ESTRUCTURAS DE UNA EMPRESA

ANA CRISTINA MORILLO NARVAEZ

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
SENA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

IPIALES
2012

ESTRUCTURAS DE UNA EMPRESA

ANA CRISTINA MORILLO NARVAEZ

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

ING. JAKELINE SANTACRUZ

INSTRUCTORA
SENA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

IPIALES
2012

ORGANIZACIN EMPRESARIAL
A la organizacin empresarial corresponde al proceso de organizacin de los
talentos (humanos, financieros y materiales) de los que dispone la empresa,
para alcanzar los objetivos deseados. Son muchos los modelos de
organizacin que podemos encontrar. Las estructuras ms comunes son:

Organizacin lineal
Sistema de organizacin lineal con staff de asesoramiento.
Sistema de organizacin lineal con comits o consejos.
Organizacin funcional
Sistema de organizacin funcional o departamental o de Taylor.
Sistema de organizacin mixto, o sea la integral.
Organizacin matricial

Uno de los aspectos de la organizacin es el establecimiento de departamentos

de la Cia., que designan un rea o divisin en particular de una organizacin
sobre la cual un administrador posee autoridad respecto del desempeo de
actividades especficas, de acuerdo con su uso ms general, los
departamentos pueden ser produccin, control de calidad, ventas, investigacin
de mercado.
Una perspectiva histrica sobre la administracin proporciona un contexto o
entorno en el cual se pueden interpretar las oportunidades y los problemas
actuales. Sin embargo, el estudio de la historia no implica simplemente arreglar
los acontecimientos por orden cronolgico. Significa desarrollar y comprender
el impacto de las fuerzas sociales sobre las organizaciones. El estudio de la
historia es una forma de alcanzar un pensamiento estratgico, de ampliar la
perspectiva y de mejorar las habilidades conceptuales. Primero hay que
examinar la forma en la cual las fuerzas sociales, polticas y econmicas han
influido en las organizaciones y en la prctica de la administracin.
Las fuerzas sociales se refieren a aquellos aspectos de una cultura que
guan las relaciones entre las personas e influyen en ellas. Qu valoran
las personas? Qu necesitan las personas? Cules son las normas
de comportamiento entre las personas? Estas fuerzas moldean lo que se
conoce como el contrato social, que se refiere a las reglas y
percepciones no escritas y comunes acerca de las relaciones entre las
personas y entre los empleados y la gerencia.
Una fuerza social significativa hoy est representada por las actitudes,
ideas y valores cambiantes de los empleados de la Generacin X y la
Generacin Y. Los empleados de la Generacin X, que ahora tienen
entre 30 y 40 aos de edad, han tenido un profundo impacto en el lugar
de trabajo y los empleados de la Generacin Y pueden tener un impacto
todava mayor. Esos jvenes trabajadores, la generacin con mayor nivel
de educacin en la historia de Estados Unidos, crecieron
tecnolgicamente expertos y globalmente conscientes. A diferencia de

muchos trabajadores del pasado, no titubean para cuestionar a sus

superiores y desafiar el statu quo. Desean un entorno de trabajo que
planee retos y que los respalde, con acceso a la tecnologa de
vanguardia, oportunidades para aprender y promover sus carreras y sus
metas personales y el poder para tomar decisiones importantes y hacer
cambios en el lugar de trabajo. Adems los trabajadores de la
Generacin X y de la Generacin Y han impulsado un creciente nfasis
en el equilibrio entre el trabajo y la vida, que se refleja en tendencias
tales como el trabajo a distancia, el horario flexible los puestos
compartidos y los aos sabticos patrocinados por la organizacin.
Las fuerzas polticas se refieren a la influencia de las instituciones
polticas y legales sobre las personas y las organizaciones. Las fuerzas
polticas incluyen los supuestos bsicos que sustentan al sistema
poltico, como un deseable gobierno autnomo, los derechos de
propiedad, los derechos de contrato, la definicin de justicia y la
determinacin de la inocencia o culpabilidad de un crimen. La difusin
del capitalismo en todo el mundo ha alterado de forma impresionante el
panorama de los negocios. El predominio del sistema de libre mercado y
las crecientes interdependencias entre los pases del mundo requieren
organizaciones que operen de manera diferente en contra de Estados
Unidos, en muchas partes del mundo, crean retos para sus empresas y
administradores.
Las fuerzas econmicas corresponden a la disponibilidad, produccin y
distribucin de recursos en una sociedad. Los gobiernos, las agencias
militares, las escuelas y las organizaciones de negocios en cualquier
sociedad requieren recursos para alcanzar sus metas y las fuerzas
econmicas influyen en la asignacin de recursos escasos. Los pases
menos desarrollados estn creciendo en lo que concierne a su poder
econmico y la economa de Estados Unidos y de otros pases
desarrollados cambian de forma impresionante, debido que las fuentes
de riquezas, los aspectos fundamentales de la distribucin y la
naturaleza de la toma de decisiones econmicas estn experimentando
cambios significativos.

FUNCIONES DE LA EMPRESA
Podemos distinguir, segn los estudios de Evgrafoff y Gelinier, cuatro funciones
de la empresa:

Funcin de direccin
Funciones ligadas a la produccin
Funciones de distribucin
Funciones de apoyo logstico

FUNCIN DE DIRECCIN
Son las actividades que contribuyen al gobierno de la empresa, tanto para
elegir objetivos y polticas, como para tomar medidas operativas para su
funcionamiento. Los componentes bsicos de esta funcin son el de
informacin y el de decisin, es decir, ha de estar informada acerca de su
propia empresa y de las de su entorno. Adems, deber emprender acciones
asumiendo la responsabilidad que esto conlleva.
FUNCIONES LIGADAS A LA PRODUCCIN
Adems de preocuparse de la produccin, propiamente dicha, ha de ocuparse
de la seleccin y determinacin de mtodos del sistema de gestin de la
produccin, del control de calidad, etc.
FUNCIONES DE DISTRIBUCIN
Es poner a la disposicin de la clientela los bienes y servicios producidos por la
empresa. Antes de sacar el producto a la venta debern de hacer estudios
comerciales, y una vez sacado el producto a la venta, debern de apoyar la
comercializacin del producto por medio de publicidad y promocin de ventas.
FUNCIONES DE APOYO LOGSTICO
Se pone a disposicin de la empresa los medios necesarios para un buen
funcionamiento interno. Estas funciones son: de orden tcnico, tcnicocomercial, financiero, administrativo y social.

ESTRUCTURA DE LA EMPRESA
Por lo general se distinguen cuatro modelos de estructura para empresa

Estructura jerrquica
Estructura funcional
Estructura staff and line
Estructura por objetivo

ESTRUCTURA JERRQUICA
El jefe tiene autoridad sobre los subordinados. Esto garantiza la eficacia de la
gestin por que asegura la autoridad de mando y evita la confusin de
responsabilidades. Es el principio de la unidad de direccin.
ESTRUCTURA FUNCIONAL
En este tipo de estructura la unidad de mando se rompe, a un nivel dado, cada
persona que interviene puede recibir mandos de distintas autoridades; cada

una de las cuales asume una funcin diferente. Este tipo de estructura da lugar
a problemas de coordinacin. Es el principio de especializacin de tareas.
ESTRUCTURA STAFF AND LINE
A los responsables operacionales, que tienen autoridad sobre sus
subordinados, se les da unas clulas de estado mayor, el staff. Estas clulas
estn compuestas por expertos que podrn proponer y sugerir, pero no deciden
ni conducen ninguna operacin. Es el principio de las dos lneas, que trata de
conjugar las ventajas de la autoridad jerrquica y de la competencia funcional.
ESTRUCTURA POR OBJETIVOS.
Es una estructura descentralizada por departamentos autnomos. Los jefes de
estos departamentos negocian los objetivos y asumen la responsabilidad por
los resultados. Es el principio de la direccin por objetivos, la responsabilidad
va por departamentos y la estructura es de tipo descentralizada.
CONCEPTO DE ESTRUCTURA
La estructura es la disposicin y orden de las partes dentro de un todo.
Tambin puede entenderse como un sistema de conceptos coherentes
enlazados, cuyo objetivo es precisar la esencia del objeto de estudio. Tanto la
realidad como el lenguaje tienen estructura. Uno de los objetivos de la
semntica y de la ciencia consiste en que la estructura del lenguaje refleje
fielmente la estructura de la realidad.
La estructura puede definirse tambin como el conjunto de todas las formas en
que se divide el trabajo en tareas distintas, considerando luego la coordinacin
de las mismas.
Estructura jerrquica
La jerarqua es el orden de los elementos de una serie segn su valor. Puede
aplicarse a personas, animales o cosas, en orden ascendente o descendente,
segn criterios de clase, poder, oficio, categora, autoridad o cualquier otro
asunto que conduzca a un sistema de clasificacin. En una determinada
sociedad, es el orden de los elementos existentes, ya sean polticos, sociales,
econmicos u otros.
Caractersticas: Cada persona recibe rdenes de un solo jefe.
Prevalece el principio de jerarqua y de subordinacin absoluta a su inmediato
superior.
Inconvenientes: sobrecarga a personas con deberes y responsabilidades y
excesiva rigidez que impide que se implanten las ventajas desarrolladas.

MODELO DE ORGANIZACIN JERRQUICA

Organizacin funcional
Este tipo de organizacin se basa en la especializacin, de tal forma que
una persona desarrolla una sola funcin en la cual es especialista y puede
recibir rdenes de otros especialistas a los cuales est subordinada. Estos
jefes slo darn rdenes relacionadas con su especialidad.
Ventajas

Cada persona, al ser especialista, domina el trabajo que le estn

encomendando y tambin la flexibilidad para la coordinacin.
Cada supervisor trabaja exclusivamente en su especialidad. No hay, en
principio, problemas de crecimiento de la empresa.
Las actividades de la empresa estn divididas en funciones y asignadas
a los especialistas.
El consejo y asesoramiento del experto est a disposicin de cada
trabajador.

Inconvenientes

Cada trabajador tiene ms de un jefe, lo que se traduce en menor

disciplina y en una posible confusin en la ejecucin de tareas.
El excesivo nfasis (prestar atencin) en la especializacin puede llevar
al olvido de problemas generales referentes a la marcha global de la
empresa.

MODELO DE ORGANIZACIN FUNCIONAL

Organizacin mixta: este modelo intenta aprovechar las ventajas de los
dos modelos anteriores y eliminar sus inconvenientes. Mantiene una
estructura central jerrquica, pero aplicando una mayor especializacin.
Se crean unos niveles consultivos staff. A estos niveles consultivos o
staff se utilizan para asesorar a los distintos niveles jerrquicos. Los
componentes de los niveles consultivos no tienen autoridad jerrquica.
Ventajas
Permite el uso de especialistas que asesoran diversos departamentos.
Se mantienen la unidad de mando, puesto que casi nunca una persona
depende de ms de una.
Inconvenientes
Las decisiones son ms lentas.
El personal de staff puede entrometerse en cuestiones de control
administrativo, introduciendo un factor de confusin.

El uso de staff especializados

administracin de la empresa.

incrementan

los

costes

de

FUNCIONES QUE SE DESARROLLAN EN LA EMPRESA

Departamentos: son centros de trabajo que se encargan de una actividad
concreta dentro de la empresa.
Las funciones que se desarrollan dentro de una empresa dependern de la
dimensin de la misma y de su actividad. No obstante, pueden quedar
englobadas en los siguientes:
-Funcin tcnica: actividades relacionadas con la fabricacin de los productos y
su transformacin.
-Funcin administrativa: son las actividades relacionadas con la actividad de la
empresa como pueden ser: la contabilidad, la correspondencia, el archivo, etc.
-Funcin comercial: comprenden las actividades relacionadas con los estudios
de mercado, las compras y las ventas, tanto de materias primas como de
productos terminados.
-Funcin financiera: comprende todas las actividades encaminadas a la
bsqueda de capital, as como de estudio de inversiones y su rentabilidad.
-Funcin social: aspectos relacionados con el personal de la empresa tales
como contratos, nminas, seguros sociales, etc.
ACTIVIDADES DE LOS DEPARTAMENTOS DE UNA EMPRESA
Departamento comercial: encargado de realizar compraventas y el control de
almacn.
Las principales secciones son: compras, ventas y control de almacn.
Departamento financiero: se desarrollan actividades relativas al control de flujo
de dinero que se produce en la empresa.
Las principales secciones son: presupuestos, tesorera, inversiones, crditos.
Departamento administrativo: aqu se llevan a cabo los asuntos o tareas
administrativas de la empresa.
Las principales secciones son: contabilidad, correspondencia, archivos y
secretara.
Departamento de personal: es el que gestiona los asuntos sociales y laborales
de la empresa.
Las principales secciones son: seleccin, formacin, contratos, relaciones
laborales, nminas y seguros sociales.
Departamento tcnico: es el encargado del control de la produccin.
Las principales secciones son: fabricacin, estudios y proyectos.
Director General

Director Administrativo
Director Funcionario
Jefe de Cobros
Jefe de Ventas
Empleados
Empleados
Director comercial
Jefe de ventas
Jefe de compras
Empleados
Empleados
Jefe de Contabilidad
Empleados
Director General
Director de compras
Director ventas
Director Contabilidad
Director Almacn
Director Financiero
Empleados Administrativos
Director General
Gabinete de estudios econmicos
Adjunto Direccin
Asesor Fiscal
Comercializacin
Produccin
Empleados
Administracin de Finanzas
Empleados
LA ORGANIZACIN JERRQUICA DEL PERSONAL DE UNA EMPRESA
La organizacin jerrquica, es decir, los canales a lo largo de los cuales fluyen
las rdenes, debe ser estable y definida. No debe haber ninguna duda acerca
de quin debe recibir los informes de un empleado; ste debe ser vigilado
directamente por un jefe y no por dos o ms. No debe haber vacos en la
organizacin jerrquica ni actividades en que no se haya especificado a qu
superior se deber informar, lo cual podr ocurrir en aquellos casos en que una
organizacin crece muy rpidamente, sin tener por base un plan previo.
Generalmente la organizacin jerrquica de una empresa se traza en grficos
que indican los conductos primarios de autoridad dentro de la organizacin.
Estos grficos de organizacin, sin embargo, deben ser usados con cuidado.
Debido a que las organizaciones son dinmicas y cambian constantemente, los
grficos de organizacin deben ser cambiados a menudo de. Acuerdo con las
nuevas modalidades, y mantenerse al da. De lo contrario indicarn la
organizacin del pasado y no del presente. Es ms: los grficos de
organizacin no deben indicar los cruces de relaciones entre departamentos. Si

se indicaran en el grfico, daran por resultado una red de lneas que nadie
podra entender. Por ejemplo, el departamento de ventas tiene relaciones o
contactos con el departamento de produccin, con el departamento de crdito,
con el de control de produccin, etc., todos los cuales no pueden ser
normalmente indicados en el grfico. Por otra parte, algunas personas podrn
tener dentro de la organizacin una influencia excesiva con respecto a la que
se ha indicado en el grfico, o viceversa.
Despus de haber establecido los grados de autoridad, es importante fijar la
responsabilidad de cada uno. Cada tarea y las responsabilidades inherentes
debern ser cuidadosamente definidas, de modo que no haya repetimos
superposiciones o vacos. La cabeza del negocio delega responsabilidad o
ciertas atribuciones en sus subordinados; cuando hace esto, deber exigirles
responsabilidad por su ejecucin. Sin embargo, cuando delega autoridad y
responsabilidad, no se releva de ella, sino que l ser siempre el responsable,
aun en el caso de que las personas a quienes delega parte de su
responsabilidad no procedan satisfactoriamente.