Tema 8 - Diarios Mt 8.1. Inrropuccion Con los conocimientos adquiridos hasta el momento, podemos elaborar los Estados Conta- bles Basicos a través de anotaciones en registros de tipo cronoldgico -Libro Diario- y sus cortespondientes pasajes a los registros de tipo sistemnatico -Libro Mayor. Este esquema resulta adecuado para que ia Contabilidad cumpla con las funciones de registrar, clasificar, resumir ¢ interpretar fos hechos econémicos que se suceden en la empresa. Esto resulta practice solo en empresas en que el nimero de transacciones es reducido. Cuando el volumen y la compiejidad de las operaciones de la empresa crecen, hay que usar Procadimientos mas eficaces. La Teneduria de Libros propone, para estos casos, cl uso de otras clases de registros auxillares, El sistema de registracin empleado hasta ahora se llama sistema de registracién directa. Consiste en anotar todas las operaciones, segtin su orden cronolégico, en el Libro Diario, que recibe ia denominacién de Diario Unico. El crecimiento del volumen de operaciones de una empresa obliga, a sustituir la registracién directa por un sistema de registracién centralizada. La introduccién de este sistema se basa en la siguientes constataciones: a) muchas de fas operaciones de las empresas son de caracter homogéneo y b) debitar y acreditar una cuenta en varias partidas tiene el mismo efecto contable que debitaria o acreditaria una sola vez por la suma de todas esas partidas. Las transacciones realizadas por una empresa se pueden clasificar en repetitivas y no Tepetitivas. Son ejemplos de hechos econémicos repetitivos: fas ventas a crédito, ias compras a crédito, las cobranzas, los pagos, atc. Para simplificar su manejo contable, cada empresa establece un registro cronolégico para cada grupo homogéneo de operaciones cuyo volumen justifique fas anotaciones en un registro especial. Por lo tanto, registrara todas las ventas a crédito en un Diario Auxiliar 0 Subdiario Namado Libro de Ventas; todas las compras a crédito en otro Diario Auziliar llamado Libro de Compras, etc. Estos Libros Auxiliares, al igual que et Libro Diario Unico, son “registros de primera entrada’ ya que los efectos econémicos de las operaciones de fa empresa son anotados, en primer término, en estos registros cronoldgicos. Periédicamente -por lo general, una vez al mes- las anotaciones efectuadas en los Libros Diarios Auxillares son incluidas en e! Libro Diario Principal por meciio de asientos de resumen. Es de sefialar que, cuando la empresa usa un sistema de registraciin centralizada, en el Libro Diario Principal s6lo registran los asientos de resumen y los hechos que no tienen el caracter de repetitives. En sintesis: a. El Libro Diario es llamado Diario Unico cuando fa empresa anota directamente en él todas fas operaciones, es decir cuando utiliza el sistema de registracién directa. 81b. El Libro Diario es denominado Diario Principal cuando la empresa sigue el sistema de registracion centralizada, es decir que registra en este libro las transacciones que ne figuran en los Diarios Auxiliares -hechos no repetitivos- y los asientos de resumen ce las transacciones registradas en los Diarios Auxiliares -hechos repetitivos. Gréficamente, las dos formas de registracién pueden representarse de ia siguiente manera: REGISTRACION DIRECTA REGISTRACION CENTRALIZADA Hechos econdmicos Hechos econémicos Hechos econémicos tepetitivos y no repetitivos repatitivos no repetitives Libros Diarios Asientos Libro Auxiliares de Diario ° Resumen Principal Subdiarios ° $ Libros de ad Primera Entrada Libro Mayor Lbro Mayor 8.2. Venrasas DE Los Diarios MOLTPLEs Las principales ventajas derivadas del uso de Diarios Multiples son las siguientes: @) Permite que trabajen en la contabilizacién varias personas al mismo tiempo, agilitando el proceso de registracién y aumentando la eficiencia al utilizar las ventajas de la division del trabajo. Se puede asignar a personas diferentes la registracion de cada tipo de Libro Diario Auxiliar que se decida llevar. b) Ayuda a estabiecer un buen sistema de control intemo, ya que no es una misma persona la que realiza todas las registraciones. ¢) Produce directamente restimenes de algunas clases importantes de transacciones: Ven- tas a Crédito, Compras a Crédito, Ingresos de Fondos, Egresos de Fondos, Conformes a Cobrar, Conformes a Pagar, etc. Para ello es suficiente tener al dia las sumas de los Diarios Auxitiares, 4) Se minimizan los pasajes al Libro Mayor. El ciclo contable se cierra con los pasajes de las registraciones realizadas en el Libro Diario Principal a las respeclivas cuentas del Libro Mayor. Este registro se ve simplificado porque, al usar e! sistema de Diarios Miiiples, la cantidad de registraciones realizadas en Libro Diario Principal es notodamen- te menor que las que se hubiesen efectuado en el Libro Diario Unico si se usara el sistema de registracién directa. 8.3. Normas LecaLes El articulo 54 de! Cédigo de Comercio establece fa obligacién, para todo comerciante, de tener ciertos libros de registro de su contabilidad, pero deja librado a su criterio el numero y la forma de esos libros. El articulo 55 establece cudles son los libros que deben llevar ios comerciantes -Diario, Inventario, Copiador de Cartas- y el articulo 57 admite un desmembra- miento del Libro Diario cuando se refiere al Libro de Caja: “Si el comerciante lleva Libro de Caja, no es necesario que asiente en el diario los pagos verificados. En tal caso, ei Libro de Caja se considera parte integrante del Diario”. 82 “El sistema de Diarios Mukiples generaliza esta filosofia e introduce el uso de otros libros, ademas dei de Caja, y los considera “parte integrante del Diario”. Estos Subdiarios deben cumplir con los requisites dé forma y fondo exigidos para tedo libro de comercio. Es decir: @) Requisitos de forma: deben estar encuadernados, forrados, follados y certificados en el Registro Publico y Generat del Comercio. b) Requisitos de fondo: en el articulo 66, se determina la prohibicién de alterar en los asientos el ofden progresivo de tas fechas y operaciones, dejar blancos 0 huecos, hacer interlineaciones, raspaduras, enmiendas, tachar, mufilar alguna parte del libro, arrancar hojas o alterar la encuademacién y follacién. 8.4, DIaRIos AUXILIARES , SUBDIARIOS O LIBROS DE PRIMERA ENTRADA La determinacién de los Libros Diarios Auxiliares que integran el sistema contable de una empresa depende basicamente del volumen mensual de cada tipo de operaciones y de fas Posibilidades de dividir el trabajo contable. Los Diarios Auxiliares -o Suddiarios 0 Libros de Primera Entrada- mas utilizados son: a) El Libro Ingresos de Fondos y el Libro Egresos de Fondos en los que se registran todas las operaciones que implican respectivamente ingresos o egresos de efectivo o cheques. b) El Libro Ventas y el Libro Compras en los que se registran todas las operaciones que generan una relacién de crédito. ¢) El Libro Conformes a Cobrar y el Libro Conformes a Pagar én los cuales quedan registradas las operaciones que se refieren, respectivamente, a recepcién o firma ce conformes. 4. EI Libro Cheques Diferides a Cobrar y el Libro Cheques Diferidos a Pagar para registrar los cheques diferidos que la empresa recibe o emite respectivamente. 8.5. Los Diarios AuxILIARES Y Los COMPROBANTES La informacién relacionada con cada hecho econémica liega al tenedor de libros por madio. del comprobante respaldatorio. Esta persona clasifica los comprobantes en grupos horogéneos de hechos administrativos y efectia las registraciones en el Diario Auxiliar 0 Lioro de Primera Entrada correspondiente, Mensuaimente se efecttia e! cierre de cada une de los Diarios Auxiliares y se procede a la realizacion de un asiento de resumen por cada uno de los mismos, los cuales son registrados al fin de cada mes en el Libro Diario Principal.EI cuacre adjunto muestra en forma sintética cuales son fos comprobantes que respaldan las registraciones en cada uno de los Lioros y ef esquema de registracién por Diarios Maitioles. COMPROBANTES HECHOS ADMINISTRATIVOS - Boletas de Venta Recibos de Cobranza + Cl. por cobro de Conformes = Cl, por vencimiento de Cheques LIBROS DIARIOS AUXILIARES - Diferides a Gobrer lagi dl: Otros comprobantes de ingreso de - Notas de Crédito Bancaria Fondos ce + Boletas ce Depdsto ce Cheques Difeidos a Cobrar o Cl. por retro de fondos para Cala - Boletas de Devoluctén Contedo £ emitidastrestadas) 3 - Boletas de Compra ~ Recibos da Pago wo Ci, por pago de Confotmes - Gl. por vencimiento de Cheques Libro o Diferidos Pagar 3 Egresos 4 = Otros comprovantes de egreso oe c + Boletas de Deposto Bancaria - Notas do Débite Bancaria - Boletas de Devolucién Contaco retibides (restedas) 2 To Facturas — il 4 Libro o] teioowe Leases [Oa Notas de Crédito, wo . Facturas ‘a 3 -Neias de Désito 4 recbidas oor | |) compas (| Notas da Crécito } [empresa ~ Cd ¢ a] - Restos emits por +\ [Libro Contormes | | ‘Yl Gonformes Recibidos et a Cobrar © . Recibos obtenidos por Q [Libro Contormes | qa Conformas Entregados ay a Pagar o , [libro Cheques TO] Cheques Diorides Recibides / | Diferidos a Cobrar| ~| Recibos obtenidos por Libro Cheques _| _] Cheques Diferidos Emitidos. Diferidos a Pagar T)] Ot Pat Casto de Vertes CE} | costo de ventas | 7 1) . otros Comprobantes, mall < a ° z ree a ° cc Lol «t a ° | oc a us LIBRO MAYOR