SESIN 5

ADMINISTRACION
DEL TIEMPO
FORMATO DGEST/PNT/ADT11

PROGRAMA INSTITUCIONAL DE TUTORIAS

AGOSTO - DICIEMBRE DOS MIL DOCE

La administracin del tiempo no es la habilidad de

exprimirle ms horas al da, tampoco es triplicarse
a uno mismo para poder hacer mas cosas, de
hecho, no tiene nada que ver con hacer mas
cosas; se trata mas bien de concretar lo que es
ms importante.

El tiempo
es finito,
escaso, avanza
sin piedad y nos
limita en
mltiples
aspectos
de la vida

Administrar el tiempo realmente significa

administrarnos nosotros mismos, de tal manera
que podamos optimizar el tiempo que tenemos.
Significa conducir nuestros asuntos dentro del
tiempo disponible para que podamos lograr
resultados mas eficaces.
Beneficios:
Nos gua hacia objetivos y metas
Evita el estrs
Facilita la obtencin de resultados
eficientes y eficaces
Organiza mejor el trabajo y las
actividades

Prioridades
a.- IMPRESCINDIBLE DE HACERSE: actividades
decisivas. Algunas de ellas estarn en esta
categora debido a rdenes administrativas,
requerimientos de clientes importantes, tiempo
lmite significativo, u oportunidades de xito o
desarrollo.
B.- DEBE HACERSE: actividades de valor medio;
pueden contribuir a mejorar el desempeo pero no
son tan esenciales o no requieren de un tiempo
lmite.
C.- DESEABLE DE HACER: categora de menor valor.
Al incluir actividades tan solo interesantes o
divertidas, podran eliminarse, posponerse o
realizarse en periodos de poca presin.

Lo urgente y lo importante
URGENTE

Lo que hay que hacer ya, que es

vital en ese momento

IMPORTANTE

Lo que contribuyen a realizar la

misin personal

NO URGENTE

Que se pueden dejar para despus

NO
IMPORTANTE

Que no estn ligadas

estrechamente con las metas
planeadas en un principio

VER VIDEO : VIVIENDO EN EL CUADRANTE 2

URGENTE

NO URGENTE

IMPORTANTE

CRISIS, PRESION,
PROYECOS CON
FECHAS LIMITES,
PROBLEMAS DE
SEGURIDAD

PLANIFICACION,
VISION, VALORES,
PREVENCION DE
CRISIS, PREPARACION,
RECREACION
VERDADERA.

NO IMPORTANTE

INTERRUPCIONES,
ALGUNAS REUNIONES
IMPREVISTAS, VISITAS
INESPERADAS

ACTIVIDADES DE
EVASIN,
TRIVIALIDADES,
PERDIDAS DE
TIEMPO, RETRABAJOS

DESPERDICIADORES DE TIEMPO
Los DDT se dividen en EXTERNOS, cuando
son provocados por otras personas o
situaciones:
excesivo flujo de
papeles, telfono,
visitantes,
reuniones, fallas de
comunicacin,
polticas y
procedimientos,
informacin
(falta/exceso).

DESPERDICIADORES DE TIEMPO
Y los DDT INTERNOS si son
provocados por nosotros mismos:
falta de planificacin,
falta de prioridades,
objetivos no claros,
dejar cosas para
despus, intentar hacer
muchas cosas a la vez,
falta de autodisciplina,
falta de habilidad y
conocimientos.

DESPERDICIADORES DE
TIEMPO

Es cualquier cosa que impida que un

Ingeniero alcance sus objetivos de la
manera mas efectiva posible.

Ejercicio
Haz dos listas identificando tus propios enemigos del tiempo
destacando los cinco principales. Jerarquiza por orden de
peligrosidad. 1= poca gravedad, 5 mxima gravedad.
Haz una de los enemigos externos y otra de los enemigos
internos
Enlista despus las posibles soluciones para ellos.
Mis
Posibles
Mis
Posibles
Enemigos
soluciones
Enemigos
soluciones
externos
internos
1
2
3
4
5

Posibles
soluciones

Antes de llamar, planifica la conversacin.

Filtra y agrupa las llamadas para dedicar un
tiempo especifico a todas ellas.
Busca excusas para cortar las conversaciones
innecesarias.
Durante las conversaciones, ve directo al grano y
permanece en el.

 No revises una y otra vez en nombre de la

perfeccin, cuando los beneficios son pocos o
inexistentes.
Elimina palabras, frases y prrafos innecesarios.
Al escribir usa palabras sencillas.
Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos.
Piensa antes de escribir,
planea
lo
que
quieres
expresar.
Usa el reverso de una carta o
memo
como
copia
de
respuestas usando el papel
carbn, elimina documentos
y queda todo registrado en
la misma hoja.

 Prev
un
tiempo
diario
para
visitantes
inesperados e interrupciones.
No permitas que ciertos visitantes inesperados
tomen asiento, atindelos fuera de tu oficina
No contribuyas a conversaciones innecesarias
Aprende a decir NO especialmente cuando te
preguntan tienes un minuto?

El Beneficio de la Planeacin

El Beneficio de la Planeacin
Principio de PARETO
Wilfredo Pareto, socilogo y economista del
siglo XIX postul la teora que origin el
principio 80-20 el cual dice que un 80% de
los resultados se obtienen con un 20% del
tiempo empleado.
Necesitamos identificar cual 20% de nuestro
tiempo es puesto en el uso mas constructivo
y cual es usado en tareas menos productivas.
Para hacer esto tenemos que analizar hacia
donde dirigimos nuestro tiempo.

Eficiencia Vs.

Efectividad
Eficiencia es hacer las cosas rpidamente, o
hacer bien las cosas.
Efectividad es hacer las cosas correctas. En
nuestras vidas es mucho mas valioso lograr
efectividad que eficiencia.
En otras palabras la eficiencia busca lograr
resultados va derecho al objetivo. La
efectividad engloba a la eficiencia, ya que la
efectividad es un equilibrio entre lograr los
resultados deseados y hacer sostenible en el
tiempo esos resultados

 Cada hora empleada en planear, ahorrar 3 o 4 horas

mas a la hora de la ejecucin, aparte de que los
resultados sern mejores.
Iniciar cada jornada con un
plan a realizar de inmediato y
preguntndose Qu es lo
que tengo que y quiero
hacer hoy? si se escribe en
una lista de pendientes y se
jerarquiza,
se
manejar
mejor.
Cuidar mas la efectividad que
la
eficiencia.
En
otras
palabras, evitar la realizacin
demasiado correcta de tareas
que no son la que se tienen
que hacer.

 Tener su oficina, habitacin o escritorio bien ordenado, es

como tener su barco dispuesto para la accin.
Uno tiene que tener claridad acerca del propsito, de los
fines y objetivos del trabajo. Entonces, la situacin le dir
cuales son las prioridad en trminos de importancia y
urgencia cosas que no son necesariamente lo mismo.
Asegurar la buena comunicacin dentro de la institucin. Se
ahorra mucho tiempo cuando prevalecen la claridad, la
concisin de los mensajes y la retroalimentacin o feedback.

Concentrarse en las oportunidades, antes que en

los problemas , estos dejan pasar de largo las
oportunidades.