GESTION DE COMPRAS

PROCESOS:
El objetivo fundamental de la gestin de compras es la adquisicin de materiales suministros y
servicios al costo ms bajo que sea compatible con las necesidades de calidad y servicio.
La funcin de compras es responsable no solo del costo de los materiales, sino tambin del
costo, bastante importante, de su obtencin.
Los principales objetivos especficos de esta actividad son:

Mantener la continuidad del abastecimiento

Pagar precios justos teniendo en cuenta que estos no afecten la calidad de los
productos.
Mantener existencias econmicas pero sin poner en riesgo la continuidad del
abastecimiento en la empresa.
Evitar deterioros, duplicidad, desperdicios, etc., de los materiales.
Buscar fuentes de suministros alternativas y localizar nuevos productos y materiales
Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuacin
Estudiar e investigar nuevos procedimientos
Preocuparse por la permanente capacitacin del personal
Mantener informado al gerente general sobre la marcha del departamento.

Actividades de la Gestin de compras

Un anlisis prctico de las empresas revela seis actividades principales que constituyen lo
esencial en la vida cotidiana de un departamento de compras:
ACTIVIDADES PRINCIPALES DEFINICION

Anticipacin de las necesidades

Accin de previsin y de definicin de las nuevas necesidades de compra a mediano y
largo plazo.
Participacin en acciones de vigilancia tecnolgica y en reflexin hacer o comprar
Marketing de compras Conocimiento de los mercados de compras
Bsqueda de proveedores potenciales y de productos de sustitucin.
Gestin de la poblacin de proveedores
Seguimiento y puesta al da de bases de datos sobre el parque proveedor incluyendo
ndices de eficacia y de salud financiera.
Homologacin de los proveedores
Organizacin de un proceso de seleccin de uno o varios proveedores para una gama
de productos.
Cooperacin en acciones llevadas a cabo por un proveedor y un cliente que tienen por
objeto un desarrollo conjunto en el marco de relaciones duraderas.
Negociacin de condiciones contractuales generales y/o de contratos marco de
modalidad de realizacin de la demanda de compras (precio, calidad, plazo, innovacin,
etc.); mantenimiento de relaciones regulares con los componentes.
Gestin administrativa Toma en consideracin de las necesidades transmisin y gestin
del pedido

POLITICA DE COMPRAS:
Durante los ltimos aos el volumen y diversidad de compras que lleva a cabo Actualmente
APM Terminals Inland Services SA, ha aumentado substancialmente.
Para manejar de una forma eficiente y eficaz estos procesos se establece la siguiente poltica:
1. Para realizar cualquier compra deber existir una requisicin de compra del rea que
requiera la misma y la aprobacin presupuestaria correspondiente. La requisicin de
compra ha sido diseada de forma tal que contiene toda la informacin necesaria que
requiere el rea de compras para el trmite de transaccin.
2. Los criterio a utilizarse en la aprobacin o recomendacin de toda compra sern su
costo, calidad compatibilidad tecnolgica, necesidad tcnica, garanta, experiencia de la
marca o compaa, capacidad de entrega y servicio del proveedor y polticas
institucionales de estandarizacin de equipos.
3. Ser la responsabilidad del manager ( gerente) del rea que requiera la compra,
describir claramente en el texto de la requisicin lo siguiente:

Describir claramente el artculo o material requerido: nombre, modelo, color,

tamao, cantidad y suplidos en caso de ser especializado.
Debe indicar comentarios adicionales que ayuden en el proceso de la compra y
el manejo de la mercanca una vez recibidos.
De requerir un suplidos especifico debe indicarlas razones que justifiquen que se
le compre al mismo. La VPA de compras y contratos pasara juicio sobre dichas
razones y se reserva el derecho a aceptarlas. Esta justificacin deber incluir la
siguiente informacin:

Nombre de suplidores existentes en el mercado (tres como mnimo).

Nombre de suplidores contactados
Cotizaciones u ofrecimientos de los suplidores.
Razn(es) por lo cual se selecciona un suplidor especfico.
Razn(es) por lo cual se rechazan los dems suplidores.

4. Ser la responsabilidad del usuario que emite la requisicin de compras, enviar al rea
de compras la documentacin que evidencia dicha justificacin, el gerente de compras
ser el responsable de evaluar dicha informacin, documentar las tres cotizaciones y
tomar la determinacin final en cuanto al producto o suplidor ms adecuado.

Las compras de materiales que llevan a cabo del Supervisor de Operaciones se

harn a travs de rdenes de compras por lo menos 3 cotizaciones, establecidas
para este depsito hasta un mximo de S/.5000.

Las compras de materiales que llevan a cabo del Gerente del Depsito se harn a
travs de rdenes de compras por lo menos 3 cotizaciones, establecidas para este
depsito menor a de S/.15000.
Las compras de materiales que llevan a cabo del Gerente del Finanzas se harn a
travs de rdenes de compras por lo menos 3 cotizaciones, establecidas para este
depsito a partir de S/.15001, son sustentados a rea compras.

5. Para todas las compras se requieren tres cotizaciones en caso de existan situaciones
que imposibiliten obtener las mismas, ests debern estar debidamente documentadas.
Ejemplos de casos son:
(1) Las existencias de menos de tres suplidores en el mercado para un producto
especfico.
(2) Cuando el bien a adquirirse se haya definido como un estndar institucional con el
cual cumple un solo suplidor.
(3) que se acuerde con un suplidor comprarle a cierto precio durante un tiempo definido.
En este caso la oficina de compras deber evaluar el acuerdo y documentar que as lo
hizo, por lo menos anualmente para mantener el mejor postor del mercado.