La documentacin comercial de la empresa, que tiene origen tanto

externo como interno, forman la documentacin fuente que

proporciona los datos de entrada al sistema de contabilidad. Esta
informacin es ingresada a los Libros de Contabilidad y procesada
para obtener los informes contables.
Toda la documentacin de respaldo tiene que mantenerse durante
el tiempo que establecen las disposiciones legales. El Cdigo
Tributario seala que los libros de contabilidad y la
documentacin correspondiente, deben conservarse mientras
est pendiente el plazo que tiene el SII para la revisin de las
declaraciones.

Para registrar todos los sucesos que se relacionen con la marcha de la

empresa, y que sean susceptibles de medirse en trminos monetarios, es
necesario contar con un libro especial llamado Libro Diario.
El esquema ms tradicional y generalizado del Libro Diario es el siguiente:

En la columna Detalle se anotan las glosas de los asientos contables

ordenados cronolgicamente, lo que se seala con un nmero en la parte
superior de las cuentas. Las cuentas deudoras y acreedoras se registran
con sus correspondientes cargos y abonos en las columnas Debe y Haber,
respectivamente.
En la columna del Folio se anota la pgina de referencia en que la respectiva
cuenta se encuentra registrada en el Libro Mayor. Al finalizar el registro
en una pgina del Libro Diario se totalizan los cargos y los abonos para luego
traspasarlos a la pgina siguiente.

Una vez finalizado un ejercicio, se inicia un nuevo ejercicio solamente con

las cuentas de Activo y Pasivo. El asiento de apertura no considera las
cuentas de resultado por cuento se cierran las del periodo anterior.

A partir de los saldos de Activos y Pasivos se elabora el asiento de

apertura en el Libro Diario, trasladando los saldos deudores de las cuentas
de activo a la columna del Debe y los saldos acreedores de las cuentas de
pasivo y patrimonio a la columna del Haber.

Una vez que se han registrado los asientos en el Libro Diario, stos se
centralizan en el Libro Mayor, asignado para cada cuenta un folio
determinado. El objetivo de este libro es clasificar y agrupar los
movimientos de cargos y abonos de cada una de las cuentas utilizadas en los
diversos asientos del Libro Diario.
El Traspaso del Libro Diario al Libro Mayor implica lo siguiente:

En el Libro Mayor se destina un folio nico para cada Cuenta.

Las cuentas cargadas y abonadas que se han anotado en el Libro Diario al

Debe y al Haber, tambin se anotan en el Libro Mayor en las columnas Debe
y Haber.

La fecha del Libro Diario se registra en el Libro Mayor

la referencia del libro mayor, indica la pgina del asiento en el Libro Diario

Una vez finalizado el ejercicio, la empresa debe realizar un

balance para conocer el resultado que ha obtenido en dicho
periodo. Este resultado indicar si la empresa ha obtenido
Utilidades o ha generado Prdidas.
El Balance de 8 columnas es un cuadro numrico que se realiza a
partir del Libro Mayor con los saldos deudores y acreedores de
las cuentas.
Este balance de 8 columnas, es bsicamente un compendio de
tres secciones ordenadas en la siguiente secuencia:

Balance de Comprobacin y Saldos: Es el resumen del Libro

Mayor que permite comprobar la igualdad de las sumas Dbitos y
Crditos, para posteriormente determinar los Saldos Deudores o
Acreedores. A partir de este Balance se determina el Inventario y
el Resultado.

Inventario: El Activo y el Pasivo se determinan trasladando los

respectivos saldos Deudores
y Acreedores del Balance de
Comprobacin y Saldos.

Resultado: Las Prdidas se determinan trasladando los saldos

Deudores de las cuentas de Prdidas. Las Ganancias se determinan
trasladando los saldos Acreedores de las cuentas de Ganancias.

Para determinar si la empresa ha obtenido Utilidad o

Prdida al final del ejercicio, se recurre a la seccin
Resultado del Balance, que resume los saldos de las
cuentas de Prdidas y Ganancias. En caso que el
resultado del ejercicio sea prdida, ste se suma a la
columna de Activos para lograr la igualdad del
Inventario y evitar los nmeros negativos en el
balance.