Dispositif de suivi des dlais de traitement

DE LECONOMIE
des dossiers MINISTERE
ET DES FINANCES
Rapport de mise en uvre
ANNEE 2013

BUREAU DE
DEVELOPPEMENT
INSTITUTIONNEL ET
DEVALUATION DES
PERFORMANCES

MEF/BUDIEP AVRIL 2014

Le Ministre de lEconomie et des Finances (MEF), conformment aux

dispositions du dcret N2013-104/PRES/PM/SGGCM du 07 mars 2013 portant
attributions des membres du Gouvernement, est charg de la mise en uvre,
du suivi et de lvaluation de la politique du Gouvernement en matire
dconomie, de finances publiques, de planification stratgique et de
prospective.
Dans le but de prendre en charge de faon efficace les dfis lis ses missions,
le MEF sest fix comme vision dtre une administration moderne,
transparente, efficace et solidaire.
Dans le cadre de la modernisation de son administration, le MEF sest engag
dans un processus de mise en place de mthodes et doutils de travail laune
des standards et normes internationaux, dans loptique dassurer avec
professionnalisme, rigueur et diligence ses missions.
Au nombre des mthodes et outils mis en place, lon peut noter le dispositif de
suivi des dlais de traitement des dossiers et des instances dont
loprationnalisation devait permettre dassurer le respect des dlais dans le
traitement des dossiers au sein des structures.
Le prsent rapport qui prsente le bilan de loprationnalisation du dispositif au
sein des structures sarticule autour de quatre points : (i
(i) Diagnostic de
lexistence du systme de dtermination des dlais de traitement des dossiers
au sein des structures ; (ii
(ii)) suivi du respect des dlais de traitement des
dossiers ; (iii
(iii)) difficults rencontrs dans loprationnalisation du dispositif ; (iv)
(iv)
recommandations pour le respect des dlais de traitement des dossiers.
I- Diagnostic de lexistence du systme de dtermination des dlais de
traitement des dossiers au sein des structures
Lamlioration de la qualit des prestations du MEF implique que les services
fournis le soient dans les dlais en vue dassurer la satisfaction des besoins et
attentes de ses clients. Pour ce faire, il est ncessaire pour chaque structure du
MEF de disposer dun rfrentiel de dlais de traitement des dossiers en
adquation avec la nature et ltendue de ses missions.
Cest dans ce sens, qu travers les lettres de missions 2011, 2012 et 2013,
instruction a t donne toutes les structures du MEF dlaborer, chacune en
ce qui la concerne, un rfrentiel de dlais de traitement des dossiers.
Lanalyse diagnostique fait ressortir que sur les 31 structures que compte le
MEF, seulement 14 structures (45%) disposent dun mcanisme de dlai de
traitement des dossiers.
Toutefois, le diagnostic des outils existant au sein des structures fait ressortir
trois (03) cas figure :
1er cas de figure : 39% des structures disposent dun rfrentiel de
dlais de traitement des dossiers.
Lexistence au sein de ces structures de rfrentiels de dlais de traitement des
dossiers prsente lavantage de rduire les dlais de traitement des dossiers
dans la mesure o les dlais fixs sont perus comme des normes
communment admises par tous les acteurs impliqus dans le traitement des
dossiers au sein de la structure. En outre, ces rfrentiels prsentent lavantage
de fournir une base objective en matire dvaluation des performances des
structures et des diffrents acteurs de la chaine de traitement des dossiers.
2

2me cas de figure : 6% des structures disposent dun systme formel de

fixation discrtionnaire de dlai de traitement des dossiers
Pour ces structures, le systme de fixation de dlai de traitement des dossiers
est qualifi de discrtionnaire dans la mesure o les dlais imputs au
traitement de chaque dossier nest pas prdfinis mais plutt suivant la
discrtion du suprieur qui impute le dossier. A contrario des rfrentiels de
dlai de traitement, ce mcanisme de fixation des dlais de traitement des
dossiers a pour inconvnient dentrainer le retard dans la prise en charge des
dossiers en ce sens que lesdits dlais fixs ne sont pas communment admises
par tous acteurs intervenant dans la chaine de traitement (non adhsion
ventuelle de certains acteurs en charge du dossier). Aussi, le dlai imput pour
le traitement du dossier peut se rvler trop court ou trop long dans la mesure
o sa dtermination nest tributaire daucune rfrence technique inhrente la
nature ou ltendue du dossier. Cette situation a pour consquence dimpacter
sur la qualit du dossier trait.
Par ailleurs, le systme discrtionnaire de fixation des dlais ne permet pas
dassurer une valuation objective de la performance de la structure et des
acteurs de la chaine de traitement des dossiers.
3me cas de figure : 55% des structures ont un systme informel de
fixation des dlais de traitement des dossiers.

Tableau rcapitulatif des systmes de dtermination des dlais de

traitement des dossiers au sein des structures
N STRUCTURES Existence
Existence de
Absence de

de
systme formel
systme de
rfrentiel de fixation
fixation des
de dlais
discrtionnaire
dlais
de dlais
1 DGCMEF
2 DRH
3 DGAT-AD
4 DMP
5 DGSI
6 CNPE
7 DAF
8 DGB
9 STN/SCADD
1 CENTIF
0
1 DEP
1
1 DGEP
2
1 DGTCP
3
1 DGI
4
1 DGD
5
1 CASPF
6
1 DGAIE
7
1 DCPM
8
1 BUDIEP
9
2 FAARF
0
2 FBDES
1
2 INSD
2
2 DGCOOP
3
2 CNLF
4
2 ENAREF
5
2 DAD
6
2

2 SP/PMF
7
2 IGF
8
2 SP/ITIE
9
3 ST-CPBPE
0
3 SG
1
Ratio

39%

6%

55%

II- Suivi du respect des dlais de traitement des dossiers

Lexistence de rfrentiels de dlais de traitement des dossiers en elle mme ne
suffit pas pour assurer le respect des dlais prdfinis pour le traitement des
dossiers. Celle-ci doit tre soutenue par lexistence de cadres formels de suivi du
respect des dlais assortie de la production des rapports priodiques de suivi du
respect des dlais prdfinis par les rfrentiels.
Le bilan fait ressortir au 31 dcembre 2013, les situations suivantes :
1. 13% des structures disposent dun cadre formel de suivi du respect des
dlais de traitement des dossiers et produisent des rapports priodiques
de suivi ;
2. 16% des structures nont pas formalis leur cadre de suivi du respect des
dlais mais produisent les rapports priodiques de suivi du respect des
dlais ;
3. 3% des structures disposent dun cadre formel mais ne produisent pas de
rapports priodiques de suivi ;
4. 68% des structures ne disposent pas de cadre formel et ne produisent pas
non plus de rapports priodiques de suivi.

Tableau rcapitulatif des cadres de suivi du respect des dlais de

traitement des dossiers
N

1
2
3
4
5
6
7
8

STRUCTUR
ES

DGCMEF
DRH
DGAT-AD
DMP
DGSI
CNPE
DAF
DGB
STN/SCAD
9
D
1
0 CENTIF
1
1 DEP
1
2 DGEP
1
3 DGTCP
1
4 DGI
1
5 DGD
1
6 CASPF
1
7 DGAIE
1
8 DCPM
1
9 BUDIEP
2
0 FAARF
2
1 FBDES
2
2 INSD
2
3 DGCOOP
2
4 CNLF
2
5 ENAREF
2 DAD

existen
absence du existence
ce du
cadre
du rapport
cadre
formel
de suivi
formel
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
x
X
X
X
X
X

absence du
rapport de
suivi

X
X

X
X

X
X

X
X
2

6
2
7
2
8
2
9
3
0
3
1

SP/PMF

IGF

SP/ITIE

ST-CPBPE

SG

III-difficults rencontres dans loprationnalisation du mcanisme des

dlais de traitement des dossiers
Loprationnalisation du dispositif de suivi des dlais de traitement des dossiers
a t maille par un certain nombre de difficults.
En effet, au niveau des structures qui ont pu rendre oprationnel leur dispositif,
il ressort que les retards connus dans la prise en charge de certains dossiers
sont tributaires de limplication dautres structures dans la chaine de traitement
desdits dossiers.
Aussi, les dlestages rcurrents (pour les structures qui nont pas relais) et
linstabilit du rseau internet ont pour consquences, le non respect des dlais
pour le traitement de certains dossiers.
La non appropriation des rfrentiels par certains acteurs de la chaine de
traitement des dossiers ont pour effet le non respect par ignorance ou par non
adhsion des dlais attachs au traitement de certains dossiers.
IV- Recommandations visant assurer le respect et lamlioration des
dlais de traitement des dossiers
Dans le but dassurer le respect et la rduction des dlais de traitement des
dossiers le prsent rapport, au regard de lanalyse diagnostique ci-dessus,
recommande les mesures ci-aprs :
Mesure 1 : Mettre en place un observatoire des dlais de traitement
des dossiers
Lamlioration et le respect des dlais de traitement par tous les acteurs
impliqus dans linstruction dun dossier constituent un enjeu majeur pour la
performance du MEF qui se veut une administration moderne et efficace.
Dans ce sens, lobservatoire qui sera cr au sein du MEF, aura pour missions
dvaluer le respect des dlais par tous les acteurs tout en faisant des
propositions de modernisation et de simplification des procdures
administratives visant amliorer les dlais de traitement des dossiers au sein
du MEF. Loprationnalisation de lobservatoire contribuera la rduction
2

effective des dlais de traitement ainsi que la suppression des dlais cachs par
des lourdeurs administratives et rglementaires, la grande satisfaction des
clients du MEF.
Mesure 2 : Assurer lappui technique des structures pour llaboration
de leurs rfrentiels de dlais de traitement des dossiers
Lanalyse diagnostique a rvl que 84% des structures nont pas formalis
leurs dispositifs de suivi des dlais de traitement des dossiers. Il sagit travers
cette mesure, de leur fournir lassistance technique ncessaire : (i
(i)
llaboration dun rfrentiel de dlais de traitement des dossiers ; (ii
(ii)) la mise
en place dun cadre de suivi du respect des dlais de traitement des dossiers un
dispositif ; (iii
(iii)) la production des rapports de suivi du respect des dlais de
traitement des dossiers.
Dans ce sens, lassistance technique se traduira par la production des outils
doprationnalisation du systme de suivi des dlais de traitement des dossiers
tels que le guide dlaboration des rfrentiels de dlais de traitement des
dossiers, le canevas type de rfrentiel des dlais et le canevas type de rapport
de suivi du respect des dlais.
Mesure 3 : Elaborer des rfrentiels caractre transversal pour les
missions impliquant plusieurs structures
Certaines missions impliquant plusieurs structures sont souvent confrontes
des retards dans leur prise en charge. Pour rsoudre cette difficult, il est
important dlaborer rfrentiels caractre transversal faisant ressortir le dlai
imparti chaque structure pour linstruction de la mission lui impute. Cela
prsente lavantage de responsabiliser davantage chaque acteur et dassurer
une valuation efficace du respect des dlais de traitement des dossiers.
Mesure 4 : Limplmentation des rfrentiels des dlais de traitement
des dossiers dans le logiciel de gestion du courrier KIRA.
Le dveloppement dun module rfrentiel des dlais de traitement des
dossiers dans le logiciel de gestion du courrier KIRA permettra dassurer avec
efficacit le suivi des dlais de traitement des dossiers. A ce niveau, la DGSI qui
a entrepris des tests pour son rfrentiel constituera la structure pilote. Ds lors
que ces tests seront concluants, elle procdera alors au dploiement du module
dans toutes les structures du MEF.