Escritos Comerciales:

Los escritos comerciales son documentos que permiten la comunicacin en una organizacin o
empresa.
Son una importante herramienta de trabajo ya que por medio de ellos podemos comunicar a todos
los miembros de la organizacin la situacin de la misma, informacin referente a los
procedimientos, asensos, entre otros asuntos de vital importancia para funcionamiento del ente.
De igual muchos de los escritos comerciales nos sirven de instrumento legal, como es el caso de los
contratos, en cual se plasman las condiciones de la empresa para comenzar la relacin laboral y con
las cuales el empleado debe estar de acuerdo.

El comercio (negociacin de productos) es actividad mltiple y muy importante en el

mundo actual como para requerir un apartado especial en lo referente a la redaccin de que
tanto se vale en sus diversas manifestaciones.
Aqu' hay mayor elasticidad que en la redaccin administrativa, principalmente en la
correspondencia y los escritos publicitarios. El elemento psicolgico suele desempear un
papel importante en relacin con la eficacia de lo escrito.
Es tanta la importancia que la redaccin comercial ha adquirido como vehculo de
relaciones humanas, en general, y de relaciones pblicas, en especial, que en muchos
negocios el adelanto y el xito estn en manos de redactores expertos en la presentacin
hbil, interesante y oportuna de cuanto se relaciona con las distintas operaciones
mercantiles. Adems, las grandes empresas cuentan a los redactores entre sus empleados
ms cotizados, y los "especialistas en comunicaciones" consideran que la redaccin es su
mejor instrumento de trabajo.
Las numerosas actividades comerciales determinan estos tipos de escritos:
, Cartas En la comn definicin: la carta es una conversacin por escrito*' estn
involucradas las principales caractersticas de esta forma de redaccin. Para que esa
"conversacin" sea efectiva, necesita ciertas condiciones mnimas de ordenamiento,
claridad, adecuacin y cortesa. (Porque es evidente que no tiene las mismas caractersticas
la "conversacin" oral que la escrita.)
La carta comercial no slo remplaza y jerarquiza las conversaciones personales, sino que a
menudo las supera. Por aquello de "verba volant, scripta manent" (lo dicho vuela, lo escrito
permanece), cumple el comercial objetivo de otorgar precisin, claridad y responsabilidad a
los conceptos expresados. Puede referirse a mltiples temas propios del comercio: compra,
venta, propaganda, reclamacin, investigacin, notificacin, formalizacin, solicitud,
rdenes o directivas, presentacin, informacin, cobro, pago, recomendacin, invitacin,
agradecimiento y diversos contactos. Las circulares son cartas mltiples, no personales.
/ Esquelas y tarjetas Pueden tener el mismo objetivo y contenido que las
cartas, pero difieren en la extensin: las esquelas son ms breves, los billetes sumamente
sintticos (tipo "mensaje") y las tarjetas ms an, al punto de reducirse a veces a una linea o
palabra manuscrita.
* Memorandos (o memorndumes) La palabra latina memorndum, significa "cosa que
debe tenerse en la memoria". En comercio designa una nota sinttica donde se recapitulan

hechos o razones importantes, o bien se recuerda o destaca lo que merece ser tenido en
cuenta. Su redaccin es sencilla y concisa, ms que la de las cartas.
Notificaciones, anuncios o comunicados Son escritos en los cuales se
informa o se hace notar algo digno de atencin. En las empresas comerciales pueden tener
carcter interno (en nivel vertical, horizontal o mixto) o bien externo (en este caso entran en
las "relaciones pblicas"). Deben ser claros, ordenados, concisos.
Memorias Se redactan para exponer datos o motivos relacionados con hechos pasados.
Son informes detallados, que tienen carcter de documentacin. Responden a frmulas ms
o menos establecidas.
Contratos Son documentos para reglar derechos y obligaciones de las partes que
intervienen. Sus virtudes mnimas de redaccin son: claridad, orden, precisin y
minuciosidad previsora. Cuando se refieren a motivos de poca importancia comercial
(como contrato de pequeos servicios, compromisos de entrega, etctera), se pueden
redactar en forma de carta-compromiso o certificado. Tratndose de operaciones
importantes o trmites oficiales, su redaccin corresponde a personas idneas o
especializadas.
Telegramas Son mensajes escuetos relacionados con las diversas formas de actividad
comercial a que se refieren los otros tipos de escritos. Su redaccin requiere sumo cuidado
para que sea a la vez sinttica
Avisos, carteles, letreros y volantes La denominacin depende del tipo de
material sobre el que estn hechos. Su objetivo suele ser el anuncio o la propaganda. Para
su correcta redaccin se necesitan conocimientos especializados.
Documentos usuales en comercio Hay numerosos documentos comerciales atenidos a una redaccin fija, para los que generalmente se usan formularios
impresos. En ellos es preciso observar estrictamente las normas establecidas. Se requiere
slo dominio de orden tcnico. Los ms usados son:
Recibos. Atestiguan recepcin de algo.
fleques. rdenes del poseedor de cuenta bancaria para que se pague al portador una
cantidad de dinero.
, Pagars o abonars). Testimonios de obligacin de pago en fecha determinada.
/tiros. rdenes para que una persona o institucin pague a un, tercero una cantidad de
dinero.
Letras de cambio. Giros Dar trasferir fondos entre plazas de distintos pai'ses.
Boletas. Especie de libranzas para cobrar o tomar alguna cosa.
f/^Facturas. Cuentas detalladas relativas a una operacin comercial, con expresin de
artculos, nmeros, medidas, calidad, precio, etctera, --i,-. ,; -v. r>
Rerritos. Boletas con somera relacin de mercancas entregadas al cliente.
Cartas de porte o gua. Reconocimientos de agencias de trasporte areo o terrestre sobre el
recibo de bultos detallados que se obligan a, entregar al destinatario.
Conocimleatos de embarque. Los mismos reconocimientos extendidos por el capitn de un
buque mercante (o su representante).
"""*? ~ Vales (o billetes). Tienen el mismo significado del pagar, pero se refieren a la
entrega de mercancas en lugar de dinero.
Avales. Obligaciones escritas que toma un tercero garantizando el pago de un giro o letra de

cambio a su vencimiento, independientemente de la que contraen el endosante y el

aceptante.
**"*" Notas de crdito. Constancias de que una persona ha acreditado a otra determinada
cantidad de dinero. Tienen forma de factura, salvo que llevan la inscripcin "nota de
crdito" en lugar de la palabra "debe".
Boletas de depsito (o notas de crdito bancario). Documentos extendidos al efectuar un
depsito de cheques o dinero en una cuenta bancaria.
Autorizaciones o poderes. Notas por las que se designa a una persona para realizar trmites
como representante del firmante.
Warrants. (Certificados de depsito). Documentos que, por duplicado, entregan las aduanas
ajos depositantes de mercancas, para que puedan efectuar operaciones sobre ella. (Uno de
los ejemplares se llama certificado de depsito y el otro conserva el nombre de warrant).
Escritos Profesionales
En las diversas profesiones y actividades que desempea el hombre en la actualidad, se
imponen diferentes modos expresivos, segn las necesidades. De all' ha surgido la
redaccin profesional, adaptable a cada especialidad. En este sinttico tratado slo
mencionaremos algunos escritos especializados:
Constancias o certificados Tienen por objeto testimoniar alguna circunstancia (enfermedad, trabajo, asistencia, idoneidad, antigedad, estado, relacin, etc.). Su
redaccin vana con la especialidad, pero las exigencias elementales giran sobre la precisin,
la claridad y el orden.
Actas Son escritos en que se detalla ordenadamente todo lo realizado y
resuelto en reuniones de distinta ndole. Tienen carcter de testimonio legal. Su redaccin
suele ser formularia o con lenguaje determinado.
Notas judiciales Declaraciones, exposiciones, denuncias, solicitudes, dictmenes, resoluciones y otras actividades relacionadas con el mecanismo judicial, originan
numerosos escritos con exigencias especficas en cuanto a su redaccin. Su dominio entra
en el terreno tcnico o profesional.
Escritos periodsticos La actividad periodstica, bsicamente expresiva y
comunicativa, demanda una vasta gama de formas, adaptables a las diferentes facetas de la
tarea y sus objetivos: informacin, comentario, crtica, enseanza, entretenimiento,
sugerencia, propaganda, relacin, etctera. La funcionalidad y el dinamismo parecen ser las
condiciones ms exigidas actualmente en este gnero, en el que est implcita la necesidad
de actualizacin constante.
Escritos docentes Dentro de la tarea docente (con sus extremos protagnicos maestro-alumno), el uso de la redaccin exige muy especial atencin. Informes,
apuntes, sntesis, amplificaciones, comentarios y mil tareas inseparables de la actividad
ensear-aprender requieren cuidadas y aptas formas expresivas escritas, que deben ser
continuamente ajustadas y actualizadas.
Escritos cientficos La diversidad de sectores en que trabaja el hombre
dentro de la ciencia y la especializacin cada da mayor que en ese terreno se advierte,
obligan al cientfico al dominio de una estricta redaccin profesional, en que el vocabulario

crece y se modifica da tras da. Las exigencias de los textos cientficos se centran en la
precisin lxica y en la tendencia a la universalidad expresiva.
Los escritos profesionales cobran cada vez ms protagonismo en la empresa, y su calidad es
vital por varios motivos:
Influyen en el buen funcionamiento empresarial.
Proporcionan una imagen de la empresa.
Tienen carcter permanente, a diferencia de la comunicacin oral.
Escritos administrativos

Son los destinados a los mltiples trmites relacionados con la direccin o el gobierno de
las cosas pblicas. Con un sentido extensivo, suelen denominarse burocrticos. Tienen
generalmente carcter oficial, pues responden a leyes o reglamentos emanados de
instituciones pblicas.
Es el sector de escritos que est ms encasillado en normas rgidas, en cuanto al
ordenamiento y el formulismo expresivo. Aqu, en general, la originalidad y la adecuacin
psicolgica al destinatario no encuentran campo de aplicacin. Tienen distintas
denominaciones, segn la intencin o el destino:
Notas: Esta denominacin abarca una cantidad de escritos dirigidos a autoridades de los
diversos sectores, con el objeto de pedir o comunicar algo, o bien realizar actos de cortesa
(agradecer, invitar, felicitar, condolerse, adherirse, etctera). Difieren de las cartas en que
son menos personales, ms formulistas y "fras". Estn destinadas a ser ledas o
interpretadas por personas ajenas al destinatario y a ser archivadas en expedientes o
carpetas.
Informes: Son escritos cuyo fin es hacer conocer algo. Generalmente "se elevan" de
inferior a superior, en las jerarquas administrativas. Responden a exigencias formales
establecidas para los distintos casos.
Documentos pblicos: Las leyes, los reglamentos, los estatutos, los decretos, las
ordenanzas, los comunicados, las disposiciones emanadas de los poderes pblicos, tienen
una conformacin expresiva ya establecida y clsica anticuada en algunos aspectos,
que reduce en gran parte a una reproduccin rutinaria la tarea del redactor.
Escritos tcnicos: Cada especialidad tiene sus requerimientos formales en cuanto a los
escritos que utiliza. Tanto el vocabulario como el ordenamiento y hasta la construccin de
los prrafos estn supeditados a las caractersticas de la materia tratada.
Escritos en formularios: Por razones prcticas, son muy utilizados los textos impresos
(formularios) para consignar listas, recibos, solicitudes, constancias, certificados,
declaraciones, cuestionarios y otras expresiones del quehacer administrativo, cuando la
cantidad de usuarios lo justifica. En este caso, la redaccin resulta sumamente sencilla por

su mecanismo, ya que slo deben consignarse, en general, datos concretos cuya expresin
no requiere mayor eleccin de formas. El texto impreso debe ser completo e inequvoco.
FORMATOS MS USUALES EN LA COMUNICACIN ESCRITA Y ADMINISTRATIVA.
Carta Comercial: Antes que nada debemos definir el concepto de CARTA: es el papel escrito por
medio del cual se comunican dos personas, para tratar un asunto determinado. De acuerdo a su
presentacin y propsito, las cartas se distinguen unas de otras, por las caractersticas que cada una
de ellas adquiere segn el grupo al que pertenece. Nosotros nos vamos a referir especficamente a la
carta comercial.
Memorndum: En la correspondencia el memorndum es la comunicacin breve que se utiliza para
recordar un asunto o dar indicaciones simples. El nombre comn de este escrito es memorndum,
pero se acepta el trmino memorando. En plural el trmino es memorndumes, memoranda o
memorandos. Es informal y nunca se debe utilizar para sancionar a una determinada persona.
Circular: La circular es el escrito que se emplea para comunicar simultneamente un mismo asunto
a varias o a numerosas personas, a quienes interesa por igual.<br />La circular es documento que
por igual se emplea en la tramitacin de los asuntos oficiales y mercantiles. Debe por lo tanto,
adecuar su estilo a las normas ya establecidas para la redaccin del oficio y de la carta
respectivamente, ya que de estos escritos solo difieren las circulares en ser comunicaciones
colectivas.
Memoparte: El recado o memoparte es la manifestacin ms elemental de la comunicacin escrita
en el contexto administrativo. En l se sienta un mensaje breve, claro, objetivo y conciso que no da
lugar a dudas. Su estructura responde a la necesidad de un comunicacin rpida, mediante la cual el
receptor puede actuar en razn del contenido. Por su naturaleza, el memoparte es escrito, es corto,
bien estructurado, no puede restarse a equvocos, pues estos originan consecuencias muy graves. Se
describe en papeles pequeos. Adopta la especie de orden, instruccin, sugerencia, acuerdo,
informacin. Un ejemplo muy representativo es la anotacin de la secretaria para informar a su jefe
la resea de una conversacin telefnica.
Acta: El acta es el documento formal escrito, donde se protocolizan los asuntos tratados en una
reunin y en el que se registran las intervenciones de sus participantes, para dejar constancia por
escrito, de la forma en que fueron planteados. En un documento en el cual se asientan los hechos
sobresalientes de una reunin. Contiene, entre otros, los datos siguientes, bsicos: ciudad, hora,
fecha (da, mes y ao), lugar (calle, nmero y colonia), nombre del organismo, relacin de
asistentes, objeto de la reunin, orden del da y narracin breve, sinttica y objetiva de lo
acontecido, sealando el nombre de los que intervienen y el asunto que se va a tratar, as como la
forma en que lo exponen; relacin secuencial de los acuerdos y resoluciones tomadas y finalmente,
sealamiento de la hora en que termina la reunin.
Informe. Los informes son comunicados que pueden variar desde lo ms simple hasta aquel que
cubra requisitos ms formales, ambos tienen como propsito el ayudar a las personas a comprender
el ambiente de la institucin a la cual pertenecen o tienen algn vnculo, de igual manera son el
material que ayuda a funcionarios para la toma de decisiones. Antes de redactar cualquier informe

se debe tener en cuenta primeramente: Quin lo va a hacer? Y Qu uso va a tener?. Los lectores
podran ser: colegas tcnicos, especialistas en actividades tcnicas relacionadas. Gerencia de lnea,
administradora y/o profana (todas las personas que no entran en las anteriores categoras).
Telegrama: El telegrama recibe tambin el nombre de mensaje, y se transmite por hilos
telegrficos, en comunicaciones terrestres en un misma ciudad o pas, o en un mismo continente. S
la comunicacin es transocenica se le denomina cable o cablegrama, y mensaje inalmbrico o
radiograma segn se transmita por radio o por medio de telegrafa sin hilos. Por tratarse de
comunicaciones cuyo precio establecen la clase de servicios, la distancia y el nmero de palabras
que las integran, se redactan en dos diferentes lenguajes: elptico y encltico.