MAKALAH ETIKA BERTAMU DAN MENERIMA TAMU DI KANTOR

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG MASALAH

Etiket berasal dari bahasa perancis (etiquette) yaitu tata cara pergaulan yang baik antar
sesama manusia. Istilah etiket lebih menitik beratkan pada cara cara berbicara yang sopan, cara
berpakaian, cara duduk, cara menerima tamu di rumah maupun dikantor, dan sopan santun
lainnya. Dalam pergaulan hidup, etiket itu merupakan tata karma yang baik dalam menggunakan
bahasa maupun dalam tingkah laku.
Adapun Berbagai macam nilai yang mendukung etiket diantaranya :Nilai-nilai
kepentingan
umum.
Nilai-nilai
kejujuran,
keterbukaan,
kebaikan.
Nilai-nilai
kesejahteraan. Nilai-nilai kesopanan, harga-menghargai. Nilia diskersi (discretion =
pertimbangan) penuh pikir, mampu membedakan suatu rahasia yang boleh dikatakan atau tidak
rahasia.
Kita berada dalam medan kehidupan yang ditandai dengan derasnya arus
moderenisasi dan pesatnya teknologi serta informasi. Kondisi ini tentu saja membawa berbagai
perubahan sosial, budaya dan tak terkecuali perubahan moral. Sekarang ini kita juga berada
dalam pluralisme etis dan keragaman agama. Dalam situasi dunia seperti saat ini, seharusnya
semakin memberi peran bagi etiket. Dengan demikian, kita tetap bisa bersikap dan bertindak
dengan tepat sesuai dengan budaya setempat. Kita tidak tercabut dari nilai nilai dan akar
budaya setempat. Ada 3 kesadaran yang diperlukan dari kita, yakni sadar akan jati diri sendiri
( tahu diri) sadar pada tempat dimana kita berpijak ( tahu tempat), dan sadar akan system nilai
atau norma norma yang berlaku ( tahu adat).
Bertamu adalah aktivitas yang sering dan lumrah kita lakukan, begitu juga dalam
kehidupan berorganisasi. Ada berbagai kepentingan/keperluan aat kita bertamu disuatu kantor,
antara lain sekedar berkunjung untuk melihat-melhat dan meminta informasi berkaitan dengan
produk, baik barang maupun jasa, dan sebagainya.
Pada saat kita bertamu dikantor, banyak hal yang perlu kita perhatikan. Kita harus selalu
menjaga sikap dan prilaku, mulai saat memasuki parkir sampai meninggalkan parkir. Hal itu
penting kita perhatikan karena tujuan baik yang kita bawa, jika tanpa disertai sikap, tuturkata,
cara komunikasi, dan perilaku yang baik dan sopan, tidak tertutup kemungkinan akan gagal
karena orang yang kita temui tidak tertarik, tidak mau menarh perhatian, atau tidak mau
mendengarkan kita. Bila kita pernah berkunjung di kantor, berarti kita bertindak sebagai tamu.
Artinya kita harus menghargai semua yang ada dalam kantor tersebut. Agar orang yang kita
temui merasa nyaman dengan kehadiran kita dan menimbulkan kesan yang baik di depan orang
yang kita temui.
1.2 RUMUSAN MAKALAH

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Berdasarkan dari latar belakang tersebut penulis mencoba merumuskan beberapa rumusan
masalah dalam makalah ini, antara lain:
Apa yang dimaksud dengan tamu kantor ?
Siapa saja tamu menurut kepentingannya?
Peran dan tanggung jawab sekretaris dalam menerima tamu di kantor ?
Bagaimana Etika Bertamu yang baik dan benar di kantor ?
Bagaimana Etika Menerima Tamu yang baik dan benar di kantor ?
Bagaimana Etika Menolak Tamu di kantor ?
Apa fungsi dan manfaat Form kedatangan tamu ?
1.3 TUJUAN MAKALAH

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Dari uraian rumusan masalah di atas tujuan pembuatan makalah ini dapat dirangkum
sebagai berikut:
Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan tamu kantor.
Untuk mengetahui siapa saja tamu menurut kepentingannya.
Untuk mengetahui sejauh mana peran dan tanggung jawab sekretaris dalam menerima tamu di
kantor.
Untuk mengetahui bagaimana Etika bertamu yang baik dan benar di kantor.
Untuk mengetahui bagaimana Etika Menerima Tamu yang baik dan benar di kantor.
Untuk mengetahui bagaimana Etika Menolak Tamu di kantor.
Untuk mengetahui fungsi dan manfaat Formulir kedatangan tamu.
1.4 MANFAAT MAKALAH

Adapun manfaat dari makalah Etika Bertamu dan Menerima Tamu, yaitu:
1. Menambah pemahaman tentang Etika Bertamu dan Menerima Tamu di kantor.
2. Sebagai sumber ilmu dalam proses belajar.
3. Menambah wawasan mengenai Etika Bertamu dan Menerima Tamu di kantor.

BAB II
PEMBAHASAN
2.1 TAMU KANTOR

Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok orang yang ingin mengunjungi perusahaan
atau instansi tempat kita bekerja dengan kepentingan dinas maupun pribadi.Tamu kantor adalah
seseorang atau kelompok yang datang ke suatu perusahaan untuk kepentingan tertentu. Salah
satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dengan tamu-tamu yang akan
bertemu dengan pimpinan, mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai menerima kedatangan

tamu di kantor. Dalam menerima tamu, ada aturan dan etiket yang harus diketahui, untuk
menciptakan suasana aman dan nyaman kepada tamu dan menimbulkan kesan baik ketika
melakukan kerja sama.
2.2 TAMU MENURUT KEPENTINGANNYA

2.2.1 Tamu yang datang untuk minta dana/sumbangan

Tamu yang datang untuk minta dana atau sumbangan biasanya ingin bertemu langsung
dengan pimpinan.berbagai macam alasan dikemukakan bahwa sumbangan yang diminta itu
untuk kegiatan sosial, untuk HUT, untuk bantuan kamanusiaan dan lain sebagainya. Tamu tipe
ini biasanya tidak mau perduli apakah pimpinan punya waktu untuk menemuinya atau tidak,
pokoknya harus bertemu.
Cara terbaik untuk menghadapi tamu bertipe demikian, sekretaris melayani dengan sabar
dan ramah, sambil menyodorkan formulir isian yang harus diisi oleh tamu tersebut. Formulir itu
memuat nama, alamat, dari instansi mana, atau maksud sumbangan yang diminta, untuk
kepentingan apa. Beritahukan bahwa pengisian formulir bagi para tamu adalah merupakan
peraturan. Jadi sang tamu harus mengisinya. Apabila tamu memang minta sumbangan, maka
tamu tersebut di persilahkan untuk menghubungi bagian lain yang memang khusus menangani
dana (sumbangan). Jadi harus bertemu dengan pimpinan.

2.2.2 Tamu yang datang untuk menawarkan barang atau jasa.

Pada umumnya tamu semacam ini sangat sopan dan menyenangkan. Mereka telah
mendapat pelatihan keterampilan sebagai penjual barang atau jasa. Namun demikian tak jarang
para penjual(salesman dan salesgirl) ini meminta untuk bertemu muka dengan pimpinan. Mereka
ingin bicara langsung dengan orang yang mempunyai wewenang membuat keputusan dalam
tawar menawar. Seringkali mereka sendiri menawarkan"komisi khusus" yang hanya pantas
dibicarakan empat mata dengan pimpinan. Biasanya dalam hal pembelian di suatu perusahaan
ada unit khusus yang manangani, sehingga tidak akan menemui kesulitan. Setelah mereka
mengetahui mengenai hal tersebut, mereka tidak akan mendesak untuk bertemu dengan
pimpinan. Sebagai sekretaris perlu mengatur taktik dan strategi dalam melayani tamu beraneka
ragam perilakunya.

2.2.3 Tamu yang ingin membeli barang

Tamu yang ingin membeli barang biasanya banyak bertingkah. Mereka minta
diperhatikan, diistimewakan, minta ingin dipertemukan dangan pimpinan dan sebagainya.
Umumnya pembelian barang di tangani oleh bagian penjualan atau pemasaran. Untuk hal
tersebut bawalah tamu kebagian pembelian. Jangan lupa, sebagai sekretaris perlu menawarkan
minuman kepada tamu yang demikian.

2.2.4 Tamu aparat pemerintah

2.2.4.1 Yang bersifat kunjungan rutin
Biasanya mereka tidak minta bertemu dengan pimpinan, karena sifat bekerja rutin kepada
siapa mereka menghubunginya untuk mendapatkan informasi. Akan lebih baik bila sekretaris

memberi laporan kepada pimpinan, mungkin oimpinan ingin bertemu untuk menanyakan sesuatu
hal yang penting mengenai peraturan yang belum jelas. Mungkin sekedar bertemu dan
bersalaman sebentar agar pejabat yang berkunjung merasa senang karena di perhatikan. Hal ini
akan membawa dampak positif dikemudian hari, bila sewaktu-waktu ada kepentingan
perusahaan.
2.2.4.2 Yang bersifat kunjungan khusus.
Biasanya pejabat atau aparat pemerintah yang datang ini dalam bentuk rombongan
dengan protokol. Sifat kunjungan tersebut, mungkin berupa kunjungan resmi dalam rangka
peninjauan. Bahkan kedatangan rombongan mereka atas dasar undangan perusahaan. Dalam hal
ini pimpinan perusahaan mutlak harus menyambut sendiri. Bahkan harus sudah siap di pinti
masuk dalam pakaian lengkap artinya pakaian formal yaitu jas lengkap, sebelum para tamu turun
dari kendaraan. Sebagai sekretari wajib mengatur tata upacara penyambutan tamu agar segala
sesuatu berjalan dengan lancar. Hidangan makanan kecil dan minuman bahkan kenang-kenangan
atau cendera mata perlu dipersiapkan. Kenang-kenangan di berikan bukan hanya bagi pejabat
yang datang, tetapi semua anggota rombongan perlu di beri .Selanjutnya bila tamu-tamu tersebut
harus menginap maka sekretaris harus secepatnya pesan(booking) hotel. Untuk tamu-tamu
khusus pesanlah hotel yang berbintang kelas satu supaya kalau sampai terjadi sesuatu di luar
dungaan maka perusahaan tidak dapat disalahkan.
2.2.4.3 Tamu-tamu teman pimpinan
Bagaimanapun juga sekali-kali pimpinan akan didatangi oleh temanya atau kanalan baik.
Mungkin tamu tersebut teman bisnis, relasi mungkin juga teman sekolah dulu.Dalam hal ini
sekretaris harus cukup menegenal tamu-tamu tersebut. Meskipun mereka sudah cukup kenal baik
denghan pimpinan tetapi sebagai sekretaris harus perlu bertanya dulu kepada pimpinan apakah
tamu tersebut boleh menemui sekarang. Mungkin pimpinan sedang sibuk, sang tamu harus
manunggu. Biasanya tamu yang demikian cukup baik dan sopan. Yang perlu diperhatikan adalah
perilakunya yaitu akan menghambat tugas-tugas pimpinan ataukah sekedar kangen atau ada
urusan bisnis penting.
Sekretaris merupakan penyaring para tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
Bersikaplah ramah kepada semua tamu yang datang. Tugas sekretaris adalah sebagai
penghubung para tamu yang datang. Tugas pelayanan penerima tamu bagi seorang sekretaris
adalah untuk membantu pimpinan dalam menggunakan waktu secara efektif dan efisien.
2.3 SEKRETARIS DALAM MENERIMA TAMU DI KANTOR

Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara bos dengan tamu-tamu
yang akan bertemu dengan bos. Mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai menerima
kedatangan tamu bos di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, anda nggak bisa asal menerima tamu
begitu saja. Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu.
Di bawah ini adalah hal-hal yang sebaiknya dilakukan oleh sekretaris dalam menerima
tamu bos di kantor:

A. Menyambut, menerima dan mempersilahkan tamu duduk. Sebaiknya tamu jangan dibiarkan
terlalu lama menunggu. Begitu anda tahu bahwa tamu sudah datang segera temui dan sambutlah
sebagaimana mestinya. Hadapilah tamu dengan sopan tetapi tidak takut-takut sekaligus ramah
tetapi tetap memberi kesan serius dan berwibawa.
B. Basa-basi dengan tamu boleh saja tapi jangan biarkan tamu berbicara melantur. Jika
pembicaraan tamu mulai melenceng kembalikan pembicaraan ke urusan yang sebenarnya dengan
ramah namun bijak.
C. Bila tamu ingin bertemu dengan bos tetapi bos tidak ada di tempat, sebaiknya tamu
dipersilahkan mengisi buku tamu dan menuliskan pesan yang ingin disampaikan pada bos. Bisa
juga bicarakan secara lisan tentang kepentingannya terhadap bos. Kemudian sampaikan padanya
untuk menginformasikan pertemuan kembali dengan anda.
D. Bila bos ada di tempat, tamu dipersilahkan duduk dan mengisi buku tamu. Kemudian tanyakan
apakah sudah ada janji sebelumnya. Jika sudah, anda dapat menginformasikannya pada bos.
E. Saat anda meninggalkan tamu, tamu dipersilahkan menunggu di ruang tamu. Berikan bacaan
yang netral misalnya surat kabar atau majalah.
F. Setelah itu hubungi bos anda dan informasikan tamu yang datang lengkap dengan identitas dan
keperluannya. Jika ternyata bos tidak bersedia menemui karena sesuatu hal, anda harus
mengatakan pada tamu secara diplomatis. Diplomatis disini maksudnya anda harus
menyampaikan secara sopan, teratur, dan tidak merusak nama lembaga maupun kewibawaan bos.
G. Jika bos bersedia menemui tamu, antarkan tamu ke tempat dimana bos ingin bertemu. Jangan
biarkan tamu mencari-cari sendiri tempat pertemuan dengan bos. Karena sebagai tamu tentunya
ia belum familiar dengan kantor anda, kecuali jika ia sudah sering datang ke kantor anda.
Jangan lupa, sebagai sekretaris cara anda menghadapi tamu seringkali mencerminkan
image perusahaan dan mencerminkan profesionalisme anda dalam bekerja. Maka itu, jagalah
sikap dan bicara anda terhadap tamu, klien atau orang-orang dari lembaga lain yang
berkepentingan dengan perusahaan.
2.4 ETIKA BERTAMU DI KANTOR

A.

B.
a)
b)

Bertamu adalah seseorang yang berkunjung dan menyengaja datang ketempat yang dituju
dengan maksud dan tujuan tertentu, tergantung orang yang akan detemui dan orang
yangAmenenui.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila kita akan berkunjung ke kantor :
Sebelum kita berkunjung ke kantor, ada baiknya kita membuat janji dengan pihak yang akan
kita datangi terlebih dahulu agar pihak yang akan kita datangi dapat mempersiapkan diri, baik
untuk mengatur jadwal maupun untuk mempersiapkan materi pembicaraan.
Saat kita berkunjung ke kantor, sebaiknya kita lebih memperhatikan cara kita berpenampilan.
Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan adalah :
Menggunakan kemeja, bersepatu, dan menggunakan celana bukan jeans.
Menggunakan pakaian yang cocok dengan suasana.

c) Pakaian harus bersih, rapi, wangi, menarik, dan sopan.

Penampilan yang baik dan sopan merupakan suatu ungkapan penghormatan kita kepada
pihak yang akan kita temui.
C. Pada saat berkunjung ke kantor, ada baiknya kita memperhatikan etiket waktu. Sebaiknya hadir
tepat waktu sesuai dengan janji yang telah disepakati dan mempergunakan waktu berkunjung
dengan efektif sesuai kebutuhan. Kita juga perlu memperhatikan jam istirahat kantor, jadi
sebaiknya kita jangan berkunjung pada jam istirahat kantor.
D. Saat kita berkunjung ke kantor, sebaiknya kita memperhatikan parkiran kendaraan. Jangan parkir
di sembarangan tempat.
E. Saat ingin berkunjung ke kantor, ada baiknya kita melapor kepada petugas, sesuai dengan aturan
dan petunjuk yang ada di kantor tersebut.
F. Saat menjumpai siapa saja di kantor, ada baiknya kita memberi hormat dengan menyapa dan
tersenyum serta bersikap sopan. Hal ini kita lakukan agar kehadiran kita dapat diterima dengan
baik.
G. Sebaiknya kita ungkapkan dengan jelas identitas diri dan maksud kedatangan. Ucapkan salam
dengan sopan kepada orang yang menerima kita.
H. Jika kita harus antre, jangan sekali-kali mendahului tamu lain yang sudah duluan datang dan
membuat janji. Perbuatan itu mencerminkan sikap tidak sopan dan tidak sabaran dan dapat
memicu keributan.
I. Beberapa hal yang perlu diperhatikan saat berbicara dengan orang pada saat kita berkunjung ke
kantor :
a) Jangan menggerakkan kedua tangan saat berbicara.
b) Kedua mata memperhatikan orang yang sedang berbicara.
c) Menjaga tutur kata dan emosi.
d) Tidak memotong pembicaraan.
e) Volume suara diatur.
f) Hindari ungkapan-ungkapan yang bernada sombong atau meremehkan orang yang menerima
kita.
g) Bila kita datang untuk complaint, sebaiknya tidak perlu marah-marah cukup tegas tetapi sopan.
h) Hindari perdebatan, percekcokan/pertengkaran dengan alasan apapun.
J. Saat kita berada didalam ruangan, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan :
a) Jangan sembarangan duduk saat belum dipersilahkan untuk duduk.
b) Ucapkan terima kasih, setelah dipersilahkan duduk.
c) Posisi tubuh tegak.
d) Tidak boleh terlihat loyo/tidak bersemangat.
e) Jika disediakan minuman atau makanan kecil, jangan terburu-buru diminun atau disantap.
f) Jagalah selalu kebersihan di dalam ruangan dengan tidak meninggalkan sampah dalam bentuk
apapun, dan hal ini juga penting diterapkan dimana saja kita berada.

2.5 ETIKA MENERIMA TAMU DI KANTOR

a.
a)
b)
c)
b.
a)
b)
c.
a)
b)
c)

d)
d.
a)
b)
e.

Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu. Dalam menerima tamu ada etikaetika yang harus kita ketahui, untuk menciptakan suasana yang menyenangkan dilingkungan
kerja tersebut agar tamu merasa nyaman dan mempunyai kesan baik ketika melakukan
kerjasama. Dalam dunia kerja, tentunya kita sering menerima tamu atau bertamu ke kantor rekan
karena adanya suatu urusan seperti rapat atau lainnya.
Ketika kita bertamu tentunya kita menginginkan perlakuan yang baik dari tuan rumah,
begitu pula ketika rekan kerja bertamu ke kantor kita, tentunya menginginkan perlakuan yang
sopan dan beretika baik. Agar tamu terkesan dengan sambutan yang kita berikan, berikut adalah
etika menerima tamu dalam kantor
Sambut Dengan Tulus
Sambutlah tambu dengan ramah, sopan dan bersemangat secara tulus, buang semua kepura
puraan, karena umumnya tamu akan mengetahui jika kita hanya berpura pura tulus.
Jika kita berada di ruang tertutup, beranjaklah untuk membukakan pintu untuk tamu. Lakukan
sesegera mungkin sebagai tanda penghormatan kita terhadap tamu yang datang berkunjung.
Sebenarnya tak salah jika kita menerima tamu sambil duduk, tapi akan lebih sopan jika kita
menerima tamu sambil berdiri kemudian memberikan salam dan berjabat tangan.
Cara Duduk
Jika di kantor tersedia ruangan khusus untuk menerima tamu, segera persilahkan tamu untuk ke
ruang tamu dan mempersilahkan duduk.
Jika kita menerima di kursi atau sofa panjang, tempatkan tamu di sebelah kanan kita, barulah
kemudian kita menanyakan identitas dan maksud tujuan tamu tersebut.
Janji Temu
Namun jika kita sudah mengetahui identitas tamu dan sudah memiliki janji temu, maka tak perlu
lagi menanyakan hal tersebut.
Sebaiknya kita langsung menunjukan bahwa kita sudah menunggu kehadirannya dan langsung
mempersilahkan masuk ke ruangan yang dituju.
Bila posisi kita adalah sekretaris atau asisten pimpinan, sebaiknya hubungin pimpinan terlebih
dahulu sebelum mempersilahkan tamu masuk untuk mengetahui apakah pimpinan sudah siap
untuk menerima tamu.
Jika tamu diharuskan menunggu sebentar dan kita memiliki beberapa pekerjaan yang harus
dikerjaan, ungkapan dengan baik dan sopan.
Perlakuan Baik
Perlakukan tamu dengan baik, bahkan jika tamu salah alamat sekalipun atau datang hanya untuk
mengajukan complaint terhadap perusahaan kita.
Jika tamu diharuskan menunggu, bila kondisinya memungkinkab, berikan tamu suguhan baik
berupa majalah, secangkir kopi atau makanan ringan.
Mengantar Tamu

Selalu ucapakan terima kasih kepada tamu yang datang karena sudah berkunjung ke
kantor kita. Jika memungkinkan antarkan tamu hingga ke pintu keluar.
2.6 ETIKA MENOLAK TAMU KANTOR

a.

b.

c.

d.

e.

Memang sulit menjadi orang sibuk. Tamu selalu saja datang silih berganti ke kantor.
Padahal, pekerjaan juga masih menumpuk disana sini. Yang menambah kesal, terkadang orang
-orang yang berkunjung ke kantor itu adalah orang yang tidak kita harapkan atau tidak memiliki
urusan yang penting. Apa yang harus dilakukan untuk mengatasi masalah tamu yang tidak
diundang dan bagaimana cara menghadapinya :
Titip Pesan Pada Orang Lain
Sebaiknya titip pesan pada asisten, sekretaris atau resepsionis bahwa Anda tidak pernah mau
menerima tamu yang datang tanpa perjanjian sebelumnya. Lalu pastikan juga pada mereka
bahwa setiap tamu yang datang harus didata dengan detail, misalnya siapa namanya,
keperluannya apa, dan sebagainya.
Selesaikan Via Telepon
Kalau memang suatu masalah bisa diselesaikan via telepon. Ya, selesaikan saja lewat alat
komunikasi yang satu ini. Dengan demikian ia tidak perlu datang lagi ke kantor anda. Jadi waktu
kerja pun tidak akan jadi terbuang.
Keluarkan Lewat Bahasa Tubuh
Bahasa tubuh amat membantu untuk mengeluarkan pesan-pesan tertentu. Misalnya ketika
Anda kedatangan tamu tak diundang, Anda bisa menunjukan keengganan itu dengan tidak
menawarkannya duduk atau menawarkan segelas air minum. Melirik arloji atau mencoba
menekan-nekan nomor ponsel juga bisa dilakukan untuk menandakan kalau Anda sedang dikejar
waktu.
Berbohong Demi Kebaikan
Jika tamu tersebut benar-benar sudah 'keras kepala' untuk tetap tinggal Katakan saja bahwa
anda harus menghadiri suatu pertemuan dan harus segera mempersiapkan bahan-bahannya. Apa
boleh buat, toh Anda juga sudah tidak merasa nyaman didekatnya bukan?
Jangan Ajak ke Ruangan
Jika Anda terlanjur bertemu dengan 'tamu tak diundang' itu di di lobby atau ruang
resepsionist, maka mau tidak mau anda harus 'meladeninya'. Nah, cara meladeninya juga harus
dengan sikap yang tegas. Sebaiknya lakukan percakapan di ruang resepsionist atau lobby dengan
posisi berdiri, jangan biarkan ia memasuki ruang kerja Anda.
Memang dalam etika menerima tamu melalukan hal ini tidak dibolehkan. Akan tetapi
dalam hal lain cara ataupun sikap ini sangat penting untuk menangani tamu yang memang sudah
tidak bisa ditolelir lagi dalam berkunjung atau bertamu ke kantor tersebut. menolak tamu bisa
menjadi alternatif yang efektif asalkan penggunaan dan cara penyampaianya tidak melanggar
etika kesopanan dan etika komunikasi.
2.7 FORMULIR KEDATANGAN TAMU

Formulir kedatangan tamu hampir sama dengan formulir penerimaan dan panggilan
telepon, informasi tentang tamu yang datang harus di catat lengkap untuk kepentingan data dan
informasi selanjutnya. Secata garis besar, form tamu berisikan data diri dan maksud tujuan tamu
berkunjung ke perusahaan. untuk lebih lengkapnya, form kedatangan tamu juga harus di
tandatangani oleh penerima tamu dan tamu yang bersangkutan.
Contoh formulir kedatangan tamu :
Formulir Kedatangan Tamu
(Guest Form)
No
:.............................................................
......
Hari
Tanggal
:..................................................................
Pukul
:.............................................................
.....
Nama
:.............................................................
.....
Alamat
:............................................................
.......
Telepon
:.............................................................
......
Intansi/Perusahaan :............................................................
......
Telepon
:.............................................................
......
Jabatan
:............................................................
......
Tujuan
Kedatangan :...................................................................

Penerima tamu / Sekretaris

(
)

Tamu
(
)

http://nuanggun.blogspot.com/2012/12/makalah-etika-bertamu-dan-menerimatamu_4242.html

Peraturan Penerimaan Tamu dan

Kunjungan Tamu Kantor

OLEH :
Setia Ambarawati
Nor Rina Ramandika
Fitri Yanti

(1102073003)
(11020730..)
(11020730..)

D3 Administrasi Perkantoran
Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik
UNIVERSITAS MULAWARMAN
MENERIMA TAMU KANTOR
A. Pengertian Tamu Kantor
Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang kesebuah perusahaan
untuk kepentingan tertentu. Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur
pertemuan antara pimpinan dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
Mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai menerima kedatangan tamu pimpinan
di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, tidak dapat menerima tamu begitu saja. Ada
etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu.
Dalam menerima tamu ada etika-etika yang harus kita ketahui, untuk menciptakan
suasana yang menyenangkan dilingkungan kerja tersebut agar tamu merasa nyaman
dan mempunyai kesan baik ketika melakukan kerjasama. Selain itu, seorang
sekretaris juga harus mengetahui dan memahami sifat, kedudukan atau pangkat dan
perilaku tamu yang datang ke kantor. Seorang sekretaris wajib menanyakan nama,
keperluan dan mengantar tamu bertemu dengan pimpinan yang akan ditemuinya.
B. Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Menerima Tamu
Dalam menerima tamu, ada hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris antara
lain :
Apabila sudah ada janji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas di luar kantor
harus memberitahukan dan minta maaf untuk datang terlambat (prioritas perlu
dipertimbangkan).
Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum, dan bersalaman.
Berikan sapaan ramah kepada tamu.
Selain hal-hal diatas, hal-hal yang perlu diperhatikan saat menerima tamu dikantor
adalah sebagai berikut :

1. Penanganan ruangan tamu

sekretaris baiknya memeriksa tata ruang penerimaan tamu, khususnya yang
berkaitan langsung dalam hal-hal berikut :
Ruangan harus nyaman, bersih dan rapi.

 Lengkapi ruangan tamu dengan perlengkapan seperti :

- buku tamu
- kartu pengenal tamu
- majalah/koran
- brosur/katalog perusahaan
- tempat sampah/asbak
Tunjukanlah sikap untuk selalu siap menerima memberikan bantuan dan
bersahabat.
2. Tata cara mengantar dan melayani tamu:
Jangan membeda-bedakan tamu, dari jabatan atau penampilan. Misalnya melihat
penampilan fisik tamu dari atas sampai bawah.
Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan, sambutlah tamu dengan senyum
dan sikap yang ramah.
Apabila tamua datang segera sambut, jangan sekedar menengok kesamping atau
bersikap acuh tak acuh, sambil melakukan pekerjaan.
ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan dengan telapak tangan
kearah atas dan jari rapat, menujuk arah dengan telujuk adalah sifat yang tidak
sopan.
Ketika menggatar tamu ketempat tujuan berjalan agak kedepan dengan posisi
sedikit miring sambil sesekali menengok kebelakang untuk memperhatikan jalan
tamu.
Membukakan pintu untuk tamu kalau pintu bergerak kearah dalam, anda masuk
dulu,dorong (buka pintunya) dan persilahkan tamu untuk masuk, dan bila daun pintu
bergerak keluar buka pintu lebar-lebar dan persilahkan tamu untk masuk terlebih
dahulu.
Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk dan menunggu diruangan
tamu yang sudah disediakan oleh kantor.
C. Hal-hal yang Harus dilakukan sekretaris saat menerima tamu kantor
Saat sekretaris menerima tamu kantor, hal yang harus dilakukan antara lain :
a). Mempersilahkan tamu duduk ditempat terhormat, biasanya ditempat yang paling
jauh dengan pintu.
b). Duduk berhadapan dengan tamu dan melayani dengan sikap duduk yang sopan, duduk
miring bersandar, kaki menumpang keatas tidaklah baik.
c). Ketika akan memasuki ruang yang ada tamu didalamnya hendaknya mengetuk pintu,
setelah masuk tundukan kepala kepada tamu terlebih dahulu, kemudian berbicara
dengan orang yang dimaksud.

d). Apabila materi pembicaraan hanya perlu diketahui oleh orang yang dimaksud,
sampaikan pesan tertulis dikertas catatan.
e). Ketika tamu akan meninggalkan ruang tamu bukakan pintu dengan ramah dan sopan.
Ada beberapa etika menurut beberapa ahli :
Menurut Sedarmayanti, etika sekretaris dalam menerima tamu, antara lain :
a. Bersikap sopan dan ramah
b. Berkepribadian menarik
c. Bijaksana
d. Mempunyai cukup pengetahuan tentang struktur organisasi dan hal penting tentang
organisasi tempatnya bekrja, serta pengetahuan lainnya.
Menurut Ursula Ernawati, etika sekretaris tamu kantor antara lain :
a. Berpenampilan rapi, bersih dan segar
b. Berperilaku sopan dan ramah
c. Ekspresi wajah yang hangat
d. Menghafal nama tamu
e. Senang bergaul dan luwes
f. Menjadi pendengar yang baik
g. Menjaga sikap tubuh agar tidak melakukan kebiasaan-kebiasaan jelek, seperti
menggigit kuku
h. Bersikap hormat kepada tamu
i. Memiliki semangat kerja yang tinggi
j. Nada suara yang enak dan jelas
k. Tenang dan menangani complain secara profesional
l. Tidak menginterupsi pembicaraan tamu
m. Tulus melayani tamu
D. Cara pelayanan tamu kantor
Pada prinsipnya semua karyawan harus dapat bertindak sebagai penerima tamu.
Oleh karena itu sekretaris yang bertugas menerima tamu harus memperhatikan halhal berikut :
Mengetahui nama tamu, nama kantor, nama perusahaan, dan maksud kunjungannya.
Memberikan kesan yang paling menyenangkan dan menunjukan kesan tersebut agar
terjalin goodwill yang baik.
Menyapa, menghormati, memberi bantuan dengan informasi yang tepat, dan
memberikan pelayanan sebaik-baiknya secara wajar.
Mengetahui dengan pasti, hal yang boleh dan tidak boleh diberitahukan kepada
tamu.

Menghubungi pejabat yang lebih berhak menangani masalah yang di bawa oleh tamu,
sesuai dengan kebijkan kantor.
Bila tamu terpaksa menunggu, ciptakan suasana yang menyenangkan.
Pandai-pandailah menetapkan pilihan sesuai dengan masalah yang di ungkapkan oleh
tamu dengan pejabat yang berwenang dan dapat menguasai masalahnya.
Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat, mintalah kepada tamu agat
meninggalkan pesan. catat pesan itu dan beritahukan pada pejabat yang dikehendaki
tamu.
Beberapa petunjuk praktis yang dapat dilakukan sekretaris dalam menghadapi
tamu kantor :
1. Bersiaplah setiap saat untuk menerima tamu-tamu dengan tenang, ramah, sopan,
sabar, dan percaya diri.
2. Perhatikan wajah yaitu, ceria dengan sikap bersahabat tidak perlu berdiri ketika
menerima tamu kecuali bila menghadapi tamu dari luar atau tamu istimewa.
3. Bila sedang menelpon dan tamu masuk beri senyum dan isyarat dengan tangan
supaya tamu duduk. setelah pembicaraan di telepon selesai berdirilah dan berjabat
tangan menyambutnya.
4. Sapalah tamu terlebih dahulu dengan kalimat pembuka, seperti selamat siang ada
yang bisa saya bantu.
5. Sebaiknya usahakan suara tidak terlalu keras dan tidak tinggi sehingga
memberikan kesan ramah dan menyenangkan.
6. Bila anda mengenal tamu tersebut, sapalah dengan menyebut namanya sehingga
tamu merasa benar-benar di perhatikan.
7. Bila tamu tidak memberikan identitasnya atau kartu nama, tanyakan secara sopan
nama dan dari mana, seperti bolehkah saya tahu nama bapak? atau bapak dari
perusahaan mana?
E. Jenis-jenis tamu dan cara pelayananya:
Sikap sekretaris ketika berhadapan dengan tamu kantor:
No Jenis Tamu Kantor Kondisi atau sikap sekretaris
1. Tamu dengan perjanjian
Usahakan tamu menunggu sesingkat mungkin.
Jangan diajak ngobrol terlalu lama kecuali bila tamu yang meminta.
2. Tamu tak dikenal
Sapa dan tanyakan keperluanya.
Bila tamu dapat diterima persilahkan duduk.
Bila tamu ditolak berikan alasan yang tepat dan tawarakan untuk membuat janji
terlebih dahulu.

3. Tamu yang menolak memberi tahu keperluannya

Persilahkan tamu untuk mengisi formulir tamu dengan lengkap , sebutkan alasan
mengapa anda meminta hal tersebut.
Walaupun tamu bersikeras, tetap perlalukan dengan sopan dan sabar.
4. Tamu atau pelanggalan yang datang tanpa perjanjian
Bersikap taktis untuk memprioritaskan penerimaan tamu sesuaikan dengan
keperluan, situasi kantor, dan kesibukan pimpinan
5. Anggota keluarga atau teman atasan
Bila yang bersangkutan masuk pada saat atasan sedang ada rapat, sapa dan katakan
bahwa atasan sedang ada rapat atau tamu lain.
6. Tamu yang tak diingikan
Tetaplah bersikap ramah dan sopan, sarankan untuk membuat janji terlebih
dahulu.
Apabila ia tetap menunggu meskipun anda telah berusah menggusirnya secara
halus,sikap yang tepat adalah tidak memperdulikannya, tetapi ingat jangan pasang
muka kecut atau judes.

7. Pramuniaga atau salesman

Perlakukan dengan baik.
Katakan dengan jujur dan sopan bahwa perusahaan tidak memerlukannya saat ini.
8. Tamu lanjut usia atau cacat fisik
Perlalukan sewajarnya waspada dan beriaplah membantu bila diperlukan.
9. Anggota keluarga atau teman dekat sekretsris
Terima secara wajar, tidak gaduh.
Bila hendak membicarakan maslah ayng memakan waktu lama, ajak keruang tamu.
Tidak dibenarkan menggobrol berlama-lama pada waktu jam kerja.
10. Tamu ketika atasan membatalkan janji
Meminta maaf dan jelaskan alasanya.
Bila perlu ajukan untuk membuat perjanjian baru.
Beberapa Petunjuk Umum Sebagai Sekretaris Dalam Melayani Tamu-tamu kantor:
Sebagai prisip dasar adalah menghormati setiap tamu, yang datang kekantor.
Setiap orang yang datang bertamu dikantor ingin disambut dan dilayani dengan baik
sekaligus ingin dihormati, sekretaris harus pandai-pandai berbicara untuk menjaga
perasaan tamu agar tidak merasa tersingung, akan tetapi sekretaris harus

melaksankan peraturan-perturan yang berlaku dikantor, sekretaris harus

memberitahukan peraturan tersebut kepada setiap tamu yang berkunjung secara
ramah dan bijaksana.
Melayani tamu menurut kepentingannya.
Tamu yang datang untuk minta dana atau sumbangan.
Tamu yang datang untuk meminta dan atau sumbangan biasanya ingin bertemu
langsung dengan pimpinan dan dengan berbagai macam alasan, cara terbaik untuk
menggatasi tamu ini adalah tetap melayaninya dengan sabar dan ramah sambil
menyodorkan formulir isisan yang harus diisi oleh tamu tersebut, formulir itu
memuat nama, alamat, instansi, atau maksud sumbangan yang diminta untuk
kepentingan apa. Memberitahukan kepadanya bahwa pengisian formulir bagi para
tamu merupakan perturan sehingga sang tamu harus mengisinya bila tamu memang
meminta sumbangan persilakan untuk menghungi bagian lainyang memang khusus
menangani dana. Jadi tidak harus bertemu dengan pimpinan.
Tamu yang datang untuk menawarakn barang atau jasa.
Pada umunya tamu jenis ini sangat sopan dan menyengankan sebab mereka telah
mendapatkan pelatihakn ketrampilan dalam membuat barang atau jasa, namun tak
jarang para penjual ini meminta bertemu langsung dengan pimpinan, sehingga
sekretaris perlu mengatur taktik dan strategi dalam melayani tamu tersebut.
Tamu yang ingin membeli barang.
Tamu yang ingin membeli barang biasanya banyak bertingkah. Mereka minta untuk
diperhatikan, diistimewakan, bahkan ingin diperhatikan dengan pimpinan. Oleh
karena itu, bawalah tamu ke bagian pembelian. Jangan lupa tawarkan minum kepada
tamu yang ingin membeli barang.
Tamu aparat pemerintah.
a. Tamu yang bersifat kunjungan rutin
Biasanya mereka tidak meminta untuk bertemu dengan pimpinan karena secara rutin
mereka menghubungi pihak tertentu untuk mendapatkan informasi. Akan tetapi,
lebih baik bila sekretaris memberi laporan kepada pimpinan karena mungkin
pimpinan ingin bertemu untuk menanyakan suatu hal yang penting mengenai
peraturan yang belum jelas. Hal ini akan membawa dampak positif dikemudian hari
bila sewaktu-waktu ada kepentingan perusahaan.
b. Tamu yang bersifat kunjungan khusus
Biasanaya pejabat/aparat pemerintah datang dalam bentuk rombongan/ protokol.
Dalam hal ini pimpinan perusahaan mutlak harus menyambut sendiri bahkan harus
siap dipintu masuk dalam pakaian lengkap artinya pakainan formal seperti dress
lengkap sebelum para tamu turun dari kendaraan. Sekretaris wajib mengatur tata
upacara penyambutan tamu agar segala sesuatu berjalan dengan lancar. Hidangkan

makanan kecil dan minuman atau kenang-kenangan atau cendera mata harus
dipersiapkan. Untuk tamu-tamu khusus pesanlah hotel yang berbintang kelas satu,
supaya kalau terjadi sesuatu diluar dugaan, perusahaan tidak dapat disalahkan.
Tamu Teman Pimpinan
Sekali-kali pimpinan akan didatangi oleh temannya atau kenalan baik. Mungkin tamu
tersebut teman bisnis,relasi,atau mungkin juga teman sekolah dulu. Dalam hal ini
sekretaris harus mengenal tamu-tamu tersebut,meskipun begitu sekretaris harus
bertanya dulu kepada pimpinan apakah tamu tersebutboleh menemui sekarang atau
tidak. Bila pimpina sedang sibuk, persilakan ia untuk menunggu. Yang perlu
diperhatikan adalah tujuan kedatangannya yaitu akan menghambat tugas
pimpina,sekedar kangen,atau da urusan bisnis penting.
Contoh bentuk percakapan dengan tamu
saat menerima tamu : selamat pagi/siang/bapak/ibu( jangan menggunakan kata
sapaan seperti Mbak/Mas), ada yang bisa saya bantu
saat meminta tamu untuk mengisi form data tamu : mohon maaf Bapak/Ibu untuk
kelengkapan informasi silahkan isi form data yang kami sediakan.atau, jika
berkenan, saya bisa menuliskannya untuk bapak/Ibu.
saat mengatakan bahwa pimpinan tidak ada : mohon maaf Bapak/Ibu, saat ini
pimpinan kami tidak ada di tempat. Bapak/Ibu bisa meninggalkan pesan, dan saya
pastikan pimpinan kami akan menghubungi Bapak/Ibu secepatnya atau, mohom
maaf Bapak/Ibu, saat ini pimpinan kami sedang tidak ada di tempat bagaimana kalau
saya buatkan janji bertemu dengan pimpinan kami di hari lain? bagaimana kalau
besok?(sebautkan hari dan jam lain sesuai dengan agenda yang tersedia).
F. Formulir Kedatangan Tamu
Formulir kedatangan tamu hampir sama dengan formulir penerimaan dan panggilan
telpon, informasi tentang tamu yang datang harus di catat lengkap untuk
kepentingan data dan informasi selanjutnya.
secata garis besar, form tamu berisikan data diri dan maksud tujuan tamu
berkunjung ke perusahaan. untuk lebih lengkapnya, form kedatangan tamu juga
harus di tandatangani oleh penerima tamu dan tamu yang bersangkutan.

Contoh Formulir Kedatangan Tamu

Formulir Kedatangan Tamu (Guest Form)

No
Hari Tanggal

:...................................................................
:..................................................................

Pukul
Nama
Alamat
Telepon
Intansi/Perusahaan
Telepon
Jabatan
Tujuan Kedatangan

:..................................................................
:..................................................................
:...................................................................
:...................................................................
:..................................................................
:...................................................................
:..................................................................
:...................................................................

Penerima tamu / Sekretaris

(
)

Tamu
(

PENUTUP
Kesimpulan
Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dan
tamu yang akan bertemu dengan pimpinan tugas ini di mulai dari membuat
janji,konfirmasi hingga menerima kedatangan tamu di kantor. seorang sekretaris
harus menghormati dan melayani dengan sepenuh hati agar para tamu merasa
senang dan mempunyai kesan yang baik terhadap perusahaan karena seorang
sekretaris membawa nama baik perusahaan dalam berhubungan dengan tamu
perusahaan maupun klien. jadi seorang sekretaris harus mengetahui tata cara
menerima tamu yang baik dan hal-hal apa saja yang harus di lakukan jika pimpinan
tidak ada di tempat.

DAFTAR PUSTAKA
Nuraeni,Nani.2008.Panduan Menjadi Sekretaris Profesional.Jakarta Selatan: Trans
media Pustaka
Yatimah, Durotul.2009.Pengembangan Sumber Daya Manusia Bidang Keahlian
Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran. Bandung : CV.Mustaka Setia.