RESUMEN BENCHMARKING

BENCHMARKING
Es un proceso Sistemtico, Estructurado, Formal, Analtico y Organizado que
tiene las caractersticas de ser CONTINUO, CONTINUADO y A LARGO PLAZO para
evaluar, entender, diagnosticar, medir y comparar las prcticas comerciales, los
productos, servicios, procesos de trabajo, operaciones y funciones de las compaas,
organizaciones e instituciones que son acreditadas y reconocidas como las mejores en
su clase o de clase mundial por representar las mejores prcticas con el propsito de
hacer una comparacin organizacional e igualar o superar las mejores prcticas
industriales.
TIPOS DE BENCHMARKING
El Benchmarking se divide por su dimensin en tres grandes clasificaciones que
son:
INTERNO: Es aquel que estudia actividades similares en diferentes sitios,
departamentos, unidades operativas, etc. Algunos de los ejemplos ms relevantes son
las prcticas de fabricacin en Estados Unidos frente a las prcticas de Xerox en Fuji,
Japn. Tambin las estrategias de marketing por divisin (fotocopiadoras, vrs.
estaciones de trabajo).
Las principales ventajas del Benchmarking interno es que los datos suelen ser
fciles de recopilar y produce buenos resultados para compaas que estn
diversificadas. Sus desventajas son que pueden tener un cupo limitado y el manejo de
prejuicios internos.
COMPETITIVO: Se aplica a competidores directos que venden a la misma base de
clientes por ejemplo: Canon, Ricoh, Kodak, y Sharp. Entre sus principales ventajas
est
A) Informacin concerniente a los resultados del negocio
B) Prcticas o tecnologas comparables
C) Historia de la recopilacin de informacin
Algunas de sus principales desventajas son:

A) Dificultades para la recopilacin de datos

B) Problemas de tica
C) Actitudes antagnicas
FUNCIONAL (Genrico)
Se refiere a organizaciones acreditadas por tener lo ms avanzado en
productos/servicios/procesos como por ejemplo el caso de almacenamiento (L.L.Bean),
el rastreo del estado de despachos (Federal Express) y Servicio al cliente (American
Express). Este es uno de los tipos ms difciles de aplicar pero con mayor cantidad de
ventajas; como el alto potencial para descubrir prcticas innovadoras, tecnologa o
prcticas fcilmente transferibles, desarrollo de redes profesionales, acceso a base de
datos pertinentes y en general resultados estimulantes aunque tambin tiene
desventajas como dificultad para transferir prcticas a un medio diferente, algunos
tipos de informacin que no son transferibles y procesos complejos y estructurados
que consumen tiempo.
POR QUE EMPLEAR EL BENCHMARKING?
El Benchmarking puede ser parte de la planeacin estratgica y dependiendo
del tipo que se aplique ser contemplada a corto o a largo plazo permitiendo hacer
pronsticos de tendencias en las reas comerciales pertinentes. Tambin genera
nuevas ideas en cuanto al aprendizaje funcional; pensando fuera de la caja. Cuando
hacemos Benchmarking hacemos comparaciones con competidores organizaciones o
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dependencias que han alcanzado resultados ptimos as como permite tambin la
fijacin de objetivos de desempeo en relacin a las prcticas ms modernas.
EL BENCHMARKING

QUE SI ES:

Es un proceso continuo
Es un proceso de investigacin que
proporciona informacin valiosa.
Un proceso para aprender de otros. Una
bsqueda pragmtica de ideas.
Un trabajo que consume tiempo. Un proceso
de trabajo intenso que requiere disciplina.
Una herramienta viable que proporciona
informacin til para mejorar prcticamente
cualquier actividad de negocios.

QUE NO ES:

Un evento que se realiza una sola vez

Un proceso de investigacin que d respuestas
sencillas
Copiar, imitar
Rpido y fcil
Una moda

QUE COSAS SOMETER AL PROCESO DE BENCHMARKING:

PRODUCTOS Y SERVICIOS: Productos terminados; caractersticas del

Producto y servicio.
PROCESO DE TRABAJO:
En qu forma un producto o servicio se
Produce o recibe apoyo.
FUNCIONES DE APOYO:
Trabajo indirecto: No asociado
Directamente al proceso de produccin
Al de apoyo. (Por ejemplo, financiamiento
Recursos Humanos)
DESEMPEO ORGANIZACIONAL: Costos, ingresos, indicadores de produccin,
Indicadores de calidad.
ESTRATEGIA:
Planes a corto o a largo plazo; proceso de
Planificacin.

QUE COSAS SOMETER AL BENCHMARKING: Diez preguntas de Xerox

1. Cul es el factor ms crtico de xito para mi funcin, organizacin
2. Qu factores estn causando el mayor problema, (por ejemplo, no cumplir las
expectativas)?
3. Qu productos se les proporcionan a los clientes, y que servicios se les prestan?
4. Qu factores explican la satisfaccin del cliente?
5. Qu problemas especficos (operacionales) se han identificado en la organizacin?
6. En donde estn localizadas las presiones competitivas que se siente en la
organizacin?
7. Cuales son los mayores costos (o costos conductores) de la organizacin?
8. Qu funciones representan el mayor porcentaje de costos?
9. Qu funciones tienen el mayor espacio para hacer mejoras?
10.
Qu funciones tienen ms influjo o potencial para diferenciar a la organizacin
de los competidores del mercado?
FACTORES CRITICOS DE EXITO:
Participacin de mercado:
En unidades
En valor monetario
Rentabilidad
Rendimiento sobre ventas (margen)
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Rendimiento sobre activos
Rendimiento sobre patrimonio
ndices de crecimiento del competidor
Participacin de mercado por segmento
Materias primas
Costo porcentual sobre ventas
Costo unitario de compra
Costo de fletes
Calidad (p. ej., tasa de defectos)
Rendimiento (unidad producida por unidad empleada)
Tasas de cambio
Volumen anual de compras
Fuerza Laboral Directa
Costo porcentual sobre ventas
Gastos laborales distribuidos por departamento
Remuneracin por hora
Prestaciones
Promedio Laboral horas por semana
Horas extra
Tarifas de horas extra
Productividad por unidad (unidades producidas por hora-hombre)
Productividad por ingresos (ingreso por producto y hora-hombre)
Indicadores demogrficos (edad, educacin, etc.)
Fuerza Laboral Indirecta
Costos globales como porcentaje de las ventas
Costos laborales por funcin
Administracin de la fuerza laboral directa
Niveles salariales
Prestaciones
Tasas de cambio
Productividad unitaria
Indicadores demogrficos
Investigacin y Desarrollo
Costos bsicos de I & D
Tiempo de desarrollo de nuevos productos
Mejoras de productos existentes
Diseo para reduccin de costos
Costos Administrativos, de Ventas y Generales
Costo como porcentaje de las ventas
Costos distribuidos por organizacin
Niveles salariales
Planes de bonificacin
Planes de prestaciones
Datos demogrficos del trabajador (edad, experiencia)
Costos de capacitacin como porcentaje de las ventas
Costo de deudas incobrables como porcentaje de las ventas
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Costos de Capital
Rotacin de activos globales (ventas / activos)
Rotacin de activos fijos
Gastos de capital como porcentaje de depreciacin
Escalas de depreciacin
Costos anuales de arrendamiento
Costos de mantenimiento
Rotacin de inventarios
Edad de la cartera
Edad de cuentas por pagar
Costos de capital
Caractersticas del Producto
Tamao, forma (diseo)
Estilos
Colores
Precio / estrategias de asignacin de precios
Accesorios (opciones)
Garantas
Respaldo de servicio
Servicio
Tipo y volumen de quejas de los clientes
Disponibilidad de asistencia
Tiempo de respuesta
Tiempo promedio de reparaciones
Prontitud de entrega
Calidad profesional del personal que contacta al cliente
Procesos de formulacin de pedidos
Disponibilidad de educacin a clientes
Calidad del Producto
Ritmo de produccin
Cantidad de trabajo
Costos de reparaciones (tanto para la compaa como para el cliente)
Promedio de vida til del producto (confiabilidad)
Metodologa de calidad (implementacin de procesos de calidad, participacin
de la fuerza laboral, control de procesos estadsticos, etc.)
EQUIPO DE BENCHMARKING
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
GERENTE DEL PROYECTO: Es responsable de planificar y organizar las actividades para
el equipo; es el contacto primario con el cliente o el patrocinador; est encargado de
mantener la disciplina en el proceso guardin del proceso.
HABILIDADES Y CUALIDADES: La persona debe de ser versada en el proceso de
Benchmarking, estar familiarizada con cada una de las etapas del proceso y con las
tareas especficas requeridas en cada etapa y tener la capacidad de comunicarles esta
informacin a otros. Debe tener excelentes habilidades necesarias para dirigir el
proyecto, tales como las de planificacin, organizacin, programacin y coordinacin.
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Debe tener la capacidad de trabajar dentro del sistema organizacional a fin de obtener
recursos y apoyo para el equipo.
RECOPILADOR ANALISTA DE DATOS
Son el verdadero centro del equipo, son los que prestan ayuda en el desarrollo
del plan: identifican, contactan y entrevistan socios, analizan y resumen datos y
producen informes. Su responsabilidad primaria es resumir toda la informacin que
recopila el equipo.
HABILIDADES: Experiencia funcional: expertos en sus reas; credibilidad: los
individuos que no gozan de credibilidad entre sus colegas, sus subalternos o sus
gerentes ejercern poca influencia cuando hagan recomendaciones basadas en sus
investigaciones. Habilidades de comunicacin: capacidad de comunicarse. Espritu de
equipo: funcionar como miembros de un equipo.
CRITERIO DE SELECCION QUE HAY QUE EVITAR: Conveniencia: la conveniencia se
podra atribuir a su ubicacin fsica en la organizacin. Disponibilidad: los individuos
estn en un perodo de inactividad en el trabajo, y parece que disponen de tiempo, o
estn disponibles por falta de trabajo en su rea de asignacin. Personas prescindibles:
la organizacin puede manejarse bien sin esta clase de personas. Ni sus habilidades ni
su tiempo en el trabajo son muy importantes para el xito de la organizacin.
CAPACITACION EN BENCHMARKING: Un curso de habilidades bsicas que dura uno o
dos das y una sesin de manejo de informacin que dura dos o cuatro horas;
adicionalmente se pueden dar cursos de relaciones humanas y de comunicacin.
QUIEN CAPACITA?: La mayor parte de la capacitacin en Benchmarking se proporciona
internamente; puede ser por medio de expertos en Benchmarking de jornada parcial o
completa, o mediante el tradicional departamento de capacitacin. Algunas
organizaciones se valen d asesores internos para capacitar, pero habitualmente slo en
las etapas iniciales de la estructuracin de un programa de capacitacin.
A QUIEN SE CAPACITA?: nicamente a los miembros del equipo que estn listos para
llevar a cabo una investigacin de Benchmarking. La meta de IBM es no capacitar a
todo el mundo en el proceso sino capacitar segn lo imponga la demanda, y la
demanda la determinan el nmero de nuevos proyectos y los equipos de proyecto que
se estn formando.
CALENDARIO PRELIMINAR DEL PROYECTO: En cuanto se identifique un equipo, el
gerente del proyecto debe empezar a aplicar de inmediato las tcnicas bsicas de
administracin del proyecto a fin de asegurar que las actividades y las tareas del
equipo sean claramente identificadas y comprendidas por los miembros del equipo y
por otras personas que necesiten conocerlas. La planificacin y la organizacin son
crticas para la eficiencia y la eficacia del equipo, especialmente cuando el grupo se
compone de individuos que no son miembros de un grupo de trabajo funcional.
BUSQUEDA DE SOCIOS DEL BENCHMARKING COOPERATIVOS
Por qu a los empleados los incomoda ponerse en contacto directo con empleados de
otras organizaciones? Hay tres razones:

TRADICION: El estereotipo del competidor como el tipo malo y el enemigo es difcil

de vencer.
CONFABULACION: Muchas personas temen que ponerse en contacto directo con los
empleados de los competidores y compartir informacin con ellos sea una forma de
confabulacin.
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INCOMODIDAD: Muchas personas se sienten incmodas visitando a empleados de

otras organizaciones, particularmente de Benchmarking se les pregunt por qu los
empleados de otras compaas, especialmente de las rivales cooperan en este
esfuerzo de recopilacin de datos, hubo varias respuestas:

AFILIACION PROFESIONAL: Suelen compartir similares experiencias profesionales

e historias de carrera con sus homlogos de otras organizaciones.
CURIOSIDAD: Hay una natural curiosidad por saber qu estn haciendo las otras
organizaciones, y este nivel de contacto brinda la oportunidad de satisfacer la
curiosidad de uno acerca de la vida en el otro bando.
LA OPORTUNIDAD DE APRENDER ALGO: Nuevo o de confirmar creencias viejas
acerca de las prcticas comerciales de uno mismo o de otra persona.

RECIPROCIDAD: Los empleados de otras organizaciones suelen acceder a participar

en una investigacin de Benchmarking si creen que pueden recibir algo a cambio,
como un ejemplar del informe de Benchmarking que se va a producir.
CORTESIA: Muchas personas cooperan en los esfuerzos de recopilacin de datos,
por un sentimiento de cortesa personal o profesional

REDES DEL BENCHMARKING: UN GRUPO CLAVE DE SOCIOS DEL

BENCHMARKING
Uno de los fenmenos ms recientes en la prctica de Benchmarking es la
creacin de redes formales de Benchmarking o consorcios. Estos grupos se asocian con
el propsito explcito de abrir canales de Benchmarking entre
los miembros
participantes. Cuando los miembros de estas redes comienzan estos procesos, sus
socios, miembros de la red, representan un punto de partida automtico para
identificar socios potenciales del Benchmarking; algunas de estas redes estn
formadas por organizaciones que son miembros de un grupo industrial particular.
DONDE PUEDE UNO ENCONTRAR RECURSOS VALIDOS Y CONFIABLES QUE LE
AYUDEN A IDENTIFICAR Y CONTACTAR SOCIOS POTENCIALES DEL
BENCHMARKING?
Recursos gubernamentales
Expertos en la materia
Grupos de inters especial
Los medios de comunicacin
Empleados, clientes y proveedores
Socios del Benchmarking
Fuentes extranjeras de recursos
QUE FACTORES DETERMINAN LOS METODOS QUE USTED EMPLEA PARA
RECOPILAR DATOS?

LIMITACIONES DEL TIEMPO: La cantidad de tiempo disponible para recopilar

informacin afecta el nmero de fuentes que se pueden investigar y los mtodos
que se emplean.
LIMITACIONES DE RECURSOS: El nmero, el tipo de personas y la cantidad de
fondos disponibles para el apoyo a las actividades de recopilacin de datos afecta
los mtodos que se emplean.
EXPERIENCIA: Las personas tienden a utilizar los mtodos de recopilacin de
informacin que le son familiares.
LA FILOSOFIA DE RECOPILACION DE INFORMACION: Basndose en las
experiencias de recopilacin de informacin y en las preferencias personales de
expertos internos claves en Benchmarking, la mayor parte de las organizaciones
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desarrollan una filosofa de recopilacin de informacin que se comunica en las
sesiones de orientacin y de capacitacin en procesos de Benchmarking.