MEMO PERHUBUNGAN

BAHAGIAN PENGURUSAN
INSTITUT LATIHAN KEHAKIMAN DAN PERUNDANGAN (ILKAP)
JABATAN PERDANA MENTERI
Ruj. Fail: ILKAP/ 01/PUP/53 (22)
2010

Tarikh: 23 Februari

TAJUK

ARAHAN PENTADBIRAN KETUA PENGARAH BIL 2/2010

KEPADA

SEMUA PEGAWAI DAN KAKITANGAN

S.K.

DARIPADA

- YBRS. PUAN KETUA

PENGARAH

PENDAFTAR

Tuan/Puan,
Dengan hormatnya saya merujuk kepada perkara tersebut di atas.
2.
Bersama-sama ini disertakan Arahan Pentadbiran Ketua Pengarah Bil
2/2010- Garis Panduan Langkah Perbelanjaan Berhemat Institut Latihan
Kehakiman dan Perundangan (ILKAP) untuk makluman dan tindakan
semua. Kerjasama tuan/puan dipohon untuk mematuhi arahan yang telah
dikeluarkan bagi memastikan ILKAP dapat menjalankan fungsinya seperti biasa
walaupun dalam keadaan kekurangan peruntukan bagi tahun 2010 ini.
Sekian, terima kasih.
t.t
(HASLINDA BT ALIAS)

ARAHAN PENTADBIRAN KETUA PENGARAH BILANGAN 2/2010

GARIS PANDUAN LANGKAH PERBELANJAAN BERHEMAT
INSTITUT LATIHAN KEHAKIMAN DAN PERUNDANGAN (ILKAP)
LATAR BELAKANG
1.
Arahan pentadbiran ini adalah bertujuan untuk memberi garis panduan kepada
semua pegawai dan kakitangan Institut Latihan Kehakiman dan Perundangan (ILKAP)
mengenai langkah-langkah perbelanjaan berhemat yang perlu dilaksanakan bagi
menampung pengurangan Kerajaan ke atas peruntukan kewangan ILKAP bagi tahun
2010 sebanyak 30 peratus.
2.
Penyediaan garis panduan ini adalah berdasarkan kepada pekeliling, surat
arahan dan surat edaran seperti berikut:
2.1

Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 7 Tahun 2008;

2.2

Surat Arahan Perbendaharaan bertarikh 15 Julai 2009;

2.3

Surat Arahan Perbendaharaan bertarikh 17 Disember 2009;

2.4

Surat Edaran Jabatan Perdana Menteri, Ruj: JPM 400-6/1 Jld.6 (14)
bertarikh 30 Disember 2009; dan

2.5

Surat Edaran Jabatan Perdana Menteri, Ruj: JPM 400-6/9 (

30 Disember 2009.

) bertarikh

STRATEGI LANGKAH PERBELANJAAN BERHEMAT

3.

Penjimatan Utiliti dan Bahan Bakar

(a)

Memastikan semua lampu di ruang terbuka seperti ruang koridor dan

tangga ditutup pada waktu pagi.

(b)

Memastikan semua lampu dan penghawa dingin dipadamkan dalam

keadaan berikut:

(c)

Setiap kali tamat kuliah/aktiviti bagi semua bilik kuliah/kemudahan

yang digunakan;

Setiap kali pegawai meninggalkan bilik untuk tugas rasmi di luar

pejabat/mesyuarat atau tamat waktu bekerja;

Pada waktu rehat bagi ruang pejabat gunasama sekiranya tiada tugas
mendesak untuk dilaksanakan.

Memastikan semua paip air ditutup dengan rapi selepas digunakan.

4.

(d)

Melaporkan sebarang kerosakan elektrikal atau kebocoran paip di

kawasan kampus ILKAP dengan kadar segera kepada Unit
Penyelenggaraan, Bahagian Pengurusan.

(e)

Memastikan penggunaan kemudahan telefon pejabat adalah bagi tujuan

tugas rasmi sahaja. Pemantauan menerusi bil terperinci bagi setiap talian
sambungan akan dilaksanakan dan penggunaan bagi panggilan peribadi
akan dikenakan bayaran.

(f)

Memastikan penggunaan kemudahan telefon bimbit rasmi (bagi pegawai

kanan) digunakan bagi tujuan tugas rasmi sahaja. Panggilan ke luar
negara adalah tidak dibenarkan melainkan bagi urusan pelaksanaan
kursus yang melibatkan penceramah jemputan luar negara. Pegawai
perlu mengesahkan panggilan-panggilan rasmi yang dibuat untuk tujuan
pembayaran oleh ILKAP.

(g)

Memastikan penggunaan kenderaan jabatan mengikut peraturan yang

ditetapkan khusus untuk tujuan tugas rasmi sahaja. Setiap penggunaan
kereta jabatan perlu mendapat kelulusan dari Ketua Pengarah/Pendaftar.

(h)

Mengurangkan penggunaan kiriman pos bagi tujuan penghantaran sijil

kehadiran/gambar kursus/resit bayaran kursus kepada peserta. Adalah
wajar supaya dokumen-dokumen berkenaan diserahkan kepada peserta
kursus sebelum kursus berakhir.

Penjimatan Bekalan Peralatan Pejabat

(a)

Mengurangkan penggunaan kertas dan toner/dakwat pencetak melalui

kaedah berikut:

Mencetak sesuatu dokumen setelah semakan ke atas paparan

komputer dibuat sepenuhnya;

Menggunakan kemudahan e-mel rasmi untuk mengemukakan draf

dokumen semakan kepada pegawai atasan bagi persetujuan sebelum
dicetak;

Memanfaatkan kertas kitar semula untuk mencetak dokumen

kegunaan dalaman;

Melaksanakan kemudahan perkongsian pencetak (shared-printer) di

kalangan kakitangan sokongan;

Menggalakkan penggunaan soft copy bagi edaran nota kursus kepada

peserta-peserta kursus.

(b)

Memastikan penggunaan peralatan pejabat terhad kepada urusan tugas

rasmi sahaja.

(c)

Memantapkan keberkesanan pengurusan stor bekalan di ILKAP, termasuk

melaksanakan sistem pengawalan dan penjadualan pengambilan stok.
3

5.

Pengurusan Mesyuarat
(a)

Memastikan supaya pengurusan mesyuarat adalah ringkas, padat dan

tepat. Ini adalah bagi mengelakkan tempoh mesyuarat diadakan terlalu
panjang.

(b)

Menghadkan makan minum untuk mesyuarat seperti berikut:

Mesyuarat pada sebelah pagi

yang melibatkan penyertaan
pegawai dari luar ILKAP

: Nasi Lemak/Mee/Bihun
ATAU
Kuih (2 jenis)
Air teh/kopi

Mesyuarat pada sebelah

petang yang melibatkan
penyertaan pegawai dari luar
ILKAP

: Air teh/kopi

Mesyuarat pada sebelah pagi

yang melibatkan pegawai
ILKAP sahaja

: Kuih (2 jenis)

Mesyuarat pada sebelah

petang yang melibatkan
pegawai ILKAP sahaja

: Air mineral

Makan tengah hari

: TIDAK DIBENARKAN (melainkan

bagi program yang berterusan
sehingga petang dan tiada minum
petang disediakan)

6.

7.

Air mineral

Air teh/kopi

Pengurusan Acara
(a)

Memastikan majlis atau upacara keraian diadakan terhad kepada urusan

yang benar-benar penting sahaja dan diadakan secara sederhana.

(b)

Memastikan tiada pemberian cenderamata atau door gift.

(c)

Memastikan kos persediaan majlis seperti hiasan pentas dan persiapan

tempat adalah minima dan tidak berlebihan.

Penganjuran Persidangan, Seminar, Kursus, Latihan, Bengkel, Retreat, Lawatan

Kerja

8.

9.

10.

(a)

Penganjuran
persidangan/seminar/kursus/bengkel/mesyuarat/retreat
perlu dihadkan kepada yang benar-benar perlu sahaja dan diadakan
(dengan keutamaan) di premis kerajaan, melainkan bagi program
peringkat antarabangsa.

(b)

Sebarang cadangan penganjuran latihan, kursus, seminar, simposium

dan bengkel di luar pejabat perlu dikemukakan permohonan kepada
Seksyen Pembangunan Sumber Manusia, Bahagian Pengurusan Sumber
Manusia, Pentadbiran Am JPM untuk pertimbangan dan kelulusan.

(c)

Sebarang cadangan yang melibatkan persidangan, mesyuarat, retreat

dan lawatan kerja di luar pejabat pula perlu dikemukakan kepada
Seksyen Kewangan, Bahagian Kewangan dan Pembangunan, Pentadbiran
Am JPM untuk pertimbangan dan kelulusan.

Pemberian Cenderamata
(a)

Pemberian
cenderamata
(goodies
atau
gift)
kepada
peserta/pegawai/tetamu yang menghadiri program adalah tidak
dibenarkan.

(b)

Permohonan pemberian cenderamata kepada tetamu bertaraf VIP perlu

dikemukakan secara berasingan untuk pertimbangan kelulusan di
peringkat JPM atau Kementerian Kewangan.

Tuntutan Kerja Lebih Masa

(a)

Memastikan arahan kerja lebih masa dikeluarkan bagi setiap tugas yang
mendesak yang memerlukan kerja lebih masa dilaksanakan. Surat arahan
bertugas secara blanket tidak dibenarkan.

(b)

Semua Pengarah/Ketua Unit perlu memastikan bilangan kakitangan yang

diarahkan adalah memadai dengan tugas yang akan dilaksanakan.

(c)

Bagi tujuan kerja lebih masa, penyediaan makan dan minum adalah tidak
dibenarkan.

(d)

Semua tuntutan kerja lebih masa adalah terhad kepada jumlah tidak
melebihi sepertiga (1/3) daripada jumlah gaji kakitangan. Tuntutan yang
melebihi had yang ditetapkan akan dipertimbangkan imbuhan cuti
gantian (bagi amaun yang melebihi had).

Tuntutan Perjalanan
(a)

Semua pegawai/kakitangan adalah digalakkan menggunakan kemudahan

kenderaan jabatan bagi tugas rasmi di sekitar Bandar Baru Bangi,
Putrajaya dan Kuala Lumpur. Dalam keadaan kenderaan jabatan adalah
tidak mencukupi, pegawai/kakitangan dibenarkan membawa kenderaan
sendiri dengan kebenaran Ketua Pengarah/Pendaftar.

(b)

11.

12.

13.

Bagi pegawai/kakitangan yang diarahkan bertugas di luar stesyen,

penentuan kaedah perjalanan akan ditentukan/diluluskan oleh Ketua
Pengarah berdasarkan kaedah perjalanan yang paling menjimatkan (iaitu
sama ada menggunakan kenderaan jabatan, kenderaan sendiri, gantian
tiket penerbangan atau pengangkutan awam yang lain).

Perolehan Kerajaan
(a)

Memastikan setiap urusan perolehan dibuat kajian pasaran terlebih

dahulu bagi mengenal pasti anggaran harga jabatan yang wajar.

(b)

Memastikan setiap urusan perolehan dilaksanakan mengikut arahan dan

peraturan kewangan yang berkuat kuasa.

(c)

Membuat rundingan dengan pihak pengguna (end user) mengenai

keperluan/spesifikasi sesuatu perolehan bagi mengelakkan pembaziran
untuk jangka pendek dan jangka panjang.

Bayaran Bil
(a)

Memastikan semua bil/invois yang diterima diproses dan dibayar kepada

pembekal/kontraktor dalam tempoh 14 hari dari tarikh diterima oleh
pusat kos yang berkenaan.

(b)

Memastikan urusan bayaran tuntutan penceramah tempatan disusuli dan

diselesaikan dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh perkhidmatan
diberikan.

(c)

Membuat semakan dari semasa ke semasa ke atas kontrak dan komitmen

bayaran yang perlu dibuat bagi mengelakkan tunggakan bayaran bil atau
tuntutan ke atas bekalan atau perkidmatan yang telah diberikan oleh
pembekal, kontraktor atau penceramah.

(d)

Memastikan semua bil dan tuntutan diselesaikan dalam tahun kewangan

semasa bagi mengelakkan implikasi AP58(a) yang akan menjejaskan
peruntukan tahun berikut dan AP59.

Pemantauan Projek Pembangunan

(a)

Memastikan pelaksanaan projek pembangunan adalah mematuhi skop

dan siling peruntukan yang diluluskan oleh Unit Perancang Ekonomi
(UPE), JPM.

(b)

Membuat pemantauan dari semasa ke semasa dan menghadiri setiap

Mesyuarat Tapak bagi mengikuti perkembangan semasa projek dan
mengenal pasti sebarang permasalahan yang timbul untuk diselesaikan
dengan semua pihak yang berkenaan.

(c)

Mengadakan rundingan dengan pihak JKR, kontraktor dan sub-kontraktor

dari semasa ke semasa untuk menyampaikan keperluan ILKAP dalam
aspek penyempurnaan projek.

TARIKH KUAT KUASA

Pelaksanaan strategi langkah perbelanjaan berhemat ini akan berkuat kuasa serta merta
sehingga satu arahan baru mengenainya dikeluarkan.

22 Februari 2010
t.t
(ANNA NG FUI CHOO)