GESTO DOCUMENTAL NO PODER JUDICIRIO BSICO I

MDULO I
1 INTRODUO GESTO ARQUIVISTICA:
Ol!
Meu nome Dr. Archibald e hoje vamos iniciar nosso aprendizado, abordando
conceitos bsicos sobre gesto documental.
Promoveremos o nivelamento terico necessrio compreenso dos instrumentos
de gesto arquivstica propostos pelo Programa Nacional de Gesto Documental e
Memria do Poder Judicirio.
Nosso objetivo definir o que informao arquivstica, apresentar pressupostos
relativos ao princpio da provenincia, abordagem das trs idades e s funes
arquivsticas. E, por fim, abordar tambm a evoluo das formas de registro e dos suportes
da informao, enfocando a questo da gesto e preservao dos documentos digitais.
Vamos, ento, ao desenvolvimento do tema:
1.1-

Conceito e pressupostos da Informao Arquivstica:

As instituies contemporneas esto expostas a um enorme volume de dados e

informaes. Contudo, nem toda informao disponvel e acessvel til ou relevante.

Nesse contexto, a gesto da informao arquivstica aquela que instrumento e, ao
mesmo tempo, prova do desenvolvimento de atividades jurdicas e administrativas
assume importncia estratgica e significativa no que tange eficincia e transparncia
das instituies.
Como saber o que informao arquivstica?
A informao arquivstica surge por produo ou recebimento no desempenho das
atividades de uma organizao, de uma famlia ou de uma pessoa fsica. Nos rgos do
Poder judicirio, por exemplo, produzida no desempenho das atividades administrativas
ou jurisdicionais, podendo ainda ser originada por motivos funcionais, administrativos ou
legais.

O documento de arquivo liga-se indissociavelmente cadeia misso-funoatividade, caracterizando o que se denomina relao orgnica. Por isso, o documento de
arquivo capaz de instrumentalizar e registrar as aes e decises institucionais. a partir
dos documentos que grande parte das ordens so emanadas, direitos e deveres
constitudos, e as situaes jurdicas e administrativas regulamentadas e comprovadas.
Os documentos no orgnicos, por sua vez, no apresentam tal poder e quando
encontrados nas organizaes servem meramente como material de apoio ou referncia
(impressos de internet, jornais, revistas, apostilas de curso, livros, por exemplo). Esses
documentos, acumulados a ttulo de documentao ou informao, podem ser separados
dos demais e descartados aps perder seu propsito ou valor informacional.
Outra caracterstica assumida pelo documento arquivstico, to importante quanto
sua relao orgnica, seu carter primacial. Esse atributo destaca-se em comparao
com o documento biblioteconmico, que apresenta carter secundrio, j que foi
originado de um documento primrio produzido pelo autor.

CARACTERSTICAS DOS DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS

Imparcialidade

Os documentos de arquivo so inerentemente verdadeiros.

Autenticidade

Carter fidedigno de prova.

Naturalidade

Os documentos de arquivo no so colecionados, mas sim

acumulados, naturalmente, no curso das aes, de maneira
contnua e progressiva.

Organicidade

Os documentos de arquivo refletem a estrutura, as funes e

as atividades da entidade que os produziu.

Unicidade

Os documentos de arquivo conservam seu carter nico, em

funo do contexto em que foram produzidos.

A informao arquivstica deve ser compreendida como insumo essencial ao bom

funcionamento de qualquer instituio e, por isso, em um ambiente organizacional, deve

ser gerenciada desde a produo at sua destinao final, independentemente do suporte

(papel, eletrnico, etc.) em que esteja registrada.

1.2-

Princpios arquivsticos
Principio da provenincia ou de respeito aos fundos.
O principio da provenincia o princpio bsico da arquivologia segundo o qual

o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou famlia no deve ser misturado
aos de outras entidades produtoras. Esse princpio aplicado em dois graus:

1 grau do princpio: Provenincia ou Respeito aos Fundos Considera o fundo de

arquivo como uma entidade distinta, que conserva a sua individualidade e assim deve
ser mantida em separado dos demais fundos.
2 grau do princpio: respeito ordem original Na lgica de organizao interna de um
fundo de arquivo, todos os documentos ocupam um determinado lugar que tem que ser
respeitado ou restabelecido, caso a ordem primitiva ou original tenha sido modificada
por qualquer razo.

SAIBA +
Voc pode saber mais sobre o Princpio da Provenincia e Fundo documental na obra de
BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio de
Janeiro: FGV, 2004.

Outro princpio da Gesto Documental se refere ao ciclo desde a sua produo ou

ingresso na instituio at seu destino final. Assim podemos dividir a vida documental
em 3 fases: corrente, intermediria e permanente.
A fase corrente ocorre na prpria unidade onde so produzidos e guardados os
documentos, em tramitao ou no. Esses documentos esto em produo ou so objeto
de consultas frequentes.

A fase intermediria ocorre no arquivo centralizado para onde deve convergir a

documentao, que no sendo mais de uso corrente aguarda a destinao final. O
arquivo central tem a responsabilidade de armazenar e administrar os documentos que
aguardam eliminao ou recolhimento para o arquivo permanente.
A fase permanente ocorre com a guarda da documentao que constitui o
patrimnio histrico e arquivstico da instituio. Os documentos de carter permanente
que compem o fundo arquivstico das instituies do Poder Judicirio so
imprescritveis e inalienveis, ou seja, no podem ser eliminados sob qualquer hiptese.
A figura abaixo ilustra o ciclo vital dos documentos:
Recolhimento
Arquivo Intermedirio
(2 idade)

documentos
vigentes,
frenquentem
ente
consultados.

final da vigncia,
aguardam prazos
longos de
prescrio ou
precauo;
Arquivo Corrente
pouco
consultados pelo
(1 idade)
produtor;
Transferncia aguardam
destinao final
seja ela
eliminaao ou
guarda
permanente.

documentos
que perderam
a vigncia
administrativa
, porm sao
providos de
Arquivo Permanente
valor
secundrio.
(3 idade)

Adaptado de BERNARDES, 1998

A gesto documental implica interveno no ciclo de vida dos documentos desde

sua produo at sua destinao final, abrangendo as diversas funes arquivsticas.
Nesse sentido, a gesto documental compreende as atividades inerentes s idades corrente
e intermediria, o que garante um efetivo controle da produo documental nos arquivos
Gesto Documental no Poder Judicirio o conjunto de procedimentos e
operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento de documentos institucionais produzidos e recebidos pelas
instituies

do

Judicirio

no

exerccio

das

suas

atividades,

independentemente do suporte em que a informao encontra-se registrada.

(Recomendao n 37/2011-CNJ)

correntes, das transferncias aos arquivos intermedirios, do processamento das

eliminaes e recolhimentos ao arquivo permanente.

1.3-

Funes arquivsticas
Para gesto em todo ciclo da documentao essencial observar, alm dos

princpios citados, as 7 funes aplicveis a documentos: criao, avaliao, aquisio,

conservao/preservao, classificao, descrio e difuso/acesso. Segue detalhamento
das funes para um melhor entendimento:
PRODUO: concepo e gesto de formulrios, preparao e gesto de
correspondncia, gesto de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gesto da
informao e aplicao de tecnologias modernas aos procedimentos administrativos.
CLASSIFICAO: A classificao permite visibilidade s funes e s
atividades do organismo produtor do arquivo, demonstrando as ligaes entre os
documentos. A classificao , sobretudo, lgica, pois a partir da anlise do organismo
produtor de documentos de arquivo, so criadas categorias que dizem respeito s
funes/atividades identificadas no estudo do organismo produtor.
AVALIAO: Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores
(imediato e mediato) para os documentos e analisar seu ciclo de vida, com vistas a
estabelecer prazos para sua guarda ou eliminao, contribuindo para a racionalizao dos
arquivos e eficincia administrativa, bem como para a preservao do patrimnio
documental.
AQUISIO/RECOLHIMENTO: Contempla a entrada de documentos nos
arquivos correntes, intermedirio e permanente. Trata-se do arquivamento corrente e dos
procedimentos de transferncia e recolhimento de acervo.
CONSERVAO/PRESERVAO: Promoo da preservao e da restaurao
dos documentos. Preveno da deteriorao e danos em documentos, por meio de
adequado controle ambiental e/ou tratamento fsico-qumico.
DESCRIO: Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos
formais e de contedo dos documentos para elaborao de instrumentos de pesquisa.

DIFUSO/ ACESSO: Cabe difuso a divulgao em duas vias de ao, (a) a de

lanamento de elementos do arquivo para fora buscando a abertura do campo de
abrangncia; e (b) a que permite o retorno dessa poltica atravs de atrativos para o interior
dos arquivos. Para a difuso e acesso so utilizadas exposies, publicaes, visitas, etc.
SAIBA +
Voc encontra mais sobre as funes arquivsticas em ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE,

Carol. Os fundamentos da disciplina arquivstica. Lisboa: Nova Enciclopdia, 1998.

1.4-

Suportes de registro da informao com foco em documentos digitais (Lei n

12.682/2012 e Resoluo n 185/2013-CNJ)

A documentao pode estar registrada ou ter tramitao em suportes fsicos ou
digitais. Quanto a estes h regulamentao na Lei n 12.682/2012 e a tramitao do
processo na forma eletrnica, possibilitada a partir da Lei dos Juizados Especiais (Lei n
10.259/2001) e da Lei n 11.419/2006, foi regrada pelo CNJ na Resoluo n 185/2013.
Com a evoluo tecnolgica, as formas de registro da informao tornaram-se
gradativamente mais complexas um percurso que vai da escrita pintura, da fotografia
filmagem, da microfilmagem digitalizao. Os suportes da informao tambm
sofreram grandes modificaes, uma linha evolutiva pode apresentar, por exemplo: pedra,
papiro, pergaminho, papel, filme, microfilme, mdias ticas (CD, DVD), mdias
magnticas (fita magntica, disco rgido), entre outros.
A possibilidade de utilizao desse conjunto heterogneo tanto de tcnicas de
registro, quanto de suportes, trouxe diversas vantagens no que tange utilizao e
compartilhamento da informao. Contudo, junto a essas vantagens vieram tambm
grandes desafios relacionados gesto e preservao da informao.
Por isso, hoje, considera-se o surgimento de um novo paradigma na gesto da
informao arquivstica: existem dados nos mais variados suportes e precisam ser tratados
desde a sua produo para que possam ser preservados e acessados a longo prazo. O
documento digital est no centro das discusses relativas a esse novo paradigma.

A fragilidade dos suportes digitais remete urgncia no tratamento destes

documentos. No que tange aos suportes tradicionais (papel) a falta de tratamento
arquivstico adequado permite ainda uma expectativa de acesso futuro. No caso dos
documentos em suporte digital, a falta desse tratamento implica praticamente na perda de
qualquer possibilidade de recuperar, acessar e utilizar esse documento.
SAIBA +
Para ampliar seus conhecimentos consulte a publicao do Conselho Nacional de Arquivos:
BRASIL. Conselho Nacional de Arquivos. Carta para a preservao do patrimnio
arquivstico digital. Rio de Janeiro: CONARQ, 2005.
Consulte tambm o site do Projeto InterPares, no endereo: http://www.interpares.org/

A Lei n 12.682 de 09 de julho de 2012 dispe sobre a elaborao e o

arquivamento de documentos em meios eletromagnticos, conceitua a digitalizao e
determina requisitos para sua realizao.

A digitalizao a converso da fiel

imagem de um documento para cdigo
digital.

Segundo a Lei n. 12.682/2012 o

procedimento de digitalizao deve manter a integridade, a autenticidade e, se
necessrio, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado
digital emitido no mbito da Infraestrutura de Chaves Pblicas Brasileira - ICP - Brasil.
Por sua vez, com referncia Lei n 11.419/2006, que dispe sobre a
informatizao do processo judicial, a Resoluo n 185, de 18/12/2013, do Conselho
Nacional de Justia, instituiu o Sistema Processo Judicial Eletrnico - PJe como sistema

de processamento de informaes que contempla o controle da tramitao, a padronizao

de dados e informaes, a produo, registro e publicidade dos atos processuais, assim
como o fornecimento de informaes para controle e uso do sistema.
Alm de instituir sistema para a produo e tramitao de processos judiciais, a
Resoluo n 185/2013 estabelece parmetros para implementao e funcionamento do
sistema no mbito do Poder Judicirio.
O Comit do Proname1 tem trabalhado junto ao Grupo desenvolvedor do PJe com
vistas a desenvolver um mdulo de gesto documental que contemple as funes
arquivsticas e o gerenciamento das informaes produzidas neste Sistema.
A constituio e as atribuies do Comit do Proname sero abordadas nos
mdulos seguintes.
Resumo:
Neste mdulo foi apresentado o conceito de informao arquivstica; os
pressupostos da informao arquivstica, da gesto documental, os princpios e funes
arquivsticas, alm dos novos suportes informacionais, a Lei n 12.682/2012, que dispe
sobre a digitalizao e Resoluo n 185/2013 do CNJ que institui o Processo Judicial
Eletrnico no mbito do Poder Judicirio.
Agora, para comear a conhecer o contedo o contedo PRONAME e seu
funcionamento, voc dever acessar a Pgina do Programa no Portal do Conselho
Nacional de Justia e todas as abas disponveis no ndice direita da tela, inclusive os
itens Memria do Poder Judicirio e Orientaes, disponvel no link:
<http://www.cnj.jus.br/programas-de-a-a-z/eficiencia-modernizacao-e-transparencia/pjproname>.

Textos obrigatrios:
BERNARDES, Ieda Pimenta (coord); DELATORRE, Hilda. Gesto Documental
Aplicada. So Paulo: Arquivo Pblico do Estado de So Paulo, 2008. 54p. Disponvel
em:

A constituio e as atribuies do Comit do Proname sero abordadas nos mdulos seguintes.

<http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/GESTAO_DOCUMENTAL_APLICADA_
Ieda.pdf>
BRASIL. Conselho Nacional de Justia. Resoluo n 185, de 18 de dezembro de 2013.
Institui o Sistema Processo Judicial Eletrnico - PJe como sistema de processamento de
informaes e prtica de atos processuais e estabelece os parmetros para sua
implementao e funcionamento. Disponvel em: <http://www.cnj.jus.br/atosadministrativos/atos-da-presidencia/resolucoespresidencia/27241-resolucao-n-185-de18-de-dezembro-de-2013 >