INSTRUCTIVO PARA LAS REUNIONES DE TRABAJO PARA LA REVISIN DEL

PROTOCOLO DE QUEJAS
I.

Consideraciones previas ACTIVIDAD N 1: CARTA POR MESA DE

PARTES

1. Antes de realizar esta tarea es indispensable que el CTRG/ AGL revise el artculo
158 de la Ley 27444 y tenga claro que este procedimiento se encuentra regulado
en una norma de alcance general, por lo tanto es de obligatorio cumplimiento para
TODAS las Entidades que conforman la administracin pblica.
2. El CTRG/AGL debe tener presente que esta propuesta se ha elaborado tomando
en cuenta los plazos y procedimientos estipulados en la Ley.
3. El CTRG/AGL previa a las reuniones de trabajo, deber ingresar por mesa de
partes una carta dirigida al director de la UGEL, con el fin de que se transmita el
contenido de la propuesta de protocolo a todos los jefes de rea y se brinden las
facilidades para sostener las reuniones de trabajo con estos servidores. (El modelo
de carta se adjunta lineas abajo en este documento).

II.

ACTIVIDAD N 2: Organizacin de las reuniones de trabajo

1. Una vez presentada la carta al director de la DRE/ UGEL, el CTRG/AGL

coordinar la(s) reunin(es) de trabajo con los siguientes servidores:

a)
b)
c)
d)

Director de la DRE/UGEL
Responsable de Trmite documentario
Jefe de la Oficina de Asesora Jurdica
Responsable de OCI (de ser el caso)

2. La(s) reunin(es) que se sostengan tendrn como propsito el recabar las

sugerencias, observaciones y/o dudas que tengan los servidores respecto del
protocolo propuesto.
3. El CTRG/ AGL anotar las opiniones, sugerencias o dudas generadas en UNA

NICA ACTA, que est siendo remitida conjuntamente con este instructivo.
Adems anotar el lugar, el nombre, la firma y la fecha de las reuniones
sostenidas.
4. El

CTRG/AGL elaborar un reporte (mximo dos hojas) en donde detalle las

fechas de las reuniones de trabajo y el listado de servidores y/o funcionarios que
participaron en cada una de ellas. Tambin podr sealar algunas observaciones
respecto al tema.

5. Se reitera que en este caso, a diferencia de las otras actividades que se han

venido trabajando, NO se realizar una presentacin del protocolo de quejas, sino

reuniones de trabajo. Quedar a consideracin del CTRG/AGL evaluar la
disponibilidad de los participantes sealados en el punto II, y determinar si se
realiza una reunin por separado con cada uno de ellos, o una reunin en
conjunto. Debe tenerse en cuenta que se busca generar espacios en los que
cada servidor d a conocer sus opiniones, consultas, dudas. Situacin que no se
genera siempre cuando se realiza una presentacin general.
Para estas reuniones se requiere que en su calidad de asesor, revise la Ley de
Procedimiento General y en especial el artculo 158, las especialistas del
componente 5 estaremos atentas a sus dudas.
III.

ACTIVIDAD N 3: IDENTIFICACION DE LOS SERVIDORES DE LA UGEL

1. Atravs de un directorio, con el objeto de identificar al personal que participar de

los talleres temticos macrorregionales dirigidos a los servidores de la UGEL,
cuyo traslado y capacitacin ser financiados por el proyecto.

ENVIO DE EVIDENCIAS POR VMEDIO VIRTUAL (Obligatorio) Y EN FISICO (adjunto a

su expediente)
Finalmente, y con el objetivo de contar con la informacin de manera oportuna para la
aprobacin y trmite de su entregable requerimos que tanto el CTRG como el AGL remita
las tres evidencias al correo del componentecomponente5transparencia@gmail.com, los siguientes documentos:
a. Cargo de recepcin de la carta ingresada por mesa de partes de la
DRE/ UGEL
b. Acta nica, suscrita por todos los participantes que contengan las
sugerencias, consultas, o comentarios de los servidores, acompaada de
reporte con el detalle de la reunin o reuniones realizadas, en documento
EN WORD.
c. Directorio de los sevidores de la UGEL vinculados a las temticas del
componente.

Lugar, ............... de 2015

Seor(a)..
Director(a) de la DRE/ UGEL.
Referencia: Presentacin de Protocolo de quejas
Yo, (nombre del CTRG/ AGL).. identificado con (DNI)
.. ,
Coordinador Tcnico Regional/Asesor en Gestin Local del Proyecto de Inversin
Pblica : Mejoramiento de la Gestin Educativa Descentralizada de las IIEE en mbitos
Rurales de las 24 Regiones del Per en 70 UGEL focalizadas (PIP-GED). Me presento
ante usted para sealarle lo siguiente:
Como es de su conocimiento, a travs del PIP-GED se plantea propiciar una gestin
educativa moderna y de calidad que mejore las prcticas de los servidores pblicos a
partir de asistencia tcnica especializada orientada a garantizar la calidad de los servicios
priorizados de las UGEL y la satisfaccin de los ciudadanos y la comunidad educativa.
Una de las actividades establecidas por el PIP GED en la temticaadecuada
transparencia en las Instancias de Gestin Descentralizada es
la elaboracin,
aprobacin, implementacin y difusin pblica de los Protocolos de quejas y denuncias.
Para tal efecto, se est adjuntando al presente documento, una propuesta de Protocolo
de Quejas por Defecto de Tramitacin, el cual tiene como finalidad el regular y
establecer procedimientos internos para dar cumplimientoa lo establecido en la Ley de
Procedimiento Administrativo General, especficamente en el artculo 158de la
mencionada norma.
Cabe precisar que el mencionado documento es susceptible de ajustes y precisiones en
base a las caractersticas propias de cada DRE/UGEL.
Por tanto, con el propsito de lograr una gestin moderna, transparente y descentralizada
se le solicita a su despacho preveala transmisin o difusin del Proyecto del Protocolo
de Quejas y la previsin de espacios para reuniones de trabajo para el recojo de las
dudas, consultas y/o comentarios respecto al Protocolo de quejas con su persona y con
los responsables de Trmite Documentario, Asesora Jurdica y OCI.
Se deja constancia que se adjunta al presente el Protocolo de quejas (en cuatro juegos)
por defecto de tramitacin y el Acta de reunin.

Sin otro participar, quedo de Usted

ACTA DE REUNIN
Tema

Reunin de trabajo con los actores involucrados en la atencin

de quejas por defectos de tramitacin, regulada por el artculo
158 de la Ley 27444

AGL

Lugar
AGENDA

1. Revisin conjunta (AGL y servidor consignado) de la propuesta de protocolo para

la atencin de quejas por defectos de tramitacin en la UGEL ________________
2. Recepcin de dudas, sugerencias y/o comentarios que sern transmitidos al componente 5.
Dudas, sugerencias y/o comentarios de la propuesta
1.

2.

3.

4.

Nombre/ Cargo

Fecha de reunin de
trabajo

Hora

Firma

1._________________________________
__________________________________
Director
2._________________________________
___________________________________
Responsable de rgano de Control
Institucional (OCI)
3. ________________________________
__________________________________
Responsable de Trmite documentario

4._________________________________
__________________________________
Jefe de la Oficina de Asesora Jurdica

ACTA DE REUNIN
Tema
AGL

Lugar
AGENDA

1.
2.
Dudas, sugerencias y/o comentarios de la propuesta
1.

2.

3.

4.

Nombre/ Cargo

Fecha de reunin de
trabajo

Hora

Firma

1._________________________________
__________________________________
Director
2._________________________________
___________________________________
Responsable de rgano de Control
Institucional (OCI)
3. ________________________________
__________________________________
Responsable de Trmite documentario

4._________________________________
__________________________________
Jefe de la Oficina de Asesora Jurdica