CIRCULAR EXTERNA No.

Bogot D.C.
Para:

RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: PERSONAS

JURDICAS DE NATURALEZA PRIVADA

Asunto:

Adicionar el Captulo Segundo en el Ttulo V de la Circular nica de la

Superintendencia de Industria y Comercio

1. Objeto
Impartir instrucciones a los Responsables del Tratamiento de datos personales, personas jurdicas
de naturaleza privada, para efectos de realizar la inscripcin de sus bases de datos en el Registro
Nacional de Bases de Datos - RNBD.
2. Fundamento legal

El artculo 21 de la Ley 1581 de 2012, Rgimen General de Proteccin de Datos Personales,

establece las funciones a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio, entre las que se
encuentran Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la
adecuacin de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento
a las disposiciones previstas en la presente ley y Administrar el Registro Nacional Pblico de Bases
de Datos y emitir las rdenes y los actos necesarios para su administracin y funcionamiento.
El artculo 25 de la Ley 1581 de 2012 cre el Registro Nacional de Bases de Datos, el cual define
como el directorio pblico de las bases de datos personales sujetas a Tratamiento que operan en el
pas y dispuso que sea administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
El Decreto 886 de 2014 reglament el artculo 25 de la Ley 1581 de 2012 y estableci la informacin
mnima que debe contener el Registro, as como los trminos y condiciones de inscripcin. En
particular, en el artculo 5 el citado decreto seal que (l)a Superintendencia de Industria y
Comercio, como autoridad de proteccin de datos personales, podr establecer dentro del Registro
Nacional de Bases de Datos informacin adicional a la mnima prevista en este artculo, acorde con
las facultades que le atribuy la Ley 1581 de 2012 en el literal h) del artculo 21. As mismo, en el
artculo 13 dispuso que (l)a Superintendencia de Industria y Comercio establecer el procedimiento
de inscripcin en el Registro Nacional de Bases de Datos que debern cumplir los Responsables del
Tratamiento, previa validacin de su identidad, de acuerdo con lo que para el efecto establezca esa
entidad.
Por lo expuesto, se hace necesario establecer la informacin adicional que contendr el Registro
Nacional de Bases de datos y el procedimiento de inscripcin para que los Responsables del
Tratamiento de datos personales, personas jurdicas de naturaleza privada, cumplan con este deber
legal.

Sede Centro: Carrera 13 No. 27-00 pisos 1, 3, 5, 7 y 10 PBX: (571) 5870000

Call Center (571) 592 04 00. Lnea gratuita Nacional 01800-910165
Web: www.sic.gov.co e-mail: contactenos@sic.gov.co
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3. Instructivo
Adicionar el Captulo Segundo sobre el Registro Nacional de Bases de Datos - RNBD al Ttulo V de
la Circular nica, el cual quedar as:
CAPTULO SEGUNDO: REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS - RNBD
2.1

Informacin adicional que deber inscribirse en el Registro Nacional de Bases de Datos

- RNBD

Los Responsables del Tratamiento, personas jurdicas de naturaleza privada, deben inscribir en el
Registro Nacional de Bases de Datos RNBD - la siguiente informacin, adems de la establecida
mediante el Decreto 886 de 2014.
a) Informacin almacenada en la base de datos. Corresponde a la descripcin de los tipos
de datos personales almacenados en cada base de datos, los cuales se encontrarn
agrupados por categoras y subcategoras de acuerdo con su naturaleza.
b) Medidas de seguridad de la informacin. Es la descripcin de los controles
implementados por el Responsable del Tratamiento para garantizar la seguridad de las
bases de datos que est registrando, de acuerdo con las preguntas dispuestas para el
efecto en el RNBD.
c) Procedencia de los datos personales. La procedencia de los datos se refiere a si stos
son entregados directamente por el Titular de la informacin o por terceros y si se cuenta
con la autorizacin para el tratamiento o existe una causal de exoneracin, de acuerdo con
lo establecido en el artculo 10 de la Ley 1581 de 2012.
d) Transferencia internacional de datos personales. La informacin relacionada con la
Transferencia internacional de datos personales comprende la identificacin del destinatario
como Responsable del Tratamiento, el pas en el que ste se encuentra ubicado y si la
operacin est cobijada por una declaracin de conformidad emitida por la Delegatura para
la Proteccin de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio o por una
causal de excepcin en los trminos sealados en el artculo 26 de la Ley 1581 de 2012.
e) Transmisin internacional de datos personales. La informacin relacionada con la
Transmisin internacional de datos comprende la identificacin del destinatario como
Encargado del Tratamiento, el pas en el que ste se encuentra ubicado, si se tiene un
contrato de transmisin de datos en los trminos sealados en el artculo 25 del Decreto
1377 de 2013 o si la operacin est cobijada por una declaracin de conformidad emitida
por la Delegatura para la Proteccin de Datos Personales de la Superintendencia de
Industria y Comercio.
f) Cesin de la base de datos. La informacin relacionada con la cesin de datos incluye la
identificacin del cesionario, quien se considerar Responsable del Tratamiento de la base
de datos cedida a partir del momento en que se perfeccione la cesin.

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g) Reporte de novedades. Una vez finalizada la inscripcin de la base de datos en el RNBD,

se reportarn como novedades los reclamos presentados por los Titulares y los incidentes
de seguridad que afecten la base de datos, de acuerdo con las siguientes reglas:
(i) Reclamos presentados por los Titulares. Corresponde a la informacin de los
reclamos presentados por los Titulares ante el Responsable y/o el Encargado del
Tratamiento, segn sea el caso, dentro de un semestre calendario (enero junio y julio
diciembre), de acuerdo con la tipologa establecida en el RNBD para ello. La
informacin reportada deber ser el resultado de consolidar los reclamos presentados
por los Titulares ante el Responsable y el (los) Encargado (s) del Tratamiento.
(ii) Incidentes de seguridad. Se refiere a la violacin de los cdigos de seguridad o la
prdida, robo y/o acceso no autorizado de informacin de una base de datos
administrada por el Responsable del Tratamiento o por su Encargado, que debern
reportarse al RNBD dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes al momento en que
se detecten.
2.2

Procedimiento de inscripcin en el Registro Nacional de Bases de Datos - RNBD

Los Responsables del Tratamiento de datos personales: personas jurdicas de naturaleza privada,
debern inscribir sus bases de datos en el RNBD, de acuerdo con las instrucciones contenidas en el
Manual del Usuario del Registro Nacional de Bases de Datos - RNBD publicado en el sitio Web de
la Superintendencia de Industria y Comercio, www.sic.gov.co.
La inscripcin se realizar en lnea a partir del 16 de marzo de 2015, dentro de los plazos previstos
con el fin de facilitar dicho trmite y sealados a continuacin, sin perjuicio de que se realice en
cualquier momento y hasta antes del vencimiento del plazo de inscripcin, dispuesto en el artculo 12
del Decreto 886 de 2014.
LTIMOS DGITOS NIT

De 00 a 24
De 25 a 49
De 50 a 74
De 75 a 99

PLAZO

Del 16/03/2015 a 12/06/2015

Del 16/06/2015 a 11/09/2015
Del 14/09/2015 a 11/12/2015
Del 14/12/2015 a 16/03/2016

A cada base de datos se le asignar un nmero de radicado, una vez se finalice el procedimiento de
inscripcin.
La informacin inscrita en el RNBD estar sujeta a verificacin de esta Superintendencia.
2.3

Actualizacin de la informacin contenida en el Registro Nacional de Bases de Datos RNBD

Los Responsables del Tratamiento de datos personales, personas jurdicas de naturaleza privada,
debern actualizar anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo, a partir de 2017, la informacin
Sede Centro: Carrera 13 No. 27-00 pisos 1, 3, 5, 7 y 10 PBX: (571) 5870000
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de las base de datos registradas. Cuando haya cambios sustanciales lo harn dentro de los diez (10)
das hbiles siguientes.
Son cambios sustanciales los que se relacionen con la finalidad de la base de datos, el Encargado
del Tratamiento, los canales de atencin al Titular, la informacin contenida en las bases de datos,
las medidas de seguridad de la informacin implementadas, la Poltica de Tratamiento de la
Informacin, la transferencia y transmisin internacional de datos personales y la cesin de las
bases de datos.
Adicionalmente, dentro de los quince (15) primeros das hbiles de los meses de febrero y agosto de
cada ao, a partir de su inscripcin, los Responsables del Tratamiento deben actualizar la
informacin de los reclamos presentados por los titulares.
4. Vigencia
La presente circular externa entra a regir a partir de la fecha de su publicacin en el Diario Oficial.
Atentamente,

PABLO FELIPE ROBLEDO DEL CASTILLO

Superintendente de Industria y Comercio
Elabor: Mara C. Caviedes, Pablo Malagn y Aida Hurtado
Revis: Carlos Salazar, Juliett Muoz y Dora Caro
Aprob: Jos Alejandro Bermdez

Sede Centro: Carrera 13 No. 27-00 pisos 1, 3, 5, 7 y 10 PBX: (571) 5870000

Call Center (571) 592 04 00. Lnea gratuita Nacional 01800-910165
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