas, herramientas y tcnicas. (Gua del
PMBOK, PMI, 5. Ed., pg. 11, 2013)
Lder del Proyecto:
Es la persona responsable del proyecto y por tanto debe asegurar que el equipo cumpla a cabalidad
con los objetivos propuestos. El Lder del Proyecto desarrolla el Plan del Proyecto con el equipo, y
dirige la ejecucin de las tareas del mismo, evaluando el rendimiento de los miembros del equipo.
Tambin es responsable de gestionar la aceptacin y aprobacin de los entregables definidos para el
proyecto por parte de los promotores y dems involucrados en el mismo.
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Conocer y leer la formulacin del proyecto que le fue asignado y dems informacin que
permita tener un panorama y expectativas de los resultados del proyecto.
Realizar en compaa del patrocinador, la definicin del alcance.
Realizar anlisis de involucrados
Realizar estructura de desglose de trabajo
Desarrollar el cronograma
Definir el equipo del proyecto
Determinar el presupuesto
Identificar necesidades de adquisicin
Realizar anlisis de riesgos
Planear las comunicaciones
Consolidar, presentar y comunicar el plan al patrocinador y al equipo del proyecto.
Realizar reuniones de inicio y seguimiento del proyecto
Realizar informes cualitativos y cuantitativos de seguimiento de los entregables, presupuesto,
cronograma, alcance del proyecto.
Identificar necesidades de capacitacin del equipo del proyecto y en los casos en que se pueda,
capacitar personalmente.
Gestionar incidencias y conflictos que se presenten entre los integrantes del equipo del
proyecto.
Consolidar y presentar informes a la PMO y al patrocinador
Identificar y presentar cambios
Realizar cierre administrativo y financiero
Realizar encuesta de cierre
Evaluar el desempeo del equipo del proyecto
Socializar resultados
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PROCEDIMIENTOS DE DIRECCIN DE
PROYECTOS
Ciclo de Vida de los Proyectos
Los Proyectos Estratgicos de la Universidad Cooperativa de Colombia deben seguir unos pasos, con
un ordenamiento lgico que permita concretar de la manera ms efectiva, los objetivos planteados por
los mismos proyectos y por la estrategia corporativa.
Estos pasos son lo que se conoce como: El ciclo de vida de los proyectos.
Para la Universidad Cooperativa de Colombia, se ha establecido un ciclo de vida con 3 grandes etapas:
1. Pre-inversin
2. Inversin
3. Post- inversin
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Cada una de estas etapas est a cargo de diferentes involucrados, y a su vez estos, tienen la
responsabilidad de llevar a cabo ciertos procedimientos para el xito de cada etapa.
Etapas
Involucrado Responsable
Pre-inversin
Directores Nacionales
Inversin
Lder de Proyecto
Post- Inversin
reas Funcionales
PMO
Cada etapa tiene unos procedimientos generales que deben llevarse a cabo para que se apliquen las
mejores prcticas conocidas y aumentar las posibilidades de xito en los proyectos:
Etapas
Pre-inversin
Inversin
Post- Inversin
Procedimientos
Necesidad / Idea
Formulacin
Priorizacin
Seleccin
Planeacin
Ejecucin
Seguimiento y Control
Cierre
Puesta en Marcha
Evaluacin Ex-Post
Mejoramiento Continuo
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Planeacin
Ejecucin
Seguimiento y Control
Cierre
En el siguiente grfico se visualiza el orden y estructura en el que se deben llevar a cabo estos
procedimientos:
En este documento se detallan y describen las actividades que se deben hacer en cada uno de los
procedimientos; a su vez tambin se define el responsable y los registros resultantes de cada
actividad.
La mayora de los registros son formatos digitales que se diligencian directamente en la herramienta
Gestor de Proyectos - PWA, la cual est configurada y personalizada especialmente para la
Metodologa.
Otros registros son documentos de MS Word, Excel o Visio que el Lder publica en lo que se conoce
como el Sitio del Proyecto, que es una herramienta de SharePoint, enlazada con el Gestor de
Proyectos - PWA.
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En cada paso, existen unas instancias de aprobacin que permiten llevar control del Flujo del
Proyecto, estas instancias se incorporan al flujo bsico y se detallan con las respectivas herramientas
de control.
Mediante la aplicacin de esta Metodologa se busca conocer y controlar el mximo de variables
posibles, con el fin de reducir los mrgenes de error y de incertidumbre que se encuentren en la
dinmica de los proyectos.
Adems, se clarifican y definen las responsabilidades para el lder, los miembros del equipo de
proyecto, los patrocinadores, los usuarios y otras reas de la Institucin, independientemente del tipo
de proyecto que se desea llevar a cabo.
La Metodologa de Direccin de Proyectos de la Universidad Cooperativa de Colombia, permite que los
lderes de proyectos comprendan lo qu deben hacer y cmo lo deben hacer. Esta gua metodolgica
pretende formalizar y documentar los procedimientos mediante la utilizacin de tcnicas
estandarizadas y generalmente aceptadas.
El valor de documentar y estandarizar estos procedimientos es liberar al Lder de Proyecto de la
responsabilidad de definir protocolos, procesos, procedimientos y herramientas, para el desarrollo de
su proyecto y concentrarse en liderar el equipo y elaborar junto con ste, los entregables que
satisfagan las necesidades del cliente/patrocinador y de la Planeacin Estratgica de la Institucin.
Todos los proyectos deben seguir los pasos definidos en el flujo establecido por la Metodologa, solo la
PMO podr autorizar a un lder para que omita un paso del flujo y solo en casos de fuerza mayor.
Los registros y formatos a que hace referencia esta Metodologa contienen instrucciones, guas y
comentarios que facilitan su uso y aplicacin.
Adems se contar con tutoriales muy simples que ayuden al entendimiento y aplicacin de esta
Metodologa.
Algunos formatos se diligenciarn directamente en la herramienta, y otros se diligenciarn en
archivos de Word o Excel, pero estos ltimos siempre debern cargarse y almacenarse en el sitio del
proyecto de la herramienta Gestor de Proyectos - PWA Server.
La Metodologa debe ser aplicada a todos los proyectos estratgicos que se desarrollen en la
Institucin.
Las inquietudes y recomendaciones que surjan pueden ser remitidas a la PMO de Universidad,
contactndose con la especialista en proyectos.
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Procedimiento de PLANEACIN
Plan Bsico
Plan Detallado
Lnea Base
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Plan Bsico
No
ACTIVIDAD
Descripcin
Consultar
Formulacin
Definir Alcance
RESPONSABLE
Crear EDT
Desarrollar
Cronograma
REGISTROS
Patrocinador
Lder del Proyecto
Enunciado del
Alcance en el Gestor
de Proyectos - PWA
Aprueba: PMO
La PMO revisa el cronograma definido por el Lder del Proyecto en MS Project, identificando el cumplimiento de criterios
mnimos como coherente secuencialidad entre actividades, asignacin de duracin a todas las actividades, cierre de paquetes
de trabajo con hitos, y asignacin de recursos tipo trabajo.
Si es aprobado el cronograma en la primera versin, se contina con el flujo al siguiente paso que es la elaboracin del Plan
Detallado del Proyecto.
Cuando la PMO sugiere cambios al cronograma se le notificar va correo electrnico al Lder del Proyecto para que realice los
ajustes necesarios.
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Plan Detallado
No
ACTIVIDAD
Descripcin
Determinar
Presupuesto
Planear Compras
Pl7
7 Definir Equipo del
Bs Proyecto
ico
Pla
8
Realizar el Anlisis
de Involucrados
Aprobado por:
RESPONSABLE
Definicin de
responsabilidades
en Gestor de
Proyectos - PWA
Matriz RACI
cargados al Gestor
de Proyectos PWA
REGISTROS
Organigrama
cargado al Gestor
de Proyectos - PWA
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Anlisis de
Involucrados en el
Gestor de Proyectos
- PWA
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Realizar Anlisis de
Riesgos
10
Planear
las
Comunicaciones
Anlisis de Riesgos
en el Gestor de
Proyectos - PWA
Matriz de
Comunicaciones.
Aprueba: PATROCINADOR
Cuando el lder ha diligenciado y cargado al PWA todos los registros correspondientes a las actividades de este procedimiento,
debe dar clic a la opcin del PWA Enviar Plan Detallado.
Esta accin enviar al patrocinador un correo electrnico con un enlace para ver y descargar los documentos y un formulario
electrnico para aprobar o solicitar ajustes al Plan Detallado del Proyecto.
El patrocinador debe revisar los documentos del Plan Detallado: presupuesto, solicitudes de compra, definicin de
responsabilidades, matriz RACI, organigrama, anlisis de interesados y anlisis de riesgos.
Cuando el Patrocinador solicite ajustes se le notificarn al Lder por correo electrnico.
Cuando el Patrocinador no solicite ajustes se le notificar al Lder por correo electrnico la aprobacin del Plan Detallado y se
permitir continuar con la siguiente etapa del flujo, para establecer la Lnea Base del Proyecto.
Lnea Base
No
ACTIVIDAD
Descripcin
11
Consolidar
/
actualizar el Plan del
Proyecto
Aprobado por:
RESPONSABLE
REGISTROS
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Lista de chequeo
diligenciada en
Gestor de Proyectos
- PWA
Aprobacin y/o
ajustes del
Patrocinador
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12
Determinar
Lnea
Base del Proyecto
Informe
Consolidado del
Plan del Proyecto
Lder de Proyecto
Solicitud de
aprobacin de
Lnea Base de
Proyecto a la PMO
Aprueba: PMO
La PMO revisar el Plan Detallado del Proyecto, con el fin de verificar el cumplimiento de la metodologa y adecuado
diligenciamiento de las plantillas electrnicas.
Si se identifican inconsistencias, la PMO comunicar al Lder del Proyecto las observaciones para que ste realice los cambios
que sean necesarios.
Si todo est de acuerdo a la metodologa se determinar la Lnea Base del Proyecto con la cual se realizar la ejecucin,
seguimiento y control.
La Lnea Base del Proyecto slo podr ser cambiada con una Solicitud de Cambios formalmente aprobada (ver
procedimiento de Seguimiento y Control).
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Procedimiento de EJECUCIN
Induccin
Ejecucin
Aprobado por:
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Induccin
No
ACTIVIDAD
Descripcin
13
Conformar Equipo
del Proyecto
14
Capacitar Equipo
de Trabajo
15
Realizar reunin
de
Inicio
del
Proyecto
Aprobado por:
RESPONSABLE
REGISTROS
Direccin Nacional de
Gestin Humana
Acta
Solicitud del
Requerimiento
de Seleccionar
Personal
Agenda
de
Capacitaciones
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Actas de reunin
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16
Actividad
Desarrollar
el Plan de
Proyecto e
implement
ar cambios
aprobados
Descripcin
17
Realizar
reuniones
de
seguimient
o
18
Gestionar
Incidentes
y Conflictos
Aprobado por:
Responsable
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Registros
Lder del
Proyecto
Miembros del
Equipo del
Proyecto
Lder del
Proyecto
Entregables
Actas de
reuniones
diligenciada
s en el PWA
Lder del
Proyecto
Miembros del
Equipo del
Proyecto
Involucrados
del Proyecto
Registro
de
Incidentes
diligenciado
en el PWA
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Aprobado por:
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ACTIVIDAD
Descripcin
19
Recopilar y
Analizar Informes
de Avance del
Equipo
20
Elaborar Informes
de Estado del
Proyecto
21
Solicitar Cambios
22
Evaluar y Aprobar
Cambios
Aprobado por:
RESPONSABLE
Miembros del
Equipo de Proyecto
Lder del Proyecto
Lder de Proyecto
Patrocinador
Consejo Institucional
de Planeacin
Miembros del Equipo
del Proyecto
PMO
Otros Involucrados
REGISTROS
Informes de
Avance del
Equipo
diligenciados en
PWA
Observaciones
y/o
Aprobaciones a
Informes de
Avance del
Equipo
Informes de
Estado de
Proyecto
diligenciados en
el PWA
Solicitudes de
Cambio
diligenciadas en
el PWA
Evaluacin de
Cambios
Lder de Proyecto
Patrocinador
Consejo Institucional
de Planeacin
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Actualizaciones
Plan Detallado
del Proyecto y
su Lnea Base de
Alcance,
Cronograma y
Presupuesto.
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Procedimiento de CIERRE
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Aprobaciones
No
ACTIVIDAD
Descripcin
23
Validar Entregables
24
Realizar Cierre
Administrativo y
Financiero
RESPONSABLE
REGISTROS
Acta de entrega y
recepcin de los
entregables
Documentos de
Cierre
Administrativo y
Financiero
RESPONSABLE
REGISTROS
Encuesta de Cierre
Informes
No
ACTIVIDAD
Descripcin
25
Realizar encuestas
de cierre
26
Evaluar el
Desempeo del
Equipo
27
Consolidar
Lecciones
Aprendidas
28
29
Realizar reunin de
clausura con el
Equipo del Proyecto
Aprobado por:
Evaluacin de
Desempeo del
Equipo en el Gestor
de Proyectos - PWA
Registro de
Lecciones
Aprendidas
Informe
Listado de
asistencia y acta
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Socializar resultados
del Proyecto
Informe Ejecutivo
Mejoramiento Continuo
Por ser una metodologa nueva en la Institucin y por ser un tema que como se ha mencionado se
encuentra en un nivel de madurez bajo, es necesario que las personas que intervienen de la Direccin
de Proyectos, identifiquen las lecciones aprendidas, las documenten y reporten, para que la
Institucin pueda recolectar este insumo que es fundamental para el mejoramiento continuo de la
Metodologa, de igual manera otra de las herramientas que brinda insumos de mejoramiento son las
encuestas de cierre, que permitirn que la PMO conozca la percepcin de los involucrados, sobre la
Metodologa, siempre en busca de claridad, efectividad y sobretodo mejores resultados en el
cumplimiento de los entregables y objetivos de los proyectos estratgicos propuestos en la
Universidad.
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PROTOCOLOS
Protocolo de Control de Cambios a Lnea Base (Alcance,
Cronograma y Presupuesto)
La dinmica que por naturaleza poseen los proyectos implica, en reiteradas ocasiones el surgimiento
de cambios, cuyo impacto se analiza principalmente en su alcance, cronograma y presupuesto; sin
embargo, es importante considerar el impacto en otras reas del proyecto.
Para canalizar debidamente la aprobacin y posterior ejecucin y verificacin de los cambios que
surgen en los proyectos, es necesario establecer unos protocolos institucionales claros que consideren
la participacin de los involucrados frente a la direccin de proyectos, y un procedimiento que sirva
de base para el actuar de estos involucrados.
Para definir este protocolo es clave determinar los tipos de cambio que se gestionarn y los
interesados relacionados con esta actividad:
Los tipos de cambios:
Alcance (Entregables, requisitos tcnicos y de calidad, procesos, tecnologa requerida, entre
otros).
Cronograma (Duracin de las actividades o del proyecto).
Presupuesto (Costos de las actividades, variacin en las estimaciones de costo de recursos
humanos, insumos, adquisiciones, impuestos, costos globales, reservas, entre otros).
Otros:
Recursos Humanos: Ingreso o retiro de miembros del equipo de trabajo, cambios al rol y/o
responsabilidades de los miembros del equipo.
Proveedores/Contratistas: Cambio de proveedor, a los contratos, a las especificaciones de la
compra.
Organizacionales: (Cambios en los procesos o procedimientos organizacionales, en los niveles
de autoridad, en la normatividad asociada).
Los Involucrados en el control de cambios:
El solicitante puede ser cualquier interesado interno o externo al proyecto, el requisito es que lo pida
formalmente a travs del formato especfico para esta actividad que se diligencia en el Gestor de
Proyectos PWA; cuando el interesado sea externo, lo solicitar con el formato fsico a travs del
Lder de Proyecto.
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ALCANCE
LDER DE PROYECTO
PATROCINADOR
-15% C < -11%
-9% C 9%
11% < C 15%
-11% C < - 6%
-4% C 4%
6% < C 11%
Cuando se tiene un
Cuando cambia
cambio en los
significativamente el
entregables del proyecto objetivo del proyecto
a nivel de paquetes de
y/o de los entregables
trabajo.
del mismo.
COMIT DE PLANEACIN
C < - 16%
16% < C
C < - 12%
12% < C
Cuando cambia radicalmente
el objetivo del proyecto y los
entregables del mismo.
C= cambio
Es de anotar que un cambio, frecuentemente, puede generar impactos simultneos en el alcance, el
cronograma y el presupuesto, por tanto siempre primar, para tomar la decisin e identificar la
debida autoridad frente al cambio, el que mayor impacto genere en el proyecto.
Esta tabla es sujeta a variacin conforme evolucione el nivel de madurez de la Direccin de Proyectos.
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patrocinador o del Comit de Convivencia que posee de manera formal la Universidad, pero siempre y
cuando se tenga evidencia de haber realizado gestiones, basado en sus criterios y la aplicacin de las
habilidades blandas, buscando siempre el mayor beneficio para el proyecto.
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definitivos de avance y el final, debern ser enviados por el Gestor de Contenidos dado su carcter
formal.
Documentos formales y no formales: Se considera formal todo documento definitivo, es decir ltima
versin, en cualquiera de los procesos de inicio, planificacin, seguimiento y control, y cierre del
proyecto, descritos en esta metodologa, los no formales son aquellos necesarios para la gestin del
proyecto, que sirven como apoyo para el Equipo o documentos en borrador.
Control de versiones: El Lder ser quien controle las versiones de los documentos, y se considerar
como ltima versin la que se encuentra en el Sitio. Adicionalmente, es importante tener en cuenta
que la informacin del proyecto es la aprobada en la Lnea Base, y las dems versiones que surjan
tendrn que contar con la aprobacin de los cambios de acuerdo al Protocolo de Control de Cambios,
mencionado anteriormente.
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Gestor de Contenidos:
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Ubicacin
Consulta
Consulta
Consulta
Diligenciamiento
Consulta
Diligenciamiento
Ubicacin
Diligenciamiento
Grafica de EDT
Diligenciamiento
Microsoft Visio
Cronograma
Diligenciamiento
Diligenciamiento
Solicitud de Compra
Diligenciamiento
E- Compras
Definicin de responsabilidades
Diligenciamiento
Matriz RACI
Diligenciamiento
Organigrama
Diligenciamiento
Microsoft Visio
Presupuesto
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Ubicacin
Anlisis de Involucrados
Diligenciamiento
Anlisis de Riesgos
Diligenciamiento
Matriz de Comunicaciones.
Diligenciamiento
Diligenciamiento
Diligenciamiento
Agenda de Capacitaciones
Diligenciamiento
Actas de reuniones
Diligenciamiento
Registro de Incidentes
Diligenciamiento
Solicitudes de Cambio
Diligenciamiento
Diligenciamiento
Encuesta de cierre
Diligenciamiento
Diligenciamiento
Diligenciamiento
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Herramientas pedaggicas
MANUALES
VIDEOS
Tutorial para el registro de Informe de Avance en la opcin Mis Tareas del Gestor de Proyectos
PWA, por parte de los miembros del equipo del proyecto.
Tutorial para la direccin de proyectos en el Gestor de Proyectos- PWA por parte del Lder del Proyecto.
MATERIAL DIDACTICO
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GLOSARIO
Los siguientes son los conceptos corporativos definidos para la Administracin de Proyectos en UCC, los cuales
se construyen a partir del consenso de la terminologa de uso comn en la Universidad y de los conceptos
promulgados por el PMI:
CAPACIDAD
Es una competencia especfica que debe existir en una organizacin para ejecutar los procesos de la gerencia de
proyectos y producir los servicios o productos del proyecto. Una capacidad puede apoyar una o ms mejores
prcticas.
CICLO DE VIDA DE PROYECTO
Conjunto de fases progresivas del proyecto con el fin de entregar un producto.
DOMINIO
Se refiere a las tres disciplinas que son Gestin de Portafolio, Gestin de Programas y Gestin de Proyectos
(tambin conocidos como PPP).
ENTREGABLE
Un evento significativo dentro del proyecto que marca una aprobacin por parte del cliente, el gerente o el
promotor del proyecto.
GESTIN DE PROYECTOS
Es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades de la organizacin y a
las actividades de los proyectos, para lograr los objetivos de una organizacin a travs de proyectos.
HABILITADORES ORGANIZACIONALES
Las Mejores Prcticas contenidas dentro OPM3 pretenden ofrecer procesos eficaces dentro de las disciplinas
de la Gestin de Proyectos, Gestin de Programas y Gestin de Portafolio (Dominios PPP). Algunas de estas
mejores prcticas incluyen competencias organizacionales las cuales son de carcter estructural, cultural,
tecnolgico y de recursos humanos.
HITO
Un punto o evento significativo dentro del proyecto.
IDEA
Enunciado bsico de una representacin mental, que busca innovar, satisfacer una necesidad o solucionar un
problema.
INICIATIVA ESTRATEGICA
Propuesta de emprendimiento orientada al cumplimiento de los objetivos estratgicos. Se identifican tres (3)
tipos de iniciativas estratgicas:
a. Iniciativas Estratgicas de Innovacin
Iniciativas que plantean el desarrollo e implementacin de nuevos productos, servicios o procesos.
b. Iniciativas Estratgicas de Mejoramiento
Iniciativas que plantean el mejoramiento de productos, servicios o procesos existentes, ya sean internos o de
cara al cliente.
c. Iniciativas Estratgicas de Expansin
Iniciativas que plantean el aumento de cobertura con productos y servicios existentes.
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INNOVACIN
Desarrollo de nuevos productos, servicios o procesos que mejoran los resultados de la empresa y/o aumentan
la satisfaccin del cliente.
MADUREZ EN GESTIN ORGANIZACIONAL DE PROYECTOS
Es el grado en que una institucin practica la gestin organizacional de proyectos. En el modelo de madurez
OPM3, esto se refleja en la combinacin de mejores prcticas logradas dentro de los dominios de Proyecto,
Programa y el portafolio de proyectos.
MEJORES PRCTICAS
(Best Practices BP) Una mejor prctica es una forma ptima reconocida por la industria para alcanzar una
meta u objetivo declarado. Para la gestin organizacional de proyectos, es lo que incluye la capacidad de
entregar proyectos con xito, coherentes y predecibles para implementar las estrategias de la organizacin.
PORTAFOLIO
Conjunto de programas y proyectos, cuya gestin se orienta al cumplimiento de los objetivos estratgicos.
PROGRAMA
Conjunto de proyectos relacionados que logran mejores resultados al gestionarse de manera coordinada.
PROYECTO
Esfuerzo progresivo y temporal distinto a la operacin normal de la unidad, que requiere la asignacin de
recursos especficos para crear o modificar un servicio, producto o proceso.
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ANEXOS
Metodologa de Formulacin y Seleccin de proyectos
La formulacin de los proyectos en la Universidad estar bajo la responsabilidad de uno o ms
Directores Nacionales en concordancia con las metas establecidas en el Plan Estratgico Nacional
2013-2022 Navegando Juntos Y lneas institucionales identificadas en los planes de mejoramiento
de los programas acadmicos, producto del ejercicio de autoevaluacin consolidado en cada sede.
Para este primer componente que incluye la evaluacin ex ante, se dise una metodologa que se
detalla en la gua para la formulacin de proyectos estratgicos y se apoya en algunas herramientas
como formatos, descritas en dicha gua.
Los responsables o interesados en esta etapa pueden acceder a los siguientes documentos de apoyo
metodolgico
1. Diagrama de formulacin de proyectos
2. Procedimiento de formulacin de proyectos
3.
4.
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