CONTROL DE DATOS FUENTE Y MANEJO DE CIFRAS DE CONTROL

La mayora de delitos por computadora son cometidos por modificaciones de

datos fuente al:
Suprimir u omitir datos.
Adicionar datos.
Alterar datos.
Duplicar datos.
Esto es de suma importancia en el caso de sistemas en lnea, en que los usuarios
son los responsables de la captura y modificacin de la informacin. Por ello, se
debe tener un adecuado control con sealamiento de responsables de los datos
(uno de los usuarios debe ser el nico responsable de determinado dato), con
claves de acceso de acuerdo a niveles.
El primer nivel es en el que se puede hacer nicamente consultas; el segundo es
en el que se puede capturar, modificar y consultar, y el tercero es donde se puede
hacer lo anterior y adems se pueden realizar bajas.
o Nota: debido a que se denomina de diferentes formas la actividad de
transcribir la informacin del dato fuente a la computadora, sugerimos
llamarla captura o capacitacin, por considerarla sinnimo de digitalizar
(capturista, digitalizadora), anteriormente la responsabilidad de captura
era del rea de informtica; en la actualidad es principalmente
responsabilidad del usuario, pero esto no elimina la posibilidad de
errores y consecuentemente la necesidad de auditar sus controles.
Ahora existen diversas formas de captura de la informacin, por
ejemplo: escner, pero debe existir una persona que sea responsable
del control de esta informacin y asegrese que es confiable y oportuna.
Lo primero que debemos evaluar es la entrada de la informacin y que se tengan
las cifras de control necesarias para determinar la veracidad de sta para lo cual
se puede utilizar el siguiente cuestionario, que est dirigido a captura en el rea de
informtica, independientemente de loa captura que son responsabilidad del
usuario:

1. Existen normas que definan el contenido de los instructivos de captacin

de datos?
___________________________________________________________
2. Indique el porcentaje de datos que se reciben en el rea de captacin y
verifique si contiene su instructivo correspondiente. En caso de que el
usuario sea el responsable de la captura, debe existir un manual del
usuario, o bien ayuda dentro del sistema.

3. Indique el contenido de la orden de trabajo que se recibe en el rea de

captacin de datos del rea de informtica:
Nmero de folio
( )
Fecha y hora de recepcin
( )
Nombre del documento
( )
Volumen aproximado de registros
( )
Clave de cargo (nmero de cuenta)
( )
Nmero de registros
( )
Fecha y hora de entrega de documentos y registros captados ( )
Clave del capturista
( )
Nmero(s) de formato(s)
( )
Nombre, departamento, usuario
( )
Nombre del responsable
( )
Fecha estimada de entrega
( )
4. Indique cul(es) control(es) interno(s) existe(n) en el rea de captacin de
datos:
Formas de autorizacin
( )
Recepcin de trabajos
( )
Revisin del documento fuente (legibilidad, verificacin de datos completos,
etc.)
( )
Prioridades de captacin
( )
Produccin de trabajo
( )
Costo mensual por trabajo
( )
Verificacin de cifras de control de entrada con las salidas
( )
Control de trabajos atrasados
( )
Avance de trabajos
( )
Verificacin
( )
Errores por trabajo
( )
Correccin por errores
( )
Entrega de trabajos
( )
5. Existe un programa de trabajo de capacitacin de datos?
____________________________________________________________
A) Se elabora ese programa cada turno?
Diariamente
( )
Semanalmente ( )
Mensualmente ( )
B) La elaboracin del programa de trabajo se hace:
Internamente
( )
Se les seala a los usuarios las prioridades
( )
Se les seala a los usuarios la posible fecha de entrega ( )

C) El programa de trabajo es congruente con el calendario de

produccin?
Si ( )
No ( )
D) Indique el contenido del programa de trabajo de captacin.
Nombre de usuario
( )
Clave de trabajo
( )
Fecha programada de recepcin
( )
Hora programada de recepcin
( )
Hora programada de entrega
( )
Volumen estimado de registros por trabajo
( )
Fecha programada de entrega
( )
E) Qu accin(es) se toma(n) si el trabajo programado no se recibe a
tiempo?
__________________________________________________________
6. Cuando la carga de trabajo supera la capacidad instalada se requiere:
Tiempo extra ( )
Se subcontrata ( )
7. Quin controla las entradas de documentos fuente?
___________________________________________________________
8. En qu forma las controla?
___________________________________________________________
9. Qu cifras de control se obtienen?
Sistema
Cifras que se obtienen

Observaciones

10. Qu documentos de entrada se tienen?

Sistemas
Documentos Depto. que Periodicidad
Observaciones
proporciona el documento
Se anota qu persona recibe la informacin y su volumen?
Si
No
11. Se anota a qu capturista se entrega la informacin, el volumen y la hora?
Si
No
12. Se verifica la calidad de la informacin recibida para su captura?
Si
No
13. Se revisan las cifras de control antes de enviarlas a captura?
Si
No
14. Para aquellos procesos que no traigan cifras de control se han establecido
criterios a fin de asegurar que la informacin es completa y vlida?

Si

No

15. Existe un procedimiento escrito que indique cmo tratar la informacin

invlida? (sin firma, ilegible, no corresponden las cifras de control)
Si
No
16. En caso de resguardo de informacin de entrada en sistemas, Se
custodian en un lugar seguro?
Si
No
17. Si se queda en el departamento de sistemas, Por cunto tiempo se
guarda?
___________________________________________________________
18. Existe un registro de anomalas en la informacin debido a la mala
codificacin?
Si
No
19. Existe una relacin completa de distribucin de listados, en la cual se
indiquen personas, secuencia y sistemas a los que pertenecen?
Si
No
20. Se verifica que las cifras de las validaciones concuerden con los
documentos de entrada?
Si
No
21. Se hace relacin de cundo y a quin fueron distribuidos los listados?
Si
No
22. Se controlan separadamente los documentos confidenciales?
Si
No
23. Se aprovecha adecuadamente el papel de los listados inservibles?
Si
No
24. Existe un registro de los documentos que entran a captura?
Si
No
25. Se hace un reporte diario, semanal o mensual de captura?
Si
No
26. Se hace un reporte diario, semanal o mensual de anomalas en la
informacin de entrada?
Si
No
27. Se lleva un control de la produccin por persona?
Si
No

28. Quin revisa este control?

___________________________________________________________
29. Existen instrucciones escritas para capturar cada aplicacin o, en su
defecto, existe una relacin de programas?
Si
No