La Matriz de Administracin del Tiempo

Uno de los pilares de la administracin eficiente del tiempo reside en la capacidad

de diferenciar las actividades que realizamos entre Importantes o Urgentes.
La matriz se divide en cuatro cuadrantes obtenidos al cruzar actividades
Importantes y No Importantes con Urgentes y No Urgentes:

Cuadrante I: Actividades Importantes - Urgentes

Cuadrante II: Actividades No Urgentes - Importantes.

Cuadrante III: Actividades Urgentes - No Importantes

Cuadrante IV: Actividades No Urgentes - No Importantes

Cuadrante I: Actividades Importantes - Urgentes

Ac encuentras todo tipo de tareas que tienes que resolver debido su importancia.
En este cuadrante encuentras una gran parte de personas que se dedican de lleno
completo a su trabajo y enfrentan crisis personales o familiares porque no parecen
tener tiempo para s mismos ni para los dems. El resultado entonces de operar
en este cuadrante son grandes dosis de estrs y agotamiento.
Cmo lo compensan entonces? Pasando al cuadrante IV, donde las actividades
de relajacin y descanso tienen lugar. Son personas cuyas vidas se mueven en un
90% dentro del cuadrante I y dejan el resto para el cuadrante IV.
Cuadrante II: Actividades Importantes - No Urgentes
Este es el cuadrante del xito. El tipo de actividades que requieres para ser
independiente financieramente, lograr estabilidad emocional o cumplir un propsito
especial, implica salir de tu zona de confort. Capacitarse en inversiones,
dedicarle tiempo a la planeacin de tu proyecto de vida, leer e instruirse, hacer
ejercicio, cambiar de imagen o construir relaciones nuevas no es algo urgente,
pero es lo ms importante.
Pueden ser para algunas actividades poco placenteras, por lo que muchas
personas tienden a postergarlas y nunca las realizan, pero tambin es cierto que
no demandan mucho tiempo al da. Pas un ao entero dedicndole un par de
horas al da a leer y aprender sobre la bolsa, estableciendo nuevos contactos y
diseando un plan con el nico objetivo de empezar mi carrera como inversionista.
No es lo ms divertido que he hecho en la vida, pero las horas de libertad de las

que disfruto hoy valen cada segundo de esa capacitacin y preparacin tcnica.

Cuadrante III: Actividades Urgentes - No importantes

Este y el cuadrante IV son propios de las personas irresponsables. Las labores del
cuadrante III parecen imprescindibles, por lo que muchas personas tienden a
confundirlas y creer errneamente que estn avanzando, pero la verdad es que
muchas veces son aplazables o su realizacin no implica mayores efectos.
La razn de ser de este cuadrante reside en la importancia que tienen las
demandas de los dems frente a tu propia vida. Las llamadas, reuniones,
convocatorias sin aviso oportuno, etc. Todo ese tipo de actividades que
aparentemente requieren de tu presencia son "roba tiempos" por su particular
disfraz prioritario. Cmo saber si una actividad es urgente pero no importante? Si
puedes decir "No" sin que por ello se vea afectada de manera trascendental tu
vida personal o la de alguien cercano, entonces puedes prescindir de este tipo de
ocupaciones.
Cuadrante IV: Actividades No Urgentes - No Importantes
Este es el cuadrante del ocio. Acaso descansar es malo? No, para nada, es
oportuno y necesario, pero pasar demasiado tiempo en esta rea limita tus
posibilidades de xito. Qu actividades se encuentran ac? Todo aquello que no
est planificado como ver televisin, las redes sociales, hablar con tus amigos o
familiares, dormir todo el da, los viajes durante las vacaciones, etc.
La mayora de personas disfrutan mucho este cuadrante porque su vida est llena
de trabajo y crisis, as que el escaso tiempo libre del que disponen lo terminan
desperdiciando ac. El factor placer pesa mucho, pero en el largo plazo es
evidente que nada de lo que realices ac te va a ser ms exitoso, ms rico o
saludable.

Haz una pausa antes de ejecutar una actividad que demande tu atencin: Es
realmente importante? La haces para ti o para los dems? Hay alguna otra
tarea que te puede aportar nuevo conocimiento en lugar del ocio?

Importante per no Urgente

Actividades :
Crisis
Problemas apremiantes
Proyectos cuyas fechas vencen
Resultados:
Estrs, cansancio, apaga fuegos,
desorganizacin laboral, personal o
financiera.

Urgente e importante
Actividades:
Prevencin
Construir relaciones
Reconocer nuevos oportunidades
Planificacin, recreacin
Resultados:
Visin
Perspectiva
Equilibrio, disciplina, control, pocas
crisis.

Ni importante ni urgente
Actividad:
Interrupcin, algunas llamadas,
correo, algunos informes.
Algunas reuniones.
Cuestiones inmediatas, acuciantes.
Actividades populares.
Resultados:
Concentracin en el corto plazo.
Administracin de crisis.
Rol de camalen: atento a la
reputacin.
Se siente importante, excluido de
control.
Relaciones frgiles o rotas.

Urgente pero no importante

Actividad:
Trivialidades, ajetreo intil.
Algunas cartas.
Algunas llamadas telefnicas.
Prdida de tiempo.
Actividades agradables.
Resultados:
Total irresponsabilidad.
Despido de los trabajadores.
Dependientes de otros.
Gobernados por apremios bsicos.