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DU VRIFICATEUR GNRAL
RA 2014
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RA 2014
En vertu de la Loi sur les cits et villes, le vrificateur gnral a lobligation de dposer son
rapport annuel avant le 31 aot de chaque anne pour faire tat au conseil municipal des
travaux mis de lavant au cours de lanne civile prcdente. Il me fait donc plaisir aujourdhui
de vous livrer le contenu de mon sixime rapport annuel en tant que vrificateur gnral de
la Ville de Gatineau.
Le prsent rapport annuel, que je dpose aujourdhui au conseil municipal, dnombre vingthuit recommandations. Je joins ces recommandations les commentaires de la direction des
services concerns par les travaux daudit. Ces mandats daudit portant sur les processus
de gestion municipale apportent une valeur ajoute lorganisation et ne pourraient tre
raliss sans la collaboration des gestionnaires.
Encore cette anne, le vrificateur gnral revient avec des sujets daudit qui adressent
des risques organisationnels et qui reprsentent un intrt certain pour les citoyens qui je
crois, vouent une confiance de plus en plus grande la fonction de vrificateur gnral. Ces
risques organisationnels qui potentiellement, avec loccurrence dincidents importants, peuvent avoir des consquences nfastes sur latteinte dobjectifs des stratgies municipales
ou la rputation de la Ville de Gatineau.
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criminelle mene par le Service de police de la Ville de Gatineau. La cause a fait lobjet dun
communiqu du SPVG et est prsentement judiciarise.
Des recommandations visant un meilleur encadrement sur la gestion des petites caisses
tant du point de vue des responsables de petites caisses, des contrleurs des diffrents
services et du Service des finances ont t faites. Plus prcisment, il a t recommand de
mieux former les responsables de petites caisses, de sensibiliser davantage les personnes
autorises approuver les transactions de petites caisses et dexercer plus de rigueur sur les
activits de surveillance de petites caisses et de fonds de caisse.
Il a t recommand que la directive actuelle soit revue afin de rendre la gestion des fonds
de caisse distincte de la gestion des petites caisses et pour renforcer certains contrles de
scurit de largent et de son transport. De plus, il a t recommand que ladministration
considre lutilisation des cartes de crdit comme mode de paiement afin de diminuer les
risques lis la manipulation dargent comptant.
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Le vrificateur gnral sest interrog sur les risques associs la gestion de ces intersections
et des feux de circulation.
Par cet audit, nous poursuivions lobjectif de dterminer si les pratiques en matire de gestion
des feux de circulation de la Ville de Gatineau sont adquates pour grer les risques relis
la scurit routire sur son rseau et aux divers dplacements des usagers sur son territoire.
Nos travaux ont permis didentifier que la Ville se conforme au cadre rglementaire provincial,
mais elle aurait tout avantage amliorer ses pratiques de gestion des feux de circulation
au-del du cadre rglementaire du MTQ actuellement en place. Elle devrait formaliser sa
fonction de gestion des feux afin de privilgier une approche proactive notamment en
dveloppant une politique et en procdant une tude des besoins en matire doutils de
surveillance et de gestion, ncessaire pour amliorer son bilan de scurit et lefficacit de
son rseau. La Ville pourrait aussi prendre exemple de certaines pratiques qui ont t mises
en uvre pour le Rapibus et lappliquer sa gestion interne des feux de circulation sur le
rseau dans son ensemble.
La rduction du nombre daccidents sur le rseau routier municipal passe par une meilleure
connaissance des problmes, grce la ralisation de diagnostics, au partage dinformations
entre les services municipaux, lamlioration du processus de traitement des plaintes en
lien avec les intersections puis par llaboration de plans daction.
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Si la Ville nest pas en mesure datteindre ses objectifs de rduction de GES pour 2015, elle
risque de ne pas tre en mesure datteindre non plus celles pour 2020 tant donn qu
moins dun an de la seconde phase du plan de rduction pour la portion 2016-2020, les
actions prendre nont pas encore t identifies. Si la Ville souhaite maintenir sa cible de
rduction pour 2020 adopte en 2012 par le Conseil municipal, elle devra donc prendre les
bouches doubles.
De plus, la reddition de comptes du Service de lenvironnement, quant ltat davancement
du plan de rduction des GES et des dpenses encourues pour sa mise en uvre ne se rend
pas la Direction gnrale et au Conseil municipal. Sur ce dernier point, nous avons constat
que la Ville ne connait pas le cot global de la mise en uvre du plan de rduction des GES
pour atteindre les objectifs de 2015 et encore moins ceux de 2020.
La dmarche municipale en matire de gestion des GES, nest pas englobante lchelle de
la Ville ni connue des employs et la structure organisationnelle de la Ville nest pas adquate pour la mise en uvre de cette dmarche et pour latteinte des cibles de rductions
de GES. Nous pouvons conclure que la Ville na pas un processus lui permettant de suivre
le progrs de la rduction des GES et que sa rtroaction est absente ou trop lente pour corriger une action ne donnant pas les rsultats attendus. La gouvernance de la dmarche de
gestion des GES est absente.
Les rsultats peu reluisants en matire dadaptation aux changements climatiques et de
rductions de GES positionnent donc la Ville trs loin de lobjectif du Conseil municipal mentionn en introduction.
En vertu de ces constats, jai mis une srie de recommandations dont les principales touchent la gouvernance, la reddition de comptes et la mise en uvre dun programme complet
de communication interne et externe de la dmarche de gestiondes GES.
Autres sujets
Le 79 Fraser
Le cas bien connu du 79 Fraser a fait couler beaucoup dencre au cours de lanne 2014.
Certes la situation pouvait devenir proccupante aux yeux du vrificateur gnral. Je me suis
interrog face une intervention ventuelle de ma part et jai pris connaissance du rapport
denqute administrative et du communiqu de presse de la Ville suite cette enqute.
mon sens, la gouvernance de la Ville a pris en charge la situation de faon stratgique et rationnelle. Identification de la problmatique, Mandat accord, Constats, Causes, Consquences, Responsabilits, Sanctions et Plan daction.
mon avis, quoique judiciaris, le sujet a t couvert et convenablement analys et le suivi
avec des actions au rapport denqute a t fait avec promptitude et diligence et une intervention de ma part ne constituerait pas une valeur ajoute cette dmarche que je qualifierais defficiente.
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Recommandations antrieures
LAdministration municipale a la responsabilit de mettre en place les mesures ncessaires
pour amliorer constamment les pratiques de gestion municipale. Le vrificateur gnral a
pour sa part, un pouvoir de recommandations sur ces pratiques de gestion et le suivi de ces
recommandations constitue donc une tape importante dans son processus daudit. De manire gnrale, ltat volutif de chacune des recommandations est dtermin sur la foi des
informations fournies par la direction de la Ville de Gatineau ou des organismes concerns.
Avec la publication des rapports annuels du vrificateur gnral pour les annes 2009
2013 inclusivement, 164 recommandations ont t mises aux dirigeants. De ce nombre, en
date du prsent rapport, 154 recommandations (94%) ont t appliques ou sont en voie
deltre.
Collaboration
Comme au cours des annes antrieures, jai reu lentire collaboration de la haute direction
de la Ville, de ses gestionnaires et des employs municipaux loccasion des audits raliss.
Je les en remercie nouveau.
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TATS FINANCIERS
DE LA VILLE ET
DES ORGANISMES
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
VILLE DE GATINEAU
SOCIT DE TRANSPORT DE LOUTAOUAIS (STO)
AROPORT EXCUTIF GATINEAUOTTAWA
CORPORATION DU CENTRE CULTUREL DE GATINEAU
DVELOPPEMENT CONOMIQUE CLD GATINEAU
JEUX DE LA FRANCOPHONIE CANADIENNE
GATINEAU 2014
PLACE DES FESTIVALS
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RSULTATS
Opinion avec rserve au rapport du vrificateur gnral sur les tats financiers
La direction na pas comptabilis ltat consolid de la situation financire des paiements
de transfert recevoir du gouvernement du Qubec et dont il est prvu que lesdits paiements de transfert seront effectivement obtenus. Ces montants sont relatifs diffrents
programmes daide concernant la construction dimmobilisations et dautres charges pour
lesquelles les travaux ont t raliss ou les charges constates, mais dont les transferts en
vertu des programmes daide sont verss par le gouvernement de faon pluriannuelle. Cette
mthode comptable constitue une drogation la norme comptable qui prvoit la comptabilisation des paiements de transfert titre de revenus pour le bnficiaire lorsquils sont
autoriss par le gouvernement cdant la suite de lexercice de son pouvoir habilitant et que
le bnficiaire a satisfait aux critres dadmissibilit, sauf lorsque les stipulations de laccord
crent une obligation rpondant la dfinition dun passif.
Voici un extrait du rapport du vrificateur gnral mis le 22 avril 2015 sur les
tatsfinanciers:
mon avis, lexception des incidences du problme dcrit dans le paragraphe prcdent, les tats financiers consolids donnent, dans tous leurs aspects significatifs, une image
fidle de la situation financire de la Ville de Gatineau au 31 dcembre 2014, ainsi que les
rsultats de ses activits, de la variation de ses actifs financiers nets (de sa dette nette) et
de ses flux de trsorerie pour lexercice termin cette date, conformment aux Normes
comptables canadiennes pour le secteur public.
Le fondement de mon opinion avec rserve exprim ci-dessus dcoule de mon interprtation de la norme comptable mentionne ci-haut.
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Cette norme maintient le principe quun paiement de transfert doit tre constat titre
de revenu lorsquil est autoris et que les critres dadmissibilit sont atteints. Elle prcise
cependant le critre dautorisation pour le bnficiaire en le mettant en lien avec lautorisation du ct du cdant, do la divergence dinterprtation. Je considre que les reprsentants des gouvernements sont habilits ngocier et conclure des ententes valides et que,
par consquent, lautorisation dun paiement de transfert survient lorsquun reprsentant
habilit signe une entente et informe par crit le bnficiaire de sa dcision deffectuer un
transfert. Ces faits tablissent, selon moi, quil est prvu que lesdits paiements de transfert
seront effectivement obtenus.
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MANDAT ET PORTE
En vertu du fait que la Ville de Gatineau nomme plus de 50pour cent des administrateurs de
lorganisme (article107.7 de la Loi sur les cits et villes), jen suis lauditeur et le mandat est
effectu en collaboration avec la firme de vrificateurs externes Deloitte.
Ma responsabilit comme auditeur des tats financiers de la STO consiste exprimer une
opinion sur ces tats financiers en me fondant sur mon audit.
Les pouvoirs de la Socit sont exercs par son conseil dadministration compos de sept
membres dsigns par la Ville, dont cinq sont conseillers municipaux et deux reprsentent
les usagers du transport.
Il incombe la direction, sous la surveillance des responsables de la gouvernance, dtablir
un environnement de contrle et de maintenir des politiques et procdures qui contribuent
atteindre lobjectif dassurer, autant que possible, la conduite ordonne et efficace des
affaires de la Socit.
RSULTATS
Contrles internes
A titre de vrificateurs des tats financiers et suite au mandat de 2014 nous avons mis une
recommandation la direction visant resserrer des contrles de supervision servant
gnrer des informations spcifiques pour la production des tats financiers de lorganisme.
Opinion avec rserve au rapport du vrificateur gnral sur les tats financiers
La direction na pas comptabilis ltat de la situation financire des paiements de transfert recevoir du gouvernement du Qubec et dont il est prvu que lesdits paiements de
transfert seront effectivement obtenus. Ces montants sont relatifs diffrents programmes
daide concernant la construction dimmobilisations et dautres charges pour lesquelles les
travaux ont t raliss ou les charges constates, mais dont les transferts en vertu des
programmes daide sont verss par le gouvernement de faon pluriannuelle. Cette mthode
comptable constitue une drogation la norme comptable qui prvoit la comptabilisation
des paiements de transfert titre de revenus pour le bnficiaire lorsquils sont autoriss
par le gouvernement cdant la suite de lexercice de son pouvoir habilitant et que le bnficiaire a satisfait aux critres dadmissibilit, sauf lorsque les stipulations de laccord crent
une obligation rpondant la dfinition dun passif.
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Voici un extrait du rapport du vrificateur gnral mis le 23 mars 2015 sur les tats
financiers:
mon avis, lexception des incidences du problme dcrit dans le paragraphe prcdent, les tats financiers donnent, dans tous leurs aspects significatifs, une image fidle de
la situation financire de la Socit de transport de lOutaouais au 31 dcembre 2014, ainsi
que des rsultats de ses activits, de la variation de sa dette nette et de ses flux de trsorerie
pour lexercice termin cette date, conformment aux Normes comptables canadiennes
pour le secteur public.
Le fondement de mon opinion avec rserve exprim ci-dessus dcoule de mon interprtation de la norme comptable mentionne ci-haut.
Cette norme maintient le principe quun paiement de transfert doit tre constat titre
de revenu lorsquil est autoris et que les critres dadmissibilit sont atteints. Elle prcise
cependant le critre dautorisation pour le bnficiaire en le mettant en lien avec lautorisation du ct du cdant, do la divergence dinterprtation. Je considre que les reprsentants des gouvernements sont habilits ngocier et conclure des ententes valides et que,
par consquent, lautorisation dun paiement de transfert survient lorsquun reprsentant
habilit signe une entente et informe par crit le bnficiaire de sa dcision deffectuer un
transfert. Ces faits tablissent, selon moi, quil est prvu que lesdits paiements de transfert
seront effectivement obtenus.
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MANDAT ET PORTE
Je suis lauditeur de la Corporation en vertu du fait que celle-ci fait partie du primtre
comptable de la Ville. Le mandat daudit seffectue en collaboration avec la firme de vrificateurs externes Deloitte.
Ma responsabilit comme auditeur de la Corporation consiste exprimer une opinion sur les
tats financiers en me fondant sur mon audit.
Il incombe la direction, sous la surveillance des responsables de la gouvernance, dtablir
un environnement de contrle et de maintenir des politiques et procdures qui contribuent
atteindre lobjectif dassurer, autant que possible, la conduite ordonne et efficace des
affaires de la Corporation.
La Corporation est donc imputable la Ville de Gatineau quant lexercice de ses activits
et la gestion de ses biens.
RSULTATS
Contrles internes
A titre de vrificateurs des tats financiers et suite au mandat de 2014 nous avons mis des
recommandations la direction visant resserrer des contrles de supervision lis diverses
fonctions comptables dans le processus de prparation des tats financiers de lorganisme.
Rapport du vrificateur gnral sur les tats financiers
Jai mis, en date du 27 fvrier 2015, un rapport contenant une opinion favorable quant la
fidlit de la situation financire de la Corporation et au respect des principes comptables
gnralement reconnus au Canada.
Voici donc un extrait dudit rapport:
mon avis, les tats financiers donnent, dans tous leurs aspects significatifs, une image
fidle de la situation financire de lAroport excutif de Gatineau-Ottawa au 31 dcembre
2014 ainsi que de ses rsultats dexploitation et de ses flux de trsorerie pour lexercice clos
cette date conformment aux Normes comptables canadiennes pour les organismes sans
but lucratif du secteur public.
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MANDAT ET PORTE
Je suis devenu en 2011, suite un amendement lgislatif, lauditeur de la Corporation en
vertu du fait que celle-ci fait partie du primtre comptable de la Ville. Le mandat daudit
seffectue en collaboration avec la firme de vrificateurs externes Deloitte.
Ma responsabilit comme auditeur de la Corporation consiste exprimer une opinion sur les
tats financiers en me fondant sur mon audit.
Il incombe la direction, sous la surveillance des responsables de la gouvernance, dtablir
un environnement de contrle et de maintenir des politiques et procdures qui contribuent
atteindre lobjectif dassurer, autant que possible, la conduite ordonne et efficace des
affaires de la Corporation.
La Corporation est donc imputable la Ville de Gatineau quant lexercice de ses activits
et la gestion des biens.
RSULTATS
Jai mis, en date du 9 avril 2015, un rapport contenant une opinion favorable quant la
fidlit de la situation financire de la Corporation et au respect des principes comptables
gnralement reconnus au Canada.
Voici donc un extrait dudit rapport:
mon avis, ces tats financiers donnent, dans tous leurs aspects significatifs, une image
fidle de la situation financire de la Corporation au 31 dcembre 2014 ainsi que de ses
rsultats dexploitation et de ses flux de trsorerie pour lexercice clos cette date, conformment aux normes comptables canadiennes pour les organismes sans but lucratif dusecteurpublic.
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MANDAT ET PORTE
Lorganisme fait partie du primtre comptable de la Ville. Jen suis donc lauditeur en vertu
dun changement lgislatif survenu en janvier 2011. Le mandat daudit seffectue en collaboration avec la firme dauditeurs externes Deloitte.
Ma responsabilit comme auditeur de lorganisme consiste exprimer une opinion sur les
tats financiers en me fondant sur mon audit.
Il incombe la direction, sous la surveillance des responsables de la gouvernance, dtablir
un environnement de contrle et de maintenir des politiques et procdures qui contribuent
atteindre lobjectif dassurer, autant que possible, la conduite ordonne et efficace des
affaires de lorganisme.
RSULTATS
Jai mis, en date du 26 mars 2015, un rapport contenant une opinion favorable quant la
fidlit de la situation financire de lorganisme Dveloppement conomique CLD Gatineau
et au respect des principes comptables gnralement reconnus au Canada.
Voici donc un extrait dudit rapport:
mon avis, les tats financiers donnent, dans tous leurs aspects significatifs, une
image fidle de la situation financire de Dveloppement conomique - CLD Gatineau au
31 dcembre 2014, ainsi que des rsultats dexploitation et de ses flux de trsorerie pour
lexercice clos cette date, conformment aux Normes comptables canadiennes pour les
organismes sans but lucratif du secteur public.
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MANDAT ET PORTE
Lorganisme fait partie du primtre comptable de la Ville de Gatineau. Jen suis donc lauditeur. Le mandat daudit seffectue en collaboration avec la firme dauditeurs externes Deloitte.
Ma responsabilit comme auditeur de lorganisme consiste exprimer une opinion sur les
tats financiers en me fondant sur mon audit.
Il incombe la direction, sous la surveillance des responsables de la gouvernance, dtablir
un environnement de contrle et de maintenir des politiques et procdures qui contribuent
atteindre lobjectif dassurer, autant que possible, la conduite ordonne et efficace des
affaires de lorganisme.
RSULTATS
Jai mis, en date du 7 avril 2015, un rapport contenant une opinion assorti dune rserve
tant donn que la Corporation des jeux de la francophonie canadienne Gatineau 2014 tire
une partie de ses revenus travers des campagnes dautofinancement pour lesquels il nest
pas possible dauditer lintgralit de ces revenus de faon satisfaisante.
Voici donc un extrait dudit rapport:
mon avis, lexception des incidences du problme dcrit dans le paragraphe ci-dessus, les tats financiers donnent, dans tous leurs aspects significatifs, une image fidle de la
situation financire de la Corporation des jeux de la francophonie canadienne Gatineau 2014
au 31dcembre 2014, ainsi que ses rsultats dexploitation et de ses flux de trsorerie pour
lexercice clos cette date, conformment aux Normes comptables canadiennes pour les
organismes sans but lucratif du secteur public.
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MANDAT ET PORTE
Lorganisme fait partie du primtre comptable de la Ville de Gatineau. Jen suis donc lauditeur. Le mandat daudit seffectue en collaboration avec la firme dauditeurs externes Philip
Ratt, CPA Auditeur, CGA.
Ma responsabilit comme auditeur de lorganisme consiste exprimer une opinion sur les
tats financiers en nous fondant sur notre audit.
Il incombe la direction, sous la surveillance des responsables de la gouvernance, dtablir
un environnement de contrle et de maintenir des politiques et procdures qui contribuent
atteindre lobjectif dassurer, autant que possible, la conduite ordonne et efficace des
affaires de lorganisme.
RSULTATS
Jai mis, en date du 1er mai 2015, un rapport contenant une opinion sans rserve quant la
fidlit de la situation financire de lorganisme Place des festivals et au respect des principes comptables gnralement reconnus au Canada.
Voici donc un extrait dudit rapport:
mon avis, les tats financiers donnent, dans tous leurs aspects significatifs, une image
fidle de la situation financire de Place des festivals au 31dcembre 2014, ainsi que de ses
rsultats dexploitation et de ses flux de trsorerie pour lexercice clos cette date, conformment aux Normes comptables canadiennes pour les organismes sans but lucratif du secteur public.
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OPTIMISATION DE
RESSOURCES
2.1
2.2
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OPTIMISATION DE RESSOURCES
OPTIMISATION DE RESSOURCES
Objectif du mandat
Lobjectif du mandat est dexaminer si le cadre de gestion et les pratiques de la Ville sont
adquats afin dassurer une gestion des feux de circulation scuritaire et efficace.
Porte du mandat
Le mandat a port sur les pratiques et les systmes en place mis jour suite larrive du
Rapibus. Les donnes utilises pour analyser la gestion des feux de circulation par la Ville de
Gatineau taient lies aux annes2011 2014.
Une attention particulire est accorde aux thmes suivants :
1 Rles et responsabilitslis la gestion des feux de circulation.
2 Mise en service des nouveaux feux de circulation : planification, normes, prvention,
surveillance et suivis.
3 Identification des incidents sur le rseau : mcanismes didentification, surveillance,
analyses, mesures correctives et suivis.
Malgr que nous ayons examin par ricochet le projet du Rapibus de la STO dans le cadre de
notre mandat, notre travail daudit a port sur les activits de gestion de la Ville et non sur
ceux de la socit de transport.
Mthodologie
Lapproche utilise comprend les tapes dcrites ci-dessous :
1 Examen du cadre de gestion. Nous avons recens les lois, rglements, directives, politiques
et cadres de gestion applicables ou suggrs pour la gestion des feux decirculation.
OPTIMISATION DE RESSOURCES
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2 Entrevues avec les intervenants cls de la Ville afin dapprofondir notre comprhension
des mcanismes en place pour grer la scurit et lefficacit relies aux feux de
circulation. Nous avons rencontr la haute gestion et le personnel impliqu dans les
services suivants:
Service de police Division de la gendarmerie
Service de police Section circulation et vnements spciaux
Ville de Gatineau Service dingnierie quipe circulation et scurit routire
Ville de Gatineau Service des travaux publics
STO Direction des projets majeurs
STO Service de la planification et du dveloppement
3 Analyse des requtes reues la Ville relies la gestion des feux de circulation. Nous
avons revu un certain nombre de requtes enregistres la Ville via le systme de
traitement des requtes pour le gabarit traitant des feux de circulation.
4 Analyse des rapports de police: Nous avons revu les rapports de police pour certaines
intersections choisies.
5 Analyse de la documentation: Des tudes de scurit, des analyses de risque, des analyses
dintersections accidentognes, etc. ont t mises notre disposition pour analyse.
6 Revue de la performance de la Ville en matire de traitement des requtes : Nous
avons valu la performance de la Ville dans le dlai de traitement des requtes dans la
dernireanne.
MISE EN CONTEXTE
Les signaux lumineux font partie des quipements lectrotechniques installs sur le rseau
routier. Il est donc ncessaire, lorsquon choisit le type de systme lumineux, de suivre des
procdures appropries pour favoriser la scurit des usagers de la route (automobilistes,
pitons et cyclistes).
Survol du rseau de la ville
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OPTIMISATION DE RESSOURCES
OPTIMISATION DE RESSOURCES
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Depuis sa mise en service en octobre 2013, plusieurs incidents ont t nots aux intersections du Rapibus. La STO a procd certaines tudes et analyses suite ces incidents et a
propos, de concert avec la Ville, des correctifs lautomne2014 afin damliorer la scurit
des usagers.
rsultats de lanalyse
Cadre de gestion
lamorce du mandat daudit, nous nous attendions ce quun cadre de gestion soit en
place. Ce dernier inclurait des politiques, des
procdures et des outils de gestion en lien
avec les exigences et priorits oprationnelles
en matire de gestion des feux de circulation
duquel dcouleraient des rles et responsabilits clairementtablis.
Cadre de rfrences
Conus, installs, exploits et entretenus par
les Villes, les feux de circulation permettent le
dplacement sr, efficace et viable des personnes et des biens dans la ville. Au Qubec, les
Villes ne sont pas assujetties un cadre rglementaire particulier en matire de gestion des
feux de circulation. Par contre, la planification
et la conception des systmes de signaux lumineux (feux de circulation) doivent tenir compte des normes fixes par le gouvernement
du Qubec via le Ministre des Transports du
Qubec (MTQ). Ces normes ont t labores
afin dtablir les exigences minimales du Ministre en matire de signalisation.
Nous avons constat que la Ville sassure systmatiquement en premier lieu de la conformit des feux de circulation (visibilit, gomtrie,
amnagement, type de feux, etc.) aux normes
du MTQ tant lors de la planification de nouveaux feux de circulation que lors de diverses
interventions sur le rseau. Dans un second
temps, la Ville effectuera, une valuation pour
dterminer sil y a lieu damliorer la scurit
de ses intersections et, enfin, damliorer lefficacit de son rseau.
Actuellement, des tudes de scurit, des
discussions sur les intersections risque et
des orientations en matire de scurit et de
communication, sont en cours avec diffrents
intervenants pour revoir et tudier des problmatiques et suggrer des pistes de solution.
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PROJET RAPIBUS
Lquipe de circulation et scurit
routire de la Ville de Gatineau a
t implique dans le processus
de planification du projet Rapibus afin dassurer que la conception et la mise en service des feux
soient faites selon les normes
MTQ et que cela tienne compte
des risques lis la scurit des
usagers. Le personnel de la Ville
a donn son approbation pour
chaque plan et devis sur les feux
de circulation une fois la conformit aux normes confirme. Des
visites sur place ont galement
t effectues par le personnel et
enfin un audit de scurit davant
mise en projet dfinitif a t ralis en 2010.
PROJET RAPIBUS
Suite la mise en service du Rapibus, un comit de scurit a
t mis sur pied en janvier 2014.
Ce comit, compos de membres de lquipe de circulation et
scurit routire de la Ville, de
membres de lquipe de la STO,
dun reprsentant de la SAAQ,
dun reprsentant du service de
police et de lingnieur-concepteur du projet vise mettre en
commun les diffrentes observations des parties, danalyser les
situations potentiellement risque, de proposer et dadopter la
mise en place damliorations. La
Ville pourrait sinspirer de cette
bonnepratique.
OPTIMISATION DE RESSOURCES
Or, ces dmarches ne sont pas effectues systmatiquement et elles sont bases sur le jugement et la disponibilit du personnel. Par exemple, contrairement au projet Rapibus et la
Ville dOttawa, on ne retrouve pas la Ville de comit de scurit pour gouverner la fonction.
La Ville se repose actuellement sur une approche ractive et informelle en matire de gestion des feux plutt que proactive et structure.
En rsum donc, il nexiste pas de politique, de rglements, et/ou de directives qui tablissent formellement un cadre de gestion avec une vision et des objectifs atteindre en
matire de surveillance, de scurit et defficacit au-del des normes existantes du MTQ et
qui structurent les activits de gestion et oprationnelles actuelles.
En se limitant aux normes du MTQ, la Ville adopte certainement des pratiques qui rpondent
des critres essentiels de scurit, mais qui peuvent ne pas tenir compte de tous les risques
existants sur son rseau.
Sans cadre de gestion formel, les intentions de la Ville en lien avec la gestion de la scurit et
de lefficacit des feux de circulation sur son rseau routier ne sont pas prcises.
notre avis, la Ville de Gatineau ne sest pas dote dun cadre de gestion clair et intgr
reposant sur une analyse de risque effectue et revue sur une base rgulire. Ce cadre ferait
ressortir le positionnement de la Ville en matire de gestion des feux de circulation. Il permettrait de prciser et clarifier ltendue de la gestion des feux de circulation par exemple:
la surveillance des intersections, la cration dun comit de scurit, les diffrents acteurs
impliqus et protocole de communication, les rapports produire et communiquer, etc.
COMMENTAIRES DE LA DIRECTION :
En accord si des politiques semblables existent.
Pour cette recommandation, il est vrai que nous navons pas de politique formelle tablissant
un cadre de gestion des feux de circulation. notre connaissance, trs peu de politiques de
ce genre existent au Qubec.
Si aucun modle nexiste, la mise en place dune politique de ce genre ncessiterait beaucoup
de travail pour notre quipe, et nous navons pas actuellement les ressources pour raliser ce
mandat. (chance prvue selon la direction dcembre 2015)
rles et responsabilits
Structure organisationnelle la Ville
la Ville de Gatineau, la gestion des feux de circulation est rpartie entre deux services :
infrastructures et travaux publics. La section circulation et scurit routire relve du Service
des infrastructures qui relve ultimement de la Direction gnrale adjointe de la Gestion du
territoire et le Service des travaux publics qui lui relve de la Direction gnrale adjointe des
OPTIMISATION DE RESSOURCES
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Services de proximit.
La section circulation et scurit routire comprend deux ingnieurs et six techniciens. Cette
section est responsable de rviser, commenter et approuver des plans et devis pour le Service des infrastructures relativement la conformit aux normes du MTQ des feux de circulation, la gomtrie routire, la signalisation et le marquage. Elle assure aussi le rglage et la
programmation des feux de circulation, notamment en fonction des heures de pointe et des
travaux de construction. Enfin, elle traite les plaintes et requtes en lien la circulation et
la signalisation principalement celles relies la vitesse, la signalisation, au marquage et
aux feux de circulation.
Cette mme section assure galement un rle dexpert-conseil auprs des intervenants internes et externes du Service des infrastructures relativement la planification, la conception, la mise en service et la surveillance des feux de circulation. Cette section coordonne
galement la ralisation dtudes de circulation, de scurit routire et dtude conceptuelle
pour des ramnagements routiers et assure la planification et la ralisation des plans daction qui en dcoulent.
Pour sa part, le Service des travaux publics est responsable de lentretien et des interventions de maintenance des feux de circulation localiss sur le rseau municipal.
Nos entrevues ont permis de constater que la responsabilit des oprations et de lentretien
de lensemble du systme de gestion des feux de circulation est gnralement bien dfinie
dans les descriptions de tches et bien comprise par les deux services en cause; une zone
grise existe cependant, en lien avec la programmation des feux qui peut tre effectue
soit par les techniciens de la section circulation et scurit routire ou les techniciens des
travaux publics.
Cette zone grise semble dcouler en partie du fait que les requtes provenant du 3-1-1 sont
parfois mal attribues ou rparties.
notre avis, cette zone grise est mineure, mais des clarifications pourraient tre apportes
dans la politique suggre prcdemment afin de prciser les rles et responsabilits des
deux services, en matire de programmation des feux de circulation.
Rles et responsabilits pour le Projet Rapibus
Lors de notre mandat, nous avons constat que les rles et les responsabilits sont bien
dfinis et assigns entre la Ville et la STO concernant la gestion des feux de circulation sur le
rseau municipal croisant le corridor Rapibus. La STO avait la responsabilit de coordonner
tous les contrats avec les entrepreneurs en tant que donneur douvrage pour la planification,
la conception et la mise en place du Rapibus. La Ville quant elle, sest implique via la section circulation et scurit routire chaque tape du projet en donnant son approbation
sur la conformit des feux de circulation aux normes du MTQ. Le responsable de la section,
titre de spcialiste en circulation et scurit routire, a un rle dexpert-conseil et participe
aux activits du comit technique et du comit de scurit mis en place spcifiquement pour
le projet Rapibus.
Il a t prvu que la responsabilit de la gestion des feux soit transfre la Ville lorsque
les travaux pour les diffrents tronons du rseau Rapibus seront termins. Il existe encore
quelques dficiences qui doivent tre corriges par certains entrepreneurs du Projet Rapibus
et la STO demeure donc responsable de ces feux. Une certaine ambigut demeure quant
la responsabilit de la maintenance de ces feux en attendant le transfert final la Ville au cas
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RA 2014
OPTIMISATION DE RESSOURCES
Commentaires de la direction:
En accord.
Un projet de protocole dentente a dj t crit pour spcifier les rles et responsabilits
entre la Ville et la STO au niveau de la maintenance des feux. Ce protocole est en processus
dapprobation. (chance prvue selon la direction septembre 2015)
Systme dinformations et outils de surveillance des
feux de circulation
La Ville exerce sa gestion des feux de circulation partir de divers mcanismes. Nous avons
examin si ses mcanismes de surveillance permettent didentifier les lacunes existantes et
les incidents pouvant survenir sur son rseau.
Le Systme Synchro
Le logiciel Synchro sert simuler les programmations des feux de circulation avant de les
implanter sur le terrain. Le logiciel IQCentral
permet quant lui de modifier des programmations distance, mais sans contact visuel;
PROJET RAPIBUS
les deux logiciels sont donc ncessaires pour
Les feux de circulation sur le rgrer distance la fluidit de la circulation.
seau Rapibus sont intgrs un
Contrairement la STO ou la Ville dOttawa,
systme de camra (fibre optila Ville de Gatineau ne dispose pas doutils et/
que) via lequel la STO surveille
ou de systme dinformations permettant de
son rseau en temps rel. Ce sysfaire une surveillance en temps rel du rseau
tme a t choisi et mis en place
(camra, centre de contrle).
dans un souci de dveloppement
long terme. En dautres termes,
Lorsquun technicien fait un changement
si la Ville se dote dun systme de
de programmation la suite dune plainte,
surveillance (centre de contrle),
de travaux ou dun incident sur le rseau,
le systme de camra de la STO
il ne dispose pas dune image en temps rel
pourra sy intgrer.
(contact visuel) pour sassurer que les mesures
prises rpondent aux besoins et que limpact
Des pistes de rflexion existent
de ce changement est efficace et appropri.
dj quant la mise en place dun
Par ailleurs, si des actions doivent tre prises
centre de contrle intgr entre
sur le rseau en termes de programmation
la STO, la MTQ et la Ville.
celles-ci doivent tre effectues pendant les
heures de bureau. Ainsi, si une congestion lie
OPTIMISATION DE RESSOURCES
RA 2014
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un incident survient sur le rseau en dehors de ces heures, il nest pas possible dajuster les
feux distance pour amliorer la fluidit.
Le Systme Pivotal
Le service 3-1-1 est en place Gatineau pour recueillir toutes les plaintes et les requtes des
citoyens ou dautres intervenants de la Ville en lien avec diffrents services. Les plaintes et
les requtes en matire de feux de circulation (marquage, signalisation, bris, panne, synchronisation, besoin, scurit) sont enregistres dans le systme Pivotal par le 3-1-1 sous des
gabarits distincts et ensuite rediriges vers le service appropri pour tre traites.
La section circulation et scurit routire et le Service des travaux publics reoivent une notification ds que les plaintes et/ou les requtes sont enregistres dans le systme Pivotal
par le 3-1-1. Pour la section circulation et scurit routire, il existe six sous-gabarits distincts:
ING001 - Nouvelle signalisation routire
ING002 - Marquage de ligne/ Existant ou nouveau
ING003 - Synchronisation des feux de circulation/ Programmation des feux de piton
ING004 Vitesse (Mesures dattnuation)
ING005 Travaux routiers (signalisation temporaire de chantier)
ING006 Installation de nouveaux feux de circulation et de piton
Les plaintes qui ont t traites peuvent tre consultes via le systme Pivotal et il est
possible dextraire des rapports de requtes contenant linformation dsire. Tel que mentionn prcdemment, la section circulation et scurit routire a une approche plutt ractive et ne produit pas ce genre de rapports des fins danalyses de risque, de planification
et/ou damliorations de ses services. Par ailleurs, nous avons constat que les donnes
entres dans le systme pour le traitement des plaintes sont parfois partielles, incompltes et surtout, non-uniformes, et ne permettent pas la gestion dobtenir une information
complte et cohrente des fins de ractions, danalyses ou de planification. La section
circulation et scurit routire du Service des infrastructures ne dispose pas de mcanismes
de suivi adquats permettant deffectuer sur une base rgulire une analyse des risques sur
le rseau routier ou dautres analyses plus stratgiques pour amliorer ses mcanismes de
surveillance du rseau.
notre avis, les feux de circulation ne font pas lobjet dune surveillance optimale. Les logiciels actuels ne permettent pas deffectuer une surveillance en temps rel et ne permettent pas non plus des rectifications adaptes aux situations. Quant au systme Pivotal,
celui-ci est un systme de traitement de plaintes et ne constitue pas un outil de gestion en
matire de surveillance.
Un centre de gestion intgr pourrait permettre une gestion des feux et de la circulation
en gnral plus efficace et efficiente. Par exemple, la Ville dOttawa dispose dun tel centre
de contrle o des oprateurs de la circulation surveillent constamment les images vidos
captes par les camras de surveillance de la circulation, situes aux carrefours les plus
importants de la ville dOttawa. Ils peuvent modifier en temps rel la synchronisation et la
mise en phase des feux de circulation plusieurs intersections. Ainsi, les problmes dtects
par le systme ou signals par la population sont soit rgls directement par les oprateurs
soit transmis immdiatement des quipes de prposs lentretien.
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RA 2014
OPTIMISATION DE RESSOURCES
Commentaires de la direction:
En accord avec lvaluation des besoins.
Un projet dimplantation dun systme central de gestion des dplacements est inscrit au PTI,
mais sans financement court terme. galement, le projet de premption/TSP dvelopp
par la Ville et un fournisseur externe est un pas direct dans la mise en place dun centre de
ce genre. Ce projet nest toutefois pas encore approuv pour un dploiement lensemble
de la Ville.
De plus, prendre note que des systmes de gestion des feux en temps rel comme en dispose
la ville dOttawa ne sont pas monnaie courante pour des villes avec moins de 250 feux de cir
culation. La Ville dOttawa dispose dinfrastructures de surveillance trs performantes et est
considre comme une des mieux quipes en Amrique du Nord pour la gestion des feux de
circulation. Cest vident que nous souhaiterions tre quips comme la ville dOttawa, mais
il en ncessiterait normment dinvestissement et de ressources. (chance prvue par la
direction juin 2016)
OPTIMISATION DE RESSOURCES
PROJET RAPIBUS
La STO a command une tude
approfondie dune intersection
la suite dune srie daccidents
survenus aux intersections du Rapibus entre sa mise en service et
le mois de novembre 2013.
Considrant que les intersections
o se sont produits les accidents
ont t rpertories et implantes de la mme faon et selon les
mmes normes, la STO a conclu
que ltude dune seule intersection laiderait identifier la problmatique et les raisons possibles dincident pour toutes ces
intersections. Ltude, effectue
par une firme externe spcialise a dbut en dcembre 2013
et sest termine en fvrier 2014.
De nombreuses recommandations et pistes de solution sont
ressorties de cette tude. La
STO est intervenue rapidement
afin de corriger les problmatiquesidentifies.
RA 2014
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tions. Ces donnes ont men au calcul du taux daccident aux intersections qui demeure
llment principal pour dterminer les sites accidentognes. Cette information, jumele
lanalyse de la circulation, la gomtrie et lenvironnement urbain a permis de proposer
des amnagements qui viennent amliorer le bilan de scurit routire.
En se basant sur ce taux daccidents, la Ville a identifi dix intersections qui sont potentiellement dangereuses sur son territoire. Les causes des accidents aux intersections sont multiples et peuvent tre relies lenvironnement (visibilit), au conducteur (inattention), au
vhicule ou une combinaison de ces facteurs. Nous avons obtenu par la section circulation
et scurit routire une tude analytique de scurit pour ces dix intersections accidentognes effectue entre novembre 2012 et fvrier 2013 par une firme externe. Une premire
tape de cette tude consistait faire ressortir les trois intersections les plus accidentognes. Une analyse dtaille des conditions daccident a permis par la suite de faire ressortir
des patrons daccident. Ce genre dtudes, jumeles avec les diffrents commentaires reus
via le traitement des requtes et/ou le Service de police permet la Ville de dtecter certaines lacunes qui peuvent accroitre les risques daccident et didentifier et/ou suggrer des
pistes de solution.
La gestion nous a indiqu quil est difficile damasser ces donnes sur une base rgulire.
Cela ncessiterait la mise en place de matriel de comptage sur les feux ou les intersections les plus importantes. Pour les donnes dachalandage, la section na pas de carte ni de
tableau qui dmontre les dbits pour le rseau routier en entier. Les donnes sont actuellement classes par intersection dans un rpertoire informatique.
notre avis, les donnes recueillies en quantit importante par le service devraient tre
rpertories de manire permettre deffectuer des analyses de scurit de faon rgulire.
Rapport des incidents du Service de police de la Ville de Gatineau (SPVG)
Nos entrevues ont permis de constater quil existe une communication rgulire entre la
Ville et le Service de police. Les changes informels sont frquents tant pour informer de
conditions environnementales lors des accidents (bris, visibilit, comprhension de la signalisation), que pour fournir des commentaires sur des questions de scurit aux intersections
ou bien encore pour des demandes de surveillance sur une intersection donne en vue de
recueillir plus dinformations.
Des rapports de police rpertoriant tous les incidents sur le rseau sont envoys mensuellement la section circulation et scurit routire. Ces rapports sont classs par intersection/
rue par anne. Ces rapports ne sont pas systmatiquement analyss, mais sont revus, au
besoin, si des problmes rcurrents sont constats pour une intersection donne. Linformation sy retrouvant peut permettre de dceler des problmes potentielstels que le manque
de visibilit des feux, la signalisation manquante ou peu claire, le manque de mesures de
scurit pour les pitons et cyclistes, etc.
La gestion nous a mentionn quune analyse approfondie de chaque rapport pour fins de
statistique ou danalyse de besoin exigerait un investissement additionnel de temps et de
ressources qui ne serait pas ncessairement optimal. Par contre, des discussions rgulires
ont lieu avec le Service de police et les problmatiques rcurrentes sont alors discutes
etidentifies.
Notre entrevue avec le Service de police a permis de constater que chaque mois, un agent
du Service de police prpare une analyse interne sur les intersections problmatiques en
vue de la planification oprationnelle des patrouilles policires. Cette analyse pourrait tre
utilise par les services concerns cependant, certaines donnes relies la planification
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RA 2014
OPTIMISATION DE RESSOURCES
oprationnelle sont actuellement juges confidentielles par le Service de police et les analyses ne peuvent tre partages dans cet tat. Il sagirait de dterminer quels lments sont
filtrer dans ces analyses du Service de police pour que la section circulation et scurit
routire puisse en bnficier.
notre avis, les services devraient pouvoir utiliser les donnes du SPVG aux fins danalyse.
Des discussions devraient avoir lieu afin de mettre en place un mcanisme de partage et/
ou de transmission de ces donnes sommaires afin de fournir la Ville cette information
de manire proactive dans un contexte doptimisation des ressources et damlioration
deperformance.
Commentaires de la direction:
En accord.
Une rencontre sera tenue entre les services de Police et des Infrastructures afin didentifier
linformation qui pourrait tre rendue disponible pour nos analyses. Llaboration dun mca
nisme de collecte suivra par la suite. (chance prvue par la direction dcembre 2015)
Sensibilisation et prvention
Une fois la mise en service de nouveaux feux
de circulation avec une nouvelle signalisation
installe, il sagit de dterminer comment la
Ville sassure que les usagers de la route comprennent et respectent les nouvelles intersections en vigueur (feux avec visires, nouvelles
signalisations, vitesse, priorit, etc.).
Lors de la mise en place de nouvelles intersections impliquant des feux de circulation,
lquipe de gestion de projet (Infrastructure)
collabore avec lquipe des communications
pour dvelopper un plan daction en vue de
sensibiliser les usagers sur la nouvelle signalisation (ex.: nouveau carrefour giratoire Boulevard Saint-Joseph et rue Jean-Proulx). De telles informations se retrouvent sur le site web
de la Ville.
Le 3-1-1 rpond galement aux interrogations
des citoyens face une nouvelle signalisation. Des communiqus de presse sont aussi
mis afin dinformer les citoyens sur le dbut
et lavancement des travaux. (Accessible sur
OPTIMISATION DE RESSOURCES
PROJET RAPIBUS
La STO a mis en place des groupes de discussion avec des utilisateurs rguliers des intersections
du Rapibus pour sassurer que les
campagnes de sensibilisation ont
t adquates et que les nouvelles signalisations sont comprises
par les usagers de la route. Cette
mesure a permis didentifier les
sources de confusion possibles
lies la signalisation en place et
des pistes de solution pour amliorer le bilan de scurit de ses
intersections.
Cette bonne pratique permet non
seulement de mesurer lefficacit
dune campagne de sensibilisation, mais galement damliorer
cette campagne pour les phases
futures du Rapibus. La Ville pourrait galement sinspirer de cette
bonne pratique pour ses propresprojets.
RA 2014
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le site web de la Ville). Il est galement possible de suivre toutes les activits de la Ville
surTwitter.
La STO, en collaboration avec la Ville, a mis en place des feux de circulation prismes avec
visires aux abords du corridor du Rapibus. Ces feux pouvaient-ils reprsenter un risque
additionnel pour les usagers? Dans le cadre de notre mandat, il a t constat que ces feux
prismes avec visires ne reprsentaient pas comme tel un risque additionnel. En vertu des
normes provinciales, lorsque des feux de circulation sont trs rapprochs, le feu en aval doit
tre partiellement masqu (visire) pour des raisons de scurit. Le message est diffrent du
feu qui le prcde et le but de ce type de feu est dviter des confusions chez les automobilistes qui interprtent le message du feu en aval et ne tiennent pas compte du feu qui leur
est adress (le premier tre franchi).
Autrement dit, si lautomobiliste arrive au premier feu, qui est rouge, et quil voit tout de
suite le deuxime feu qui est vert, il sera confus et risque de bruler le premier feu. Ces feux
sont ainsi programms en simultane afin damliorer lefficacit du rseau et la scurit des
usagers. Lorsque le premier feu tourne au rouge, les voitures engages dans le corridor ont
le temps de le librer avant que le deuxime ne tourne au rouge. Ainsi, considrant ces faits,
le problme soulev par les automobilistes est plus reli un manque de comprhension de
la signalisation ou une habitude crer qu un problme de scurit li la signalisation en
tant que telle.
En parallle, larrive du Rapibus a oblig un changement au niveau de la signalisation certaines intersections comme lapparition de la flche rouge pour le virage droite et les feux
avec visire.Depuis louverture de cette voie rapide pour les autobus, plusieurs accidents
ont eu lieu. Selon les rsultats denqutes, les causes sont toutes lies au non-respect de la
signalisation ou au Code de la route et, en aucun cas, la dfaillance des systmes de feux
de circulation.
Pour pallier ces risques, des mesures de sensibilisation ont t mises en place la demande
de la Ville afin de mieux prparer les usagers la nouvelle signalisation (site web, capsule
vido, journe porte ouverte, etc.).
En mai 2014, une rencontre a eu lieu avec des reprsentants du Service des communications de la Ville de Gatineau, de la STO et du SPVG afin didentifier de nouvelles actions de
communication conjointes pour prvenir les accidents aux abords du corridor Rapibus.
lautomne2014, concidant avec le dbut de notre mandat, des confrences de presse ont
t organises pour annoncer et communiquer les modifications additionnelles dans une
optique de prvention.
Pas danomalies particulires donc aucune recommandation formuler
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RA 2014
OPTIMISATION DE RESSOURCES
titre dexemple, la Ville a reu plusieurs plaintes durant lanne2012 pour la mme problmatique lintersection des rues Eddy et Laurier: les pitons se plaignaient de se faire
couper leur priorit de passage par les voitures tournant sur la rue perpendiculaire lintersection. Le feu de circulation pour les pitons tant considr comme une semi-priorit (la
lumire est verte pour les automobilistes qui souhaitent tourner, mais ils doivent respecter
dabord la priorit de passage du piton), il a t dtermin initialement que lintersection
respectait les normes du MTQ concluant ainsi le travail des techniciens. Nous avons constat
par la suite que la Ville a pris des actions pour pallier la problmatique souleve par les
plaintes rcurrentes. La Ville a ainsi allou une phase exclusive aux pitons.
la lecture des informations contenues dans le systme de traitement des requtes, nous
navons pas t en mesure de dterminer partir de quelle rcurrence la section circulation
et scurit routire a dcid de prendre des actions additionnelles pour amliorer la scurit
cette intersection. La gestion nous a dailleurs confirm quil nexiste pas de critres en particulier et que cela est jug au cas par cas. Cet exemple reflte ce que nous avons constat
pour chacune des trois intersections analyses.
notre avis, labsence de procdures crites dans le processus de traitement dune plainte
peut occasionner des situations de non-conformit, de traitement incohrent dune fois
lautre et ainsi affecter la qualit et lefficacit des services rendus.
Commentaires de la direction:
Partiellement en accord.
Les services des Travaux publics et des Infrastructures ont revu conjointement le mode de
fonctionnement des plaintes et requtes 31-1.
Les requtes lies aux feux de circulation sont maintenant toutes reues par les TP et aprs
un premier diagnostic, un bon de travail via le Guide TI est fait au service responsable de la
requte. Un meilleur suivi des requtes et une meilleure documentation sur lhistorique des
actions sur les feux de circulation seront donc faits. En place depuis mai 2015
OPTIMISATION DE RESSOURCES
RA 2014
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(par le biais dune nouvelle intersection par exemple), les requtes sont alors classes en
planifiable (1 an pour poser une action).
Pour tre classe planifiable, la priorit des requtes doit tre change par lquipe en y inscrivant la raison dune telle action. Or, nous avons constat lors de notre rvision de requtes
que la priorit dune action dans le systme peut tre modifie de normale planifiable (31 jours 1 an) sans quaucune autorisation ou justification valable ne soit indique.
Ceci fait ressortir le manque de contrle et de supervision pour ce processus.
Sujet des
requtes
Nombre de
requtes
reues en
2013
Normale
Prioritaire
Planifiable
Feu de
circulation et
flche
77
42
17
18
Feu de
circulation
69
53
12
Sous-Gabarit
Priorit
NOTE : Les donnes proviennent du service CANU. partir du tableau prsent la sectionSystme dinformations et
outils de surveillance, nous avons slectionn ces sous-gabarits et sujets afin de faire une analyse plus pousse de la
priorisation de ces requtes.
Le tableau ci-dessus montre le classement des priorits pour les requtes reues en 2013
pour les sous-gabarits 003 et 006 pour diffrents sujets. De janvier novembre 2014, sous
ING003 - Synchronisation des feux de circulation et programmation des feux de piton,
167 requtes ont t enregistres. Sur ces 167 requtes, 128 ont t classes planifiables
tandis que seulement 8 taient considres prioritaires et 31 normales . Alors que
les requtes sont classes en normale par dfaut, nous avons remarqu que certaines
requtes classes en normale ont t classes planifiables. Ainsi, au lieu de devoir
tre traites dans les 30 jours, elles devaient tre traites dans la prochaine anne. La gestion nous a informs que puisquun technicien avait t absent plusieurs mois, certaines
des requtes traiter sous sa responsabilit ont t reclasses dans planifiable afin quil
puisse les traiter son retour tandis que seules les requtes juges urgentes ont t traites.
Toutefois, au-del de cette raison, nous avons galement remarqu certaines requtes sous
la responsabilit dautres techniciens qui ont t classes dans planifiable sans quaucun
motif justifiant ce classement ne soit entr dans le systme.
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RA 2014
OPTIMISATION DE RESSOURCES
notre avis, lutilisation accrue de loption planifiable pour pallier un manque de ressources ou autres raisons ne permet pas la gestion de travailler avec un portrait reprsentatif de la ralit. Il est important de traiter les demandes selon leur statut rel de priorisation afin de reflter les faits objectivement. La gestion peut alors prendre les dcisions qui
simposent en fonction des risques communiqus.
Commentaires de la direction:
En accord.
Il est vrai que la priorit des requtes est parfois modifie, et ce, pour divers facteurs (comp
tage raliser au printemps suivant, tude raliser demandant nouveau comptage, travaux
de marquage lanne suivante, etc.).
Toutefois, la raison motivant la modification de la priorit de la requte devrait toujours tre
indique dans la requte, ce qui doit maintenant tre fait en fonction du processus de docu
mentation des requtes mentionn sous VOR1401-05. En place
OPTIMISATION DE RESSOURCES
PROJET RAPIBUS
Les actions entreprises suite la
mise en place du Rapibus, notamment ltude dune intersection, le
comit de scurit, le groupe de
discussions, etc., ont permis de
mettre sur pied un plan daction.
Ce dernier porte principalement
sur lajustement des phasages et
du minutage afin doptimiser les
cycles de feux, la poursuite de la
sensibilisation auprs de la population et la clarification du message destin aux automobilistes
afin de rduire la confusion.
Suite lidentification de mesures correctives, le plan daction a
t complt en octobre 2014 et
un suivi sera effectu dici la fin
delanne.
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titre dexemple, pour une intersection donne (la Vrendrye-Acadie/Grber), nous avons
d confirmer avec le personnel de la section circulation et scurit routire que les citoyens
ayant formul des plaintes sur les nouveaux feux de circulation avec visires avaient t
contacts pour faire un suivi sur leur requte. Bien quaucune trace de communication nait
t retrace dans le systme Pivotal, ce suivi a bel et bien t effectu selon le personnel
de la section circulation et scurit routire pour informer les citoyens sur ce type de feu.
notre avis, les suivis ou rponses aux requtes de citoyens ne sont pas systmatiquement
documents et de manire suffisante pour comprendre la nature des actions poses pour rsoudre le cas. Il serait important de documenter les actions prises afin den faciliter le suivi.
Commentaires de la direction:
En accord.
La Section circulation et scurit routire traite dj les requtes dune faon trs rigoureuse
et uniforme. Le dploiement rcent du Guide TI nous permettra maintenant de mieux docu
menter et de conserver un historique des requtes, y compris pour les feux de circulation.
Avec lutilisation dbute rcemment de Guide TI, des commentaires sur les actions prises
doivent tre inscrits afin davoir un meilleur historique. Cest maintenant toujours document
dans le Guide TI ainsi que dans Pivotal. En place depuis mai 2015
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OPTIMISATION DE RESSOURCES
respect des objectifs dintervention a permis finalement de faire des recommandations pour
amliorer le bilan de scurit.
Lquipe de circulation et scurit routire nous a indiqu qu ce jour, des actions ont t
prises pour Laurier/Eddy en ce qui concerne le marquage. Toutefois, pour les autres recommandations relies aux deux autres intersections, des plans daction seront prsents au
Plan Triennal dImmobilisations pour approbation.
notre avis, les pratiques actuelles en matire de plan daction nous apparaissentadquates.
CONCLUSION
Au Qubec, le rseau municipal reprsente, en longueur, les trois quarts du rseau routier de
la province, et plus de la moiti des accidents avec blessures y surviennent. Une rduction
substantielle du nombre et de la gravit des accidents lchelle municipale ne peut tre
atteinte sans une amlioration de la gestion des risques et des pratiques en vigueur. Les
municipalits jouent donc un rle majeur en matire de scurit routire.
Gatineau, la mise en service du Rapibus a ncessit des changements certaines habitudes de conduite sur le rseau routier de la ville. La scurit et lefficacit du rseau routier
via linstallation de feux de circulation, prennent de plus en plus dimportance dans lattention du public. Par cet audit, nous poursuivions lobjectif de dterminer si les pratiques en
matire de gestion des feux de circulation de la Ville de Gatineau sont adquates pour grer
les risques relis la scurit routire sur son rseau et aux dplacements des usagers sur
son territoire.
Nos travaux ont permis didentifier que la Ville se conforme au cadre rglementaire provincial (normes MTQ), mais elle aurait tout avantage amliorer ses pratiques de gestion
des feux de circulation au-del du cadre rglementaire du MTQ actuellement en place. Elle
devrait formaliser sa fonction de gestion des feux afin de privilgier une approche proactive notamment en dveloppant une politique et en procdant une tude des besoins en
matire doutils de surveillance et de gestion, ncessaire pour amliorer son bilan de scurit
et lefficacit de son rseau.
La rduction du nombre daccidents sur le rseau routier municipal passe dabord par une
meilleure connaissance des problmes, grce la ralisation de diagnostics, puis par llaboration de plans daction. La Ville peut-elle mettre en place une gestion dite efficace de
ses feux de circulation sans mieux connatre et analyser prcisment les donnes de dbit
et daccidents sur son rseau en temps rels? Des recommandations en ce sens ont t formules. La Ville pourrait mme prendre exemple de certaines pratiques lies linformation
recueillie qui ont t mises en uvre pour le Rapibus et lappliquer sa gestion des feux
decirculation.
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RA 2014
OPTIMISATION DE RESSOURCES
OBJECTIFS DU MANDAT
En matire de lutte aux changements climatiques, il nexiste pas au Qubec de rglementation
qui impose explicitement une ville de mettre en place des mesures permettant de grer
les missions de GES sur son territoire ou permettant de sassurer que les infrastructures
1 Ouranos, 2010. laborer un plan dadaptation aux changements climatiques. Guide destin au milieu municipal
qubcois. 48 p.
OPTIMISATION DE RESSOURCES
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soient conues ou adaptes pour faire face dventuelles modifications dans le portrait
climatique dune rgion. De plus, le secteur municipal nest habituellement pas assujetti au
rglement qubcois sur la dclaration obligatoire de certaines missions de contaminants
dans latmosphre tant donn que les missions de GES, par tablissement physique
(exemple par btiment), sont bien souvent sous le seuil de dclaration de 10 000 teCO2
(tonne quivalente de dioxyde de carbone). Les objectifs de cette mission daudit ne peuvent
donc pas tre en lien avec une conformit une rglementation, mais plutt avec la mise en
place par la Ville dune dmarche complte et rigoureuse de gestion des GES et dadaptation
aux changements climatiques.
Cette mission daudit sarticule autour de quatre objectifs principaux pour lesquels des critres de vrification ont t dtermins selon la vulnrabilit de la Ville diffrents risques en
lien avec la gestion de la rduction des missions de GES et ladaptation aux changements
climatiques. Ces quatre objectifs visent dterminer:
1 si la Ville a une dmarche en matire de gestion des GES et dadaptation aux changements
climatiques qui est planifie et englobante lchelle de la Ville et connue des employs;
2 si la Ville a une structure organisationnelle adquate pour la mise en uvre dune telle
dmarche;
3 si la Ville a un processus de collecte dinformation fiable et comparable pour mesurer les
progrs de ses rductions;
4 si la Ville fait une rtroaction pertinente et quelle rend compte de sa performance en
matire de rduction des missions de GES.
Lanalyse de latteinte de ces objectifs est faite dans ce rapport sous quatre volets:
1 la compltude et la rigueur de la dmarche de gestion des GES et dadaptation aux
changements climatiques;
2 la communication de cette dmarche;
3 la gouvernance;
4 la reddition de comptes.
PORTE DU MANDAT
Notre vrification vise dterminer dans quelle mesure la Ville de Gatineau sest dote
dune dmarche structure, rigoureuse et efficiente pour la gestion des GES et ladaptation
aux changements climatiques. Pour la gestion des rductions de GES, notre vrification
se concentre plus particulirement sur les missions de GES sur le territoire de la Ville l
o elle a un contrle direct (missions dont les sources sont ses btiments et sa flotte de
vhicules) ou indirect (la Ville peut, par lamnagement du territoire par exemple, influencer
les comportements des citoyens et modifier leur profil dmissions des GES). tant donn
que le premier inventaire des missions de GES a t fait en 2010 et quil portait sur les
missions de 2009, notre mandat daudit touche les activits ralises au cours des annes
2009 2014.
48
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RA 2014
OPTIMISATION DE RESSOURCES
MTHODOLOGIE
La mthodologie utilise a t construite autour de rencontres avec des acteurs cls dans
le domaine des changements climatiques la Ville et, plus particulirement, au Service de
lenvironnement, au Service des infrastructures, au Service des travaux publics, au Service
de lurbanisme et au Service des communications et la Socit de transport de lOutaouais,
titre de partenaire de la Ville. Ces rencontres avaient pour finalit de dterminer le travail
effectu par ces services dans une dmarche de gestion, le niveau de connaissance de chaque service sur ce que les autres services font en ce sens et sur linteraction quil y a entre
ces services sur ce sujet. En parallle ces rencontres, diffrents documents, rapports, politiques et comptes rendus de runions de la Ville ont t considrs.
MISE EN CONTEXTE
En 2008, la Ville de Gatineau sest dote dune politique environnementale sous le thme
Une ville verte porte de la main! Cette politique visait encadrer les actions de la Ville
sous les thmes que sont leau, lair, le sol, la biodiversit, lnergie, la qualit de vie et les
matires rsiduelles. Pour mettre en uvre cette politique, un Plan daction 2009-2013 a t
labor. Ce dernier contenait 32 objectifs desquels dcoulent 74 moyens. Plusieurs de ces
moyens, principalement sous les thmes de lair et de lnergie, avaient une incidence sur les
missions de GES issues de ladministration ou des citoyens. Par ailleurs, sous le thme de la
qualit de vie, la Ville stait fixe pour objectif de sadapter aux changements climatiques
en identifiant les points de vulnrabilit sur son territoire.
Un des moyens figurant au Plan daction 2009-2013, sous le thme de lair, tait de raliser
un inventaire municipal de la production de GES et dtablir un plan de rduction des GES.
Cest ainsi que la Ville a bnfici en 2009, dans le cadre du programme Climat municipalits
du MDDEP, dune subvention de 154284,75$ pour raliser son premier inventaire de GES et
un plan daction visant leur rduction. Le montant de cette subvention a t calcul selon le
cadre normatif du Programmeen fonction de la population de la Ville de Gatineau en 2009
qui tait de 247139 habitants. Le cot total de lensemble du projet initialement estim par
la Ville tait de 204284$ et comprenait des honoraires prvus de 100000$ pour le travail
dune firme de consultants pour llaboration de linventaire et du plan daction. La Ville, par
lentremise du budget de son plan daction 2009-2013 de sa Politique environnementale,
sengageait verser les 50 000 $ qui ntaient pas couverts par le Programme pour la
ralisation de ce projet. Au final, tant donn que la Ville a mis fin au contrat avec la firme
de consultants avant la compltion du mandat, les honoraires de la firme nont t que de
39636$, soit beaucoup moins que ce que la Ville avait initialement prvu. En contrepartie,
le temps consacr par les employs de la Ville ce projet a t plus important. Plutt quun
charg de projet temps plein pendant une anne la Ville, ce nest pas moins de 3450
heures que la Ville a justifies au MDDEFP, soit prs du double que prvu, permettant de
finaliser les livrables attendus dans le cadre du programme Climat municipalits et de
toucher la totalit de la subvention initialement autorise par leministre.
En mai 2012, la Ville compltait son premier inventaire des missions de GES pour lanne
2009. Le total des missions slevait 905 100 teCO2, dont 25 200 teCO2 qui taient
associes aux activits corporatives (consommation nergtique des btiments, utilisation
des vhicules de la Ville incluant ses sous-traitants). Le reste des missions tant associes
au transport de la collectivit et la gestion des matires rsiduelles. En aot 2013 et 2014, la
Ville a ralis elle-mme les mises jour 2012 et 2013 de son inventaire de GES. Paralllement
cette ralisation, et conformment la subvention reue de Climat municipalits, la Ville
a produit en 2012 son Plan daction 2010-2015 visant la rduction des missions de GES.
Ce Plan fut comment par le ministre du Dveloppement durable, de lEnvironnement, les
OPTIMISATION DE RESSOURCES
RA 2014
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Faunes et des Parcs (MDDEFP), et une version finale a vu le jour en mars 2014, soit moins de
deux ans avant la fin de la priode couverte par ce plan. Il y a lieu de mentionner que la Ville
na pas attendu la version finale approuve par le MDDEFP pour le mettre en uvre. Le Plan
vise une rduction des missions corporatives de 15% en 2015 par rapport 2009 et un statu
quo pour les missions de la collectivit. Bien que le Plan se limite la portion 2010-2015, il
nonce tout de mme une cible de rduction de 20 % en 2020 par rapport 2009 pour les
missions corporatives et une cible de rduction de 6 % en 2020 par rapport 2009 pour les
missions de la collectivit. Toutefois, le Plan ne prsente pas de moyens mettre en uvre
aprs 2015 pour atteindre les cibles de 2020.
Ces cibles de rductions, autant pour 2015 que pour 2020, ont fait lobjet dune approbation
par le Conseil municipal en janvier 2012.
De 2011 2013, la Ville a travaill un vaste projet de rvision de son schma damnagement
et de dveloppement (SADD), un outil de base pour la planification de lutilisation du territoire. Le Conseil municipal souhaitait, par cette rvision, faire du nouveau schma un outil
de planification articul autour des principes de dveloppement durable. Cette rvision sest
faite en appui quatre principes directeurs:
1 concrtiser les principes de dveloppement durable;
2 respecter la capacit de payer des Gatinois et mettre en place les conditions dune fiscalit
quitable et responsable;
3 contribuer oprationnaliser les politiques et en mesurer les impacts;
4 rduire les missions de GES. Afin de mettre en uvre ce nouveau schma, un plan
contenant plus de 150 actions a t dvelopp autour de cinq orientations dont la
deuxime est de prioriser la mobilit durable.
En parallle llaboration de ce schma damnagement et de dveloppement, et afin de
travailler en accord avec cette deuxime orientation du SADD, la Ville a labor un Plan des
dplacements durables (Plan). Lobjectif de ce Plan est de faire passer, sur lhorizon 20112031, de 10% 15% les dplacements pied et de 18% 24% les dplacements en transport
collectif durant la priode de pointe matinale Gatineau. Pour raliser la mise en uvre de
ce Plan, la Ville compte sur la collaboration de la Socit de transport de lOutaouais (STO).
Ce Plan, adopt par la Ville en octobre 2013, mentionne quil sera accompagn dun plan
daction et que des rapports davancement seront communiqus sur une base rgulire afin
de dmontrer les progrs accomplis.
Finalement, en rponse un moyen figurant au Plan daction 2009-2013 de la Politique environnementale, la Ville sest dote, en 2012, dune Stratgie municipale de gestion intgre
du stationnement (Stratgie de stationnement). Lobjectif de la Ville travers cette Stratgie
de stationnement est de faire une utilisation plus rationnelle de lespace qui est affect au
stationnement sur son territoire, et par le fait mme, damliorer la qualit de vie urbaine. Au
dire de la Ville, cette Stratgie de stationnement a t labore dans le respect des principes
de dveloppement viable, en visant la rduction des GES et en travaillant sur le concept de
mobilit durable. Cinq orientations composent cette Stratgie visant la mise en application
de 108 actions. Toutefois, bien que la Stratgie ait t dveloppe dans une optique de
rduction des GES, aucune action nest libelle directement en fonction de cetobjectif.
La notion de gestion des missions de GES fait donc partie intgrante de plusieurs approches mises de lavant par diffrents services de la Ville. Il y a lieu pour le vrificateur gnral
de sassurer quil y a une cohsion entre ces approches et quelles font partie dune vision
globale de rduction des GES et dadaptation aux changements climatiques. Cest sur ce
constat gnral que sest appuy le vrificateur gnral pour raliser cette mission.
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RA 2014
OPTIMISATION DE RESSOURCES
RSULTATS DE LAUDIT
Compltude et rigueur de la dmarche de gestion des rductions de GES
et dadaptation aux changements climatiques la Ville de Gatineau
Tel quil a t mentionn dans lintroduction, la notion des changements climatiques doit
sanalyser sous deux angles. Dans un premier temps, sous langle des actions mises en place
pour rduire les missions de GES qui sont lorigine des changements climatiques2 et,
dans un second temps, sous langle de ladaptation aux changements climatiques tant
donn que, selon la communaut scientifique, le rythme de rduction des missions de GES
lchelle plantaire nest pas suffisant pour freiner la hausse gnrale du climat, engendrant diffrents changements climatiques tels que des prcipitations extrmes ainsi que
des priodes de scheresse plus longues. Lanalyse de la compltude de la dmarche de la
Ville en lien avec les changements climatiques aborde ces deux angles en commenant par
ladaptation aux changements climatiques.
Gestion de ladaptation aux changements climatiques
La mesure 64 contenue dans le Plan daction 2009-2013 de la Politique environnementale
de la Ville avait pour objectif didentifier les points de vulnrabilit sur le territoire de la Ville
en lien avec lvolution du climat. Le programme Climat municipalits du gouvernement du
Qubec subventionnait en grande partie la ralisation dun plan dadaptation aux changements climatiques pour les villes. Or, la condition pour avoir une telle subvention tait davoir
ralis dans les cinq ans prcdant le 3 novembre 2008, un inventaire des missions de
GES. Ne remplissant pas cette condition, la Ville na pas pu bnficier du programme pour
se doter dun plan dadaptation aux changements climatiques (elle a toutefois bnfici du
programme pour raliser son premier inventaire de GES et un plan de rduction des GES).
Avec le travail ncessaire pour la ralisation du premier inventaire et llaboration du plan de
rduction des GES, la Ville a report la ralisation de son plan dadaptation aux changements
climatiques dans son nouveau plan daction 2014-2018 de la Politique environnementale. Elle
attend galement de connatre les nouvelles orientations et le programme de financement
que le gouvernement du Qubec mettra en place, le cas chant, pour aider les villes
sadapter aux changements climatiques. Or, dans le contexte conomique actuel, bien que
la lutte aux changements climatiques soit une priorit pour le gouvernement provincial, il ny
a aucune garantie quun tel programme de subvention sera de nouveau disponible pour les
villes du Qubec.
En contrepartie, la Ville a, depuis 2002, un plan de scurit civile contenant des procdures
mettre en place en cas dvnements majeurs. Le Service de lenvironnement navait pas t
mis contribution lors de llaboration de ce plan lpoque, et ce dernier na pas t ralis
sous langle de lanalyse des risques en lien avec les changements climatiques.
Dans un tel contexte, nous considrons que le volet adaptation aux changements climatiques est absent la Ville de Gatineau. Ceci fait en sorte que Ville na pas une bonne comprhension du niveau de vulnrabilit de ses infrastructures pour faire face des vnements
climatiques dont lintensit et la frquence iront en augmentant dans le futur.
notre avis, la Ville devrait valuer la pertinence de se doter dun plan dadaptation aux
changements climatiques, ou tout le moins sassurer que le plan de scurit civile tient
compte dvnements climatiques extrmes qui pourraient survenir et ncessiter des
mesures durgence.
2 Le 5e rapport du Groupe dexperts intergouvernemental sur lvolution du climat (GIEC) tablissait, en 2013, quil
est extrmement probable que linfluence de lhomme est la cause principale du rchauffement observ depuis le
milieu du XXe sicle .
OPTIMISATION DE RESSOURCES
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Sappuyant sur ce constat dabsence dune dmarche dadaptation aux changements climatiques, le reste de cet audit se concentre sur la portion de la gestion des GES.
Commentaires de la direction:
Daccord avec la recommandation
Le dveloppement dun plan dadaptation aux changements climatiques tait planifi au Plan
daction de la Politique environnementale de la Ville de Gatineau dans la mesure o un pro
gramme provincial de soutien financier eu t disponible. Le service de lenvironnement est
en attente de la ligne directrice du gouvernement en la matire pour redfinir sa stratgie et
ses chances. Dans lventualit o aucun programme ne sera disponible et ouvert dici lt
2016, une valuation et une bonification du plan de scurit sera envisage avec le Service de
scurit incendie. (chance prvue par la direction -septembre 2016)
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OPTIMISATION DE RESSOURCES
Bien que le travail du vrificateur gnral ntait pas de faire une validation des calculs menant linventaire annuel des GES, lexamen sommaire des fichiers de calcul des missions
de GES a rvl diffrentes erreurs montrant une mauvaise comprhension de la mthodologie de calcul et des outils de calcul dvelopps par les coordonnateurs de projets prcdents ou le consultant, et ce, malgr le fait quinitialement une dmarche mthodologique
suivre avait t labore par un consultant. Les erreurs rapportes ici doivent tre vues
comme des exemples en support au constat et non pas comme tant lensemble des erreurs
possibles dans les diffrents inventaires. Deux types derreurs ont t observs dans les
outils de calcul employs pour faire lvaluation des missions de GES : 1) une valeur inscrite
mme une formule et qui na pas t change lors de linventaire subsquent, faussant
ainsi le rsultat du calcul pour lanne en cours; 2) lutilisation dune valeur dans le calcul
des missions de GES du transport de la collectivit qui ne correspond pas au paramtre de
lquation, indiquant quil y a une mauvaise comprhension de la mthodologie appliquer
pour le calcul des missions de GES.
la lumire de ces faits, nous concluons que la Ville a une structure pour faire la quantification des missions de GES. Toutefois, cette structure nest pas encadre par un processus de
validation interne permettant de sassurer de lexactitude de la mthode de calcul employe
et de la conformit des donnes utilises pour alimenter le modle de calcul. En labsence
dun tel processus de validation interne, la Ville ne peut garantir la qualit des rsultats des
diffrents inventaires et encore moins assurer que la comparaison des rsultats entre les
annes se fait sur une base similaire. Cette comparaison est pourtant llment central qui
permet la Ville de dterminer si elle est en voie datteindre ou non ses cibles de rduction
de GES.
notre avis, le Service de lenvironnement devrait se doter dun processus de validation
interne des calculs de linventaire des GES et des valeurs des paramtres employes pour
ces calculs.
Commentaires de la direction:
Daccord avec la recommandation
La stratgie de gestion des GES doit tre revue et ajuste par lintervention dune expertise
externe afin de revoir, en partie, son processus de validation des rsultats de linventaire
annuel. (chance prvue par la direction - aot 2016)
Rduction des missions de GES
Le second axe concerne la mise en uvre dun plan daction. la suite de la ralisation
du premier inventaire de GES, la Ville a labor, avec le support du consultant, un plan de
rduction des missions de GES contenant une srie dactions. Au total, 45 actions (voir le
Tableau 1) composent ce plan, bien que seulement 19 soient associes latteinte des cibles
de rduction pour les missions de GES en lien avec les activits de la Ville (les activits
identifies en gras dans le Tableau 1). Une vingtime action doit permettre latteinte de la
OPTIMISATION DE RESSOURCES
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cible pour la collectivit, cest--dire le statu quo en 2015 par rapport aux missions de 2009.
En date du 31 dcembre 2013, la Ville ntait pas en mesure de dmontrer quelle serait capable datteindre sa cible de rduction de 15 % des missions du bilan corporatif en 2015 par
rapport au niveau de 2009 ni de maintenir les missions de la collectivit une valeur quivalente celle value pour 2009. En effet, tel que prsentes la page suivante, lesmissions
du bilan corporatif taient, en 2013, de 31787 teCO2, soit de 19,3% suprieures 2009 alors
que la Ville vise le ramener sous le seuil de 22643 teCO2 en 2015. Pour le bilan collectif, en
2013, les missions taient de 2,3 % suprieures celle de 2009.
Figure 1 volution des missions de GES par rapport 2009 et aux cibles de rduction pour 2015 et 2020
Ainsi, si la Ville sest dote dun plan de rduction des GES, sa mise en uvre ne permet pas,
jusqu maintenant, de concrtiser les objectifs de rduction que la Ville sest fixs. Un tel portrait de lvolution des missions de GES nest pas diffrent de celui du Qubec. En effet, si
linventaire 1990-2012 des missions de GES au Qubec prsente des rductions de lordre de
8 % (principalement dans les secteurs industriel et rsidentiel), elles sont en partie compenses par une hausse des missions du secteur du transport routier. Or, le cadre de linventaire
des GES de la Ville de Gatineau ne considre pas les secteurs industriel et rsidentiel, mais
intgre les rsultats du bilan GES du Qubec pour le transport routier.
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OPTIMISATION DE RESSOURCES
Tableau 1 Liste des actions figurant au plan de rduction des GES de la Ville et leurs cots
dimplantation initialement prvus
Action
Cot de laction
Aucune
dpense en
immobilisation
Action 1
Action 2
Action 3
160000$
Action 4
328599$
Action 5
180000$
Action 6
dterminer
Action 7
dterminer
Action 8
dterminer
Action 9
dterminer
Action 10
Action 11
Action 12
Action 13
NA
Action 14
NA
Action 15
Action 16
NA
Action 17
dterminer
Action 18
dterminer
OPTIMISATION DE RESSOURCES
75000$
36000$
dterminer
37500$
Aucune
dpense en
immobilisation
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Action
Cot de laction
Action 19
NA
Action 20
dterminer
Action 21
Action 22
dterminer
Action 23
dterminer
Action 24
Action 25
Aucun cot
Action 26
Aucun cot
Action 27
Action 28
Action 29
Action 30
Action 31
Action 32
6000000$
Action 33
60000$
Action 34
Action 35
450000$
Action 36
45000$
Action 37
Action 38
56
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RA 2014
10000$
NA
57200000$
320000$
21000$
dterminer
150000$
Aucun cot
250000$/an
150000$
OPTIMISATION DE RESSOURCES
Action
Cot de laction
Action 39
dterminer
Action 40
dterminer
Action 41
dterminer
Action 42
30000$/an
Action 43
88000$/an
Action 44
Action 45
Variable
Aucun cot
3 095 000 $
6000000$:
cocentres
57,2M$: Rapibus
Les actions en gras sont celles permettant des rductions en lien avec la cible de rduction de 2015.
Dans son bilan 2013 des missions de GES, la Ville dresse le portrait de limplantation des
19 actions pour rduire les missions de GES du volet corporatif dici 2015. Tel que prsent
au Tableau 2, au 31dcembre2013, neuf des 19 actions avaient t implantes et pour deux
dentre elles, les rsultats taient observables. Si la Ville peut se fliciter davoir implant
mi-parcours prs de 50% des actions figurant au Plan de rduction, le succs de ces actions
totalise moins de 25% des rductions de GES requises. Trois autres actions ont t implantes en 2013 ou avant, mais nont pas donn des rsultats encourageants. elles seules,
lchec de ces trois actions rduit de 50% les rductions potentielles de GES sur la priode
2010-2015. titre dexemple, la rduction la plus importante dmission de GES devait se
faire par limplantation de la co-collecte des matires rsiduelles (collecte des matires organiques en mme temps que les dchets ou le recyclage laide dun camion compartiment).
La Ville avait estim les rductions annuelles de GES 832 teCO2 (soit 21,7 % des rductions
figurant au plan) en se basant sur une rduction de 20 % de la consommation de carburant
par ce mode de collecte comparativement la collecte standard. Or, plutt que de diminuer,
la consommation de carburant pour la collecte des matires rsiduelles Gatineau a bondi
de 47 % en 2013 par rapport 2009 en raison dune augmentation du nombre de kilomtres
parcourir par tourne. La Ville a galement repouss une date ultrieure la ralisation de
sept actions totalisant pour prs de 30% des rductions de GES prvues initialement pour
2015. Cest donc 78,0 % des rductions prvues initialement qui ne sont plus atteignables
dici 2015. Devant ce constat, il y a une certitude que la cible de rduction des missions de
ladministration municipale de 15 % en 2015 par rapport 2009 ne sera pas atteinte.
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Nombre
dactions
(proportion)
Rductions de GES
prvues au plan de
rduction pour 2015
par rapport 2009
(proportion)
375 teCO2
9,8%
2
10,5 %
7
36,9 %
470 teCO2
12,2%
3
15,7 %
1 905 teCO2
49,7%
7
36,9%
1085teCO2
28,3%
Mais en plus de ne pas pouvoir atteindre sa cible de rduction, la Ville nest pas en mesure
didentifier clairement si les actions quelle ralise par la mise en uvre de son plan donnent
les rductions attendues. Nous comprenons que la Ville a labor un plan de rduction des
missions de GES dans un cadre bien prcis qutait le programme Climat municipalits et
quelle se devait de respecter les balises de ce programme. Toutefois, deux lacunes ont t
releves dans la dmarche du Service de lenvironnement pour dterminer les rsultats des
actions poses.
a) Observation de rduction sans prendre en considration le contexte dimplantation
delaction
La Ville entend rduire les missions de GES associes la flotte de vhicules de police
de 20 tonnes par rapport 2009 en ralisant un renouvellement de la flotte de vhicules.
Linventaire des missions de GES de 2013 prcise que cette action a t ralise par lacquisition de 20 vhicules co nergtiques bien que la Ville ne soit pas encore en mesure
dvaluer le rsultat de cette action puisquau moment de produire linventaire 2013, il ny
avait pas eu une anne complte doperation avec cette action mise en place. Par ailleurs,
linventaire 2013 indique que les missions de la flotte de vhicules du Service de police ont
augment de 108 tonnes par rapport 2009. Il y avait donc en date du 31 dcembre 2013,
un cart de 128 tonnes par rapport lobjectif de rduction en 2015 de- 20 teCO2 par rapport 2009 pour cette action. la lumire dun tel rsultat, il est difficile dimaginer que la
Ville pourra dire que le rsultat de laction en 2015 aura t un succs. Or, lobservation des
rductions en terme absolue cache une srie de facteurs externes qui peuvent avoir une
influence sur les missions de GES. Dans ce cas-ci, entre 2009 et 2013, la flotte de vhicules
du service de police a augment de 42 vhicules. Toutefois, nous avons fait une analyse des
missions moyennes de GES par vhicule de la flotte de police et avons dtermin quentre
2009 et 2013, il y a eu une rduction de lintensit des missions de GES par vhicule de 12,1
%, passant de 8,66 teCO2 /vhicule 7,61 teCO2 /vhicule. Le renouvellement de la flotte de
vhicules de police a donc permis une rduction par vhicule des missions de GES.
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OPTIMISATION DE RESSOURCES
Un autre exemple dmontrant que le Service de lenvironnement ne prend pas en considration le contexte dimplantation dune action concerne lefficacit nergtique dans les
btiments. Entre 2009 et 2013, dans les actions touchant aux btiments municipaux, une
action figurant au plan de rduction a t entirement complte avec atteinte des rsultats
(action 3 devant permettre de rduire de 168 teCO2 /an par rapport 2009) et trois actions
ont t implantes avec des rsultats venir (actions 2, 4 et 5 pour un total de rduction
de 338 t eCO2 /an par rapport 2009). Le total des rductions observables en 2013 par
rapport 2009 pour les btiments aurait donc d se situer entre 168 et 506 teCO2 /an. Or,
lanalyse de lvolution qui est fournie dans le bilan de 2013 ne donne des rductions que de
lordre de 54 teCO2, soit seulement de 32% du minimum attendu (168 teCO2 ), dmontrant
que la ralisation dune action ne garantit pas latteinte des rsultats attendus. Le Service
des infrastructures fait, dans le cas de projets pouvant engendrer des conomies dnergie
importante, une analyse avant/aprs modification afin didentifier si les changements ont
apport une conomie de consommation dnergie. Cette analyse prend en considration
des paramtres externes tels que la diffrence de temprature entre lanne avant la modification et lanne aprs (exprime en degrs-jours). Bien quil sagisse dune bonne pratique,
force est de constater que ce type danalyse nest pas utilis par le Service de lenvironnement. Seul le bilan annuel de consommation est utilis par le coordonnateur de projet - air
et nergie, et donc ce dernier nest pas en mesure didentifier clairement si les rductions de
GES quil calcule sont le rsultat de laction faite par le Service des infrastructures, le fruit
dune variation externe telle quune variation dans la moyenne climatique de lanne ou une
combinaison des deux. Dans ce cadre dapplication, le Service de lenvironnement ne peut
donc pas dmontrer clairement que les efforts faits par la Ville permettent de rduire les
missions de GES.
OPTIMISATION DE RESSOURCES
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Commentaires de la direction:
Daccord avec la recommandation
En accord avec les recommandations de la CCEDD, un projet de diagnostic de performance
nergtique et de tlmtrie pour la flotte de vhicules municipaux a t dvelopp. Ce
projet vise inventorier et crer des indicateurs, valuer la consommation de chacun des
vhicules et faire un inventaire exhaustif des actions applicables afin didentifier des mesu
res concrtes planifier. Selon la validation de ce projet par le conseil municipal, sa mise en
uvre pourrait tre lance en dcembre 2015. Les actions pourront tre identifies dans les
8 mois suivants. (chance prvue par la direction - septembre 2016)
Communication de la dmarche de gestion des GES
Bien qutant engage dans une dmarche de gestion des GES depuis 2010, la Ville de
Gatineau ne communique pas lexterne sa dmarche. Les inventaires de GES des annes
2009, 2012 et 2013 nont pas t rendus publics ni communiqus aux citoyens. Le Service de
lenvironnement considre les inventaires de 2012 et de 2013 comme tant des documents
internes intermdiaires qui nont pas tre publis. Le prochain inventaire dimportance
sera celui prsentant les rsultats pour 2015, soit pour valuer la performance de la Ville
vis--vis la cible intermdiaire de rduction des GES. Mme si le premier inventaire, celui de
2009, na pas t publi, les informations quil contient devront tre rendu public puisquil
est la base de comparaison pour valuer la performance en termes de rductions de GES.
ce jour, seulement quelques donnes de cet inventaire de 2009 ont t publies dans le
document du nouveau schma damnagement et de dveloppement rvis, publi par la
Ville en mai2014.
Bien que les inventaires de 2012 et de 2013 ont t prsents la Direction gnrale adjointe-Gestion du territoire, ils nont pas t prsents la direction gnrale ni au Conseil municipal. En labsence de lapprobation dun document par le Conseil municipal, le Service des
communications ne peut pas le publiciser. Pour ce qui est du plan de rduction des GES,
bien quil ait t approuv par le Conseil municipal en 2012, il na pas fait non plus lobjet
dune communication. Une dmarche de communication avait t entame en juin 2012 par
le Service des communications de la Ville, la demande du Service de lenvironnement, mais
le dploiement du plan de communication na jamais eu lieu, la demande du Service de
lenvironnement qui voulait attendre lapprobation du plan par le MDDELCC. Ce dernier a
demand deux reprises la Ville de faire des modifications dans le plan de rduction avant
de lapprouver en mai 2014. la suite de cette approbation, considrant que le plan tant
dj bien entam (sa premire partie se termine en 2015), aucune communication officielle
nen a t faite.
Par contre, si lensemble de la dmarche de gestion des GES nest pas communiqu, le Service des communications, la demande encore une fois du Service de lenvironnement,
a rdig et dploy un plan de communication au sujet du programme visant rduire la
marche au ralenti des vhicules qui sinscrit la fois dans le plan de rduction des GES et
dans le plan daction de la Politique environnementale. Cette communication en lien avec le
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RA 2014
OPTIMISATION DE RESSOURCES
programme Coupez le moteur sinscrit dans une continuit de communication ayant dbut
en 2009 dans le cadre du plan daction de la Politique environnementale, soit avant la mise
en uvre du plan de rduction des GES.
Si la communication au public de la dmarche de gestion des GES est absente, on serait en
droit de sattendre ce quelle soit adquate linterne tant donn que les employs de diffrents services doivent tre parties prenantes des actions mettre en place afin datteindre
les cibles de rduction. Diffrents services de la Ville, pourtant bien au fait des actions de
la Ville et du Service de lenvironnement en matire de gestion des GES, considrent nanmoins que la Ville ne communique pas suffisamment sa dmarche de gestion des GES. Ce
manque de communication linterne de la dmarche a une incidence sur la capacit de la
Ville mettre en uvre diffrentes actions figurant au plan de rduction.
titre dexemple, la Ville devait installer des coupe-moteurs sur 157 vhicules municipaux
afin dviter la marche au ralenti. Cette mesure devait permettre de rduire de 652 teCO2
par anne lhorizon 2015 par rapport 2009, reprsentant 17 % de toutes les rductions
requises pour atteindre la cible de rduction de 15 %. Il sagissait de la troisime action la
plus importante en termes de rduction envisage de GES pour la portion des missions
corporatives de 2010-2015. Or, bien que le projet ait t implant, les missions de GES par
vhicule nont pas diminu, mais ont plutt augment. Le Service des travaux publics explique cet chec par le fait que certains employs, par manque de sensibilisation par rapport
aux raisons soutenant ce nouveau mode de fonctionnement des vhicules, ont peru ces
quipements comme tant des contraintes dans le cadre de leur travail et ont russi les
contourner, soit en les dbranchant ou encore en redmarrant systmatiquement les vhicules. Le cot pour lacquisition et limplantation de chacun de ces systmes dvitement
de la marche au ralenti est estim entre 500$ et 1 000$ par le Service des travaux publics.
Un autre exemple o le manque de communication de la dmarche de gestion des GES
auprs des employs municipaux a eu un effet ngatif sur la rduction des GES est dans
la formation lcoconduite. Le Service de lenvironnement devait former les employs du
Service de police (150 employs) puis des employs du Service des travaux publics (conducteurs de camions lourds) lcoconduite. Lexercice a t ralis avec le Service de police
en 2012 moyennant une dpense de 21 557 $ sans pour autant que des changements significatifs ne soient observables, selon le Service de lenvironnement, dans les habitudes de
conduite des employs. Le Service de lenvironnement explique cet chec des rductions
notamment par labsence dun bon plan de communication et de suivi permettant de maintenir les acquis de la formation. Or, durant le processus de validation du plan de rduction
des GES, le MDDELCC avait signifi la Ville, en parlant de cette mesure de formation
lcoconduite, quil y avait un fort taux deffritement aprs quelques mois dapplication si
des activits de motivation et de rappels ne sont pas mises en place dans le cadre de cette
mesure. Le MDDELCC indiquait galement la Ville que pour constater une rduction
de 5% de la consommation de carburant cette mesure en ajoutant des rappels priodiques
de la formation, un programme de sensibilisation des employs municipaux la lutte contre
la marche au ralenti et linstallation de coupe-moteur et/ou dquipement de chauffage
dappoint dans les vhicules municipaux. Or, la Ville a considr une conomie de carburant de 5% uniquement par laction de formation lcoconduite et elle a ajout son plan de
rduction des GES des conomies supplmentairesde carburant par les appareils de rduction de la marche au ralenti. Il y a donc eu une surestimation des conomies de carburant
dans la combinaison de ces deux actions par rapport ce que recommandait le MDDELCC
la Ville en mars 2013.
Le cadre financier du plan de rduction des GES prvoyait un montant annuel de 30000$
pour faire connatre le plan de rduction, les actions mettre en place ainsi quen diffuser
lavancement. Or, en 2012 aucune dpense na t encourue pour une communication du
OPTIMISATION DE RESSOURCES
RA 2014
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plan de rduction ou des actions pouvant bnficier latteinte de la cible de 2015. Le niveau
de dpense pour la communication du plan en 2013 nest gure diffrent. Un total de 4 012$
a t dpens pour linscription de la Ville de Gatineau au Town Hall Challenge 2015 et pour
limpression des brochures Coupez les moteurs!. Ces deux activits finances mme le
budget de communication, dinformation et de sensibilisation du plan de rduction nont
pas servi faire la promotion directement du plan de rduction et de ltat davancement
desactions.
la lumire de ces constats, la Ville na pas mis jusqu maintenant les efforts ncessaires
pour faire connatre lexterne, mais surtout linterne, sa dmarche de gestion des GES,
limitant possiblement lefficacit des actions rduire les missions de GES de la Ville.
notre avis, la Ville doit se doter dun programme de communication de sa dmarche de
gestion des GES et des rsultats obtenus par les diffrentes actions une fois mises en uvre.
Considrant qu partir de 2016, soit pour la seconde portion du plan de rduction, les citoyens de Gatineau devront galement faire des efforts pour rduire les missions de la
collectivit de 6 % en 2020 par rapport 2009, il est ncessaire que ce programme de communication sadresse autant aux citoyens quaux employs municipaux.
Commentaires de la direction:
Daccord avec la recommandation
Une rvision de la stratgie de gestion des GES (vacuant les contraintes imposes par le
programme climat municipalit) sera prsente au conseil municipal. Suite ltablissement
dun consensus sur la stratgie adopter, les plans de communication externes et internes
seront dvelopps et mis en uvre afin de prsenter les actions menes par la Ville de
Gatineau dans sa gestion des GES. (chance prvue par la direction - janvier 2017)
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RA 2014
OPTIMISATION DE RESSOURCES
Commentaires de la direction:
Daccord avec la recommandation
La stratgie de gestion des GES doit tre revue et ajuste par lintervention dune expertise
externe afin de revoir, en partie, lorganisation de la gouvernance dans la mise en uvre des
actions du plan de gestion des GES. (chance prvue par la direction - aot 2016)
RA 2014
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RA 2014
OPTIMISATION DE RESSOURCES
2013 des GES ne lui ont pas t transmis ou prsents. Le Conseil municipal nest donc pas
en mesure de constater, jusqu maintenant, ltat davancement des rductions de GES et la
performance de la Ville ce sujet.
Rtroaction sur les actions prsentant des difficults
Le processus de rtroaction la suite de lanalyse des missions de GES pour une anne
donne est trop long pour permettre de corriger la situation pour les annes suivantes. Le
Service de lenvironnement procde linventaire des missions de GES pour une anne
donne (anne X) durant le mois daot de lanne suivante (anne X+1). Cet inventaire est
prsent la CCEDD au mois de septembre de cette mme anne (anne X+1). Ainsi, en
septembre 2014, devant les rsultats de linventaire de 2013, la CCEDD a recommand au
Service de lenvironnement de raliser un diagnostic de la performance des vhicules afin de
mieux comprendre leur consommation et de mieux adapter les actions selon le type de vhicule. Au dbut 2015, ce projet navait toujours pas t complt. Ceci signifie que la prochaine anne complte pour implanter des futures actions pouvant dcouler de ce diagnostic
est lanne 2016. Et ce nest qu lt 2017 que le Service de lenvironnement fera linventaire
des missions de GES de 2016 qui permettra de mesurer les rsultats de ces actions futures
correctrices. Il y aura donc eu un dlai de quatre ans pour avoir une rtroaction complte
sur les actions permettant une rduction des missions de GES de la flotte de vhicules de
la Ville. ce rythme, il sagit de la seule rtroaction que pourra faire la Ville sur cette action
avant que ne se termine la deuxime phase du plan de rduction en 2020.
Suivi des dpenses associes la rduction des GES
Si la reddition de comptes sur lvolution des missions de GES par rapport la cible de 2015
est absente, la reddition de comptes en lien avec les dpenses engendres pour la mise en
uvre du plan de rduction lest tout autant.
Le Tableau 1 prsente lensemble des actions figurant au plan de rduction des GES pour
2010-2015 ainsi que les cots dimplantation de chacune de ces actions. Les actions en caractre gras sont celles qui devaient permettre datteindre la cible de rduction en 2015. Au
moment de llaboration du plan de rduction, les actions 2 et 3 figuraient au plan triennal
dimmobilisation (PTI), tandis que le Service des infrastructures avait obtenu une rsolution pour le financement des actions 4 et 5 mme les surplus accumuls non affects. Ce
sont donc 744 000 $ dinvestissement qui taient dj connus du Conseil municipal lors
de ladoption de la cible de rduction pour 2015. En considrant les cots dimplantation
des mesures uniquement pour les annes de 2012 2015 inclusivement et en soustrayant
les cots des actions 2 5 qui taient connus, la ralisation du plan de rduction des GES
impliquait des cots de 1,5M$ (en excluant le projet du Rapibus et des deux cocentres). Or,
le cadre financier du plan de rduction ne prsente pas lensemble des cots, mais plutt les
cots lis la gestion de la mise en uvre du plan et aux actions mettre en place par le
Service de lenvironnement pour un montant total annuel de 200000$. Pour la portion de
2012 2015, le budget reu par le Service de lenvironnement pour cette gestion totalisera
800000$, cest dire quil reste un montant 744000$ financer sur cette mme priode
pour raliser lensemble du plan de rduction des GES.
De plus, les cots dimplantation de 14 actions, dont sept tant directement lies aux rductions permettant datteindre la cible de 2015, ntaient pas encore connus lors de ladoption
de la cible de rduction de 2015 par le Conseil municipal. Le plan de rduction des GES
mentionne quau fur et mesure que les projets se prcisent, une valuation plus fine des
investissements requis et des subventions disponibles sera excute afin de les inscrire au
PTI . Dans ce contexte, le Conseil municipal, au moment de lapprobation de la cible de
OPTIMISATION DE RESSOURCES
RA 2014
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rduction pour 2015, avait donc une mconnaissance du cot total et rel de ralisation du
plan de rduction pour atteindre cette cible.
Le Service de lenvironnement doit refaire annuellement une demande afin davoir pour lanne suivante son budget de 200000$ pour la gestion du plan de rduction des GES. Ce
nest quau mois de dcembre de chaque anne que le Service de lenvironnement sait si ce
budget lui est accord pour lanne suivante, crant ainsi une incertitude chaque anne
sur le renouvellement du contrat du Coordonnateur de projet - Air et nergie. Le Tableau 3
prsente la ventilation de ce budget annuel tel quil avait t dfini dans le cadre financier
initial du plan de rduction des GES. Prs de 60 % du budget requis, soit 118 000 $ tait
identifi pour des activits de communication et pour couvrir le salaire du Coordonnateur de
projet-Air et nergie responsable de la mise en uvre du plan de rduction. La totalit des
cots prvus dans le cadre financier ntait pas destine des actions permettant datteindre la cible de rduction de 2015. En 2012, il tait prvu que 31000$ (15 % du budget) aille
des activits ne permettant pas une rduction directe des GES et latteinte de la cible.
Pour 2013 2015, cette proportion semble diminuer, mais en fait cest que de 52000$
64500$ ne sont pas spcifiquement associs une action, mais plutt mis la disposition
des actions quil faudrait prioriser. Rien ne garantit alors que ces actions prioriser sont celles permettant des rductions de GES en lien avec la cible de 2015.
Le Tableau 3 prsente galement les dpenses relles faites par le Service de lenvironnement pour les annes 2012 et 2013 dans le cadre de la mise en uvre du plan de rduction
des GES. Le premier constat est que le Service de lenvironnement nest pas en mesure dutiliser la totalit de son budget annuel de mise en uvre du plan de gestion des GES. Le second constat est que ce mme service a totalement omis ou presque son action visant faire
connatre le plan de rduction, ses projets et en diffuser lavancement. Ce constat financier
est consquent avec les constats techniques des actions qui nont pas permis datteindre les
objectifs de rduction de GES notamment en raison dun manque de communication de la
dmarche. De plus, aucune somme na t utilise en 2013 pour prioriser des actions figurant
au plan de rduction alors que le Service de lenvironnement avait dj eu, par la ralisation
de linventaire de 2012, des signes quant la difficult atteindre les objectifs de rduction
en 2015. Le cadre financier du plan de rduction prvoyait pourtant un montant de 52000$
en 2013 pour la priorisation dactions. linverse, une somme de prs de 45000$ a t puise en 2013 dans ce budget pour raliser des actions qui ne figurent pas au plan de rduction des GES. Le Service de lenvironnement a utilis prs de 30000$ pour lacquisition et
linstallation de bornes de recharge pour des vhicules lectriques, une action qui ne figure
pas au plan de rduction ni au plan daction 2009-2013 de la Politique environnementale et
15000$ pour soutenir la Semaine des transports collectifs et actifs. En 2012, une somme
similaire avait t accorde pour soutenir cet vnement et avait t prise mme le budget
du plan daction pour la mise en uvre de la Politique environnementale.
Si des dpenses ont t comptabilises dans le budget de mise en uvre du plan de rduction des GES alors quelles ntaient pas prvues dans ce plan, des dpenses pour des
actions prvues dans ce plan nont pas t comptabilises dans ce budget, mais dans celui
du plan daction pour la Politique environnementale. Cest le cas en 2013 dune dpense de
prs de 43000$ qui a t faite pour lacquisition et linstallation de supports vlo. Cette
dpense a t comptabilise dans le plan daction de la Politique environnementale alors
quelle tait prvue laction 33 du plan de rduction des GES.
Cette utilisation combine des budgets du plan de rduction des GES et du plan daction de
la Politique environnementale, fait en sorte que le Service de lenvironnement ne peut pas
faire une reddition de comptes prcise des dpenses faites pour la mise en uvre du plan de
rduction des GES. Plus encore, il est impossible pour la Ville davoir une lecture prcise du
cot annuel et du cot cumulatif de la mise en uvre du plan de rduction des GES.
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RA 2014
OPTIMISATION DE RESSOURCES
Tableau 3 Cadre financier du plan de rduction des GES et tat des dpenses pour 2012
et2013
Actions finances
Actions 10 et 12 -Tlmtrie et
sensibilisation lcoconduite
2012
2013
2014
2015
Prvu
51000$
15000$
5000$
2500$
Rel
21558$
0$
ND
ND
Prvu
10000$
0$
0$
0$
0$
5009$
ND
ND
Prvu
21000$
0$
0$
0$
Rel
16446$
0$
ND
ND
Rel
Prvu
0$
15000$
15000$
15000$
Rel
0$
15000$
ND
ND
Prvu
30000$
30000$
30000$
30000$
2667$
4012$
ND
ND
Prvu
88 000 $
88 000 $
88 000 $
88 000 $
Rel
68389$
67347$
ND
ND
Prvu
0$
52000$
62000$
64500$
Rel
0$
0$
ND
ND
Prvu
200000$
200000$
200000$
200000$
Rel
109060$
91368$
ND
ND
Rel
0$
44623$
ND
ND
Rel
109060$
135991$
ND
ND
Rel
Actions prioriser
TOTAL
notre avis, bien que le Service de lenvironnement ait inform la Direction gnrale adjointe-Gestion du territoire de ltat davancement des rductions de GES, ce Service nest pas
outill pour faire une reddition de comptes adquate de ltat davancement du plan de
rduction des GES et des sommes encourues jusqu maintenant, et ce, autant la Direction
gnrale ou au Conseil municipal. Il y a lieu de rappeler ici que le plan de rduction est un
outil qui a t approuv par le Conseil municipal. De plus, il est de notre avis que le Service
de lenvironnement na pas cherch faire une rtroaction suffisamment rapide, ce qui lui
OPTIMISATION DE RESSOURCES
RA 2014
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aurait permis de rajuster des actions pour lesquelles les rductions de GES ntaient pas
atteignables. Une plus grande transparence simpose selon nous pour la portion 2016-2020
du plan de rduction des GES.
Commentaires de la direction:
Daccord avec la recommandation
La stratgie de gestion des GES doit tre revue et ajuste par lintervention dune expertise
externe afin de revoir, en partie, son processus de reddition de compte. (chance prvue
par la direction - aot 2016)
CONCLUSION
Lobjectif gnral recherch par ce mandat daudit tait de dterminer si la Ville de Gatineau
sest dote dune dmarche structure, rigoureuse et efficiente pour la gestion des GES et
ladaptation aux changements climatiques. Nous avons fait une distinction dans notre examen entre, dune part, la quantification et la rduction des missions de GES et, dautre part,
ladaptation aux changements climatiques.
Nous avons not que la Ville na pas une dmarche pour identifier les lments vulnrables
sur son territoire face des vnements climatiques dont lampleur et la frquence iront en
augmentant au cours des prochaines dcennies. Un tel exercice figurait au plan daction
2009-2013 pour la mise en uvre de la Politique environnementale, mais la Ville est en
attente de voir si le gouvernement du Qubec mettra en place un nouveau programme de
subvention pour soutenir de tels exercices.
Pour ce qui est du volet de la gestion des GES, la Ville a entrepris cette dmarche ds 2010
en bnficiant justement dune subvention du gouvernement du Qubec par le programme
Climat municipalits pour raliser un inventaire des missions de GES et un plan de rduction de ces dernires. La Ville a ralis jusqu maintenant trois inventaires des missions de
GES respectant le cadre du programme Climat municipalits. Il y a toutefois des variations
mthodologiques entre chacun des inventaires qui dmontrent que la Ville na pas de processus interne pour la validation des calculs des missions de GES. Pour ce qui est du plan
de rduction des missions de GES de la Ville et dont les cibles ont t approuves par le
Conseil municipal en 2012, il vise une rduction en 2015 des missions de ladministration
municipale de 15 % par rapport aux missions de 2009 (20 % en 2020) et un statu quo,
en 2015, des missions de la collectivit (transport et gestion des matires rsiduelles) par
rapport celles de 2009 (-6 % en 2020 par rapport 2009). Or, si la Ville connait do elle
part en 2009 et o elle veut aller en 2015 et 2020, les moyens quelle a mis en place pour y
arriver laissent penser que la destination, du moins pour 2015, ne sera pas celle envisage
initialement. Les missions de ladministration taient, en 2013, en hausse de 19,3% par rapport 2009 et celles de la collectivit avaient galement augment de 2,3 %. Plus de 50 %
des rductions des missions qui taient planifies dici la fin 2015 nauront pas lieu puisque
les actions concernes ont soit t reportes une date ultrieure, soit nont pas donn les
rsultats attendus.
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RA 2014
OPTIMISATION DE RESSOURCES
Plusieurs lments permettent dexpliquer que les objectifs de rduction des GES en 2015 ne
seront pas atteints. Premirement, la Ville na pas communiqu, tant linterne qu lexterne,
son plan de rduction des GES ni ses inventaires intermdiaires. linterne, la mconnaissance de la dmarche de gestion des GES de la Ville a fait en sorte que certains employs
municipaux nont pas saisi les raisons justifiant les changements de comportement qui leur
taient demands et nont pas contribu au succs des actions. Dans un second temps, le
suivi de la mise en uvre des actions sest bas sur lobservation des rductions des missions de GES pour une activit donne sans pouvoir faire la dmonstration que les rductions sont belles et bien le fruit de la mise en uvre de laction. Troisimement, la dmarche
dvaluation des missions de GES fait abstraction de paramtres externes (tels que les
conditions mtorologiques ou laccroissement de la flotte de vhicules). Il y a donc une
interprtation errone du rsultat de laction. Finalement, il y a une absence dune structure
de gouvernance pour la gestion des GES. Le Service de lenvironnement, qui est responsable de la mise en uvre du plan de rduction, nest pas le matre duvre de la majorit des
actions figurant au plan de rduction des GES et le coordonnateur du plan de rduction na
pas une position hirarchique ou dinfluence pour demander une reddition de comptes aux
autres services quant ltat davancement des actions.
De plus, si la Ville nest pas en mesure datteindre ses objectifs de rduction de GES pour
2015, elle risque de ne pas tre en mesure datteindre non plus celles pour 2020 tant donn
qu moins dun an de la seconde phase du plan de rduction pour la portion 2016-2020, la
Ville na pas encore identifi les actions quelle entend mettre en uvre pour atteindre sa
cible de rduction de 20 % par rapport 2009. tant donn la hausse des missions de GES
qua connu la Ville entre 2009 et 2013 plutt quune baisse, les actions qui devront tre identifies devront permettre des rductions de prs de 40 % en 2020 par rapport la situation
actuelle pour atteindre la cible initiale si la Ville souhaite maintenir sa cible de rduction pour
2020 adopte en 2012 par le Conseil municipal.
De plus, bien que le Service de lenvironnement ait inform la Direction gnrale adjointeGestion du territoire de ltat davancement des rductions de GES, ce service ne fait pas de
reddition de comptes quant lavancement du plan de rduction des GES ni des dpenses
encourues pour sa mise en uvre, la Direction gnrale et au Conseil municipal. Sur ce
dernier point, nous avons constat que la Ville ne connaissait pas le cot global de la mise
en uvre du plan de rduction des GES pour atteindre les objectifs de 2015 et encore moins
ceux de 2020. Le Service de lenvironnement reoit quant lui un budget annuel pour la
mise en uvre du plan, mais nest pas en mesure den prioriser lutilisation pour atteindre les
cibles de rduction.
De ces constats, nous pouvons conclure que si la Ville a une dmarche en matire de gestion
des GES, cette dernire nest pas englobante lchelle de la Ville ni connue des employs et
que la structure organisationnelle de la Ville nest pas adquate pour la mise en uvre de la
dmarche et pour latteinte des cibles de rductions de GES. De plus, nous pouvons conclure
que la Ville na pas un processus qui lui permet de suivre le progrs de la rduction des GES,
que sa rtroaction est absente ou trop lente pour corriger une action ne donnant pas les
rsultats attendus et que le Service de lenvironnement, titre de responsable de la dmarche, ne fait pas de reddition de comptes la Direction gnrale ni au Conseil municipal sur
ltat davancement de la dmarche de rduction des GES et sur les dpenses encourues.
Nous concluons galement que la Ville na pas de dmarche pour sadapter aux changements climatiques.
OPTIMISATION DE RESSOURCES
RA 2014
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Finalement, labsence dune telle dmarche pour ladaptation de la Ville aux changements
climatiques combine la difficult de cette dernire atteindre ses cibles de
rductionsde GES positionne la Ville trs loin de lobjectif du Conseil municipal de faire de
Gatineauunchef de file des villes vertes en contribuant aux efforts mondiaux de lutte aux
changements climatiques.
Cest pourquoi nous avons formul une srie de recommandations dont les principales touchent la gouvernance et la reddition de comptes, la mise en uvre dun programme
complet de communication interne et externe de la dmarche de gestion des GES et lanalyse de la pertinence de se doter dun plan dadaptation aux changements climatiques.
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RA 2014
OPTIMISATION DE RESSOURCES
CONFORMIT
3.1
TAUX GLOBAL DE TAXATION REL
3.2 CONFORMIT LGISLATIVE DES ORGANISMES
SUBVENTIONNS
3.3
GESTION DES PETITES CAISSES
3.4
GESTION DES UVRES DART
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RA 2014
CONFORMIT
CONFORMIT
Laudit de conformit vise sassurer que les dcisions prises et les oprations sont menes
dans le respect des lois, des rglements, des politiques et des directives en vigueur.
OBJECTIF
Lobjectif de ce mandat visait, conformment larticle107.14 de la Loi sur les cits et villes,
vrifier que le taux global de taxation rel tabli par la direction de la Ville de Gatineau et
compris au Rapport financier 2014 consolid est conforme aux dispositions de la sectionIII du
chapitre XVIII.1 de la Loi sur la fiscalit municipale portant sur le taux global de taxationrel.
RSULTATS
Le vrificateur gnral a produit le 22 avril 2015 un rapport contenant une opinion favorable
sur la conformit du taux global de taxation rel de la Ville de Gatineau. En voici un extrait:
mon avis, le taux global de taxation rel de lexercice termin le 31 dcembre 2014 de
la municipalit a t tabli, dans tous ses aspects significatifs, conformment aux exigenceslgales.
CONFORMIT
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CONFORMIT
CONFORMIT
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MANDAT ETPORTE
Ce mandat danalyse de conformit touchant la reddition de comptes des organismes assujettis, couvre lexercice se terminant le 31 dcembre 2013. Voici la liste des organismes viss:
Association des gens daffaires et professionnels du vieux Gatineau
Association touristique de lOutaouais (Tourisme Outaouais)
Conseil de dveloppement du sport de Gatineau
Centre dexposition lImagier
Corporation damnagement de la Rivire Blanche de Gatineau Inc.
Festival de Montgolfires de Gatineau Inc.
Fondation de lUniversit du Qubec en Outaouais
Les Grands feux du Lac Leamy
Office municipal dhabitation de Gatineau
LOrchestre symphonique de Gatineau
Soupe populaire de Hull Inc.
Vision Centre-ville de Gatineau
OBJECTIF
Cette analyse consiste sassurer que toute personne morale vise par larticle 107.9 de la
LCV respecte les termes de larticle quant laudit de ses tats financiers et la transmission
au vrificateur gnral de ces tats financiers, du rapport sur ces tats et de tout autre rapport de recommandations adress au conseil dadministration de lorganisme.
RSULTATS
Les constats suivants ont t soulevs au cours de notre mandat daudit:
76
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RA 2014
CONFORMIT
Commentaires de la direction:
La direction est daccord avec la recommandation. Dans le cadre du nouveau protocole den
tente avec la Corporation damnagement de la Rivire Blanche de Gatineau Inc., le Service
responsable sassurera de modifier le protocole afin dy inclure un article ayant pour objectif
de respecter larticle 107.9 de la Loi sur les Cits et Villes.
De plus, une nouvelle politique relie la reddition de comptes lors de versements de sub
ventions sera soumise au cours des prochains mois.
CONCLUSION
Nous avons recueilli, par voie dexamen, danalyses et dentretiens, les lments probants
suffisants et adquats pour fonder raisonnablement nos conclusions.
En regard de lobjectif poursuivi, nous sommes en mesure de conclure quen gnral les
organismes rattaches la Ville de Gatineau et viss par larticle 107.9 de la L.C.V. respectent
les termes dudit article quant laudit de leurs tats financiers et la transmission au vrificateur gnral de ces tats financiers, du rapport sur ces tats et de tout autre rapport de
recommandations adress au conseil dadministration de lorganisme par leurs vrificateurs
externes respectifs.
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CONFORMIT
OBJECTIFS
Cet audit est men dans le but de fournir une assurance raisonnable quant la mise en place
et lexercice de contrles appropris pour grer le programme des petites caisses et fonds
de caisse de la Ville de Gatineau.
Laudit tiendra compte du caractre particulier o sopre la majorit des transactions de
petites caisses qui implique des subalternes responsables dappliquer des directives face
des personnes qui occupent des postes hirarchiquement plus levs.
PORTE
La porte de laudit inclut lensemble des petites caisses et fonds de caisse grs par les
diffrents services de la Ville ainsi que lencadrement du Service des finances dans leur
gestion. La porte de laudit inclut galement lapplication des directives et des contrles
par les diffrents services qui utilisent les petites caisses et fonds de caisse dans le cadre de
leurs activits.
MTHODOLOGIE
La mthodologie utilise pour laudit comprenait les lments suivants:
tude prliminaire en vue didentifier les principaux risques;
tude du processus, de lencadrement et des contrles mis en place pour grer les petites
caisses et fonds de caisse;
Entrevues pertinentes avec les intervenants concerns soient au Service des finances ou
dans les diffrents services administratifs et oprationnels de la Ville;
valuation en fonction des critres daudit dtermins;
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Visites surprises de responsables de petites caisses et de fonds de caisse pour faire des
dcomptes et comprendre lenvironnement de travail de ces responsables; et
Examen de la documentation connexe.
Les constats de laudit ont t communiqus au Service des finances afin de valider certains
lments de comprhension, et ce, dans le but dchanger sur les avenues que nous dsirons suggrer en vue damliorer lencadrement et les contrles lis la gestion des petites
caisses et fonds de caisse.
MISE EN CONTEXTE
Cet audit a examin la gestion des petites caisses et des fonds de caisse. Afin de payer de
menues dpenses et de permettre la gestion de ses caisses, la Ville de Gatineau sest dote
de petites caisses et de fonds de caisse. Les petites caisses reprsentent une avance fixe en
espces remise un employ pour quil puisse payer de menues dpenses encourues par un
service. Lorsque la petite caisse atteint un certain niveau, le responsable fait une demande
de renflouement en compltant une pice de comptes payer sur laquelle il fournit les
dtails des dpenses faites. Les fonds de caisse, quant eux, servent davance permanente
tre conserve dans une caisse afin de pouvoir rendre la monnaie dans les cas o des
recettes sont perues par la Ville.
En date du 18 aot 2014, la Ville de Gatineau comptait quatre-vingt-treize (93) petites caisses
si lon inclut la petite caisse du trsorier qui est tabli 50000$. Ces petites caisses sont
rparties dans diffrents services de la Ville. la mme date, la Ville comptait soixante-trois
(63) fonds de caisse rpartis dans les services qui peroivent des recettes. La valeur de
chacune des petites caisses et des fonds de caisse peut varier dpendant de la nature des
oprations. Plusieurs dentre elles dpassent mille dollars. Au total, les quatre-vingt-treize
petites caisses quivalaient 113 185 $ alors que les soixante-trois fonds de caisse contenaient 18773$. La valeur des dpenses faites en utilisant les petites caisses reprsente un
peu plus de 200000$ par anne.
Malgr une valeur peu significative par rapport lactif total de la Ville, ces petites caisses
doivent tre bien gres puisquelles reprsentent un actif liquide, simple utiliser et facilement accessible. Somme toute, elles reprsentent une certaine vulnrabilit pour la Ville.
Lutilisation de ces fonds doit donc tre bien encadre.
La gestion des petites caisses et des fonds de caisse est encadre par le Service des finances. Une directive municipale concernant les petites caisses et les fonds de caisse a t
mise en mars 2002 et elle a t rvise en mai 2009. De plus, le Service a galement mis
une directive concernant les dpenses admissibles et non admissibles un remboursement.
Ces deux directives sont les instruments qui permettent aux diffrents services de la Ville de
grer les petites caisses et les fonds de caisse.
Afin de bien saisir les constats relis laudit, une comprhension du processus ainsi que des
rles et responsabilits des diffrents acteurs impliqus dans le processus est dcrit dans la
section qui suit.
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RSULTATS DE LAUDIT
Nous prsentons dans cette section nos constatations et recommandations lgard des
pratiques relies la gestion et aux contrles exercs sur les petites caisses et fonds decaisse.
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CONFORMIT
dtre en mesure de mettre en place les mesures ncessaires pour une gestion efficace des
petites caisses. Lencadrement corporatif, pour sa part, permet de sassurer que les acteurs
principaux relis au processus de gestion des petites caisses respectent les exigences et que
des mesures soient prises lorsque des enjeux sont identifis.
Formation
La formation des employs responsables de petites caisses est faite de faon informelle.
La directive sur les petites caisses et fonds de caisse ne traite pas de la formation des employs responsables. En pratique, cette formation se fait sur les lieux du travail sans programme ddi. Auparavant, la gestion de petites caisses ne ncessitait pas une formation
formelle puisque sans roulement important, le personnel tait expriment. De plus, le montant des petites caisses tait moins lev. Aujourdhui, plusieurs petites caisses dpassent 1
000$, les renflouements se font rgulirement et il existe un taux de roulement important
du personnel qui lon confie la responsabilit des petites caisses.
La formation dite informelle, ne permet pas aux responsables de petites caisses dexercer
un bon contrle sur les dpenses faites partir de la petite caisse. Par exemple, puisque
ce sont des employs de support qui soccupent gnralement de la petite caisse, leur rle
entourant le respect des rgles touchant les petites caisses peut entrer en conflit avec leur
rle de support administratif. Ainsi certains responsables de petites caisses nous indiquent
ressentir un malaise aviser un suprieur quune dpense est non-admissible un remboursement par la petite caisse.
mon avis, la Ville devrait dvelopper une formation pour les responsables de petites caisses qui explique les diffrentes rgles et les contrles lis la gestion des petites caisses
et fonds de caisse tout en maintenant la sensibilisation des gestionnaires aux politiques et
directives en place. Cette formation doit tre offerte rgulirement tant donn le roulement important du personnel.
Commentaires de la direction:
La direction est en accord avec la recommandation.
Une mise jour des attestations de responsabilit sera effectue au cours des prochains
mois. Dans le cadre de cette mise jour, les responsables ainsi que les gestionnaires des
employs devront confirmer, mme lattestation, quils ont pris connaissance des directi
ves et politiques relatives la gestion des petites caisses et fonds de caisse. Une vido sera
galement disponible sur intranet o les principes gnraux relis la gestion dune petite
caisse seront noncs.
De plus, dans le cadre de la mme mise jour, le Service des finances identifiera une person
ne-ressource qui sera en mesure de rpondre aux diffrentes questions relatives la gestion
des petites caisses et fonds de caisse.
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Par la suite, des courriels semestriels seront transmis afin de confirmer les responsables ainsi
que les gestionnaires des petites caisses et fonds de caisse. (chance prvue par la direc
tion - Automne 2015)
Scurit de largent
La sret de largent transport nest pas assure.
La directive municipale sur les petites caisses permet, pour des raisons defficacit oprationnelle, dutiliser les messagers du Service du greffe pour transporter les renflouements
dargent aux responsables de petites caisses. Le processus ainsi mis en place pour transiter
largent aux responsables de petites caisses est vulnrable des pertes dargent.
mon avis, par souci de scurit, le processus qui implique le dplacement denveloppes
dargent gagnerait tre revu.
Commentaires de la direction:
La direction a pris connaissance du contexte entourant la recommandation et effectuera les
modifications ncessaires afin de rectifier la situation. Il est important de mentionner que le
processus actuel associ au transport dargent na jamais fait lobjet de pertes montaires.
Essentiellement, le processus reli aux transports dargent par les messagers du Service du
greffe lors des renflouements de petites caisses demeurera sensiblement le mme sauf que
des mesures complmentaires seront mises en place afin de clarifier davantage limputabilit
des diffrents intervenants et diminuer les risques de vol lors des transports. (chance pr
vue par la direction Automne 2015)
La scurit daccs aux petites caisses et aux fonds de caisse nest pas toujours convenablement assure.
Nous avons not lors de nos visites et dcomptes plusieurs situations qui mettent en cause
la scurit de largent des petites caisses ou fonds de caisse. Parmi ces cas, notons:
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RA 2014
CONFORMIT
Commentaires de la direction:
Lors de la vrification des petites caisses par le vrificateur gnral, la direction avait dbut
le processus reli au contrle de scurit au niveau de la petite caisse trsorier.
En ce qui concerne la scurit des petites caisses des diffrents services, les gestionnaires
qui supervisent les employs responsables des petites caisses et fonds de caisse devront
confirmer, mme lattestation de responsabilit, quils doivent assurer la scurit physique
des petites caisses en fournissant un botier maintenu dans un endroit scuritaire et limiter les
accs aux seules personnes responsables. (chance prvue par la direction Automne2015)
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Encadrement corporatif
Lencadrement corporatif bnficierait tre relev.
Lencadrement corporatif permet de sassurer que les acteurs principaux relis au processus
de gestion des petites caisses respectent les exigences et que des mesures soient prises
lorsque des enjeux sont identifis.
La directive municipale nonce plusieurs lments dencadrement touchant la gestion des
petites caisses et des fonds de caisse dont des procdures pour la cration ou la modification dune petite caisse ou un fonds de caisse, des procdures pour lobtention dune avance
initiale ou de renflouement ainsi que des procdures pour le transfert dune petite caisse.
Ces mesures sont appropries et bien mises en uvre. Nous avons toutefois identifi certaines lacunes, dont les suivantes:
Le formulaire dattestation ne prvoit pas que la personne, qui lon confie la gestion
dune petite caisse, ait lu la directive municipale traitant des petites caisses et des fonds
de caisse et atteste de cette lecture;
La liste des dtenteurs de petites caisses ou de fonds de caisse est incomplte et elle
comporte plusieurs inexactitudes;
Il nexiste pas de procdures visant lobligation de mener une enqute de scurit des
employs qui sont appels grer une petite caisse ou un fonds de caisse;
Le Service des finances ne russit pas faire des visites-surprises de faon rgulire
auprs des responsables de petites caisses; de ce fait le Service ne fait pas de dcomptes
rguliers. Il en va de mme pour les techniciennes des Services de la police et de la scurit
incendie qui grent plusieurs petites caisses. Les techniciennes sont responsables de faire
les visites-surprises et les dcomptes, rle prvu pour le Service des finances ailleurs dans
les autres services de la Ville.
Il ressort de notre audit que les responsables de petites caisses et de fonds de caisse ne
connaissent pas suffisamment leurs responsabilits. Labsence dun suivi rgulier de la
part du Service des finances augmente la vulnrabilit face aux lacunes que nous avons
dceles. Il a t remarqu quil y a peu ou pas de visite faite par le Service des finances
dans les diffrents services de la Ville. Ainsi le Service des finances na pas un portrait clair
de la situation de ces petites caisses ce qui lempche de questionner certaines situations.
Par exemple, pourquoi le montant rel confirm par les responsables de petites caisses ne
concide pas avec les attestations et la liste des dtenteurs maintenue pour le Trsorier de
la Ville. De plus, ni le Service des finances, ni les contrleurs des services neffectuent des
dcomptesrgulirement.
De plus, puisque lon nexige pas que le responsable dune petite caisse ou dun fonds de
caisse ait lu les directives sur les petites caisses et les fonds de caisse ou sur les dpenses
admissibles et non admissibles, plusieurs dentre eux ne les ont pas lus. Ainsi, lors de nos
visites-surprises, onze des vingt un responsables rencontrs (52%) ne connaissaient pas ces
directives.
La valeur de certaines petites caisses est importante. Il existe vingt-huit petites caisses qui
dpassent 1000$, dont une qui atteint 50000$. La Ville encourt un risque quelle pourrait
diminuer si une enqute de scurit des responsables qui lon confie des petites caisses
dune valeur importante tait mene. De telles enqutes sont menes pour tous les messagers qui entrent dans les diffrents postes de police, puisquil sagit dune exigence du
Service de la police.
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CONFORMIT
mon avis, lencadrement corporatif exerc sur les processus, procdures et le personnel
responsable des petites caisses devrait tre relev. Des mesures plus rigoureuses tant du
point de vue des responsables de petites caisses que du Service des finances devraient y
tre intgres.
Commentaires de la direction:
La direction saccorde avec la recommandation dinclure des mesures plus rigoureuses
de contrle.
Suite la mise jour des attestations, semestriellement, un courriel sera transmis aux res
ponsables des petites caisses ainsi quaux gestionnaires de ces derniers afin quils nous
confirment que la petite caisse est toujours sous leurs responsabilits.
Annuellement, sur base dchantillonnage, le Service des finances effectuera des d
comptes surprises. (chance prvue par la direction Automne 2015)
Lutilisation dune carte de crdit corporative permettrait de reconsidrer lexistence
ou la valeur de certaines petites caisses.
Des procdures existent pour que les responsables de petites caisses puissent augmenter ou diminuer la valeur de celles-ci, lorsque ncessaires. Nous avons not lors de nos
procds de dcomptes que le montant de certaines petites caisses pouvait tre trop
lev par rapport la frquence des remboursements effectus ou que les petites caisses en soient, ntaient pas ncessaires compte tenu de leur utilisation. Ainsi dans un
cas, une petite caisse au montant de 300$ na pas t renfloue pendant plus de 3 ans,
ce qui dmontre que la petite caisse nest pas ncessaire dans ce cas. Dans un autre
cas, alors que la petite caisse est dun montant de 3200$ aucun remboursement na t
effectu en deux mois, ne justifiant pas un montant aussi lev.
Nous croyons aussi que plusieurs transactions qui sont effectues via la petite caisse
pourraient tre faites par lutilisation dune carte de crdit corporative, ce qui diminuerait les risques face lutilisation de largent. Plusieurs responsables de petites caisses
nous ont indiqu que les plus importants utilisateurs pourraient utiliser une carte de
crdit pour faire lachat de menus articles.
Lutilisation accrue dune carte de crdit corporative aurait pour effet de diminuer la
valeur de plusieurs petites caisses surtout celles qui sont de valeurs plus importantes
(par exemple celles qui dpassent 1 000$) et qui sont frquemment renfloues.
mon avis, le Service des finances doit revoir si lutilisation de certaines petites caisses
est toujours justifie selon la pertinence des besoins et si la valeur de certaines dentre
elles doit tre diminue. Le Service des finances doit galement revoir si lutilisation de
la carte de crdit ne serait pas un mode de paiement mieux appropri dans certains cas.
Cet exercice pourrait mon avis rsulter en une diminution du nombre de petites caisses
(rationalisation selon les besoins) en place au sein de la Ville, et diminuer du mme coup
le risque associ la manipulation de largent.
CONFORMIT
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Commentaires de la direction:
Une analyse sera effectue au cours des prochains mois afin de dterminer loptimisation
de lutilisation des petites caisses, et ce, en considrant la frquence des demandes de
remboursements ainsi que la situation gographique ou physique des lieux desservis par
une petite caisse.
En ce qui concerne lutilisation dune carte de crdit, un projet est actuellement ltude
afin daugmenter lutilisation de telles cartes notamment aux services des travaux publics
et des loisirs. (chance prvue par la direction Automne 2015)
Contrles de gestion
Dans le cadre de notre audit, des visites-surprises ont t menes dans les diffrents services de la Ville pour examiner lapplication des contrles de la gestion des petites caisses et
fonds de caisse et faire des dcomptes des caisses. Les rsultats de ces visites ont identifi
certaines pratiques qui doivent tre revues.
Rsultats des dcomptes de petites caisses
Les dcomptes effectus par lquipe de vrification dmontrent labsence gnralise
de contrles de gestion.
Un total de dix-neuf dcomptes ont t faits dans le cadre de cet audit. Dans un cas que
nous avons rfr la haute gestion, les vrificateurs ont dcel un dficit de caisse de prs
de 2800$. Plusieurs autres cas ont soulev des interrogations de la part des vrificateurs.
Par exemple, nous navons pu identifier o tait largent de deux petites caisses dune valeur
de 500$ et de 150$ alors que dans un autre cas, il y avait un surplus qui na pu tre expliqu.
Lors des dcomptes, nous avons interview les responsables de petites caisses et avons
dcel plusieurs manquements aux contrles de gestion. Ces manquements ont t rsums ailleurs dans le rapport.
Notons aussi que le Service des finances a indiqu vouloir faire des activits de surveillance
depuis 2013, mais que faute de ressources, il na pas t en mesure de le faire.
Imprcision dans lnonc des contrles de gestion
Les contrles sur la gestion de petites caisses ne sont pas convenablement noncs et
donc mal compris par les responsables de petites caisses et leurs superviseurs.
La directive sur les petites caisses et fonds de caisse encadre plusieurs pratiques. Cependant, elle ne prcise pas le rle des contrleurs des services ni le rle du Service des finances
dans la surveillance des activits lies la gestion des petites caisses et fonds de caisse.
Parmi les autres contrles qui ne sont pas clairement noncs ou qui ne sont pas mis en
uvre, notons :
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CONFORMIT
a) Malgr ce qui est prvu la section 4.1.4 de la directive, il nexiste pas de procdures
uniformes dans lapplication de cette section concernant lapprobation des dpenses par
une personne autorise avant quelles ne soient soumises un responsable de petite
caisse pour remboursement;
b) Les responsables de petites caisses nont pas une comprhension claire de la procdure
entourant le transfert temporaire ou permanent ou la fermeture de petites caisses;
c) Ni les activits de surveillance exerces par les contrleurs de chaque service, ni les
activits de surveillance exerces par le Service des finances ne sont clairement nonces
dans la directive ou ailleurs. Ainsi, des contrleurs de chaque service, qui sont appels
revoir les pices de comptes payer avant lapprobation du directeur du service concern
lors dune demande de renflouement, nous ont indiqu quils procdaient un bref survol
des pices de comptes payer alors que dautres examinent en dtail toutes les dpenses.
Chaque service a dvelopp de sa propre initiative, une procdure pour lapprobation des
transactions de petites caisses par une personne autorise. Certains services signent le reu
alors que dautres ont dvelopp un formulaire de demande de remboursement o apparait
le nom et la signature de la personne autorisant la transaction. Cette faon de faire amne
des incohrences que les vrificateurs ont observes lors de la revue dun chantillon de
transactions. Par exemple, le remboursement de per diem pour des repas pris lextrieur
de la ville se fait par les Services de la police et de la scurit incendie alors que la directive
municipale indique que ces dpenses ne sont pas admissibles un remboursement par la
petite caisse. Dans dautres cas, aucune autorisation de la transaction ntait visible au responsable de la petite caisse qui fait le remboursement. Ces responsables assument alors
quil y a eu approbation par une personne autorise sans tre capable den attester le cas.
Ces diffrences dans la faon de dmontrer lapprobation dune transaction avant son remboursement rendent la surveillance de ce contrle difficile. Le Service des finances pourrait
mettre en place des gabarits qui seraient utiliss par lensemble des services pour lapprobation des dpenses. Ainsi, une personne autorise approuverait au pralable le remboursement dune dpense. Si le rle des contrleurs dans le processus dapprobation des pices
de comptes payer tait mieux articul, les inconsistances notes dans notre vrification
pourraient tre vites.
De la mme manire, mme si la directive municipale prvoit une procdure concernant la
fermeture de petites caisses, elle nest pas bien connue par les responsables et donc mal
applique dans plusieurs cas.
Les entrevues menes avec les contrleurs des services nous ont permis de constater quil
nexiste pas de procdures concernant les contrles quils doivent exercer concernant la
gestion des petites caisses.
mon avis, face ces lacunes ou anomalies observes, des contrles de gestion doivent
tre mis en place et exercs. Des activits de surveillance doivent tre exerces sur une base
rgulire et des noncs de contrles doivent tre prciss davantage pour assurer une
mme comprhension et une consistance et/ou uniformit dans les procdures.
CONFORMIT
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Commentaires de la direction:
Une rvision de la directive relie la gestion des petites caisses sera effectue afin de
prciser davantage les responsabilits associes aux gestionnaires et aux contrleurs.
De la formation et de la sensibilisation seront aussi effectues afin dobtenir une meilleu
re gestion des petites caisses. (chance prvue par la direction Automne 2015)
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mon avis, il est ncessaire de considrer les faons de faire propres aux Services de police
et scurit incendie et dencadrer de faon particulire leurs pratiques qui peuvent ncessiter des procdures de contrle interne claires et mieux adaptes leur mode oprationnel.
Commentaires de la direction:
Une rencontre aura lieu avec le contrleur des services de police et des incendies afin de
dterminer les spcifications relatives la gestion des petites caisses. (chance prvue par
la direction t 2015)
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Commentaires de la direction:
La direction est daccord avec la recommandation de distinguer les directives pour la gestion
des petites caisses et des fonds de caisse. (cheance prvue par la direction Automne 2015)
Le contrle des fonds de caisse nest pas assur dans les bibliothques.
Des problmes particuliers la gestion des fonds de caisse ont t observs au niveau des
bibliothques.
Dabord plusieurs attestations comportaient des diffrences avec les informations que le
Service des finances nous avait fournies. titre dexemple, notons quune attestation au
montant de 1 405$ existe toujours au livre malgr que le responsable ait quitt son poste
depuis plus de cinq ans. Le responsable actuel, qui est l depuis quatre ans confirme quil ny
a que 895$ dans le fonds de caisse et non 1 405$. Il sagit dun cart de 510$ non lucid.
Ces carts avaient t dnots par le Service des finances lt 2014. Le Service des finances nous a indiqu que des rencontres avaient dj eu lieu afin de trouver des solutions aux
problmes existants.
Un des problmes dans les bibliothques provient du roulement frquent des employs et
du fait quil existe beaucoup demploys temps partiel. Ainsi ces employs ne veulent pas
assumer les responsabilits et limputabilit de la gestion dun fonds de caisse.
Enfin, il existe des gobes-sous installs un peu partout dans les photocopieurs et imprimantes des bibliothques. Ces gobes-sous ncessitent un fonds de caisse et personne nest prt
en assumer la responsabilit. Au moment de faire notre audit, il y avait 271,35$ de fonds
de caisse dans ces gobes-sous.
Les directives et procdures actuelles ne tiennent pas compte de la problmatique propre
aux bibliothques qui vivent une situation particulire de par leurs oprations de caisse. Des
incohrences ont t notes au niveau des attestations de responsabilit en plus dcart
important dans le montant des fonds de caisse.
mon avis, dautres procdures propres aux bibliothques pourraient tre mises en place
pour adresser leurs particularits oprationnelles et du fait quil existe un fort taux de roulement demploys et beaucoup demploys temps partiel; lattribution dun fonds de caisse
une caisse (pratique courante) plutt qu un individu pourrait rectifier la situation si lon
exigeait la rconciliation de la caisse chaque fois quil y a changement dindividu responsable de la caisse.
Commentaires de la direction:
Comme cette recommandation touche essentiellement les succursales des bibliothques,
une analyse particulire sera effectue avec le contrleur financier afin de dterminer la
solution optimale considrant le volume des oprations associes aux fonds de caisse relis
aux activits des bibliothques (photocopieurs, imprimantes, gobes-sous, etc.) (chance
prvue par la direction Automne 2015)
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CONFORMIT
CONCLUSION
La gestion des petites caisses est importante, non pas en raison de la valeur quelle reprsente, mais du risque associ la simplicit dutilisation et la facilit daccs largent comptant.
LAdministration doit donc lui accorder toute lattention quelle mrite si lon veut transmettre comme message que la gestion financire, peu importe sa forme, requiert de la rigueur
et des contrles adquats.
Cest dans cet tat desprit que le vrificateur gnral a choisi dexaminer les contrles entourant la gestion des petites caisses et fonds de caisse, lobjectif tant de fournir une assurance raisonnable quant la mise en place et lexercice de contrles appropris pour grer
le programme des petites caisses et fonds de caisse de la Ville de Gatineau.
Il a t not que le Service des finances sest dot de deux directives pour encadrer la gestion des petites caisses et fonds de caisse. Plusieurs lments contenus dans ces directives
reprsentent des mesures appropries. La conception des contrles est dans lensemble
juge adquate. Cest dans lapplication de ces contrles que les vrificateurs ont not la
majorit de leurs proccupations.
De faon gnrale le Service des finances a fait preuve dun certain laxisme en nexerant
pas la surveillance ncessaire une saine gestion du processus de maintien et de supervision
des petites caisses en place sur le territoire de la Ville. En effet, un certain nombre denjeux
ont t identifis dans le cadre de cet audit requrant une attention particulire dont la formation des responsables de petites caisses et une plus grande sensibilisation des personnes
autorises approuver les transactions de petites caisses.
Il a t recommand que la directive actuelle soit revue afin de rendre la gestion des fonds
de caisse distincte de la gestion des petites caisses et pour renforcer certains contrles de
scurit de largent et de son transport. De plus, il a t recommand que ladministration
considre lutilisation des cartes de crdit comme mode de paiement afin de diminuer les risques lis la manipulation dargent comptant. Dautres recommandations visant un meilleur
encadrement sur la gestion des petites caisses tant du point de vue des responsables de
petites caisses, les contrleurs des diffrents services et le Service des finances ont galement t faites. cet effet, le Service des finances doit dmontrer un meilleur encadrement
et plus de rigueur sur les activits de surveillance de petites caisses et de fonds de caisse.
Reconnaissant les efforts faits par le Service des finances au maintien dune bonne gestion
financire, je suis confiant quavec la collaboration des diffrents services de la Ville, des
mesures correctives pourront tre mises en place pour assurer une gestion des petites caisses saine, efficace et distincte de la gestion des fonds de caisse.
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CONFORMIT
OBJECTIFs
Cet audit est men dans le but de fournir une assurance raisonnable quant lexistence et
la mise en uvre de contrles appropris pour grer linventaire et la conservation de la
collection permanente des uvres dartdtenue par la Ville.
PORTE
Cet audit a examin la gestion des uvres dart plus prcisment la collection permanente.
La collection permanente des uvres dart de la Ville compte prs de quatre mille uvres
dont la valeur approche les cinq millions de dollars. Cette collection reprsente une grande
varit artistique : arts dcoratifs, graphiques, designs, installations, peintures, photographies, sculptures, techniques mixtes, vidos.
MTHODOLOGIE
La mthodologie utilise pour laudit comprenait les lments suivants:
tude des directives municipales qui encadre la gestion de la collection permanente des
uvres dart de la Ville de Gatineau;
prise de connaissance des pratiques de gestion mises en place par le Service des arts, de
la culture et des lettres et le Service des finances pour assurer la gestion de la collection
permanente des uvres dart;
revue des pratiques de gestion entourant la gestion des inventaires et la conservation de
la collection permanente des uvres dart;
examen et analyse de la documentation pertinente la gestion de la collection permanente
des uvres dart;
entrevues avec les intervenants concerns, dont le Service des arts, de la culture et des
lettres et le Service des finances; et
vrification de linventaire physique de la collection permanente par des visites surprises
de lieux o lon retrouve des uvres dart de la Ville (difices et bureaux municipaux).
Les constats de laudit furent communiqus au Service des arts, de la culture et des lettres
et au Service des finances afin de valider certains lments de comprhension, et ce, dans
le but dchanger sur les avenues que nous dsirons suggrer en vue damliorer lencadrement et les contrles lis la gestion des uvres dart.
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MISE EN CONTEXTE
Cest au dbut des annes 80 lex-Ville de Hull que la collection duvres dart a vu le
jour avec des dons la galerie dart municipale, la Galerie Montcalm. la fusion municipale
en 2002, la collection contenait quelque 2 600 uvres values plus de 3,1 millions $.
Aujourdhui, la Ville de Gatineau dtient une importante collection permanente duvres
dart dont les pices se retrouvent diffrents endroits dentreposage et dans une grande
quantit de bureaux administratifs et difices publics de la Ville.
Depuis ce temps, le Service des arts, de la culture et des lettres a fait un travail notable. Le
Service a tabli un inventaire regroupant les uvres dart des diffrentes villes fusionnes;
il sest aussi dot dun outil informatique de gestion pour aider la gestion de la collection.
Malgr un personnel restreint, on observe une expertise qualifie et enthousiaste. Ces deux
aspects sont importants pour contribuer une saine gestion dune collection duvres dart.
En octobre 2014, la collection permanente de la Ville de Gatineau comptait 3 971 pices qui
se rpartissaient comme suit:
Nombre
Rserve
Valeur estime
2 616
66
2 380 810
48
Espaces administratifs
947
24
2 013 359
40
Espaces publics
134
284 715
36
55 845
238
254 637
3 971
100
4 989 366
100
Nombre
Jean-Paul Riopelle
100
Stanley Lewis
232
96
///
RA 2014
CONFORMIT
Artiste
Nombre
John F. Marok
185
Henri Masson
224
Graham Metson
175
John Walsh
256
La politique du patrimoine, la politique culturelle La culture, une passion qui nous anime
ainsi que la politique et les procdures de gestion de la collection permanente (ACL-200701) encadrent la gestion des uvres dart. Cette dernire a t mise jour en juin 2007 par
le Service des arts, de la culture et des lettres. Une deuxime mise jour doit tre dpose
au Conseil en 2015. En 2006, un moratoire a t demand par le conseil municipal sur les
nouvelles acquisitions. Ce moratoire a t lev et dument approuv par le conseil municipal
quatre reprises pour des dons exceptionnels. La Ville se conforme galement aux politiques
musales qubcoises Normes en gestion des collections et sest aussi appuye sur le
guide laborer un politique de gestion des collections pour dvelopper ses politiques en
matire de gestion de la collection permanente.
La collection permanente est place sous la juridiction du comit excutif et sa gestion est
confie un responsable de la collection permanente qui relve de la Division diffusion
culturelle du Service des arts, de la culture et des lettres de la Ville. Le comit dacquisition
joue un rle important dans lacquisition et la disposition des uvres dart en plus davoir un
rle de recommandation auprs du Conseil municipal. Le Service des finances, quant lui,
met les reus fiscaux.
La collection est gre par la responsable de la collection permanente qui fait partie du
Service des arts, de la culture et des lettres de la Ville. La collection est informatise laide
du systme de gestion Collections virtuelles utilisant le logiciel de base de donnes File
Maker Pros. Enfin la demande de la responsable de la collection permanente et sous sa
supervision un technicien, contractuel sur appel, est responsable de la manutention des
uvresdart.
Le budget de fonctionnement 2014 de la collection permanente avoisine les 170 000 $, dont
prs de 70 % reprsente de la rmunration.
CONFORMIT
RA 2014
///
97
RSULTATS DE LAUDIT
Nous prsentons dans cette section nos constatations et recommandations lgard des
pratiques relies la gestion et aux contrles exercs sur la collection permanente des
uvres dart.
98
///
RA 2014
CONFORMIT
Commentaires de la direction:
Nous sommes partiellement daccord avec cette recommandation. Nous soumettrons une
requte pour assurer lintgralit et la prservation des uvres dart dans la rserve actuelle
(humidit, temprature et infiltration deau) et celle-ci sera traite selon les ressources finan
cires disponibles. Les produits chimiques et la petite machinerie ont t relocaliss.
2. Diffusion de la collection
La collection duvres dart est un lment important du patrimoine culturel de la Ville.
Lun des objectifs dune telle collection est la diffusion de celle-ci aux citoyens de la Ville
et dailleurs. La diffusion dune collection peut par exemple, tre physique ou lectronique.
Lors de nos rencontres avec les responsables de la collection, nous avons constat quune
vision existe, mais elle nest pas formellement articule. Llment diffusion est sommairement dcrit dans la politique actuelle de gestion de la collection permanente. En matire de
diffusion, la politique actuelle ne traite pas des rles, responsabilits, objectifs, les exigences
telles que la frquence dexposition, les ressources, la planification et le budget ainsi que la
relation avec la politique du patrimoine et la politique de la culture de la Ville. Un des engagements de la politique culturelle de 2003, tel quapprouv par le Conseil et intitule La
culture, une passion qui nous anime tait llaboration dune politique de mise en valeur
des collections de la Ville. Cette demande reste tre remplie par le Service des arts, de la
culture et des lettres.
mon avis, laspect diffusion devrait recevoir la mme attention que laspect acquisition
et alination des uvres dart. On pourrait y inclure certains lments par exemple les
objectifs de diffusion, la frquence, le mdia tre utilis, les ressources humaines et
financiresncessaires.
Commentaires de la direction:
Nous sommes daccord avec la recommandation. La nouvelle politique et procdure de ges
tion de la collection permanente prvoit lintgration des principales orientations de diffusion
de la collection permanente (chance prvue par la direction octobre 2015.)
CONFORMIT
RA 2014
///
99
mon avis, labsence de dispositif permettant de mieux scuriser ses uvres expose la Ville
un risque accru.
Commentaires de la direction:
Nous sommes en accord avec lobjectif poursuivi par la recommandation. Cependant, les
moyens prsentement utiliss pour scuriser les uvres dart rpondent lobjectif.
Commentaires de la direction:
Nous sommes daccord avec la recommandation. ce jour, sur les 1117 uvres exposes, 623
sont identifies laide dune vignette en aluminium bross. Les 494 vignettes manquantes
seront fabriques et installes (chance prvue par la direction dcembre 2015.)
5. Inventaire physique
Nous avons slectionn un chantillonnage de dix-huit uvres dart du systme de gestion Collections virtuelles dans huit endroits afin de vrifier lexistence physique des pices.
Aucune des uvres choisies dans lchantillon ne provenait des uvres considres en transit. Lchantillonnage avait une valeur de plus de 85 000 $ et les uvres dart slectionnes
valaient entre 200 $ et 20 000$ chacune.
100
///
RA 2014
CONFORMIT
Nous avons effectu des visites surprises et nous avons identifi toutes les pices sans difficult
et aux endroits dsigns par rapport linformation fournie dans le systme de gestion Collec
tions virtuelles.
Aucune recommandation formuler
CONFORMIT
RA 2014
///
101
mon avis, dans le but davoir une information exacte quant la collection duvres dart
dtenues par la Ville et den connaitre la vraie valeur, il faudrait radier les uvres dart qui
demeurent introuvables. Une directive ou une politique de radiation devrait tre mise pour
permettre au service dliminer de linventaire les pices manquantes aprs avoir obtenu
lassurance que ces pices sont rellement manquantes.
Commentaires de la direction:
Nous sommes daccord avec la recommandation. Une nouvelle politique et procdure de
gestion de la collection permanente est en cours dlaboration (cheance prvue par la
direction dcembre 2015.)
102
///
RA 2014
CONFORMIT
CONCLUSION
Depuis la fusion de 2002, le Service des arts, de la culture et des lettres a tabli un inventaire
regroupant les uvres dart des diffrentes villes fusionnes; il sest dot dun outil informatique pour aider la gestion de la collection. Malgr un personnel restreint, on peut observer
une expertise qualifie et enthousiaste. Ces deux aspects sont importants pour une saine
gestion dune collection duvres dart.
Lexpertise et lenthousiasme ne suffisent pas assurer une pleine gestion de la collection
permanente duvres dart. La collection duvres dart dune valeur de prs de 5 millions $
est un actif patrimonial, culturel et financier important pour la Ville. La collection permanente doit recevoir toute lattention quelle mrite. Lune des principales conclusions du rapport
touche les conditions dentreposage et dexposition des uvres dart qui comportent des
risques certains; notre avis, ces risques devront tre considrs dans les plus brefs dlais.
Cette richesse quest la collection permanente doit aussi reposer sur une stratgie de diffusion. Cette stratgie doit tre base sur les objectifs de la Ville en matire culturelle. Comme
nous lavons indiqu dans les pages prcdentes, il pourrait tre relativement facile damliorer la diffusion de la collection duvres dart.
Il y a plusieurs dfis rencontrer et le Conseil devra faire des choix. notre avis, il faut
valuer lampleur de la collection selon ses exigences de conservation, son utilisation et les
ressources que la Ville veut lui consacrer.
CONFORMIT
RA 2014
///
103
104
///
RA 2014
CONFORMIT
106
///
RA 2014
Nos missions daudit portent sur un large ventail de sujets et permettent de formuler des
recommandations susceptibles de contribuer lamlioration de la gestion municipale au
sein de la Ville de Gatineau.
Nous poursuivons alors lobjectif de voir si nos recommandations ont t prises en compte
et si les entits concernes ont remdi aux dficiences souleves. Ltat volutif de chacune
des recommandations est dtermin sur la foi des informations fournies par les directions
de la Ville de Gatineau ou des organismes concerns et cet tat est illustr par le tableau
qui suit.
Avec la publication des rapports annuels du vrificateur gnral pour les annes antrieures,
164 recommandations ont t mises aux dirigeants de la Ville de Gatineau et de ses organismes. De ce nombre, en date du prsent rapport, 154 recommandations (94 %) ont t
appliques ou sont en voie de ltre.
Le tableau suivant recense les recommandations mises par le vrificateur gnral et
leur progrs:
APPLICATION
# REC.
RECOMMANDATIONS
En cours
Non Applique
Applique
2009
VC0903 / ADJUDICATION DES CONTRATS VILLE
VC0903-01
VC0903-02
RA 2014
///
107
APPLICATION
# REC.
RECOMMANDATIONS
En cours
VC0903-03
VC0903-04
VC0903-05
Non Applique
Applique
VOR0901-02
108
///
RA 2014
APPLICATION
# REC.
RECOMMANDATIONS
En cours
VOR0901-03
VOR0901-04
VOR0901-05
VOR0901-06
VOR0901-07
VOR0901-08
VOR0901-10
VOR0901-11
Non Applique
RA 2014
Applique
///
109
APPLICATION
# REC.
RECOMMANDATIONS
En cours
VOR0901-12
VOR0901-15
Non Applique
Applique
2010
VC1002 / PROCESSUS DE COLLECTE DES ARGENTS DES PARCOMTRES, HORODATEURS
ET STATIONNEMENTS
VC1002-03
VC1002-05
VC1003-05
110
///
RA 2014
APPLICATION
# REC.
RECOMMANDATIONS
En cours
VC1003-06
VC1003-07
VC1003-08
Initier les appels doffres des moments stratgiques dans le but daugmenter le nombre de soumissionnaires
et dobtenir des prix plus comptitifs.
VC1003-10
Sassurer que les intervenants impliqus dans le processus dadjudication de contrats soient en mesure de
consulter au besoin une liste fiable
de dclarations de conflits dintrts
(employs et lus).
VC1003-12
Non Applique
Applique
2011
VOR1101 / PROCESSUS DE GESTION DES GRANDS PROJETS
VOR1101-01
VOR1101-03
RA 2014
///
111
APPLICATION
# REC.
RECOMMANDATIONS
En cours
VOR1101-04
VOR1101-05
Dvelopper des indicateurs de rendement pour la gestion de projet qui permettraient de mesurer le rendement
lgard de la conformit des travaux raliss par rapport aux projets
autoriss initialement, de la dure des
projets, les cots relis au non-respect
des chanciers initiaux, les avenants
(nombre et cots), etc.
VOR1101-06
VOR1101-07
VOR1101-08
VOR1101-09
VOR1101-10
112
///
RA 2014
Non Applique
Applique
APPLICATION
# REC.
RECOMMANDATIONS
En cours
Non Applique
Applique
VOR1103D-04
VOR1103D-05
VOR1103D-06
VOR1103D-07
VOR1103D-08
VOR1103D-09
RA 2014
///
113
APPLICATION
# REC.
RECOMMANDATIONS
En cours
VOR1103D-10
Non Applique
Applique
Rviser ses pratiques dans le but dviter toutes situations diniquits entre
requrants, eu gard aux situations de
non-conformit aux divers rglements
de la Ville.
VOR1104-02
VOR1104-03
VOR1104-04
VOR1104-05
114
///
RA 2014
APPLICATION
# REC.
RECOMMANDATIONS
En cours
VOR1104-06
VOR1104-08
VOR1104-09
VOR1104-10
VOR1104-11
Non Applique
Applique
RA 2014
///
115
APPLICATION
# REC.
RECOMMANDATIONS
En cours
Non Applique
Applique
2012
VOR1203 / VALUATION DE RENDEMENT DES EMPLOYS MUNICIPAUX
VOR1203-01
Dvelopper une politique-cadre relative lvaluation annuelle de rendement de tout le personnel de la Ville
de Gatineau.
VOR1203-02
VOR1203-03
VOR1203-04
VOR1203-05
VOR1203-06
VOR1203-07
116
///
RA 2014
APPLICATION
# REC.
RECOMMANDATIONS
En cours
VOR1203-08
VOR1203-09
VOR1203-10
Non Applique
Applique
Adopter une politique de gestion intgre des eaux uses en lien avec les
engagements de la politique environnementale de la Ville.
VOR1204-02
VOR1204-03
VOR1204-04
RA 2014
///
117
APPLICATION
# REC.
RECOMMANDATIONS
En cours
VOR1204-05
VOR1204-06
VOR1204-07
Sassurer de pouvoir mesurer le volume, la caractrisation et limpact environnemental des dversements deaux
uses dans les milieux rcepteurs sur
le territoire de la Ville de Gatineau.
VOR1204-08
VOR1204-09
VOR1204-10
VOR1204-11
VOR1204-12
118
///
RA 2014
Non Applique
Applique
APPLICATION
# REC.
RECOMMANDATIONS
En cours
Non Applique
Applique
2013
VF1307 / EF2013-DESTINATION GATINEAU
VF1307-01
VOR1301-02
VOR1301-03
VOR1301-04
VOR1301-05
VOR1301-06
RA 2014
///
119
APPLICATION
# REC.
RECOMMANDATIONS
En cours
VOR1301-07
VOR1301-08
VOR1301-09
VOR1301-10
Non Applique
Applique
VOR1302-02
VOR1302-03
VOR1302-04
120
///
RA 2014
APPLICATION
# REC.
RECOMMANDATIONS
En cours
VOR1302-05
Non Applique
Applique
VOR1304-02
VOR1304-03
VOR1304-04
VOR1304-05
VOR1304-06
RA 2014
///
121
APPLICATION
# REC.
RECOMMANDATIONS
En cours
VOR1304-07
VOR1304-08
VOR1304-09
VOR1304-10
VOR1304-11
Maximiser le nombre de soumissionnaires potentiels et inclure des fournisseurs de lextrieur du march local
lors des appels doffres sur invitation.
VOR1304-12
VOR1304-13
122
///
RA 2014
Non Applique
Applique
APPLICATION
# REC.
RECOMMANDATIONS
En cours
Non Applique
Applique
VC1002-02
VC1002-03
VC1002-04
RA 2014
///
123
APPLICATION
# REC.
RECOMMANDATIONS
En cours
Non Applique
Applique
VOR1201CLD-03
VOR1201CLD-06
124
///
RA 2014
RAPPORT DACTIVITS
DU VRIFICATEUR
GNRAL POUR
LEXERCICE 2014
126
///
RA 2014
LE VRIFICATEUR GNRAL
La fonction de vrificateur gnral a t instaure au sein de la Loi sur les cits et villes en
2001 concidant ainsi avec le dbut des activits des grandes villes fusionnes au Qubec.
Les dispositions de cette loi portant sur le vrificateur gnral (annexe A) obligent ce dernier dposer au conseil municipal le rsultat de ses vrifications au plus tard le 31 aot de
chaque anne.
Mission du vrificateur gnral
La mission du Bureau du vrificateur gnral est intimement lie aux responsabilits des
commettants et attentes des citoyens:
favoriser, par laudit indpendant, le contrle du conseil municipal sur les actifs, les fonds
et les biens publics et sur la faon dont les gestionnaires municipaux sacquittent des
responsabilits qui leur sont dlgues; et
rassurer le citoyen quant la fiabilit des renseignements qui lui sont transmis en lien
direct avec le mandat donn aux lus.
Nature et porte du mandat
La porte du mandat du vrificateur gnral, le budget minimum de fonctionnement du
Bureau du vrificateur gnral (BVG) selon un pourcentage fix par la Loi et la dure limite
du mandat (sept ans non renouvelables) reprsentent trois dispositions importantes comprises dans la Loi sur les cits et villes. Ensemble, ces dispositions contribuent favoriser
lindpendance, limpartialit, lobjectivit et lautonomie du vrificateur gnral par rapport
au conseil municipal et aux gestionnaires municipaux. Ces lments sont essentiels la ralisation de sa mission.
RA 2014
///
127
Vrification doptimisation
Vrification de conformit
Vrification financire
Ville de Gatineau
128
///
RA 2014
Le mandat comporte trois volets importants, soit laudit de gestion aussi appele optimisation de ressources, laudit financier et laudit de conformit. Il va de soi que le vrificateur
gnral ralise ses travaux daudit en conformit aux mthodes de travail en vigueur qui
respectent les normes de mission de certification.
Le volet daudit de gestion cherche dterminer jusqu quel point les ressources ont t
gres avec un souci dconomie et defficience et si lon a mis en uvre des procds pour
valuer lefficacit.
Ces audits de gestion exigent une tude dtaille des activits municipales, suivie dune valuation en fonction des objectifs poursuivis. Ceci implique de fixer pralablement les critres
daudit que le vrificateur prendra en considration pour porter un jugement sur la situation.
Laudit financier a pour objectif dexprimer une opinion professionnelle sur la fidlit de la
situation financire et des tats financiers dans leur ensemble, dresss selon les normes
comptables canadiennes pour le secteur public. En conformit avec larticle107.7 de la Loi
sur les cits et villes, il est tenu dmettre une telle opinion sur les tats financiers de la Ville
et de toute personne morale dont la Ville nomme plus de 50 pour cent des membres du
conseil dadministration.
Laudit de conformit vise valuer comment les dcisions prises et les oprations menes
lont t dans le respect des lois, des rglements, des politiques et des directives en vigueur
la Ville de Gatineau.
Le vrificateur gnral fait rapport au conseil municipal; il reprsente ainsi un instrument
pour lvaluation des activits de lAdministration et du pouvoir excutif.
La responsabilit du vrificateur gnral consiste fournir des conclusions conformes aux
objectifs tablis pour chacune des missions daudit ralises.
RA 2014
///
129
Objectifs gnraux
Afin de sacquitter efficacement de ses responsabilits, le vrificateur gnral sest donn
les objectifs suivants:
remplir les obligations que dfinit la Loi sur les cits et villes sur la vrification des comptes
et affaires de la Ville et effectuer les travaux daudit ncessaires pour couvrir les diffrents
champs de comptences du vrificateur gnral;
contribuer amliorer la qualit de la gestion publique de la Ville de Gatineau par des
audits doptimisation des ressources et y associer troitement les gestionnaires;
constituer, au besoin, des quipes de vrification comptentes en faisant appel des
ressources internes ou externes qualifies et bien formes;
respecter les normes daudit formules dans le manuel de lInstitut canadien des
comptables agrs et dans les prises de position du Comit sur la comptabilit et la
vrification des organismes du secteur public;
participer troitement aux diffrentes rencontres de lAssociation des vrificateurs
gnraux municipaux du Qubec afin de faciliter des transferts technologiques en matire
de vrification et de formation du personnel;
utiliser de faon conomique, efficiente et efficace les ressources sa disposition;
aider les lus municipaux et les membres de lAdministration municipale amliorer la
performance globale de la Ville de Gatineau au meilleur de sa connaissance;
parfaire la formation des membres du Bureau du vrificateur gnral en participant
des sessions de formation professionnelle sous lgide de lOrdre des comptables
professionnels agrs duQubec (CPAQ).
130
///
RA 2014
Travaux raliss
Sur une base systmatique, le Bureau du vrificateur gnral effectue les travaux suivants:
planifier, organiser, diriger et contrler lensemble des mandats dintervention;
maintenir les appuis ncessaires lexcution claire des mandats daudit;
rendre compte de ses conclusions sur les travaux daudit raliss;
obtenir les tats financiers vrifis des organismes subventionns plus de 100000dollars
par la Ville;
effectuer le suivi des recommandations contenues aux rapports dposs antrieurement;
fournir une expertise et un appui au comit de vrification.
En 2014, les travaux daudit financier ont men lmission dopinions professionnelles sur
les tats financiers de la Ville de Gatineau, de la Socit de transport de lOutaouais, de
lAroport excutif Gatineau-Ottawa, de Dveloppement conomique-CLD Gatineau, de la
Corporation du centre culturel de Gatineau (Maison de la culture), de la Corporation des jeux
de la francophonie canadienne Gatineau 2014 et de Place des festivals.
Les travaux daudit de conformit ont galement permis de produire des opinions de conformit sur lensemble des sujets traits pralablement dans le rapport (chapitre 3).
Des mandats lis laudit de gestion ont port sur la gestion des feux de circulation et la
gestion des changements climatiques.
Le vrificateur gnral donne aussi la population en gnral accs ses rapports annuels
par la voie du site Internet de la Ville.
Rapport des vrificateurs externes sur ltat des crdits et des dpenses du vrificateur gnral (L.C.V. 108.2.1)
Le vrificateur gnral lui-mme nchappe pas au contrle minimum devant tre en place
dans une structure comme celle de la Ville de Gatineau.
Ainsi, en vertu de larticle 108.2.1 de la Loi sur les cits et villes, le vrificateur externe de la
Ville doit vrifier les comptes relatifs au vrificateur gnral.
Je prsente donc dans les pages suivantes, ltat des crdits et des dpenses du vrificateur gnral accompagn du rapport des vrificateurs externes (Deloitte) sur cet tat
desdpenses.
RA 2014
///
131
132
///
RA 2014
RA 2014
///
133
134
///
RA 2014
RESSOURCES
Mise en commun de lexpertise de vrification en milieu municipal
Association des vrificateurs municipaux du Qubec (AVGMQ)
Le lgislateur a reconnu limportance de la vrification lgislative dans les administrations
municipales en obligeant toute ville de 100000 habitants et plus nommer un vrificateur
gnral relevant directement du conseil municipal.
Dix villes du Qubec se sont donc dotes dune telle institution rejoignant ainsi les gouvernements du Canada et des provinces.
Les vrificateurs gnraux municipaux nomms ont cru bon de former une association leur
permettant de partager leurs expriences de travail et leurs expertises en vrification.
Les vrificateurs gnraux des villes du Qubec ont labor des programmes daudit communs et, au cours des prochaines annes, pourraient les raliser conjointement. La ralisation de tels mandats a pour objectif dassurer un effet multiplicateur de lexpertise accumule et des rsultats obtenus.
Le vrificateur gnral de la Ville de Gatineau estime importante une telle association et y
participe activement. Son intrt pour les aspects environnementaux constitue une ouverture ce chapitre et pourra dailleurs sinscrire dans cette mise en commun dexpertises.
De plus, cette association permet de favoriser les communications sur les prises de position
et les nouvelles normes de CPA Canada, lchange de renseignements comparatifs et la
visite de confrenciers renomms. Au cours de lanne 2014, les membres se sont runis
trois reprises.
FCVI
Cet organisme canadien but non lucratif se veut un forum objectif ax sur la promotion et
le renforcement de laudit de performance, de la surveillance et de la reddition de comptes
dans le secteur public au Canada et ltranger.
En 2014, le vrificateur gnral de la Ville de Gatineau a accept de faire partie du comit
directeur afin dorganiser le premier forum pancanadien sur laudit municipal qui sest droul les 3 et 4 novembre 2014 Ottawa. Ce forum a permis de rassembler les vrificateurs
gnraux et les dirigeants principaux daudit de seize municipalits travers le Canada,
en plus de la vrificatrice gnrale pour les administrations locales qui reprsente plus de
200 municipalits en Colombie-Britannique. Ce forum a favoris le dialogue, lchange de
bonnes pratiques et a permis dexplorer les dfis que pose lAudit au palier municipal. Une
deuxime dition de ce forum sera tenue Montral en 2015
Ressources professionnelles
Le vrificateur gnral a recours aux services de ressources professionnelles externes, principalement pour lassister dans ses mandats daudit, les diverses tudes et mandats spciaux. En sadjoignant, sur une base contractuelle, les services de personnes comptentes
dans des domaines particuliers qui font lobjet dun audit, le vrificateur gnral ajoute de la
crdibilit ses travaux.
RA 2014
///
135
Au cours de lanne, le vrificateur gnral a fait appel aux ressources professionnelles externes suivantes:
Deloitte
Raymond, Chabot, Grant, Thorton
Philip Ratt, CPA, CGA
Samson et associs
Pauline Blais, Consultation Inc.
Comit de vrification
En vertu de larticle 107.17 de la Loi sur les cits et villes, le conseil peut crer un comit de
vrification et en dterminer la composition et les pouvoirs. Le 17 juin 2003, le conseil municipal se prvalait de ce droit et nommait 3 membres lus. Ce comit est notamment mandat
pour agir titre dintermdiaire entre le conseil et le vrificateur gnral.
Au cours de lanne 2014, les membres se sont runis huis clos trois reprises. Dans son
rle de ressource, le Bureau du vrificateur gnral a fourni au comit de vrification de
linformation et du soutien, ce qui a permis aux membres de sacquitter de leurs fonctions et
responsabilits efficacement.
Formation
Loptimisation des ressources humaines uvrant au sein du BVG passe en priorit par une
formation et une mise jour adquate de cette formation.
Au cours de lanne de rfrence 2014-2015, le vrificateur a dpass les exigences minimales de la profession en matire de dveloppement professionnel par le biais dacquisition et
de mise jour de connaissances. Une varit dactivits de formation a t suivie touchant,
notamment, les normes comptables pour le secteur public et la gouvernance municipale
pour un total de 70,0 heures.
136
///
RA 2014
ANNEXE A -
DISPOSITIONS DE LA LOI
SUR LES CITS ET VILLES
(L.R.Q.CHAPITRE C-19) SUR
LE VRIFICATEUR GNRAL
138
///
RA 2014
ANNEXE A
ANNEXE A
RA 2014
///
139
140
///
RA 2014
ANNEXE A
ANNEXE A
RA 2014
///
141
142
///
RA 2014
ANNEXE A
107.14.Le vrificateur gnral fait rapport au conseil de sa vrification des tats financiers
de la municipalit et de ltat tablissant le taux global de taxation.
Dans ce rapport, qui doit tre remis au trsorier, le vrificateur gnral dclare notammentsi:
1les tats financiers reprsentent fidlement la situation financire de la municipalit au
31dcembre et le rsultat de ses oprations pour lexercice se terminant cette date;
2le taux global de taxation rel a t tabli conformment la section III du chapitre XVIII.1
de la Loi sur la fiscalit municipale (chapitreF-2.1).
2001, c. 25, a. 15; 2006, c. 31, a. 16; 2010, c. 18, a. 22.
107.15.Le vrificateur gnral fait rapport au conseil dadministration des personnes morales vises au paragraphe 2 de larticle 107.7 de sa vrification des tats financiers avant
lexpiration du dlai dont ils disposent pour produire leurs tats financiers.
Dans ce rapport, il dclare notamment si les tats financiers reprsentent fidlement leur
situation financire et le rsultat de leurs oprations la fin de leur exercice financier.
2001, c. 25, a. 15.
107.16.Malgr toute loi gnrale ou spciale, le vrificateur gnral, les employs quil dirige
et les experts dont il retient les services ne peuvent tre contraints de faire une dposition
ayant trait un renseignement obtenu dans lexercice de leurs fonctions ou de produire un
document contenant un tel renseignement.
Le vrificateur gnral et les employs quil dirige ne peuvent tre poursuivis en justice en
raison dune omission ou dun acte accompli de bonne foi dans lexercice de leurs fonctions.
Aucune action civile ne peut tre intente en raison de la publication dun rapport du vrificateur gnral tabli en vertu de la prsente loi ou de la publication, faite de bonne foi, dun
extrait ou dun rsum dun tel rapport.
Sauf sur une question de comptence, aucun recours en vertu de larticle 33 du Code de
procdure civile (chapitre C-25) ou recours extraordinaire au sens de ce code ne peut tre
exerc ni aucune injonction accorde contre le vrificateur gnral, les employs quil dirige
ou les experts dont il retient les services lorsquils agissent en leur qualit officielle.
Un juge de la Cour dappel peut, sur requte, annuler sommairement toute procdure entreprise ou dcision rendue lencontre des dispositions du premier alina.
2001, c. 25, a. 15.
107.17.Le conseil peut crer un comit de vrification et en dterminer la composition et les
pouvoirs.
Malgr le premier alina, dans le cas de lagglomration de Montral, le conseil est tenu de
crer un tel comit qui doit tre compos dau plus 10 membres nomms sur proposition
du maire de la municipalit centrale. Parmi les membres du comit, deux doivent tre
des membres du conseil qui reprsentent les municipalits reconstitues. Ces deux
membres participent aux dlibrations et au vote du comit sur toute question lie une
comptencedagglomration.
ANNEXE A
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Outre les autres pouvoirs qui peuvent lui tre confis, le comit cr dans le cas de lagglomration de Montral formule au conseil dagglomration des avis sur les demandes, constatations et recommandations du vrificateur gnral concernant lagglomration. Il informe
galement le vrificateur gnral des intrts et proccupations du conseil dagglomration sur sa vrification des comptes et affaires de la municipalit centrale. linvitation du
comit, le vrificateur gnral ou la personne quil dsigne peut assister une sance et
participer aux dlibrations.
2001, c. 25, a. 15; 2008, c. 19, a. 11.
V.Vrificateur externe
108.2.1.Dans le cas dune municipalit de 100000 habitants et plus, le vrificateur externe
doit vrifier pour chaque exercice pour lequel il a t nomm:
1 les comptes relatifs au vrificateur gnral;
2 les tats financiers de la municipalit et tout document que dtermine le ministre des
Affaires municipales, des Rgions et de lOccupation du territoire par rglement publi
la Gazette officielle du Qubec.
Il fait rapport de sa vrification au conseil. Dans le rapport traitant des tats financiers, il
dclare entre autres si ces derniers reprsentent fidlement la situation financire de la municipalit au 31 dcembre et le rsultat de ses oprations pour lexercice termin cette date.
2001, c. 25, a. 20; 2001, c. 68, a. 7; 2003, c. 19, a. 250; 2005, c. 28, a. 196; 2009, c. 26, a. 109.
VII.Directeur gnral
113.Le directeur gnral est le fonctionnaire principal de la municipalit.
Il a autorit sur tous les autres fonctionnaires et employs de la municipalit, sauf sur le vrificateur gnral qui relve directement du conseil. lgard dun fonctionnaire ou employ
dont les fonctions sont prvues par la loi, lautorit du directeur gnral nest exerce que
dans le cadre de son rle de gestionnaire des ressources humaines, matrielles et financires
de la municipalit et ne peut avoir pour effet dentraver lexercice de ces fonctions prvues
par la loi.
Il peut suspendre un fonctionnaire ou employ de ses fonctions. Il doit immdiatement faire
rapport de cette suspension au conseil. Le conseil dcide du sort du fonctionnaire ou employ suspendu, aprs enqute.
S. R. 1964, c. 193, a. 109; 1968, c. 55, a. 5; 1983, c. 57, a. 50; 2001, c. 25, a. 27.
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ANNEXE A
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