.

CASO DE APLICACIN PARA TALLERES 1,2 y 3

El caso que se presenta a continuacin corresponde a un modelo sencillo de soporte a la toma
de decisiones, que puede utilizarse en la industria para desarrollar y actualizar el presupuesto de
operaciones y financiero, el cual, debido a la extensa gama de productos lneas que maneja, es
necesario incorporarlo a travs de un modelo computacional. Este caso se tom de una compaa real
con un problema tambin del mundo real.
Durante los meses de octubre a diciembre de cada ao se inicia el proceso de presupuestacin,
el cual es desgastante debido a la cantidad de corridas y pruebas que se realizan hasta llegar a un
escenario final y definitivo. Las variables que forman parte del modelo son: unidades vendidas para
cada lnea de producto; precio promedio de ventas para cada lnea; bonificaciones; prontos pagos
otorgados a clientes; costo de materia prima; costo de mano de obra; costos indirectos; fletes;
comisiones sobre ventas; gastos fijos de informtica, administracin y finanzas, ventas, servicios,
direccin general, recursos humanos y gastos financieros.
El modelo se desarroll en Excel por su facilidad de uso y se manejaron nueve lneas diferentes
de productos. Cada lnea se constituye por una gran cantidad de artculos diferentes, cuya
informacin se toma de los Sistemas Transaccionales de la compaa. En las siguientes figuras de
muestran el modelo completo. Los datos que estn en color ms oscuro se calculan en forma
automtica con base en frmulas que emplean los datos de entrada al modelo.
En la figura 5.9 se observa el modelo para el clculo de las ventas netas totales y por lnea de
producto. Para calcular las ventas netas es necesario dar como dato de entrada las unidades vendidas
al mes, el precio de venta, el porcentaje de bonificacin y el correspondiente porcentaje por pronto
pago. Los dems renglones del modelo se calculan tomando como base las siguientes frmulas:

VENTAS NETAS
DESCRIPCIN

LNEA 2

LINEA
3

LINEA
4

LINEA 5

LINEA
6

LINEA
7

LINEA
8

LINEA
9

TOTAL

120

20

106250

18750

2000

90000

60000

70000

347240

8500

7200

62000

18

125

20

17

15

28

% bonificacin

17

14

15

22

19

12

25

17

10

% pronto pago

10

10200

10368

14880

22950

28125

480

18360

10800

23520

139683

1734

1451.52

2232

5049

5343.75

57.6

4590

1836

2352

24645.87

8466

8916.48

12648

17901

22781.25

422.4

13770

8964

21168

115037.13

677.28

713.3184

885.36

716.04

1366.875

38.016

963.9

537.84

2116.8

8015.4294

7788.72

8203.162

11762.64

17184.96

21414.38

384.384

12806.1

8426.16

19051.2

107021.7

Unid. vend. por

mes
Precio venta

Vent. brutas al
ao
Bonificaciones
Vent. antes
P.P.
Pronto pago
Venta Neta

LNEA
1
100

Ventas brutas al ao = unidades vendidas * precio de venta * 12 meses / 1000 (se divide entre

1000 para expresarlas en miles de nuevos pesos)

Bonificaciones = Ventas brutas al ao * % de bonificaciones / 100

Ventas antes P.P. = ventas brutas al ao bonificaciones
Pronto pago = ventas antes P. P. * % pronto pago / 100
Ventas netas = ventas antes P.P. Pronto pago
La columna de total es la suma de las cantidades correspondientes a cada lnea de productos para
cada rengln del modelo.

MODULO DE COSTOS DE PRODUCCIN

DESCRIPCIN
Costo Materia
Prima
Materia Prima

LINEA
1

LINEA
2

LINEA
3

LINEA
4

LINEA
5

LINEA 6

LINEA
7

LINEA
8

LINEA
9

1700

1500

12500

3.2

22

4.5

3.4

2.8

5.7

TOTAL

2040

2160

3000

4080

4950

108

3672

2016

4788

Costo M. O.

1000

1700

13200

3.6

23

18

4.9

2.7

8.3

Mano de obra

1200

2448

3168

4590

5175

432

5292

1944

6972

31221

972

1382.4

1850.4

2601

3037.5

162

2689.2

1188

3528

17410.5

4212

5990.4

8018.4

11271

13162.5

702

11653.2

5148

15288

75445.5

3576.72

2212.762

3744.4

Indirectos
Costos de Vtas.
Utilidad Bruta
Fletes
Com. S/.
Ventas
Ut. despus de
FyC

155.7744

26814

5913.96

8251.875

-317.616

1152.9

3278.16

3763.2

31576.201

343.6992

428.2875

7.68768

256.122

168.5232

381.024

2140.434

164.0632

235.2528

233.6616

246.0948

352.8792

515.5488

642.4313

11.53152

384.183

252.7848

571.536

3210.651

3187.284

1802.604

3156.108

5054.712

7181.156

-336.8352

512.595

2856.852

2810.64

26225.116

En la figura 5.10 se observa el modelo para el clculo de los costos de produccin totales y por
lnea de producto. Para calcular ambos costos de produccin se tienen como datos de entrada el costo
de la materia prima, el costo de mano de obra, el porcentaje de gastos indirectos (en este caso 30%),
el porcentaje de fletes (en este caso 2%) y el porcentaje de comisiones sobre ventas (en este caso
3%). Los dems renglones del modelo se calculan tomando como se base las siguientes frmulas.
Materia prima = Unidades vendidas * Costo materia prima * 12 meses / 1000 (se divide entre
1000 para expresarlas en miles de nuevos pesos)
Manos de obra = Unidades vendidas * Costo M. O. * 12 meses / 1000 (se divide entre 1000
para expresarlas en miles de nuevos pesos)
Indirectos = (Materia prima + Mano de obra) * % indirectos / 100
Costos de Vtas. = Materia prima + mano de obra + indirectos
Utilidad bruta = Venta neta Costo de Vtas
Fletes = Venta neta * % de fletes / 100
Com. s/ventas = Venta neta * % de Comisiones sobre ventas / 100

Ut. Despus de F y C = Utilidad bruta Fletes Com. s/ventas

;

La columna de totales es la suma de las cantidades correspondientes a cada lnea de productos

para cada rengln del modelo.

GASTOS FIJOS
DESCRIPCIN

LINEA
1

LINEA
2

LINEA
3

LINEA
4

LINEA 5

LINEA
6

LINEA 7

LINEA
8

% prorrateo GF

12

13

11

12

15

GF Informtica

216

234

198

216

144

18

GF Admon. Y F

420

455

385

420

280

GF Ventas

312

338

286

312

208

LINEA
9

TOTAL

21

100

270

126

378

1800

35

525

245

735

3500

26

390

182

546

2600

GF Servicio

24

26

22

24

16

30

14

42

200

GF Dir. Gen.

144

156

132

144

96

12

180

84

252

1200

GF R.H.

264

286

242

264

176

22

330

154

462

2200

GF Total

1380

1495

1265

1380

920

115

1725

805

2415

11500

307.6035

1891.108

3674.712

6261.156

-451.8352

-1212.405

2051.852

395.64

14725.116

504

546

462

504

336

42

630

294

882

4200

1303.284

-238.3965

1429.108

3170.712

5925.156

-493.8352

-1842.405

1757.852

-486.36

10525.116

UAFIR

1807.284

Gastos FIN.
Utilidad Neta

En la figura 5.11 se observa el modelo para el clculo de los gastos fijos totales y por lnea de
producto. Para calcular los gastos fijos se tienen como datos de entrada el porcentaje de prorrateo de
gastos fijos, los gastos fijos de informtica (en este caso 1800), los gastos fijos de administracin y
finanzas (en este caso 3500), los gastos fijos de ventas (en este caso 2600), los gastos fijos de
servicios (en este caso 200), los gastos fijos de direccin general (en este caso 1200), los gastos fijos
de recursos humanos (en este caso 2200) y los gastos financieros (en este caso 4200). Los dems
renglones del modelo se calculan considerando como base las frmulas siguientes:
GF. Informtica = % prorrateo GF / 100 * Gastos fijos de informtica
GF. admin. y f. = % prorrateo GF / 100 * Gastos fijos de administracin y finanzas
GF. ventas = % prorrateo GF / 100 * Gastos fijos de ventas
GF. servicio = % prorrateo GF / 100 * Gastos fijos de servicios
GF. Dir. Gen. = % prorrateo GF / 100 * Gastos fijos de direccin general
GF. R. H. = % prorrateo GF / 100 * Gastos fijos de recursos humanos
GF. Total = GF. Informtica + GF. admn. y f. + GF. Ventas + GF. Servicio + GF.
Dir. Gen. + GF. R.H. UAFIR = Ut. despus de F y C GF. Total Utilidad neta = UAFIR
Gastos Fin. La columna de total es la suma de las cantidades correspondientes a cada lnea de

productos para cada regin del

modelo.

Es importante resaltar la convivencia de que toda la informacin que se utiliza en este modelo
provenga de los Sistemas Transaccionales de la empresa, tales como contabilidad general,
facturacin, etctera.
Los expertos en manejo de informacin financiera desean observar el porcentaje que
representan algunos renglones del estado de resultado suponiendo que el 100% lo representa el valor
de ventas netas.

RESULTADOS PORCENTUALES
DESCRIPCIN
1

LINEA

LINEA
2

% Vta. Neta

% Cto. Venta

0.5407821

0.730225

% UT. Bruta

0.4592179

0.269745

% Fletes

0.02

0.02

% Com. S/ Vta.
% Ut. despus
FyC

0.03

0.03

0.4092179

0.219745

% GF

0.1771793

0.1822468

% UAFIR

0.2320386

0.0374982

% G. Fin.

0.064709

0.0665597

% Ut. Neta

0.1673297

-0.029062

LINEA 3

LINEA

LINEA

LINEA 6

LINEA

LINEA

0.6558642

0.6146572

1.8262987

0.9099726

0.6109545

0.3441358

0.3853428

-0.826299

0.0900274

0.3890455

0.02

0.02

0.02

0.02

0.02

0.02

0.02

0.02

0.03

0.03

0.03

0.03

0.03

0.03

0.03

0.03

0.2941358

0.3353428

-0.876299

0.0400274

0.3390455

0.0803028

0.0429618

0.29918

0.1347014

0.0955358

0.213833

0.292381

-1.175479

-0.094674

0.2435097

0.029328

0.1092657

0.1092657

0.0491953

0.0348913

0.1845051

0.2766906

-1.284744

0.143869

0.2086184

0.6816837
0.3183163

0.2683163
0.1075439
0.1607724
0.0392769
0.1214955

TOTAL

LINEA 8

1
0.8024691
0.1975309

0.1475309
0.1267637
0.0207672
0.0462963
-0.025529

0.7049552
0.2950448

0.2450448
0.1074548
0.13759
0.0392444
0.0983456

En la figura 5.12 se observa el modelo para el clculo de estado de resultados porcentuales.

Para calcularlo se necesita como entrada un 100% en el porcentaje de ventas netas. Los dems
renglones del modelo se calculan tomando como base las siguientes frmulas:
% Cto. Venta = (Costo de vtas / Venta neta) * 100
% Ut. bruta = % Vta. Neta - % Cto. Venta
% fletes = (fletes / Ventas netas) * 100
% Com s./vta. = (Com. s/ventas / Ventas neta) 100
% Ut. despus F y C = % Ut. bruta - % Fletes - % Com s/vta.
% GF = (GF. Total / Venta neta) * 100
% UAFIR = % Ut. despus F y C - % GF
% G. Fin = (Gastos fin / venta neta) * 100

% Ut. neta = % UAFIR - % G. Fin

Las frmulas de cada uno de los mdulos constituye el modelo del DSS, los datos de entrada
forman parte de informacin que contiene la base de datos corporativa y como interfase entre los
modelos, los datos y el usuario, se utiliza Excel, software que brinda el soporte adecuado para que el
usuario del sistema pueda generar escenarios, hacer anlisis y observar resultados.
Excel permite hacer What if en forma automtica, es decir, con cambiar uno de los datos de
entrada automticamente se actualizan todos los resultados del modelo que estn relacionados con
ese dato de entrada. Por ejemplo, si el precio de venta de la lnea 1 se modifica de 8500 a 9000, de
forma automtica se calculan las nuevas ventas netas y se actualizan todos los renglones
relacionados con el precio de venta. Estos cambios pueden observarse en la figura 5.13 y
corresponden a un nuevo escenario que se evala durante el proceso de presupuestacin.
Para cada uno de los datos de entrada puede hacerse el anlisis What if para saber qu pasa si
se cambia el dato. El anlisis What it es una herramienta muy poderosa para generar escenarios
durante
el
proceso
de
presupuestacin.

LINEA 1
LINEA 1
Unid. vend. por mes
Precio venta
% bonificacin
% pronto pago
Vent. brutas al ao

100
9000
17
8
10800

Costo Materia Prima

1700

Materia Prima

2040

Costo M. O.

1000

Mano de obra

1200

Indirectos
Costos de Vtas.

Bonificaciones

1836

Utilidad Bruta

Vent. antes P.P.

8964

Fletes

Pronto pago

717.12

Venta Neta

8246.88

Com. S/. Ventas

Ut. despus de F y C

LINEA 1

972
4212
4034
164.94
247.41
3622.54

LINEA 1

% prorrateo GF

12

% Vta. Neta

GF Informtica

216

% Cto. Venta

51.07%

GF Admon. Y F

420

% UT. Bruta

48.93%

GF Ventas

312

% Fletes

GF Servicio

24

GF Dir. Gen.

144

% Ut. despus F y C

43.93%

GF R.H.

264

% GF

16.73%

GF Total

1380

% UAFIR

27.19%

UAFIR

1380

% G. Fin.

Gastos FIN.

2242.54

Utilidad Neta

1738.54

% Com. S/ Vta.

% Ut. Neta

100%

2%
3%

6.11%
21.08%

Otro de los anlisis que pueden realzarse en Excel es el Goal Seeking o bsqueda del objetivo,
el cual consiste en ajustar el valor de un dato hasta que se cumpla con un valor que se especifica como

resultado. Por ejemplo, para calcular el punto de equilibrio de la lnea 1 es necesario llegar a cero en la
utilidad neta, modificando, por ejemplo, el valor del nmero de unidades. Si este proceso de hiciera
manual habra que modificar el nmero de unidades de la lnea 1 hasta que la utilidad neta diera como
resultado cero. En Excel slo es necesario indicar cual es la celda (referencia) en donde se desea
buscar la solucin, a que valor se desea llegar y cul es la celda que se modificar en el proceso. En la
figura 5.14 se observa como se piden los datos para realizar una bsqueda de objetivo. En la figura
5.15 pueden observarse las modificaciones realizadas en forma automtica en el modelo al efectuar la
bsqueda del

objetivo. En esta figura tambin es

posible notar que el punto de equilibrio es de
59.11 unidades para la lnea 1.
En este ejemplo se quiere evaluar hasta
que punto puede descender el valor de la venta
de la lnea 1 para no tener perdidas. ste
constituye un escenario para evaluar.
La justificacin del DSS se centra
bsicamente en los beneficios operacionales y
estratgicos que proporciona a la administracin
una herramienta de anlisis racional y flexible,
para establecer el presupuesto de operaciones,
a travs del cual pueden generarse tantos
escenarios como se requieran durante las juntas
que llevan a cabo los directores de reas en la
negociacin del presupuesto. Sirve, adems,

como depsito central de

una gran cantidad de datos
y frmulas. Paralelamente,
el modelo permite
al
usuario establecer una
serie de restricciones de
operacin que se basan
en una gran variedad de
prioridades en un horizonte
de planeacin de un ao.
Este sistema de
soporte a las decisiones es
utilizado tanto a niveles
operacionales
como
estratgicos
para
el
desarrollo del presupuesto.
Se usa para conocer el

impacto que las diferentes variables tienen en

las utilidades de la compaa. Adems, el
sistema permite la flexibilidad para afrontar
cambios frecuentes en las polticas, y permite
calcular diferentes escenarios de ventas y
gastos con distintas suposiciones. Lo anterior
apoya a la empresa en sus procesos
estratgicos y tcticos que se

sus productos, lo cual

constituye la fuente primaria
de ingresos.

Los
usuarios
principales de este sistema
son el director de finanzas y
el jefe de presupuestos de
la empresa, soportando el
desarrollo del presupuesto
anual de

relacionan con la venta y fabricacin de

operaciones
y
financiero; permitiendo la
actualizacin
de las
variables que difieren de lo
presupuestado para hacer
los ajustes necesarios al
proceso;
agilizando
el
consenso y la toma de
decisiones en grupo, ya que
en la junta se pueden
generar tantos escenarios
como se requieran en forma
directa y sin intermediarios,
logrando con esto la venta y
asignacin de compromisos
a las diferentes reas de la
empresa en forma casi
automtica.

Indirectos
LINEA 1
Unid. vend. por mes
Precio venta

100
8500

% bonificacin

17

% pronto pago

574.55

Costos de Vtas.

2489.71

Utilidad Bruta

2114.20

Fletes
Com. S/. Ventas
Ut. despus de F y C

92.08
138.12
1884.00

Vent. brutas al ao

6029.21

Bonificaciones

1024.97

Vent. antes P.P.

5004.24

% prorrateo GF

12

Pronto pago

400.34

GF Informtica

216.00

Venta Neta

4603.90

GF Admon. Y F

420.00

GF Ventas

312.00

LINEA 1

GF Servicio

24.00

Costo Materia Prima

1700.00

GF Dir. Gen.

144.00

Materia Prima

1205.84

GF R.H.

264.00

1000.00

GF Total

1380.00

Costo M. O.
Mano de obra

709.32

LINEA 1

UAFIR

504.00

Gastos FIN.
Utilidad Neta

504.00
0.00

LINEA 1
% Vta. Neta

100%

% Cto. Venta

54.08%

% UT. Bruta

45.92%

% Fletes

2%

% Com. S/ Vta.

3%

La implantacin exitosa del este DSS,

muestra la forma en que el hardware
computacional puede combinarse con la
tecnologa del software para apoyar a la
empresa y a sus administradores en las
decisiones que tienen que ver con la fijacin del
presupuesto de ventas. Gastos de utilidades. El
sistema integra una serie de frmulas
operacionales y una cantidad importante de
datos dentro del presupuesto, que proporcionan
al encargado de tomar decisiones un rol directo
e interactivo en la solucin de problemas
dinmicos, complejos y de restricciones
mltiples.

% Ut. despus F y C

40.92%

% GF

29.97%

% UAFIR

10.95%

% G. Fin.

10.95%

% Ut. Neta

0.00%