LACTEOSBOL

OBSERVACIONES DE CONTROL INTERNO

VENTAS
N

CONDICIN

1.

Se evidenci la demora
en el pago de impuestos
IVA e IT correspondiente
a los meses de febrero y
marzo.

3.

Se evidenci alto
movimiento de personal
del rea de Ventas

Existen informes del

estado de clientes sin
firmas de los
responsables de su
elaboracin.

CRITERIO

CAUSA

El Servicio de Impuestos
Nacionales a travs de Falta de control por parte
su normativa, seala la
del Jefe de
presentacin de las
Departamento de
declaraciones juradas
Ventas.
mensualmente.
Se Segn resolucin

Nro. 202000 de
15022000 seala las
funciones que debe
realizar los empleados
debe contar con personal
designado mediante
memorandums

Inobservancia a las
Normas, por parte del
Gerente de Recursos
Humaos.

Segn el Manual de
correspondencia,
seala que todo
Inobservancia a las
informe tiene que tener normas, por parte de los
responsables de Ventas
la firma del
responsable de su
elaboracin

EFECTO

RECOMENDACIN

Situacin que ocasiona

pago de multas interese
y accesorios, que
perjudica a la empresa.

El responsable de ventas
debe efectuar el control y
seguimiento, al responsable
de pago de impuestos.

Situacin que perjudica

el desarrollo de sus
funciones.

Se recomienda controlar y
asignar mediante
memorndums a los
responsables de Ventas.

ocasiona a no tener la
validez de la
informacin emitida

Se recomienda al
responsable de Ventas
verificar que los informes
cuenten con la firma del
responsable que suscribi el
citado informe

4.

Se evidenci que no se
cuenta con informes de
cobros peridicamente.

CONDICIN

El no contar con el
citado
Manual
ocasiona que no se
tenga informacin de
las distribuidoras

CRITERIO

Se evidencio que hubo

Debe presentar medidas
un robo de
de seguridad para
5.
documentacin en el mes
proteger dicha
de junio2013
documentacin.

El encargado de
contabilidad no tiene
archivos de por descuido
no registro
peridicamente los
cobros.

Esta situacin ocasiona

a que no se cuenta con
informacin.

Se recomienda al encargado
de contabilidad efectan el
control mensualmente y-o
trimestralmente

CAUSA

EFECTO

RECOMENDACIN

No se asigno un
presupuesto para
implementar un sistema
de seguridad.

El responsable del Area,

Dificulta en la emisin de
deber dar cumplimiento a la
informes mensuales.
poliza de seguro contra robos

6.

Se evidenci que la
empresa cuenta con
facturas electrnicas sin
aprobacin del Servicio
de Impuestos
Nacionales.

La Resolucin Normativa
de Directorio, estableci
requisitos para la
autorizacin de facturas
electrnicas.

No existe conocimiento
de la normativa emitida
por el Servicio de
Impuestos Nacionales

Incumplimiento de
deberes formales
establecido por la
Administracin
Tributaria.

Se debern efectuar las

gestiones para la autorizacin
de facturas electrnicas antes
el Servicio de Impuestos
Nacionales.

7.

Se evidencio que
algunos facturas no se
figuran en el registro de
las facturas emitidas.

Se debe entregar las

copias de las facturas en
su integridad al
departamento de
Contabilidad de la
empresa.

Por olvido del

departamento de ventas
no se enviaron todas las
copias de facturas al
rea de contabilidad.

Al no existir la
documentacin de
respaldo no se tiene la
certeza de la venta
efectuada en los
registros contables.

Recomendamos adjuntar las

copias de facturas a todos
los registros contables de
ventas, para probar la
existencia de ingresos.

8.

9.

Se evidencio, que el
Departamento de ventas,
no tiene actualizado sus
manuales de ventas.

Se debe actualizar
peridicamente las
normas de ventas.

Se evidenci que no
Segn norma seala que
fueron registrados en el
toda devoluciones debe
Kardex las devoluciones .
ser registrados

CONDICIN

CRITERIO

El manual de funciones
Se evidenci que no
de la entidad seala que
elaboraron inventarios de
10.
debe elaborarse
los productos en
inventarios cada fin de
Almacen.
ao.
No se cumple con la
normativa interna de la
Falta de control en el
institucin y con el
11.
manejo de respaldo para
manual de
las ventas.
procedimientos de
ventas.
Falta de control y
12. supervisin en el rea de
ventas.

Debe haber una

vigilancia de la
secuencia de ventas.

Cambios en las polticas

de ventas no incluidos.

Un ineficiente manejo en
el rea de ventas.

Se recomienda actualizar su
archivo, con documentacin
actual.

Por descuido no fueron

registrados algunas
devoluciones.

Si no se controlan las
devoluciones, existe la
probabilidad de subvaluacin de sus
inventarios.

Se recomienda que toda

devolucin debe figurar en el
kardex respectivo para
control posterior.

CAUSA

EFECTO

RECOMENDACIN

Situacin que ocasiona

Se recomienda elaborar
Se debe a que no dieron tener un control de todas inventarios semestralmente o
las instrucciones.
materiales que se tiene.
cada fin de ao.
E l rea de contabilidad
no segrega bien sus
funciones o que no
cuenta con el personal
altamente capacitado.
No existe una persona
que conozca al 1005 los
procesos realizados en
esta rea.

El documento queda
Se debe debe designar
invlido dando lugar a la
mediante memorndums a
presencia de errores o cada uno de los responsables
irregularidades futuras.
en el proceso de ventas.

Elaborados en forma
ineficaz e ineficiente.

De debe designar a una

persona para que efectue el
control y seguimiento.

Se evidenci que existe

una base de datos que
13. no fueron implementados
hasta la fecha de
evaluacion.

CONDICIN

No existe procedimiento
en archivos de la Unidad
14.
respecto a sistemas de
inventariacion.

15.

Se evidenci que no
existen Planificaciones
anuales de estrategia.

Se evidencio que no
verificaron los plazos de
16. vencimiento establecidos
de las cuentas por
cobrar.

Aplicar medios para un

buen rendimiento de los Esto se debe a la falta de
empleados de la Unidad
recursos.
de Ventas

Situacin que podra

ocasionar bajo
Se recomienda, la
rendimiento.en
implementacin de la base de
desmedro de los
datos.
intereses de la empresa.

CRITERIO

CAUSA

EFECTO

RECOMENDACIN

Indicar como afrontar los

cambios en los sistemas
de inventarios.

Falta de prctica en las

planificaciones anuales
emitidas Gerente de la
empresa

Esta falta podra

ocasionar a que no se
registren todos los
bienes de la empresa

Se recomienda que el Jefe de

Ventas implante
procedimientos que se debe
llevar ante todo cambio en el
rea.

Comunicacin de
estrategias.

Ausencia de
planificaciones anuales a
los clientes.

La falta de estrategias
podran ocasionar bajo
rendimiento en la
empresa.

Se recomend realizar
procedimientos internos para
el rea con el apoyo del
Gerente.

Esta situacin podra

incrementar las cuentas
por cobrar .

Se recomienda implementar
mtodos de vigilancia para
las cuentas por cobrar.

La Resolucin
administrativa N 99-00
seala efectuar
verificaciones a la
cuentas por cobrar

Falta de prctica en la
actividad de cuentas por
cobrar.

17.

El departamento de
cobranza no tiene
definido su poltica de
cobranza.

Se evidenci que no
existe coordinacin entre
18.
las reas involucradas,
Ventas y Cobranzas

Las cobranzas deben ser

realizadas eficazmente
para mejorar la
rentabilidad de la
empresa.
El Manual de funciones
seala que deben
coordinar y realizar el
trabajo en equipo.

Se tiene el sistema
1 Incompleto registro de
SIGMA, que muestra las
9. modificaciones
realizadas
por
Departamento
Ventas.

el
de

modificaciones
introducidas por el
responsable de Ventas.

20 No se tiene evidencia de Segn

capacitacin,
a General
.

el
Gerente
tiene registro
funcionarios
capacitaciones para el
dependientes del rea de personal
bajo
su
Ventas.
dependencia.

Desconocimiento de la
aplicacin de las polticas
en la empresa.

Ineficiencia en las
operaciones de
cobranzas.

Aplicar procedimientos
internos y de administracin
en el rea de cobranzas.

Se recomienda efectuar la
Situacin que podra
coordinacin ntrelas reas
Desconocimiento por
perjudicar los objetos de involucradas, permitiendo de
movimiento de personal.
la empresa.
esta manera un control
eficiente.
Se recomienda actualizar las
modificaciones
por
el
Movimiento contnuo de Muestra de datos que no Departamento de Vente.
personal de Ventas.
permitan comparaciones
de una gestin a otra.

El Jefe de Recursos Situacin que impide a

Humanos no emitio sus que los empleados se
respectivos memorandums capaciten.
para declarar en comisin
a los empleados.

El responsable de Recursos
Humanos,
deber
emitir
memorndums
para
la
capacitacin
de
los
empleados de la empresa.