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D.

MANIEZ

Dominique Maniez

Ralisez efficacement vos mmoires,


romans, thses, rapports...
Cet ouvrage sadresse tous ceux qui ont produire des
documents longs, quils soient tudiants, enseignants, chercheurs
ou auteurs.
Il fournit tous les conseils utiles pour tirer le meilleur parti de Word
et pour sorganiser efficacement seul ou plusieurs co-auteurs.

Word
Word 2000
Word 2002
Word 2003
Word 2007

Version dOffice
Office 2000
Office XP
Office 2003
Office 2007

Tlchargez les complments


en ligne de louvrage sur
www.dunod.com
6637771
ISBN 978-2-10-050690-3

WORD

Cet ouvrage couvre toutes les versions de Word 2000 Word 2007 :

a crit et traduit
une cinquantaine douvrages
dont la plupart traitent
des technologies Microsoft.
Dveloppeur, journaliste
et universitaire, il prne une
conception de linformatique
proche de lutilisateur,
bannit le jargon technique
et milite pour que la chose
informatique ne soit pas
la proprit exclusive
des informaticiens.

AVEC

Structure dun document Feuille de styles Modes daffichage


Planification Insertion dimages Table des matires Table
des illustrations Paramtres de mise en page En-ttes et pieds
de page Notes de bas de page Signets Bibliographie Index
Mode rvision Impression Conversion PDF, HTML et XML

DOMINIQUE MANIEZ

DOCUMENTS LONGS

VOS DOCUMENTS LONGS


AVEC WORD

prlims Maniez Page I Mardi, 6. mars 2007 3:18 15

prlims Maniez Page II Mardi, 6. mars 2007 3:18 15

Formation VBA
Visual Basic pour Applications
pour Word, Excel, Powerpoint, Access et Outlook
Dominique Maniez
480 pages
Dunod, 2007

Le mmoire de master
Michel Kalika
208 pages
Dunod, 2005

prlims Maniez Page III Mardi, 6. mars 2007 3:18 15

Dveloppeur, journaliste et universitaire

prlims Maniez Page IV Mardi, 6. mars 2007 3:18 15

Toutes les marques cites dans cet ouvrage sont des


marques dposes par leurs propritaires respectifs.

Maquette de couverture : Mateo

Dunod, Paris, 2007


ISBN 978-2-10-050690-3

Tdm.fm Page V Mardi, 6. mars 2007 11:16 11

Table des matires


Avant-propos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

IX

Chapitre 1 Principes fondamentaux dun traitement de texte .


Saisie du texte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Mise en forme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Rgles typographiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Options de Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Correction orthographique . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Rechercher et remplacer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Tableaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Modles de document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Aide en ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Insertion dimages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Cration de graphismes dans Word . . . . . . . . . . . . . .

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5
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11
12
12
13
15
15
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Chapitre 2 Organisation du travail . . .


Planification . . . . . . . . . . . . . . . .
Dcisions prendre avant de commencer .
Diviser pour mieux rgner ? . . . . . . . .
Choix de la feuille de styles . . . . . . . .
Nommage du document . . . . . . . . . .
Gestion des sauvegardes . . . . . . . . . .
Optimisation de lenvironnement de travail

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Tdm.fm Page VI Mardi, 6. mars 2007 11:16 11

VI

Chapitre 3 Gestion des styles . . . .


Un exemple de ce quil ne faut pas faire
La solution notre problme . . . . . .
Concept de feuille de styles . . . . . .
Feuille de styles et mise en page . . . .
Grer les styles . . . . . . . . . . . . .
Cration dun style . . . . . . . . . .
Appliquer des styles . . . . . . . . . .
Contrler lapplication des styles . . .
Modifier des styles . . . . . . . . . .
Supprimer des styles . . . . . . . . .
Organiser les styles . . . . . . . . . .
Word 2007 et les styles . . . . . . . . .
Conclusion . . . . . . . . . . . . . . .

Vos documents longs avec Word

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53

Chapitre 4 Structure du document . . . . . .


Styles de titres . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Dplacement rapide dans un document long . .
Mode plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Modification du niveau dun titre . . . . . . . .
Paramtrage de laffichage du mode plan . . . .
Dplacement dune partie du document . . . . .
Table des matires . . . . . . . . . . . . . . . .
Cration dune table des matires . . . . . . . .
Mise en forme manuelle de la table des matires
Mise jour de la table des matires . . . . . . .
Cration manuelle des champs dentre de table .
Cration de plusieurs tables des matires . . . .
Cration dautres tables de rfrences . . . . . .

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Tdm.fm Page VII Mardi, 6. mars 2007 11:16 11

VII

Table des matires

Chapitre 5 Paramtres de Mise en page, en-ttes et pieds de page


Paramtres dimpression . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Recto verso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Rle des sections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Dfinition des en-ttes et des bas de page . . . . . . . . . . . .

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80
82
83
86

Chapitre 6 Bibliographie . . . . . . . . . . . . .
Citations et rfrences . . . . . . . . . . . . . . .
Problmes de bibliographie . . . . . . . . . . . . .
Variations dans la rdaction des rfrences . . . .
Variations dans les appels de citation . . . . . . .
Informatique et bibliographie . . . . . . . . . . .
volution des normes et des styles bibliographiques
Cration de bases de donnes bibliographiques . .
Logiciels de gestion de rfrences bibliographiques .
La bibliographie avec Word 2003 . . . . . . . . .
Traitement manuel des problmes bibliographiques
Utiliser les notes . . . . . . . . . . . . . . . . .
Faire appel un logiciel bibliographique . . . . . .
Word 2007 et la bibliographie . . . . . . . . . . .
Choix du style de citation . . . . . . . . . . . . .
Gestionnaire de source . . . . . . . . . . . . . .
Ajout des sources . . . . . . . . . . . . . . . . .
Insertion dune rfrence dans le document . . . .
Insertion de la bibliographie . . . . . . . . . . . .

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110
112
115
119

Chapitre 7 Cration dun index . . . . . . . .


Premier aperu des lments dun index de livre
Index de noms et index matire . . . . . . . . .
Module dassistance la cration dun index . .
Principes du module de cration dindex . . . .

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Tdm.fm Page VIII Mardi, 6. mars 2007 11:16 11

VIII

Table des matires

Prcautions pralables et solutions de rechange . . . . . . . . .


Crer un index avec les commandes Word . . . . . . . . . . .
Crer un index de noms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Entrer les noms la lecture du texte . . . . . . . . . . . . . .
Entrer les noms globalement dans un fichier de concordance . .
Crer un index matire par une indexation globale . . . . . . .
Comment recenser globalement les termes importants dun document .
Crer un index matire page page . . . . . . . . . . . . . . .
Planifier le travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Indexation du texte page page . . . . . . . . . . . . . . . . .
Saisir les entres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gnrer lindex . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Rviser lindex . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Conversion de lindex en fichier Word autonome . . . . . . . .

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Chapitre 8 Finalisation du document


Relecture . . . . . . . . . . . . . . . .
Mode rvision . . . . . . . . . . . . .
Contrle des sauts de page . . . . . . .
Impression finale du document . . . . .
Conversion du document finalis . . .
Conversion au format Acrobat PDF .
Conversion au format HTML . . . .
Conversion au format XML . . . . .

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Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Index. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Avant-propos.fm Page IX Mardi, 6. mars 2007 10:38 10

Avant-propos
qui sadresse ce livre ?
Ce livre a lambition de vous apprendre les subtilits de Word dans le cadre
de la rdaction dun document long. Mais, quest-ce que lon entend par
document long ? En effet, il ny a pas de norme ISO du document long et on
serait donc bien en peine den donner une dfinition claire. partir de
combien de pages considre-t-on quun document est long ? Nous sommes
dans limpossibilit de rpondre prcisment cette question, mais nous
dirons nanmoins quun document long comporte obligatoirement une
feuille de styles et une table des matires, et bien souvent des rfrences
bibliographiques et un index. Avec cette dfinition, on peut ranger dans la
catgorie des documents longs les mmoires dtudiants, les thses, les
rapports, les tudes et les livres en gnral, quil sagisse de romans, de
recueils de nouvelles ou douvrages techniques. Un document long est aussi
fortement structur et sa longueur implique galement un temps de travail
consquent, si bien que sa production peut staler sur plusieurs annes.
Il y a donc un changement considrable dchelle entre la rdaction
dun essai de quelques pages et celle dun document long. Cest cause de
la dure de cette tche quil faut investir du temps dans lapprentissage de
loutil de travail. Quand on va passer trois annes de sa vie rflchir sur
un sujet de thse pointu, il est raisonnable de se documenter sur le logiciel
qui va permettre de coucher noir sur blanc ses ides sur lcran.
Ce que ce livre nest pas
Ce livre est consacr aux fonctionnalits mises en uvre quand on rdige un
document long ; ce nest donc pas un manuel gnraliste sur lutilisation de
Word et vous ny trouverez aucune mention sur le publipostage, les formulaires
ou la programmation VBA (mme sil sagit dun sujet passionnant). Ainsi,

Avant-propos.fm Page X Mardi, 6. mars 2007 10:38 10

Vos documents longs avec Word

toutes les fonctions de Word qui ne sont pas spcifiques la production des
documents longs sont sciemment passes sous silence. Par consquent, si vous
ignorez les bases du traitement de texte, il faudra les acqurir ailleurs (par vousmme en parcourant laide en ligne, dans dautres ouvrages, avec un logiciel
dauto-formation, etc.). En effet, mme si le premier chapitre de ce livre
rappelle quelques rgles essentielles quil ne faut pas ignorer, vous tes cens
matriser le fonctionnement de base de Word. De la mme manire, vous
devez connatre les rudiments du systme dexploitation de votre machine de
faon savoir, par exemple, crer une sauvegarde de vos fichiers.
Si vous avez un document long rdiger et si vous pensez ne pas matriser suffisamment les bases de Word, nous vous conseillons la lecture de lun
des trois ouvrages suivants, tous publis par Dunod :
Word 2003 : Notions de base1
Word 2003 Au quotidien2
Word 2007 tape par tape3
Un livre issu de lexprience
Je connais bien les documents longs pour trois raisons principales :
Jcris et je traduis des ouvrages qui font tous plusieurs centaines de
pages ;
Jenseigne depuis dj de nombreuses annes lusage du traitement de
texte luniversit ;
Je lis des mmoires dtudiants qui sont des documents longs.
Je connais donc les piges classiques des documents longs pour y tre tomb
moi-mme, ou bien avoir vu dautres sy laisser prendre Mme si ce livre
sadresse tous ceux qui ont un document long produire, il faut bien avouer
que jai crit ces lignes en pensant surtout mes tudiants et ceux de mes collgues. Si les manuels sur Word sont fort nombreux, je me suis aperu quaucun
ouvrage napprenait vritablement constituer une bibliographie avec Word ou
1. http://dunod.com/pages/ouvrages/ficheouvrage.asp?id=48317
2. http://dunod.com/pages/ouvrages/ficheouvrage.asp?id=47564
3. http://dunod.com/pages/ouvrages/ficheouvrage.asp?id=50632

Avant-propos.fm Page XI Mardi, 6. mars 2007 10:38 10

XI

Avant-propos

bien crer un index. Ce dernier sujet est dailleurs assez symptomatique : quelques livres abordent effectivement en deux pages lopration qui fait apparatre
la bote de dialogue de cration dune entre dindex, mais cela ne va jamais plus
loin. Dans ces conditions, il est impossible de crer un index digne de ce nom si
lon ne vous explique pas quil existe une norme ISO, quil y a plusieurs faons
dindexer un document et quil y a des rgles pour slectionner les entres.
Dautre part, quand on enseigne lusage du traitement de texte, on fait le
double constat que les tudiants connaissent dj loutil, mais produisent des
documents longs dont la qualit nest pas toujours optimale. Il y a principalement
deux raisons ce phnomne : la premire est que lutilisation dun traitement de
texte pour rdiger un CV ou une lettre de motivation ne prdispose pas
particulirement llaboration des comptences ncessaires la rdaction dun
mmoire de master. Deuximement, lintroduction dans les universits du
rfrentiel de comptences du C2i1, dans lequel figure la production de longs
documents, est somme toute fort rcente, si bien que relativement peu
dtudiants ont t forms ces techniques. Cet ouvrage a par consquent pour
objectif denseigner ces comptences spcialises tous ceux qui ont produire
des documents longs, quils soient tudiants, enseignants, chercheurs ou auteurs.
Quelle version de Word faut-il utiliser avec ce livre ?
Cet ouvrage couvre les versions de Word allant de la version 2000 la version 2007. Outre sa dnomination commerciale, chaque version de Word
comporte un numro de version interne quil est prfrable de connatre.
Le tableau suivant tablit la correspondance entre ces deux dnominations
et la version dOffice dans laquelle Word sintgre :
Word

Version dOffice

Numro de version

Word 2000

Office 2000

Word 2002

Office XP

10

Word 2003

Office 2003

11

Word 2007

Office 2007

12

1. Certificat Informatique et Internet, http://www.c2i.education.fr/.

Avant-propos.fm Page XII Mardi, 6. mars 2007 10:38 10

XII

Vos documents longs avec Word

Certains regretteront que cet ouvrage ne traite pas du traitement de


texte libre Writer qui fait partie de la suite OpenOffice.Org. La raison nest
vraiment pas idologique, mais ltude de ce logiciel dpassait le cadre
imparti cet ouvrage. Il nen reste pas moins que tous les principes noncs
dans ce livre restent valables sous OpenOffice. De la mme manire, les
utilisateurs de la version Mac de Word ne devraient pas trop se sentir
dpayss.
Les livres et le Web ne sont pas des produits concurrents, mais complmentaires. Cest la raison pour laquelle vous trouverez sur le site des ditions
Dunod (www.dunod.com) ou sur mon site Web (www.cosi.fr) des ressources lectroniques supplmentaires traitant de la production des documents
longs avec Word (liens hypertexte, fichiers, modles, macros, articles, etc.).

Remerciements
Il est bien rare quun livre technique soit une aventure individuelle et
celui-ci ne fait pas exception la rgle. Je remercie dabord tous mes tudiants passs, prsents et futurs pour toutes les questions quils me posent ;
leurs interrogations mobligent rflchir des problmes auxquels je
navais pas pens ou bien tout simplement acqurir des connaissances qui
me font dfaut
Je souhaite galement exprimer ma gratitude mes collgues de lEnssib
(cole nationale suprieure des sciences de linformation et des bibliothques) qui mont prodigu leurs conseils aviss sur la bibliographie.
Je remercie mon frre, Franois, pour sa relecture aussi scrupuleuse
quefficace.
Pour finir, le chapitre sur la cration des index doit beaucoup mon
pre, Jacques MANIEZ, qui je ddie ce livre.
Dominique MANIEZ

Chap01.fm Page 1 Lundi, 5. mars 2007 3:39 15

1
Principes fondamentaux
dun traitement de texte
Il convient ici de rappeler que cet ouvrage nest pas un manuel du traitement de texte Word en ce sens quil nenseigne pas toutes les subtilits de
cet outil. Ce livre se focalise sur les aspects spcifiques de la cration des
documents longs et il suppose donc que les bases du traitement de texte
sont acquises. Si tel nest pas le cas, il faudra vous former lutilisation des
fonctionnalits lmentaires de Word. Pour autant, nous allons parcourir
dans ce chapitre introductif les lments essentiels quil nous parat indispensable de matriser pour utiliser efficacement un traitement de texte. Si
vous tes parfaitement laise avec Word, vous pouvez passer directement
au chapitre suivant ; si au contraire, vous ne vous sentez pas tout fait au
point, ce chapitre servira dauto-valuation de vos comptences et vous
incitera parfaire vos connaissances si vous vous apercevez que les principes noncs ne sont pas totalement matriss.

SAISIE DU TEXTE
La saisie du texte du document se fait au kilomtre , ce qui signifie que
lon se contente dans un premier temps de taper le texte sans soccuper de
sa mise en forme. On sautorise simplement appuyer sur la touche Entre

Chap01.fm Page 2 Lundi, 5. mars 2007 3:39 15

Chapitre 1. Principes fondamentaux dun traitement de texte

pour matrialiser la fin dun paragraphe et passer ainsi la saisie du paragraphe suivant. Vous noterez que Word considre comme paragraphe tout
nonc qui est situ entre deux marques de paragraphe. Cette dfinition
diffre donc du sens classique que lon accorde gnralement au terme
paragraphe et Word considrera, par exemple, un titre comme un paragraphe.
Lors de la saisie, il est prfrable de faire afficher par Word les marques
de paragraphes ainsi que dautres symboles tels que ceux qui sont illustrs
dans le tableau suivant :
Caractre

Symbole

Marque de paragraphe
Nouvelle ligne
Tabulation
Espace
Espace inscable

La marque de paragraphe joue un rle trs important dans Word car elle
renferme tous les attributs de mise en forme du paragraphe.
Dune manire gnrale, on sinterdira de saisir deux fois de suite le
caractre espace ainsi que dappuyer deux fois de suite sur la touche Entre.
On peut formuler diffremment cette proposition : on ne positionne pas du
texte avec la barre despacement et on ne cre pas de lespace entre deux
paragraphes en appuyant plusieurs fois sur la touche Entre.
Si vous ne savez pas utiliser un clavier dordinateur et si vous envisagez
la rdaction dun trs long document, il nest peut-tre pas inutile de vous
former au bon usage de la dactylographie. Il existe des didacticiels peu onreux qui vous permettront dacqurir rapidement un niveau honorable et
qui vous inculqueront les bonnes habitudes. Considrez ce temps dapprentissage comme un investissement : si le temps de saisie de votre document
reprsente une centaine dheures, il est sans doute judicieux dinvestir dix
heures de formation qui, au final, doubleront votre productivit.

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Mise en forme

De la mme manire, lapprentissage de quelques-uns des nombreux raccourcis clavier de Word vous fera gagner un temps prcieux. Un principe
extrmement simple mrite dtre systmatis : quand vous saisissez du
texte, il ne faut pas utiliser la souris pour raliser une commande qui peut
tre effectue au clavier. Noubliez pas, par exemple, que vous pouvez slectionner du texte, vous dplacer ou bien encore mettre en forme des caractres en vous servant uniquement du clavier.
Si vous tes vritablement rtif la dactylographie et si vous navez pas
les moyens de sous-traiter lopration de saisie de votre document, vous
pouvez galement envisager les solutions de dicte vocale qui sont
aujourdhui des techniques relativement au point. Vista, le dernier systme
dexploitation de Microsoft intgre dailleurs cette technologie.

MISE EN FORME
Pour un document long, il est sans doute prfrable de raliser la mise en
forme une fois que la quasi-totalit du texte a t saisie. On distingue en
gnral trois types de mise en forme dans un document : la mise en forme
des caractres (gras, italique, soulign, etc.), la mise en forme des paragraphes (alignement, retrait, interligne, etc.) et la mise en forme de la page
qui sapplique habituellement au document en entier (marges, taille du
papier, orientation, etc.). Quand on souhaite faire varier les paramtres de
mise en forme de la page au sein dun mme document, on est oblig de
dcouper le document en plusieurs sections ; ainsi, au sein de chaque section, on pourra modifier certains paramtres de mise en forme.
Mme si vous nutilisez pas lintgralit des nombreuses possibilits de
mise en forme de Word, il est important au moins den connatre lexistence et de localiser leur emplacement dans linterface du logiciel. Ainsi les
paramtres de mise en forme des caractres se trouvent dans le menu FormatPolice. Vous noterez dans la bote de dialogue Police la prsence de
longlet Espacement des caractres qui permet de modifier ce que lon
appelle lapproche ou linterlettrage. Ces commandes sont extrmement
pratiques quand on veut optimiser la mise en page et faire tenir absolument
un nonc dans un espace rduit. En rduisant quelque peu lespace entre

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Chapitre 1. Principes fondamentaux dun traitement de texte

les caractres, vous pouvez gagner de la place et votre astuce sera indtectable lil nu.
Les commandes de mise en forme des paragraphes se trouvent dans le
menu FormatParagraphe. Vous noterez la prsence de loption Niveau
hirarchique, de longlet Enchanements et du bouton Tabulations.
Loption Niveau hirarchique permet de dfinir le niveau de titre dun
paragraphe, ce qui a des consquences dans son positionnement dans la
table des matires. Longlet Enchanements propose de nombreuses
options intressantes, notamment le contrle des veuves et des orphelines.
Rappelons quune veuve est la dernire ligne dun paragraphe qui se
retrouve toute seule en haut dune page et une orpheline est la premire
ligne dun paragraphe imprime toute seule en bas dune page.
Le bouton Tabulations ouvre la bote de dialogue Tabulations qui permet de dfinir (on dit aussi poser) des tabulations. Au dbut du traitement
de texte, les tabulations servaient principalement la cration des
tableaux. Dans la mesure o cette opration est aujourdhui totalement
automatise et interactive, on a un peu tendance oublier lutilisation des
tabulations. Pourtant, les tabulations reprsentent le seul moyen de positionner prcisment un texte. Si vous souhaitez par exemple avoir sur une
mme ligne un nonc centr sur la page et un autre nonc justifi
droite, vous vous rendrez vite compte que seules les tabulations permettent
de raliser cela, mme si lutilisation dun tableau sans bordures permet
dapprocher un rsultat quivalent.
Pour autant, dans le cadre dun document long, la mise en forme des
caractres et des paragraphes nest pas ralise avec les commandes des
menus FormatPolice et FormatParagraphe, mais laide de styles prdfinis. Le chapitre 3 de cet ouvrage aborde cette question en dtail.
Les commandes de mise en forme de la page se trouvent dans le menu
FichierMise en page. Nous vous encourageons vivement examiner
attentivement toutes les options de la bote de dialogue Mise en page qui
comporte trois onglets et de nombreuses possibilits. Comme nous lavons
dj signal, si vous souhaitez faire varier les paramtres de mise en forme
de vos pages au sein dun mme document, vous serez oblig dinsrer des
sections dans votre document grce la commande InsertionSaut.

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Rgles typographiques

RGLES TYPOGRAPHIQUES
Quand on rdige un document, il existe un certain nombre de rgles formelles, appeles rgles typographiques, que lon doit respecter. Si vous avez
correctement paramtr Word, ce dernier vous assistera en vous signalant
les erreurs que vous commettez ou bien en les corrigeant automatiquement.
Ainsi, quand vous oubliez de saisir un espace entre deux phrases, Word
vous le signale. De la mme manire, quand vous saisissez un signe de
ponctuation double (point-virgule, point dinterrogation ou deux-points),
Word insre automatiquement un espace inscable avant. Il nest peut-tre
pas inutile de rappeler les rgles despacement concernant la ponctuation
franaise (ces rgles ntant pas identiques, par exemple, pour la langue
anglaise) :
Avant

Ponctuation

Signe

Aprs

pas despace

point

espace

espace inscable

point-virgule

espace

espace inscable

deux-points

espace

espace inscable

point dinterrogation

espace

espace inscable

point dexclamation

espace

pas despace

points de suspension

(133)

espace

pas despace

virgule

espace

pas despace

apostrophe

pas despace

pas despace

trait dunion

pas despace

espace

tiret

(151)

espace

espace

guillemet ouvrant

(171)

espace inscable

espace inscable

guillemet fermant

(187)

espace

espace

parenthse ouvrante

pas despace

pas despace

parenthse fermante

espace

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Chapitre 1. Principes fondamentaux dun traitement de texte

Avant

Ponctuation

Signe

Aprs

espace

accolade ouvrante

pas despace

pas despace

accolade fermante

espace

espace

crochet ouvrant

pas despace

pas despace

crochet fermant

espace

Comme son nom lindique, un espace inscable (Ctrl + Maj + Espace)


est un espace qui ne peut pas tre spar des deux mots ou signes qui lencadrent. Le fait de saisir un espace inscable devant le caractre point-virgule
empche, par exemple, que ce caractre se retrouve en dbut de ligne, alors
que lespace situ devant occupe lextrmit de la ligne prcdente.
Comme nous lavons indiqu, vous navez pas trop de souci vous faire
avec ces rgles concernant la ponctuation car Word les gre automatiquement. En revanche, vous devez aussi vous servir despaces inscables pour
ne pas couper certaines expressions comme les dates ou les heures ou bien
encore des noncs comportant des chiffres et des lettres (par exemple,
Louis XVI).
Vous noterez dans le prcdent tableau la prsence de nombres entre
parenthses aprs certains signes de ponctuation. Ces nombres indiquent
le code ASCII1 du caractre. Quand un caractre ne figure pas sur le clavier, vous pouvez soit utiliser la bote de dialogue Caractres spciaux
(InsertionCaractres spciaux) soit saisir directement au clavier le code
ASCII du caractre prcd de la touche Alt. Ainsi, pour saisir un tiret,
vous devez maintenir la touche Alt enfonce et saisir sur le pav numrique un zro suivi des trois chiffres du code ASCII (151 dans notre exemple).

1. American Standard Code for Interchange Information ; la table ASCII contient 256
caractres. Aujourdhui on utilise plus volontiers les caractres Unicode qui permettent
de grer toutes les langues trangres.

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Rgles typographiques

Figure 1.1 Bote de dialogue Caractres spciaux

En examinant le contenu de la bote de dialogue Caractres spciaux,


vous vous apercevrez quil existe plusieurs types de tirets et plusieurs types
despaces. En rgle gnrale, les tirets demi-cadratin servent pour les
numrations ou pour indiquer des dialogues alors quune paire de tirets
cadratin sutilise la place des parenthses. Le cadratin est un terme
dimprimerie qui dsigne un espace de la taille du corps employ pour
composer le texte ; un demi-cadratin est deux fois plus petit quun cadratin.
Les rgles de typographie ne se limitent pas aux rgles despacement
avant et aprs les signes de ponctuation, et nous ne saurions trop vous
recommander de consulter un manuel spcialis en la matire.1
Vous devez galement saisir des majuscules accentues quand cela est
ncessaire ; Word peut aussi vous assister dans cette tche si vous cochez la case
Majuscules accentues en franais dans la commande OutilsOptionsdition. Vous trouverez galement les codes ASCII (par exemple 201 pour ) et les
1. On trouve en ligne de nombreux sites prsentant les rgles lmentaires de typographie. Le site de mon collgue Jacques Poitou constitue une bonne rfrence en la
matire : http://perso.univ-lyon2.fr/~poitou/Enseignements/Typo.html

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Chapitre 1. Principes fondamentaux dun traitement de texte

touches de raccourci des majuscules accentues dans longlet Symboles de la


bote de dialogue Caractres spciaux.
En ce qui concerne la csure (coupure des mots), Word ne la gre pas par
dfaut si bien que lorsquun mot ne tient pas sur une ligne, il est rejet sur
la ligne suivante. En gnral, cela ne pose pas de problme et si votre texte
est justifi, Word rpartit harmonieusement lespace entre les mots.
Cependant, si votre texte contient des mots trs longs (notamment des termes scientifiques), le fait que Word ne coupe pas les mots peut se rvler
gnant car il y aura normment de blanc entre les mots. La gestion de la
coupure des mots peut tre manuelle ou automatique et vous atteindrez
cette fonctionnalit par la commande OutilsLangueCoupure de mots.
Vous pouvez aussi amliorer la gestion de la coupure des mots en utilisant
des traits dunion conditionnels (Ctrl + 6) ou bien des traits dunion inscables (Ctrl + 8).

OPTIONS DE WORD
Word regorge doptions : 169 pour Word 2000, 205 pour Word 2003 et 232
pour Word 2007. Mme sil est inutile de toutes les mmoriser, il faut au
minimum savoir accder la bote de dialogue qui permet de les paramtrer et connatre les grandes catgories doptions afin de pouvoir vous y
reporter en cas de besoin. Sous Word 2007, on accde aux options en cliquant sur le Bouton Office puis sur le bouton Options Word. Pour les
autres versions de Word, la commande OutilsOptions affiche la bote de
dialogue Options qui comporte une dizaine donglets regroupant les
options par catgorie. Nous vous encourageons vivement parcourir au
moins une fois tous les onglets afin de connatre toutes les possibilits de
paramtrage de Word.
Tout au long de cet ouvrage, nous vous signalerons les options importantes qui ont un impact sur la cration de votre document, mais nous allons
nous contenter dinsister pour linstant sur les options daffichage de Word.
Nous vous conseillons de cocher la case Tous dans la rubrique Marques de
format. Nous considrons en effet quil est important quand vous saisissez
le texte de votre document de pouvoir matrialiser les espaces, les tabula-

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Correction orthographique

tions et les marques de paragraphe. Cette option vous procure un bien


meilleur contrle sur la saisie du texte et vous permet, par exemple, de vous
assurer que vous navez pas saisi deux espaces la suite.

Figure 1.2 Options daffichage de Word

CORRECTION ORTHOGRAPHIQUE
Word dispose dun correcteur orthographique et grammatical ; mme si ces
deux outils sont loin dtre parfaits, ils peuvent constituer un premier filtre
dans le processus de relecture de votre document. Rappelons ici le principe
du correcteur orthographique de Word : ce dernier se contente de signaler
tous les mots qui ne figurent pas dans son dictionnaire. Cela a pour consquence que la phrase le hait tall hache th d zoo gnon sera considre par Word comme orthographiquement juste puisque tous les mots de
cette phrase figurent dans le dictionnaire de Word. Lautre consquence est que vous devez ajouter au dictionnaire de Word tous les mots

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Chapitre 1. Principes fondamentaux dun traitement de texte

justes quil ne connat pas, notamment tout le vocabulaire technique de


votre discipline. Malgr ces limites, il ne faut pas ngliger cette premire
forme dassistance que peut reprsenter le correcteur orthographique dans
la traque des coquilles qui peuvent mailler votre texte.
Le correcteur grammatical de Word est plus dcevant dans la mesure o
il dtecte peu de fautes et signale parfois des erreurs qui nen sont pas.
Encore une fois, il ne faut pas non plus le rejeter totalement car il permet
nanmoins de dtecter certaines fautes de grammaire grossires (fautes
daccord, verbes mal conjugus ou erreurs typographiques). Vous noterez
aussi que la bote de dialogue des options de Word dispose dun onglet
Grammaire et orthographe que nous vous encourageons tudier.
Si la grammaire nest vraiment pas votre fort, vous pouvez envisager
lacquisition dun correcteur spcialis qui sinterface avec Word ; les logiciels comme Prolexis, Correcteur 101 ou Cordial fournissent de bien
meilleurs rsultats que les outils intgrs de Word.
Lerreur tant humaine, il est parfaitement normal de commettre des
bvues lors de la saisie, quil sagisse dune coquille ou bien dune mconnaissance de la grammaire franaise. Sachant cela, vous devez intgrer dans
le planning de la production de votre document long une phase de relecture. Cette phase se fera laide des outils que nous venons de signaler,
mais fera surtout intervenir des tres humains. Il est important que vous
relisiez vous-mme votre travail, mais encore plus important sans doute
que vous le fassiez relire par une autre personne qui pourra dtecter toutes
les erreurs que vous navez pas vues. De la mme manire que nous avons
insist sur le respect des rgles typographiques, il nous parat important de
veiller la justesse orthographique et grammaticale de votre document. Il
ne nous appartient pas ici de nous lancer dans le dbat rcurrent sur la langue franaise qui fout le camp et sur les consquences nfastes pour lorthographe du chat et des SMS, mais nous nous bornerons rappeler quelques
vidences :
crire correctement relve de la courtoisie car vous facilitez ainsi le travail de la personne qui vous lit ; noubliez jamais que vous crivez pour
tre lu, si bien que tout ce qui facilite le processus de communication est
bon prendre ;

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Rechercher et remplacer

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les personnes qui vous lisent peuvent attacher de limportance la


justesse orthographique ; si elles sont charges de vous valuer, vous
viterez de les irriter inutilement en soignant votre expression ;
certains crits peuvent vous suivre tout au long de votre vie professionnelle et cela vaut peut-tre le coup den soigner la forme si vous ne
voulez pas avoir en rougir plus tard.

RECHERCHER ET REMPLACER
Jai lhabitude de dire que la commande de recherche et de remplacement
ma souvent conomis des journes de travail. Quand on connat toutes
les subtilits de cette commande, on se rend compte de sa puissance et de
toutes les possibilits quelle offre. Cette commande (Ctrl + H) comporte
un bouton Plus qui permet dagrandir la bote de dialogue afin doffrir des
options supplmentaires. Dans la version complte de la bote de dialogue,
vous noterez la prsence des boutons Format et Spcial. Le premier bouton
permet de rechercher une mise en forme particulire et ventuellement de
la remplacer par une autre mise en forme. Il devient ainsi facile de remplacer sur tout un document un style par un autre. Le deuxime bouton donne
accs toute une srie de caractres spciaux (tabulation, saut de page,
marque de paragraphe, etc.) autorisant des remplacements en srie qui font
gagner un temps prcieux. Si vous voulez, par exemple, vous assurer quil y
a bien dans votre document un espace inscable devant chaque caractre
deux-points, une simple opration de recherche et de remplacement fera
laffaire en quelques secondes1.

1. La programmation en VBA de la fonctionnalit de recherche et de remplacement


peut encore augmenter la puissance de cette commande. Vous trouverez dans les
fichiers qui accompagnent cet ouvrage des exemples de macros Word qui utilisent cette
technique.

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Chapitre 1. Principes fondamentaux dun traitement de texte

TABLEAUX
Linsertion des tableaux dans un document a t grandement facilite et on
nest plus aujourdhui oblig de poser des tabulations pour raliser un
tableau. En effet, la commande TableauInsrerTableau permet de
dfinir le nombre de lignes et de colonnes du tableau que lon souhaite. Il
est ensuite possible, avec la souris, de redimensionner de manire totalement interactive les colonnes dun tableau. Vous noterez quil est mme
possible de tracer entirement un tableau la souris grce la commande
TableauDessiner un tableau. Cette apparente facilit masque une relative complexit des tableaux qui comportent en fait de nombreuses
options. La premire difficult quand vous travaillez avec un tableau
consiste ne slectionner que le tableau lui-mme et ne pas faire dborder la slection sur les lignes au-dessus ou au-dessous qui ne font pas partie
du tableau. Par exemple, si vous slectionnez un tableau et la ligne qui est
juste en dessous, vous navez pas accs aux proprits du tableau. La
deuxime difficult provient du nombre doptions et nous vous invitons
prendre le temps de dcouvrir tous les onglets de la bote de dialogue
Proprits du tableau. Vous constaterez, par exemple, que loption Redimensionner automatiquement pour ajuster au contenu est coche par
dfaut, ce qui pose souvent des problmes, la largeur des colonnes voluant
au gr de la saisie. Retenez enfin que quand il cre un tableau, Word cre
automatiquement un quadrillage. Vous pouvez facilement vous en dbarrasser en supprimant les bordures du tableau. Quand vous devez positionner certains lments textuels sur une page, la cration dun tableau sans
bordures sera souvent plus facile que la pose de tabulations.

MODLES DE DOCUMENT
La notion de modle de document est trs importante dans Word et
malheureusement les utilisateurs de ce traitement de texte ignorent
souvent tout de cette notion que nous vous conseillons dapprofondir. Un
modle est un document spcial qui sert produire dautres documents.
Ainsi, chaque document Word est bas sur un modle (un moule, une
usine documents). Quand on cre un nouveau document, Word cre le

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Aide en ligne

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document en se basant sur le modle par dfaut qui se nomme Normal.dot


(dot est lextension des modles de document, le t de dot signifiant
template qui en anglais veut dire modle ). Si on veut prciser un modle
particulier, il faut utiliser la commande FichierNouveau et choisir parmi
les nombreux modles proposs par Word ou bien parmi ceux que lon a
crs. Si dans lExplorateur de fichiers, vous faites un double-clic sur un
modle de Word, vous nallez pas ouvrir ce modle dans Word, mais crer
un nouveau document qui sera bas sur ce modle. Si vous voulez ouvrir un
modle pour le modifier ou bien voir ce quil contient, vous devez utiliser la
commande Word FichierOuvrir et prciser que vous voulez comme type
de fichier un modle de document.
Un modle peut contenir diffrents lments comme des styles, des
macros, des menus et des barres doutils dont hritera tout document qui
sera bas sur ce modle. Dans Word 2007, les modles ont pour extension
dotx ou dotm quand ils contiennent des macros.
Si vous trouvez que Word ne fonctionne pas trs bien et que des menus
ont disparu de linterface, la cause principale est bien souvent une corruption du fichier Normal.dot. Le plus simple est alors de supprimer ce fichier
qui se trouve normalement dans le dossier Application Data\Microsoft\Modles de lutilisateur sous le rpertoire Documents and Settings.
Au prochain redmarrage de Word, le fichier Normal.dot sera recr. Cela
tant, si vous stockez de nombreux lments personnaliss dans
Normal.dot, vous avez tout intrt en faire des copies rgulirement de
manire pouvoir restaurer une copie saine en cas de corruption du fichier.

AIDE EN LIGNE
Les logiciels ne sont plus aujourdhui fournis avec des manuels qui vous
guident dans le fonctionnement de lapplication. Il faut donc se rabattre
sur des ouvrages du commerce ou bien utiliser les possibilits de laide en
ligne. Cette dernire tant toujours accessible et intgre au logiciel, elle
sera souvent privilgie. Laide en ligne se compose en fait de deux parties :
des fichiers daide qui sont enregistrs sur votre disque dur lors de linstallation de Word, ainsi que des pages Web qui peuvent tre interroges si vous

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Chapitre 1. Principes fondamentaux dun traitement de texte

disposez dune connexion Internet. Laide en ligne tant souvent la seule


ressource dont vous disposiez en cas de problme, vous avez tout intrt
prendre du temps pour lapprivoiser, dautant plus quelle nest pas toujours
un modle de clart ou de pdagogie, mme si des efforts ont t raliss ces
dernires annes. Vous devez donc apprendre vous reprer dans toute
cette documentation et galement reprer certains sites communautaires
sur le Web qui constituent de bonnes ressources dinformations sur Word.
Le site Web de Microsoft comporte galement de trs nombreuses
informations, le plus difficile tant de retrouver les renseignements qui
sont vraiment utiles dans cette jungle informationnelle. La Knowledge
Base1 (base de connaissances, en abrg KB) est, elle seule, une vritable mine dinformations ; chaque article de cette base traite dun sujet
diffrent et vous y trouverez, presque tous les coups, linformation que
vous cherchez. Le seul inconvnient est que cette base contient des
centaines de milliers darticles, ce qui signifie que si vous ne ciblez pas
bien votre recherche, votre requte sera noye dans le bruit documentaire. Lautre cueil est que mme sil existe une version francise de la
Knowledge Base, il est prfrable dinterroger la KB en anglais car la base
est beaucoup plus complte.
Il faut donc apprendre matriser ce trs bel outil o vous trouverez
notamment des complments la documentation ainsi que des articles
expliquant comment remdier aux bugs de Word. Comme tout logiciel qui
se respecte, Word ne se comporte pas toujours comme on sy attend car il
contient des erreurs de programmation. Dans ce cas-l, plutt que de perdre du temps chercher les raisons de ce dysfonctionnement, il est toujours
prfrable dinterroger la KB pour savoir si ce bug na pas t rpertori par
Microsoft. Si vous trouvez dans un article la phrase Microsoft has confirmed this to be a problem in the Microsoft products listed at the beginning of this
article , vous serez au moins rassur de savoir quil est normal que cela ne
fonctionne pas et on vous expliquera en gnral comment contourner le
problme ou vivre avec.

1. La KB est accessible http://support.microsoft.com/search/?adv=1

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Images

Figure 1.3 Interrogation de la Knowledge Base

IMAGES
Mme si les documents longs sont souvent des textes copieux sans beaucoup de graphismes, Word sait nanmoins grer de nombreux types et formats dimages1. Les images peuvent tre cres directement dans Word ou
bien importes dans le traitement de texte quand il ne sait pas les produire.
Parmi les types dimages importables, on peut citer les photographies
numriques, les reproductions duvres numrises, les graphismes produits par dautres logiciels, les copies dcran, etc. Nous allons dresser un
rapide panorama de toutes ces possibilits.

Insertion dimages
Pour insrer une image dont vous possdez le fichier, positionnez le curseur
lemplacement o vous voulez placer limage et choisissez la commande InsertionImage partir du fichier. Une fois limage insre, faites un clic droit
sur limage et choisissez Format de limage dans le menu contextuel. Les diffrents onglets de la bote de dialogue Format de limage permettent de param1. http://support.microsoft.com/kb/320314/en-us

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Chapitre 1. Principes fondamentaux dun traitement de texte

trer la couleur, la luminosit, le contraste et la taille de limage, ainsi que son


habillage et sa compression (pour faire diminuer le poids de votre document,
vous pouvez dcider de compresser toutes les images).
Quand vous placez une image dans Word, la bote de dialogue Insrer une
image vous laisse le choix entre linsertion et la liaison de limage (Insrer ou
Lier au fichier). Dans le premier cas, limage est contenue dans le document
Word et dans le deuxime cas, Word cre simplement un lien vers le fichier
image. Si vous avez beaucoup dimages placer, nous vous conseillons de
crer un rpertoire o vous stockerez toutes vos images, puis de dfinir ce
rpertoire comme dossier par dfaut pour vos fichiers dimages dans
OutilsOptionsDossiers par dfaut. Ensuite, vous utiliserez systmatiquement la commande Lier au fichier quand vous insrerez une image. Pour
gagner du temps, vous pouvez aussi afficher la barre doutils Image.

Cration de graphismes dans Word


Word possde une quantit impressionnante doutils intgrs qui permettent de crer diffrents types de graphismes :
Barre doutils Dessin (excellent outil de dessin vectoriel)
Barre doutils WordArt (ajout de texte stylis)
InsertionDiagramme (6 types de diagrammes disponibles dont les
organigrammes hirarchiques)
InsertionImageImages Clipart (bibliothque dimages)
InsertionImageFormes automatiques (lignes, connecteurs, flches,
toiles, bulles, etc.)
InsertionImageGraphique (graphique similaire ceux produits par
Excel)
Cette richesse fonctionnelle est souvent inexploite et la plupart des
utilisateurs ont le rflexe de crer un graphisme dans un autre logiciel pour
limporter dans Word. Cest notamment le cas pour les graphiques dExcel,
alors que Word sait parfaitement grer ce type de graphique. Nous vous
conseillons de privilgier les ressources internes de Word en matire de
graphisme avant de vous orienter vers une solution externe.

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Organisation du travail
Un document long implique forcment un long travail, si bien quil convient
de protger son investissement en organisant au mieux le processus de
cration du document. Penser que la production dun document long se
rsume la rdaction de ce document serait une grave erreur. Un travail
dune telle ampleur ncessite une vritable organisation qui sassimile une
gestion de projet. Nous insisterons ensuite lourdement sur la ncessit des
sauvegardes puis nous montrerons comment optimiser son environnement
de travail.

PLANIFICATION
Quand on pense que la dure minimale dcriture dune thse est de trois
annes, on se dit que lon a intrt optimiser la gestion de son temps de
travail. Fort heureusement, la dure de production moyenne des autres
types de documents longs nest pas aussi importante ; cependant, mme
une rdaction stalant sur quelques mois ncessite une vritable
planification qui peut sapparenter une gestion de projet.
La premire des choses faire consiste inventorier toutes les tapes qui
seront ncessaires llaboration du document final ainsi qu son exploitation. Voici par exemple une liste non exhaustive de tches accomplir
pour la rdaction dun mmoire de master :

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Chapitre 2. Organisation du travail

dlimitation du sujet
laboration de la problmatique
tablissement du plan
lectures
compilation de rfrences bibliographiques
rdaction
indexation
relectures
impression
dpt du document
envoi aux membres du jury
prparation de la soutenance
soutenance
chacune de ces tapes, vous devez attribuer une dure et ensuite
raliser un planning qui sera compatible avec le temps dont vous disposez
jusqu la soutenance. Il est inutile demployer pour ce faire un logiciel de
gestion de projet et de formaliser vos tches laide de diagrammes de
Gantt ; contentez-vous de lister toutes les tapes dans un tableau et de leur
attribuer une dure raliste. Une fois cette planification ralise, le plus dur
sera de la respecter. Pour ne pas vous stresser outre mesure, prvoyez une
marge de scurit qui autorise de lgers dbordements. Le fait de prvoir du
temps pour lindexation et les relectures est un gage de qualit de votre
travail car vous tes ainsi assur que ces tapes importantes ne seront pas
bcles, voire carrment passes la trappe. Trop dtudiants avouent le
jour de leur soutenance ne pas avoir pris le temps de relire ou de faire relire
leur mmoire. Bien videmment, le jury pnalise ltudiant dont le
document comporte un trop grand nombre de coquilles et de fautes
dorthographe.

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Dcisions prendre avant de commencer

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DCISIONS PRENDRE AVANT DE COMMENCER


Avant de vous lancer dans la rdaction de votre document, vous devez
prendre un certain nombre de dcisions dont certaines ont des consquences importantes.

Diviser pour mieux rgner ?


Si vous consultez des manuels consacrs ltude de Word, vous constaterez souvent quil est recommand pour la rdaction des documents volumineux de constituer un document matre et des sous-documents. Dans ce
type dorganisation, le document matre constitue une sorte de table des
matires qui pointe vers chacun des sous-documents qui contiennent les
parties ou les chapitres du document long. Si cette organisation peut paratre de prime abord judicieuse car vous ne travaillez la fois que sur une partie rduite de votre document, elle se rvle au final trop contraignante
pour tre bnfique. Ce type de structuration tait parfaitement justifi il y
a une vingtaine dannes quand il tait difficile de traiter des documents de
plus dune centaine de pages, mais Word est aujourdhui parfaitement
capable de grer des documents de plusieurs milliers de pages sans aucun
problme. On perd un peu de temps lors du chargement du fichier et les
fichiers sont plus volumineux, mais le fait de traiter son document en une
seule unit rsout toute une srie de problmes qui se posent lors de lutilisation dun document matre. En fait, la dcision de crer un document
matre et des sous-documents sera dicte par la configuration matrielle de
votre ordinateur ; si vous avez un ordinateur rcent qui possde suffisamment de mmoire vive, vous pouvez grer votre document en un seul
fichier, Word acceptant des documents dune longueur maximale de
32 Mo de texte (ce qui reprsente prs de 16 000 pages de texte au format
que vous tenez entre les mains).

Choix de la feuille de styles


Mme si nous avons dit dans le chapitre prcdent que la mise en forme pouvait se faire aprs la saisie complte du texte, il nest pas draisonnable de
mettre en forme votre texte une fois quune partie significative aura t rdi-

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20

Chapitre 2. Organisation du travail

ge. Pour ce faire, vous devrez utiliser une feuille de styles ; le prochain chapitre est entirement consacr cette question dlicate et nous y reviendrons
donc en dtail. Pour autant, la question du choix de la feuille de styles doit
tre rgle avant de commencer la rdaction. Il ny a en gnral que deux
solutions : soit la feuille de styles vous est impose, soit vous devez la crer
vous-mme. Dans le premier cas, vous naurez rien faire ; dans le second
cas, il vous faudra laborer avec soin ce qui donnera une identit visuelle
votre document. Mme si vous avez parfaitement le droit de modifier lissue
de la rdaction votre feuille de styles, vous devez au moins avoir prvu avant
de commencer la rdaction toutes les mises en forme que vous utiliserez dans
votre document. Bien videmment, il faut ce moment-l raliser de nombreux tests et vous emploierez pour ce faire un texte fictif dont la nature se
rapproche du type de document que vous avez crire.

Nommage du document
premire vue, cela peut sembler trange de sattarder sur le choix du nom
du document, mais vous allez vite comprendre lintrt de la chose. Si
votre document conserve toujours le mme nom, vous ne pouvez pas
conserver lhistorique des volutions de votre document. Pour ce faire, le
seul moyen est dattribuer un nom diffrent chacune des versions de votre
document. Dans ces conditions, il convient de dfinir une convention de
nommage que vous utiliserez tout au long de la rdaction de votre
document. Cette procdure vous permet de garder la trace des versions
successives. De plus, en cas de corruption dun fichier, il est facile de repartir de lavant-dernire version du document. Pour prendre en compte les
diffrentes versions dun mme document, vous devez le sauvegarder sous
des noms diffrents lissue de chaque modification. Vous aurez ainsi toute
une srie de documents dont les noms indiqueront le numro de version ou
bien la date du document (Document_V1.DOC, Document_V2.DOC,
Document_V3.DOC ou bien encore Document_10-01-07, Document_1401-07, Document_21-01-07, etc.). Ce systme est un peu contraignant au
dpart, mais une fois que lon en a pris lhabitude, il se rvle trs simple
utiliser et augmente considrablement la scurit de vos sauvegardes. Ce
systme accrot bien sr le volume sauvegarder, mais nous vivons une
poque o le Go est trs bon march.

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Gestion des sauvegardes

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GESTION DES SAUVEGARDES


Il existe quelques axiomes de base en informatique et notamment le fait
que lon doit toujours effectuer une copie de sauvegarde de ses informations
importantes. Cette copie de sauvegarde doit bien videmment seffectuer
sur un support physique indpendant de lemplacement o le fichier original se situe ; en effet, il serait totalement inutile deffectuer une copie de
sauvegarde sur le mme disque qui renferme le fichier original car, en cas
de dfaillance du disque, loriginal et sa copie seraient perdus. Pratiquement, cela signifie que si lon stocke ses fichiers sur son disque dur, ce qui
est le cas le plus frquent, il faut crer la copie de sauvegarde sur un CD-R
ou bien encore une cl USB.
Aujourdhui les solutions de sauvegarde sont tellement nombreuses et
bon march que le problme nest plus du tout technique, mais psychologique. En effet, les utilisateurs ont en gnral bien du mal admettre la
ncessit de raliser des sauvegardes. Pourtant les raisons pour quune
information stocke sur un support informatique devienne illisible sont
trs nombreuses : coupure de courant, foudre, virus, inattention, malveillance, incendie, dgt des eaux et vol sont des scnarios parfaitement
envisageables qui narrivent pas quaux autres. Le plus pnible en la
matire est sans doute que les discours ne servent rien car lutilisateur ne
prend conscience du problme que lorsquil a t victime de la perte dun
fichier important
Nous tenterons nanmoins de convaincre les sceptiques en posant une
seule question : combien de temps vous faudrait-il pour reconstituer lintgralit de votre document sil fallait repartir de zro ?
Une fois que vous avez vritablement compris la ncessit de protger
votre investissement et que vous tes dcid effectuer des sauvegardes,
vous devez vous poser la question du support des sauvegardes et de leur frquence. Le problme du choix du support de sauvegarde est assez complexe
et lon pourrait facilement consacrer un livre entier ce sujet. Pour vous
guider dans votre choix, il faut prendre en compte les lments suivants :
cot, facilit de sauvegarde, facilit de restauration et estimation de la longvit des sauvegardes. Nous vous proposons ci-dessous un scnario de sauvegarde complet et bon march :

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22

Chapitre 2. Organisation du travail

la fin de chaque journe de travail, vous faites une copie de sauvegarde de votre document (dont le nom respecte les conventions de nommage que vous avez dfinies) sur votre cl USB et vous envoyez par FTP
une copie de votre document sur votre espace perso (chez le FAI Free,
vous bnficiez gratuitement dun espace de 10 Go).
Toutes les semaines, vous gravez un CD-RW (ou un DVD-RW en fonction du volume de vos fichiers) qui contient lensemble des fichiers produits lors de la semaine.
Tous les mois, vous gravez un DVD rassemblant tous les fichiers produits
dans le mois et vous stockez ce DVD dans un lieu diffrent de votre
domicile.
Tout systme de secours doit tre rgulirement test et cest la raison
pour laquelle on fait des exercices dalerte au feu. Vos sauvegardes ne
font pas exception cette rgle de base en matire de scurit et vous
devez donc rgulirement vrifier la qualit de vos sauvegardes.
Pour un document vraiment important, il est prfrable de raliser
deux copies de sauvegarde et de les stocker dans deux endroits diffrents. En effet, si un incendie dtruit votre habitation, il y a de grands
risques pour que votre ordinateur et vos sauvegardes partent en
fume. Un utilisateur prudent conserve un deuxime jeu de sauvegarde dans un autre lieu (rsidence secondaire, coffre la banque,
etc.). Cette clause fait dailleurs partie de tous les contrats dassurance
qui couvrent le risque informatique.

OPTIMISATION DE LENVIRONNEMENT DE TRAVAIL


Un travail de longue haleine sur un mme document mrite que lon
sattarde sur tous les moyens qui permettent damliorer la productivit.
Word met votre disposition toute une srie doptions qui augmentent
lergonomie du logiciel. Nous avons dj signal le rle des options dans la
personnalisation du logiciel et nous allons revenir sur quelques options qui
mritent le dtour.

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Optimisation de lenvironnement de travail

23

Dans longlet Enregistrement de la bote de dialogue Options, nous


vous conseillons de cocher les options suivantes :
Toujours crer une copie de sauvegarde
Enregistrer les informations de rcupration automatique toutes les
10 minutes
Dans longlet Dossiers par dfaut de la bote de dialogue Options, nous
vous conseillons de dfinir le dossier qui contient votre document ; de la
sorte vous pourrez ouvrir plus rapidement votre document de travail.
Comme nous nutilisons pas toujours le mme nom de fichier pour notre
document, il est impossible de dfinir un raccourci vers ce document. En
revanche, il existe une autre technique pour ouvrir le dernier fichier que
Word a enregistr. En effet, Word admet plusieurs paramtres sur sa ligne
de commande (appels dans laide en ligne commutateurs de dmarrage)
dont le paramtre /mfile qui permet douvrir au dmarrage un des fichiers
de la liste des derniers fichiers utiliss. Si vous crez un raccourci dont la
cible est WINWORD.EXE /mfile1, Word charge louverture le premier
fichier de la liste des derniers fichiers utiliss (ce genre dinformation figure
dans la Knowledge Base, mais pas dans laide en ligne).
Vous pouvez galement optimiser la saisie en jouant sur les diffrentes
possibilits de la bote de dialogue Correction automatique
(OutilsOptions de correction automatique). Les diffrents onglets de
cette bote de dialogue offrent des fonctionnalits intressantes tant du
point de vue de la correction automatique que des insertions automatiques.
Dune part Word peut corriger automatiquement les fautes que vous commettez souvent, comme des inversions de lettres, mais il peut aussi appliquer certaines mises en forme comme la transformation des guillemets
anglais (") en guillemets typographiques (). Grce aux onglets Correction
automatique et Insertion automatique, vous avez galement la possibilit
de faire saisir automatiquement des expressions en ne tapant simplement
que quelques lettres. Dans lexemple illustr la figure 2.1, la suite de
caractres lds sera automatiquement remplace par lexpression Laboratoire dynamique des systmes .

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24

Chapitre 2. Organisation du travail

Figure 2.1 Bote de dialogue Correction automatique

Si dans votre document vous avez beaucoup dexpressions qui reviennent souvent, vous avez tout intrt les dfinir en tant quoption de correction automatique ou bien en tant quinsertion automatique.
Vous pouvez enfin configurer compltement linterface utilisateur de
votre logiciel pour quil soit le plus ergonomique possible. Word permet en
effet une grande souplesse dans le paramtrage de son interface et vous
pouvez ainsi dfinir les barres doutils qui saffichent. Vous avez mme la
possibilit de dfinir vos propres barres doutils (AffichageBarres
doutilsPersonnaliser) qui contiendront les outils que vous avez slectionns. Si vous utilisez souvent des caractres qui ne figurent pas sur le
clavier et que vous avez du mal retenir des raccourcis clavier, vous pouvez
assez facilement crer une barre doutils qui contiendra ces caractres sur
lesquels vous naurez plus qu cliquer pour quils soient saisis dans votre
texte. Vous trouverez dans les fichiers qui accompagnent cet ouvrage une
srie de barres doutils personnalises, dont une barre doutils qui contient
les majuscules accentues.

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Optimisation de lenvironnement de travail

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En matire dergonomie, il existe aussi un lment extrmement important qui est pourtant bien souvent nglig : laffichage du texte lcran.
Mme si vous ntes pas dficient visuel, vous pouvez viter facilement la
fatigue oculaire engendre par de longues sances de saisie lordinateur en
testant les diffrentes possibilits que Word met votre disposition. La
commande AffichageZoom permet dajuster la taille des caractres
lcran. La commande AffichageNormal permet un affichage des caractres plus grand car elle masque les dtails de la mise en page. Vous pouvez
bien videmment slectionner la couleur des caractres lcran ainsi que
celle du fond de lcran. Noubliez pas galement si vous tes quip de
Windows XP ou Windows Vista de slectionner la technologie ClearType
comme mthode de lissage des polices cran dans les proprits daffichage
de Windows.
En conclusion, vous devez bien comprendre que plus le travail de rdaction de votre document sera long, plus vous avez intrt investir du temps
dans la planification et loptimisation du processus rdactionnel.

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3
Gestion des styles
Quand on demande des utilisateurs de micro-ordinateurs sils ont dj
utilis Word, limmense majorit rpond par laffirmative. Quand on
demande ensuite ce mme groupe qui a dj utilis une feuille de styles,
les rponses sont en gnral ngatives. Ce constat nest finalement gure
tonnant car on na rellement besoin des feuilles de styles que lorsque lon
cre des documents longs. Si lon se contente de rdiger sous Word son
CV, une dissertation ou bien encore un document de quelques pages, on ne
ressent pas le besoin dutiliser les styles de Word. De plus, la mise en forme
de base du texte est tellement simple sous Word que la plupart des utilisateurs nimaginent mme pas quil puisse y avoir dautres solutions que de
cliquer sur les boutons de la barre doutils Mise en forme ou dutiliser les
commandes FormatPolice ou bien encore FormatParagraphe. Pourtant, ds quun document atteint un certain nombre de pages et possde
une structure un tant soit peu volue, lutilisation des styles devient obligatoire. Lemploi de styles dans un document Word offre les avantages suivants :
gain de temps,
homognisation de la mise en forme,
gnration automatique de la table des matires,
utilisation du mode plan,
conversion facilite pour une dition lectronique.

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Chapitre 3. Gestion des styles

De toutes les manires, mme si vous ntes pas convaincu de lintrt de


lutilisation des styles, on vous forcera utiliser une feuille de styles dans de
nombreux cas de figures, comme la rdaction dune thse, dun article de
revue ou dun manuscrit remettre un diteur. Dans ces conditions, il est
vraiment important de matriser parfaitement toutes les subtilits des styles.

UN EXEMPLE DE CE QUIL NE FAUT PAS FAIRE


Afin dexpliquer le concept de style dans Word, nous allons prendre un exemple simple. Imaginez que vous rdigiez un mmoire de deux cents pages dans
lequel figurent une centaine de citations. Afin de bien identifier ces citations
dans votre texte, vous avez dcid de procder certains enrichissements typographiques et le texte de vos citations doit avoir les attributs suivants :
Police : Verdana (la police du texte courant est en Times New Roman)
Italique
Retrait gauche : 1 centimtre
Retrait droit : 1 centimtre
Espace avant : 6 points
Espace aprs : 6 points
Si vous ne connaissez pas lutilisation des styles, la mise en forme de vos
citations risque de vous prendre beaucoup de temps car pour chaque citation, vous allez devoir :
modifier la police pour quelle passe de Times New Roman Verdana,
appliquer lattribut italique,
afficher la bote de dialogue Paragraphe pour dfinir les retraits (gauche
et droite) et les espacements (avant et aprs).
Si vous ne connaissez vraiment rien Word, vous allez devoir faire ce
travail de mise en forme pour chacune de vos citations. Pour gagner du
temps, vous allez sans doute vite comprendre quil est plus efficace de
copier puis coller le paragraphe de la citation prcdente et dcraser le

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La solution notre problme

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texte par celui de la bonne citation. Grce ce bricolage, vous allez gagner
du temps car tout le travail de mise en forme sera dj ralis. Une autre
technique consiste utiliser loutil Reproduire la mise en forme dont
licne reprsente un pinceau. Cet outil trs pratique, qui est disponible sur
la barre doutils Standard, permet par mimtisme de reproduire facilement
une mise en forme. Si vous pensez pour autant pouvoir vous passer des styles, vous avez tort. Outre le fait que ces manipulations sont relativement
fastidieuses, imaginez qu la fin de la rdaction de votre mmoire, votre
directeur de recherche trouve que votre enrichissement typographique des
citations ne convient pas ; il vous demande alors de changer la taille de la
police quil juge trop importante et de passer du corps 12 au corps 11. Si
vous savez utiliser correctement la commande de recherche et de remplacement et sous rserve que vous nayez pas utilis la police employe pour
les citations et litalique pour dautres mises en forme de votre texte, vous
pourrez alors automatiser la modification du style de vos citations. Si tel
nest pas le cas, il va falloir modifier manuellement toutes les occurrences
de vos citations et appliquer la nouvelle mise en forme chaque citation.
Avouez que cela est plutt dcourageant et, bien videmment, cela intervient toujours en fin de rdaction alors que vous prfreriez consacrer du
temps la relecture du texte de votre mmoire ou bien la prparation de
votre soutenance.
Lutilisation dun style permet de rsoudre lgamment tous ces problmes. Un style est tout simplement la mmorisation dune srie de paramtres
de mise en forme laquelle on assigne un nom. Voyons prsent comment
laide dun style on peut rsoudre la situation dcrite prcdemment.

LA SOLUTION NOTRE PROBLME


La cration dun style est quelque chose de trs simple, comme vous allez le
constater. Lors de la saisie de votre premire citation, effectuez la mise en
forme avec les enrichissements typographiques que vous avez dfinis.
Slectionnez ensuite le paragraphe de la citation et choisissez la commande
FormatStyles et mise en forme. Le volet Styles et mise en forme apparat sur la droite de lcran. Le texte de votre citation tant toujours bien
slectionn, cliquez sur le bouton Nouveau style.

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Chapitre 3. Gestion des styles

Dans la suite de ce chapitre, afin dallger notre texte, nous dsignerons le volet Styles et mise en forme sous le terme volet.

Figure 3.1 Cration dun style par lexemple

La bote de dialogue suivante illustre la figure 3.2 apparat. Dans le


champ Nom, saisissez Citation et dans le champ Style du paragraphe suivant, saisissez Normal. Cest termin : vous venez de dfinir un style !

Figure 3.2 Cration dun nouveau style

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Concept de feuille de styles

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Une fois le style dfini, il suffit de lappliquer au texte slectionn : dans


notre exemple, vous appliquez en une seule fois six paramtres de mise en
forme. Bien videmment, un style peut contenir de trs nombreux paramtres de mise en forme (parfois plus dune vingtaine) et le principe reste le
mme. Quand vous souhaitez modifier la mise en forme dun style, il suffit
de modifier le style lui-mme et la modification se propagera lensemble
du texte auquel ce style a t appliqu. Dans notre exemple, comme le format de citation ne plat pas votre directeur de recherche, il vous suffit de
modifier le style Citation.

CONCEPT DE FEUILLE DE STYLES


On appelle feuille de styles lensemble des styles quutilise un document ou un
type de document. Au sein dune entreprise, il peut y avoir une feuille de styles
pour les rapports et une autre pour les comptes rendus. Dans une universit, il
peut exister une feuille de styles pour les mmoires de Master et une autre pour
les thses. Chez un diteur, il y a en gnral une feuille de styles par collection
douvrage. Une feuille de styles implique donc que la mise en pages dun
document ait t pense au pralable. La feuille de styles peut se prsenter sous
deux formes : soit un modle de document Word (.dot) qui contient les styles
de la feuille de styles, soit un document Word (.doc) qui renferme galement
ces styles, ce document pouvant dailleurs tre produit partir dun modle.
On retrouve galement le concept de feuille de styles pour les
documents HTML ou XML qui emploient des fichiers CSS (Cascading
Style Sheet, style sheet signifiant feuille de styles en anglais). Dans ce cas
de figure, la mise en forme sapplique laffichage des pages Web et les
instructions de mise en forme sont spares du contenu.
Quand vous rdigez un document long, lutilisation dune feuille de styles,
pour les raisons que nous avons dj voques, est imprative. Vous devez par
consquent rflchir son utilisation avant de commencer la rdaction de
votre document. Il y a en gnral deux hypothses : soit la feuille de styles vous
est impose, soit vous avez une totale libert du choix de la mise en forme de

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Chapitre 3. Gestion des styles

votre document, ce dernier cas devenant de plus en plus rare. En effet, dans la
plupart des cas, lorganisme (entreprise, diteur, universit, etc.) sous lautorit
duquel vous rdigez votre document vous imposera sa feuille de styles car les
organisations qui manipulent de nombreux documents ont rapidement peru
les avantages quelles avaient normaliser leur production documentaire. Dans
ce cas de figure, il ne vous reste plus qu vous familiariser avec la feuille de styles qui vous est impose, cest--dire prendre connaissance de tous les styles qui
sont mis votre disposition. Conscientes des lacunes de leurs tudiants, de plus
en plus duniversits imposent dailleurs leurs thsards des formations obligatoires lutilisation de la feuille de styles maison.
Vous trouverez souvent la graphie feuille de style crite au singulier ;
dans la mesure o nous considrons quune feuille de styles est une collection de styles, nous prfrons employer la marque du pluriel.
Si vous avez une totale latitude dans la mise en forme de votre
document, vous avez alors trois solutions votre disposition :
Reprendre intgralement une des nombreuses feuilles de styles que lon
trouve en ligne ;
Reprendre une feuille de styles et ladapter vos besoins ;
Crer une feuille de styles en partant de zro.
Si vous tes press et si vous navez pas une grande connaissance de
Word, la premire solution est sans doute la plus simple et la saisie dans un
moteur de recherche de la requte tlcharger universit "feuille de styles" vous apportera un grand nombre de rponses. Il ny a a priori pas de
problme juridique utiliser une feuille de styles produite par une universit car limmense majorit de ces documents est libre de droits1.
La deuxime solution est intressante car vous ne partez pas de rien,
mais vous allez quand mme pouvoir exercer votre crativit et personnaliser la feuille de styles en fonction de vos besoins.
1. Par exemple, la feuille de styles de luniversit Lyon 2 est diffuse en licence Creative Commons : http://theses.univ-lyon2.fr/?q=node/26

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Concept de feuille de styles

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La troisime solution est beaucoup plus dlicate car elle implique que
lon possde de lexprience et des comptences. Elle ncessite au minimum que lon ait pass du temps tudier des feuilles de styles produites
par dautres.
Quelle que soit la solution adopte, vous devez au final avoir une
collection de styles votre disposition et bien les connatre. Pour ce faire,
le plus simple est sans doute de crer un document contenant un exemple
dutilisation de chaque style, puis de limprimer afin de le garder porte de
main. Une autre solution consiste imprimer la liste des styles dun
document en paramtrant la bote de dialogue Imprimer (figure 3.3)
accessible par le menu FichierImprimer. Word imprime alors la liste
complte des styles du document en dcrivant les attributs de mise en
forme de chaque style, comme dans lexemple suivant :
Titre 1 Normal + Police : Arial, 14 pt, Gras, Tout en majuscule,
Retrait : Gauche : 1,5 cm, Suspendu : 0,8 cm, Droite : 2 cm, Interligne :
Exactement 18 pt, Espace Avant : 21,95 pt, Aprs : 8 pt, Paragraphes
solidaires, Niveau 1, Tabulations : 1,1 cm, Gauche.

Figure 3.3 Impression des styles dun document

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Chapitre 3. Gestion des styles

Vous trouverez galement dans la bote outils qui accompagne cet


ouvrage une macro qui reprend un peu la mme fonctionnalit que
limpression des styles, sauf quun document est cr au lieu dtre
imprim et que seuls les styles utiliss sont lists.

FEUILLE DE STYLES ET MISE EN PAGE


Nous avons dfini une feuille de styles comme un ensemble de styles, cest-dire de paramtres de mise en forme qui sont tous accessibles par les options du
menu Format. Il existe pourtant des options de formatage qui sont importantes
et qui ne sont pas gres par le biais de styles ; nous voulons ici parler des options
de mise en pages qui sont dfinies par la commande FichierMise en page. Les
paramtres comme les marges, le format du papier ou bien encore la disposition
du texte (portrait ou paysage), mme sils ne modifient pas proprement parler
la mise en forme du texte, ont indiscutablement un impact sur laspect gnral
du document. Cest la raison pour laquelle on englobe en gnral ces paramtres
dans la dfinition de la feuille de styles. En effet, la feuille de styles (.dot ou .doc)
que vous devez utiliser dans le cadre de la rdaction dun document long contient non seulement des styles, mais aussi des options de mise en page.
Mme sil est possible de changer les options de mise en pages
nimporte quel moment de la rdaction du document, il est prfrable de
les dfinir avant de commencer lcriture. Par exemple, la modification des
marges peut avoir un impact considrable sur les sauts de page que vous
avez pu dfinir manuellement. Autant que faire se peut, il est donc souhaitable de rpondre aux questions suivantes avant dentamer la rdaction :
Quel est le format du papier sur lequel sera imprim le document ?
Quelles sont les marges du document ?
Le document sera-t-il imprim en recto verso ?
Le document sera-t-il imprim en portrait ou en paysage ?
En fonction des rponses ces questions, vous devez paramtrer les
options de la bote de dialogue Mise en page.

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Grer les styles

GRER LES STYLES


Cration dun style
Il existe deux mthodes pour crer un style : soit partir dun exemple de
mise en forme (comme nous lavons dj vu), soit partir de zro. La premire mthode est plus facile pour les dbutants, mais lune et lautre
reviennent finalement au mme. Pour crer un style, vous devez faire afficher le volet grce la commande FormatStyles et mise en forme. Ce
volet, qui est disponible dans les versions 2002 et 2003 de Word, est
linterface utilisateur qui vous permet de grer toutes les fonctionnalits
lies lusage des styles. Si ce volet vous est inconnu, vous avez tout intrt
prendre le temps den dcouvrir toutes les possibilits. Pour crer un style,
vous devez utiliser le bouton Nouveau style. Si vous voulez partir dun
exemple de mise en forme, vous devez dabord slectionner cette mise en
forme avant de cliquer sur ce bouton. Si vous voulez partir de zro, neffectuez aucune slection de texte avant de choisir la commande Nouveau
style. Nous allons prsent dtailler la bote de dialogue Nouveau style.

Figure 3.4 Cration dun style

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Chapitre 3. Gestion des styles

Choix du nom du style


Dans le premier champ, vous devez dfinir le nom de votre style ; bien
quun nom de style dans Word puisse compter jusqu 255 caractres1, le
nom que vous allez choisir doit tre la fois significatif, mais pas trop long,
car cela pourrait poser des problmes dinterface utilisateur. Vous pouvez
utiliser des espaces dans les noms de styles et les noms suivants sont, par
exemple, parfaitement valides : Titre chapitre, Encart Gras, Mise en garde.
En revanche, vous ne pouvez pas utiliser de nom de style qui figure dj
dans le document ; parmi les styles qui existent dj, on compte les styles
qui ont t crs pralablement par lutilisateur ainsi que tous les styles prdfinis de Word. En effet, tout document Word contient une liste importante de styles intgrs dont il est important de connatre lexistence.
La gestion des noms dune feuille de styles Word est assez complexe en raison
de la prsence de ces styles prdfinis qui sont au nombre de 154 pour Word 2003
et 198 pour Word 2007 (vous trouverez dans la documentation lectronique qui
accompagne cet ouvrage la liste complte de ces styles intgrs2). Le premier
pige est que les noms des styles font la diffrence entre les majuscules et les
minuscules si bien que les styles Adresse expditeur (style prdfini) et Adresse
Expditeur (style dfini par lutilisateur) sont considrs comme diffrents. Cela
constitue une grande source de confusion et nous vous recommandons de
nommer vos styles de manire ce quils soient clairement distingus des styles
prdfinis. Le deuxime cueil vient du fait que la liste Afficher du volet nest
pas un modle de clart ; cette liste propose les cinq options suivantes :
Mises en forme disponibles
Mise en forme en cours dutilisation
Styles disponibles
Tous les styles
Personnalis...
1. Si vous voulez tout connatre des limites de Word, consultez la Knowledge Base
ladresse suivante : http://support.microsoft.com/kb/211489/en-us
2. En regardant de plus prs un fichier Word 2007, vous vous apercevrez dailleurs que
larchive du fichier .docx contient un fichier nomm styles.xml qui comprend les noms
internes des styles prdfinis de Word qui sont diffrents des noms des styles en franais

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Grer les styles

Attardons-nous dabord sur la troisime option, Styles disponibles.


Quand vous crez dans Word 2003 un document bas sur le modle
Normal.dot qui na jamais t modifi, vous constatez que seuls quatre
styles sont disponibles dans cette liste : Normal, Titre 1, Titre 2 et
Titre 3. Comme nous avons dit prcdemment que Word 2003 intgrait
prs de 150 styles prdfinis, vous pouvez voir que nous sommes bien loin
du compte. En fait, loption Styles disponibles naffiche que les styles dont
laffichage a t demand. Par dfaut, dans Word 2003, seuls quatre styles
sont affichs, mais vous pouvez modifier ce comportement. Logiquement,
vous pourriez penser que la quatrime option, Tous les styles, affiche bien
tous les styles intgrs de Word, mais cela nest pas tout fait exact. En
effet, une trentaine de styles correspondant des mises en forme lies des
fonctions spciales de Word (appel de note, note de bas de page, index,
table des matires) ne sont pas affichs par dfaut. La dernire option,
Personnalis, permet de comprendre ce qui est list rellement et autorise
un paramtrage fin de laffichage des styles dans le volet.

Figure 3.5 Paramtrage de laffichage des styles


dans le volet Styles et mise en forme

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Chapitre 3. Gestion des styles

Nous vous conseillons vivement de prendre le temps dexplorer cette


bote de dialogue afin de comprendre et doptimiser laffichage des styles
dans le volet.
Vous noterez la prsence de la liste Catgorie qui comprend une option
Styles disponibles. Cest cette option qui permet de paramtrer laffichage
des listes de loption Styles disponibles dans le volet.
La premire option de la liste Afficher, Mises en forme disponibles,
affiche la liste des styles disponibles (au sens o nous venons de les dfinir)
ainsi que toutes les mises en forme auxquelles un nom de style na pas t
attribu.
Ainsi, quand vous attribuez le style italique un paragraphe ayant le
style Normal (le style par dfaut), vous voyez apparatre dans la liste des
mises en forme disponibles llment Italique. Il ne sagit donc pas dun
style, mais bien dune mise en forme.
Dans la mesure o nous vous recommandons dutiliser le plus souvent
possible des styles dans un document, ce genre de mise en forme ne devrait
pas exister car vous devriez crer un style pour chaque type de mise en
forme. Il faut cependant bien reconnatre que si vous utilisez un type de
mise en forme une seule fois dans un document, lutilit de la cration dun
style est moins vidente.
Il y a cependant un risque la mise en forme dun document sans passer
par les styles. En effet, si vous utilisez la liste Mises en forme disponibles,
vos mises en forme safficheront dans la mme liste que vos styles et vous
serez tent de styler votre document en utilisant des mises en forme et
non pas des styles. Le fait que les styles et les mises en forme saffichent
dans une mme liste cre videmment une confusion possible entre ces
deux types de formatage dun document qui sont pourtant conceptuellement bien diffrents.
Vous remarquerez cependant quil est facile de distinguer dans cette liste
un style dune mise en forme car les styles affichent un symbole (en fonction du type de style) lextrmit de la liste, alors que les mises en forme
naffichent rien.

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39

Grer les styles

Figure 3.6 Les styles se distinguent des mises


en forme grce un symbole

Si vous ne voulez plus que Word cre des mises en forme supplmentaires dans le volet, chaque fois que vous formatez du texte sans utiliser un style, ne cochez pas loption Suivi de la mise en forme de
longlet dition dans les options (OutilsOptions). En dsactivant
cette option, vous empchez en fait laffichage des mises en forme disponibles dans le volet.
Choix du type de style
Dans la bote de dialogue Nouveau style, le champ Type de style permet
de dfinir le type du style parmi les quatre options suivantes :
Paragraphe
Caractre
Tableau
Liste

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Chapitre 3. Gestion des styles

Vous choisissez le type de style en fonction de llment mettre en


forme. Sil sagit dun paragraphe en entier, vous devez slectionner le type
paragraphe ; en revanche, sil sagit de caractres au sein dun paragraphe,
vous devez choisir le type caractre. Comme leur nom lindique, les types
tableau et liste concernent la mise en forme des tableaux et des listes
puces ou des listes numrotes.
Vous noterez quil est parfaitement possible dans un style de type paragraphe de dfinir galement le choix des caractres du paragraphe, comme
la police et sa taille. Vous rserverez le type caractre toutes les mises en
forme dlments textuels qui sintgrent dans le corps dun paragraphe,
comme un lien hypertexte, une uvre cite ou bien encore un terme dans
une langue trangre.
En thorie, Word peut grer automatiquement la numrotation des listes ; malheureusement, dans la pratique, un document volumineux prsentant de nombreuses listes numrotes automatiquement peut
devenir rapidement un vritable casse-tte car il arrive que la numrotation squentielle ne sinterrompe pas la fin dune liste et continue
sur la liste suivante. Cela a pour consquence que de nombreux utilisateurs chevronns de Word bannissent les listes numrotes automatiquement et prfrent crer des styles de type paragraphe pour grer les
listes. Vous trouverez ainsi dans certaines feuilles de styles des styles
intituls Liste numrote qui sont en ralit des styles de paragraphe
o la numrotation des listes est gre manuellement
Choix du style de base
Un des aspects trs intressant de la structuration des styles est quun style
peut tre bas sur un autre style dont il hritera tous les paramtres de mise
en forme. Prenons lexemple de la dfinition de deux styles de type paragraphe qui ont les caractristiques suivantes :
Titre Encart 1 : Normal + Police : 24 pt, Gras, Centr, Bordure :
Encadrement : (Simple, Automatique, 0,5 pt paisseur du trait)
Titre Encart 2 : Normal + Police : 16 pt, Gras, Centr, Bordure :
Encadrement : (Simple, Automatique, 0,5 pt paisseur du trait)

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Grer les styles

Si vous examinez les caractristiques de ces deux styles, vous remarquerez quils ne diffrent que par la taille de la police (24 points pour Titre
Encart 1 et 16 points pour Titre Encart 2). Lors de la dfinition du style
Titre Encart 2, il serait plus judicieux de se baser directement sur Titre
Encart 1, puis de modifier la taille de la police. La dfinition de Titre
Encart 2 apparatra de la manire suivante :
Titre Encart 1 + Police : 16 p
Si vous avez de nombreux styles assez similaires crer, vous gagnerez du
temps vous baser sur un style proche. Ce mcanisme dhritage des proprits est trs pratique, mais il convient den mesurer toutes les consquences. Si vous modifiez un style qui sert de base dautres styles, vous
modifiez par la mme occasion tous ces styles qui hriteront ainsi des nouvelles proprits du style sur lequel ils sont bass.
Vous noterez enfin que la premire option de la liste Style bas sur
(aucun style) permet quun style ne soit pas bas sur un autre style.
De la mme manire que Normal.dot est le modle par dfaut de Word,
le style Normal est le style par dfaut de chaque paragraphe. Ce style
jouant le rle de style de base , de nombreux styles seront par consquent bass sur le style Normal. Dans ces conditions, toute modification du style Normal entranera toute une srie de ractions en chane
et il convient donc dtre particulirement prudent en la matire. Cest
pour cette raison que bon nombre de spcialistes de Word recommandent de ne jamais toucher au style Normal et de crer un style que lon
nommera Texte courant ou Paragraphe courant qui reprsentera le
paragraphe dans lequel vous saisissez la majeure partie de votre texte. Il
est ensuite recommand de baser les styles proches sur ce style qui vous
servira alors de style par dfaut. Ainsi, par la suite, si vous tes dans
lobligation de modifier ce style de base, vous ne toucherez pas au style
Normal.
Choix du style du paragraphe suivant
Cette option, comme son nom lindique, permet dattribuer automatiquement le style du paragraphe qui suit immdiatement le paragraphe dont vous

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Chapitre 3. Gestion des styles

tes en train de dfinir le style. Cette option est intressante car elle permet
de gagner du temps dans la mesure o certains enchanements de paragraphes sont vidents. Par exemple, le paragraphe qui suit en gnral un titre est
un paragraphe de texte courant. De la mme manire, certains styles, comme
les listes, se retrouvent sur plusieurs paragraphes contigus si bien que dans ces
cas-l le style du paragraphe suivant est identique au style qui est dfini.
Si vous ne savez pas a priori quel sera le style du paragraphe, vous devez
choisir un style le plus neutre possible, par exemple le style que vous avez
dfini pour le texte courant.
Choix de la mise en forme
Grce aux options de la zone Mise en forme de la bote de dialogue Nouveau style, vous pouvez dj effectuer le formatage de base de votre style.
Rappelons galement que si vous avez slectionn un texte dj mis en
forme avant de cliquer sur le bouton Nouveau style, la mise en forme
hrite de toutes les proprits de formatage de la slection si bien que vous
navez pas besoin de les redfinir.
Si vous avez besoin de plus doptions de formatage la liste Format vous
donne accs aux menus suivants en fonction du type de style choisi :
Paragraphe

Caractre

Tableau

Liste

Police
Paragraphe
Tabulations
Bordure
Langue
Cadre
Numrotation

Police
Bordure
Langue

Proprits du tableau
Bordure et trame
Rayures
Police
Paragraphe
Tabulations

Police
Numrotation

Grce toutes ces options qui donnent accs aux diffrentes botes de
dialogue que vous avez lhabitude dutiliser en passant par le menu Format,
vous pouvez paramtrer trs finement la mise en forme de vos styles. Il nest
pas rare de trouver des styles qui comportent de nombreux paramtres de
formatage, comme dans lexemple suivant qui dfinit un style de type paragraphe utilis pour les numrations :

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Grer les styles

Normal + Retrait : Gauche : 2 cm, Suspendu : 0,63 cm, Droite : 2 cm, Justifi,
Interligne : Exactement 15 pt, Espace Avant : 6 pt, Tabulations : 0,4 cm,
Gauche + 7 cm, Gauche, Hirarchisation + Niveau : 1 + Style de numrotation : Puce + Alignement : 2 cm + Tabulation aprs : 0 cm + Retrait : 2,64 cm
Au fur et mesure que vous dfinissez des paramtres de mise en forme,
les caractristiques de votre style saffichent en dessous de la zone qui
reprsente un aperu de votre style.

Figure 3.7 Affichage des caractristiques du style

Si votre style comporte nanmoins de nombreux paramtres de formatage, laffichage sera incomplet et des points de suspension signalent que toutes les caractristiques du style ne sont pas affiches. Si vous voulez connatre
lensemble des paramtres de mise en forme de votre style une fois quil a t
dfini, vous pouvez imprimer la liste des styles comme nous lavons dj soulign (voir la figure 3.3) ; vous pouvez aussi afficher une info-bulle dans le
volet en passant le pointeur de votre souris sur le style en question.

Figure 3.8 Affichage des caractristiques du style dans une info-bulle

La bote de dialogue Nouveau style comporte aussi deux cases cocher


importantes qui sont intitules Ajouter au modle et Mettre jour automa-

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Chapitre 3. Gestion des styles

tiquement. La premire option permet dajouter le style que vous venez de


crer au modle sur lequel est bas le document en cours car, par dfaut, le
style cr nest ajout quau document actif. Si vous pensez que le style que
vous tes en train de dfinir peut vous resservir dans dautres documents,
vous pouvez alors cocher cette case et le style sera ajout au modle sousjacent. Mme sil est possible de recopier un style dun document un autre,
lutilisation de styles stocks dans un modle est toujours plus simple, et il est
par consquent plus logique de stocker les styles importants dans un modle.
Vous devez cependant utiliser cette fonctionnalit avec sagacit ; en effet, la
plupart des documents tant bass sur le modle Normal.dot, il faut faire
attention ne pas surcharger ce modle et donc ne pas systmatiquement y
recopier tous les styles que vous crez. En effet, un trop grand nombre de styles grer dans Normal.dot rendra lutilisation des styles pnible.
Loption Mettre jour automatiquement est notre avis le prototype
mme de la fausse bonne ide. Si vous cochez cette case lors de la dfinition
de votre style et que vous modifiez dans votre document la mise en forme
dune partie de texte qui a t style avec ce style, votre style est mis jour
automatiquement, sans passer par la bote de dialogue Modifier le style. Cela
signifie que si par inadvertance vous modifiez une mise en forme au sein de
votre texte, le style est mis jour sans avertissement ainsi que tous les styles
qui sont bass sur ce style. Prenons un exemple : si vous cochez cette case pour
le style Texte courant qui vous sert de style de base et que vous dcidez de
mettre en gras un paragraphe mis en forme avec le style Texte courant, vous
avez alors la surprise de constater que limmense majorit de votre texte est
subitement passe en gras. En effet, le style Texte courant a t redfini avec
lattribut gras, ainsi que tous les styles qui se basent sur lui. Il est inutile de
dire que nous vous conseillons de ne jamais utiliser cette option.
Afin de bien cerner toutes les consquences pratiques des deux options
que nous venons de dcrire, nous vous recommandons de vous entraner en
crant un modle de test et en faisant des simulations sur des copies de lun
de vos documents.
Affectation dun raccourci clavier un style
La dernire option de la liste Format, intitule Touche de raccourci, permet
daffecter un raccourci clavier un style. Cette option, qui est souvent

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Grer les styles

mconnue des dbutants, permet pourtant de gagner un temps prcieux si


vous ralisez la mise en forme de votre document au cours de la frappe. En
effet, quand on est occup saisir au clavier, prendre la souris pour effectuer
une commande, quelle quelle soit, ralentit la frappe. Le fait de pouvoir ainsi
effectuer des commandes de mise en forme en restant au clavier fait donc
gagner du temps. La bote de dialogue Personnaliser le clavier vous permet
dattribuer un raccourci clavier au style que vous tes en train de dfinir.

Figure 3.9 Affectation dun raccourci clavier un style

Dans la zone Nouvelle touche de raccourci, vous devez saisir la combinaison qui vous convient, par exemple Ctrl + E. Si cette combinaison de
touche nest pas attribue, Word affichera le message [non attribue] en face
du champ Affectes . Si tel nest pas le cas, Word affiche le nom de la commande laquelle ce raccourci est affect (dans le cas de Ctrl + E, le raccourci
est affect la commande ParaCentr, qui, comme son nom lindique, centre
un paragraphe). Dans ces conditions, vous avez la possibilit de chercher une
autre combinaison de touches qui ne soit pas affecte ou bien de redfinir le
raccourci pour votre style. La zone Enregistrer dans vous permet de stocker
votre raccourci dans le modle ou bien dans le document en cours. Pour terminer la dfinition du raccourci, cliquez sur les boutons Attribuer et Fermer.

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Chapitre 3. Gestion des styles

Une fois que le raccourci clavier a t dfini, il suffit de frapper la combinaison de touches affecte au style pour lappliquer.

Appliquer des styles


Une fois que vous avez termin la dfinition de votre feuille de styles, vous
tes alors prt appliquer les styles. Lapplication dun style consiste
slectionner le texte mettre en forme et dsigner le style que vous souhaitez pour cette mise en forme.
Il existe plusieurs mthodes pour appliquer un style et nous nous
contenterons den indiquer deux, outre la mthode du raccourci clavier qui
vient dtre voque.
Application dun style laide de la barre doutils Mise en forme
La barre doutils Mise en forme comporte une liste droulante Style qui
contient une liste de styles, le nombre de styles affichs dpendant de la
valeur de loption Afficher du volet. Pour appliquer un style, vous devez
slectionner le texte mettre en forme, puis choisir le style dans la liste.
Cette liste tant une liste droulante, vous pouvez gagner du temps en saisissant la premire lettre du nom du style que vous voulez appliquer ; cela
aura pour effet de vous positionner dans la liste sur le premier style dont le
nom commence par la lettre saisie.

Figure 3.10 Application dun style laide de la barre doutils Mise en forme

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Grer les styles

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Application dun style avec le volet Styles et mise en forme


Lapplication dun style avec le volet suit le mme principe quavec la barre
doutils, sauf que la liste nest pas une liste droulante et ne ragit donc pas
de la mme faon. Vous ne pouvez donc vous dplacer dans la liste quavec
laide de lascenseur. Un des avantages de cette interface est que le sommet
de la liste conserve les derniers styles que vous avez appliqus, ce qui permet de gagner du temps quand vous appliquez souvent les mmes styles.
Quand vous appliquez un style, il est extrmement important de bien
slectionner exactement la totalit (et rien de plus) du texte que vous
voulez mettre en forme. Mme si vous constatez que vous pouvez appliquer un style de paragraphe en vous contentant de positionner le curseur au sein du paragraphe que vous voulez mettre en forme, nous vous
dconseillons cette manire de faire car elle est susceptible de vous
crer des problmes. De la mme manire, si vous travaillez sur un
document dont le texte a subi des mises en forme varies et rptes,
nhsitez pas utiliser la commande Effacer la mise en forme avant de
styler le texte slectionn, de manire repartir sur des bases saines.

Contrler lapplication des styles


Une fois que les styles ont t appliqus, vous devez contrler leur validit.
Le premier contrle est visuel dans la mesure o les styles appliqus sont
censs tre au service de la mise en page du document. Les erreurs grossires de stylage doivent normalement se voir lors de la lecture du document
en mode aperu.
Le deuxime contrle consiste vrifier que les noms des styles appliqus correspondent bien ce qui est requis. Pour cela, vous pouvez faire
dfiler votre texte et contrler dans la barre doutils Mise en forme ou bien
dans le volet le nom du style affich ; en effet, chaque fois que vous slectionnez un texte la souris ou au clavier, le style qui est attribu ce texte
saffiche dans la barre doutils ou dans le volet. Cette mthode est cependant fastidieuse car vous devez slectionner chaque portion de texte styl,
ce qui est particulirement pnible.

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Chapitre 3. Gestion des styles

Il existe un moyen plus simple qui consiste dfinir dans longlet Affichage loption Largeur de la zone de style (OutilsOptions.). Cela cre
dans la marge gauche du document une zone o les noms des styles appliqus sont affichs. La vrification est ainsi beaucoup plus facile car vous
navez plus qu faire dfiler votre texte, sans vous soucier de slectionner
chaque portion de texte styl.

Figure 3.11 Affichage des styles appliqus dans la zone de style

Vous noterez que le petit carr noir droite de la zone de style


(figure 3.11) indique lactivation de loption Paragraphes solidaires.

Modifier des styles


La modification dun style sapparente la cration dun style dans la mesure
o la bote de dialogue Modifier le style reprend lessentiel de la bote de dialogue Nouveau style (la seule diffrence est que le champ Type de style est
inactif). Vous pouvez modifier les styles prdfinis de Word et les styles que
vous avez crs. Pour modifier un style, faites safficher le volet puis cliquez
sur la flche situe droite du nom du style que vous voulez modifier. Dans le
menu contextuel qui apparat, slectionnez la commande Modifier.

Figure 3.12 Modification dun style partir


du volet Styles et mise en forme

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Grer les styles

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Comme nous lavons dj soulign, le fait de modifier un style modifie


automatiquement toutes les occurrences du texte o ce style est appliqu.
Nous avons galement voqu la possibilit de modifications en cascade qui
se produisent quand un style qui sert de base dautres styles est modifi.
Si vous tes dans le cas de figure o vous devez vous-mme crer votre
propre feuille de styles, nous vous conseillons de partir des styles prdfinis
de Word et de les modifier votre convenance, ce qui ne vous empche pas
de crer en plus vos propres styles. Le fait dutiliser certains styles intgrs
comme les styles de titre (Titre 1, Titre 2, Titre 3, etc.) et de les adapter
votre document vous simplifiera grandement le travail.
Vous avez pu remarquer dans le menu contextuel la prsence de la
commande Slectionner toutes les occurrences (figure 3.12). Cette
commande peut tre utile si vous souhaitez remplacer un style par un autre
style. Une fois que vous avez slectionn toutes les occurrences dun style,
il suffit de choisir un autre style pour que le remplacement seffectue.

Supprimer des styles


Il est parfois utile de faire du mnage dans une feuille de styles et vous pouvez tre amen supprimer des styles. Vous devez tout dabord savoir que
vous ne pouvez supprimer que les styles que vous avez crs, dans la mesure
o la suppression des styles prdfinis de Word est interdite. Pour supprimer un style, choisissez la commande Supprimer dans le menu contextuel
(figure 3.12). Word vous demande alors une confirmation et si vous validez
la bote de dialogue en cliquant sur le bouton OK, le style est supprim et
le texte styl prend les attributs du style par dfaut, cest--dire le style Normal.
Beaucoup dutilisateurs de Word se plaignent de ne pas pouvoir supprimer certains styles prdfinis dont ils ne se servent jamais. En pareil cas, le
plus simple est de paramtrer laffichage des styles pour que ceux dont vous
navez pas lusage napparaissent pas. La bote de dialogue Paramtres de
mise en forme (figure 3.5), accessible par loption Personnalis de la liste
Afficher du volet vous permet de slectionner prcisment chacun des styles que vous voulez afficher dans les diffrentes listes (barre doutils ou
volet).

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Chapitre 3. Gestion des styles

Pour viter la cration intempestive de styles, nous vous conseillons


de vrifier que loption Dfinir des styles partir de vos mises en
forme est bien dsactive. Vous trouverez cette option dans longlet
Lors de la frappe de la bote de dialogue Correction automatique
(OutilsOptions de correction automatique).

Organiser les styles


Il est parfois utile de supprimer des styles, de les renommer ou bien de les transfrer dans un autre document, voire dans un autre modle. Word possde une
bote de dialogue qui permet de procder toutes ces manipulations de manire
trs simple. partir du volet, choisissez loption Personnalis dans la liste Afficher. Dans la bote de dialogue Paramtres de mise en forme, cliquez sur le
bouton Styles, puis dans la bote de dialogue Style, cliquez sur le bouton Organiser. La bote de dialogue Organiser vous permet de grer les styles de deux
fichiers Word (document ou modle) que vous pouvez ouvrir votre guise. Une
fois les deux fichiers ouverts, vous pouvez copier, supprimer ou renommer les
styles de chaque fichier. Vous noterez galement, quoutre les styles, vous pouvez, grce diffrents onglets de la bote de dialogue, changer entre les deux
fichiers des entres dinsertion automatique, des barres doutils et des macros.

Figure 3.13 Recopie des styles entre un modle et un document

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Word 2007 et les styles

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Nous avons dj plusieurs fois voqu le rle central du modle Normal.dot. Ce fichier essentiel est malheureusement parfois la source
des dysfonctionnements de Word si bien quun des premiers conseils
que donne Microsoft quand votre traitement de texte plante est de
renommer le fichier Normal.dot. Ceci a pour effet que Word cre au
dmarrage un nouveau fichier Normal.dot qui est vierge de toutes les
modifications que vous avez pu apporter au modle par dfaut. Bien
souvent, cela suffit rsoudre tous vos problmes, mais la consquence est que vous avez perdu toutes les personnalisations qui
taient stockes dans ce modle (styles, barres doutils, macros, etc.).
Dans ces conditions, il est prudent de faire rgulirement des copies
de sauvegarde de ce fichier tout en conservant lhistorique des modifications que vous avez pu apporter ce modle (le fichier se trouve
normalement dans le dossier Application Data\Microsoft\Modles
de lutilisateur sous le rpertoire Documents and Settings). Ainsi, en
cas de corruption de ce fichier, vous ne repartirez pas de zro, mais de
la dernire version saine du modle que vous avez sauvegarde. De la
mme manire, nous vous conseillons de conserver dans un modle,
qui ne servira qu cela, une copie de tous les styles que vous utilisez
dans lcriture de votre document long.

WORD 2007 ET LES STYLES


Toutes les procdures dcrites dans ce chapitre sappuient sur linterface
utilisateur de la version 2003 de Word. Il y a trs peu de changements sur
le plan des styles entre la version 2002 et la version 2000 par rapport la
version 2003 de Word. Word 2007 apporte en revanche de profonds changements, mais qui se limitent principalement linterface utilisateur.
Comme vous le savez peut-tre, les menus et les barres doutils ont disparu
au profit dune interface appele ruban. Fort heureusement, les concepts
restent les mmes et, par exemple, la bote de dialogue qui permet de crer
un style est quasiment identique celle qui est dcrite dans ce chapitre. Le
volet est remplac par la fentre Styles dont laspect est un peu diffrent,
mais le fonctionnement pratiquement identique.

Chap03.fm Page 52 Mardi, 6. mars 2007 10:43 10

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Chapitre 3. Gestion des styles

Figure 3.14 Fentre Styles de Word 2007

Word 2007 introduit galement une galerie de styles rapides qui permet
de stocker une vingtaine de styles que vous utilisez frquemment. Laccs
ces styles est trs rapide et lorsque vous passez le pointeur de votre souris sur
lun deux, le texte slectionn est immdiatement mis en forme, ce qui
vous donne un aperu exact de lapplication du style. Vous tes alors libre
de valider ce choix en cliquant sur ce style ou bien de faire glisser votre
pointeur de souris sur un autre style afin de tester une autre mise en forme.

Figure 3.15 Galerie de styles rapides dans Word 2007

Chap03.fm Page 53 Mardi, 6. mars 2007 10:43 10

Conclusion

53

CONCLUSION
Nous esprons vous avoir convaincu que ladoption des styles est indispensable pour la rdaction dun document long. De toutes les manires, il
existe de nombreuses situations o vous serez contraint dutiliser une
feuille de styles que vous naurez pas cre.
Mme si vous tes dans le cas de figure o vous venez de terminer de
rdiger un document de cinq cents pages qui na pas t du tout styl, il
nest pas trop tard pour bien faire ; vous pouvez envisager sereinement
dappliquer une feuille de styles une fois la rdaction acheve. Nous vous
conseillons cependant de bien prendre le temps de vous former lemploi
des styles avant de commencer le travail de mise en forme laide de styles.
Comme nous allons ltudier au chapitre suivant, les styles ne sont pas
importants uniquement pour la mise en forme du document car ils participent galement sa structuration.

Chap03.fm Page 54 Mardi, 6. mars 2007 10:43 10

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4
Structure du document
Un document long, quel quen soit le type, comporte forcment une structure. Mme si nous sommes persuad que ce sont plus les ides qui forment
la structure dun texte que sa subdivision (parfois artificielle) en parties, il
nen reste pas moins que lossature dun texte apparat de prime abord
quand on en consulte le plan ou la table des matires. Si lon veut que les
parties et les sous-parties dun document apparaissent clairement au lecteur, il est ncessaire de les identifier quand on met en page le texte.
Comme vous laurez devin, cest grce lutilisation de styles que lon ralise cela.
Rptons-le une dernire fois : si vous ne stylez pas correctement votre
document, vous ne pourrez pas utiliser les fonctionnalits comme la cration automatique de la table des matires et le mode plan qui sont tudies
dans ce chapitre.

STYLES DE TITRES
Word possde une srie de styles prdfinis, appels styles de titres, dont les
noms vont de Titre 1 Titre 9. chacun de ces titres correspond un
niveau hirarchique qui va de 1 9, et qui indique limportance du niveau
du titre. Cette importance est dailleurs matrialise par la mise en forme
des titres, le corps des titres de niveau 1 (par dfaut Arial 16) tant bien

Chap04.fm Page 56 Lundi, 5. mars 2007 11:58 11

56

Chapitre 4. Structure du document

videmment plus lev que le corps des titres de niveau 9 (par dfaut Arial
11). Il nexiste pas la possibilit davoir plus de neuf niveaux de titres, mais
dans la pratique il est bien rare que lon dpasse lutilisation de cinq
niveaux hirarchiques.
Si comme nous lavons vu, vous pouvez parfaitement modifier laspect
des styles prdfinis de Word, il est en revanche interdit de modifier le
niveau hirarchique des styles de titres.

Figure 4.1 Styles prdfinis de Word


pour la gestion des niveaux de titres

Pour attribuer un niveau hirarchique aux titres de votre document,


vous devez donc affecter un style de titre qui corresponde ce niveau. Pour
ce faire, vous avez deux solutions : soit vous utilisez les styles prdfinis de
titres (Titre 1 Titre 9), soit vous crez vos propres styles et vous leur attribuez le niveau hirarchique qui convient. Ce paramtre est accessible dans
longlet Retrait et espacement de la bote de dialogue Paragraphe (FormatParagraphe).
Dans le premier cas, comme il est fort probable que la mise en forme des
titres prdfinis ne vous convienne pas, il vous suffit de modifier les paramtres de formatage et dappliquer les styles de titres intgrs de Word.
Dans le deuxime cas, il faudra crer des styles en leur attribuant un nom
qui indique bien la nature du style et dfinir le niveau hirarchique requis.

Chap04.fm Page 57 Lundi, 5. mars 2007 11:58 11

57

Dplacement rapide dans un document long

Si vous prfrez cette mthode, rien ne vous interdit, par exemple, de crer
la structure hirarchique suivante :
Nom du style

Niveau hirarchique

TitrePartie

TitreChapitre

TitreUn

TitreDeux

TitreTrois

TitreQuatre

Une fois que les styles de titres ont t attribus, Word vous permet
dexploiter cette structuration et vous allez vous rendre compte que vos
efforts nauront pas t vains.

DPLACEMENT RAPIDE DANS UN DOCUMENT LONG


Il est assez rare, quand on produit un document long, que la rdaction soit
parfaitement linaire et que lon crive son texte de la premire la dernire ligne sans aller vrifier ou modifier une partie de ce que lon a dj
rdig. Cest la raison pour laquelle il est important dapprendre se dplacer rapidement dans un document qui peut faire plusieurs centaines de
pages. Il existe, comme nous allons le voir, de trs nombreuses mthodes
pour se dplacer dans un document ; par dplacement, nous entendons le
fait de localiser le fragment de texte qui nous intresse et non pas le simple
fait dutiliser les flches de dplacement du curseur ou bien lascenseur.
La premire mthode consiste utiliser la commande de recherche de
Word (EditionRechercher ou bien le raccourci Ctrl + F). Cette mthode
se rvle trs efficace si vous connaissez une expression exacte qui soit
caractristique du passage que vous recherchez (il peut sagir dun titre,
dun terme particulier ou bien encore dun patronyme ou dun toponyme).

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58

Chapitre 4. Structure du document

Une autre variante de cette mthode est lutilisation de la commande


EditionAtteindre (raccourci Ctrl + B ou bien la touche de fonction F5)
qui permet daccder rapidement une douzaine dlments de Word,
comme les pages, les sections ou encore les signets.
Un signet sert reprer un endroit de votre texte, un peu comme si
vous corniez une page dun livre pour la retrouver plus facilement ou
si vous insriez un marque-page. Pour dfinir un signet, slectionnez
un mot ou plusieurs mots de votre document et choisissez la commande InsertionSignet afin de lui attribuer un nom (sans espace).
Grce la commande EditionAtteindre, vous pouvez accder rapidement aux signets que vous avez dfinis.
Si vous connaissez par cur le numro de la page du passage que vous
cherchez afficher, cette mthode est extrmement rapide car il vous suffit
dappuyer sur la touche F5, de saisir le numro de la page et de valider par
lappui sur la touche Entre, dans la mesure o llment Page est slectionn par dfaut.
Outre les sections et les signets, vous noterez que vous pouvez aussi
atteindre les tableaux (en indiquant leur numro) et les titres (en indiquant leur numro dapparition dans le document, ce qui signifie quils
nont pas besoin dtre numrots).

Figure 4.2 Vous pouvez atteindre


de nombreux lments de Word directement

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Dplacement rapide dans un document long

59

La troisime mthode consiste utiliser la commande AffichageExplorateur de documents. Ce type daffichage, pour peu que vous
ayez attribu votre document des styles de titres, prsente dans le volet de
gauche les diffrents niveaux de titres et le texte dans le volet de droite.
Pour vous dplacer rapidement, il suffit de cliquer sur un titre dans le volet
de gauche pour que le texte correspondant saffiche immdiatement dans le
volet de droite.

Figure 4.3 LExplorateur de documents procure


un accs rapide lensemble de votre texte

En cliquant sur le symbole + ou situ devant un titre, vous pouvez


dvelopper ou rduire le niveau de titre. En faisant un clic droit sur un de
ces symboles, vous faites apparatre un menu contextuel qui vous permet de
dterminer la prcision daffichage du niveau des titres (de 1 9). Si un
titre napparat pas compltement dans le volet de gauche, vous pouvez
redimensionner le volet ou plus simplement pointer le titre avec votre souris ; une info-bulle affichera alors lintgralit du titre. Pour quitter lExplorateur de documents, excutez la mme commande que pour lafficher.

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60

Chapitre 4. Structure du document

Lexploitation de la structure du document milite pour une affectation des styles de titres au cours de la frappe. Mme sil est parfaitement possible de styler son document quand sa rdaction est acheve,
on se prive ainsi de la possibilit de lutilisation de lExplorateur de
documents.

MODE PLAN
Le mode plan de Word constitue une quatrime mthode pour se dplacer
rapidement dans un texte, et son interface en deux volets rappelle celle de
lExplorateur de documents. Pour autant, le mode plan est un outil beaucoup plus puissant qui permet rellement dintervenir sur la structure du
document.
Si vous avez dj explor le menu Affichage de Word, vous savez quil
existe cinq modes daffichage : Normal, Web, Page, Plan et Lecture. Chaque mode correspond une fonction bien prcise ; le mode Normal est en
gnral rserv la saisie car il offre laffichage le plus confortable lors de la
frappe. Le mode Page affiche un aperu le plus fidle possible de la page
imprime et le mode Plan permet de travailler sur la structure du document. Il est important de choisir le bon mode daffichage en fonction de ses
besoins et de savoir rapidement passer de lun lautre. Pour ce faire, vous
pouvez bien videmment utiliser le menu Affichage ou bien cliquer sur
lune des icnes situes en bas gauche de la fentre de Word et qui symbolisent chacun des modes daffichage.

Figure 4.4 Les icnes permettent de commuter


rapidement entre les modes daffichage

Sil permet de naviguer entre les diffrentes parties dun texte, le mode
plan possde en outre de nombreuses commandes (rparties sur une barre

Chap04.fm Page 61 Lundi, 5. mars 2007 11:58 11

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Mode plan

doutils) qui permettent dintervenir sur la structure mme du document.


Nous allons dans les pages qui suivent tudier les principales fonctionnalits du mode plan, mais nous vous conseillons de prendre le temps de lire les
rubriques de laide en ligne qui sont consacres cette fonctionnalit et,
surtout, de vous entraner dans un premier temps sur des documents sans
importance.
Quand vous passez en mode plan (par la commande AffichagePlan ou
en cliquant sur licne du bas de la fentre), le document saffiche dans une
interface deux volets et surmonte par la barre doutils Mode Plan.

Figure 4.5 Affichage du plan dun document

Comme dans lExplorateur de documents, le mode plan affiche les titres


du document dans le volet de gauche et des fragments de texte dans le
volet de droite. La barre doutils Mode Plan contient de nombreuses icnes
dont chacune possde une info-bulle, ce qui permet davoir une premire
ide de sa fonctionnalit. Nous pouvons distinguer sur cette barre doutils,
de gauche droite, quatre groupes :
les outils qui permettent de modifier le niveau dun titre,
les outils qui permettent de paramtrer laffichage,
les outils consacrs la table des matires,
les outils permettant la gestion dun document matre.

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62

Chapitre 4. Structure du document

Modification du niveau dun titre


En mode plan, vous avez une vue synthtique de votre document et il est
ainsi plus facile de contrle la hirarchisation des diffrentes parties de
votre texte. Si vous vous rendez compte quun titre nest pas au bon niveau,
vous pouvez alors modifier simplement son niveau hirarchique sans avoir
besoin de lui attribuer un nouveau style. Bien videmment, il est toujours
possible de modifier le niveau hirarchique dun titre en modifiant son
style, mais le mode plan a lavantage de prsenter une vue densemble de la
structure de votre document, possibilit que les autres modes daffichage ne
vous offrent pas. Pour modifier le niveau dun titre, vous vous servirez des
cinq premiers outils de la barre.

Figure 4.6 Outils pour modifier le niveau de titre

Voici, de gauche droite, la signification de ces outils :

Attribue le style Titre 1 la slection.


Augmente le paramtre Niveau hirarchique de la slection.
Affiche ou modifie le paramtre Niveau hirarchique de la slection.
Diminue le paramtre Niveau hirarchique de la slection.
Attribue le style Normal la slection.

Si vous avez utilis les styles de titres prdfinis de Word, le fait de modifier le niveau hirarchique dun titre modifie automatiquement le style.
Ainsi, quand vous abaissez le niveau dun paragraphe qui est en style
Titre 2, son style est transform en Titre 3. Si vous avez utilis votre propre
jeu de styles de titres, seul le niveau hirarchique est modifi.
Vous pouvez afficher et utiliser la barre doutils Mode Plan alors que
votre document est en affichage Normal ou Page.
Le texte dont vous voulez modifier le niveau hirarchique doit tre
slectionn dans le volet de droite ; vous noterez quil est galement possi-

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Mode plan

ble de slectionner plusieurs paragraphes, quils soient contigus ou non.


Nous vous rappelons que pour raliser une slection multiple de plusieurs
paragraphes qui ne se jouxtent pas, vous devez maintenir enfonce la touche Ctrl tout en slectionnant les paragraphes laide de la souris. Quand
vous slectionnez plusieurs paragraphes, la commande excute sapplique
lensemble de la slection. Vous pouvez de la sorte modifier le niveau de
titre de plusieurs paragraphes dun seul coup.

Figure 4.7 Slection de titres en mode plan

Paramtrage de laffichage du mode plan


Tout comme dans lExplorateur de documents, vous pouvez paramtrer la
prcision du niveau des titres affichs grce aux boutons de la barre doutils
dont vous trouverez ci-dessous, de gauche droite, la signification :
Dveloppe un niveau de titre.
Rduit un niveau de titre.
Affiche le niveau de titre souhait (de Titre 1 Afficher tous les
niveaux).
Naffiche que la premire ligne des paragraphes.
Affiche la mise en forme.

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Chapitre 4. Structure du document

Figure 4.8 Outils pour modifier laffichage du mode plan

Le bouton Afficher la premire ligne na dintrt que si vous avez


slectionn dans la liste droulante Afficher le niveau la valeur Afficher
tous les niveaux. Ce bouton est un inverseur et affiche la premire ligne
des paragraphes ou bien la totalit des paragraphes. Le bouton Afficher la
mise en forme affiche la mise en forme des styles de titres (par exemple
Arial 16 pour le style Titre 1) ou bien affiche tous les titres de niveaux diffrents avec la mme prsentation.

Dplacement dune partie du document


En mode plan, vous pouvez facilement dplacer une partie de votre
document. Pour ce faire, vous pouvez utiliser les boutons de la barre
doutils ou bien directement, laide de la souris, en procdant un glisserdposer.
Les boutons Monter et Descendre permettent respectivement de dplacer dans la hirarchie du plan, vers le haut ou vers le bas, la partie de texte
slectionne dans le volet de droite.

Figure 4.9 Outils pour dplacer du texte en mode plan

Vous pouvez galement slectionner le texte que vous voulez dplacer et


effectuer directement un glisser-dposer laide de la souris. Pour ce faire,
pointez le symbole plac devant le titre que vous voulez dplacer. Quand le
curseur de la souris se transforme en une croix forme de deux flches,
maintenez le bouton de la souris enfonc et dplacez le titre. Une ligne
matrialise lemplacement o le texte sera dplac quand vous relcherez le
bouton de la souris. Bien videmment, ce nest pas seulement le titre qui
est dplac, mais lensemble du texte qui dpend de ce niveau de titre,
cest--dire tout le texte jusquau prochain titre de mme niveau ou de
niveau suprieur.

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Table des matires

65

Figure 4.10 Dplacement de texte par glisser-dposer en mode plan

TABLE DES MATIRES


Vous avez pu constater que la barre doutils Mode Plan comporte deux
boutons intituls Mise jour de la table des matires et Atteindre la table
des matires. Comme leur nom lindique, ces deux outils servent mettre
jour la table des matires et se positionner directement sur la table des
matires quand elle a t cre. Vous noterez que vous navez pas besoin
dtre en mode plan pour utiliser ces deux outils. Nous allons dans les pages
qui suivent dtailler la fonctionnalit de table des matires, qui nest bien
videmment disponible que dans la mesure o vous avez attribu des styles
de titres votre document.
La table des matires constitue en quelque sorte la vitrine de votre
document ; quand on feuillette un document long, cest presque toujours la
table des matires que lon consulte en premier afin davoir un aperu de
lensemble du texte. Vritable point dentre dans le texte, la table des
matires est galement un excellent instrument de recherche dinformation au mme titre quun index, telle enseigne que certains spcialistes

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66

Chapitre 4. Structure du document

prtendent quune bonne table des matires vaut bien mieux quun
mauvais index. Dans ces conditions, il y a lieu de soigner le fond et la forme
de la table des matires. Pour le fond, on prendra garde construire un plan
cohrent et bien articul ; de plus, on attachera de limportance la clart
des styles et leur harmonisation. moins que cela ne soit une absolue
ncessit, les titres trop longs sont bannir car ils diminuent la lisibilit. La
forme dune table des matires doit galement tre trs soigne car, comme
nous lavons soulign, cest bien souvent par sa lecture que lon prendra
connaissance de votre document. Une mise en page bcle, des numros de
page mal aligns et des retours la ligne intempestifs donneront dentre
de jeu vos lecteurs une pitre impression de la qualit de votre travail.
Pour toutes ces raisons, vous devez attacher un soin tout particulier la
cration de la table des matires. Il peut paratre assez logique de crer la
table des matires une fois que la rdaction du document est acheve, mais
en fait il nen est rien. En effet, mme si vous allez finaliser la table des
matires quand vous aurez totalement termin dcrire votre texte, vous
pouvez crer une table des matires ds que vous avez dj crit quelques
dizaines de pages pour toutes les raisons suivantes :
la table des matires vous permet davoir votre plan sous les yeux,
sa gnration est automatique et ne prend que quelques secondes,
chaque titre de la table des matires se comporte comme un lien hypertexte, si bien que vous pouvez vous en servir comme outil de navigation
dans votre texte,
la table des matires est dynamique et saura voluer au fil des
modifications de votre plan, sa mise jour tant presque instantane.

Cration dune table des matires


On mesure la valeur de son investissement styler son document quand on
veut gnrer une table des matires tant cette opration est simple et
rapide. Pour crer une table des matires, positionnez votre curseur
lendroit de votre document o vous voulez quelle soit insre et choisissez
la commande InsertionRfrenceTables et index. La bote de dialogue
Tables et index apparat.

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67

Table des matires

Figure 4.11 Cration dune table des matires

Assurez-vous que longlet Table des matires est bien slectionn et cliquez sur le bouton OK. Une table des matires est automatiquement gnre
puis insre lemplacement du curseur. Il existe bien videmment dans
cette bote de dialogue des options que nous allons dtailler, mais vous pouvez dj constater quen validant les options par dfaut, la cration dune
table des matires est extrmement rapide et le rsultat fort honorable.

Figure 4.12 Aperu dune table des matires gnre automatiquement

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68

Chapitre 4. Structure du document

Bien videmment, dans la pratique, vous aurez tout intrt insrer un


saut de page avant linsertion de la table des matires et crer un titre
dont lintitul sera Table des matires afin que cette mention figure
dans la table des matires.
Options de la bote de dialogue Table des matires
La zone Aperu avant impression, comme son nom lindique, fournit une
prvisualisation du rsultat obtenu une fois la table des matires gnre
automatiquement. Ds que vous modifiez une option de la bote de dialogue, le changement est rpercut dans laperu. Dans la mesure o laperu
naffiche pas la table des matires relle, mais une reprsentation assez simpliste, il nest pas toujours ais de se faire une ide juste du rsultat final.
Mais puisque la cration dune table des matires est presque instantane,
vous pouvez en gnrer autant que vous le souhaitez et faire tous les essais
que vous voulez. Pour ce faire, il suffit de demander la cration dune autre
table des matires ; ce moment-l, Word slectionne la table des matires
que vous avez insre prcdemment et affiche une bote de dialogue qui
demande si vous voulez remplacer la table des matires slectionne. Cliquez sur le bouton OK et lancienne table des matires est remplace par la
nouvelle.
La zone Aperu Web affiche une prvisualisation de laffichage en
Mode Web. Si lon souhaite convertir le document Word en un fichier
HTML pour le publier sur un site Web, on prendra soin de cocher la case
Utiliser des liens hypertexte la place des numros de page. En effet,
comme la notion de numro de page na aucun sens sur une page Web, il
est prfrable que chaque titre de la table des matires soit un lien hypertexte qui permette un accs direct aux diffrentes subdivisions du texte.
Les cases cocher Afficher les numros de page et Aligner les numros de page droite sont explicites et se passent de commentaires. De plus,
leffet produit par lactivation ou la dsactivation de ces cases cocher est
bien rendu dans la zone Aperu avant impression. On peut se demander
lintrt davoir la possibilit dimprimer une table des matires sans
numro de page ; en fait, si un volume comporte une table des matires
avec des numros de page, il est tout fait possible denvisager au dbut du
document linsertion dun sommaire ne contenant que les titres des gran-

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Table des matires

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des parties et des chapitres sans numro de page. Il sagira en fait dune
deuxime table des matires avec des options diffrentes.
La liste droulante Caractres de suite propose diffrents caractres de
suite (points, tirets discontinus, tirets continus) qui relient le titre son
numro de page. Il est possible de ne pas imprimer de caractres de suite et
vous prendrez votre dcision en faisant diffrents essais afin de voir quel
choix est le plus lisible. En gnral, ds que la largeur de la page dpasse
une quinzaine de centimtres, on utilise des caractres de suite sous la
forme de points.
La liste Afficher les niveaux permet de choisir le nombre de niveaux de
titres qui figurera dans la table des matires. Dans la pratique, si lon souhaite indenter les niveaux de titres, ce qui assure une bonne reprsentation
de la hirarchisation du document, on ne pourra pas afficher un trop grand
nombre de niveaux de titres. Mme sil est toujours possible quun titre
occupe plusieurs lignes dans la table des matires, cela nest gure recommand. Nous vous conseillons par consquent de choisir un nombre de
niveaux de titres qui soit compatible avec une mise en page soigne de la
table des matires.
La liste droulante Formats permet de slectionner une mise en forme
parmi les choix suivants : Depuis modle, Classique, Soign, Recherch,
Moderne, Officiel et Simple. Nous vous conseillons de tester ces
diffrentes options afin de voir celle qui correspond le mieux votre type
de document. Attardons-nous cependant sur loption Depuis modle : si
vous observez bien la bote de dialogue Tables et index, le fait de
slectionner cette option active le bouton Modifier qui est gris dans le cas
contraire. Loption Depuis modle signifie tout simplement que Word va
utiliser ses styles prdfinis pour mettre en forme la table des matires. Par
dfaut, ces styles prdfinis baptiss TM 1, TM 2, jusqu TM 9, ne sont pas
affichs dans la liste des styles disponibles. Comme vous laurez compris,
chaque style correspond un niveau hirarchique de titre. En
slectionnant loption Depuis modle, vous avez la possibilit de modifier
ces styles votre guise. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Modifier. Dans
la bote de dialogue Style, slectionnez le style que vous voulez changer et
cliquez sur le bouton Modifier. Dans la bote de dialogue Modifier le style,
effectuez les modifications ncessaires.

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70

Chapitre 4. Structure du document

Figure 4.13 Modification des styles intgrs de mise en forme de la table des matires

Si vous avez utilis les styles de titres prdfinis de Word pour styler
votre document, vous avez tout intrt modifier les styles TM 1, TM 2,
etc. car vous exercerez ainsi un meilleur contrle sur la mise en forme que
vous souhaitez. Faites cependant attention ne pas cocher la case Ajouter
au modle de la bote de dialogue Modifier le style dans la mesure o la
mise en forme dune table des matires dpend troitement du type de
document que vous concevez ; si vous intgrez au modle vos styles de table
des matires, ces derniers risquent de ne pas convenir pour un futur document bas sur ce modle. De la mme manire, nous vous recommandons
de dsactiver la case Mettre jour automatiquement, qui est coche par
dfaut.
Le bouton Options de la bote de dialogue Tables et index affiche la
bote de dialogue Options de la table des matires.
Cette bote de dialogue est importante car elle vous permet dindiquer
les lments qui vont composer la table des matires. Nous avons vu
jusqu prsent quune table des matires est gnre partir des styles de
titres, en se basant sur lindication du nombre de niveaux de titres que vous
avez choisi. La bote de dialogue Options de la table des matires permet

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Table des matires

71

de sophistiquer les choses ; vous pouvez ajouter dautres styles qui seront
pris en compte dans la table des matires, mais galement des niveaux hirarchiques, ainsi que des entres que vous pourrez insrer manuellement.

Figure 4.14 Vous pouvez intgrer dans la table


des matires dautres lments que les styles de titres

En cochant la case Styles, vous construisez la table des matires partir


des styles de titres intgrs, mais vous pouvez galement dsigner dautres
styles. Pour ce faire, il suffit de choisir les styles dans la liste Styles
disponibles et de leur attribuer un niveau hirarchique dans le champ
Niveau. Vous pouvez ainsi intgrer dans la table des matires des titres que
vous avez styls avec des styles personnaliss. Imaginons, par exemple, que
votre document comporte des encadrs ; il est fort peu probable que le titre
de lencadr sera styl avec un style de titre ; en revanche, il peut tre
intressant que le titre de lencadr se retrouve dans la table des matires.
Vous pouvez alors dsigner le style du titre de lencadr et lui attribuer le
niveau hirarchique o vous voulez quil apparaisse.

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72

Chapitre 4. Structure du document

De la mme manire, la case Niveaux hirarchiques, qui est coche par


dfaut, indique Word dintgrer dans la table des matires tous les styles
qui ont un niveau hirarchique suprieur ou gal au nombre de niveaux
que vous avez dfini dans la bote de dialogue Tables et index.
La case cocher Champs dentre de table vous permet dincorporer
la table des matires les codes de champ que vous avez dfinis manuellement (la procdure de cration de ces entres manuelles est explique plus
loin dans ce chapitre). Vous allez ainsi pouvoir intgrer la table des
matires du texte que les cases cocher Styles et Niveaux hirarchiques
ne permettent pas de rcuprer parce quil nest pas styl avec un style de
titre intgr ou bien parce quil ne comporte pas de niveau hirarchique.
Plus intressant, vous allez pouvoir par ce biais-l crer une autre table des
matires qui ne comportera pas les entres classiques des titres. En effet, si
vous dsactivez les cases Styles et Niveaux hirarchiques et cochez la case
Champs dentre de table, vous gnrez une nouvelle table des matires
qui ne comprend que les entres que vous avez dfinies manuellement.

Mise en forme manuelle de la table des matires


Mme si Word gre trs correctement la mise en forme de la table des
matires laide des styles, il y a parfois des cas o vous allez devoir mettre
en forme manuellement la table des matires. Ceci nest bien videmment
gure conseill, mais dans certaines situations complexes, cela vous rendra
de grands services. Pour que cette opration ait des chances de russite,
votre texte doit tre entirement stabilis et sa mise en page dfinitive.
Vous devez alors gnrer la fin de votre document une table des matires
en prcisant bien les options suivantes :
Afficher les numros de page : active
Utiliser des liens hypertexte la place des numros de page : dsactive
Une fois que la table est gnre, slectionnez-la pour la couper. Ouvrez
ensuite le traitement de texte WordPad (DmarrerTous les programmes
Accessoires) et collez la table des matires. Slectionnez-la dans WordPad,
copiez-la et collez-la dans Word. Vous rcuprez ainsi une table des matires
non style avec des titres, des numros de page et des tabulations entre les

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73

Table des matires

deux. Vous pouvez ensuite adopter la mise en page que vous voulez. Gardez
cependant bien lesprit que cette table des matires nest pas dynamique et
que si votre texte volue, elle ne pourra pas tre mise jour.
Vous pouvez tre galement amen intervenir au niveau de la mise en
forme de la table gnre, non pas tant sur le style que sur des dtails qui
posent problme. Un cas classique est le titre dont le dernier mot est rejet
sur la ligne suivante, ce qui est particulirement disgracieux ; si ce cas ne se
produit que sur un seul titre de la table des matires, il nest gure raisonnable daller modifier le style en question pour descendre le corps de la police.
Vous pouvez alors tricher et agir directement sur la ligne problmatique
en la slectionnant puis en modifiant sa mise en forme. Le fait de descendre le corps de la police de 0,5 point peut, par exemple, rsoudre le problme sans que cela ne se voie vritablement. Une autre solution consiste
modifier lespace entre les caractres.

Figure 4.15 Modification de lespacement


des caractres pour resserrer le texte

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74

Chapitre 4. Structure du document

La figure 4.15 illustre cette technique : la modification de loption Espacement en choisissant de condenser le texte de 0,1 point ou 0,2 point permet de diminuer la longueur du texte sans que cela se dtecte lil nu.
Bien videmment, toutes ces modifications seront crases si vous mettez jour la table des matires.

Mise jour de la table des matires


Il est parfois ncessaire de mettre jour la table des matires, notamment si
votre plan a t modifi ou si la pagination de votre texte a chang. Pour
mettre jour une table des matires, vous avez tout dabord la possibilit
den crer une autre, comme nous lavons dj vu, en crasant la prcdente. Cependant, cette solution nest gure pratique si vous avez mis du
temps paramtrer correctement votre table des matires. Le plus simple
consiste alors se positionner sur votre table des matires puis utiliser la
touche F9 qui fait apparatre la bote de dialogue Mettre jour la table des
matires.

Figure 4.16 Options de mise jour de la table des matires

Si la structure de vos titres na pas chang, vous pouvez simplement mettre jour les numros de page. Cette option a lavantage de conserver la
mise en forme de vos titres si vous avez modifi manuellement leur formatage. En revanche, si vous avez rajout des titres votre plan, vous devez
choisir loption Mettre jour toute la table.
Si vous constatez des erreurs dans la table des matires, comme des
fautes dorthographe, ne corrigez pas la table des matires, mais corrigez le titre o lerreur se situe, puis mettez jour la table des matires.

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75

Table des matires

En fait, vous devez bien comprendre quune table des matires nest
quune commande qui est donne Word, ce qui en fait une fonctionnalit
dynamique. Pour vous persuader de la chose, vous pouvez faire afficher
cette commande qui se matrialise sous la forme dun code de champ. Faites un clic droit sur une table des matires et, dans le menu contextuel,
choisissez Basculer les codes de champs. Laffichage de la table des matires disparat et vous dcouvrez le code de champ qui dfinit la table des
matires. Voici un exemple de code de champ dfinissant une table des
matires :
{ TOC \o "1-3" \u }
Pour revenir la table des matires, excutez nouveau la commande
Basculer les codes de champs. Un utilisateur qui connatrait dailleurs la
syntaxe de ce code de champ pourrait parfaitement insrer une table des
matires sans passer par la bote de dialogue Tables et index.
Si vous avez insr plusieurs tables des matires dans votre document,
vous ne pouvez les mettre jour quune par une. En effet, mme si vous
slectionnez toutes vos tables des matires, la bote de dialogue Mettre
jour la table des matires saffichera autant de fois quil y a de tables des
matires lorsque vous appuyez sur F9. Cest la raison pour laquelle il est
recommand de procder la mise jour de vos tables des matires en les
slectionnant les unes aprs les autres.
Pour supprimer une table des matires, vous pouvez utiliser la commande Basculer les codes de champs, puis slectionner le code de
champ et le supprimer.

Cration manuelle des champs dentre de table


Comme nous lavons vu, la bote de dialogue Options de la table des
matires permet de construire la table partir de champs dentre de table.
Ces entres reprsentent du texte que vous voulez voir figurer dans la table
des matires, mais qui na pas t styl pour y tre intgr naturellement,
comme les styles de titres prdfinis ou bien les titres dfinis avec un paramtre Niveau hirarchique. En fonction de ce que vous souhaitez, ces

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76

Chapitre 4. Structure du document

entres pourront tre intgres la table des matires ou bien constituer


une table des matires part ; vous prendrez cette dcision en activant ou
en dsactivant les cases cocher de la bote de dialogue Options de la table
des matires. Si dans votre document, vous avez toute une srie de
tableaux dont vous voulez quils soient rpertoris dans une table part,
vous allez alors crer une entre de table pour chacun de ces tableaux. Pour
crer une entre de table, vous devez dabord slectionner le texte qui fera
lobjet de lentre ou tout du moins vous positionner lemplacement de
llment rfrencer. Tapez ensuite la combinaison de touches
Alt + Maj + O. La bote de dialogue apparat.

Figure 4.17 Cration dun champ dentre de table

Si vous avez slectionn du texte, ce dernier se retrouve dans le champ


Entre. Vous pouvez modifier le contenu de ce champ pour saisir
exactement ce que vous voulez. Cest le texte qui figurera dans la table des
matires.
Le champ Identificateur de table affiche par dfaut la lettre C et vous
ne devez pas modifier cette option. Le champ Niveau indique le niveau
hirarchique dans la table des matires et vous pouvez choisir le niveau que
vous voulez. Quand vous avez correctement rempli les champs de la bote
de dialogue, cliquez sur le bouton Marquer, puis cliquez sur le bouton
Fermer.
Un code de champ apparat dans votre document, sous la forme :
{ TC "Texte de lentre" \f C \l "2" }
Vous devez baliser de la sorte toutes les entres que vous voulez intgrer
dans la table des matires. Pour que ces entres soient prises en compte lors

Chap04.fm Page 77 Lundi, 5. mars 2007 11:58 11

Cration dautres tables de rfrences

77

de la gnration de la table des matires, noubliez pas de cocher la case


Champs dentre de table dans la bote de dialogue Options de la table des
matires.
La commande Entre de table des matires qui fait apparatre la bote
de dialogue Identification des entres de la table des matires nest
disponible que par le biais dun raccourci clavier et ne figure dans
aucun menu. Vous pouvez nanmoins insrer cette commande sur
une barre doutils en choisissant AffichageBarres doutilsPersonnaliser ; dans la bote de dialogue Personnalisation, cliquez sur
longlet Commandes, et dans la catgorie Insertion, faites glisser
Entre de table des matires sur une barre doutils.

Cration de plusieurs tables des matires


Comme nous lavons dj signal, vous pouvez crer plusieurs tables des
matires au sein dun mme document. Pour ce faire, vous devez positionner le curseur lendroit o vous souhaitez insrer la table des matires.
Quand vous insrez une deuxime table des matires, Word ouvre une
bote de dialogue et vous demande si vous voulez remplacer la table des
matires slectionne. Cliquez sur le bouton Non, et vous insrerez une
nouvelle table des matires. Vous pouvez ainsi avoir plusieurs tables des
matires qui naffichent pas le mme niveau de dtail ; en utilisant des
signets, vous pouvez mme indiquer Word de ne gnrer la table des
matires que dune partie du document. Comme nous venons de le voir,
vous pouvez aussi, en crant manuellement des champs dentres de table,
gnrer une table compose dlments qui ne sont pas des titres.

CRATION DAUTRES TABLES DE RFRENCES


Il ne vous aura pas chapp que la bote de dialogue Tables et index comporte deux onglets intituls Table des illustrations et Table des rfrences. Sur le mme principe que les champs dentre de table, vous pouvez

Chap04.fm Page 78 Lundi, 5. mars 2007 11:58 11

78

Chapitre 4. Structure du document

crer dans votre texte des champs pour grer les lgendes des figures et les
citations.
Pour insrer un champ de lgende, vous choisirez la commande InsertionRfrenceLgende. La bote de dialogue Lgende vous permet de
saisir la lgende de votre illustration ; le texte insr possde le style prdfini Lgende. En fait, cette bote de dialogue se contente pour partie
dattribuer le style Lgende au texte que vous avez saisi, si bien que si vous
stylez les lgendes de vos illustrations avec le style Lgende, vous navez pas
besoin de passer par cette bote de dialogue.
Pour insrer un code de champ de citation, vous devez slectionner le
texte rfrencer puis utiliser la combinaison de touches Alt + Maj + I qui
fait apparatre la bote de dialogue Citation. Remplissez les champs ncessaires et cliquez sur le bouton Marquer. En fait, Word entend par citation
un systme de rfrence des textes juridiques, comme des lois, des rglements ou de la jurisprudence. Ce type de table ne vous servira donc que si
vous avez traiter des documents de nature juridique.
Quand vous avez balis lensemble de votre texte pour crer des champs
de lgende ou bien des codes de champ de citation, vous pouvez alors crer
une table des illustrations ou une table des rfrences. Pour ce faire, choisissez la commande InsertionRfrenceTables et index et cliquez sur
longlet Table des illustrations ou bien Table des rfrences. Le processus
de gnration de ces tables est trs similaire celui de cration dune table
des matires.

Chap05.fm Page 79 Lundi, 5. mars 2007 12:05 12

5
Paramtres de Mise en page,
en-ttes et pieds de page
Il peut paratre tonnant de consacrer un chapitre cette fonctionnalit
apparemment simple que sont les en-ttes et les pieds de page. Pourtant,
ceux qui ont un peu dexprience dans la production de documents longs
avec Word savent quel point ce problme est vraiment pineux et peut
faire perdre un temps considrable quand on sy prend mal. Enfin, par
nature, un problme dans len-tte ou dans le pied de page se retrouvera
bien souvent sur toutes les pages du document. Pour quiconque est habitu
lire des rapports ou des mmoires rdigs sous Word, le moindre problme
dans un en-tte ou un pied de page sautera aux yeux et fournira un bon
indicateur du niveau de comptence du rdacteur en matire de traitement
de texte
Dautre part, le problme des en-ttes et des pieds de page est en rapport
avec de nombreuses notions importantes comme limpression recto verso,
le rle des sections, les tabulations ou la numrotation des pages. Pour toutes ces raisons, il est important de bien matriser ces notions afin de faire
bonne impression en produisant des en-ttes et des pieds de page dune
qualit irrprochable.
Bien videmment, si lon vous impose une feuille de styles pour la rdaction de votre document long, vous navez, en principe, pas modifier les
paramtres de mise en page car ils sont dj dfinis dans le modle que lon

Chap05.fm Page 80 Lundi, 5. mars 2007 12:05 12

80

Chapitre 5. Paramtres de Mise en page, en-ttes et pieds de page

vous a fourni. Cela vous laisse bien entendu beaucoup moins de libert
dans la mise en forme, mais vous pourrez au moins, en cas de problme,
incriminer la feuille de styles et dcharger ainsi votre responsabilit

PARAMTRES DIMPRESSION
Certaines caractristiques des pieds de page dpendent en fait troitement
des paramtres de mise en page qui ont t dfinis pour le document. Nous
allons nous attarder uniquement sur les points importants qui risquent de
vous poser problme.
La bote de dialogue Mise en page (FichierMise en page) permet de
dfinir tous les paramtres qui vont conditionner la mise en page et, par
consquent, avoir un impact sur les en-ttes et les pieds de page.

Figure 5.1 Dfinition des paramtres de mise en page

Chap05.fm Page 81 Lundi, 5. mars 2007 12:05 12

Paramtres dimpression

81

Quand vous travaillez sur un format de papier qui nest pas standard,
cest--dire diffrent du format A4, vous avez deux manires de grer les
marges : vous calculez vos marges partir de la taille relle de votre papier
et vous devez ce moment-l dfinir la taille exacte du papier que vous utilisez ; vous pouvez aussi dfinir vos marges partir du format A4 et augmenter la taille de vos marges de la diffrence entre votre papier et le
format A4. Prenons un exemple : vous devez imprimer votre document sur
un format de papier de 13 par 20 centimtres avec des marges de 1,5 centimtre de chaque ct. La premire solution consiste indiquer ces marges
et dfinir dans longlet Papier un format de taille personnalise. La
deuxime solution consiste indiquer que lon travaille sur du papier A4 et
modifier les marges en consquence :
Marge du haut = (29,7 20) / 2 + 1,5 = 6,35
Marge de gauche = (21 13) / 2 + 1,5 = 4,5

Figure 5.2 Dfinition dune taille de papier personnalise

Chap05.fm Page 82 Lundi, 5. mars 2007 12:05 12

82

Chapitre 5. Paramtres de Mise en page, en-ttes et pieds de page

Recto verso
lheure o lexpression dveloppement durable est mise toutes les
sauces, il peut paratre assez tonnant que lon imprime si peu en recto
verso ! Regardez autour de vous et amusez-vous compter le nombre de
pages imprimes qui pourraient ltre en recto verso : rapports, mmoires
dtudiants, documents internes aux organisations, listes, etc. Il y a sans
doute des raisons historiques cela car les imprimantes qui sont capables
dimprimer en recto verso taient trs chres il y a encore quelques annes.
Mais on peut remarquer que malgr leur dmocratisation les mentalits
nont gure volu. Pourtant il ne faut pas rflchir trs longtemps pour
sapercevoir quen imprimant en recto verso, on conomise beaucoup de
papier, on obtient des documents moins lourds transporter et moins volumineux stocker. Avant de vouloir supprimer compltement le papier, on
pourrait peut-tre dj militer en faveur de ladoption du recto verso [fin
de la supplique cologique]
Outre une conomie en papier, limpression en recto verso va surtout
permettre de donner vos documents une qualit professionnelle que lon
rencontre notamment dans les livres car il ne vous aura pas chapp que les
pages du produit que vous tenez entre les mains sont imprimes des deux
cts. Cette sophistication engendre videmment un surcrot de complexit, mais rien de vritablement insurmontable.
Quand on imprime en recto verso, la notion de reliure est importante.
Rappelons ici une vidence qui mrite de ltre : si vous faites des essais
pour dterminer la taille optimale de vos marges, vous allez imprimer une
page dun extrait reprsentatif de votre document. Vous allez ensuite examiner cette feuille dans tous les sens pour voir si les marges vous paraissent
correctement dfinies. Le problme est que la donne changera compltement quand vous aurez imprim les 400 pages de votre document long et
que vous laurez reli. Si vous navez utilis quun ct de la feuille, vous
allez vite vous rendre compte quune partie importante de la marge gauche
est prise par la reliure.
Si vous avez imprim en recto verso et que vous ouvrez votre volume
peu prs au milieu, vous vous apercevrez alors que le bord droit des pages
paires et le bord gauche des pages impaires sont finalement trs proches

Chap05.fm Page 83 Lundi, 5. mars 2007 12:05 12

Paramtres dimpression

83

lun de lautre. Le paramtre Reliure sert prendre en compte ce phnomne ; la dimension de la reliure dpend bien videmment du nombre de
pages de votre document ainsi que de lpaisseur de votre papier (comptez
une moyenne de 1 centimtre pour 200 pages). Si vous imprimez uniquement en recto, vous pouvez ignorer ce paramtre et vous contenter daugmenter la marge gauche.
En revanche, il faut obligatoirement indiquer une valeur pour le paramtre Reliure si vous imprimez en recto verso ; la valeur de la reliure viendra en fait augmenter la marge droite des pages de gauche (pages paires) et
la marge gauche des pages de droite (pages impaires).
Si vous envisagez une impression en recto verso, il est important que
vous intgriez bien la diffrence entre page paire et page impaire car
cette notion revient souvent.

Rle des sections


Word dfinit une section comme la partie dun document dans lequel
vous dfinissez certaines options de mise en page . Cette dfinition laisse
supposer que certaines options de mise en page ne sont pas globales, mais
peuvent sappliquer uniquement une portion du document.
Pourtant, en rgle gnrale, on dfinit une bonne fois pour toutes les
paramtres de mise en page du document et lon ny revient plus. Il est
ainsi trs rare que lon ne conserve pas des marges identiques tout au long
dun mme document. Il arrive nanmoins assez souvent que lon ait
besoin de modifier la mise en page au fil du texte. En fait, vous devez
retenir que chaque fois que vous avez besoin de modifier dans un document un des paramtres de la bote de dialogue Mise en page, vous devez
crer une section.
Vous remarquerez dailleurs que chacun des onglets de cette bote de dialogue possde une zone Aperu avec une commande Appliquer . Cela
signifie bien que chacun des paramtres de la mise en forme peut varier au
cours du document.

Chap05.fm Page 84 Lundi, 5. mars 2007 12:05 12

84

Chapitre 5. Paramtres de Mise en page, en-ttes et pieds de page

Prenons quelques exemples classiques o lutilisation des sections


devient obligatoire :
modification du nombre de colonnes (vous voulez imprimer quatre
pages de votre document en deux colonnes) ;
modification de lorientation (vous avez un tableau trop large que vous
souhaitez imprimer en paysage) ;
numrotation des lignes dune partie de votre document ;
utilisation den-ttes diffrents.
Word cre dailleurs automatiquement des sections quand il effectue
certaines oprations. Cest notamment le cas quand vous lui demandez de
mettre une partie dun texte en colonnes. Word encadre le texte en colonnes par deux sauts de section continus. Il faut rappeler ici quil existe quatre
types de saut de section que vous pouvez insrer manuellement grce la
commande InsertionSaut :
Le saut de section Page suivante insre une marque de section et saute
une page o commence la nouvelle section.
Le saut de section Continu insre une marque de section et commence
la nouvelle section juste aprs (en gnral sur la mme page).
Le saut de section Page paire insre une marque de section et commence
la nouvelle section sur la prochaine page paire.
Le saut de section Page impaire insre une marque de section et commence la nouvelle section sur la prochaine page impaire.
Dans les deux derniers types de saut de section, vous devez bien tre
conscient du fait que le saut de section peut engendrer la cration dune
page vide. Par exemple, si vous tes sur une page impaire et que vous insrez un saut de section Page impaire, une page vide paire est cre avant le
dbut de la nouvelle section.
Dans le cadre dune impression recto verso, vous utiliserez souvent ce
type de saut de section car on commence toujours les premires pages de
chapitre sur une page impaire (page de droite).

Chap05.fm Page 85 Lundi, 5. mars 2007 12:05 12

Paramtres dimpression

85

Figure 5.3 Dfinition dun saut de section

Comme vous laurez compris, les sections vont jouer un rle prpondrant dans lutilisation des en-ttes et des pieds de page.
En effet, si vous voulez faire varier les en-ttes au fil des parties ou des
chapitres de votre document, vous allez tre oblig de crer une nouvelle
section chaque fois que votre en-tte sera modifi.
Pour mieux comprendre comment les choses sarticulent, prenez quelques livres au hasard et examinez attentivement la manire dont les
en-ttes sont composs et voluent au cours de louvrage.
Prenons un exemple pour illustrer notre propos : vous rdigez un document
que vous allez imprimer en recto verso et qui contient 7 parties ; vous souhaitez
imprimer sur len-tte de la page de gauche le titre du document et sur len-tte
de la page de droite le titre de la partie.
Pour ce faire, vous allez devoir crer autant de sections quil y a de parties.
Pour signifier que vous voulez que vos en-ttes soient diffrents sur les pages paires et les pages impaires, il faut cocher une case de longlet Disposition de la
bote de dialogue Mise en page. De la mme manire, il faudra cocher la case
Premire page diffrente car il est de coutume de laisser les premires pages
dune section vierges de tout titre courant.

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86

Chapitre 5. Paramtres de Mise en page, en-ttes et pieds de page

Figure 5.4 Paramtrage des en-ttes et des pieds de page

Loption partir du bord va dterminer les dimensions exactes des enttes et des bas de page. Si les marges dfinissent ce que lon appelle la zone
imprimable (lemplacement o votre texte sera imprim), la taille des enttes et pieds de page est dfinie selon la formule suivante :
Taille de la marge paramtre partir du bord
Dans la mesure o il nest pas trs esthtique que le texte de len-tte soit
coll au dbut du texte de la zone imprimable, vous devez prendre garde la
rpartition harmonieuse du texte de len-tte dans lespace qui lui est rserv.
De la mme manire, vous devez galement faire attention la dimension de
votre pied de page si vous utilisez de nombreuses notes de bas de page.

DFINITION DES EN-TTES ET DES BAS DE PAGE


Si vous souhaitez uniquement paginer votre document, vous navez nul
besoin de passer par la dfinition dun en-tte ou dun pied de page. Pour ce

Chap05.fm Page 87 Lundi, 5. mars 2007 12:05 12

Dfinition des en-ttes et des bas de page

87

faire, il vous suffit dexcuter la commande InsertionNumros de page.


Dans la bote Numros de page, vous pourrez dfinir la position, lalignement et le format du numro de page.

Figure 5.5 Dfinition de la pagination dun document

Si cette bote de dialogue permet de paginer rapidement un document,


elle ne permet en aucune faon un contrle fin de la pagination. Son utilisation est donc proscrire pour tout travail soign.
La dfinition den-tte et de pied de page se ralise par le biais de la
commande AffichageEn-tte et pied de page. Lexcution de cette commande a plusieurs consquences : si ce nest dj fait, laffichage passe en
Mode Page ; le texte de la zone imprimable devient gris et inaccessible
alors que vous pouvez saisir du texte dans les zones labellises En-tte et
Pied de page. De plus, la barre doutils En-tte et pied de page est affiche.

Figure 5.6 Affichage de len-tte dun document

Vous allez pouvoir composer dans ces espaces rservs vos en-ttes et vos
pieds de page. Pour ce faire, vous avez votre disposition les outils de la

Chap05.fm Page 88 Lundi, 5. mars 2007 12:05 12

88

Chapitre 5. Paramtres de Mise en page, en-ttes et pieds de page

barre doutils qui vous permettent notamment dinsrer plusieurs codes de


champs.

Figure 5.7 Insertion de champs dans un en-tte ou un pied de page

Quand vous insrez un champ, Word naffiche pas le code de champ,


mais la valeur du code de champ, ce qui vous donne tout de suite un aperu
du rsultat. Vous pouvez nanmoins visualiser les codes de champ en faisant un clic droit sur le champ et en choisissant la commande Basculer les
codes de champs dans le menu contextuel.
Certains boutons de la barre doutils sont trs utiles et notamment les
outils de navigation. Si vous travaillez sur un document long, naviguer
entre les diffrents en-ttes du document peut tre relativement pnible si
vous utilisez lascenseur. Word met votre disposition deux outils qui permettent de passer rapidement len-tte (ou au pied de page) suivant ou
prcdent.

Figure 5.8 Dplacement rapide entre les en-ttes dun document

Chap05.fm Page 89 Lundi, 5. mars 2007 12:05 12

Dfinition des en-ttes et des bas de page

89

Ces outils sont extrmement pratiques car en fait il ny a pas dans un


document long autant den-ttes diffrents quil y a de pages. En gnral,
on compte trois en-ttes diffrents pour chaque section :
Premier en-tte
En-tte de page paire
En-tte de page impaire
Il est donc trs utile de pouvoir sauter dun en-tte lautre. De la mme
manire, Word propose un outil pour passer rapidement de len-tte au
pied de page (Basculer en-tte/pied de page).
Un autre outil mrite toute votre attention si vous voulez crer des enttes et des pieds de pages diffrents ; comme nous lavons dj dit, vous
devez pour ce faire crer des sections et paramtrer longlet Disposition de
la bote de dialogue Mise en page, mais cela ne suffit pas. En effet, quand
vous allez, par exemple, saisir len-tte de votre premire section en inscrivant le titre du premier chapitre de votre roman, vous allez avoir la dsagrable surprise de voir que ce titre se propage aux en-ttes des autres
sections. Word cre automatiquement une liaison entre les en-ttes de toutes les sections. Pour rompre cette liaison, vous devez utiliser loutil Lier au
prcdent dont vous conviendrez avec nous quil est bien mal nomm.
Une fois que vous avez activ cette commande, vous pouvez saisir un entte diffrent, mais vous devrez rompre cette liaison pour chacune des sections et pour chaque type de page (paire et impaire).

Figure 5.9 Rupture de la liaison entre deux en-ttes

La dernire chose qui est importante savoir est que lorsque vous composez votre en-tte ou votre pied de page, les commandes de mise en forme
de Word sont toujours actives et vous pouvez donc effectuer tous les formatages que vous souhaitez. Vous pouvez, par exemple, tracer une bordure

Chap05.fm Page 90 Lundi, 5. mars 2007 12:05 12

90

Chapitre 5. Paramtres de Mise en page, en-ttes et pieds de page

pour faire un filet ou bien insrer une image. Vous ne devez pas non plus
perdre de vue que vous pouvez insrer des tabulations ; il nest peut-tre pas
inutile de rappeler que les tabulations sont le seul moyen de positionner
prcisment du texte dans un en-tte ou un pied de page. Si vous voulez
centrer ou aligner correctement certains champs (notamment les numros
de page), vous serez oblig dutiliser des tabulations.

Figure 5.10 Insertion dune bordure, dune tabulation


et dune image dans un en-tte

Chap06.fm Page 91 Mardi, 6. mars 2007 12:48 12

6
Bibliographie
La bibliographie est lensemble des rgles et des pratiques qui permettent
didentifier les livres, et plus gnralement des documents, afin dy avoir
accs en cas de besoin. Les auteurs dun document long sont concerns par
la bibliographie chaque fois quils citent un ouvrage, et la fin quand ils
rdigent la liste des rfrences cites, quon appelle aussi la bibliographie
du document. Le terme bibliographie est donc polysmique, et les problmes relatifs la bibliographie peuvent vite devenir minemment complexes. Nous avons voulu, dans ce chapitre, identifier les principaux
problmes et donner des directives pratiques ceux qui ont grer une
bibliographie, quitte simplifier les choses. Nous envisagerons :
les problmes bibliographiques poss un auteur ;
les changements qua entrans linformatique dans les pratiques bibliographiques ;
lassistance bibliographique disponible dans Word jusqu la version 2003 ;
lassistance bibliographique dans Word 2007.

CITATIONS ET RFRENCES
Pour prciser le sens spcifique de ces termes ambigus, nous commentons
quatre exemples diffrents de citations :

Chap06.fm Page 92 Mardi, 6. mars 2007 12:48 12

92

Chapitre 6. Bibliographie

a) Comme disait Voltaire, Cultivons notre jardin ; le texte et le nom de


Voltaire sont cits de mmoire, sans indication de la rfrence, cest-dire de lidentit prcise du livre source.
b) Les Essais de Montaigne sont une source intarissable de sagesse ; ici le
texte mentionne un livre et son auteur, sans renvoyer une rfrence
qui prciserait ldition et la date.
c) Sur les rapports du livre et de la lecture on se reportera avec profit
[Escarpit 1973] ; la phrase renvoie la rfrence dun ouvrage partir de
son appel de citation [Escarpit 1973].
d) La vedette matire reprsente un sujet, cest--dire une combinaison
de concepts, daspects alors que le descripteur reprsente un concept
unique. [Hudon 1994, 37] ; lextrait cit est localis (p. 37) dans le
cadre de lappel de citation du livre dont il est tir [Hudon 1994].
Comme vous laurez compris, nous employons ici le terme citation
dans un sens bien diffrent de celui de Word quand il lutilise dans la
bote de dialogue Citation (voir le chapitre 4).
On peut tirer de ces exemples plusieurs conclusions :
Le terme citation sapplique le plus souvent la reproduction dun
bref extrait dune uvre, avec le nom de lauteur, comme dans un dictionnaire des citations. Cest le cas des exemples a et d. Mais il peut aussi
dsigner la simple mention dune source dinformation, sans aucun
extrait, comme dans les exemples b et c.
On peut faire des citations sans fournir de rfrence bibliographique
(exemples a et b). Mais dans tous les documents o les citations jouent
un rle important, lusage de la rfrence est indispensable (exemples c
et d). Celle-ci sert la fois de garantie dauthenticit et de moyen
daccs la source.
Une rfrence bibliographique complte est ncessairement encombrante. Pour permettre au lecteur daccder facilement cette rfrence
sans crer de rupture dans le texte, on utilise un type de renvoi particulier, par exemple [Escarpit 1973], que nous appellerons appel de cita-

Chap06.fm Page 93 Mardi, 6. mars 2007 12:48 12

Problmes de bibliographie

93

tion de prfrence citation en corps de texte qui est calqu sur


langlais in text citation.

PROBLMES DE BIBLIOGRAPHIE
Bien quelles soient encadres par des normes et par des usages, la citation
dun document externe dans le cours dun texte et la rdaction dune
bibliographie la fin dun chapitre ou dun ouvrage sont souvent une
source de difficults en raison de la multiplicit des solutions possibles.

Variations dans la rdaction des rfrences


Lcriture des rfrences bibliographiques peut varier en fonction de diffrents facteurs.
Catgorie bibliographique du document
Les rgles ne sont pas les mmes selon quon fait rfrence une monographie, un article de journal, un document iconographique, un cdrom ou
une ressource du Web. Exemple :
RASTIER, Franois. Sens et textualit. Paris : Hachette, 1989. 286 p.
Collection Langue, Linguistique, Communication. ISBN 2-01-014453-8.
RASTIER, Franois. Sens et textualit [en ligne]. Rdition en facsimil de ldition papier [Paris : Hachette, 1989. 286 p.] Paris : Texto,
2004. Format PDF. Disponible sur : <http://www.revue-texto.net/Archives/Sens-et-textualite/Rastier_sens_et_textualite.html>. (Consult le
16/03/2004).
Style de citation choisi
Les normes fixent des rgles contraignantes sur le choix des catgories du
document, mais lintrieur de chaque catgorie elles laissent la libert de
choisir un style particulier, appel style de citation. Cette libert porte sur
le nombre de donnes prises en compte et la mise en forme.

Chap06.fm Page 94 Mardi, 6. mars 2007 12:48 12

94

Chapitre 6. Bibliographie

Chaque catgorie comporte des rubriques obligatoires et des rubriques


facultatives :
RICOEUR, Paul. Essais dhermneutique. T.2, Du texte laction.
Paris : ditions du Seuil, 1986. Coll. Esprit. Dir. de ldition Olivier
Mongin. ISBN 2-02-009377-4. (Rfrence maximale)
RICOEUR, Paul. Essais dhermneutique. T.2, Du texte laction.
Paris. 1986. ISBN 2-02-009377-4. (Rfrence minimale)
Il est galement possible de jouer sur la ponctuation et les enrichissements typographiques :
RICOEUR, Paul. Essais dhermneutique. T.2, Du texte laction.
Paris : ditions du Seuil, 1986. Coll. Esprit. Dir. de ldition Olivier
Mongin. ISBN 2-02-009377-4. (style sobre)
RICOEUR, Paul. Essais dhermneutique T.2, Du texte laction.
Paris : ditions du Seuil. 1986. Coll. Esprit Dir. de ldition Olivier
Mongin. ISBN 2-02-009377-4. (style soign)

Variations dans les appels de citation


Trois solutions peuvent tre envisages :
a) Utiliser un numro de note de page comme appel de citation et crire la
rfrence correspondante en note de bas de page. Dans cette hypothse,
notre quatrime exemple de citation (d) deviendrait :
La vedette matire reprsente un sujet, cest--dire une combinaison
de concepts, daspects alors que le descripteur reprsente un concept
unique 1
Et la rfrence en bas de page serait :
1

Hudon, Michle (1994) Le thsaurus : conception, laboration, gestion. Montral : ASTED p. 37

b) Numroter les rfrences de la liste bibliographique dans lordre o les


citations correspondantes apparaissent dans le texte pour la premire
fois, et utiliser ces numros comme appels de citation.

Chap06.fm Page 95 Mardi, 6. mars 2007 12:48 12

Informatique et bibliographie

95

Si la premire citation du livre ci-dessus apparaissait dans le texte en


trentime position, la rfrence au livre porterait le numro [30], et la
citation deviendrait :
La vedette matire reprsente un sujet, cest--dire une combinaison
de concepts, daspects alors que le descripteur reprsente un concept
unique [30, p. 37]
c) Classer les rfrences de la liste bibliographique par nom dauteur, et utiliser le nom entier ou abrg , ou le nom et la date de publication,
comme appel de citation.
Lusage des rfrences et des citations implique donc de choisir entre un
grand nombre de solutions possibles. Notons dailleurs que ce choix nest
pas toujours le fait de lauteur, ce dernier tant bien souvent tributaire dun
diteur ou dun directeur de recherche Cependant, quelle que soit la
solution envisage, il conviendra de sy tenir scrupuleusement tout au long
du document.

INFORMATIQUE ET BIBLIOGRAPHIE
Les transformations apportes par la rvolution informatique dans la production et la gestion des documents ont influenc profondment lvolution des normes et des pratiques bibliographiques.

volution des normes et des styles bibliographiques


La production et la gestion automatise des documents ont fait apparatre
pour la premire fois la possibilit dchanger des donnes bibliographiques
entre les bibliothques ou les centres de documentation, et mme de partager les tches fastidieuses de la catalographie (rdaction des notices bibliographiques des catalogues).
Cet objectif ambitieux impliquait une normalisation pralable de
grande ampleur : harmoniser dune part les formats informatiques de production des documents, et dautre part les pratiques bibliographiques qui
les identifient et les dcrivent.

Chap06.fm Page 96 Mardi, 6. mars 2007 12:48 12

96

Chapitre 6. Bibliographie

Pour nous en tenir au second point, la norme ISO 690 de 1987 (relaye
par la norme franaise AFNOR NF Z 44-005 de dcembre 1987) dcrit les
standards des rfrences bibliographiques aux documents imprims. Lvolution rapide des supports lectroniques et la prolifration consquente de
textes lectroniques ont impos llaboration dune seconde partie de cette
norme ; en effet, les ressources lectroniques du Web posent un problme
indit puisquelles ne disposent ni de la prennit du papier ou du polycarbonate (support physique des CD et des DVD), ni de la scurit du dpt
lgal. Le problme pos aux bibliographes tait le suivant : fallait-il intgrer ces nouvelles ressources aux normes bibliographiques classiques, ou
envisager deux types de rfrences distinctes ? Les experts du comit de
normalisation ISO ont opt pour la premire solution, et en fvrier 1997 ils
ont complt la norme ISO 690 par la norme ISO 690-2 qui est consacre
aux rfrences bibliographiques des documents lectroniques (la norme
correspondante franaise est la norme AFNOR NF Z 44-005-2 de janvier
1998). Cette norme reprend la plupart des spcifications imposes aux
autres types de documents mais y ajoute quatre nouvelles rubriques :
Type de support
Date de mise jour ou de rvision
Disponibilit et accs
Date de consultation de la rfrence
Exemple (les nouveaux lments sont en gras) :
Caron, Rosaire. Comment citer un document lectronique ? . In Universit Laval. Bibliothque. Site de la Bibliothque de lUniversit Laval,
[En ligne]. Page modifie le 26-07-2006.
http://www.bibl.ulaval.ca/doelec/citedoce.html
(Page consulte le 27 mars 2000)
Les quatre nouveaux lments peuvent tre qualifis de "mesures de scurit" contre la non-prennit des documents numriques, un point dembarras
qui a entrav pendant longtemps les citations des publications lectroniques.
(Kyheng 2004, 2, Documents imprims / documents lectroniques)

Signalons aussi qu la mme priode des associations sectorielles amricaines (mdecine, agriculture, sciences sociales...) qui publient des revues

Chap06.fm Page 97 Mardi, 6. mars 2007 12:48 12

Informatique et bibliographie

97

prestigieuses ont labor des protocoles qui proposent un style particulier


de rfrence, et qui sans avoir le statut de normes sont considrs comme
des modles courants. Chacun de ces styles conseille aussi un type particulier dappel de citation (en gnral Auteur-Anne).
Voici des exemples de variantes de la mme rfrence, selon quelquesuns de ces styles :
APA (American Psychological Association)
Fleming, T. (1997). Liberty!: The American revolution. New York: Viking.
CSE (Council of Science Editors) Revues scientifiques
1) Pour lappel de citation numrique
Fleming T. Liberty!: The American Revolution. New York: Viking;
1997. 394 p.
2) Pour lappel de citation Auteur-anne
Fleming T. 1997. Liberty!: The American Revolution. New York:
Viking. 394 p.
MLA (Modern Language Association of America literature, arts, and
humanities)
Fleming, Thomas. Liberty!: The American Revolution. New York:
Viking, 1997.
Turabian (style employ dans les universits amricaines)
Fleming, Thomas. Liberty!: The American Revolution. New York:
Viking, 1997.

Cration de bases de donnes bibliographiques


Ds le dbut de linformatisation, les centres dInformation scientifique et
technique (IST) ont constitu des bases de donnes documentaires qui collectionnent des millions de rfrences bibliographiques. Ces systmes offrent
des possibilits de recherche volues car ils sont structurs en une srie de
champs interrogeables (auteur, titre). Les rfrences, matire premire de
la bibliographie, sont donc aujourdhui abondantes et faciles collecter.
Toutefois les formats denregistrement des rfrences ne sont pas encore
unifis et les changes posent souvent des problmes de compatibilit.

Chap06.fm Page 98 Mardi, 6. mars 2007 12:48 12

98

Chapitre 6. Bibliographie

Logiciels de gestion de rfrences bibliographiques


Les problmes de la citation ont veill la crativit des concepteurs de
logiciels, qui ont cr des programmes spcialiss, dits logiciels bibliographiques (bibliographic software tools) ou logiciels de gestion de rfrences
(reference management programs). Ces produits visent faire assumer par la
machine les difficults bibliographiques des auteurs en leur permettant :
de constituer aisment une bibliothque personnelle de rfrences en
important des donnes extrieures1 ;
de faire aisment des citations dont la cohrence est contrle ;
de disposer dune bibliographie compose automatiquement dans le
style choisi.
Ces outils ingnieux, essentiellement amricains et de langue anglaise
leurs dbuts, ont connu un dveloppement important au cours de la dernire dcennie, et leur march est en constante volution. La plupart de
ces logiciels sont payants (Endnote, Procite, Reference Manager...) mais
quelques-uns sont gratuits pour les tudiants des universits qui ont pay
leur contribution (Refworks) ou mme pour les particuliers (Biblioexpress
et un nouveau venu, Zotero2). Une abondante littrature leur est consacre sur le Web. Outre les sites des concepteurs qui sont majoritairement
amricains, on trouve sur les sites francophones, franais ou canadiens, des
tudes comparatives [Jumeau 2007] et mme un blog, [Hanser 2006].

LA BIBLIOGRAPHIE AVEC WORD 2003


On peut envisager plusieurs solutions en fonction de lampleur des difficults rsoudre :
se contenter des seules ressources du traitement de texte ;
utiliser le module des notes de bas de page ;
sadjoindre le secours dun logiciel bibliographique.
1. Bon nombre de bases de donnes bibliographiques (comme PubMed) permettent
lexportation des notices au format Endnote ou Refworks.
2. http://www.zotero.org/

Chap06.fm Page 99 Mardi, 6. mars 2007 12:48 12

La bibliographie avec Word 2003

99

Traitement manuel des problmes bibliographiques


Dans les premires annes de la bureautique, les auteurs de documents longs
ne disposaient que de laide du traitement de texte pour emmagasiner des
rfrences et pour les exploiter sous forme de citations. Aujourdhui (2007),
ils disposent en plus des immenses ressources de lInternet et ils peuvent
squiper de logiciels spcialiss. Mais une partie dentre eux se satisfait
encore de la mthode manuelle pour constituer un stock de rfrences et
pour grer les problmes de citation. Cette solution rustique nest pas draisonnable si le texte ne comporte pas plus dune page de rfrences.
Constituer un stock de rfrences
La structure souple et peu contraignante du traitement de texte permet
un auteur de stocker dans un fichier particulier une liste de rfrences
susceptibles dalimenter sa bibliographie. Celles-ci peuvent tre recopies
manuellement partir de loriginal, ou plutt insres par copier-coller
partir dun autre fichier textuel. Mais la source la plus riche est la foison de
banques de donnes bibliographiques disponibles sur lInternet. Rserves
au dbut aux professionnels des diffrents domaines (agriculture,
mdecine, etc.) elles deviennent peu peu accessibles sur le Web un
large public, en priorit aux universitaires, et pour une moindre part aux
simples particuliers. Cest ainsi que le SUDOC (Systme universitaire de
documentation), consultable http://www.sudoc.abes.fr/, donne accs un
catalogue riche de plusieurs millions de notices. On trouvera galement un
rpertoire des bases de donnes gratuites dans [URFIST de Lyon 2006].
Il appartient lutilisateur, aprs avoir rapatri les rfrences de son
choix, de les adapter au modle de sa liste pour en prserver la cohrence.
Grer les problmes de citation
La gestion autonome des problmes bibliographiques se ramne quatre
tches :
choisir un modle de rfrence ;
choisir un mode de classement des rfrences et un appel de citation ;

Chap06.fm Page 100 Mardi, 6. mars 2007 12:48 12

100

Chapitre 6. Bibliographie

assurer la cohrence de la bibliographie et des citations ;


composer sa bibliographie.
Prcisons que les deux premires tches sont des choix qui incombent
lauteur, mme sil dispose dun logiciel bibliographique sophistiqu.
Choisir un modle de rfrence
On peut choisir un modle par imitation dun autre auteur, ou aprs avoir
compar les avantages et les inconvnients de diffrents styles.
Aujourdhui on dispose de nombreuses sources de conseils. Signalons,
parmi beaucoup dautres :
sous forme imprime : [Boulogne 2005]
sur le Web : [Kyheng 2004], [Jumeau 2007], [CERISE 2004]
Les difficults proviennent souvent de rfrences des ressources du
Web qui nont bien souvent pas la stabilit des rfrences aux documents
imprims. On trouve de nombreux exemples dans [Caron 2006].
Choisir un mode de classement des rfrences et un appel de citation
Quand un auteur gre lui-mme sa bibliographie, le contrle de la cohrence et la vrification des donnes bibliographiques reposent entirement
sur sa vigilance.
On a vu plus haut que lon a le choix entre trois types de classement des
rfrences cites : classement numrique des rfrences en bas de page, classement squentiel de lensemble des rfrences en fin de document, classement alphabtique par nom dauteur en fin de document. chaque cas
correspond un type particulier dappel de citation : un appel de note dans les
deux premiers cas, un nom dauteur suivi dune date dans le troisime.
Les citations par appel de note tant gres automatiquement par Word,
la seule mthode qui convient une gestion autonome est la citation par
nom dauteur et par anne. Ce mode de citation offre plusieurs avantages :
tant indpendant de lordre et du nombre des citations, il ne demande
aucun effort de contrle numrique. Il suffit de veiller ce que lappel de

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La bibliographie avec Word 2003

101

citation identifie une seule rfrence. Si DUPONT affiche dans la


bibliographie deux publications de 2002, il faudra distinguer 2002a et
2002b.
la diffrence du chiffre, il dvoile deux lments importants de la
notice bibliographique.
Il est assez souple pour saccommoder de plusieurs styles de rdaction.
On peut ainsi crire de faon quivalente :
Pierre Dupont (2001) a tabli que...
Dans conomie et bibliographie , Pierre Dupont a tabli en 2001
que...
Il est tabli [Dupont 2001] que...
Quant la bibliographie, il est facile de la mettre en ordre alphabtique
avec la commande TableauTrier.

Utiliser les notes


Le systme de notes de Word est intressant car il permet de crer des notes
de bas de page et des notes de fin de document. Comme leur nom lindique,
les notes de bas de page sont imprimes en bas de la page, sous un filet que
Word insre automatiquement. Les notes de fin sont imprimes la fin du
document ou bien la fin de la section (par exemple, la fin dun chapitre). On utilise les notes pour complter une information imprime dans le
corps du texte ou bien (cest le cas qui nous intresse plus particulirement
ici) pour donner les rfrences bibliographiques dune citation.
Les notes de bas de page ont lavantage de placer la rfrence tout prs
de la citation, mais leur gestion peut se rvler problmatique quand la
taille des notes est trop importante ou quand les notes sont trop nombreuses. Certains auteurs ont en effet une fcheuse tendance crire plus de
texte dans les notes que dans le corps du texte ou bien bombarder le lecteur de notes. Dans ces cas-l, on constate un phnomne assez courant : la
note ne figure pas sur la mme page que lappel de note, mais sur la page
suivante. Si vous vous trouvez dans cette situation, il vaut mieux choisir les
notes de fin de document. Si, malgr tout, vous tenez absolument utiliser

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102

Chapitre 6. Bibliographie

des notes de bas de page et constatez ce genre de problme, vous pouvez


tenter damliorer les choses en suivant ces conseils :
Modifiez le style prdfini Note de bas de page pour que le texte des
notes occupe moins de place. Par dfaut, le corps de la police est en 10
points ; vous pouvez le modifier en 9 ou 9,5 points. Modifiez aussi
loption de paragraphe Interligne en choisissant Exactement et en indiquant une valeur trs lgrement suprieure la valeur de la police (par
exemple, 9,5 si vous avez choisi une police en corps 9).
Rduisez la taille de vos marges.
Rduisez linterligne du sparateur de note.
Dsactivez loption viter veuves et orphelines.
Pour insrer une note, excutez la commande InsertionRfrenceNote de bas de page.

Figure 6.1 Bote de dialogue pour insrer des notes


de bas de page ou des notes de fin de document

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La bibliographie avec Word 2003

103

Les cases doption vous permettent de choisir le type de note que vous
voulez insrer : note de bas de page ou note de fin de document (ou de section). La zone Format permet de prciser la mise en forme de lappel de
note (1, 2, 3... / a, b, c...) ainsi que le systme de numrotation (Continu
ou Recommencer chaque page). Ces lments, une fois entrs, nont plus
besoin dtre confirms et ils sont gards en mmoire pour vos insertions de
notes suivantes. Cliquez sur le bouton Insrer pour insrer lappel de note.
Si vous tes en mode daffichage Normal, Word ouvre alors un volet dans
le bas de la fentre o vous pouvez saisir le texte de la note. Si vous tes en
mode daffichage Page, Word positionne le curseur dans le bas de la page o
vous pouvez saisir votre note.

Figure 6.2 Saisie dune note de bas de page

Quand Word insre une note, il calcule le numro affecter la note


dans la page ou dans le document et insre ce numro, sous forme dexposant, lemplacement du point dinsertion.
La rfrence de la citation peut tre saisie manuellement, mais le plus
simple est de la reproduire par copier-coller quand on dispose dune rserve
de rfrences. Il est conseill de constituer cette rserve pralablement
dans un fichier autonome quon laissera ouvert pendant la rdaction du
document.
Une fois la note saisie, vous pouvez fermer le volet ou bien le garder
ouvert si vous avez beaucoup de notes saisir. Lorsque le volet est ferm et
que vous voulez consulter le texte dune note, vous pouvez afficher le volet
avec la commande AffichageNotes de bas de page. Vous pouvez galement passer le pointeur de votre souris sur lappel de note, ce qui a pour
effet dafficher la note dans une info-bulle.

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104

Chapitre 6. Bibliographie

Figure 6.3 Le texte des notes peut safficher dans une info-bulle

Si vous enregistrez votre document en tant que page Web, Word


transforme automatiquement les appels de notes en liens hypertexte
et place les rfrences la fin de la page Web.
Word prend en charge la coordination des numros et des rfrences.
Prenons lexemple des notes de fin de livre. Si on cite un nouveau
document aprs 7 citations, Word inscrit le numro 8 au point dinsertion
et dans le volet de saisie de la rfrence. Si lon rajoute ensuite une
nouvelle citation avant le numro 7, ou si lon en supprime une, Word
recalcule tous les numros. Pour supprimer une citation et la rfrence
correspondante il suffit de slectionner lappel de note et de le supprimer.
En revanche le programme nexerce aucun contrle sur le contenu des
notes, et quand un document est cit plusieurs fois, il postule quil sagit
chaque fois dune nouvelle rfrence. Lauteur peut rsoudre facilement ce
problme si les citations multiples sont sur la mme page, par la formule
consacre Ibidem 1. Sil sagit de notes de fin de livre, lauteur doit noter
le numro de la premire citation. Il peut ensuite soit renvoyer au numro
voulu (voir la note X), ce qui est peu lgant, soit remplacer lappel de note
par le chiffre de ce numro, qui sera mis en exposant. Ce systme a nanmoins linconvnient de ne pas tre dynamique ; en effet, si vous insrez ou
supprimez une note, le nombre que vous avez mis en exposant fera alors
rfrence une note qui nest plus la bonne.
Pour rsoudre ce problme, vous devez crer une rfrence vers la premire note. Cette mthode est plus complexe, mais elle assurera la cohrence de vos notes dans le cas o elles sont renumrotes. Pour crer un
renvoi, excutez la commande InsertionRfrenceRenvoi. La bote de
1. Adverbe latin signifiant ici-mme qui est souvent abrg en ibid. ou ib.

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La bibliographie avec Word 2003

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dialogue Renvoi apparat. Dans la zone Catgorie, slectionnez Note de


bas de page ou Note de fin en fonction de ce vous voulez faire. Dans la
zone Insrer un renvoi , slectionnez loption Numro de note de bas de
page ou Numro de note de fin. Dans la zone Pour la note, slectionnez la
note laquelle vous voulez faire rfrence, puis cliquez sur les boutons
Insrer et Fermer.

Figure 6.4 Cration dun renvoi vers une note

Lappel de note ainsi cr nest pas mis en forme ; vous devez alors le
mettre en exposant ou bien lui attribuer le style prdfini Appel de note.
En cas de suppression ou dajout dune note, Word renumrote automatiquement la rfrence la note.
Comment constituer sa bibliographie partir des notes
Si lon travaille avec un fichier de rfrences autonome, le mieux est de
slectionner les rfrences utilises et de les classer alphabtiquement.
Si lon choisit les notes de fin de document, il suffit de les recopier puis
de les mettre en ordre alphabtique. Pour ce faire il est ncessaire de supprimer dabord manuellement les numros en dbut de rfrence.

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106

Chapitre 6. Bibliographie

Si lon a opt pour les notes en bas de page, il faut les convertir provisoirement en notes de fin, procder comme ci-dessus, puis les reconvertir en
notes de bas de page. Pour convertir les notes, affichez le volet des notes si
cela nest dj fait, puis faites un clic droit sur une des notes. Dans le menu
contextuel, choisissez la commande Options des notes puis cliquez sur le
bouton Convertir dans la fentre qui apparat. Vous pouvez aussi choisir
directement la commande Convertir en dans le menu contextuel.

Figure 6.5 Conversion des notes

Faire appel un logiciel bibliographique


Word et Endnote
Les utilisateurs de Word peuvent bnficier dune assistance bibliographique trs sophistique sils ont acquis le logiciel Endnote. En effet Microsoft
a pass avec la socit gestionnaire de ce produit un accord de partenariat
qui mnage une interface entre les deux programmes et permet aux utilisateurs de passer volont de lun lautre.
Endnote, le plus rpandu des logiciels bibliographiques, nest pas gratuit
et ne possde quune version anglaise. Malgr ces freins, il connat un succs certain dans les organismes francophones o les publications ont un
rle vital : centres de recherche, universits, laboratoires. La socit Ritme,
qui le distribue en France, affiche 10 000 utilisateurs, appartenant toutes
les disciplines. On trouvera un rsum en franais du guide Endnote dans
[Aubry 2007] et [Ouimet 2006]. Par ailleurs, Endnote propose une version
de dmonstration utilisable pendant un mois ladresse suivante :
http://www.endnote.com/endemo.asp

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La bibliographie avec Word 2003

107

Endnote interfac avec Word permet les oprations suivantes :


Constituer une ou plusieurs bibliothques personnelles de rfrences. On
peut les alimenter partir dun bordereau de saisie, dune autre bibliothque Endnote, ou en important les rfrences dune des bases de donnes
du vaste rseau Endnote. larrive, les rfrences sont homognises au
format choisi par lusager.
Exporter les rfrences de ces bibliothques Endnote dans un fichier
Word (au format de son choix).
Choisir pour ses citations et sa bibliographie un des nombreux styles de
citation disponibles.
Utiliser linterface Faites des citations tout en rdigeant (CWYW =
Cite While You Write) pour introduire des citations dans un texte Word.
Il suffit pour cela douvrir la bibliothque voulue et de slectionner la
rfrence citer. La commande Insert selected citation intgre
lemplacement adquat lappel de citation et ajoute la rfrence la
bibliographie dans le style choisi.
Utiliser un logiciel gratuit : exemple de Biblioscape Express
Les logiciels bibliographiques se multiplient et certains comportent une
version allge tlchargeable gratuitement. On en trouvera une recension
dans [Lardy 2006].
Par exemple, Biblioscape (http://www.biblioscape.com) est un logiciel
commercial qui prsente peu prs les mmes fonctionnalits quEndnote,
sans toutefois comporter dinterface spciale avec Word.
Mais ses bibliothques de rfrences sont exportables au format Word.
Une version rduite, dite Biblioexpress (version 3) est tlchargeable
ladresse suivante :
www.biblioscape.com/biblioexpress.htm
Un manuel dutilisation est galement disponible [WHEELWRIGHT
2001].

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108

Chapitre 6. Bibliographie

Ladjonction dun logiciel bibliographique Word est une solution


intressante, mais condition que lutilisateur publie des documents
longs un rythme soutenu. En effet, lapprentissage dun nouveau
logiciel exige toujours de longues heures de mise au point, ce qui ne se
justifie gure pour des publications occasionnelles.

WORD 2007 ET LA BIBLIOGRAPHIE


Word 2007, la dernire version de Word, reprend linterface utilisateur
dOffice 2007 si bien que les utilisateurs habitus aux versions prcdentes
de Word ont besoin en gnral dun certain temps dadaptation pour
shabituer labsence des menus et lemploi du ruban.
Mais Word 2007 ne brille pas uniquement par la modification de son
interface utilisateur ; au chapitre des nouveauts, on peut compter un outil
de gestion intgre de la bibliographie qui va singulirement simplifier le
travail de toutes les personnes qui ont traiter des rfrences bibliographiques.
Sont en effet intgres au traitement de texte les diffrentes fonctions
bibliographiques qui pouvaient tre assures dans les versions prcdentes
par linterfaage avec Endnote, savoir :
Crer une rserve personnelle de rfrences (Word parle de liste de sources).
Importer dans sa rserve personnelle des sources extraites de bases de
donnes extrieures.
Choisir un style particulier pour sa bibliographie et ses citations.
Faciliter les citations en assurant la cohrence entre les appels de citation et les sources.
Crer une bibliographie en fin de document.

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Word 2007 et la bibliographie

109

Nous allons, dans les pages qui suivent, vous montrer comment organiser au mieux votre bibliographie avec cette nouvelle fonctionnalit.
Comme toute nouvelle fonctionnalit dans un logiciel, la gestion de
la bibliographie dans Word 2007 nest pas exempte de critiques et on
peut parier que cette fonctionnalit samliorera au cours des prochaines versions, voire des mises jour dOffice 2007. Pour autant, cet
outil vous rendra de grands services et constitue une relle plus-value
par rapport aux versions prcdentes de Word.
Toutes les commandes relatives la gestion de la bibliographie se situent
dans longlet Rfrences du ruban.

Figure 6.6 Onglet Rfrences de Word 2007

Choix du style de citation


Avant de commencer grer votre bibliographie, vous devez dabord choisir
votre style de citation. Mme si vous pouvez en thorie parfaitement modifier
ce style en cours de route, il est prfrable de faire votre choix au pralable car
les informations demandes lors de la saisie des sources dpendent du style de
citation. Vous courrez ainsi le risque, si vous changez de style de citation en
cours de route, de perdre du temps retaper des informations qui ne vous ont
pas t demandes lors de la saisie initiale de vos sources.
Pour choisir votre style de citation, cliquez sur la flche en regard de
Style, dans le groupe Citations et bibliographie, et choisissez lun des dix
formats proposs dans la liste.

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110

Chapitre 6. Bibliographie

Figure 6.7 Choix du style de citation

Vous ferez bien attention au fait que certains styles de citation sont plus
appropris pour des appels mentionnant la rfrence de lauteur (APA,
ISO 690 Premier lment et date, MLA) que pour des appels utilisant une
rfrence numrique (Chicago, ISO 690 Rfrence numrique, Turabian).
Laide en ligne de Word 2007 sur la bibliographie est assez succincte et
nest pas un modle de clart. Entres autres, elle peut laisser croire que
lon peut changer de style de citation pour chaque citation ou source
que lon saisit. Bien videmment, il nen est rien et une fois que vous
avez slectionn un style de citation, vous ne devez pas en changer.

Gestionnaire de source
Word 2007 intgre une base de donnes spcialise pour grer les rfrences bibliographiques qui est appele Gestionnaire de source. Il existe deux
mthodes (qui ne sexcluent pas mutuellement) pour ajouter des sources :
soit vous saisissez toutes vos rfrences avant de commencer la rdaction,
soit vous saisissez les rfrences chaque fois que vous avez besoin dinsrer
une citation au cours de la rdaction.
Ces deux mthodes ont chacune leurs avantages, mais la premire vous
fera gagner du temps si vous connaissez dj presque toutes vos rfrences

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Word 2007 et la bibliographie

111

bibliographiques avant dentamer lcriture de votre document. Cette


approche ne vous empchera bien videmment pas de saisir la vole une
source qui naurait pas t renseigne pralablement.
Pour insrer des sources, vous devez utiliser le Gestionnaire de source
que lon active en cliquant sur le bouton Grer les sources.

Figure 6.8 Gestionnaire de source

Le Gestionnaire de source gre en fait deux listes de sources : la liste


principale et la liste active. La liste active est compose des sources que
vous saisissez lintrieur du document actif, alors que la liste principale est
une sorte de fichier matre autonome qui rassemble la totalit des sources
saisies dans toutes les listes actives.
La liste principale est un fichier XML, intitul Sources.xml, qui se
trouve dans le dossier AppData\Roaming\Microsoft\Bibliography de
lutilisateur. Le fait que la liste principale soit un fichier XML garantit son
interoprabilit et on peut imaginer dans un futur proche des programmes
dimport-export et surtout le moyen dinterfacer le Gestionnaire de source

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112

Chapitre 6. Bibliographie

de Word avec les nombreuses bases de donnes bibliographiques des grandes bases de donnes publiques.
Dans un premier temps, deux utilisateurs de Word 2007 peuvent facilement schanger des rfrences bibliographiques car il est extrmement
simple de copier des sources de la liste principale dans la liste active ou
inversement. Si Franois veut donner Dominique sa liste principale de
sources bibliographiques, il procdera de la manire suivante :
cration dun document vide
ouverture du Gestionnaire de source
slection de tous les lments de la liste principale
transfert dans la liste active en cliquant sur le bouton Copier
sauvegarde du document vide
envoi du document vide Dominique
En possession de ce fichier, Dominique naura plus qu faire lopration
inverse, qui consiste copier les sources de la liste active du document qui
lui a t transmis dans sa liste principale.

Ajout des sources


Pour ajouter des sources, cliquez sur le bouton Nouveau du Gestionnaire
de source. La bote de dialogue Crer une source saffiche. Cest dans
cette fentre que vous allez pouvoir crer votre rfrence bibliographique ;
si vous avez dj utilis un programme de base de donnes, vous ne serez
pas dpays : il suffit de remplir les champs de la fiche qui se trouve
lcran.
Le premier champ, Type de source, vous permet de choisir le type de
document parmi une liste consquente de 17 lments (ouvrage, section,
article de journal, article dans un priodique, comptes rendus de confrence, rapport, site Web, document dun site Web, source lectronique, art,
enregistrement audio, reprsentation, film, interview, brevet, compte
rendu daudience, autre).

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Word 2007 et la bibliographie

113

Ds que vous avez slectionn le type de source, le masque de saisie


sadapte au type de document choisi. De plus, vous noterez que le style de
citation que vous avez agr figure galement dans la mention Champs
bibliographiques pour (MLA dans lexemple que nous avons choisi).

Figure 6.9 Ajout dune source

Vous noterez galement la prsence dune case Afficher tous les


champs bibliographiques qui par dfaut nest pas coche. Cette case permet dafficher des champs supplmentaires afin de complter la saisie de la
source. Par exemple, pour une source de type Ouvrage, le fait de cocher
cette case rajoute la fiche les champs suivants : dpartement, pays, diteur, volume, nombre de volumes, traducteur, titre abrg, numro didentification, pages, dition, commentaires.
Dans le cas de la saisie dune source, il peut arriver quil y ait plusieurs
auteurs ; vous avez alors deux possibilits pour grer cette pluralit. Vous
pouvez tout dabord saisir tous les auteurs dans le champ Auteur en les
sparant par des points-virgules. Lautre solution consiste cliquer sur le
bouton Modifier.

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114

Chapitre 6. Bibliographie

Figure 6.10 Le bouton Modifier sert saisir plusieurs auteurs

Dans la fentre Modifier le nom, vous pouvez saisir autant dauteurs que
vous le voulez en remplissant les champs Nom et Prnom (et ventuellement 2me prnom) puis en cliquant sur le bouton Ajouter. Les boutons
Monter et Descendre servent modifier lordre de la liste des noms
dauteurs. En gnral, cette liste est classe par ordre alphabtique, mais elle
peut galement reflter limportance des auteurs dans la paternit de luvre.

Figure 6.11 Ajout dauteurs une source

Il est bien videmment possible, dans le Gestionnaire de source, de supprimer une source ou bien de la modifier. On utilisera cette dernire possibilit en cas derreur de saisie ou bien dans le cas o une donne aurait t

Chap06.fm Page 115 Mardi, 6. mars 2007 12:48 12

Word 2007 et la bibliographie

115

mise jour. Cest notamment relativement courant pour les ressources du


Web o une URL peut, par exemple, changer.

Insertion dune rfrence dans le document


Une fois que les sources ont t saisies dans le Gestionnaire de source,
linsertion dune rfrence dans un document est excessivement simple.
Positionnez le curseur lendroit exact o vous voulez insrer la rfrence
bibliographique et cliquez sur le bouton Insrer une citation. La liste affiche alors toutes les sources du document (cest--dire les sources figurant
dans la liste active du Gestionnaire de source) et vous navez plus qu
slectionner celle qui vous convient.

Figure 6.12 Insertion dune citation

lemplacement du curseur est insre la rfrence bibliographique que


vous avez slectionne dans la liste. Le format de la rfrence dpend du
type de modle bibliographique que vous avez slectionn. Comme nous

Chap06.fm Page 116 Mardi, 6. mars 2007 12:48 12

116

Chapitre 6. Bibliographie

lavons signal plus haut, il est prfrable que le style de citation que vous
avez choisi lors de la saisie de vos sources corresponde au style de citation
que vous allez insrer dans votre document, mais cela nest pas obligatoire.
Dans notre exemple, nous avons choisi le style MLA pour saisir nos sources, mais ce style naffiche que le nom de lauteur entre parenthses quand
vous insrez une citation. Si vous vous rendez compte que vous voulez galement afficher lanne de publication de luvre cite, vous devez alors
changer de style et opter, par exemple, pour ISO 690 Premier lment
et date. Mme si vous avez saisi vos sources avec le style MLA, Word est
suffisamment souple pour sadapter cette modification de style en cours
de route et il affichera correctement la citation.

Figure 6.13 Insertion dune citation en style ISO 690

En fait, vous avez certainement compris que Word a insr un code de


champ. Dailleurs, si vous faites un clic droit sur la rfrence insre par Word,
vous verrez apparatre un menu contextuel dans lequel figure la commande
Basculer les codes de champs. Dans notre exemple, le code de champ affiche
{ CITATION Lar06 \l 1036 }, Lar06 tant le nom de la balise qui correspond
la source (cette information est affiche quand on cre ou modifie une source
dans le Gestionnaire de source). En cliquant sur la citation qui a t insre, on
fait apparatre un menu contextuel qui propose plusieurs options.

Figure 6.14 Menu contextuel dune citation

Chap06.fm Page 117 Mardi, 6. mars 2007 12:48 12

Word 2007 et la bibliographie

117

La premire option vous permet de modifier la citation. Lexcution de


cette commande fait apparatre la bote de dialogue Modifier la citation o
vous allez pouvoir ajouter un numro de page la citation et ventuellement supprimer des informations comme le nom de lauteur, lanne ou le
titre. Grce cette bote de dialogue, vous pouvez, par exemple, transformer la citation (Boulogne, 2005) en (Boulogne p.22).

Figure 6.15 Modification dune citation

Loption Modifier la source ouvre le Gestionnaire de source, dans lequel


vous pouvez diter la source en question. Loption Convertir la citation en
texte statique supprime en fait le code de champ et le remplace par le texte
quaffichait le code de champ. Bien videmment, dans ce cas-l, vous perdez
le caractre dynamique du code de champ et vous navez plus accs au menu
contextuel. Cela signifie galement que si vous modifiez dans le Gestionnaire la source que vous avez insre, la citation ne sera pas mise jour puisque, comme son nom lindique, le texte est devenu statique. Si vous voulez
insrer une citation dont la source na pas t saisie dans le Gestionnaire,
vous avez la possibilit de la saisir la vole. Pour ce faire, choisissez la commande Ajouter une nouvelle source dans la liste Insrer une citation. ce
moment-l, Word affiche la bote de dialogue Crer une source et vous pouvez remplir les champs bibliographiques. Quand vous validez votre saisie en
cliquant sur le bouton OK, la citation est insre la position du curseur.
Vous avez galement une autre option qui est intressante car elle permet de prendre en compte une situation assez frquente : il arrive que vous
souhaitiez insrer une citation dont vous ne connaissez pas exactement les
rfrences bibliographiques. Dans ce cas-l, choisissez la commande Ajouter un nouvel espace rserv dans la liste Insrer une citation. Word affiche alors la bote de dialogue Nom de lespace rserv.

Chap06.fm Page 118 Mardi, 6. mars 2007 12:48 12

118

Chapitre 6. Bibliographie

Figure 6.16 Saisie du nom dun espace rserv

Word propose par dfaut le nom Espace_rserv1, mais il est prfrable


de modifier ce nom qui nest gure significatif. En effet, si vous abusez des
espaces rservs dans votre document, vous ne vous y retrouverez plus si
vous ne choisissez pas des noms parlants. Vous noterez cependant que le
nom dun espace rserv ne peut pas comporter despace. Quand vous avez
saisi un nom qui convient, cliquez sur le bouton OK pour insrer la citation. Le nom de lespace rserv encadr par des parenthses est insr la
position du curseur. Quand vous aurez collect les renseignements bibliographiques qui vous manquent, vous pourrez alors complter la saisie de la
source. Vous pouvez choisir la commande Modifier la source dans le menu
contextuel de lespace rserv, ou bien, comme lindique la bote de dialogue, modifier la rfrence bibliographique dans le Gestionnaire de source.

Figure 6.17 Modification de la source dun espace rserv

Quand vous avez valid la modification de la source de lespace rserv,


le nom de lespace rserv dans la citation est automatiquement remplac
par les renseignements que vous venez de saisir. Le nom de lespace rserv
est cependant conserv comme nom de balise de la source.

Chap06.fm Page 119 Mardi, 6. mars 2007 12:48 12

Word 2007 et la bibliographie

119

Insertion de la bibliographie
Tous ceux qui ont eu rcapituler la fin dun document la liste de toutes
les rfrences bibliographiques cites savent quil sagit l dune tche particulirement pnible, car elle demande une mticulosit laquelle bien
peu de personnes ont le courage de sastreindre Il faut classer les rfrences (le plus souvent par ordre alphabtique), vrifier que lon na pas commis derreurs dans la saisie de la rfrence et, ce qui est le plus fastidieux,
contrler que la forme des rfrences correspond bien ce qui est demand.
Toutes ces vrifications sont particulirement ingrates et vous serez certainement ravis de constater que Word 2007 est capable de raliser toutes ces
tches votre place en quelques secondes.
Pour insrer une bibliographie, positionnez votre curseur lendroit o
vous souhaitez quelle soit imprime (en gnral, la fin du document).
Dans le groupe Citations et bibliographie, cliquez sur la liste Bibliographie
et choisissez la commande Insrer la bibliographie.

Figure 6.18 Insertion de la bibliographie

Chap06.fm Page 120 Mardi, 6. mars 2007 12:48 12

120

Chapitre 6. Bibliographie

La bibliographie est immdiatement insre lemplacement du curseur,


et toutes les sources prsentes dans la liste active sont imprimes dans le format prdfini par le style de citation que vous avez slectionn auparavant.
Word propose galement deux modles qui appartiennent la galerie de
bibliographies. Ces modles napportent pas une relle plus-value car ils se
contentent de rajouter un titre (Bibliographie ou Travaux cits) la bibliographie. Vous pouvez nanmoins retravailler ces modles pour les intgrer dans la
galerie de bibliographies o votre version amliore pourra tre rutilise.
Comme vous vous en doutez certainement, linsertion de la bibliographie, comme cest le cas pour les citations, donne lieu en ralit linsertion dun code de champ qui dispose galement dun menu contextuel. Ce
dernier propose de trier la bibliographie en fonction des langues utilises
dans les sources. Il permet aussi de convertir la bibliographie en texte statique. Mme si lon perd le ct dynamique du code de champ, cette possibilit est intressante car elle permettra de modifier la prsentation de la
bibliographie. Outre lamlioration de laspect formel, vous pourrez rorganiser votre bibliographie selon vos propres critres ; vous pouvez ainsi
regrouper les rfrences par thme, ou bien par type de source (ouvrages
dun ct et sitographie de lautre, par exemple).

Figure 6.19 Menu contextuel de la bibliographie insre

Chap06.fm Page 121 Mardi, 6. mars 2007 12:48 12

Word 2007 et la bibliographie

121

titre dillustration, nous terminons ce chapitre par deux exemples de


bibliographies gnres automatiquement par Word, la mise en forme de
ces bibliographies nayant absolument pas t retouche. Le premier exemple utilise le style ISO 690 Premier lment et date, alors que le
deuxime exemple est mis en forme avec le style MLA.
Bien entendu, la bibliographie imprime concerne les rfrences de ce
chapitre et il sagit donc dune bibliographie sur la bibliographie. Vous
pourrez ainsi vous rendre compte de la manire dont le choix du style de
citation influe normment sur laspect de la bibliographie.
Mme si ce nouveau module de Word 2007 nest pas parfait, il permet
dobtenir sans beaucoup defforts une bibliographie propre et cohrente
dans la forme. La possibilit de choisir au dernier moment le style de sa
bibliographie est galement un bel avantage.

Chap06.fm Page 122 Mardi, 6. mars 2007 12:48 12

122

Chapitre 6. Bibliographie

Bibliographie ISO 690


Aubry, Christine. 2000. Prsentation dEndnote. MSH-Alpes. [En ligne]
7 mars 2000. [Citation : 30 janvier 2007.] http://www.msh-alpes.prd.fr/
Documentation/EndNote.htm#manuel_EndNote.
Bibliothque Myriam & J.-Robert Ouimet. 2006. EndNote X. HEC
Montral. [En ligne] aot 2006. [Citation : 20 janvier 2007.] http://
www.hec.ca/biblio/endnote/30-EndNoteX_HEC.pdf.
Boulogne, Arlette et Dalbin, Sylvie. 2005. Comment rdiger une
bibliographie. Paris : Armand Colin - ADBS, 2005.
Caron, Rosaire. 2006. Comment citer un document lectronique ?
Bibliothque de lUniversit Laval. [En ligne] 26 juillet 2006. [Citation : 15
janvier 2007.] http://www.bibl.ulaval.ca/doelec/citedoce.html.
Duhamel, Martine et Claire, Panijel. 2007. Conseils aux tudiants
pour une Recherche dInformation Spcialise Efficace. URFIST de Paris.
[En ligne] 2007. [Citation : 30 janvier 2007.] http://www.ext.upmc.fr/
urfist/cerise/index.htm.
Hanser, Damien. 2005. Bibliographie et gestion des rfrences. [En ligne]
27 janvier 2005. [Citation : 14 janvier 2007.] http://d.hanser.free.fr/weblog/
index.php/2005/01/27/5-bibliographie-et-gestion-des-references.
Jumeau, Julia. 2007. FOURMI : bibliographies. URFIST de Paris / cole
des Chartes. [En ligne] 15 janvier 2007. [Citation : 2 fvrier 2007.] http://
www.ext.upmc.fr/urfist/fourmi/fourmibiblio.htm.
Kyheng, Rossitza. 2004. La rfrence bibliographique : norme et praxis.
Texto! Textes et cultures . [En ligne] juin 2004. [Citation : 14 janvier 2007.]
http://www.revue-texto.net/Reperes/Themes/Kyheng_References.html.
Lardy, Jean-Pierre. 2006. Les logiciels personnels de gestion documentaire. URFIST de Lyon. [En ligne] dcembre 2006. [Citation : 14 janvier
2007.] http://urfist.univ-lyon1.fr/logiciels_gestion_doc.html.
Nol, Elisabeth. 2006. Ressources lectroniques Pour les tudiants, la
Recherche et lEnseignement. REPERE. [En ligne] septembre 2006.
[Citation : 28 fvrier 2007.] http://repere.enssib.fr/valide/brochure.pdf.
URFIST de Lyon. 2006. Rpertoire des bases de donnes gratuites disponibles sur Internet. [En ligne] dcembre 2006. [Citation : 14 janvier
2007.] http://dadi.enssib.fr/.
Wheelwright, Verne. 2002. Research Information Management with
Biblioscape. BiblioExpress. [Online] 2002. [Cited : fvrier 2010, 2007.]
http://www.biblioexpress.com/Getting_Started.pdf.

Chap06.fm Page 123 Mardi, 6. mars 2007 12:48 12

123

Word 2007 et la bibliographie

Bibliographie MLA
Aubry, Christine. Prsentation dEndnote. 7 mars 2000. MSH-Alpes.
30 janvier 2007 <http://www.msh-alpes.prd.fr/Documentation/EndNote.
htm#manuel_EndNote>.
Bibliothque Myriam & J.-Robert Ouimet. EndNote X. aot 2006. HEC
Montral. 20 janvier 2007 <http://www.hec.ca/biblio/endnote/30EndNoteX_HEC.pdf>.
Boulogne, Arlette et Sylvie Dalbin. Comment rdiger une bibliographie.
Paris : Armand Colin - ADBS, 2005.
Caron, Rosaire. Comment citer un document lectronique ? 26 juillet
2006. Bibliothque de lUniversit Laval. 15 janvier 2007 <http://www.
bibl.ulaval.ca/doelec/citedoce.html>.
Duhamel, Martine et Panijel Claire. Conseils aux tudiants pour une
Recherche dInformation Spcialise Efficace. 2007. URFIST de Paris.
30 janvier 2007 <http://www.ext.upmc.fr/urfist/cerise/index.htm>.
Hanser, Damien. Bibliographie et gestion des rfrences. 27 janvier
2005. 14 janvier 2007 <http://d.hanser.free.fr/weblog/index.php/2005/
01/27/5-bibliographie-et-gestion-des-references>.
Jumeau, Julia. FOURMI : bibliographies. 15 janvier 2007. URFIST de
Paris / cole des Chartes. 2 fvrier 2007 <http://www.ext.upmc.fr/urfist/
fourmi/fourmibiblio.htm>.
Kyheng, Rossitza. La rfrence bibliographique : norme et praxis. juin
2004. Texto! Textes et cultures. 14 janvier 2007 <http://www.revuetexto.net/Reperes/Themes/Kyheng_References.html>.
Lardy, Jean-Pierre. Les logiciels personnels de gestion documentaire.
dcembre 2006. URFIST de Lyon. 14 janvier 2007 <http://urfist.univlyon1.fr/logiciels_gestion_doc.html>.
Nol, Elisabeth. Ressources lectroniques Pour les tudiants, la Recherche
et lEnseignement. septembre 2006. REPERE. 28 fvrier 2007 <http://
repere.enssib.fr/valide/brochure.pdf>.
URFIST de Lyon. Rpertoire des bases de donnes gratuites disponibles
sur Internet. dcembre 2006. 14 janvier 2007 <http://dadi.enssib.fr/>.
Wheelwright, Verne. "Research Information Management with Biblioscape."
2002. BiblioExpress. 10 fvrier 2007 <http://www.biblioexpress.com/
Getting_Started.pdf>.

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Chap07.fm Page 125 Mardi, 6. mars 2007 12:43 12

7
Cration dun index
Un index est une liste de termes classs selon un ordre naturel (ordre
numrique) ou conventionnel (ordre alphabtique) et suivis de leur
adresse (numro), ce qui permet de les retrouver rapidement en cas de
besoin. Cest un outil de recherche dinformation puissant, utilis ds
lantiquit, mais auquel linformatique a donn un essor considrable.
On peut distinguer deux catgories dindex selon que la recherche des
informations porte sur une collection dobjets ou sur un document unique :
lindex dun catalogue de bibliothque ou dune banque de donnes
porte sur une collection de documents divers. Il est indispensable et a
une fonction essentiellement slective ;
un index de livre (back-of-the-book index) porte sur un document unique,
auquel il apporte un complment facultatif mais prcieux : il offre au lecteur dsireux de trouver ou retrouver une information du livre un outil de
recherche bien plus rapide et plus prcis que la table des matires.

PREMIER APERU DES LMENTS DUN INDEX


DE LIVRE
Chaque ligne dun index sappelle une entre. Toute entre dindex est
compose :

Chap07.fm Page 126 Mardi, 6. mars 2007 12:43 12

126

Chapitre 7. Cration dun index

dun terme dentre (ou cl daccs),


dune orientation vers linformation qui le complte :
soit un (ou plus dun) numro de page, appel localisateur (ex. : lignes
1, 2, 3 et 5),
soit un renvoi vers un autre terme (lignes 4 et 6). Il existe deux types
de renvoi : Voir qui renvoie imprativement lutilisateur vers un terme
synonyme prfrentiel et Voir aussi qui invite lutilisateur complter
sa recherche partir dun autre terme.
langage contrl 101, 110
langage naturel 125
indexation en 160
Voir aussi langage contrl
traitement automatique 134-136
T.A.L. Voir langage naturel, traitement automatique

INDEX DE NOMS ET INDEX MATIRE


Un index de noms (auteurs cits, personnages historiques, noms de pays, noms
de langues, titres) a un contenu uniforme et une structure simple, un seul
niveau :
Hugo, Victor 26, 32, 63
Kafka, Franz 45, 104
Un index des noms permet au lecteur de consulter rapidement les pages
o figure le nom qui lintresse.
Le nombre de rfrences attaches chaque nom fait apparatre dun
simple coup dil limportance des diffrents lments de la liste.
Un index matire (ou index de sujets) porte sur tous les sujets abords
dans le livre, et ses entres peuvent tre simples ( un niveau) ou composes ( plusieurs niveaux) :
argumentation 84

Chap07.fm Page 127 Mardi, 6. mars 2007 12:43 12

Module dassistance la cration dun index

127

Aristote
critique littraire 35, 74, 96, 101-197
sur Aristophane 195
On dit dans ce cas que Aristote est lentre principale, alors que
critique littraire 35, 74, 96, 101-197 et sur Aristophane 195 sont
des sous-entres.
La subordination des sous-entres est marque par un retrait appel
indentation. Le bloc constitu par une entre principale et plusieurs sousentres est appel entre globale.
Un index matire permet au lecteur de localiser rapidement les informations du livre dont il a besoin, cest--dire :
de trouver une ou plus dune rponse une question qui lintresse et
que le livre est cens traiter ;
de retrouver un passage du livre qui la intress lors dune lecture prcdente ;
dtre guid efficacement vers linformation dsire ;
dtre guid dans le choix des termes appropris.
Un avantage secondaire de lindex matire est doffrir une image rduite
du contenu de louvrage, plus prcise que la table des matires, et permettant avant mme la lecture de tester ltendue et la spcificit du domaine
trait.
En conclusion, un index matire ajoute un livre une vraie plus-value,
condition dtre un outil de recherche plus prcis que la table des matires, et plus pertinent que les commandes de recherche en texte intgral qui
trouvent rapidement la prsence dun mot dans un fichier lectronique.

MODULE DASSISTANCE LA CRATION


DUN INDEX
La confection de tout index de livre peut se dcomposer en une srie de
tches qui senchanent :

Chap07.fm Page 128 Mardi, 6. mars 2007 12:43 12

128

Chapitre 7. Cration dun index

1. Programmer les modalits du futur index.


2. Indexer le livre, cest--dire choisir des termes dentre qui signalent
les passages intressants.
3. Affecter chaque terme le numro de page adquat.
4. Entrer ces donnes en machine.
5. Formater lindex (mettre les entres en ordre alphabtique, les suites
de numros de page en ordre numrique, supprimer les doublons, et disposer en retrait les sous-entres).
6. Contrler, rviser et complter lindex.
Le module dassistance de Word prend sa charge entirement les
tches 3 et 5, longues et fastidieuses.
Il nassure pas lindexation automatique du livre (tche 2) mais il peut y
contribuer pour certains types dindex (fichiers de concordance).
Un fichier de concordance est un fichier spcial qui liste les termes
ou expressions qui constitueront les entres de lindex. Word permet de crer automatiquement un index quand on lui fournit un tel
fichier.
Ce module est adapt aux diffrents niveaux de difficult que nous
allons aborder successivement dans ce chapitre :
cration dun index des noms, un seul niveau ;
cration dun index matire par indexation globale, laide dun fichier
de concordance ;
cration dun index matire par indexation approfondie de chaque page.
La commande InsertionRfrenceTables et index permet dactiver
ce module.

Chap07.fm Page 129 Mardi, 6. mars 2007 12:43 12

Module dassistance la cration dun index

129

Figure 7.1 Bote de dialogue de gestion des index

Longlet Index de la bote de dialogue Tables et index permet davoir


accs la commande Marquer entre qui, comme son nom lindique, permet de reprer une entre dindex. On accde galement cette commande grce au raccourci clavier Alt + Maj + X et il est utile de mmoriser
cette squence de touches car la bote de dialogue Marquer les entres
dindex sera votre outil de travail favori tout au long de la cration de
lindex.

Figure 7.2 Interface pour marquer les entres dindex

Chap07.fm Page 130 Mardi, 6. mars 2007 12:43 12

130

Chapitre 7. Cration dun index

Nous reviendrons longuement sur les subtilits de ces deux botes de dialogue dans la section consacre la saisie des entres dindex.
Quand vous saisirez le raccourci clavier Alt + Maj + X, il vous arrivera
parfois de vous retrouver en clavier QWERTY. Cela est d une
fausse manuvre de votre part : en effet, le raccourci Alt + Maj permet de passer du clavier AZERTY au clavier QWERTY et inversement. Pour peu que vous ne soyez pas assez rapide dans lexcution du
raccourci clavier pour marquer les index, vous vous retrouverez donc
en clavier QWERTY, ce qui risque doccasionner des fautes de frappe.
Ne soyez donc pas tonn quand vous voudrez saisir la lettre A de voir
safficher la lettre Q.

Principes du module de cration dindex


Il est important de bien comprendre comment fonctionne le module
dassistance la cration dindex, afin den exploiter les ressources. Word a
choisi le procd des index intgrs (embedded index), alors que dautres
logiciels gnrent progressivement lindex dans un fichier autonome
(stand-alone index), partir de la saisie guide des entres. Ce procd consiste intgrer les entres dindex dans le texte lui-mme, lemplacement
auquel elles se rapportent, sous la forme dun code de champ spcifique
gestion dindex, la balise {XE}. Par exemple le terme dentre Csar,
Jules pourrait tre intgr dans un texte de la manire suivante :
Quand Csar { XE "Csar, Jules" } conquit la Gaule .
Ces champs intgrs peuvent volont tre dissimuls ou affichs grce
aux options daffichage de Word ou la commande Afficher/Masquer.
Les avantages de cette mthode sont nombreux :
La machine repre elle-mme le numro de page de chaque entre
dindex, ce qui conomise une opration fastidieuse et minutieuse.
Si la mise en pages du texte est modifie, Word tient compte automatiquement des modifications de la pagination.

Chap07.fm Page 131 Mardi, 6. mars 2007 12:43 12

Module dassistance la cration dun index

131

Les modifications des termes dentre peuvent tre opres directement


sur le texte, individuellement ou en srie.
Il nest pas ncessaire dattendre ltat dfinitif du texte pour commencer lindexation.
Ce procd est adapt la fois aux fichiers destins tre imprims ainsi
quaux fichiers lectroniques.
En contrepartie cette mthode a quelques inconvnients :
Le module est plutt prvu pour crer un index et un seul pour chaque
livre. Pour faire deux index, il est plus simple de travailler sur deux
copies du mme livre, ou de faire manuellement lindex le plus simple.
Le module ne repre que les numros de page. Il nest donc pas possible
de localiser les extraits du texte par des numros de section ou de paragraphes. En ce cas, il faut btir son index avec les moyens ordinaires du
traitement de texte.
Si on opre des modifications de quelque importance aprs avoir achev
lindex, il faut veiller les indexer et refaire un nouvel index.
Laffichage des codes de champ dindex dans le texte lui-mme cre des
risques derreur, tant lors de la saisie que lors de la gnration de lindex.

Prcautions pralables et solutions de rechange


Ces limitations obligent prendre des prcautions et rechercher des solutions de rechange. La premire mesure de scurit consiste faire une sauvegarde de votre texte avant de commencer crer des entres dindex.
Il est galement essentiel que vous disposiez en permanence de la commande Afficher/Masquer (qui affiche le symbole sur la barre doutils
Standard) afin de passer alternativement du texte assorti des codes de
champ au texte seul. Si cette commande ne figure pas sur votre barre
doutils, assurez-vous dabord que la barre doutils Standard est bien active,
et que dans le menu OutilsOptionsAffichageMarques de format, la
case Texte cach nest pas coche. Si licne napparat toujours pas,
vous devez tout simplement ajouter le bouton la barre doutils Standard.
Pour ce faire, cliquez sur la flche Options de barre doutils ( droite de la

Chap07.fm Page 132 Mardi, 6. mars 2007 12:43 12

132

Chapitre 7. Cration dun index

barre) et slectionnez la commande Ajouter/supprimer des boutonsStandard. Dans la liste des boutons, slectionnez Afficher tout.

Figure 7.3 Ajout du bouton Afficher tout sur la barre doutils Standard

Pour vous familiariser avec le module de cration des entres dindex,


nous vous conseillons de crer un fichier dessai de deux ou trois pages et de
tester les possibilits du module.
Si vous dcidez de supprimer tous les champs dindex de votre fichier,
utilisez la commande Recherche et remplacer avec loption Remplacez
tout. Dans le champ Rechercher entrez le caractre spcial pour indiquer
un code de champ (^d ou bien dans le menu SpcialChamp) suivi du
nom du champ dindex, XE.

Chap07.fm Page 133 Mardi, 6. mars 2007 12:43 12

Module dassistance la cration dun index

133

Figure 7.4 Suppression de tous les codes de champ dentre dindex

Si vous voulez crer deux index, il est plus simple de travailler sur deux
copies parallles du mme fichier. Commencez par crer lindex matire sur
la copie A, puis indexez la copie B avec un fichier de concordance pour
crer un index des noms. Les deux copies doivent avoir exactement la
mme pagination.
Il est en thorie possible de crer des balises dentre dindex pour
crer plusieurs index au sein dun mme document Word. Pour ce
faire, vous devez indiquer un commutateur \f suivi dune lettre identifiant votre index dans le code de champ, comme dans les exemples
suivants o les deux entres sont dfinies pour des index diffrents :
{ XE "traitement de texte" \f"A" }
{ XE "Microsoft" \f"B" }
Malheureusement, il nest pas prvu dans la bote de dialogue Marquer
les entres dindex doption pour identifier lindex auquel on souhaiterait affecter lentre dindex. Cela signifie que cette opration doit tre
ralise manuellement en ditant le code de champ ou bien par programmation. Dans ces conditions, le fait dutiliser une copie de son document
pour baliser les entres du deuxime index savre plus pratique.

Chap07.fm Page 134 Mardi, 6. mars 2007 12:43 12

134

Chapitre 7. Cration dun index

Si vous modifiez par la suite le texte A par suppression ou adjonction, les


modifications doivent tre intgralement reportes sur le texte B. Quand
leur nombre se limite une ou deux, cela ne pose pas de problme. Si, en
revanche, elles sont nombreuses et diverses, attendez que le texte A soit
dfinitivement stabilis. Ensuite recopiez-le dans un fichier C, et nettoyez
celui-ci en supprimant tous les champs dindex par une commande de
recherche et de remplacement. Enfin appliquez ce fichier renouvel le
fichier de concordance dj prpar et supprimez le texte B.

Crer un index avec les commandes Word


Il est toujours prfrable de profiter des commodits du module de cration
des index, mais il nest pas trs difficile de fabriquer soi-mme lindex dans
les cas o le module est inapplicable, notamment quand on veut utiliser
comme rfrences des entres les numros des divisions ou des paragraphes.
Ces rfrences sont beaucoup plus significatives que les numros de page
parce quelles sont indpendantes de la pagination et que chacune correspond un contenu prcis.
Nous prendrons comme exemple la norme ISO 999, Principes directeurs pour llaboration, la structure et la prsentation des index , texte
dune quarantaine de pages et de plus dune centaine de subdivisions. Pour
lindexer, il suffit de lanalyser section par section, de noter les termes pertinents et dajouter chacun deux le numro de subdivision adquat. Mais
il faut prvoir aussi les retraits qui dans lindex caractriseront les sousentres. Nous pouvons matrialiser cela en insrant des caractres spciaux
ayant valeur de sparateurs. Nous dcidons, par exemple, de placer un
deux-points la jointure des entres et des sous-entres, et le signe du dollar ($) entre les sous-entres et les termes de troisime niveau :
index : qualits $ cohrence
Le rsultat de lindexation est une liste de termes non tris o chaque
terme est saisi sur une ligne (nous les plaons la suite les uns des autres
pour gagner de la place)1 :
1. Vous trouverez dans les fichiers qui accompagnent ce livre cette liste de termes afin
de pouvoir vous exercer cette technique.

Chap07.fm Page 135 Mardi, 6. mars 2007 12:43 12

Module dassistance la cration dun index

135

collection, dfinition 3.1 - document, dfinition 3.2 - entre dindex,


dfinition 3.3 - fichier dautorit, dfinition 3.4 index : dfinition 3.5
- - terme, dfinition 3.14 - index : fonctions 4 - index : typologie $
des sujets 5.1 index :typologie $ des auteurs 5.2 - index :typologie $ des
noms 5.3 - index :typologie $ des noms gographiques 5.4 - index :typologie $ des titres 5.5 - index :typologie $ de numros de code 5.6 - index
:qualit:$ prcision 6.2 - index :qualit $ cohrence 6.3 - - indentation 7.2.3.3 - - classement des entres : typologie 8.2 - classement des
entres : points daccs principaux 8.4,8.5 - classement des entres :
points daccs subordonns 8.4,8.6 - indentation 9.1.2 - entres continuant sur une autre page 9.4.1.5 - sous-entre Voir point d'accs subordonn - vedette Voir point d'accs - synonymie Voir aussi renvoi indentation Voir aussi point d'accs subordonn
Cette saisie directe ne demande gure plus de temps que la saisie guide
par le module de Word. la fin, pensez copier ce fichier de base dans un
fichier de sauvegarde car si vous vous trompez dans la suite des manipulations, vous aurez du mal retrouver le fichier primitif.
Utilisation de la commande TableauTrier
Cette tape est essentielle. Elle a pour objet de classer automatiquement les
donnes de la liste par entres, sous-entres, sous-sous-entres.
Notre liste est une srie de lignes qui peuvent comporter deux ou trois
composantes hirarchises. Or les tableaux de Word admettent que chaque
ligne soit divise en plusieurs champs1 hirarchiss, spars par un caractre spcial. Voici la marche suivre :
Slectionnez le texte trier puis excutez la commande TableauTrier.
La bote de dialogue Trier le texte apparat. Cliquez sur le bouton
Options. La bote de dialogue Options de tri apparat. Dans le champ
Autres, saisissez le caractre dsir (dans notre exemple, le caractre
deux-points).
1. Ici le mot champ a le sens de rubrique, catgorie.

Chap07.fm Page 136 Mardi, 6. mars 2007 12:43 12

136

Chapitre 7. Cration dun index

Figure 7.5 Dfinition du sparateur de champ

Assurez-vous que loption Trier selon la langue a bien la valeur Franais (France), puis validez en cliquant sur le bouton OK. Dans la bote
de dialogue Trier le texte, slectionnez loption Champ 1 dans la zone
1re cl et Champ 2 dans 2me cl, puis validez en cliquant sur le bouton
OK.

Figure 7.6 Dfinition des cls de tri

Chap07.fm Page 137 Mardi, 6. mars 2007 12:43 12

Module dassistance la cration dun index

137

On obtient ainsi une liste classe par entres, sous-entres, sous-sousentres, mais les niveaux napparaissent pas physiquement. Les marques de
champ ( : et $ ) vont permettre de les manifester.
Utilisation de la commande EditionRemplacer
Word permet doprer des modifications en srie sur un texte laide de la
commande de recherche et de remplacement. Dans le cas qui nous proccupe, il suffit de remplacer le sparateur par des caractres spciaux qui
quivalent des commandes du clavier :
^p commande un passage la ligne (insre une marque de paragraphe)
^t commande un retrait (insre une tabulation)
Lindentation des sous-entres est alors obtenue par :
Rechercher :
Remplacer par

^p^t

Celle des points daccs de troisime niveau est obtenue par :


Rechercher $
Remplacer par ^p^t^t
Aprs un essai sur un seul remplacement, on clique sur le bouton Remplacer tout. Il reste liminer les doublons pour faire apparatre les listes de
sous-entres. Le rsultat nest pas trs diffrent de celui du module de Word,
mis part le style. Vous trouverez ci-dessous un aperu du rsultat final :
classement des entres
points d'accs principaux, 8.4, 8.5
points d'accs subordonns, 8.4, 8.6
principes, 8.18.1
typologie, 8.2
collection, dfinition, 3.1
document, dfinition, 3.2
entre d'index, dfinition, 3.3
entres continuant sur une autre page, 9.4.1.6
fichier d'autorit, dfinition, 3.4
indentation, 7.2.3.3, 9.1.2.
Voir aussi point d'accs subordonn, dfinition

Chap07.fm Page 138 Mardi, 6. mars 2007 12:43 12

138

Chapitre 7. Cration dun index

index
dfinition, 3.5
fonctions, 4
qualits
cohrence, 6.3
prcision, 6.2
typologie
de numros de codes, 5.6
des auteurs, 5.2
des noms, 5.3
des noms gographiques, 5.4
des sujets, 5.1
des titres, 5.5

CRER UN INDEX DE NOMS


Cest le type dindex le plus facile crer. Il vous suffit de saisir les noms
que vous voulez mettre dans lindex. Le programme repre les occurrences
de chaque nom et leur affecte un champ dentre.
Le programme offre deux moyens pour cette indexation globale : slectionner page page les noms indexer ou les lister en bloc dans un fichier
spcial dit fichier de concordance.

Entrer les noms la lecture du texte


Il faut activer la bote de dialogue Marquer les entres dindex et remplir
uniquement la case Entre, puisque lindex des noms na pas de sousentre. Chaque fois que vous saisissez un nom, cliquez non pas sur le bouton Marquer, mais sur Marquer tout.
la fin, il ne reste plus qu gnrer lindex (InsrerRfrenceTables et index) en choisissant les options dsires et en cliquant
sur le bouton OK. Lindex est compil en quelques secondes et il est insr
la position courante du curseur. Nous verrons en dtail comment exploiter lindex dans la section Gnrer lindex .

Chap07.fm Page 139 Mardi, 6. mars 2007 12:43 12

139

Crer un index de noms

Entrer les noms globalement dans un fichier de concordance


Un moyen plus perfectionn est propos par le module dindexation si vous
cliquez sur le bouton Marquage auto dans la bote de dialogue Tables et
index. Il consiste entrer globalement les noms dans un fichier spcial dit
de concordance.
Ceci implique que vous tablissiez au pralable la liste des noms
indexer et que vous remplissiez convenablement le tableau de concordance. Ensuite le programme fabriquera lindex sur un simple clic.
Cration dun fichier de concordance
Pour crer un fichier de concordance, vous devez dabord crer un tableau
(TableauInsrerTableau) de deux colonnes et dune centaine de
lignes (ou plus, en fonction de vos besoins).
Le tableau deux colonnes permet de distinguer en cas de besoin la forme
dun mot reprer (premire colonne) et la forme sous laquelle il sera signal
dans lindex (deuxime colonne). Dans la premire colonne, la machine fait la
diffrence entre majuscules et minuscules et, bien videmment, ne recherche
que la forme exacte du mot saisi (si le mot livre est dans le fichier de concordance, il nindexera pas le mot livres qui se trouve dans le texte). Ceci
permet, par exemple, dans un index des nationalits, de rassembler sous la
mme entre (anglais) les occurrences de anglais, anglaise, anglaises,
Anglais... . Voici un exemple de fichier de concordance :
Pkin

Pkin

Beijing

Pkin

la fin on enregistre le fichier en lui attribuant un nom facile retrouver.


Utilisation du fichier de concordance
Ouvrez le document indexer puis ouvrez la bote de dialogue Tables et
index. Cliquez sur le bouton Marquage auto. Dans la bote de dialogue
Ouvrir le fichier dindexation automatique, dsignez le fichier de concordance et cliquez sur le bouton Ouvrir.

Chap07.fm Page 140 Mardi, 6. mars 2007 12:43 12

140

Chapitre 7. Cration dun index

Le logiciel repre immdiatement les mots de la premire colonne et leur


affecte un champ dentre dindex sous la forme de la deuxime colonne aux
endroits voulus. Pour gnrer lindex, reportez-vous la section prcdente.

CRER UN INDEX MATIRE PAR UNE INDEXATION


GLOBALE
Un index matire est un rpertoire alphabtique de tous les sujets abords dans
un livre et susceptibles dintresser un lecteur avant, pendant ou aprs la lecture de celui-ci. Cet outil est beaucoup plus sophistiqu quun index des noms.
Il ne se limite pas une seule catgorie de sujets, et il est structur sur plusieurs
niveaux. Sa confection demande aussi plus de savoir-faire.
Reprer les sujets intressants dun livre et les formuler sous une forme adapte aux interrogations probables des utilisateurs sappelle indexer un livre .1
Une indexation de qualit requiert danalyser le livre page page, et
cette opration demande du temps et du savoir-faire (comptez peu prs 30
heures pour un indexeur expriment et un livre de 200 pages). Ceci explique que, press par le temps ou par dautres contraintes, plus dun auteur se
contente dune indexation btarde, mais plus facile et plus rapide. Elle
drive de la mthode prcdente, et nous lappelons lindexation globale.

Comment recenser globalement les termes importants


dun document
Au lieu dindexer le document page page, on rpertorie chapitre par chapitre les concepts importants et on note les termes sous lesquels ils apparaissent. Car le marquage automatique des sujets comme celui des noms
ne peut fonctionner que sur des formes littrales du texte.
Un auteur connat bien son texte et il est capable den extraire les termes significatifs sans le lire de bout en bout. Si lindexeur nest pas lauteur,
il exploitera tous les procds de mise en relief du livre :
1. Ce terme ne signifie pas ajouter un index au livre, mais poser des indices , des
marques, aux emplacements voulus, sous la forme dentres dindex.

Chap07.fm Page 141 Mardi, 6. mars 2007 12:43 12

141

Crer un index matire par une indexation globale

les rubriques de la table des matires ;


les mises en forme graphiques (soulign, italique, gras) ;
la table des figures et schmas ;
la liste des rfrences bibliographiques pour les noms dauteurs ;
ventuellement les glossaires ou les terminologies du domaine.
La slection sera dautant plus pertinente quon choisira non pas des termes simples, mais des locutions (culture betteravire, index des noms).
Utiliser les ressources des fichiers de concordance
Comme pour les index de noms, on peut entrer les termes slectionns soit un
par un, avec loption Marquer tout, soit globalement avec un fichier de concordance, ce qui est de beaucoup la meilleure solution. On sait que le tableau
deux colonnes des fichiers de concordance permet des transformations formelles trs efficaces. Lindexeur peut les exploiter notamment pour :
rcuprer les mots en majuscules
INDEXATION

Indexation

rcuprer les pluriels


chevaux

cheval

passer dun synonyme au terme prfrentiel


digital

numrique

Il est mme possible de transfrer des procds syntaxiques :


inverser un groupe nominal
changement dheure

heure, changement

Chap07.fm Page 142 Mardi, 6. mars 2007 12:43 12

142

Chapitre 7. Cration dun index

fractionner une locution en entre et sous-entre, en utilisant le caractre : comme sparateur


index des sujets

index : des sujets

Quand la machine gnrera lindex elle produira un retrait :


index
des sujets
Corriger les dfauts majeurs issus de lindexation globale
Mme si elle est pratique habilement, lindexation globale dun livre est
toujours un pis-aller. Elle engendre ncessairement :
des lacunes (pas de reprage des informations de dtail) ;
des suites de rfrences peu significatives, parce que la prsence dun
mot dans une page ne garantit pas quelle fournit une information intressante sur le contenu du mot. Par exemple, le terme indexation
apparat dans 15 pages de ce chapitre, mais ne signale des informations
pertinentes que dans 4 pages ;
un index peu structur, compos surtout de termes un seul niveau ;
labsence de renvois, qui servent de guide dorientation pour lusager.
Lauteur de lindex jugera sur pice des dfauts les plus saillants de sa production. Il pourra les attnuer en utilisant les diverses corrections recenses
en fin de chapitre (regroupement des sujets, pondration des rfrences,
cration de renvois). Car rien ne lempche de revenir un marquage individuel des entres.

CRER UN INDEX MATIRE PAGE PAGE


Indexer un livre page page est beaucoup plus exigeant que lindexation
globale. Il ne sagit plus de collecter des mots significatifs, mais de slectionner dans chaque page les passages susceptibles dintresser un lecteur,
puis den formuler le sujet sous une forme succincte, et enfin dadapter la

Chap07.fm Page 143 Mardi, 6. mars 2007 12:43 12

Crer un index matire page page

143

formulation au style particulier des index. Ces oprations demandent la


fois de la perspicacit et un savoir-faire qui ne simprovise pas.
Lensemble du processus passe par les phases suivantes, et pour chacune
nous donnons le pourcentage approximatif du temps global :
planification du travail (10 %) ;
indexation du texte page page (55 %) ;
entre des donnes (10 %) ;
gnration de lindex (1 %) ;
rvision de lindex (20 %) ;
conversion de lindex en fichier Word autonome (4 %).
Les objectifs dun index matire de qualit sont ambitieux :
il est complet, il rend compte de tous les aspects du livre ;
il est prcis, il va jusquau niveau du dtail ;
il est concis dans la formulation des entres ;
il oriente le lecteur vers les passages pertinents grce un choix de termes adapts et un emploi appropri des renvois ;
il est structur logiquement de faon regrouper les thmes par affinit
et prsenter une sorte de modle rduit de louvrage.
En bref, il permet lusager de trouver ou de retrouver facilement et
exclusivement les passages traitant dune question qui lintresse.

Planifier le travail
Nous supposons que vous tes dj familiaris avec le module dindexation
et que vous avez choisi lindexation page page en connaissance de cause.
Nous supposons aussi que vous avez consult les rgles de style propres aux
index, que nous rappelons dans la section suivante. La pratique de
lindexation doit tre cohrente dun bout lautre, et comme elle est laisse largement linitiative de lindexeur, elle exige des choix pralables
concernant la mthode de travail et le traitement de dtails techniques.

Chap07.fm Page 144 Mardi, 6. mars 2007 12:43 12

144

Chapitre 7. Cration dun index

Choisir une politique dindexation


Saisie directe des entres ou travail sur photocopie ? Si vous avez une
exprience de lindexation matire, vous pouvez saisir directement les
termes dentre aprs les avoir crs. Sinon, il est conseill de travailler
sur des photocopies du document, dotes dune marge confortable pour
les annotations. La saisie se fera aprs vrification, la fin de chaque
chapitre.
Indexation en profondeur ou indexation slective ? Selon que lanalyse
du texte est plus ou moins pousse, on compte en moyenne entre 2 et 4
entres par page. Pour donner un ordre de grandeur, le temps ncessaire
un indexeur expriment est environ dune demi-heure pour 10 pages
dindexation lgre et dune heure pour 10 pages dindexation approfondie. Et si lon tient compte de lensemble des tches, lindex dun livre de
220 pages varie entre 20 et 30 heures de travail.
Dcisions de dtails importantes
Les noms propres doivent faire lobjet dun traitement homogne. Par
exemple Hugo, Victor ou Hugo, V .
Pour le traitement des sigles, il faut soit choisir le sigle comme terme
dentre et renvoyer la forme dveloppe par un Voir aussi rciproque,
soit faire le choix inverse.
Pour le traitement des noms verbaux : vaut-il mieux employer choix ou
choisir , indexer ou indexation ? Contrairement la pratique courante, nous conseillons linfinitif, moins ambigu que le substantif.

Indexation du texte page page


Lindexation proprement dite se dcompose en deux tches qui senchanent : slectionner dans chaque page les passages pertinents et les nommer
et adapter ces formulations au style des index.
Slectionner les passages pertinents de chaque page et les nommer
Les passages ne pas indexer sont :
lavant-propos, la prface, la liste des rfrences bibliographiques ;

Chap07.fm Page 145 Mardi, 6. mars 2007 12:43 12

Crer un index matire page page

145

les commentaires de lauteur ( Dans ce chapitre nous tudions ) ;


les dtails insignifiants (exemples, citations, notes de bas de page sans
intrt).
Mthode de slection Tout extrait susceptible dapporter une rponse un
sujet de curiosit dun usager mrite dtre retenu. Lventail va du contenu
dun chapitre au signalement dun nom de produit ou la dfinition dun
terme. Dans chaque page, on apprciera limportance relative de chaque
source dinformation et on slectionnera en moyenne entre 2 et 5 extraits en
fonction de la politique dindexation dcide au dpart. On retiendra en priorit les divisions hirarchises du livre : chapitres, sections, sous-sections, et les
sources dinformation synthtiques : tableaux, figures, pavs.
Comment nommer les sujets des extraits retenus
Dans un premier temps, on caractrise chaque extrait en langage courant, par
une formule courte, simple et prcise. Les sujets des divisions du livre, des figures et des tableaux sont dj noncs par lauteur. Ceux des passages de petite
taille (paragraphes, phrases, propositions) doivent tre formuls par lindexeur,
mais il trouve en gnral son inspiration dans le texte du passage.
Les meilleures formules sont les locutions nominales de type nom
+ complment (recherche dinformations, chien de berger...) :
Fractionnez en plusieurs formules les sujets complexes. Par exemple
accord commercial sur le riz entre la France et les USA sera dcompos en accord commercial sur le riz et relations commerciales
France-USA
Choisissez le moins possible des termes uniques, et notamment des termes trop gnraux (systme, concept, principe, voluer.)
Prcisez laspect particulier sous lequel se prsente un sujet laide dun
terme diffrentiateur. Par exemple Galile et linquisition , Galile
savant , Galile hros de Brecht .
Mettre les termes dentres en conformit avec le style particulier des index
Un index matire est un outil de recherche au service du lecteur. Pour que
celui-ci puisse profiter aisment des points daccs aux pages intressantes
que sont les entres, lindexeur doit se conformer des rgles de style parti-

Chap07.fm Page 146 Mardi, 6. mars 2007 12:43 12

146

Chapitre 7. Cration dun index

culires, qui sont recenses dans la norme ISO 999. Nous en donnons les
points essentiels.
Vocabulaire
Utilisez des noms communs pour les objets (ordinateur, arc--souder...).
Pour les actions et les tats employez soit des noms verbaux (ducation,
indexation, veille) soit des infinitifs (duquer, indexer, veiller).
Citez les noms propres sous leur forme complte, comme ils apparaissent
dans le texte.
Nemployez pas dadjectifs pour les entres principales (vertical ==>
verticalit).
Nemployez ni article ni prposition en tte des entres principales.
Les deux dernires rgles sont moins strictes pour les sous-entres, dont
le premier mot dpend dune entre principale. Elles peuvent admettre des
adjectifs (logiciel > spcialis), des prpositions (index matire > de livre
destruction des ordures > par incinration).
Synonymie et renvois Le bon fonctionnement de lindex implique que
vous employiez constamment le mme mot pour le mme concept. Quand
il existe plusieurs termes synonymes, vous devez choisir un terme prfrentiel et vous y tenir. Mais vous devez aussi renvoyer vers le terme prfrentiel le lecteur qui fait un choix diffrent du vtre (renvoi de type Voir).
Vous pouvez noter vos renvois en cours dindexation. Mais il est plus
rationnel de rserver en bloc cette tche pour la phase de rvision de
lindex, quand vous bnficiez dune vue globale des mots utiliss.
Singulier ou pluriel En franais et en allemand on prfre gnralement le
singulier alors quen anglais le pluriel est gnralement utilis pour les termes
dsignant des objets dnombrables et le singulier pour les noms non
dnombrables (ISO 999 ; 7.2.2.2.)
Renoncer la distinction singulier/pluriel revient se priver dun
moyen dexpression utile. Elle peut servir distinguer deux homonymes de
sens diffrent (mmoire et mmoires chec et checs), ou tre employe
comme dans la langue anglaise. On peut aussi lutiliser pour exprimer deux
aspects particuliers de la mme entit. Le singulier pourrait tre employ

Chap07.fm Page 147 Mardi, 6. mars 2007 12:43 12

147

Crer un index matire page page

quand on lenvisage dans sa gnralit (comprhension dune classe), le


pluriel quand on lenvisage comme une collection dobjets (extension).
chien
anatomie
caractre
sant
chiens
dappartement
de chasse
de garde
Ce point fait partie de la marge de libert laisse lindexeur. Sil dcide
de lutiliser, il doit mentionner la signification de la distinction singulier/
pluriel dans le pav plac en tte de lindex.
Majuscules ou minuscules On doit rserver les majuscules linitiale des
noms propres, linitiale des titres cits et aux sigles dans les limites de
lusage. Exemples :
COBOL
Hugo, Victor
La tempte
OTAN
radar
Syntaxe La syntaxe est laspect le plus difficile de ce langage dindexation,
car la disposition des mots est subordonne au confort de lusager de lindex.
Importance du mot leader et inversion Quand une entre (primaire ou
secondaire) compte plusieurs mots, le premier mot doit toujours tre celui
qui a le plus de chances dtre choisi par lusager quand il fait une recherche dans lindex. Exemples :
FORMULE DINDEXATION

TERME PROBABLE

problmes de circulation

circulation

maison de campagne

maison

Chap07.fm Page 148 Mardi, 6. mars 2007 12:43 12

148

Chapitre 7. Cration dun index

rgles de syntaxe

syntaxe

facteurs de chmage

chmage

Cette priorit accorde au terme le plus efficace entrane souvent la ncessit dinverser lordre des termes, et en ce cas on les spare par une virgule :
thorie des ensembles ensemble, thorie des
loi de Mariotte Mariotte, loi de
En cas dinversion, ne gardez les prpositions et les articles que si la
clart lexige ( valeur ajoute, taxe , mais environnement, influence
sur ).
Syntaxe de la subordination entre principale/sous-entre Du point de
vue smantique, il nexiste pas de diffrence entre une formule globale, en
ordre normal ou inverse, et la mme formule fractionne en entre principale/sous-entre. Exemple :
catalogage des documents iconographiques
catalogage
document iconographique
document iconographique, catalogage
document iconographique
catalogage
Le principal intrt du fractionnement est de regrouper sous le mme
terme plusieurs sous-entres avec lesquelles il forme un bloc compact.
Mais la consquence du fractionnement est de marquer une diffrence
dimportance en faveur de lentre principale, qui bnficie dune lecture
prioritaire par lusager. Comme dans le cas de linversion, lordre de priorit
est guid par lefficacit optimale du point de vue de lusager, cest--dire
par limportance relative de chaque entre dans le contexte du livre. Ainsi,
selon quun livre sur lIrak privilgie laspect historique ou laspect militaire, le sujet complexe envoi de renforts militaires en Irak en 2007
pourra tre trait dans lindex par la subordination Irak 2007 envoi de
renforts ou par envoi de renforts Irak 2007 .

Chap07.fm Page 149 Mardi, 6. mars 2007 12:43 12

Crer un index matire page page

149

En rsum, il existe une quivalence smantique entre une entre principale complexe et la mme fractionne en entre principale sousentre. Il est difficile de dcider pour ou contre le fractionnement tant
quon ne connat pas la structure finale de lindex, mais on verra quil est
facile de passer dune formule lautre au moment voulu.

Saisir les entres


Quand vous activez la bote de dialogue Marquer les entres dindex
(Alt + Maj + X), elle recouvre en partie le texte de la page indexer. Pour
quelle gne le moins possible, vous avez intrt la dplacer dans le coin
suprieur droit de lcran.

Figure 7.7 Bote de dialogue de saisie des entres dindex

Pour saisir une entre, vous devez :


placer le curseur dans les limites de lextrait slectionn (voir le paragraphe suivant) ;
saisir ou recopier le terme dentre dans la zone Entre ;
choisir ventuellement le format des numros de page ;
cliquer sur le bouton Marquer.

Chap07.fm Page 150 Mardi, 6. mars 2007 12:43 12

150

Chapitre 7. Cration dun index

Avant de cliquer sur Marquer, vous pouvez modifier le format de


lentre en la slectionnant, puis en appuyant sur Ctrl + B (gras), Ctrl + I
(italique) ou Ctrl + S (soulign). Word insre immdiatement cette entre
lemplacement choisi, sous forme de champ dindex. Vous pouvez en vrifier lexactitude.
Si lentre que vous voulez saisir fait partir du texte, il faut slectionner ce texte et presser les touches Alt + Maj + J ; la zone Entre est
ainsi automatiquement remplie avec le contenu de la slection.
O placer le point dinsertion ?
Lemplacement du curseur dtermine la fois lemplacement du champ
dindex et le numro de page qui sera automatiquement affect cette
entre. Lemplacement le plus sr est le dbut du paragraphe ou de la
phrase o commence lextrait slectionn.
Entre et sous-entre
Les deux cases permettent de fractionner une entre complexe sur deux
niveaux. Si vous voulez trois niveaux, fractionnez la sous-entre laide du
caractre deux-points (:) qui joue le rle de sparateur, comme dans
lexemple index:de livre .
Les options
Loption Page en cours est loption par dfaut. Loption Renvoi est programme pour les renvois de type Voir. Mais il est facile, pour utiliser
lautre type, de rajouter aussi (en italique) avant le terme choisi.
Un renvoi peut tre insr nimporte quel point du texte puisquil nest
pas suivi dun localisateur. Il est rationnel de les regrouper, par exemple,
la fin du document.
Option tendue de pages Normalement, une entre dindex se rapporte
une page individuelle (option Page en cours). Quand elle recouvre plu-

Chap07.fm Page 151 Mardi, 6. mars 2007 12:43 12

Crer un index matire page page

151

sieurs pages, Word utilise un signet1, qui mmorise lextrait du texte slectionn. Pour utiliser le signet dans votre index :
Placez le point dinsertion lintrieur de votre slection.
Dans la bote de dialogue de cration dindex, saisissez votre entre, puis
cochez loption tendue de pages et choisissez le signet voulu dans la
liste droulante.
Cliquez sur Marquer.
Noubliez pas de revenir aux options habituelles en slectionnant nouveau loption Page en cours.
Nous conseillons de nutiliser les signets que lorsque les extraits dpassent largement une page.
Format des numros de pages Tous les numros de page indiquent indistinctement la prsence dune information, que celle-ci se rduise une
ligne ou quelle occupe toute la page. Pour signaler une information importante, vous pouvez donner au numro de page correspondant un format
spcial (gras ou italique). Par exemple, dans lindex de ce livre, les numros
en gras indiquent que lentre renvoie une section, les numros en italique quelle renvoie une dfinition de terme.
Commande Marquer tout
Elle permet dindexer automatiquement un terme sur lensemble du document. Cette option na pas dintrt dans lindexation page page, sauf
pour les noms dauteurs cits.

Gnrer lindex
Il est conseill de gnrer votre index aprs lindexation de chaque chapitre.
Vous pourrez ainsi amliorer continment votre travail au vu du rsultat.
Choisir un style
Dans la bote de dialogue Tables et index, vous pouvez choisir vos options
de mise en forme en vous aidant de laperu avant impression. Choisissez
1. La procdure de cration dun signet est explique au chapitre 4.

Chap07.fm Page 152 Mardi, 6. mars 2007 12:43 12

152

Chapitre 7. Cration dun index

un format qui spare les entres par des initiales (par exemple Moderne).
Loption Une par ligne (indentation) est loption par dfaut. Elle fait ressortir clairement les blocs Entre + Sous-entres.
Lindex intgr est alors prt tre gnr par Word conformment vos
choix.
Avant de lancer la gnration de lindex, vous devez absolument veiller
ce que les codes de champs des balises dindex soient masqus. Pour
cela, utilisez loutil Afficher/Masquer sur la barre doutils Standard.
Dans le cas contraire, lindex comportera des erreurs dans les numros
de page ; en effet, avant de gnrer lindex, Word repagine le texte et si
les codes de champs sont affichs, Word les considre comme du texte
imprimable et fausse ainsi le calcul de la pagination. Sur un document
assez long comportant de nombreuses entres dindex, vous pouvez
avoir un dcalage dune dizaine de pages.
Cration de lindex
Pour gnrer lindex, positionnez-vous dans votre texte o vous voulez, par
exemple la fin et validez la bote de dialogue Tables et index en cliquant
sur le bouton OK.
Le programme gnre immdiatement lindex sous la forme dun code de
champ particulier { INDEX } auquel il donne un nom de code.
Pour masquer lindex, cliquez dans lindex puis frappez simultanment
sur la squence Maj + F9 (vous pouvez aussi faire un clic droit sur lindex et
choisir la commande Basculer les codes de champs dans le menu contextuel). Lindex est remplac par son nom de code. Pour le faire afficher
nouveau, slectionnez le code de champ et frappez Maj + F9.
Suppression de lindex
Pour supprimer lindex, faites apparatre son code de champ, slectionnez
le code de champ et supprimez-le.
Le code de champ dindex, une fois gnr, devient autonome par rapport aux entres qui lont aliment, et les modifications apportes ultrieu-

Chap07.fm Page 153 Mardi, 6. mars 2007 12:43 12

Crer un index matire page page

153

rement ne seront prises en compte que si on gnre un nouvel index, qui


remplace immdiatement le prcdent, ou bien si on le met jour (clic
droit sur lindex et slection de la commande Mettre jour les champs
dans le menu contextuel).

Rviser lindex
ISO 999 souligne juste titre (6.3. Cohrence de lindexation) : Il convient que lindex soit construit selon un modle logique, quilibr, cohrent et
facilement identifiable. Le besoin de cohrence concerne le degr de prcision
donn, lemploi de la terminologie, des subdivisions, des inversions, des renvois,
de la localisation, ainsi que la prsentation gnrale de lindex. .
La phase de finition est le moment propice pour contrler la qualit du
produit et procder aux amliorations souhaitables. Le travail de mise au
point doit porter la fois sur les points de dtail (orthographe, exactitude
des donnes, graphisme) et sur les qualits essentielles qui font dun index
un outil de recherche efficace et agrable (complet, prcis, facile consulter). Ces diverses tches peuvent tre rparties sous les rubriques
suivantes :
complter et harmoniser les renvois ;
vrifier lexactitude matrielle des donnes et la rectitude du classement
squentiel ;
veiller la qualit de la prsentation matrielle ;
utiliser la structure hirarchique de lindex pour regrouper les sujets
apparents.
Complter et harmoniser les renvois
Importance des renvois On a vu que lindexeur est amen choisir un
terme prfrentiel quand un sujet peut tre rendu par deux termes quivalents. Mais sil choisit supprimer et si lusager recherche couper dans
lindex, la recherche choue bien que linformation soit prsente. Il est
donc indispensable de complter les termes prfrentiels par des renvois
impratifs de type Voir, qui aiguillent le lecteur vers le terme adquat : couper Voir supprimer.

Chap07.fm Page 154 Mardi, 6. mars 2007 12:43 12

154

Chapitre 7. Cration dun index

Lensemble des renvois impratifs, sil est bien fait, tablit des passerelles
entre la terminologie du livre et le vocabulaire des lecteurs.
Avoir une politique des renvois La quantit de renvois rajouter
dpend de la place accorde lindex. Si elle est limite, il est clair quil
faut sacrifier les renvois Voir aussi, accessoires agrables mais non essentiels. Et mme si elle est gnreuse, on doit les utiliser avec discrtion car
un index nest pas un thsaurus.
Quant aux renvois de type Voir leur utilit ne fait pas de doute, mais il
est impossible de recenser tous les synonymes des termes de lindex, et il
faut sen tenir aux quivalences dusage courant.
Quand et comment crer les renvois Les renvois dun index sont des
entres trs particulires, sans localisateurs, et indpendantes du texte. Au
lieu daiguiller vers une page ils orientent vers un autre terme de lindex.
quelle tape de la ralisation de lindex convient-il de les crer, et quel
emplacement du texte faut-il les intgrer ?
Beaucoup dindexeurs crent des renvois au cours mme de lindexation,
quand ils choisissent en connaissance de cause un terme prfrentiel. Mais
lindexation est une longue tape qui stale sur plusieurs jours, et on nest
jamais certain de se rappeler ces initiatives si on ne les a pas notes. Il faut
donc les noter sur une liste indpendante, qui permettra de les juger dans
leur ensemble. Et de toute faon cest seulement la consultation de lindex
complet qui permet den juger les erreurs et les insuffisances. Cest pourquoi il nous semble prfrable de rserver lessentiel de cette cration pour
la dernire tape, et de traiter ce problme dans le cadre du dialogue entre
lindexeur et lusager.
On compltera la liste des renvois en passant en revue tous les termes de
lindex et en sinterrogeant sur les plus importants. Une fois acheve, cette
liste permet den vrifier la cohrence interne, qui serait difficile apprcier une fois quils seront mls aux autres entres par le classement alphabtique.
Quant lemplacement des renvois intgrs, il est en principe indiffrent, mais il est plus commode de les entrer tous la fin du texte, ce qui
permet de les consulter facilement en cas de besoin.

Chap07.fm Page 155 Mardi, 6. mars 2007 12:43 12

Crer un index matire page page

155

La cohrence des renvois nest pas contrle dans Word. Il est donc
important de vrifier :
si chaque renvoi oriente vers un terme dentre
si ce terme est bien lquivalent du renvoi.
Solutions alternatives Quand un terme prfrentiel est peu employ
dans lindex, une expression lgante du renvoi correspondant consiste
mentionner aussi les numros de page, pour pargner au lecteur un dplacement inutile :
Vinci, Lonard de Voir Lonard de Vinci, 29, 66
Une solution quivalente est la double entre (double posting), qui dispense le lecteur du renvoi sans occuper plus de place :
Lonard de Vinci, 29, 66
Vinci, Lonard de, 29, 66
Vrifier lexactitude des donnes et la rectitude du classement alphabtique
Il est bon de vrifier par sondage que le logiciel de compilation a bien fait
son travail. Les corrections sont apporter directement sur les champs
index intgrs, qui sont modifiables comme le reste du texte. Le contrle
portera sur la correction des donnes et du classement squentiel :
lorthographe des entres et lemploi judicieux des majuscules (vous
pouvez utiliser le correcteur orthographique) ;
lexactitude des localisateurs. Si les numros de page sont inexacts, cest
sans doute que vous avez oubli de masquer les champs dindex avant de
le gnrer ;
la cohrence des noms propres ;
la mention des figures, tableaux et autres outils auxiliaires de consultation ;
lordre de classement des localisateurs et des entres principales ;
lordre de succession des sous-entres.

Chap07.fm Page 156 Mardi, 6. mars 2007 12:43 12

156

Chapitre 7. Cration dun index

Les corrections apporter doivent tre faites sur le texte lui-mme et


non sur lindex

Veiller la qualit de la prsentation


Prsentez les caractristiques de lindex dans un pav initial.
Sparez les entres en blocs de mme initiale.
Utilisez les caractres gras ou italiques pour signaler dans une srie de
rfrences une rfrence prioritaire :
champignons de Paris 5, 10, 19
Quand une suite de sous-entres est interrompue en bas de page, veillez
rappeler le terme dentre principal en haut de la colonne suivante
avec la mention (suite) .
Certaines de ces corrections ne sont pas prvues dans le module de
Word, notamment la premire et la dernire. Il faut les rserver pour
ltape finale, le transfert de lindex dans un fichier texte autonome.
Mnager lquilibre entre entres et sous-entres
Un index de qualit dtache clairement les entres principales, limite 5
le nombre des numros de page des entres et propose des entres globales
faciles consulter.
Si une entre principale nest suivie que dune seule sous-entre, remplacez le tout par une entre simple afin de supprimer le retrait inutile.
Si une sous-entre mrite de figurer aussi comme entre principale, crez
un renvoi son nom. Exemple :
contrle
des changes 25-27, 58
change Voir contrle : des changes 25-27, 58

Chap07.fm Page 157 Mardi, 6. mars 2007 12:43 12

Crer un index matire page page

157

Diviser les entres suivies de numros trop nombreux


On admet quune entre dindex nest plus exploitable ds quelle comporte plus de cinq localisateurs.
lampes 6, 10, 108, 110-112, 346, 363-368, 371, 381, 402.
Solution : division en sous-ensembles :
lampes
lampes gaz 10, 381, 402
lampes ptrole 6, 108
lampes lectriques
gnralits 110-112, 363-368
filaments 346, 371
Molire 25, 45, 66, 76, 103, 135.
Solution : division selon les aspects (modificateurs) :
Molire
biographie 45, 103
citations 25,76, 135
moraliste 66
Voici une liste de modificateurs utiles :
a) Pour les textes thoriques : dfinition, discussion, thorie, exceptions,
exemples, mthode, modalits
b) Pour les manuels pratiques : description, structure, efficacit, rendement, conomie, ergonomie, limites
Utiliser la structure hirarchique de lindex pour regrouper les sujets apparents
Par exemple les trois entres suivantes, disperses par le classement alphabtique,
marchs monopolistiques 153-159, 225
politique des salaires 39-42
thorie de la distribution 46, 52
peuvent tre regroupes sous lentre principale travail

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158

Chapitre 7. Cration dun index

travail
marchs monopolistiques 153-159, 225
politique des salaires 39-42
thorie de la distribution 46, 52

Conversion de lindex en fichier Word autonome


Il est important de convertir lindex en fichier autonome. Celui-ci permet
de raliser les modifications restes en suspens : introduction de lindex,
rappel des entres en haut de colonne, effets de style.
Une fois gnr, le champ dindex est un texte particulier qui peut tre :
slectionn globalement, imprim, copi, modifi et supprim.
Il est donc en principe facile de le transformer en texte Word ordinaire
par un simple copier-coller. Toutefois la copie conserve le format
particulier du code de champ INDEX. Pour la dsolidariser de ce format
particulier, cliquez lintrieur du texte puis pressez les touches
Ctrl + Maj + F9, ce qui permet de rompre la liaison avec un champ. En cas
de difficult, une solution alternative consiste coller le texte de lindex
dans Wordpad, ce qui rompt galement la liaison avec le champ. Le texte
peut nouveau tre copi partir de Wordpad pour tre coll dans Word.

Chap08.fm Page 159 Mardi, 6. mars 2007 10:52 10

8
Finalisation du document
La rdaction dun document a beau tre longue, elle doit nanmoins tre
limite dans le temps. Cela signifie que vous devez intgrer dans le planning
de ralisation de votre document une date butoir de fin de rdaction. Ce
principe peut paratre simpliste, mais nous constatons tous les jours que certains rdacteurs de documents longs se font prendre par le temps et ne savent
pas mettre un point final leur travail dcriture. Or, une bonne partie du
problme vient du fait que la fin de la rdaction ne concide pas avec la fin
du projet de ralisation du document long puisquil reste encore de nombreuses oprations mener, une fois lcriture proprement dite termine. Do la
ncessit dune relle planification du projet (voir le chapitre 2) si lon veut
tenir les dlais et se rserver du temps pour mener bien toutes les tapes de
la finalisation du document qui ne doit en aucun cas tre nglige.
Toutes les manipulations que nous allons dcrire dans ce chapitre doivent tre ralises sur un texte stabilis. Il est important de respecter cette
consigne et de ne pas cder la tentation de revenir sur son texte au dernier moment, ce qui est une grande source derreurs potentielles.

RELECTURE
Nous avons dj voqu cette tape importante dans le chapitre 2, mais il
est ncessaire dy revenir tant cette tape est fondamentale. Vous devez

Chap08.fm Page 160 Mardi, 6. mars 2007 10:52 10

160

Chapitre 8. Finalisation du document

rserver une plage de temps importante la relecture de votre document.


Mme si vous matrisez parfaitement lorthographe, votre document comportera son lot derreurs et de coquilles diverses. Comme on nest jamais
trs bon juge de ses propres prestations, la relecture doit obligatoirement
faire intervenir une tierce personne.
Cela a pour consquence que vous devez vous assurer au pralable de la
disponibilit de cette personne pendant la priode de relecture et galement respecter votre planning. Si vous avez prvu de faire relire votre travail avant une priode de vacances, ne vous tonnez pas que votre
relecteur ne soit plus disponible si vous navez pas tenu les dlais prvus.
La relecture doit se faire aussi bien au niveau de la forme que du fond.
Cela signifie que vous devez traquer toutes les fautes dorthographe ainsi
que les problmes dexpression, et faire galement vrifier par un observateur extrieur la pertinence de ce que vous crivez. Il est donc souvent
ncessaire, si votre travail est trs spcialis, de sassurer trs longtemps
lavance de la disponibilit dun expert du domaine qui servira de caution
scientifique pour contrler que ce que vous avez crit est juste.
La relecture dun document long passe par la traque systmatique
derreurs courantes ; ce processus est souvent ingrat, mais il est ncessaire.
Voici une liste non exhaustive des erreurs que vous devez rechercher :
Doubles espaces
Doubles marques de paragraphe
Absence des espaces inscables devant les caractres ncessitant leur
prsence (voir le chapitre 1)
Sauts de page manuels
Erreurs typographiques
Mauvaise application des styles
Pour une bonne partie de ces erreurs, lutilisation de toutes les subtilits
de la commande de recherche et de remplacement sera ncessaire (voir le
chapitre 1). Si vous avez les comptences pour crer des macros, la ralisa-

Chap08.fm Page 161 Mardi, 6. mars 2007 10:52 10

161

Relecture

tion de petits programmes en VBA1 pourra galement vous faire gagner un


temps prcieux pour les oprations de vrification rptitives.
Si vous savez que vous tes coutumier de certaines fautes, comme des mots
particuliers mal orthographis ou bien des tournures de phrases incorrectes,
vous devez effectuer une recherche spcifique de ces erreurs. Tout au long de
votre rdaction, si vous constatez des erreurs et les corrigez sur le champ, il est
plus prudent de noter cette erreur dans un document spcial ; une fois la rdaction acheve, reprenez la liste de toutes les erreurs que vous avez constates,
puis vrifiez que vous ne les avez pas reproduites dans votre document.

Mode rvision
Si vous embauchez des relecteurs qui contrlent votre document Word, il
est trs important quils effectuent leurs corrections en mode rvision.
Grce ce mode, vous allez pouvoir instantanment prendre connaissance
des modifications quils ont apportes votre texte.
Pour activer le mode rvision, vous devez dabord faire afficher la barre
doutils Rvision (AffichageBarre doutilsRvision). Cette barre
doutils propose toute une srie doptions et de commandes qui vont faciliter le travail de rvision, aussi bien pour celui qui corrige que pour celui qui
passe en revue les corrections apportes au document.

Figure 8.1 Barre doutils Rvision

Une fois la barre doutils Rvision affiche, vous devez cliquer sur le
bouton Suivi des modifications pour que toutes les modifications effectues puissent tre identifies. Chaque fois que le correcteur modifie le
texte, sa correction saffiche dans une couleur diffrente (qui est param1. VBA est le langage de programmation dOffice qui permet dautomatiser certaines
tches. Si vous voulez en savoir plus sur le sujet, vous pouvez vous reporter notre
ouvrage, Formation VBA, paru chez Dunod.

Chap08.fm Page 162 Mardi, 6. mars 2007 10:52 10

162

Chapitre 8. Finalisation du document

trable). Ainsi, les ajouts, les suppressions et la mise en forme des caractres
sont clairement reprs. Chaque modification du texte est mme horodate et le nom du relecteur est galement inscrit. ce sujet, si vous avez plusieurs relecteurs, il est important que chaque relecteur enregistre
correctement
son
nom
dans
les
paramtres
de
Word
(OutilsOptionsUtilisateur) car ce champ nest pas toujours bien renseign. Il est ainsi courant davoir des modifications de plusieurs relecteurs
qui sappellent tous Administrateur
Outre les modifications quil peut tre amen faire sur le texte, le
relecteur peut insrer des commentaires dans le texte ou surligner certains
passages pour attirer lattention de lauteur. Les commentaires sont saisis
dans le volet de rvision, un peu la manire des notes de bas de page. Ils
sont par la suite visibles dans ce mme volet ou bien dans une info-bulle si
lon passe le pointeur de la souris sur la marque du commentaire.

Figure 8.2 Surlignage et insertion dun commentaire en mode rvision

Une fois que le relecteur a termin de rviser le texte, il renvoie le document lauteur qui prend connaissance des modifications. La prsence
dune rvision est indique dans la marge par un trait vertical de couleur
noire. De plus, la barre doutils Rvision possde des boutons pour passer
directement dune rvision lautre (boutons Prcdent et Suivant). Pour
chaque marque de rvision, lauteur peut accepter ou refuser la modifica-

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Contrle des sauts de page

163

tion. Sil a une confiance extrme dans son relecteur, il peut galement
accepter dun seul coup toutes les modifications.

Figure 8.3 Contrle des modifications par lauteur

Votre texte finalis doit tre vierge de toute marque de rvision, y compris des commentaires crits par les relecteurs. En effet, il est possible
dimprimer ces commentaires et il serait dommage que lors dune fausse
manipulation vous lanciez limpression de votre document et que les commentaires apparaissent dans la marge. Vous disposez dans la barre doutils
Rvision dune commande intitule Supprimer tous les commentaires du
document.
Lors de la phase de vrification de votre travail, assurez-vous que vos
relecteurs sachent bien activer le mode rvision de Word. Il serait
particulirement dommage quils fassent un important travail de
relecture qui engendre une grande perte de temps lors du contrle des
rvisions, en raison de leur ignorance du mode rvision. Il existe
cependant des outils intgrs Word (OutilsComparaison et
fusion de documents) qui vous permettent de comparer deux versions
dun mme document, mais leur utilisation est moins pratique.

CONTRLE DES SAUTS DE PAGE


Une fois que le texte dfinitif est parfaitement stabilis, vous pouvez parfaire laspect final de votre document, et notamment contrler le caractre

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164

Chapitre 8. Finalisation du document

harmonieux des sauts de page. Vous allez ainsi pouvoir contrler la gestion
du blanc au sein de votre page, et vrifier que des lignes isoles ne se
retrouvent pas en bas dune page ou au sommet dune page. Vous contrlerez enfin que les lments solidaires figurent bien sur la mme page. Vous
pouvez facilement dclarer dans Word que deux paragraphes doivent tre
solidaires, mais le problme est plus dlicat quand il sagit dune figure ou
dun tableau et de son commentaire. Or, il ny a rien de pire pour un lecteur
que de lire une analyse dun graphique qui se trouve sur la page prcdente
que lon vient de tourner
Si dans longlet Enchanements de la bote de dialogue Paragraphe vous
avez coch la case viter veuves et orphelines, Word exerce normalement
un contrle sur votre texte et vous devriez viter la plupart des ennuis de ce
ct-l. Les choses se passeront mieux galement si vous avez fait la chasse
aux doubles marques de paragraphe. En effet, le fait de laisser plusieurs
marques de paragraphe la suite peut perturber la mise en page et rendre la
gestion des ruptures de page plus complexe. Vous gagnerez donc du temps si
vous avez anticip ce phnomne.
La surveillance des sauts de page se fait en gnral dans le mode Aperu
avant impression avec un affichage en double page. Dans ce mode-l, le
texte est bien videmment impossible lire et seuls les titres sont parfaitement lisibles ; cela na aucune importance car le but recherch est davoir
une vision globale de la cohrence du document. Vous devez veiller la
rpartition harmonieuse du texte sur la page et contrler le bon agencement
des lments textuels et graphiques qui doivent tre sur la mme page.
Si vous avez suivi nos conseils et prvu une impression recto verso, vous
ne devez pas perdre de vue que lunit de base smantique du document
nest plus vraiment la page, mais la double page. Cest la raison pour
laquelle laperu avant impression doit se faire dans ce mode-l. Dans cette
phase de relecture, il est important de prendre un peu de recul par rapport
son texte pour avoir une vision densemble.
Outre le bon agencement des sauts de page, vous contrlerez aussi la disposition correcte des notes de bas de page et veillerez, autant que faire se
peut, ce quelles tiennent intgralement sur la page o se situe lappel de
note.

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Contrle des sauts de page

165

Figure 8.4 Vrification du document en mode Aperu avant impression

Encore une fois, si vous avez bien paramtr Word et respect la feuille de
styles, vous ne devez pratiquement jamais avoir intervenir sur les sauts de
page. Il arrivera cependant toujours des cas o vous serez dans lobligation
dinsrer un saut de page manuel. Si vous vous trouvez dans cette situation,
vous utiliserez la commande InsertionSaut pour insrer un saut de page
que lon qualifie de manuel ou de forc, dans la mesure o normalement
Word gre automatiquement le passage du texte dune page sur lautre. Ce
type de saut de page nest pas proscrire dans labsolu, mais son insertion ne
doit intervenir que dans la phase extrme de finalisation du document.
Dans cette phase doptimisation de la mise en pages, vous ne devez
pas hsiter tricher un peu et modifier lgrement la taille des
caractres ou bien leur espacement (voir la technique de modification de lespacement des caractres illustre au chapitre 4) si cela
savre ncessaire. Vous serez surpris de voir comme la diminution du
corps des caractres de 0,5 point est invisible pour le lecteur, mais
rend de grands services lauteur qui constate alors que la ligne qui lui
posait problme nest finalement plus rejete sur la page suivante.

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166

Chapitre 8. Finalisation du document

Ltape du contrle des sauts de page doit aboutir un document dont la


pagination sera stabilise. Vous comprendrez aisment que cette opration
est absolument ncessaire pour la production de la table des matires (voir
le chapitre 4) et de lindex (voir le chapitre 7) qui ont un besoin imprieux
que les numros de page ne fluctuent plus.
Certaines tapes du processus de finalisation du document doivent
absolument se drouler dans un ordre chronologique prcis qui ne
peut souffrir aucune drogation. Vous devez parfaitement intgrer
cette ncessit dans la gestion de votre planning sous peine de graves
ennuis.

IMPRESSION FINALE DU DOCUMENT


Une fois que la pagination du document est finalise, vous pouvez gnrer
la table des matires et lindex. Quand ces tapes sont acheves, vous pouvez considrer que votre document est termin et vous pouvez alors passer
la phase dimpression.
ce stade-l, vous navez pas grand-chose faire, si ce nest de demander Word dimprimer votre document laide de la commande
FichierImprimer. Si votre imprimante ne produit pas un travail dexcellente qualit, vous avez tout intrt sous-traiter cette opration auprs
dun professionnel. Mme si le prix des services dun prestataire vous parat
lev, comparez ce cot au temps que vous avez pass produire votre
document. Avouez quil serait particulirement dommage davoir pass
autant de temps rdiger votre texte pour saboter votre travail la dernire tape en imprimant sur du mauvais papier ou avec une imprimante
matricielle.
Noubliez pas que les personnes qui liront votre document (on crit toujours pour tre lu) jugeront bien videmment dabord le fond, mais verront
en premier la forme. Le fait davoir entre les mains un document bien mis
en pages et correctement imprim met le lecteur dans de bonnes dispositions pour apprcier au mieux votre travail.

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Conversion du document finalis

167

Sur le plan purement formel, vous pouvez jouer sur la qualit du papier,
limpression (couleur ou monochrome) et la reliure. Plus un papier est
pais, meilleure sera en gnral sa qualit. Faites cependant attention ne
pas employer un papier dun grammage trop lev si vous imprimez plusieurs centaines de pages. En revanche, vous pouvez utiliser un papier de
fort grammage pour la couverture de votre document.
Si vous avez quelques illustrations en couleur dans votre document,
nhsitez pas sous-traiter limpression en couleur des quelques pages o
elles apparaissent. Encore une fois, mme si le prix est lev, le jeu en vaut
la chandelle dautant plus que, par exemple, limpression de graphiques en
couleur sur une imprimante monochrome peut tre totalement illisible. Il
sagit en effet dune erreur courante : vous voulez illustrer votre propos par
un graphique que vous avez produit dans Excel ou bien directement dans
Word. lcran, le graphique parat superbe et on distingue parfaitement
la diffrence entre les barres de votre histogramme. Malheureusement vous
allez imprimer ce graphique sur une imprimante laser monochrome et il y a
des risques importants pour que la transposition des couleurs lors de
limpression en monochrome annule toutes les diffrences qui taient
pourtant bien visibles lil nu sur votre cran. La bonne solution est
danticiper ce phnomne et de convertir le graphique en nuances de gris
avant limpression.
Dans bon nombre duniversits un service procure une assistance aux
tudiants qui veulent imprimer un mmoire ou une thse. Sous
rserve de satisfaire quelques conditions, limpression de votre
document peut mme tre prise entirement en charge dans certains
tablissements universitaires.

CONVERSION DU DOCUMENT FINALIS


Si vous pensiez en avoir termin une fois limpression de votre document
long acheve, vous vous trompez dans la plupart des cas. En effet, nous
vivons aujourdhui lre du document numrique et il nest dailleurs pas
rare que lon privilgie le dpt du document sous sa forme lectronique.

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168

Chapitre 8. Finalisation du document

Pour ne prendre quun seul exemple, le dpt lectronique des thses est
trs fortement encourag et nous connaissons mme des universits o
cette formalit est une condition sine qua non de la soutenance. Si le papier
nest pas encore mort, le format lectronique est dsormais un srieux concurrent et lon ne saurait sen plaindre. Dans ces conditions, Word peut
tre considr avant tout comme un diteur de documents numriques qui
ne sont pas forcment destins tre imprims.
Outre le fait que lon vous oblige dans certains cas produire une version lectronique de votre document, il faut bien aussi reconnatre que la
conversion de votre fichier Word peut favoriser la diffusion de vos travaux.
Ainsi, la conversion en document HTML autorise la publication de votre
crit sur le Web.
Nous allons tudier les modalits de conversion dun document Word
dans trois formats de document lectronique reconnus : PDF, HTML et
XML.

Conversion au format Acrobat PDF


Il est inutile de prsenter le format PDF (Portable Document Format) cr
par la socit Adobe tant cest devenu un standard de fait des formats de
fichiers lectroniques. Au moment o nous mettons sous presse, Adobe est
dailleurs justement en train dessayer de faire normaliser son format de
fichier en le soumettant devant les instances de lISO.
Il est cependant important de noter que le format PDF vous servira la
fois comme format dchange lectronique, mais aussi comme format de
fichier imprimer. En effet, si vous sous-traitez lopration dimpression de
votre document long, vous avez tout intrt livrer une version PDF de
votre document plutt quun fichier Word. Dune part, vous tes ainsi
assur que la personne charge de limpression pourra lire votre fichier (il
existe des versions dAcrobat Reader sur toutes les plates-formes, que ce
soit sur Mac, PC, Unix ou Linux) alors quelle na peut-tre pas le logiciel
Word. Dautre part, vous tes certain du rsultat imprim. Lavantage dun
fichier PDF est que la mise en pages est fige une bonne fois pour toutes, ce
qui nest pas forcment le cas pour un fichier Word. Il suffit notamment
que la personne charge dimprimer votre travail nait pas la mme version

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Conversion du document finalis

169

de Word que vous ou bien possde une imprimante diffrente de la vtre


pour quil y ait des soucis lors de limpression. Dans des situations de ce
genre, il est extrmement frquent que la mise en pages que vous trouviez
parfaite sur votre PC ne soit pas imprime correctement ; vous risquez
notamment que les sauts de page ne soient pas identiques ce que vous
aviez prvu.
Pour toutes ces raisons, il est prfrable de livrer un fichier PDF si vous
ne ralisez pas vous-mme limpression, certains imprimeurs exigeant
mme ce type de fichier car ils ont eu trop de problmes avec limpression
des fichiers Word.
Pour convertir un fichier Word au format PDF, trois solutions soffrent
vous :
utiliser Acrobat
utiliser Word 2007
utiliser une solution compatible PDF
Acrobat
Si le logiciel Acrobat Reader est diffus gratuitement par Adobe, il nen va
pas de mme pour le logiciel Acrobat qui permet de crer des fichiers au
format PDF et qui est relativement onreux. Sil parat difficile denvisager
son acquisition pour une utilisation ponctuelle, il est en revanche assez
facile de trouver un service (dans une universit, une entreprise, une
association, etc.) qui possde ce logiciel et vous autorise effectuer votre
conversion.
Quand le logiciel Acrobat est install sur votre ordinateur, il installe des
menus supplmentaires dans certaines applications, dont Microsoft Word,
et surtout il cre une imprimante virtuelle dans la liste de vos imprimantes.
Ainsi, pour crer un fichier PDF, la manipulation gnrique consiste
imprimer sur limprimante installe par Acrobat.
Dans Word, Acrobat rajoute deux menus intituls Adobe PDF et Commentaires Acrobat. Si vous tes press et dsirez une conversion rapide de
votre document Word au format PDF, choisissez la commande Adobe
PDFConvertir en Adobe PDF.

Chap08.fm Page 170 Mardi, 6. mars 2007 10:52 10

170

Chapitre 8. Finalisation du document

Figure 8.5 Conversion dans Word dun document au format PDF

Si vous voulez obtenir un rsultat plus professionnel et avoir le choix de


plus doptions, vous devez alors choisir la commande FichierImprimer et
slectionner dans la bote de dialogue Imprimer limprimante Adobe PDF.

Figure 8.6 Pour convertir en PDF, on imprime sur limprimante Adobe PDF

Quand vous avez choisi limprimante virtuelle Adobe PDF, cliquez sur le
bouton Proprits pour avoir accs aux nombreuses options dAcrobat. La
bote de dialogue Proprits de Document Adobe PDF comporte trois
onglets intituls Disposition, Papier/qualit et Options Adobe PDF.
Le premier onglet permet de slectionner lorientation du document
(portrait ou paysage). Le deuxime onglet permet de choisir entre une
impression en couleur ou en monochrome. Bien videmment, il ne sagit

Chap08.fm Page 171 Mardi, 6. mars 2007 10:52 10

Conversion du document finalis

171

pas en fait de limpression, mais du rsultat de la conversion. Le troisime


onglet propose de nombreuses options et cest cet endroit que vous allez
pouvoir dterminer les choix les plus importants. Pour dterminer les
options Acrobat, cliquez sur le bouton Modifier en face de la liste Options
par dfaut.

Figure 8.7 Choix des options de conversion PDF

La bote de dialogue qui souvre (figure 8.8) permet de dfinir trs finement tous les aspects de la conversion au format PDF. Si vous ne possdez
pas la documentation dAcrobat, le risque est grand que vous soyez vite
noy sous des dtails relativement techniques. Pour simplifier les choses, il
faut distinguer deux cas de figure : la conversion PDF pour un affichage du
document sur le Web et la conversion PDF pour une impression.
Dans le premier cas, vous naurez pas besoin dune trs grande qualit car
la rsolution de lcran est bien moins importante que celle dune imprimante.

Chap08.fm Page 172 Mardi, 6. mars 2007 10:52 10

172

Chapitre 8. Finalisation du document

Dans le deuxime cas, vous avez intrt obtenir la meilleure qualit possible.
Vous pouvez, par exemple, augmenter la rsolution en points par pouce. Vous
devez bien entendu dsactiver la case Optimiser pour laffichage rapide des
pages Web. Si vous avez beaucoup dimages dans votre document, nous vous
conseillons dexaminer le menu Images (dans le volet de gauche de la bote de
dialogue) qui offre des options trs pointues en matire de gestion des images.

Figure 8.8 Paramtrage de la qualit de sortie du fichier PDF

Si vous avez peur de commettre des erreurs de paramtrage, vous pouvez


toujours slectionner une des options de la liste Options par dfaut de la
bote de dialogue Proprits de Document Adobe PDF. Vous pouvez
notamment choisir entre les options suivantes :
Qualit standard
Qualit suprieure
Taille de fichier minimale

Chap08.fm Page 173 Mardi, 6. mars 2007 10:52 10

Conversion du document finalis

173

Si vous avez pass du temps trouver les bons rglages pour optimiser la
conversion de votre document Word au format PDF, vous avez la possibilit denregistrer ces paramtres en leur attribuant un nom. Vous pourrez
ainsi les rutiliser ultrieurement car ils seront intgrs dans la liste
Options par dfaut.
Quand vous avez fini de choisir vos paramtres, vous pouvez lancer
limpression et Word, sous le contrle dAcrobat, gnrera un fichier PDF.
Word 2007
La conversion au format PDF est possible dans Word 2007 sous rserve que
vous tlchargiez un complment sur le Web qui est disponible gratuitement. Quand ce composant est install, vous pouvez convertir un fichier
Word au format PDF en cliquant sur le bouton Office et en choisissant la
commande Enregistrer sousPDF ou XPS

Figure 8.9 Enregistrement au format PDF dans Word 2007

Chap08.fm Page 174 Mardi, 6. mars 2007 10:52 10

174

Chapitre 8. Finalisation du document

Dans la bote de dialogue Publier comme PDF ou XPS, vous pouvez


choisir diffrentes options.

Figure 8.10 Options de conversion au format PDF

Vous remarquerez cependant que les options de conversion sont beaucoup moins nombreuses que dans le logiciel Acrobat. Word 2007 ne propose que deux qualits : standard et taille minimale. Le bouton Options
permet, entre autres, de dfinir ltendue de limpression (le nombre de
pages qui seront imprimes).
Pour lancer la conversion au format PDF, cliquez sur le bouton Publier.
Solution compatible PDF
Si vous ne possdez pas Word 2007 ni le logiciel Acrobat et si vous souhaitez nanmoins convertir votre document Word au format PDF, vous allez

Chap08.fm Page 175 Mardi, 6. mars 2007 10:52 10

Conversion du document finalis

175

devoir vous tourner vers une solution compatible PDF. Si vous saisissez les
mots convertir PDF dans un moteur de recherche, vous trouverez de
trs nombreuses rponses votre requte.
Il existe des logiciels commerciaux un prix tout fait raisonnable ainsi
que des produits entirement gratuits. Parmi ces derniers, nous citerons le
logiciel PDFCreator que lon peut tlcharger sur le site www.pdfforge.org.
Le processus de conversion au format PDF avec ces produits est relativement similaire avec ce qui vient dtre vu.

Conversion au format HTML


La conversion au format HTML nest utile que si vous envisagez de publier
sur le Web votre document. Word, depuis la version 2000, sait convertir
ses fichiers au format HTML grce la commande FichierEnregistrer en
tant que page Web. La conversion est rapide et vous pouvez mettre en
ligne facilement votre fichier Word, mme si certains enrichissements ne
sont pas correctement convertis.
Le problme rside en fait dans la qualit du code HTML gnr. De
lavis des spcialistes Web, le code produit par Word nest vraiment pas un
modle du genre car une quantit impressionnante de code HTML inutile
est insre dans le fichier gnr. Il est fortement recommand de tenter de
nettoyer le code produit, si vous en avez les comptences.
Vous pouvez galement essayer de dgraisser ce fichier HTML laide de
Dreamweaver qui comprend une commande intitule textuellement Nettoyer le code HTML de Word, commande qui dit bien ce quelle veut
dire Dans lopration, le fichier perdra quand mme les deux tiers de son
poids.
En conclusion, mme si Word sait convertir rapidement au format
HTML, il faut bien reconnatre que le rsultat nest pas extraordinaire. Si
votre but initial est de publier sur le Web, Word ne reprsente pas le
meilleur diteur HTML du march.

Chap08.fm Page 176 Mardi, 6. mars 2007 10:52 10

176

Chapitre 8. Finalisation du document

Conversion au format XML


Tous les documents produits par Office 2007 sont enregistrs au format
XML1. Mme si XML tait dj prsent dans Office 2003 (en tous les cas la
version Pro de Word 2003), cette volution constitue une vritable rvolution plus dun titre.
Premirement, la compatibilit ascendante des documents Office est
rompue : les documents produits par Office 2007 ne sont pas compatibles
avec les documents produits avec les versions antrieures dOffice (Office
2000, Office XP et Office 2003). Microsoft a cependant sorti un pack de
compatibilit qui permet douvrir les fichiers Word, Excel et PowerPoint
estampills 2007 avec une version antrieure dOffice.
Si Microsoft a choisi dadopter XML comme format de base de ses
fichiers, cest bien parce que ce format est en passe de devenir universel.
Microsoft suit donc le sens de lhistoire et on ne peut que se rjouir de cette
dcision, mme si dimportants problmes de compatibilit sont prvoir.
Une des consquences fondamentales du passage XML est louverture du
format des fichiers Office.
En effet, pour la premire fois dans lhistoire dOffice, on va enfin
connatre la structure des documents qui est dsormais publique. Beaucoup
de gens semblent lavoir oubli, mais jusqu Office 2003, il tait
rigoureusement impossible de savoir comment un document Office tait
architectur. Le format propritaire des documents Office tait secret et il
fallait se lancer dans des oprations hasardeuses de reverse engineering pour
apprendre de quoi tait form un document Office.
Avec Office 2007, le standard sur lequel sont bass les documents est
parfaitement connu et les spcifications des documents Office ont t
publies. Ce changement dattitude est extrmement important et il y a
fort parier que lon ne mesure pas encore toutes les consquences de ce
qui constitue une mini-rvolution.
1. Le langage de balisage extensible (en anglais Extensible Markup Language ou en
abrg XML) dcrit une classe dobjets de donnes appels documents XML et dcrit
partiellement le comportement des programmes qui les traitent.

Chap08.fm Page 177 Mardi, 6. mars 2007 10:52 10

Conversion du document finalis

177

XML a t dvelopp par un groupe de travail du Consortium du


World Wide Web (W3C) en 1996. Les objectifs de conception de
XML sont les suivants :
XML devra pouvoir tre utilis sans difficult sur Internet ;
XML devra soutenir une grande varit d'applications ;
XML devra tre compatible avec SGML ;
il devra tre facile d'crire des programmes traitant les documents
XML ;
le nombre doptions dans XML doit tre rduit au minimum, idalement aucune ;
les documents XML devraient tre lisibles par l'homme et raisonnablement clairs ;
la conception de XML devra tre prpare rapidement ;
la conception de XML sera formelle et concise ;
il devrait tre facile de crer des documents XML ;
la concision dans le balisage de XML est de peu dimportance.
Le 10 fvrier 1998, le W3C a publi la recommandation de XML que
lon peut trouver ladresse suivante : http://www.w3.org/TR/REC-xml
Il ny a donc pas besoin de convertir un fichier Word 2007 au format
XML dans la mesure o il sagit dj du format natif. En revanche, les documents Word 2003 seront convertis grce la commande FichierEnregistrer sous, en prcisant le type de fichier Document XML.
Vritable esperanto des formats de documents, XML favorise linteroprabilit. Le fait davoir adopt le format Office Open XML dans Office
2007 signifie que Microsoft a mis un terme sa logique de documents propritaires qui tait tant dcrie ( juste titre dailleurs). Relle nouveaut
dOffice 2007, le format XML en est encore ses dbuts dans Office, mais
on peut penser que de trs nombreuses applications vont prochainement
prendre en compte cette fonctionnalit.

Chap08.fm Page 178 Mardi, 6. mars 2007 10:52 10

Chap08.fm Page 179 Mardi, 6. mars 2007 10:52 10

Conclusion
Lobjectif de ce livre est de vous guider dans la production dun document
long avec Word en vous montrant les pistes essentielles suivre ainsi que
les cueils viter. Nous esprons que cet ouvrage vous donnera les cls
pour crer mthodiquement des documents de qualit. La production dun
long document exige une grande discipline et de multiples comptences ; si
les choses sont devenues plus claires pour vous et si vous avez prsent une
bonne vision de tous les enjeux de la rdaction dun document long avec
Word, cest que nous avons russi dans notre entreprise pdagogique.
Noubliez pas que vous trouverez sur www.dunod.com des ressources
lectroniques qui viendront complter utilement ce livre.

Nous vous souhaitons bon courage dans la production de vos documents.

Chap08.fm Page 180 Mardi, 6. mars 2007 10:52 10

Index.fm Page 181 Mardi, 6. mars 2007 10:55 10

Index
Les entres en caractres gras signalent les chapitres du livre.
Les sous-entres en italique signalent les dfinitions de termes.
Les numros de page en gras signalent des dveloppements denviron une page.
Les numros de page en caractres ordinaires signalent des dveloppements plus courts.

A
accolade, 6
Acrobat
options, 172
programme, 169
affichage
ergonomie, 25
mode plan, 60
AffichageExplorateur
de documents, 59
afficher
plan du document, 61
styles disponibles, 36
aide en ligne, 13
apostrophe, 5
appel de citation, 100
dfinition, 92
solutions possibles, 94
approche, 3

B
barre doutils
ajout dun bouton, 131
ajout dune commande, 77

cration, 24
En-tte et pied de page, 87
Mise en forme, 27, 46
Mode Plan, 61
Rvision, 161
Standard, 29, 131
bases de donnes bibliographiques,
97
BiblioExpress, logiciel gratuit, 107
bibliographie, 91125
dfinition, 91
difficults de rdaction, 93
gestion avec Word 2003, 98
gestion avec Word 2007, 108
gestion manuelle, 99
influence de linformatique, 95
problmes de citation, 99
Biblioscape Express
Voir BiblioExpress

C
cadratin, dfinition, 7
caractres
espacement, 3, 73, 165

Index.fm Page 182 Mardi, 6. mars 2007 10:55 10

182

caractres spciaux,
bote de dialogue, 7
csure, 8
champ
rupture de la liaison, 158
champ dentre
dans une table des matires, 72
de table, crer manuellement, 75
index, 130
choisir
feuille de styles, 19
modle de rfrence
bibliographique, 100
politique dindexation, 144
citation Voir aussi bibliographie,
rfrence
dfinition, 91
citations multiples
sur la mme page, 104
classement des rfrences
choisir, 100
code de champ
basculer, 75, 88, 116
citation, 116
de la table des matires, 75
index, 130
suppression automatique, 132
commandes Word
AffichageExplorateur
de documents, 59
Afficher / masquer, 152
EditionRechercher Ctrl + F, 57
Edition>Atteindre Ctrl B, 58
Marquer tout, 138
commentaire
insertion, 162

Vos documents longs avec Word

concordance
Voir fichier de concordance
contrler
les modifications, 163
sauts de page, 163
convertir
au format HTML, 175
au format PDF, 168
au format XML, 176
correction automatique, 50
options, 23
correction grammaticale,
logiciels, 10
correction orthographique, 9
importance, 10
corriger en mode rvision, 161
coupure de mots, 8
cration dun index, 125158
cration dune table des matires,
6577
crer Voir aussi gnrer
crer un index
avec les commandes Word, 134
dun document unique, 125
dune collection dobjets, 125
liste des tches, 127
module de cration, 127
prparatifs, 131
problme de deux index, 133
crochet, 6

D
dactylographie, didacticiel, 2
dpannage
normal.dot, 13
dplacer une partie de document, 64
deux-points, 5

Index.fm Page 183 Mardi, 6. mars 2007 10:55 10

183

Index

dicte vocale, 3
dictionnaire orthographique, rajout, 9
document
afficher le plan, 61
mise en forme, 3
nommer, 20
pagination, 87
rviser, 161
document lectronique
norme bibliographique, 96
document long
dcisions pralables, 19
dplacement rapide, 57
format lectronique, 167
imprimer, 166
planifier, 1726
relecture, 159
document matre, obsolescent, 19

E
criture des index
inversion des entres, 147
rgles, 145
syntaxe, 147
vocabulaire, 146
EditionAtteindre, 58
EditionRechercher, 57
Endnote
interface avec Word, 106
enregistrer, options, 23
en-tte et pied de page
dfinir, 87
insertion de champs, 87
insertion du numro de page, 88
lier au prcdent, 89
rupture de la liaison, 89
utilit des tabulations, 89

en-ttes et pieds de page, 7890


entre dindex
dfinition, 125
entre principale, 127
sous-entre, 127
environnement de travail,
optimiser, 22
espace inscable, 6
espace ponctuation, tableau, 5
espace rserv, dans Word 2007, 117
espacement
caractres, 3, 73, 165
Explorateur de documents
affichage, 59
Extensible Markup Language
Voir XML

F
feuille de styles
avantages, 27
choisir, 19
dans les documents HTML
et XML, 31
dfinition, 31
feuille de styles, crer
trois solutions, 32
fichier
format propritaire, 177
normal.dot, 12
fichier de concordance
avantages, 141
crer, 139
dfinition, 128
Finalisation du document, 15978
finaliser
index de livre, 153
table des matires, 74

Index.fm Page 184 Mardi, 6. mars 2007 10:55 10

184

Vos documents longs avec Word

format HTML, convertir au, 175


format PDF, 168
avec Word 2007, 173
format XML, 177
formats prdfinis
pour la table des matires, 69

G
gnrer
index, 151
table des matires, 66
gestion de projet, 18
gestion des sauvegardes, 21
gestion des styles, 2754
Gestionnaire de source
dans Word 2007, 110
guillemet, 5

H
HTML
conversion au format, 175
nettoyage du code, 175

I
Ibidem, 104
impression
recto verso, 82
reliure, 82
imprimer
document long, 166
en couleur, 167
importance du paramtrage, 80
indentation
dfinition, 127
table des matires, 69

index
afficher, 152
catgories, 125
choix dun format, 151
convertir en fichier
autonome, 158
dfinition, 125
finaliser, 153
gnrer, 151
index des noms, 126
index matire, 126
qualit de la prsentation, 156
regrouper les entres
par thmes, 157
supprimer, 152
vrifier les donnes, 155
index des noms, crer, 138
index des sujets
Voir index / index matire
crer
par indexation page page, 142
par indexation rapide, 140
objectifs, 143
index intgr
dfinition, 130
index matire, dfinition, 140
indexation globale
corriger les dfauts, 142
indexation matire
choisir une politique, 144
liste des tches, 144
mthode globale, 140
nommer les sujets, 145
parties non indexables, 144
slectionner les sujets, 144

Index.fm Page 185 Mardi, 6. mars 2007 10:55 10

185

Index

indexer un document page page,


142152
planning, 143
indexer un document, dfinition, 140
interface utilisateur, optimiser, 24
interlettrage, 3
interoprabilit, 177
inversion des entres dindex, 147

K
KB Voir Knowledge Base
Knowledge Base, 14
figure, 15
recensement des bugs, 14

L
liste de rfrences
gnrer partir des notes, 105
localisateur
dfinition, 125
viter les suites de chiffres, 157
logiciels bibliographiques, 98

M
macro en langage VBA, 160
majuscules accentues, 7
marque de paragraphe, 2
marques de format, 8
afficher / masquer, 152
mmoire de master,
liste des tches, 17
menu Format, 3
mettre au point Voir finaliser
mise en page
importance des sections, 83
options, 4, 80

mises en forme
diffrentes des styles, 38
disponibles, 38
mode plan, 60
barre doutils, 61
dplacement du texte, 65
modification des titres, 62
paramtrage de laffichage, 63
mode rvision, 161
modle de document, 12
modle de rfrence, 100
modle Normal
dpannage, 41
module de cration dindex
avantages, 128
bote de dialogue, 129
prcautions prendre, 131
principe, 130

N
niveau de titre
modifier, 62
outils, 62
niveau hirarchique
des styles, 56
des titres, 4
nommer
document, 20
les sujets pertinents, 145
un style, 36
versions du document, 20
noms propres, criture, 147
Normal.dot, 37, 41, 44, 51
norme bibliographique
document lectronique, 96

Index.fm Page 186 Mardi, 6. mars 2007 10:55 10

186

Vos documents longs avec Word

normes
bibliographiques, 95
pour les index, 145
notes de bas de page
pour les rfrences
bibliographiques, 101
problmes dimpression, 102
numro de page
Voir aussi localisateur
insertion, 87
numrotation automatique
problmes, 40

O
Open XML, 177
optimiser Voir aussi corriger, rviser
affichage, 25
dmarrage, 23
environnement de travail, 22
options daffichage, 8
options de Word, importance, 8
orpheline, dfinition, 4
orthographe
Voir correction orthographique

P
page
impaire, 83
insertion du numro, 87
paire, 83
pagination, 87
pagination, figer, 166
paragraphe, dfinition de Word, 2
paramtrer
affichage des styles, 37

affichage du mode plan, 63


mise en page, 80
parenthse, 5
PDF, 168
conversion avec Word 2007, 173
convertir au format, 169
logiciels de conversion, 175
PDFCreator, 175
pied de page
Voir en-tte et pied de page
plan Voir mode plan
planifier
document long, 1726
projet, 17
point, 5
point-virgule, 5
politique d'indexation
choisir, 144
ponctuation
rgles, 5
Portable Document Format Voir PDF

R
raccourcis clavier, 3
rechercher / remplacer, 11
styles, 49
suppression de code de champ, 132
tabulations, 137
recto verso
exemple, 85
impression, 82
saut de section, 84
rfrence bibliographique
auteurs multiples, 113
catgorie de document, 93
contrle dans Word 2007, 120
dfinition, 91

Index.fm Page 187 Mardi, 6. mars 2007 10:55 10

187

Index

stocker dans un fichier, 99


style de citation, 93
rfrences cites
grer avec les notes, 101
reliure, 82
remplacer Voir rechercher / remplacer
renvoi
crer, 104
renvoi dindex
dfinition, 126
impratif (Voir), 126
incitatif (Voir aussi), 126
renvois dindex, 146
harmoniser, 153
quand les crer, 154
Reproduire la mise en forme
outil, 29
retrait Voir indentation
rvision
ajout de commentaires, 162

S
saisie au kilomtre, 1
saisir les entres dindex, 149
bote de dialogue, 149
options, 150
sauts de page, contrle, 163
sauvegardes
frquence, 21
gestion, 21
section
dfinition, 83
types de saut, 84
sections, dcoupage en, 3
signet
dans les index, 151
insertion, 58

site Web de Microsoft, 14


source Voir rfrence bibliographique
structure du document, 5578
style
contre-exemple de cration, 28
cration par lexemple, 30
crer un nouveau, 29
dfinition, 29
mthode de cration, 35
modifier, 48
nommer, 36
Normal, 38, 41, 49
supprimer, 49
styles, 2754
ajouter au modle, 43
appliquer, 46
choisir un type, 39
choix de la mise en forme, 42
choix du style de base, 40
contrler lapplication, 47
dans Word 2007, 51
de titres, 55
de titres, modifier, 70
empcher la cration
automatique, 50
mise jour automatique, 44
modle Normal, prcautions, 51
nouveau style, 35
prdfinis, 36, 55
prdfinis, modification, 56
prdfinis, suppression, 49
raccourci clavier, 44
rorganiser, 50
style du paragraphe suivant, 41
styles bibliographiques
dfinition, 96
suivi des modifications, 161

Index.fm Page 188 Mardi, 6. mars 2007 10:55 10

188

Vos documents longs avec Word

supprimer un index de livre, 152


synonymes dans les index, 146

T
table des illustrations, 77
table des matires, 6577
aperu, 68
bote de dialogue, 68
finaliser, 74
gnrer, 66
mise en forme manuelle, 72
plusieurs, 77
sans numro de page, 68
table des rfrences, 77
tableau, 12
tabulation, 4
insertion dans un en-tte, 90
terme dentre, dfinition, 125
terme prfrentiel, 146, 153, 154, 155
tiret, 5
titre
modification du niveau, 62
style prdfini, 55, 62, 65, 70
trait dunion, 5, 8
traitement de texte
notions gnrales, 117
typographie
rgles, 5, 7

V
VBA, 160
vedette Voir terme dentre
veuve, dfinition, 4
virgule, 5
visualiser Voir afficher
volet Styles et mise en forme, 29

W
Word
bugs, 14
Word 2007
assistance bibliographique, 91, 108
espace rserv, 117
format XML, 176
Gestionnaire de source, 110
styles, 51
WordPad, logiciel, 72, 158

X
XML
conversion au format, 177
dfinition, 176
objectifs, 177

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Planification Insertion dimages Table des matires Table
des illustrations Paramtres de mise en page En-ttes et pieds
de page Notes de bas de page Signets Bibliographie Index
Mode rvision Impression Conversion PDF, HTML et XML

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