1.

ORGANIZAO DE EVENTOS
2. ETAPAS DO EVENTO Formatao Prospeco
Custo Captao de recursos
3. FORMATAO Tipo do evento (beneficente,
cultural, social e outros) Design Pblico alvo
Capacidade do espao Objetivo Resultado
esperado
4. PROSPECO Avaliao de fornecedores
Qualidade de servio Parceiros envolvidos Custo
previsto Plano de mdia

5. CUSTOS Previso Captao Modificao

Fechamento Pagos e captados (valorizados)
Resultado sempre positivo
6. CAPTAO DE RECURSOS Listar stakeholders
(patrocinadores, parceiros, voluntrios) Marcas
afins Apresentao do evento (portflio) Visita
corpo a corpo aos possveis patrocinadores
Referncia aos patrocinadores Ps captao
7. OPERACIONALIZAO Listar equipe principal
Listar funo individual dos componentes da equipe
Repetir check list Plano B (suplente de
fornecedores) Contato de fornecedores e equipe
em mos Cuidar da equipe
8. AVALIAO Pontos fracos Pontos fortes Escutar
toda a equipe Avaliar todos os fornecedores(horrio
de entrega, entrega do servio solicitado, postura do
fornecedor) Resultado financeiro Segunda edio?
Quais as mudanas necessrias que devem ocorrer
9. PLANO DE MDIA Como apresentar as marcas
Ordem de apresentao Tipos de peas
publicitrias Parceiros de divulgao Mdia
espontnea
10. DOCUMENTAO DO EVENTO Oficializao dos
servios Emisso de notas fiscais Organizao de
dossi para registros e posterior edio
11. OUTDOOR
12. OUTDOOR

13. CRACH
14. PULSEIRA
15. FOTOS DO EVENTO
16. HORA DE BEBEMORAR!!!!!
http://www.youtube.com/watch?v=boyIW_-COh4

1. Organizao de eventos Sugestes prticas

2. As perguntas essenciais
O qu?
Para qu?
Qual o resultado final desejado?
Para quem?
Onde? Como? Quando?
Quem faz o qu?
Que recursos?

Concorrncia?
3. Planeamento do evento
Definio exata do que se pretende fazer e de quais
so os resultados finais a alcanar (metas)
Definir um Guio com descrio de etapa-a-etapa.
Cronograma, com tempos bem definidos.
O qu? / Para qu?
4. Planeamento (cont.)
Fluxo dos convidados. (entrada, passagem,
sada,..alternativas de segurana).
Quem conduz a comitiva ( frente) Grficos de
disposio de elementos.
Responsveis por etapa.
O qu? / Para qu?
5. Convites
Definio do universo de convidados. Mailing-list
bem trabalhada, com a devida segmentao.
Utilizao de NTI (SMS e e-mail). Carta
personalizada para contactos formais.
Mensagem do convite. No esquecer informao
essencial (data, dia da semana, hora,
local/morada).
Para quem?
6. Convites (cont.)

Prazos de envio: 2 semanas antes do evento. Recall

72 h. antes.
Publicitao abrangente para eventos de espectro
largo: anncio media, site institucional,..
Indicar acessibilidades ao local (Metro, autocarro,
google maps)+local de estacionamento + prximo..
Para quem?
7. MCS
Lista segmentada de jornalistas.
Convite (2 semanas antes) com press-realese
(Curto, incisivo, indo do mais importante para o
menos pirmide invertida).
Informao para as agendas e recall dos convites
com 72 horas de antecedncia.
( chegada) pasta de imprensa resumos /
comunicaes integrais / documentao acessria,
imagens digitais,...)
Para quem?
8. MCS (cont.)
Lugares reservados para jornalistas. Garantir
tomadas de som e imagem. Prever momento para
fotgrafos. Cuidar do enquadramento para
fotografias.
(no fim) Garantir momento de P&R para jornalistas
aps o evento, com as entidades presentes de
maior interesse jornalstico. Cuidar do

enquadramento para imagem e de sossego

suficiente.
Para quem?
9. Equipa
Quem faz o qu cuidado com as bolas para terra
de ningum..
Quem coordena.
Reunir competncias diversas: relaes pblicas,
operao som/luz/computador, comunicao,..
Guio mt detalhado com toda a informao..
Mecanismo de inter-comunicao ( do gesto/olhar,
mensagem, ao sussurro, ao walkie-talkie..)
Reunies:
De arranque e planeamento
De monitorizao da preparao
De vspera (ensaios / testes)
De pr-execuo ( 1 hora antes inicio da operao)
De avaliao
Quem faz o qu?
10. Recepo / Acolhimento
Prever uma zona de acolhimento.
As boas-vindas so o primeiro passo de transformar
um evento num acontecimento quente.

Colocar indicaes bvias, ou sinaleiros no trajeto

at sala; prever buracos negros.
Onde? Como? Quando?
11. Recepo / Acolhimento (cont.)
Entrega de programa, de bloco/caneta (se
aplicvel), de materiais informativos gerais, de
identificador; mas no de comunicaes a serem
apresentadas.
Registar as presenas. Pedir contactos para BD (pp.
E-mail)
Sala de acolhimento para convidados especiais
enquanto se espera para que tudo esteja a postos
para comear.
Onde? Como? Quando?
12. Sala
Disposio da sala: sentados/de p... ; plateia,
semicrculo, crculo;
Canais de circulao (publico e convidados): meio,
lados, orientados pelas portas, porta de acesso
especial para convidados..
Clculo da capacidade para gesto de entradas.
Cadeiras: conforto, rudo, distncia,..
Iluminao: natural/artificial; garantir destaque para
centro do evento; reduo com projeces;
Onde? Como? Quando?
13. Sala (cont.)

Temperatura: procurar equilbrio. Calor mata um

evento; frio tambm.
Arejamento: necessidade de garantir ar fresco, pp.
depois de algum tempo e para eventos com mt
gente.
Projeco:
suficientemente legvel da ltima fila.
Operador ou apoio tcnico sempre presente.
Apresentaes previamente instaladas e testadas.
Onde? Como? Quando?
14. Segurana
Verificao de extintores mais prximos.
Sadas de emergncia desimpedidas.
Contactos de Bombeiros e polcia em local acessvel.
(VIP) Garantir vigilncia do circuito de transito com
ateno a qualquer elemento estranho
Protocolo de aco para indisposies, desmaios,..
Onde? Como? Quando?
15. Higiene
Verificar existncia de WC prximos, bem indicados
e limpos.
Garantir a sua higiene: antes, durante e depois
piquete de limpeza

No falhar pormenores: papel higinico, sabonete

lquido, toalhas de papel, caixotes de lixo..
Ter alternativas identificadas em caso de avarias,
sobrelotao,..
Onde? Como? Quando?
16. Ensaios e testes
Tudo deve ser testado duas vezes, uma das quais 30
min. antes. O som deve ser testado 1 min. antes de
comear, ligando os micros e verificando que esto
a funcionar bem.
Os movimentos mais complexos devem ser
ensaiados (trajectos,).
Onde? Como? Quando?
17. Composio da mesa
Precedncias:
mesa Plateia 1 2 3 4 6 5 7 Onde? Como? Quando?
18.
No centro da mesa fica o convidado mais
importante.
A distribuio protocolar dos lugares feita com o
n 2 direita do n1, o n 3 esquerda do n1,
O anfitrio pode ficar direita do n 1 ou no ltimo
lugar ( esse que ns preferimos)
Para usar da palavra, comea o anfitrio e vai por
ordem ascendente de importncia. Depois do

convidado principal ltimo a falar mais ningum

intervm.
Um apresentador declara aberta a sesso, d as
entradas a cada orador e d por encerrada a sesso.
Pode tb fazer o ajustamento do micro para o orador
seguinte.
Onde? Como? Quando?
19. Curso da sesso
Cumprimento do guio
Ateno ao ritmo e combate aos tempos mortos.
Papel do moderador e da organizao. Controle ongoing
Comunicao de olhares: chefe do evento - lugar
tenente - equipa.
Importncia essencial dos factores de conforto e de
comunicabilidade: som, luz, ar, leitura dos materiais
projectados,
Onde? Como? Quando?
20. Cenrios de contingncia
Pouca participao distribuio malhada, tirar
cadeiras alargando espaos, chamar figurantes,..
Excesso de participantes retirar cadeiras para dar
lugar em p, abrir portas para criar clareiras de
audio fora de portas,..

Falha de conferencistas o moderador sempre

preparado para se ajustar a novos formatos de
sesso
Falha de som e de audiovisuais. microfones
suplentes, verificao de ligao de cabos, pilhas
adicionais, porttil alternativo,
Falha de electricidade. sadas de emergncia, luz
de presena,..
Onde? Como? Quando?
21. Materiais de apoio
Plateia: cadeiras dispostas com espao suficiente de
passagem ( 2 palmos)
Palco: mesa + cadeiras participantes (sem rodas),
cenrio fundo.
Audiovisuais: projector, tela, sistema som
Computador porttil
Bandeiras
Cenrio de fundo.
Plantas e flores.
Placas comemorativas.
Bastidores e mesa de apoio organizao.
guas e copos para conferencistas. (Ateno s
substituies e reabastecimentos.)
Identificadores ( toblerones ) de dupla face para
conferencistas qd existe mesa.

Recursos?
22. Som
Microfones com (ligao dos cabos) /sem fios
(pilha/carga); direccionais ou de espectro largo; onoff bem conhecido,..
Ps e suportes capacidade de ajustamento.
Amplificador e colunas.
Efeito de abafamento sala com pblico abafa o
som; necessrio compensar.
Feed-back retroalimentao: o som das colunas
est a reentrar nos micros.
Rudos parasitas.
Operador sempre presente (depois do ltimo teste
1 min antes ligar micros) deve ficar no fundo da sala
para monitorizar o som, tendo disponvel mesa de
controle
Recursos?
23. Decorao
Do espao: sbria, com referncias imagem
corporativa (cartaz, logotipo..); sem nada que
distraia.
mesa presidencial:
Plantas: base da mesa.
Flores: em cima da mesa (que no tapem, nem
incomodem..)

Recursos?
24. Traduo simultnea
Materiais de apoio: auscultadores, gabinetes de
traduo.
indicao dos canais por lngua.
Disponibilizao de textos (qd existem) para
facilitao do trabalho dos tradutores.
Avisar conferencistas para falarem + lento.
Recursos?
25. Concorrncia
Verificao prvia de:
Datas incompatveis (feriados) ou inconvenientes
(6 feira tarde; dia de ponte)
Outros eventos agendados, na mesma rea
temtica
Outros eventos de grande impacto meditico
Greves marcadas.
Concorrncia?