Manejo Efectivo del

Tiempo

Presentacin de los
Asistentes

Duracin: 10 minutos.
Proceso

Mencionar

Decir su nombre
Area de trabajo
Mencionar un adjetivo positivo que
empiece con la primera letra de su nombre.

Cada 5 personas damos un aplauso

En qu piensa cuando
escucha la palabra
tiempo?

El tiempo es oro

Tiempo

Todo el mundo tiene 24 horas diarias

y 168 horas en la semana para:
_____________________________________
_____________________________________
_____________________________________
_____________________________________
_____________________________________
___.

Por que hay personas que hacen ms

cosas en la misma cantidad de horas
laborales.

Por hbitos personales que han

desarrollado.
Trabajan ms inteligentemente.
Conocen como lo invierten
Controlan su tiempo
Aceptan la realidad del tiempo
No malgastan el tiempo

Realidad

El tiempo es el recurso ms escaso que

existe a menos que se maneje
adecuadamente.
No se puede hacer nada para crear ms
tiempo.
No se puede volver a encontrar el tiempo
perdido.
No debemos malgastarlo.
Debemos valorarlo.

Desarrollando Hbitos
(Steven Covey, 7 Hbitos de la Gente Eficaz)

Requisitos para que el

cambio sea exitoso

Convencimiento

Compromiso

Disciplina

Cooperacion

Registro del tiempo

Escriba todas las cosas que hizo el da

de ayer.
Sea especfico en identificar los
horarios y el tiempo que invirtio en
cada una de las actividades.
Con quin la realiz. Si aplica
Que calificacin se dara, del 1 al 5.
Donde 5 es la calificacin ms alta.

Registro de tiempo
Actividad

Tiempo

Persona(s)

Calificacin
(1-5)

Cmo invertir mejor nuestro

tiempo? Cumpliendo
prioridades

Consegu realizar mis tareas prioritarias

Qu fue lo que me impidi realizarlas
Quin o qu me occasiona las principales
interrupciones
Cmo puedo eliminarlas
Qu puedo hacer para evitar que vuelvan a producirse
esos elementos que me hacen perder el tiempo
Qu puedo hacer para ser ms eficaz y productivo
Cunto tiempo perd en actividades que no tena que
hacer
Qu actividades odia hacer otra persona

Dedico tiempo a las cosas

importantes para m

De acuerdo a lo
que es importante
para m es que
establezco las
prioridades.

Qu aspectos
valora?

Profesional
Financiero
Familiar
Social
Espiritual
Intelectual
Fsico

Recuerda

Establecer un balance entre tus

valores y los de la instituci 162n.
Tienes que organizar tu tiempo
para cumplir con lo que la
organizacin espera de t y con lo
que para ti es importante.

Beneficios de manejar
efectivamente el Tiempo

Nos sentimos
realizados al hacer
todo lo que tenamos
que hacer.
El manejo de tiempo
provee estructura a
la vida y paz a la
mente.

El manejo adecuado
de tiempo ayuda a
acordarse de las
obligaciones,
reuniones y eventos
o fechas especiales.
El manejo adecuado
de tiempo le ofrece a
la gente un sentido
de control a la vida.

Beneficios de administrar
efectivamente el Tiempo

El manejo adecuado
del tiempo reduce el
estrs que nos
provoca el tener que
cumplir con tantas
demandas en 24
horas.
Los empleados
pueden realizar
mejor calidad en su
horario diario.

Los departamentos y
equipos pueden
cumplir con las
fechas mas
facilmente.
La institucion puede
atender mejor los
clientes sin aumentar
el personal, el equipo
o el espacio de
oficina.

Cuestionario
Cun bien manejas el tiempo?

Los Robatiempos

Identifica todas las

situaciones internas o
externas que te quitan tiempo
para realizar los deberes y
responsabilidades.

Robatiempos

Socializacin excesiva con los colegas.

Llegar tarde e irse temprano.
LLamadas personales al trabajo o al celular.
Revizar constantemente los correos electrnicos.
Bajar el nivel de productividad.
Falta de adiestramiento formal.
Reuniones innecesarias o mal planificadas.
Hacer negocios durante horas laborales.
No delegar.
Distracciones personales.

Robatiempos

Visitantes
Llamadas telefnicas

Vagancia

Crisis

Cambios de

prioridades

Esperas

Comunicacin
inefectiva
Desorganizacin
Fallas mecnicas
Tapn
Indecisiones
Chismes

Robatiempos

No delegar
Falta de objetivos claros
No gustarle su trabajo
Personalidad
Autoridad confusa
Incapacidad de decir No
Falta de autodisciplina
Perfeccionismo
Irse al detalle

Compromisos
sociales
Preocupaciones
Chismes
Chistes
Procrastinar
Desorganizacin
Actitudes negativas

Ejercicio

Coloque en la Matriz de
Administracin del Tiempo las
actividades que realiz ayer.

Considere su importancia y
urgencia.

Matriz de Administracin del

Tiempo
Urgente / Importante

Urgente / No
Importante

No Urgente / Importante

No Urgente / No Importante

Cmo invertir mejor nuestro

tiempo?

Prevenir urgencias
Decir no
Establecer prioridades
Delegar
No procrastinar
Mentalidad de
Mejoramiento Continuo
Evaluar nuestro registro
de tiempo
Leer los emails en AM
Organizarse (Outlook)
Tener las metas claras

Controlar las reuniones

Compromiso con la Vision y
Mision
Actitudes correctas
Mentalidad de trabajo en
equipo
Evitar interrupciones
Revisar el calendario de
trabajo antes de irse
Tener o Proveer agenda para
todas las reuniones
Puntualidad
Realizar reuniones efectivas

Cmo invertir mejor nuestro

tiempo?

Calendarizar es el secreto para

que las cosas ocurran. Planificar
es la intencin.

Planificar es decidir qu vamos a

hacer.
Calendarizar es decidir cundo lo
vamos a hacer.

Cmo invertir mejor nuestro

tiempo?

Delegando efectivamente

Carifique la tarea
Especifique el mbito de restriccin
Permita que el empleado participe
Comunique al mbito de poder las tareas
que deleg
Establezca controles
De surgir problemas insista en
recomendaciones

Delegar con
responsabilidad

Delegar no
sinifica renunciar
a la
responsabilidad
personal como
supervisor.

Significa obtener
los resultados
motivando a los
empleados para
lograr que se
inspiren a realizar
un trabajo que es
responsabilidad
del supervisor.

Beneficios al delegar

Tener ms tiempo para realizar las

tareas que no se pueden delegar.
Motivar al desarrollo de lderes con
conocimiento.
Establecer relaciones de confianza.
Cumplir con las metas y objetivos de
su rea de trabajo.

Puedo delegar si:

Hay alguna persona que puede hacer el

trabajo mejor que yo.
Hay alguna persona que aunque realice
las tareas mas lentas puede realizarlas
efectivamente y las actividades no son
urgentes.
Hay alguna persona que puede
beneficiarse en su desarrollo.
Hay alguna persona que tiene el deseo
de aprender.
Yo no puedo realizar esa actividad hoy.

Recuerde

Delegar en la
persona adecuada
Evaluar lo delegado
Delegar los trabajos
que a usted le gusta
realizar y los que no.
Ser proactivo.
Prevenir
Delegar actividades
completas

Especificar los
resultados esperados.
Verificar que la
persona sabe realizar
el trabajo.
Confiar en la persona.
Permitir la
participacin en el
proceso.
Informar a los dems
que deleg esa tarea.

Encuentre

Mencione todos los participantes del

adiestramiento que:

tienen reloj de oro

tienen las uas pintadas de rojo
tienen espejuelos
cumplen aos este mes
tienen pauelo
tienen mascotas en su hogar
tienen agenda

Reflexin

El ayer se fu para siempre, el da de hoy

durar un instante, el maana depende de lo
que se haga hoy

El pasado es historia.
El futuro es misterio.
Hoy es un regalo,
Por eso se le llama
Presente.
Presente
Fish