Noes de Arquivologia para Tcnico Administrativo da SES-DF

Aula 00 - Aula Demonstrativa / Modelos de Arquivos e Tipos de Pastas

Prof. Mayko Gomes

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Aula

Contedo Programtico

00

Modelos de Arquivos e Tipos de Pastas

01
02
03

Noes de Arquivamento e Procedimentos

Administrativos parte 1
Noes de Arquivamento e Procedimentos
Administrativos parte 2
Noes de Administrao de Material e Controle
Patrimonial

Sumrio

Comentrios ao Edital .................................................................................................................. 2

Acondicionamento ........................................................................................................................... 4
Noes Iniciais ................................................................................................................................ 4
Acondicionamento ......................................................................................................................... 4

Modelos de Arquivos e Tipos de Pastas ......................................................................... 6

Modelos de Arquivos .................................................................................................................... 6
Tipos de Pastas .............................................................................................................................. 7

Exerccios ............................................................................................................................................... 8
Gabarito Comentado .................................................................................................................... 10

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Comentrios ao Edital
Salve, salve, concurseiros! Tudo bem com vocs? Firmes na Luta?
Finalmente uma dos concursos mais esperados do ano est na praa: concurso
para a Secretaria de Sade do Distrito Federal!
Eu sou Mayko Gomes, coach de concursos e professor de Arquivologia e
Procedimentos Administrativos aqui no Ponto dos Concursos, e estou aqui para
ajud-los com a disciplina Noes de Arquivologia, pedida para o cargo de
Tcnico Administrativo. um grande prazer acompanh-los nesta jornada, e
saibam que me esforarei ao mximo para fazer com que aprendam todo o
contedo e gabaritem a prova!
Analisando o edital, eu pensei ser interessante fazer algumas consideraes
sobre o contedo que objeto deste nosso curso (itens 5, 6, 7 e 8 dos
Conhecimentos Especficos). A primeira delas, acredito que seja uma vantagem,
quanto ao prazo, pois a banca nos deu trs ms para estudar! A princpio
pode no parecer to importante, mas tambm pode ser um indicador de que a
prova ser um tanto difcil... Sendo assim, os pontos para aprovao PODEM
NO SER TO ELEVADOS!
Segunda considerao, agora em relao nossa disciplina, que o contedo
est diferente do que foi pedido nos ltimos anos em diversos outros concursos,
de outras bancas; temos a presena de assuntos que h muito no apareciam
mais em provas, como procedimentos administrativos, e outros que apareceram
em raras ocasies, como uso de equipamentos de escritrio e arquivamento de
registros informatizados; em uma anlise mais geral, o contedo est voltado
mais para a prtica do que para a teoria, como era o costume das bancas. Vale
lembrar que em 20/04/2014 esta mesma banca aplicou provas para o cargo de
Assistente Administrativo do METR-DF, onde tambm foi pedido o contedo
modelos de arquivo e tipos de pastas, e, no entanto no houve questes na
prova sobre ele. Mesmo assim, para quem j estudou esta disciplina em outra
ocasio e no teve dificuldades, sero apenas algumas novidades!
E por ltimo, mais do que uma considerao, mas um alerta a vocs, que
estava pesquisando esta banca, e infelizmente ela no trabalha muito com a
Arquivologia; isso significa que teremos pouqussimas questes dela, e
devemos ento utilizar as de outras bancas para nossas aulas.
Nosso curso vai seguir o programa descrito acima, ainda tentativo. Ele pode ser
alterado por circunstncias maiores, mas sem que isso os prejudique! E por

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falar em programa, j vamos estud-lo, agora, nesta aula demonstrativa, o

assunto Modelos de Arquivos e Tipos de Pastas! E isso para que vocs no s
conheam a posio das bancas perante a disciplina, mas tambm que para que
avaliem a didtica do curso.
E ento vamos fazer isso! Chega de conversa e vamos estudar! Farei mais
algumas consideraes ao fim da aula, ento no deixem de ler!
Sejam todos muito bem vindos, e boa aula para ns!
Prof. Mayko Gomes
Junho/2014

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Acondicionamento
Noes Iniciais
Antes de prosseguirmos com os modelos de arquivos e tipos de pastas,
preciso conhecer os conceitos de armazenamento e acondicionamento, e as
determinaes do CONARQ para sua aplicao.
Acondicionamento: a embalagem ou guarda de documentos para sua
preservao. Trata-se de coloc-lo em um invlucro (pasta ou caixa).
Armazenamento: a guarda do documento propriamente dita. a colocao
do documento no arquivo, seja ele o mvel, o prdio ou parte dele, ou o
depsito.
Podem perceber pela definio dada pelo Dicionrio de Terminologia
Arquivstica, que no nada difcil entender esses conceitos. Vamos ento s
recomendaes do CONARQ, que so as adotadas pelas bancas para elaborar
suas questes

Acondicionamento
- Os documentos devem ser acondicionados em mobilirio e invlucros
apropriados, que assegurem sua preservao. A escolha dever ser feita
observando-se as caractersticas fsicas e a natureza de cada suporte. A
confeco e a disposio do mobilirio devero acatar as normas existentes
sobre qualidade e resistncia e sobre segurana no trabalho.
- O mobilirio facilita o acesso seguro aos documentos, promove a proteo
contra danos fsicos, qumicos e mecnicos. Os documentos devem ser
guardados em arquivos, estantes, armrios ou prateleiras, apropriados a cada
suporte e formato.
Apenas para mostrar-lhes com mais detalhes,
esses so alguns dos mobilirios adequados para
o armazenamento de documentos: arquivo,
estante de ao e arquivo deslizante

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- Os documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos, como

mapas, plantas e cartazes, devem ser armazenados horizontalmente, em
mapotecas adequadas s suas medidas, ou enrolados sobre tubos
confeccionados em carto alcalino e acondicionados em armrios ou gavetas.
Exemplos de mapoteca (horizontal) e tubo para
guarda de documentos:

- Nenhum documento deve ser armazenado diretamente sobre o cho.

- As mdias magnticas, como fitas de vdeo, udio e de computador, devem ser
armazenadas longe de campos magnticos que possam causar a distoro ou a
perda de dados.
- O armazenamento ser preferencialmente em mobilirio de ao tratado com
pintura sinttica, de efeito antiesttico.
- As embalagens protegem os documentos contra a poeira e danos acidentais,
minimizam as variaes externas de temperatura e umidade relativa e reduzem
os riscos de danos por gua e fogo em casos de desastre.
- As caixas de arquivo devem ser resistentes ao manuseio, ao peso dos
documentos e presso, caso tenham de ser empilhadas. Precisam ser
mantidas em boas condies de conservao e limpeza, de forma a proteger os
documentos.
Exemplos de caixas arquivos para guarda de
documentos. Lembrando que a mais indicada a
de papel alcalino, pois as caixas de plstico retm
a umidade expelida pelo papel:

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- As medidas de caixas, envelopes ou pastas devem respeitar formatos

padronizados, e devem ser sempre superiores s dos documentos que iro
abrigar.
- Todos os materiais usados para o armazenamento de documentos
permanentes devem manter-se quimicamente estveis ao longo do tempo, no
podendo provocar quaisquer reaes que afetem a preservao dos
documentos.
- Os papis e cartes empregados na produo de caixas e invlucros devem
ser alcalinos e corresponder s expectativas de preservao dos documentos.
No caso de caixas no confeccionados em carto alcalino, recomenda-se o uso
de invlucros internos de papel alcalino, para evitar o contato direto de
documentos com materiais instveis.

Modelos de Arquivos e Tipos de Pastas

Modelos de Arquivos
Arquivo de Gavetas:
Feito de ao ou madeira, normalmente de 4 ou mais gavetas.
indicado para pastas suspensas, que sero arquivadas na posio
vertical. Muito utilizado em arquivo corrente
Arquivo Fichrio:
Feito de ao ou madeira. Utilizado para arquivar fichas na posio
vertical
Arquivo Deslizante:
Surgiu na dcada de 40, Feito de ao ou metal pintado
com tinta anti-ferruginosa. Possibilita guardar maior
quantidade de documentos em menor espao. Pode
acondicionar tanto caixa arquivo, quanto pasta suspensa
Estante de Ao:
Utilizado para acondicionar caixas-arquivo.

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Mapoteca Vertical:
Utilizada para acondicionar documentos cartogrficos (mapas,
plantas, cartazes, etc.). Os documentos so acondicionados na
posio vertical um atrs do outro.
Mapoteca Horizontal:
Utilizada para acondicionar documentos cartogrficos
(mapas, plantas, cartazes, etc.). Mobilirio composto de
gavetas, posicionadas umas sobre as outras. Os
documentos so acondicionados na posio horizontal um
em cima do outro

Tipos de Pastas
Pasta Suspensa:
Indicada para o arquivamento de documentos em tamanhos
oficio ou A4. Os documentos so arquivados na posio vertical
dentro da pasta, e a pasta colocada em estantes. Possuem
etiquetas laterais para identificao da documentao ou da
pasta. muito utilizado em arquivo corrente.
Pasta AZ:
Ideal para o arquivamento de documentos em tamanhos
oficio ou A4. Os documentos so arquivados na posio
vertical. Possibilita a colocao de guias indicando nome ou
n do documento ou pasta. muito utilizado em arquivo
corrente
Pasta Sanfonada:
Confeccionada em diversos tamanhos. Possuem divisrias e
guias para indicar o assunto. ideal para o arquivamento de
documentos utilizados em atividades externas, pois h maior
mobilidade do usurio para o arquivamento de documentos em
tamanho oficio ou A4.
Pasta Americana:
Confeccionada em diversos tamanhos. Pasta estilo caso policial
que possui aba para identificaes. ideal para o arquivamento
de documentos utilizados em atividades externas, pois h maior
mobilidade do usurio para o arquivamento de documentos em
tamanho oficio ou A4.

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Exerccios
01 - (TRE-MS/2013 Cespe/UnB) A embalagem ou a guarda de um
documento, com o fim de preservao e acesso, denomina-se
a) encolagem
b) acondicionamento
c) armazenamento
d) aditamento
e) amostragem
02 - (DPU/2010 Cespe/UnB) No acondicionamento de documentos
permanentes, embalagens de papel com pH alcalino no devem ser utilizadas,
porque provocam reaes qumicas que aceleram o processo de deteriorao
dos documentos.
03 - (DPF/2012 Cespe/UnB) O acondicionamento que consiste na guarda
dos documentos nos locais a eles designados e o armazenamento que se
refere embalagem do documento com vistas a proteg-lo e a facilitar seu
manuseio so procedimentos fundamentais para a conservao e
preservao dos documentos de arquivo.
07 - (ATA-MF/2012 Esaf) Indique o que acelera o desaparecimento das tintas
dos documentos e enfraquece o papel.
a) A
b) A
c) O
d) A
e) A

poeira.
luz.
material metlico colocado nos documentos.
temperatura alta.
umidade baixa.

10 - (TRE-PI/2009 FCC) Para efeitos de preservao e conservao,

estabilizar um documento significa
a) coloc-lo na posio horizontal, em gavetas ou caixas.
b) interromper processo de deteriorao do suporte ou de seus agregados.
c) intercalar folhas em branco entre suas pginas, manuscritas ou impressas.
d) deposit-lo em cmara a vcuo, promovendo seu gradativo resfriamento.
e) impermeabiliz-lo, por meio de plastificao ou aplicao de spray.
12 - (Sead-Cepah-PB/2009 Cespe/UnB) Com relao
acondicionamento dos documentos, analise as seguintes rotinas:

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ao

bom

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I. Ao fazer anotaes nos documentos deve-se faz-lo com lpis preto (grafite)
macio, em local predeterminado.
II. No preenchimento das etiquetas identificadoras das caixas, deve-se utilizar
canetas hidrogrficas e esferogrficas.
III. Deve-se utilizar, nas caixas, etiquetas que colam quando umedecidas, ao
invs das auto-adesivas.
IV. Deve-se preencher os espaos vazios dentro das caixas com calos,
evitando que os documentos se dobrem dentro delas.
Assinale a quantidade de itens corretos.
a) 0
b) 1
c) 2
d) 3
e) 4

14 -(DPU/2010 Cespe/UnB) Com

documentos, assinale a opo correta.

relao

ao

acondicionamento

de

a) Considerando a relao custo-benefcio, recomenda-se guardar os

documentos em caixas, pastas e envelopes comuns.
b) Acondicionamento a sequncia de operaes intelectuais e fsicas que
corresponde guarda ordenada de documentos.
c) O mobilirio do arquivo deve ser confeccionado e posicionado segundo as
normas relativas qualidade e resistncia das peas e as normas de segurana
no trabalho, alm de proteger contra danos fsicos ou qumicos e permitir o
acesso fcil e seguro aos documentos.
d) Ao acondicionar documentos de grandes formatos, como mapas, plantas e
cartazes, deve-se dobr-los cuidadosamente, segundo as medidas da
embalagem, para evitar que partes do documento saiam do invlucro e sejam
danificadas.
e) Registros magnticos devem ser armazenados em mveis especiais de
madeira, porque o mobilirio de ao atrai campos magnticos que podem
causar a perda dos dados.
15 - (TSE/2012 Consulplan) As atividades de conservao estabelecem a
necessidade da observncia de um conjunto de fatores nem sempre
perceptveis. De qualquer maneira, dentre as recomendaes propostas pelo
CONARQ, como parmetro de preservao dos documentos de arquivo, esto
I. produo e acesso.
II. manuseio e transporte.

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III. reas de armazenamento.

IV. acondicionamento.
Assinale
a) se apenas as alternativas I, II e III estiverem corretas.
b) se todas as alternativas estiverem corretas.
c) se apenas as alternativas I, III e IV estiverem corretas.
d) se apenas as alternativas II, III e IV estiverem corretas.

Gabarito Comentado

Item

Resposta

01

Letra B

02

Errado

03

Errado

07

Letra B

10

Letra B

12

Letra D

14

Letra C

15

Letra B

Comentrio
A embalagem ou invlucro utilizado para guardar o documento, com o objetivo de proteg-lo
de danos externos serve para o acondicionamento.
As embalagens confeccionadas em papel alcalino so as mais indicadas, pois evitam as
reaes qumicas que prejudicam o documento.
A questo tratou de inverter os conceitos, pois armazenamento a colocao do documento
no local de guarda e o acondicionamento a utilizao de invlucro (pasta, envelope, caixa).
A luz funcional como um catalisador para as reaes qumicas que danificam o papel.
Quando em contato com ele, provoca bruscas mudanas em sua estrutura.
Estabilizar o documento significa interromper ou reduzir ao mnimo o processo de
deteriorao natural do seu suporte.
A afirmativa incorreta a de n III, pois o uso de etiquetas de colagem por umidade no so
ideais, j que a umidade prejudica os documentos; deve-se utilizar a auto-adesivas.
Os mobilirios devem ser confeccionados em materiais que atendam aos padres de
qualidade e utilizados com observncia s normas de segurana e acesso aos documentos.
Todos esses parmetros devem ser observados quando do desenvolvimento e aplicao das
polticas, tcnicas e ferramentas de preservao de documentos.

E acabamos aqui com este assunto e esta aula demonstrativa.

Vejam que o assunto dos mais simples! Em termos de dificuldade, no
acredito que chegue a ser obstculos a vocs. Contudo, ateno aos detalhes,
pois so com eles que as bancas trabalham os assuntos fceis. Concluindo a
anlise do edital, percebam que o contedo est bem prtico. E at o contedo
estudado nesta aula pode ser aprendido sem maiores dificuldades com apenas
algumas horas de estudo.
Nesta aula foi apresentada a vocs a minha didtica: apresentao do
contedo, resoluo de questes pertinentes, lista de exerccios retirados de
provas anteriores, gabarito com comentrio, e lista de exerccios comentados
no corpo da aula (no apresentada nesta aula por no haver questes
comentadas). Apenas duas consideraes: a primeira, j mencionado, que

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no h questes da banca de nossa prova, motivo pelo qual vou utilizar

questes de outras, sendo as mais frequentes do Cespe/UnB e FCC, e as mais
atuais possveis; e a segunda que este curso totalmente aberto s suas
sugestes e crticas, ento vocs devem ficar vontade para sugerir mudanas
na estrutura das aulas ou quaisquer outras ideias que possam ter. Este curso
feito para vocs, ento que tambm seja feito por vocs!
Em nossa primeira aula vamos continuar/comear os estudos conforme o nosso
programa. Saibam que estou sempre disposio e pronto para ajud-los no
que me for possvel!
Mais uma vez sejam todos muito bem vindos, vamos arregaar as mangas e
pr a mo na massa, pois o trabalho grande e tempo perdido no volta!
Forte abrao, bons estudos e at nossa primeira aula!
Prof. Mayko Gomes
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