Beruflich Dokumente
Kultur Dokumente
AINUS SYIFA
1106089823
PROGRAM VOKASI
RUMPUN KESEHATAN
PROGRAM STUDI PERUMAHSAKITAN
DEPOK
MEI 2014
UNIVERSITAS INDONESIA
AINUS SYIFA
1106089823
PROGRAM VOKASI
RUMPUN KESEHATAN
PROGRAM STUDI PERUMAHSAKITAN
DEPOK
MEI 2014
ii
Laporan Karya Akhir ini adalah hasil karya sendiri dan semua sumber baik yang
dikutip maupun dirujuk telah saya nyatakan dengan benar.
Nama
: Ainus Syifa
NPM
: 1106089823
Tanda Tangan
Tanggal
: Mei 2014
iii
PERNYATAAN PERSETUJUAN
Pembimbing Lapangan
Rumah Sakit Umum Pusat Nasional Dr. Cipto Mangunkusumo
iv
: Ainus Syifa
NPM
: 1106089823
Bidang Studi
Jenis Karya
: Karya Akhir
ini
Universitas
Indonesia
berhak
menyimpan,
Dibuat di
: Depok
Yang menyatakan,
(Ainus Syifa)
Nama
: Ainus Syifa
Alamat
Riwayat Pendidikan :
1. Program Studi Perumahsakitan
vi
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas rahmat dan karuniaNya penulis dapat menyelesaikan laporan Tugas Karya Akhir ini dengan segala
kemudahan dan kelancaran sehingga selesai tepat pada waktunya. Tugas Karya
Akhir ini disusun sebagai syarat kelulusan Ahli Madya Perumahsakitan Program
Vokasi Rumpun Kesehatan Universitas Indonesia. Banyak pengalaman dan
wawasan yang penulis dapatkan selama magang di RS Cipto Mangunkusumo
yang tidak penulis dapatkan selama kuliah. Dalam penyusunan laporan ini banyak
pihak yang telah mendukung baik secara langsung maupun tidak langsung, moril
maupun materiil. Untuk itu dengan setulus hati dan penuh rasa hormat penulis
ingin menyampaikan terima kasih kepada:
1. Allah SWT karena tanpa ridho serta izin-Nya laporan ini tidak akan selesai
tepat pada waktunya
2. Amah dan Apah atas segala doa, dukungan, kasih sayang, pengertian dan
bimbingannya yang tak ternilai. Kedua kakak dan adikku yang selalu
memberikan semangat dan bantuanya.
3. Bapak Drs. Soedarto Soepangat, MARS selaku pembimbing materi yang telah
memberikan masukan dalam penulisan laporan ini.
4. Bapak Yusirwan Tabrani, Amd. Per Kes selaku pembimbing lapangan penulis
yang telah memberikan masukan dan pengarahannya serta mbanyaknya waktu
yang diluangkan selama proses bimbingan, kepada Bapak
Jalahan
vii
viii
12. Teman-teman sekelompok bimbingan Pak Darto yaitu Rika dan Iren
terimakasih telah membagi pengalaman dan saling mendukung untuk
menyelesaikan laporan ini..
13. Teman-teman kelas Perkantoran Medis
angkatan 2011. Terimah atas semua yang terbaik yang pernah kita lewati
selama kuliah.
14. Terakhir, kepada semua pihak yang telah banyak membantu penulis untuk
dapat menyelesaikan Laporan Magang ini yang tidak dapat disebutkan satupersatu.
Penulis
ix
DAFTAR ISI
Bab I
Pendahuluan
A. Latar Belakang ....................................................................................1
B. Gambaran Umum Rumah Sakit ..........................................................2
1. Sejarah Rumah Sakit .....................................................................2
2. Visi, Misi, Tujuan, Motto dan Logo Rumah Sakit ......................3
3. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas .........................................7
4. Ketenagaan Rumah Sakit ...........................................................12
5. Fasilitas Rumah Sakit ................................................................14
6. Kinerja Rumah Sakit ..................................................................23
Bab II
Daftar Pustaka
Lampiran
xi
DAFTAR TABEL
xii
DAFTAR GAMBAR
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1
Lampiran 2
Lampiran 3
Lampiran 4
Lampiran 5
Lampiran 6
Lampiran 7
Lampiran 8
Lampiran 9
xiv
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Rumah
sakit
adalah
institusi
pelayanan
kesehatan
yang
Cipto
Mangunkusumo
dengan
salah
satu
fungsinya
yaitu
dalam rak penyimpanan untuk berkas rekam medis sebelumnya, kegiatan ini
disebut proses pencarian kembali atau retrieval.
Kecepatan dan ketepatan waktu pencarian kembali pada berkas rekam
medis menjadi salah satu tolak ukur kinerja Unit Rekam Medis. Semakin
cepat rekam medis ditemukan semakin menggambarkan baiknya kualitas
pelayanan. Sebaliknya semakin lama rekam medis ditemukan mengakibatkan
pengobatan tidak bisa dilakukan, komplain pasien dan ketidakpuasan pasien
akan berpengaruh pada mutu pelayanan rumah sakit. Oleh karena itu
pembuatan suatu metode baru agar rekam medis ditemukan sesuai standar
yang ditentukan sangatlah penting.
Sakit
Umum
Pusat
Nasional
(RSUPN)
Dr.
Cipto
Sejak
disatukannya
CBZ
dan
STOVIA,
maka
PP
nomor
116
Tahun
2000
RSUPN
Dr.
Cipto
Visi
Menjadi rumah sakit pendidikan dan pusat rujukan nasional terkemuka
di Asia Pasifik tahun 2014
Misi
a. Memberikan pelayanan kesehatan paripurna dan bermutu serta
terjangkau oleh semua lapisan masyarakat
b. Menjadi tempat pendidikan dan penelitian tenaga kesehatan, serta
c. Tempat penelitian dan pengembangan dalam rangka meningkatkan
derajat kesehatan masyarakat melalui manajemen yang Dinamis
dan Akuntabel
Tujuan Organisasi
1. Tujuan yang akan dicapai manajemen RSCM adalah menjadikan
RSCM sebagai rumah sakit pendidikan yang:
a. Mampu meningkatkan derajat kesehatan masyarakat melalui
penyelenggaraan
internasional
pelayanan
dan
kesehatan
terjangkau
yang
bermutu
serta
dapat
dan
pengembangan
IPTEK
kedokteran
dan
yang
bertujuan
untuk
mengembangkan
dan
dan
pendelegasian
(decentralization
and
meliputi
lebijakan,
tanggung
jawab,
dan
Motto
Sebagai instansi yang memberikan pelayanan kesehatan RSCM
memiliki motto, RSCM (Respek, Sigap, Cermat, Mulia) Peduli.
Dengan definisi operasional sebagai berikut:
Logo RSCM
b. Uraian Tugas
Direktur Utama
Memimpin dan mengelola rumah sakit dalam peyelenggaraan
upaya penyembuhan dan pemulihan yang dilaksanakan secara
serasi, terpadu dan berkesinambungan melalui peningkatan
kesehatan dan pencegahan serta upaya rujukan sesuai dengan
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Dewan Pengawas
Komite Medik
Memberikan pertimbangan kepada direktur utama dalam hal
menyusun standar pelayanan medik, pengawasan dan pengendalian
mutu pelayanan medis, hak klinis khusus kepada staf medis
fungsional, program pelayanan, pendidikan dan pelatihan serta
penelitian dan pengembangan.
jaminan
Direktorat Keuangan
Menyelenggarakan pengelolaan kegiatan keuangan, akuntansi,
anggaran untuk kebutuhan operasional dan pengembangan rumah
sakit.
pelayanan
medik,
serta
pemantauan,
Bidang Keperawatan
Menyelenggarakan pengelolaan bimbingan pelaksanaan pelayanan
keperawatan, pelayanan klinik keperawatan serta pendidikan dan
pelatihan bagi tenaga keperawatan di rumah sakit.
Bagian Perencanaan
Melaksanakan penyusunan rencana strategis, rencana jangka
panjang, rencana jangka pendek, rencana pengembangan serta
pengorganisasian penyusunan dan pengembangan program kerja
sama, system informasi, jejaring social.
Bagian Penelitian
Melaksanakan pengelolaan kegiatan penelitian rumah sakit, serta
merencanakan dan menyelenggrakan manajemen rumah sakit serta
kerja
sama
penelitian
yang
diperlukan
dalam
rangka
Bagian Pemasaran
Melaksanakan pengelolaan kegiatan pemasaran yang meliputi
promosi dan pengembangan produk layanan kesehatan, paket-paket
pentarifan, hubungan masyarakat dan pelayanan pelanggan, srta
kerja sama pemasaran produk.
Bagian Anggaran
Melaksanakan penyusunan rencana belanja dan anggaran rumah
sakit, penetapan dan pelaksanaan alokasi anggaran, pengelolaan
anggaran rumah sakit, pemantauan dan pengendalian anggaran
serta evaluasi dan pelaporan.
Bagian Akuntansi
Melaksanakan akuntansi keuangan, akuntansi manajemnen, yang
meliputi pengadaan dan pemeliharaan pembukuan dan administrasi
keuangan serta penyiapan laporan keuangan berkala dan tahunan.
Bagian Perbendaharaan
Melaksanakan pengelolaan perbendaharaan, mobilisasi dana,
verifikasi,
bimbingan
teknis
administrasi
keuangan
dan
Bagian Administrasi
Melaksanakan
administrasi
umum
rumah
sakit
meliputi
10
Departemen Medik
Mengelola kegiatan pelayanan medik, sesuai standar pelayanan,
etika,
disiplin
profesi,
dan
keselamatan
pasien,
serta
11
Instalasi Medik
Melakukan penyiapan fasilitas, sarana dan prasarana serta
pemantauan kelancaran penyelenggaraan kegiatan operasional
pelayanan medik dan non medk di rumah sakit.
Unit Utilitas
Melakukan pengelolaan fasilitas penunjang non medik untuk
memfasilitasi
kegiatan
operasional
pelayanan
medik
dan
a. Tenaga Medis
Tabel 1.
Tenaga Medis RSCM Tahun 2013
RSCM
No
Tenaga Medis
PNS
KEMENKES
NON
MAGANG PNS
PNS
PTT
(Dinkes)
DEP.
DIKNAS
&
UIBHMN
Jumlah
113
14
49
7
109
3
103
1
374
27
17
4
181
2
1
10
10
96
6
96
25
5
297
329
69
122
206
728
12
b.
Tenaga Keperawatan
Tabel 2.
Tenaga Keperawatan RSCM Tahun 2013
RSCM
No
1
2
3
4
Tenaga Medis
PNS
Pasca Sarjana
Sarjana
Sarjana Muda
SLTA
a. SPK/ SPR
b. Bidan
c. SPRG
SLTP
Sub Total
KEMENKES
5
55
DEP.
DIKNAS
Jumlah
&
UIBHMN
1
151
1417
60
NON
MAGANG PNS
PNS
1
119
705
27
612
304
6
17
1
1153
6
645
45
PTT
(Dinkes)
310
6
17
1
1903
Tenaga Medis
Tenaga
Kefarmasian
Tenaga Kesehatan
Masyarakat
Tenaga Gizi
Tenaga Keterapian
Fisik
Tenaga Ketehnisan
Medis
Sub Total
2
3
4
5
64
153
15
DEP.
DIKNAS
Jumlah
&
UIBHMN
232
32
46
80
26
32
22
9
48
41
239
141
381
393
371
16
782
PNS
KEMENKES
NON
MAGANG PNS
PNS
PTT
(Dinkes)
13
Tenaga Medis
Pasca Sarjana
Sarjana
Sarjana Muda
SLTA
SLTP
SD
Sub Total
PNS
16
118
71
832
167
24
1230
KEMENKES
NON
MAGANG PNS
PNS
6
96
202
221
4
2
531
1
1
PTT
(Dinkes)
1
1
4
1
7
DEP.
DIKNAS
Jumlah
&
UIBHMN
1
23
1
216
275
1059
172
26
2
1771
Jl. Diponegoro
507.638,04 m2
374,00 m2
678,48 m2
2.642,43 m2
669,69 m2
14
Tabel 5.
Data Gedung RSCM
No
Nama Gedung
Jumlah Lantai
1
Gedung A
8
2
Kencana
7
3
IRJT
5
4
IGD
5
5
CMU 1
8
6
CMU 3
2
7
IBP
2
8
IRM
5
9
Radioterapi
3
10
Radiologi
3
11
G-H
2
12
Psikiatri
1
13
Geriatri
1
14
CMU 2
7
15
Kirana
8
16
Administrasi
8
17
IPD
3
18
Forensik PA
2
19
UPM
1
20
Laundry
1
21
Gizi
2
22
Mikrobiologi
2
23
PKG Adityawarman
2
24
Kebidanan Raden Saleh
2
25
Incenerator dan IPAL
2
26
Rumah Singgah
5
Sumber: Profil Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo
Berikut ini adalah Sarana dan Prasarana yang dimiliki oleh RSUPN dr.
Cipto Mangunkusumo:
15
a. Gedung
Tabel 6.
Gedung Rawat Jalan
Gedung
Lokasi/ Lantai
Jumlah Tempat Tidur
Lantai 1 Patologi Klinik
1
CMU 1
Lantai 4 Poliklinik PJT
10
Jumlah
11
Sumber: Profil Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo
Tabel 7.
Gedung Rawat Inap
Gedung
Lokasi/ Lantai
Jumlah Tempat Tidur
Lantai 1
60
Lantai 2
132
Lantai 3
25
Lantai 4
115
Gedung A
Lantai 5
79
Lantai 6
61
Lantai 7
107
Lantai 8
46
Lantai 1
Lantai 2
Lantai 3
Kencana
Lantai 4
41
Lantai 5
Lantai 6
Lantai 7
Lantai 2 ICU PJT
7
Lantai 3 Perinatologi
54
CMU 1
Lantai 4 Ranap Anak PJT
14
Lantai 5 Ranap Dewasa PJT
24
Lantai 8 Hemodialisa
32
TOTAL
131
PTK
Lantai 1
10
Sumber: Profil Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo
16
Tabel 8.
Gedung Gawat Darurat
Gedung
Lokasi/ Lantai
Tabel 9.
Gedung Ruang Rawat Intensif
Gedung
ICU IGD
ICU Kencana
CMU 1
Lokasi/ Lantai
Jumlah Tempat Tidur
Lantai 2
6
Lantai 4
2
Lantai 2 ICU PJT
7
Lantai 3 NICU Perinatologi
10
Total
25
Sumber: Profil Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo
Tabel 10.
Gedung Ruang Rawat Khusus (Isolasi)
Gedung
Lokasi/ lantai
Jumlah Tempat Tidur
Lantai 2 ICU PJT
0
Lantai 3 Perinatologi
2
CMU 1
Lantai 4 Ranap Anak PJT
1
Lantai 8 Hemodialisa
3
Total
6
Sumber: Profil Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo
17
Tabel 11.
Gedung Ruang Penunjang Medik
Unit
Lokasi
Kapasitas
Gedung Forensik
22 24 mayat
Lantai 2 kamar operasi PJT
2
CMU 1
Lantai 2 kamar caterisasi PJT
2
Sumber: Profil Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo
Forensik
Lokasi &
Kapasitas
120 mayat
1
1
b. Unit Pelayanan
Pelayanan Rawat Jalan
Meliputi:
Klinik Farmasi
Poliklinik THT
Otologi
Neurotologi
THT Komunitas
Rinologi
Onkologi
Endskopi Broenkoesofagogi
Laring Faring
Plastik Rekontruksi
Alergi Imunologi
Poliklinik Kebidanan
Fetomaternal
Ginekologi
Obstetri dan Ginekologi Sosial
Endokrinologi
Uroginekologi
Kesehatan Reproduksi
Sitopatologi
Poliklinik Bedah
18
Bedah Digestif
Bedah Orthopaedi dan Traumatologi
Bedah Onkologi/ HNB
Bedah Plastik
Bedah Anak
Bedah Kardiotoraksis
Bedah Vaskuler
Bedah Urologi
Poliklinik Gizi
Poliklinik Akupuntur
19
Neurofisiologi, Epilepsi
NeuroOtologi, NO
CVD, Neurosonologi
Infeksi
Neurotrauma
Neurobehavior, Geriatri, Neurorestorasi
Neuroimfesifies
NeuroOnkologi
Neuropediatri
Neurokomunitas
Pain & Headache
Movement Disorders
Poliklinik Psikiatri
Penyakit tropic Infeksi
Psikiatri komunitas, Rehabilitasi dan Trauma Psikososial
Psikiatri Adiksi
Consultasion Liason Psychiatry
Psikiatri Anak dan Remaja
Psikiatri Geriatri
Psikiatri Forensik
Psikiatri Neuropsikiatri
Psikiatri Psikoterapi
20
Poliklinik Anak
Alergi imunologi
Endokrinologi
Gastrohepatologi
Hemato Onkologi
Infeksi Pediatrik tropik
Kardiologi
Nefrologi
Neurologi
Nutrisi dan Metabolik
Perinatology
Pencitraan
Respirologi
Tumbuh Kembang Ped Sos
Poliklinik Mata
Kornea & Bedah Reaktif
Infeksi & Immunologi
Vitreo Retina
Strabismus
Neuro Optalmologi
Glaucoma
Pediatrik Oftalmologi
Refraksi
Rekontruksi
Onkologi
21
Rumah Singgah
Radiologi
Radiologi Toraks
Radiologi Muskuloskeletal
radiologi Traktus Urinarius & Genital
Radiologi Anak
Neuroradiologi
Imejing Payudara
Radiologi Intervensional dan Kardiovaskuler
Imejing Kepala dan Leher
Rehabilitasi Medik
e. Program Unggulan6
Program unggulan RSUPN Cipto Mangunkusumo adalah sebagai
berikut:
1. Persiapan Universal Coverage
Transplantasi Hati
22
JCI Sustainability
IT Governance
Transformasi Budaya
Hospital Safety
3. MDGs
Pembangunan PKIA
23
Tabel 12.
Kinerja Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo
Tahun
BOR
ALOS
BTO
2008
61,05
5,30
36,31
2009
67,67
5,63
38,04
2010
66,90
5,68
37,07
2011
69,55
5,70
40,13
2012
72,56
5,72
52,18
Sumber: Data Statistik Rawat Inap RSCM 2009 2012
TOI
3,91
3,09
3,26
2,79
2,38
BOR =
X 100%
Persentase
2009
2010
2011
2012
Tahun
Gambar 2. Grafik Perkembangan BOR RSCM
Tahun 2008 2012
24
yaitu
rata-rata
rawat
seorang
pasien.
Indikator
ini
ALOS =
X 100%
5,8
5,7
Persentase
5,6
5,5
5,4
5,3
5,2
5,1
5
2008
2009
2010
2011
2012
Tahun
Gambar 3. Grafik Perkembangan ALOS RSCM
Tahun 2008 2012
25
X 100%
60
Persentase
50
40
30
20
10
0
2008
2009
2010
2011
2012
Tahun
Gambar 4. Grafik Perkembangan BTO RSCM
Tahun 2008 2012
26
TOI =
Persentase
4,5
4
3,5
3
2,5
2
1,5
1
0,5
0
2008
2009
2010
2011
2012
Tahun
Gambar 5. Grafik Perkembangan TOI RSCM
Tahun 2008 2012
27
BAB II
GAMBARAN UMUM UNIT REKAM MEDIS
RS DR. CIPTO MANGUNKUSUMO
A. Penjelasan
Rekam medis sangat penting dalam hal mengemban mutu pelayanan
medik yang diberikan oleh rumah sakit beserta staf mediknya, rekam medis
merupakan milik rumah sakit yang harus dipelihara karena sangat bermanfaat
bagi pasien, dokter, maupun bagi rumah sakit.
Rekam medis merupakan berkas yang berisikan catatan dan dokumen
tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan
lain yang telah diberikan kepada pasien.7
Unit rekam medis RSCM merupakan suatu unit di RSCM yang
menyelenggarakan dan mengkoordinasikan pelayanan rekam medis dan
pemantauan
mutu
rekam
medis
di
seluruh
unit
pelayanan
serta
Visi
Menjadi Unit Rekam Medis yang mampu memberikan informasi
kesehatan yang cepat, lengkap dan akurat dan menjadi tempat pendidikan
dan rujukan rekam medis terkemuka di Asia Pasifik pada Tahun 2014.
28
2.
Misi
a. Mengembangkan
InfoKes
b. Meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit dibidang InfoKes
c. Meningkatkan mutu pengelolaan rekam medis dan admisi pasien
rawat inap
d. Meningkatkan mutu sistem pelaporan rumah sakit
3.
pelayanan
serta
menyelenggarakan
dan
mengkoordinasikan
pelayanan admisi pasien rawat inap di seluruh unit rawat inap rumah
sakit. Untuk mnyelenggarakan tugas tersebut, Unit Pelayanan Rekam
Medis dan Administrasi pasien Rawat Inap mempunyai tugas:
a. Menyelenggarakan kegiatan penyusunan perencanaan kegiatan dan
anggaran pelayanan dan pengendalian mutu rekam medis.
b. Mengkoordinaskan pemantauan dan penilaian mutu pelayanan rekam
medis, dan penerimaan/ admisi pasien.
c. Menyelenggarakan dan mengkoordinasikan kegiatan pelayanan
informasi tempat dan admisi pasien rawat inap.
d. Menyelenggarakan
kegiatan
pengawasan
dan
pengendalian
29
2. Uraian Tugas5
Berdasarkan Struktur Organisasi pada lampiran 2, uraian
tugasnya adalah sebagai berikut:
a. Direktur Medik dan Keperawatan
Menyusun rancangan rencana strategis (renstra) pelayanan medis
dan keperawatan rumah sakit
Menyusun Rencana Bisnis dn Anggaran (RBA) Direktorat Medik
dan Keperawatan (termasuk Departemen dan Unit Pelayanan
Terpadu di lingkungan Direktorat Medik dan Keperawatan)
Menyusun Rancangan Rencana Tahunan (RKT) Direktorat Medik
dan Keperawatan (termasuk Departemen dan Unit Pelayanan
Terpadu di lingkungan Direktorat Medik dan Keperawatan)
Menyusun Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK) Direktorat Medik
dan Keperawatan
Menyusun
rancangan
kebijakan
medis,
keperawatan
dan
30
rancangan
pengembangan
tenaga
usulan
medis,
kebutuhan
tenaga
dan
keperawatan,
rencana
tenaga
Medik
rancangan laporan
dan
Keperawatan
dengan
menganalisis
31
32
program
Unit
Pelayanan
Rekam
Medis
&
Administrasi Pasien Rawat Inap, peraturan dan perundangundangan yang berlaku, kebijakan direksi rumah sakit dan
anggaran rumah sakit sebagai pedoman pelaksanaan tugas
Menyelenggarakan pengelolaan pelayanan penerimaan pasien
rawat inap dan penerimaan pasien rawat jalan
Menyelenggarakan dan mengkoordinasikan kegiatan pengolahan
administrasi & SDM, ketataushaan, pengelolaan logistik dan
pengelolaan kearsipan dalam lingkup Sub Unit Operasional rekam
medis
Mengkoordinasikan
kegiatan
peningkatan
mutu
pelayanan
33
program
Unit
Pelayanan
Rekam
Medis
&
34
D. Aktivitas Unit8
Aktivitas/ kegiatan rekam medis berlangsung sejak pertama kali
pasien datang di rumah sakit yaitu di tempat pendaftaran untuk
mengumpulkan identitas pasien, kemudian pelayanan dokumen, perakitan,
klasifikasi penyakit, pengolahan data, sampai menyimpan dokumen dan secara
garis besar mencakup tiga segi yaitu:
35
36
37
1.
: Customer
Sasaran Strategis
KPI
Definisi
Formula
: 5%
Person in Charge
Medis
PeriodePelaporan : 3 bulanan
Target 2014
2.
: 100%
Sasaran Strategis
KPI
38
: 15%
Person in Charge
Sumber Data
3.
Periode Pelaporan
: 6 bulanan
Target 214
: 90%
Persentase
Temuan
Ketidak
Lengkapan
Rekam
Medis
yang
Ditindaklanjuti
Perspektif
Sasaran Strategis
KPI
Definisi
39
: 17%
Person in Charge
Sumber Data
4.
: 90%
Sasaran Strategis
KPI
Definisi
Formula
: 10%
Person in Charge
Sumber Data
: 1. -
: -
40
5.
Sasaran Strategis
KPI
Definisi
Formula
: 5%
Person in Charge
Sumber Data
6.
: 90%
Sasaran Strategis
KPI
Definisi
41
7.
10%
Person in Charge
Sumber Data
Periode Pelaporan
tahunan (juli)
Target 2014
80%
Sasaran Strategis
KPI
Formula
: 5%
Person in Charge
42
8.
Periode Pelaporan
: Tahunan (Juli)
Target 2014
: 20%
Sasaran Strategis
KPI
Formula
: 5%
Person in Charge
9.
Periode Pelaporan
: Tahunan (Juli)
Target 2014
: 80%
Sasaran Strategis
43
rekam medis
KPI
Definisi
Power supplay
Komputer
AC
Formula
: OEE = Ke x Ki x Ku
: 10%
Person in Charge
Sumber Data
Periode Pelaporan
: Tahunan (Juli)
Target 2014
: 75%
44
BAB III
IDENTIFIKASI MASALAH
A. Kerangka Teori
1.
Pengertian Masalah
Masalah adalah situasi yang menunjukkan kesenjangan keadaan
nyata (das sain) dengan tolok ukur tertentu (das sollen) sebagai situasi
ideal atau situasi yang seharusnya10. Berikut beberapa pengertian
masalah menurut beberapa ahli dan kamus Bahasa Indonesia11:
a. Menurut Prajudi Atmosudirjo, sesuatu yang menyimpang dari apa
yang diharapkan, direncanakan, ditentukan untuk dicapai sehingga
merupakan rintangan menuju tercapainya tujuan.
b. Menurut Agung Wijaya, masalah merupakan suatu keadaan yang
tidak seimbang antara harapan/ keinginan dengan kenyataan yang ada.
c. Menurut Dorothy Craig, situasi atau kondisi yang akan datang dan
tidak diinginkan.
2.
45
2. Proses (Process)
Proses adalah kumpulan bagian atau elemen yang terdapat dalam
sistem yang berfungsi untuk mengubah masukan menjadi keluaran
yang direncanakan. Elemen dalam proses terdiri dari perencanaan
(planning), pengorganisasian (organizing), penggerakan (actuating)
dan pengawasan (controlling).
3. Keluaran (Output)
Keluaran adalah kumpulan bagian atau elemen yang dihasilkan dari
berlangsungnya proses dalam sistem. Elemen yang dihasilkan
menunjukkan hasil dari kegiatan.
5. Dampak (Impact)
Dampak adalah akibat yang dihasilkan oleh keluaran dari sistem
6. Lingkungan (Environment)
Lingkungan adalah unsur diluar sistem yang tidak dikelola oleh
sistem tetapi berdampak terhadap sistem.
46
Lingkungan
Masuka
Proses
Keluaran
Dampak
Umpan Balik
3.
Identifikasi Masalah
Identifikasi masalah berkaitan erat dengan proses penentuan judul
penelitian dan perumusan masalah. Identifikasi merupakan bentuk lebih
lanjut dari proses imitasi dan sugesti yang pengaruhnya sangat kuat.
Identifikasi adalah suatu proses yang sulit karena proses tersebut bukan
merupakan proses yang sepihak14.
Identifikasi masalah adalah upaya untuk mengelompokan,
mengurutkan sekaligus memetakan masalah-masalah tersebut secara
sistematis berdasarkan bidang ilmu dan profesi peneliti. Sebab tujuan
dari identifikasi masalah adalah apabila akan mencari dan memilih
masalah atau fokus penelitian, jangan berdasarkan atas perenungan,
lamunan dan coba-coba14.
Identifikasi masalah adalah salah satu proses penelitian yang
boleh dikatakan paling penting diantara proses lain. Masalah penelitian
akan menentukan kualitas dari penelitian, bahkan juga menentukan
apakah sebuah kegiatan bisa disebut penelitian atau tidak. Masalah
47
penelitian secara umum bisa kita temukan lewat studi literatur atau lewat
pengamatan lapangan (observasi, survey, dan sebagainya).
Dalam melakukan identifikasi masalah, langkah awal yang harus
dilakukan adalah mencari penyebab masalah. Langkah penting dalam
menetapkan penyebab masalah antara lain13:
a. Menyusun daftar penyebab masalah
b. Melakukan konfirmasi daftar penyebab masalah
c. Menetapkan urutan prioritas penyebab masalah
d. Menyajikan urutan prioritas penyebab masalah
4.
48
b. Delbeq Technique
Proses penetuan kriteria diawal dengan pembentukan yang akan
merumuskan
dan
menetapkan
kriteria.
Adapun
langkah-
Observasi
Observasi atau pengamatan adalah suatu perbuatan jiwa yang
aktif dan penuh perhatian untuk menyadari adanya rangsangan atau
gejala nyata, pengamatan dapat dilakukan berulang-ulang2. Pengamatan
yang dilakukan adalah mengamati aktifitas kerja rekam medis pada saat
aktifitas unit berlangsung. Aktifitas di Unit Rekam Medis diantaranya
pendaftaran pasien rawat inap, permintaan berkas rekam medis, ekspedisi
berkas rekam medis, pencatatan, perakitan rekam medis, pengolahan data
medis dan masih banyak aktifitas kerja di Unit Rekam Medis.
Metode pengamatan menuntut adanya pengamatan dari penulis
secara langsung maupun tidak langsung terhadap kegiatan-kegiatan yang
dilakukan Unit Rekam Medis RSCM. Penulis mengamati secara
langsung dan melibatkan diri untuk ikut berpartisipasi dalam kegiatankegiatan yang dilakukan Unit Rekam Medis. Penulis mencatat semua
hasil pengamatan yang berhubungan dengan masalah yang diambil. Data
49
2.
1.
2.
3.
Wawancara
Wawancara adalah suatu cara pengumpulan data dimana
pewawancara mendapatkan keterangan secara lisan dan berhadapan
muka dengan responden melalui percakapan2. Penulis melakukan
wawancara langsung dengan karyawan di Unit Rekam Medis RSCM,
hasil wawancara penulis dijadikan pertimbangan untuk selanjutnya
dimasukan dalam daftar masalah yang akan dibahas lebih lanjut.
3.
Studi Kepustakaan
Studi kepustakaan ini maksudkan untuk mendapatkan landasan
teoritis dan konseptual sebagai dasar analisis. Penulis membandingkan
teori yang didapatkan pada saat perkuliahan yang bersumber dari diktat
kuliah dan dari buku-buku pegangan lainnya. Penulis juga menggunakan
beberapa referensi dari Unit Rekam Medis seperti buku pedoman rekam
medis, prosedur tetap dan target atau sasaran mutu yang hendak dicapai
oleh Unit Rekam Medis.
50
C. Daftar Masalah
Setelah dibahas sebelumnya tentang pengertian masalah dan cara-cara
penemuan masalah, selanjutnya akan ditentukan daftar masalah yang ada di
Unit Rekam Medis. Berikut adalah daftar masalah yang ditemukan di Unit
Rekam Medis, antara lain:
1.
51
terjadi sudah sangat lama dan akan terus terjadi jika tidak dicari
solusinya.
Penyebab yang mungkin terjadi dalam kasus rekam medis yang
ditemukan
lebih
dari
10
menit
diantaranya
karena
saat
ini
2.
52
3.
53
seperti RSCM Kencana dan RSCM Kirana yang rekam medisnya diatur
sendiri namun nomor rekam medis yang digunakan tetap satu kesatuan
dengan RSCM pusat, hal ini salah satu penyebabnya yaitu ketidaktahuan
pasien yang mengira bahwa pelayanan tersebut terpisah rekam medisnya
dan harus mendaftar dengan nomor rekam medis yang baru. Rekapitulasi
laporan double number rekam medis terdapat pada Lampiran 6.
54
2.
55
3.
P + S + RI
3
56
Nilai tertinggi dari hasil perhitungan adalah kriteria yang akan ditentukan
sebagai prioritas masalah yang utama.
Daftar Masalah
Rekam medis ditemukan
diluar standar waktu yang
telah ditentukan
Nomor rekam medis tidak
tersusun berurutan pada rak
penyimpanan
Satu pasien memiliki dua
atau beberapa nomor rekam
medis
Responden
3
4
Total
Prioritas
60
178
18
28
101,68
22
21
115
30
24
20
44
24
21
10,68
24
18
30
57
E. Penjabaran Masalah
Setelah menetapkan prioritas masalah, langkah berikutnya adalah
penjabaan masalah dengan menggunakan metode 5W (what, who, when, why)
dan 1H (how).
1.
2.
3.
58
4.
5.
tersebut
dapat
terjadi
karena
beberapa
faktor,
diantaranya:
Kurangnya SDM secara kuantitatif untuk penanggungjawab setiap
rak
Belum tersentralisasi satu program komputer khusus secara terpusat
dan sistematis
Kurangnya komputer untuk kegiatan pencarian kembali (retrieval)
dan bagian perakitan (assembling)
Tidak diberikannya tracer/ outguide sebagai petunjuk keluar dan
tanda berkas rekam medis tidak berada pada tempatnya
Belum maksimalnya SPO alur pencarian kembali (retrieval)
Dibutuhkan waktu yang lama untuk mencari jejak status rekam
medis di komputer
6.
59
mengidentifikasi
penyebab
timbulnya
masalah
akan
digambarkan dalam diagram tulang ikan (fish bone diagram) sebagai berikut:
60
Belum maksimalnya
SPO alur pencarian
kembali (retrieval)
Man
Method
Tidak diberikannya
tracer/ outguide sebagai
petunjuk tanda berkas
rekam medis tidak
berada pada tempatnya
Machine
Material
Melalui diagram tulang ikan diatas, penyebab yang ditemukan penulis yaitu:
Tabel 14
Hasil Prioritas Penentuan Penyebab Masalah
Masalah
1.
2.
Rekam medis
ditemukan
diluar standar
waktu yang
telah
ditentukan
3.
4.
5.
6.
Penyebab Masalah
Kurangnya SDM secara kuantitatif untuk penanggungjawab setiap rak
Belum tersentralisasi satu program komputer khusus secara terpusat
dan sistematis
Kurangnya komputer untuk kegiatan pencarian kembali (retrieval)
dan bagian perakitan (assembling)
Tidak diberikannya tracer/ outguide sebagai petunjuk keluar dan
tanda berkas rekam medis tidak berada pada tempatnya
Belum maksimalnya SPO alur pencarian kembali (retrieval)
Dibutuhkan waktu yang lama untuk mencari jejak status rekam medis
di komputer
61
BAB IV
ALTERNATIF PEMECAHAN MASALAH
62
5. Evaluasi alternatif
Alternatif yang tersedia kemudian dievaluasi untuk mendapatkan
kelebihan dan kekurangan masing-masing alternatif.
6. Pemilihan alternatif
Untuk mendapatkan alternatif yang paling tepat, maka dilakukan
pemilihan alternatif pemecahan masalah.
7. Penetapan keputusan
Setelah itu akan ditetapkan alternatif mana yang akan digunakan.
8. Diikuti dan dievaluasi
Keputusan sudah dibuat, maka langkah selanjutnya adalah melaksanakan
alternatif pemecahan masalah yang telah dipilih.
DIIKUTI DAN
RUANG
DIEVALUASI
LINGKUP
PENETAPAN
IDENTIFIKASI
KEPUTUSAN
MASALAH
PEMILIHAN
ALTERNATIF
PRIORITAS
MASALAH
EVALUASI
ALTERNATIF
ALTERNATIF
PEMECAHAN MASALAH
MASALAH
PENGAMBILAN KEPUTUSAN
DISELESAIKAN
PEMECAHAN MASALAH
63
Tabel 15.
Daftar Alternatif Pemecahan Masalah
Masalah
Penyebab Masalah
Man
Memperbaharui
sistem
pencarian berkas rekam
medis agar ekspedisi
status tertera pada satu
program khusus
Pengadaan 2 komputer di
bagian retrieval dan 1
komputer
di
bagian
assembling
Mensosialisasikan
kembali SPO penggunaan
tracer/ outguide untuk
berkas rekam medis yang
keluar
Machine
Rekam
medis
ditemukan
diluar
standar
waktu yang
telah
ditentukan
Material
Alternatif Pemecahan
Masalah
64
65
66
67
6. Mencetak jejak status rekam medis pada tracer permintaan rekam medis
secara otomatis
Kertas tracer permintaan rekam medis yang keluar akan tertera
dimana posisi terakhir rekam medis tersebut, akan tercetak keterangan
file, file CA, file CAOG, resume, koding, assembling, atau evaluasi.
Tujuannya agar petugas pencarian tidak memerlukan waktu untuk
68
69
70
M x I x V
C
71
Tabel 16.
Rekapitulasi Kriteria Matriks Prioritas Pemecahan Masalah
Responden
No
Pemecahan Masalah
Total
Prioritas
21,3
54,7
20
20
107,7
6,25
6,75
48
18
13,5
1,6
47,6
27
100
100
241
16
80
125
18
243
Penambahan 1 petugas
yang
bertanggungjawab
untuk setiap rak
16
3,6
1,8
12
Memperbaharui
sistem
pencarian berkas rekam
medis agar ekspedisi status
tertera pada satu program
khusus
21,3
40
6,4
Pengadaan 2 komputer di
bagian retrieval dan 1
komputer
di
bagian
assembling
24
Mensosialisasikan kembali
SPO penggunaan tracer/
outguide untuk berkas
rekam medis yang keluar
13,5
72
1. Kelebihan
-
2. Kekurangan
-
73
BAB V
RENCANA PELAKSANAAN PEMECAHAN MASALAH
74
sebelumnya yaitu masih berada di poli atau ruang rawat maka pada tracer
tersebut dituliskan keterangan TK yang berarti Tidak Kembali, poli terakhir
atau ruang rawat terahir didistribusikan dan tanggal rekam medis terahir
keluar. Contoh: TK Bedah Urologi 20/02/2014, TK Rawat Gd A Lt 4 km 201
20/02/2014. Setelah itu diberikan kepada petugas pendistribusian untuk
diproses lebih lanjut. Begitupula apabila pada keterangannya berkas sedang
dalam proses maka dituliskan keterangan proses yang sedang dilakukan dan
tanggal proses tersebut. Contoh: Evaluasi 20/02/2014, baru kemudian
diserahkan kepada petugas prosesing. Untuk file CA dan CAOG pun diberi
keterangan pada kertas tracer baru kemudian dicari pada rak CA atau CAOG.
Begitu lamanya waktu yang diperlukan untuk satu tracer apabila
berkas rekam medis tidak berada pada rak penyimpanan. Oleh karena itu
dalam bab ini dijelaskan rencana pelaksanaan pemecahan masalah yaitu
mencetak jejak status rekam medis pada tracer permintaan rekam medis
secara otomatis. Teknis dari perencanan ini yaitu teknisi yang menangani
tracer permintaan rekam medis menambahkan keterangan proses yang sedang
dilakukan pada suatu berkas rekam medis yang juga menerangkan posisi
terahir berkas tersebut. Keterangan tersebut didapat dari program EHR.
Dengan adanya keterangan proses rekam medis pada tracer maka petugas
pencarian
setelah
mendapatkan
tracer
langsung
mencari
pada
rak
75
B. Langkah Pelaksanaan
Untuk dapat melakukan pemecahan masalah yang telah diuraikan,
penulis menyusun langkah-langkah dan tahapan dalam pemecahan masalah
berdasarkan proses yang terdiri dari (P) Plan, (D) Do, (C) Check, dan (A)
Action. Berikut adalah gambar siklus dari PDCA:17
Plan
(Perencanaan)
Action
(Perbaikan)
Do
(Pelaksanaan)
Check
(Pemeriksaan)
76
Berdasarkan gambar tentang siklus PDCA, berikut penjelasan langkahlangkah kegiatan PDCA:
1. Plan (Perencanaan)
Perencanaan
adalah
menetapkan
penyebab
masalah
serta
2. Do (Pelaksanaan)
Pelaksanaan adalah bagian dari kelanjutan perencanaan yaitu
melaksanakan kegiatan yang direncanakan dan dilakukan berdasarkan
persiapan yang telah dibuat. Dalam melaksanakan rencana yang
melibatkan para staf maka diperlukan sosialisasi terlebih dahulu, sehingga
rencana dapat dipahami secara lengkap oleh staf pelaksana.
Setelah
dilakukan
perencanaan
langkah
selanjutnya
yaitu
77
dan
dapat
meminimalisir
faktor
kesalahan
dan
3. Check (Pemeriksaan)
Pada bagian ketiga ini pemeriksaan menjadi bagian dari evaluasi.
Evaluasi yang dimaksud adalah pemantauan atau pemeriksaan terhadap
hasil dari kegiatan yang telah dilaksanakan. Hasil dari pemeriksaan yaitu
menemukan dan mengetahui apakah sudah terjadi perubahan atau
perbaikan sesuai dengan yang direncanakan. Evaluasi dapat dilakukan
secara berkala dan berkesinambungan.
Pemeriksaan atau evaluasi cetakan tracer permintaan rekam medis
yang baru perlu dilakukan untuk melihat seberapa baiknya kegiatan telah
berjalan dan apabila terjadi masalah atau hambatan dalam pelaksanaannya
pada bagian ini akan dilakukan pemeriksaan atau evaluasi. Pemeriksaan
meliputi evaluasi pada hasil cetakan kertas tracer apakah telah sesuai
dengan database pada EHR atau tidak serta waktu rekam medis ditemukan
sudah sesuai standar dibawah 10 menit atau minimal waktu ditemukan
semakin cepat dari sebelumnya.
78
4. Action (Perbaikan)
Melaksanakan kegiatan lebih lanjut yang mengarah ke arah
perubahan. Apabila terjadi penyimpangan maka dapat dicatat dan
dilaporkan untuk menghindari ataupun mengurangi kesalahan yang terjadi.
Selanjutnya rencana kerja yang telah diperbaiki tersebut dilaksanakan
kembali dan dipantau kemajuan agar mencapai hasil yang maksimal.
Setelah mendapakan hasil dari proses pengecekan atau evaluasi.
Perbaikan yang dilakukan meliputi:
C. Sumber Daya
Sumber daya merupakan faktor penting dalam mengatasi atau
memecahkan suatu permasalahan. Dengan adanya sumber daya yang
memadai, maka diharapkan suatu pemecahan masalah akan dapat terwujud
dengan hasil yang optimal. Untuk dapat menjalankan langkah pelaksanaan
79
yang telah disusun dalam prosesnya memerlukan sumber daya yang terdiri
dari Manusia (Man), Dana (Money), Bahan/Alat (Material) dan Waktu (Time).
Berikut adalah penjelasan mengenai sumber daya untuk melaksanakan
pemecahan masalah ini antara lain:
2. Dana (Money)
Dana merupakan perencanaan kegiatan yang akan dilaksanakan
secara nyata dalam bentuk uang. Dana yang dikeluarkan harus disesuaikan
80
yang
dikeluarkan
dapat
diusahakan
agar
seminimal
mungkin
namun
Tabel 17.
Estimasi Biaya Mencetak Jejak Status RM pada Tracer
No Kegiatan
Jumlah
Satuan
Total
Rp 10,000
Rp
80,000
ATK rapat
Rp 10,000
Rp
10,000
Rp
Rp
16,000
Total
2,000
Rp 106,000
3. Materi (Material)
Sumber daya material adalah barang atau benda yang dibutuhkan
dan digunakan untuk menunjang dalam pelaksanaan kegiatan. Materia
yang dibutuhkan yaitu:
a. Ruangan untuk rapat koordinasi dan sosialisasi
b. Satu buah LCD untuk rapat
c. Satu buah laptop untuk rapat
d. Handout materi untuk rapat dan sosialisasi
e. Alat tulis kantor
4. Waktu (Time)
Sumber daya waktu adalah berapa lama waktu yang dibutuhkan
untuk pelaksanaan, kegiatan. Diharapkan waktu yang telah ditetapkan
81
D. Jadwal Pelaksanaan
Setelah melalui tahap penjelasan prioritas pemecahan masalah,
langkah pelaksanaan dan penentuan sumber daya maka langkah selanjutnya
adalah membuat jadwal pelaksanaan dari rencana pemecahan masalah
tersebut. Jadwal pelaksanaan masalah dibuat dengan menggunakan bagan
yang disebut dengan Gantt Chart. Berikut ini gantt chart dari prioritas
pemecahan masalah:
82
Tabel 18.
Jadwal Pelaksanaan Mencetak Jejak Status pada Tracer Permintaan
Rekam Medis oleh Unit Rekam Medis
Minggu
Kegiatan
PJ
1
Perencanaan (Plan)
Mengajukan usulan mencetak jejak status pada tracer
permintaan kepada Kepala Unit Rekam Medis
diteruskan kepada Unit Manajemen Sistem Informasi
(UMSI)
Penulis
Penulis
Pelaksanaan (Do)
Mengadakan rapat koordinasi antara Kepala Unit
Rekam Medis, Koordinator Operasional,
Koordinator Administrasi, Teknisi Coorporate
(UMSI) dan Teknisi Rekam medis
Kepala Unit
Rekam Medis
Teknisi
Coorporate
dan Teknisi
Rekam Medis
Koordinator
Operasional
Pengawasan (Check)
Melakukan pengecekan dan pengawasan terhadap
hasil cetakan kertas tracer dan waktu rekam medis
ditemukan
Koordinator
Operasional
Perbaikan (Action)
Melakukan Perbaikan
Teknisi
Rekam Medis
83
BAB VI
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Rekam medis menurut American Medical Record Asociation adalah
Catatan kesehatan (health record) berisikan semua informasi mengenai
seorang pasien, keadaan sakit, data pengobatan, dalam hal mana masukan
data dicatat secara beruntun sesuai saat kejadiannya. Pencatatan secara
kronologis ini mendukung diagnosa dan pengobatannya serta memudahkan
perolehan hasil. Seluruh catatan kesehatan yang dibuat untuk pelayanan
medis dengan bermacam-macam pada formulir yang bermacam-macam pula
disimpan bersama sebagai surat kesehatan19.
Hasil pengamatan, wawancara serta studi kepustakaan selama
Februari hingga Mei 2014 yang dilaksanakan hari Senin sampai Kamis pukul
08.00 15.30 di Unit Rekam Medis RSCM, penulis menemukan masalah
yaitu:
4.
5.
6.
penilaian
menggunakan
teknik
kriteria
matriks
84
B. Saran
Demi tercapainya visi, misi dan tujuan Unit Rekam Medis sudah
seharusnya hal-hal yang menghambat harus segera diatasi. Dengan demikian
mutu pelayanan di Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo akan terus meningkat
seiring dengan pesatnya perkembangan teknologi dan kesadaran masyarakat
atas pelayanan kesehatan.
Oleh karena itu, penulis mengajukan beberapa saran untuk Unit
Rekam Medis Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo agar tercapai tujuan
bersama, diantaranya:
1. Sentralisasi program EHR hendaknya segera dilaksanakan dengan
sistematis untuk mengisi database yang diperlukan.
2. Kegiatan mencetak jejak status rekam medis pada tracer permintaan
rekam medis secara otomatis yang telah diusulkan penulis kiranya dapat
diimplementasikan dengan baik dan benar sesuai dengan PDCA (Plan,
Do, Check dan Action). Bentuk rancangan cetakan tracer yang baru
terdapat pada Lampiran 10.
3. Seiring berubahnya alur pencarian rekam medis sebaiknya tidak hanya
disosialisasikan pada saat pertemuan melainkan dibuat media publikasi
berupa pemasangan alur tertulis
4. Kesadaran penuh dari semua pihak di Unit Rekam Medis terutama
petugas pencarian untuk berkomitmen dalam rangka peningkatan mutu
pelayanan rumah sakit.
85
DAFTAR PUSTAKA
1.
2.
3.
4.
5.
Hanifiyah ME. Penataan dan Tata Ruang Penyimpanan ATK dan Formulir
Rekam Medis di Unit Rekam Medis RSCM. Depok: Laporan Karya Akhir
Program Vokasi Perumahsakitan Universitas Indonesia; 2013
6.
7.
8.
RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo. Company Profile Unit Rekam Medis &
Admisi Pasien Rawat Inap RS Dr. Cipto Mangunkusumo. Jakarta: Unit
Rekam Medis RSCM; 2013
9.
10. Yustiono
Eris.
Tips
Mencari
Masalah
Penelitian.
http://www.stialanbandung.ac.id/index.php?option=com_content&view=artic
le&id=252:tips-mencari-masalah-penelitian&catid=12:artikel&Itemid=85.
Tanggal diakses 19 Maret 2014
11. Utomo TW. Perilaku organisasi. Diktat kuliah bagi mahasiswa STIA LAN
Bandung; 1998
12. Febriyanti DA. Pengembalian Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Inap di
Unit Rekam Medis Rumah Sakit Omni Pulomas Jakarta Tahun 2012. Depok:
Laporan Karya Akhir Program Vokasi Perumahsakitan Universitas Indonesia;
2012
13. Sungkar S. Diktat Kuliah Perencanaan dan Evaluasi Magang. Jakarta:
Program Diploma III Perumahsakitan Fakultas Kedokteran Universitas
Indonesia; 2003
14. Prarri007luck. 2009. Definisi Identifikasi dan Kebutuhan Menurut Pakar.
http://prari007luck.wordpress.com/2009/04/. Tanggal Diakses 20 Maret 2014
15. Zen WM. Database Karyawan Rumah Sakit Islam Jakarta Cempaka Putih
Tahun 2013. Depok: Laporan Karya Akhir Program Vokasi Perumahsakitan
Universitas Indonesia; 2013
16. Bustami. Penjaminan Mutu Pelayanan Kesehatan dan Akseptabilitasnya.
Jakarta: PT Gelora Aksara Pratama; 2011
17. Didie.
Pengertian
Rumah
Sakit.
LAMPIRAN
Lampiran 1
Struktur Organisasi RSCM
Lampiran 2
Struk Organisasi Unit Rekam Medis RSCM
No: 9229/TU.K/34/XII/2008
Lampiran 3
Lampiran 4
Formulir Monitoring Dan Evaluasi Waktu Layanan Pasien
Poliklinik (URJT)
Bulan
TANGGAL
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
: Februari 2014
WAKTU PASIEN
MENDAPATKAN
PELAYANAN
WAKTU
PASIEN
MENDAPATK
AN
PELAYANAN
WAKTU PASIEN
MENDAPATKAN
NOMOR REKAM
MEDIK
PERAWAT
DOKTER
0:46:49
0:44:25
1:10:09
2:02:28
0:50:17
0:38:30
0:32:25
0:39:16
0:30:07
0:31:31
3:02:06
3:40:04
1:33:38
1:26:29
1:12:17
1:25:19
1:16:51
1:49:25
2:32:35
1:13:19
0:46:04
0:41:44
0:34:19
0:43:54
0:44:30
0:24:59
0:29:45
0:26:58
0:27:00
0:53:27
1:15:02
0:29:45
1:17:51
1:04:29
1:06:30
2:26:05
1:05:57
1:11:50
1:19:47
1:53:11
0:46:49
0:44:25
1:10:09
2:02:28
0:50:17
0:38:30
0:32:25
0:39:16
0:30:07
0:31:31
3:02:06
3:40:04
1:33:38
1:26:29
1:12:17
1:25:19
1:16:51
1:49:25
2:32:35
1:13:19
0:46:04
0:41:44
0:34:19
0:43:54
0:44:30
0:24:59
0:29:45
0:26:58
0:27:00
0:53:27
1:15:02
0:29:45
1:17:51
1:04:29
1:06:30
2:26:05
1:05:57
1:11:50
1:19:47
1:53:11
0:54:28
0:33:24
1:36:49
1:37:26
KETERANGAN
AVERAGE
PER
FEBRUARI
2014
Bulan
TANGGAL
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
: Maret 2014
WAKTU PASIEN
MENDAPATKAN
PELAYANAN
TOTAL
WAKTU
PASIEN
MENDAPATK
AN
PELAYANAN
WAKTU PASIEN
MENDAPATKAN
NOMOR REKAM
MEDIK
PERAWAT
DOKTER
0:33:42
0:34:13
0:44:11
0:38:48
0:37:16
0:27:05
0:29:10
0:26:32
0:44:29
0:34:26
0:54:53
1:17:10
1:04:04
0:44:29
1:11:50
1:09:33
0:59:42
1:04:42
0:46:01
1:04:54
0:41:06
0:38:08
0:44:11
0:38:48
0:34:32
0:30:03
0:29:31
0:26:32
0:44:29
2:25:15
1:03:42
1:26:32
1:04:04
0:44:29
0:42:56
1:07:03
1:07:39
1:04:42
0:46:01
2:59:48
0:37:52
0:44:37
0:35:43
0:34:32
0:46:59
0:31:04
2:09:20
1:46:31
2:25:15
0:36:55
1:03:25
0:50:27
1:06:36
0:42:56
0:15:11
1:08:56
2:53:57
2:22:14
2:59:48
0:23:51
0:46:59
0:35:43
0:34:32
0:38:48
0:37:16
0:29:14
1:46:31
2:25:15
0:44:29
0:34:26
0:15:11
1:06:36
0:42:56
0:44:29
1:11:50
0:23:51
2:22:14
2:59:48
0:46:01
1:04:54
0:38:54
1:02:15
0:54:41
1:28:47
KETERANGAN
AVERAGE
PER MARET
2014
Bulan
: April 2014
WAKTU PASIEN MENDAPATKAN PELAYANAN
TANG
GAL
BERKAS
REKAM
MEDIK
(DAFTAR
S/D DAPAT)
RUNNER
(RM S/D
POLI)
PERAWAT
(PETUGAS
POLI S/D
PERAWAT)
DOKTER
(PERAWAT
S/D
DOKTER)
TOTAL WAKTU
PASIEN
MENDAPATKA
N PELAYANAN
(DAFTAR S/D
PERAWAT)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
0:44:53
0:46:49
1:00:29
0:51:25
0:38:39
0:38:55
0:35:05
0:32:10
1:31:17
1:17:23
1:23:17
1:45:19
1:29:37
1:37:03
1:25:30
1:36:04
2:09:17
1:50:33
2:06:24
1:52:00
KETERANGAN
Hari Libur
Hari Libur
0:51:54
0:51:08
0:31:33
0:30:45
0:48:33
1:23:25
1:15:28
1:40:58
1:37:10
1:49:32
0:41:27
0:54:14
0:30:08
0:37:31
1:40:50
2:24:38
1:45:56
1:48:37
1:46:53
2:41:55
Pemilu Legislatif
Hari Libur
Hari Libur
0:56:56
0:38:54
0:35:30
0:49:24
0:42:17
0:27:40
0:31:22
0:34:06
1:02:41
1:35:37
1:20:01
0:55:07
1:28:55
1:29:22
1:59:10
1:21:38
0:34:20
1:43:02
0:35:43
1:31:53
Paskah
Hari Libur
Hari Libur
0:47:54
0:43:28
0:48:14
0:36:50
0:49:25
0:32:43
0:28:05
0:29:26
0:26:36
0:26:19
0:59:54
1:12:44
1:47:57
1:08:53
0:40:53
1:33:15
1:34:51
1:47:21
1:09:58
0:43:06
1:19:35
1:27:12
1:44:19
1:05:01
1:01:11
Hari Libur
Hari Libur
0:47:14
0:49:25
0:42:54
0:31:07
0:27:45
0:25:51
0:41:34
0:31:04
1:25:03
1:17:05
1:26:01
1:26:47
1:05:27
0:57:32
1:20:09
0:47:25
0:31:54
1:16:48
1:29:50
1:30:57
AVERAGE
PER APRIL
2014
Bulan
: Mei 2014
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
BERKAS
REKAM
MEDIK
(DAFTAR
S/D DAPAT)
RUNNER
(RM S/D
POLI)
PERAWAT
(PETUGAS
POLI S/D
PERAWAT)
DOKTER
(PERAWAT
S/D
DOKTER)
TOTAL WAKTU
PASIEN
MENDAPATKA
N PELAYANAN
(DAFTAR S/D
PERAWAT)
KETERANGAN
MayDay
0:47:52
0:26:48
0:34:06
1:15:19
0:59:35
Hari Libur
Hari Libur
0:46:40
0:46:53
0:56:06
0:57:52
0:38:09
0:35:12
0:34:20
0:24:22
0:27:44
0:14:46
0:42:01
0:36:36
0:54:38
0:46:32
0:03:58
1:12:40
1:11:13
1:05:13
1:25:35
0:08:37
1:02:38
1:04:07
0:55:11
1:07:27
0:57:36
Hari Libur
Hari Libur
0:33:44
0:30:36
0:29:10
0:17:13
0:13:27
0:14:36
0:04:31
0:05:41
0:04:35
0:08:41
0:11:34
0:07:54
1:03:46
1:10:11
1:09:25
0:38:39
0:16:43
0:03:25
0:09:20
1:21:26
Waisak
Hari Libur
Hari Libur
0:33:22
0:34:05
0:47:37
0:17:05
0:13:11
0:16:24
0:04:27
0:03:29
0:04:28
0:07:14
0:09:36
0:07:26
1:06:07
1:07:44
1:11:13
Hari Libur
Hari Libur
Isra Mi'raj
Kenaikan Isa Al
Masih
29
30
0:41:36
0:20:55
0:19:07
0:33:52
1:05:53
AVERAGE
PER MEI 2014
10
Lampiran 5
Contoh Nomor Rekam Medis yang Tersusun Tidak Beraturan
pada Rak Penyimpanan
11
Lampiran 6
Rekapitulasi Laporan Double Number
NO
TANGGAL
NAMA PASIEN
NO. RM TERPAKAI
NO. RM TIDAK
TERPAKAI /
DIHAPUS
JANUARI 2014
1
06/01/2014
Hartala Ardiwidjaja
386-08-64
368-61-17
07/01/2014
Ririn Regiana
380-24-72 (Pusat)
385-90-94 (Kencana)
07/01/2014
389-91-85 (Pusat)
385-92-37 (Kencana)
10/01/2014
Brem Ebdradewa
373-05-41 (Kencana)
376-99-07 (Kencana)
13/01/2014
Ali Basir
372-64-52
368-70-29
16/01/2014
Husein Shahab
389-47-29
385-96-90
17/01/2014
Tinawati Purnomo
Dewi
385-81-00
385-97-38
20/01/2014
Endang Lestari
366-72-37
366-72-73
20/01/2014
Vidia Milani
380-53-98
385-98-65
10
21/01/2014
Sri Haryanti
377-98-48
373-87-53
11
22/01/2014
Marsitta Purnama
Sitorus
383-69-64 (Kencana)
12
23/01/2014
Fauzia Ning
320-63-59
13
25/01/2014
Lidia Melanita
Weko
348-31-88 (Pusat)
344-94-47 (Kencana)
14
28/01/2014
Pandu Setiawan, Dr
337-52-68(Kencana)
377-59-28 dan
341-22-49 (Pusat)
15
28/01/2014
M. Rizal
385-89-11 (Kencana)
390-02-43 (Pusat)
12
Februari 2014
1
03/02/2014
03/02/2014
3
4
318-06-49 (PJT)
368-85-16 (Kencana)
Alif Nissa
390-00-07 (Pusat)
385-37-02 (Kencana)
04/02/2014
Gita Handanawuri
380-99-28 (Pusat)
383-56-56 (Kencana)
04/02/2014
Kanina Rahminny
383-23-81 (Kencana)
372-03-95 (Pusat)
373-51-44 (Kencana)
373-51-47 (Pusat, Tp
Salah Ketik),
390-29-91 (Kencana)
391-37-77 (Pusat)
390-28-56 (Kencana)
02/05/2014
Hendrarti
06/02/2014
06/02/2014
Retno Ariyani
385-74-41 (Kencana)
389-92-42 (Pusat)
10/02/2014
H. Mauludin , Sh,
Mba
344-95-87 (Kencana)
352-95-89 (Pusat)
11/02/2014
Kurniasari
385-92-29 (Kencana)
390-32-48 (Kencana)
10
11/02/2014
Muhammad Fadli
346-38-40 (Pusat)
359-32-85 (Kirana)
11
11/02/2014
Hanan Saleh
385-25-01
356-37-34
12
13/02/2014
Asta Sediyadi
387-94-92 (Pusat)
385-45-02 (Kencana)
13
18/02/2014
Dedy Hermansyah,
Dr
390-33-30
390-37-14
14
17/02/2014
Iin Partini
371-22-97
15
18/02/2014
350-20-47
285-11-47
16
18/02/2014
336-70-45
344-94-07
17
18/02/2014
Iriyanto
378-35-54
390-37-06
18
19/02/2014
Yusro Mz
391-52-30 (Pusat)
386-69-84 (Kirana)
13
19
19/02/2014
Yamainun Mukti
Rani, Hj.
390-38-21 (Kencana)
375-90-88 (Xkencana
+Pusat)
20
20/02/2014
Imsriyati
324-47-99 (PJT)
390-38-87 (Kencana)
21
20/02/2014
Tuti Maryati
356-92-40 (Kencana)
371-94-37 (Pusat)
22
24/02/2014
Munaria
390-38-20
390-39-96
23
27/02/2014
Mustafa
337-05-69 (Pusat)
390-28-26 (Kencana)
24
28/02/2014
Yumnie Nagib
390-37-59 (Kencana)
373-90-59 (Kencana)
25
28/02/2014
390-43-18 (Kencana)
347-96-00(KiranaPusat(Tapi Di Pusat
Atas Nama Elfridarty)
26
28/02/2014
Supardi W
376-03-65 (Kencana)
386-71-87 (Kirana)
Maret 2014
1
04/03/2014
05/03/2014
Irwan H Siboro
06/03/2014
357-63-56 Kencana)
356-24-91 (Kencana)
391-62-78 (Pusat)
345-68-91 (Kencana)
390-33-28 (Kencana)
391-62-50 (Pusat)
14
Lampiran 7
SPO Penggunaan Petunjuk Keluar
15
16
Lampiran 8
17
18
Lampiran 9
Tracer Permintaan Rekam Medis
19
Lampiran 10
Rancangan Tracer Permintaan Rekam Medis
Tracer Masuk
391-31-XX
Atikah Fatikah
POLIKLINIK JANTUNG
: 042
Kunjungan Terakhir :
POLIKLINIK JANTUNG
21 Maret 2014 10:44
LAB KLINIK RAWAT JALAN
20 Maret 2014 08:22
dicetak oleh
: purnama.ditaruna
11:01:56
20
Lampiran 11
Kuisioner penetapan prioritas masalah
Responden 1
Kriteria
No
Jumlah
IxTxR
30
24
24
I
S
RI
Jumlah
IxTxR
24
21
18
Daftar Masalah
Rekam medis ditemukan
diluar standar waktu yang
telah ditentukan
Nomor rekam medis tidak
tersusun berurutan pada rak
penyimpanan
Satu pasien memiliki dua
atau beberapa nomor rekam
medis
I
S
RI
Responden 2
Kriteria
No
Daftar Masalah
Rekam medis ditemukan
diluar standar waktu yang
telah ditentukan
Nomor rekam medis tidak
tersusun berurutan pada rak
penyimpanan
Satu pasien memiliki dua
atau beberapa nomor rekam
medis
21
Responden 3
Kriteria
No
Jumlah
IxTxR
20
10,68
30
I
S
RI
Jumlah
IxTxR
44
18
22
Daftar Masalah
Rekam medis ditemukan
diluar standar waktu yang
telah ditentukan
Nomor rekam medis tidak
tersusun berurutan pada rak
penyimpanan
Satu pasien memiliki dua
atau beberapa nomor rekam
medis
I
S
RI
Responden 4
Kriteria
No
Daftar Masalah
Rekam medis ditemukan
diluar standar waktu yang
telah ditentukan
Nomor rekam medis tidak
tersusun berurutan pada rak
penyimpanan
Satu pasien memiliki dua
atau beberapa nomor rekam
medis
22
Responden 5
Kriteria
No
Daftar Masalah
Rekam medis ditemukan
diluar standar waktu yang
telah ditentukan
Nomor rekam medis tidak
tersusun berurutan pada rak
penyimpanan
Satu pasien memiliki dua
atau beberapa nomor rekam
medis
Jumlah
IxTxR
60
28
21
I
S
RI
23
Lampiran 12
Kuisioner Alternatif Pemecahan Masalah
Responden 1
Efektifitas
No
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Efisiensi
Nilai
Masalah
Penambahan 1 petugas yang bertanggungjawab
untuk setiap rak
Memperbaharui sistem pencarian berkas rekam
medis agar ekspedisi status tertera pada satu
program khusus
Pengadaan 2 komputer di bagian retrieval dan
1 komputer di bagian assembling
Mensosialisasikan kembali SPO penggunaan
tracer/ outguide untuk berkas rekam medis
yang keluar
Revisi SPO pencarian kembali/ retrieval
Mencetak jejak status rekam medis pada tracer
permintaan secara otomatis
MxIxV
C
16
21,3
13,5
16
Efisiensi
Nilai
Responden 2
Efektifitas
No
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Masalah
Penambahan 1 petugas yang bertanggungjawab
untuk setiap rak
Memperbaharui sistem pencarian berkas rekam
medis agar ekspedisi status tertera pada satu
program khusus
Pengadaan 2 komputer di bagian retrieval dan
1 komputer di bagian assembling
Mensosialisasikan kembali SPO penggunaan
tracer/ outguide untuk berkas rekam medis
yang keluar
Revisi SPO pencarian kembali/ retrieval
Mencetak jejak status rekam medis pada tracer
permintaan secara otomatis
MxIxV
C
3,6
40
24
18
27
80
24
Responden 3
Efektifitas
No
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Efisiensi
Nilai
Masalah
Penambahan 1 petugas yang bertanggungjawab
untuk setiap rak
Memperbaharui sistem pencarian berkas rekam
medis agar ekspedisi status tertera pada satu
program khusus
Pengadaan 2 komputer di bagian retrieval dan
1 komputer di bagian assembling
Mensosialisasikan kembali SPO penggunaan
tracer/ outguide untuk berkas rekam medis
yang keluar
Revisi SPO pencarian kembali/ retrieval
Mencetak jejak status rekam medis pada tracer
permintaan secara otomatis
MxIxV
C
1,8
6,4
6,25
100
Efisiensi
Nilai
Responden 4
Efektifitas
No
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Masalah
Penambahan 1 petugas yang bertanggungjawab
untuk setiap rak
Memperbaharui sistem pencarian berkas rekam
medis agar ekspedisi status tertera pada satu
program khusus
Pengadaan 2 komputer di bagian retrieval dan
1 komputer di bagian assembling
Mensosialisasikan kembali SPO penggunaan
tracer/ outguide untuk berkas rekam medis
yang keluar
Revisi SPO pencarian kembali/ retrieval
Mencetak jejak status rekam medis pada tracer
permintaan secara otomatis
MxIxV
C
12
20
6,75
13,5
125
25
Responden 5
Efektifitas
No
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Efisiensi
Nilai
Masalah
Penambahan 1 petugas yang bertanggungjawab
untuk setiap rak
Memperbaharui sistem pencarian berkas rekam
medis agar ekspedisi status tertera pada satu
program khusus
Pengadaan 2 komputer di bagian retrieval dan
1 komputer di bagian assembling
Mensosialisasikan kembali SPO penggunaan
tracer/ outguide untuk berkas rekam medis
yang keluar
Revisi SPO pencarian kembali/ retrieval
Mencetak jejak status rekam medis pada tracer
permintaan secara otomatis
MxIxV
C
21,3
20
1,6
100
18
26