OFICIO

1. CONCEPTO.- El oficio es un
documento o comunicacin escrita
de carcter netamente oficial,
protocolario, utilizado por las
autoridades o funcionarios de las
diferentes dependencias pblicas o
privadas.

REA DE DIFUSIN

El oficio define en dos niveles: Nivel

Externo, es decir, fuera de una
institucin; y Nivel Interno, dentro de
ella.

REA DE DIFUSIN
A

nivel externo, establece

comunicacin con personas ajenas a
la entidad, especialmente con
aquellos que ocupan cargaos
directivos.
A nivel interno, enlazan a los que
desempea funciones de direccin
dentro de una entidad o institucin

FACULTAD PARA FIRMAR

OFICIOS
Los

oficios de circulacin externa, son

firmados solamente por la mxima
autoridad de la institucin o por
quien hace sus reces. abandonando
asuntos especficos del trabajo
Los oficios de circulacin interna,
confirmados por quien desempean
cargos directivos en la institucin.

ESTRUCTURA
1.-Lugar y fecha.- Es la primera parte en la
que se escribe: el lugar de donde se enva, el
da, el mes y el ao en curso.
2.-Numeracin.- En esta parte se escribe los
tres datos, al igual que el memorandum; la
palabra OFICIO con mayscula, seguida del
nmero de expedicin; separada por una lnea
oblicua, a continuacin las siglas de la oficina
de procedencia con letras maysculas,
separada par una lnea oblicua y el ao en
curso.

3.-Destinatario. Es la parte que abarca

cuatro lneas o ms de acuerdo a lo
requerido, aqu se escribe: el nombre
completo, el cargo y el lugar, de la
persona a quien se dirige.
4.-Asunto. Es la cuarta parte y se escribe
con mayscula la palabra: ASUNTO,
seguida de dos puntos, luego en resumen
indicar con claridad el mensaje del texto,
que sera explicado en el cuerpo.

5.-Referencia. Es la quinta parte que se

usa, slo cuando s necesita mencionar
la numeracin del documento recibido
con anterioridad, a cuyo contenido se
quiere dar respuesta.
6.-Cuerpo o texto. Es la parte ms
importante, aqu se dar a conocer el
mensaje de la comunicacin, en forma
clara y precisa y muy brevemente.

7.-Despedida. En la despedida debemos

demostrar amabilidad, cortesa. Existen,
tambin, expresiones conocidas
8.-Firma y pos-firma.
Firma: Se escribe la rbrica a mano.
Pos-firma: Se coloca el nombre y
apellido de la persona que firma el
documento, y a su vez el cargo que le
distingue, ms el sello respectivo:

9.-Iniciales. Al igual que en el memorndum,

la iniciales del remitente con letras
maysculas y las del mecangrafo con
minsculas.
10.-Anexo. Aqu se indica la documentacin
que se adjunta al oficio, como catlogos,
revistas, tarjetas, programas, etc.
11.-Distribucin. Se usa, generalmente, en
los oficios mltiples; porque aqu se
menciona a las personas y las
dependencias a quienes va dirigido el oficio.

UTILIDAD Y FINES
Tiene

la funcin de relacionar a los

rganos administrativos de la ms alta
jerarqua y por consiguiente debe ir
firmado por el mximo representante
legal de la Institucin que lo emita.
El oficio se usa para comunicar
disposiciones, consultas, rdenes,
informes o tambin para llevar a cabo
gestiones de acuerdos, de invitacin,
de felicitacin, de colaboracin, de
agradecimiento.

TIPOS DE OFICIO
Oficio

Simple o Directo .- Este tipo de

documento se utiliza cuando el texto o
contenido va dirigido a una sola
persona. Generalmente en caso de una
invitacin, una peticin, agradecimiento
o informacin de eventos o actividades
culturales o deportivas. Tambin cuando
un gerente se dirige a una empresa
para gestionar algn servicio.

 Oficio

Mltiple
Es un documento que se usa cuando
un mismo tema o texto va dirigido a
distintos y varios destinatarios y por
esta razn las instituciones o
dependencias tiene hasta el nmero
de oficio, dejando puntos suspensivos
para escribir el nombre y el cargo de
destinatario, slo para colocar cuando
el caso lo requiera; adems esto
ayuda a agilizar el proceso que dure
la documentacin.

La estructura del oficio mltiple,

bsicamente, es igual que la del oficio
simple, no obstante es importante
recordar que:
1. El nmero de oficio es el mismo para
todos los ejemplares que se van a
distribuir.
2. En el oficio mltiple, necesariamente, se
escribe la palabra DISTRIBUCIN, que
viene a ser la ltima parte de este tipo de
oficio (Observe en el ejemplo).
Oficio de Transcripcin.

TRANSCRIPCION
Es

un documento que sirve para

transcribir el contenido del oficio tal
como se da en el original,
ntegramente y sin ninguna alteracin.
Todo el fragmento o prrafo transcrito
debe ir entre comillas y fiel al original.
Mediante este documento se emiten:
resoluciones, circulares, directivas o en
otros casos del mismo oficio.