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PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr.

Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

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COMARCH Webinar

Informationsmanagement &
Qualittsmanagement
Dr. Ulrich Kampffmeyer

PROJECT CONSULT
Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

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Agenda
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Informationsmanagement & Qualittsmanagement

Einfhrung: Qualitt im Informationsmanagement


Die neue ISO 9001
Informationsmanagement untersttzt QM-Prozesse
Typische Komponenten fr Qualitts- und
Compliance-Management
Qualittsmanagement ist selbst ein Anwendungsfall
fr ein Informationsmanagementsystem
Fragen & Antworten
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Motto des Webinars


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Wir sind zu 100% von der Richtigkeit und


Verfgbarkeit von Information abhngig.
Qualitt ist daher bei Information selbst
wie auch im Informationsmanagement
eine unabdingbare Voraussetzung.

Qualittsmanagement & Informationsmanagement

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1 EINFHRUNG: QUALITT IM
INFORMATIONSMANAGEMENT

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Qualitt
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Qualitt
als Mastab und Wert (u.a. ISO 9000, 9001)
Qualitt von Software
als Grundlage fr Qualitt im
Informationsmanagement (u.a. ISO 9126)
Qualitt von Information
als Ergebnis eines hochqualitativen
Informationsmanagements
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Qualitt
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Qualitt wird laut der Norm EN ISO 9000:2005 (der gltigen


Norm zum Qualittsmanagement), als Grad, in dem ein
Satz inhrenter Merkmale Anforderungen erfllt, definiert.
Die Qualitt gibt damit an, in welchem Mae ein Produkt
(Ware oder Dienstleistung) den bestehenden Anforderungen
entspricht. Die Benennung der Qualitt kann zusammen mit
Adjektiven wie schlecht, gut oder ausgezeichnet verwendet
werden. Inhrent bedeutet im Gegensatz zu zugeordnet
einer Einheit innewohnend, insbesondere als stndiges
Merkmal. Damit sind objektiv messbare Merkmale wie z. B.
Lnge, Breite, Gewicht, Materialspezifikationen gemeint.
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Qualittsmanagement & Informationsmanagement

https://de.wikipedia.org/wiki/Qualit%C3%A4t#ISO_und_IEC-Normierung
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Qualitt von Software


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Qualitt im Informationsmanagement beginnt mit der


Erstellung qualitativ hochwertiger Software durch die
Anbieter und manifestiert sich in der Auswahl nur
qualittvoller Software durch die Anwender.

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Qualitt von Software


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Qualittsmerkmale nach ISO/IEC 9126


Funktionalitt

Angemessenheit
Richtigkeit
Interoperabilitt
Sicherheit
Ordnungsmigkeit
Konformitt

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Qualitt der Software


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Qualittsmerkmale nach ISO/IEC 9126


Zuverlssigkeit

Reife
Fehlertoleranz
Wiederherstellbarkeit
Konformitt

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Qualitt der Software


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Qualittsmerkmale nach ISO/IEC 9126


Benutzbarkeit

Verstndlichkeit
Erlernbarkeit
Bedienbarkeit
Attraktivitt
Konformitt

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Qualitt der Software


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Qualittsmerkmale nach ISO/IEC 9126


Effizienz
Zeitverhalten
Verbrauchsverhalten
Konformitt

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Qualitt der Software


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Qualittsmerkmale nach ISO/IEC 9126


Wartbarkeit/nderbarkeit

Analysierbarkeit
Modifizierbarkeit
Stabilitt
Testbarkeit
Konformitt

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Qualitt der Software


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Qualittsmerkmale nach ISO/IEC 9126


bertragbarkeit

Anpassbarkeit
Installierbarkeit
Koexistenz
Austauschbarkeit
Konformitt

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Qualitt der Software


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Qualitt der Software


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Qualittsmerkmale nach CMM


Im Unterschied zur DIN EN ISO 9001 ist das CMM
speziell fr den Softwareprozess entwickelt und kann
alternativ oder in Kombination zu jener verwendet
werden.
Beim CMU CMM wird die Qualitt mit einer von fnf
Stufen bewertet, wobei die Qualitt mit jeder Stufe steigt.
Jeder Stufe sind spezielle Key Process Areas
zugeordnet, die wiederum Ziele enthalten und
beispielhafte Aktivitten, wie diese Ziele zu erreichen ation
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Qualitt der Software


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Prozess der Qualittsfeststellung nach CMM


1. Initial (beginnend)
Dies ist der Grundzustand, den jede Organisation erreicht,
auch ohne dass ein Prozess fr die Softwareentwicklung
definiert und umgesetzt wird.
Kosten, Zeiten und Qualitt sind nicht vorhersehbar.
Es sind keine Key Process Areas (KPA) definiert. 1 Initial
(beginnend) Dies ist der Grundzustand, den jede Organisation
erreicht, auch ohne dass ein Prozess fr die
Softwareentwicklung definiert und umgesetzt wird.
Kosten, Zeiten und Qualitt sind nicht vorhersehbar.
Es sind keine Key Process Areas (KPA) definiert.
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Qualitt der Software


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Prozess der Qualittsfeststellung nach CMM


2. Repeatable (wiederholbar; bei CMMI Managed)
Ein grundlegender Prozess existiert. Die Planung neuer
Projekte erfolgt anhand der Erfahrungen mit vergangenen
Projekten.
Zeiten sind einigermaen kontrollierbar. Kosten und Qualitt
unterliegen starken Schwankungen.
Key Process Areas (KPA):
Requirements management, software project planning,
software project tracking and oversight, software
subcontractor management, software quality assurance, Zusatz-Informatuiotn
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Software configuration management.
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Qualitt der Software


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Prozess der Qualittsfeststellung nach CMM


3. Defined (definiert)
In der Organisation ist ein typischer Software-Entwicklungs- und
-wartungsprozess eingefhrt und dokumentiert (StandardSoftware-Prozess).
Eine spezielle Organisationseinheit ist fr die Umsetzung
verantwortlich.
Kosten und Zeiten sind hier einigermaen zuverlssig bewertbar.
Qualitt ist immer noch Schwankungen ausgesetzt.
Key Process Areas KPA:
Organizational process focus, organizational process definition,
training program, integrated software management, software Zusatz-Informaotuiotn
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product engineering, intergroup coordination, peer reviews.
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Qualitt der Software


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Prozess der Qualittsfeststellung nach CMM


4. Managed (gesteuert; bei CMMI Quantitatively Managed)
Sowohl fr das Produkt als auch fr den Prozess werden
quantitative Ziele vorgegeben, ihre Erreichung gemessen
und berwacht.
Zeiten, Kosten und Qualitt sind zuverlssig kontrollierbar.
Key Process Areas KPA:
Quantitative process management, software quality
management.
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Qualitt der Software


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Prozess der Qualittsfeststellung nach CMM


5. Optimizing (optimierend)
Die gesamte Organisation konzentriert sich auf das Finden
von Schwchen und die weitere Verbesserung des
Prozesses.
KPA: Defect prevention, technology change management,
process change management.

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Qualitt der Software


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Spice
ISO Norm 15504
beinhaltet unter anderem eine Bewertung der
Prozessreife

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Rechtliche Situation
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Qualittsmanagement als Grundlage fr


Compliance & Risikomanagement
Unternehmen definieren Qualitt selbst bei Zertifizierung soll
durch Qualittsmanagement-System Abweichung von diesem
festgelegten Ziel verhindert werden
Zertifizierung nach ISO 9001 stellt eine Aussage ber die
Qualitt der Prozesse dar, keinen Qualitts- und
Sicherheitsmastab fr ein Produkt
Das Qualittsmanagementsystem muss zuknftig in die
strategische Ausrichtung der Organisation eingebunden werden.

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Qualitt der Information


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Informationen mssen

richtig
wahr
vollstndig
aktuell
authentisch
integer und konsistent
verfgbar und
nutzbar

sein, um als Wissen und als Grundlage fr Entscheidungen genutzt


werden zu knnen.
Diese Anforderungen definieren die Qualitt der Information.
Die Qualitt der Information wiederum definiert den Wert der
Information.
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Qualitt der Information


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Die Aufgabe des Informationsmanagements


ist es, die notwendige Qualitt der
Informationen fr die verschiedenen
Nutzungsmodelle und Erfllung der
rechtlichen Anforderungen sicherzustellen.
Informationsmanagement und
Qualittsmanagement
gehen daher Hand-in-Hand.
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Qualitt der Information


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Informationsmanagement
ist jedoch nicht eine Aufgabe von Software
allein, sondern vorrangig von
Verantwortungsbewutsein, Prozessen,
Organisation und Pflege der Information
selbst.
Software erleichtert lediglich das
Informationsmanagement zur Erreichung der
bentigten oder gewnschten Qualitt.
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2 DIE NEUE ISO 9001

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Die neue ISO 9001


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ISO 9001:2015
Kriterien fr Qualittsmanagementsysteme
(engl.: Quality management systems - Requirements)
Mglichkeit der Zertifizierung nach ISO Standards
Fr groe und kleine Unternehmen beliebiger Branchenzugehrigkeit
Mehr als 1 Million Unternehmen & Organisationen in ber 170 Lndern sind bereits
zertifiziert
Basiert auf zahlreichen Qualittsmanagementprinzipien
Starker Fokus auf den Kunden, die Motivation und Implikation des Top Management,
den Prozess-Ansatz und kontinuierliche Verbesserung
Der Gebrauch der ISO 9001:2015 sorgt fr gleich-bleibend hochqualitative Produkte
und Services fr den Kunden und somit Geschftsvorteile fr das Unternehmen
Die Verffentlichung der Norm erfolgte im September 2015.
Die bergangsfrist betrgt 3 Jahre.

http://www.iso.org/iso/iso_9000 ; https://www.tuv.com/media/germany/60_systeme/event/ISO-9001-Revision_Neuerungen_TUV_Rhein
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ISO 9001: alt & neu im Vergleich


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ISO 9001: alt & neu im Vergleich


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ISO 9001: alt & neu im Vergleich


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ISO 9001: alt & neu im Vergleich


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ISO 9001: alt & neu im Vergleich


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Die neue ISO 9001


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Aspekte der gltigen ISO 9004 wurden in die ISO 9001 bernommen:
ISO 9004:2009 Ein Qualittsmanagementansatz - Management fr den
nachhaltigen Erfolg einer Organisation
(eng.: Managing for the sustained success of an organization A quality management approach)
Aufnahme folgender Managementanstze:

Stakeholder-Ansatz
Prozess-Ansatz
Risikomanagement
Dokumentierte Information
Wissensmanagement
Leadership

auch
unser
Thema!

"Beauftragte der obersten Leitung" verschwindet, statt dessen: das "TopManagement" fr die Umsetzung des QM-Systems im Unternehmen

http://www.certqua.de/qm-blog/die-7-wichtigsten-aenderungen-der-din-iso-90012015/ ; https://www.qz-online.de/qz-zeitschrift/archiv/artikel/was-bringt-die-neue-iso-9001-6
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Zusammenfassung der ISO 9001-Neuausrichtung


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1. Strategische Ausrichtung der Organisation


. Das Qualittsmanagementsystem muss zuknftig in die
strategische Ausrichtung der Organisation eingebunden
werden.
. Die oberste Leitung muss dazu sicherstellen, dass die
Qualittspolitik und die Qualittsziele mit der strategischen
Ausrichtung und dem Kontext der Organisation vereinbar sind.
. Die neue Norm fordert zudem, dass die Unternehmen erfassen,
welche internen und externen Belange (z.B. gesetzliche,
technische, wettbewerbliche oder soziale Belange) Einfluss auf
Ziele, Strategie und Ergebnis des QM-Systems haben

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2. Erweiterung der Zielgruppen (Stakeholder-Ansatz)


. gilt heute als eines der aktuellsten
Unternehmensfhrungsprinzipien
. geht von der Annahme aus, dass langfristiger
Unternehmenserfolg nur durch die Bercksichtigung der
verschiedenen Interessengruppen eines Unternehmens
sichergestellt werden kann
. ISO 9001:2015 fordert zuknftig eine Festlegung von fr das
QM-System relevanten interessierten Parteien und deren
Anforderungen.
. z.B. Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten, Kooperationspartner,-Information
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http://www.certqua.de/qm-blog/die-7-wichtigsten-aenderungen-der-din-iso-90012015/ ; https://www.qz-online.de/qz-zeitschrift/archiv/artikel/was-bringt-die-neue-iso-9001-6
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2. Erweiterung der Zielgruppen (Stakeholder-Ansatz)


. Die neue Norm erweitert hier die Kundenorientierung um
weitere Zielgruppen, die in den Fokus des
Qualittsmanagements rcken sollen.
. Dazu soll die Organisation bercksichtigen, welche
Auswirkungen die Parteien auf die Konformitt von
Produkten und Dienstleistungen haben.
. wird bereits seit vielen Jahren in der ISO 9004:2009 (Kap.
4.4, Interessierte Parteien, Erfordernisse und
Erwartungen) abgebildet und findet nun Eingang in die ISO
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3. Prozessmanagement wird wichtiger (Prozess-Ansatz)


Ein weiterer Aspekt der ISO 9004 der in die neue ISO 9001
mit einfliet:
. ISO 9001:2015 legt greres Gewicht auf den
prozessorientierten Ansatz und auf die Forderung nach einem
umfassenden und systematischen Prozessmanagement.
. Neu ist auch, dass bei der Festlegung der Prozesse Folgendes
bestimmt wird: erwartete Ergebnisse der Prozesse,
Leistungsindikatoren zur Prozesslenkung, Verantwortungen und
Befugnisse sowie Risiken und Chancen, die die Zielerreichung
der Prozesse beeinflussen knnten.

http://www.certqua.de/qm-blog/die-7-wichtigsten-aenderungen-der-din-iso-90012015/ ; https://www.qz-online.de/qz-zeitschrift/archiv/artikel/was-bringt-die-neue-iso-9001-6
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3. Prozessmanagement wird wichtiger (Prozess-Ansatz)


Gem den Regeln des Prozessmanagements sollen alle
Ablufe einer Organisation beschrieben werden, inklusive
Inputs, Outputs, Kennzahlen, Verantwortlichkeiten etc.
Leider werden Prozess-Audits im neuen Entwurf immer noch
nicht explizit gefordert
Eine klar formulierte Forderung, dass Prozesse auch
schriftlich dokumentiert werden mssen, wrde den
Prozessgedanken viel schneller in die
Unternehmensstrukturen eindringen lassen

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4. Verteilung der Verantwortlichkeiten


. Kapitel 5 der neuen Norm firmiert nicht mehr unter
"Management Responsibility" sondern unter "Leadership
. ISO 9001:2015 nimmt die oberste Leitung fr das
Qualittsmanagement strker in die Verpflichtung.
. Diese soll die Verantwortung fr die Wirksamkeit und die
Leistungsfhigkeit des QM-Systems tragen und andere
Fhrungskrfte in ihrer Fhrungsrolle fr das QM-System
strken.
. Mitarbeiter sollen so eingesetzt, angeleitet und untersttzt
werden, dass sie zur Wirksamkeit des QMS beitragen knnen.

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http://www.certqua.de/qm-blog/die-7-wichtigsten-aenderungen-der-din-iso-90012015/ ; https://www.qz-online.de/qz-zeitschrift/archiv/artikel/was-bringt-die-neue-iso-9001-6
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4. Verteilung der Verantwortlichkeiten


. Die Funktion des Qualittsmanagementbeauftragten, der
diese Aufgaben bisher bernommen hat, wird dagegen nicht
mehr explizit gefordert.
. Die Organisation gewinnt dadurch mehr Spielraum, die
Verteilung der QM-relevanten Aufgaben flexibel
vorzunehmen.
. Bestehende Strukturen, die eine spezielle verantwortliche
Person beinhaltet, knnen aber natrlich beibehalten
werden.
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5. Risikomanagement
. Risiken und Chancen zu erkennen, gehrt heute zu den
Grundlagen guten Managements. Dieses Thema greift die
neue Norm konsequent auf
. Forderung nach einem systematischen Umgang mit Risiken
und Chancen.
. Risikomanagement ist zentraler Bestandteil vieler Kapitel,
von der Unternehmensebene ber Prozessrisiken zu
Entwicklungsrisiken, Beschaffungsrisiken etc.
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http://www.certqua.de/qm-blog/die-7-wichtigsten-aenderungen-der-din-iso-90012015/ ; https://www.qz-online.de/qz-zeitschrift/archiv/artikel/was-bringt-die-neue-iso-9001-6
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Zusammenfassung der ISO 9001-Neuausrichtung


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5. Risikomanagement
. Neu: risikobasierte Audits finden Einzug in die Norm (Draft,
Kapitel 9.2, Internal Audit "related risks"). Damit wird ein
klares Defizit der ISO 9001:2008 beseitigt
. Organisationen mssen zuknftig Risiken und Chancen
identifizieren, analysieren, bewerten sowie
Gegenmanahmen planen, umsetzen und ihre Wirksamkeit
kontrollieren.
. Wie sie dies zu tun haben, legt die ISO 9001:2015 nicht
genau fest
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6. Wissensmanagement
. Wissen ist in der heutigen Wirtschaft ein entscheidender
Erfolgsfaktor. Die Revision der ISO 9001 trgt diesem
Umstand Rechnung und fordert einen systematischen Umgang
mit Wissen.
. Dazu gehrt, das notwendige Wissen zur Durchfhrung der
Prozesse festzuhalten, aufrechtzuerhalten und fr alle
Mitarbeiter verfgbar zu machen.
. Wie das Wissensmanagement umgesetzt werden soll, dazu
macht die neue ISO 9001 keine Vorschriften. Es kommt
vielmehr darauf an, ein fr das jeweilige Unternehmen
passende Wissensmanagement aufzubauen.

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7. Dokumentation: Papier-QM-Handbuch war gestern


. Bei der Umsetzung der Dokumentation bietet die Revision
der Norm ISO 9001 zuknftig viel mehr Spielraum.
. Ein QM-Handbuch, in vielen Unternehmen DAS Instrument,
um berblick ber das gesamte Unternehmen, das QMSystem, die Strukturen und Ablufe abzubilden, wird mit der
Revision nicht mehr explizit gefordert.
. Die Norm passt sich hier heutigen Unternehmensrealitten,
in denen Dokumentationen hufig IT- oder webbasiert
abgebildet werden, an. Ein ausgedrucktes Handbuch ist
dafr nicht mehr zwingend erforderlich und praktikabel.

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7. Dokumentation: Papier-QM-Handbuch war gestern


. nderungen gibt es auch hinsichtlich der frheren
Unterscheidung von Dokumenten und Aufzeichnungen. Diese
werden nicht mehr unterschieden. Es wird stattdessen von
dokumentierter Information gesprochen, die in der IT hinterlegt
werden soll.
. Die vertrauten Begriffe "Dokumente" und "Aufzeichnungen" (engl.
"document", "record") verschwinden aus dem Normenvokabular
und werden durch "dokumentierte Informationen" bzw.
"documented information" ersetzt.
Diese Begriffe sind neutraler, aber nicht klarer als Record
gefasst (internationaler Begriff genormt im Records Management)

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Fazit zur ISO 9001


Zusammengefasst zeigt sich, dass einerseits die
Anforderungen an die oberste Leitung sowie an die
Qualittsverantwortlichen steigen und andererseits die
neue Norm an vielen Stellen den Unternehmen mehr
Flexibilitt bei der Umsetzung ihres QM-Systems
zugesteht. Qualittsverantwortliche sollten die Revision
nutzen, um bestehende QM-Systeme weiterzuentwickeln
und bestehende Strukturen zu hinterfragen. So kann der
Weg zu einem praxisnahen und erlebbaren
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Managementsystem freigemacht werden.
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3 INFORMATIONSMANAGEMENT UNTERSTTZT QMPROZESSE

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Informationsmanagement untersttzt QM
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Beispiele
Definierte Qualitt durch strukturierte Ordnung mit gesicherten
Metadaten
bersichtlichkeit und Vollstndigkeit durch elektronische Akten
Kontrolle und Steuerung im Risiko-Management durch
Workflows
Nachvollziehbarkeit & Prfbarkeit durch Audit-Trails
Erschlieung von Wissen durch Search, Semantische
Erschlieung, Analytics und andere Methoden
Nachhaltung und Qualittsumsetzung durch in Prozesse
integriertes E-Learning

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Informationsmanagement untersttzt QM
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Compliance: definierte Ordnung


Die Qualitt von Prozessen und Informationen wird hufig direkt
oder indirekt durch rechtliche und regulative Vorgaben
bestimmt.
Zahlreiche Anforderungen an die Compliance decken sich daher
nahezu wortwrtlich mit den Anforderungen an die Qualitt.
Hierzu gehren Richtigkeit, Nachvollziehbarkeit, usw.
Wesentlich bei Compliance-Anforderung ist die Ordnung, die nur
systematisch erreicht und kontrolliert werden kann.
Die Umsetzung von Compliance-Anforderungen in einem
Softwaresystem bedarf daher auch definierter Qualitt der
Software, der Informationen und zugehrigen Prozesse.
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Qualitt & Metadaten


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Metadaten sind Daten ber Daten

Kontrollierte Metadaten stellen die Erschliebarkeit


einer Informationsbasis dar.
Kontrollierte Metadaten sind die Grundlage einer
kontrollierten Indizierung von Objekten. Sie sichern
die Qualitt der Erschlieungskriterien.
Metadaten-Systematiken sichern die Stabilitt der
Erschlieung und damit die Auffindbarkeit von
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Information unabhngig von Anwender, Ort undZunZeit.
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Qualitt & Ordnung


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Records Management dient dazu, Unterlagen geordnet,


wiederfindbar, sicher und nachvollziehbar zu verwalten
Records Management bildet die Strukturen zusammengehriger
Informationen, definiert die Zuordnung von Informationsobjekten
und ihres Lebenszyklus.
Der kontrollierte Lebenszyklus stellt seinerseits sicher, dass alle
Information immer richtig, vollstndig und konsistent ist. Nicht
mehr bentigte Information wird kontrolliert entsorgt. Records
Management dient so zur Sicherstellung der Qualitt der
Information.
Eine Form der Visualisierung einer Records Management Struktur
(Schema) ist die elektronische Akte.
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Informationsmanagement untersttzt QM
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> 2/17/16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dokumentation: E-Akte
Geordnete, strukturierte Bereitstellung
zusammengehriger Informationen
Sicherstellung der Vollstndigkeit und
Nachvollziehbarkeit
Nutzbarkeit durch unterschiedliche Anwender
Klarheit in der Erstellung, Aktualisierung, Pflege und
Nutzung
Schutz der Informationen
Nachweis ordnungsmigen Handelns
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Qualitt & Ordnung: E-Akte


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Elektronische Akte

Ablage

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gescannte Dokumente
direkte Ablage von digitalen Dokumenten und E-Mails (z.B. Online-Bewerbungen)
Vereinfachung/Automatisierung von Massenablage
automatisches Aktenhandling bei Versetzungen/Umorganisationen
Vermeidung von falsch abgelegten Akten

Recherche

von beliebigem Ort


von beliebig vielen Personen
komfortable Suchmglichkeiten
rollenbasierter Aktenzugriff

Sicherheit

Vermeidung von Aktenverlust

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keine Manipulationsmglichkeiten
einheitlicher, aktueller Aktenbestand
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Informationsmanagement untersttzt QM
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> 2/17/16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dokumentation: Elektronische Archivierung


Datenbankgesttzte Aufbewahrung relevanter
Information Ablauf der Datensicherung
Eindeutige Wiederfindbarkeit
Hohe Qualitt durch Methoden und Kontrolle des
Archivierungsprozesses
Nachvollziehbarkeit der Prozesse durch Audit-Trails
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Qualitt & Sicherheit


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Elektronische Archivierung ermglicht die langfristige


Verfgbarkeit und Sicherheit der Informationen

In Archivsysteme gelangen (oder sollten gelangen) nur


Informationen mit besonderem Wert und hoher Qualitt.
Archivsysteme erfllen zu dem zahlreiche Qualitts- und
Compliance-Anforderungen. Sie dienen so auch als Speicher
fr Nachweise, der Erreichung von Qualittszielen in
Prozessen und der Informationsverarbeitung.

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Qualitt & Workflow


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BPM Business Process Management & Workflow sichert


durch Steuerung der Prozesse auch die Qualitt der
Prozesse und Ergebnisse

Vordefinierte Prozesse sowie die Kontrolle der Abarbeitung


der Prozessschritte und der Ergebnisse eines Prozessschrittes erlauben die Umsetzung von Qualittszielen.
Die Aufzeichnung der Prozessschritte und Ergebnisse sichert
die Nachvollziehbarkeit der Bearbeitung.
BPM & Workflow ist daher ein wesentliches Instrument fr die
Umsetzung von Qualittsmanagement.

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Informationsmanagement untersttzt QM
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> 2/17/16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Risikomanagement: Controls ber Workflows


Bei Workflow und Collaboration werden alle Objekte
und Aktionen den Beteiligten nachvollziehbar und
kontrolliert bereitgestellt
Aktive Steuerung sichert Vollstndigkeit der
Prozessbearbeitung
Die Qualitt und Vergleichbarkeit der Ergebnisse
kann vordefiniert und nachgeprft werden
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Qualittsmanagement & Informationsmanagement

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Informationsmanagement untersttzt QM
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> 2/17/16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Nachvollziehbarkeit: Audit-Trails
Protokolle erlauben die Nachvollziehbarkeit und
nachtrgliche Prfung der Verarbeitung von
Prozessen
Die Ergebnisse der Protokolle sind so auch als
Qualittsnachweis nutzbar
Die Ergebnisse ausgewerteter Protokolle knnen zur
Verbesserung der Qualitt von Prozessen und
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Informationen genutzt werden
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Qualittsmanagement & Informationsmanagement

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Qualitt & Audit-Trails


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Audit-Trails erlauben den Nachweis der Erzielung


einer definierten Qualitt und die Nachvollziehbarkeit
der beteiligten Prozesse, Akteure und Informationen

Audit-Trails erlauben keine aktive Untersttzung von


Qualittsmanahmen oder der Erreichung von Qualittszielen,
sind jedoch der Nachweis der Umsetzung des
Qualittsmanagement.
Die Auswertung erlaubt jedoch auch die Optimierung der
Qualittssicherungsmanahmen, Anpassung von Zielen und
Prozessen

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Informationsmanagement untersttzt QM
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Informationserschlieung: Metadaten & Enterprise


Search bringen unterschiedliche Qualitt
Die Qualitt von Information wird vorrangig durch
strukturierte, prfbare Vorgaben in Datenbanken
umgesetzt (z.B. im Records Management)
Fr die Umsetzung eines Wissensmanagements
sind weitere Technologien erforderlich wie z.B.
bergreifende Suche, semantische Erschlieung rmation
-Info
Zusatz
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und andere
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Qualittsmanagement & Informationsmanagement

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Informationsmanagement untersttzt QM
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Wissensmanagement: unterschiedliche Anstze


Informationslandkarte: Wissen ber die Orte, die
Zugriffswege, die Qualitt, den Kontext und anderer
Merkmale der Information
Expertensystem: regelbasiertes Abbild des
formalisierbaren Wissens einer Organisation.
Daraus ableitbar:
Wissen ber die zu erreichende Qualitt
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Informationsmanagement untersttzt QM
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Nachhaltigkeit: E-Learning
Die Erreichung und Erhaltung einer bestimmten
Qualitt erfordert eine stndige berprfung und
Optimierung nicht nur der Systeme, sondern auch die
Schulung und Nachhaltung der Nutzung der Lsungen.
Integriertes E-Learning gibt hier die Mglichkeit,
nderungen, Fehler, Nachprfungen und andere
Aktionen direkt in der benutzen Software zu verankern
und den Erfolg der Lernens zu dokumentieren. Zusatz-Informdaotuiotn
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4 TYPISCHE KOMPONENTEN FR QUALITTS- UND COMPLIANCEMANAGEMENT

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Das klassische ECM Modell


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ECM Enterprise Content Management


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Das klassische ECM Modell


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QM-Untersttzung
bei
Informationserfassun
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Das klassische ECM Modell


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Qualittsmanagement & Informationsmanagement

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Wissensmanagement
als QM-Grundlage

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Das klassische ECM Modell


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QM-Untersttzung
QM-Untersttzung
durch Ordnung

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Das klassische ECM Modell


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QM-Untersttzung
durch
Prozesssteuerung

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Das klassische ECM Modell


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QM-Untersttzung
QM-Untersttzung
durch
geordnete
durch
Archivierung
Nachvollziehbarkeit

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Enterprise Information Management


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EIM Enterprise Information Management


angereichert mit Funktionalitt
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zur Handhabung & Erschlieung


aller Arten von Information.
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Enterprise Information Management


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Eher Qualittsmanagement fordernde

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denn Qualittsmanagement untersttzende Komponenten.


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Enterprise Information Management


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QM-Erleichterung
bei der Erfassung

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Enterprise Information Management


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Neue QM-Anstze
durch Social Media

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QM- &
Wissensmanagement

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Enterprise Information Management


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Informationsmanagement

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als kosystem.
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Enterprise Information Management


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Zahlreiche Untersttzungs-

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wie auch Anwendungsflle fr Qualittsmanagement.


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Enterprise Information Management


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QM

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QM
QM

QM

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QM
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QM

QM
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5 QUALITTSMANAGEMENT (QM) IST SELBST EIN ANWENDUNGSFALL FR EIN


INFORMATIONSMANAGEMENT- SYSTEM

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Qualittsmanagement als Anwendungsfall


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Genaugenommen sind es drei Anwendungsflle:

1. Das Qualittsmanagement-Handbuch
2. Die Qualittsmanagement-Dokumentation
3. Das Qualittsmanagement-Cockpit

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1. Qualittsmanagement-Handbuch
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Anforderungen
Das QM-Handbuch muss allen Mitarbeitern im aktuell und
jederzeit zur Verfgung stehen
Es ist die Grundlage fr eine Zertifizierung und die
Umsetzung der Qualittsmanahmen
Die benannten Verantwortlichen mssen es stndig aktuell
halten
Jeder Mitarbeiter muss ohne Umwege die ihn betreffenden
Manahmen und Vorgaben ermitteln knnen
Die Nutzung und Umsetzung muss stndig geschult und
nachgeschult werden
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1. Qualittsmanagement-Handbuch
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Umsetzung
Qualittsmanagement-Handbcher werden hufig im
Intranet zur Verfgung gestellt:

Wiki
Sharepoint
DMS
spezialisierte Publishing-Anwendung

Optimal ist eine kontext- und aktionssensitive Einbettung


in die vom Anwender genutzten Softwaresysteme

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2. Qualittsmanagement-Dokumentation
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Anforderungen

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Die QM-Dokumentation dient zum Nachweis, dass die Manahmen wie im


QM-Handbuch beschrieben, auch tatschlich durchgefhrt wurden.
Die QM-Dokumentation enthlt:
die Aufbaubeschreibung der Dokumentation, Richtlinien,
Versionsstrategie und andere Dokumente fr die Umsetzung des
Qualittsmanagements, die nicht Bestandteil des QM-Handbuchs selbst
sind
Checklisten fr berprfungen inkl. Prfverfahren und Prf-Cases
die Nachweise, dass die vorgesehenen Manahmen zur Erreichung der
definierten Qualitt auch umgesetzt wurden
die Protokolle der berprfungs- und Schulungsmanahmen
die Zertifizierungsurkunden und andere Besttigungen
Fundstellen und Auswertungsmethoden fr Audit-Trails, Protokolle und
andere systemtechnische Nachweise
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2. Qualittsmanagement-Dokumentation
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Umsetzung
Qualittsmanagement-Dokumentationen werden als
elektronische Akten gefhrt:

Sharepoint
DMS

In vorgegebener Struktur werden manuell und z.T.


automatisiert (Audit-Trails) die entsprechenden Daten
und Dokumente eingeordnet und versioniert

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3. Qualittsmanagement-Cockpit
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Anforderungen
Das QM-Cockpit dient zur Steuerung und Kontrolle der QM-Manahmen
zur Laufzeit. Neben den Richtlinien (QM-Handbuch) und den
Nachweisen (QM-Dokumentation) werden die aktuellen
Qualittsparameter, -prozesse- und - manahmen gemonitort und
gesteuert. QM-Cockpits sind in produzierenden Betrieben blich, finden
sich aber inzwischen auch Bereich der Bro- und Verwaltungsarbeit:
Umsetzung der Qualittsparameter und regeln in der Software
berwachung Nutzung einschlielich Einhaltung der
Qualittsvorgaben
Alerts zum direkten Eingreifen in Prozesse
Laufzeitauswertung von Protokollen

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3. Qualittsmanagement-Cockpit
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Umsetzung
Spezielle Prozesskontroll- und QualittsmanagementSoftware fr

Definition von Qualittsparametern und regeln


Laufzeitkontrolle
Steuerung
Protokollierung

Hufig sehr speziell auf den Anwendungsfall erstellte


Software oder Systemsteuerung

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Fazit
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Die klassischen Flle:


Umsetzung von Qualitt und Qualittsanforderungen
mit Untersttzung von Informationsmanagementsoftware
Das QM-Handbuch und die QM-Dokumentation mit
Informationsmanagement-Software
Immer wenn nach ISO 9001 Dokumentation oder
Wissensmanagement gefordert sind, dann ist dies
ein Thema fr das Informationsmanagement.
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Bis zum nchsten Mal!


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