Control presupuestal

El control presupuestal es una herramienta de anlisis y evaluacin de las

empresas. Para realizar el control presupuestal primero las empresas
proyectan, estiman, dirigen, y controlan todas sus operaciones, y a travs de la
comparacin sistemtica, efecta una revisin del desarrollo del presupuesto.
Caractersticas del presupuesto
Duracin del presupuesto Comprende el periodo de duracin del presupuesto,
generalmente contiene ms de 1 o 2 ejercicios sociales (12 o 24 meses), pero
fraccionndolos en estimaciones mensuales, trimestrales o semestrales. Cabe
mencionar que tambin se hacen presupuestos a 5 y 10 aos que ayudan a
establecer las proyecciones y tendencias de la empresa.
Proceso
Una vez establecido el periodo presupuestario, la seleccin del personal que
trabajar en el desarrollo del presupuesto, puede comenzar con un boletn
dirigido a todos los componentes de la organizacin, para informar de las
perspectivas de la empresa y la importancia de desarrollar el presupuesto de
manera integral y correcta.
Fases
El desarrollo del presupuesto como cualquier actividad administrativa sigue un
proceso, en este caso las etapas de:
a) Planeacin
b) Formulacin
c) Aprobacin
d) Ejecucin
e) Control y Evaluacin
a) De planeacin
En esta etapa se incluye la recopilacin de informacin, que se usar para el
desarrollo de las premisas que guiarn el presupuesto, por ejemplo, la
estimacin de ventas, ya sea con datos histricos o la revisin de contratos ya
firmados con clientes.
b) Formulacin

Comprende la elaboracin de presupuestos parciales, que se hacen en forma

detallada de cada departamento de la organizacin, y se explica su
interrelacin como parte de los presupuestos globales.
c) De aprobacin
Es revisado por los jefes de departamento en forma simultnea y el comit de
aprobacin, despus de hacerles los ajustes correspondientes.
d) De ejecucin y coordinacin
Para lograr la coordinacin en su ejecucin se recomienda disponer de un
manual en el que se especifiquen las responsabilidades de cada departamento
en cuanto a las actividades necesarias para que se desarrolle adecuadamente
el presupuesto en todos los departamentos de las organizaciones.
e) De control
Lo que se hace es comparar las cifras estimadas del presupuesto con las que
ocurren dentro de la operacin de la empresa en los renglones de ingresos,
costos y gastos, a partir de lo cual se determinan las variaciones. El anlisis
debe incluir:
rea del problema Identificacin de las causas del problema en aspectos de:
personal involucrado, situacin de trabajo, causas de las diferencias en el
trabajo.
A) De evaluacin En la evaluacin se hace un anlisis de los resultados
obtenidos con los presupuestados, para de ah emitir una conclusin del
cumplimiento del presupuesto, y emitir una conclusin del grado de
cumplimiento, es decir, apreciar o valorar si se est procediendo de manera
correcta.

Tcnica del control presupuestal

El control presupuestal debe entenderse como el conjunto de procedimientos y
recursos que usados con pericia y habilidad, sirven a la ciencia de la
administracin para planear, coordinar y controlar por medio de presupuestos
todas las funciones y operaciones de una empresa con el fin de que se obtenga
el mximo de rendimiento con el mnimo de esfuerzo. Por presupuesto se
entiende un plan especfico con implicaciones de carcter financiero, que
constituye un mecanismo de control que comprende un programa estimado
para la operacin de un perodo futuro, establece un plan a seguir mediante el
cual se obtiene la coordinacin de las diferentes actividades o influye en la
maximizacin de las utilidades de la empresa; en un sentido ms amplio la

expresin presupuesto4 se identifica como una funcin administrativa que

representa el trabajo encaminado a proporcionar a la administracin un
instrumento necesario para dar efecto a los aspectos importantes de la
planeacin y de control en el proceso operativo. En esta actividad de control es
donde se aprecia mejor la actividad de anlisis, ya que para llevarlo a cabo
ser necesario contar con informes y registros que faciliten la comparacin del
plan con el real. Como resultado de tal comparacin posiblemente existan
diferencias entre los datos del presupuesto y instrumento en manos de la
direccin para controlar las actividades del negocio los reales, que sern
investigadas cuando as lo ameriten. Las diferencias no significan si hubo o no
deficiencias, pues el presupuesto no representa una medida estndar, sino una
herramienta o