You are on page 1of 17

AJK PELAKSANA MESYUARAT AGUNG PIBG KALI KE-24

& HARI ANUGERAH CEMERLANG 2016


SMK LEPAR HILIR
12 MAC 2016
Penasihat
: En. Shaharin bin Abdullah (Pengetua)
Pengerusi
: En. Anuar Bin Mohd. Yurid
Naib Pengerusi : En Zainal Abidin Bin Hj Jelani
Setiausaha PIBG : Pn Siti Hasmah Bt Mohamad
Setiausaha Anugerah Cemerlang : Cik Lizawati bt Ismail
Bendahari
: Pn Mesliah bt Sarion

Bil
1

Perkara
Protokol dan Sambutan VIP & Ibubapa
i.
En Ahmad Azhar Bin Awang Maharum
ii.
Pn Norilah Bt Adam
iii.
Pn Hjh Hanisah Bt Abdullah

Senarai Tugas
menyambut kedatangan VIP lebih awal
mendapatkan buku program untuk VIP
mengiringi dan meraikan VIP
menyediakan buku pelawat untuk ditandatangani
VIP
memastikan penyediaan air mineral untuk VIP
meraikan kedatangan ibu bapa
bantuan pengawas sebagai petunjuk arah

Jemputan VIP & AJK PIBG


i.
En Mizam bin Abd. Rasid (PIBG)
ii.
Pn. Wan Azlina Wati binti Wan Muhamad

iii.

Cik Lizawati binti Ismail (Anugerah Cemerlang)

menghubungi VIP & follow-up untuk


merasmikan majlis
menyediakan surat jemputan VIP yang perlu
ditandatangani YDP melalui pengetua (letter head
PIBG)
menyerahkan satu salinan untuk difailkan
Menyediakan senarai penerima hadiah
Menyerahkan senarai kepada AJK buku program
dan pengacara majlis

Jemputan Ibu bapa & Merumus Usul/Cadangan Ibu bapa

i.

Setiausaha PIBG

menyediakan surat jemputan ibu bapa


memastikan surat diedar melalui pelajar
mengutip semula borang usul dan maklum balas
kehadiran
mengira jumlah kehadiran berdasarkan
maklumbalas ibu bapa & memaklumkan kepada
AJK Jamuan dan AJK buku program untuk
anggaran penyediaan makanan dan buku
program.
memastikan usul ditaip kemas dan tersusun untuk
diriso
menyerahkan usul kepada setiausaha dan AJK
buku program

Buku Program
i.
En. Mohd. Nawawi bin Zakaria
ii.
Cik Nur Izzati binti Ramli

menyediakan buku program lengkap


Kata-kata aluan Pengetua & YDP
menyerahkan kepada AJK Pendaftaran

Bendahari

menyediakan laporan kewangan lengkap dan


menyerahkan kepada AJK buku program
menyediakan bahan untuk laporan aktiviti oleh S/U

i.
7

Pn Mesliah bt Sarion

Bacaan Doa
i.
En Mohd. Nawawi bin Zakaria

Menyediakan teks doa


memimpin bacaan doa

Juruacara
i.
Mesyuarat Agung PIBG
En Anuar b Mohd Yurid (YDP PIBG)
ii.
Sebelum Mesyuarat & Semasa Cabutan Bertuah
- Pn Nur Hadijah binti Hashim
- En Mohd Fairus bin Ismail

mengacarakan majlis perasmian Mesyuarat Agung


mendapatkan maklumat program daripada S/U
mohon pelajar menyediakan kerusi meja dan
perhiasan yang bersesuaian jika perlu.

Persiapan dewan, sofa & meja VIP


i. En Mohd. Azman bin Ali
ii. En. Muhamed Azlan bin Man
iii. Pn. Siti Wahyu binti Abd. Wahab
iv. Pn. Norlatifah binti Tailan

memastikan dewan bersih


menyusun kerusi dengan kedudukan jarak yang
sesuai untuk pergerakan tetamu
menyusun mengikut jenis dan warna yang
seragam

jumlah kerusi mengikut anggaran kehadiran


dengan mengambil kira kehadiran sepasang ibu
dan bapa(kebiasaan 200 kerusi)
menukar susunan selepas majlis perasmian dan
sebelum mesyuarat bermula
menyediakan meja yang lengkap dengan
skirting
menyediakan kerusi yang sesuai
memastikan sofa untuk VIP di sediakan ditempat
yang sesuai lengkap dengan perhiasan yang
sesuai
memastikan dikemas kembali selepas majlis
perasmian sebelum AGM bermula.

memastikan kerusi disimpan semula


memastikan dewan dikunci semula
menyediakan pelajar untuk membantu (kadet
polis)
Sumbangan
i. En. Syed Chik bin Syed Othman
ii. Pn. Hjh. Khazimah bt. Adam
iii. Pn. Hamidah bt. Hussien

13

Menghantar surat sumbangan kepada pihak yang


tertentu
Menguruskan barang-barang sumbangan
Berhubung dengan AJK Hadiah berkaitan susunan
barang sumbangan yang diterima

Trafik dan Keselamatan

14

i. En Abd. Wahid bin Mohd. Dawi

memastikan keadaan trafik baik


memastikan laluan kenderaan VIP tidak dihalang
oleh kanderaan lain

Perhiasan Pentas dan Back-drop


i. Cik Zurina Haslin binti Zainal Abidin
ii. En. Mohd. Riduan bin Ali
iii. Pn. Suzilah binti Ibrahim
iv. En. Mohd. Husin bin Mohd. Sirat

menyediakan back-drop dan hiasan pentas yang


sesuai.
memastikan dikemas kembali

Persembahan (Anugerah)

i. Cik Norfarhana binti Ahmad


ii. Pn. Asiah binti Yamin

15

16

Fotografi & Dokumentasi


i. Pn. Intan Suhana binti Lazin @ Jidin
Pencatat Minit
i. Pn Halimah binti Majid
ii. Pn. Anisah binti Jumikan

menjayakan persembahan semasa Majlis


Anugerah Cemerlang
kompang
memastikan mengambill gambar yang
bersesuaian untuk laporan
mencatat minit mengikut bahagian seperti contoh
bahan yang diberi oleh S/U PIBG
menyerahkan minit bertulis tangan yang mudah
dibaca dan sempurna kepada S/U PIBG dalam

tempoh 3 hari selepas mesyuarat.


17

Pendaftaran Ibu bapa dan Guru


i. Pn Nor Arina bt Idris (FLH 1)
ii. Pn. Roslina binti Ahmad Said (FLH 2)
iii. Pn Ungku Khadijah binti Ungku Zainal Abidin (FLH 3,
Kilang & Ladang)
iv. Pn. Wan Salmizan binti Wan Jusoh (FLH 4)
v. Pn Noraidah bt Idzhar (Tmn Saujana & Tmn
Gambang Damai) AJK PIBG
vi. Penerima Anugerah Cemerlang Pelajar 1
vii. Guru Pelajar 2

mendapatkan borang pendaftaran daripada S/U


menyediakan meja pendaftaran dengan hiasan
dan label mengikut tingkatan
menyediakan kerusi dan alat tulis untuk
pendaftaran ibu bapa
memantau pendaftaran ibu bapa agar maklumat
yang ditulis lengkap untuk rekod
mendapatkan buku program dan mengedarkan
kepada hadirin
menyediakan nombor cabutan bertuah

menyediakan 5 orang pelajar bertugas membantu


18

20

Kebersihan kawasan sekolah sebelum dan selepas majlis


i. Semua guru

Siaraya
i. En Ahmad Musbi Bin Abu Bakar
ii. En Tarmizi bin Zainal

memastikan kebersihan persekitaran sebelum dan


selepas majlis
mendapatkan kerjasama pekerja swasta
memastikan siaraya berfungsi dengan baik
menyediakan pelajar bertugas
memastikan alatan disimpan semula selepas
majlis

21

Cenderamata & Cabutan Bertuah(PIBG)


i. Pn Wan Rohaniza binti Wan Hasnan
ii. Pn Zalizah binti Abdul Jalal

Hadiah Penerima Anugerah Cemerlang


i.
Pn Junaidah binti Busah
ii.
Pn Mariana binti Jusoh @ Che Kob
iii.
Pn Nor Aini binti Abd Jalil

menyediakan hamper cabutan bertuah


menyediakan alatan untuk penyampaian sijil &
cenderamata & hamper cabutan bertuah
menyiapkan nombor cabutan
menyusun sumbangan yang akan diterima

menyediakan hadiah mengikut senarai penerima


hadiah
menyusun hadiah yang akan disampaikan

iv.
22

Pn. Tn. Sarifah Lelawati binti Syed Idrus

Sijil & Cenderamata AJK PIBG


i. Pn Sariza @ Siti Zakiah binti Bakar

AJK Penerima Hadiah


i.
En. Rosdi bin Busthaman
ii.
Pn. Arina binti Ariffin

menyediakan sijil dan cenderamata AJK sesi


2015/2016
menyerahkan kepada AJK cenderamata
Mendapatkan senarai nama penerima hadiah
Memberikan senarai kepada AJK Jemputan
(Anugerah Cemerlang)
Menyusunatur penerima hadiah di dewan
Meletak tanda nama pada kerusi

23

24

Jurukira undi/ Pencatat papan putih


i. Cik Nor Hafizah binti Said
ii. Pn. Norfaeza binti Mohmad Nasir

Seranta & Publisiti


i. En Ashrafuddin bin Mohd Kobri
ii. Pn Salfarina binti Sani
iii. Semua AJK PIBG (Ibu Bapa)

menyediakan papan putih dan marker pen untuk


mencatat semasa pelantikan AJK sesi 2016/2017
mencatat dan mengira undian
memastikan papan putih diletakkan semula di
tempat asal
menempah kain rentang
memastikan kain rentang diletakkan di tempat
sesuai
memastikan kain rentang disimpan kembali

memastikan kertas makluman bersaiz A3


diletakkan di surau, masjid dan tempat2 yang
sesuai untuk makluman ibu bapa
bekerjasama dengan AJK masjid dan surau
berhampiran untuk mengumumkan di masjid dan
surau
25

Jamuan VIP & Ibubapa


i. Pn Suziana binti Musa
ii. Pn Nurfatihah binti Zainuddin
iii. Pn Noormah binti Buyong

menempah makanan
memastikan kebersihan sebelum dan selepas
majlis

Catatan:
1. Diharapkan semua AJK bertindak cepat bagi semua bahagian masing-masing.
2. Ketua AJK (nama teratas sekali dalam setiap AJK) diminta berhubung dengan SU PIBG @ SU Anugerah Cemerlang jika ada
sebarang kemusykilan.
3. Sila serahkan resit perbelanjaan yang dibuat kepada bendahari untuk tuntutan (jika ada).
4. Guru terlibat diminta menyerahkan nama@bilangan pelajar yang membantu kepada AJK Jamuan untuk penyediaan
makanan