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GESTIÓN DE
PROYECTOS INFORMATICOS.
INTRODUCCIÓN:
Generalmente las personas perciben a la informática como una ciencia capaz de hacer castillos sobre el aire, y que
todas sus ideas se podrán representar en un desarrollo de Software determinado, pero al darse cuenta que los
ideales concebidos por ellos tienen un costo e involucran una serie de acciones resultan cambiando de opinión, es
por ello que los proyectos en el área de informática son mas complejos, ya que lo que se entregara es intangible,
causando desilusiones si las partes no entendieron exactamente que es lo que necesita cada una de ellas.
En la correcta definición de las necesidades del cliente, así como la respectiva documentación de estas necesidades
y los respectivos entregables que recibirá el antes mencionado es donde radica el éxito o fracaso de un proyecto de
informática. Al tener bien definidas las dimensiones de las necesidades y entregables de el cliente, los costes del
proyectos serán mas certeros (siempre y cuando no surjan cambios en el transcurso del proceso) y los tiempos de
entrega serán exactos.
A lo largo de este documento se describirán tres grandes áreas que componen la administración de proyectos en el
área informática, tales como:
1. Dimensión 1: Gestión de Proyectos.
2. Dimensión 2: Aspectos técnicos.
3. Dimensión 3: Alineamiento con el Negocio.
Cada una de las dimensiones antes mencionadas son parte integrales y entre lazadas entre si, ya que no se pueden
obviar ninguna de ellas porque pueden provocar un fracaso en el desarrollo correcto del proyecto.
Existen herramientas que son muy útiles en la administración tales como Microsoft Project, Mindjet MindManager,
Visio, pero primordialmente son los diagramas de Gantt y Pert que permiten monitorear la trayectoria y desempeño
del proyecto.
Este documento es complemento a publicaciones previas que he realizado por lo cual se citan los mismo por la
relación existente entre si. Dichos documentos se encuentran publicados bajos los nombres de:
Metodología para selección sistemas empresariales y su implementación.
aspectos para auditorías de sistemas de información y tecnologías informáticas e implementación de
estándares de seguridad informática.
Dimensión 1:
Gestión de proyectos.
D1.1.-) Gestión de partes Interesadas:
Como es conocido en un proyecto existen como mínimo dos partes, la parte
interesada o contratante y la parte ejecutora. Es por ello que la gestión de partes
interesadas es vital para el proyecto porque definir un Gerente de Proyecto por
parte del cliente, sus funciones y atribuciones es muy importante. Ser gerente de
proyecto es un trabajo de tiempo completo, ya que debe de administrar los
recursos del lado del cliente, tales como: personal a colaborar en el mismo, tiempos
ordinarios, tiempos extras, para realizar las tareas asignadas al cliente, así como la
compra de productos o servicios complementarios que sean requeridos para la
correcta ejecución del proyecto.
De igual manera de la parte ejecutora del proyecto es necesario contar con un
Gerente de Proyecto que será el responsable de administrar los recursos antes
mencionados (Tal como se mencionan para el cliente sin llevar a cabo los gestiones
dentro del cliente) la gran diferencia radica en la administración del recurso
técnico que ejecuta el proyecto, debido a la variedad de recursos multidisciplinarios
que se cuentan por parte de los consultores de la empresa ejecutora.
También se debe de delinear las métricas de medición del avance, para lo cual se
utilizan las actividades a realizar en el proyecto por cada parte, las cuales están
incorporadas en el Gantt o Pert del proyecto respectivo.
Es por ello que se recomienda que las empresas tengan definidos sus procesos, en
plantillas uniformes, de preferencias con plantillas de procesos de ISO 9000 para
poder tener un estándar de la información descrita en los procesos. Es
comprensible que en las empresas existan muchos procesos, y que exista
resistencia a querer documentar los procesos por parte de los empleados, ya que
esto en algunas culturas les genera temores indebidos.
Tomar nota importante que es más riesgosa que todas las modalidades porque los
imprevistos pueden ser mayores y no llegar a punto de equilibrio y traspasar al
punto de perdida.
Proyectos por Hora de servicios: Modalidad que al igual que la anterior toma como
base el levantado de requerimientos con el cliente y su respectiva validación. La
diferencia radica en que las horas de servicios, las adquisición de productos o
servicios esta abierta a los requerimientos del proyecto, e inclusive si salen
requerimientos extras se pueden negociar anticipadamente, e incorporar al coste
del proyecto. Otra diferencia radica en la flexibilidad de cambios al proyecto según
requerimientos del cliente.
Este tipo de seguimiento es importante de realizarse por lo menos cada quince días
para tener un monitoreo del respectivo avance, tener al tanto al comité del
proyecto para que se pueda conocer la trayectoria del mismo y poder tomar las
decisiones pertinentes a las circunstancias.
Las minutas deben ser circuladas a todos los involucrados y tomar nota que se
debe proporcionar un tiempo prudente de correcciones a las mismas.
Los antes indicados son temas o riesgos directos al proyecto, pero no debemos de
olvidar temas de seguridad de la información que se esta manejando en el proyecto,
por lo cual es recomendable tener claro el panorama de la situación interna de
seguridad de la empresa para proteger aspectos como:
9 Vulnerabilidad física
9 Vulnerabilidad natural
9 Vulnerabilidad del hardware y del software
9 Vulnerabilidad de los medios o dispositivos
9 Vulnerabilidad por emanación
9 Vulnerabilidad de las comunicaciones
9 Vulnerabilidad humana
Tipos de amenazas:
9 Intercepción
9 Modificación
9 Interrupción
9 Generación
9 Amenazas naturales o físicas
9 Amenazas involuntarias
9 Amenazas intencionadas
Este tipo de infraestructura física y lógica debe estar prevista en el plan de trabajo
del proyecto, debido a que se deben de evaluar las necesidades y proceder a
realizar los planes de contratación de servicios antes mencionados y utilizar el
Software de acceso remoto para poder así optimizar los anchos de banda,
recordemos que estos enlaces generalmente se utilizan para mas de un servicio,
tales como:
9 Voz sobre IP.
9 Correo electrónico.
9 Salida de Internet.
9 VPN.
9 Traslado de Archivos en la Intranet.
9 Etc.
De ser necesarios instalar enlaces se deber de catalogar como una ruta critica por
la dependencia de terceros y posibles incumplimientos.
Recordemos que las negociaciones son Gana-Gana por lo cual un contrato que tiene
amonestaciones también debe tener premios por diversas situaciones. Es allí
donde se debe negociar un contrato que satisfaga a ambas partes.
Como observaran son muchos los aspectos a contemplar en este tipo de procesos
por lo cual es muy importante contar con la accesoria del caso para que el proceso
no se vea perjudicado en algún momento.
¿Por qué esta importancia, cada vez mayor, al recurso humano? Nos encontramos
en un ambiente en el que las tecnologías, los mercados, los productos... cambian
muy rápidamente; en un ambiente en el que la innovación y la actividad centrada en
el cliente son dos de las principales armas estratégicas de que disponen las
empresas. Y son las personas que conforman la organización las que van a innovar
y las que van a conseguir que los clientes estén o no satisfechos.
El error humano es común, por múltiples temas, por lo cual debemos de tener en
cuenta que el capital humano puede generar situaciones que afecten el correcto
desempeño del proyecto.
Los proyectos que manejan y presupuestan incentivos a los mejores empleados que
colaboran con el mismo, son beneficiados en gran medida. Es conveniente hacer
eventos para publicar el buen desempeño del personal y los grandes avances del
proyecto.
Como ustedes saben este tipo de sistemas son parametrizados según los procesos
y necesidades de la organización, por lo cual es muy importante dejar
documentadas las configuraciones que se le da al sistema, muy especialmente si se
generan desarrollos complementarios al sistema ya existente.
Dimensión 2:
Aspectos Técnicos.
D2.1.-) Definición de Requerimientos.
Como mencionamos antes este tema es fundamental en la estructuración del proyecto, es
por ello que se le dedica tanta atención, ya que en ellos radica la magnitud del compromiso,
las horas de trabajo, los recursos necesarios, por ende el costo total del proyecto,
Para este efecto es conveniente realizar una matriz de requerimientos versus compromisos
de entrega, además de colocar el nivel de prioridad por medio de una valoración que permita
determinar la importancia.
Suena complejo, pero es mas sencillo de lo que se imaginan si existe un entendimiento claro
de lo que el cliente requiere y el consultor de área funcional puede hacer un punto de
validación de la ejecución del requerimiento e indicar que si se puede cumplir.
Como ven los temas antes indicados son únicamente los que ha requerido el cliente o parte
contratante, por lo cual no se han contemplado las factibilidades de lo requerido versus las
capacidades del sistema a implementar.
En este tema es valido citar tecnologías y su respectiva compatibilidad, (hago la salvedad que
mi tendencia laboral es sobre herramientas Microsoft por lo que se mencionan los ejemplos)
por ejemplo tener entornos donde existen sistemas Unix SCO con dominios MS 2003 es
factible su co existencia, pero se deben contemplar los emuladores de terminales que corran
sobre las plataformas dominantes.
También se deben de proyectar los crecimientos a futuro para que en la integración sean
contemplados y no quedaren un nivel límite muy bajo y generar posibles problemas en un
futuro.
Integrar como la palabra misma indica, significa buscar las mejores alternativas y
compatibilidad de herramientas que generen una solución para la empresa.
Como ven todo esta entrelazado y es vital un tema con el otro, es por ello que al inicio del
presente documento cito otros manuscritos que he elaborado que son complementarios para
el desarrollo de un proyecto de informática.
D2.3.-) Validación.
El proceso de validación es relativo a las dimensiones del proyecto. En los casos que un
proyecto es muy grande se recomienda realizar Fases o etapas del mismo para poder
realizar la validación de los trabajos realizados de una forma más exacta.
Es recomendable realizar una plantilla o formulario para entregar, con el cual quedara
constancia de que la persona que los requirió los revisa y recibe a entera satisfacción. El
formulario también deberá tener un área de observaciones para que si no esta satisfecho la
persona que recibe se puedan hacer las anotaciones del caso y las correcciones respectivas.
El proceso de validación es mas bien una disciplina documental que a muchas personas no
agrada, pero es elemental para este tipo de procesos de implementación.
Es por ello que este tema se debe contemplar en el CASE antes mencionado, para preveer
como se estructurará la administración de las plataformas, las herramientas de monitoreo
que se utilizaran, la definición de funciones o atribuciones del puesto que será responsable
de esta o estas actividades, porque cabe mencionar que esta es una labor que requiere mas
de una persona, lo cual implica temas como capacitación, y duplicidad de conocimientos.
Los planes de contingencia para son vitales en esta parte, por lo que deben estar
documentados y probados de forma anticipada en escenarios previstos en las contingencias.
Anteriormente se habla de ITIL y COBIT que son metodologías que se relacionan con este
tema directamente.
ITIL es la metodología de Service Desk para garantizar el servicio continuo y documentar las
fallas y soluciones, así como el control de cambios del caso. Es por ello que es vital
contemplar esta parte en la administración del proyecto.
COBIT vela por las buenas prácticas administrativas y de seguridad de la información, por lo
cual se complementan en relación a la administración de plataformas tecnológicas.
⇒ Personal administrativo o súper usuarios que serán capaces de dar soporte a las
aplicaciones según el nivel de escalabilidad al que fueron capacitados para ser soporte de
primer nivel y/o ejecutar tareas de administración de sistema de baja jerarquía.
⇒ Personal técnico del área de TI que será capaz de brindar soporte de nivel mediano o alto, en
quien recaerá las responsabilidades del sistema y su correcto mantenimiento preventivo y/o
correctivo.
Esto resume que las tendencias de administración de plataformas en informática hoy en día
son delgadas según el rol de la persona que puede aportar conocimiento.
⇒ El diseño del proyecto no fue revisado adecuadamente por el cliente y se encuentran en una
disyuntiva entre lo que el pensaba que recibiría y lo que tiene planeado en las actividades del
proyecto. Es por ello que se hace énfasis en la correcta revisión de la matriz de
requerimientos para el que ambas partes estén completamente satisfechas.
⇒ La otra razón para hacer cambios en la solución planteada esta relacionada a circunstancias
relacionadas al entorno económico o político, lo cual puede hacer que una empresa realice
cambios radicales en plan estratégico, por ende en el proyecto. Es por ello que se debe de
contemplar en la parte contractual este tipo de situaciones para que se puedan re definir los
proyectos.
Es factible este tipo de situaciones que provocan inconformidad entre las partes, por lo cual
se debe estar claros que se deber de realizar un alto total en el proyecto, realizar una
evolución nuevamente (esta debe ser como la evaluación inicial en la que se diagnostico la
situación antes del inicio del proyecto, pero en esta ocasión se reflejara los cambios y la
respectiva evolución del proyecto), el informe deberá reflejar la nueva situación en que esta
el proyecto y en base a esta poder generar una proyección de cambios respectivos.
La recomendación anterior es poco usual que la siga la gente involucrada en los proyectos,
pero en los casos en que se llega a instancias legales es un punto de referencia para
argumentos de ambas partes,
En los casos que son requerimientos adicionales que no modifican el proyecto, pero que si
adicional actividades se pueden realizar como fases sub siguientes para que no se
entorpezca el plan original, siempre y cuando el comité lo acepte como valido.
D2.6.-) Verificación.
Este tema es crucial para el proyecto, porque es una actividad que realizan terceros en el
proyecto, para dar fe de que los compromisos adquiridos previamente están generando los
resultados o información que se requería al inicio del proceso de implementación.
Es por ello que hay ocasiones en las que terceros (auditores financieros o de sistemas)
realizan verificación del correcto resultado de las transacciones realizadas en el sistema.
Es un proceso minucioso y por consiguiente las partes deben ser pacientes en el mismo, ya
que es la garantía del correcto funcionamiento.
Gestión de Tecnología.
La parte mas interesante del proceso de implementación es la coexistencia de los sistemas
antiguos y los nuevos sistemas, por lo cual se debe tener una gestión de tecnología muy bien
estructurada. Esta estructura se genera en el plan estratégico de TI, el cual tiene la visión y
misión del departamento ante la empresa y su alineación en general con el plan estratégico
de la empresa.
Dimensión 3:
Alineamiento con el Negocio.
D3.1.-) Direccionamiento Estratégico Organizacional.
Esta parte no es un tema que genera la gente del proyecto, debido a que las empresa ya
poseen un plan estratégico a X años el cual se sobre entiende que tiene las empresas revisan
cada cierto tiempo.
Una organización madura posee misión, visión, metas, objetivos y estructura, así como
asignaciones para cada una de sus áreas funcionales o departamentos. El organigrama
refleja la estructura del mismo por consiguiente se puede tener las funciones o atribuciones
de cada puesto.
El proyecto debe tener como objetivo generar beneficios en el mediano y largo plazo a la
empresa, por lo cual el plan estratégico contemplo la necesidad y por ende la inversión.
Es por ello que este tema es de referencia para la presentación del proyecto, ya que
resaltara las áreas en las que impactara en la organización. El termino Impactar es rudo
pero es el mas adecuado para este tipo de proyectos debido a que la empresa espera un
retorno de la inversión.
Es por ello que establecer las fortalezas del proyecto y los cambios o mejoras que
estructura a le empresa son de gran importancia para que no se pierda el horizonte del
mismo.
Este tema se debe desarrollar por independiente y con antelación, para que los proyectos
que se generen en IT tengan un ROI bien enfocado a la estructura central del plan estratégico
general de la empresa.
Esta lista debe de definirse desde el inicio para que sean los indicadores de punto donde se encuentra el
proceso y el nivel de satisfacción en los resultados.
Conclusiones.
El administrar un proyecto de TI es complejo, requiere de un comité, gerentes de proyecto, y personal
técnico y administrativo que trabaje en el mismo, pero mas que nada se debe tener en cuenta que es un
proyecto de EMPRESA y no de TI, esto significa que el apoyo de la empresa y sus directivos es primordial
para que sea exitoso.
Recomendaciones.
Que las personas que serán responsables de este tipo de actividades reciban capacitación del PM BOOK,
ITIL, COBIT, RUP, MSF para que tengan conocimientos sólidos de todo lo que implica este tipo de Gestión.