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ACTUALIZADA CON LOS

DECRETOS NICOS
REGLAMENTARIOS

1070 y 1072
Jorge Enrique Chavarro Cadena
Guillermo Corts Guzmn

Cartilla 2016

Laboral
y Seguridad Social
CON APLICACIONES
CONTABLES Y TRIBUTARIAS
COMENTARIOS, DOCTRINA
Y JURISPRUDENCIA

Uno de los pilares de nuestro grupo editorial es prestar el servicio de capacitacin,


asesora y consultora tanto a empresas pblicas como privadas en materia
tributaria nacional y territorial, contable, laboral y financiera, entre otras.
Sin embargo, debe tener en cuenta que la presente publicacin es una
orientacin normativa que est destinada a suministrarle informacin precisa,
actualizada y confiable, lo cual no quiere decir que el Grupo Editorial Nueva
Legislacin SAS est prestando un servicio de asesora legal, razn por la
cual no asumimos la responsabilidad por la aplicacin que el lector le d a las
directrices aqu contenidas.

Queda prohibida toda reproduccin total


o parcial por cualquier medio sin previa
autorizacin del editor
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Todos los derechos reservados
2016
ISBN 978-958-59217-8-8

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

III

PRESENTACIN

La Cartilla Laboral y Seguridad Social 2016 comprende el anlisis prctico de la


legislacin laboral y seguridad social desarrollada en siete captulos a saber:
1. Generalidades de la legislacin laboral
2. Seleccin de personal
3. Contrato de trabajo
4. Prestaciones sociales
5. Ley del primer empleo
6. Seguridad social
7. Aplicaciones contables y tributarias
Para que tanto los empleadores como los empleados, puedan interpretar los derechos que
tienen en la legislacin laboral colombiana de manera fcil.
La presente obra fue dirigida por la Direccin de Investigacin del Grupo Editorial Nueva
Legislacin SAS. con la colaboracin del contador pblico Eduardo Godoy Ramrez.
Esperando que esta obra se convierta en herramienta de consulta permanente para
funcionarios, profesionales, estudiantes y todos los interesados en el tema.
Cualquier sugerencia o comentario ser de gran importancia para nosotros, para seguir la
divulgacin de nuevas obras.
JORGE E. CHAVARRO C.
Gerente.

Grupo Editorial
Nueva Legislacin SAS.
Dirigido por:
Jorge Enrique Chavarro Cadena

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

NDICE GENERAL
CAPTULO 1
GENERALIDADES DE LA LEGISLACIN LABORAL ................................................... 1
1. 1 PRINCIPIOS MNIMOS FUNDAMENTALES ............................................................ 1
1. 2 APLICACIN DENTRO DEL TERRITORIO NACIONAL .......................................... 1
1. 3 RELACIONES LABORALES ..................................................................................... 2
1. 4 DEFINICIN DE TRABAJO ...................................................................................... 2
1. 5 DERECHO AL TRABAJO .......................................................................................... 3
1. 6 ACOSO LABORAL .................................................................................................... 3

CAPTULO 2
SELECCIN DE PERSONAL........................................................................................... 5
2. 1 VINCULACIN LABORAL ........................................................................................ 5
2. 1. 1 Tercerizacin Laboral ..................................................................................... 6
2. 1. 1. 1 Servicio pblico de empleo ........................................................................ 6
2. 1. 1. 2 Empresas de Servicios Temporales ........................................................... 7
2. 1. 1. 2. 1 Categoras de empleados ..................................................................... 7
2. 1. 1. 2. 2 En qu casos se puede contratar con empresas de
servicios temporales? .............................................................................................. 7
2. 1. 1. 2. 3 Prrroga del contrato ............................................................................ 8
2. 1. 1. 3 Precisiones respecto de las Cooperativas de Trabajo Asociado ............... 8
2. 1. 1. 3. 1 Ratificacin de la prohibicin ................................................................ 8
2. 2 SISTEMA NACIONAL DE INFORMACIN SOBRE DEMANDA DE
EMPLEO (SINIDEL) ................................................................................................. 9

VI

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

CAPTULO 3
CONTRATO DE TRABAJO .............................................................................................11
3. 1 ELEMENTOS ESENCIALES DEL CONTRATO DE TRABAJO .............................. 12
3. 2 CAPACIDAD............................................................................................................ 13
3. 2. 1 Autorizacin para adolescentes y nios y nias menores de 15 aos......... 13
3. 2. 2. Prohibicin de trabajo infantil. ..................................................................... 14
3. 2. 2. 1 Actividades que constituyen conductas punibles .................................... 15
3. 2. 2. 2 Autorizacin para trabajar ....................................................................... 15
3. 2. 2. 3 Adolescente indgena ............................................................................... 16
3. 2. 3 Prohibicin de discriminacin en razn de la edad ...................................... 16
3. 3 VICISITUDES DEL CONTRATO DE TRABAJO ..................................................... 16
3. 3. 1 Revisin del Contrato de Trabajo ................................................................. 16
3. 3. 2 Suspensin del Contrato de Trabajo ............................................................ 17
3. 3. 2. 1 Causas taxativas de suspensin del contrato .......................................... 17
3. 3. 2. 2 Reanudacin del Trabajo ......................................................................... 20
3. 3. 3 Incapacidad .................................................................................................. 21
3. 3. 4 Licencias de Maternidad y Paternidad ......................................................... 21
3. 3. 5 Salarios sin prestacin del servicio .............................................................. 21
3. 3. 6 Vacaciones y das de descanso ................................................................... 21
3. 3. 7 Sustitucin de empleadores ......................................................................... 21
3. 3. 8 Ius Variandi (Modificacin de las condiciones de trabajo) .......................... 22
3. 4 CONTRATOS TRABAJO DE ACUERDO CON LA FORMA.................................... 22
3. 4. 1 Contrato verbal............................................................................................. 22
3. 4. 2 Contrato escrito ............................................................................................ 23
3. 5 CONTRATO DE TRABAJO DE ACUERDO CON LA DURACIN .......................... 23
3. 5. 1 Contrato a trmino fijo .................................................................................. 23
3. 5. 2 Contrato a trmino indefinido ....................................................................... 24
3. 5. 3 Contrato por duracin de la obra o labor ..................................................... 25
3. 5. 3. 1 Contrato de Obra ..................................................................................... 26
3. 5. 3. 2 Contrato por Unidad de Obra o Destajo................................................... 26
3. 5. 4 Contrato ocasional, accidental o transitorio ................................................. 26
3. 5. 4. 1 Empresas de servicios temporales y usuarios de las mismas ................. 26
3. 6 OTROS TRABAJADORES Y SUS CONTRATOS ................................................... 27
3. 6. 1 Contrato de aprendizaje ............................................................................... 28
3. 6. 1. 1 Definicin ................................................................................................. 28

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

VII

3. 6. 1. 2 Formalidades del Contrato de Aprendizaje .............................................. 29


3. 6. 1. 3 Afiliacin al Sistema de Seguridad Social Integral ................................... 30
3. 6. 1. 4 Modalidades del Contrato de Aprendizaje ............................................... 30
3. 6. 1. 5 Prcticas y/o Programas que no constituyen Contratos de Aprendizaje . 31
3. 6. 1. 6 Terminacin del Contrato de Aprendizaje ................................................ 32
3. 6. 1. 7 Incumplimiento de la relacin de aprendizaje por parte del aprendiz ...... 32
3. 6. 1. 8 Empresas obligadas a la vinculacin de aprendices ............................... 32
3. 6. 1. 9 Entidades pblicas obligadas a la vinculacin de aprendices ................. 33
3. 6. 1. 10 Monetizacin de la cuota de aprendizaje ............................................... 34
3. 6. 1. 11 Pago de la monetizacin de la cuota de aprendizaje ............................. 35
3. 6. 1. 12 Incumplimiento de la cuota de aprendizaje o monetizacin................... 35
3. 6. 1. 13 Seleccin de aprendices ........................................................................ 36
3. 6. 1. 14 Listado de oficios materia del contrato de aprendizaje .......................... 36
3. 6. 1. 15 Aspectos operativos del contrato de aprendizaje................................... 37
3. 6. 2 Contrato de prestacin de servicios ............................................................. 38
3. 6. 3 Teletrabajo.................................................................................................... 39
3. 6. 4 Empleo de emergencia ................................................................................ 39
3. 6. 5 Servicio domstico y choferes de familia .................................................... 41
3. 6. 5. 1 Trabajo decente para las trabajadoras y los trabajadores domsticos .... 42
3. 6. 5. 1. 1 Afiliacin a Caja de Compensacin Familiar ........................................ 42
3. 6. 5. 1. 2 Condicin para la aplicacin del rgimen contenido en el
artculo 332 del Estatuto Tributario. ....................................................................... 43
3. 6. 6 Trabajo a domicilio ....................................................................................... 43
3. 6. 7 Agentes colocadores de plizas de seguros ................................................ 44
3. 6. 8 Colocadores de apuestas permanentes ...................................................... 44
3. 6. 9 Representantes, agentes vendedores y agentes viajeros ........................... 45
3. 6. 10 Trabajadores de notarias pblicas y oficinas de registro
de instrumentos pblicos y privados ...................................................................... 46
3. 6. 11 Profesores de establecimientos particulares de enseanza ...................... 46
3. 6. 12 Trabajadores de direccin, confianza y manejo ......................................... 47
3. 7 REPRESENTANTES DEL EMPLEADOR ............................................................... 47
3. 7. 1 Contratista Independiente ............................................................................ 47
3. 8 GENERALIDADES DEL PERODO DE PRUEBA................................................... 48
3. 8. 1 Definicin ..................................................................................................... 48
3. 8. 2 Estipulacin .................................................................................................. 48
3. 8. 3 Duracin mxima ......................................................................................... 48
3. 8. 4 Prrroga ....................................................................................................... 48
3. 8. 5 Efecto jurdico ............................................................................................. 48

VIII

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

3. 9 JORNADA DE TRABAJO ........................................................................................ 49


3. 9. 1 Excepciones a la Jornada Mxima Legal..................................................... 49
3. 9. 2 Excepciones en razn a la calidad de trabajador ........................................ 50
3. 9. 3 Descansos ................................................................................................... 51
3. 9. 4 Trabajo dominical y en das festivos ............................................................ 53
3. 9. 5 Trabajo Nocturno.......................................................................................... 54
3. 9. 6 Trabajo Suplementario ................................................................................. 54
3. 9. 7 Trabajo Suplementario Diurno ..................................................................... 54
3. 9. 8 Trabajo Suplementario Nocturno ................................................................. 54
3. 9. 9 Liquidacin del Trabajo Nocturno y el Trabajo Extra o Suplementario ........ 54
3. 9. 10 De la remuneracin del descanso dominical ............................................. 55
EJEMPLO 1
CLCULO DE HORAS EXTRAS ............................................................................ 56
3. 10 EJECUCIN Y EFECTOS DEL CONTRATO DE TRABAJO ................................. 57
3. 10. 1 Obligaciones y prohibiciones de los empleadores ..................................... 57
3. 10. 2 Obligaciones y prohibiciones de los empleados ........................................ 61
3. 11 SALARIOS .............................................................................................................. 61
3. 11. 1 Salario en especie ...................................................................................... 62
3. 11. 2 Jornal y sueldo ........................................................................................... 62
3. 11. 3 Viticos y Propinas ..................................................................................... 62
3. 11. 4 Salario Integral ........................................................................................... 62
3. 11. 5 Forma de hacer el pago ............................................................................. 63
3. 11. 6 Falta de estipulacin salarial ...................................................................... 63
3. 11. 7 Salario sin prestacin del servicio .............................................................. 63
3. 11. 8 Deduccin, retencin y embargo de salarios ............................................. 64
3. 11. 8. 1 Libranza o Descuento directo................................................................. 64
EJEMPLO 2
DEDUCCIONES DE NMINA ................................................................................ 65
3. 11. 9 Salario mnimo .......................................................................................... 65
3. 11. 9. 1 Fijacin ................................................................................................... 66
3. 11. 9. 2 Salario mnimo para jornadas inferiores a las mximas......................... 66
3. 11. 9. 3 Salario para empleados de emergencia................................................. 66
3. 12 REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO .............................................................. 66

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

IX

CAPTULO 4
PRESTACIONES SOCIALES ......................................................................................... 69
4. 1 PRIMA DE SERVICIOS........................................................................................... 74
4. 1. 1 Forma de pago ............................................................................................. 75
4. 1. 2 Frmula para la liquidacin de la prima de servicios ................................... 75
EJEMPLO 3
LIQUIDACIN DE PRIMA DE SERVICIOS: ........................................................... 75
4. 2 DOTACIN (Calzado y vestido de labor) ............................................................... 76
4. 2. 1 Fechas de entrega de dotacin.................................................................... 76
4. 2. 2 Beneficiarios de la dotacin ......................................................................... 76
4. 3 CESANTAS ............................................................................................................ 77
4. 3. 1 Regmenes de cesantas ............................................................................. 77
4. 3. 1. 1 Procedimiento para el retiro parcial de cesantas para
la adquisicin, construccin, mejora o liberacin de bienes races
destinados a la vivienda del trabajador ................................................................... 78
4. 3. 2 Trabajadores excluidos y Prdida del derecho ............................................ 79
4. 3. 3 Salario base para liquidar las cesantas ...................................................... 79
EJEMPLO 4
LIQUIDACIN DE CESANTAS E INTERESES SOBRE LAS CESANTAS .......... 80
4. 3. 4 Fondo de Cesantas ..................................................................................... 81
4. 3. 5 Intereses sobre las cesantas ...................................................................... 84
4. 3. 6 Mecanismo de proteccin al cesante ........................................................... 84
4. 3. 6. 1 Uso voluntario de los aportes a las cesantas.......................................... 84
4. 3. 6. 1. 1 Uso voluntario ..................................................................................... 85
4. 3. 6. 2 Aporte de trabajadores con salario integral.............................................. 86
4. 3. 6. 3 Aporte de trabajadores independientes ................................................... 86
4. 3. 6. 4 Cobertura en eventos de suspensin involuntaria
del contrato de trabajo ............................................................................................ 87
4. 4 PROTECCIN A LA MATERNIDAD, AL RECIN NACIDO Y LICENCIA
DE PATERNIDAD.................................................................................................... 88
4. 4. 1 Descanso remunerado en caso de aborto ................................................... 90
4. 4. 2 Descanso remunerado durante la lactancia................................................. 90
4. 4. 3 Prohibicin de despedir................................................................................ 90
4. 4. 4 Permiso para despedir ................................................................................. 91
4. 4. 5 Nulidad del despido...................................................................................... 92
4. 4. 6 Fuero de paternidad ..................................................................................... 92

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

EJEMPLO 5
PRESTACIONES ECONMICAS GENERADAS POR LICENCIA DE
MATERNIDAD ......................................................................................................... 92
4. 5 PRESTACIONES A CARGO DE LAS ENTIDADES QUE CONFORMAN
EL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL .............................................. 93
4. 6 SUBSIDIO FAMILIAR .............................................................................................. 93
4. 6. 1 Subsidios...................................................................................................... 94
4. 7 OTROS PAGOS ...................................................................................................... 95
4. 7. 1 Vacaciones ................................................................................................... 95
4. 7. 1. 1 Salario base para remunerar las vacaciones ........................................... 97
4. 7. 1. 2 Frmula para remunerar vacaciones ....................................................... 97
EJEMPLO 6
LIQUIDACIN DE VACACIONES .......................................................................... 98
4. 7. 2 Auxilio de transporte................................................................................... 100
4. 7. 3 Aportes parafiscales ................................................................................... 100
4. 7. 3. 1 Exoneracin de aportes al ICBF Y SENA (Ley 1607 de 26 de
diciembre de 2012, Artculo 25) ............................................................................ 101
4. 8 TERMINACIN DEL CONTRATO DE TRABAJO ................................................. 101
4. 8. 1 Terminacin del contrato por muerte del trabajador................................... 101
4. 8. 2 Terminacin del contrato por renuncia del trabajador ................................ 102
4. 8. 3 Terminacin del contrato por despido colectivo ......................................... 102
4. 8. 4 Terminacin del contrato de trabajo con personas con limitacin
fsica, squica y sensorial ...................................................................................... 103
4. 8. 5 Exigencias para despedir invocando justa causa ...................................... 104
4. 8. 6 Despido sin justa causa (Indemnizatorio) ................................................. 104
EJEMPLO 7
INDEMNIZACIN POR TERMINACIN SIN JUSTA CAUSA DEL
CONTRATO A TRMINO FIJO POR PARTE DEL EMPLEADOR - SALARIO ..... 105
EJEMPLO 8
INDEMNIZACIN POR TERMINACIN DEL CONTRATO A TRMINO
INDEFINIDO
SIN JUSTA CAUSA POR PARTE DEL EMPLEADOR .......................................... 106
EJEMPLO 9
INDEMNIZACIN POR TERMINACIN SIN JUSTA CAUSA DEL
CONTRATO A TRMINO INDEFINIDO CON DURACIN SUPERIOR A
UN AO POR PARTE DEL EMPLEADOR ............................................................110

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

XI

EJEMPLO 10
INDEMNIZACIN POR TERMINACIN DE CONTRATO A TRMINO
INDEFINIDO DE TRABAJADORES VINCULADOS ENTRE EL 29 DE
DICIEMBRE DE 1990 Y EL 27 DE DICIEMBRE DE 1992.....................................116
EJEMPLO 11
INDEMNIZACIN POR TERMINACIN DEL CONTRATO A TRMINO
INDEFINIDO
DE TRABAJADORES VINCULADOS ANTES DEL 29 DE DICIEMBRE DE 1990 118
4. 9 INSPECCIONES DEL TRABAJO ..........................................................................118
4. 9. 1 Actuaciones ................................................................................................119
4. 9. 2 Graduacin de las sanciones ..................................................................... 120
4. 10 ACUERDOS DE FORMALIZACIN LABORAL ................................................... 120
4. 10. 1 Condiciones y requisitos .......................................................................... 121
4. 10. 2 Efectos de los acuerdos de formalizacin laboral en los procesos
administrativos sancionatorios ............................................................................. 122

CAPTULO 5
LEY DEL PRIMER EMPLEO ........................................................................................ 125
5. 1 INCENTIVOS PARA LA GENERACIN DE EMPLEO Y
FORMALIZACIN LABORAL EN LOS SECTORES RURAL Y URBANO .......... 126
5. 1. 1 Descuento en el impuesto sobre la renta y complementarios de
los aportes parafiscales y otras contribuciones de nmina .................................. 126
5. 1. 2 Descuento en el impuesto sobre la renta y complementarios
de los aportes parafiscales y otras contribuciones de nmina para los
empleadores que contraten personas en situacin de desplazamiento,
en proceso de reintegracin o en condicin de discapacidad ............................. 127
5. 1. 3 Descuento en el impuesto sobre la renta y complementarios de
los aportes parafiscales y otras contribuciones de nmina .................................. 127
5. 1. 3. 1 Descuento en el impuesto sobre la renta y complementarios de
los aportes parafiscales y otras contribuciones de nmina .................................. 128
5. 1. 3. 2 Limitaciones al descuento tributario ...................................................... 129
5. 1. 3. 3 Otras condiciones a tener en cuenta para que las empresas
puedan beneficiarse del descuento tributario de aportes parafiscales ................ 130
5. 1. 3. 4 Informacin requerida para hacer uso de los descuentos tributarios ... 130
5. 1. 3. 5 Deber de suministrar informacin por parte de las Cmaras de
Comercio y el Ministerio de Salud y Proteccin Social a la Direccin de
Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). ........................................................... 131

XII

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

5. 2 INCENTIVO PARA LA FORMALIZACIN LABORAL Y GENERACIN


DE EMPLEO PARA PERSONAS DE BAJOS INGRESOS .................................. 132
5. 2. 1 Descuento en el impuesto sobre la renta y complementarios de
los aportes parafiscales y otras contribuciones de nmina en relacin a
los trabajadores de bajos ingresos ...................................................................... 132
5. 2. 3 Apoyos econmicos no constitutivos de renta ni de ganancia ocasional .. 133
5. 2. 4 Prohibicin para acceder a los beneficios de la Ley 1429 de 2010 .......... 134
5. 2. 4. 1 Prohibicin para acceder al beneficio de progresividad en el
pago del impuesto sobre la renta y complementarios .......................................... 134
5. 2. 5 Sanciones por el suministro de informacin falsa ..................................... 135
5. 2. 5. 1 Sanciones por el suministro de informacin falsa ................................. 135
5. 3 PROGRESIVIDAD ............................................................................................... 136
5. 3. 1 Progresividad en el pago del impuesto sobre la renta .............................. 136
5. 3. 1. 1 Contribuyentes beneficiarios de la progresividad en el pago del
impuesto sobre la renta y complementarios ........................................................ 138
5. 3. 1. 2 Rentas respecto de las cuales procede el beneficio de
progresividad en el pago del impuesto sobre la renta y complementarios .......... 139
5. 3. 1. 3 Progresividad en el pago del impuesto sobre la renta y
complementarios .................................................................................................. 139
5. 3. 1. 4 Rgimen de retenciones en la fuente, renta presuntiva y efecto
de las prdidas fiscales ........................................................................................ 142
5. 3. 1. 5 Requisitos generales que deben cumplirse para acceder a la
progresividad en el pago del impuesto sobre la renta y complementarios .......... 143
5. 3. 1. 6 Requisitos para cada ao gravable en que se solicite el
beneficio de progresividad en el pago del impuesto sobre la renta y
complementarios .................................................................................................. 145
5. 3. 1. 7 Prdida o improcedencia del beneficio de la progresividad en el
impuesto sobre la renta y complementarios ........................................................ 146
5. 3. 1. 8 Reintegro de los valores no pagados por beneficio de
progresividad improcedente ................................................................................. 147
5. 3. 2 Progresividad en el pago de los parafiscales y otras
contribuciones de nmina .................................................................................... 147
5. 3. 3 Progresividad en el pago del impuesto de industria y comercio y
otros impuestos .................................................................................................... 148
5. 3. 4 Progresividad en la matrcula mercantil y su renovacin .......................... 148

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

XIII

CAPTULO 6
SEGURIDAD SOCIAL .................................................................................................. 151
6. 1 GENERALIDADES DEL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL .......... 151
6. 1. 1 Sistema de proteccin social ..................................................................... 152
6. 1. 2 Rgimen de excepciones ........................................................................... 154
6. 2 SISTEMA GENERAL DE PENSIONES ................................................................. 155
6. 2. 1 Afiliacin ..................................................................................................... 155
6. 2. 1. 1 Derechos del afiliado y Garantas .......................................................... 156
6. 2. 1. 2 Cotizaciones........................................................................................... 157
6. 2. 1. 3 Base de cotizacin del Sistema General de Pensiones......................... 158
6. 2. 1. 4 Ingreso base para liquidar las pensiones............................................... 160
6. 2. 1. 5 Reajuste Pensional ................................................................................ 161
6. 2. 2 Prestaciones econmicas .......................................................................... 161
6. 2. 2. 1 Pensin de vejez .................................................................................... 161
6. 2. 2. 2 Pensin de invalidez .............................................................................. 162
6. 2. 2. 3 Pensin de sobrevivientes ..................................................................... 163
6. 2. 2. 4 Pensin familiar...................................................................................... 163
6. 2. 3 Prestaciones adicionales ........................................................................... 163
6. 2. 3. 1 Auxilio funerario...................................................................................... 163
6. 3 SISTEMA GENERAL DE SALUD .......................................................................... 164
6. 3. 1 Afiliacin ..................................................................................................... 164
6. 3. 1. 1 Tipos de afiliados ................................................................................... 165
6. 3. 1. 2 Garantas y Deberes del afiliado y sus beneficiarios ............................. 166
6. 3. 1. 3 Cotizaciones........................................................................................... 167
6. 3. 1. 4 Base de cotizacin del Sistema General de Salud ................................ 168
6. 3. 2 Prestaciones del servicio de salud ............................................................. 169
6. 3. 2. 1 Incapacidad por enfermedad general .................................................... 170
6. 3. 2. 2 Licencias de maternidad y paternidad ................................................... 170
6. 3. 2. 2. 1 Directrices para el reconocimiento de la licencia de
maternidad y paternidad en consideracin a la situacin particular del
parto y otras eventualidades ................................................................................. 171
6. 3. 2. 3 Accidente de Trabajo y Enfermedad Laboral ......................................... 173
6. 3. 2. 4 Reconocimiento de incapacidades y licencias ....................................... 174
6. 4 SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES - ARL ..................................... 174
6. 4. 1 Afiliacin ..................................................................................................... 174
6. 4. 1. 1 Clasificacin de la Empresa ................................................................... 175

XIV

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

6. 4. 1. 1. 1 Atencin especial en asistencia tcnica en las micro y


pequeas empresas del pas ................................................................................ 176
6. 4. 1. 2 Cotizaciones........................................................................................... 176
6. 4. 1. 2. 1 Reportes de informacin de aportes al Fondo de Riesgos Laborales 177
6. 4. 1. 3 Base de cotizacin del Sistema General de Riesgos Laborales............ 178
6. 4. 2 Prestaciones asistenciales y econmicas .................................................. 178
6. 4. 2. 1 Ingreso base para liquidar las prestaciones econmicas ...................... 179
6. 4. 2. 2. Monto de las cotizaciones ..................................................................... 180
6. 4. 2. 3 Mora en el pago de aportes al Sistema General de Riesgos Laborales 180
6. 4. 3 Investigacin de incidentes y accidentes de trabajo .................................. 181
6. 4. 4. Trabajadores Ocasionales, accidentales o transitorios: ............................ 187
6. 4. 5. Trabajadores independientes .................................................................... 190
6. 4. 6 Implementacin del Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud
en el Trabajo (SG-SST)......................................................................................... 191
6. 5 NORMATIVIDAD ................................................................................................... 195
6.5.1 Resolucin 5304 de 10 de diciembre de 2015
Por la cual se modifican los artculos 3, 8, 10, 12, 13 y 18 de la
Resolucin 1747 de 2008. .......................................................................... 195
6.5.2 Sentencia Corte Constitucional C-492 de 5 de agosto de 2015
La potestad del legislador para gravar las rentas de trabajo,
con fundamento en el deber ciudadano de contribuir con el
financiamiento de los gastos pblicos en el marco del estado social
de derecho, no tiene un carcter absoluto. La Corte Constitucional
determin que en virtud de la prohibicin de regresin, el clculo de
la renta gravable alternativa para empleados, obtenida en virtud de
los sistemas IMAN E IMAS-PE, debe permitir la sustraccin de las
rentas de trabajo exentas. .......................................................................... 200

CAPTULO 7
APLICACIONES CONTABLES .................................................................................... 203
7. 1 LIQUIDACIN DE NMINA.................................................................................. 203
EJEMPLO 12
LIQUIDACIN DE NMINA.................................................................................. 204
7. 2 CAUSACIN DE NMINA.................................................................................... 205
7. 3 LIQUIDACIN DE OBLIGACIONES LABORALES .............................................. 209
7. 3. 1 Prima de servicios ...................................................................................... 209

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

XV

7. 3. 2 Vacaciones ................................................................................................. 210


7. 3. 3 Cesantas ....................................................................................................211
7. 3. 4 Inters sobre cesantas .............................................................................. 212
7. 4 LIQUIDACIN DEL CONTRATO DE TRABAJO ................................................... 213
7. 4. 1 Cesantas e intereses sobre cesantas ...................................................... 215
7. 4. 2 Prima de servicios ...................................................................................... 215
7. 4. 3 Vacaciones ................................................................................................. 216
7. 5 CONSOLIDACIN DE OBLIGACIONES LABORALES........................................ 217
7. 6 ANLISIS DE CASOS PARTICULARES .............................................................. 219
7. 6. 1 Empleados con salario integral .................................................................. 219
7. 6. 2 Empleados de rgimen anterior a la Ley 50 de 1990 ................................ 222
7. 6. 3 Aspectos relevantes de la Ley 789 de 2002 .............................................. 223
7. 6. 3. 1 Subsidio al empleo para la pequea y mediana empresa ..................... 223
7. 6. 3. 2 Subsidio al desempleo ........................................................................... 223
7. 6. 3. 3 Servicios para desempleados con vinculacin anterior a las
cajas de compensacin familiar ............................................................................ 223
7. 6. 3. 4 Rgimen de apoyo para desempleados con vinculacin anterior
a las cajas de compensacin familiar ................................................................... 224
7. 6. 3. 5 Rgimen especial de aportes al instituto colombiano de
bienestar familiar, al servicio nacional de aprendizaje y a las cajas de
compensacin familiar .......................................................................................... 224
7. 6. 3. 6 Rgimen especial de aportes para estudiantes ..................................... 226
7. 7 RETENCIN EN LA FUENTE SOBRE PAGOS LABORALES ............................. 226
Procedimiento 1. ................................................................................................ 227
EJERCICIO PROCEDIMIENTO 1 ............................................................................... 241
EJERCICIO PROCEDIMIENTO 2 ............................................................................... 253

ANEXOS
1.

TRABAJADORES SERVICIO DOMSTICO


MNIMO LEGAL AO 2016 ................................................................................... 262

2.

RESUMEN SALARIO MNIMO LEGAL


Y PRESTACIONES SOCIALES AO 2016 .......................................................... 265

XVI

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

NOTA GENERAL DE INTERPRETACIN


Y APLICACIN DE LA PRESENTE CARTILLA:
Para ampliar conceptos, consultar valores agregados (concordancias,
doctrina y jurisprudencia)y dar efectiva aplicacin a las directrices que aqu
se esgrimen, se sugiere al lector, remitirse a las publicaciones Cdigo
Sustantivo y Procesal del Trabajo, Sistema de Seguridad Social Integral,
Estatuto Tributario Nacional y Estatuto Orgnico del Sistema Financiero
de nuestro Grupo Editorial Nueva Legislacin SAS.

Generalidades de la Legislacin Laboral

CAPTULO

GENERALIDADES DE LA
LEGISLACIN LABORAL

1. 1 PRINCIPIOS MNIMOS FUNDAMENTALES1


Igualdad de oportunidades para los trabajadores;
Remuneracin mnima vital y mvil, proporcional a la cantidad y calidad de trabajo;
Estabilidad en el empleo;
Irrenunciabilidad a los beneficios mnimos establecidos en normas laborales;
Facultades para transigir y conciliar sobre derechos inciertos y discutibles;
Situacin ms favorable al trabajador en caso de duda en la aplicacin e interpretacin
de las fuentes formales de derecho;
Primaca de la realidad sobre formalidades establecidas por los sujetos de las
relaciones laborales;
Garanta a la seguridad social, la capacitacin, el adiestramiento y el descanso
necesario;
Proteccin especial a la mujer, a la maternidad y al trabajador menor de edad.
Derecho al pago oportuno y al reajuste peridico de las pensiones legales.
Los convenios internacionales del trabajo debidamente ratificados, hacen parte de la
legislacin interna.
La ley, los contratos, los acuerdos y convenios de trabajo, no pueden menoscabar la
libertad, la dignidad humana ni los derechos de los trabajadores.
1. 2 APLICACIN DENTRO DEL TERRITORIO NACIONAL
La legislacin laboral aplica para todos los habitantes del territorio Colombiano, es decir,
para nacionales o extranjeros2; lo anterior halla su fundamento en lo preceptuado por
el inciso 2 del artculo 4 de la Constitucin Poltica y artculo 18 del Cdigo Civil, que
1

Constitucin Poltica de Colombia, Artculo 53.

Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculo 2.

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

respectivamente disponen: Es deber de los nacionales y de los extranjeros en Colombia


acatar la Constitucin y las leyes, y respetar y obedecer a las autoridades y La ley es
obligatoria tanto a los nacionales como a los extranjeros residentes en Colombia.
Entonces, un trabajador colombiano en el exterior regula sus relaciones laborales de
acuerdo con legislacin del pas dnde se encuentre (a menos que se est frente a la
calidad de diplomtico), excepto los casos trabajadores de naves colombianas en el
extranjero, quienes debern continuar subordinacin a la legislacin de nuestro pas.
1. 3 RELACIONES LABORALES
Segn el artculo 3 del Cdigo Sustantivo del Trabajo, las relaciones laborales son las de
derecho individual del trabajo de carcter particular, y las de derecho colectivo del Trabajo,
oficiales y particulares. Es decir, que abarca aquellas relaciones donde los trabajadores
tienen calidad de empleados pblicos y/o son adolescentes con autorizacin para trabajar;
y aquellas derivadas del derecho de asociacin, inclusive de empleadores.
1. 4 DEFINICIN DE TRABAJO
Es toda actividad humana libre, ya sea material o intelectual, permanente o transitoria,
que una persona natural ejecuta conscientemente al servicio de otra, y cualquiera que
sea su finalidad, siempre que se efecte en ejecucin de un contrato de trabajo. (Cdigo
Sustantivo del Trabajo, Artculo 5).
Del diccionario de la Lengua Espaola3, extraemos las siguientes definiciones:
Ocupacin retribuida
Obra, resultado de la actividad humana
Esfuerzo humano aplicado a la produccin de riqueza, en contraposicin a capital
Segn la legislacin laboral, el trabajo ocasional, accidental o transitorio, es el de corta
duracin y no mayor de un mes, que se refiere a labores distintas de las actividades
normales del empleador. sta modalidad de trabajo tambin se encuentra amparado por
un contrato de trabajo que puede celebrarse por tiempo determinado, por el tiempo que
dure la realizacin de una obra o labor determinada, por tiempo indefinido o para ejecutar
un trabajo ocasional, accidental o transitorio. (Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculos
6 y 45).
En Colombia se entiende que hay relacin laboral cuando existe un contrato de trabajo, ya
sea verbal o escrito y que rena ciertos requisitos los cuales explicaremos ms adelante.

Real Academia Espaola. Diccionario de la Lengua Espaola, Vigsima segunda edicin. Internet: (http://buscon.rae.es/draeI/
SrvltConsulta?TIPO_BUS=3&LEMA=TRABAJO)

Generalidades de la Legislacin Laboral

1. 5 DERECHO AL TRABAJO
El artculo 11 del Cdigo Sustantivo del Trabajo, dice: Toda persona tiene derecho al
trabajo y goza de libertad para escoger profesin u oficio, dentro de las normas prescritas
por la Constitucin y la Ley.
ste derecho encuentra su fundamento en los siguientes puntos:
Obligatoriedad (Constitucin Poltica, artculo 25), Libertad de escogencia (Constitucin
Poltica, artculo 26), Igualdad (Constitucin Poltica, artculo 13) y la Proteccin Penal
(Cdigo Penal, artculo 198).
1. 6 ACOSO LABORAL
Con la expedicin de la Ley 1010 de 2006 se regularon una serie de medidas tendientes
a prevenir, corregir y sancionar las diversas formas de agresin, maltrato, vejmenes,
trato desconsiderado y ofensivo y en general todo ultraje sobre la dignidad humana que se
ejerce sobre quienes realizan su actividad econmica en el contexto de una relacin laboral
privada o pblica o de un contrato de prestacin de servicios personales4.
Respondiendo a las anteriores motivaciones, se est ante acoso laboral en las siguientes
situaciones:

Discriminacin: Trato diferenciado por razones de raza, gnero, edad, origen familiar
o nacional, credo religioso, preferencia poltica o situacin social que carezca de toda
razonabilidad desde el punto de vista laboral.

Maltrato: Actos de violencia fsica, moral o sexual.

Inequidad: Asignacin de labores que constituyan desprecio por las aptitudes del
trabajador.

Persecucin: Conductas tendientes a la renuncia o despido indirecto del trabajador.

Entorpecimiento: Conductas tendientes a obstaculizar el desempeo de las labores del


trabajador y lograr perjuicios al mismo.

Desproteccin: Conductas que ponen en riesgo la vida, salud y seguridad del trabajador.

Gaceta del Congreso No. 671 de 2004, en la cual fue publicada la ponencia para primer debate al proyecto de ley 88 de 2004 Cmara.

Seleccin de Personal

CAPTULO

SELECCIN DE PERSONAL

2. 1 VINCULACIN LABORAL
Siga los siguientes tips, a la hora de vincular un nuevo empleado a su equipo de trabajo:
Elabore un proceso de seleccin, en el que se evalen perfiles, objetivos, entrevistas
y exmenes de competencia y profesionalismo.
Haga uso del Sistema Nacional de Informacin sobre Demanda de Empleo (SINIDEL)
y de los boletines que publica el DANE.
Estudie la hoja de vida del aspirante y confirme las referencias laborales y personales.
Determine la modalidad en que requiere contratar al trabajador, es decir, si va a ser
de duracin indefinida o fija.
Elabore el contrato de trabajo en el que se especifiquen el salario y forma de
pago, jornada, obligaciones o funciones inherentes al cargo, las faltas graves y sus
respectivas sanciones.
Exija copias de los documentos de identificacin personal, adems de los necesarios
para el proceso de afiliacin al Sistema de Seguridad Social y Caja de compensacin.
Remtalo al examen mdico de ingreso.
Afilie al trabajador al Sistema de Seguridad Social, entindase afiliaciones a Entidad
Promotora de Salud (EPS), Sistema de Pensiones (ambas escogidas por el trabajador)
y Administradora de Riesgos Laborales (ARL) la que est afiliado el empleador.
Afilie al trabajador a Caja de Compensacin Familiar.
Expida carn al trabajador si es necesario para facilitar el desarrollo y ejecucin de
sus labores.
Abra un expediente del trabajador que contenga copia de todos estos documentos
adems de las planillas de vacaciones, copias de los certificados de ingresos y
retenciones y un rcord cronolgico de las variaciones que pueda sufrir el contrato
de trabajo.

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Cite al trabajador para celebrar la firma del contrato y cercirese de otorgarle una
copia del mismo.
No sobra advertir que, a los empleadores le est prohibido realizar:
-- Exigencia de pruebas de embarazo (Sentencia T-1002 de 9 de diciembre de 1999).
-- Discriminacin para con los trabajadores enfermos o simples portadores del virus V.I.H.
(Sentencia SU-256 de 30 de mayo de 1996).
-- Prctica de la prueba del Polgrafo (Concepto Ministerio del Trabajo No. 116144 de
9 de agosto de 2012).
2. 1. 1 Tercerizacin Laboral
Los empleadores pueden acudir a esta figura para reemplazos en caso de vacaciones,
licencias, incrementos de produccin, servicios de seguridad y limpieza; caso en los cuales
es recomendable la contratacin a travs de empresas de servicios temporales.
Segn la legislacin, la actividad de intermediacin de empleo podr ser gratuita u onerosa
pero siempre ser prestada en forma gratuita para el trabajador y solamente por las
personas naturales, jurdicas o entidades de derecho pblico autorizadas por el Ministerio
de Trabajo a fin de establecer un Sistema Nacional de Intermediacin. (Ley 50 de 28 de
diciembre de 1990, Artculos 95 y 96).
En ese orden de ideas, y para lograr un mejor encuentro entre la oferta y demanda de empleo,
que contribuya a una mayor productividad, se hizo necesaria la integracin de un Sistema
Nacional de intermediacin laboral, que permita la coordinacin, articulacin y focalizacin
de las polticas activas y pasivas de empleo, las cuales trataremos a continuacin.
2. 1. 1. 1 Servicio pblico de empleo
El servicio pblico de empleo es un servicio obligatorio, cuya direccin, coordinacin y
control est a cargo del Estado. El Estado asegurar la calidad en la prestacin del servicio
pblico, la ampliacin de su cobertura, la prestacin continua, ininterrumpida y eficiente de
este.
El Servicio Pblico de Empleo ser prestado por personas jurdicas de derecho pblico o
privado, a quienes se les garantizar la libre competencia e igualdad de tratamiento para
la prestacin del servicio. La prestacin del servicio podr hacerse de manera personal y/o
virtual. (Ley 1636 de 18 de junio de 2013, Artculo 25 incs. 1 y 2).
La funcin esencial del Servicio Pblico de Empleo es la de lograr la mejor organizacin
posible del mercado de trabajo, para lo cual ayudar a los trabajadores a encontrar un
empleo conveniente, y a los empleadores a contratar trabajadores apropiados a sus
necesidades. (Decreto nico Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015, Artculo
2.2.6.1.2.1. inc. 1).

Seleccin de Personal

2. 1. 1. 2 Empresas de Servicios Temporales


La legislacin laboral define la empresa de servicios temporales como aquella que contrata
la prestacin de servicios con terceros beneficiarios para colaborar temporalmente en
el desarrollo de sus actividades, mediante la labor desarrollada por personas naturales,
contratadas directamente por la empresa de servicios temporales, la cual tiene con respecto
de stas el carcter de empleador. (Ley 50 de 28 de diciembre de 1990, Artculo 71 y
Decreto nico Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015, Artculo 2.2.6.5.1).
Se denomina usuario, toda persona natural o jurdica que contrate los servicios de las
empresas de servicios temporales. (Ley 50 de 28 de diciembre de 1990, Artculo 73).
2. 1. 1. 2. 1 Categoras de empleados
Los trabajadores vinculados a las empresas de servicios temporales son de dos (2)
categoras: Trabajadores de planta y trabajadores en misin. Los trabajadores de planta
son los que desarrollan su actividad en las dependencias propias de las empresas de
servicios temporales y los trabajadores en misin son aqullos que la empresa de servicios
temporales enva a las dependencias de sus usuarios a cumplir la tarea o servicio contratado
por stos. (Ley 50 de 28 de diciembre de 1990, Artculo 74).
Se entiende por dependencias propias, aquellas en las cuales se ejerce la actividad
econmica por parte de la Empresa de Servicios Temporales. (Decreto Reglamentario
4369 de 2006, Artculo 4 inciso 3).
Los trabajadores en misin tendrn derecho a un salario ordinario equivalente al de los
trabajadores de la empresa usuaria que desempeen la misma actividad, aplicando para el
efecto las escalas de antigedad vigentes en la empresa.
Igualmente, tendrn derecho a gozar de los beneficios que el usuario tenga establecidos
para sus trabajadores en el lugar de trabajo, en materia de transporte, alimentacin y
recreacin.
Se entiende por lugar de trabajo, el sitio donde el trabajador en misin desarrolla sus labores,
junto con trabajadores propios de la empresa usuaria. (Decreto nico Reglamentario
1072 de 26 de mayo de 2015, Artculo 2.2.6.5.5).
2. 1. 1. 2. 2 En qu casos se puede contratar con empresas de servicios temporales?
Como se dijo anteriormente, los empleadores o usuarios de las empresas de servicios
temporales slo podrn contratar con stas en los siguientes casos:
1. Cuando se trate de la labores ocasionales, accidentales o transitorias a que se refiere
el artculo 6 del Cdigo Sustantivo del Trabajo.
2. Cuando se requiere reemplazar personal en vacaciones, en uso de licencia, en
incapacidad por enfermedad o maternidad.

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

3. Para atender incrementos en la produccin, el transporte, las ventas de productos o


mercancas, los perodos estacionales de cosechas y en la prestacin de servicios, por
un trmino de seis (6) meses prorrogable hasta por seis (6) mes ms. (Ley 50 de 28 de
diciembre de 1990, Artculo 77).
2. 1. 1. 2. 3 Prrroga del contrato
Si cumplido el plazo de seis (6) meses ms la prrroga a que se refiere el artculo 77 de
la Ley 50 de 1997, la causa originaria del servicio especfico objeto del contrato subsiste
en la empresa usuaria, esta no podr prorrogar el contrato ni celebrar uno nuevo con
la misma o con diferente Empresa de Servicios Temporales, para la prestacin de dicho
servicio. (Decreto nico Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015, Artculo 2.2.6.5.5
Pargrafo y Concepto Ministerio del Trabajo 118825 de 14 de agosto de 2012).
2. 1. 1. 3 Precisiones respecto de las Cooperativas de Trabajo Asociado
Es de suma importancia para los empleadores tener claro que las Cooperativas y
Precooperativas de Trabajo Asociado no pueden actuar como empresas de intermediacin
laboral, ni disponer del trabajo de los asociados para suministrar mano de obra temporal
a terceros o remitirlos como trabajadores en misin. En ningn caso, el contratante podr
intervenir directa o indirectamente en las decisiones internas de la cooperativa y en especial
en la seleccin del trabajador asociado; ya que, de llegar a comprobarse prcticas de
intermediacin laboral o actividades propias de las empresas de servicios temporales, el
tercero contratante y las cooperativas o las precooperativas de trabajo asociado, sern
solidariamente responsables por las obligaciones que se causen a favor del trabajador
asociado y las Cooperativas y Precooperativas de Trabajo Asociado quedarn incursas en
las causales de disolucin y liquidacin previstas en la ley, sin perjuicio del debido proceso,
y les ser cancelada la personera jurdica. (Ley 1233 de 22 de julio de 2008, Artculo 7).
De acuerdo con lo anterior, el Ministerio del Trabajo a travs de las Direcciones Territoriales,
impondr multas diarias sucesivas hasta de cien (100) salarios mnimos legales mensuales
vigentes, a las Cooperativas y Precooperativas de Trabajo Asociado y a los usuarios o
terceros beneficiarios que contraten con stas e incurran en las conductas anteriormente
descritas. (Decreto nico Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015, Artculos
2.2.8.1.34 y 2.2.8.1.35).
2. 1. 1. 3. 1 Ratificacin de la prohibicin
La Ley 1429 de 2010, en su artculo 63 dispuso: El personal requerido en toda institucin y/o
empresa pblica y/o privada para el desarrollo de las actividades misionales permanentes
no podr estar vinculado a travs de Cooperativas de Servicio de Trabajo Asociado que
hagan intermediacin laboral, o bajo ninguna otra modalidad de vinculacin que afecte los
derechos constitucionales, legales y prestacionales consagrados en las normas laborales
vigentes.
Sin perjuicio de los derechos mnimos irrenunciables previstos en el artculo tercero de la
Ley 1233 de 2008, las Pre-Cooperativas y Cooperativas de Trabajo Asociado, cuando en

Seleccin de Personal

casos excepcionales previstos por la Ley tengan trabajadores, retribuirn a stos y a los
trabajadores asociados por las labores realizadas, de conformidad con lo establecido en el
Cdigo Sustantivo del Trabajo.
El Ministerio de la Proteccin Social a travs de las Direcciones Territoriales, impondrn
multas hasta de cinco mil (5000) Salarios Mnimos Legales Mensuales Vigentes, a las
instituciones pblicas y/o empresas privadas que no cumplan con las disposiciones
descritas. Sern objeto de disolucin y liquidacin las Pre-Cooperativas y Cooperativas
que incurran en falta al incumplir lo establecido en la presente Ley. El Servidor Pblico que
contrate con Cooperativas de Trabajo Asociado que hagan intermediacin laboral para el
desarrollo de actividades misionales permanentes incurrir en falta grave. (Ver Decreto
nico Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015, Artculo 2.2.8.1.41).
2. 2 SISTEMA NACIONAL DE INFORMACIN SOBRE DEMANDA DE EMPLEO (SINIDEL)
Una de las novedades que introdujo la Ley 1429 de 2010 o Ley del primer empleo, fue la
creacin del Sistema Nacional de Informacin sobre demanda de empleo (SINIDEL) cuyo
objetivo, segn el artculo 52 ibdem, es: El sistema consolidar y procesar la informacin
relativa a la demanda laboral, incluyendo al menos informacin de los flujos y cantidades de
mano de obra demanda, las caractersticas especficas de las ocupaciones demandadas
en relacin a los sectores econmicos, los niveles de ocupaciones y las competencias
laborales demandadas, tanto en el sector pblico, como en el sector privado y a nivel local,
regional y nacional.
El DANE, como Secretara Tcnica de la Comisin Asesora del SINIDEL, convocar a las
instituciones que la conforman el SINIDEL en los tres (3) meses siguientes a la expedicin
del Decreto 489 de 2013. Las entidades del Gobierno Nacional que conforman la Comisin
Asesora del SINIDEL, una vez reunidas, definirn el funcionamiento de la Comisin.
El delegado de las Instituciones de Educacin Superior incluidas las tcnicas y tecnolgicas
ser nombrado por el Consejo Nacional de Educacin Superior CESU y elegido mediante
procedimientos internos establecidos para tal fin. (Decreto nico Reglamentario 1072 de
26 de mayo de 2015, Artculo 2.2.1.7.1).

Contrato de Trabajo

11

CAPTULO

CONTRATO DE TRABAJO

Contrato de trabajo es aquel por el cual una persona natural, es decir, el trabajador siempre
tendr que ser persona natural, que se obliga a prestar un servicio personal e indelegable
a otra persona, natural o jurdica, bajo la continuada dependencia o subordinacin de la
segunda y mediante remuneracin.
La relacin que forma el contrato de trabajo la integran, el trabajador, quien presta el
servicio y el empleador, que puede ser persona natural o jurdica y es quien ordena y
recibe el servicio y lo remunera cualquiera que sea su forma, salario. (Cdigo Sustantivo
del Trabajo, Artculo 23).
Valga anotar que los conflictos suscitados en virtud de un contrato de trabajo, son
competencia de la Jurisdiccin Ordinaria en sus especialidades laboral y de seguridad
social, segn el artculo 2 del Cdigo Procesal del Trabajo y la Seguridad Social, son:
1. Los conflictos jurdicos que se originen directa o indirectamente en el contrato de trabajo.
2. Las acciones sobre fuero sindical, cualquiera sea la naturaleza de la relacin laboral.
3. La suspensin, disolucin, liquidacin de sindicatos y la cancelacin del registro sindical.
4. Las controversias relativas a la prestacin de los servicios de la seguridad social que se
susciten entre los afiliados, beneficiarios o usuarios, los empleadores y las entidades
administradoras o prestadoras, salvo los de responsabilidad mdica y los relacionados
con contratos.
5. La ejecucin de obligaciones emanadas de la relacin de trabajo y del sistema de
seguridad social integral que no correspondan a otra autoridad.
6. Los conflictos jurdicos que se originan en el reconocimiento y pago de honorarios o
remuneraciones por servicios personales de carcter privado, cualquiera que sea la
relacin que los motive.

12

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

7. La ejecucin de las multas impuestas a favor del Servicio Nacional de Aprendizaje, por
incumplimiento de las cuotas establecidas sobre el nmero de aprendices, dictadas
conforme al numeral 13 del artculo 13 de la Ley 119 de 1994.
8. El recurso de anulacin de laudos arbitrales.
9. El recurso de revisin.
10. La calificacin de la suspensin o paro colectivo del trabajo. (Cdigo Procesal del
Trabajo y la Seguridad Social, Artculo 2).

3. 1 ELEMENTOS ESENCIALES DEL CONTRATO DE TRABAJO


a) Prestacin personal del servicio
No slo implica la simple prestacin de servicios o realizacin de labores por parte del
trabajador de forma personal e indelegable a favor del empleador que lo vincula, sino
que tambin considera la disponibilidad del empleado.
En estas circunstancias, se presume legalmente que toda relacin de trabajo personal
est regida por un contrato de trabajo; es decir, que tal presuncin puede ser desvirtuada,
hacindose necesario probar la prestacin o ejecucin personal del servicio por parte
del trabajador, de forma continuada, subordinada, dependiente y remunerada. (Cdigo
Sustantivo del Trabajo, Artculo 24).
A su vez, la legislacin laboral permite que un mismo trabajador celebre contratos de
trabajo inclusive en concurrencia y sin que stos pierdan su naturaleza y dejen de
aplicrseles las normas del Cdigo Sustantivo del Trabajo, con dos o ms empleadores,
salvo que se haya pactado la exclusividad de servicios en favor de uno solo. (Cdigo
Sustantivo del Trabajo, Artculos 25 y 26).
b) La subordinacin o dependencia
Entindase subordinacin como aquella potestad del empleador de ordenar las
actividades y la ejecucin de procesos para la obtencin de la labor contratada con miras
al cumplimiento de los objetivos de la empresa. Desde el punto de vista del empleado
es la obligacin correlativa de obedecer y acatar las disposiciones consagradas en el
Reglamento Interno de Trabajo, como el cumplimiento de un horario, so pena de las
respectivas sanciones y cuando el empleado recibe salario sin haber existido prestacin
del servicio.
Sin embrago, tenga en cuenta la subordinacin se presume segn lo dispuesto por el
inciso 1 del artculo 24 del Cdigo Sustantivo del Trabajo, y que, en caso de litigio, es el
empleador quien est llamado a desvirtuar tal presuncin y el empleado slo tiene que
demostrar que prest el servicio.

Contrato de Trabajo

13

c) El salario
Es el pago o retribucin por el servicio prestado. (Cdigo Sustantivo del Trabajo,
Artculo 23).
El artculo 27 del Cdigo Sustantivo del Trabajo, dispone: Todo trabajo dependiente
debe ser remunerado.(Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculo 27).
As las cosas, estaremos frente a un contrato de trabajo cuando se renen estos tres
requisitos; en tanto que no existe un contrato de trabajo cuando la persona presta sus
servicios de forma autnoma, es decir, sin sujecin a rdenes, sin subordinacin.
3. 2 CAPACIDAD
Es capaz de celebrar contrato individual de trabajo toda persona que haya cumplido
dieciocho (18) aos. (Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculo 29).
Para acceder a un empleo de emergencia, deber ser persona damnificada o afectada por
los hechos que originaron la respectiva declaratoria de emergencia, econmica, social y
ecolgica o las situaciones de desastre o calamidad pblica segn los registros oficiales
establecidos por el Gobierno Nacional para tal fin o estar registrado en la base del Sisbn y
tener un puntaje que lo clasifique en el nivel I o II. (Ley 1488 de 21 de diciembre de 2011,
Artculo 3).
3. 2. 1 Autorizacin para adolescentes y nios y nias menores de 15 aos
Segn el Cdigo de la Infancia y la Adolescencia, la edad mnima de admisin al trabajo
es los quince (15) aos, para lo cual los adolescentes entre los 15 y 17 aos requerirn la
respectiva autorizacin expedida por el Inspector de Trabajo o, en su defecto, por el Ente
Territorial Local y excepcionalmente, los nios y nias menores de 15 aos tambin podrn
recibir la autorizacin para desempear actividades remuneradas de tipo artstico, cultural,
recreativo y deportivo. Esta ltima, establecer el nmero de horas mximas y prescribir
las condiciones en que esta actividad debe llevarse a cabo. En ningn caso el permiso
exceder las catorce (14) horas semanales. (Cdigo de la infancia y la adolescencia,
Artculo 35).
Para que el adolescente pueda trabajar, el inspector de trabajo expedir la autorizacin
por escrito, a solicitud de los padres, del respectivo representante legal o del Defensor de
Familia. A falta del inspector del trabajo la autorizacin ser expedida por el comisario de
familia y en defecto de este por el alcalde municipal.
La autorizacin estar sujeta a las siguientes reglas:
1. Deber tramitarse conjuntamente entre el empleador y el adolescente;
2. La solicitud contendr los datos generales de identificacin del adolescente y del
empleador, los trminos del contrato de trabajo, la actividad que va a realizar, la jornada
laboral y el salario.

14

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

3. El funcionario que concedi el permiso deber efectuar una visita para determinar las
condiciones de trabajo y la seguridad para la salud del trabajador.
4. Para obtener la autorizacin se requiere la presentacin del certificado de escolaridad
del adolescente y si este no ha terminado su formacin bsica, el empleador proceder
a inscribirlo y, en todo caso, a facilitarle el tiempo necesario para continuar el proceso
educativo o de formacin, teniendo en cuenta su orientacin vocacional.
5. El empleador debe obtener un certificado de estado de salud del adolescente trabajador.
6. La autorizacin de trabajo o empleo para adolescentes indgenas ser conferida por
las autoridades tradicionales de la respectiva comunidad teniendo en cuenta sus usos
y costumbres. En su defecto, la autorizacin ser otorgada por el inspector del trabajo
o por la primera autoridad del lugar.
7. El empleador debe dar aviso inmediato a la autoridad que confiri la autorizacin,
cuando se inicie y cuando termine la relacin laboral.
Esta autorizacin podr ser negada o revocada en caso de que no se den las garantas
mnimas de salud, seguridad social y educacin del adolescente. (Cdigo de la Infancia y
la Adolescencia, Artculo 113).
3. 2. 2. Prohibicin de trabajo infantil.
De acuerdo con los informes globales de la OIT 2002 - 2006, se establecen los criterios
para definir el trabajo infantil prohibido en el Derecho Internacional, de acuerdo con tres
categoras, a saber:
1. Las peores formas incuestionablemente de trabajo infantil, que internacionalmente se
definen como esclavitud, trata de personas, servidumbre por deudas y otras formas
de trabajo forzoso, reclutamiento forzoso de nios y adolescentes para utilizarlos en
conflictos armados, prostitucin, pornografa y actividades ilcitas.
2. El trabajo que desempeen los nios y adolescentes que no alcancen la edad mnima
especificada para el tipo de actividad (segn determine la legislacin nacional, de
acuerdo con normas internacionalmente adoptadas) y que por consiguiente se vean
privados de la educacin y de su pleno desarrollo personal.
3. El trabajo que ponga en peligro el bienestar fsico, mental o moral de los nios y
adolescentes, ya sea por su propia naturaleza o por las condiciones en que se realiza
y que se denomina trabajo peligroso.
La legislacin colombiana protege a los nios y adolescentes contra el trabajo que por su
naturaleza o por las condiciones en que se lleva a cabo pueda afectar su salud, integridad y
seguridad o impedir el derecho a la educacin y contra las peores formas de trabajo infantil,
conforme al Convenio 182 de la OIT, mediante las Resoluciones 3597 de 3 de octubre de
2013.

Contrato de Trabajo

15

3. 2. 2. 1 Actividades que constituyen conductas punibles


Para efectos de la Resolucin 3597 de 2013 del Ministerio del Trabajo, constituye conducta
punible cualquier actividad que pueda catalogarse como:
1. Formas de esclavitud o las prcticas anlogas a la esclavitud, como la venta y la trata
de nios, la servidumbre por deudas y la condicin de siervo y el trabajo forzoso u
obligatorio, incluido el reclutamiento forzoso u obligatorio de nios para utilizarlos en
conflictos armados.
2. Utilizacin, reclutamiento o la oferta de nios para la prostitucin, la produccin de
pornografa o actuaciones pornogrficas; y
3. La utilizacin, el reclutamiento o la oferta de nios para la realizacin de actividades
ilcitas, en particular la produccin y el trfico de estupefacientes, tal como se definen
en los tratados internacionales pertinentes; las sealadas en el Convenio 182 de la OIT
de 1999, aprobado por la Ley 704 de 2001, no sern consideradas en absoluto como
actividades para ser realizadas por menores de edad, ni siquiera se incluyen en la
clasificacin de prohibidas, por encontrarse tipificadas en legislacin como conductas
punibles. (Resolucin Ministerio del Trabajo No. 3597 de 3 de octubre de 2013,
Artculo 5).
3. 2. 2. 2 Autorizacin para trabajar
Para poder trabajar, los adolescentes entre los 15 y 17 aos requieren la respectiva
autorizacin expedida por el Inspector de Trabajo; a falta de este, la autorizacin ser
expedida por el Comisario de Familia y en su defecto por el Alcalde Municipal, a solicitud de
los padres, del representante legal o del Defensor de Familia (Ley 1098 de 2006, artculo
113). Para tal efecto, se debern utilizar los formatos y procedimientos que establezca el
Ministerio del Trabajo, los cuales se publicarn en la pgina electrnica del Ministerio, as
como en la pgina de Gobierno en Lnea.
Los adolescentes entre 15 y 17 aos de edad que hayan obtenido ttulo de formacin
tcnica o tecnolgica expedido por el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) o por instituciones debidamente acreditadas para brindar formacin tcnica y tecnolgica, podrn
ser autorizados para trabajar en la actividad en la que fueron capacitados (artculo 36 de
la Ley 789 de 2002) y podrn ejercer libremente la respectiva ocupacin, arte, oficio o
profesin, siempre que el contratante cumpla con lo establecido en los Decretos nmeros
1295 de 1994 y 933 de 2003, en las Resoluciones nmeros 1016 de 1989 y 2346 de 2007
y en la Decisin 584 del 2004 del Comit Andino de Autoridades en Seguridad y Salud
en el Trabajo y la normativa vigente en salud ocupacional. La autorizacin de trabajo se
expedir previo estudio del puesto de trabajo y el panorama de riesgos de la actividad
que el adolescente va a realizar, documentos que debern ser allegados por la empresa
solicitante.
Excepcionalmente los nios menores de 15 aos podrn recibir autorizacin del Inspector de Trabajo, o en su defecto del ente territorial local, para desempear actividades
remuneradas de tipo artstico, cultural, recreativo y deportivo. La autorizacin establecer

16

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

el nmero mximo de horas y prescribir las condiciones en que esta actividad debe llevarse a cabo. En ningn caso la autorizacin para la actividad desarrollada exceder las
catorce (14) horas semanales. (Resolucin Ministerio del Trabajo No. 3597 de de 3 de
octubre de 2013, Artculo 6).
3. 2. 2. 3 Adolescente indgena
En los procesos laborales en que sea demandante un adolescente indgena ser obligatoria
la intervencin de las autoridades de su respectivo pueblo. Igualmente se informar a la
Direccin de Etnias del Ministerio del Interior o de la dependencia que haga sus veces.
(Cdigo de la Infancia y la Adolescencia, Artculo 118).
3. 2. 3 Prohibicin de discriminacin en razn de la edad
La Ley 931 de 2004 Por la cual se dictan normas sobre el derecho al trabajo en condiciones
de en razn de la edad, tiene por objeto la proteccin especial por parte del Estado de
los derechos que tienen los ciudadanos a ser tratados en condiciones de igualdad, sin que
puedan ser discriminados en razn de su edad para acceder al trabajo.
As pues, se ha encargado al Ministerio de Trabajo vigilar y sancionar a quienes exijan a los
aspirantes a ocupar un cargo o ejercer un trabajo, cumplir con un rango de edad determinado
para ser tenido en cuenta en la decisin que defina la aprobacin de su aspiracin laboral,
aclarando que los requisitos para acceder a un cargo que se encuentre vacante o a ejercer
un trabajo debern referirse a mritos o calidades de experiencia, profesin u ocupacin.
3. 3 VICISITUDES DEL CONTRATO DE TRABAJO
Son los accidentes, circunstancias o cambios que en la vida del contrato de trabajo, lo
afectan de alguna manera, sin que ello implique su terminacin.
3. 3. 1 Revisin del Contrato de Trabajo
Dice el artculo 50 del Cdigo Sustantivo del Trabajo: Todo contrato es revisable cuando
quiera que sobrevengan imprevisibles y graves alteraciones de la normalidad econmica.
Cuando no haya acuerdo entre las partes acerca de la existencia de tales alteraciones,
corresponde al juez laboral decidir sobre ella y, mientras tanto, el contrato sigue en todo su
vigor.
Lo anterior se basa en la teora de la imprevisin que permite revisar las clusulas del
contrato para adaptarlas a las nuevas circunstancias econmicas, es decir, aquellas de
grave consideracin que terminan alterando la normalidad que rega al momento de la
celebracin del contrato que perjudica onerosamente a una de las partes. Entindanse
estas alteraciones, no de la empresa sino las del medio general. Si hay acuerdo entre las
partes el contrato se adaptar a las nuevas circunstancias, de lo contrario, se solicitar
la intervencin del juez laboral para determinar si existen circunstancias graves, pero no
cmo va quedar el contrato; de acuerdo con esto, el contrato sigue vigente quedando a
la parte afectada la facultad de darlo por terminado con justa causa, fundamentada en la
alteracin econmica.

Contrato de Trabajo

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3. 3. 2 Suspensin del Contrato de Trabajo


Es la interrupcin provisional que se presenta por causas previstas en el artculo 51 del
Cdigo Sustantivo del Trabajo o en el Contrato de Trabajo cuando no se cumple o deja de
cumplirse por un tiempo definido.
Durante ese tiempo el trabajador no est obligado a prestar sus servicios ni la empresa
a pagar salarios, pero se conserva el vnculo laboral respecto de las obligaciones ya
surgidas con anterioridad por muerte o por enfermedad. Estos perodos de suspensin
pueden descontarse por el empleador al liquidar vacaciones, cesantas y pensiones de
vejez. (Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculo 53).
3. 3. 2. 1 Causas taxativas de suspensin del contrato
Son las contempladas en el artculo 51 del Cdigo Sustantivo del Trabajo.
a) Por fuerza mayor o caso fortuito que temporalmente impida su ejecucin:
Entindase por Fuerza mayor o Caso fortuito, aquel imprevisto imposible de resistir
que puede ser externo a las partes como un incendio, una captura, un secuestro, un
terremoto, un robo de instrumentos fundamentales para el trabajo, etc., que impide
la ejecucin de contrato temporalmente, aunque, si el caso fortuito o la fuerza mayor
es de carcter definitivo, constituye automticamente terminacin del contrato, como
veremos ms adelante; en todo caso deber informarse al Ministerio de Trabajo quien
comprobar que la existencia de la fuerza mayor corresponde a la realidad. De omitirse
este informe y establecerse que no existi el hecho, habr salario sin prestacin del
servicio.
No se descarta que la duracin de la suspensin sea prolongada o indefinida, hasta el
momento en que sea posible reanudar actividades. (Ver Concepto Ministerio de la
Proteccin Social No. 253855 de 28 de agosto de 2008).
b) Por la muerte o la inhabilitacin del empleador, cuando ste sea una persona
natural y cuando ello traiga como consecuencia necesaria y directa la suspensin
temporal del trabajo:
Cuando se trata de muerte, es necesario el informe al Ministerio de Trabajo en aras de
producir efectos y calificacin, si la muerte del empleador persona natural-, es:
Totalmente intrascendente: La actividad del empleador no afecta la continua
prestacin del servicio.
Genera suspensin temporal: La ausencia del empleador impide la prestacin del
servicio, hasta hallar un remplazo.
Termina el contrato: El empleador no puede ser remplazado, casos tales como
el del artista, el abogado, el mdico y sus asistentes, secretarias, mensajeros y/o
aseadores, etc., sin que proceda indemnizacin alguna.

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Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Tambin se suspenden los contratos de trabajo que impiden la prestacin de servicios,


cuando la inhabilitacin se trata de enfermedad, detencin preventiva, secuestro
o desaparecimiento; ya si se est ante una inhabilidad definitiva, como incapacidad
permanente que le impida al empleador ser remplazado operar la terminacin de
contratos sin indemnizacin.
c) Por suspensin de actividades o clausura temporal de la empresa, establecimiento
o negocio, en todo o en parte, hasta por ciento veinte (120) das por razones
tcnicas o econmicas u otras independientes de la voluntad del empleador,
mediante autorizacin previa del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. De
la solicitud que se eleve al respecto el empleador deber informar en forma
simultnea, por escrito, a sus trabajadores:
En esta causal el imprevisto imposible de resistir es de orden tcnico o econmico y
su duracin es de mximo ciento veinte (120) das, superado este trmino operar la
terminacin de los contratos.
Aqu no hablamos de informe al Ministerio de Trabajo, sino de autorizacin que se
entiende concedida mediante la expedicin de un acto administrativo; el informe
ser para los trabajadores quienes harn parte del proceso administrativo y podrn
oponerse con argumentos tendientes a desvirtuar la existencia del inconveniente
tcnico o econmico, o probar que tales inconvenientes son imputables de la voluntad
del empleador. Si por el contrario, el empleador omite la autorizacin, estar obligado a
pagar salarios, prestaciones e indemnizaciones.
No sobra aclarar que cundo esta norma habla de clausura, se interpretar como el
cierre temporal, ms nunca el definitivo.
d) Por licencia o permiso temporal concedido por el empleador al trabajador o por
suspensin disciplinaria
Licencia:
Es el tiempo acordado entre las partes, de desvinculacin del trabajo por parte del
empleado para efectos personales, que no genera salario. Tambin existe la licencia
remunerada que no suspende el contrato, ni los salarios y se da por mandato de la Ley
o por la decisin del empleador.
En este punto, es necesario aclarar que son licencias que generalmente suspenden el
contrato de trabajo y por ende, el salario; las consagradas en el numeral 6 del artculo
57 del Cdigo Sustantivo del Trabajo. (Ver Sentencia C-930 de 10 de diciembre de
2009).
Tenga en cuenta que, la negativa injustifi cada a otorgar permisos, licencias por
enfermedad o licencias ordinarias, cuando se dan las condiciones legales, reglamentarias
o convencionales para pedirlos, constituyen acoso laboral. (Ley 1010 de 23 de enero
de 2006, Artculo 7, Lit. m)).

Contrato de Trabajo

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Suspensin Disciplinaria:
Es un modo de sancin, producto de un proceso disciplinario que inicia a partir del
momento en que al empleado, se le formulan cargos o en cumplimiento de un trmite
establecido para determinar si el empleado es o no sujeto de sancin.
Procede ante el incumplimiento de obligaciones y por infringir las prohibiciones que
generalmente, son las que contempladas por el Reglamento Interno de Trabajo y las
enunciadas en los artculos 58 y 60 del Cdigo Sustantivo del Trabajo.
Cuando la sancin consista en suspensin del trabajo, sta no puede exceder de ocho
(8) das por la primera vez, ni de dos (2) meses en caso de reincidencia de cualquier
grado. (Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculo 112).
e) Por ser llamado el trabajador a prestar el servicio militar:
En este caso el empleador est obligado a conservar el puesto del trabajador hasta por
treinta (30) das despus de terminado el servicio. Dentro de este trmino el trabajador
puede reincorporarse a sus tareas, cuando lo considere conveniente, y el empleador
est obligado a admitirlo tan pronto como ste gestione su reincorporacin.
Aunque la modificacin introducida al artculo 51 del Cdigo Sustantivo del Trabajo por
el artculo 4 de la Ley 50 de 1990, dispuso de treinta (30) das para conservar el puesto
del trabajador, otro trmino es el que consagra el literal h) del artculo 41 de la Ley 48
de 1993, el cual corresponde a seis (6) meses a partir de la finalizacin de su servicio
en filas. Si este trmino expira, el contrato podr darse por terminado sin derecho a
indemnizacin alguna.
Es importante tener en cuenta que las entidades o empresas a que hace referencia el
literal h) del artculo 41 de la Ley 48 de 1993 sern sancionadas con multa de cinco (5)
salarios mnimos legales mensuales vigentes, por cada ciudadano vinculado ilegalmente
o que no reintegre en sus respectivos cargos. (Decreto nico Reglamentario 1070 de
26 de mayo de 2015, Artculo 2.3.1.4.11.1).
f) Por detencin preventiva del trabajador o por arresto correccional que no exceda
de ocho (8) das por cuya causa no justifique la extincin del contrato:
Valga diferenciar que Detencin Preventiva es la que priva de la libertad y lgicamente
impide la prestacin personal del servicio; y el Arresto Correccional es una medida de
correccin policiva, que segn la Corte Constitucional, perdi su vigencia al no estar
sealado en ninguna de las disposiciones que en materia de contravenciones rigen en
la actualidad. (Sentencia C-079 de 29 de febrero de 1996, Magistrado Ponente Dr.
Hernando Herrera Vergara).
Tenga en cuenta que la Detencin Preventiva suspende el contrato de trabajo, pero la
Captura no porque se considera como un caso fortuito o de fuerza mayor.

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Cartilla Laboral y de Seguridad Social

g) Por huelga declarada en la forma prevista en la Ley.


Dispone el artculo 429 del Cdigo Sustantivo del Trabajo que: Se entiende por huelga
la suspensin colectiva temporal y pacfica del trabajo, efectuada por los trabajadores
de un establecimiento o empresa con fines econmicos y profesionales propuestos a
sus empleadores y previos los trmites establecidos en el presente ttulo y que sus
requisitos son:
1. No puede efectuarse una suspensin colectiva de trabajo, cualquiera que sea
su origen, sin que antes se hayan cumplido los procedimientos que regulan los
artculos siguientes. (Artculos 432 al 436 y 443 al 446 del Cdigo Sustantivo del
Trabajo).
2. La reanudacin de los trabajos implica la terminacin de la huelga, y no podr
efectuarse nueva suspensin de labores, mientras no se cumplan los expresados
requisitos. (Subrayas fuera del texto original).
Pero resulta que hay una excepcin que consiste en que el contrato no se suspende
y por lo tanto, el empleador debe pagar salarios y prestaciones mientras sta dure,
cuando la huelga sea imputable al empleador por desconocer derechos laborales
legales o convencionales, jurdicamente exigibles. (Corte Constitucional, Sentencia
C-1369 de 2000, Magistrado Ponente Dr. Antonio Barrera Carbonell).
-- Pago de aportes durante la suspensin temporal del contrato.
El Decreto 806 de 1998, reglament las cotizaciones durante el periodo de huelga
o suspensin temporal del contrato de trabajo, as: En los perodos de huelga o
suspensin temporal del contrato de trabajo por alguna de las causales contempladas
en el artculo 51 del Cdigo Sustantivo del Trabajo, no habr lugar al pago de los
aportes por parte del afiliado, pero s de los correspondientes al empleador los cuales
se efectuarn con base en el ltimo salario base reportado con anterioridad a la huelga
o a la suspensin temporal del contrato. (Subrayas fuera del texto original). (Decreto
Reglamentario 806 de 30 de abril de 1998, artculo 71 y Concepto Ministerio de la
Proteccin Social No. 6721 del 21 de febrero de 2011).
No sobra anotar que las empresas de servicios temporales no podrn prestar sus
servicios a usuarios cuyos trabajadores se encuentren en huelga. (Ley 50 de 28 de
diciembre de 1990, Artculo 89).
3. 3. 2. 2 Reanudacin del Trabajo
Una vez desaparecidas las causas de suspensin temporal del trabajo y para efectos de
los literales a) al c) del punto anterior, el empleador deber informar a los trabajadores, la
fecha de reanudacin del trabajo, mediante notificacin personal o avisos publicados no
menos de dos veces en un peridico de la localidad, y debe admitir a sus ocupaciones
anteriores a todos los trabajadores que se presenten dentro de los tres (3) das siguientes
a la notificacin o aviso. (Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculo 52).

Contrato de Trabajo

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En las dems causales, si los trabajadores no se reintegran a sus labores, se entender


que el contrato ha terminado sin que el empleador deba indemnizacin de ningn tipo.
3. 3. 3 Incapacidad
Se presenta en el trabajador cuando le es imposible prestar el servicio personal, normal y
eficazmente, por causa de enfermedad general. Durante ese lapso, en que no se prestan
servicios el empleador no paga salario, pero el trabajador recibe una prestacin econmica
asumida por el Sistema de Seguridad Social. La incapacidad no suspende el contrato de
trabajo y no debe tomarse en cuenta para descontarla en la liquidacin de prestaciones.
(Ver Decreto 2353 de 3 de diciembre de 2015, artculo 81).
3. 3. 4 Licencias de Maternidad y Paternidad
En estas licencias no existe prestacin del servicio por parte de los padres, ni pago de
salarios por parte del empleador, en cambio si se remunera el auxilio por parte de la Entidad
Promotora de Salud (EPS) a la que se encuentren afiliados los trabajadores.
Estas licencias no se toman en cuenta para descontarlas en liquidacin de prestaciones
sociales.
3. 3. 5 Salarios sin prestacin del servicio
Esta vicisitud se presenta cuando el servicio no se presta por culpa o disposicin del
empleador, caso tal, el empleado tiene todo el derecho de percibir salario.
3. 3. 6 Vacaciones y das de descanso
Durante estos perodos tampoco hay prestacin del servicio, pero se toma como si se
hubiesen prestado.
Como su naturaleza no es de carcter salarial, la demora en su pago no genera indemnizacin
moratoria.
3. 3. 7 Sustitucin de empleadores
Se entiende por sustitucin de empleadores todo cambio de un empleador por otro, por
cualquier causa, siempre que subsista la identidad del establecimiento, es decir, en cuanto
ste no sufra variaciones esenciales en el giro de sus actividades o negocios. (Cdigo
Sustantivo del Trabajo, Artculo 67).
Debe quedar claro que este cambio, no afecta en nada el contrato de trabajo, porque el
trabajador no est ligado a la persona natural, sino a la empresa que mantenga vigente su
actividad.
En cuanto a las obligaciones del empleador, tanto el entrante como el saliente, responden
solidariamente; si a la fecha de la sustitucin el nuevo las satisface, ste podr repetir
contra el anterior.

22

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Es vlido el acuerdo del saliente empleador (o el entrante) con todos o con cada uno de
sus trabajadores para el pago definitivo de sus cesantas por todo el tiempo servido hasta
el momento de la sustitucin, sin que se entienda terminado el contrato de trabajo; si el
acuerdo no tiene lugar, se debe entregar al nuevo empleador el valor total de las cesantas,
quedando a cargo exclusivo de ste el pago de las cesantas que se vayan causando.
(Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculo 69).
3. 3. 8 Ius Variandi (Modificacin de las condiciones de trabajo)
Es la atribucin propia del poder subordinante del empleador para modificar las
caractersticas del contrato de trabajo, como la jornada, la calidad o cantidad, el modo, el
lugar, etc.
sta facultad tambin vara en novacin, o la facultad que tiene el empleador para
impartir rdenes y ese slo hecho introduce una modificacin en las condiciones laborales
inicialmente pactadas.
La alteracin tambin es otra variacin del Ius Variandi, en el evento en que stas pueden
resultar benficas o perjudiciales al trabajador, por ejemplo, un ascenso.
Antes de hacer uso de este elemento, se le sugiere al empleador llegar a un acuerdo con
el trabajador y considerar realizarle una evaluacin respecto de su situacin familiar, su
estado de salud y el de su entorno familiar, el tiempo y lugar de trabajo, etc. sin perjuicio
y con plena observancia de sus derechos fundamentales; todo esto porque el trabajador
no est obligado a cumplir, dndosele la oportunidad de dar por terminado el contrato de
manera unilateral exigiendo una indemnizacin. (Ver Concepto Ministerio del Trabajo
No. 00011499 de 25 de enero de 2013 y Sentencia T-687 de 26 de septiembre de 2013).
3. 4 CONTRATOS TRABAJO DE ACUERDO CON LA FORMA
El contrato de trabajo puede ser verbal o escrito; para su validez no requiere forma especial
alguna, salvo disposicin expresa en contrario. (Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculo
37).
3. 4. 1 Contrato verbal
Como su nombre lo indica, es el acuerdo de voluntades que se manifiesta oralmente y
donde se plantean las condiciones de trabajo, el sitio en donde ha de realizarse la labor, la
cuanta, la forma y periodicidad del pago y la duracin del contrato. (Cdigo Sustantivo
del Trabajo, Artculo 38).
El contrato verbal es tan vlido como un contrato escrito, ya que, en el evento de un litigio el
juez observar los elementos esenciales que integraron la relacin y como mencionbamos
anteriormente corresponde al empleador desvirtuar la subordinacin o dependencia, y al
trabajador, probar la prestacin del servicio.
ste contrato se diferencia de los dems en el sentido en que no hay perodo de prueba
y la duracin se presume indefinida, en conclusin, no puede hablarse de contratos
verbales a trmino fijo.

Contrato de Trabajo

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Puede ocurrir que el empleador y el trabajador convengan la labor a desarrollar y el lugar y


duracin del contrato, ms no se especifique nada con relacin al salario o remuneracin.
En este caso concreto, podemos acudir al artculo 144 del Cdigo Sustantivo del Trabajo,
que dice Cuando no se haya pactado expresamente salario, se debe el que ordinariamente
se paga por la misma labor, y a falta de ste, el que se fijare tomando en cuenta la cantidad
y calidad del trabajo, la aptitud del trabajador y las condiciones usuales de la regin.
3. 4. 2 Contrato escrito
Este tipo de contrato es el ms usual y aconsejable, ya que facilita la solucin de conflictos
entre las partes; se celebra por medio de un documento, en el cual se incluyen las clusulas
mnimas que lo regularan y que debern estar acorde con las leyes y lo establecido en el
artculo 39 del Cdigo Sustantivo del Trabajo, en referencia a la identificacin y domicilio
de las partes, lugar y fecha de la celebracin del contrato, lugar de ejecucin del contrato,
naturaleza del contrato, la cuanta de la remuneracin, su forma y perodos de pago,
duracin del contrato, duracin del perodo de prueba y causas de terminacin del mismo.
Los acuerdos y contratos que deben constar por escrito para su validez, son los siguientes:
El contrato a trmino fijo y sus prrrogas.
El periodo de prueba.
El contrato de aprendizaje.
Con salario integral.
El contrato de teletrabajo.
El contrato de compaas multinivel con sus vendedores independientes.
Los pagos que no constituyen salario. (Ver Expediente 11916 de 12 de agosto de
1999).
3. 5 CONTRATO DE TRABAJO DE ACUERDO CON LA DURACIN
Existen las siguientes clases de contrato segn sea la duracin:
Contrato a trmino fijo.
Contrato a trmino indefinido.
Contrato por duracin de la obra o labor.
Contrato ocasional, accidental o transitorio.
3. 5. 1 Contrato a trmino fijo
Esta modalidad de contrato est contemplada en el artculo 46 del Cdigo Sustantivo del
Trabajo que dice: El contrato de trabajo a trmino fijo debe constar siempre por escrito y
su duracin no puede ser superior a tres aos, pero es renovable indefinidamente.
1. Si antes de la fecha del vencimiento del trmino estipulado, ninguna de las partes
avisare por escrito a la otra su determinacin de no prorrogar el contrato, con una
antelacin no inferior a treinta (30) das, ste se entender renovado por un perodo
igual al inicialmente pactado, y as sucesivamente.

24

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

2. No obstante, si el trmino fijo es inferior a un (1) ao, nicamente podr prorrogarse


sucesivamente el contrato hasta por tres (3) perodos iguales o inferiores, al cabo de los
cuales el trmino de renovacin no podr ser inferior a un (1) ao, y as sucesivamente.
Quiere decir que para que el empleador pueda terminar el contrato por vencimiento del
trmino pactado eficazmente, deber dar aviso por escrito al trabajador con una anticipacin
no menor de treinta (30) das. La clusula del contrato que estipule una duracin de tres
aos y seis meses o de cuatro aos, por ejemplo, ser nula y el contrato ser considerado
como de trmino indefinido.
Respecto del perodo de prueba, este no ser superior a los dos (2) meses ni podr superar
la quinta parte del perodo pactado y slo es vlido por una sola vez.
El pargrafo del citado artculo contempla que las personas que sean contratadas bajo esta
modalidad tendrn derecho al reconocimiento y pago de vacaciones y prima de servicios,
cualquiera que haya sido la duracin pactada.
Estos contratos son de renovacin indefinida y contemplan la figura de la Tcita
Reconduccin, es decir, la prrroga automtica por el plazo pactado; por ejemplo, si se
contrata por un ao ser prorrogable cada ao indefinidamente. Existe una excepcin y es
que si, por ejemplo, el contrato es inferior a un ao, ste slo podr prorrogarse hasta por
tres (3) perodos iguales o inferiores, despus de los cuales, el trmino de renovacin no
podr ser inferior a un ao, es decir que la cuarta prrroga se hace por un ao e inclusive,
puede ser tcita. Lo anterior tiene su fundamento en que el trabajador no dej de prestar
sus servicios un solo da y sin interrupciones durante la relacin laboral y en que mientras
se prorrog el contrato el objeto de ste fue siempre el mismo, bajo las mismas condiciones
y el trabajador ocup siempre el mismo cargo.
Si el trabajador quiere dar por terminado ste contrato, no est obligado a pagar preaviso,
ni ningn tipo de sancin, en cambio cuando por incumplimiento del empleador se termina
el contrato, se deber al trabajador el plazo que resta para cumplir el contrato, es decir que
se paga el salario, mas no una indemnizacin. Es completamente vlido entregar aparte,
un documento de preaviso al trabajador desde el comienzo del contrato, si as se considera
necesario. (Ver Sentencia T-687 de 18 de agosto de 2006).
3. 5. 2 Contrato a trmino indefinido
El artculo 47 del Cdigo Sustantivo del Trabajo define este contrato, as:
1) El contrato de trabajo no estipulado a trmino fijo, o cuya duracin no est determinada
por la de la obra, o la naturaleza de la labor contratada, o no se refiera a un trabajo
ocasional o transitorio, ser contrato a trmino indefinido.
2) El contrato a trmino indefinido tendr vigencia mientras subsistan las causas que le
dieron origen, y la materia del trabajo. Con todo, el trabajador podr darlo por terminado
mediante aviso escrito con antelacin no inferior a treinta (30) das, para que el patrono
lo reemplace. En caso de no dar aviso oportunamente o de cumplirlo solo parcialmente,

Contrato de Trabajo

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se aplicar lo dispuesto en el artculo 8, numeral 7, para todo el tiempo, o para el lapso


dejado de cumplir.
Tenga en cuenta que cuando dice se aplicar lo dispuesto en el artculo 8, numeral 7,
se refiere al del Decreto 2351 de 1965, es decir, el artculo 64 del Cdigo Sustantivo del
Trabajo: Terminacin unilateral del contrato de trabajo sin justa causa.
En forma genrica, los legisladores aceptan que todo contrato de trabajo que sea verbal,
se entiende que su trmino es indefinido.
El perodo de prueba, no puede exceder los dos meses y se presume llegado el caso de
omitir su duracin en el contrato.
Para terminar estos contratos basta con que las causas que propiciaron su origen,
desaparezcan y tambin puede operar la terminacin con o sin justa causa por cualquiera
de las partes (trabajador empleado) de forma unilateral.
En este punto vale la pena aclarar que si el empleador termina este contrato sin justa
causa, tendr que indemnizar y en algunos casos reintegrar al trabajador5, pero si es el
trabajador quien lo hace, ste podr informar de su decisin al empleador mediante aviso
con antelacin no inferior a 30 das para efectos de conseguir un remplazo, tal como dispuso
en su momento el artculo 5 del Decreto 2351 de 1965 y el artculo 6 de la Ley 50 de 1990,
cuando modificaron el artculo 64 del Cdigo Sustantivo del Trabajo; pero posteriormente
el artculo 28 de la Ley 789 de 2002 deja sin efectos la modificacin de la Ley 50, omitiendo
la sancin por falta del preaviso del trabajador.
En este orden de ideas, consideramos que el preaviso por parte del trabajador sigue
vigente en virtud del artculo 5 del Decreto 2351 de 1965, quedando un vaco respecto
de su incumplimiento, ya que no procede sancin alguna, sin embargo, el Ministerio del
Trabajo en Concepto 54936 de 2 de abril de 2014 regul el citado vacio.
Las cesantas se liquidarn anualmente para lo cual el trabajador podr escoger un Fondo
donde el empleador las consignar a ms tardar el 15 de febrero de cada ao, so pena de
incurrir en mora por cada da de tardanza.
3. 5. 3 Contrato por duracin de la obra o labor
No existe norma que consagre esta modalidad de contrato, pero se entiende que ste es
el que se prolonga hasta que se logre determinado objetivo por parte del empleador, en
otras palabras, es el que termina cuando la labor que se haya contratado, est satisfecha.
Al ser un contrato consensual e improrrogable, se sugiere que est por escrito para
especificar cul es la labor que se va a realizar y si se opta por estipular perodo de prueba;
en tal caso, ste no podr superar los dos meses y si es inferior a un ao, que no exceda
la quinta parte del tiempo inicialmente pactado.

Trabajadores cobijadas por el Decreto 2351 de 1965, ms no para quienes suscribieron contratos despus del 1 de enero de 1991.

26

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Respecto de la terminacin sin justa causa por parte del empleador, el inciso 3 del artculo
64 del Cdigo Sustantivo del Trabajo, dice: En los contratos a trmino fijo, el valor de
los salarios correspondientes al tiempo que faltare para cumplir el plazo estipulado del
contrato; o el del lapso determinado por la duracin de la obra o la labor contratada, caso
en el cual la indemnizacin no ser inferior a quince (15) das. (Subrayas fuera del texto
original). No sobra agregar que si se desconoce la duracin de la obra, es recomendable
acudir a un dictamen. Ya si es el trabajador quien da por terminado el contrato sin justa
causa, no se contempla ningn tipo de sancin. (Consulte Expediente 9312 de 3 de julio
de 1997).
3. 5. 3. 1 Contrato de Obra
Es un contrato civil o comercial de prestacin de servicios que se realiza de manera
independiente no subordinada.
3. 5. 3. 2 Contrato por Unidad de Obra o Destajo
La labor es subordinada y el salario es convenido y a destajo, es decir, ajustado a cierta
cantidad de dinero de acuerdo con la produccin generada.
3. 5. 4 Contrato ocasional, accidental o transitorio
Es aquel contrato de corta duracin o no mayor de un mes, que contempla aquellas labores
distintas de las actividades normales del empleador
Para que se configure eficazmente este contrato es necesario determinar lo extraordinario
de la labor.
Vale la pena recordar que los trabajadores a que se refiere este numeral, que son los
mismos descritos por el artculo 6 del Cdigo Sustantivo del Trabajo, tienen derecho a
prima y auxilio de cesantas. (Ver Sentencias C-823 y 825 de 4 de octubre de 2006,
respectivamente).
3. 5. 4. 1 Empresas de servicios temporales y usuarios de las mismas
Los contratos celebrados entre las empresas de servicios temporales y los usuarios,
debern regirse por las siguientes instrucciones:
1. Constar por escrito.
2. Hacer constar que la empresa de servicio temporal se sujetar a lo dispuesto por la Ley
para efectos del pago de salarios, prestaciones sociales, horas extras, recargos diurnos
y nocturnos, dominicales y festivos.
3. Especificar la compaa aseguradora, el nmero de la pliza, vigencia y monto con la
cual se garantiza el cumplimiento de las obligaciones laborales de las empresas de
servicios temporales con los trabajadores en misin.

Contrato de Trabajo

27

4. Determinar la forma de atencin de las obligaciones que en materia de salud ocupacional


se tiene para con los trabajadores en misin, cuando se trate de las circunstancias
establecidas en el artculo 78 la Ley 50 de 1990. (Ley 50 de 28 de diciembre de 1990,
Artculo 81).
En estos contratos se har constar que la Empresa de Servicios Temporales se sujetar
a lo establecido en el Cdigo Sustantivo de Trabajo para efecto del pago de salarios,
prestaciones sociales y dems derechos de los trabajadores.
Igualmente, deber indicar el nombre de la compaa aseguradora, nmero de la pliza,
vigencia y monto de la misma, con la cual se garantizan las obligaciones laborales de los
trabajadores en misin.
La relacin entre la empresa usuaria y la Empresa de Servicios Temporales puede ser
regulada por uno o varios contratos, de acuerdo con el servicio especfico a contratar.
Cuando se celebre un solo contrato, este regular el marco de la relacin, la cual se
desarrollar a travs de las rdenes correspondientes a cada servicio especfico. (Decreto
nico Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015, Artculo 2.2.6.5.8).
3. 6 OTROS TRABAJADORES Y SUS CONTRATOS
No podemos dejar por fuera de ste anlisis contractual, a aquellas formas de vinculacin
laboral de quines realizan actividades que contribuyen y fomentan el espritu de
coordinacin econmica y equilibrio social, que son:
Contrato de aprendizaje.
Contrato de prestacin de servicios.
Teletrabajo.
Empleo de emergencia.
Servicio Domstico y Choferes de servicio familiar.
Trabajo a domicilio.
Agentes colocadores de plizas de seguros y ttulos de capitalizacin.
Colocadores de apuestas permanentes.
Representantes, agentes viajeros y agentes vendedores.
Trabajadores de notarias pblicas y oficinas de registro de instrumentos pblicos y
privados.
Profesores de establecimientos particulares de enseanza.
Trabajadores secuestrados.
Trabajadores de direccin, confianza o manejo.

28

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

3. 6. 1 Contrato de aprendizaje
Los artculos 30 al 41 de la Ley 782 de 2002 regulan sta modalidad de contratacin, que
se diferencia de los que hemos analizado previamente, en que:
a) No se habla de trabajador, sino de aprendiz, entindanse estos como los alumnos de
los programas de formacin tituladas y los alumnos de los programas Jvenes Rurales
y Jvenes en Accin cuya formacin imparta directamente el Servicio Nacional de
Aprendizaje, SENA.
Tambin se consideran aprendices los estudiantes universitarios que contemplen
prctica empresarial en el desarrollo del pensum de su carrera profesional. (Decreto
nico Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015, Artculo 2.2.6.4.1).
Los aprendices deben ser mayores de 14 aos que hayan completado sus estudios
primarios o demuestren poseer conocimientos equivalentes a ellos, es decir saber leer
y escribir. (Decreto nico Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015, Artculo
2.2.6.3.3).
b) La figura del empleador se identifica como patrocinador que es quien suministra los
medios para que adquiera formacin profesional metdica y completa requerida en el
oficio, actividad u ocupacin dentro del manejo administrativo, operativo, comercial o
financiero propios del giro ordinario de las actividades del patrocinador con exclusividad
en las actividades propias del aprendizaje y el reconocimiento de un apoyo de
sostenimiento que garantice el proceso de aprendizaje y el cual, en ningn caso,
constituye salario. (Decreto nico Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015,
Artculo 2.2.6.3.1).
c) Interviene la entidad de formacin que tradicionalmente es el SENA, las entidades que
su Consejo Directivo autorice y/o las entidades educativas reconocidas por el Estado.
3. 6. 1. 1 Definicin
El artculo 30 de la Ley 789 de 2002, defini el contrato de aprendizaje como una forma
especial dentro del Derecho Laboral, mediante la cual una persona natural desarrolla
formacin terica prctica en una entidad autorizada, a cambio de que una empresa
patrocinadora proporcione los medios para adquirir formacin profesional metdica y
completa requerida en el oficio, actividad u ocupacin y esto le implique desempearse
dentro del manejo administrativo, operativo comercial o financiero propios del giro ordinario
de las actividades de la empresa, por cualquier tiempo determinado no superior a dos
(2) aos, y por esto reciba un apoyo de sostenimiento mensual, el cual en ningn caso
constituye salario.
A su turno el artculo 2.2.6.3.1 del Decreto nico Reglamentario 1072 de 26 de mayo
de 2015, lo reglament aadiendo que es una forma especial de vinculacin dentro del
Derecho Laboral que carece de subordinacin.

Contrato de Trabajo

29

El contrato de aprendizaje deber comprender tanto la etapa lectiva o acadmica como


la prctica o productiva, salvo los siguientes casos, en los cuales se circunscribir al
otorgamiento de formacin prctica empresarial:
a) Prctica de estudiantes universitarios: En este caso la duracin mxima de la relacin
de aprendizaje ser del mismo tiempo que seale el respectivo programa curricular
para las prcticas, sin que la duracin llegue a superar el trmino mximo de dos (2)
aos.
b) Prcticas de estudiantes tcnicos y tecnlogos: La duracin mxima de la relacin
de aprendizaje ser de un (1) ao, siempre y cuando las prcticas estn contempladas
en el pnsum acadmico debidamente aprobado por la autoridad competente.
Los alumnos de educacin secundaria podrn ser sujetos del contrato de aprendizaje,
siempre y cuando el pensm acadmico contemple la formacin profesional integral
metdica y completa en oficios u ocupaciones que requieran certificacin ocupacional o
actitud profesional. En la etapa prctica la dedicacin del aprendiz debe guardar relacin
con la formacin acadmica. (Decreto nico Reglamentario 1072 de 26 de mayo de
2015, Artculo 2.2.6.3.25).
3. 6. 1. 2 Formalidades del Contrato de Aprendizaje
El contrato de aprendizaje deber constar por escrito y contener como mnimo la siguiente
informacin:
1. Razn social de la empresa patrocinadora, nmero de identificacin tributaria (NIT),
nombre de su representante legal y el nmero de su cdula de ciudadana.
2. Razn social o nombre de la entidad de formacin que atender la fase lectiva del
aprendiz con el nmero de identificacin tributaria (NIT), nombre del representante
legal y el nmero de su cdula de ciudadana.
3. Nombre, apellido, fecha de nacimiento, tipo y nmero del documento de identidad del
aprendiz.
4. Estudios o clase de capacitacin acadmica que recibe o recibir el aprendiz.
5. Oficio, actividad u ocupacin objeto de la relacin de aprendizaje, programa y duracin
del contrato.
6. Duracin prevista de la relacin de aprendizaje, especificando las fases lectiva y
prctica.
7. Fecha prevista para la iniciacin y terminacin de cada fase.
8. Monto del apoyo de sostenimiento mensual en moneda colombiana.

30

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

9. La obligacin de afiliacin a los sistemas de riesgos laborales en la fase prctica y en


salud en la fase lectiva y prctica.
10. Derechos y obligaciones del patrocinador y el aprendiz.
11. Causales de terminacin de la relacin de aprendizaje.
12. Fecha de suscripcin del contrato.
13. Firmas de las partes. (Decreto nico Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015,
Artculo 2.2.6.3.2).
3. 6. 1. 3 Afiliacin al Sistema de Seguridad Social Integral
La afiliacin de los aprendices alumnos y el pago de aportes se cumplir plenamente por
parte del patrocinador as:
a) Durante las fases lectiva y prctica el aprendiz estar cubierto por el Sistema de
Seguridad Social en Salud y la cotizacin ser cubierta plenamente por la empresa
patrocinadora, sobre la base de un salario mnimo legal mensual vigente;
b) Durante la fase prctica el aprendiz estar afiliado al Sistema de Riesgos Profesionales
por la Administradora de Riesgos Laborales, ARL, que cubre la empresa patrocinadora
sobre la base de un salario mnimo legal mensual vigente.
Cuando las fases lectiva y prctica se realicen en forma simultnea, el aprendiz estar
cubierto por salud y riesgos laborales. (Decreto nico Reglamentario 1072 de 26 de
mayo de 2015, Artculo 2.2.6.3.5).
3. 6. 1. 4 Modalidades del Contrato de Aprendizaje
Para el cumplimiento y vinculacin de los aprendices, la empresa patrocinadora, atendiendo
las caractersticas de mano de obra que necesite, podr optar por las siguientes modalidades:
a) La formacin terica y prctica de aprendices en oficios semicalificados en los que
predominen procedimientos claramente definidos a partir de instrucciones especficas
cuando las exigencias de educacin formal y experiencia sean mnimas y se orienten
a los jvenes de los estratos ms pobres de la poblacin que carecen o tienen bajos
niveles de educacin formal y experiencia;
b) La formacin que verse sobre ocupaciones semicalificadas que no requieran ttulo o
calificadas que requieran ttulo de formacin tcnica no formal, tcnicos profesionales o
tecnolgicos, de instituciones de educacin reconocidas por el Estado y aprendices del
Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA;
c) La formacin del aprendiz alumno matriculado en los cursos dictados por el Servicio
Nacional de Aprendizaje, SENA, de acuerdo con el artculo 5 del Decreto 2838 de 1960;

Contrato de Trabajo

31

d) La formacin en instituciones educativas debidamente reconocidas por el Estado y


frente a las cuales tienen prelacin los alumnos matriculados en los cursos dictados
por el Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA. La formacin directa del aprendiz por
la empresa autorizada por el Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA. La formacin en
las empresas por jvenes que se encuentren cursando los dos (2) ltimos grados de
educacin lectiva secundaria en instituciones aprobadas por el Estado;
e) Las prcticas de estudiantes universitarios que cumplan con actividades de 24 horas
semanales en la empresa y, al mismo tiempo, estn cumpliendo con el desarrollo del
pnsum de su carrera profesional o que cursen el semestre de prctica, siempre que la
actividad del aprendiz guarde relacin con su formacin acadmica;
f) Las prcticas con estudiantes universitarios, que las empresas establezcan directamente
o con instituciones de educacin aprobadas por el Estado de acuerdo con las Leyes
30 de 1992 y 115 de 1994 y dems disposiciones que las adicionen, modifiquen o
sustituyan que establezcan dentro de su programa curricular este tipo de prcticas para
afianzar los conocimientos tericos sin que, en estos casos, haya lugar a formacin
acadmica, circunscribindose la relacin al otorgamiento de experiencia y formacin
prctica empresarial, siempre que se trate de personas adicionales respecto del
nmero de trabajadores registrados en el ltimo mes del ao anterior en las Cajas de
Compensacin Familiar;
g) Las dems que hayan sido o sean objeto de reglamentacin por el Consejo Directivo
del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, de acuerdo con las Leyes 30 de 1992 y
115 de 1994. (Decreto nico Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015, Artculo
2.2.6.3.6).
3. 6. 1. 5 Prcticas y/o Programas que no constituyen Contratos de Aprendizaje
No constituyen contratos de aprendizaje las siguientes prcticas educativas o de programas
sociales o comunitarios:
1. Las actividades desarrolladas por los estudiantes universitarios a travs de convenios
suscritos con las instituciones de educacin superior en calidad de pasantas que sean
prerrequisito para la obtencin del ttulo correspondiente.
2. Las prcticas asistenciales y de servicio social obligatorio de las reas de la salud y
aquellas otras que determine el Ministerio de la Proteccin Social.
3. Las prcticas que sean parte del servicio social obligatorio, realizadas por los jvenes
que se encuentran cursando los dos (2) ltimos grados de educacin lectiva secundaria,
en instituciones aprobadas por el Estado.
4. Las prcticas que se realicen en el marco de Programas o Proyectos de proteccin
social adelantados por el Estado o por el sector privado, de conformidad con los criterios
que establezca el Ministerio de la Proteccin Social. (Decreto nico Reglamentario
1072 de 26 de mayo de 2015, Artculo 2.2.6.3.7).

32

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

3. 6. 1. 6 Terminacin del Contrato de Aprendizaje


Terminada la relacin de aprendizaje por cualquier causa, la empresa patrocinadora
deber reemplazar al aprendiz para conservar la proporcionalidad e informar de inmediato
a la Regional del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, donde funcione el domicilio
principal de aquella, pudiendo este verificarla en cualquier momento. (Decreto nico
Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015, Artculo 2.2.6.3.8).
3. 6. 1. 7 Incumplimiento de la relacin de aprendizaje por parte del aprendiz
El Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, la institucin de formacin debidamente
reconocida por el Estado y la empresa patrocinadora no gestionarn una nueva relacin de
aprendizaje para el aprendiz que incumpla injustificadamente con la relacin de aprendizaje.
(Decreto nico Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015, Artculo 2.2.6.3.9).
3. 6. 1. 8 Empresas obligadas a la vinculacin de aprendices
Las empresas privadas, desarrolladas por personas naturales o jurdicas, que realicen
cualquier tipo de actividad econmica diferente de la construccin, que ocupen un nmero
de trabajadores no inferior a quince (15), se encuentran obligadas a vincular aprendices
para los oficios u ocupaciones que requieran formacin acadmica o profesional metdica
y completa en la actividad econmica que desempean.
Las empresas industriales y comerciales del Estado y las de Economa mixta del orden
Nacional, departamental, distrital y municipal, estarn obligadas a la vinculacin de
aprendices en los trminos de esta ley. Las dems entidades pblicas no estarn sometidas
a la cuota de aprendizaje, salvo en los casos que determine el Gobierno Nacional.
El empresario obligado a cumplir con la cuota de aprendizaje podr tener practicantes
universitarios bajo la modalidad de relacin de aprendizaje, en el desarrollo de actividades
propias de la empresa, siempre y cuando estos no superen el 25% del total de aprendices.
Empresas de menos de diez (10) trabajadores podrn voluntariamente tener un aprendiz
de formacin del SENA.
Para la financiacin de los contratos de aprendizaje para las modalidades especiales de
formacin tcnica, tecnolgica, profesional y terico prctica empresarial prevista en el
artculo 31 de la Ley 789 de 2002, se podrn utilizar los recursos previstos en el artculo 16
de la Ley 344 de 1996, siempre que se vinculen a la realizacin de proyectos de transferencia
de tecnologa y proyectos de ciencia, tecnologa e innovacin que beneficien a micro,
pequeas y medianas empresas, Instituciones de Educacin Superior reconocidas por el
Ministerio de Educacin Nacional, y Grupos de Investigacin y Centros de Investigacin
y Desarrollo Tecnolgico reconocidos por Colciencias. Estos proyectos no podrn ser
concurrentes con los proyectos de formacin que realiza el SENA.
Los empresarios podrn definir la proporcin de aprendices de formacin del SENA
y practicantes universitarios en el caso de ocupaciones calificadas que requieran ttulo
de formacin profesional, siempre y cuando la empresa realice actividades de ciencia,

Contrato de Trabajo

33

tecnologa e innovacin. El Gobierno Nacional, a travs de Colciencias, definir las


condiciones y mecanismos de acreditacin de la realizacin de dichas actividades.
Las empresas que cumplan con el nmero mnimo obligatorio de aprendices, de acuerdo
a lo establecido en el artculo 33, o aquellas no obligadas a vincular aprendices, podrn
vincular aprendices mediante las siguientes modalidades de Contrato de Aprendizaje
Voluntario:
a) Para los estudiantes vinculados en el nivel de educacin media: el contrato de preaprendizaje estar acompaado del pago de un apoyo de sostenimiento durante 2 aos
a cargo del empresario, siendo efectiva la prctica en la empresa en el segundo ao,
en horario contrario a su jornada acadmica y difiriendo en cuenta especial a favor
del estudiante parte del apoyo; lo que le permitir financiar su formacin superior en
cualquier modalidad una vez egrese, con un incentivo estatal articulado a la oferta de
financiamiento de educacin superior a cargo del ICETEX;
b) Para jvenes entre 18 y 25 aos que no hayan culminado el nivel de educacin media
y se encuentran fuera del Sistema de Formacin de Capital Humano (SFCH) : Los
empresarios podrn vincular a travs de un contrato de pre-aprendizaje, cuya duracin
no podr exceder los 2 aos, a jvenes que se encuentren por fuera del sistema escolar
y que no hayan culminado la educacin media. Estos desarrollarn actividades laborales
dentro de la empresa y debern retornar al sistema educativo, los jvenes recibirn del
empresario un apoyo de sostenimiento, parte del apoyo ser entregado directamente al
beneficiario, y otra parte se destinar a una cuenta especial a favor del estudiante para
posteriormente continuar con sus estudios de educacin superior. Si este se vincula y
permanece en el SFCH podr acceder en cualquier momento a los recursos, siempre y
cuando se destinen al pago de derechos estudiantiles.
Las presentes modalidades de Contrato de Aprendizaje voluntario debern estar sujetas a
lo definido en el artculo 30 de la Ley 789 de 2002 y Decreto nico Reglamentario 1072 de
26 de mayo de 2015, Artculo 2.2.6.3.24, inc. 1.
3. 6. 1. 9 Entidades pblicas obligadas a la vinculacin de aprendices
En las regiones a las que hace referencia el pargrafo del artculo 30 de la Ley 789 de
2002, las entidades pblicas de cualquier orden, los establecimientos pblicos de cualquier
orden o las Empresas Sociales del Estado, cumplirn con la cuota de aprendices, siempre
y cuando cuenten con la disponibilidad presupuestal para tal efecto.
Las entidades pblicas de cualquier orden diferentes de las empresas industriales
y comerciales del Estado y las Sociedades de Economa Mixta podrn vincular
voluntariamente aprendices en el marco de lo dispuesto por la Ley 789 de 2002. (Decreto
nico Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015, Artculo 2.2.6.3.10).
Las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y las Sociedades de Economa Mixta
del orden nacional, departamental, distrital y municipal, estarn obligadas a la vinculacin
de aprendices en los trminos de la Ley 789 de 2002. Las dems entidades pblicas no

34

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

estarn sometidas a la cuota de aprendizaje, salvo en los casos que determine el Gobierno
Nacional.
Las empresas que se encuentren en proceso concordatario o se hayan acogido a la Ley
550 de 1999 y mientras subsista esta situacin, continan exentas de contratar aprendices.
(Decreto nico Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015, Artculo 2.2.6.3.24).
3. 6. 1. 10 Monetizacin de la cuota de aprendizaje
Los obligados a cumplir la cuota de aprendizaje podrn en su defecto cancelar al SENA una
cuota mensual resultante de multiplicar el 5% del nmero total de trabajadores, excluyendo
los trabajadores independientes o transitorios, por un salario mnimo legal vigente. En caso
que la monetizacin sea parcial esta ser proporcional al nmero de aprendices que dejen
de hacer la prctica para cumplir la cuota mnima obligatoria. (Ley 789 de 27 de diciembre
de 2002, Artculo 34).
Cuando el Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, determine la cuota de aprendices que
le corresponde a la empresa patrocinadora, esta podr optar por la monetizacin total o
parcial, para lo cual deber informar su decisin a la Regional del Servicio Nacional de
Aprendizaje, SENA, del domicilio principal donde funcione la empresa, dentro del trmino
de ejecutoria del acto administrativo respectivo: de lo contrario, deber hacer efectiva la
vinculacin de los aprendices de acuerdo con la regulacin prevista para el efecto.
En los eventos en que el empleador determine la cuota mnima de aprendizaje y opte por
monetizarla total o parcialmente, deber informar tal decisin a la Regional del Servicio
Nacional de Aprendizaje, SENA, del domicilio principal donde funcione la empresa, dentro
del mes siguiente a la monetizacin de la cuota. Cuando el empleador, en cumplimiento
del pargrafo transitorio del artculo 11 del presente decreto, opte por monetizar la cuota
mnima de aprendices, total o parcialmente, deber efectuar el primer pago, a ms tardar
dentro de los dos (2) meses siguientes a la vigencia del presente decreto.
Si con posterioridad a la monetizacin total o parcial de la cuota el patrocinador se encuentra
interesado en contratar aprendices, ya sea total o parcialmente conforme a la regulacin
de la cuota, estar obligado a informar por escrito a la Regional del Servicio Nacional de
Aprendizaje, SENA, del domicilio principal de la empresa, con un (1) mes de antelacin a
la contratacin de los mismos.
Si al vencimiento del trmino del contrato de aprendizaje, el patrocinador decide monetizar
la cuota mnima determinada, deber informar a la Regional del Servicio Nacional de
Aprendizaje, SENA, con un (1) mes de antelacin a la terminacin de la relacin de
aprendizaje.
En el evento de que el patrocinador opte por la monetizacin parcial, deber proceder
en forma inmediata a la contratacin de la cuota de aprendizaje que no es objeto de
monetizacin.
En ningn caso el cambio de decisin por parte del patrocinador conllevar el no pago
de la cuota de monetizacin o interrupcin en la contratacin de aprendices frente al

Contrato de Trabajo

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cumplimiento de las obligaciones. (Decreto nico Reglamentario 1072 de 26 de mayo


de 2015, Artculo 2.2.6.3.13).
3. 6. 1. 11 Pago de la monetizacin de la cuota de aprendizaje
La cancelacin del valor mensual por concepto de monetizacin de la cuota de aprendizaje
deber realizarse dentro de los primeros cinco (5) das de cada mes a travs de los
mecanismos de recaudo establecidos por el Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA.
De los recursos recaudados por concepto de la monetizacin de la cuota de aprendizaje,
el ochenta por ciento (80%) deber ser consignado en la cuenta especial del Fondo
Emprender - FE y el veinte por ciento (20%) en la cuenta de Apoyos de Sostenimiento del
Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA. Los intereses moratorios y las multas impuestas
por el incumplimiento de la cuota de aprendizaje debern girarse en la misma proporcin a
las cuentas mencionadas. (Decreto nico Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015,
Artculo 2.2.6.3.14).
3. 6. 1. 12 Incumplimiento de la cuota de aprendizaje o monetizacin
El Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) impondr sanciones, conforme lo establece
el numeral 16 del artculo 4 del Decreto 249 de 2004, cuando el empleador incumpla con
la vinculacin o monetizacin de la cuota mnima de aprendices, de conformidad con lo
previsto en el presente decreto.
El incumplimiento en el pago de la cuota mensual dentro del trmino sealado en el artculo
2.2.6.3.14 del Decreto nico Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015, cuando el
patrocinador haya optado por la monetizacin total o parcial de la cuota de aprendices,
dar lugar al pago de intereses moratorios diarios, conforme la tasa mxima prevista por
la Superintendencia Financiera, los cuales debern liquidarse hasta la fecha en que se
realice el pago correspondiente.
La cancelacin de la multa por incumplimiento de la obligacin de contratar aprendices no
exime al patrocinador del cumplimiento de la obligacin principal incumplida o el pago de
la monetizacin de la cuota de aprendizaje segn corresponda, de conformidad con las
siguientes opciones:
1.

Cuando se ha decidido contratar aprendices:

1.1. El pago, por cada contrato de aprendizaje incumplido, del setenta y cinco por ciento
(75%) de un (1) salario mnimo legal mensual vigente (smlmv) al momento del
incumplimiento, liquidados mensualmente o por fraccin de mes. Cuando de acuerdo
con la normatividad vigente haya lugar a aumentar al 100% de un (1) smlmv el valor
del apoyo de sostenimiento de los aprendices en etapa prctica, el porcentaje indicado
en este literal ser igual a un (1) smlmv.
1.2. La contratacin de los aprendices dejados de contratar por el tiempo del incumplimiento,
adicionales a los de la cuota ordinaria obligatoria, siempre y cuando el periodo
de incumplimiento sea mnimo de seis (6) meses. Los aprendices objeto de dicha

36

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

compensacin debern ser patrocinados en la fase lectiva y prctica, si a ello hubiera


lugar, de acuerdo con la Ley 789 de 2002.
Las condiciones para optar por la compensacin establecida en el inciso anterior,
sern reguladas por el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA).
2.

Cuando se ha decidido monetizar:

2.1. Si el obligado al cumplimiento de la cuota opt por la monetizacin y se presenta


incumplimiento en su pago, la obligacin principal corresponde al valor dejado de
pagar por ese concepto. (Decreto nico Reglamentario 1072 de 26 de mayo de
2015, Artculo 2.2.6.3.15).
3. 6. 1. 13 Seleccin de aprendices
La empresa obligada a la vinculacin de aprendices, ser la encargada de seleccionar los
oficios u ocupaciones objeto de este contrato de aprendizaje as como las modalidades y
los postulantes para los mismos, de acuerdo con los perfiles y requerimientos concretos
de mano de obra calificada y semicalificada as como de la disponibilidad de personal que
tenga para atender oficios u ocupaciones similares. En el caso de capacitacin de oficios
semi-calificados, se deber priorizar a los postulantes a aprendices de los estratos 1 y 2
del Sisbn.
Sin perjuicio de lo anterior, la empresa podr acudir a los listados de preseleccin de
aprendices elaborados por el SENA, priorizando la formacin semi-calificada, tcnica o
tecnolgica.
Las empresas no podrn contratar bajo la modalidad de aprendices a personas que hayan
estado o se encuentren vinculadas laboralmente a la misma. (Ley 789 de 27 de diciembre
de 2002, Artculo 35).
3. 6. 1. 14 Listado de oficios materia del contrato de aprendizaje
Podrn ser objeto del contrato de aprendizaje en cualquiera de sus modalidades, todos
los oficios u ocupaciones que requieran de capacitacin acadmica integral y completa
para su ejercicio y se encuentren reconocidos como propios de formacin educativa
tcnica- profesional, tecnolgica o profesional universitaria titulada, de conformidad con los
parmetros generales establecidos por las Leyes 30 de 1992 y 115 de 1994 o normas que
las sustituyan, modifiquen, adicionen, reglamenten o regulen de manera especfica estas
materias.
El SENA publicar peridicamente el listado de oficios y especialidades por regin respecto
de los cuales ofrece programas de formacin profesional integral, sin perjuicio de que
puedan ser objeto de este contrato de aprendizaje los oficios u ocupaciones que requiriendo
de capacitacin de conformidad con el inciso primero de este artculo, no cuenten con
programas y cursos de formacin impartidos por esta institucin.
La etapa lectiva o de formacin profesional integral de tales oficios podr ser realizada
en el SENA, en instituciones educativas o especializadas reconocidas por el Estado, o

Contrato de Trabajo

37

directamente en la empresa previa autorizacin del SENA, de conformidad con lo establecido


por la presente reglamentacin. (Ley 789 de 27 de diciembre de 2002, Artculo 36).
3. 6. 1. 15 Aspectos operativos del contrato de aprendizaje
Una vez en firme el acto administrativo que determine o modifique la cuota de aprendices,
el empleador obligado deber suscribir los correspondientes contratos dentro de los 20
das hbiles siguientes, en caso de que hubiere optado por cumplir la cuota contratando
aprendices.
El mismo plazo tiene el empleador obligado para reemplazar un aprendiz que haya
terminado el contrato; en este caso los 20 das hbiles se contarn a partir de la fecha de
terminacin del respectivo contrato.
De acuerdo con lo dispuesto por el artculo 12 del Decreto 933 de 2003, el empleador
obligado debe decidir con un (1) mes de antelacin a la terminacin de la relacin de
aprendizaje si opta por la monetizacin de la cuota o por el reemplazo del aprendiz; en caso
de optar por el remplazo del aprendiz, el empleador obligado deber iniciar las gestiones
necesarias desde ese momento.
Dentro de los plazos indicados en los dos artculos anteriores, segn el caso, el empleador
obligado debe adelantar el siguiente procedimiento:
a) Evaluacin de perfil: Definir la especialidad, oficio u ocupacin objeto del contrato de
aprendizaje, de acuerdo a los perfiles y requerimientos que tenga;
b) Preseleccin de Aprendices SENA: El proceso de bsqueda, seleccin y contratacin
de aprendices SENA se debe realizar por medio del Sistema Gestin Virtual de Aprendices
(SGVA), al cual tiene acceso a travs de Internet (http://caprendizaje.sena.edu.co) ;
c) Peticin solicitando aprendices con perfil especfico: Si dentro del SGVA no
encuentra opciones para el (los) perfil(es) que requiere, el empleador obligado
deber radicar en la oficina del SENA donde cumplir con la cuota, una comunicacin
especificando el perfil(es) requerido(s) para contratar;
d) Trmino de respuesta a la peticin requiriendo Aprendices: La Regional del SENA
que reciba la solicitud del empleador obligado, debe responderla dentro del trmino
mximo de quince (15) das hbiles siguientes a su presentacin; en la respuesta se
deben relacionar los posibles precandidatos que cumplan el perfil requerido o, de no
contar con esos perfiles, las opciones que tiene el empleador para cumplir su obligacin
legal.
Vencido el trmino indicado en el inciso anterior sin que la Regional del SENA haya
dado respuesta a la solicitud del empleador, se suspende automticamente el trmino
para que cumpla con su obligacin de remplazar el aprendiz. La contabilizacin
del trmino se reanudar a partir de la fecha de la comunicacin de respuesta a la
solicitud presentada por el empleador. En consecuencia, la imposicin de multas por
incumplimiento en la cuota de aprendices por el (los) contrato(s) que haya(n) sido objeto

38

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

de la solicitud, slo podr imponerse a partir de la fecha en que se venza el trmino


establecido en el artculo 1 de este Acuerdo, descontando el periodo de suspensin por
falta de respuesta del SENA.
La omisin de respuesta oportuna por parte del respectivo servidor pblico del SENA
a una de las solicitudes mencionadas en este artculo, ser causal de mala conducta
sancionable disciplinariamente, de conformidad con lo dispuesto en los artculos 7 del
Cdigo Contencioso Administrativo y 35 - numeral 8 de la Ley 734 de 2002, para lo cual
deber enviarse de manera inmediata el informe o la queja respectiva a la Oficina de
Control Interno Disciplinario de la entidad;
e) Registro de contratos de aprendices en el Sistema de Gestin Virtual de
Aprendices: Una vez el empleador obligado haya seleccionado y contratado el(los)
aprendiz(ces) para el cumplimiento de su cuota, deber registrar inmediatamente
el (los) contrato(s) en el SGVA para que sea(n) tenido(s) en cuenta al determinar el
cumplimiento de la cuota regulada.
Si el empleador opta por la monetizacin total o parcial de la cuota de aprendizaje, deber
indicar esta decisin en el SGVA y registrar en ese aplicativo cada uno de los pagos que
haga por este concepto. (Acuerdo SENA No. 11 de 2 de diciembre de 2008).
3. 6. 2 Contrato de prestacin de servicios
Esta modalidad contractual est taxativamente regulada por el numeral 3 del artculo 32
de la Ley 80 de 1993, que dispuso: Son contratos de prestacin de servicios los que
celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la
administracin o funcionamiento de la entidad. Estos contratos slo podrn celebrarse
con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal
de planta o requieran conocimientos especializados. (Negrilla y subrayas fuera del texto
original).
En ningn caso estos contratos generan relacin laboral ni prestaciones sociales y se
celebrarn por el trmino estrictamente indispensable.
De la simple lectura del precepto es claro que este tipo de contratos est exclusivamente
al servicio de las entidades estatales, y no se aplican para el sector privado, cuando,
por ejemplo al querer evadir el pago de prestaciones sociales, se usa este contrato para
vincular a secretarias, mensajeros y trabajadores para el desarrollo de labores ordinarias.
Se est ante un contrato civil de prestacin de servicios, contrato de servicios
profesionales o contrato de mandato si la prestacin del servicio es inherente a
profesiones liberales, y ser contrato comercial de prestacin de servicios, si estos se
derivan de un contrato mercantil. Ambos se asemejan en la falta el elemento subordinacin,
toda vez que el contratista es autnomo e independiente para realizar su labor, sin que ello
implique que no deba reportar al contratante, de la forma y en los trminos que las partes
acordaron.

Contrato de Trabajo

39

En conclusin, el contrato de prestacin de servicios no se rige por la normatividad laboral,


sino por la de contratacin estatal, civil o comercial; razn por la cual no proceden las
prestaciones sociales, pues aquellas aplican nicamente para personas vinculadas
mediante un contrato de trabajo. (Ver Sentencia C-154 de 19 de marzo de 1997).
3. 6. 3 Teletrabajo
Es teletrabajador la persona que desempea actividades laborales a travs de tecnologas
de la informacin y la comunicacin por fuera de la empresa a la que presta sus servicios.
El Teletrabajo es una forma de organizacin laboral, que consiste en el desempeo de
actividades remuneradas o prestacin de servicios a terceros utilizando como soporte las
tecnologas de la informacin y la comunicacin TIC para el contacto entre el trabajador
y la empresa, sin requerirse la presencia fsica del trabajador en un sitio especfico de
trabajo.
Se dividen en:
Autnomos: Aquellos que utilizan su propio domicilio o un lugar escogido para
desarrollar su actividad profesional, puede ser una pequea oficina, un local
comercial. En este tipo se encuentran las personas que trabajan siempre fuera de la
empresa y slo acuden a la oficina en algunas ocasiones.
Mviles: Aquellos teletrabajadores que no tienen un lugar de trabajo establecido y
cuyas herramientas primordiales para desarrollar sus actividades profesionales son
las Tecnologas de la Informacin y la comunicacin, en dispositivos mviles.
Suplementarios: Aquellos teletrabajadores que laboran dos o tres das a la semana
en su casa y el resto del tiempo lo hacen en una oficina. (Ley 1221 de 16 de julio de
2008, Artculo 2).
Mediante Artculo 2.2.1.5.3 del Decreto nico Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015,
se reglament esta forma de contratacin.
3. 6. 4 Empleo de emergencia
El empleo de emergencia surge a raz de la emergencia econmica, social y ecolgica
desatada por la ola invernal y est regulada por la Ley 1450 de 2011, as:
ARTCULO 170. EMPLEO DE EMERGENCIA. En situaciones de declaratoria de
emergencia econmica, social y ecolgica y la prevista en el Decreto Extraordinario 919 de
1989, que impacten el mercado de trabajo nacional o regional, el Gobierno Nacional podr
disear e implementar programas de empleo de emergencia, de carcter excepcional y
temporal, con el fin de promover la generacin de ingresos y mitigar los choques negativos
sobre el empleo y la transicin de la formalidad a la informalidad laboral; teniendo en cuenta
los siguientes lineamientos:
a) Los programas deben ser de carcter temporal y su aplicacin ser por el trmino que
defina el Gobierno Nacional hasta un mximo de un (1) ao;

40

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

b) Las personas vinculadas con un empleo de emergencia devengarn el salario mnimo


mensual legal vigente, proporcional al tiempo laborado, sin que exceda la jornada
mxima legal o fraccin de esta, en ningn caso podr superar el trmino de seis (6)
meses contados a partir de su vinculacin;
c) No habr lugar al pago de aportes parafiscales al ICBF, SENA y cajas de compensacin
familiar por las personas vinculadas con un empleo de emergencia;
d) Las personas vinculadas a travs de un empleo de emergencia sern afiliadas por el
empleador y los aportes estarn en su totalidad a su cargo, en pensiones y salud con
una cotizacin equivalente al 4% de salario mensual que devengue el trabajador, y en
riesgos profesionales el porcentaje de acuerdo con la normatividad vigente;
e) En el Sistema General de Seguridad Social en Salud, la afiliacin se efectuar al Rgimen
Contributivo y se financiar a travs de la Subcuenta de Compensacin del Fosyga
y las prestaciones econmicas se reconocern y liquidarn en forma proporcional al
ingreso base de cotizacin. Cuando la vinculacin se efecte por periodos inferiores a
un (1) mes, se afiliarn al Rgimen Subsidiado y el empleador girar a la Subcuenta de
Solidaridad del Fosyga el aporte correspondiente al 4% sobre el ingreso percibido que
no podr ser inferior a un salario mnimo legal diario y no habr lugar al reconocimiento
de prestaciones econmicas;
f) En el Sistema General de Pensiones se afiliarn en cualquiera de los regmenes y
sern beneficiarias del subsidio al aporte en pensin a travs del Fondo de Solidaridad
Pensional, para completar la cotizacin obligatoria establecida en la normatividad
vigente, excluyendo el aporte al Fondo de Garanta de Pensin Mnima. El Gobierno
Nacional reglamentar las condiciones del giro de los subsidios;
g) El Gobierno Nacional reglamentar los requisitos y condiciones de acceso, priorizacin
e informacin de la vinculacin mediante empleos de emergencia; as como los criterios
e instrumentos para la verificacin de los trabajadores afiliados bajo dicho esquema.
ARTCULO 171. VINCULACIN LABORAL POR PERODOS INFERIORES A UN MES
O POR DAS. La afiliacin a la Seguridad Social Integral de los trabajadores dependientes
que se encuentren vinculados laboralmente por periodos inferiores a un mes o por das,
y que por dicha situacin perciban un ingreso mensual inferior a un SMMLV, se realizar
mediante su cotizacin de acuerdo con el nmero de das laborados y sobre un monto no
inferior a un salario mnimo legal diario vigente, de conformidad con los lmites mnimos que
se establezcan por el Gobierno Nacional, teniendo en cuenta los costos de administracin
y recaudo del Sistema de la siguiente manera:
a) Al rgimen subsidiado del Sistema General de Seguridad Social en Salud: Si el
trabajador es elegible para el subsidio en salud, el aporte ser realizado exclusivamente
por el empleador y equivaldr al 8,5% del ingreso percibido, con destino a la subcuenta
de solidaridad del Fondo de Solidaridad y Garanta, Fosyga, de conformidad con los

Contrato de Trabajo

41

lmites mnimos que establezca el Gobierno Nacional. En caso de no ser elegible para
el subsidio en salud por tener capacidad de pago, el trabajador deber adems realizar
su aporte correspondiente al 4% del ingreso base de cotizacin sobre el cual est
realizando el empleador las cotizaciones;
b) Al Sistema de Beneficios Econmicos Peridicos: El empleado y el empleador debern
cotizar a este Sistema, sobre el mismo ingreso base de cotizacin reportado para salud,
en los porcentajes establecidos para realizar aportes al Sistema General de Pensiones.
El Gobierno Nacional reglamentar las condiciones para el traslado y reconocimientos
entre el Sistema de Beneficios Econmicos Peridicos y el Sistema General de
Pensiones.
PARGRAFO. Cuando estos trabajadores quieran pertenecer al Sistema General de
Pensiones o al Rgimen Contributivo del Sistema de Seguridad Social en Salud (SGSSS),
debern cotizar sobre un monto no inferior a un salario mnimo legal mensual vigente.
ARTCULO 172. El Gobierno Nacional disear un esquema financiero y operativo que
posibilite la vinculacin de los trabajadores informales del sector primario a los sistemas
generales de pensiones y de riesgos profesionales.
El Gobierno sancion la Ley 1488 de 2011, que ampli su concepto en aras de su correcta
aplicacin de la siguiente manera:
Entindase por Empleo de Emergencia la figura que permite a entidades pblicas y
empleadores privados la contratacin excepcional y de carcter temporal de mano de obra
damnificada o afectada para realizar y ejecutar actividades de rehabilitacin, reconstruccin,
mejora de reas pblicas, construccin de vivienda y dems actividades conexas o
complementarias que se requieran para la recuperacin social, econmica o ecolgica
de las zonas declaradas en emergencia econmica, social y ecolgica o en situacin de
desastre o calamidad. (Ley 1488 de 21 de diciembre de 2011, artculo 1).
Se podr utilizar la figura de Empleo de Emergencia mximo por un (1) ao contado a
partir de la fecha de declaratoria de emergencia, econmica, social y ecolgica o de la
declaratoria de desastre o calamidad.
Las personas vinculadas a un Empleo de Emergencia podrn suscribir uno o ms contratos
de Empleo de Emergencia siempre y cuando la sumatoria, los tiempos de vigencia de estos
no supere el trmino de (6) meses contados a partir de su vinculacin inicial, dentro de
una misma declaratoria de emergencia, econmica, social y ecolgica o de declaratoria de
desastre o calamidad.
Ningn beneficiario de un Empleo de Emergencia podr tener simultneamente ms de un
Empleo de Emergencia. (Ley 1488 de 21 de diciembre de 2011, artculo 2 parcial).
3. 6. 5 Servicio domstico y choferes de familia (Ver aplicacin prctica en Anexos)
Es trabajador o trabajadora del servicio domstico aquella persona que realiza actividades
tales como aseo, cocina, lavado, planchado, cuidado de nios, cuidado de adultos mayores,

42

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

cuidadores de animales, jardineros, conductores de familia y dems labores propias


del hogar a cambio de una remuneracin, de manera personal, directa, habitual y bajo
continuada subordinacin o dependencia, al servicio de una o varias personas naturales,
y nunca para una empresa, club social o deportivo, establecimiento comercial, colegio,
conjunto residencial, finca, iglesia, comunidad religiosa, y en general, en entidades con
o sin nimo de lucro o cuando durante algunos das realiza las referidas actividades en
el hogar del empleador, y otros das de la semana este ltimo lo traslada a su empresa a
realizar las mismas labores.
Estos trabajadores domsticos son internos si residen en el sito de trabajo o externos si no
lo hacen.
Se les puede vincular mediante contrato verbal y se entender que su duracin es indefinida,
o por escrito contemplando si su trmino ser fijo o indefinido.
Su salario no puede ser inferior al mnimo legal mensual vigente y se puede pagar en
dinero o una parte en especie6 y el resto en dinero.
No son destinatarios de la prima de servicios porque el hogar, no constituye empresa que
genera utilidades, las cesantas se liquidan sobre el salario que reciban en dinero, y en el
caso de los choferes de familia les asiste lo relativo a cesantas, vacaciones remuneradas
y auxilio en caso de enfermedad no profesional, que se les liquidarn en la forma ordinaria.
En todo lo dems les son aplicables las normas de legislacin laboral.
3. 6. 5. 1 Trabajo decente para las trabajadoras y los trabajadores domsticos
Acogiendo el Convenio sobre el Trabajo Decente para las Trabajadoras y los Trabajadores
Domsticos, 2011 (No. 189) , adoptado en Ginebra, Confederacin Suiza, en la 100
reunin de la Conferencia Internacional del Trabajo, el 16 de junio de 2011, Colombia
aprob la Ley 1595 de 2012, con la cual pretende reconocer la contribucin significativa de
los trabajadores domsticos y las condiciones particulares en que se efecta su trabajo.
3. 6. 5. 1. 1 Afiliacin a Caja de Compensacin Familiar
Las personas naturales que ostenten la condicin de empleadores de trabajadores del
servicio domstico, debern afiliarse a una Caja de Compensacin Familiar, de acuerdo
con el procedimiento consagrado en el artculo 57 de la Ley 21 de 1982, modificado por el
artculo 139 del Decreto-ley 019 de 2012.
Los trabajadores del servicio domstico debern ser afiliados por la persona natural para
quien prestan sus servicios, a la Caja de Compensacin Familiar que esta seleccione y que
opere en el departamento dentro del cual se presten los servicios.
Cuando un trabajador del servicio domstico preste sus servicios a varios empleadores, ser
afiliado en la Caja de Compensacin Familiar escogida por el primer empleador que realice
la afiliacin, siempre y cuando sus servicios sean prestados en el mismo departamento.
6

No podr exceder el 30% si su salario es el mnimo y lo constituyen el vestuario, la habitacin y la alimentacin.

Contrato de Trabajo

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Cuando los servicios se presten en varios departamentos, aplicar el mismo principio,


teniendo en cuenta la primera afiliacin en la Caja de Compensacin Familiar que opere en
cada uno de los respectivos departamentos.
Los empleadores realizarn la declaracin y el pago de los aportes al Sistema de
Compensacin Familiar, en relacin con los trabajadores del servicio domstico, por
conducto de la Planilla Integrada de Liquidacin de Aportes. Para este fin, se mantendr y
actualizar por los Operadores de Informacin el registro de las categoras correspondientes.
Los empleadores pagarn los aportes al Sistema de Compensacin Familiar por los
trabajadores del servicio domstico, con base en el salario devengado por estos. En todo
caso, el ingreso base de cotizacin de aportes al Sistema de Compensacin Familiar por
trabajador domstico, no podr ser inferior a un salario mnimo legal mensual vigente.
La Caja de Compensacin Familiar, para efectos de reconocer las prestaciones del Subsidio
Familiar al trabajador, validar el cumplimiento de los requisitos de ley, considerando en
el caso de trabajadores domsticos que prestan sus servidos a varios empleadores, la
sumatoria de las horas trabajadas para cada uno de ellos.
En el caso de trabajadores del servicio domstico que laboren para un empleador por
perodos inferiores a un mes, los empleadores realizarn el pago de los aportes al Sistema
de Compensacin Familiar conforme a las reglas generales. En el caso de establecerse
el mecanismo de cotizacin por semanas, se aplicar para este tipo de trabajadores las
disposiciones que en l se contengan.
Los trabajadores del servicio domstico podrn acceder a todos los derechos y beneficios
que reconoce el Sistema de Compensacin Familiar, en los mismos trminos que se aplican
para la generalidad de los trabajadores afiliados.
La unidad de gestin de pagos pensiones y contribuciones parafiscales UGPP realizar
seguimiento y evaluacin a la afiliacin de empleadores personas naturales, respecto de
los trabajadores del servicio domstico a su cargo y efectuar los reportes del caso a
la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y dems autoridades (Decreto
nico Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015, Artculos 2.2.7.3.1.1 al 2.2.7.3.1.12).
3. 6. 5. 1. 2 Condicin para la aplicacin del rgimen contenido en el artculo 332 del
Estatuto Tributario.
Para obtener los beneficios del rgimen contenido en el artculo 332 del Estatuto Tributario,
modificado por el artculo 10 de la Ley 1607 de 2012, es requisito indispensable que el
empleador previamente se afilie a una Caja de Compensacin Familiar. (Decreto nico
Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015, Artculo 2.2.7.3.1.11).
3. 6. 6 Trabajo a domicilio
Es trabajador o trabajadora a domicilio la persona que presta servicios remunerados en su
propio domicilio, sola o con la ayuda de miembros de su familia por cuenta de un empleador.

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Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Aqu es importante resaltar que esa ayuda que el trabajador recibe de su familia no genera
ningn tipo de vnculo adicional con el empleador que le obligue a contraer obligaciones o
derechos por parte de los ayudantes.
Esta modalidad es tpica para regular las relaciones de trabajo a destajo o por unidad de
obra con la posibilidad de celebrarse por das, semanas, meses o aos. La subordinacin
se configura cuando se imparten instrucciones sobre la calidad o caractersticas que debe
tener el objeto del contrato y el tiempo de entrega, sin que ello implique que la exclusividad
(a menos que as se convenga), ya que el trabajador puede ser contratado por otros
empleadores.
Este contrato se diferencia del de obra o de prestacin de servicios, porque el empleador
suministra la materia prima. Con la reforma introducida por la Ley 1429 de 2010, se
suprimieron todos los requisitos tendientes a autorizar este tipo de contratacin.
En lo dems, les son aplicables las normas de legislacin laboral respecto a salarios y
prestaciones, excepto lo relativo a la jornada ordinaria o mxima legal.
3. 6. 7 Agentes colocadores de plizas de seguros
Son aquellas personas naturales que promuevan la celebracin de contratos de seguro y
capitalizacin y la renovacin de los mismos en relacin con una o varias compaas de
seguros o sociedades de capitalizacin.
Se clasifican en Agentes Dependientes y Agentes Independientes.
Son Agentes Dependientes las personas que han celebrado contrato de trabajo para
desarrollar esta labor, con una compaa de seguros o una sociedad de capitalizacin.
No obstante lo anterior, las relaciones laborales que se hubieren configurado entre los
agentes colocadores de plizas de seguros y de ttulos de capitalizacin y una o varias
compaas de seguros o sociedades de capitalizacin, con anterioridad a la vigencia de la
Ley 50 de 1990, continuarn rigindose por las normas bajo las cuales se establecieron.
Son agentes independientes las personas que, por sus propios medios, se dedican a la
promocin de plizas de seguros y ttulos de capitalizacin, sin dependencia de la compaa
de seguros o la sociedad de capitalizacin, en virtud de un contrato mercantil.
En este evento no se podrn pactar clusulas de exclusividad que le impidan al agente
colocador celebrar contratos con varias compaas de seguros o sociedades de
capitalizacin. (Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculos 94 al 97).
3. 6. 8 Colocadores de apuestas permanentes
Son colocadores de apuestas dependientes los que han celebrado contratos de trabajo
para desarrollar esa labor, con una empresa concesionaria.

Contrato de Trabajo

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Al igual que los agentes colocadores de plizas de seguros y ttulos de capitalizacin,


podrn tener el carcter de dependientes o independientes. Son colocadores de apuestas
independientes las personas que por sus propios medios se dediquen a la promocin o
colocacin de apuestas permanentes, sin dependencia de una empresa concesionaria,
en virtud de un contrato mercantil. En este evento no se podrn pactar clusulas de
exclusividad.
Los colocadores de apuestas permanentes que con anterioridad a la vigencia de la ley 50
de 1990, estuvieren vinculados mediante contrato de trabajo, mantendrn tal vinculacin
de idntica naturaleza.(Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculo 97A).
3. 6. 9 Representantes, agentes vendedores y agentes viajeros
Por ley se consideran agentes vendedores, representantes, agentes viajeros o agentes
tcnicos de ventas, aquellos trabajadores que se dedican a la venta y distribucin de
productos o servicios del empleador, fuera de los establecimientos de la empresa, lo cual
no quiere decir que el trabajador no sea subordinado o dependiente, todo lo contrario,
ya que es esta la justificacin por la cual no estn obligados, por s mismos a constituir
empresa.
Hay contrato de trabajo con los representantes, agentes vendedores y agentes viajeros,
cuando al servicio de personas determinadas, bajo su continuada dependencia y mediante
remuneracin se dediquen personalmente al ejercicio de su profesin y no constituyan por
si mismos una empresa comercial. Esos trabajadores deben proveerse de una licencia
para ejercer su profesin, que expedir el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.
(Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculos 98).
Su remuneracin puede ser pactada en comisiones por ventas o un salario bsico, que
puede ser el mnimo legal mensual vigente o inferior a este, ms comisiones por ventas. En
caso de pactarse el inferior al mnimo, el empleador debe saber que la suma de estos dos
jams podr ser inferior al mnimo. Para efectos de liquidacin de prestaciones sociales las
comisiones hacen parte del salario.
El contrato de carcter laboral, con estos trabajadores, no es camisa de fuerza, ya que
tambin se puede acudir a un contrato civil, de acuerdo con la decisin, disponibilidad y
seguridad para las partes, y sin olvidar que su remuneracin tendra carcter de honorarios
sin derecho a prestaciones sociales.
En cuanto a los agentes viajeros, los viticos destinados a alojamiento y alimentacin
constituyen salario, mas no, pasajes o gastos de representacin.
Dentro de la categoria de vendedores vale la pena tener en cuenta que mediante la Ley 1700
de 27 de diciembre de 2013 se regularon los vendedores independientes de actividades de
comercializacin multinivel.

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Cartilla Laboral y de Seguridad Social

3. 6. 10 Trabajadores de notarias pblicas y oficinas de registro de instrumentos


pblicos y privados
El artculo 99 del Cdigo Sustantivo del Trabajo los considera trabajadores particulares, y
el artculo 3 de la Ley 29 de 1973 autoriz a los Notarios crear bajo su responsabilidad, los
empleos que requieran para el eficaz funcionamiento de las oficinas a su cargo y enviarn
a la Superintendencia de Notariado y Registro copia de las providencias que dicten en ese
sentido.
El artculo 4 ibdem dispuso que la remuneracin de stos empleados, as como la dotacin
y sostenimiento de las respectivas oficinas, estar a cargo de los Notarios de los recursos
que perciban de los usuarios por concepto de los derechos notariales que autoriza la
Ley; y dispuso que la remuneracin de los empleados subalternos de las Notaras cuyo
trabajo se pague a destajo ser fijada por La Superintendencia de Notariado y Registro,
con aprobacin del Gobierno nacional y odo el Colegio de Notarios por cada hoja de papel
sellado que elabore, siendo esta susceptible de modificacin cuando las condiciones socioeconmicas as lo aconsejen.
3. 6. 11 Profesores de establecimientos particulares de enseanza
De entrada se entiende por establecimiento particular de enseanza, aquella entidad
privada de educacin pre escolar, primaria, bachillerato, media, formal y para el Trabajo y
el Desarrollo Humano.
El contrato de trabajo con los profesores de establecimientos particulares de enseanza se
entiende celebrado por el ao escolar, salvo estipulacin en contrario. (Cdigo Sustantivo
del Trabajo, Artculo 101).
Lo anterior nos permite considerar que con los docentes se puede suscribir vlidamente
contrato a Trmino Fijo cuya duracin no necesariamente tiene que ser el ao lectivo, ya
que puede ser, por ejemplo para cubrir una licencia; o simplemente un contrato que no
exceda los tres (3) aos estipulando su lapso en diez (10) meses, sin embargo, no se debe
olvidar que si el contrato no se va a renovar, es imperativo dar aviso con treinta (30) das
de anticipacin so pena de prrroga automtica por el tiempo inicialmente pactado.
Otro tipo de contrato aplicable al personal docente, es el contrato por Duracin de Obra o
Labor, especificando cul sera la labor contratada, de lo contrario podra degenerar en otro
tipo de contrato que genere otro tipo de obligaciones.
Por ltimo, tambin se pueden celebrar contratos a trmino fijo con el personal docente,
lo cual puede beneficiar a los establecimientos educativos, aprovechando que, en los
perodos de inactividad escolar los profesores pueden dedicarse a evaluar, entregar
informes, planear sus actividades, profundizar la investigacin acadmica, etc.
Para el efecto de vacaciones y cesanta por ao escolar, se entiende que el trabajo del ao
escolar equivale a trabajo en un ao del calendario.

Contrato de Trabajo

47

Las vacaciones reglamentarias del respectivo establecimiento dentro del ao escolar sern
remuneradas y excluyen las vacaciones legales, en cuanto aqullas excedan de quince
(15) das. (Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculo 102).
3. 6. 12 Trabajadores de direccin, confianza y manejo
Son aquellos que desempean y/o apoyan labores directivas y sus decisiones comprometen
a la empresa; no gozan de jornada de trabajo mxima legal. (Ver Sentencia C-372 de 21
de julio de 1998).
3. 7 REPRESENTANTES DEL EMPLEADOR
Son representantes del empleador y como tales lo obligan frente a sus trabajadores adems
de quienes tienen ese carcter segn la ley, la convencin o el reglamento de trabajo, las
siguientes personas:
a) Las que ejerzan funciones de direccin o administracin, tales como directores,
gerentes, administradores, sndicos o liquidadores, mayordomos y capitanes de barco,
y quienes ejercitan actos de representacin con la aquiescencia expresa o tcita del
empleador;
b) Los intermediarios.
c) Los apoderados de sucursales o filiales que los empleadores han designado para
representarlos en juicios o controversias relacionados con los contratos de trabajo que
se han celebrado en esa sucursal. (Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculos 32 y
33).
3. 7. 1 Contratista Independiente
Son contratistas independientes y, por tanto, verdaderos patronos y no representantes ni
intermediarios, las personas naturales o jurdicas que contraten la ejecucin de una o varias
obras o la prestacin de servicios en beneficios de terceros, por un precio determinado,
asumiendo todos los riesgos, para realizarlos con sus propios medios y con libertad y
autonoma tcnica y directiva. Pero el beneficiario del trabajo o dueo de la obra, a menos
que se trate de labores extraas a las actividades normales de su empresa o negocio,
ser solidariamente responsable con el contratista por el valor de los salarios y de las
prestaciones e indemnizaciones a que tengan derecho los trabajadores, solidaridad que no
obsta para que el beneficiario estipule con el contratista las garantas del caso o para que
repita contra l lo pagado a esos trabajadores. (Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculo
34).
El beneficiario del trabajo o dueo de la obra, tambin ser solidariamente responsable, de
las obligaciones de los subcontratistas frente a sus trabajadores, an en el caso de que los
contratistas no estn autorizados para contratar los servicios de subcontratistas.
Son vlidas las clusulas de retencin de pagos o la exigencia de plizas de seguro, para
garantizar que el contratista cumpla con sus obligaciones como empleador respecto de sus
trabajadores.

48

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

3. 8 GENERALIDADES DEL PERODO DE PRUEBA


3. 8. 1 Definicin
Perodo de prueba es la etapa inicial del contrato de trabajo que tiene por objeto, por parte
del empleador, apreciar las aptitudes del trabajador, y por parte de ste, la conveniencia de
las condiciones del trabajo. (Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculo 76).
3. 8. 2 Estipulacin
1. El perodo de prueba debe ser estipulado por escrito, y en caso contrario los servicios
se entienden regulados por las normas generales del contrato de trabajo.
2. En el contrato de trabajo de los servidores domsticos se presume como perodo de
prueba los primeros quince (15) das de servicio. (Cdigo Sustantivo del Trabajo,
Artculo 77).
3. 8. 3 Duracin mxima
El perodo de prueba no puede exceder de dos (2) meses.
En los contratos de trabajo a trmino fijo cuya duracin sea inferior a un (1) ao el perodo
de prueba no podr ser superior a la quinta parte del trmino inicialmente pactado para el
respectivo contrato, sin que pueda exceder de dos meses.
Cuando entre un mismo empleador y trabajador se celebren contratos de trabajo sucesivos,
no es vlida la estipulacin del perodo de prueba, salvo para el primer contrato. (Cdigo
Sustantivo del Trabajo, Artculo 78).
3. 8. 4 Prrroga
Cuando el perodo de prueba se pacte por un plazo menor al de los lmites mximos
expresados, las partes pueden prorrogarlo antes de vencerse el perodo inicialmente
estipulado, sin que el tiempo total de la prueba pueda exceder dichos lmites. (Cdigo
Sustantivo del Trabajo, Artculo 79).
3. 8. 5 Efecto jurdico
1. El perodo de prueba puede darse por terminado unilateralmente en cualquier momento,
sin previo aviso.
2. Los trabajadores en perodo de prueba gozan de todas las prestaciones. (Cdigo
Sustantivo del Trabajo, Artculo 80).
Se concluye:
El perodo de prueba slo opera en la etapa inicial del contrato y no puede exigirse
como condicin para obtener un ascenso.

Contrato de Trabajo

49

Si el contrato termina mientras se est ejecutando el perodo de prueba, no es


necesaria su justificacin, aunque en aras de la proteccin de algunos derechos
constitucionales de los trabajadores, se recomienda a los empleadores exponer
los fundamentos y pruebas de carencia de aptitudes suficientes, que dan lugar a la
decisin.
En los das en que el trabajador est incapacitado, no se puede suspender el perodo
de prueba. (Ver Sentencia C-978 de 8 de octubre de 2004).
3. 9 JORNADA DE TRABAJO
Se entiende como el tiempo que el trabajador est a disposicin de su empleador y que
constituye subordinacin.
La jornada de trabajo puede clasificarse as:
Mxima: Ocho (8) horas al da y cuarenta y ocho (48) a la semana. (Cdigo
Sustantivo del Trabajo, Artculo 161).
Ordinaria: La convenida entre trabajador y empleador, que no puede exceder la
mxima legal y que oscila entre las 6:00 am y las 10:00 pm. (Cdigo Sustantivo del
Trabajo, Artculo 158).
Extraordinaria o suplementaria: La que excede la jornada ordinaria o los lmites de
la mxima. (Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculo 159).
Nocturna: Es de las 10:00 pm a las 6:00 am. (Cdigo Sustantivo del Trabajo,
Artculo 160).
3. 9. 1 Excepciones a la Jornada Mxima Legal
a) Labores que sean especialmente insalubres o peligrosas: Las cuales el gobierno
ordena reducir, como las relativas a tiempos de vuelo, servicio y descanso para
tripulantes de aeronaves que regula el Decreto 2742 de 2009;
b) Duracin mxima de la jornada laboral de los adolescentes autorizados para
trabajar: La consagra el literal b) del artculo 162 del Cdigo Sustantivo del Trabajo y
los artculos 114 y 116 del Cdigo de Infancia y Adolescencia.
c) Turnos temporales o indefinidos: Podrn ser acordados entre trabajador y empleado
sin solucin de continuidad durante todos los das de la semana, siempre que estos no
excedan de seis (6) horas al da y treinta y seis (36) a la semana.
Tenga en cuenta que no proceden los recargos nocturno, ni dominical o festivo, en
este caso, el trabajador devengar el salario correspondiente a la jornada ordinaria de
trabajo, respetando siempre el mnimo legal o convencional y tendr derecho a un da
de descanso remuneradoPero cuando la naturaleza de la labor, necesariamente deba
llevarse a cabo por turnos, la duracin de la jornada podr ampliarse en ms de ocho
(8) horas, o en ms de cuarenta y ocho (48) semanales, siempre que el promedio de las
horas de trabajo calculado para un perodo que no exceda de tres (3) semanas, no pase

50

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

de ocho (8) horas diarias ni de cuarenta y ocho (48) a la semana. Para esta ampliacin
tampoco procede el pago por trabajo suplementario o de horas extras.
Tambin procede el aumento de la duracin mxima de la jornada ordinaria, en aquellas
labores que por razn de su misma naturaleza necesiten ser atendidas sin solucin de
continuidad, por turnos sucesivos de trabajadores, en cuyo caso, las horas de trabajo no
podrn exceder de cincuenta y seis (56) por semana. (Cdigo Sustantivo del Trabajo,
Artculos 165 y 166).
Seala el artculo 163 del Cdigo Sustantivo del Trabajo que por orden del empleador
y sin permiso del Ministerio del Trabajo, la jornada mxima ordinaria podr ser elevada,
por razn de fuerza mayor, caso fortuito, de amenazar u ocurrir algn accidente
o cuando sean indispensables trabajos de urgencia; pero en la medida necesaria
para evitar que la marcha normal del establecimiento sufra una perturbacin grave.
El empleador deber anotar en un registro diario del trabajo suplementario de cada
trabajador, en el que se especifique su nombre, edad, sexo, actividad desarrollada,
nmero de horas laboradas, indicando si son diurnas o nocturnas, y la liquidacin de la
sobreremuneracin correspondiente, todo esto, con copia al trabajador.
d) Acuerdo para el cumplimiento de la jornada semanal de cuarenta y ocho (48)
horas: Procede mediante jornadas diarias flexibles de trabajo, distribuidas en mximo
seis das a la semana con un da de descanso obligatorio, que podr coincidir con el
domingo. En este, el nmero de horas de trabajo diario podr repartirse de manera
variable durante la respectiva semana y podr ser de mnimo cuatro (4) horas continuas
y hasta diez (10) horas diarias sin lugar a ningn recargo por trabajo suplementario,
cuando el nmero de horas de trabajo no exceda el promedio de cuarenta y ocho (48)
horas semanales dentro de la jornada ordinaria de 6 am a 10 pm.
Sin embargo est prohibido, as se cuente con el consentimiento del trabajador,
contratarlo para la ejecucin de dos turnos en el mismo da, salvo en labores de
supervisin, direccin, confianza o manejo.
Cuando el servicio deba prestarse las 24 horas del da y los 7 das de la semana,
por ejemplo, el caso de los trabajadores que desempean actividades de vigilancia
y seguridad privada, en hospitales y clnicas, el empleador deber enmarcar sus
necesidades en alguna de las diferentes jornadas de trabajo contempladas en la
normativa anteriormente, sin que haya lugar a ningn tipo de excepcin. (Cdigo
Sustantivo del Trabajo, Artculo 161).
3. 9. 2 Excepciones en razn a la calidad de trabajador
a) Los que desempean cargos de direccin, de confianza o de manejo; son aquellos que
apoyan labores directivas y sus decisiones comprometen a la empresa;
b) Los servicios domsticos ya se trate de labores en los centros urbanos o en el campo;
c) Los que ejerciten labores discontinuas o intermitentes y los de simple vigilancia, cuando
residan en el lugar o sitio de trabajo;

Contrato de Trabajo

51

Igualmente los trabajadores no contemplados en estas excepciones, slo pueden


exceder los lmites sealados en la jornada mxima legal, mediante autorizacin
expresa del Ministerio del Trabajo y de conformidad con los convenios internacionales
del trabajo ratificados. En las autorizaciones que se concedan se determinar el nmero
mximo de horas extraordinarias que pueden ser trabajadas, las que no podrn pasar
de doce (12) semanales, y se exigir al empleador llevar diariamente un registro de
trabajo suplementario de cada trabajador, en el que se especifique su nombre, edad,
sexo, actividad desarrollada, nmero de horas laboradas, indicando si son diurnas o
nocturnas, y la liquidacin de la sobre remuneracin correspondiente, todo esto, con
copia al trabajador.
Con la solicitud de autorizacin se debern acompaar, entre otros, los siguientes
documentos:
1. Escrito de solicitud debidamente motivada y justificada.
2. Indicar el tiempo por el cual requieren la autorizacin, teniendo en cuenta que dicha
autorizacin no puede ser indefinida.
3. Certificado de existencia y representacin legal.
4. Certificacin expedida por el grupo de archivo sindical, de no pacto colectivo,
no convencin colectiva de trabajo, solicitud que deber ser acompaada con el
Certificado de Cmara de Comercio vigente.
5. Fotocopia del registro del copaso o viga.
6. Fotocopia de la resolucin de aprobacin del Reglamento Interno de Trabajo
vigente.
7. Certificacin de la afiliacin de la empresa a la Administradora de Riesgos Laborales.
(Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculo 162).
3. 9. 3 Descansos
El descanso constituye el perodo en el cual no existe prestacin del servicio, pero se
remunera como si se hubiere prestado.
a) Dominical: El empleador est obligado a dar descanso dominical remunerado a todos
sus trabajadores cuya duracin mnima es de veinticuatro (24) horas, siempre y cuando
los trabajadores que habindose obligado a prestar sus servicios en todos los das
laborales de la semana, no falten al trabajo, o que, si faltan, lo hayan hecho por justa
causa, es decir, cuando medie accidente, enfermedad, calamidad domstica, fuerza
mayor o caso fortuito; o por culpa o disposicin del empleador.
Los das de fiesta no interrumpen la continuidad y se computan como si en ellos se
hubiera prestado el servicio por el trabajador. (Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculo
172 y 173 parcial).

52

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

El trabajador podr convenir con el empleador su da de descanso obligatorio el


da sbado o domingo, que ser reconocido en todos sus aspectos como descanso
dominical obligatorio institucionalizado.
Cuando la jornada de trabajo convenida por las partes, en das u horas, no implique la
prestacin de servicios en todos los das laborales de la semana, el trabajador tendr
derecho a la remuneracin del descanso dominical en proporcin al tiempo laborado.
(Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculo 179 Pargrafo).
Interprtese la expresin dominical contenida en el rgimen laboral en este sentido
exclusivamente para el efecto del descanso obligatorio. (Cdigo Sustantivo del
Trabajo, Artculo 179, Pargrafo).
b) Compensatorio: Puede otorgarse en otro da laborable de la semana siguiente, a todo
el personal de un establecimiento, o por turnos; o desde el medio da o a las trece horas
(1 p.m.) del domingo, hasta el medio da o a las trece horas (1 p.m.) del lunes, pero en
aquellas labores no susceptibles de suspensin, en que el personal no pueda tomar
el descanso en el curso de una o ms semanas, se acumulan los das de descanso
en la semana siguiente a la terminacin de las labores o se paga la correspondiente
remuneracin en dinero, a opcin del trabajador. (Cdigo Sustantivo del Trabajo,
Artculo 184).
Tienen derecho a descanso compensatorio o a retribucin, quienes desempean
labores que no sean susceptibles de interrupcin por naturaleza o por motivo de
carcter tcnico; las labores destinadas a satisfacer necesidades inaplazables, como
los servicios pblicos, el expendio y la preparacin de drogas y alimentos las labores
del servicio domstico y de choferes particulares, y en el caso de la jornada de treinta
y seis (36) horas semanales slo se tendr derecho a un descanso compensatorio
remunerado. (Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculo 175).
Dentro de este descanso, tambin se encuentra el regulado por el artculo 3 de la Ley 403
de 1997, como estmulo para los ciudadanos sufragantes, que dispone: El ciudadano
tendr derecho a media jornada de descanso compensatorio remunerado por el tiempo
que utilice para cumplir su funcin como elector. Tal descanso compensatorio se
disfrutar en el mes siguiente al da de la votacin, de comn acuerdo con el empleador,
y el dispuesto para los jurados de votacin del inciso segundo del artculo 105 del
Cdigo Electoral que dijo: Los jurados de votacin que trabajen en el sector pblico o
privado tendrn derecho a un (1) da compensatorio de descanso remunerado dentro
de los cuarenta y cinco (45) das siguientes a la votacin, sin embargo dijo la Corte
Constitucional en Sentencia C-1005 de 2007, que dicho beneficio no puede extenderse
a aquellos servidores pblicos o a aquellos particulares a los cuales normas de carcter
legal o reglamentario reconocen beneficios econmicos o de otra ndole por el ejercicio
de las funciones de claveros o escrutadores, pues de procederse as nuevamente habra
una vulneracin del principio de igualdad. Por lo tanto quedan excluidos del beneficio
de un da de descanso remunerado aquellos servidores pblicos o particulares, que
ejerzan funciones de claveros o escrutadores, a los cuales la normatividad vigente les

Contrato de Trabajo

53

reconoce compensaciones econmicas o beneficios de cualquier otra ndole por ejercer


tales labore. (Subrayas fuera del texto original).
c) Sbados: Cuando se acord repartir las cuarenta y ocho (48) horas semanales de
trabajo ampliando la jornada ordinaria hasta por dos (2) horas, con el fin de permitir
a los trabajadores el descanso durante todo el sbado, esta ampliacin no constituir
trabajo suplementario o de horas extras. (Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculo
164).
d) Dedicacin a actividades recreativas, culturales, deportivas o de capacitacin: En
las empresas con ms de cincuenta (50) trabajadores que laboren cuarenta y ocho (48)
horas a la semana, stos tendrn derecho a que dos (2) horas de dicha jornada7, por
cuenta del empleador, para dedicacin exclusiva a actividades recreativas, culturales,
deportivas o de capacitacin. (Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculo 163 y Ley 50
de 28 de diciembre de 1990, Artculo 21).
e) Tiempo de almuerzo: Segn disposicin del artculo 162 del Cdigo Sustantivo del
Trabajo, la jornada de trabajo deber distribuirse al menos en dos secciones, y ese
tiempo de descanso, no hace parte de la jornada de trabajo. Estas interrupciones o
pausas, usualmente se presentan en el tiempo destinado para la ingesta de alimentos
que toma el trabajador, de acuerdo con los tiempos dispuestos por el empleador.
3. 9. 4 Trabajo dominical y en das festivos
El trabajo en domingo y festivos se remunerar con un recargo del setenta y cinco por ciento
(75%) sobre el salario ordinario en proporcin a las horas laboradas. (Cdigo Sustantivo
del Trabajo, Artculo 179 Numeral 1).
Tienen derecho a la anterior remuneracin, las personas que desempean actividades
agropecuarias o que por sus conocimientos tcnicos o por razn del trabajo que ejecutan
no puede reemplazarse sin grave perjuicio para la empresa, deben trabajar los domingos y
das de fiesta. ste trabajo puede ser habitual, ocasional o excepcional.
Trabajo dominical y en das festivos de carcter habitual
Se considera habitual, cuando el trabajador labora tres o ms domingos durante el mes
calendario y tiene derecho a un descanso compensatorio remunerado, sin perjuicio de la
retribucin en dinero.
Si el trabajador es de jornada de treinta y seis (36) horas semanales solo tendr derecho a
un descanso compensatorio remunerado cuando labore en domingo.
El empleador debe fijar un lugar pblico del establecimiento, con anticipacin de doce (12)
horas por lo menos, la relacin del personal de trabajadores que por razones del servicio
no puede disponer del descanso dominical. En esta relacin se incluirn tambin el da y
las horas de descanso compensatorio. (Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculo 185).
7

Estas dos (2) horas podrn ser acumuladas hasta por un (1) ao.

54

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Trabajo dominical y en das festivos de carcter ocasional


Se considera ocasional cuando el trabajador labora hasta dos domingos durante el mes
calendario. (Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculo 179, Pargrafo 2).
Trabajo dominical y en das festivos excepcional
Se considera excepcional cuando el trabajador labora excepcionalmente el da de descanso
obligatorio, tiene derecho a un descanso compensatorio remunerado, o a una retribucin
en dinero, a su eleccin. (Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculo 180, Inciso 1).
3. 9. 5 Trabajo Nocturno
Como lo mencionbamos anteriormente es el que oscila entre las 10:00 pm y las 6:00 am
y se debe remunerar con un recargo del treinta y cinco por ciento (35%) sobre el valor del
trabajo diurno. Se excepta este recargo para la jornada de seis (6) horas diarias y treinta
y seis (36) semanales y no se permite en la jornada flexible. (Cdigo Sustantivo del
Trabajo, Artculo 168, numeral 1).
3. 9. 6 Trabajo Suplementario
Es lo que cotidianamente llamamos horas extra, o tiempo adicional a la jornada ordinaria o
mxima legal que merece especial remuneracin. Se limita a dos (2) horas diarias y doce
(12) semanales. Cuando la jornada de trabajo se ample por acuerdos entre empleadores
y trabajadores a diez (10) horas diarias, no se podr en el mismo da laborar horas extras.
El trabajo suplementario o extraordinario es diurno y nocturno y debe ser autorizado por el
empleador. (Ley 50 de 28 de diciembre de 1990, Artculo 22).
3. 9. 7 Trabajo Suplementario Diurno
El trabajo extra diurno se remunera con un recargo del veinticinco por ciento (25%) sobre el
valor del trabajo ordinario diurno. (Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculo 168, Numeral
2).
3. 9. 8 Trabajo Suplementario Nocturno
El trabajo extra nocturno se remunera con un recargo del setenta y cinco por ciento (75%)
sobre el valor del trabajo ordinario diurno. (Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculo 168,
Numeral 3).
3. 9. 9 Liquidacin del Trabajo Nocturno y el Trabajo Extra o Suplementario
Para liquidar los recargos, es necesario calcular el valor de la hora ordinaria diurna, tomando
el salario, mensual, quincenal o semanal, dividido por el nmero de horas de la jornada en
dicho perodo; en cambio, si es jornal se dividir por el nmero de horas laboradas en el
da.

Contrato de Trabajo

55

3. 9. 10 De la remuneracin del descanso dominical


Siempre que vaya a liquidar y pagar un descanso dominical, tenga en cuenta que:
No tiene derecho a la remuneracin del descanso dominical el trabajador que deba
recibir por ese mismo da un auxilio o indemnizacin en dinero por enfermedad o
accidente de trabajo.
Si con el domingo coincide otro da de descanso remunerado solo tendr derecho el
trabajador, si trabaja, al recargo del setenta y cinco por ciento (75%)
En el caso de la jornada ordinaria de 36 horas no habr a lugar a recargo nocturno ni
al previsto para el trabajo dominical o festivo, pero el trabajador devengar el salario
correspondiente a la jornada ordinaria de trabajo, respetando siempre el mnimo legal
o convencional y tendr derecho a un da de descanso remunerado, y no procede la
retribucin en dinero.

56

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

EJEMPLO 1
CLCULO DE HORAS EXTRAS
Un trabajador cuyo salario mensual es de $1.350.000 cumple su jornada mxima legal de
8 horas diarias durante los 6 das de la semana y para el mes objeto de clculo, reporta las
siguientes novedades que han sido autorizadas previamente por su empleador:
Lunes 4

8 a.m. a 2 p.m.

y de 3 p.m. a 7 p.m.

6+4=10

Martes 5

1 p.m. a 4 p.m.

y de 5 p.m. a 11 p.m.

3+6=9

Mircoles 6

2 p.m. a 6 p.m.

y de 7 p.m. a 11 p.m.

4+4=8

Jueves 7 (festivo)

2 p.m. a 6 p.m.

y de 7 p.m. a 11 p.m.

4+4=8

Domingo 10

11 a.m. a 3 p.m.

tem

y de 5 p.m. a 11 p.m.

4+6=10

Hora extra diurna ordinaria

Hora extra nocturna ordinaria

Recargo nocturno ordinario

Recargo nocturno ordinario

Hora extra diurna festiva

Recargo nocturno festivo

Hora extra diurna festiva

Hora extra nocturna festiva

Recargo nocturno festivo

Sueldo bsico $

1.350.000

Horas al mes

240

Valor hora $

5.625,00

Valor hora $

Valor a
multiplicar

Base $

Numero
de horas
extras

Valor a pagar $

Hora extra diurna ordinaria

5.625,00

1,25

7.031,25

14.062,50

Hora extra nocturna ordinaria

5.625,00

1,75

9.843,75

9.843,75

Recargo nocturno ordinario

5.625,00

0,35

1.968,75

1.968,75

Recargo nocturno ordinario

5.625,00

0,35

1.968,75

1.968,75

Hora extra diurna festiva

5.625,00

2,00 11.250,00

90.000,00

Recargo nocturno festivo

5.625,00

2,10 11.812,50

11.812,50

Hora extra diurna festiva

5.625,00

2,00 11.250,00

101.250,00

Hora extra nocturna festiva

5.625,00

2,50 14.062,50

14.062,50

Recargo nocturno festivo

5.625,00

2,10 11.812,50

11.812,50

TOTAL

256.781,25

Contrato de Trabajo

57

CUADRO DE VALORES PARA LIQUIDAR SOBRE SALARIO MNIMO 2016


Salario Mnimo Legal Mensual Vigente (s.m.l.m.v)
689.455,00
Valor Diario del Salario Mnimo (Salario/30 das)
22.981,83
Auxilio de Transporte Mensual
77.700,00
Valor Auxilio de Transporte Diario (Auxilio/30 das)
2.590,00
Valor Hora Ordinaria (Salario/240)
2.872,73
Valor Hora Extra Diurna Ordinaria (Hora x 1,25)
3.590,91
Valor Hora Extra Nocturna Ordinaria (Hora x 1,75)
5.027,28
Valor Hora Recargo Nocturno Ordinario (Hora x 0,35)
1.005,46
Valor Hora Diurna Dominical o Festivo (Hora x 2)
5.745,46
Valor Hora Nocturna Dominical o Festivo (Hora x 2,5)
7.181,82
Valor Hora Recargo Nocturno Dominical o Festivo (Hora x 2,10)
6.032,73
3. 10 EJECUCIN Y EFECTOS DEL CONTRATO DE TRABAJO
El contrato de trabajo, debe ejecutarse de buena fe y, por consiguiente, obliga no slo a lo
que en l se expresa sino a todas las cosas que emanan precisamente de la naturaleza de
la relacin jurdica o que por la ley pertenecen a ella. Es as que incumbe al empleador las
obligaciones de proteccin y de seguridad para con los trabajadores, y a stos obligaciones
de obediencia y fidelidad para con el empleador. (Cdigo Sustantivo del Trabajo,
Artculos 55 y 56).
3. 10. 1 Obligaciones y prohibiciones de los empleadores
Son las contempladas en los artculos 57 y 59 del Cdigo Sustantivo del Trabajo, tendientes
a garantizar la proteccin y seguridad de los empleados, entre ellas:
La afiliacin inmediata del trabajador al Sistema de Seguridad Integral (salud, pensin
y riesgos laborales) y a la Caja de Compensacin Familiar.
Realizar mensualmente los respectivos aportes a Seguridad Social, Caja de
Compensacin, y SENA.
Consignar las cesantas en el fondo escogido por el trabajador a ms tardar el catorce
(14) de febrero de cada ao.
Y las dems relacionadas con licencias, descansos, prestaciones, y en general las
obligaciones consignadas en las disposiciones legales.

Afiliacin y seleccin de organismos e instituciones del Sistema de Seguridad


Social Integral.
El empleador que falte a estas obligaciones, impida o atente en cualquier forma contra
el derecho del trabajador a su afiliacin y seleccin de organismos e instituciones del
Sistema de Seguridad Social Integral se har acreedor, en cada caso y por cada afiliado,
a una multa impuesta por las autoridades del Trabajo y Seguridad Social, en cada caso,
que no podr ser inferior a un salario mnimo mensual vigente ni exceder cincuenta veces

58

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

dicho salario. El valor de estas multas se destinar al Fondo de Solidaridad Pensional o


a la subcuenta de solidaridad del Fondo de Solidaridad y Garanta del Sistema General
de Seguridad Social en Salud, respectivamente. La afiliacin respectiva quedar
sin efecto y podr realizarse nuevamente en forma libre y espontnea por parte del
trabajador. (Ley 100 de 23 de diciembre de 1993, Artculo 271).

Aportes
El empleador ser responsable del pago de su aporte y del aporte de los trabajadores
a su servicio. Para tal efecto, descontar del salario de cada afiliado, al momento de su
pago, el monto de las cotizaciones obligatorias y el de las voluntarias que expresamente
haya autorizado por escrito el afiliado, y trasladar estas sumas a la entidad elegida por
el trabajador, junto con las correspondientes a su aporte, dentro de los plazos que para
el efecto determine el Gobierno.
El empleador responder por la totalidad del aporte aun en el evento de que no hubiere
efectuado el descuento al trabajador.
Los aportes que no se consignen dentro de los plazos sealados para el efecto,
generarn un inters moratorio a cargo del empleador, igual al que rige para el
impuesto sobre la renta y complementarios. Estos intereses se abonarn en el fondo
de reparto correspondiente o en las cuentas individuales de ahorro pensional de los
respectivos afiliados, segn sea el caso.
Los ordenadores del gasto de las entidades del sector pblico que sin justa causa
no dispongan la consignacin oportuna de los aportes, incurrirn en causal de mala
conducta, que ser sancionada con arreglo al rgimen disciplinario vigente.
En todas las entidades del sector pblico ser obligatorio incluir en el presupuesto las
partidas necesarias para el pago del aporte patronal a la Seguridad Social, como requisito
para la presentacin, trmite y estudio por parte de la autoridad correspondiente.
Corresponde a las entidades administradoras de los diferentes regmenes adelantar las
acciones de cobro con motivo del incumplimiento de las obligaciones del empleador de
conformidad con la reglamentacin que expida el Gobierno Nacional. Para tal efecto,
la liquidacin mediante la cual la administradora determine el valor adeudado, prestar
mrito ejecutivo. (Ley 100 de 23 de diciembre de 1993, Artculos 22 y 23).

Pensin Sancin
El trabajador no afiliado al Sistema General de Pensiones por omisin del empleador,
que sin justa causa sea despedido despus de haber laborado para el mismo empleador
durante diez (10) aos o ms y menos de quince (15) aos, continuos o discontinuos,
anteriores o posteriores a la vigencia de la presente ley, tendr derecho a Pensin
Sancin que dicho empleador pagar desde la fecha de su despido, si para entonces
tiene cumplidos sesenta (60) aos de edad si es hombre, o cincuenta y cinco (55) aos
de edad si es mujer, o desde la fecha en que cumpla esa edad con posterioridad al
despido.

Contrato de Trabajo

59

Si el retiro se produce por despido sin justa causa despus de quince (15) aos de
servicios, la pensin se pagar cuando el trabajador despedido cumpla cincuenta y
cinco (55) aos de edad si es hombre, o cincuenta (50) aos de edad si es mujer, o
desde la fecha del despido, si ya los hubiere cumplido.
La cuanta de la pensin ser directamente proporcional al tiempo de servicios respecto
de la que le habra correspondido al trabajador en caso de reunir todos los requisitos
para acceder a la pensin de vejez en el rgimen de prima media con presentacin
definida y se liquidar con base en el promedio devengado en los ltimos diez (10) aos
de servicios, actualizado con base en la variacin del ndice de precios al consumidor
certificada por el DANE.
Lo anterior se aplicar exclusivamente a los servidores pblicos que tengan la calidad
de trabajadores oficiales y a los trabajadores del sector privado.
Las pensiones de que trata el artculo 134 de la Ley 100, podrn ser conmutadas con el
Instituto de Seguros Sociales (hoy COLPENSIONES).
A partir del 1 de enero del ao 2014 las edades a que se refiere el presente artculo,
se reajustarn a sesenta y dos (62) aos si es hombre y cincuenta y siete (57) aos
si es mujer, cuando el despido se produce despus de haber laborado para el mismo
empleador durante diez (10) aos o ms y menos de quince (15) aos, y a sesenta
(60) aos si es hombre y cincuenta y cinco (55) aos si es mujer, cuando el despido
se produce despus de quince (15) aos de dichos servicios. (Cdigo Sustantivo del
Trabajo, Artculo 267).

Empleo de emergencia
Las personas vinculadas a travs de un empleo de emergencia sern afiliadas por el
empleador y los aportes estarn en su totalidad a su cargo, en pensiones y salud con
una cotizacin equivalente al 4% de salario mensual que devengue el trabajador, y en
riesgos profesionales el porcentaje de acuerdo con la normatividad vigente. (Ley 1488
de 21 de diciembre de 2011, Artculo 2).

Evasin y elusin
Las autoridades o personas que tengan conocimiento sobre conductas de evasin o
elusin, debern informarlas en forma inmediata al Ministerio de Salud y Proteccin
Social tratndose de pensiones o riesgos profesionales y aportes a las Cajas de
Compensacin Familiar, SENA, o a la Superintendencia Nacional de Salud. El
Ministerio de la Proteccin Social y la Superintendencia Nacional de Salud o la autoridad
competente segn el caso dentro de los diez (10) das siguientes al recibo de la queja,
corrern traslado al empleador o trabajador independiente responsable, quien deber
acreditar el pago o la inexistencia de la obligacin que se le imputa en un plazo de
treinta (30) das. En el evento en que no se acredite el pago en el plazo mencionado,
existiendo obligacin comprobada y no desvirtuada, el Ministerio de la Proteccin Social
o la Superintendencia Nacional de Salud, segn sea el caso, impondr las sanciones
previstas en la ley, que tratndose de multas, no podrn ser inferiores al cinco por ciento
(5%) del monto dejado de pagar. (Ley 828 de 10 de julio de 2003, Artculo 5).

60

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Por lo anterior la Ley 1607 de 2012, facult a la Unidad Administrativa de Gestin


Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Proteccin Social UGPP para
adelantar las acciones de determinacin y cobro de las Contribuciones Parafiscales
de la Proteccin Social, respecto de los omisos e inexactos, sin que se requieran
actuaciones persuasivas previas por parte de las administradoras. (Ley 1607 de 26 de
diciembre de 2012, Artculos 178 a 180).

Riesgos Laborales
En materia de Riesgos Laborales y Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo, el
empleador est obligado a:
Pagar la totalidad de la cotizacin de los trabajadores a su servicio, que para el
caso de los trabajadores vinculados mediante contratos de trabajo o como servidores
pblicos no podr ser inferior al 0.348%, ni superior al 8.7%, del Ingreso Base de
Cotizacin (IBC) de los trabajadores. (Ley 1562 de 11 de julio de 2012, artculo 6
inciso 1).
Trasladar el monto de las cotizaciones a la entidad administradora de riesgos laborales
correspondiente, dentro de los plazos que para el efecto seale el reglamento;
Procurar el cuidado integral de la salud de los trabajadores y de los ambientes de
trabajo;
Programar, ejecutar y controlar el cumplimiento del programa de salud ocupacional
de la empresa, y procurar su financiacin;
Notificar a la entidad administradora a la que se encuentre afiliado, los accidentes de
trabajo y las enfermedades profesionales;
Facilitar los espacios y tiempos para la capacitacin de los trabajadores a su cargo
en materia de salud ocupacional y para adelantar los programas de promocin y
prevencin a cargo de las Administradoras de Riesgos Laborales; e
Informar a la entidad administradora de riesgos laborales a la que est afiliado, las
novedades laborales de sus trabajadores, incluido el nivel de ingreso y sus cambios,
las vinculaciones y retiros.
Para los efectos de informacin en la controversia a que pueda dar lugar el accidente,
cualquiera que sean sus consecuencias, el empleador debe dar un aviso suscrito por
l o quien lo represente, al juez del trabajo del lugar, o en su defecto al juez municipal,
donde conste el da, hora y lugar del accidente, como se produjo, quienes lo presenciaron,
el nombre de la vctima, el salario que devengaba el da del accidente y la descripcin
de la lesin o perturbacin, firmada por el facultativo que asista al trabajador.
La informacin debe darse dentro de los ocho (8) das siguientes al de la ocurrencia del
accidente. (Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculo 220).
Tenga en cuenta que estas mismas obligaciones, tambin se exigen en el contrato de
teletrabajo.

Contrato de Trabajo

61

Registro de vacantes en el servicio pblico de empleo


Como novedad surge la obligacin para todos los empleadores de reportar sus vacantes
al Servicio Pblico de Empleo, aquellos que incumplan, se sujetarn a las sanciones de
acuerdo con la reglamentacin que para la materia expida el Gobierno. (Ley 1636 de
18 de junio de 2013, artculo 31).

3. 10. 2 Obligaciones y prohibiciones de los empleados


Adems de la obediencia, la fidelidad y las contempladas en los artculos 58 y 60 del
Cdigo Sustantivo del Trabajo, el trabajador debe a su empleador la ejecucin de los
servicios estipulados en el contrato, la lealtad en materia de reserva industrial o comercial
e inclusive, procurar el cuidado integral de su salud.
En materia de Riesgos Profesionales, el trabajador est obligado a:
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacin clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
Colaborar y velar por el cumplimiento de las obligaciones contradas por los
empleadores.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestin de la
Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST de la empresa y asistir peridicamente a
los programas de promocin y prevencin adelantados por las Administradoras de
Riesgos Laborales.
Participar en la prevencin de los riesgos laborales a travs de los comits paritarios
de salud ocupacional, o como vigas ocupacionales.
Los pensionados por invalidez por riesgos laborales, debern mantener actualizada
la informacin sobre su domicilio, telfono y dems datos que sirvan para efectuar las
visitas de reconocimiento.
Los pensionados por invalidez por riesgos profesionales, debern informar a la
entidad administradora de riesgos profesionales correspondiente, del momento en el
cual desaparezca o se modifique la causa por la cual se otorg la pensin.
Todo trabajador inclusive el teletrabajador que sufra un accidente de trabajo est en la
obligacin de dar inmediatamente aviso al empleador o a su representante. El empleador
no es responsable de la agravacin de que se presente en las lesiones o perturbaciones,
por razn de no haber dado el trabajador este aviso o haberlo demorado sin justa causa.
(Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculo 221).
3. 11 SALARIOS
Es la obligacin a cargo del empleador como retribucin al servicio prestado por parte del
trabajador subordinado; y es el derecho irrenunciable del trabajador que no puede cederse
en todo ni en parte, a ttulo gratuito ni oneroso pero s puede servir de garanta hasta el
lmite y en los casos que determina la ley. (Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculo 142).

62

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

3. 11. 1 Salario en especie


Debe asignrsele un valor dentro del contrato de trabajo, teniendo en cuenta que slo
puede ser parcial, es decir, hasta el 50% en especie y el restante en dinero, pero s de
salario mnimo se trata, no podr exceder del 30%. Sin embargo, mediando acuerdo entre
las partes, el porcentaje de salario en especie podr constituir salario. (Cdigo Sustantivo
del Trabajo, Artculo 129).
3. 11. 2 Jornal y sueldo
Se denomina jornal a la remuneracin pactada por das y sueldo a la remuneracin
pactada por lapsos mayores a un da. (Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculo 133).
3. 11. 3 Viticos y Propinas
Los viticos permanentes constituyen salario en aquella parte destinada a proporcionar
al trabajador manutencin y alojamiento; pero no en lo que slo tenga por finalidad
proporcionar los medios de transporte o los gastos de representacin.
Siempre que se paguen debe especificarse el valor de cada uno de estos conceptos.
Los viticos accidentales no constituyen salario en ningn caso. Son viticos accidentales
aqullos que slo se dan con motivo de un requerimiento extraordinario, no habitual o poco
frecuente.
Las propinas que recibe el trabajador no constituyen salario.
No puede pactarse como retribucin del servicio prestado por el trabajador lo que ste
reciba por propinas.
Es importante tener en cuenta que actualmente cursa en el Congreso el Proyecto de Ley
070 de 2013 Por medio de la cual se reglamenta la naturaleza y la destinacin de las
propinas cuyo propsito es proteger a uno de los sectores ms vulnerables de la poblacin
colombiana, conformado por miles de compatriotas que prestan sus servicios como meseros
en establecimientos de comercio tales como restaurantes, bares, discotecas, griles, clubes
sociales, hoteles, y otros de la misma naturaleza; as como las actividades que hacen parte
de la cadena del servicio prestado por estos servidores. (Cdigo Sustantivo del Trabajo,
Artculos 130 y 131).
3. 11. 4 Salario Integral
Es aquel que integra el pago de todas las prestaciones sociales, recargos por trabajo
nocturno, horas extra, dominicales y festivos, el factor prestacional correspondiente a la
empresa, etc., exceptuando las vacaciones; por esta razn el valor del salario no podr
ser inferior a los trece (13) salarios mnimos legales mensuales vigentes.
El monto de salario integral que acuerden las partes, constituir la base de liquidacin
para efectos de indemnizaciones por despido injusto y vacaciones. Pero tratndose de
aportes al SENA, y Caja de Compensacin, y cotizaciones en salud y pensin stos se
harn sobre el 70%, respecto de stas ltimas, procede siempre que el porcentaje no

Contrato de Trabajo

63

supere el valor de 25 salarios mnimos legales mensuales vigentes. (Cdigo Sustantivo


del Trabajo, Artculo 132).
As las cosas, el salario mnimo integral para el 2016 ser de $8.962.915.
Para calcular este valor, tenemos la siguiente frmula:
Salario mnimo 2016
Factor Prestacional:
Salario Mnimo Integral:

$689.455 x 10
= $6.894.550
$6.894.550 x 30%
= $2.068.365
$6.894.550 + $2.068.365 = $8.962.915 o $689.455 x 13

3. 11. 5 Forma de hacer el pago


El salario debe pagarse directamente al trabajador o a quien l autorice por escrito, y
debe efectuarse en el lugar donde el trabajador presta sus servicios, durante el trabajo o
inmediatamente despus de que este cese. (Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculos
138 y 138).
Si el salario es en dinero debe pagarse por perodos iguales y vencidos, en moneda legal o
extranjera siempre que se haya acordado y con la salvedad de poder exigir su equivalente
en moneda nacional. El perodo de pago para los jornales no puede ser mayor de una
semana, y para sueldos no mayor de un mes. (Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculo
135).
El pago del trabajo suplementario o de horas extras y el del recargo por trabajo nocturno
debe efectuarse junto con el salario ordinario del perodo en que se han causado, o a ms
tardar con el salario del perodo siguiente. (Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculo 134).
No es vlido el trueque, ni rebajar el salario unilateralmente por parte del empleador, a
menos que esto se haya pactado y est libre de vicios. (Cdigo Sustantivo del Trabajo,
Artculo 136).
El incumplimiento por parte del empleador para efectuar los pagos, configura justa causa
para que el trabajador d por terminado el contrato unilateralmente y exija indemnizacin.
3. 11. 6 Falta de estipulacin salarial
Cuando no se haya pactado expresamente salario, se debe el que ordinariamente se paga
por la misma labor, y a falta de ste, el que se fijare tomando en cuenta la cantidad y
calidad del trabajo, la aptitud del trabajador y las condiciones usuales de la regin. Si no se
llega a acuerdo alguno, ser el juez laboral quien lo fije. (Cdigo Sustantivo del Trabajo,
Artculo 144).
3. 11. 7 Salario sin prestacin del servicio
Durante la vigencia del contrato el trabajador tiene derecho a percibir el salario aun cuando
no haya prestacin del servicio por disposicin o culpa del empleador. (Cdigo Sustantivo
del Trabajo, Artculo 140).

64

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

3. 11. 8 Deduccin, retencin y embargo de salarios


La deduccin de salarios hace referencia a los valores descontables de los pagos que
hace la empresa a sus empleados, que disminuyen el valor a pagar y que se clasifican en
voluntarios y obligatorios o de Ley.
Las deducciones obligatorias o de Ley son las establecidas y reglamentadas por las
leyes vigentes y son obligatorias, como la Retencin en la fuente, los aportes al Sistema de
Seguridad Social Integral y las sanciones disciplinarias.
Las deducciones voluntarias, comprenden aquellas obligaciones que el trabajador
adquiere libremente, y que debe autorizar por escrito a su empleador para que las descuente
de los valores devengados. Entre otras estn:
Aportes a Cooperativas o fondos de empleados.
Cuotas de afiliacin a sindicatos.
Descuento por prstamos y anticipos8.
Cuotas de ahorros a Cooperativas o fondos de empleados.
Aportes adicionales a fondos de pensiones y planes complementarios de salud.
La retencin de salarios hace referencia a los valores que la empresa no entrega al
trabajador, por mandato de autoridad competente, y que deber entregar o consignar a
favor de quien se autorice. Los casos ms comunes son:
Los embargos judiciales de carcter civil o comercial.
Pensiones alimenticias.
En caso de embargo de salarios, por orden de la autoridad competente, se debe tener en
cuenta que:
El salario mnimo legal o convencional es inembargable, y su excedente es embargable
en una quinta parte. (Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculos 154 y 155).
Los embargos a favor de Cooperativas, por excepcin se puede embargar hasta el
50% de cualquier salario.
Los embargos por conceptos de cuota alimentaria, por excepcin se puede embargar
hasta el 50% de cualquier salario. (Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculos 156 y
344).
En caso de que existan simultneamente varios embargos se debe dar prelacin a
las cuotas alimentarias y las que estn a favor de cooperativas. (Cdigo Sustantivo
del Trabajo, Artculo 157).
3. 11. 8. 1 Libranza o Descuento directo
Cualquier persona natural asalariada, contratada por prestacin de servicios, asociada a una
cooperativa o precooperativa, fondo de empleados o pensionada, podr adquirir productos
8

Tenga en cuenta la modificacin introducida por el artculo 19 de la Ley 1429 de 2010 al artculo 151 del Cdigo Sustantivo del Trabajo.

Contrato de Trabajo

65

y servicios financieros o bienes y servicios de cualquier naturaleza, acreditados con su


salario, sus pagos u honorarios o su pensin, siempre que medie autorizacin expresa de
descuento dada al empleador o entidad pagadora, quien en virtud de la suscripcin de la
libranza o descuento directo otorgada por el asalariado, contratista o pensionado, estar
obligado a girar los recursos directamente a la entidad operadora.
La posibilidad de adquirir productos y servicios financieros o bienes y servicios de cualquier
naturaleza a travs de libranza no constituye necesariamente, a cargo del operador la
obligacin de otorgarlos, sino que estarn sujetos a la capacidad de endeudamiento del
solicitante y a las polticas comerciales del operador. (Ley 1527 de 27 de abril de 2012,
Artculo 1).
EJEMPLO 2
DEDUCCIONES DE NMINA
La seora Mara Torres, deveng en el mes de enero de 2016, lo siguiente:
Sueldo bsico
Bonificacin habitual
Auxilio de transporte
Horas extras
Intereses sobre cesantas
TOTAL

1.000.000
150.000
77.700
72.000
96.000
1.395.700

Base Calculo Salud y Pensin


Salud 4%
Pensin 4%

1.222.000
48.880
48.880

En este orden de ideas, se tiene que no es procedente efectuar deducciones por Retencin
en la Fuente, Fondo de Solidaridad Pensional ni por sanciones disciplinarias; pero proceden
las correspondientes a los aporte de Salud y Pensin, cada una por $48.880, si tenemos
en cuenta que el salario base de la trabajadora es de $1.222.000, es decir, se deducen del
total, los valores correspondientes al auxilio de transporte y prestaciones sociales, en este
caso el inters sobre cesantas.
3. 11. 9 Salario mnimo
El artculo 145 del Cdigo Sustantivo del Trabajo lo define como el que todo trabajador
tiene derecho a percibir para subvenir a sus necesidades normales y a las de su familia, en
el orden material, moral y cultural.
Los adolescentes autorizados para trabajar, tendrn derecho a un salario de acuerdo a la
actividad desempeada y proporcional al tiempo trabajado. En ningn caso la remuneracin
podr ser inferior al salario mnimo legal vigente. (Cdigo de la Infancia y la Adolescencia,
Artculo 114).

66

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

3. 11. 9. 1 Fijacin
El salario mnimo puede fijarse:
Por pacto o convencin colectiva o en fallo arbitral.
En funcin de la Comisin Permanente de Concertacin de Polticas Salariales y
Laborales.
Por determinacin del Gobierno cuando la Comisin precitada no logre consenso.
(Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculo 147).
Para el ao 2016 el incremento del salario mnimo fue del 7%, quedando fijado as, la suma
de SEISCIENTOS OCHENTA Y NUEVE MIL CUATROCIENTOS CINCUENTA Y CINCO
($689.455) moneda corriente. (Decreto 2552 de 30 de diciembre de 2015).
3. 11. 9. 2 Salario mnimo para jornadas inferiores a las mximas
Regir en proporcin al nmero de horas efectivamente trabajadas, con excepcin de la
jornada especial de treinta seis horas. (Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculo 147).
3. 11. 9. 3 Salario para empleados de emergencia
Las personas vinculadas a un Empleo de Emergencia devengarn mnimo un salario
mnimo legal mensual vigente, proporcional al tiempo laborado, sin que exceda de la
jornada mxima legal.
Cuando el empleo corresponda al nivel tcnico profesional o tecnlogo devengar mnimo
2 salarios mnimos legales vigentes. Cuando el empleo corresponda al nivel profesional
devengar mnimo 2.5 salarios mnimos legales vigentes. (Ley 1488 de 21 de diciembre
de 2011, Artculo 2).
3. 12 REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO
Es el conjunto de disposiciones que determinan las condiciones mnimas a que deben
sujetarse un empleador y sus empleados en sus relaciones de trabajo. Este define los
aspectos concretos como permisos, reconocimientos o condecoraciones, horario de
trabajo, faltas graves, uso de uniformes, nociones de calamidad domstica, entre otros.
El empleador puede elaborar el reglamento sin intervencin ajena, salvo lo dispuesto en
pacto, convencin colectiva, fallo arbitral o acuerdo con sus trabajadores.
Estn obligados a tener Reglamento Interno de Trabajo (RIT) todos los empleadores que
ocupen ms de cinco (5) empleados de carcter permanente en empresas comerciales,
o ms de diez (10) en empresas industriales o ms de veinte (20) en empresas agrcolas,
ganaderas o forestales, o ms de diez (10) trabajadores en empresas mixtas.
El RIT bsicamente sirve para regular las condiciones laborales internas entre empleador
y trabajadores a un nivel ms detallado, de lo que hace el Cdigo Sustantivo del Trabajo,

Contrato de Trabajo

67

estableciendo procedimientos y manejo de situaciones laborales especificas de cada tipo


de actividad econmica y en particular la escala de sanciones y el manejo del acoso laboral.
La Ley brinda al empleador obligaciones de direccin sobre el empleado o trabajador y
la posibilidad de imponer sanciones previstas en el reglamento interno de trabajo, en el
contrato de trabajo o en la propia Ley, de acuerdo con la gravedad de la falta cometida.
En todo caso siempre se deber garantizar el derecho fundamental del debido proceso, y
por lo tanto como mnimo se deber escuchar al trabajador y or sus descargos sobre los
hechos cometidos. (Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculos 104 al 115, 119 y 120).
En el siguiente cuadro se resume algunas orientaciones a tener en cuenta al momento de
elaborar un Reglamento Interno de Trabajo:
SANCIONES

LMITES LEGALES

Suspensin del trabajo

No puede exceder de ocho (8) das por la primera vez, ni


de dos (2) meses en caso de reincidencia en cualquier
grado.

Multas

Las multas que se prevean slo pueden causarse por


retraso o falta al trabajo sin excusa justificable; no
pueden exceder de la quinta parte del salario de un da,
y su importe se consigna en una cuenta especial para
dedicarse exclusivamente a premios o regalos para los
trabajadores de la empresa

Sanciones no previstas

El empleador no puede imponer sanciones a sus


trabajadores, que no hayan sido establecidas previamente
en el contrato de trabajo, en el reglamento interno de
trabajo, en pactos o convenciones colectivas o fallos
arbitrales

Procedimientos para
imponer sanciones

Antes de aplicarse una sancin disciplinaria el empleador,


debe dar oportunidad de rendir descargos al trabajador
inculpado, como a dos de sus compaeros de trabajo. No
producir efecto alguno la sancin que se imponga sin la
observancia de ste trmite.

Sanciones disciplinarias

Las sanciones disciplinarias no pueden consistir en


penas corporales, ni en medidas lesivas a la dignidad del
trabajador

Adems de las previstas en el cuadro anterior, la jurisprudencia de la Corte Constitucional


ha aclarado otras en Sentencia C-478 de 13 de junio de 2007.
La reforma introducida por la Ley 1429 de 2010 a estos reglamentos, consisti en suprimir
el trmite de aprobacin ante el Ministerio de la Proteccin Social, y en su lugar introdujo la
idnea notificacin de la adopcin o las modificaciones efectuadas, a todos los trabajadores,
por medio de publicaciones visibles.

Prestaciones Sociales

69

CAPTULO

PRESTACIONES SOCIALES

Las prestaciones sociales hacen referencia a algunos dineros, servicios o auxilios que
recibe el trabajador adicional a la remuneracin ordinaria, con el fin de mejorar su nivel de
vida.
Son de carcter legal las que la ley ha establecido en el Cdigo Sustantivo del Trabajo, a
favor de los trabajadores; y carcter extralegal son las que sobrepasan las prestaciones
legales y que los empleadores pueden conceder libremente, por convencin o por pacto
colectivo.
El Sistema de Seguridad Social Integral ha asumido el reconocimiento y pago de la mayora
de ellas; pero es el empleador quien debe responder por sus aportes y las que no son
cubiertas por el mencionado Sistema.
Para efectos de su liquidacin, los aos se contarn como trescientos sesenta (360) das y
los meses como treinta (30) das.
Las prestaciones sociales no pueden cederse, as que las transacciones o negociaciones
que se hagan sobre este aspecto sern totalmente ineficaces, quedando a cargo del
empleador la responsabilidad por las obligaciones adquiridas en virtud del contrato de
trabajo.
Son inembargables en su totalidad excepto los valores que adeuda el trabajador a favor
de Cooperativas y pensiones alimentarias, caso en el cual se puede embargar hasta un
50%. (Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculo 344).
No son susceptibles de retencin o negativa al reconocimiento por ningn motivo,
a excepcin de las cesantas e inters de cesanta en el caso especfico de los delitos
del trabajador que motivan la prdida de las mismas. (Cdigo Sustantivo del Trabajo,
Artculo 250).
Constituyen crdito privilegiado, en cuanto a que los crditos causados o exigibles de
los trabajadores por concepto de salarios, cesantas y dems prestaciones sociales e
indemnizaciones laborales pertenecen a la primera clase y tienen privilegio excluyente

70

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

sobre todos los dems. Quiere decir esto, que en caso de concordato o liquidacin de la
empresa, se dar prelacin a pagos laborales, como gastos pagaderos con preferencia
sobre los dems crditos. Los trabajadores pueden hacer valer sus derechos por si mismos
o por intermedio del sindicato, federacin o confederacin a la que pertenezcan, siempre
de conformidad con las leyes vigentes.
Son irrenunciables sin importar que sean eventuales o causadas; se excepta el seguro
de vida obligatorio, cuando se contrate trabajadores mayores de cincuenta aos, los cuales
quedan en la facultad de renunciarlo y los riesgos por enfermedades preexistentes al iniciar
el contrato de trabajo.
Son susceptibles de prescripcin, contando con tres (3) aos a partir de la fecha en que
debi haberse cumplido la obligacin.
El reclamo que haga un trabajador a su empleador sobre un derecho debidamente
determinado, interrumpe la prescripcin por una sola vez, lo cual indica que se inicia
nuevamente el perodo de tres (3) aos, para la prescripcin correspondiente.
Segn lo establece el artculo 206 del Estatuto Tributario, estn gravados con el
impuesto sobre la renta y complementarios la totalidad de los pagos o abonos en
cuenta provenientes de la relacin laboral o legal y reglamentaria, con excepcin de los
siguientes:
CONCEPTO

NORMA E. T. N.

Las indemnizaciones por accidente de trabajo o enfermedad.

Art. 206 Num. 1.

Las indemnizaciones que impliquen proteccin a la maternidad.

Art. 206 Num. 2.

Lo recibido por gastos de entierro del trabajador.

Art. 206 Num. 3.

El auxilio de cesantas y los intereses sobre cesantas, siempre y cuando sean


recibidas por trabajadores cuyo ingreso mensual promedio en los seis ltimos
meses de vinculacin laboral no exceda del tope mximo anual. ($9.897.650)
Salario mensual promedio

Parte no gravada

Entre $10.413.550 y $12.198.730

90% 350 a 410 UVT

Entre $12.198.730 y $13.983.910

80% 410 a 470 UVT

Entre $13.983.910 y $15.769.090

60% 470 a 530 UVT

Entre $15.769.090 y $17.554.270

40% 530 a 590 UVT

Entre $17.554.270 y $19.339.450

20% 590 a 650 UVT

De $19.339.450 en adelante.

0% 650 UVT en adelante

Las pensiones de jubilacin, invalidez, vejez, de sobrevivientes y sobre riesgos


profesionales, hasta el ao gravable de 1997. A partir del 1 de enero de 1998
estarn gravadas solo en la parte del pago mensual que exceda de 1000 UVT.

Art. 206 Num. 4.

Art. 206 Num. 5.

Prestaciones Sociales

71

CONCEPTO

NORMA E. T. N.

El seguro de muerte, y las compensaciones por muerte de los miembros de las


fuerzas militares y de la Polica Nacional.

Art. 206 Num. 6.

En el caso de los magistrados de los tribunales y de sus fiscales, se considerar


como gastos de representacin exentos un porcentaje equivalente al 50% de su
salario. Para los jueces de la Repblica el porcentaje exento ser del 25% sobre
su salario.

Art. 206 Num. 7.

El exceso del salario bsico percibido por los oficiales y suboficiales de las fuerzas
militares y de la Polica Nacional y de los agentes de esta ltima.

Art. 206 Num. 8.

Para los ciudadanos colombianos que integran las reservas de oficiales de


primera y segunda clase de la fuerza area, mientras ejerzan actividades de piloto,
navegante o ingeniero de vuelo, en empresas areas nacionales de transporte
pblico y de trabajos areos especiales, solamente constituye renta gravable el
sueldo que perciban de las respectivas empresas, con exclusin de las primas,
bonificaciones, horas extras y dems complementos salariales.

Art. 206 Num. 9.

El 25% del valor total de los pagos laborales, limitada mensualmenta a 240 UVT.

Art. 206 Num. 10.

Exencin de prestaciones provenientes de un fondo de pensiones.

Art. 207.

Exencin de cesantas pagadas por fondos de cesantas.

Art. 207-1.

No presentarn declaracin del impuesto sobre la renta y complementarios, los asalariados


cuyos ingresos brutos provengan por lo menos en un ochenta por ciento (80%) de pagos
originados en una relacin laboral o legal y reglamentaria, siempre y cuando en relacin
con el respectivo ao gravable se cumplan los siguientes requisitos adicionales:
Que el patrimonio bruto en el ltimo da del ao o perodo gravable no exceda de
$133.888.500, 4.500 UVT (valor base ao 2016).
Que no sean responsables del impuesto sobre las ventas.
Que el asalariado no haya obtenido durante el respectivo ao gravable ingresos
totales superiores a $121.183.969, 4073 UVT (valor base ao 2016).
Al respecto, dispuso el artculo 7 del Decreto 2243 de 24 de noviembre de 2015, por el cual
se fijan los lugares y plazos para la presentacin de las declaraciones tributarias y para el
pago de los impuestos, anticipos y retenciones en la fuente y se dictan otras disposiciones:
Contribuyentes no obligados a presentar declaracin del impuesto sobre la renta y
complementarios. No estn obligados a presentar declaracin del impuesto sobre la renta
y complementario por el ao gravable 2015 los siguientes contribuyentes:
a) Los empleados cuyos ingresos provengan, en una proporcin igual o superior a un
ochenta por ciento (80%), de la prestacin de servicios de manera personal o de la
realizacin de una actividad econmica por cuenta y riesgo del empleador o contratante,
mediante una vinculacin laboral o legal y reglamentaria o de cualquier otra naturaleza,
independientemente de su denominacin. Sern considerados como empleados los

72

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

trabajadores que presten servicios personales mediante el ejercicio de profesiones


liberales o que presten servicios tcnicos que no requieran la utilizacin de materiales
o insumos especializados o de maquinaria o equipo especializado, siempre que sus
ingresos correspondan en un porcentaje igualo superior al (80%) del ejercicio de dichas
actividades, que no sean responsables del impuesto sobre las ventas del rgimen
comn, siempre y cuando en relacin con el ao gravable 2015 se cumplan la totalidad
de los siguientes requisitos adicionales:
1. Que el patrimonio bruto en el ltimo da del ao gravable 2015 no exceda de cuatro
mil quinientas (4.500) UVT ($127.256.000).
2. Que los ingresos brutos sean inferiores a mil cuatrocientas (1.400) UVT
($39.591.000).
3. Que los consumos mediante tarjeta de crdito no excedan de dos mil ochocientas
(2.800) UVT ($79.181.000).
4. Que el valor total de compras y consumos no supere las dos mil ochocientas (2.800)
UVT ($79.181.000).
5. Que el valor total acumulado de consignaciones bancarias, depsitos o inversiones
financieras, no excedan de cuatro mil quinientas (4.500) UVT ($127.256.000).
b) Los Trabajadores por cuenta propia, residentes en el pas, que no sean responsables
del impuesto a las ventas del rgimen comn, cuyos ingresos brutos se encuentren
debidamente facturados, sobre los cuales se hubiere practicado retencin en la fuente,
y que provengan en una proporcin igual o superior a un ochenta por ciento (80%) de
la realizacin de una de las siguientes actividades econmicas, desarrolladas por el
Decreto 1473 del 5 de agosto de 2014:
Actividades deportivas y otras actividades de esparcimiento
Agropecuario, silvicultura y pesca
Comercio al por mayor
Comercio al por menor
Comercio de vehculos automotores, accesorios y productos conexos
Construccin
Electricidad, gas y vapor
Fabricacin de productos minerales y otros
Fabricacin de sustancias qumicas
Industria de la madera, corcho y papel
Manufactura alimentos
Manufactura textiles, prendas de vestir y cuero
Minera
Servicio de transporte, almacenamiento y comunicaciones
Servicios de hoteles, restaurantes y similares
Servicios financieros

Prestaciones Sociales

73

En consecuencia, no estarn obligados a declarar las personas naturales, sucesiones


ilquidas pertenecientes a esta categora, residentes en el pas, siempre y cuando, en
relacin con el ao 2015 se cumplan los siguientes requisitos adicionales:
1. Que el patrimonio bruto en el ltimo da del ao gravable 2015 no exceda de cuatro
mil quinientas (4.500) UVT ($127.256.000).
2. Que los ingresos totales del respectivo ejercicio gravable no sean superiores a mil
cuatrocientas UVT (1.400) ($39.591.000).
3. Que los consumos mediante tarjeta de crdito no excedan dos mil ochocientas
(2.800) UVT ($79.181.000).
4. Que el valor total de compras y consumos no supere las dos mil ochocientas (2.800)
UVT ($79.181.000).
5. Que el valor total acumulado de consignaciones bancarias, depsitos o inversiones
financieras, no excedan de cuatro mil quinientas (4.500) UVT ($127.256.000).
c) Las dems personas naturales y asimiladas a estas, residentes que no se
encuentren clasificadas dentro de las categoras de empleados o trabajador por cuenta
propia sealadas anteriormente, que no sean responsables del impuesto a las ventas
del rgimen comn respecto al ao gravable 2015 y cumplan adems los siguientes
requisitos:
1. Que el patrimonio bruto en el ltimo da del mismo ao o perodo gravable no
exceda de cuatro mil quinientas (4.500) UVT ($127.256.000).
2. Que los ingresos brutos sean inferiores a mil cuatrocientas (1.400) UVT
($39.591.000).
3. Que los consumos mediante tarjeta de crdito no excedan de dos mil ochocientas
(2.800) UVT ($79.181.000).
4. Que el valor total de compras y consumos no supere las dos mil ochocientas (2.800)
UVT ($79.181.000).
5. Que el valor total acumulado de consignaciones bancarias, depsitos o inversiones
financieras, no excedan de cuatro mil quinientas (4.500) UVT ($127.256.000).
d) Personas naturales o jurdicas extranjeras. Las personas naturales o jurdicas
extranjeras, sin residencia o domicilio en el pas, cuando la totalidad de sus ingresos
hubieren estado sometidos a la retencin en la fuente de que tratan los artculos 407
a 411 inclusive del Estatuto Tributario y dicha retencin en la fuente les hubiere sido
practicada.
e) Declaracin Voluntaria del Impuesto sobre la Renta. El impuesto sobre la renta
y complementario, a cargo de los contribuyentes no obligados a declarar, es el que

74

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

resulte de sumar las retenciones en la fuente por todo concepto que deban aplicarse
a los pagos o abonos en cuenta, segn el caso, realizados al contribuyente durante el
respectivo ao o perodo gravable.
Las personas naturales residentes en el pas a quienes les hayan practicado retenciones
en la fuente y que de acuerdo con las disposiciones del Estatuto Tributario no estn
obligadas a presentar declaracin del impuesto sobre la renta y complementario, podrn
presentarla. Dicha declaracin produce efectos legales y se regir por lo dispuesto en
el Libro I del mismo Estatuto.
PARGRAFO 1. Para efectos de establecer la cuanta de los ingresos brutos a que hacen
referencia los numerales 2 de los literales a), b) y c) del presente artculo, debern sumarse
todos los ingresos provenientes de cualquier actividad econmica, con independencia de la
categora de persona natural a la que se pertenezca.
PARGRAFO 2. Para establecer la base del clculo del impuesto sobre la renta por
cualquiera de los sistemas de determinacin, no se incluirn los ingresos por concepto de
ganancias ocasionales, en cuanto este impuesto complementario se determina de manera
independiente.
PARGRAFO 3. Para los efectos del presente artculo, dentro de los ingresos originados
en la relacin laboral o legal y reglamentaria, se entienden incorporadas las pensiones de
jubilacin, vejez, invalidez y muerte.
PARGRAFO 4. Los contribuyentes a que se refiere este artculo, debern conservar en
su poder los certificados de retencin en la fuente expedidos por los agentes retenedores
y exhibirlos cuando la Unidad Administrativa Especial Direccin de Impuestos y Aduanas
Nacionales - DIAN lo requiera.
PARGRAFO 5. En el caso del literal d) de este artculo, sern no declarantes, siempre
y cuando no se configuren los supuestos de hecho previstos en los artculos 20-1 y 20-2
del Estatuto Tributario en relacin con los establecimientos permanentes. Si se configuran,
deben cumplirse las obligaciones tributarias en los lugares y en los plazos determinados
en el presente decreto.
4. 1 PRIMA DE SERVICIOS
Es la prestacin equivalente a un mes de salario que deben todos los empleadores,
con carcter de empresa a cada uno de sus trabajadores. Tratndose de trabajadores
con contratos a trmino fijo inferior de un ao, estos tendrn derecho a la prestacin, en
proporcin al tiempo laborado.
Esta prima de servicios sustituye la participacin de utilidades y la prima de beneficios,
razn por la cual los trabajadores del servicio domstico, los chferes del servicio familiar y
los trabajadores de una finca familiar de recreo, no gozan de este derecho, ya que el hogar
no genera utilidades. (Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculo 306).

Prestaciones Sociales

75

4. 1. 1 Forma de pago
En razn de la devaluacin del peso, lo consagrado en el literal b) del artculo 306 del
Cdigo Sustantivo del Trabajo no tiene aplicacin prctica; razn por la cual, se puede
afirmar que la prima de servicios ser el equivalente a un mes de salario por ao trabajado,
teniendo en cuenta todo lo devengado por el trabajador durante el semestre respectivo o
en el tiempo trabajado, y se pagar por semestres del calendario; lo correspondiente a una
quincena a ms tardar el ltimo da de junio y la quincena restante, en los primeros veinte
das de diciembre. En este orden de ideas, se tiene que quien haya laborado el semestre
completo (enero-junio o julio-diciembre) recibe prima completa. (Cdigo Sustantivo del
Trabajo, Artculo 306).
4. 1. 2 Frmula para la liquidacin de la prima de servicios
a) Si va a liquidar prima de servicios completa basta con tomar el salario base, dividirlo
entre 2 y ese resultado es el valor correspondiente a la quincena.
b) Si va a liquidar prima de servicios proporcional, tome el valor del salario y divdalo
entre 2 para obtener el valor de la quincena, luego multiplique esa quincena por el
nmero de das trabajados en el semestre y por ltimo divdalo entre 180 que son los
das a que corresponde un semestre; o aplique la siguiente frmula:

Valor de la quincena x Das trabajados en el respectivo semestre


180
El salario base de liquidacin de prima de servicios, es el promedio de lo devengado en
el semestre o lapo laborado, teniendo en cuenta, tambin, el auxilio de transporte.
EJEMPLO 3
LIQUIDACIN DE PRIMA DE SERVICIOS:
El 1 de mayo de 2016 se contrat un trabajador, y durante cada uno de los meses de mayo
a diciembre se le cancel, la suma de $777.778,60 por los conceptos que se describen a
continuacin:

DEVENGADO

DEDUCCIONES

Salario bsico
Auxilio de transporte
Horas extras
TOTAL DEVENGADO

$ 689.455,00
$ 77.700,00
$ 71.500,00
$ 838.655,00

Aportes para salud (4%)


Aportes para fondo de pensiones (4%)
TOTAL DEDUCCIONES
NETO A PAGAR
.

$ 30.438,20
$ 30.438,20
$ 60.876,40
$ 777.778,60

76

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Se requiere saber cul es el valor correspondiente a cancelar por concepto de prima de


servicios del ao 2016, y cul es el plazo mximo para cancelarlo.
Los valores causados, a pagar por concepto de primas de servicios se deben cancelar as:
Primer semestre:

En la segunda quincena de Junio

Segundo semestre: En los primeros veinte das de Diciembre.


Para este caso en particular, en el primer semestre del ao se causaron 60 das laborables
en el respectivo semestre, por lo tanto, al trabajador se le debe pagar proporcionalmente
en valor correspondiente que es $139.775,83 con la segunda quincena de junio de 2016.
Para el segundo semestre que trabaj completo, le corresponde una quincena, es decir
$419.327,50, que deben ser cancelados a ms tardar el 20 de diciembre de 2016.
4. 2 DOTACIN (CALZADO Y VESTIDO DE LABOR)
La dotacin es la prestacin social a cargo del empleador que habitualmente cuente con
uno o ms trabajadores permanentes, consistente en entregar materialmente, de forma
gratuita y tres (3) veces por ao laborado, un vestido y un par de zapatos al trabajador, para
que sea usado en las labores propias de su empleo. La entrega de esta dotacin para el
trabajo no constituye salario ni se computar como factor del mismo en ningn caso.
El empleador ser quien defina el tipo de calzado y vestido de labor que ms conviene
al trabajador, teniendo en cuenta la naturaleza y tipo de funciones que desempea el
trabajador y el clima o medio ambiente, los instrumentos o materiales que manipular,
entre otras circunstancias y factores vinculados directamente con la labor desarrollada.
(Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculos 230 al 235).
4. 2. 1 Fechas de entrega de dotacin
a) 30 de abril
b) 31 de agosto
c) 20 de diciembre (Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculo 232).
4. 2. 2 Beneficiarios de la dotacin
a) El trabajador permanente vinculado mediante relacin legal y reglamentaria o por
contrato de trabajo.
b) El servidor que haya laborado para el empleador por lo menos tres (3) meses en
forma ininterrumpida, antes de la fecha de cada suministro.
c) El trabajador que devengue una asignacin bsica mensual inferior a dos (2) veces
el salario mnimo legal mensual vigente.
d) Estn excluidos de esta prestacin los trabajadores transitorios o accidentales.

Prestaciones Sociales

77

Estos beneficiarios quedan obligados a recibir la dotacin y a destinarla al uso mientras


desarrolle las labores propias de su oficio, so pena de liberar a la empresa de la obligacin
correspondiente. Si este ltimo evento ocurre, el empleador dar aviso por escrito al
inspector de trabajo. (Ver Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculo 233).
4. 3 CESANTAS
Constituyen la prestacin social a cargo del empleador, de pagar a sus trabajadores un
mes de salario por cada ao de servicio, y proporcionalmente por fracciones de ao, de
acuerdo con los saldos acumulados a 31 de diciembre de cada ao. (Cdigo Sustantivo
del Trabajo, Artculos 249 al 258).
4. 3. 1 Regmenes de cesantas
Existen tres (3) regmenes de liquidacin de cesantas, a saber:
a) Sistema Tradicional: Para trabajadores vinculados con contrato de trabajo antes del
primero de enero de 1991 o que no se acojan al sistema de liquidacin anual.
Para efectos de liquidacin, tendr carcter definitivo cuando termina el contrato de
trabajo o cuando se el trabajador se acoja a salario integral; tendr carcter parcial
pero definitivo cuando de servicio militar o sustitucin de empleadores se trate; y
tendr carcter parcial o de anticipo, cuando su destino sea mejorar las condiciones
de vivienda del trabajador.
En ste ltimo evento, el trabajador deber allegar prueba sumaria que sustente que
el retiro parcial con destinacin a asuntos autorizados por la Ley, con la respectiva
solicitud de pago parcial por parte del trabajador, la cual ser autorizada dentro de
cinco (5) das hbiles; vencido ste trmino sin que se apruebe la solicitud, el trabajador
podr pedir la intervencin del Ministerio para que ordene el pago, o en su defecto,
imponga las multas correspondientes.
b) Sistema de Liquidacin Anual con destino a Fondo de Cesantas: De obligatoria
aplicacin para trabajadores vinculados con contrato de trabajo a partir del primero de
enero de 1991 o los que voluntariamente se acojan a ste, abandonando el sistema
tradicional.
En este sistema, las cesantas se liquidan de forma definitiva el 31 de diciembre de
cada ao o fraccin correspondiente, y se consignan en el Fondo escogido por el
trabajador9 a ms tardar, el 15 de febrero del siguiente ao. El empleador que incumpla
ste plazo, deber pagar un da de salario por cada da de retardo.
En caso que, al trmino de la relacin laboral, existan saldos por estos conceptos a favor
del trabajador que no hayan sido consignados, ser procedente pagarlos directamente
al trabajador sumando tambin, los intereses legales.

Se excepta la liquidacin que deba efectuarse por la terminacin del contrato de trabajo.

78

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

A ms tardar, el 31 de enero del ao siguiente se realizar el pago correspondiente a


los intereses legales del 12% anual o proporcional a la fraccin.
El trabajador podr retirar los montos de que trata este punto, en los siguientes casos:
Terminacin del Contrato de Trabajo.
Financiacin de Vivienda10.
Gastos educativos bsicos, medios, superiores o para el trabajo y el desarrollo
humano del trabajador, del cnyuge, del compaero(a) permanente y sus hijos.
No olvide que las cesantas no son susceptibles de prescripcin durante la vigencia de la
relacin laboral. Para terminar, los trabajadores que quieran acogerse voluntariamente
a ste rgimen slo debern manifestar su deseo irrevocable y la fecha a partir de la
cual quieran acogerse, en documento escrito.
c) Sistema aplicable a trabajadores que se acojan al Salario Integral: Los trabajadores
vinculados con contrato de trabajo que decidan acogerse al Salario Integral, recibirn
la liquidacin definitiva de las cesantas hasta la fecha en que trabajaron con salario
convencional.
Para saber el tiempo que el trabajador ha estado al servicio de la empresa, es necesario
que se mida en das, para lo cual se sugiere restar la fecha de ingreso de la fecha de
retiro. Puede pasar que algunas cifras no se puedan restar para lo cual se prestarn
unidades, teniendo en cuenta que si presta una unidad de aos, corresponde a 12
meses y si se presta una unidad de meses, sern 30 das. Al resultado final se le
agregar un da como forma de compensar el da en que se empieza a contar.
4. 3. 1. 1 Procedimiento para el retiro parcial de cesantas para la adquisicin,
construccin, mejora o liberacin de bienes races destinados a la vivienda del
trabajador
1. Si el trabajador se encuentra en el rgimen tradicional de cesantas faculta al
empleador para pagarlo directamente; y
2. En el caso de encontrarse en el rgimen de liquidacin anual (a partir de Ley 50
de 1990 o que el trabajador se haya adherido voluntariamente a este rgimen) le
corresponder pagarlo a la Administradora de Fondos de Pensiones y Cesantas, previa
solicitud por escrito del trabajador, adjuntando comunicacin del empleador en la cual
conste:
El nombre del trabajador que presenta la solicitud de retiro parcial de cesantas.
El valor del anticipo de cesanta.
La afirmacin del empleador de haber verificado y estar dispuesto a vigilar que el
trabajador va a utilizar sus cesantas o el prstamo en las inversiones y operaciones
permitidas por la ley.
10 Opera el pago parcial.

Prestaciones Sociales

79

Sin la carta del empleador en la cual se acrediten el cumplimiento de la obligacin prevista


en el artculo 3 del Decreto 2076 de 1967 de verificar y vigilar la correcta destinacin de las
cesantas de sus trabajadores, las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y
Cesantas no podrn aprobar y pagar las solicitudes del trabajador de que trata el artculo
21 de la Ley 1429 de 2010.
En caso de que las cesantas causadas durante el ao no hayan sido consignadas en
la Administradora de Fondos de Pensiones y Cesantas seleccionado por el trabajador,
el empleador realizar el pago directamente al trabajador aplicando las disposiciones
vigentes.
En todo caso es de advertir que la norma en mencin NO exonera al empleador de su
obligacin de verificacin y vigilancia sobre la destinacin de los retiros parciales de cesantas
de sus trabajadores, tanto en el rgimen tradicional de cesantas como en el rgimen de
liquidacin anual, ni de su obligacin de autorizar dicho pago, si cumple con los requisitos y
finalidad establecida por el legislador sealadas en el artculo 3 del Decreto Reglamentario
2076 de 1967, artculo 3 del Decreto 2795 de 1991 y dems normas complementarias, so
pena de incurrir en las sanciones consagradas en el artculo 254 del Cdigo Sustantivo del
Trabajo que consagra expresamente la prohibicin para los empleadores de realizar pagos
parciales de cesantas cuando no se cumple con los requisitos contemplados en la ley.
(Circular Ministerio de la Proteccin Socia No. 11 de 7 de febrero de 2011).
4. 3. 2 Trabajadores excluidos y Prdida del derecho
No estn cobijados por este auxilio, los trabajadores de la industria familiar y los artesanos
que trabajando personalmente no ocupen ms de cinco (5) trabajadores permanentes
ajenos a su familia.
Pierden el derecho al auxilio, los trabajadores inmersos en las siguientes causales:
a) Todo acto delictuoso cometido contra el empleador o sus parientes dentro del segundo
grado de consanguinidad y primero en afinidad, o el personal directivo de la empresa;
b) Todo dao material grave causado intencionalmente a los edificios, obras, maquinaria
y materias primas, instrumentos y dems objetos relacionados con el trabajo,
c) El que el trabajador revele los secretos tcnicos o comerciales o d a conocer asuntos
de carcter reservado, con perjuicio grave para la empresa.
En estos casos el empleador podr retener el pago hasta que la justicia tome una decisin
al respecto. (Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculo 250).
4. 3. 3 Salario base para liquidar las cesantas
Es necesario tomar como base el ltimo salario mensual, siempre y cuando no haya
sido variado en los ltimos tres (3) meses; en el caso de salarios variables, se tomar el
promedio mensual de lo devengado en el ltimo ao o de todo el tiempo, si se ha laborado
menos de un ao.

80

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Entonces;
Cesanta =

Salario Base x Das laborados


360

EJEMPLO 4
LIQUIDACIN DE CESANTAS E INTERESES SOBRE LAS CESANTAS
El 1 de agosto de 2016 se contrat a un trabajador y durante cada uno de los meses de
agosto a diciembre del mismo ao se le cancel, la suma de $777.778,60 por los conceptos
que se describen a continuacin:

DEVENGADO

Bsico Bsico Mensual


Auxilio de transporte
Horas Extras
TOTAL DEVENGADO (salario mes)

689.455,00
77.700,00
71.500,00
838.655,00

Aportes salud ( 4% ) (base 838.655 - 77.700)


Aportes fondo de pensiones (4 %)
DEDUCCIONES TOTAL DEDUCCIONES
NETO A PAGAR

30.438,20
30.438,20
60.876,40
777.778,60

Se requiere saber cul es el valor correspondiente a cancelar por concepto de cesantas


e inters de cesanta, y en qu fecha es el plazo mximo para cancelarlo? A quin se le
debe cancelar estos valores si el trabajador no ha escogido Fondo de Cesantas?
Lo primero que se debe hallar es el tiempo de servicio del ao 2016 y el valor base para
calcular la cesanta y el inters sobre la cesanta. Para este caso el tiempo de servicio
es de 5 meses, correspondientes de agosto a diciembre de 2016 y el valor base para la
liquidacin es de $838.655.
Cesantas =

$838.655 x 150
360

= $349.439,58

La cesanta correspondiente a los 5 meses es de $349.439,58 que debe consignar


la empresa antes del 14 de febrero de 2017 en el Fondo de Cesantas elegido por el
trabajador, pero en este caso, como el trabajador no lo eligi, el empleador podr realizar
el pago directamente al trabajador aplicando las disposiciones vigentes.
Por concepto de inters de cesanta el procedimiento de liquidacin es el siguiente:
Intereses de cesantas =

$349.439,58 x 150 x 0,12


360

= $ 17.471,98

En ese orden de ideas se deben cancelar $17.471,98, a ms tardar el 31 de enero de 2017.

Prestaciones Sociales

81

4. 3. 4 Fondo de Cesantas
Como lo mencionamos anteriormente, es el trabajador quien escoge libremente el Fondo
que administrar sus cesantas. Si el trabajador tiene ms de un contrato de trabajo con
distintos empleadores podr escoger ms de un fondo.
La afiliacin es efectiva desde el mismo momento de la consignacin que realice el
empleador, adems de los requisitos o documentacin, que stos exijan.
El fondo de cesantas tendr la obligacin de abonar trimestralmente a cada afiliado y a
prorrata de sus aportes individuales la parte que corresponda en los rendimientos obtenidos
por el fondo durante el respectivo perodo; para estos efectos, la Superintendencia
Financiera, publicar por medio de Carta Circular la rentabilidad, comisin de administracin
y seguro previsional de los Portafolios de Corto y Largo Plazo de los Fondos de Cesanta.
La reforma en materia de cesantas contempl la obligacin para las sociedades
administradoras de fondos de cesantas de ofrecer dos tipos de portafolios de inversin.
Para dar cumplimiento a esta obligacin el Gobierno Nacional y la Superintendencia
Financiera consideraron necesario actualizar el rgimen aplicable a las cesantas, porque
la existencia de dos portafolios y la evolucin del mercado de capitales durante estos 19
aos, ameritan la creacin de un rgimen ms eficiente y moderno en beneficio de los
afiliados.
Bsicamente la reforma consisti, en darle a los afiliados la posibilidad de elegir entre
un portafolio de corto plazo y uno de largo plazo o los dos, para la administracin de
sus cesantas. De la existencia de estos dos portafolios se derivan entonces que cada
uno de ellos tenga su propio rgimen de inversiones, que a cada uno la administradora
garantice una rentabilidad mnima y por ende, que para cada portafolio haya un rgimen
de comisiones y de publicidad correspondiente.
Desde el primero de enero de 2010, existen dos portafolios manejados en dos cuentas:
a) Corto Plazo: Administracin de recursos con horizontes de permanencia cortos:
la finalidad mitigar el riesgo de perder valor por los retiros cercanos a la fecha de
consignacin.
b) Largo Plazo: Administracin de recursos con horizontes de permanencia mayores a un
ao. Con esta opcin el afiliado tendr horizontes de ms largo plazo y podr entonces
obtener una mayor rentabilidad.
Para mayor facilidad en una primera etapa, el portafolio de largo plazo estar conformado
por los recursos que hoy se administran en el fondo de cesantas existente. Y por su parte
todo el nuevo recaudo a partir del 1 de enero de 2010 entrar al portafolio de corto plazo.
Los recaudos ingresados al portafolio de corto plazo permanecern all hasta cuando el
trabajador elija trasladarlos al de largo plazo. Dada la dinmica de los retiros parciales,
se estim que si el afiliado no ha tomado ninguna decisin, entre el 16 y el 31 de Agosto
de cada ao los saldos que se encuentren en el portafolio de corto plazo se trasladarn al

82

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

portafolio de largo plazo para buscar una mejor rentabilidad y una perspectiva de inversin
de largo plazo que beneficie a los afiliados.
Los nuevos aportes que se consignen entre el 1 de septiembre y el 31 de diciembre de
cada ao, sern acreditados en la subcuenta de corto plazo.
Esta seleccin se ejecut a partir del 1 de julio de 2010 fecha a partir de la cual los afiliados
escogern su perfil de riesgo y la distribucin de sus cesantas en los dos portafolios o en
uno solo. Si el afiliado no seleccion su perfil de administracin a febrero de 2011, el 100%
de los nuevos aportes ingresar a la Subcuenta de Corto Plazo.
Las Administradoras debern trasladar entre los das 16 y 31 de agosto de cada ao,
los saldos existentes en la Subcuenta de Corto Plazo a la subcuenta de Largo Plazo. Lo
anterior siempre y cuando el afiliado no haya tomado una decisin en contrario.
Los recursos que el afiliado tenga en el portafolio de corto plazo, como se dijo anteriormente,
se trasladarn al portafolio de largo plazo, entre el 16 y 31 de agosto de cada ao.
Los recursos que tenan los afiliados antes del primero de enero de de 2010 en el fondo de
cesantas, se administrarn en el portafolio de largo plazo.
El afiliado no tiene que escoger tener sus recursos en un solo portafolio, al contrario,
puede combinarlos, es decir, que sus recursos y recaudos estn distribuidos en distintos
porcentajes en las dos subcuentas y por ende en los dos portafolios. Esta proporcin se
aplicar solo al momento del traslado.
El afiliado puede retractarse si respeta unos plazos. Si el afiliado quiere pasar los recursos
del portafolio de corto al de largo plazo, esta eleccin la puede hacer cada 6 meses. Pero si
lo que quiere es cambiarse de la subcuenta de largo plazo a la de corto plazo, este cambio
slo lo puede hacer pasados doce meses luego de la ltima eleccin.
Este cambio puede hacerse las veces que el afiliado quiera, pero debe tener en cuenta que
el traslado de administradora no implica el cambio de portafolio. Es decir que si est en el
portafolio de corto plazo cuando cambie de administradora, sus recursos, salvo que haya
decisin expresa del afiliado en contrario, los recursos se trasladarn hacia el portafolio
de corto plazo de la nueva administradora. En los traslados se respetarn las rdenes
impartidas en ejercicio del derecho de definicin o modificacin del perfil de administracin
y la fecha en que las mismas fueron impartidas. Esto implicar que las administradoras
trasladarn esta informacin de manera simultnea con los recursos.
El afiliado queda cesante o solicita un retiro parcial para remodelar o comprar vivienda o
para financiar la educacin superior, la administradora tendr, como antes de la reforma,
cinco (5) das hbiles para entregar las cesantas definitivas requeridas o de cinco (5) das
hbiles para la liquidacin parcial.
Los retiros parciales se realizan, primero de los saldos disponibles en la subcuenta de corto
plazo y si hace falta se tomarn del portafolio de largo plazo.

Prestaciones Sociales

83

En caso de pignoracin o embargo se afectarn primero los recursos disponibles en la


subcuenta de largo plazo posteriormente los que estn en la subcuenta de corto plazo.
En materia de rgimen de inversiones y de rentabilidad mnima, el Gobierno ha estimado
que para el portafolio de largo plazo, se conservarn prcticamente las mismas reglas que
hoy existen para el fondo de cesantas que hoy opera.
Los cambios fundamentales se establecen para el nuevo portafolio creado por la regulacin
de corto plazo.
En este sentido y si la finalidad de este portafolio de corto plazo es buscar una mayor
proteccin del riesgo de mercado para los aportes, las inversiones con los lmites
establecidos, debern estar respaldadas por activos que cuenten con la liquidez y seguridad
requerida, es decir inversiones muy lquidas y a menos de un ao. En este orden de ideas
para este portafolio quedan prohibidas las inversiones en:

Acciones no lquidas o ADRs y GDRs.


Participaciones en Fondos de Capital Privado.
Operaciones Repo o simultaneas activas celebradas en la BNA.
Productos estructurados de capital protegido.
Carteras Colectivas cerradas.

Para el caso de la rentabilidad mnima del portafolio de largo plazo, se conserva la frmula,
metodologa y verificacin hoy existente para el nico portafolio existente.
El cambio significativo se dio para el portafolio de corto plazo en donde para poder
propender por la bsqueda de la proteccin del capital, la rentabilidad mnima est atada a
un indicador de referencia de corto plazo neto de comisin de administracin, disminuida en
un 25%. El indicador corresponde a un TES sinttico a 90 das con rendimiento equivalente
a la tasa de la curva cero cupn para 90 das. Este se valora al cierre de cada mes y se
reinvierte a la tasa indicada.
Para lograr un mayor beneficio de los afiliados, el portafolio de largo plazo tendr una
comisin del 3% anual sobre el valor del portafolio liquidado en forma diaria.
Por la administracin del portafolio de corto plazo, las administradoras podrn cobrar una
comisin del 1% anual sobre el valor del portafolio liquidado en forma diaria. Por los retiros
anticipados de cualquiera de los dos portafolios, se podr cobrar una comisin del 0.8% del
retiro. No hay comisin para el retiro de las cesantas cuando el trabajador quede cesante.
Cada 6 meses los afiliados recibirn un extracto sobre sus recursos invertidos en cada
uno de los portafolios o subcuentas. Igualmente la Superintendencia Financiera autorizar
la publicidad y los formatos de informacin y de escogencia de portafolio que las
administradoras coloquen a disposicin del pblico.
Esta reforma slo es el desarrollo de lo previsto en la Ley 1328 de 2009, que se aplica a
las cesantas administradas por las Sociedades Administradoras de Fondos de Cesantas
creadas por la Ley 50 de 1990.

84

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

4. 3. 5 Intereses sobre las cesantas


El rgimen de cesantas con liquidacin anualizada, contempla el pago de intereses sobre
las cesantas a cargo del empleador, independientemente del rgimen de cesanta que
lo ampare al trabajador; este inters se paga directamente al trabajador11 en el mes de
enero del ao siguiente, a aquel en quien se causen; en la fecha de retiro del trabajador o
dentro del mes siguiente a la liquidacin parcial de cesanta, cuando se produzca antes del
31 de diciembre del respectivo perodo anual, en cuanta proporcional al lapso transcurrido
del ao. Si el empleador no paga los intereses establecidos por la ley, debe cancelar al
asalariado a ttulo de indemnizacin y por una sola vez, un valor igual al de los intereses
causados.
Por lo tanto, es aconsejable que el empleador entregar un comprobante que especifique,
el monto de las cesantas, el perodo y el valor de los intereses.
Para la liquidacin del valor correspondiente a la cesanta se toma como base el ltimo
salario mensual devengado por el trabajador, siempre que no haya tenido variacin en los
ltimos tres (3) meses y en el caso de salarios variables, se toma como base el promedio
de lo devengado en el ltimo ao de servicios o en todo el tiempo servido si fuere menor
a un ao.
Entonces; intereses sobre las cesantas, es igual a:
Intereses sobre las cesantas =

Valor de las Cesantas x Das trabajados x 0.12


360

4. 3. 6 Mecanismo de proteccin al cesante


Por disposicin del artculo 169 de la Ley 1450 de 2011, el Gobierno contempl el mecanismo
de proteccin al desempleo con ayuda de las cesantas, el cual desarroll mediante la Ley
1636 de 2013 y tiene por finalidad la articulacin y ejecucin de un sistema integral de
polticas activas y pasivas de mitigacin de los efectos del desempleo que enfrentan los
trabajadores; al tiempo que facilitar la reinsercin de la poblacin cesante en el mercado
laboral en condiciones de dignidad, mejoramiento de la calidad de vida, permanencia y
formalizacin. (Ley 1636 de 18 de junio de 2013, artculo 1).
4. 3. 6. 1 Uso voluntario de los aportes a las cesantas
Del aporte a las cesantas que los empleadores estn obligados a consignar anualmente
a cada uno de los trabajadores, estos ltimos podrn decidir voluntariamente el porcentaje
de ahorro para el Mecanismo de Proteccin al Cesante.
Los trabajadores dependientes o independientes que ahorren voluntariamente para el
mecanismo de proteccin al cesante, recibirn un beneficio proporcional a su ahorro que
se har efectivo en el momento en que quede cesante con cargo al Fosfec, de conformidad
con la reglamentacin que expida el Gobierno Nacional.
11 No deben consignarse en el Fondo de Cesantas

Prestaciones Sociales

85

Sin perjuicio de lo establecido en el primer inciso del presente artculo, el trabajador que
quiera usar las cesantas para educacin, compra, construccin o mejoras de vivienda,
podr usar para este efecto el 100% de sus cesantas.
El Fondo de Cesantas trasladar a la administradora del Fondo de Solidaridad de Fomento
al Empleo y Proteccin al Cesante, el valor que el trabajador haya alcanzado a ahorrar
voluntariamente para el Mecanismo de Proteccin al Cesante dentro de los cinco (5) das
siguientes a la presentacin de la solicitud por parte del trabajador a la administradora
de fondos de cesantas con la certificacin del Fosfec de que el trabajador acredita los
requisitos de que trata el artculo 13 de la presente ley. El Gobierno Nacional reglamentar
lo dispuesto en este artculo. (Ley 1636 de 18 de junio de 2013, artculo 7).
Dentro de los tres (3) das siguientes a la terminacin de la relacin laboral, el empleador
otorgar al empleado una carta o certificacin de terminacin de la misma, en la que indique
la fecha de terminacin, ltima remuneracin del trabajador y causa de la terminacin. Dicha
certificacin ser entregada personalmente al trabajador al momento de la suscripcin de
la liquidacin o remitida por correo certificado a la direccin registrada de este.
Si el empleador incumpliere con esta obligacin, el cesante as lo manifestar ante
la respectiva Caja de Compensacin Familiar y se entender cumplido el requisito. En
todo caso, la Caja administradora del Fosfec recobrar al empleador omiso los valores
correspondientes al reconocimiento de los pagos que por concepto de cotizacin a salud y
pensiones y de cuota monetaria reconozca al cesante beneficiario de los mismos. Dichos
recursos sern girados al FOSFEC.
En el caso de los trabajadores independientes contratistas, la certificacin de cesacin
ser equivalente a la constancia sobre terminacin del contrato que emita el contratante
o al acta de terminacin del contrato, en los mismos trminos y con las consecuencias
previstas en el presente artculo.
Para los dems trabajadores independientes la certificacin de cesacin se entender como
la manifestacin que realicen bajo declaracin juramentada al respecto en el Formulario
nico de Postulacin. (Ley 1636 de 18 de junio de 2013, artculo 10 y Decreto nico
Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015, Artculo 2.2.6.1.3.2).
4. 3. 6. 1. 1 Uso voluntario
Los trabajadores dependientes podrn destinar parcial o totalmente las cesantas causadas
o por causarse, en forma libre y voluntaria, en el marco del Mecanismo de Proteccin al
Cesante.
Los trabajadores independientes podrn en forma libre y voluntaria afiliarse a las
Administradoras de Fondos de Cesantas y destinar parcial o totalmente los recursos
ahorrados, en el marco del Mecanismo de Proteccin al Cesante. El mismo esquema se
aplicar a los trabajadores remunerados bajo la modalidad de salario integral. (Decreto
nico Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015, Artculo 2.2.6.1.5.3).

86

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

El titular de las cesantas que desee ahorrar para el mecanismo, deber expresar por escrito
su voluntad de destinar parcial o totalmente las cesantas, causadas o por causarse, en
cualquier momento durante la relacin laboral o en el desarrollo de la actividad productiva.
La voluntad del trabajador se manifestar ante el empleador o ante la Caja de Compensacin
Familiar a la que est afiliado o directamente ante la Administradora de Fondos de Cesantas
correspondiente.
Los empleadores y las Cajas de Compensacin Familiar reportarn dentro de los tres (3)
das siguientes a la decisin del trabajador, a la Administradora de Fondos de Cesantas
que corresponda, la determinacin que este adopt sobre el uso de sus cesantas para el
Mecanismo de Proteccin al Cesante.
La Administradora de Fondos de Cesantas informar al trabajador dentro de los diez (10)
das siguientes a la fecha de aplicacin, que el registro de la decisin de ahorro voluntario
para el Mecanismo de Proteccin al Cesante se hizo efectivo.
La destinacin parcial de las cesantas se expresar en porcentaje, pero en ningn caso
el monto del ahorro voluntario podr ser inferior al que resulte de aplicar los porcentajes
determinados en el numeral 5 del artculo 13 de la Ley 1636 de 2013. (Decreto nico
Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015, Artculo 2.2.6.1.5.4).
En cualquier momento y en forma libre y voluntaria, el trabajador podr revocar totalmente
el monto de lo destinado para ahorro en el Mecanismo de Proteccin al Cesante, por
escrito y en los trminos de lo sealado por los artculos 4 y 5 del Decreto 135 de 2014.
Lo aqu dispuesto, aplicar igualmente para el caso en que el trabajador decida hacer uso
del ahorro de cesantas, para los fines adicionales permitidos por la ley. (Decreto nico
Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015, Artculo 2.2.6.1.5.8).
4. 3. 6. 2 Aporte de trabajadores con salario integral
Para los trabajadores que pacten salario integral, la afiliacin al Mecanismo de Proteccin
al Cesante del trabajador con salario integral es voluntaria y el ahorro de las cesantas ser
igualmente voluntario y se consignar anualmente en su cuenta de cesantas.
Para acceder al Fondo de Solidaridad de Fomento al Empleo y Proteccin al Cesante los
trabajadores con salario integral debern realizar aportes a las Cajas de Compensacin
Familiar, en las mismas condiciones de los trabajadores dependientes. (Ley 1636 de 18 de
junio de 2013, artculo 8).
4. 3. 6. 3 Aporte de trabajadores independientes
Para los trabajadores independientes, la afiliacin al Mecanismo de Proteccin al Cesante
es voluntaria, el ahorro de las cesantas ser igualmente voluntario y se consignar
anualmente en su cuenta de cesantas.
Para acceder al Fondo de Solidaridad de Fomento al Empleo y Proteccin al Cesante
los trabajadores independientes debern realizar aportes a las Cajas de Compensacin

Prestaciones Sociales

87

Familiar, en las mismas condiciones de los trabajadores dependientes por lo menos dos
aos continuos o discontinuos en los ltimos tres (3) aos.
La afiliacin de los trabajadores independientes al Mecanismo de Proteccin al Cesante
requerir en todo caso, la afiliacin previa a los Sistemas de Seguridad Social en Salud,
Pensiones y Cajas de Compensacin Familiar. (Ley 1636 de 18 de junio de 2013,
artculo 9).
Los trabajadores independientes que accedan voluntariamente al Mecanismo de Proteccin
al Cesante, debern realizar aportes a las Cajas de Compensacin Familiar de conformidad
con lo establecido en el pargrafo 1 del artculo 19 de la Ley 789 de 2002, a travs de la
Planilla Integrada de Liquidacin de Aportes (PILA), cancelando el 2% sobre el ingreso
base de cotizacin al Sistema Integral de Seguridad Social.
Los cesantes acreditarn el requisito de afiliacin previa al Sistema de Subsidio Familiar
para acceder a las prestaciones econmicas del Mecanismo de Proteccin al Cesante en
la calidad que les resulte favorable o mediante la sumatoria de los tiempos de cotizacin al
Sistema de Subsidio Familiar en condicin de dependiente y de independiente. (Decreto
nico Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015, Artculo 2.2.6.1.3.4).
4. 3. 6. 4 Cobertura en eventos de suspensin involuntaria del contrato de trabajo
El Mecanismo de Proteccin al Cesante cobija en los mismos trminos previstos por la Ley
1636 de 2013, a los trabajadores que se encuentren en suspensin temporal involuntaria
del contrato de trabajo, por las causales de fuerza mayor o caso fortuito y por la suspensin
de actividades o clausura temporal de la empresa, hasta por 120 das, previa autorizacin
del Ministerio del Trabajo.
El empleador que se encuentre en suspensin del contrato de trabajo por las causales
sealadas anteriormente, deber remitir certificacin a la Caja de Compensacin Familiar a
la que se encuentre afiliado por cada trabajador, en la cual informe la causal de suspensin
y el periodo de la misma, para los fines previstos por los artculos 46 y 47 del Decreto
nmero 2852 de 2013.
Las cotizaciones a los Sistemas de Seguridad Social en Salud y Pensiones sern pagadas
por el empleador en las condiciones establecidas por el Decreto nmero 806 de 1998, quien
podr recobrar al Fosfec, a travs de la Caja de Compensacin Familiar que haya atendido
al trabajador suspendido, las sumas que correspondan a las cotizaciones, sobre un (1)
salario mnimo mensual legal vigente durante el periodo de proteccin que corresponda.
Las Cajas de Compensacin Familiar establecern programas para el reconocimiento de
subsidio en especie y en servicios y para la atencin de servicios sociales a los trabajadores
a que se refiere el decreto 1508 de 2014.
El Ministerio del Trabajo podr definir los criterios y realizar procesos de compensacin
extraordinaria, en los trminos previstos por el artculo 59 del Decreto nmero 2852 de
2013, cuando por circunstancias especiales los recursos que correspondan a una Caja
de Compensacin Familiar, sean insuficientes para atender la demanda de servicios, sin

88

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

perjuicio de lo establecido por el literal c) del artculo 4 de la Ley 1636 de 2013. (Decreto
nico Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015, Artculos 2.2.6.1.3.16 y 2.2.6.1.6.2
al 2.2.6.1.6.5.).
4. 4 PROTECCIN A LA MATERNIDAD, AL RECIN NACIDO Y LICENCIA DE
PATERNIDAD
A continuacin encontraremos el conjunto de normas que garantizan a la trabajadora en
estado de embarazo, la estabilidad reforzada, sin importar la empresa y el sector a que
pertenezca.
Tiene su fundamento constitucional en el artculo 43: La mujer y el hombre tienen
iguales derechos y oportunidades. La mujer no podr ser sometida a ninguna clase de
discriminacin. Durante el embarazo y despus del parto gozar de especial asistencia
y proteccin del Estado, y recibir de ste subsidio alimentario si entonces estuviere
desempleada o desamparada.
El Estado apoyar de manera especial a la mujer cabeza de familia.
En el caso de la madre, la licencia se remunera con el salario que devengue al entrar a
disfrutar del descanso, o si se trata de salario que no sea fijo, se toma en cuenta el salario
promedio devengado por la trabajadora en el ltimo ao de servicios, o en todo el tiempo
si fuere menor de catorce cuya duracin es de (14) semanas. (Cdigo Sustantivo del
Trabajo, Artculo 236).
Para tramitar la licencia de maternidad es necesario que la trabajadora presente un
certificado mdico, en el cual conste:
El estado de embarazo de la trabajadora;
La indicacin del da probable del parto, y
La indicacin del da desde el cual debe empezar la licencia, teniendo en cuenta que,
por lo menos, ha de iniciarse dos semanas antes del parto.
Lo anterior es procedente y aplicable para la madre adoptante, que en lugar de certificar la
fecha del parto, allega el de la entrega oficial del menor que adopta.
La licencia de maternidad para madres de nios prematuros, tendr en cuenta la diferencia
entre la fecha gestacional y el nacimiento a trmino, las cuales sern sumadas a las catorce
(14) semanas que se establecen en la recin expedida Ley 1468 de 2011. Cuando se trate
de madres con Parto Mltiple, se tendr en cuenta lo establecido anteriormente para nios
prematuros, ampliando la licencia en dos (2) semanas ms.
Para efectos de su aplicacin, se deber anexar al certificado de nacido vivo y la certificacin
expedida por el mdico tratante en la cual se identifique diferencia entre la edad gestacional
y el nacimiento a trmino, con el fin de determinar en cuntas semanas se debe ampliar la
licencia de maternidad.

Prestaciones Sociales

89

La trabajadora que haga uso del descanso remunerado en la poca del parto tomar las
catorce (14) semanas de licencia a que tiene derecho, de la siguiente manera:
a) Licencia de maternidad preparto: Esta ser de dos (2) semanas con anterioridad a la
fecha probable del parto debidamente acreditada. Si por alguna razn mdica la futura
madre no puede optar por estas dos (2) semanas previas, podr disfrutar las catorce
(14) semanas en el posparto inmediato.
As mismo, la futura madre podr trasladar una de las dos (2) semanas de licencia
previa para disfrutarla con posterioridad al parto, en este caso gozara de trece (13)
semanas posparto y una semana preparto.
b) Licencia de maternidad posparto: Esta licencia tendr una duracin de 12 semanas
contadas desde la fecha del parto, o de trece semanas por decisin de la madre de
acuerdo a lo previsto en el literal anterior.
La trabajadora que haga uso del descanso remunerado en la poca del parto tomar las
catorce (14) semanas de licencia a que tiene derecho de acuerdo con la citada ley.
De las catorce (14) semanas de licencia remunerada, la semana anterior al probable parto
ser de obligatorio goce.
En el caso del padre, la licencia de paternidad opera por los hijos nacidos del cnyuge o
de la compaera y se extiende al padre adoptante sin cnyuge o compaera permanente.
El nico soporte vlido para el otorgamiento de licencia remunerada de paternidad es el
Registro Civil de Nacimiento, el cual deber presentarse a la EPS a ms tardar dentro de
los treinta (30) das siguientes a la fecha del nacimiento del menor.
La licencia remunerada de paternidad ser a cargo de la EPS, para lo cual se requerir
que el padre haya estado cotizando efectivamente durante las semanas previas al
reconocimiento de la licencia remunerada de paternidad.
Si la madre fallece antes de terminar la licencia por maternidad, el empleador del padre del
nio le conceder una licencia de duracin equivalente al tiempo que falta para expirar el
periodo de la licencia posterior al parto concedida a la madre.
El esposo o compaero permanente tendr derecho a ocho (8) das hbiles de licencia
remunerada de paternidad.
Esta licencia remunerada es incompatible con la licencia de calamidad domstica y en caso
de haberse solicitado esta ltima por el nacimiento del hijo, estos das sern descontados
de la licencia remunerada de paternidad. (Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculo 236).
Si se trata de la adolescente mayor de quince (15) y menor de dieciocho (18) aos, su
jornada de trabajo, no podr exceder de cuatro (4) horas diarias a partir del sptimo (7) mes
de gestacin y durante la lactancia, sin disminucin de su salario y prestaciones sociales.
(Cdigo de la Infancia y Adolescencia, Artculo 116).

90

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

En cualquier caso, el trmite de reconocimiento de la prestacin ante la EPS, deber se


adelantado directamente por el empleador toda vez que se encuentra prohibido por el
artculo 121 del Decreto-Ley 19 de 2012, trasladarle a la trabajadora cualquier trmite
sobre el particular.
En caso de que el empleador no cumpla con la obligacin de otorgar los descansos
remunerados de que tratan los artculos 236 y 237 del Cdigo Sustantivo del Trabajo,
los trabajadores tiene derecho, como indemnizacin, al doble de la remuneracin de los
descansos no concedidos, sin olvidar que esta conducta por parte del empleador, constituye
acoso laboral.
Para conocer los requisitos que proceden para el reconocimiento y pago de las prestaciones
econmicas relacionadas con las licencias de maternidad, le sugerimos consultar el
Acuerdo No. 414 de 2009, que encontrar en el libro de nuestro Grupo Editorial, Sistema
de Seguridad Social Integral, artculo 166.
4. 4. 1 Descanso remunerado en caso de aborto
La trabajadora que en el curso del embarazo sufra un aborto o parto prematuro no viable,
tiene derecho a una licencia de dos o cuatro semanas, remunerada con el salario que
devengaba en el momento de iniciarse el descanso.
Para disfrutar de esta licencia, la trabajadora debe presentar al empleador el certificado
mdico sobre lo siguiente:
La afirmacin de que la trabajadora a sufrido un aborto o paro prematuro, indicando
el da en que haya tenido lugar, y
La indicacin del tiempo de reposo que necesita la trabajadora. (Ver Concepto
Ministerio de Salud y de Proteccin Socia No. 198985 de 10 de septiembre de
2012, Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculo 237).
4. 4. 2 Descanso remunerado durante la lactancia
El empleador est en la obligacin de conceder a la trabajadora dos descansos, de treinta
(30) minutos cada uno, dentro de la jornada para amamantar a su hijo, sin descuento
alguno en el salario por dicho concepto, durante los primeros seis (6) meses de edad;
y dado el caso, tambin, deber conceder ms descansos, si la trabajadora presenta
certificado mdico en el cual se expongan las razones que justifiquen ese mayor nmero
de descansos.
Para dar cumplimiento a esta obligacin los empleadores deben establecer en un local
contiguo a aquel en donde la mujer trabaja, una sala de lactancia o un lugar apropiado para
guardar al nio, o en su defecto, contratar el servicio con las instituciones de proteccin
infantil. (Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculo 238).
4. 4. 3 Prohibicin de despedir
Ninguna trabajadora puede ser despedida por motivo de embarazo o lactancia.

Prestaciones Sociales

91

Se presume que el despido se ha efectuado por motivo de embarazo o lactancia, cuando


ha tenido lugar dentro del periodo del embarazo dentro de los tres meses posteriores al
parto y sin autorizacin de las autoridades de que trata el artculo siguiente.
Las trabajadoras que sean despedidas sin autorizacin de las autoridades competentes,
tienen derecho al pago de una indemnizacin equivalente a los salarios de sesenta das
(60) das, fuera de las indemnizaciones y prestaciones a que hubiere lugar de acuerdo con
el contrato de trabajo.
En el caso de la mujer trabajadora adems, tendr derecho al pago de las catorce (14)
semanas de descanso remunerado a que hace referencia la Ley 1468 de 2011, si no ha
disfrutado de su licencia por maternidad; en caso de parto mltiple tendr el derecho al
pago de dos (2) semanas adicionales y, en caso de que el hijo sea prematuro, al pago de la
diferencia de tiempo entre la fecha del alumbramiento y el nacimiento a trmino.
En este punto vale la pena mencionar, que la trabajadora que es despedida durante la
poca del embarazo o la lactancia, puede acudir a la Tutela para lograr el respeto a la
proteccin constitucional, siempre y cuando rena los siguientes requisitos:
Que el despido o la desvinculacin se ocasion durante el embarazo o dentro del
perodo de lactancia;
Que la desvinculacin se produjo sin los requisitos legales pertinentes para cada
caso;
Que el empleador conoca o deba conocer el estado de embarazo de la trabajadora;
Que el despido amenaza el mnimo vital de la actora o que la arbitrariedad resulta
evidente y el dao que apareja es devastador y,
Que el despido sea una consecuencia del embarazo, porque a pesar de la expiracin
del plazo pactado, subsisten las causas del mismo y el cumplimiento satisfactorio
de las obligaciones laborales por parte de la trabajadora. (Cdigo Sustantivo del
Trabajo, Artculo 239, Sentencia T-577 de 2003).
4. 4. 4 Permiso para despedir
Para poder despedir a una trabajadora durante el perodo de embarazo o los tres meses
posteriores al parto, el empleador necesita la autorizacin del Inspector del Trabajo, o del
Alcalde Municipal en los lugares en donde no existiere aquel funcionario.
El permiso de que trata este artculo slo puede concederse con el fundamento en alguna
de las causas que tiene el empleador para dar por terminado el contrato de trabajo y que se
enumeran en los artculos 62 y 63 del Cdigo Sustantivo del Trabajo. Antes de resolver, el
funcionario debe or a la trabajadora y practicar todas las pruebas conducentes solicitadas
por las partes.
Cuando sea un Alcalde Municipal quien conozca de la solicitud de permiso, su providencia
tiene carcter provisional y debe ser revisada por el Inspector del Trabajo residente en el
lugar ms cercano. (Ver Sentencia C-710 de 9 de diciembre de 1996, Cdigo Sustantivo
del Trabajo, Artculo 240).

92

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

4. 4. 5 Nulidad del despido


El empleador est obligado a conservar el puesto a la trabajadora que est disfrutando
de los descansos remunerados de que trata este captulo, o de licencia por enfermedad
motivada por el embarazo o parto.
No producir efecto alguno el despido que el empleador comunique a la trabajadora en tales
perodos, o en tal forma que, al hacer uso del preaviso, ste expire durante los descansos
o licencias mencionados.
No olvide que la conducta desplegada por el empleador, tendiente a negar el efectivo disfrute
de estas licencias y siendo indiferente con los derechos que el Estado ha garantizado a
estos trabajadores, constituyen acoso laboral.
4. 4. 6 Fuero de paternidad
Es pertinente saber que por estos das cursa en el Congreso el Proyecto de Ley 238 de
2013 Por el cual se establece el fuero de paternidad, se ampla el perodo de presuncin
de despido por motivo de embarazo o lactancia, y se dictan otras disposiciones, mediante
la cual se pretende adicionar el artculo 240 del Cdigo Sustantivo del Trabajo, otorgando
as a los padres un Fuero de Paternidad o Fuero Paternal que tiene como fundamento
proteger a la familia, igualar en garantas laborales a los padres y robustecer las garantas
del nasciturus y recin nacidos.
EJEMPLO 5
PRESTACIONES ECONMICAS GENERADAS POR LICENCIA DE MATERNIDAD
Se contrat a una trabajadora el 1 de octubre de 2014, mediante contrato a trmino fijo
con duracin de 2 aos. El da 2 de marzo de 2016 informa mediante certificado mdico,
a su empleador que est en estado de embarazo. Por tal motivo la trabajadora desea
saber a qu tiene derecho, y quin le debe reconocer licencia de embarazo y prestaciones
econmicas. Para ello nos suministra la siguiente informacin:
Ao

Remuneracin

Auxilio de transporte

2016

$689.455

$ 77.700

Cmo se le liquida el descanso remunerado, si la trabajadora tuviera un salario variable?


Qu sucedera si la empresa, la llegara a despedir sin justa causa por este motivo?
Lo primero que se debe tener en cuenta es la fecha en que se debe iniciar su descanso
remunerado, de acuerdo a ello, para este caso se tendr en cuenta como salario base para
liquidar el descanso la suma de $689.455 el ltimo salario (No se debe tener en cuenta
el auxilio de transporte) y se halla el valor a cancelar de 14 semanas remuneradas por
un valor de $2.413.092,50 (cada semana a $172.363,75), que se le deben cancelar en
el momento que la trabajadora entregue la respectiva certificacin expedida por la EPS,
donde conste la atencin del parto. En la prctica actualmente, este valor lo cancela la

Prestaciones Sociales

93

empresa y posteriormente se le descuenta a la EPS de los aportes a pagar. Adicionalmente


a este pago la trabajadora tiene derecho a que la EPS le atienda el parto y dems servicios
anexos, en forma oportuna y gratuita.
Si la trabajadora tuviera un salario variable, para liquidarle el pago de este descanso
remunerado, se toma en cuenta el salario promedio devengado por la trabajadora en el
ltimo ao de servicios, o en todo el tiempo si fuere menor.
Si por este motivo la empresa la despidiera sin justa causa, la empresa debe reconocerle
lo siguiente:
Las 14 semanas de descanso remunerado por $2.413.092,50
Una indemnizacin equivalente a los salarios de 210 das por $4.826.185
La liquidacin de las prestaciones y salarios pendientes de pagar, al momento de la
terminacin del contrato de trabajo.
La indemnizacin correspondiente a la terminacin del contrato sin justa causa.
4. 5 PRESTACIONES A CARGO DE LAS ENTIDADES QUE CONFORMAN EL SISTEMA
DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL
Son las que cubren al trabajador en materia de salud, pensin y riesgos laborales; las
mismas que el empleador tendr que cumplir si omite la afiliacin del trabajador.
Estas son:
Enfermedad comn y profesional.
Licencia de Maternidad y proteccin del recin nacido.
Accidente de Trabajo.
Pensiones de vejez, invalidez o muerte (sobrevivientes).
Atencin de Urgencias.
Auxilio Funerario.
4. 6 SUBSIDIO FAMILIAR
Es la prestacin social pagadera en dinero, especie y servicios a los trabajadores de
medianos y menores ingresos, en proporcin al nmero de personas a cargo, y su objetivo
fundamental consiste en el alivio de las cargas econmicas que representa el sostenimiento
de la familia como ncleo bsico de la sociedad.
Subsidio en Dinero: Es la cuota monetaria que se paga por cada persona a cargo que de
derecho a la prestacin.
Subsidio en Especie: Es el reconocido en alimentos, vestidos, becas de estudio, textos
escolares, drogas y dems frutos o gneros diferentes al dinero.

94

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Subsidio en Servicios: Es aquel que se reconoce a travs de la utilizacin de la obras y


programas sociales que organicen las Cajas de Compensacin Familiar dentro del orden
de prioridades prescrito en la ley.
Trabajador beneficiario: Es quien rene los siguientes requisitos:
Tener el carcter de permanentes, es decir, que ejecuten labores propias de las
actividades normales del empleador y no realicen un trabajo ocasional, accidental o
transitorio.
Devengar hasta 4 Salarios mnimos legales mensuales vigentes,
Laborar mnimo 96 horas al mes y,
Tener personas a cargo que den derecho a recibir la prestacin (hijos, hermanos
hurfanos de padres y padres mayores de 60 aos del trabajador). (Ley 21 de 22 de
enero de 1982, Artculo 27).
Afiliados al rgimen del subsidio familiar:
1. Trabajadores afiliados al subsidio familiar. Son todos los trabajadores de carcter
permanente que prestan sus servicios personales a un empleador pblico o privado,
afiliado a una caja de compensacin familiar o a la Caja de Crdito Agrario Industrial y
Minero.
2. Trabajadores beneficiarios del rgimen del subsidio familiar. Son beneficiarios
los trabajadores de carcter permanente afiliados al rgimen del subsidio familiar, con
remuneracin hasta de cuatro (4) veces el salario mnimo legal vigente y con personas
a cargo, por las cuales tienen derecho a percibir la prestacin del subsidio familiar en
dinero.
3. Pensionados afiliados al rgimen del subsidio familiar. Son las personas que tienen
la calidad de pensionado y se encuentran afiliadas a una caja de compensacin familiar.
4. Afiliados facultativos al rgimen del subsidio familiar. Son las personas que no
encontrndose dentro de las categoras anteriores, pueden tener acceso a los servicios
sociales de las cajas de compensacin familiar por disposicin de la ley o en desarrollo
de convenios celebrados por las mismas.
4. 6. 1 Subsidios
Subsidio al empleo para la pequea y mediana empresa: Mecanismo de intervencin
en la economa para buscar el pleno empleo.
Subsidio al desempleo: Subsidio asignado a los jefes cabeza de hogar que se encuentren
en situacin de desempleo luego de haber estado vinculados al sistema de Cajas de
Compensacin Familiar no menos de 1 ao dentro de los tres aos anteriores a la solicitud
de apoyo, tendrn derecho con cargo a los recursos del fondo para el fomento del empleo
y la proteccin del desempleo. (Ley 100 de 23 de diciembre de 1993, Artculo 263).

Prestaciones Sociales

95

Segn el artculo 2.2.6.1.1.2 del Decreto nico Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015,
las Cajas de Compensacin Familiar no podrn asignar nuevos subsidios al desempleo ni
microcrditos con cargo a los recursos sealados en el artculo 6 de la Ley 789 de 2002.
Los beneficiarios del subsidio al desempleo que se encuentren activos al momento de la
expedicin del citado Decreto, seguirn recibiendo el subsidio en los trminos y condiciones
previstos en la Ley 789 de 2002, hasta la terminacin o prdida del beneficio. (Decreto
nico Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015, Artculo 2.2.6.1.1.2).
Los beneficiarios del Subsidio al Desempleo de que trataba la Ley 789 de 2002 y sus
decretos reglamentarios, podrn solicitar los beneficios del Fosfec cuando cumplan los
requisitos establecidos en la Ley 1636 de 2013. (Decreto nico Reglamentario 1072 de
26 de mayo de 2015, Artculo 2.2.6.1.3.3 Par. 1).
Subsidio de Vivienda: Aporte estatal en dinero, que se otorga por una sola vez al
beneficiario, sin cargo de restitucin por parte de este, que constituye un complemento de
su ahorro, para facilitarle la adquisicin, construccin o mejoramiento de una solucin de
vivienda de inters social.
4. 7 OTROS PAGOS
4. 7. 1 Vacaciones
Las vacaciones estn concebidas como un reconocimiento en tiempo libre y en dinero a las
que tiene derecho todo trabajador por haber servido a su empleador durante un (1) ao.
Las vacaciones tienen como finalidad primordial, procurar por medio del descanso la
recuperacin fsica y mental del trabajador, para que ste regrese a sus labores en la plenitud
de sus capacidades y pueda contribuir eficazmente al incremento de la productividad de la
empresa.
En las empresas cuya jornada semanal se desarrolle entre lunes y viernes, el sbado
no se computar como da hbil para efecto de vacaciones, as que corresponde a cada
empleador establecer en cada caso particular, si el sbado se cuenta como da hbil.
Las vacaciones se caracterizan porque:
Se presenta la cesacin transitoria en el ejercicio efectivo de las funciones y por ende,
la no concurrencia al sitio de trabajo durante un perodo sealado con antelacin.
No se pierde la vinculacin con el empleador.
Son acumulables hasta por dos aos, siempre que ello obedezca a aplazamiento por
necesidades del servicio.
Genera vacancia temporal en el empleo.
Es viable proveer el empleo de manera temporal mediante, siempre que se cumplan
las condiciones de ley.

96

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

El empleador y el trabajador, podrn acordar por escrito, previa solicitud del trabajador,
que se pague en dinero hasta la mitad de las vacaciones. (Cdigo Sustantivo del
Trabajo, Artculo 189 numeral 1).
Los trabajadores que presten sus servicios durante un (1) ao tienen derecho a quince
(15) das hbiles consecutivos de vacaciones remuneradas, o proporcionalmente al tiempo
laborado. En los contratos a trmino fijo inferior de un ao, los trabajadores tienen derecho
al pago de vacaciones en proporcin al tiempo laborado, cualquiera que este sea.
Cumplido el ao de servicios, el empleador debe informar por lo menos con quince (15)
das de anticipacin, la fecha en que se conceden las vacaciones.
Las vacaciones se pueden acumular hasta por dos (2) aos, siempre y cuando se pacten
por escrito, si se acumulan por ms tiempo, del tercer ao en adelante se pierden. De
todos modos el trabajador debe gozar anualmente, de por lo menos seis (6) das hbiles
continuos de vacaciones, los que no son acumulables.
La remuneracin de las vacaciones se liquida con el salario que haya devengado el
trabajador, en el momento de iniciarlas, excluyendo el valor del trabajo en das de descanso
obligatorio, el valor del trabajo suplementario o de horas extras y el de auxilio de transporte.
El aplazamiento de las vacaciones ocurre cuando el empleador o la persona delegada por
ste, habiendo otorgado las vacaciones, y sin que el trabajador haya iniciado el disfrute, las
aplaza por razones del servicio.
El aplazamiento se debe decretar por escrito y todo aplazamiento de vacaciones se har
constar en la respectiva hoja de vida del trabajador.
Por el contrario, la interrupcin de las vacaciones ocurre cuando el trabajador se encuentra
disfrutando de las mismas y el empleador o la persona delegada ordenan la suspensin del
disfrute. Para que esto proceda se debe cumplir una de las siguientes causales:
Por necesidades del servicio.
Por incapacidad ocasionada por enfermedad o accidente, siempre que se acredite
con certificado mdico expedido por la E.P.S. a la cual est afiliado el empleado o
trabajador.
Por incapacidad ocasionada por maternidad o aborto, siempre que se acredite en los
trminos del punto anterior.
Por el llamamiento a filas.
En este caso, la ley prev que cuando ocurra interrupcin justificada en el goce de
vacaciones ya iniciadas, el beneficiario tiene derecho a reanudarlas por el tiempo que falte
para completar su disfrute y desde la fecha que oportunamente se seale para tal fin.

Prestaciones Sociales

97

Por esta razn, la interrupcin, as como la reanudacin de las vacaciones, debern quedar
autorizadas por escrito por el empleador o por el funcionario en quien se haya delegado tal
facultad.
En trminos generales las vacaciones habitualmente se toman a nivel individual, a solicitud
de cada empleado, pero en forma excepcional algunas empresas que tienen periodos de
cierre (no productivos) decretan vacaciones en forma general a todos sus trabajadores o
vacaciones colectivas. Cuando se concedan vacaciones colectivas, aquellos trabajadores
que no hayan completado el ao continuo de labores disfrutaran todo el periodo, pero solo
recibirn su pago en forma proporcional.
Los siguientes empleados gozan de un periodo de vacaciones diferente.
Los empleados que trabajan en actividades de manejo de aparatos para exmenes
de rayos X y tuberculosis tienen quince (15) das de vacaciones por semestre.
Los menores de edad tendrn veinte (20) das por ao.
Los profesores que gozan de dos perodos de vacaciones, a mediados de ao escolar
y al final del ao escolar. (Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculos 186 al 192).
4. 7. 1. 1 Salario base para remunerar las vacaciones
En el perodo vacacional, el trabajador recibe el salario ordinario y que para efectos de la
liquidacin se computarn los recargos nocturnos, lo recibido por descansos obligatorios
remunerados y se exceptuar el subsidio de transporte.
Si el salario es variable, se promediar lo devengado en el ao inmediatamente anterior,
excluyendo, el valor del trabajo en das de descanso obligatorias y horas extras o
suplementarias y computando recargos nocturnos, lo recibido por descansos obligatorios.
4. 7. 1. 2 Frmula para remunerar vacaciones
a) Para las vacaciones que se disfrutan en tiempo. r12
Vacaciones =

Salario base x Das a liquidar12


30

b) Para las vacaciones que se compensan en dinero.


Vacaciones =

12 Perodos o fracciones que se deban al trabajador.

ltimo salario x Das trabajados


720

98

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

EJEMPLO 6
LIQUIDACIN DE VACACIONES
Un trabajador tiene un contrato hace dos aos, el cual inici el 1 de octubre con un salario
asignacin bsica mensual de $600.000, posteriormente ese salario fue aumentado en dos
oportunidades en $110.000. A enero de este ao, sus vacaciones no han sido liquidadas.
Bsico Bsico Enero de 2016
DEVENGADO

Auxilio de transporte

77.700,00

Intereses sobre las Cesantas 2015

95.880,00

Horas Extras

32.500,00

TOTAL DEVENGADO (salario mes)

DEDUCCIONES

820.000,00

1.026.080,00

Aportes salud ( 4% )

34.100,00

Aportes fondo de pensiones ( 4 % )

34.100,00

TOTAL DEDUCCIONES

68.200,00

NETO A PAGAR

957.880,00

El da 16 de enero, le informan al empleado que a partir del 3 de febrero, se le concede el


disfrute de las vacaciones pendientes.
Cul ser el tiempo de disfrute de vacaciones y cual el valor a reconocer?
Para la liquidacin de vacaciones, es necesario contar con dos datos precisos, el tiempo
que se va a liquidar y la ltima remuneracin del trabajador.
Sobre el tiempo a liquidar tenemos que se iniciaron labores en octubre de hace 2 aos, por
lo que al 1 de febrero fecha en que iniciara su disfrute de vacaciones, contaramos con 16
meses laborados, teniendo derecho al disfrute de vacaciones, por haber laborado ms de
un ao.
Como el contrato de trabajo contina, despus del descanso de vacaciones, estas se
reconocern sobre el primer ao laborado, y sobre los 4 meses que se han trabajado
adicionales se efectuar su reconocimiento de descanso al completar un nuevo ao o al
terminar el contrato de trabajo, de tal manera que el tiempo a reconocer de vacaciones a
partir del 3 de febrero ser de 15 das hbiles.
Para efectos de liquidacin, debemos averiguar a cuantos das calendario equivalen los 15
das hbiles, por lo que debemos sumar a los 15 das aquellos sbados (si se consideran
no laborales), domingos y festivos que se encuentren en el periodo objeto de vacaciones.
Como en el mes de febrero no existen festivos nicamente sumamos 2 sbados y 2
domingos, para un total de das calendario a reconocer de vacaciones de 19.

Prestaciones Sociales

99

Buscamos ahora cual es el valor de la ltima remuneracin y segn la informacin de


devengos del mes de enero observamos que esta es de $820.000. Las horas extras, el
auxilio de transporte y los intereses de cesantas pagados en el mes de enero no forman
parte de la base de vacaciones ya que esas partidas se encuentran excluidas.
Nota: El recargo nocturno y lo recibido por descanso obligatorio remunerado, si debe
incluirse dentro del clculo salario ordinario.
Si bien el periodo por el cual se reconocen las vacaciones corresponde al comprendido entre
el 1 de octubre y el 30 de septiembre del ao anterior, periodo en el cual la remuneracin
fue de $600.000 inicialmente y de $820.000 de manera posterior, la liquidacin debe
efectuarse sobre el salario devengado en el momento de iniciar el disfrute.
El valor a cancelar por vacaciones deber ser calculado as:
$820.000/30 das = $27.333,33 Valor diario devengado por el trabajador.
$27.333,33 x19 das = $519.333,33 Valor por das de vacaciones.
El valor a reconocer por vacaciones es de $519.333,33 suma que deber ser cancelada
antes de iniciar el disfrute de vacaciones el trabajador.
El trabajador disfruta de vacaciones entre el 3 de febrero y el 21 de febrero de 2016,
debiendo reintegrarse a laborar el da 22 de febrero de 2016.
En este orden de ideas, la nmina de este trabajador para el mes de febrero de 2016
contendr la siguiente informacin:
Bsico Bsico (10 das)
DEVENGADO

Auxilio de transporte (10 das)


Horas Extras
TOTAL DEVENGADO (salario mes)

DEDUCCIONES

273.333,33
25.900,00
0,00
299.233,33

Aportes salud ( 4% )

34.100,00

Aportes fondo de pensiones ( 4 % )

34.100,00

TOTAL DEDUCCIONES

68.200,00

NETO A PAGAR
*A partir del 22 de febrero de 2016 mas (+) el da 1 y 2 de Febrero de 2016.
**Aportes liquidados sobre el ingreso base de cotizacin del perodo anterior.

231.033,33

100

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

En caso de terminacin de contrato de trabajo del empleado de este ejemplo con fecha
30 de enero, el valor a reconocer por vacaciones, deber ser por los 16 meses laborados
es decir: 15/12x16 = 20 das, que multiplicados por el ltimo salario nos arroja la suma de
$546.666,66
4. 7. 2 Auxilio de transporte
Es el derecho que se reconoce en los lugares donde se presta el servicio pblico de
transporte, a aquellos trabajadores particulares y pblicos que tengan jornada media o
completa y que devenguen mensualmente hasta dos salarios mnimos legales mensuales
vigentes para ayudar econmicamente al trabajador con su desplazamiento hasta el lugar
de trabajo. Si el trabajador devenga salario variable, se promediar lo devengado en el mes
anterior.
El subsidio se podr otorgar en especie, cuando el empleador contrate el servicio de
transporte.
No procede el subsidio para quienes no demandan gastos de movilizacin o residen en el
mismo sitio de trabajo.
Para el ao 2016, se fij mediante Decreto 2553 de 30 de diciembre de 2015 un valor
mensual de SETENTA Y SIETE MIL SETESIENTOS PESOS ($77.700).
4. 7. 3 Aportes parafiscales
Estn obligados a realizar aportes al ICBF, SENA y Cajas de Compensacin los
empleadores pblicos o privados, los trabajadores Independientes, las entidades o
Universidades Pblicas con rgimen especial en Salud, las agremiaciones o asociaciones,
las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado, las misiones diplomticas,
consulares o de organismos multilaterales no sometidos a la legislacin colombiana, las
organizaciones Administradoras del Programa de Hogares de Bienestar y los pagador de
aportes de los concejales municipales o distritales, o de los ediles.
Todos los empleadores y entidades del nivel oficial, estn obligados a destinar el 9% de su
nmina mensual de salarios con destino al SENA, ICBF y Cajas de Compensacin Familiar;
estos aportes son canalizados a travs de autoliquidaciones, por la Caja de Compensacin
Familiar a que est afiliado el empleador, dentro de los diez (10) primeros das del mes.
Los siguientes son los porcentajes:
ICBF
SENA
CCF

3%
2%
4%

Sin embargo, a partir del 1 de enero de 2014, los empleadores y entidades del nivel oficial
que cumplan los requisitos, slo estarn obligados a destinar el 4% de su nmina mensual
de salarios con destino a las Cajas de Compensacin Familiar; aporte que igualmente ser
canalizado a travs de autoliquidaciones, dentro de los diez (10) primeros das del mes.
(Ley 1607 de 26 de diciembre de 2012, artculo 25 parcial).

Prestaciones Sociales

101

4. 7. 3. 1 Exoneracin de aportes al ICBF Y SENA (Ley 1607 de 26 de diciembre de


2012, Artculo 25)
Quines estn exonerados?
EMPLEADOR

CONDICIN

Contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y


complementarios y sujetos pasivos del impuesto sobre la
Las sociedades, y personas renta para la Equidad - CREE.
jurdicas y asimiladas.
Por trabajadores que devenguen, individualmente,
menos de 10 smlmv.
Con 2 o ms empleados.
Las personas naturales
empleadoras Por trabajadores que devenguen, individualmente,
menos de 10 smlmv.
Empleadores en los cuales la totalidad de sus miembros
Consorcios y Uniones estn exonerados del pago de los aportes parafiscales a
Temporales favor del Sena e ICBF y estn exonerados del pago de
los aportes al Sistema de Seguridad Social en salud.
Quines no estn exonerados?

Personas naturales empleadoras que tengan un solo empleado.

Los empleadores cuyos trabajadores ganen ms de 10 smlmv, as sean o no sujetos del


impuesto sobre la renta para la Equidad - CREE.

Las entidades sin nimo de lucro, dado que no son sujetos del impuesto sobre la renta
para la Equidad - CREE.

Zonas Francas de que trata el Pargrafo 3 del artculo 20 de la Ley 1607 de 2012.
(Decreto Reglamentario 1828 de 27 de agosto de 2013, Artculo 7).

4. 8 TERMINACIN DEL CONTRATO DE TRABAJO


Es el evento en el cual las partes de comn acuerdo o de forma unilateral deciden cesar
con las obligaciones y condiciones que dieron origen a la relacin laboral.
El Cdigo Sustantivo del Trabajo en los artculos 61, 62 y 64 contempla tres tipos de
terminacin:
Por cumplimiento del objeto del contrato.
Unilateral por justa causa.
Unilateral sin justa causa.
4. 8. 1 Terminacin del contrato por muerte del trabajador
Es deber del empleador informar del deceso a la EPS (para efectos del auxilio funerario
y la pensin de sobrevivientes) ; y a la Caja de Compensacin Familiar y cancelar a los
herederos los salarios adeudados y las prestaciones sociales. Si el trabajador, no estaba

102

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

afiliado al Sistema de Seguridad Social, estarn a cargo del empleador las prestaciones
sociales por causa de muerte.
Luego de efectuada la liquidacin de salarios adeudados y de prestaciones sociales, el
empleador verificar las pruebas de quienes pretendan hacer valer sus derechos sobre stos
dineros, y a su vez, publicar por lo menos dos veces, en un diario de amplia circulacin del
sitio de trabajo el llamado a reclamar las mencionadas sumas. Una vez determinados sus
herederos, el empleador contar con treinta (30) das a partir de la publicacin del segundo
aviso para realizar el pago; si por el contrario, nadie se presenta a reclamar, el pago ser
consignado a rdenes del juzgado laboral del sitio de trabajo.
4. 8. 2 Terminacin del contrato por renuncia del trabajador
Se entiende por renuncia aquella manifestacin de la voluntad del trabajador cuyo objeto no
es otro sino avisar al empleador su deseo de dar por terminada la relacin laboral. Aunque
en la actualidad al trabajador no se le exige pago de indemnizacin por omitir el aviso,
debe tener especial cuidado, ya que, si su decisin le genera perjuicios al empleador, ste
podr acudir a la justicia civil en busca de su resarcimiento. (Ver Concepto Ministerio del
Trabajo No. 114191 de 6 de agosto de 2012).
4. 8. 3 Terminacin del contrato por despido colectivo
Los despidos colectivos tienen contemplado su procedimiento en el artculo 40 del Decreto
2351 de 1965, as:
1. Cuando algn empleador considere que necesita hacer despidos colectivos de
trabajadores, o terminar labores, parcial o totalmente, por causas distintas a las
previstas en los artculos 5, ordinal 1, literal d) de esta Ley y 7 del Decreto-Ley 2351 de
1965, deber solicitar autorizacin previa al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social
explicando los motivos y acompaando las correspondientes justificaciones, si fuere el
caso. Igualmente deber comunicar en forma simultnea, por escrito, a sus trabajadores
de tal solicitud.
2. Igual autorizacin se requerir cuando el empleador por razones tcnicas o econmicas
u otras independientes de su voluntad necesite suspender actividades hasta por ciento
veinte (120) das. En los casos de suspensin de los contratos de trabajo por fuerza
mayor o caso fortuito, el empleador debe dar inmediato aviso al inspector del trabajo
del lugar o en su defecto a la primera autoridad poltica, a fin de que se compruebe esa
circunstancia.
3. La autorizacin de que trata el numeral 1 de este artculo podr concederse en los
casos en que el empleador se vea afectado por hechos tales como la necesidad de
adecuarse a la modernizacin de procesos, equipos y sistemas de trabajo que tengan
por objeto incrementar la productividad o calidad de sus productos; la supresin de
procesos, equipos o sistemas de trabajo y unidades de produccin; o cuando stos sean
obsoletos o ineficientes, o que hayan arrojado prdidas sistemticas, o los coloquen en
desventaja desde el punto de vista competitivo con empresas o productos similares

Prestaciones Sociales

103

que se comercialicen en el pas o con los que deba competir en el exterior; o cuando se
encuentre en una situacin financiera que lo coloque en peligro de entrar en estado de
cesacin de pagos, o que de hecho as haya ocurrido; o por razones de carcter tcnico
o econmico como la falta de materias primas u otras causas que se puedan asimilar
en cuanto a sus efectos; y en general los que tengan como causa la consecucin de
objetivos similares a los mencionados.
La solicitud respectiva deber ir acompaada de los medios de prueba de carcter
financiero, contable, tcnico, comercial, administrativo, segn el caso, que acrediten
debidamente la misma.
4. El Ministerio de Trabajo y Seguridad Social no podr calificar un despido como
colectivo sino cuando el mismo afecte en un perodo de seis (6) meses a un nmero
de trabajadores equivalente al treinta por ciento (30%) del total de los vinculados con
contrato de trabajo al empleador, en aquellas empresas que tengan un nmero superior
a diez (10) e inferior a cincuenta (50) ; al veinte por ciento (20%) en las que tengan
un nmero de trabajadores superior a cincuenta (50) e inferior a cien (100) ; al quince
por ciento (15%) en las que tengan un nmero de trabajadores superior a cien (100) e
inferior a doscientos (200) ; al nueve por ciento (9%) en las que tengan un nmero de
trabajadores superior a doscientos (200) e inferior a quinientos (500) ; al siete por ciento
(7%) en las que tengan un nmero de trabajadores superior a quinientos e inferior a mil
(1.000) y, al cinco por ciento (5%) en las empresas que tengan un total de trabajadores
superior a mil (1.000).
5. No producir ningn efecto el despido colectivo de trabajadores o la suspensin
temporal de los contratos de trabajo, sin la previa autorizacin del Ministerio de Trabajo
y Seguridad, Social, caso en el cual se dar aplicacin al artculo 140 del Cdigo
Sustantivo del Trabajo.
6. Cuando un empleador o empresa obtenga autorizacin del Ministerio de Trabajo y
Seguridad Social para el cierre definitivo, total o parcial, de su empresa, o para efectuar
un despido colectivo, deber pagar a los trabajadores afectados con la medida, la
indemnizacin legal que le habra correspondido al trabajador si el despido se hubiera
producido sin justa causa legal. Si la empresa o el empleador tiene un patrimonio lquido
gravable inferior a mil (1.000) salarios mnimos mensuales, el monto de la indemnizacin
ser equivalente al cincuenta por ciento (50%) de la antes mencionada.
7. En las actuaciones administrativas originadas por las solicitudes de que trata este
artculo, el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social deber pronunciarse en un trmino
de dos (2) meses. El incumplimiento injustificado de este trmino har incurrir al
funcionario responsable en causal de mata conducta sancionable con arreglo al rgimen
disciplinario vigente.
4. 8. 4 Terminacin del contrato de trabajo con personas con limitacin fsica, squica
y sensorial
Ordena el artculo 26 de la Ley 361 de 1997: () ninguna persona limitada podr ser
despedida o su contrato terminado por razn de su limitacin, salvo que medie autorizacin
de la oficina de Trabajo.

104

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

No obstante, quienes fueren despedidos o su contrato terminado por razn de su limitacin,


sin el cumplimiento del requisito previsto en el inciso anterior, tendrn derecho a una
indemnizacin equivalente a ciento ochenta das del salario, sin perjuicio de las dems
prestaciones e indemnizaciones a que hubiere lugar de acuerdo con el Cdigo Sustantivo
del Trabajo y dems normas que lo modifiquen, adicionen, complementen o aclaren.
4. 8. 5 Exigencias para despedir invocando justa causa
Cuando el empleador tiene justas causas para dar por terminado el contrato, debe
comunicarlas al trabajador de forma detallada y ojal con pruebas y evaluaciones; sin
perder especial atencin a las causales 9 a 15, contempladas en el artculo 62 del Cdigo
Sustantivo del Trabajo, que exige dar aviso al trabajador con quince (15) das de anticipacin
so pena de pagar indemnizacin por despido injusto.
En el caso de trabajadores amparados por el fuero sindical, constituye justa causa para su
despido, (i) la liquidacin o clausura definitiva de la empresa y la suspensin total o parcial
de actividades por parte del empleador durante ms de ciento veinte (120) das, y (ii) las
enumeradas en el artculo 62 del Cdigo Sustantivo del Trabajo. (Cdigo Sustantivo del
Trabajo, Artculo 410).
4. 8. 6 Despido sin justa causa (Indemnizatorio)
Al no tener justa causa que soporte el despido, el trabajador afectado tiene derecho a
recibir la indemnizacin de que habla el artculo 64 del Cdigo Sustantivo del Trabajo. Esta
indemnizacin tambin procede cuando el trabajador invoca la terminacin por justa causa.
(Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculo 62 literal b).
Ley 50 de 28 de diciembre de 1990

(Trabajadores vinculados a partir del 1 de enero de 1991


hasta el 26 de diciembre de 2002)

Ley 789 de 27 de diciembre de 2002


(Trabajadores vinculados a partir
del 27 de diciembre de 2002).

TIEMPO
LABORADO

INDEMNIZACIN

TIEMPO
LABORADO

SALARIO

INDEMNIZACIN

Menor de 1 ao

45 das de salario

Menos de
1 ao

Menos de 10
SMLMV

30 das de salario

De 1 a 5 aos

45 das de salario
+ 15 das de salario
adicionales por cada ao

Ms de
1 ao

Menos de 10
SMLMV

30 das de salario + 20
das de salario adicionales
por cada ao

Ms de 5 y
menos de 10
aos

45 das de salario
+ 20 das de salario
adicionales por cada ao

Menos de
1 ao

Ms
de 10
SMLMV

20 das de salario

De 10 aos en
adelante

40 das por cada ao


subsiguiente al 1 y
fraccin del ao

Mas de 1 ao
de servicio

Ms
de 10
SMLMV

20 das de salario + 15
das de salario adicionales
por cada ao

Prestaciones Sociales

105

EJEMPLO 7
INDEMNIZACIN POR TERMINACIN SIN JUSTA CAUSA DEL CONTRATO A
TRMINO FIJO POR PARTE DEL EMPLEADOR - SALARIO
Una empresa contrata a un trabajador mediante contrato a trmino fijo, a partir del 20 de
diciembre de 2015 con un salario de $1.350.000 mensuales hasta el da 11 de febrero de
2016, decide terminar el contrato sin justa causa.
Pregunta: Cul es el monto que debe cancelar el empleador al trabajador por concepto
de Indemnizacin?
Respuesta: La indemnizacin corresponde al valor del tiempo que hace falta para cumplir
el contrato, por lo tanto el procedimiento para determinar el monto a pagar en el presente
ejemplo, ser el siguiente:
1. Calcular el nmero de das que existen entre el 20 de diciembre (fecha de inicio del
contrato) y el 11 de febrero (fecha en la que termina el contrato ao siguiente).
10 das de diciembre + 30 de enero + 11 de febrero + 1 da incluido = 52 das.
AO

Fecha de liquidacin
Fecha de ingreso

20__ ao siguiente
20__ presente ao

MES
12
1
2
12

Entonces

Mes a das
da
+ + da incluido
Total das

DA
30 Inicio
11
20

+
-

21 +1
30
21
1
52

2. Calcular el valor diario del salario de trabajo.


Salario mes

$1.350.000

Das mes

30

= $45.000 da

3. Tomar los dos valores, multiplicarlos para obtener el salario que debe cancelar al
trabajador despedido sin justa causa con contrato a trmino fijo.
$45.000 x 52 das = $2.340.000

106

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

De esta forma tenemos que, el empleador est en la obligacin de cancelar al trabajador la


suma de un milln quinientos sesenta mil pesos, adems de la liquidacin por prestaciones
sociales a que tenga derecho.
Contabilizacin:
Cuenta
5105
510506
1110
111005

Detalle
Gastos de personal
Salarios
Bancos
Moneda nacional

Parcial

DEBE
2.340.000

HABER

2.340.000
2.340.000
2.340.000
Sumas Iguales

2.340.000

2.340.000

EJEMPLO 8
INDEMNIZACIN POR TERMINACIN DEL CONTRATO A TRMINO INDEFINIDO
SIN JUSTA CAUSA POR PARTE DEL EMPLEADOR
Una empresa contrata a dos trabajadores mediante contrato a trmino indefinido a
partir del 11 de febrero de 2016 y un salario mensual de $1.350.000 y de $13.500.000,
respectivamente. El 20 de diciembre del mismo ao, terminan unilateralmente por parte del
empleador y sin que medie justa causa, los contratos de trabajo.
Pregunta: Cul es el monto que deben cancelrseles a los trabajadores por concepto de
Indemnizacin?
Respuesta: 1. Para este caso del salario mensual de $1.350.000, teniendo en cuenta
el artculo 64 del Cdigo Sustantivo del Trabajo, si el trabajador devenga menos de 10
smlmv, el trabajador tiene derecho a 30 das de salario ya que su tiempo de servicio no fue
mayor a 1 ao, por valor de $1.350.000;
AO
Fecha de liquidacin 20__ presente ao
Fecha de ingreso
20__ presente ao

MES
12
2

10

Entonces

Mes a das
da
+ da
incluido

Total das

DIA
20 Inicio
11
9 +1
300
9
1
310

Salario $

1.350.000

309
+1
310

Prestaciones Sociales

107

Contabilizacin: Cuando la empresa ha provisionado futuras indemnizaciones


Cuenta
2635
263520
1110
111005

Detalle
Para contingencias
Laborales
Bancos
Moneda nacional

Parcial

DEBE
1.350.000

HABER

1.350.000
1.350.000
1.350.000
Sumas Iguales 1.350.000

1.350.000

Contabilizacin: Cuando la empresa NO ha provisionado futuras indemnizaciones


Cuenta
Detalle
Parcial
DEBE
HABER
5105 Gastos de personal
1.350.000
1.350.000
510560 Indemnizaciones laborales
1110 Bancos
1.350.000
111005 Moneda nacional
1.350.000
Sumas Iguales 1.350.000 1.350.000
Respuesta: 2. Para el caso del salario de $13.500.000: si el trabajador devenga ms de
10 smlmv, el trabajador tiene derecho a 20 das de salario ya que su tiempo de servicio no
fue mayor a 1 ao, por valor de $9.000.000.
As las cosas, adems de la indemnizacin correspondiente, el empleador est en la
obligacin de cancelar las prestaciones a que tengan derecho los trabajadores.
El artculo 401-3 del Estatuto Tributario Nacional, indica que las indemnizaciones derivadas
de una relacin laboral o legal y reglamentaria, estarn sometidas a retencin por concepto
de impuesto sobre la renta, a una tarifa del veinte por ciento (20%) para trabajadores que
devenguen ingresos superiores a diez (10) salarios mnimos legales mensuales (8.962.915),
sin perjuicio de lo dispuesto por el artculo 27 de la Ley 488 de 1998..
AO
Fecha de liquidacin 20__ presente ao
Fecha de ingreso
20__ presente ao

MES
12
2

10

Entonces

Mes a das
da
+ da incluido

Total das

DIA
20 Inicio
11
9 +1
300
9
1
310

309
+1
310

108

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Retencin en la Fuente
tem
Indemnizacin
Ingreso exento (25%)
Base Gravable
R/Fuente Tarifa (20%)

Salario $

13.500.000

das indemnizacin

20

Ingreso exento

25%

Tarifa R/fuente

20%

Pesos ($)
9.000.000 (13.500.000/30) *20
-2.250.000
6.750.000
1.350.000 No hay base para retencin en la fuente

Contabilizacin: Cuando la empresa ha provisionando futuras indemnizaciones


Cuenta
Detalle
Parcial
DEBE
HABER
2635 Para contingencias
9.000.000
9.000.000
263520 Laborales
2365 Retencin en la fuente
1.350.000
236505 Salarios y pagos laborales
1.350.000
1110 Bancos
7.650.000
111005 Moneda nacional
7.650.000
Sumas Iguales
9.000.000 9.000.000

Contabilizacin: Cuando la empresa NO ha provisionando futuras indemnizaciones


Cuenta
Detalle
Parcial
DEBE
HABER
5105 Gastos de personal
9.000.000
9.000.000
510560 Indemnizaciones laborales
2365 Retencin en la fuente
1.350.000
236505 Salarios y pagos laborales
1.350.000
1110 Bancos
7.650.000
111005 Moneda nacional
7.650.000
Sumas Iguales
9.000.000 9.000.000

Prestaciones Sociales

109

Traslado al fondo de pensiones como aporte voluntario.


Existe la posibilidad que el trabajador solicite por escrito a su empleador, trasladar a su
fondo de pensiones como aporte voluntario, hasta el 30% del valor de la indemnizacin;
para tales efectos, el tratamiento tributario es el siguiente:
tem
Indemnizacin
Ingreso no constitutivo de renta (30%)
Ingreso Gravado
Ingreso exento (25%)
Base Gravable
R/Fuente Tarifa (20%)
Retencin sin FIC
Retencin calculada para FIC
Valor al FIC

Pesos ($)
9.000.000 (13.500.000/30) *20
-2.700.000 (9.000.000 X 30%)
6.300.000
-1.575.000
4.725.000
945.000 No hay base para retencin en la fuente
1.350.000
-945.000
405.000

Contabilizacin: Cuando la empresa ha provisionando futuras indemnizacin


Cuenta
Detalle
Parcial
DEBE
HABER
2635 Para contingencias
9.000.000
263520 Laborales
9.000.000
2365 Retencin en la fuente
945.000
236505 Salarios y pagos laborales
945.000
2370 Retenciones y aportes de nmina
2.700.000
237015 Aportes al FIC
2.700.000
1110 Bancos
5.355.000
111005 Moneda nacional
5.355.000
Sumas Iguales 9.000.000 9.000.000

Contabilizacin: Cuando la empresa NO ha provisionando futuras indemnizacin


Cuenta
Detalle
Parcial
DEBE
HABER
5105 Gastos de personal
9.000.000
510560 Indemnizaciones laborales
9.000.000
2365 Retencin en la fuente
945.000
236505 Salarios y pagos laborales
945.000
2370 Retenciones y aportes de nmina
2.700.000
237015 Aportes al FIC
2.700.000
1110 Bancos
5.355.000
111005 Moneda nacional
5.355.000
Sumas Iguales 9.000.000 9.000.000

110

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

EJEMPLO 9
INDEMNIZACIN POR TERMINACIN SIN JUSTA CAUSA DEL CONTRATO A
TRMINO INDEFINIDO CON DURACIN SUPERIOR A UN AO POR PARTE DEL
EMPLEADOR
Una empresa contrat a dos trabajadores hace 4 aos, mediante contrato a trmino
indefinido a partir del 21 de junio y un salario mensual de $1.350.000 y de $13.500.000,
respectivamente. El 20 de diciembre del mismo ao, terminan unilateralmente por parte del
empleador y sin que medie justa causa, los contratos de trabajo.
Pregunta: Cul es el monto que deben cancelrseles a los trabajadores por concepto de
Indemnizacin?
Respuesta: Para este caso, teniendo en cuenta el artculo 64 del Cdigo Sustantivo del
Trabajo, si el trabajador devenga menos de 10 smlmv, el trabajador tiene derecho a 30
das de salario por el primer ao y 20 das adicionales por cada ao y proporcional por
fraccin; si el trabajador devenga ms de 10 smlmv, el trabajador tiene derecho a 20 das
de salario por el primer ao y 15 das adicionales por cada ao y proporcional por fraccin.
As las cosas, adems de la indemnizacin correspondiente, el empleador est en la
obligacin de cancelar las prestaciones a que tengan derecho los trabajadores.
Entonces para el trabajador que devenga $1.350.000, la indemnizacin se calcula, as:
Primer ao
Aos 2do al 4to
6 meses

30 das de salario
20 das x 3 aos
6 meses x 20 das
12 meses
TOTAL INDEMNIZACIN

= 30 das
= 60 das

$ 1.350.000
$ 2.700.000

= 10 das

100 das

450.000

$ 4.500.000

Clculo y contabilizacin del problema:

Para el trabajador que devenga $1.350.000


AO
Fecha de liquidacin 20__ presente ao
Fecha de ingreso
20__ hace 4 aos
4

MES

DIA
12
6
6

20 Inicio
21
-1

Entonces Ao a da
1.440
Mes a das
180
da
-1
+ da incluido
1
Total das
1.620
Salario $ 1.350.000

Prestaciones Sociales

Indemnizacin

das

111

Valor $

Primer ao

30

1.350.000

Segundo ao

20

900.000

Tercer ao

20

900.000

Cuarto ao

20

900.000

Fraccin

10

450.000

100

4.500.000

Totales

Contabilizacin: Cuando la empresa ha provisionando futuras indemnizacin


Cuenta
Detalle
Parcial
DEBE
HABER
2540 Indemnizaciones laborales
4.050.000
2540__ Indemnizaciones laborales
4.050.000
2635 Para contingencias
450.000
263520 Laborales
450.000
1110 Bancos
4.500.000
111005 Moneda nacional
4.500.000
Sumas Iguales
4.500.000
4.500.000
Contabilizacin: Cuando la empresa NO ha provisionando futuras indemnizacin
Cuenta
Detalle
Parcial
DEBE
HABER
5105 Gastos de personal
4.500.000
510560 Indemnizaciones laborales
4.500.000
1110 Bancos
4.500.000
111005 Moneda nacional
4.500.000
Sumas Iguales
4.500.000
4.500.000

Para el trabajador que devenga $13.500.000


AO
Fecha de liquidacin 20__ presente ao
Fecha de ingreso
20__ hace 4 aos
4

MES

DIA
12
6

20 Inicio
21
-

-1

Entonces Ao a da
Mes a das
da
+ da incluido
Total das
Salario $

1.440
180
-1
1
1.620
13.500.000

112

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Indemnizacin

das

Valor $

Primer ao

20

9.000.000

Segundo ao

15

6.750.000

Tercer ao

15

6.750.000

Cuarto ao

15

6.750.000

Fraccin

7,5

3.375.000

72,5

32.625.000

Totales

Contabilizacin: Cuando la empresa ha provisionando futuras indemnizaciones


Cuenta

Detalle

Parcial

2540 Indemnizaciones laborales


2540__ Indemnizaciones laborales

HABER

29.250.000
29.250.000

2635 Para contingencias


263520 Laborales

DEBE

3.375.000
3.375.000

1110 Bancos

32.625.000

111005 Moneda nacional

32.625.000
Sumas Iguales

32.625.000

32.625.000

Contabilizacin: Cuando la empresa NO ha provisionando futuras indemnizaciones


Cuenta

Detalle

Parcial

5105 Gastos de personal


510560 Indemnizaciones laborales

DEBE
32.625.000

32.625.000

1110 Bancos
111005 Moneda nacional

HABER

32.625.000
32.625.000
Sumas Iguales

32.625.000

32.625.000

El artculo 401-3 del Estatuto Tributario Nacional, indica que las indemnizaciones derivadas
de una relacin laboral o legal y reglamentaria, estarn sometidas a retencin por concepto
de impuesto sobre la renta, a una tarifa del veinte por ciento (20%) para trabajadores que
devenguen ingresos superiores a diez (10) salarios mnimos legales mensuales (8.962.915),
sin perjuicio de lo dispuesto por el artculo 27 de la Ley 488 de 1998.

Prestaciones Sociales

113

Para el ejemplo en estudio, no aplica el gravamen por Retencin en la Fuente al trabajador


que devenga $1.350.000 pero s para el que gana $13.500.000, as:
AO
Fecha de liquidacin 20__ presente ao
Fecha de ingreso
20__ hace 4 aos

MES

DIA
12
6

20 Inicio
21
-

-1 +1

Entonces Ao a da
1.440
Mes a das
180
da
-1
+ da incluido
1
Total das
1.620
Salario $ 13.500.000

Indemnizacin

das

Valor $

Primer ao

20

9.000.000

Segundo ao

15

6.750.000

Tercer ao

15

6.750.000

Cuarto ao

15

6.750.000

Fraccin

7.5

3.375.000

72.5

32.625.000

Totales

Salario $

13.500.000

das indemnizacin

20

Ingreso exento

25%

Tarifa R/fuente

20%

tem
Indemnizacin
Ingreso exento (25%)
Base Gravable
R/Fuente Tarifa (20%)

Pesos ($)
32.625.000
-8.156.250
24.468.750
4.893.750

114

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Contabilizacin: Cuando la empresa ha provisionado futuras indemnizacin


Cuenta
Detalle
Parcial
DEBE
HABER
2540 Indemnizaciones laborales
29.250.000
2540__ Indemnizaciones laborales
29.250.000
2635 Para contingencias
3.375.000
263520 Laborales
3.375.000
2365 Retencin en la fuente
4.893.750
236505 Salarios y pagos laborales
4.893.750
1110 Bancos
27.731.250
111005 Moneda nacional
27.731.250
Sumas Iguales 32.625.000 32.625.000

Contabilizacin: Cuando la empresa NO ha provisionado futuras indemnizacin


Cuenta
Detalle
Parcial
DEBE
HABER
5105 Gastos de personal
32.625.000
510560 Indemnizaciones laborales
32.625.000
2365 Retencin en la fuente
4.893.750
236505 Salarios y pagos laborales
4.893.750
1110 Bancos
27.731.250
111005 Moneda nacional
27.731.250
Sumas Iguales 32.625.000 32.625.000
Traslado al fondo de pensiones con aporte voluntario: Existe la posibilidad que el
trabajador solicite por escrito a su empleador, trasladar a su fondo de pensiones como aporte
voluntario, hasta el 30% del valor de la indemnizacin; para tales efectos, el tratamiento
tributario es el siguiente:
tem

Base Gravable
R/Fuente Tarifa (20%)

Pesos ($)
32.625.000
-9.787.500
22.837.500
-5.709.375
17.128.125
3.425.625

Valor al FIC

4.893.750
-3.425.625
1.468.125

Indemnizacin
Ingreso excento
Ingreso Gravado
Ingreso exento (25%)

Retencin
Retencin

Prestaciones Sociales

Contabilizacin: Cuando la empresa ha provisionado futuras indemnizacin


Cuenta
Detalle
Parcial
DEBE
2540 Indemnizaciones laborales
29.250.000
2540__ Indemnizaciones laborales
29.250.000
2635 Para contingencias
3.375.000
263520 Laborales
3.375.000
2365 Retencin en la fuente
236505 Salarios y pagos laborales
3.425.625
Retenciones y aportes de
2370 nmina
237015 Aportes al FIC
9.787.500
1110 Bancos
111005 Moneda nacional
19.411.875
Sumas Iguales 32.625.000

115

HABER

3.425.625

9.787.500
19.411.875
32.625.000

Contabilizacin: Cuando la empresa NO ha provisionando futuras indemnizacin


Cuenta
Detalle
Parcial
DEBE
HABER
5105 Gastos de personal
32.625.000
32.625.000
510560 Indemnizaciones laborales
2365 Retencin en la fuente
3.425.625
236505 Salarios y pagos laborales
3.425.625
2370 Retenciones y aportes de nmina
9.787.500
237015 Aportes al FIC
9.787.500
1110 Bancos
19.411.875
111005 Moneda nacional
19.411.875
Sumas Iguales 32.625.000 32.625.000
Como puede verse se ha generado una Retencin en la Fuente Contingente por valor de
$9.787.500 el cual ser reportado por el empleador al Fondo de Pensiones. Si el trabajador
retira irregularmente del fondo el ahorro voluntario ($9.787.500), el fondo retendr
$9.787.500 que fue el menor valor retenido al tomar el beneficio fiscal.

116

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

EJEMPLO 10
INDEMNIZACIN POR TERMINACIN DE CONTRATO A TRMINO INDEFINIDO DE
TRABAJADORES VINCULADOS ENTRE EL 29 DE DICIEMBRE DE 1990 Y EL 27 DE
DICIEMBRE DE 1992
Una empresa contrata a un trabajador mediante contrato a trmino indefinido, a partir del
21 de marzo hace 16 aos, y un salario de $1.350.000 mensuales. El da 20 de diciembre
de 2015, el empleador decide terminar el contrato sin que medie justa causa.
Pregunta: Cul es el monto que debe cancelar el empleador al trabajador por concepto
de Indemnizacin?
Respuesta: Para conocer el monto indemnizatorio es necesario calcular el tiempo que el
trabajador estuvo prestando sus servicios, que para este caso son 16 aos y 9 meses.
Para este caso, teniendo en cuenta el artculo 6 de la Ley 50 de 1990, si el trabajador
fue vinculado despus del 29 de diciembre de 1990 y hasta el 27 de diciembre de 1992
mediante contrato a trmino indefinido sin importar el salario, el trabajador tiene derecho a
45 das de salario por el primer ao y 40 das adicionales por cada ao y proporcional por
fraccin.
As las cosas, adems de la indemnizacin correspondiente, el empleador est en la
obligacin de cancelar las prestaciones a que tenga derecho el trabajador, as.
Primer ao
Aos 2do al 16vo
9 meses

45 das de salario
40 das x 22 aos
9 meses x 40 das
12 meses
TOTAL INDEMNIZACIN

= 45 das
= 880 das

$
$

2.025.000
39.600.000

= 30 das

1.350.000

955 das

42.975.000

AO
Fecha de liquidacin
Fecha de ingreso

MES

DIA

2015
1992

12
3

23

Entonces Ao a da
Mes a das
da
+ da incluido
Total das

20 Inicio
21
-1 +1
8.280
270
-1
1
8.550

Prestaciones Sociales

117

Salario: 1.350.000

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22

Indemnizacin
1 ao
2 ao
3 ao
4 ao
5 ao
6 ao
7 ao
8 ao
9 ao
10 ao
11 ao
12 ao
13 ao
14 ao
15 ao
16 ao
17 ao
18 ao
19 ao
20 ao
21 ao
22 ao
23 ao
Fraccin
Totales

das
45
40
40
40
40
40
40
40
40
40
40
40
40
40
40
40
40
40
40
40
40
40
40
30
955

Valor $
2.025.000
1.800.000
1.800.000
1.800.000
1.800.000
1.800.000
1.800.000
1.800.000
1.800.000
1.800.000
1.800.000
1.800.000
1.800.000
1.800.000
1.800.000
1.800.000
1.800.000
1.800.000
1.800.000
1.800.000
1.800.000
1.800.000
1.800.000
1.350.000
42.975.000

Contabilizacin: Cuando la empresa ha provisionado futuras indemnizacin


Cuenta
Detalle
Parcial
DEBE
HABER
2540 Indemnizaciones laborales
41.625.000
2540__ Indemnizaciones laborales
41.625.000
2635 Para contingencias
1.350.000
263520 Laborales
1.350.000
1110 Bancos
42.975.000
111005 Moneda nacional
42.975.000
Sumas Iguales 42.975.000
42.975.000

Contabilizacin: Cuando la empresa NO ha provisionado futuras indemnizacin


Cuenta
Detalle
Parcial
DEBE
HABER
5105 Gastos de personal
42.975.000
510560 Indemnizaciones laborales
42.975.000
1110 Bancos
42.975.000
111005 Moneda nacional
42.975.000
Sumas Iguales 42.975.000 42.975.000

118

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

EJEMPLO 11
INDEMNIZACIN POR TERMINACIN DEL CONTRATO A TRMINO INDEFINIDO
DE TRABAJADORES VINCULADOS ANTES DEL 29 DE DICIEMBRE DE 1990
Sin importar el salario que devengara el trabajador, una vez verificada la terminacin
unilateral por parte del empleador de su contrato de trabajo sin que medie justa causa, se
ordenar el reintegro del trabajador a su sitio de trabajo, en las mismas condiciones que
gozaba antes del despido y pagndosele los salarios dejados de percibir hasta la fecha del
reintegro.
4. 9 INSPECCIONES DEL TRABAJO
Los Inspectores de Trabajo y Seguridad Social ejercern sus funciones de inspeccin,
vigilancia y control en todo el territorio nacional y conocern de los asuntos individuales y
colectivos en el sector privado y de derecho colectivo del trabajo del sector pblico. (Ley
1610 de 2 de enero de 2013, Artculo 1).
Las Inspecciones del Trabajo y Seguridad Social tendrn las siguientes funciones
principales:
1. Funcin Preventiva: Que propende porque todas las normas de carcter socio-laboral
se cumplan a cabalidad, adoptando medidas que garanticen los derechos del trabajo y
eviten posibles conflictos entre empleadores y trabajadores.
2. Funcin Coactiva o de Polica Administrativa: Como autoridades de polica del trabajo, la
facultad coercitiva se refiere a la posibilidad de requerir o sancionar a los responsables
de la inobservancia o violacin de una norma del trabajo, aplicando siempre el principio
de proporcionalidad.
3. Funcin Conciliadora: Corresponde a estos funcionarios intervenir en la solucin de
los conflictos laborales de carcter individual y colectivo sometidos a su consideracin,
para agotamiento de la va gubernativa y en aplicacin del principio de economa y
celeridad procesal.
4. Funcin de mejoramiento de la normatividad laboral: Mediante la implementacin de
iniciativas que permitan superar los vacos y las deficiencias procedimentales que se
presentan en la aplicacin de las disposiciones legales vigentes.
5. Funcin de acompaamiento y garante del cumplimiento de las normas laborales del
sistema general de riesgos laborales y de pensiones.
Los Inspectores del Trabajo y Seguridad Social debern rendir informe anual a la Direccin
Especial de Vigilancia, Control y Gestin Territorial sobre las dificultades y logros de su
gestin, as como de las recomendaciones pertinentes.

Prestaciones Sociales

119

En aquellos casos en que las condiciones del terreno para acceder al sitio en el cual se
ejercer la inspeccin, vigilancia y control, se requiera el apoyo del empleador, trabajador,
organizacin sindical o del peticionario, los inspectores del trabajo y seguridad social,
previa autorizacin de la Direccin Territorial podrn pedirles a ellos ayuda logstica.
Los funcionarios del Ministerio del Trabajo podrn solicitar para el ejercicio de sus funciones,
la colaboracin de las entidades pblicas. (Ley 1610 de 2 de enero de 2013, Artculo 3).
Las Direcciones Territoriales contarn con equipos interdisciplinarios, conformados por
profesionales afines con las funciones de las Inspecciones del Trabajo y Seguridad Social,
los cuales desarrollarn la misin institucional.
Los integrantes del equipo interdisciplinario en ejercicio de sus funciones rendirn dictmenes
que tendrn el carcter de prueba pericial dentro de las actuaciones administrativas de
inspeccin, vigilancia y control, conforme a la ley. (Ley 1610 de 2 de enero de 2013,
Artculo 4).
4. 9. 1 Actuaciones
Las actuaciones administrativas pueden iniciarse de oficio o a solicitud de parte. (Ley 1610
de 2 de enero de 2013, Artculo 6).
Los Inspectores del Trabajo y Seguridad Social podrn imponer la sancin de cierre del
lugar de trabajo cuando existan condiciones que pongan en peligro la vida, la integridad y
la seguridad personal de las y los trabajadores.
La sancin a aplicar ser por el trmino de tres (3) a diez (10) das hbiles, segn la
gravedad de la violacin y mediante la imposicin de sellos oficiales del Ministerio del
Trabajo que den cuenta de la infraccin cometida.
Cuando el lugar clausurado fuere adicionalmente casa de habitacin, se permitir el
acceso de las personas que lo habitan, pero en l no podr desarrollarse ningn tipo de
actividad laboral por el tiempo que dure la sancin y en todo caso, se impondrn los sellos
correspondientes.
Una vez aplicada la sancin de cierre, en caso de incurrir nuevamente en cualquiera de
los hechos sancionables con esta medida, la sancin a aplicar ser el cierre del lugar de
trabajo por el trmino de diez (10) a treinta (30) das calendario y, en caso de renuencia o de
reincidencia en la violacin de las normas del trabajo, especialmente en materia de salud
ocupacional y seguridad industrial, se podr proceder al cierre definitivo del establecimiento.
Para dar aplicacin a lo dispuesto en el presente artculo, las autoridades de polica estn
en la obligacin de prestar su activa colaboracin, cuando los Inspectores del Trabajo y de
la Seguridad Social as lo requieran.
En ningn caso el cierre del lugar de trabajo puede ocasionar detrimento a los trabajadores.
Los das en que est clausurado el lugar de trabajo se contarn como das laborados para

120

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

efectos del pago de salarios, prestaciones sociales y vacaciones. (Ley 1610 de 2 de enero
de 2013, Artculo 8).
El Inspector de Trabajo y Seguridad Social puede ordenar y practicar pruebas de oficio
antes de imponer la sancin. (Ley 1610 de 2 de enero de 2013, Artculo 9).
Cuando deban practicarse pruebas se sealar un trmino no mayor a diez (10) das
hbiles. Vencido el perodo probatorio se dar traslado al investigado por tres (3) das
hbiles para que presente los alegatos respectivos. (Ley 1610 de 2 de enero de 2013,
Artculo 10).
Los Inspectores del Trabajo y Seguridad Social podrn ordenar la paralizacin o prohibicin
inmediata de trabajos o tareas por inobservancia de la normativa sobre prevencin de
riesgos laborales, de concurrir riesgo grave e inminente para la seguridad o salud de los
trabajadores, hasta tanto se supere la inobservancia de la normatividad. (Ley 1610 de 2 de
enero de 2013, Artculo 11).
4. 9. 2 Graduacin de las sanciones
Las sanciones se graduarn atendiendo a los siguientes criterios:
1. Dao o peligro generado a los intereses jurdicos tutelados.
2. Beneficio econmico obtenido por el infractor para s o a favor de un tercero.
3. Reincidencia en la comisin de la infraccin.
4. Resistencia, negativa u obstruccin a la accin investigadora o de supervisin.
5. Utilizacin de medios fraudulentos o utilizacin de persona interpuesta para ocultar la
infraccin u ocultar sus efectos.
6. Grado de prudencia y diligencia con que se hayan atendido los deberes o se hayan
aplicado las normas legales pertinentes.
7. Renuencia o desacato en el cumplimiento de las rdenes impartidas por la autoridad
competente.
8. Reconocimiento o aceptacin expresa de la infraccin antes del decreto de pruebas.
9. Grave violacin a los Derechos Humanos de las y los trabajadores. (Ley 1610 de 2 de
enero de 2013, Artculo 12).
4. 10 ACUERDOS DE FORMALIZACIN LABORAL
Acuerdo de Formalizacin Laboral es aquel suscrito entre uno o varios empleadores y
una Direccin Territorial del Ministerio del Trabajo, previo visto bueno del Despacho del
Viceministro de Relaciones Laborales e Inspeccin, en el cual se consignan compromisos
de mejora en formalizacin, mediante la celebracin de contratos laborales con vocacin

Prestaciones Sociales

121

de permanencia y tendrn aplicacin en las instituciones o empresas pblicas y privadas.


(Ley 1610 de 2 de enero de 2013, Artculo 13).
Dentro de los objetivos de los Acuerdos de Formalizacin Laboral, se encuentran los
siguientes:
1. Hacer eficaz la labor de Inspeccin, Vigilancia y Control que ejercen las Direcciones
Territoriales del Ministerio del Trabajo, mediante actuaciones dirigidas a la prevencin
de conductas que atenten contra la formalizacin laboral, en especial las previstas en
la Ley 1429 de 2010 y las que la modifiquen o adicionen.
2. Lograr la formalizacin de las relaciones laborales mediante compromisos eficaces
de los empleadores para mejorar las formas de vinculacin del personal, buscando la
celebracin de contratos de trabajo con vocacin de permanencia, en los trminos de
la ley.
3. Contribuir al logro de una relacin constructiva y de suma de esfuerzos con los
empleadores y fortalecer la vigilancia y acompaamiento por parte del Ministerio del
Trabajo. (Ley 1610 de 2 de enero de 2013, Artculo 14).
4. 10. 1 Condiciones y requisitos
Las condiciones y requisitos para la realizacin de los Acuerdos de Formalizacin Laboral
son:
1. Deben ser impulsados por el Director Territorial, de oficio o a peticin del empleador, las
organizaciones sindicales que hagan presencia en la empresa o los trabajadores.
2. El modelo de formalizacin laboral a implementarse en la empresa o entidad, deber
ser socializado previamente por parte del empleador con los trabajadores a formalizar,
de lo cual se dejar evidencia que har parte integral del respectivo Acuerdo de
Formalizacin Laboral.
3. El documento constar por escrito y debe ser firmado por el Director Territorial y uno o
varios empleadores con la debida representacin legal.
4. La suscripcin del Acuerdo de Formalizacin debe contar con el visto bueno previo del
Despacho del Viceministro de Relaciones Laborales e Inspeccin.
5. Deben contener compromisos concretos en trminos de acciones precisas y evaluables,
cuyo cumplimiento se pueda constatar mediante la simple verificacin de la Direccin
Territorial respectiva, de la Direccin de Inspeccin, Vigilancia, Control y Gestin
Territorial o del Despacho del Viceministro de Relaciones Laborales e Inspeccin.
6. Deben contener trminos razonables y exactos de tiempo para su cumplimiento y
verificacin.

122

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

7. Se pueden celebrar durante el trmite de una actuacin administrativa sancionatoria o


en forma previa o posterior a la misma.
8. El documento contentivo del Acuerdo de Formalizacin Laboral establecer como
mnimo:
a) La relacin completa de los trabajadores que sern contratados bajo el amparo del
Acuerdo de Formalizacin Laboral y que se encuentran vinculados a las actividades
de la empresa mediante formas que afecten los derechos constitucionales, legales
y prestacionales consagrados en las normas laborales vigentes;
b) Indicacin de la forma y duracin de los contratos laborales a celebrarse;
c) Fecha de contratacin de los trabajadores a formalizar;
d) Compromiso de no incurrir en las conductas prohibidas por la Ley 1429 de 2010 y
los decretos que la reglamenten;
e) El compromiso de constituir plizas y/o garantas eficaces para el cumplimiento de
la obligacin de pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones a favor de los
trabajadores de conformidad con la ley;
f) El compromiso de no vincular trabajadores para el desarrollo de actividades
misionales permanentes a travs de Cooperativas, Precooperativas de Trabajo
Asociado u otra forma de tercerizacin laboral prohibida por las normas laborales o
violatoria de los derechos de los trabajadores;
g) La manifestacin expresa de que el no cumplimiento por parte del empleador de
cualquiera de los compromisos establecidos en el Acuerdo de Formalizacin, dar
lugar, de oficio o a peticin de cualquier particular que evidencie tal situacin, a la
aplicacin del procedimiento administrativo sancionatorio previsto en la Ley 1437
de 2011, y dems normas que regulan la materia, de conformidad con lo dispuesto
en el pargrafo del artculo 16 de la Ley 1610 de 2013. (Resolucin Ministerio del
Trabajo No. 321 de 14 de febrero de 2013, Artculo 2).
4. 10. 2 Efectos de los acuerdos de formalizacin laboral en los procesos
administrativos sancionatorios
Cuando en el curso de una averiguacin preliminar o investigacin administrativa dirigida a
imponer una sancin por el incumplimiento de normas laborales, se suscribe un Acuerdo de
Formalizacin Laboral con el cumplimiento de los requisitos que para tal efecto establezca
el Ministro del Trabajo, el funcionario que conoce de la actuacin puede suspender la
misma o archivarla, segn el caso, de conformidad con las siguientes reglas:
1. La actuacin podr suspenderse en forma condicionada en el estado en que se
encuentre, una vez suscrito el respectivo Acuerdo de Formalizacin Laboral, por el

Prestaciones Sociales

123

trmino establecido en el propio acuerdo para el cumplimiento de los compromisos all


sealados.
Una vez verificado el cumplimiento del Acuerdo de Formalizacin Laboral, de acuerdo
con los plazos y condiciones all sealados, el funcionario podr dar por terminada y
archivar la actuacin en el estado en que se encuentre, en cualquiera de las instancias.
2. Cuando se suscriba el Acuerdo de Formalizacin Laboral despus de que exista
decisin sancionatoria debidamente ejecutoriada, se dar aplicacin a lo establecido
en el artculo 10 del Decreto nmero 2025 de 2011.
El no cumplimiento de los Acuerdos de Formalizacin Laboral por parte del empleador
conlleva a la aplicacin del proceso administrativo sancionatorio previsto en la Ley 1437 de
2011 y dems normas que regulan la materia. (Ley 1610 de 2 de enero de 2013, Artculo
16).
Cuando el Acuerdo de Formalizacin Laboral se suscriba en el curso de una averiguacin
preliminar o investigacin administrativa dirigida a imponer una sancin por el incumplimiento
de normas laborales, el Director Territorial que lo haya firmado, remitir inmediatamente el
texto del Acuerdo al funcionario que conoce de la respectiva actuacin, para los efectos
establecidos en el artculo 16 de la Ley 1610 de 2013. (Resolucin Ministerio del Trabajo
No. 321 de 14 de febrero de 2013, Artculo 3).
Corresponder al Despacho del Viceministro de Relaciones Laborales e Inspeccin, el
ejercicio del poder preferente referido a las actuaciones administrativas anotadas, en los
trminos del artculo 32 de la Ley 1562 de 2012, el Decreto 34 de 2013 y las normas que
la reglamenten. (Resolucin Ministerio del Trabajo No. 321 de 14 de febrero de 2013,
Artculo 4).
Los Acuerdos de Formalizacin Laboral mantendrn a salvo todos y cada uno de los
derechos irrenunciables de los trabajadores, as como su derecho a iniciar las acciones
judiciales pertinentes. (Ley 1610 de 2 de enero de 2013, Artculo 17).

Ley del Primer Empleo

125

CAPTULO

LEY DEL PRIMER EMPLEO

La Ley 1429 de 2010 tiene por objeto la formalizacin y la generacin de empleo, con el fin
de generar incentivos a la formalizacin en las etapas iniciales de la creacin de empresas;
de tal manera que aumenten los beneficios y disminuyan los costos de formalizarse.
Adems integra las siguientes estrategias:
Impulso a las 5 locomotoras: infraestructura, agricultura, vivienda, innovacin y
minera
Plan de choque de empleo
Programas de jvenes en accin y mujeres en accin
Impulso a la educacin tcnica y tecnolgica, entre otros.
Estas estrategias servirn para la consecucin de metas, como:
1. Generar 2,5 millones de nuevos empleos formales.
2. Formalizar 500 mil empleos que hoy son informales
3. Reducir la tasa de desempleo a 8%
4. Tener una tasa de desempleo de los jvenes entre 12% y 14%
Para que surta sus efectos es necesario determinar:
Pequeas empresas: Para los efectos de la ley 1429, se entiende por pequeas empresas
aquellas cuyo personal no sea superior a 50 trabajadores y cuyos activos totales no superen
los 5.000 salarios mnimos mensuales legales vigentes.
Inicio de la actividad econmica principal: Se entiende por inicio de la actividad
econmica principal la fecha de inscripcin en el registro mercantil de la correspondiente
Cmara de Comercio, con independencia de que la correspondiente empresa previamente
haya operado como empresa informal.

126

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Tipos de informalidad de empleo: Para los efectos de esta ley, existirn 2 tipos de
informalidad de empleo:
a) Informalidad por subsistencia: Es aquella que se caracteriza por el ejercicio de una
actividad por fuera de los parmetros legalmente constituidos, por un individuo, familia
o ncleo social para poder garantizar su mnimo vital.
b) Informalidad con capacidad de acumulacin: Es una manifestacin de trabajo
informal que no necesariamente representa baja productividad.
5. 1 INCENTIVOS PARA LA GENERACIN DE EMPLEO Y FORMALIZACIN LABORAL
EN LOS SECTORES RURAL Y URBANO
5. 1. 1 Descuento en el impuesto sobre la renta y complementarios de los aportes
parafiscales y otras contribuciones de nmina
Los empleadores que vinculen laboralmente a nuevos empleados que al momento del
inicio del contrato de trabajo sean menores de veintiocho (28) aos, podrn tomar los
aportes al SENA, ICBF y cajas de compensacin familiar, as como el aporte en salud
a la subcuenta de solidaridad del Fosyga y el aporte al Fondo de Garanta de Pensin
Mnima correspondientes a los nuevos empleos, como descuento tributario para efectos de
la determinacin del impuesto sobre la Renta y Complementarios, siempre que:
El empleador responsable del impuesto incremente el nmero de empleados con relacin
al nmero que cotizaban a diciembre del ao anterior; e incremente el valor total de la
nmina (la suma de los ingresos bases de cotizacin de todos sus empleados) con relacin
al valor de dicha nmina del mes de diciembre del ao gravable inmediatamente anterior al
que se va a realizar el correspondiente descuento.
Este beneficio slo aplica para nuevos empleos, sin que puedan interpretarse como nuevos
empleos aquellos que surgen luego de la fusin de empresas, para menores de veintiocho
(28) aos que en ningn caso podr exceder de dos (2) aos por empleado.
Los valores solicitados como descuentos tributarios, no podrn ser incluidos adems como
costo o deduccin en la determinacin del Impuesto sobre la Renta y Complementarios.
Para efectos de que los aportes al SENA, ICBF y cajas de compensacin familiar sean
reconocidos como descuentos tributarios, dichos aportes debern haber sido efectiva y
oportunamente pagados.
No podrn ser beneficiarios de estos incentivos, las cooperativas de trabajo asociado en
relacin con sus asociados.
En ningn caso, el descuento previsto se podr realizar sobre los aportes de personas
menores de 28 aos de edad, que se vinculen para reemplazar personal contratado con
anterioridad. (Ley 1429 de 29 de diciembre de 2010, Artculo 9).

Ley del Primer Empleo

127

5. 1. 2 Descuento en el impuesto sobre la renta y complementarios de los aportes


parafiscales y otras contribuciones de nmina para los empleadores que contraten
personas en situacin de desplazamiento, en proceso de reintegracin o en condicin
de discapacidad
Los descuentos y beneficios anteriormente sealados aplicarn, para los nuevos empleos
ocupados para poblaciones en situaciones de desplazamiento, en proceso de reintegracin
o en condicin de discapacidad, siempre que estn debidamente certificados por la
autoridad competente.
El beneficio slo aplica para nuevos empleos, sin que puedan interpretarse como nuevos
empleos aquellos que surgen luego de la fusin de empresas, y en ningn caso podr
exceder de tres (3) aos por empleado.
Los valores solicitados como descuentos tributarios, no podrn ser incluidos adems como
costo o deduccin del Impuesto sobre la Renta y Complementarios, sin perjuicio de lo
establecido por el inciso 1 del artculo 259 del Estatuto Tributario.
Para efectos de que los aportes al SENA, ICBF y cajas de compensacin familiar sean
reconocidos como descuentos tributarios, dichos aportes debern haber sido efectiva y
oportunamente pagados.
No podrn ser beneficiarios de estos descuentos, las cooperativas de trabajo asociado en
relacin con sus asociados.
En ningn caso, el descuento previsto se podr realizar sobre los aportes de personas
en situacin de desplazamiento, personas en proceso de reintegracin o poblacin en
condicin de discapacidad, que se vinculen para reemplazar personal contratado con
anterioridad.
Los descuentos, beneficios y condiciones sealados en el punto anterior, aplicarn para los
nuevos empleos cabeza de familia de los niveles 1 y 2 del Sisbn.
El Gobierno Nacional reglamentar las condiciones para acceder a este beneficio, el cual
slo podr aplicarse una vez se haya expedido dicha reglamentacin. (Ley 1429 de 29 de
diciembre de 2010, Artculo 10).
5. 1. 3 Descuento en el impuesto sobre la renta y complementarios de los aportes
parafiscales y otras contribuciones de nmina
Los empleadores que vinculen laboralmente a mujeres que al momento del inicio del
contrato de trabajo sean mayores de cuarenta (40) aos y que durante los ltimos doce
(12) meses hayan estado sin contrato de trabajo, podrn tomar los aportes al SENA, ICBF
y cajas de compensacin familiar, as como el aporte en salud a la subcuenta de solidaridad
del Fosyga y el aporte al Fondo de Garanta de Pensin Mnima correspondientes a los
nuevos empleos, como descuento tributario para efectos de la determinacin del Impuesto
sobre la Renta y Complementarios, siempre que:

128

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

El empleador responsable del impuesto incremente el nmero de empleados con relacin


al nmero que cotizaban a diciembre del ao anterior; e incremente el valor total de la
nmina (la suma de los ingresos bases de cotizacin de todos sus empleados) con relacin
al valor de dicha nmina del mes de diciembre del ao gravable inmediatamente anterior al
que se va a realizar el correspondiente descuento.
Este beneficio slo aplica para nuevos empleos, sin que puedan interpretarse como nuevos
empleos aquellos que surgen luego de la fusin de empresas.
Los valores solicitados como descuentos tributarios, no podrn ser incluidos adems como
costo o deduccin en la determinacin del Impuesto sobre la Renta y Complementarios, sin
perjuicio de lo establecido por el inciso 1 del artculo 259 del Estatuto Tributario.
Para efectos de que los aportes al SENA, ICBF y cajas de compensacin familiar sean
reconocidos como descuentos tributarios, dichos aportes debern haber sido efectiva y
oportunamente pagados.
No podrn ser beneficiarias de este descuento las cooperativas de trabajo asociado en
relacin con sus asociadas.
Este beneficio de que trata este artculo slo aplica para mujeres mayores de cuarenta (40)
aos y en ningn caso podr exceder de dos (2) aos por empleada.
En ningn caso, el descuento previsto se podr realizar sobre los aportes de empleadas
que se contraten para reemplazar personal contratado con anterioridad.
Por ltimo, estos beneficios no se podrn acumular entre s. (Ley 1429 de 29 de diciembre
de 2010, Artculos 11 y 12).
5. 1. 3. 1 Descuento en el impuesto sobre la renta y complementarios de los aportes
parafiscales y otras contribuciones de nmina
De acuerdo con los artculos 9, 10, 11 y 13 de la Ley 1429 de 2010, los contribuyentes del
impuesto sobre la renta obligados a presentar declaracin de renta y complementarios,
tienen derecho a tratar como descuento tributario el monto de los aportes a cargo del
empleador al SENA, ICBF y cajas de compensacin familiar, as como el aporte en salud
a la subcuenta de solidaridad del Fosyga y el aporte al Fondo de Garanta de Pensin
Mnima, respecto de los nuevos empleos que correspondan a las personas a continuacin
relacionadas:
a) Personas menores de veintiocho (28) aos a la fecha del inicio del contrato de trabajo.
b) Personas cabezas de familia de los niveles 1 y 2 del Sisbn.
c) Personas en situacin de desplazamiento.
d) Personas en situacin de proceso de reintegracin.

Ley del Primer Empleo

129

e) Personas en condicin de discapacidad.


f) Mujeres que al momento del inicio del contrato de trabajo sean mayores de 40 aos y
que durante los ltimos 12 meses anteriores a la vinculacin hayan estado sin contrato
de trabajo, y
g) Nuevos empleados que devenguen menos de 1.5 salarios mnimos mensuales legales
vigentes (smmlv) que aparezcan por primera vez en la base de datos de la Planilla
Integrada de Liquidacin de Aportes (PILA), salvo que lo hayan estado en condicin de
trabajadores independientes.
El descuento tributario proceder, siempre y cuando se cumplan los siguientes
requisitos:
1. Que los aportes hayan sido efectiva y oportunamente pagados.
2. Que el contribuyente empleador incremente el nmero de empleados con relacin al
nmero que cotizaban a diciembre del ao inmediatamente anterior.
3. Que el contribuyente empleador incremente el valor total de la nmina (la suma de los
ingresos bases de cotizacin de todos sus empleados) con relacin al valor de dicha
nmina del mes de diciembre del ao gravable inmediatamente anterior al que se va a
solicitar el correspondiente descuento tributario.
El descuento tributario de que trata este artculo slo aplica para nuevos empleos, sin que
puedan interpretarse como nuevos empleos aquellos que surgen luego de la fusin de
empresas, y procede de la siguiente manera:
-- Respecto de los empleados a que se refieren los literales a), b), f) y g) del presente
artculo mximo por dos (2) aos gravables consecutivos por empleado, a partir del
ao gravable de vinculacin, y nicamente por el monto efectivamente pagado en el
respectivo ao gravable.
-- Respecto de los empleados a que se refieren los literales c), d) y e), del presente
artculo mximo por tres (3) aos gravables consecutivos por empleado, a partir del
ao gravable de vinculacin, y nicamente por el monto efectivamente pagado en el
respectivo ao gravable. (Decreto Reglamentario 4910 de 26 de diciembre de 2011,
Artculo 11).
5. 1. 3. 2 Limitaciones al descuento tributario
En ningn caso los valores solicitados como descuentos tributarios por concepto de la
aplicacin del artculo anterior podrn ser tratados adems como costo o deduccin en la
determinacin del impuesto sobre la renta y complementarios.
Las cooperativas de trabajo asociado no podrn ser beneficiarias de los descuentos
tributarios a que se refiere el artculo anterior en relacin con sus asociados.

130

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

En ningn caso proceder el descuento tributario respecto de los aportes de los trabajadores
a que se refieren los literales a) a g) del inciso primero del artculo anterior, que se vinculen
para reemplazar personal contratado con anterioridad o para ocupar empleos que surgen
de la fusin de empresas.
Cuando en una misma persona contratada para ocupar un nuevo empleo concurran dos
o ms caractersticas que permitan clasificarla en ms de uno de los grupos de personas
a contratar a que se refieren los literales a) a g) del inciso primero del artculo anterior,
solo se podr optar por uno de los descuentos, por cuanto en ningn caso un mismo
pago de aportes da lugar a doble descuento en la determinacin del impuesto a cargo del
contribuyente. Por tanto, los beneficios a que se refieren los artculos 9, 10, 11 y 13 de la
Ley 1429 de 2010 no son acumulables entre s.
De conformidad con lo previsto en el inciso 1 del artculo 259 del Estatuto Tributario,
en ningn caso los descuentos tributarios pueden exceder el impuesto bsico de renta.
(Decreto Reglamentario 4910 de 26 de diciembre de 2011, Artculo 12).
5. 1. 3. 3 Otras condiciones a tener en cuenta para que las empresas puedan
beneficiarse del descuento tributario de aportes parafiscales
Sin perjuicio de lo previsto en los artculos anteriores, los contribuyentes declarantes del
impuesto a la renta que pretendan beneficiarse del descuento tributario relativo a los aportes
parafiscales de que trata la Ley 1429 de 2010, deben cumplir, adems, los siguientes
requisitos:
1. Cumplir las obligaciones relacionadas con el sistema general de seguridad social
respecto de la totalidad de los trabajadores de la empresa.
2. Tratndose de nuevas empresas, estas solo pueden gozar del beneficio a partir del
perodo gravable siguiente al de su existencia.
3. Que la vinculacin de nuevos trabajadores no se efecte a travs de empresas
temporales de empleo.
4. Que los nuevos trabajadores vinculados no hayan laborado en el ao de su contratacin
o en el ao inmediatamente anterior en empresas con las cuales el contribuyente
tenga vinculacin econmica en los trminos previstos en el artculo 260-1 del Estatuto
Tributario. (Decreto Reglamentario 4910 de 26 de diciembre de 2011, Artculo 13).
5. 1. 3. 4 Informacin requerida para hacer uso de los descuentos tributarios
Ser responsabilidad del contribuyente declarante del impuesto sobre la renta y
complementarios que pretenda utilizar los descuentos tributarios de que tratan los artculos
9, 10, 11 y 13 de la Ley 1429 de 2010, solicitar al empleado, al inicio de la relacin laboral,
los siguientes documentos, segn el caso:

Fotocopia del documento de identidad para los menores de 28 aos y las mujeres
mayores de 40 aos.

Ley del Primer Empleo

131

Certificacin expedida por el operador de informacin de la Planilla Integrada de


Liquidacin de Aportes (PILA) en la que conste la no vinculacin laboral en los ltimos
doce (12) meses anteriores al de vinculacin, para mujeres mayores de 40 aos.Certificacin que pruebe la condicin de desplazamiento otorgado por el Departamento
Administrativo de la Prosperidad Social o la Unidad Administrativa Especial de Atencin
y Reparacin Integral a Vctimas, segn corresponda.

Certificacin expedida por la Alta Consejera para la Reintegracin o la Entidad que


haga sus veces, para las personas en proceso de reinsertacin.

Certificacin expedida por el Ministerio de Salud y Proteccin Social para discapacitados.

Certificacin nivel Sisbn para personas cabeza de familia, junto con declaracin
juramentada ante notario en la que se declare la condicin de cabeza de familia.

Certificacin del operador de la informacin de la Planilla Integrada de Liquidacin de


Aportes (PILA) respecto de la condicin de nuevo empleo para quienes devenguen
menos de 1.5 smmlv.

Los contribuyentes que hayan hecho uso del beneficio de los descuentos tributarios y con
el objeto de probar tanto la incorporacin de los nuevos trabajadores a la empresa y a la
base de cotizaciones y aportes, como tambin el incremento del nmero de trabajadores
y del valor de la nmina, debern conservar y poner a disposicin de la Administracin
Tributaria para cuando esta lo exija, adems de los documentos antes mencionados, los
siguientes:

Copia de la Planilla Integrada de Liquidacin de Aportes (PILA) a la Seguridad Social


o del documento que haga sus veces, correspondiente al mes de diciembre del ao
inmediatamente anterior al de solicitud del beneficio de los descuentos tributarios.

Copia de la Planilla Integrada de Liquidacin de Aportes (PILA) a la Seguridad Social o


del documento que haga sus veces, relativas a los pagos realizados desde la vinculacin
laboral que da lugar al beneficio y durante el respectivo ao gravable, mediante la cual
se prueben los pagos peridicos de los aportes parafiscales a descontar en el periodo
gravable correspondiente. (Decreto Reglamentario 4910 de 26 de diciembre de 2011,
Artculo 14).

5. 1. 3. 5 Deber de suministrar informacin por parte de las Cmaras de Comercio


y el Ministerio de Salud y Proteccin Social a la Direccin de Impuestos y Aduanas
Nacionales (DIAN).
1. Por parte de las Cmaras de Comercio en relacin con Nuevas Pequeas Empresas o
Pequeas Empresas Preexistentes. Las Cmaras de Comercio conformarn el listado
de las empresas inscritas en el registro mercantil que cumplan con los requisitos de
activos totales y nmero de trabajadores que las identifica como pequeas empresas,
segn se definen en el artculo 2 de la Ley 1429 de 2010 en concordancia con el artculo
1 del presente decreto, e igualmente de las empresas que matriculadas al amparo de
la Ley 1429 de 2010 se inscribieron o renovaron su matrcula mercantil antes del 31 de

132

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

marzo de cada ao. Las Cmaras de Comercio, a travs de Confecmaras o de quien


haga sus veces, enviarn la informacin contenida en el registro anterior a la Direccin
de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en los trminos y con las especificaciones
tcnicas que determine la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales.
2. Por parte del Ministerio de Salud y Proteccin Social en relacin con los contribuyentes
solicitantes del beneficio de los descuentos tributarios por aportes parafiscales.
El Ministerio de Salud y Proteccin Social enviar a la Direccin de Impuestos y Aduanas
Nacionales, en los trminos y con las especificaciones tcnicas que determine esa
Direccin, la siguiente informacin:
Nombre o razn social del contribuyente, NIT, valor total de la base y de los aportes
parafiscales a 31 de diciembre del respectivo ao gravable y del inmediatamente anterior, el
monto de la base y de los aportes parafiscales correspondientes a los nuevos trabajadores
que pertenezcan al grupo de personas empleadas en las condiciones que la Ley 1429
de 2010 estableci para obtener el beneficio del descuento tributario de acuerdo con el
artculo 11 del presente decreto, apellidos y nombres e identificacin de las personas
vinculadas a la empresa bajo estas condiciones y dems datos que la DIAN determine y
solicite mediante resolucin.
Lo anterior debe entenderse sin perjuicio de las facultades consagradas en los artculos 631,
631-3 y dems disposiciones del Estatuto Tributario para solicitar informacin. (Decreto
Reglamentario 4910 de 26 de diciembre de 2011, Artculo 15).
5. 2 INCENTIVO PARA LA FORMALIZACIN LABORAL Y GENERACIN DE EMPLEO
PARA PERSONAS DE BAJOS INGRESOS
5. 2. 1 Descuento en el impuesto sobre la renta y complementarios de los aportes
parafiscales y otras contribuciones de nmina en relacin a los trabajadores de
bajos ingresos
Los empleadores que vinculen laboralmente a nuevos empleados que devenguen menos de
1.5 salarios mnimos mensuales legales vigentes podrn tomar los aportes al SENA, ICBF y
Cajas de Compensacin Familiar, as como el aporte en salud a la subcuenta de solidaridad
del Fosyga y el aporte al Fondo de Garanta de Pensin Mnima correspondientes a los
nuevos empleos, como descuento tributario para efectos de la determinacin del Impuesto
sobre la Renta y Complementarios, siempre que:
El empleador responsable del impuesto incremente el nmero de empleados con relacin
al nmero que cotizaban a diciembre del ao anterior; e incremente el valor total de la
nmina (la suma de los ingresos bases de cotizacin de todos sus empleados) con relacin
al valor de dicha nmina del mes de diciembre del ao gravable inmediatamente anterior al
que se va a realizar el correspondiente descuento.
Este beneficio slo aplica para nuevos empleados, entendiendo como nuevos empleados
aquellas personas que aparezcan por primera vez en la base de datos de la Planilla

Ley del Primer Empleo

133

Integrada de Liquidacin de Aportes (PILA), sin que puedan interpretarse como nuevos
empleos aquellos que surgen luego de la fusin de empresas; sin embargo, se consideran
como nuevos empleos las personas que apareciendo en la base de datos denominada
PILA, lo hayan sido como trabajadores independientes, y en ningn caso podr exceder de
dos (2) aos por empleado.
Los valores solicitados como descuentos tributarios, no podrn ser incluidos adems como
costo o deduccin en la determinacin del Impuesto sobre la Renta y Complementarios.
Para efectos de que los aportes al SENA, ICBF y Cajas de Compensacin Familiar sean
reconocidos como descuentos tributarios, dichos aportes debern haber sido efectiva y
oportunamente pagados.
No podrn ser beneficiarios de este descuento las cooperativas de trabajo asociado en
relacin con sus asociados.
En ningn caso el descuento previsto se podr realizar sobre los aportes de personas con
salarios inferiores a 1.5 salarios mnimos mensuales legales vigentes que se vinculen para
reemplazar personal contratado con anterioridad.
Los beneficios que aqu se tratan, no se podrn acumular entre s. (Ley 1429 de 29 de
diciembre de 2010, Artculos 13 y 14).
5. 2. 3 Apoyos econmicos no constitutivos de renta ni de ganancia ocasional
Son ingresos no constitutivos de renta o ganancia ocasional, los apoyos econmicos no
reembolsables entregados por el Estado, como capital semilla para el emprendimiento y
como capital para el fortalecimiento de la empresa.
Este beneficio aplicar a partir del ao gravable 2010, inclusive. (Ley 1429 de 29 de
diciembre de 2010, Artculo 16).
Los ingresos correspondientes a los apoyos econmicos no reembolsables que el Estado
entregue como capital semilla para el emprendimiento y como capital para el fortalecimiento
de la empresa de conformidad con el artculo 16 de la Ley 1429 de 2010, no constituyen
renta ni ganancia ocasional para efectos del impuesto a la renta y complementarios.
El anterior tratamiento tributario comprende los apoyos econmicos no reembolsables que
el Estado haya entregado como capital semilla para el emprendimiento y como capital para
el fortalecimiento de la empresa a partir del 1 de enero de 2010.
nicamente para efectos de lo previsto en el presente artculo deben tenerse en cuenta las
siguientes definiciones:
Capital Semilla. Es la cantidad de dinero que el Estado entrega a travs del Servicio
Nacional de Aprendizaje SENA de los recursos provenientes del Fondo Emprender, o por
intermedio de la entidad que el Estado designe cuando provengan de los dems fondos

134

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

pblicos creados y destinados para cubrir, entre otros, la investigacin, prueba y desarrollo
de un concepto inicial de empresa; los costos de creacin de empresa, compra de activos
y capital de trabajo hasta alcanzar el punto de equilibrio, es decir, hasta el momento a partir
del cual la empresa ya genera suficientes ingresos para cubrir sus costos y gastos.
Capital para el Fortalecimiento de la Empresa. Es la cantidad de dinero que el Estado
entrega a travs del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA de los recursos provenientes
del Fondo Emprender, o por intermedio de la entidad que el Estado designe cuando
provengan de los dems fondos pblicos creados y destinados a las empresas que ya
generan suficientes ingresos para cubrir sus costos y gastos y que va dirigido, entre otros,
a la compra de maquinaria y equipo, capital de trabajo, implementacin de tecnologas y
normas tcnicas; diseo y mejoramiento de productos, procesos y servicios.
Las entidades encargadas de la entrega de los dineros relativos a los apoyos econmicos
no reembolsables que el Estado entregue, destinados para capital semilla para el
emprendimiento y/o para capital para el fortalecimiento de la empresa, debern certificar los
montos de los dineros entregados a ttulo de Capital Semilla o Capital para el Fortalecimiento
de la Empresa, que esos montos corresponden nica y exclusivamente a estos conceptos.
Estas mismas entidades estn obligadas a informar a la Subdireccin de Gestin de
Anlisis Operacional de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales al momento del
giro, el monto, el o los beneficiarios y la entidad financiera a travs de la cual se realiza la
operacin. (Decreto Reglamentario 4910 de 26 de diciembre de 2011, Artculo 11).
5. 2. 4 Prohibicin para acceder a los beneficios de la Ley 1429 de 2010
No podrn acceder a los beneficios contemplados en los artculos 4, 5 y 7 de la Ley 1429
de 2010, las pequeas empresas constituidas con posterioridad a la entrada en vigencia de
esta ley, en las cuales el objeto social, la nmina, el o los establecimientos de comercio, el
domicilio, los intangibles o los activos que conformen su unidad de explotacin econmica,
sean los mismos de una empresa disuelta, liquidada, escindida o inactiva con posterioridad
a la entrada en vigencia de la presente ley. Las pequeas empresas que se hayan acogido
al beneficio y permanezcan inactivas sern reportadas ante la Direccin de Impuestos y
Aduanas Nacionales para los fines pertinentes.
La Unidad Administrativa Especial de Gestin Pensional y Contribuciones Parafiscales de
la Proteccin Social (UGPP) le har especial seguimiento al mandato contemplado en el
artculo 48 de la Ley 1429 de 29 de diciembre de 2010.
5. 2. 4. 1 Prohibicin para acceder al beneficio de progresividad en el pago del
impuesto sobre la renta y complementarios
Conforme con lo dispuesto en el artculo 48 de la Ley 1429 de 2010 y sin perjuicio de lo
previsto en el artculo 6 del Decreto 545 del 25 de febrero de 2011, las Pequeas Empresas
constituidas con posterioridad a la entrada en vigencia de la Ley 1429 de 2010, en las
cuales el objeto social, la actividad, la nmina, el o los establecimientos de comercio, el

Ley del Primer Empleo

135

domicilio, los intangibles o los activos que conformen su unidad de explotacin econmica
sean los mismos de una empresa que haya sido disuelta, liquidada, escindida o inactiva con
posterioridad a la entrada en vigencia de esa misma Ley, en ningn caso podrn acceder
al beneficio de progresividad en el pago del impuesto sobre la renta y complementarios
contemplado en el artculo 4 de la citada Ley.
Las pequeas empresas que se hayan acogido al beneficio y adquieran la calidad de
inactivas sern reportadas por las Cmaras de Comercio ante la Direccin de Impuestos
y Aduanas Nacionales y ante las entidades destinatarias de los aportes parafiscales, para
que en ejercicio de sus respectivas competencias funcionales adelanten las actuaciones
encaminadas a la restitucin de los beneficios obtenidos violando la prohibicin a que se
refiere el artculo 48 ibdem, en concordancia con lo dispuesto en el presente artculo.
Igualmente para efectos de lo previsto en este artculo, y sin perjuicio de las amplias
facultades de fiscalizacin e investigacin atribuidas a la Administracin Tributaria por el
artculo 684 del Estatuto Tributario, la Unidad Administrativa Especial de Gestin Pensional
y Contribuciones Parafiscales de la Proteccin Social (UGPP) har especial seguimiento
con el fin de establecer y comunicar a la DIAN la inobservancia de esta prohibicin.
En lo concerniente al suministro de informacin, se aplicar lo dispuesto en el artculo 15
del Decreto 4910 de 2011. (Decreto Reglamentario 4910 de 26 de diciembre de 2011,
Artculo 5).
5. 2. 5 Sanciones por el suministro de informacin falsa
Quienes suministren informacin falsa con el propsito de obtener los beneficios previstos
en los artculos 4, 5, 7, 9, 10, 11 y 13 de la Ley 1429 de 2010 debern pagar el valor
de las reducciones de las obligaciones tributarias obtenidas, y adems una sancin
correspondiente al doscientos por ciento (200%) del valor de tales beneficios, sin perjuicio
de las sanciones penales a que haya lugar. (Ley 1429 de 29 de diciembre de 2010,
Artculo 49).
5. 2. 5. 1 Sanciones por el suministro de informacin falsa
Conforme con el artculo 49 de la Ley 1429 de 2010 y sin perjuicio de las acciones y
sanciones a que haya lugar por improcedencia de los beneficios, quienes suministren
informacin falsa con el propsito de obtener los beneficios previstos en los artculos 4, 9,
10, 11 y 13 de la Ley 1429 de 2010, debern restituir los impuestos dejados de pagar por los
beneficios solicitados de manera improcedente, para lo cual, la Administracin Tributaria,
de acuerdo con las disposiciones procedimentales consagradas en el Estatuto Tributario
exigir los impuestos dejados de pagar por efectos de la aplicacin de la progresividad del
pago del impuesto de renta y complementarios y de los descuentos tributarios obtenidos
indebidamente, e impondr la sancin correspondiente al doscientos por ciento (200%) del
valor de tales beneficios a que se refiere el artculo 49 Ib., sin perjuicio de las denuncias
ante las autoridades competentes para efectos de las sanciones penales a que haya lugar.

136

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

El reintegro consistir en adicionar en la declaracin del respectivo periodo fiscal, como


mayor impuesto a pagar el monto del impuesto que con ocasin de la aplicacin del beneficio
improcedente dej de pagar, junto con la sancin mencionada en el inciso anterior y deber
pagar adems los intereses moratorios a que haya lugar en los trminos y condiciones
previstos en el Estatuto Tributario.
Lo anterior debe entenderse sin perjuicio de la facultad de investigacin y revisin que
tiene la Administracin Tributaria en los dems aspectos de las declaraciones tributarias
del contribuyente que solicit indebidamente los beneficios. (Decreto Reglamentario 4910
de 26 de diciembre de 2011, Artculo 17).
5. 3 PROGRESIVIDAD
5. 3. 1 Progresividad en el pago del impuesto sobre la renta
Las pequeas empresas que inicien su actividad econmica principal a partir de la
promulgacin de la Ley 1429 de 2010, cumplirn las obligaciones tributarias sustantivas
correspondientes al Impuesto sobre la Renta y Complementarios de forma progresiva, salvo
en el caso de los regmenes especiales establecidos en la ley, siguiendo los parmetros
que se mencionan a continuacin:
Cero por ciento (0%) de la tarifa general del impuesto de renta aplicable a las personas
jurdicas o asimiladas, o de la tarifa marginal segn corresponda a las personas
naturales o asimiladas, en los dos primeros aos gravables, a partir del inicio de su
actividad econmica principal.
Veinticinco por ciento (25%) de la tarifa general del impuesto de renta aplicable a
las personas jurdicas o asimiladas, o de la tarifa marginal segn corresponda a las
personas naturales o asimiladas, en el tercer ao gravable, a partir del inicio de su
actividad econmica principal.
Cincuenta por ciento (50%) de la tarifa general del impuesto de renta aplicable a
las personas jurdicas o asimiladas, o de la tarifa marginal segn corresponda a las
personas naturales o asimiladas, en el cuarto ao gravable, a partir del inicio de su
actividad econmica principal.
Setenta y cinco por ciento (75%) de la tarifa general del impuesto de renta aplicable
a las personas jurdicas o asimiladas, o de la tarifa marginal segn corresponda a las
personas naturales o asimiladas en el quinto ao gravable, a partir del inicio de su
actividad econmica principal.
Ciento por ciento (100%) de la tarifa general del impuesto de renta aplicable a las
personas jurdicas o asimiladas, o de la tarifa marginal segn corresponda a las
personas naturales o asimiladas del sexto ao gravable en adelante, a partir del inicio
de su actividad econmica principal.
Para el caso de las pequeas empresas que inicien su actividad econmica principal a partir
de la Ley 1429 de 2010, que tengan su domicilio principal y desarrollen toda su actividad

Ley del Primer Empleo

137

econmica en los departamentos de Amazonas, Guaina y Vaups, la progresividad seguir


los siguientes parmetros:
Cero por ciento (0%) de la tarifa general del impuesto de renta aplicable a las personas
jurdicas o asimiladas, o de la tarifa marginal segn corresponda a las personas
naturales o asimiladas en los ocho primeros aos gravables, a partir del inicio de su
actividad econmica principal.
Cincuenta por ciento (50%) de la tarifa general del impuesto de renta aplicable a
las personas jurdicas o asimiladas, o de la tarifa marginal segn corresponda a las
personas naturales o asimiladas en el noveno ao gravable, a partir del inicio de su
actividad econmica principal.
Setenta y cinco por ciento (75%) de la tarifa general del impuesto de renta aplicable
a las personas jurdicas o asimiladas, o de la tarifa marginal segn corresponda a las
personas naturales o asimiladas en el dcimo ao gravable, a partir del inicio de su
actividad econmica principal.
Ciento por ciento (100%) de la tarifa general del impuesto de renta aplicable a las
personas jurdicas o asimiladas, o de la tarifa marginal segn corresponda a las
personas naturales o asimiladas a partir del undcimo ao gravable, a partir del inicio
de su actividad econmica principal.
Los titulares de los beneficios consagrados aqu no sern objeto de retencin en la fuente,
en los cinco (5) primeros aos gravables a partir del inicio de su actividad econmica, y los
diez (10) primeros aos para las pequeas empresas que inicien su actividad econmica
principal a partir desde abril de 2011.
Para el efecto, debern comprobar ante el agente retenedor la calidad de beneficiarios
de la Ley 1429 de 2010, mediante el respectivo certificado de la Cmara de Comercio, en
donde se pueda constatar la fecha de inicio de su actividad empresarial acorde con los
trminos de la presente ley, y/o en su defecto con el respectivo certificado de inscripcin
en el RUT.
Las empresas de que se habla, estarn sujetas al sistema de renta presuntiva de que
trata el artculo 188 del Estatuto Tributario a partir del sexto (6) ao gravable y a partir del
undcimo (11) ao gravable para los titulares del pargrafo 1.
Al finalizar la progresividad, las pequeas empresas beneficiarias de que trata este
artculo, que en el ao inmediatamente anterior hubieren obtenido ingresos brutos totales
provenientes de la actividad, inferiores a mil (1.000) UVT, se les aplicar el 50% de la tarifa
del impuesto sobre la renta.
Las pequeas empresas beneficiarias en los descuentos de las tarifas de renta indicadas
en el presente artculo, que generen prdidas o saldos tributarios podrn trasladar los
beneficios que se produzcan durante la vigencia de dichos descuentos, hasta los cinco
(5) periodos gravables siguientes, y para los titulares del pargrafo 1 hasta los diez (10)
periodos gravables siguientes, sin perjuicio de lo establecido para las sociedades por el

138

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

inciso 1 del artculo 147 del Estatuto Tributario. (Ley 1429 de 29 de diciembre de 2010,
Artculo 4).
Recientemente, el Gobierno Nacional expidi el Decreto 4910 de 2011, y lo reglament de
la siguiente manera:
5. 3. 1. 1 Contribuyentes beneficiarios de la progresividad en el pago del impuesto
sobre la renta y complementarios
Son beneficiarios de la progresividad en el pago del impuesto sobre la renta y
complementarios conforme con el artculo 4 y pargrafo 4 del artculo 50 de la Ley 1429
de 2010:
a) Las personas naturales, jurdicas o sociedades de hecho, obligadas a matricularse en
el Registro Mercantil, que inicien el desarrollo de su actividad econmica principal a
partir de la promulgacin de la Ley 1429 de 2010, cuyo personal no sea superior a 50
trabajadores y cuyos activos totales no superen cinco mil salarios mnimos mensuales
legales vigentes (5.000 smmlv), que a partir de esa misma fecha se matriculen por
primera vez en el registro mercantil de la correspondiente cmara de comercio.
Estos contribuyentes, en adelante denominados Nuevas Pequeas Empresas,
comprenden igualmente aquellos contribuyentes que previamente a la inscripcin en el
Registro Mercantil hayan operado como empresas informales.
Se entiende por empresa informal, la actividad econmica desarrollada por una pequea
empresa, que para el ejercicio de su actividad no cumpli, antes de la vigencia de la
Ley 1429 de 2010, con la obligacin de su inscripcin en el Registro Mercantil, de la
correspondiente Cmara de Comercio.
b) Las personas naturales, jurdicas o sociedades de hecho, obligadas a matricularse en
el Registro Mercantil, cuyo personal no sea o no haya sido superior a 50 trabajadores y
cuyos activos totales no superen cinco mil salarios mnimos mensuales legales vigentes
(5.000 smmlv), que preexistiendo y habiendo desarrollado su actividad econmica
principal con anterioridad a la vigencia de la Ley 1429 de 2010, a la vigencia de esa
misma Ley se encontraban inactivas, siempre y cuando:
1. Hayan renovado su Matrcula Mercantil dentro de los seis (6) meses siguientes a
la vigencia de la Ley 1429 de 2010, o la renueven dentro de los doce (12) meses
siguientes a la vigencia de la citada Ley cuando se trate de los contribuyentes a los
que se refieren los Pargrafos 1 y 2 del artculo 50 de la Ley 1429 de 2010.
2. Reactiven su actividad econmica, y
3. Dentro de los doce (12) meses siguientes a la entrada en vigencia de la Ley 1429
de 2010 se pongan al da en todas sus obligaciones formales y sustanciales de
carcter legal y tributario del orden nacional y territorial.

Ley del Primer Empleo

139

Estos contribuyentes en adelante se denominan Pequeas Empresas Preexistentes.


Los contribuyentes que por aplicacin de los regmenes especiales del impuesto sobre la
renta y complementarios estn sometidos a tarifas del impuesto diferentes a las que se
refieren los artculos 240 y 241 del Estatuto Tributario, no son beneficiarios de la progresividad
en el pago del impuesto sobre la renta y complementarios. (Decreto Reglamentario 4910
de 26 de diciembre de 2011, Artculo 1).
5. 3. 1. 2 Rentas respecto de las cuales procede el beneficio de progresividad en el
pago del impuesto sobre la renta y complementarios
Las rentas objeto del beneficio a que se refiere el artculo 4 de la Ley 1429 de 2010, son las
rentas relativas a los ingresos que perciban los contribuyentes a que se refieren los literales
a) y b) del punto anterior, que se perciban a partir del ao gravable en que se realice la
inscripcin en el Registro Mercantil en la correspondiente Cmara de Comercio.
En el caso de Pequeas Empresas Preexistentes el beneficio de la progresividad en el
pago del impuesto sobre la renta y complementarios a que se refiere el artculo 4 de la Ley
1429 de 2010 operar respecto de las rentas relativas a los ingresos que perciban a partir
del ao gravable en el que se cumplan los requisitos a que se refiere el literal b) del punto
anterior. (Decreto Reglamentario 4910 de 26 de diciembre de 2011, artculo 2).
5. 3. 1. 3 Progresividad en el pago del impuesto sobre la renta y complementarios
La progresividad regir por los periodos gravables que establece la Ley contados a partir del
ao gravable en que se realice la inscripcin en el Registro Mercantil en la correspondiente
Cmara de Comercio, o contados a partir del ao gravable en el que se hayan cumplido los
requisitos a que se refiere el literal b) del artculo 1 del presente decreto, respectivamente,
segn se trate de Nuevas Pequeas Empresas o Pequeas Empresas Preexistentes, en
los siguientes porcentajes:
1 y 2 ao, cero por ciento (0%)
3er ao, veinticinco por ciento (25%)
4 ao, cincuenta por ciento (50%)
5 ao, setenta y cinco por ciento (75%)
6 ao y siguientes, ciento por ciento (100%),
de la tarifa general del 33% del impuesto sobre la renta gravable a que se refiere el artculo
240 del Estatuto Tributario o la norma que lo modifique o sustituya cuando se trate de Nueva
Pequea Empresa o Pequea Empresa Preexistente que sea persona jurdica o asimilada
a esta, o de la tarifa marginal que corresponda a la renta gravable segn la tabla del
impuesto sobre la renta y complementarios contenida en el artculo 241 del mismo Estatuto
o la norma que lo modifique o sustituya cuando se trate de Nueva Pequea Empresa o
Pequea Empresa Preexistente que sea persona natural.

140

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Tratndose de Nuevas Pequeas Empresas o Pequeas Empresas Preexistentes que


tengan su domicilio principal y desarrollen toda su actividad econmica en los departamentos
de Amazonas, Guaina y Vaups, la progresividad regir por los periodos gravables que
establece la Ley contados a partir del ao gravable en que se realice la inscripcin en el
Registro Mercantil en la correspondiente Cmara de Comercio, o contados a partir del
ao gravable en que se cumplan los requisitos a que se refiere el literal b) del artculo 1
del presente decreto, respectivamente, segn se trate de Nuevas Pequeas Empresas o
Pequeas Empresas Preexistentes, en los siguientes porcentajes:
1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 y 8 ao: cero por ciento (0%)
9 ao, cincuenta por ciento (50%)
10 ao, setenta y cinco por ciento (75%)
11 ao y siguientes, ciento por ciento (100%)
de la tarifa general del 33% del impuesto sobre la renta gravable a que se refiere el artculo
240 del Estatuto Tributario o la norma que lo modifique o sustituya cuando se trate de Nueva
Pequea Empresa o Pequea Empresa Preexistente que sea persona jurdica o asimilada
a esta, o de la tarifa marginal que corresponda a la renta gravable segn la tabla del
impuesto sobre la renta y complementarios contenida en el artculo 241 del mismo Estatuto
o la norma que lo modifique o sustituya cuando se trate de Nueva Pequea Empresa o
Pequea Empresa Preexistente que sea persona natural.
Cuando el contribuyente sea una persona natural titular de una Nueva Pequea Empresa
o de una Pequea Empresa Preexistente, para determinar el beneficio de progresividad en
el pago del impuesto de renta proceder as:
Con el resultado de la sumatoria las rentas gravables objeto del beneficio y de las rentas
gravables que no lo tienen determinar el impuesto en forma terica con fundamento en el
artculo 241 del Estatuto Tributario.
Establecido el impuesto en la forma indicada, deber determinarse el monto del impuesto
atribuible a las rentas objeto del beneficio, para lo cual deber tenerse en cuenta la misma
proporcin que estas representen dentro del total de las rentas gravables del ejercicio.
Una vez determinado el monto del impuesto atribuible a las rentas objeto del beneficio,
este impuesto se restar del impuesto terico en los siguientes porcentajes, segn el
ao gravable al que correspondan las rentas contado a partir del ao gravable en que se
realice la inscripcin en el Registro Mercantil en la correspondiente Cmara de Comercio,
o contado a partir del ao gravable en el que se hayan cumplido los requisitos a que se
refiere el literal b) del artculo 1 del presente decreto, respectivamente, segn se trate de
Nuevas Pequeas Empresas o Pequeas Empresas Preexistentes:
1 y 2 aos 100%
3er ao 75%
4 ao 50%

Ley del Primer Empleo

141

5 ao 25%
6 ao y siguientes 0%
Para las Empresas que tengan su domicilio principal y desarrollen toda su actividad
econmica en los departamentos de Amazonas, Guaina y Vaups, los porcentajes sern
los siguientes:
1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 y 8 aos 100%
9 ao 50%
10 ao 25%
11 ao y siguientes 0%
El resultado de la operacin anterior ser el impuesto a cargo en el correspondiente periodo
gravable.
A las Nuevas Pequeas Empresas o Pequeas Empresas Preexistentes que en el quinto
(5) ao contado a partir del ao gravable en que se realiz la inscripcin en el Registro
Mercantil en la correspondiente Cmara de Comercio, o contado a partir del ao gravable
en que se hayan cumplido los requisitos a que se refiere el literal b) del artculo 1 del
presente decreto, segn se trate de Nuevas Pequeas Empresas o Pequeas Empresas
Preexistentes, hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de la actividad
econmica mercantil, inferiores a mil (1.000) UVT se les aplicar en el sexto (6) ao,
sobre la renta objeto del beneficio, el cincuenta por ciento (50%) de la tarifa general del
artculo 240 del Estatuto Tributario o el cincuenta por ciento (50%) de la tarifa marginal que
corresponda en la tabla del impuesto sobre la renta y complementarios contenida en el
artculo 241 del mismo Estatuto, segn se trate de Nueva Pequea Empresa o Pequea
Empresa Preexistente persona jurdica o de persona natural. Tratndose de pequeas
empresas de personas naturales, para el efecto se utilizar el procedimiento previsto en el
pargrafo 1 del presente artculo.
A las Nuevas Pequeas Empresas o Pequeas Empresas Preexistentes que tengan su
domicilio principal y desarrollen toda su actividad econmica en los departamentos de
Amazonas, Guaina y Vaups que en el dcimo (10) ao contado a partir del ao gravable
en que se realiz la inscripcin en el Registro Mercantil en la correspondiente Cmara de
Comercio, o contado a partir del ao gravable en que se hayan cumplido los requisitos a
que se refiere el literal b) del artculo 1 del presente decreto, segn se trate de Nuevas
Pequeas Empresas o Pequeas Empresas Preexistentes, hubieren obtenido ingresos
brutos totales provenientes de la actividad econmica mercantil, inferiores a mil (1.000)
UVT, se les aplicar en el undcimo (11) ao sobre la renta objeto del beneficio el cincuenta
por ciento (50%) de la tarifa general del artculo 240 del Estatuto Tributario o el cincuenta
por ciento (50%) de la tarifa marginal que corresponda en la tabla del impuesto sobre
la renta y complementarios contenida en el artculo 241 del mismo Estatuto, segn se
trate de Nueva Pequea Empresa o Pequea Empresa Preexistente persona jurdica o de
persona natural. Tratndose de pequeas empresas de personas naturales, para el efecto
se utilizar el procedimiento previsto en el pargrafo 1 del presente artculo.

142

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Las Nuevas Pequeas Empresas y las Pequeas Empresas Preexistentes personas


jurdicas y asimiladas, en la determinacin de los dividendos y participaciones susceptibles
de distribuirse como no gravados observarn lo dispuesto en los artculos 48 y 49 del Estatuto
Tributario. (Decreto Reglamentario 4910 de 26 de diciembre de 2011, Artculo 3).
5. 3. 1. 4 Rgimen de retenciones en la fuente, renta presuntiva y efecto de las
prdidas fiscales
Conforme con los pargrafos 2, 3 y 5 del artculo 4 de la Ley 1429 de 2010, las Nuevas
Pequeas Empresas o Pequeas Empresas Preexistentes que cumplan la totalidad de los
requisitos y condiciones exigidos para acceder al beneficio de progresividad en el pago
del impuesto sobre la renta y complementarios a que se refiere el artculo anterior, tienen,
adems, los siguientes beneficios:
1. No son sujetos pasivos de retenciones en la fuente a ttulo del impuesto sobre la renta
y complementarios en los cinco (5) primeros aos gravables contados a partir del ao
gravable en que se realice la inscripcin en el registro mercantil en la correspondiente
Cmara de Comercio, o contados a partir del ao gravable en que se hayan cumplido
los requisitos a que se refiere el literal b) del artculo 1 del presente decreto, segn
se trate de Nuevas Pequeas Empresas o Pequeas Empresas Preexistentes, y por
estos mismos primeros cinco (5) aos gravables no estn sujetos al sistema de renta
presuntiva de que trata el artculo 188 del Estatuto Tributario. A partir del sexto (6) ao
gravable estn sometidas a retenciones en la fuente y al sistema de renta presuntiva.
Tratndose de Nuevas Pequeas Empresas o Pequeas Empresas Preexistentes
que tengan su domicilio principal y desarrollen toda su actividad econmica en los
departamentos de Amazonas, Guaina y Vaups, no son sujetos pasivos de retenciones
en la fuente a ttulo del impuesto sobre la renta y complementarios en los diez (10)
primeros aos gravables contados a partir del ao gravable en que se realice la
inscripcin en el registro mercantil en la correspondiente Cmara de Comercio, o
contados a partir del ao gravable en que se hayan cumplido los requisitos a que se
refiere el literal b) del artculo 1 del presente decreto, segn se trate de Nuevas Pequeas
Empresas o Pequeas Empresas Preexistentes. Y por estos mismos diez (10) primeros
aos gravables no estn sujetas al sistema de renta presuntiva de que trata el artculo
188 del Estatuto Tributario. A partir del undcimo (11) ao gravable estn sometidas a
retenciones en la fuente y al sistema de renta presuntiva.
Para efectos del no sometimiento a retenciones en la fuente a ttulo del impuesto sobre
la renta, las nuevas pequeas empresas creadas en el perodo gravable, debern
probar ante el agente retenedor la calidad de beneficiarios de la Ley 1429 de 2010,
mediante certificado suscrito por el representante legal de la empresa cuando esta
corresponda a persona jurdica o por el contribuyente cuando corresponda a persona
natural, en el que haga constar bajo la gravedad del juramento, que ostenta la calidad
de beneficiario de la Ley 1429 de 2010 porque cumple todos los requisitos exigidos
en la ley y los reglamentos, anexando certificado de la cmara de comercio en el que
se constate la fecha del inicio de su actividad econmica empresarial conforme con el
artculo 1 del presente decreto o sea, la fecha de inscripcin en el Registro Mercantil o

Ley del Primer Empleo

143

su renovacin y/o copia del RUT en la que conste que la fecha de inicio de actividades
corresponde al mismo ao gravable en que se realiza la respectiva operacin.
En el caso de las dems nuevas pequeas empresas o de las pequeas empresas
preexistentes, para efectos del no sometimiento a retenciones en la fuente a ttulo del
impuesto sobre la renta en el respectivo ao gravable, el agente retenedor deber,
consultar el NIT en la pgina web DIAN, para comprobar si la empresa conserva o no
la calidad de beneficiaria de la Ley 1429 de 2010. En caso de no obtener resultado
en dicha consulta, el beneficiario deber adjuntar los documentos mencionados en el
prrafo anterior, para efectos de acreditar su calidad de beneficiario del no sometimiento
a retenciones en la fuente a ttulo de impuesto sobre la renta.
2. De acuerdo con lo previsto en el pargrafo 5 del artculo 4 de la Ley 1429 de 2010,
cuando las Nuevas Pequeas Empresas o Pequeas Empresas Preexistentes generen
prdidas fiscales, podrn diferir la aplicacin de la tarifa reducida del impuesto de renta
que correspondera aplicar si no hubiere ocurrido la prdida, hasta el ao inmediatamente
siguiente en que se obtenga renta lquida gravable. Independientemente del ao en que
se inicie la aplicacin de la tarifa reducida a que se refiere este decreto y/o de las veces
que se difiera, en ningn caso el diferimiento podr superar los cinco (5) aos contados
a partir del ao gravable en que se realice la inscripcin en el registro mercantil en la
correspondiente Cmara de Comercio, o contados a partir del ao gravable en que se
hayan cumplido los requisitos a que se refiere el literal b) del artculo 1 del presente
decreto, segn se trate de Nuevas Pequeas Empresas o Pequeas Empresas
Preexistentes.
Para las Nuevas Pequeas Empresas o Pequeas Empresas Preexistentes que tengan
su domicilio principal y desarrollen toda su actividad econmica en los departamentos de
Amazonas, Guaina y Vaups, independientemente del ao en que se inicie la aplicacin
de la tarifa reducida a que se refiere este decreto y/o de las veces que se difiera, en
ningn caso el diferimiento podr superar los diez (10) aos contados a partir del ao
gravable en que se realice la inscripcin en el registro mercantil en la correspondiente
Cmara de Comercio, o contados a partir del ao gravable en que se hayan cumplido
los requisitos a que se refiere el literal b) del artculo 1 del presente decreto, segn se
trate de Nuevas Pequeas Empresas o Pequeas Empresas Preexistentes.
Lo anterior sin perjuicio de lo establecido para las sociedades por el inciso 1 del artculo
147 del Estatuto Tributario, en relacin con la compensacin de prdidas fiscales.
(Decreto Reglamentario 4910 de 26 de diciembre de 2011, Artculo 4).
5. 3. 1. 5 Requisitos generales que deben cumplirse para acceder a la progresividad
en el pago del impuesto sobre la renta y complementarios
Sin perjuicio del cumplimiento de las obligaciones de inscripcin y sus actualizaciones en el
Registro nico Tributario (RUT), para efectos de control las Nuevas Pequeas Empresas o
Pequeas Empresas Preexistentes que pretendan acogerse al beneficio a que se refiere el
artculo 4 de la Ley 1429 de 2010, debern cumplir los siguientes requisitos:

144

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

1. Cuando se trate de Nuevas Pequeas Empresas: Presentar personalmente antes


del 31 de diciembre del correspondiente ao de inicio del beneficio de progresividad,
ante la Divisin de Gestin de Fiscalizacin, o la dependencia que haga sus veces, de
la Direccin Seccional o Local de Impuestos Nacionales o de Impuestos y Aduanas
Nacionales a la que corresponda de acuerdo con el domicilio fiscal, los siguientes
documentos:
a) Certificado de existencia y representacin legal expedido por la correspondiente
Cmara de Comercio en el que conste la fecha de inscripcin en el Registro
Mercantil y la condicin de Nueva Pequea Empresa.
b) Certificacin escrita del contribuyente o representante legal de la empresa, cuando
se trate de persona jurdica, que se entender expedida bajo la gravedad del
juramento, en la que manifieste:
1. La intencin de acogerse al beneficio otorgado por el artculo 4 de la Ley 1429
de 2010, detallando la actividad econmica principal a la que se dedica y la
direccin en la cual se encuentre ubicada la planta fsica o el lugar del desarrollo
de la actividad econmica y el domicilio principal.
2. El monto de los activos totales.
3. El nmero de trabajadores con relacin laboral al momento del inicio de la
actividad econmica y tipo de vinculacin.
4. Haber cumplido con la obligacin de tener inscritos los libros de contabilidad
ante la Cmara de Comercio.
5. La existencia de la instalacin fsica de la empresa, indicando la direccin y el
municipio o Distrito donde est ubicada.
c) Copia de la escritura o documento que pruebe su constitucin o existencia.
2. Cuando se trate de Pequeas Empresas Preexistentes: Presentar personalmente
antes del 31 de marzo del ao 2012, ante la Divisin de Gestin de Fiscalizacin, o
la dependencia que haga sus veces, de la Direccin Seccional o Local de Impuestos
Nacionales o de Impuestos y Aduanas Nacionales a la que corresponda de acuerdo con
el domicilio fiscal, los siguientes documentos:
a) Certificado de existencia y representacin legal expedido por la correspondiente
Cmara de Comercio en el que conste la fecha de renovacin de la Matrcula
Mercantil en la correspondiente Cmara de Comercio.
b) Certificacin escrita del contribuyente o representante legal de la empresa, cuando
se trate de persona jurdica, que se entender expedida bajo la gravedad del
juramento, en la que manifieste:
1. La intencin de acogerse al beneficio otorgado por el artculo 4 de la Ley 1429
de 2010, detallando la actividad econmica principal a la que se dedica y la

Ley del Primer Empleo

145

direccin en la cual se encuentre ubicada la planta fsica o el lugar del desarrollo


de la actividad econmica y el domicilio principal.
2. El monto de los activos totales.
3. El nmero de trabajadores con relacin laboral al momento del inicio de la
actividad econmica y tipo de vinculacin.
4. Que reinici el desarrollo de la actividad econmica dentro de los doce (12)
meses siguientes a la entrada en vigencia de la Ley 1429 de 2010.
5. Que dentro de este mismo trmino de 12 meses se ha puesto al da en todas
sus obligaciones formales y sustanciales de carcter legal y tributario de
orden nacional y territorial. Para el efecto, en el caso de deudas por impuestos
administrados por la DIAN, podrn suscribir facilidades de pago en los trminos
y condiciones previstos en el artculo 814 del Estatuto Tributario.
6. Haber cumplido con la obligacin de tener inscritos los libros de contabilidad
ante la Cmara de Comercio.
7. La existencia de la instalacin fsica de la empresa, indicando la direccin y el
municipio o Distrito donde est ubicada.
c) Copia de la escritura o documento que pruebe su constitucin.
Estos requisitos se verificarn por la respectiva Direccin Seccional o Local de Impuestos
Nacionales o de Impuestos y Aduanas Nacionales, quien ejercer vigilancia y control de
acuerdo con sus amplias facultades de fiscalizacin e investigacin consagradas en el
artculo 684 del Estatuto Tributario. (Decreto Reglamentario 4910 de 26 de diciembre
de 2011, Artculo 6).
5. 3. 1. 6 Requisitos para cada ao gravable en que se solicite el beneficio de
progresividad en el pago del impuesto sobre la renta y complementarios
Para que proceda el beneficio de progresividad en el pago del impuesto sobre la renta
y complementarios a que se refiere el artculo 4 de la Ley 1429 de 2010, las Empresas
debern cumplir, por cada ao gravable en que se solicite el beneficio, con los siguientes
requisitos:
1. Presentar personalmente antes del 30 de marzo siguiente al ao gravable por el cual
se pretende la gradualidad, un memorial del contribuyente o representante legal de
la empresa cuando se trate de persona jurdica, que se entender expedido bajo la
gravedad del juramento, ante la Divisin de Gestin de Fiscalizacin o a la dependencia
que haga sus veces, de la Direccin Seccional o Local de Impuestos Nacionales o de
Impuestos y Aduanas Nacionales a la que corresponda de acuerdo con el domicilio
fiscal, en el cual manifieste expresamente:
a) La intencin de acogerse por ese ao gravable al beneficio de progresividad en el
pago del impuesto de renta y complementarios otorgado por la Ley 1429 de 2010,

146

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

indicando la calidad de beneficiario en su condicin de Nueva Pequea Empresa


o Pequea Empresa Preexistente, persona jurdica o persona natural, segn
corresponda.
b) La actividad econmica a la cual se dedica.
c) El monto de los activos totales a 31 de diciembre de cada ao gravable.
d) La direccin del lugar de ubicacin de la planta fsica o inmueble donde desarrolla
la actividad econmica, y
e) El nmero de trabajadores a 31 de diciembre de cada ao gravable.
2. Cuando se trate de Pequea Empresa persona jurdica anexar una copia del certificado
actualizado de existencia y representacin legal y de la renovacin de la matrcula en el
registro mercantil expedido por la Cmara de Comercio.
3. Cuando se trate de Pequea Empresa persona natural, anexar una copia del certificado
actualizado en el que conste la renovacin de la matrcula en el registro mercantil
expedido por la Cmara de Comercio y sobre el registro del establecimiento de comercio.
4. Cuando se realicen reformas estatutarias, deber informarse a la Direccin Seccional
o Local de Impuestos y Aduanas Nacionales correspondiente, dentro del mes
inmediatamente siguiente a la reforma estatutaria.
A partir del ao gravable en que no se presenten o no se cumplan oportunamente los
requisitos exigidos, no proceder el beneficio de progresividad en el pago del impuesto
sobre la renta y complementarios, caso en el cual, la Direccin Seccional o Local de
Impuestos o de Impuestos y Aduanas correspondiente, una vez establezca la omisin o
incumplimiento, deber verificar y revisar la situacin integral de la empresa que pretenda
el beneficio. (Decreto Reglamentario 4910 de 26 de diciembre de 2011, Artculo 7).
Tenga en cuenta que la presente disposicin fue SUSPENDIDA PROVISIONALMENTE
por vulnerar o modificar lo dispuesto por el legislador en los artculos 2, 4, 8 y 48 de la Ley
1429 de 2010, por el Consejo de Estado mediante Auto 20731 de 28 de agosto de 2014,
Consejero Ponente Dr. Jorge Octavio Ramrez Ramrez.
5. 3. 1. 7 Prdida o improcedencia del beneficio de la progresividad en el impuesto
sobre la renta y complementarios
Sin perjuicio de lo previsto en el artculo 7 del Decreto 4910 de 2011, para efectos de la
procedencia del beneficio de que trata el artculo 4 de la Ley 1429 de 2010, las pequeas
empresas beneficiarias debern mantener en el respectivo ao gravable y hasta el 31 de
diciembre inclusive, las condiciones relativas al nmero de trabajadores y al monto de los
activos totales a que se refiere el numeral 1 del artculo 2 de la citada Ley. En caso de
incumplir alguna de las condiciones sealadas, el beneficio se torna improcedente a partir
del ao gravable en que esto ocurra.

Ley del Primer Empleo

147

Tampoco proceder el beneficio de progresividad en el impuesto sobre la renta y


complementarios, cuando se incumpla con la renovacin de la matrcula mercantil dentro
de los tres primeros meses del ao, cuando no se paguen en su oportunidad legal los
aportes a salud y dems contribuciones de nmina, o cuando no se cumpla con el deber
legal de presentar las declaraciones tributarias de orden nacional y territorial y de realizar
los pagos de los valores a cargo en ellas determinados, autoliquidados o liquidados por la
Administracin, dentro de los plazos sealados para el efecto. (Decreto Reglamentario
4910 de 26 de diciembre de 2011, Artculo 9).
5. 3. 1. 8 Reintegro de los valores no pagados por beneficio de progresividad
improcedente
Cuando por cualquier causa el beneficio utilizado sea o se torne improcedente, el
contribuyente deber reintegrar el valor del beneficio. Para el efecto, deber corregir la
declaracin del respectivo periodo fiscal, adicionando como impuesto a cargo el monto
del impuesto que con ocasin de la aplicacin del beneficio improcedente dej de pagar,
liquidando las sanciones y los intereses moratorios a que haya lugar en los trminos y
condiciones previstas en el Estatuto Tributario.
Lo anterior debe entenderse sin perjuicio de la sancin a que se refiere el artculo 17 del
presente decreto, cuando los beneficios solicitados estn fundamentados en informacin
falsa. (Decreto Reglamentario 4910 de 26 de diciembre de 2011, Artculo 10).
5. 3. 2 Progresividad en el pago de los parafiscales y otras contribuciones de nmina
Las pequeas empresas que inicien su actividad econmica principal a partir de la
promulgacin de la presente ley, realizarn sus aportes al SENA, ICBF y cajas de
compensacin familiar, as como el aporte en salud a la subcuenta de solidaridad del
Fosyga de forma progresiva, siguiendo los parmetros mencionados a continuacin:
Cero por ciento (0%) del total de los aportes mencionados en los dos primeros aos
gravables, a partir del inicio de su actividad econmica principal.
Veinticinco por ciento (25%) del total de los aportes mencionados en el tercer ao
gravable, a partir del inicio de su actividad econmica principal.
Cincuenta por ciento (50%) del total de los aportes mencionados en el cuarto ao
gravable, a partir del inicio de su actividad econmica principal.
Setenta y cinco por ciento (75%) del total de los aportes mencionados en el quinto
ao gravable, a partir del inicio de su actividad econmica principal.
Ciento por ciento (100%) del total de los aportes mencionados del sexto ao gravable
en adelante, a partir del inicio de su actividad econmica principal.
Para el caso de las pequeas empresas que inicien su actividad econmica principal a partir
de la Ley 1429 de 2010, que tengan su domicilio principal y desarrollen toda su actividad
econmica en los departamentos de Amazonas, Guaina y Vaups, la progresividad seguir
los siguientes parmetros:

148

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Cero por ciento (0%) del total de los aportes mencionados en los ocho (8) primeros
aos gravables, a partir del inicio de su actividad econmica principal.
Cincuenta por ciento (50%) del total de los aportes mencionados en el noveno (9)
ao gravable, a partir del inicio de su actividad econmica principal.
Setenta y cinco por ciento (75%) del total de los aportes mencionados en el dcimo
(10) ao gravable, a partir del inicio de su actividad econmica principal.
Ciento por ciento (100%) del total de los aportes mencionados del undcimo (11) ao
gravable en adelante, a partir del inicio de su actividad econmica principal.
Los trabajadores gozarn de todos los beneficios y servicios derivados de stos aportes
desde el inicio de su relacin laboral, sin perjuicio de los trabajadores actuales.
Los trabajadores de las empresas beneficiarias del rgimen de progresividad de stos
aportes, tendrn derecho durante los dos (2) primeros aos a los servicios sociales referentes
a recreacin, turismo social y capacitacin otorgados por las cajas de compensacin
familiar. A partir del tercer ao, adems de los anteriores servicios sociales, tendrn derecho
a percibir la cuota monetaria de subsidio en proporcin al aporte realizado y subsidio de
vivienda. Una vez se alcance el pleno aporte por parte de sus empleadores, gozarn de la
plenitud de los servicios del sistema. (Ley 1429 de 29 de diciembre de 2010, Artculo 5).
5. 3. 3 Progresividad en el pago del impuesto de industria y comercio y otros
impuestos
El Gobierno Nacional promover y crear incentivos para los entes territoriales que aprueben
la progresividad en el pago del Impuesto de Industria y Comercio a las pequeas empresas,
as como su articulacin voluntaria con los impuestos nacionales. Igualmente, promover
entre los Concejos Municipales, Alcaldas, Asambleas Departamentales y Gobernaciones
del pas, la eliminacin de los gravmenes que tengan como hecho generador la creacin
o constitucin de empresas, as como el registro de las mismas o de sus documentos de
constitucin. (Ley 1429 de 29 de diciembre de 2010, Artculo 6).
5. 3. 4 Progresividad en la matrcula mercantil y su renovacin
Las pequeas empresas que inicien su actividad econmica principal a partir de la
promulgacin de la presente ley, pagarn tarifas progresivas para la matrcula mercantil y
su renovacin, de acuerdo con los siguientes parmetros:
Cero por ciento (0%) del total de la tarifa establecida para la obtencin de la matrcula
mercantil en el primer ao de desarrollo de la actividad econmica principal.
Cincuenta por ciento (50%) del total de la tarifa establecida para la renovacin de
la matrcula mercantil en el segundo ao de desarrollo de la actividad econmica
principal.
Setenta y cinco por ciento (75%) del total de la tarifa establecida para la renovacin
de la matrcula mercantil en el tercer ao de desarrollo de la actividad econmica
principal.

Ley del Primer Empleo

149

Ciento por ciento (100%) del total de la tarifa establecida para la renovacin de la
matrcula mercantil del cuarto ao en adelante del desarrollo de la actividad econmica
principal.
Los beneficios establecidos anteriormente se entendern sin perjuicio del cumplimiento
de las obligaciones de las pequeas empresas beneficiarias, en materia de presentacin
de declaraciones tributarias, del cumplimiento de sus obligaciones laborales y de sus
obligaciones comerciales relacionadas con el registro mercantil. (Ley 1429 de 29 de
diciembre de 2010, Artculo 7).
La Ley del primer empleo, Ley 1429 de 2010 est reglamentada con los siguientes
decretos:
Decreto 4910 de 2011, reglamenta parcialmente la Ley
Decreto 489 de 2013, reglamenta parcialmente la Ley
Decreto 545 de 2011, se reglamentan parcialmente los artculos 5, 7, 48 y 50.
Decreto 2025 de 2011, por el cual se reglamenta el artculo 63.

Seguridad Social

151

CAPTULO

SEGURIDAD SOCIAL

La Seguridad Social Integral es el conjunto de instituciones, normas y procedimientos, de


que disponen la persona y la comunidad para gozar de una calidad de vida, mediante el
cumplimiento progresivo de los planes y programas que el Estado y la sociedad desarrollen
para proporcionar la cobertura integral de las contingencias, especialmente las que
menoscaban la salud y la capacidad econmica, de los habitantes del territorio nacional,
con el fin de lograr el bienestar individual y la integracin de la comunidad. (Ley 100 de 23
de diciembre de 1993, Prembulo).
6. 1 GENERALIDADES DEL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL
El sistema de seguridad social integral tiene por objeto garantizar los derechos irrenunciables
de la persona y la comunidad para obtener la calidad de vida acorde con la dignidad
humana, mediante la proteccin de las contingencias que la afecten.
El sistema comprende las obligaciones del Estado y la sociedad, las instituciones y los
recursos destinados a garantizar la cobertura de las prestaciones de carcter econmico,
de salud y servicios complementarios, materia de esta Ley, u otras que se incorporen
normativamente en el futuro. (Ley 100 de 23 de diciembre de 1993, Artculo 1).
El Sistema de Seguridad Social Integral ordenar las instituciones y los recursos necesarios
para alcanzar los siguientes objetivos:
1. Garantizar las prestaciones econmicas y de salud a quienes tienen una relacin laboral
o capacidad econmica suficiente para afiliarse al sistema.
2. Garantizar la prestacin de los servicios sociales complementarios en los trminos de
la presente ley.
3. Garantizar la ampliacin de cobertura hasta lograr que toda la poblacin acceda al
sistema, mediante mecanismos que en desarrollo del principio constitucional de
solidaridad, permitan que sectores sin la capacidad econmica suficiente como
campesinos, indgenas y trabajadores independientes, artistas, deportistas, madres
comunitarias, accedan al sistema y al otorgamiento de las prestaciones en forma
integral. (Ley 100 de 23 de diciembre de 1993, Artculo 6).

152

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

6. 1. 1 Sistema de proteccin social


El sistema de proteccin social se constituye como el conjunto de polticas pblicas
orientadas a disminuir la vulnerabilidad y a mejorar la calidad de vida de los colombianos,
especialmente de los ms desprotegidos. Para obtener como mnimo el derecho a: la salud,
la pensin y al trabajo.
El objeto fundamental, en el rea de las pensiones, es crear un sistema viable que garantice
unos ingresos aceptables a los presentes y futuros pensionados.
En salud, los programas estn enfocados a permitir que los colombianos puedan acceder
en condiciones de calidad y oportunidad, a los servicios bsicos.
El sistema debe crear las condiciones para que los trabajadores puedan asumir las
nuevas formas de trabajo, organizacin y jornada laboral y simultneamente se socialicen
los riesgos que implican los cambios econmicos y sociales. Para esto, el sistema debe
asegurar nuevas destrezas a sus ciudadanos para que puedan afrontar una economa
dinmica segn la demanda del nuevo mercado de trabajo bajo un panorama razonable de
crecimiento econmico. (Ley 789 de 27 de diciembre de 2002, Artculo 1).
1. Por Sistema, se entiende el Sistema de la Proteccin Social, que incluye la operacin
de los subsistemas de pensiones, salud y riesgos laborales de Sistema de Seguridad
Social Integral y al Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, al Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar, ICBF y a las Cajas de Compensacin Familiar.
2. Por Subsistemas se entiende cada uno de los componentes del Sistema, mencionados
anteriormente.
3. Por Administradora (s) se entienden las Entidades Administradoras de Pensiones
del Rgimen Solidario de Prima Media con Prestacin Definida, las Entidades
Administradoras de Pensiones del Rgimen de Ahorro Individual con Solidaridad, a las
Entidades Promotoras de Salud, EPS y dems entidades autorizadas para administrar
el Rgimen Contributivo del Sistema General de Seguridad Social en Salud, las
Entidades Administradoras de riesgos laborales, ARL, as como el Servicio Nacional de
Aprendizaje, SENA, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF y a las Cajas
de Compensacin Familiar y, en lo pertinente, a Escuela Superior de Administracin
Pblica, ESAP y para las Escuelas Industriales e Institutos Tcnicos Nacionales,
Departamentales, Intendenciales, Comisariales, Distritales y Municipales.
4. Por Operador de Informacin, se entiende el conjunto de funciones que se enumeran
a continuacin, las cuales sern asumidas por las entidades Administradoras:
4.1

Suministrar al Aportante el acceso a la Planilla Integrada de Liquidacin de


Aportes, por va electrnica.

4.2

Permitir al Aportante el ingreso de los conceptos detallados de pagos, as como


su modificacin o ajuste previo a su envo o su correccin posterior. El ingreso

Seguridad Social

153

de la informacin detallada de los pagos se podr realizar mediante la digitacin


de la informacin directamente en la Planilla Integrada de Liquidacin de Aportes
a la Seguridad Social o de la actualizacin de los datos del perodo anterior, si
lo hubiere; o la captura de los datos de un archivo generado por el Aportante u
otros.
4.3

Aplicar las reglas de validacin y generar los informes con las inconsistencias
encontradas, para su ajuste o modificacin previa a su envo, el cual se har
dentro de los trminos establecidos en la ley, as como contar con una validacin
respecto de los elementos propios del pago y solicitar autorizacin para efectuar
la transaccin financiera.

4.4

Generar los archivos de salida, los reportes e informes que se requieran para los
actores del Sistema o para las autoridades.

4.5

Almacenar durante un perodo de tiempo no inferior a tres (3) meses, el registro


de identificacin de Aportantes y la informacin histrica de la Planilla.

4.6

Mantener la conexin con la (las) Institucin(es) Financiera(s) y/o los Sistemas


de Pago, que permitan al Aportante efectuar el dbito a su cuenta y a las
Administradoras recibir los crditos correspondientes.

4.7

Suministrar a quien corresponda, oportunamente, la informacin necesaria para


efectuar la distribucin de los pagos.

4.8

Realizar los procesos de conciliacin y contingencias del proceso de intercambio


de informacin.

4.9

Cumplir con el estndar de seguridad ISO 17799, de manera que sus polticas
y prcticas de seguridad se enmarquen dentro de dicha norma que garantiza la
seguridad necesaria en el proceso de remisin y recepcin de la informacin.

4.10 Si ello se requiere, interactuar directamente con sistemas de pago electrnico,


para efectuar la liquidacin de los dbitos a las cuentas de los Aportantes y de
los crditos netos a las cuentas de los Administradores. Para los efectos de lo
sealado en este numeral, los operadores de informacin sern responsables de
las funciones sealadas en el numeral siguiente.
5. Para efectos de este decreto Instituciones Financieras se entiende la persona o
personas que estando autorizadas para ello por la ley, ejecutan las siguientes funciones:
5.1

Servir de intermediario entre el Aportante y las Administradoras, para la realizacin


de las transacciones de dbito y de crdito en las cuentas respectivas. Para este
efecto, no se podrn modificar los valores de los aportes contenidos en la Planilla
nica de Autoliquidacin, por tanto las operaciones de dbito y de crdito slo se
realizarn por los montos establecidos en dicha Planilla.

154

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Para efectos del costo de la transaccin financiera, se entiende como una sola
transaccin la operacin de dbito de una cuenta de un titular y su abono a una
o varias cuentas de otro u otros titulares.
5.2

Comunicar la informacin de las transacciones financieras a los Aportantes y a


las Administradoras y a las autoridades pertinentes.

5.3

Aplicar las reglas de seguridad y validacin definidas para el sector financiero.

5.4

Realizar los procesos de conciliacin y contingencias relacionados con el proceso


de las transacciones financieras. (Decreto Reglamentario 1465 de 10 de mayo
de 2005, Artculo 2).

Son prestaciones no financiadas por el sistema, el conjunto de actividades, intervenciones,


procedimientos, servicios, tratamientos, medicamentos y otras tecnologas mdicas que no
podrn ser reconocidas con cargo a los recursos del Sistema General de Seguridad Social
en Salud de acuerdo con el listado que elabore la Comisin de Regulacin en Salud
CRES. Esta categora incluye las prestaciones suntuarias, las exclusivamente cosmticas,
las experimentales sin evidencia cientfica, aquellas que se ofrezcan por fuera del territorio
colombiano y las que no sean propias del mbito de la salud. Los usos no autorizados por
la autoridad competente en el caso de medicamentos y dispositivos continuarn por fuera
del mbito de financiacin del Sistema General de Seguridad Social en Salud. Mientras el
Gobierno Nacional no reglamente la materia, subsistirn las disposiciones reglamentarias
vigentes. (Ley 1450 de 16 de julio de 2011, Artculo 154).
En este orden de ideas tenemos que, la seguridad social es el amparo contra riesgos y
contingencias que amenacen la salud o los ingresos de toda la poblacin colombiana; sus
beneficiarios son aquellos afiliados directos y su ncleo familia o a quines estos tengan
bajo su dependencia econmica.
6. 1. 2 Rgimen de excepciones
El Sistema Integral de Seguridad Social no se aplica a:
Los miembros de las Fuerzas Militares y de la Polica Nacional, ni al personal civil del
Ministerio de Defensa Nacional y ni al personal no uniformado de la Polica Nacional,
con excepcin de aquellos que se vinculen a partir de la vigencia del 23 de diciembre
de 1993, ni a los miembros no remunerados de las Corporaciones Pblicas.
Los afiliados al Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio, creado por
la Ley 91 de 1989, cuyas prestaciones a cargo sern compatibles con pensiones o
cualquier clase de remuneracin. Este Fondo ser responsable de la expedicin y
pago de bonos pensionales en favor de educadores que se retiren del servicio, de
conformidad con la reglamentacin que para el efecto se expida.
Los trabajadores de las empresas que antes del 23 de diciembre de 1993, estn
en concordato preventivo y obligatorio en el cual se hayan pactado sistemas o
procedimientos especiales de proteccin de las pensiones, y mientras dure el
respectivo concordato.

Seguridad Social

155

Los servidores pblicos de la Empresa Colombiana de Petrleos, ni a los pensionados


de la misma. Quienes con posterioridad al 23 de diciembre de 1993, ingresen a
la Empresa Colombiana de Petrleos-Ecopetrol, por vencimiento del trmino
de contratos de concesin o de asociacin, podrn beneficiarse del rgimen de
Seguridad Social de la misma, mediante la celebracin de un acuerdo individual o
colectivo, en trmino de costos, forma de pago y tiempo de servicio, que conduzca
a la equivalencia entre el sistema que los ampara en la fecha de su ingreso y el
existente en Ecopetrol. Ecopetrol y sus servidores, quedan obligados a efectuar los
aportes de solidaridad.
Las entidades empleadoras referidas anteriormente, quedan facultadas para recibir
y expedir los bonos correspondientes a los perodos de vinculacin o cotizacin a que
hubiere lugar, de conformidad con la reglamentacin que para tal efecto se expida.
La pensin gracia para los educadores de que trata las Leyes 114 de 1913, 116 de 1928 y
37 de 1933, continuar a cargo de la Caja Nacional de Previsin y del Fondo de Pensiones
Pblicas del Nivel Nacional, cuando ste sustituya a la Caja en el pago de sus obligaciones
pensionales.
Las pensiones de que tratan las leyes 126 de 1985 adicionada por la Ley 71 de 1988,
continuarn vigentes en los trminos y condiciones en ellas contemplados.
Estas excepciones no implican negacin de los beneficios y derechos determinados en
los artculos 14 y 142 de la Ley 100 de 1993, para los pensionados de los sectores aqu
contemplados. (Ley 100 de 23 de diciembre de 1993, Artculo 279).
6. 2 SISTEMA GENERAL DE PENSIONES
Tiene por objeto garantizar a la poblacin, el amparo contra las contingencias derivadas
de la vejez, la invalidez y la muerte, mediante el reconocimiento de las pensiones y
prestaciones que se determinan en la presente ley, as como propender por la ampliacin
progresiva de cobertura a los segmentos de poblacin no cubiertos con un sistema de
pensiones. (Ley 100 de 23 de diciembre de 1993, Artculo 10).
6. 2. 1 Afiliacin
Es el mecanismo por el cual el trabajador accede a los servicios, beneficios y prestaciones
que le proporciona el Sistema General de Pensiones. La afiliacin es obligatoria para todos
los trabajadores dependientes e independientes, entonces, sern afiliados de ste Sistema:
a) En forma obligatoria:
Todas aquellas personas vinculadas mediante contrato de trabajo o como servidores
pblicos. As mismo, las personas naturales que presten directamente servicios al
Estado o a las entidades o empresas del sector privado, bajo la modalidad de contratos
de prestacin de servicios, o cualquier otra modalidad de servicios que adopten, los
trabajadores independientes y los grupos de poblacin que por sus caractersticas
o condiciones socioeconmicas sean elegidos para ser beneficiarios de subsidios

156

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

a travs del Fondo de Solidaridad Pensional, de acuerdo con las disponibilidades


presupuestales.
Tambin sern afiliados en forma obligatoria al Sistema General de Pensiones creado
por la Ley 100 de 1993, y se regirn por todas las disposiciones contenidas en esta ley
para todos los efectos, los servidores pblicos que ingresen a Ecopetrol.
En el caso de los trabajadores independientes se aplicarn los siguientes principios:
El ingreso base de cotizacin no podr ser inferior al salario mnimo y deber guardar
correspondencia con los ingresos efectivamente percibidos por el afiliado. De tal
manera que aquellos que posean capacidad econmica suficiente, efecten los
aportes de solidaridad previstos en esta ley;
Podrn efectuarse pagos anticipados de aportes;
El Gobierno Nacional establecer un sistema de descuento directo de aportes para
permitir el pago directo de los mismos;
Las administradoras no podrn negar la afiliacin de los trabajadores independientes
ni exigir requisitos distintos a los expresamente previstos por las normas que las
rigen;
Los aportes podrn ser realizados por terceros a favor del afiliado sin que tal hecho
implique por s solo la existencia de una relacin laboral;
Para verificar los aportes, podrn efectuarse cruces con la informacin de las
autoridades tributarias y, as mismo, solicitarse otras informaciones reservadas, pero
en todo caso dicha informacin no podr utilizarse para otros fines.
b) En forma voluntaria:
Todas las personas naturales residentes en el pas y los colombianos domiciliados en
el exterior, que no tengan la calidad de afiliados obligatorios y que no se encuentren
expresamente excluidos por la presente ley.
Los extranjeros que en virtud de un contrato de trabajo permanezcan en el pas y no
estn cubiertos por algn rgimen de su pas de origen o de cualquier otro.
Las personas referidas anteriormente, podrn afiliarse al rgimen por intermedio de sus
agremiaciones o asociaciones, de acuerdo con la reglamentacin que para tal efecto se
expida dentro de los tres meses siguientes a la vigencia de esta ley. (Ley 100 de 23 de
diciembre de 1993, Artculo 15).
6. 2. 1. 1 Derechos del afiliado y Garantas
Los afiliados tendrn derecho a:
Reconocimiento y pago de las prestaciones y de las pensiones de invalidez, de vejez
y de sobrevivientes, siempre y cuando cumplan oportunamente con la obligacin de
efectuar los aportes.

Seguridad Social

157

Escoger el rgimen de pensiones que prefieran. Una vez efectuada la seleccin


inicial, estos slo podrn trasladarse de rgimen por una sola vez cada cinco (5)
aos, contados a partir de la seleccin inicial. Despus de un (1) ao de la vigencia
de la presente ley, el afiliado no podr trasladarse de rgimen cuando le faltaren diez
(10) aos o menos para cumplir la edad para tener derecho a la pensin de vejez.
Reconocimiento de las pensiones y prestaciones contempladas en los dos
regmenes, teniendo en cuenta la suma de las semanas cotizadas con anterioridad
al 23 de diciembre de 1993, al Instituto de Seguros Sociales o a cualquier caja,
fondo o entidad del sector pblico o privado, o el tiempo de servicio como servidores
pblicos, cualquiera sea el nmero de semanas cotizadas o el tiempo de servicio; y
tambin se tendr en cuenta la suma de las semanas cotizadas a cualesquiera de los
dos regmenes.
Reconocimiento y pago de una pensin mnima.
Los afiliados que al cumplir la edad de pensin no renan los dems requisitos para
tal efecto, tendrn derecho a una devolucin de saldos o indemnizacin sustitutiva de
acuerdo con el rgimen al cual estn afiliados.
Ningn afiliado podr recibir simultneamente pensiones de invalidez y de vejez.
En ningn caso a partir del 23 de diciembre de 1993, podrn sustituirse semanas de
cotizacin o abonarse semanas cotizadas o tiempo de servicios con el cumplimiento
de otros requisitos distintos a cotizaciones efectivamente realizadas o tiempo de
servicios efectivamente prestados antes del reconocimiento de la pensin. Tampoco
podrn otorgarse pensiones del Sistema General que no correspondan a tiempos
de servicios efectivamente prestados o cotizados, de conformidad con lo previsto en
la presente ley. Lo anterior sin perjuicio de lo dispuesto en pactos o convenciones
colectivas de trabajo.
Los recursos del Sistema General de Pensiones estn destinados exclusivamente a
dicho sistema y no pertenecen a la Nacin, ni a las entidades que los administran.
El Estado es responsable de la direccin, coordinacin y control del Sistema General
de Pensiones y garante de los recursos pensionales aportados por los afiliados, en
los trminos de la Ley 100 de 1993 y controlar su destinacin exclusiva, custodia y
administracin.
La Nacin podr, a partir del 23 de diciembre de 1993, asumir gradualmente el pago
de las prestaciones y mesadas pensionales de los pensionados que adquirieron su
derecho con anterioridad al 4 de julio de 1991, en los nuevos departamentos creados
en virtud del artculo 309 de la Constitucin Poltica. (Ley 100 de 23 de diciembre
de 1993, Artculo 13).
6. 2. 1. 2 Cotizaciones
Son los aportes parafiscales que efectan el trabajador y el empleador para financiar el
Sistema General de Pensiones y corresponden a los siguientes porcentajes:
A partir del 1 de enero del ao 2008, la tasa de cotizacin al Sistema General de
Pensiones ser del 16% del ingreso base de cotizacin.

158

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

El valor total de la tasa de cotizacin de los docentes afiliados al Fondo Nacional de


Prestaciones Sociales del Magisterio ser de 28.5% del ingreso base de cotizacin.
(Decreto 4982 de 27 de diciembre de 2007, Artculo 1).
Los empleadores pagarn el 75% de la cotizacin total y los trabajadores el 25% restante.
Los afiliados que tengan un ingreso mensual igual o superior a cuatro (4) salarios mnimos
mensuales legales vigentes, tendrn a su cargo un aporte adicional de un 1% sobre el
ingreso base de cotizacin, destinado al fondo de solidaridad pensional.
Los afiliados con ingreso igual o superior a 16 salarios mnimos mensuales legales vigentes,
tendrn un aporte adicional sobre su ingreso base de cotizacin, as:
De 16 a 17 smlmv de un 0.2%,
De 17 a 18 smlmv de un 0.4%,
de 18 a 19 smlmv, de un 0.6%,
de 19 a 20 smlmv, de un 0.8% y
Superiores a 20 smlmv de 1% destinado exclusivamente a la subcuenta de
subsistencia, del Fondo de Solidaridad Pensional. (Ley 100 de 23 de diciembre de
1993, Artculo 20 parcial).
El monto de la cotizacin especial para las actividades de alto riesgo es el previsto en la
Ley 100 de 1993, ms diez (10) puntos adicionales a cargo del empleador. (Decreto-Ley
2090 de 26 de julio de 2003, Artculo 5).
No sobra recordar que son cotizaciones voluntarias aquellos valores superiores a los
lmites mnimos establecidos como cotizacin obligatoria que los afiliados al Rgimen de
Ahorro Individual con Solidaridad podrn aportar peridica u ocasionalmente, con el fin de
incrementar los saldos de sus cuentas individuales de ahorro pensional, para optar por una
pensin mayor o un retiro anticipado. (Ley 100 de 23 de diciembre de 1993, Artculo 62).
Las personas vinculadas a travs de un empleo de emergencia sern afiliadas por el
empleador y los aportes estarn en su totalidad a su cargo, en pensiones con una cotizacin
equivalente al 4% de salario mensual que devengue el trabajador. (Ley 1488 de 21 de
diciembre de 2011, Artculo 2).
6. 2. 1. 3 Base de cotizacin del Sistema General de Pensiones
La base para calcular las cotizaciones, ser el salario mensual.
El salario base de cotizacin para los trabajadores particulares, ser el que resulte de
aplicar lo dispuesto en el Cdigo Sustantivo del Trabajo.
El salario mensual base de cotizacin para los servidores del sector pblico, ser el que
seale el Gobierno, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 4 de 1992.

Seguridad Social

159

El lmite de la base de cotizacin ser de veinticinco (25) salarios mnimos legales mensuales
vigentes para trabajadores del sector pblico y privado. Cuando se devenguen
mensualmente ms de veinticinco (25) salarios mnimos legales mensuales vigentes la
base de cotizacin ser reglamentada por el gobierno nacional y podr ser hasta de 45
salarios mnimos legales mensuales para garantizar pensiones hasta de veinticinco (25)
salarios mnimos legales.
Las cotizaciones de los trabajadores cuya remuneracin se pacte bajo la modalidad de
salario integral, se calcular sobre el 70% de dicho salario.
En todo caso, el monto de la cotizacin mantendr siempre una relacin directa y
proporcional al monto de la pensin.
En aquellos casos en los cuales el afiliado perciba salario de dos o ms empleadores, o
ingresos como trabajador independiente o por prestacin de servicios como contratista,
en un mismo perodo de tiempo, las cotizaciones correspondientes sern efectuadas
en forma proporcional al salario, o ingreso devengado de cada uno de ellos, y estas se
acumularn para todos los efectos de esta ley sin exceder el tope legal. Para estos efectos,
ser necesario que las cotizaciones al sistema de salud se hagan sobre la misma base.
En ningn caso el ingreso base de cotizacin podr ser inferior a un salario mnimo legal
mensual vigente. Las personas que perciban ingresos inferiores al salario mnimo legal
mensual vigente, podrn ser beneficiarias del Fondo de Solidaridad Pensional, a efectos
de que ste le complete la cotizacin que les haga falta y hasta un salario mnimo legal
mensual vigente. (Ley 100 de 23 de diciembre de 1993, Artculo 18).
La base de cotizacin del Sistema General de Pensiones ser como mnimo en todos
los casos de un salario mnimo legal mensual vigente, y mximo de 25 salarios mnimos
legales mensuales vigentes, lmite este que le es aplicable al Sistema de Seguridad Social
en Salud. Este lmite se aplicar a las cotizaciones cuyo pago debe efectuarse a partir del
mes de marzo de 2003.
La base de cotizacin para el Sistema General de Pensiones deber ser la misma que
la base de la cotizacin del Sistema General de Seguridad Social en Salud, salvo que el
afiliado cotice para el Sistema General de Pensiones sobre una base inferior a la mnima
establecida para el Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Cuando una persona dependiente deba realizar cotizaciones adicionales como independiente
o por prestacin de servicios, para los efectos del pargrafo primero del el artculo 18 de
la Ley 100 de 1993, deber informar en los formatos que para tal efecto establezca la
Superintendencia Financiera, el ingreso que efectivamente perciba, manifestando la fuente
de sus recursos. (Decreto Reglamentario 510 de 5 de marzo de 2003, Artculo 3).
Los trabajadores independientes afiliados al sistema cotizarn sobre los ingresos que
declaren ante la entidad a la cual se afilien, guardando correspondencia con los ingresos
efectivamente percibidos.

160

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Cuando se trate de personas que el Gobierno Nacional haya determinado que deban ser
subsidiadas temporalmente en sus aportes, debern cubrir la diferencia entre la totalidad
del aporte y el subsidio recibido.
En ningn caso la base de cotizacin podr ser inferior al salario mnimo legal mensual
vigente.
Aquellas personas cuyos ingresos mensuales sean inferiores o iguales a un (1) salario
mnimo legal mensual, que registren dicho ingreso conforme al procedimiento que para
el efecto determine el Gobierno Nacional, no estarn obligadas a cotizar para el Sistema
General de Pensiones durante los aos 2009, 2010 y 2011 as que, quienes voluntariamente
decidan cotizar al sistema general de pensiones podrn hacerlo. (Ley 100 de 23 de
diciembre de 1993, Artculo 19).
En el evento de incapacidad derivada de riesgo comn o de licencia de maternidad, los
aportes al Sistema de Pensiones sern de cargo de los empleadores y empleados, en
la proporcin que aqu se establece. Cuando los empleadores opten por pagar el valor
de las incapacidades que en este evento se causen, podrn repetir dicho valor contra la
respectiva EPS, al igual que descontar de aqullas el valor de los aportes al Sistema de
Pensiones a cargo de sus empleados.
Sern de cargo de la respectiva administradora de riesgos laborales, ARL, el valor de
los aportes para los Sistemas de Seguridad Social en Salud y Pensiones que se causen
durante los perodos de incapacidad originados por una enfermedad o accidente de carcter
profesional, en la parte que de ordinario correspondera al aportante con trabajadores
dependientes. En este evento, la ARL descontar del valor de la incapacidad el monto
correspondiente a la cotizacin del trabajador dependiente.
Sern de cargo de los trabajadores independientes, la totalidad de las cotizaciones para el
Sistema de Pensiones que se causen durante el periodo de duracin de una incapacidad
o una licencia de maternidad. (Decreto Reglamentario 1406 de 28 de julio de 1999,
Artculo 40).
6. 2. 1. 4 Ingreso base para liquidar las pensiones
Es el promedio de los salarios o rentas sobre los cuales ha cotizado el afiliado durante los
diez (10) aos anteriores al reconocimiento de la pensin, o en todo el tiempo si este fuere
inferior para el caso de las pensiones de invalidez o sobrevivencia, actualizados anualmente
con base en la variacin del ndice de precios al consumidor, segn certificacin que expida
el DANE.
Cuando el promedio del ingreso base, ajustado por inflacin, calculado sobre los ingresos
de toda la vida laboral del trabajador, resulte superior al previsto en el inciso anterior, el
trabajador podr optar por este sistema, siempre y cuando haya cotizado 1250 semanas
como mnimo. (Ley 100 de 23 de diciembre de 1993, Artculo 21).
Para efectos de la contabilizacin de las semanas en el Sistema General de Pensiones,
respecto de trabajadores dependientes que laboran por perodos inferiores a un mes, las

Seguridad Social

161

administradoras reconocern como una (1) semana el rango entre un (1) da y siete (7)
das laborados, tomados para el clculo del monto de la cotizacin. Si el empleador toma
cuatro (4) das laborados para el clculo, el sistema reconocer una (1) semana; si toma
ocho (8) das laborados, el sistema reconocer dos (2) semanas y as sucesivamente.
(Decreto nico Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015, Artculo 2.2.1.6.4.9).
6. 2. 1. 5 Reajuste Pensional
Con el objeto de que las pensiones de vejez o de jubilacin, de invalidez y de sustitucin
o sobreviviente, en cualquiera de los dos regmenes del sistema general de pensiones,
mantengan su poder adquisitivo constante, se reajustarn anualmente de oficio, el primero
de enero de cada ao, segn la variacin porcentual del ndice de Precios al Consumidor,
certificado por el DANE para el ao inmediatamente anterior. No obstante, las pensiones
cuyo monto mensual sea igual al salario mnimo legal mensual vigente, sern reajustadas
de oficio cada vez y con el mismo porcentaje en que se incremente dicho salario por el
Gobierno.
El Gobierno nacional podr establecer mecanismos de cobertura que permitan a las
aseguradoras cubrir el riesgo del incremento que podran tener las pensiones de renta
vitalicia inmediata y renta vitalicia diferida de que tratan los artculos 80 y 82 de esta ley
cuando el aumento del salario mnimo mensual legal vigente sea superior a la variacin
porcentual del ndice de Precios al Consumidor certificada por el Departamento Administrativo
Nacional de Estadstica para el respectivo ao. El Gobierno nacional determinar los costos
que resulten procedentes en la aplicacin de estos mecanismos de cobertura. El Consejo
Superior de Poltica Fiscal (Confis) otorgar aval fiscal para estas coberturas.
6. 2. 2 Prestaciones econmicas
Sea cual fuere el Rgimen escogido, quedan garantizas a afiliados y beneficiarios, la Pensin
de Vejez, la Pensin de Invalidez, la Pensin de Sobrevivientes y el Auxilio Funerario.
6. 2. 2. 1 Pensin de vejez
a) Rgimen Solidario de Prima Media con Prestacin Definida:
Los requisitos para obtener la pensin de vejez, son los citados en el artculo 33 de la
Ley 100 de 1993, entre ellos:
EDAD

TIEMPO DE SERVICIO

Hasta el ao 2014, los afiliados al rgimen


de prima media con prestacin definida
accedern a la pensin de haber cumplido
cincuenta y cinco (55) aos de edad en el
caso de las mujeres y sesenta (60) aos en el
caso de los hombres.

Los afiliados al rgimen de prima media con


prestacin definida deben haber cotizado
un mnimo de 1.000 semanas en cualquier
tiempo. A partir del 1 de enero de 2005 el
nmero de semanas se increment en 50 y
el 1 de enero de 2006 se increment en 25
cada ao hasta llegar a 1.300 semanas en el
ao 2015.

Despus del ao 2014 lo harn cumpliendo


cincuenta y siete (57) aos de edad en el caso
de las mujeres y sesenta y dos (62) aos en
el caso de los hombres.

162

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Se exceptan de los requisitos establecidos, las personas que padezcan una deficiencia
fsica, squica o sensorial del 50% o ms, que cumplan 55 aos de edad y que hayan
cotizado en forma continua o discontinua 1000 o ms semanas al rgimen de seguridad
social establecido en la Ley 100 de 1993.
De igual manera la madre trabajadora cuyo hijo padezca invalidez fsica o mental,
debidamente calificada y hasta tanto permanezca en este estado y contine como
dependiente de la madre, tendr derecho a recibir la pensin especial de vejez a
cualquier edad, siempre que haya cotizado al Sistema General de Pensiones cuando
menos el mnimo de semanas exigido en el rgimen de prima media para acceder a
la pensin de vejez. Este beneficio se suspender si la trabajadora se reincorpora a
la fuerza laboral. Si la madre ha fallecido y el padre tiene la patria potestad del menor
invlido, podr pensionarse con los requisitos y en las condiciones establecidas en el
artculo 33 de la Ley 100 de 1993. (Ley 100 de 23 de diciembre de 1993, artculo 33).
b) Rgimen de Ahorro Individual con Solidaridad:
Los afiliados al Rgimen de Ahorro Individual con Solidaridad, tendrn derecho a una
pensin de vejez, a la edad que escojan, siempre y cuando el capital acumulado en
su cuenta de ahorro individual les permita obtener una pensin mensual, superior al
110% del salario mnimo legal mensual vigente a la fecha de expedicin de esta Ley,
reajustado anualmente segn la variacin porcentual del ndice de Precios al Consumidor
certificado por el DANE. Para el clculo de dicho monto se tendr en cuenta el valor del
bono pensional, cuando a este hubiere lugar.
Cuando a pesar de cumplir los requisitos para acceder a la pensin en los anteriores
trminos, el trabajador opte por continuar cotizando, el empleador estar obligado
a efectuar las cotizaciones a su cargo, mientras dure la relacin laboral, legal o
reglamentaria, y hasta la fecha en la cual el trabajador cumpla sesenta (60) aos si es
mujer y sesenta y dos (62) aos de edad si es hombre. (Ley 100 de 23 de diciembre
de 1993, artculo 64).
6. 2. 2. 2 Pensin de invalidez
Se considera invlida la persona que por cualquier causa de origen no profesional, no
provocada intencionalmente, hubiere perdido el 50% o ms de su capacidad laboral. (Ley
100 de 23 de diciembre de 1993, Artculo 38).
Los requisitos para obtener la pensin de invalidez tanto en el Rgimen Solidario de Prima
Media con Prestacin Definida, como en el Rgimen de Ahorro Individual con Solidaridad,
son los citados en los artculos 38 al 41 de la Ley 100 de 1993, entre ellos:
INVALIDEZ CAUSADA POR ENFERMEDAD

INVALIDEZ CAUSADA POR ACCIDENTE

Haber cotizado 50 semanas dentro de los


ltimos 3 aos inmediatamente anteriores a la
fecha de estructuracin.

Haber cotizado cincuenta 50 semanas dentro


de los ltimos tres 3 aos inmediatamente
anteriores al hecho causante de la misma.

Seguridad Social

163

6. 2. 2. 3 Pensin de sobrevivientes
Los requisitos para legitimar el derecho a la pensin de sobrevivientes tanto en el Rgimen
Solidario de Prima Media con Prestacin Definida, como en el Rgimen de Ahorro Individual
con Solidaridad, son los citados en el artculo 46 de la Ley 100 de 1993.
Constituye una novedad legislativa la pensin de sobrevivientes para estudiantes (Ley
1574 de 2012), la cual exige para ser beneficiario de la misma las siguientes condiciones:
La dependencia econmica del causante.
Edad entre 18 y hasta los 25 cumplidos.
Dedicacin exclusiva a estudiar, no puede estar trabajando.
La certificacin de la institucin educativa que debe estar autorizada por la Secretara
de Educacin o Ministerio de Educacin.
Intensidad acadmica de veinte (20) horas semanales.
6. 2. 2. 4 Pensin familiar
La Ley 1580 de 2012, crea la Pensin Familiar a la que podrn acceder los dos cnyuges o
compaeros permanentes que suman sus aportes y acreditan una convivencia permanente
superior a cinco (5) aos y que sta se inici antes que cualquiera de ellos alcance la edad
de 55 aos.
La pensin ser compartida en un 50% para cada cnyuge o compaero permanente y
ser necesario que ambos pertenezcan a un mismo rgimen o aporten a un mismo fondo
privado, de lo contrario uno de los dos tendr que realizar el trmite de traslado.
6. 2. 3 Prestaciones adicionales
Si Usted es afiliado al Rgimen de Ahorro Individual con Solidaridad, adems de los
beneficios esbozados anteriormente, tambin cuenta con unas modalidades de pensin,
prestaciones y beneficios adicionales cuyos conceptos puede ampliar remitindose al
libro Sistema de Seguridad Social Integral del Grupo Editorial Nueva Legislacin, Ley 100
de 1993, artculos 79 al 89.
En tanto, si es afiliado al Rgimen Solidario de Prima Media con Prestacin Definida sus
prestaciones adicionales son el auxilio funerario y la mesada adicional. Veamos:
6. 2. 3. 1 Auxilio funerario
Es la prestacin que recibe la persona que compruebe haber sufragado los gastos de
entierro de un afiliado o pensionado, o un pensionado por invalidez del Sistema de Riesgos
Profesionales13 equivalente al ltimo salario base de cotizacin, o al valor correspondiente
a la ltima mesada pensional recibida, segn sea el caso, sin que ste auxilio pueda ser
inferior a cinco (5) salarios mnimos legales mensuales vigentes, ni superior a diez (10)
veces dicho salario.
13 El auxilio ser cubierto por la respectiva ARP. En ningn caso puede haber doble pago de este auxilio.

164

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Cuando los gastos funerarios por disposicin legal o reglamentaria deban estar cubiertos
por una pliza de seguros, el Instituto de Seguros Sociales, cajas, fondos o entidades del
sector pblico podrn repetir contra la entidad aseguradora que lo haya amparado, por las
sumas que se paguen por este concepto.
Ya si el difunto era afiliado al Rgimen de Ahorro Individual con Solidaridad El auxilio deber
ser cubierto por la respectiva administradora o aseguradora, segn corresponda.
Las administradoras podrn repetir contra la entidad que haya otorgado el seguro de
sobrevivientes respectivo, en el cual se incluir el cubrimiento de este auxilio.
La misma accin tendrn las compaas de seguros que hayan pagado el auxilio de que
trata el presente artculo y cuyo pago no les corresponda por estar amparado este evento
por otra pliza diferente. (Ley 100 de 23 de diciembre de 1993, Artculo 51 y Ley 776 de
17 de diciembre de 2002, Artculo 16).
6. 3 SISTEMA GENERAL DE SALUD
Es el conjunto de instituciones pblicas y privadas, procedimientos y regulacin legislativa,
encargado de procurar a todas las personas atencin en salud.
Los objetivos del Sistema General de Seguridad Social en Salud son regular el servicio
pblico esencial de salud y crear condiciones de acceso en toda la poblacin al servicio en
todos los niveles de atencin. (Ley 100 de 23 de diciembre de 1993, artculo 152).
6. 3. 1 Afiliacin
Como integrantes del Sistema General de Seguridad Social en Salud, los empleadores,
cualquiera que sea la entidad o institucin en nombre de la cual vinculen a los trabajadores,
debern:
1. Inscribir en alguna Entidad Promotora de Salud a todas las personas que tengan
alguna vinculacin laboral, sea sta, verbal o escrita, temporal o permanente. La
afiliacin colectiva en ningn caso podr coartar la libertad de eleccin del trabajador
sobre la Entidad Promotora de Salud a la cual prefiera afiliarse, de conformidad con el
reglamento.
2. En consonancia con el artculo 22 de esta la Ley 100 de 1993, contribuir al financiamiento
del Sistema General de Seguridad Social en Salud, mediante acciones como las
siguientes:
a) Pagar cumplidamente los aportes que le corresponden, de acuerdo con el artculo
204 de la Ley 100 de 1993.
b) Descontar de los ingresos laborales las cotizaciones que corresponden a los
trabajadores a su servicio;
c) Girar oportunamente los aportes y las cotizaciones a la Entidad Promotora de
Salud, de acuerdo a la reglamentacin que expida el gobierno.

Seguridad Social

165

3. Informar las novedades laborales de sus trabajadores a la entidad a la cual estn


afiliados, en materias tales como el nivel de ingresos y sus cambios, las vinculaciones
y retiros de trabajadores. As mismo, informar a los trabajadores sobre las garantas y
las obligaciones que les asisten en el Sistema General de Seguridad Social en Salud.
4. Garantizar un medio ambiente laboral sano, que permita prevenir los riesgos de trabajo
y enfermedad profesional, mediante la adopcin de los sistemas de seguridad industrial
y la observancia de las normas de salud ocupacional y seguridad social.
Los empleadores que no observen lo dispuesto en el presente artculo estarn sujetos a
las mismas sanciones previstas en los artculos 22 y 23 del Libro Primero de la Ley 100
de 1993. Adems, los perjuicios por la negligencia en la informacin laboral, incluyendo
la subdeclaracin de ingresos, corren a cargo del patrono. La atencin de los accidentes
de trabajo, riesgos y eventualidades por enfermedad general, maternidad y ATEP sern
cubiertos en su totalidad por el patrono en caso de no haberse efectuado la inscripcin
del trabajador o no gire oportunamente las cotizaciones en la entidad de seguridad social
correspondiente. (Ley 100 de 23 de diciembre de 1993, artculo 161).
6. 3. 1. 1 Tipos de afiliados
Todo colombiano participar en el servicio esencial de salud que permite el Sistema General
de Seguridad Social en Salud. Unos lo harn en su condicin de afiliados al rgimen
contributivo o subsidiado y otros lo harn en forma temporal como participantes vinculados.
a) Afiliados al Sistema de Seguridad Social.
Existirn dos tipos de afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud:
1. Los afiliados al Sistema mediante el Rgimen Contributivo son las personas
vinculadas a travs de contrato de trabajo, los servidores pblicos, los pensionados
y jubilados y los trabajadores independientes con capacidad de pago. Estas
personas debern afiliarse al Sistema mediante las normas del rgimen contributivo
de que trata los artculos 202 al 210 de la Ley 100 de 1993.
2. Los afiliados al Sistema mediante el Rgimen Subsidiado son las personas sin
capacidad de pago para cubrir el monto total de la cotizacin. Sern subsidiadas en el
Sistema General de Seguridad Social en Salud la poblacin ms pobre y vulnerable
del pas en las reas rural y urbana. Tendrn particular importancia, dentro de este
grupo, personas tales como las madres durante el embarazo, parto y postparto
y perodo de lactancia, las madres comunitarias, las mujeres cabeza de familia,
los nios menores de un ao, los menores en situacin irregular, los enfermos de
Hansen, las personas mayores de 65 aos, los discapacitados, los campesinos, las
comunidades indgenas, los trabajadores y profesionales independientes, artistas
y deportistas, toreros y sus subalternos, periodistas independientes, maestros de
obra de construccin, albailes, taxistas, electricistas, desempleados y dems
personas sin capacidad de pago.

166

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

b) Personas vinculadas al Sistema.


Los participantes vinculados son aquellas personas que por motivos de incapacidad
de pago y mientras logran ser beneficiarios del rgimen subsidiado tendrn derecho
a los servicios de atencin de salud que prestan las instituciones pblicas y aquellas
privadas que tengan contrato con el Estado.
A partir del ao 2000, todo colombiano deber estar vinculado al Sistema a travs de
los regmenes contributivo o subsidiado, en donde progresivamente se unificarn los
planes de salud para que todos los habitantes del territorio nacional reciban el Plan
Obligatorio de Salud.
El Gobierno Nacional establecer un rgimen de estmulos, trminos, controles y
sanciones para garantizar la universalidad de la afiliacin.
La afiliacin podr ser individual o colectiva, a travs de las empresas, las agremiaciones,
o por asentamientos geogrficos, de acuerdo a la reglamentacin que para el efecto
se expida. El carcter colectivo de la afiliacin ser voluntario, por lo cual el afiliado no
perder el derecho a elegir o trasladarse libremente entre Entidades Promotoras de
Salud.
Podrn establecerse alianzas o asociaciones de usuarios, las cuales sern promovidas
y reglamentadas por el Gobierno Nacional con el fin de fortalecer la capacidad
negociadora, la proteccin de los derechos y la participacin comunitaria de los afiliados
al Sistema General de Seguridad Social en Salud. Estas agrupaciones de usuarios
podrn tener como referencia empresas, sociedades mutuales, ramas de actividad
social y econmica, sindicatos, ordenamientos territoriales u otros tipos de asociacin,
y podrn cobrar una cuota de afiliacin. (Ley 100 de 23 de diciembre de 1993, artculo
157).
Los colombianos que, acogindose a procesos de paz, se hayan desmovilizado, o lo
hagan en el futuro, tendrn derecho a los beneficios del rgimen subsidiado en salud
contenido en la presente Ley, mientras no se afilien al rgimen contributivo en virtud de
relacin de contrato de trabajo. (Ley 100 de 23 de diciembre de 1993, artculo 158).
6. 3. 1. 2 Garantas y Deberes del afiliado y sus beneficiarios
Se garantiza a los afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud la debida
organizacin y prestacin del servicio pblico de salud, en los siguientes trminos:
1. La atencin de los servicios del Plan Obligatorio de Salud por parte de la Entidad
Promotora de Salud respectiva a travs de las Instituciones Prestadoras de servicios
adscritas.
2. La atencin de urgencias en todo el territorio nacional.
3. La libre escogencia y traslado entre Entidades Promotoras de Salud, sea la
modalidad de afiliacin individual o colectiva, de conformidad con los procedimientos,

Seguridad Social

167

tiempos, lmites y efectos que determine el gobierno nacional dentro de las condiciones
previstas en esta Ley.
4. La escogencia de las Instituciones Prestadoras de Servicios y de los profesionales
entre las opciones que cada Entidad Promotora de Salud ofrezca dentro de su red de
servicios.
5. La participacin de los afiliados, individualmente o en sus organizaciones, en todas
las instancias de asociacin, representacin, veedura de las entidades rectoras,
promotoras y prestadoras y del Sistema de Seguridad Social en Salud. (Ley 100 de 23
de diciembre de 1993, artculo 159).
Son deberes de los afiliados y beneficiarios del Sistema General de Seguridad Social
en Salud los siguientes:
1. Procurar el cuidado integral de su salud y la de su comunidad.
2. Afiliarse con su familia al Sistema General de Seguridad Social en Salud.
3. Facilitar el pago, y pagar cuando le corresponda, las cotizaciones y pagos obligatorios
a que haya lugar.
4. Suministrar informacin veraz, clara y completa sobre su estado de salud y los ingresos
base de cotizacin.
5. Vigilar el cumplimiento de las obligaciones contradas por los empleadores a las que se
refiere la presente Ley.
6. Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones de las instituciones y profesionales
que le prestan atencin en salud.
7. Cuidar y hacer uso racional de los recursos, las instalaciones, la dotacin, as como de
los servicios y prestaciones sociales y laborales.
8. Tratar con dignidad el personal humano que lo atiende y respetar la intimidad de los
dems pacientes. (Ley 100 de 23 de diciembre de 1993, artculo 160).
6. 3. 1. 3 Cotizaciones
Estn obligados a realizar aportes al subsistema de Seguridad Social en Salud los
afiliados al Sistema mediante el rgimen contributivo, es decir, personas vinculadas a
travs de contrato de trabajo, servidores pblicos, pensionados y jubilados y trabajadores
independientes con capacidad de pago. (Ley 100 de 23 de diciembre de 1993, artculo
157 num. 1).
La cotizacin al Rgimen Contributivo de Salud ser del 12,5% del ingreso o salario base
de cotizacin, el cual no podr ser inferior al salario mnimo.

168

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

La cotizacin a cargo del empleador ser del 8.5% y a cargo del empleado del 4%.
La cotizacin mensual al rgimen contributivo de salud de los pensionados ser del 12%
del ingreso de la respectiva mesada pensional. (Ley 100 de 23 de diciembre de 1993,
artculo 204 parcial).
Las personas vinculadas a travs de un empleo de emergencia sern afiliadas por el
empleador y los aportes estarn en su totalidad a su cargo, en salud con una cotizacin
equivalente al 4% de salario mensual que devengue el trabajador. (Ley 1488 de 21 de
diciembre de 2011, artculo 2).
Desde el pasado 1 de enero de 2014, estn exoneradas de la presente cotizacin, las
sociedades y personas jurdicas y asimiladas contribuyentes declarantes del impuesto
sobre la renta y complementarios, por sus trabajadores que devenguen hasta diez (10)
salarios mnimos legales mensuales vigentes. (Ley 100 de 23 de diciembre de 1993, artculo
204 Par. 4). No aplicar para personas naturales que empleen menos de dos trabajadores.
(Ley 1607 de 26 de diciembre de 2012 artculo 25, inc. 2 parcial).
6. 3. 1. 4 Base de cotizacin del Sistema General de Salud
La informacin suministrada como base de la cotizacin, ser la sumatoria de todos los
ingresos efectivamente devengados durante el mes inmediatamente anterior reportados
por los empleadores en la liquidacin de aportes, los cuales constituyen la base para el
clculo global de la integridad y correccin de las cifras que se incluyen en la Declaracin
de Giro y Compensacin, y corresponde a lo registrado en los libros de contabilidad de los
empleadores, pagadores de pensiones. Para los trabajadores independientes, corresponde
al ingreso determinado por la Entidad Promotora de Salud de acuerdo con el sistema de
presuncin establecido por la Superintendencia Nacional de Salud. (Circular Externa
Supersalud No. 11 de 4 de diciembre de 1995, punto 1. 2).
Durante los perodos de incapacidad por riesgo comn o de licencia de maternidad,
se liquidarn los aportes correspondientes al perodo por el cual se reconozca al afiliado
una incapacidad por riesgo comn o una licencia de maternidad, se tomar como Ingreso
Base de Cotizacin el valor de la incapacidad o licencia de maternidad segn sea el caso; y
sern de cargo de los trabajadores independientes la parte de los aportes que de ordinario
corresponderan a los trabajadores dependientes, y el excedente ser de cargo de la
respectiva EPS. (Decreto Reglamentario 1406 de 28 de julio de 1999, Artculo 40).
a) Trabajadores con vinculacin contractual, legal y reglamentaria y los pensionados:
La base de cotizacin de las personas vinculadas mediante contrato de trabajo o como
servidores pblicos, afiliados obligatorios al Sistema General de Seguridad Social en
Salud, ser la misma contemplada en el Sistema General de Pensiones. (Ley 100 de
23 de diciembre de 1993, artculo 204, Par. 1).
Cuando se devenguen mensualmente ms de 20 salarios mnimos legales vigentes,
la base de cotizacin podr ser limitada a dicho monto por el Ministerio de Salud y
Proteccin Social. (Ley 100 de 23 de diciembre de 1993, artculo 204, Par. 3).

Seguridad Social

169

b) Trabajadores Independientes:
Las entidades promotoras de salud debern determinar las bases presuntas mnimas
de los aportes que los trabajadores independientes.
Cuando los ingresos reales del trabajador sean superiores a los que resulten de la
aplicacin de las presunciones sobre bases mnimas, los aportes de dicho trabajador
debern hacerse con base en los ingresos reales. Para tal efecto, los trabajadores
independientes que deseen afiliarse al SGSSS debern presentar una declaracin
anual, en la cual informen a la EPS, de manera anticipada, el Ingreso Base de Cotizacin
que se tendr en cuenta para liquidar sus aportes a partir del mes de febrero de cada
ao y hasta enero del ao siguiente.
Cuando el trabajador independiente no presente su declaracin de Ingreso Base de
Cotizacin dentro de los plazos previstos en el presente decreto, se presumir que el
Ingreso Base de Cotizacin para el perodo ser el declarado en el ao inmediatamente
anterior, aumentado en un porcentaje igual al reajuste del salario mnimo legal vigente.
En todo caso, dicho Ingreso Base de Cotizacin no ser inferior a la base mnima legal
que corresponda. (Decreto Reglamentario 1406 de 28 de julio de 1999, Artculo 25).
c) Afiliacin de trabajadores independientes de manera colectiva:
El trabajador independiente deber acreditar ante las entidades administradoras del
Sistema de Seguridad Social Integral, su vinculacin a una agremiacin o asociacin
mediante certificacin escrita expedida por la misma.
La vinculacin del trabajador independiente a cualquiera de las agremiaciones o
asociaciones que cumplan las funciones establecidas en el presente decreto, no
constituye relacin o vnculo laboral.
El trabajador independiente que voluntariamente quiera afiliarse al Sistema General
de Riesgos Profesionales, debe estar previamente afiliado a los Sistemas Generales
de Seguridad Social en Salud y Pensiones. (Decreto Reglamentario 3615 de 10 de
octubre de 2005, Artculo 3).
d) Trabajadores con Empleo de Emergencia:
Las personas vinculadas a travs de un empleo de emergencia sern afiliadas por el
empleador.
6. 3. 2 Prestaciones del servicio de salud
Los afiliados al rgimen contributivo, tienen derecho a que ste les reconozca el pago de las
incapacidades generadas en enfermedad general, para ello, las Empresas Promotoras
de Salud podrn subcontratar con compaas aseguradoras. Las incapacidades originadas
en enfermedad laboral y accidente de trabajo sern reconocidas por las Entidades
Promotoras de Salud y se financiarn con cargo a los recursos destinados para el pago de
dichas contingencias en el respectivo rgimen.

170

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Igualmente reconocer y pagar a cada una de las Entidades Promotoras de Salud, la


licencia por maternidad y paternidad. (Ley 100 de 23 de diciembre de 1993, artculos
206 y 207, Ver Concepto Ministerio de la Proteccin Social No. 198725 de 10 de
septiembre de 2012).
6. 3. 2. 1 Incapacidad por enfermedad general
Es el reconocimiento de la prestacin de tipo econmico y pago de la misma que hacen las
EPS a sus afiliados cotizantes no pensionados, por todo el tiempo en que estn inhabilitados
fsica o mentalmente para desempear en forma temporal su profesin u oficio habitual.
En ningn caso se le pagar a un afiliado al sistema simultneamente incapacidad por
enfermedad general, incapacidad por enfermedad profesional y pensin de invalidez
absoluta o por gran invalidez.
El pago lo har directamente el empleador al afiliado cotizante dependiente, con la misma
periodicidad de su nmina, los valores as reconocidos se descontarn a ms tardar en
las dos siguientes liquidaciones del pago de cotizaciones a la EPS donde est afiliado el
cotizante. Cuando se presenten traslados de EPS, los descuentos debern ser realizados
a la nueva entidad en su primer pago quien repetir en la parte correspondiente ante la
anterior.
Para los trabajadores independientes, el valor de las incapacidades de cada mes deber
descontarse en el siguiente pago de cotizacin.
S resultare saldo a favor del empleador o trabajador independiente, la EPS pagar dicho
valor dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes a la presentacin de la liquidacin.
(Circular Externa Supersalud No. 11 de 4 de diciembre de 1995, punto 1. 3).
En el Sistema General de Seguridad Social en Salud sern a cargo de los respectivos
empleadores las prestaciones econmicas correspondientes a los dos (2) primeros das de
incapacidad originada por enfermedad general y de las Entidades Promotoras de Salud a
partir del tercer (3) da y de conformidad con la normatividad vigente.
En el Sistema General de Riesgos Laborales las Administradoras de Riesgos Laborales
reconocern las incapacidades temporales desde el da siguiente de ocurrido el accidente
de trabajo o la enfermedad diagnosticada como laboral. (Decreto Reglamentario 1406 de
28 de julio de 1999, Artculo 40).
A partir de la expedicin de la Ley 1562 de 2012, la prescripcin del pago de las incapacidades
temporales al trabajador ser de tres (3) aos (antes era de 1 ao).
6. 3. 2. 2 Licencias de maternidad y paternidad
Es el reconocimiento de tipo econmico que hace el Sistema General de Seguridad Social
en Salud, a los progenitores del recin nacido, a los padres adoptantes o al padre adoptante
cuando ste carezca de cnyuge o compaera permanente, siempre que sean cotizantes
no pensionados.

Seguridad Social

171

El valor a pagar mensualmente, equivale al ciento por ciento (100%) del salario que
devengue al momento de entrar a disfrutar del descanso o de la licencia, por los das
de licencia; en el caso de salarios variables, se proceder de igual forma que para las
incapacidades por enfermedad general. El pago lo har directamente el empleador a los
afiliados cotizantes que disfrutan de la licencia, con la misma periodicidad de su nmina y
por la parte causada; los valores as reconocidos se descontarn a ms tardar en las dos
siguientes liquidaciones del pago de cotizaciones a la EPS donde este afiliado el cotizante,
a su vez estas entidades lo cobrarn a la Subcuenta de Compensacin del Fondo de
Solidaridad y Garanta en la compensacin mensual. Cuando se presenten traslados de
EPS, los descuentos debern ser realizados a la nueva entidad en su primer pago quien
repetir en la parte correspondiente ante la anterior.
Para los trabajadores independientes, el valor de las licencias de cada mes deber
descontarse en el siguiente pago de cotizacin.
S resultare saldo a favor del empleador trabajador independiente la EPS pagar dicho
valor dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes a la presentacin de la liquidacin.
(Circular Externa Supersalud No. 11 de 4 de diciembre de 1995, punto 1. 4).
6. 3. 2. 2. 1 Directrices para el reconocimiento de la licencia de maternidad y paternidad
en consideracin a la situacin particular del parto y otras eventualidades
a) Parto prematuro
En las licencias de maternidad para las madres de nios prematuros a que se refiere el
numeral 5 del artculo 236 del Cdigo Sustantivo del Trabajo, modificado por el artculo
1 de la Ley 1468 de 2011, para efectos del reconocimiento de la licencia se tendr
como fecha gestacional la fecha de parto y de nacimiento a trmino la fecha probable
del mismo.
La licencia por parto prematuro se reconocer cuando el menor haya nacido antes de
completar las 37 semanas de gestacin, informacin que deber ser validada por las
correspondientes EPS o EOC
b) Parto mltiple
La licencia de maternidad para las madres con parto mltiple se ampliar en dos (2)
semanas ms, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 5 del artculo 236 del Cdigo
Sustantivo del Trabajo, modificado por el artculo 1 de la Ley 1468 de 2011, siempre y
cuando los nios hayan nacido vivos.
c) Licencia al padre por fallecimiento de la madre
La licencia de que trata el numeral 6 del artculo 236 del Cdigo Sustantivo del Trabajo,
modificado por el artculo 1 de la Ley 1468 de 2011, deber ser reconocida en los
siguientes trminos:
a) Se har por la EPS o EOC a la que se encuentre afiliado el padre del menor, reconocimiento que se efectuar con el Ingreso Base de Cotizacin con que este venga

172

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

efectuando las cotizaciones al Sistema General de Seguridad Social en Salud y por


el tiempo que falte de la licencia otorgada a la madre cotizante fallecida.
b) El padre deber acreditar su condicin con la presentacin del registro civil de nacimiento del menor.
c) Para efecto del trmite de esta prestacin econmica, la EPS o EOC a la que
se encontraba afiliada la madre fallecida, deber expedir al padre del menor una
certificacin en la que consten los datos de la afiliacin y de la autorizacin de la
licencia de maternidad.
d) La EPS o EOC a la que se encontraba afiliada la madre del menor, deber registrar
la novedad de su fallecimiento de forma inmediata en la Base de Datos nica de
Afiliados.
e) Independientemente de que el padre del menor se encuentre afiliado a la misma
o a otra EPS o EOC, deber acreditar la condicin de fallecimiento de la madre
del menor para el trmite de la referida prestacin econmica, adjuntando la
certificacin expedida por la EPS o EOC a la que se encontraba afiliada la madre
del menor y el certificado de defuncin correspondiente.
El reconocimiento de esta licencia podr darse desde la fecha de nacimiento del menor
o con posterioridad a esta. En todo caso, dicho reconocimiento no excluye el beneficio
del padre de disfrutar de la licencia remunerada de paternidad, de que trata el pargrafo
1 del artculo 236 del Cdigo Sustantivo del Trabajo, modificado por el artculo 1 de la
Ley 1468 de 2011.
En razn a que el numeral 6 del artculo 236 del Cdigo Sustantivo del Trabajo, modificado por el artculo 1 de la Ley 1468 de 2011, al regular lo correspondiente a la licencia
del padre en caso de fallecimiento de la madre del menor lo hizo partiendo de la base de
que este efecta cotizaciones al Sistema General de Seguridad Social en Salud, siendo
as como aludi a empleador del padre del nio no habr lugar al reconocimiento de
esta licencia respecto de un padre beneficiario o no cotizante a dicho Sistema. Tampoco
habr lugar a su reconocimiento para el evento en que fallezcan tanto la madre como
el hijo.
Para el caso en que la madre fallezca, se haya concedido la licencia al padre y, sin embargo, el menor fallezca con posterioridad, el reconocimiento de la licencia se efectuar
hasta a fecha de fallecimiento del menor.
En el evento que la madre gestante haya hecho uso del descanso preparto (de 7 a
14 das) y fallezca en el momento del parto, la EPS o EOC, reconocer la prestacin
econmica por tal trmino al empleador aportante de la madre cotizante fallecida.
d) Paternidad
Los afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud dependientes e independientes, de conformidad con lo estatuido en el pargrafo 1 del artculo 236 del Cdigo
Sustantivo del Trabajo, modificado por el artculo 1 de la Ley 1468 de 2011, tendrn

Seguridad Social

173

derecho a ocho (8) das hbiles de licencia remunerada de paternidad, para lo cual,
el empleador o trabajador independiente, deber efectuar el cobro de esta prestacin
econmica ante la EPS o EOC.
e) Periodos mnimos de cotizacin
En la validacin de los periodos mnimos de cotizacin ante el Sistema General de
Seguridad Social en Salud, como requisito para acceder a la prestacin econmica de
las licencias de maternidad y paternidad, se aplicarn los mismos trminos contenidos
en la normatividad vigente. (Circular Externa Conjunta Ministerio de Salud y
Proteccin Social Ministerio del Trabajo No. 13 de 28 de marzo de 2012, Punto 2).
6. 3. 2. 3 Accidente de Trabajo y Enfermedad Laboral
Se entiende por accidente de trabajo todo suceso repentino que sobrevenga por causa
o con ocasin del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesin orgnica, una
perturbacin funcional o psiquitrica, una invalidez o la muerte.
Es tambin accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecucin de rdenes del
empleador, o contratante durante la ejecucin de una labor bajo su autoridad, an fuera del
lugar y horas de trabajo.
Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca durante el traslado de
los trabajadores o contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa,
cuando el transporte lo suministre el empleador.
Tambin se considerar como accidente de trabajo el ocurrido durante el ejercicio de la
funcin sindical aunque el trabajador se encuentre en permiso sindical siempre que el
accidente se produzca en cumplimiento de dicha funcin.
De igual forma se considera accidente de trabajo el que se produzca por la ejecucin
de actividades recreativas, deportivas o culturales, cuando se acte por cuenta o en
representacin del empleador o de la empresa usuaria cuando se trate de trabajadores de
empresas de servicios temporales que se encuentren en misin. (Ley 1562 de 11 de julio
de 2012, Artculo 3).
En tanto, que es enfermedad laboral la contrada como resultado de la exposicin a
factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el trabajador se
ha visto obligado a trabajar. El Gobierno Nacional, determinar, en forma peridica, las
enfermedades que se consideran como laborales y en los casos en que una enfermedad no
figure en la tabla de enfermedades laborales, pero se demuestre la relacin de causalidad
con los factores de riesgo ocupacional ser reconocida como enfermedad laboral, conforme
lo establecido en el Decreto 1477 de 5 de agosto de 2014. (Ley 1562 de 11 de julio de
2012, Artculo 4).
Estos servicios se financiarn con cargo a la cotizacin del rgimen de accidentes de
trabajo y enfermedad laboral o Sistema General de Riesgos Laborales.

174

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

6. 3. 2. 4 Reconocimiento de incapacidades y licencias


Con la expedicin del Decreto-Ley 19 de 2012 o Anti Trmites (artculo 121), si el trabajador
dependiente sufre una enfermedad o accidente de origen comn o goza de una licencia de
maternidad y paternidad remunerada por parte de la EPS, ya no har las diligencias para
que le reconozca su pago, ahora el trabajador reportar a su empleador el evento y ser
ste quien haga las diligencias ante la EPS para su pago.
Consideramos que se mantiene el deber del trabajador de seguir solicitando a su mdico
la expedicin de la incapacidad por escrito como parte del reporte que se menciona
anteriormente, de lo contrario se estara configurando una inasistencia a sus labores, sin
ningn tipo de justificacin vlida.
6. 4 SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES - ARL
Es el conjunto de entidades pblicas y privadas, normas y procedimientos, destinados
a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y
los accidentes que puedan ocurrirles con ocasin o como consecuencias del trabajo que
desarrollan.
Se aplica a todas las empresas que funcionen en el territorio nacional, y a los trabajadores,
contratistas, subcontratistas, de los sectores pblico, oficial, semioficial, en todos sus
rdenes, y del sector privado en general. (Decreto-Ley 1295 de 22 de julio de 1994,
Artculos 1 y 2).
Las disposiciones vigentes de salud ocupacional relacionadas con la prevencin de los
accidentes de trabajo y enfermedades laborales y el mejoramiento de las condiciones de
trabajo, hacen parte integrante del Sistema General de Riesgos Laborales. (Ley 1562 de
11 de julio de 2012, Artculo 1).
6. 4. 1 Afiliacin
Son afiliados al Sistema General de Riesgos Laborales:
Los trabajadores dependientes nacionales o extranjeros, vinculados mediante
contrato de trabajo o como servidores pblicos;
Los jubilados o pensionados, excepto los de invalidez, que se reincorporen a la fuerza
laboral como trabajadores dependientes, vinculados mediante contrato de trabajo o
como servidores pblicos, y
Los estudiantes que deban ejecutar trabajos que signifiquen fuente de ingreso para
la respectiva institucin, cuyo entrenamiento o actividad formativa es requisito para la
culminacin de sus estudios, e involucra un riesgo ocupacional, de conformidad con
la reglamentacin que para el efecto se expida.
Los trabajadores independientes, de conformidad con la reglamentacin que para tal
efecto expida el gobierno nacional.

Seguridad Social

175

Los miembros activos del Subsistema Nacional de primera respuesta (bomberos cuyo
pago ser a cargo del Ministerio del Interior. (Bomberos y miembros de la Defensa
Civil).
Obligatoriamente todos los trabajadores independientes vinculados a travs de un
contrato formal de prestacin de servicios con duracin superior a un (1) mes.
Quienes laboren en actividades catalogadas como de alto riesgo, la cotizacin la
pagar el contratante.
Los estudiantes que realicen trabajos que signifiquen fuente de ingreso para la
respectiva institucin educativa.
Los estudiantes cuyo entrenamiento o actividad formativa es requisito para la
culminacin de sus estudios, e involucra un riesgo ocupacional. (Decreto-Ley 1295
de 22 de julio de 1994, Artculo 13).
La afiliacin por parte de los empleadores se realiza mediante el diligenciamiento del
formulario de afiliacin y la aceptacin por parte de la entidad administradora, en los
trminos que determine el reglamento.
Los empleadores que tengan a su cargo uno ms trabajadores deben estar afiliados al
Sistema General de Riesgos Profesionales.
La seleccin de la entidad administradora de riegos profesionales es libre y voluntaria por
parte del empleador
La afiliacin se entiende efectuada al da siguiente de aquel en que el formulario ha sido
recibido por la entidad administradora respectiva.
Lo anterior, sin perjuicio de la facultad que asiste a la entidad administradora de riesgos
profesionales de determinar, con posterioridad a la afiliacin, si esta corresponde o no a
la clasificacin real, de conformidad con lo previsto en el artculo 29 del Decreto 1295 de
1994.
Ser responsable del pago de prestaciones de que trata el Decreto 1295 de 1994, la
entidad administradora de riesgos profesionales que haya recibido, o le corresponda recibir
el monto de las cotizaciones del periodo en el cual ocurra cualquiera de las consecuencias
de un accidente de trabajo o de una enfermedad profesional. (Decreto Reglamentario
1772 de 3 de agosto de 1994, Artculos 3 y 6).
Respecto de las empresas de servicios temporales, stas son las responsables de la salud
ocupacional de sus trabajadores en misin, en los trminos de las Leyes que rigen la
materia para los trabajadores permanentes. (Ley 50 de 28 de diciembre de 1990, Artculo
78 Parcial).
6. 4. 1. 1 Clasificacin de la Empresa
Es el acto por medio del cual el empleador clasifica a la empresa de acuerdo con la
actividad principal dentro de la clase de riesgo que corresponda y aceptada por la entidad
administradora en el trmino que determine el reglamento.

176

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Cuando una misma empresa tuviese ms de un centro de trabajo, podr tener diferentes
clases de riesgo, para cada uno de ellos por separado, bajo una misma identificacin, que
ser el nmero de identificacin tributaria, siempre que exista diferenciacin clara en la
actividad que desarrollan, en las instalaciones locativas y en la exposicin a factores de
riesgo ocupacional. (Decreto-Ley 1295 de 22 de junio de 1994, Artculos 25 y 26).
TABLA DE CLASES DE RIESGO
CLASE
CLASE I
CLASE II
CLASE III
CLASE IV

RIESGO
MNIMO
BAJO
BAJO
ALTO
MXIMO

6. 4. 1. 1. 1 Atencin especial en asistencia tcnica en las micro y pequeas empresas


del pas
Las Entidades Administradoras de Riesgos Laborales fortalecern las actividades de
promocin y prevencin en las micro y pequeas empresas que presentan alta siniestralidad
o estn clasificadas como de alto riesgo.
El Ministerio del Trabajo definir los criterios tcnicos con base en los cuales las Entidades
Administradoras de Riesgos Laborales focalizarn sus acciones de promocin y prevencin
de manera que se fortalezcan estas actividades en las micro y pequeas empresas, para lo
cual se tendr en cuenta la frecuencia, severidad y causa de los accidentes y enfermedades
laborales en estas empresas, as como los criterios tcnicos que defina el Ministerio de
Salud y Proteccin Social en lo relacionado con la afiliacin de trabajadores afiliados a
micro y pequeas empresas.
-- Dentro de las campaas susceptibles de reproduccin en medios fsicos o electrnicos
y actividades generales de promocin y prevencin de riesgos laborales que realizan
peridicamente las Entidades Administradoras de Riesgos Laborales se involucrarn a
trabajadores del sector informal de la economa, bajo la vigilancia y control del Ministerio
de Trabajo. (Ley 1562 de 11 de julio de 2012, Artculo 12).
6. 4. 1. 2 Cotizaciones
El monto de las cotizaciones para el caso de los trabajadores vinculados mediante contratos
de trabajo o como servidores pblicos no podr ser inferior al 0.348%, ni superior al 8.7%,
del Ingreso Base de Cotizacin (IBC) de los trabajadores, y estar a cargo del respectivo
empleador.
Durante la vigencia de la relacin laboral, los empleadores debern efectuar las cotizaciones
obligatorias al Sistema General de Riesgos Laborales.
Para la afiliacin a una entidad administradora se requerir copia de los recibos de pago
respectivos del trimestre inmediatamente anterior, cuando sea el caso.

Seguridad Social

177

En aquellos casos en los cuales el afiliado perciba salario de dos o ms empleadores,


las cotizaciones correspondientes sern efectuadas en forma proporcional al salario base
de cotizacin a cargo de cada uno de ellos. (Decreto-Ley 1295 de 22 de junio de 1994,
Artculos 16 y 18).
La siguiente, es la tabla de cotizaciones para cada clase de riesgo:
TABLA DE COTIZACIONES MNIMAS Y MXIMAS
(Decreto nico Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015, Artculo 2.2.4.3.5)
CLASE DE
RIESGO

VALOR MNIMO

VALOR INICIAL

VALOR MXIMO

0,348%

0,522%

0,696%

II

0,435%

1,044%

1,653%

III

0,783%

2,436%

4,089%

IV

1,740%

4,350%

6,060%

3,219%

6,960%

8,700%

Toda empresa que ingrese por primera vez al Sistema General de Riesgos Laborales,
cotizar por el valor correspondiente al valor inicial de la clase de riesgo que le corresponda.
Los empleadores son responsables del pago de las cotizaciones al Sistema General de
Riesgos Laborales, y debern conseguirlas dentro de los diez (10) primeros das comunes
del mes siguiente a aquel objeto de la cotizacin.
Las entidades administradoras podrn aceptar la modalidad de pago de las cotizaciones
con tarjeta de crdito. (Decreto nico Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015,
Artculo 2.2.4.3.7).
6. 4. 1. 2. 1 Reportes de informacin de aportes al Fondo de Riesgos Laborales
Las Administradoras de Riesgos Laborales debern presentar los informes mensuales
correspondientes al pago de las cotizaciones, aportes al Fondo de Riesgos Laborales y
empresas afiliadas al Sistema General de Riesgos Laborales, antes del da 28 del mes
siguiente al reportado. Estos informes deben ser presentados a travs del servidor FTP
Seguro que dispondr el Ministerio del Trabajo y diseados en archivos planos, cuya
extensin ser txt.
La estructura de los archivos a presentar, est especificada en el Anexo Tcnico que hace
parte de la Circular del Ministerio de Trabajo No. 14 de 17 de febrero de 2014.
Cuando la Administradora no presente la informacin en las fechas sealadas o lo haga sin
la informacin requerida, ser sancionada por las Direcciones Territoriales del Ministerio
del Trabajo, de acuerdo con lo dispuesto en el artculo 91 del Decreto Ley 1295 de 1994,
modificado por el artculo 115 del Decreto Ley 2150 de 1995 y los artculos 13 y 32 de la
Ley 1562 de 2012. (Circular del Ministerio de Trabajo No. 14 de 17 de febrero de 2014).

178

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

6. 4. 1. 3 Base de cotizacin del Sistema General de Riesgos Laborales


La base para calcular las cotizaciones del Sistema General de Riesgos Laborales, es la
misma determinada para el Sistema General de Pensiones.
Las cotizaciones correspondientes a los trabajadores dependientes del sector privado se
calcularn con base en el salario mensual devengado. Para el efecto, constituye salario el
que se determine para el Sistema General de Pensiones.
Los empleadores del sector pblico cotizarn sobre los salarios de sus servidores. Para
estos efectos, constituye salario el que se determine para los servicios pblicos en el
Sistema General de Pensiones.
Igual que para el Sistema General de Pensiones la base de cotizacin estar limitada a
veinte (20) salarios mnimos, y la de los salarios integrales se calcular sobre el (70%) de
ellos. (Decreto nico Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015, Artculo 2.2.4.3.3).
6. 4. 2 Prestaciones asistenciales y econmicas
Todo trabajador que sufra un accidente de trabajo o una enfermedad profesional tendr
derecho, segn sea el caso, a:
Asistencia mdica, quirrgica, teraputica y farmacutica.
Servicios de hospitalizacin.
Servicio odontolgico.
Suministro de medicamentos.
Servicios auxiliares de de diagnstico y tratamiento.
Prtesis y rtesis, su reparacin, y su reposicin solo en casos de deterioro o
desadaptacin, cuando a criterio de rehabilitacin se recomienda.
Rehabilitaciones fsica y profesional.
Gastos de traslado, en condiciones normales, que sean necesarios para la prestacin
de estos servicios.
Los servicios de salud que demande el afiliado, derivados del accidente de trabajo
o la enfermedad profesional, sern prestados a travs de la Entidad Promotora de
Salud a la cual se encuentra afiliado en el Sistema General de Seguridad Social en
Salud, salvo los tratamientos de rehabilitacin profesional y los servicios de medicina
ocupacional que podrn ser prestados por las entidades administradoras de riesgos
laborales.
Los gastos derivados de los servicios de salud prestados y que tengan relacin directa
con la atencin del riesgo profesional, estn a cargo de la entidad administradora de
riesgos laborales correspondiente.
La atencin inicial de urgencia de los afiliados al sistema, derivados de accidentes
de trabajo o enfermedad profesional, podr ser prestada por cualquier institucin
prestadora de servicios de salud, con cargo al sistema general de riesgos laborales.

Seguridad Social

179

Subsidio por incapacidad temporal.


Indemnizacin por incapacidad permanente parcial.
Pensin de Invalidez.
Pensin de sobrevivientes.
Auxilio funerario. (Decreto-Ley 1295 de 22 de junio de 1994, Artculos 5 y 7).

6. 4. 2. 1 Ingreso base para liquidar las prestaciones econmicas


a) Para accidentes de trabajo
El promedio del Ingreso Base de Cotizacin (IBC) de los seis (6) meses anteriores a
la ocurrencia al accidente de trabajo, o fraccin de meses, si el tiempo laborado en
esa empresa fuese inferior a la base de cotizacin declarada e inscrita en la Entidad
Administradora de Riesgos Laborales a la que se encuentre afiliado;
b) Para enfermedad laboral
El promedio del ltimo ao, o fraccin de ao, del Ingreso Base de Cotizacin (IBC)
anterior a la fecha en que se calific en primera oportunidad el origen de la enfermedad
laboral.
En caso de que la calificacin en primera oportunidad se realice cuando el trabajador se
encuentre desvinculado de la empresa se tomar el promedio del ltimo ao, o fraccin de
ao si el tiempo laborado fuese inferior, del Ingreso Base de Cotizacin (IBC) declarada e
inscrita en la ltima Entidad Administradora de Riesgos Laborales a la que se encontraba
afiliado previo a dicha calificacin.

Las sumas de dinero que las Entidades Administradoras de Riesgos Laborales deben
pagar por concepto de prestaciones econmicas deben indexarse, con base en el ndice
de Precios al Consumidor (IPC) al momento del pago certificado por el Departamento
Administrativo Nacional de Estadstica, DANE.

Para el caso del pago del subsidio por incapacidad temporal, la prestacin ser
reconocida con base en el ltimo (IBC) pagado a la Entidad Administradora de Riesgos
Laborales anterior al inicio de la incapacidad mdica las Administradoras de Riesgos
Laborales debern asumir el pago de la cotizacin a pensiones y salud, correspondiente
a los empleadores o de los trabajadores independientes, durante los perodos de
incapacidad temporal y hasta por un Ingreso Base de Cotizacin equivalente al valor de
la incapacidad. La proporcin ser la misma establecida para estos sistemas en la Ley
100 de 1993.

El pago de la incapacidad temporal ser asumido por las Entidades Promotoras de


Salud, en caso de que la calificacin de origen en la primera oportunidad sea comn;
o por la Administradora de Riesgos Laborales en caso de que la calificacin del origen
en primera oportunidad sea laboral y si existiese controversia continuarn cubriendo
dicha incapacidad temporal de esta manera hasta que exista un dictamen en firme por
parte de la Junta Regional o Nacional si se apela a esta, cuando el pago corresponda
a la Administradora de Riesgos Laborales y est en controversia, esta pagar el mismo

180

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

porcentaje estipulado por la normatividad vigente para el rgimen contributivo del


Sistema General de Seguridad Social en Salud, una vez el dictamen est en firme
podrn entre ellas realizarse los respectivos rembolsos y la ARL reconocer al trabajador
la diferencia en caso de que el dictamen en firme indique que corresponda a origen
laboral.

El subsidio econmico por concepto favorable de rehabilitacin a cargo de la


Administradora del Fondo de Pensiones se reconocer en los trminos del artculo 142
del Decreto-ley 19 de 2012 o la norma que lo modifique o sustituya. (Ley 1562 de 11 de
julio de 2012, Artculo 5).

6. 4. 2. 2. Monto de las cotizaciones


El monto de las cotizaciones para el caso de los trabajadores vinculados mediante contratos
de trabajo o como servidores pblicos no podr ser inferior al 0.348%, ni superior al 8.7%,
del Ingreso Base de Cotizacin (IBC) de los trabajadores y su pago estar a cargo del
respectivo empleador.
El mismo porcentaje del monto de las cotizaciones se aplicar para las personas vinculadas
a travs de un contrato formal de prestacin de servidos personales, sin embargo, su
afiliacin estar a cargo del contratante y el pago a cargo del contratista, exceptundose lo
estipulado en el literal a) numeral 5 del artculo 1 de esta ley.
El Ministerio de Trabajo en coordinacin con el Ministerio de Salud y Proteccin Social en lo
de su competencia adoptarn la tabla de cotizaciones mnimas y mximas para cada clase
de riesgo, as como las formas en que una empresa pueda lograr disminuir o aumentar
los porcentajes de cotizacin de acuerdo a su siniestralidad, severidad y cumplimiento del
Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. (Ley 1562 de 11 de
julio de 2012, Artculo 6).
6. 4. 2. 3 Mora en el pago de aportes al Sistema General de Riesgos Laborales
No genera la desafiliacin automtica de los afiliados trabajadores durante la vigencia de
la relacin laboral y del contrato de prestacin de servicios.
En el evento en que el empleador y/o contratista se encuentre en mora de efectuar sus
aportes al Sistema General de Riesgos Laborales, ser responsable de los gastos en que
incurra la Entidad Administradora de Riesgos Laborales por causa de las prestaciones
asistenciales otorgadas, as como del pago de los aportes en mora con sus respectivos
intereses y el pago de las prestaciones econmicas a que hubiere lugar.
La liquidacin, debidamente soportada, que realicen las Entidades Administradoras de
Riesgos Laborales por concepto de Prestaciones otorgadas, cotizaciones adeudadas e
intereses por mora, prestar mrito ejecutivo.
Se entiende que la empresa afiliada est en mora cuando no ha cumplido con su obligacin
de pagar los aportes correspondientes dentro del trmino estipulado en las normas legales

Seguridad Social

181

vigentes. Para tal efecto, la Entidad Administradora de Riesgos Laborales respectiva,


deber enviar a la ltima direccin conocida de la empresa o del contratista afiliado una
comunicacin por correo certificado en un plazo no mayor a un (1) mes despus del no
pago de los aportes. La comunicacin constituir a la empresa o contratista afiliado en
mora. Copia de esta comunicacin deber enviarse al representante de los Trabajadores
en Comit Paritario de Salud Ocupacional (Copaso).
Si pasados dos (2) meses desde la fecha de registro de la comunicacin contina la mora,
la Administradora de Riesgos Laborales dar aviso a la Empresa y a la Direccin Territorial
correspondiente del Ministerio del Trabajo para los efectos pertinentes.
La administradora deber llevar el consecutivo de registro de radicacin de los anteriores
avisos, as mismo la empresa reportada en mora no podr presentarse a procesos de
contratacin estatal.

Cuando la Entidad Administradora de Riesgos Laborales, una vez agotados todos


los medios necesarios para efectos de recuperar las sumas adeudadas al Sistema
General de Riesgos Laborales, compruebe que ha sido cancelado el registro mercantil
por liquidacin definitiva o se ha dado un cierre definitivo del empleador y obren en
su poder las pruebas pertinentes, de conformidad con las normas vigentes sobre la
materia, podr dar por terminada la afiliacin de la empresa, mas no podr desconocer
las prestaciones asistenciales y econmicas de los trabajadores de dicha empresa, a
que haya lugar de acuerdo a la normatividad vigente como consecuencia de accidentes
de trabajo o enfermedad laboral ocurridos en vigencia de la afiliacin.

Sin perjuicio, de la responsabilidad del empleador de asumir los riesgos laborales de


sus trabajadores en caso de mora en el pago de las primas o cotizaciones obligatorias y
de la que atae al propio contratista, corresponde a todas las entidades administradoras
de riesgos laborales adelantar las acciones de cobro, previa constitucin de la empresa,
empleador o contratista en mora y el requerimiento escrito donde se consagre el valor
adeudado y el nmero de trabajadores afectados.
Para tal efecto, la liquidacin mediante la cual la administradora de riesgos laborales
determine el valor adeudado, prestar mrito ejecutivo.

La Unidad de Gestin Pensional y Parafiscales, UGPP, realizar seguimiento y control


sobre las acciones de determinacin, cobro, cobro persuasivo y recaudo que deban
realizar las Administradoras de Riesgos Laborales.

Los Ministerios del Trabajo y Salud reglamentarn la posibilidad de aportes al Sistema


de Seguridad Social Integral y dems parafiscales de alguno o algunos sectores de
manera anticipada. (Ley 1562 de 11 de julio de 2012, Artculo 7).

6. 4. 3 Investigacin de incidentes y accidentes de trabajo


Se aplica a los empleadores pblicos y privados, a los trabajadores dependientes e
independientes, a los contratantes de personal bajo modalidad de contrato civil, comercial
o administrativo, a las organizaciones de economa solidaria y del sector cooperativo, a

182

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

las agremiaciones u asociaciones que afilian trabajadores independientes al Sistema de


Seguridad Social Integral; a las administradoras de riesgos laborales; a la Polica Nacional
en lo que corresponde a su personal no uniformado y al personal civil de las fuerzas
militares.
Su objeto es establecer obligaciones y requisitos mnimos para realizar la investigacin de
incidentes y accidentes de trabajo, con el fin de identificar las causas, hechos y situaciones
que los han generado, e implementar las medidas correctivas encaminadas a eliminar o
minimizar condiciones de riesgo y evitar su recurrencia.
Para tales efectos es necesario conocer las siguientes definiciones:
Incidente de trabajo: Suceso acaecido en el curso del trabajo o en relacin con este,
que tuvo el potencial de ser un accidente, en el que hubo personas involucradas sin que
sufrieran lesiones o se presentaran daos a la propiedad y/o prdida en los procesos.
Investigacin de accidente o incidente: Proceso sistemtico de determinacin y
ordenacin de causas, hechos o situaciones que generaron o favorecieron la ocurrencia
del accidente o incidente, que se realiza con el objeto de prevenir su repeticin, mediante
el control de los riesgos que lo produjeron.
Causas bsicas: Causas reales que se manifiestan detrs de los sntomas; razones
por las cuales ocurren los actos y condiciones subestndares o inseguros; factores que
una vez identificados permiten un control administrativo significativo. Las causas bsicas
ayudan a explicar por qu se cometen actos subestndares o inseguros y por qu existen
condiciones subestndares o inseguras.
Causas inmediatas: Circunstancias que se presentan justamente antes del contacto;
por lo general son observables o se hacen sentir. Se clasifican en actos subestndares o
actos inseguros (comportamientos que podran dar paso a la ocurrencia de un accidente
o incidente) y condiciones subestndares o condiciones inseguras (circunstancias que
podran dar paso a la ocurrencia de un accidente o incidente).
Aportantes: Empleadores pblicos y privados, contratantes de personal bajo modalidad
de contrato civil, comercial o administrativo; a las organizaciones de economa solidaria
y del sector cooperativo, a las agremiaciones u asociaciones autorizadas para realizar la
afiliacin colectiva de trabajadores independientes al Sistema de Seguridad Social Integral.
Accidente grave: Aquel que trae como consecuencia amputacin de cualquier segmento
corporal; fractura de huesos largos (fmur, tibia, peron, hmero, radio y cbito) ; trauma
craneoenceflico; quemaduras de segundo y tercer grado; lesiones severas de mano, tales
como aplastamiento o quemaduras; lesiones severas de columna vertebral con compromiso
de mdula espinal; lesiones oculares que comprometan la agudeza o el campo visual o
lesiones que comprometan la capacidad auditiva. (Resolucin Reglamentaria Ministerio
de la Proteccin Social No. 1401 de 14 de mayo de 2007).

Seguridad Social

183

Obligaciones de los aportantes:


1. Conformar el equipo investigador de los incidentes y accidentes de trabajo,
2. Investigar todos los incidentes y accidentes de trabajo dentro de los quince (15) das
siguientes a su ocurrencia, a travs del equipo investigador, conforme lo determina la
presente resolucin.
3. Adoptar una metodologa y un formato para investigar los incidentes y los accidentes
de trabajo, que contenga, como mnimo, los lineamientos establecidos en la presente
resolucin, siendo procedente adoptar los diseados por la administradora de riesgos
laborales.
Cuando como consecuencia del accidente de trabajo se produzca el fallecimiento del
trabajador, se debe utilizar obligatoriamente el formato suministrado por la Administradora
de Riesgos Laborales a la que se encuentre afiliado, conforme lo establece el artculo 4
del Decreto 1530 de 1996, o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.
4. Registrar en el formato de investigacin, en forma veraz y objetiva, toda la informacin
que conduzca a la identificacin de las causas reales del accidente o incidente de
trabajo.
5. Implementar las medidas y acciones correctivas que, como producto de la investigacin,
recomienden el Comit Paritario de Salud Ocupacional o Viga Ocupacional; las
autoridades administrativas laborales y ambientales; as como la Administradora de
Riesgos Laborales a la que se encuentre afiliado el empleador, la empresa de servicios
temporales, los trabajadores independientes o los organismos de trabajo asociado y
cooperativo, segn sea el caso.
6. Proveer los recursos, elementos, bienes y servicios necesarios para implementar las
medidas correctivas que resulten de la investigacin, a fin de evitar la ocurrencia de
eventos similares, las cuales debern ser parte del cronograma de actividades del
Programa de Salud Ocupacional de la empresa, incluyendo responsables y tiempo de
ejecucin.
7. Implementar el registro del seguimiento realizado a las acciones ejecutadas a partir de
cada investigacin de accidente e incidente de trabajo ocurrido en la empresa o fuera
de ella, al personal vinculado directa o indirectamente.
8. Establecer y calcular indicadores de control y seguimiento del impacto de las acciones
tomadas.
9. Remitir, a la respectiva administradora de riesgos laborales, los informes de investigacin
de los accidentes de trabajo, los cuales debern ser firmados por el representante legal
del aportante o su delegado.
10. Llevar los archivos de las investigaciones adelantadas y pruebas de los correctivos
implementados, los cuales debern estar a disposicin del Ministerio de la Proteccin
Social cuando este los requiera.

184

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Obligaciones de las administradoras de riesgos laborales:


En relacin con la investigacin de incidentes y accidentes de trabajo, las administradoras
de riesgos laborales tienen las siguientes obligaciones:
1. Proporcionar asesora a sus afiliados, en materia de investigacin de incidentes y
accidentes de trabajo.
2. Desarrollar e implementar una metodologa para la investigacin de los incidentes y
accidentes de trabajo y suministrarla a los aportantes.
3. Remitir, para aprobacin de la Direccin General de Riesgos Profesionales del Ministerio
de la Proteccin Social, los formatos de investigacin de incidentes y accidentes de
trabajo.
4. Suministrar a los aportantes el formato de investigacin de incidentes y accidentes de
trabajo con su respectivo instructivo.
5. Analizar las investigaciones de los accidentes de trabajo remitidas por los aportantes,
profundizar o complementar aquellas que en su criterio no cumplan con los requerimientos
contenidos en la presente resolucin.
6. Capacitar continuamente al aportante, al equipo investigador y al Comit Paritario de
Salud Ocupacional o Viga Ocupacional, en la investigacin de incidentes y accidentes
de trabajo y en la implementacin de correctivos.
7. Participar, cuando lo estime necesario, en la investigacin de accidentes de trabajo
que, por su complejidad, consecuencias o falta de conocimiento tcnico del aportante,
hagan aconsejable la recoleccin de datos oportunos que permitan conocer las causas
y emitir recomendaciones ms precisas.
8. Emitir conceptos tcnicos sobre cada investigacin remitida, as como recomendaciones
complementarias, en caso de ser necesario, a fin de que el aportante implemente las
medidas correctivas para prevenir eventos similares.
9. Realizar seguimiento a las medidas de control sugeridas en las investigaciones de
accidentes y tener los soportes disponibles cuando el Ministerio de la Proteccin Social
lo solicite.
10. Remitir informe semestral, con sus respectivos soportes, a las Direcciones Territoriales
del Ministerio de la Proteccin Social para efecto del ejercicio de la vigilancia y control
que le corresponde, sobre los aportantes que han incumplido las medidas de control
recomendadas o que habindolas adoptado, fueron insuficientes para el control del
riesgo causante del accidente.
El informe deber contener los siguientes datos: Nombre o razn social, documento de
identidad, direccin, departamento y municipio del aportante; nombre y documento de
identidad del trabajador accidentado; fechas del accidente de trabajo, del envo de la
investigacin a la ARL, de las recomendaciones de la ARL al aportante, de verificacin
de la ARL; recomendaciones incumplidas y razn del incumplimiento.

Seguridad Social

185

11. Informar a los aportantes sobre los resultados de las investigaciones de accidentes
e incidentes de trabajo, para que sean tenidos en cuenta de forma prioritaria en las
actividades de prevencin de riesgos laborales.
Investigacin de incidente y accidente de trabajo:
El aportante podr utilizar la metodologa de investigacin de incidentes y accidentes de
trabajo que ms se ajuste a sus necesidades y requerimientos de acuerdo con su actividad
econmica, desarrollo tcnico o tecnolgico, de tal manera que le permita y facilite cumplir
con sus obligaciones legales y le sirva como herramienta tcnica de prevencin.
Equipo investigador:
El aportante debe conformar un equipo para la investigacin de todos los incidentes
y accidentes de trabajo, integrado como mnimo por el jefe inmediato o supervisor del
trabajador accidentado o del rea donde ocurri el incidente, un representante del Comit
Paritario de Salud Ocupacional o el Viga Ocupacional y el encargado del desarrollo del
programa de salud ocupacional. Cuando el aportante no tenga la estructura anterior, deber
conformar un equipo investigador integrado por trabajadores capacitados para tal fin.
Cuando el accidente se considere grave o produzca la muerte, en la investigacin deber
participar un profesional con licencia en Salud Ocupacional, propio o contratado, as como
el personal de la empresa encargado del diseo de normas, procesos y/o mantenimiento.
Los aportantes podrn apoyarse en personal experto interno o externo, para determinar las
causas y establecer las medidas correctivas del caso.
Investigacin de accidentes e incidentes ocurridos a trabajadores no vinculados
mediante contrato de trabajo:
Cuando el accidentado sea un trabajador en misin, un trabajador asociado a un organismo
de trabajo asociado o cooperativo o un trabajador independiente, la responsabilidad de
la investigacin ser tanto de la empresa de servicios temporales como de la empresa
usuaria; de la empresa beneficiaria del servicio del trabajador asociado y del contratante,
segn sea el caso. En el concepto tcnico se deber indicar el correctivo que le corresponde
implementar a cada una.
Contenido del informe de investigacin:
El documento que contenga el resultado de la investigacin de un incidente o accidente
deber contener todas las variables y cdigos del informe de accidente de trabajo,
establecidos en la Resolucin 156 de 2005 o la norma que la sustituya, modifique o
adicione, en cuanto a informacin del aportante, del trabajador accidentado y datos sobre
el accidente.
Para determinar las causas, hechos y situaciones es necesario, adems, que en el informe
de investigacin se detallen caractersticas especficas sobre tipo de lesin, parte detallada

186

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

del cuerpo que fue lesionada, lesin precisa que sufri el trabajador; agente y mecanismo
del accidente, sitio exacto donde ocurri el evento. Respecto del agente de la lesin, se debe
incluir informacin como: tipo, marca, modelo, velocidades, tamaos, formas, dimensiones
y las dems que se consideren necesarias.
El informe debe contener una descripcin clara y completa del accidente, el anlisis
causal detallado, las conclusiones, las medidas de control y dems datos propios de la
investigacin.
Descripcin del accidente o incidente:
El informe deber contener un relato completo y detallado de los hechos relacionados con
el accidente o incidente, de acuerdo con la inspeccin realizada al sitio de trabajo y las
versiones de los testigos, involucrando todo aquello que se considere importante o que
aporte informacin para determinar las causas especficas del accidente o incidente, tales
como cundo ocurri, dnde se encontraba el trabajador, qu actividad estaba realizando y
qu pas, por qu realizaba la actividad, para qu, con quin se encontraba, cmo sucedi.
Para obtener la informacin, el aportante puede acudir al reconocimiento del rea
involucrada, entrevista a testigos, fotografas, videos, diagramas, revisin de documentos
y dems tcnicas que se consideren necesarias.
Causas del accidente o incidente:
Son las razones por las cuales ocurre el accidente o incidente. En el informe se deben
relacionar todas las causas encontradas dentro de la investigacin, identificando las
bsicas o mediatas y las inmediatas y especificando en cada grupo, el listado de los actos
subestndar o inseguros y las condiciones subestndar o inseguras.
Compromiso de adopcin de medidas de intervencin:
Enumerar y describir las medidas de intervencin que la empresa se compromete a adoptar,
para prevenir o evitar la ocurrencia de eventos similares, indicando en cada caso quin (es)
es (son) el (los) responsable (s) y cundo se realizar la intervencin.
Adems, se deben especificar las medidas que se realizarn en la fuente del riesgo, en el
medio ambiente de trabajo y en los trabajadores. Las recomendaciones deben ser prcticas
y tener una relacin lgica con la causa bsica identificada.
La empresa implementar las acciones recomendadas, llevar los registros de cumplimiento,
verificar la efectividad de las acciones adelantadas y realizar los ajustes que considere
necesarios.
Datos relativos a la investigacin:
En el informe se debe relacionar lugar, direccin, fecha(s) y hora(s) en que se realiza
la investigacin; nombres, cargos, identificacin y firmas de los investigadores y del
representante legal.

Seguridad Social

187

Remisin de investigaciones:
El aportante debe remitir a la Administradora de Riesgos Laborales a la que se encuentre
afiliado, dentro de los quince (15) das siguientes a la ocurrencia del evento, el informe de
investigacin del accidente de trabajo mortal y de los accidentes graves.
Recibida la investigacin por la Administradora de Riesgos Laborales, esta la evaluar,
complementar y emitir concepto sobre el evento correspondiente, determinando las
acciones de prevencin que debe implementar el aportante, en un plazo no superior a
quince (15) das hbiles.
Cuando el accidente de trabajo sea mortal, la Administradora de Riesgos Laborales remitir
el informe dentro de los diez (10) das hbiles siguientes a la emisin del concepto, junto
con la investigacin y copia del informe del accidente de trabajo, a la Direccin Territorial de
Trabajo o a la Oficina Especial de Trabajo del Ministerio de la Proteccin Social, segn sea
el caso, a efecto de que se adelante la correspondiente investigacin administrativa laboral
y se impongan las sanciones a que hubiere lugar si fuere del caso.
Para efecto de la investigacin del accidente de trabajo mortal, los formatos deben contener,
como mnimo, los requisitos establecidos en la presente resolucin.
La Direccin General de Riesgos Profesionales del Ministerio de la Proteccin Social podr
solicitar, en cualquier tiempo, los informes de que trata el presente artculo.
Sanciones:
El incumplimiento de lo establecido en la presente resolucin ser sancionado de
conformidad con lo establecido en los literales a) y c) del artculo 91 del Decreto-ley 1295
de 1994.
Las investigaciones administrativas y las sanciones por incumplimiento de la presente
resolucin sern de competencia de las Direcciones Territoriales del Ministerio de la
Proteccin Social, de conformidad con lo previsto en el inciso primero ibdem.
6. 4. 4. Trabajadores Ocasionales, accidentales o transitorios:
La cotizacin a seguridad social para trabajadores dependientes que laboran por perodos
inferiores a un mes, se encuentra regulada por el Decreto 2616 de 2013, de la siguiente
forma:
El citado Decreto se aplicar a los trabajadores dependientes que cumplan con las
siguientes condiciones, sin perjuicio de las dems que les son de su naturaleza:
a) Que se encuentren vinculados laboralmente.
b) Que el contrato sea a tiempo parcial, es decir, que en un mismo mes, sea contratado
por periodos inferiores a treinta (30) das.

188

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

c) Que el valor que resulte como remuneracin en el mes, sea inferior a un (1) salario
mnimo mensual legal vigente.
No se aplicar a los trabajadores afectados por una reduccin colectiva o temporal de la
duracin normal de su trabajo, por motivos econmicos, tecnolgicos o estructurales. El
traslado de un trabajo a tiempo completo a un trabajo a tiempo parcial, o viceversa deber
ser voluntario.
La afiliacin del trabajador a los Sistemas de Pensiones, Riesgos Laborales y Subsidio
Familiar ser responsabilidad del empleador y se realizar en los trminos que establecen
las normas generales que rigen los diferentes sistemas, a travs de las Administradoras
de Pensiones, Administradoras de Riesgos Laborales y Cajas de Compensacin Familiar
autorizadas para operar.
Para la afiliacin al Sistema General de Pensiones, el trabajador seleccionar una nica
administradora de pensiones.
Para la afiliacin al Sistema General de Riesgos Laborales y del Subsidio Familiar,
corresponder al empleador efectuar la seleccin de la Administradora de Riesgos
Laborales y de la Caja de Compensacin Familiar.
En el Sistema de Pensiones, el ingreso base para calcular la cotizacin mnima mensual
de los trabajadores a quienes se les aplica el presente decreto, ser el correspondiente
a una cuarta parte (1/4) del salario mnimo mensual legal vigente, el cual se denominar
cotizacin mnima semanal.
Para el Sistema de Riesgos Laborales, el ingreso base de cotizacin ser el salario mnimo
legal mensual vigente.
Para el Sistema General de Pensiones y del Subsidio Familiar, se cotizar de acuerdo con
lo sealado en la siguiente tabla:
Das laborados en el mes

Monto de la cotizacin

Entre 1 y 7 das

Una (1) cotizacin mnima semanal

Entre 8 y 14 das

Dos (2) cotizaciones mnimas semanales

Entre 15 y 21 das

Tres (3) cotizaciones mnimas semanales

Ms de 21 das

Cuatro (4) cotizaciones mnimas semanales


(equivalen a un salario mnimo mensual)

Los valores semanales citados en este artculo, se refieren al valor mnimo semanal
calculado en el artculo 2.2.1.6.4.8 del Decreto nico Reglamentario 1072 de 2015.
El monto de cotizacin que le corresponder al empleador y al trabajador, se determinar
aplicando los porcentajes establecidos en las normas generales que regulan los Sistemas
de Pensiones, Riesgos Laborales y Subsidio Familia.

Seguridad Social

189

El valor semanal del pago se calcula como se ilustra a continuacin:


1. Valor de cotizacin mnima semanal a cargo del empleador en cada sistema:
Valor mnimo
semanal ($)

Pago mnimo semanal a cargo del empleador


A. Seguridad Social
Pensiones (12% del SMMLV/4)
Riesgos Laborales
(Riesgo 1 = 0,522%* del SMMLV) **
Valor variable segn el riesgo de la actividad del empleador.
B. Parafiscalidad
Cajas de Compensacin (4% del SMMLV/4)
C. Total (A+B)

24.282,61
20.683,65

3.598,96
6.894,55
6.894,55
31.177,16

* En la tabla se especifica un ejemplo de empresa con actividad econmica de riesgos laborales


** En riesgos laborales el valor a pagar ser igual al valor mensual.

2. Valores mnimos a cargo del trabajador para el Sistema de Pensiones:


Pago mnimo semanal a cargo del trabajador
Pensiones (4% del SMMLV/4)
Total

Mnimo semanal ($)


6.894,55
6.894,55

Los valores sealados en las tablas son ilustrativos y calculados sobre el salario mnimo
mensual legal vigente (SMMLV) del ao 2016, por lo tanto se ajustarn anualmente segn
el incremento oficial del salario mnimo mensual.
El porcentaje de cotizacin al Sistema General de Riesgos Laborales se aplicar de
conformidad con la clasificacin de actividades econmicas establecidas en el Decreto
1607 de 2002 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.
Para efectos de la contabilizacin de las semanas en el Sistema General de Pensiones,
las administradoras reconocern como una (1) semana el rango entre un (1) da y siete (7)
das laborados, tomados para el clculo del monto de la cotizacin. Si el empleador toma
cuatro (4) das laborados para el clculo, el sistema reconocer una (1) semana; si toma
ocho (8) das laborados, el sistema reconocer dos (2) semanas y as sucesivamente.
El mecanismo de recaudo en los Sistemas de Pensiones, Riesgos Laborales y Cajas de
Compensacin Familiar, ser el de la Planilla Integrada de Liquidacin de Aportes (PILA).
El modelo operativo que se adopte para actualizar el sistema PILA a fin de cobijar a
los trabajadores a que se refiere el Decreto 2616 de 2013, incorporar un esquema de
reporte a los operadores de informacin y bancarios de carcter unificado o por grupos de
trabajadores, que permita controlar los costos de operacin.
Si la reglamentacin vigente para la Planilla Integrada de Liquidacin de Aportes no
contiene los elementos que permitan realizar las cotizaciones en los trminos que seala
el presente decreto, se dispondr de un plazo de dos (2) meses para que el Ministerio de
Salud y Proteccin Social o quien haga sus veces, realice los ajustes pertinentes.

190

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

La cotizacin a los Sistemas de Pensiones, Riesgos Laborales y Subsidio Familiar se


realizar en los plazos establecidos en las normas generales que los rigen. El empleador
realizar las cotizaciones reportando el nmero de das que labor el trabajador durante el
mes correspondiente; para el Sistema de Riesgos Laborales la cotizacin ser mensual.
Cuando un trabajador tenga simultneamente ms de un contrato de trabajo, cada
empleador deber efectuar de manera independiente las cotizaciones correspondientes
a los diferentes Sistemas sealados en el presente decreto, en los trminos del rgimen
aplicable a cada uno de ellos.
En el evento en que el trabajador cuente con ms de una relacin laboral, deber informar
a sus empleadores la administradora de pensiones seleccionada, con el fin de que estos
ltimos realicen su afiliacin y cumplan sus obligaciones en una nica administradora de
pensiones.
Si la persona que ha realizado cotizaciones mnimas semanales al Sistema General
de Pensiones en los trminos del presente decreto, no logra cumplir los requisitos para
obtener una pensin, si lo decide voluntariamente, los recursos por concepto de devolucin
de saldos o indemnizacin sustitutiva, segn aplique, podrn ingresar al mecanismo de
beneficios econmicos peridicos BEPS con el fin de obtener la suma peridica, en los
trminos del Decreto nmero 604 de 2013 o la norma que lo sustituya.
Los recursos de la indemnizacin sustitutiva o la devolucin de saldos se tendrn en cuenta
para el clculo del subsidio peridico, siempre que permanezcan por lo menos tres (3) aos
en el Servicio Social Complementario de los BEPS. (Decreto nico Reglamentario 1072
de 26 de mayo de 2015, Artculos 2.2.1.6.4.2 al 2.2.1.6.4.13 y 2.2.1.6.4.18).
6. 4. 5. Trabajadores independientes
El Gobierno nacional disear un esquema financiero y operativo que posibilite la vinculacin
de trabajadores independientes con ingresos inferiores al salario mnimo mensual legal
vigente al Sistema General de Seguridad Social Integral. En materia de salud, el trabajador
podr afiliarse o permanecer en el rgimen subsidiado, siempre y cuando cumpla las
condiciones para pertenecer a este. Si desea acceder a prestaciones econmicas del
rgimen contributivo, podr cotizar de acuerdo con su capacidad de pago, caso en el cual
se le reconocern dichas prestaciones en proporcin a su aporte. Para la proteccin a la
vejez, acceder a los beneficios econmicos peridicos y para riesgos de incapacidad
y muerte a un esquema de microseguros, velando en todos los casos por el equilibrio
financiero del sistema. (Ley 1753 de 9 de junio de 2015, Artculo 98).
Los trabajadores independientes por cuenta propia y los independientes con contrato
diferente a prestacin de servicios que perciban ingresos mensuales iguales o superiores
a un (1) salario mnimo mensual legal vigente (smmlv), cotizarn mes vencido al Sistema
Integral de Seguridad Social sobre un ingreso base de cotizacin mnimo del cuarenta
por ciento (40%) del valor mensualizado de sus ingresos, sin incluir el valor total del
Impuesto al Valor Agregado (IVA), cuando a ello haya lugar, segn el rgimen tributario que
corresponda. Para calcular la base mnima de cotizacin, se podrn deducir las expensas
que se generen de la ejecucin de la actividad o renta que genere los ingresos, siempre
que cumplan los requisitos del artculo 107 del Estatuto Tributario.

Seguridad Social

191

En caso de que el ingreso base de cotizacin as obtenido resulte inferior al determinado por
el sistema de presuncin de ingresos que determine el Gobierno Nacional, se aplicar este
ltimo segn la metodologa que para tal fin se establezca y tendr fiscalizacin preferente
por parte de la Unidad Administrativa Especial de Gestin Pensional y Contribuciones
Parafiscales de la Proteccin Social (UGPP). No obstante, el afiliado podr pagar un menor
valor al determinado por dicha presuncin siempre y cuando cuente con los documentos
que soportan la deduccin de expensas, los cuales sern requeridos en los procesos de
fiscalizacin preferente que adelante la UGPP.
En el caso de los contratos de prestacin de servicios personales relacionados con las
funciones de la entidad contratante y que no impliquen subcontratacin alguna o compra
de insumos o expensas relacionados directamente con la ejecucin del contrato, el ingreso
base de cotizacin ser en todos los casos mnimo el 40% de valor mensualizado de
cada contrato, sin incluir el valor total el Impuesto al Valor Agregado (IVA), y no aplicar el
sistema de presuncin de ingresos ni la deduccin de expensas. Los contratantes pblicos
y privados debern efectuar directamente la retencin de la cotizacin de los contratistas,
a partir de la fecha y en la forma que para el efecto establezca el Gobierno Nacional.
Cuando las personas objeto de la aplicacin de la presente ley perciban ingresos de forma
simultnea provenientes de la ejecucin de varias actividades o contratos, las cotizaciones
correspondientes sern efectuadas por cada uno de los ingresos percibidos de conformidad
con la normatividad aplicable. Lo anterior en concordancia con el artculo 5 de la Ley 797
de 2003. (Ley 1753 de 9 de junio de 2015, Artculo 135).
6. 4. 6 Implementacin del Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo
(SG-SST)
El Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo (en adelante SG-SST) consiste
en el desarrollo de un proceso lgico y por etapas, basado en la mejora continua y que
incluye la poltica, la organizacin, la planificacin, la aplicacin, la evaluacin, la auditora
y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los
riesgos que puedan afectar la seguridad y la salud en el trabajo. (Ver Decreto nico
Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015, Artculos 2.2.4.6.1 al 2.2.4.6.37).
El SG-SST debe ser liderado e implementado por el empleador o contratante, con la
participacin de los trabajadores y/o contratistas, garantizando a travs de dicho sistema,
la aplicacin de las medidas de Seguridad y Salud en el Trabajo, el mejoramiento del
comportamiento de los trabajadores, las condiciones y el medio ambiente laboral, y el
control eficaz de los peligros y riesgos en el lugar de trabajo.
Para el efecto, el empleador o contratante debe abordar la prevencin de los accidentes y las
enfermedades laborales y tambin la proteccin y promocin de la salud de los trabajadores
y/o contratistas, a travs de la implementacin, mantenimiento y mejora continua de un
sistema de gestin cuyos principios estn basados en el ciclo PHVA (Planificar, Hacer,
Verificar y Actuar).
El SG-SST debe adaptarse al tamao y caractersticas de la empresa; igualmente, puede
ser compatible con los otros sistemas de gestin de la empresa y estar integrado en ellos.

192

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Dentro de los parmetros de seleccin y evaluacin de proveedores y contratistas, el


contratante podr incluir criterios que le permitan conocer que la empresa a contratar
cuente con el SG-SST. (Decreto nico Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015,
Artculo 2.2.4.6.4).
El empleador est obligado a la proteccin de la seguridad y la salud de los trabajadores,
acorde con lo establecido en la normatividad vigente.
Dentro del SG-SST en la empresa, el empleador tendr entre otras, las siguientes
obligaciones:
1. Definir, firmar y divulgar la poltica de Seguridad y Salud en el Trabajo a travs de
documento escrito, el empleador debe suscribir la poltica de seguridad y salud en
el trabajo de la empresa, la cual deber proporcionar un marco de referencia para
establecer y revisar los objetivos de seguridad y salud en el trabajo.
2. Asignacin y Comunicacin de Responsabilidades: Debe asignar, documentar y
comunicar las responsabilidades especficas en Seguridad y Salud en el Trabajo (en
adelante SST) a todos los niveles de la organizacin, incluida la alta direccin.
3. Rendicin de cuentas al interior de la empresa: A quienes se les hayan delegado
responsabilidades en el SG-SST, tienen la obligacin de rendir cuentas internamente en
relacin con su desempeo. Esta rendicin de cuentas se podr hacer a travs de medios
escritos, electrnicos, verbales o los que sean considerados por los responsables. La
rendicin se har como mnimo anualmente y deber quedar documentada.
4. Definicin de Recursos: Debe definir y asignar los recursos financieros, tcnicos y el
personal necesario para el diseo, implementacin, revisin evaluacin y mejora de
las medidas de prevencin y control, para la gestin eficaz de los peligros y riesgos en
el lugar de trabajo y tambin, para que los responsables de la seguridad y salud en el
trabajo en la empresa, el Comit Paritario o Viga de Seguridad y Salud en el Trabajo
segn corresponda, puedan cumplir de manera satisfactoria con sus funciones.
5. Cumplimiento de los Requisitos Normativos Aplicables: Debe garantizar que opera bajo
el cumplimiento de la normatividad nacional vigente aplicable en materia de seguridad y
salud en el trabajo, en armona con los estndares mnimos del Sistema Obligatorio de
Garanta de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales de que trata el artculo
14 de la Ley 1562 de 2012.
6. Gestin de los Peligros y Riesgos: Debe adoptar disposiciones efectivas para desarrollar
las medidas de identificacin de peligros, evaluacin y valoracin de los riesgos y
establecimiento de controles que prevengan daos en la salud de los trabajadores y/o
contratistas, en los equipos e instalaciones.
7. Plan de Trabajo Anual en SST: Debe disear y desarrollar un plan de trabajo anual para
alcanzar cada uno de los objetivos propuestos en el SG-SST, el cual debe identificar
claramente metas, responsabilidades, recursos y cronograma de actividades, en
concordancia con los estndares mnimos del Sistema Obligatorio de Garanta de
Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales.

Seguridad Social

193

8. Prevencin y Promocin de Riesgos Laborales: El empleador debe implementar


y desarrollar actividades de prevencin de accidentes de trabajo y enfermedades
laborales, as como de promocin de la salud en el SG-SST, de conformidad con la
normatividad vigente.
9. Participacin de los Trabajadores: Debe asegurar la adopcin de medidas eficaces
que garanticen la participacin de todos los trabajadores y sus representantes ante
el Comit Paritario o Viga de Seguridad y Salud en el Trabajo, en la ejecucin de
la poltica y tambin que estos ltimos funcionen y cuenten con el tiempo y dems
recursos necesarios, acorde con la normatividad vigente que les es aplicable.
As mismo, el empleador debe informar a los trabajadores y/o contratistas, a sus
representantes ante el Comit Paritario o el Viga de Seguridad y Salud en el Trabajo,
segn corresponda de conformidad con la normatividad vigente, sobre el desarrollo
de todas las etapas del SG-SST e igualmente, debe evaluar las recomendaciones
emanadas de estos para el mejoramiento del SG-SST.
El empleador debe garantizar la capacitacin de los trabajadores en los aspectos de
seguridad y salud en el trabajo de acuerdo con las caractersticas de la empresa, la
identificacin de peligros, la evaluacin y valoracin de riesgos relacionados con su
trabajo, incluidas las disposiciones relativas a las situaciones de emergencia, dentro
de la jornada laboral de los trabajadores directos o en el desarrollo de la prestacin del
servicio de los contratistas;
10. Direccin de la SST en las Empresas: Debe garantizar la disponibilidad de personal
responsable de la seguridad y la salud en el trabajo, cuyo perfil deber ser acorde con
lo establecido con la normatividad vigente y los estndares mnimos que para tal efecto
determine el Ministerio del Trabajo quienes debern, entre otras:
a) Planear, organizar, dirigir, desarrollar y aplicar el SG-SST, y como mnimo una (1)
vez al ao, realizar su evaluacin;
b) Informar a la alta direccin sobre el funcionamiento y los resultados del SG-SST, y;
c) Promover la participacin de todos los miembros de la empresa en la implementacin
del SG-SST; y
11. Integracin: El empleador debe involucrar los aspectos de Seguridad y Salud en el
Trabajo, al conjunto de sistemas de gestin, procesos, procedimientos y decisiones en
la empresa.
Por su importancia, el empleador debe identificar la normatividad nacional aplicable del
Sistema General de Riesgos Laborales, la cual debe quedar plasmada en una matriz
legal que debe actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones
aplicables a la empresa. (Decreto nico Reglamentario 1072 de 26 de mayo de
2015, Artculo 2.2.4.6.8).
Adicionalmente, los empleadores debern sustituir el Programa de Salud Ocupacional
por el SG-SST para lo cual, a partir del 31 de julio de 2014 debern inicio a las acciones

194

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

necesarias para ajustarse a lo establecido en esta disposicin y tendrn unos plazos


para culminar la totalidad del proceso, contados a partir de dicha fecha, de la siguiente
manera:
a) Dieciocho (18) meses para las empresas de menos de diez (10) trabajadores.
b) Veinticuatro (24) meses para las empresas con diez (10) a doscientos (200)
trabajadores.
c) Treinta (30) meses para las empresas de doscientos uno (201) o ms trabajadores.
Para ajustarse a los plazos establecidos, las empresas tendrn en cuenta el promedio de
nmero total de trabajadores, independientemente de su forma de contratacin, del ao
inmediatamente anterior a la fecha de publicacin del presente decreto, lo cual deber
quedar certificado por el representante legal de la empresa.
Las Administradoras de Riesgos Laborales brindarn asesora y asistencia tcnica a las
empresas afiliadas para la implementacin del SG-SST, conforme a los plazos definidos en
el presente artculo y del cumplimiento de esta obligacin, presentarn informes semestrales
a las Direcciones Territoriales del Ministerio del Trabajo.
Hasta que se venzan los plazos por tamao de empresa, se deber dar cumplimiento a lo
establecido en la resolucin nmero 1016 de 1989. (Decreto nico Reglamentario 1072
de 26 de mayo de 2015, Artculo 2.2.4.6.37).
Los responsables de la ejecucin de los Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el
Trabajo (SG-SST), debern realizar el curso de capacitacin virtual de cincuenta (50) horas
sobre el Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) que defina el
Ministerio del Trabajo en desarrollo de las acciones sealadas en el literal a) del artculo 12
de la Ley 1562 de 2012, y obtener el certificado de aprobacin del mismo. (Decreto nico
Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015, Artculo 2.2.4.6.35).
Los trabajadores, de conformidad con la normatividad vigente tendrn entre otras, las
siguientes responsabilidades:
1. Procurar el cuidado integral de su salud;
2. Suministrar informacin clara, veraz y completa sobre su estado de salud;
3. Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del SG-SST de la empresa;
4. Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos
latentes en su sitio de trabajo;
5. Participar en las actividades de capacitacin en seguridad y salud en el trabajo definido
en el plan de capacitacin del SGSST; y
6. Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del SG-SST. (Decreto nico
Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015, Artculo 2.2.4.6.10).

Seguridad Social

195

6.5 NORMATIVIDAD
6.5.1 Resolucin 5304 de 10 de diciembre de 2015
Diario Oficial No. 49.722 de 10 de diciembre de 2015
Ministerio de Salud y Proteccin Social
Por la cual se modifican los artculos 3, 8, 10, 12, 13 y 18 de la Resolucin 1747 de 2008.
EL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIN SOCIAL, en ejercicio de sus facultades legales,
en especial, de las conferidas en los numerales 7 del artculo173 de la Ley 100 de 1993 y
23 del artculo 2 del Decreto-ley 4107 de 2011, y
Considerando:
Que con el propsito de mejorar la operatividad en la liquidacin y pago de aportes al
Sistema de Seguridad Social Integral, por parte de los aportantes, se hace necesario
ajustar en la malla de validacin los campos correspondientes a nmero de identificacin
del aportante, nmero de identificacin del representante legal y nmero de identificacin
del cotizante, los cuales debern estar compuestos por letras de la A hasta la Z y caracteres
numricos del cero (0) al nueve (9) segn el tipo de identificacin que se trate.
Que el Decreto 1636 de 2006, reglamenta la forma y oportunidad para efectuar los giros de
aportes patronales del Sistema General de Participaciones para Salud, adems de indicar
las obligaciones de las entidades empleadoras en el pago de los aportes patronales y
de las cotizaciones de los servidores pblicos a los Fondos de Pensiones y Cesantas,
Administradoras de Riesgos Laborales y a las Entidades Promotoras de Salud a las cuales
se encuentren afiliados los trabajadores.
Que con el fin de lograr la unificacin de la informacin de la poblacin trabajadora afiliada
al Sistema General de Riesgos Laborales y contar con datos actualizados que permitan
lograr el exitoso recaudo de los recursos y la cobertura eficaz de los trabajadores afiliados,
tal como se tiene implementada la Planilla T para los Sistemas Generales de Salud y
Pensiones, se hace necesario ajustar el alcance de la misma.
Que mediante comunicacin anexa al radicado 201533300718772, la Directora de
Pensiones y Otras Prestaciones del Ministerio del Trabajo solicit ajustar la Planilla
Integrada de Liquidacin de Aportes (PILA), de tal forma que facilite la identificacin de las
cotizaciones sufragadas al Sistema General de Pensiones por los trabajadores que laboran
en actividades de alto riesgo con el fin de dar cumplimiento a la Circular nmero 001 del 20
de enero de 2015, expedida por la Procuradura General de la Nacin.
Que se debe ampliar la aclaracin al campo 51 y 52 en la Planilla Integrada de Liquidacin
de Aportes (PILA) de manera que los afiliados al Sistema General de Pensiones con ms
de una fuente de ingresos iguales o superiores a cuatro (4) smmlv efecten el aporte al
Fondo de Solidaridad Pensional.
Que a solicitud formulada por la Direccin de Administracin de Fondos de la Proteccin
Social mediante memorando 201533210156353 se hace necesario modificar la columna

196

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

de validaciones y origen de datos del campo 74 - Cotizante exonerado de pago de aporte


parafiscales y salud - Ley 1607 de 2012, en razn a que se han detectado aportantes que
utilizan dicho campo sin cumplir los requisitos exigidos en la citada ley.
Que se hace necesario aplicar los ajustes anteriormente referidos, con el objeto de lograr la
trazabilidad de la informacin que se reporta a travs de la Planilla Integrada de Liquidacin
de Aportes - PILA por parte de los actores del Sistema.
En mrito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTCULO 1. Modificar los campos 3 y 18 del artculo 3 de la Resolucin 1747 de
2008,Descripcin Detallada del Archivo Tipo 1: Datos Generales del Aportante, en la
columnaValidaciones y origen de los datos los cuales, quedarn as:
Campo
3

Long Tipo
Descripcin
16
A Nmero de
identificacin del
aportante

Validaciones y origen de los datos


Obligatorio. Lo suministra el aportante.
El operador de informacin validar que este campo
est compuesto por letras de la A a la Z y los caracteres
numricos del cero (0) al nueve (9).
Solo es permitido el nmero de identificacin
alfanumrico para los siguientes tipos de documento:
CE Cdula de extranjera
PA Pasaporte
CD Carne diplomtico

18

16

Nmero de
identificacin del
representante legal

Para los siguientes tipos de documento deben ser


dgitos numricos.
TI Tarjeta de Identidad
CC Cdula de ciudadana
Obligatorio. Lo suministra el aportante.
El operador de informacin validar que este campo
est compuesto por letras de la A a la Z y los caracteres
numricos del cero (0) al nueve (9).
Solo es permitido el nmero de identificacin
alfanumrico para los siguientes tipos de documento:
CE Cdula de extranjera
PA Pasaporte
CD Carne diplomtico
Para los siguientes tipos de documento deben ser
dgitos numricos.
TI Tarjeta de Identidad
CC Cdula de ciudadana

Seguridad Social

197

ARTCULO 2. Modificar el campo 4 del artculo 10 de la Resolucin 1747 de 2008, en


relacin con las Validaciones y origen de los datos Nmero de identificacin del
cotizante, el cual, quedar as:
Campo Long Tipo
4

16

Descripcin

Validaciones y origen de los datos

Nmero de Identificacin Obligatorio. Lo suministra el aportante.


del cotizante
El operador de informacin validar que este campo
est compuesto por letras de la A a la Z y los
caracteres numricos del cero (0) al nueve (9).
Solo es permitido el nmero de identificacin
alfanumrico para los siguientes tipos de
documentos de identidad.
CE Cdula de extranjera
PA Pasaporte
CD Carne diplomtico
Para los siguientes tipos de documento deben ser
dgitos numricos.
TI Tarjeta de identidad
CC Cdula de ciudadana

ARTCULO 3. Modificar el artculo 8 de la Resolucin 1747 de 2008, modificado a su vez


por el artculo 2 de la Resolucin 0475 de 2011 y el artculo 14 de la Resolucin 3214
de 2012 en relacin con la aclaracin al tipo de planilla T Planilla Empleados entidad
beneficiaria del Sistema General de Participacin, la cual quedar as:
()
T Planilla Empleados entidad beneficiaria del Sistema General de Participacin: Esta
planilla solo puede ser utilizada por las entidades empleadoras entendidas como
instituciones de prestacin de servicios de salud de la red pblica y direcciones y/o
Secretaras departamentales, distritales y municipales de salud, que tengan a su cargo
empleados pblicos y trabajadores oficiales que se dedican a la prestacin de los servicios
de salud. Mediante la misma se registrar solo el cotizante tipo 47, trabajador dependiente
de entidad beneficiaria del Sistema General de Participaciones Aportes Patronales.
En caso que una entidad de las anteriormente sealadas, no haya realizado el aporte de
sus trabajadores, deber usar la planilla T para realizarlos liquidando los intereses de mora
correspondientes.
Cuando se utilice este tipo de planilla el aportante deber registrar adicionalmente la
informacin con destino al Sistema de Riesgos Laborales, en los campos del registro tipo
2 del archivo tipo 2 de la siguiente manera:

198

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

1. Campo 44 del Registro Tipo 2 del Archivo Tipo 2 IBC riesgos laborales debe
corresponder al IBC reportado en los campos 42 IBC Pensin y 43 IBC Salud.
2. Campo 76 del Registro Tipo 2 del Archivo Tipo 2 Clase de riesgo en la que se encuentra
el afiliado debe corresponder a la clase de riesgo reportada por el aportante.
3. Campo 61 del Registro Tipo 2 del Archivo Tipo 2 Tarifa de aportes a riesgos
laborales debe corresponder al valor inicial de la tabla de cotizaciones mnimas y
mximas establecidas en el artculo 2.2.4.3.5 del Decreto 1072 de 2015 correspondiente
a la clase de riesgo de cada cotizante.
4. Campo 63 del Registro Tipo 2 del Archivo Tipo 2 Cotizacin obligatoria debe ser cero.
5. En el campo 13 del Registro Tipo 1 del Archivo Tipo 2, el cdigo de la administradora de
riesgos laborales a la cual tiene afiliados a sus trabajadores.
El operador de informacin deber reportar a cada una de las administradoras de riesgos
laborales, los Registros de Salida Tipo 2 Liquidacin detallada usando la estructura
definida en el artculo 33 de la Resolucin 1747 de 2008 en el marco del Decreto 1465 de
2005 o la norma que lo modifique o sustituya.
En caso de presentarse una novedad SLN (Suspensin temporal del contrato de trabajo,
licencia no remunerada o comisin de servicios), donde el valor del aporte a salud,
pensiones o riesgos laborales a cargo del trabajador o el empleador sea cero, se generarn
los registros de salida para el administrador fiduciario del Fosyga, la Empresa Promotora
de Salud (EPS), la Administradora de Fondo de Pensiones (AFP), la Administradora de
Riesgos Laborales (ARL).
ARTCULO 4. Modificar el artculo 12 de la Resolucin 1747 de 2008, Descripcin
detallada de las variables de autoliquidacin Sistema General de Pensiones en el sentido
de adicionar el campo 77 Indicador tarifa especial pensiones, as:
Campo
77

Long Tipo
1

Descripcin

Validaciones y origen de los datos

Indicador tarifa especial pensiones Lo suministra el aportante y es:


Blanco: Tarifa normal
1. Actividades de alto riesgo.
2. Senadores.
3. CTI.
4. Aviadores.

ARTCULO 5. Modificar el artculo 13 de la Resolucin 1747 de 2008, Aclaraciones


a la descripcin detallada de las variables de autoliquidacin al Sistema General de
Pensiones en relacin con las aclaraciones al campo 51 - Aportes al Fondo de Solidaridad
Pensional Subcuenta de Solidaridad y al campo 52 Aportes al Fondo de Solidaridad
Pensional Subcuenta de Subsistencia, las cuales, quedarn as:

Seguridad Social

199

()
Aclaracin al Campo 51 - Aportes al Fondo de Solidaridad Pensional - Subcuenta de
Solidaridad:
Este campo es obligatorio solo cuando la suma del Campo 42 definido en el artculo 10 de
todos los registros de un mismo cotizante sean iguales o superiores a cuatro (4) smmlv para
los que estara obligado a hacer aportes al Fondo de Solidaridad Pensional de acuerdo con
lo dispuesto en el artculo 8 de la Ley 797 de 2003 o la norma que lo modifique o sustituya.
En tal caso se debe multiplicar el valor del Campo 42 IBC Pensin, definido en el artculo
10, por el factor correspondiente a la Subcuenta de Solidaridad de dicho Fondo. El valor
incluido en este campo debe cumplir las reglas de redondeo o aproximacin para las
cotizaciones, de acuerdo con las normas vigentes.
Aquellos afiliados al Sistema General de Pensiones con ms de una fuente de ingresos y la
suma de estos sea igual o superior a cuatro (4) smmlv, debern efectuar el aporte adicional
con destino a la Subcuenta de Solidaridad del Fondo de Solidaridad Pensional, mediante
el cdigo FSP001 Fondo de Solidaridad Pensional.
Aclaracin al Campo 52 - Aportes a Fondo de Solidaridad Pensional - Subcuenta de
Subsistencia:
Este campo es obligatorio solo cuando la suma del Campo 42 definido en el artculo 10, de
todos los registros de un mismo cotizante sean iguales o superiores a cuatro (4) smmlv para
los que estara obligado a hacer aportes al Fondo de Solidaridad Pensional de acuerdo con
lo dispuesto en el artculo 8 de la Ley 797 de 2003 o la norma que la modifique o sustituya.
En tal caso se debe multiplicar el valor del Campo 42 IBC Pensin, definido en el
artculo 10, por el factor correspondiente a la Subcuenta de Subsistencia de dicho fondo. El
valor incluido en este campo debe cumplir las reglas de redondeo o aproximacin para las
cotizaciones, de acuerdo con las normas vigentes.
Adicionalmente, los cotizantes debern aportar a la Subcuenta de Subsistencia de acuerdo
con los rangos establecidos en el artculo 6 del Decreto 3771 de 2007 o la norma que lo
sustituya o modifique.
Aquellos afiliados al Sistema General de Pensiones con ms de una fuente de ingresos y la
suma de estos sea igual o superior a cuatro (4) smmlv, debern efectuar el aporte adicional
con destino a la Subcuenta de Subsistencia del Fondo de Solidaridad Pensional, mediante
el cdigo FSP001 Fondo de Solidaridad Pensional.
ARTCULO 6. Modificar el campo 74 del artculo 18 de la Resolucin 1747 de 2008,
modificado por el artculo 3 de la Resolucin 1300 de 2013 en relacin con las Validaciones
y Origen de los datos Cotizante exonerado de pago de aportes de parafiscales y salud
Ley 1607 de 2012 de laDescripcin detallada de las variables de autoliquidacin de
parafiscales (CCF, SENA E ICBF), el cual, quedar as:

200

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Campo Long Tipo


Descripcin
Validaciones y Origen de los datos
74
1
A Cotizante exonerado de pago Obligatorio. Lo suministra el aportante.
de aporte de parafiscales y S = S
salud - Ley 1607 de 2012
N = No
Cuando el valor del campo 43 IBC Salud sea
superior a 10 smlmv este campo debe ser N
Obligatorio. Lo suministra el aportante.
S = S
N = No
Cuando personas naturales empleen dos o ms
trabajadores y el valor del campo 43 IBC Salud
sea superior a 10 smlmv este campo debe ser N
ARTCULO 7. VIGENCIA. Esta resolucin rige desde la fecha de su publicacin a partir
de la cual los operadores de informacin dispondrn de un plazo de tres (3) meses para
adecuarse a lo aqu previsto. Modifica los artculos los artculos 3, 8, 10, 12, 13 y 18 de la
Resolucin 1747 de 2008, modificados por las Resoluciones 0475 de 2011, 3214 de 2012
y 1300 de 2013.

6.5.2 Sentencia Corte Constitucional C-492 de 5 de agosto de 2015


POTESTAD DEL LEGISLADOR PARA GRAVAR RENTAS DE TRABAJO, CON
FUNDAMENTO EN EL DEBER CIUDADANO DE CONTRIBUIR CON EL FINANCIAMIENTO
DE GASTOS PUBLICOS EN UN ESTADO SOCIAL DE DERECHO-No tiene un carcter
absoluto/CALCULO DE LA RENTA GRAVABLE ALTERNATIVA PARA EMPLEADOS,
OBTENIDA DE LOS SISTEMAS IMAN E IMAS-PE-En virtud de la prohibicin de regresin,
debe permitir la sustraccin de las rentas de trabajo exentas.
Extracto Jurisprudencial
La potestad del legislador para gravar las rentas de trabajo, con fundamento en
el deber ciudadano de contribuir con el financiamiento de los gastos pblicos en
el marco del estado social de derecho, no tiene un carcter absoluto. La Corte
Constitucional determin que en virtud de la prohibicin de regresin, el clculo
de la renta gravable alternativa para empleados, obtenida en virtud de los sistemas
IMAN E IMAS-PE, debe permitir la sustraccin de las rentas de trabajo exentas.
Tras examinar la aptitud de las acciones, la Corte decidi inhibirse de estudiar el fondo
de la demanda del expediente D-10581 y emitir un pronunciamiento de mrito respecto
de la accin del expediente D-10559, aunque solo en lo que respecta a las acusaciones
contra los artculos 3, 4 y 7 (parciales), y 10 (integral) de la Ley 1607 de 2012, y 33 de la
Ley 1739 de 2014. Ahora bien, en esta se inhibi adems parcialmente en cuanto a los
cuestionamientos por violacin de los artculos 84, 150 numeral 16, 189 numeral 2, 214,
215, 224 y 241 numeral 10 de la Constitucin, debido a que carecen de suficiencia. Aparte,
la Sala integr la unidad normativa controlada el artculo 33 de la Ley 1739 de 2014, por
encontrar que era inescindible de las normas acusadas. En consecuencia, en suma la

Seguridad Social

201

Corte decidi si los artculos 3, 4 y 7 (parciales), 10 (integral) de la Ley 1607 de 2012 y 33


de la Ley 1739 de 2014, vulneraban los artculos 1, 2, 24, 25, 53, 93, 94, 95 numeral 9, y
363 de la Constitucin, en concordancia con los artculos 22, 23.1, 23.3, 25 de la DUDH; 6,
7, 9, 10 y 12 del PIDESC; 1 y 21 de la CADH; y 6, 7 y 9 del PSS, en los trminos sealados
en el fallo.
Las acusaciones de la accin pblica fueron sintetizados en dos cuestiones: (i) primero, si
el Legislador vulner el principio de irrenunciabilidad de los beneficios mnimos laborales,
en tanto decidi considerar como gravables por el impuesto sobre la renta los ingresos
provenientes de beneficios laborales mnimos, como por ejemplo el salario, las prestaciones
sociales, entre otras; y (ii) segundo, si ms all de lo anterior el Congreso viol el derecho a
un trabajo en condiciones dignas y justas, con todas las exigencias de derechos humanos
que esto implica, al considerar como gravables en los sistemas IMAN e IMAS-PE- rentas
laborales antes enunciadas como exentas.
La (i) primera cuestin no prosper. Para resolver, la Corte tuvo en cuenta: uno, que el
Legislador puede gravar las rentas laborales, en vista del deber constitucional de contribuir
al financiamientos de los gastos pblicos, del principio de igualdad y del contenido
normativo del Estado social de derecho (CP arts. 1, 13 y 95-9); dos, que en virtud de esos
mismos principios, puede incluso gravar rentas de trabajo originadas en beneficios mnimos
laborales, como el salario o las prestaciones sociales, adems por no hay restricciones
expresas en la Constitucin ni en los convenios de la OIT; tres, que en todo caso las
normatividad cuestionada no permite, conduce ni ordena al trabajador a renunciar a sus
beneficios mnimos en el mbito laboral, que es el contenido especfico de ese derecho
constitucional.
La (ii) segunda cuestin la juzg en cambio parcialmente prspera. Si bien la Corte sostuvo
que se pueden gravar las rentas de trabajo, esa potestad no es absoluta sino que tiene
lmites. Tres de ellos son: la equidad, el mnimo vital y el principio de progresividad en
derechos sociales. En sntesis, la Corte concluy que no haba violacin del principio de
equidad, en ninguna de sus tres facetas, porque el impuesto se aplica a la renta, que es una
magnitud demostrativa de capacidad de pago; porque adems no se trata de un problema de
trato desigual entre personas o clases de personas con rentas iguales; porque, finalmente,
no hay evidencias de un impacto confiscatorio del esquema tributario, entendido en
concordancia con la jurisprudencia como una expropiacin de facto de la propiedad privada
del contribuyente. No obstante, la Sala observ un problema de inconstitucionalidad en la
regulacin, originado en la violacin del principio de progresividad en derechos sociales.
En ese punto, la Corte efectu una conceptualizacin especial del citado principio en el
mbito del derecho tributario. Tras advertir que la jurisprudencia ha reconocido la validez
de este parmetro en el control de normas tributarias, la Sala Plena seal que a diferencia
de lo que ocurre en otros mbitos, en el tributario no basta con sealar que ha habido un
retroceso para activar una presuncin de inconstitucionalidad sobre la ley, toda vez que en
el campo fiscal hay un deber constitucional de contribuir y una potestad amplia del Congreso
para definir y modificar la poltica en la materia. En este terreno es entonces necesario
demostrar adems que el retroceso se produjo en un aspecto tributario estrictamente
vinculado con el mnimo vital [sentencia C-776 de 2003]. Por lo que, si hay un retroceso
en un aspecto del rgimen tributario asociado al mnimo vital, la constitucionalidad de la
decisin del Legislador presupone el cumplimiento de dos exigencias necesarias: (i) un

202

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

mnimo de deliberacin democrtica en el seno del Congreso sentencia C-776 de 2003-,


(ii) y una justificacin suficiente de la medida, en trminos de proporcionalidad.
En el caso concreto, la Corte constat que antes de la reforma cuestionada, como lo seal
el demandante, en el sistema ordinario de determinacin de la renta haba rentas de trabajo
exentas constituidas por el 25% de los pagos laborales del empleado. Esa exencin, segn
la sentencia C-1060a de 2001, est conceptual y estrictamente vinculada al goce efectivo del
derecho constitucional mnimo vital, y de acuerdo con la historia de su creacin institucional
buscaba salvaguardar tambin la equidad de los trabajadores. No obstante, con la creacin
del IMAN ya no se puede aplicar esa exencin, razn por la cual, si el resultado de aplicar
el IMAN es superior al de renta ordinaria, los empleados tendran que contribuir incluso
con ese porcentaje antes exento. A pesar de que hay entonces un retroceso en un aspecto
tributario estrictamente asociado al mnimo vital, en los antecedentes parlamentarios de la
norma no se observa que hubiese habido un mnimo de deliberacin en el Congreso en
torno a su neutralizacin dentro de los nuevos sistemas IMAN e IMAS de determinacin
del impuesto de renta. Dado que esto, a la luz del principio de progresividad en derechos
sociales, es un presupuesto necesario e indispensable de constitucionalidad de una norma
de esa naturaleza, la Corte concluy que resultaba inconstitucional, y por lo mismo decidi
remediarla.
En vista de lo anterior, si bien la Corte declar la exequibilidad pura y simple de los
artculos 3, 4 y 7 (parciales) de la Ley 1607 de 2012, consider que deba efectuar un
condicionamiento en lo que atae al artculo 10 (integral). Por tanto, lo declar exequible,
con la condicin de que se interprete que el clculo de la renta gravable alternativa para
empleados, obtenida en virtud de los sistemas IMAN e IMAS-PE, permite la sustraccin
de las rentas de trabajo exentas, en los trminos previstos por el artculos 206-10, primera
frase, del Estatuto Tributario. Dado que el contenido restante de ese mismo numeral remite
a una regulacin conformada por la posibilidad de descontar costos, deducciones y otras
rentas exentas, que es extraa a la configuracin del IMAN, en el condicionamiento se
consignar tambin la previsin de que la exencin porcentual del artculo 206-10, primera
frase del Estatuto, se aplica una vez se detraigan del valor total de los pagos laborales
recibidos por el trabajador, los conceptos permitidos por el artculo 332 dem, relativos al
sistema IMAN.
Ahora bien, en vista de que esto supone introducir un cambio, en virtud de la Constitucin,
a la estructura de un impuesto de periodo, la Sala lleg a la conclusin de que deba
tener en consideracin lo previsto en el artculo 338 Superior. Este dice que las normas
atinentes a tributos de periodo no pueden aplicarse sino a partir del periodo que comience
despus. Si bien esta disposicin textualmente parece aplicar solo a la entrada en vigencia
de normas contenidas en leyes, ordenanzas o acuerdos, lo cierto es que en observancia de
los principios de planeacin y presupuestal (CP arts 339 y ss) el estndar all definido debe
tomarse en consideracin al momento de extender en una decisin de control constitucional,
y por mandato de la Constitucin, una exencin sobre una especie tributaria que antes no
la consagraba. En efecto, en esos casos la Corte Constitucional puede interferir en el
presupuesto de las rentas pblicas, y por lo mismo es necesario considerar los efectos de
la decisin en el tiempo. Por ende, difiri el condicionamiento para que el mismo entre a
regir en el periodo gravable inmediatamente siguiente a aquel en que se expide la decisin.

Aplicaciones Contables

203

CAPTULO

APLICACIONES CONTABLES

7. 1 LIQUIDACIN DE NMINA
Es el procedimiento por medio del cual se relacionan en un documento lo devengado
menos (-) las deducciones (aportes salud, pensin, fondo de solidaridad, retencin en la
fuente, cooperativas y/o fondos de empleados entre otros) y valor neto a pagar.
El formato de la nmina, en trminos generales debe contener:
Encabezamiento: Nombre del empleador, el nombre del documento (Nmina para
pago de sueldos) y el perodo de pago.
Esquema central: Se compone de nombre(s) y apellido(s) de cada uno de los
empleados, los das laborados, valores devengados, deducciones, neto pagado y
firma con documento de identidad de los mismos. En la parte inferior los aportes
parafiscales y la apropiacin para prestaciones sociales.
Parte final: Seccin para las observaciones pertinentes a novedades laborales y
valores registrados en la nmina del respectivo perodo, con las firmas de quien la
elabora, revisa, aprueba y contabiliza el respectivo documento.
El valor devengado est constituido por las sumas que el empleador paga al
empleado, y est formado por los distintos conceptos que forman el salario.
Las deducciones, voluntarias o de ley, como se explican en el captulo dos,
corresponden a dineros que se disminuyen del valor devengado por cada uno de los
empleados.
El valor neto corresponde a la diferencia entre el total devengado y el total deducido
de cada empleado.
Las apropiaciones corresponden a los aportes parafiscales que debe cancelar la
empresa a las siguientes entidades:

204

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

ENTIDAD

APROPIACIONES
8.5% del total devengado menos (-) auxilio de transporte. (Ver
Entidad Promotora de Salud (E.P.S.)
Art. 25 y 31 Ley 1607 de 2012)
Administradora de Riesgos Laborales porcentaje del salario de acuerdo a la actividad. Ver 6.4.1.2 de
(A.R.L.)
esta cartilla.
12% del total devengado menos (-) auxilio de transporte (Dto.
Fondo de pensiones
4982 de 2007 Min. Hacienda)
I.C.B.F. (Instituto Colombiano de
3% del total devengado menos (-) auxilio de transporte. (Ver Art.
Bienestar Familiar)
25 pargrafo 2 y Art. 31 Ley 1607 de 2012)
SENA (Servicio Nacional de
2% del total devengado menos (-) auxilio de transporte. (Ver Art.
Aprendizaje)
25 pargrafo 2 y Art. 31 Ley 1607 de 2012)
Caja de Compensacin Familiar
4% del total devengado menos (-) auxilio de transporte
De igual forma, hacen parte de las apropiaciones la provisin para el pago de prestaciones
sociales y vacaciones que corresponden a:
Cesanta
Inters sobre Cesanta
Prima de servicios
Vacaciones

1/12 del total devengado (8,33%)


12% de las cesantas.
1/12 del total devengado (8,33%)
1/24 del sueldo bsico (4,16%)

Ahora, siguiendo la secuencia de las explicaciones anteriores, y lo tratado en este captulo,


se presenta un ejemplo:
EJEMPLO 12
LIQUIDACIN DE NMINA
La empresa GENL SAS, presenta la siguiente informacin para liquidar la nmina, del
personal administrativo, en el mes de Marzo de 2016.
Empleados:
Juan Herrera, Gerente General, sueldo mensual $ 2.600.000.
Pedro Gmez, Contador, Sueldo mensual $ 1.800.000.
Gloria Ramrez, Secretaria, sueldo mensual de $ 1.200.000, descuento mensual de
84.000.
David Mndez, Administrador asistente, bsico de $900.000 ms comisin del 2.5%
sobre ventas del mes de $ 32.000.000.
Lucio Boada, Celador del turno de la noche (10 P.M. 6 A.M.), sueldo mensual de $
689.455, ms el recargo nocturno.
ngel Prada, Celador diurno, sueldo bsico mensual de $ 689.455, ms 20 horas
extras diurnas.

Aplicaciones Contables

205

Acorde al control de personal de la empresa:


Ningn trabajador falt en el respectivo mes.
El auxilio de transporte mensual es de $ 77.700.
Del sueldo bsico mensual se descuenta el 5% para aporte al fondo de empleados
(Todos estn afiliados y autorizaron el descuento por escrito).
La empresa est calificada por la A.R.L. en la clase II (Cotizacin del 1,044%).
Ahora se procede a calcular cada uno de los respectivos valores.
GENL SAS NIT. 900.100.279 - 5
NMINA DEL 1 al 30 de ENERO de 2016
DEVENGADOS
Nombre EMPLEADO

Das

Sueldo bsico

Horas Extras

Auxilio de
Transporte

Comisiones

Total
Devengado

Juan Herrera

30

2.600.000,00

2.800.000,00

Pedro Gmez

30

1.800.000,00

1.800.000,00

Gloria de Ramrez

30

1.200.000,00

77.700,00

David Mndez

30

900.000,00

77.700,00

Lucio Boada

30

689.455,00

ngel Prada

30

TOTALES

241.309,25

1.277.700,00
500.000,00

77.700,00

689.455,00

71.818,23

77.700,00

7.878.910,00

313.127,48

310.800,00

1.477.700,00
1.008.464,25
838.973,23

500.000,00

9.202.837,48

DEDUCCIONES
SALUD 4%

PENSIN
4%

112.000,00 112.000,00

Fondo de
Fondo de Retencin
Solidaridad
Empleados
en la
Pensionar
5%
fuente
1%

Libranza

Total
Deducciones

NETO A
PAGAR

RECIBI
CONFORME

28.000,00 130.000,00

382.000,00 2.418.000,00 Juan Herrera


234.000,00 1.566.000,00 Pedro Gmez

72.000,00

72.000,00

90.000,00

48.000,00

48.000,00

60.000,00

56.000,00

56.000,00

45.000,00

157.000,00 1.320.700,00 David Mndez

37.230,57

37.230,57

34.472,75

108.933,89

899.530,36 Lucio Boada

30.450,93

30.450,93

34.472,75

95.374,61

743.598,62 ngel Prada

355.681,50 355.681,50

28.000,00 393.945,50

84.000,00

240.000,00 1.037.700,00 Gloria de Ramrez

0,00 84.000,00 1.217.308,50 7.985.528,98

7. 2 CAUSACIN DE NMINA
El departamento de personal de la empresa, en el cual se liquida y revisa la nmina,
enva al departamento de tesorera para el pago.
Se elabora comprobante de diario en el que se contabiliza la liquidacin y pago de la
misma.

206

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Para explicar el caso, se causa el ejemplo 12 asumiendo que la empresa GENL. SAS.,
tiene como procedimiento la liquidacin y pago de la nmina en forma simultnea:

Cuenta
5105
510506
510515
510518
510527
2365
236505
2370
237005
237030
237045
2380
238030
238030
2505
250501

GENL SAS NIT. 900.100.279 - 5


COMPROBANTE DE DIARIO No. ___
Parcial

Detalle
Gastos de personal
Sueldos
Horas extras y recargos
Comisiones
Auxilio de transporte
Retencin en la fuente
Salarios y pagos laborales
Retenciones y aportes de nmina
Aportes a entidades promotoras de salud EPS salud (4%)
Libranzas
Fondos
Acreedores varios
Fondos de cesantas y/o pensiones (4%)
Fondos de cesantas y/o pensiones- Fondo de
Solidaridad (1%)
Salarios por pagar
Salarios por pagar

FECHA
CONTABILIDAD: Pedro Prez
30/01/2016 REVISADO POR: Tarcicio Ramrez

Cuenta
2505
250501
1110
111005

DEBE
9.002.837,48

7.878.910,00
313.127,48
500.000,00
310.800,00
0,00
0,00
833.627,00
355.681,50
84.000,00
393.945,50
383.681,50
355.681,50
28.000,00
7.785.528,98
7.785.528,98
Sumas Iguales

FECHA
CONTABILIDAD: Pedro Prez
30/01/2016 REVISADO POR: Tarcicio Ramrez

9.002.837,48

9.002.837,48

PREPARADO POR: Irma Garca


APROBADO POR: Sebastian Herrera

GENL SAS NIT. 900.100.279 - 5


COMPROBANTE DE EGRESO No. _____
Detalle
Parcial
Salarios por pagar
Salarios por pagar
Bancos
Moneda nacional - Banco Real

HABER

DEBE
7.785.528,98

HABER

7.785.528,98
7.785.528,98
7.785.528,98
Sumas Iguales

7.785.528,98

7.785.528,98

PREPARADO POR: Irma Garca


APROBADO POR: Sebastian Herrera

En el comprobante de diario No.__, utilizando P.U.C. para comerciantes, se registran los


valores correspondientes a las apropiaciones y provisiones de la nmina. Estos valores se
encuentran en la parte inferior de la hoja de nmina para pago de sueldos, que sirve como
soporte para la elaboracin de estos comprobantes, ya que de sta se extrae la respectiva
informacin.

Aplicaciones Contables

207

Apropiaciones
Para la Caja de Compensacin se toma el total devengado menos (- ) el auxilio de transporte,
o sea $8.892.637,48 (Ver Art. 25 y 31 Ley 1607 de 2012).
GENL SAS NIT. 900.100.279 - 5
COMPROBANTE DE DIARIO No. ___
Cuenta

Detalle

Parcial

DEBE

5105 Gastos de personal

HABER

355.681,50

510572 Aportes Caja de Compensacin Familiar (4%)

355.681,50

510575 Aportes I.C.B.F. ( 3 % )

0,00

510578 SENA ( 2 % )

0,00

2370 Retenciones y aportes de nmina

355.681,50

237010 Aportes al I.C.B.F ,SENA y Cajas de Compensacin

355.681,50
Sumas Iguales

355.681,50

355.681,50

FECHA

CONTABILIDAD: Pedro Prez

PREPARADO POR: Irma Garca

30/01/2016

REVISADO POR: Tarcicio Ramrez

APROBADO POR: Sebastian Herrera

Para el clculo de Salud, Fondos de Pensiones y Riesgo Profesional, se toma el total


devengado menos el auxilio de transporte $8.892.037,48 (Ver Art. 25 y 31 Ley 1607 de
2012).
GENL SAS NIT. 900.100.279 - 5
COMPROBANTE DE DIARIO No. ___
Cuenta

Detalle

Parcial

5105 Gastos de personal

DEBE

HABER

1.159.877,37

510568 Aportes a administradoras de riesgo profesional A.R.P 1,0,44 %


510569 Aportes a entidades promotoras de salud EPS salud 8,5 %

92.832,87
0,00

510570 Aportes a fondos de pensiones y/o cesantas 12 %

1.067.044,50

2370 Retenciones y aportes de nmina

92.832,87

237005 Aportes a entidades promotoras de salud EPS - Salud

0,00

237006 Aportes a administradoras de riesgo profesional A.R.P 1,044 %

92.832,87

2380 Acreedores varios


238030 Fondos de cesantas y/o pensiones

1.067.044,50
1.067.044,50
Sumas Iguales

1.159.877,37 1.159.877,37

FECHA

CONTABILIDAD: Pedro Prez

PREPARADO POR: Irma Garca

30/01/2016

REVISADO POR: Tarcicio Ramrez

APROBADO POR: Sebastian Herrera

208

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Provisin Obligaciones Laborales. El registro contable se realiza individualmente.


Para calcular la provisin de las Obligaciones Laborales se toma el total devengado ,
excepto el calculo de las vacaciones que es menos el Auxilio de Transporte

Cuenta
5105
510530
510533
510536
510539
2610
261005
261010
261015
261020

GENL SAS NIT. 900.100.279 - 5


COMPROBANTE DE DIARIO No. ___
Detalle
Parcial
Gastos de personal
Cesantas ( 8,33 % )
Intereses sobre cesantas (12%)
Prima de Servicios ( 8,33 % )
Vacaciones ( 4,166 % )
Para obligaciones laborales
Cesantas ( 8,33 % )
Intereses sobre cesantas (12%)
Vacaciones ( 4,17 % )
Prima de Servicios ( 8,33 % )

FECHA
CONTABILIDAD: Pedro Prez
30/01/2016 REVISADO POR: Tarcicio Ramrez

9.202.837,48
8.892.037,48

DEBE
1.995.626,57

HABER

766.596,36
91.991,56
766.596,36
370.442,28
1.995.626,57
766.596,36
91.991,56
370.442,28
766.596,36
Sumas Iguales

1.995.626,57

1.995.626,57

PREPARADO POR: Irma Garca


APROBADO POR: Sebastian Herrera

Posteriormente y de acuerdo a los plazos fijados para el pago de los aportes y deducciones
de nmina, se elabora el respectivo comprobante en donde conste la cancelacin de los
mencionados pagos, que normalmente se hacen en forma independiente a cada una de las
entidades EPS, ARL, Fondo de Cesanta y Caja de Compensacin. Para este ejemplo tal
hecho se registra en un slo pago en el comprobante de egreso No.__.
Pago de obligaciones con parafiscales en Comprobante de Egreso

Cuenta
2370
237005
237006
237010
237030
237045
2380
238030
238030
1110
111005

GENL SAS NIT. 900.100.279 - 5


COMPROBANTE DE EGRESO No. _____
Detalle
Parcial
DEBE
Retenciones y aportes de nmina
1.282.141,37
Aportes a entidades promotoras de salud EPS - Salud
355.681,50
Aportes a administradoras de riesgo profesional A.R.P 1,044 %
92.832,87
Aportes al I.C.B.F ,SENA y Cajas de Compensacin
355.681,50
Libranzas
84.000,00
Fondos
393.945,50
Acreedores varios
1.450.726,00
Fondos de cesantas y/o pensiones
1.422.726,00
Fondos de cesantas y/o pensiones
28.000,00
Bancos
Moneda nacional - Banco Real
2.732.867,37
Sumas Iguales 2.732.867,37

FECHA
CONTABILIDAD: Pedro Prez
30/01/2016 REVISADO POR: Tarcicio Ramrez

PREPARADO POR: Irma Garca


APROBADO POR: Sebastian Herrera

HABER

2.732.867,37
2.732.867,37

Aplicaciones Contables

209

En relacin a las provisiones de nmina, estas se hacen efectivas cuando, por Ley se
cause el respectivo pago o se consolide la nmina al final del perodo fiscal.
7. 3 LIQUIDACIN DE OBLIGACIONES LABORALES
Las prestaciones sociales se liquidan y pagan en las fechas determinadas por la Ley o a la
terminacin del contrato de trabajo.
El valor de la provisin se debe causar mensualmente y contabilizar, como se explic en el
ejercicio anterior, y al finalizar el perodo fiscal, una vez efectuados los ajustes del caso, se
trasladan los saldos a las cuentas de prestaciones sociales consolidadas (Cuentas 2510
Cesantas, 2515 Intereses sobre cesantas, 2520 Prima de servicios, 2525 Vacaciones y la
2540 Indemnizaciones).
7. 3. 1 Prima de servicios
En virtud del contrato de trabajo, en los meses de junio y diciembre, el empleador debe
liquidar y pagar la prima de servicios a los empleados que adquieran este derecho.
Para explicar, se toma como ejemplo el caso del empleado Camilo Sastoque, empleado
de servicios varios de la empresa GENL. SAS., de acuerdo a la informacin que consta
en la hoja de vida laboral del empleado se liquidar y cancelar la prima de servicios
correspondiente al primer semestre de 2016.
GENL SAS NIT. 900.100.279 - 5
Liquidacin prima de servicios
Lugar y fecha: Bogot D.C. Junio 30 de 2016
Periodo: 1er semestre 2016
Empleado: Camilo Sastoque
Cargo: Servicios varios
Das en el semestre 180 das
(menos ) Ausencias no justificadas 2 das
(menos) Licencias no remuneradas 3 das
Tiempo trabajado en el semestre 175 das
Base para la liquidacin
TEM
Pesos $
Bsico mensual
689.455,00
Auxilio de transporte
77.700,00
Horas Extras
52.000,00
TOTAL
819.155,00
Valor a cancelar de prima de servicios de 175 das = (819.155/2/180) x 175 =
398.200,34
RECIBI: Camilo Sastoque C.C. 19.259.260 Bta.
PREPARADO POR: Pedro Prez

APROBADO POR: Sebastian Herrera

210

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Este pago se hace independiente del pago de la nmina, el da 30 de junio de 2016, con
comprobante de egreso No. ___

Cuenta
2610
261020
1110
111005

Detalle
Para obligaciones laborales
Prima de Servicios
Bancos
Moneda nacional - Banco Real

GENL SAS NIT. 900.100.279 - 5


COMPROBANTE DE EGRESO No. _____
Parcial

FECHA
CONTABILIDAD: Pedro Prez
30/06/2016 REVISADO POR: Tarcicio Ramrez

DEBE
398.200,35

HABER

398.200,35
398.200,35
398.200,35
Sumas Iguales

398.200,35

398.200,35

PREPARADO POR: Irma Garca


APROBADO POR: Sebastian Herrera

7. 3. 2 Vacaciones
Al cumplir un ao de labores, el empleado adquiere el derecho a disfrutar de quince (15)
das hbiles consecutivos de vacaciones remuneradas, o proporcionalmente en el momento
del retiro.
Las vacaciones se liquidan con la asignacin bsica mensual que haya devengado el
trabajador, en el momento de iniciarlas.
Para explicar, continuamos con el ejemplo del caso del empleado Camilo Sastoque,
empleado de servicios varios de la empresa GENL SAS., de acuerdo a la informacin que
consta en la hoja de vida laboral del empleado se liquidar y cancelar las vacaciones
pendientes.
GENL SAS NIT. 900.100.279 - 5
Liquidacin de pago de vacaciones
Lugar y fecha: Bogot D.C. Agosto 1 de 2016
Empleado: Camilo Sastoque

Cargo: Servicios varios

Periodo: del 01 de Junio 2015 al 01 de Junio de 2016

360 das

Actual asignacin bsica mensual


Fecha de iniciacin de vacaciones:
Fecha de terminacin de vacaciones:

689.455,00
1 de Agosto 2016
25 de Agosto de 2016

Das hbiles de vacaciones: 15


Das Calendario vacaciones: 25
Valor a cancelar por vacaciones de 25 das
FECHA
01/08/2016

$ 574.545,83

RECIBI: Camilo Sastoque C.C. 19.259.260 Bta.


PREPARADO POR: Pedro Prez
APROBADO POR: Sebastian Herrera

Aplicaciones Contables

211

Este pago se hace independiente del pago de la nmina, el da 01 de Agosto de 2016, con
comprobante de egreso No. ___

Cuenta
2525
2525__
1110
111005

GENL SAS NIT. 900.100.279 - 5


COMPROBANTE DE EGRESO No. _____
Detalle
Parcial
Vacaciones consolidadas
Vacaciones consolidadas
574.545,83
Bancos
Moneda nacional - Banco Real
574.545,83
Sumas Iguales

FECHA
CONTABILIDAD: Pedro Prez
01/08/2016 REVISADO POR: Tarcicio Ramrez

DEBE
574.545,83

HABER

574.545,83
574.545,83

574.545,83

PREPARADO POR: Irma Garca


APROBADO POR: Sebastian Herrera

7. 3. 3 Cesantas
De acuerdo al tiempo laborado de cada uno de los empleados, en cada ao a 31 de
Diciembre se debe hacer un corte de cuentas de cesantas pendientes, teniendo en cuenta
la informacin que conste en la hoja de vida laboral de cada uno de los empleados, se
liquidan los valores pendientes por concepto de cesantas, a razn de un salario mensual
por ao o proporcional al tiempo de labores del respectivo ao.
Para explicar, se contina con el ejemplo del empleado Camilo Sastoque, empleado de
servicios varios de la empresa GENL. SAS., de acuerdo a la informacin que consta en la
hoja de vida laboral del empleado se liquidarn las cesantas pendientes a 31 de Diciembre
de 2015, como se describe a continuacin:
GENL SAS NIT. 900.100.279 - 5
Liquidacin de cesantas
Lugar y fecha: Bogot D.C. Diciembre 31 de 2015
Empleado: Camilo Sastoque
Cargo: Servicios varios
Periodo: del 01 de Enero de 2015 al 31 de Diciembre de 2015
Das base para la liquidacin
Asignacin bsica mensual
Auxilio de transporte
Horas extras promedio mensual
Otros
Total promedio mensual
Valor causado de cesantas del ao 2015
RECIBI: Camilo Sastoque C.C. 19.259.260 Bta.
PREPARADO POR: Pedro Prez

360 das
644.350,00
74.000,00
62.000,00
0,00
780.350,00
$ 780.350

APROBADO POR: Sebastian Herrera

212

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Se procede a elaborar el respectivo comprobante de Diario para consolidar las cesantas a


31 de diciembre de 2015 como se muestra en el comprobante No._____

Cuenta
2610
261005
2510
251010

GENL SAS NIT. 900.100.279 - 5


COMPROBANTE DE DIARIO No. ___
Parcial

Detalle
Para obligaciones laborales
Cesantas
Cesantas consolidadas
Ley 50 de 1990 y normas posteriores

FECHA
CONTABILIDAD: Pedro Prez
31/12/2015 REVISADO POR: Tarcicio Ramrez

DEBE
780.350,00

HABER

780.350,00
780.350,00
780.350,00
Sumas Iguales

780.350,00

780.350,00

PREPARADO POR: Irma Garca


APROBADO POR: Sebastian Herrera

Posteriormente, dentro de los primeros cuarenta y cinco (45) das del siguiente ao al de
la respectiva liquidacin, se consigna dicho valor en el fondo de cesantas elegido por
el trabajador, previa elaboracin del respectivo comprobante de egreso. Para nuestro
ejemplo, la empresa GENL. SAS. Consigna las cesantas del trabajador en mencin el 14
de febrero de 2016, segn comprobante de egreso No.__

Cuenta
2510
251010
1110
111005

GENL SAS NIT. 900.100.279 - 5


COMPROBANTE DE EGRESO No. _____
Detalle
Parcial
Cesantas consolidadas
Ley 50 de 1990 y normas posteriores
780.350,00
Bancos
Moneda nacional - Banco Real
780.350,00
Sumas Iguales

FECHA
CONTABILIDAD: Pedro Prez
14/02/2016 REVISADO POR: Tarcicio Ramrez

DEBE
780.350,00

HABER

780.350,00
780.350,00

780.350,00

PREPARADO POR: Irma Garca


APROBADO POR: Sebastian Herrera

7. 3. 4 Inters sobre cesantas


De acuerdo a los pagos parciales o totales de cesantas, o sobre los saldos acumulados
por este concepto a 31 de diciembre de cada ao, a ms tardar dentro de los treinta (30)
das siguientes a estos pagos, se debe liquidar y cancelar los respectivos intereses de
cesantas, a razn del 12% anual.
Para ejemplificar, continuamos con el caso del empleado Camilo Sastoque, empleado de
servicios varios de la empresa GENL. SAS, de acuerdo a la liquidacin de las cesantas
pendientes al 31 de Diciembre de 2015 se liquidaron y cancelaron los respectivos intereses
sobre cesantas, como se describe a continuacin:

Aplicaciones Contables

213

GENL SAS NIT. 900.100.279 - 5


Liquidacin de intereses sobre cesantas
Lugar y fecha: Bogot D.C. Enero 31 de 2016
Cargo: Servicios
varios
Cesantas causadas del: 01 de Enero de 2015 al 31 de Diciembre de 2015
Empleado: Camilo Sastoque

Valor liquidado de cesantas


Calculo de los intereses sobre cesantas $ 780.350 x 12%
Valor a cancelar por intereses sobre cesantas
RECIBI: Camilo Sastoque C.C. 19.259.260 Bta.
PREPARADO POR: Pedro Prez

780.350,00
93.642,00
93.642,00

APROBADO POR: Sebastian Herrera

El pago de los intereses sobre cesanta se puede hacer independiente del pago o en la
misma nmina del mes de Enero de 2016, pero una vez elaborada la respectiva liquidacin
se procede a elaborar el cheque y el respectivo comprobante de egreso para su posterior
contabilizacin, como se muestra en el comprobante de egreso No. ____

Cuenta
2515
2515__
1110
111005

GENL SAS NIT. 900.100.279 - 5


COMPROBANTE DE EGRESO No. _____
Detalle
Parcial
Intereses sobre cesantas
Intereses sobre cesantas
93.642,00
Bancos
Moneda nacional - Banco Real
93.642,00
Sumas Iguales

FECHA
CONTABILIDAD: Pedro Prez
30/01/2016 REVISADO POR: Tarcicio Ramrez

DEBE
93.642,00

HABER

93.642,00
93.642,00

93.642,00

PREPARADO POR: Irma Garca


APROBADO POR: Sebastian Herrera

7. 4 LIQUIDACIN DEL CONTRATO DE TRABAJO


Al terminar el contrato de trabajo, la empresa debe reconocer en favor del trabajador los
salarios, prestaciones sociales, indemnizaciones y dems pagos pendientes a que tenga
derecho, de acuerdo con la legislacin vigente.
Para tal efecto se sigue el siguiente procedimiento: con base en la hoja de vida laboral del
trabajador, se toman datos como el tipo de contrato de trabajo, motivo de la terminacin
del contrato de trabajo, fecha de ingreso, ltima remuneracin mensual, ltimo periodo de
disfrute y pago de vacaciones, ltimo pago de cesantas e inters de cesanta. Posteriormente
se efectan los clculos del caso y se procede a elaborar la hoja de liquidacin del contrato
de trabajo.

214

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Como ejemplo se presenta la hoja de liquidacin del contrato de trabajo del seor Camilo
Sastoque, empleado de la empresa GENL. SAS, quien decidi retirarse de la empresa el
da de 15 de diciembre de 2016.
GENL SAS NIT. 900.100.279 - 5
LIQUIDACIN DE CONTRATO DE TRABAJO
Lugar y fecha
Empleado:
Documento de Identidad
Cargo
Tipo de contrato
Motivo del retiro
Fecha de ingreso
Fecha de retiro

Fecha de liquidacin
Fecha de ingreso

Bogot D.C. Diciembre 19 de 2016


Camilo Sastoque
19259.260 Bta.
Servicios varios
Trmino indefinido ley 50/90
Voluntario
Junio 1 de 2011
Diciembre 15 de 2016

AO
2016
2011

12
6

DIA
15
1

14

Aos a das
Meses a das
da
Total das + da incluido
Total das
Licencias y/o ausencias
Total das

1.800
180
14
1
1.995
15
1.980

5
Entonces

MES

Licencias no remuneradas y/o ausencias : 15 das


Tiempo laborado: 5 aos, 6 meses, 15 das; MENOS (-) 15 das de licencias y/o ausencias
Ultimas vacaciones disfrutadas hasta 23 de agosto de 2016 del periodo junio 1 de 2015
al 1 de junio de 2016

* Base para la liquidacin:


Remuneracin bsica mensual
Horas extras promedio mensual
Auxilio de transporte
Otros
BASE PARA LIQUIDACIN

689.455,00
52.000,00
77.700,00
0,00
819.155,00

Aplicaciones Contables

215

LIQUIDACIN

Fecha de liquidacin
Fecha de ingreso

AO
2016
2016

MES

DIA
12
15
1
1

11 14+1

Entonces

0
330
14
1
345
-15
330

Aos a das
Meses a das
da
+ da incluido
Total das
Licencias y/o ausencias
Das a liquidar
7. 4. 1 Cesantas e intereses sobre cesantas
Cesantas
Salario x das trabajados
360
Intereses sobre Cesantas
Cesantas x das trabajados x 0,12
360

819.155,00 x 330
360

= 750.892,08

750.892,08 x 330 x 0,12


=
360

82.598,12 11,0%

7. 4. 2 Prima de servicios
Fecha de liquidacin
Fecha de ingreso

AO
2016
2016

MES
12
7

DIA
15
1

5 14+1

Entonces

0
150
14
1
165

Aos a das
Meses a das
da
Total das + da incluido
Total das
Prima de servicios
Salario x das trabajados en el semestre
819.155,00 x 165
360
360

= 375.446,04

216

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

7. 4. 3 Vacaciones
Fecha de liquidacin
Fecha de ingreso

AO
2016
2016

MES
12
6

DIA
15
1

6 14+1

Entonces

0
180
14
1
195

Aos a das
Meses a das
da
Total das + da incluido
Total das
Salario menos (-) auxilio de transporte x das
720

741.455,00 x 195
720

TOTAL PRESTACIONES SOCIALES

200.810,73

1.409.746,97

Nmina
Remuneracin bsica 1a. quincena de
Diciembre / 2016
Auxilio de transporte 1a. quincena de
Diciembre / 2016
Horas extras
Total devengado
Deducciones
Aportes EPS 4%
Aportes pensin 4%

344.727,50
38.850,00
52.000,00
435.577,50

15.869,10
15.869,10
Total deducciones
Valor a pagar por nmina

TOTAL A PAGAR

31.738,20
403.839,30
1.813.586,27

De acuerdo a la informacin de liquidacin de contrato de trabajo se procede a elaborar el


cheque y el respectivo comprobante de egreso No____

Aplicaciones Contables

217

GENL SAS NIT. 900.100.279 - 5


COMPROBANTE DE EGRESO No. ___
Cuenta

Detalle

Parcial

2610 Para obligaciones laborales

DEBE

HABER

1.409.745,98

261005 Cesantas

750.892,08

261010 Intereses sobre cesantas

82.597,12

261015 Vacaciones

200.810,73

261020 Prima de Servicios

375.446,04

5105 Gastos de personal

435.577,50

510506 Sueldos

344.727,50

510515 Horas extras y recargos

52.000,00

510527 Auxilio de transporte

38.850,00

2370 Retenciones y aportes de nmina

15.869,10

237005 Aportes a entidades promotoras de salud EPS - salud (4%)

15.869,10

2380 Acreedores varios

15.869,10

238030 Fondos de cesantas y/o pensiones (4%)

15.869,10

1110 Bancos

1.813.586,28

111005 Banco Royal

1.813.586,28
Sumas Iguales

FECHA
CONTABILIDAD: Pedro Prez
15/12/2016 REVISADO POR: Tarcicio Ramrez

1.845.323,48

1.845.324,48

PREPARADO POR: Irma Garca


APROBADO POR: Sebastian Herrera

Pago de la nmina en Comprobante de Egreso


GENL SAS NIT. 900.100.279 - 5
COMPROBANTE DE EGRESO No. ___
Cuenta

Detalle

Parcial

2505 Salarios por pagar


250501 Salarios por pagar

DEBE

1.813.586,28

1110 Bancos
111005 Moneda nacional - Banco Real

1.813.586,28
1.813.586,28
Sumas Iguales

FECHA
CONTABILIDAD: Pedro Prez
15/12/2016 REVISADO POR: Tarcicio Ramrez

HABER

1.813.586,28

1.813.586,28

1.813.586,28

PREPARADO POR: Irma Garca


APROBADO POR: Sebastian Herrera

7. 5 CONSOLIDACIN DE OBLIGACIONES LABORALES


Al terminar cada ao fiscal, por lo menos una vez al ao, a 31 de diciembre, se efectan
la liquidacin de todas las obligaciones laborales a cargo de la empresa, por concepto de
prestaciones sociales, descansos remunerados y dems pagos laborales convencionales o
de ley, con el objeto de determinar en ese momento las deudas por obligaciones laborales.
Para explicar este proceso, se presenta como ejemplo la consolidacin de la nmina del
personal administrativo de la empresa GENL. SAS., a 31 de Diciembre de 2015.

218

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Lo primero que se realiza, con base en las hojas de vida laborales de todo el personal, es
tomar los datos de cada uno de los empleados, como fecha de ingreso, tipo de contrato
de trabajo, ltima remuneracin mensual, ltima periodo de disfrute y pago de vacaciones,
ltimo pago de cesantas e intereses sobre cesanta. Con estos datos y aplicando todo lo
establecido en la legislacin laboral, se calculan los valores reales causados pendientes de
pago, por concepto de prestaciones sociales, vacaciones y dems obligaciones laborales,
vigentes a 31 de diciembre de 2015. Para nuestro caso se obtuvieron los siguientes
resultados:
V/r Calculado Recursos Humanos
a 31 Diciembre de 2015

Concepto
Cesantas
Inters de cesantas
Vacaciones

TOTAL

7.538.000,00
628.167,00
3.564.000,00
11.730.167,00

A continuacin se procede a verificar los saldos crditos de la cuenta (2610) provisin para
obligaciones laborales, que estn a la fecha en los libros de contabilidad. Para nuestro
caso se obtuvieron los siguientes datos:
CDIGO
Cuenta
261005
261010
261015

Concepto

SALDO
Contabilidad

Cesantas
Intereses sobre cesantas
Vacaciones
TOTAL

7.530.000,00
623.167,00
3.560.000,00
11.713.167,00

Finalmente, de acuerdo con las diferencias existentes entre los valores de la provisin
existente en los libros de contabilidad y los valores calculados, causados y pendientes de
pago a la fecha, se procede a efectuar el asiento de consolidacin a 31 de Diciembre de
2015, con el cual se cancelan todas las cuentas de provisin para obligaciones laborales
y se da apertura a las respectivas cuentas por obligaciones laborales. Vemoslo en el
comprobante de diario No.__

Aplicaciones Contables

219

GENL SAS NIT. 800.100.279 - 5


COMPROBANTE DE DIARIO No. ____
CDIGO

DETALLE

PARCIAL

DEBE

HABER

AJUSTE ACORDE AL CALCULO DE RECURSOS HUMANOS


5105 Gastos de personal

17.000,00

510530 Cesantas

8.000,00

510533 Intereses sobre cesantas

5.000,00

510539 Vacaciones

4.000,00

2610 Para obligaciones laborales

17.000,00

261005 Cesantas

8.000,00

261010 Intereses sobre cesantas

5.000,00

261015 Vacaciones

4.000,00

CONSOLIDACIN PRESTACIONES SOCIALES


2610 Para obligaciones laborales
261005 Cesantas

11.730.167,00
7.538.000,00

261010 Intereses sobre cesantas


261015 Vacaciones

628.167,00
3.564.000,00

2510 Cesantas consolidadas


251010

7.538.000,00

Ley 50 de 1.990 y normas


posteriores

7.538.000,00

2515 Intereses sobre cesantas


251505 Intereses sobre cesantas

628.167,00
628.167,00

2525 Vacaciones consolidadas


252505 Vacaciones consolidadas

3.564.000,00
3.564.000,00

SUMAS IGUALES
FECHA
CONTABILIDAD: Pedro Prez
15/12/2016 REVISADO POR: Tarcicio Ramrez

11.730.167,00 11.730.167,00

PREPARADO POR: Irma Garca


APROBADO POR: Sebastian Herrera

7. 6 ANLISIS DE CASOS PARTICULARES


En esta seccin se comentar, analizar y explicar el manejo contable de algunos
casos especficos que se pueden presentar en relacin a algunas situaciones laborales
particulares.
7. 6. 1 Empleados con salario integral
Una de las reformas que se dio con la Ley 50 de 1990 y que en parte ya se comento en el
tema de salarios, captulo dos de esta cartilla.

220

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Para estudiar el tema, tomemos el caso del seor Robusto Plata gerente general de la
empresa La Prosperidad Ltda., que para el ao 2015 fue contratado por un salario integral
de diez millones de pesos mensuales ($10.000.000) y del cual se desea saber cmo se le
debe liquidar el pago salarial de un mes. Para ello se procede a calcular cada uno de los
respectivos valores:
DEVENGADO: solamente le corresponde la asignacin mensual de $10.000.000
DEDUCCIONES: para calcular las deducciones de ley, se toma como base el 70% del
salario integral, para este caso $7.000.000, y se procede a efectuar los respectivos
descuentos conforme a las tarifas establecidas, as:
CONCEPTO
Valor $
Retencin en la fuente (Segn tabla)
1.136.000,00
Aportes a EPS 4%
280.000,00
Aportes Fondo de Pensiones 4%
280.000,00
Aportes Fondo de Solidaridad Pensional 1%
70.000,00
TOTAL $1.766.000,00
NETO A PAGAR $10.000.000 $1.766.000 = 8.234.000
APROPIACIONES: para calcular las apropiaciones de ley, igualmente se toma como
base el 70% del salario integral, para este caso $7.000.000, y se procede a efectuar
las respectivas apropiaciones conforme a las tarifas establecidas, as:
CONCEPTO
Aportes EPS (8,5%)
Aportes Fondo de Pensiones (12%)
Aportes ARL - Clase II (1,044%)
Caja de Compensacin (4%)
ICBF (3%)
SENA (2%)

Valor $
595.000,00
840.000,00
73.080,00
280.000,00
210.000,00
140.000,00
TOTAL $ 2.138.000,00

Para calcular las provisiones laborales, nicamente se debe tener en cuenta la provisin
para pago de vacaciones por $ 291.666 ($7.000.000/24), ya que las prestaciones sociales
(Cesantas, inters de cesantas, prima de servicios y prestaciones extralegales) ya estn
implcitas con el pago de la mensualidad del salario integral.
Tomando como documento soporte, la anterior liquidacin, se elaboran los respectivos
comprobantes de contabilidad y el comprobante de pago para entregarle al empleado.
Utilizamos el catlogo de cuentas, en el comprobante de egreso __, se registran los valores
correspondientes a los devengados, las deducciones y el neto a pagar, y en el comprobante
de diario No. __, se registran los valores correspondientes a las apropiaciones y provisiones
de la nmina.

Aplicaciones Contables

CODIGO
5105
510503
2365
236505
2370
237005
2380
238030
238030
1110
111005

LA PROSPERIDAD LTDA N.I.T 800.110.239-5


COMPROBANTE DE EGRESO No. ____
DETALLE
PARCIAL
DEBE
GASTOS DE PERSONAL
10.000.000,00
Salario integral
10.000.000,00
Retencin en la fuente
Salarios y pagos laborales
1.136.000,00
Retencin y aportes de nmina
Aportes a E.P.S
280.000,00
Acreedores varios
Aportes a Fondo de Pensiones 4 %
280.000,00
Aportes a Fondo de Pensiones 1 %
70.000,00
BANCOS
Banco Royal
8.234.000,00
SUMAS IGUALES
10.000.000,00

FECHA
CONTABILIDAD: Pedro Prez
30/01/2016 REVISADO POR: Tarcicio Ramrez

CODIGO
5105
510539
510568
510569
510570
510572
510575
510578
2370
237005
237006
237010
2380
238030
2610
261015

221

1.136.000,00
280.000,00
350.000,00

8.234.000,00
10.000.000,00

PREPARADO POR: Irma Garca


APROBADO POR: Sebastian Herrera

LA PROSPERIDAD LTDA N.I.T 800.110.239-5


COMPROBANTE DE DIARIO No. __
DETALLE
PARCIAL
GASTOS DE PERSONAL
Vacaciones
291.666,00
Aportes a ARL 1,044%
73.080,00
Aportes a EPS 8,5 %
595.000,00
Aportes a Fondo de Pensiones y/o cesanta 12%
840.000,00
Aportes a Cajas de Compensacin Familiar 4%
280.000,00
Aportes al ICBF 3%
210.000,00
Aportes al SENA 2%
140.000,00
Retencin y aportes de nmina
Aportes a E.P.S. 8,5%
595.000,00
Aportes a ARL 1,044%
73.080,00
Aportes al ICBF, SENA y Cajas de Compensacin 9%
630.000,00
Acreedores varios
Aportes a Fondo de Pensiones y/o cesanta 12%
840.000,00
PARA OBLIGACIONES LABORALES
Vacaciones 4,16%
291.666,00
SUMAS IGUALES

FECHA
CONTABILIDAD: Pedro Prez
30/01/2016 REVISADO POR: Tarcicio Ramrez

HABER

DEBE
2.429.746,00

HABER

1.298.080.00

840.000,00
291.666,00
2.429.746,00

2.429.746,00

PREPARADO POR: Irma Garca


APROBADO POR: Sebastian Herrera

222

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Posteriormente y de acuerdo a los plazos fijados para el pago de los aportes y deducciones
de nmina, se elabora el respectivo comprobante en donde conste la cancelacin de los
mencionados pagos, que normalmente se hacen en forma independiente a cada una de las
entidades EPS, ARL, Fondo de cesantas y Caja de Compensacin. Para nuestro ejemplo
tal hecho lo registramos en un solo pago en el comprobante de egreso No.___.

CODIGO
2370
237005
237006
237010
2380
238030
1110
111005

LA PROSPERIDAD LTDA N.I.T 800.110.239-5


COMPROBANTE DE EGRESO No. ___
DETALLE
PARCIAL
RETENCION Y APORTES DE NOMINA
Aportes a EPS
875.000,00
Aportes a ARL
73.080,00
Aportes al ICBF, SENA y Cajas de Compensacin
630.000,00
Acreedores varios
Aportes a Fondo de Pensiones 16% + 1 % Fondo solidaridad
1.190.000,00
BANCOS
Banco Royal
2.768.080,00
SUMAS IGUALES

FECHA
CONTABILIDAD: Pedro Prez
30/01/2016 REVISADO POR: Tarcicio Ramrez

DEBE
1.578.080,00

HABER

1.190.000,00
2.768.080,00
2.768.080,00

2.768.080,00

PREPARADO POR: Irma Garca


APROBADO POR: Sebastian Herrera

En cuanto a las provisiones de nmina, por concepto de vacaciones, estas se hacen


efectivas cuando, por ley, se haga el pago o se consolide la nmina al final del periodo
contable.
7. 6. 2 Empleados de rgimen anterior a la Ley 50 de 1990
En esta seccin se analiza el caso de los empleados que laboran actualmente y firmaron
contrato de trabajo, antes de la vigencia de la Ley 50 de 1990 (28 de Diciembre de 1990) y
que posteriormente no se han acogido voluntariamente a ella.
La indemnizacin de los trabajadores de este rgimen, que llevando ms de diez aos de
labores, sean despedidos sin justa causa, corresponde a los salarios dejados de percibir
y el reintegro al sitio de trabajo en las mismas condiciones de empleo que antes gozaba.
La pensin sancin se reconoce a aquellos que trabajadores que pertenezcan a ste
rgimen, sean despedidos sin justa causa, cuando llevan ms de diez aos y menos de
quince, si no son reintegrados deben ser pensionados desde la fecha de su despido, si
cumple los requisitos de ley, o en la fecha en que cumpla tales requisitos.
La anterior situacin genera mucho conflicto entre empleadores y empleados, ya que por
una parte, la mayora de los empleados, al estar prximos a cumplir los diez aos de labores,
se les presiona mediante diversos mecanismos para que se retiren voluntariamente de la
empresa o se cambien al nuevo rgimen, para que la empresa no se vea afectada, en el
futuro por esta norma, lo cual en cierta forma incide en la inestabilidad laboral. Y de otra
parte, tambin la mayora de los empleados que logran pasar las barreras de los diez aos,

Aplicaciones Contables

223

se vuelven intocables en toda empresa y por tal motivo disminuyen su rendimiento laboral,
afectando con esta actitud los intereses econmicos de la empresa.
7. 6. 3 ASPECTOS RELEVANTES DE LA LEY 789 DE 2002
7. 6. 3. 1 Subsidio al empleo para la pequea y mediana empresa
Como mecanismo de intervencin en la economa para buscar el pleno empleo, la Ley
789 de 2002 cre un subsidio temporal de empleo administrado por el Ministerio de
Proteccin Social como mecanismo de fortalecimiento del mercado laboral dirigido a
las pequeas y medianas empresas, que generen puestos de trabajo a jefes cabeza de
hogar desempleados. Este beneficio slo se otorgar a la empresa por los trabajadores
adicionales que devenguen un salario mnimo legal vigente, hasta el tope por empresa que
defina el Gobierno Nacional.
El Gobierno Nacional, previo concepto del CONPES, definir la aplicacin de este programa
teniendo en cuenta los ciclos econmicos, y sealar las regiones y los sectores a los
cuales se deber otorgar este subsidio, as como los requisitos que deben cumplir las
pequeas y medianas empresas que estn pagando todos los aportes a seguridad social
de sus trabajadores y los trabajadores adicionales para acceder al programa, incluyendo el
porcentaje de estos que la empresa contrate amparados por el subsidio, los instrumentos
de reintegro de los recursos cuando no se cumplan los requisitos para acceder al subsidio,
y la duracin del mismo, teniendo en cuenta en todo caso los recursos disponibles y los
asignados en la Ley 715 de 2001 para estos efectos.
En ningn caso el otorgamiento de este subsidio generar responsabilidad a cargo del
Estado frente a los empleados por el pago oportuno de salarios, prestaciones sociales y
aportes, los cuales en todo caso son responsabilidad de los respectivos empleadores.
7. 6. 3. 2 Subsidio al desempleo
Como mecanismo de intervencin para eventos crticos que presenten los ciclos econmicos,
la Ley 789 de 2002 cre el subsidio temporal al desempleo administrado por el Ministerio
de Proteccin Social, el cual se otorgar en las pocas que seale el Gobierno Nacional,
previo concepto del CONPES.
El Gobierno Nacional reglamentar los requisitos de seleccin y el nmero de beneficiarios,
monto y duracin del subsidio, y las condiciones que deben tenerse para acceder y conservar
el derecho al subsidio, teniendo en cuenta los recursos presupustales disponibles, as
como lo referente a los convenios de cooperacin o interadministrativos necesarios para la
ejecucin del programa.
7. 6. 3. 3 Servicios para desempleados con vinculacin anterior a las cajas de
compensacin familiar
Con cargo a los recursos propios de las Cajas de Compensacin Familiar, los desempleados
con vinculacin anterior a estas entidades, tendrn derecho a los programas de educacin,
capacitacin, recreacin y turismo social, en las mismas condiciones que tena como afiliado

224

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

al momento de su retiro, durante 1 ao a partir de su acreditacin como desempleado y


en la ltima Caja en la que estuvo afiliado. Las personas a cargo o beneficiarios gozarn
tambin de estos derechos por el mismo tiempo.
Los trabajadores que hubieren acreditado veinticinco 25 o ms aos al Sistema de Cajas
de Compensacin Familiar y se encuentren pensionados tendrn derecho a los programas
de capacitacin, recreacin y turismo social a las tarifas ms bajas de cada Caja de
Compensacin.
Los trabajadores que perdieron su trabajo antes de la vigencia de la Ley 789 de 2002 podrn
acceder a los programas establecidos en la misma siempre y cuando su desvinculacin
haya sido dentro del ltimo ao.
7. 6. 3. 4 Rgimen de apoyo para desempleados con vinculacin anterior a las cajas
de compensacin familiar
Los jefes cabeza de hogar que se encuentren en situacin de desempleo luego de haber
estado vinculados al sistema de Cajas de Compensacin Familiar no menos de 1 ao
dentro de los tres aos anteriores a la solicitud de apoyo, tendrn derecho con cargo a los
recursos del fondo para el fomento del empleo y la proteccin del desempleo de que trata
el artculo 6 de la Ley 789 de 2002 a los siguientes beneficios, por una sola vez y hasta que
se agoten los recursos del fondo. La reglamentacin establecer los plazos y condiciones
a partir de los cuales se reconocer este subsidio:
a) Un subsidio equivalente a un salario y medio mnimo legal mensual, el cual se dividir
y otorgar en seis cuotas mensuales iguales, las cuales se podrn hacer efectivas a
travs de aportes al sistema de salud, y/o bonos alimenticios y/o educacin, segn la
eleccin que haga el beneficiario. Para efectos de esta obligacin las cajas destinarn
un mximo del 30% de los recursos que les corresponde administrar con cargo al fondo
para el fomento del empleo y la proteccin del desempleo;
b) Capacitacin para el proceso de insercin laboral. Para efectos de esta obligacin las
Cajas destinarn un mximo del veinticinco por ciento (25%) de los recursos que les
corresponde administrar con cargo al fondo para el fomento al empleo y proteccin al
desempleo.
7. 6. 3. 5 Rgimen especial de aportes al instituto colombiano de bienestar familiar, al
servicio nacional de aprendizaje y a las cajas de compensacin familiar
Estarn excluidos del pago de los correspondientes aportes al Rgimen del Subsidio
Familiar Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, e Instituto Colombiano de Bienestar
Familiar, ICBF, los empleadores que vinculen trabajadores adicionales a los que tenan en
promedio en el ao 2002, con las siguientes caractersticas o condiciones, siempre que
estos no devenguen ms de tres (3) salarios mnimos legales mensuales vigentes:
1. Personas que hayan sido vinculadas para prestar un servicio a las empresas desde
los lugares donde se encontraren privadas de la libertad o fueren vinculadas, mediante
contrato de trabajo sin solucin de continuidad, despus de haber recobrado su libertad.

Aplicaciones Contables

225

2. Personas con disminucin de su capacidad laboral superior al veinticinco por ciento


(25%) debidamente calificada por la entidad competente.
3. Reinsertados de grupos al margen de la ley, debidamente certificados por la entidad
competente.
4. Personas entre los 16 y los 25 aos y trabajadores mayores de 50 aos.
5. Jefes cabeza de hogar segn la definicin de que trata la presente ley.
Las empresas que contraten conforme a esta disposicin debern acreditar las siguientes
condiciones:
a) El valor de los aportes al SENA, ICBF y Cajas de Compensacin al momento y durante
toda la ejecucin del contrato debe ser igual o superior a la suma aportada durante el
perodo inmediatamente anterior a la contratacin, ajustada por el IPC certificado por el
DANE.
Se entiende como perodo de contratacin el promedio de los ltimos doce (12) meses
causados anteriores a la contratacin;
b) Que no tengan deudas pendientes frente a perodos anteriores por concepto de aportes
parafiscales a pensiones, salud, riesgos laborales, Instituto Colombiano de Bienestar
Familiar, Servicio Nacional de Aprendizaje y Cajas de Compensacin Familiar.
El valor de los aportes exentos no podr representar ms del diez por ciento (10%) de los
aportes que la empresa deba realizar en forma ordinaria con relacin a cada uno de los
aportes parafiscales objeto de exencin temporal. Empresas entre cinco y diez trabajadores
tendrn derecho a la exencin de aportes por un trabajador adicional.
El Gobierno podr definir perodos de permanencia adicional de los trabajadores
beneficiarios de la exencin, conforme la duracin del beneficio a favor del empleador. En
los perodos adicionales, conforme las reglas que el Gobierno defina para su aplicacin,
habr lugar al pago pleno de aportes.
La Ley 789 de 2002 considera jefe cabeza de hogar desempleado la persona que demuestre
haber sido afiliada anteriormente (como cotizante y no como beneficiaria) a una EPS o una
Caja de Compensacin, con personas a cargo y que en momento de recibir el subsidio
no sea afiliada como empleada ni a una EPS, ni a una Caja de Compensacin, ni como
cotizante ni como beneficiario.
Esta condicin deber ser declarada bajo juramento por el jefe cabeza de hogar ante la
empresa que lo contrate y que solicite cualquiera de los subsidios de que trata la presente
Ley, en formulario que al efecto deber expedir el Gobierno.
La Ley 789 de 2002 considera como trabajadores adicionales aquellos que sobrepasen la
suma de los contratados directamente y registrados de acuerdo con el promedio del ao

226

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

2002 en las Cajas de Compensacin Familiar ms los contratados indirectamente o en


misin, a travs de empresas temporales, cooperativas, empresas de vigilancia o similares.
Para tal efecto, estas empresas intermediarias reportarn a las Cajas de Compensacin el
nmero de trabajadores que tenan en misin para cada empleador en el ao 2002.
7. 6. 3. 6 Rgimen especial de aportes para estudiantes
Los estudiantes menores de 25 aos y mayores de 16 aos con jornada de estudio diaria
no inferior a cuatro (4) horas, que a su vez trabajen en jornadas hasta de cuatro (4) horas
diarias o jornadas flexibles de veinticuatro (24) horas semanales, sin exceder la jornada
diaria de seis (6) horas, se regirn por las siguientes normas:
a) Estarn excluidos de los aportes al ICBF, SENA y Cajas de Compensacin Familiar,
siempre que no representen ms del diez (10%) por ciento del valor de la nmina de la
respectiva empresa;
b) Sus empleadores debern efectuar los aportes para pensiones, salud y riesgos
laborales, en las proporciones y porcentajes establecidos en las leyes que rigen el
Sistema de Seguridad Social, y su base de cotizacin ser como mnimo un (1) salario
mnimo mensual legal vigente.

7. 7 RETENCIN EN LA FUENTE SOBRE PAGOS LABORALES


La retencin en la fuente es el mecanismo fiscal de recaudo anticipado (Impuesto de Renta
y Complementarios, IVA y Timbre Nacional) que tiene como objetivo acelerar, controlar y
recaudar el impuesto en el periodo en que se causa.
Los ingresos laborales estn gravados con el Impuesto de Renta y Complementarios, razn
por la cual estn sujetos a Retencin en la Fuente. El Agente retenedor es el EMPLEADOR
y el Agente retenido es el EMPLEADO.
Clasificacin de las personas naturales. Para efectos de lo previsto en los Captulos I y II
de este Ttulo, las personas naturales se clasifican en las siguientes categoras tributarias:
a) Empleado;
b) Trabajador por cuenta propia.
Se entiende por empleado, toda persona natural residente en el pas cuyos ingresos
provengan, en una proporcin igual o superior a un ochenta por ciento (80%), de la
prestacin de servicios de manera personal o de la realizacin de una actividad econmica
por cuenta y riesgo del empleador o contratante, mediante una vinculacin laboral o legal
y reglamentaria o de cualquier otra naturaleza, independientemente de su denominacin.
Los trabajadores que presten servicios personales mediante el ejercicio de profesiones
liberales o que presten servicios tcnicos que no requieran la utilizacin de materiales o

Aplicaciones Contables

227

insumos especializados o de maquinaria o equipo especializado, sern considerados dentro


de la categora de empleados, siempre que sus ingresos correspondan en un porcentaje
igual o superior a (80%) al ejercicio de dichas actividades.
Se entiende como trabajador por cuenta propia, toda persona natural residente en el pas
cuyos ingresos provengan en una proporcin igual o superior a un ochenta por ciento
(80%) de la realizacin de una de las actividades econmicas sealadas en el Captulo II
del Ttulo V del Libro I del Estatuto Tributario.
Los ingresos por pensiones de jubilacin, invalidez, vejez, de sobrevivientes y sobre riesgos
laborales no se rigen por lo previsto en los Captulos I y II de este Ttulo, sino por lo previsto
en el numeral 5 del artculo 206 del Estatuto Tributario.
Pargrafo. Las personas naturales residentes que no se encuentren clasificadas dentro de
alguna de las categoras de las que trata el presente artculo; las reguladas en el Decreto
960 de 1970; las que se clasifiquen como cuenta propia pero cuya actividad no corresponda
a ninguna de las mencionadas en el artculo 340 del Estatuto Tributario; y las que se
clasifiquen como cuenta propia y perciban ingresos superiores a veintisiete mil (27.000)
UVT seguirn sujetas al rgimen ordinario del impuesto sobre la renta y complementarios
contenido en el Ttulo I del Libro I de este Estatuto nicamente. (Artculo 10, Ley 1607 de
2012).
La Retencin en la Fuente por Ingresos Laborales se causa en el momento del pago de la
nmina. Existen dos procedimientos para su determinacin:
PROCEDIMIENTO 1.
Con relacin a los pagos gravables diferentes de la cesanta, los intereses sobre cesanta, y
la prima mnima legal de servicios del sector privado o de navidad del sector pblico, el valor
a retener mensualmente es el indicado frente al intervalo de la tabla al cual correspondan
la totalidad de dichos pagos que se hagan al trabajador, directa o indirectamente, durante
el respectivo mes. Si tales pagos se realizan por perodos inferiores a treinta (30) das, su
retencin podr calcularse as:
a) El valor total de los pagos gravables, recibidos directa o indirectamente por el trabajador
en el respectivo perodo, se divide por el nmero de das a que correspondan tales
pagos y su resultado se multiplica por 30;
b) Se determina el porcentaje de retencin que figure en la tabla frente al valor obtenido de
acuerdo con lo previsto en el literal anterior y dicho porcentaje se aplica a la totalidad de
los pagos gravables recibidos directa o indirectamente por el trabajador en el respectivo
perodo. La cifra resultante ser el valor a retener.
Cuando se trate de la prima mnima legal de servicios del sector privado, o de navidad del
sector pblico, el valor a retener es el que figure frente al intervalo al cual corresponda la
respectiva prima. Artculo 385 del E.T.

228

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

PROCEDIMIENTO 1
Detalle de los Pagos
y depuraciones aplicables

Observaciones
1. PRIMER PASO

Pagos brutos laborales efectuados al trabajador durante el respectivo mes


Salarios
Auxilio de transporte, comisiones, horas
extras, recargos nocturnos y dominicales,
Otros auxilios (movilidad, alimentacin,
etc.), bonificaciones, Aportes del empleador
a fondos de pensiones (art. 126-1 E.T.),
viticos, exceso de las 41 UVT por pagos
por concepto de alimentacin art. 387-1
E.T., incapacidades, licencia de maternidad,
cesantas, intereses sobre cesantas,
prima de servicios, vacaciones, primas
extralegales, otros ingresos laborales.

Pagos directos o indirectos, en dinero o en especie Ar.


127 y 128 C.S.T Recordemos que en el mes que se
pague la prima de servicios, esta se debe liquidar de
forma independiente.

2. SEGUNDO PASO
Menos : Ingresos del mes que se consideran "no gravables" para el trabajador
1. La parte recibida en "alimentacin"
(salario en especie)

Solo quienes durante el 2016 devenguen hasta 310


UVTs (eso sera 310 x $ 29.753 = $ 9.223.430) podrn
tomar lo que reciban como alimentacin y restarlo
como si fuese ingreso no gravado (Nota: para definir
ese limite de 310 UVTs, los que tengan salario integral
harn el calculo solo sobre el 70% de lo que ganan
mensualmente; ver concepto DIAN 39645 de Julio 9 de
2003). Pero ese monto de lo que le den en alimentacin
no puede exceder mensualmente de 41 UVTs (eso sera
41 UVT x $ 29.753 = $ 1.219.873). Lo que exceda de
ese valor, s sera ingreso gravable para el trabajador
(ver art.387-1 del ET).

2. Medios de transporte distintos del


subsidio de transporte (Concepto DIAN
18381 Julio 30/90)

Medios de Transporte: Estos pagos, diferentes al


subsidio de transporte, para el de las funciones del
empleado no es un ingreso tributario, precisamente
por no ser para su beneficio ni para subvenir a sus
necesidades, por consiguiente no est sometido a
retencin en la fuente. Dentro de tal naturaleza quedan
comprendidos los pagos hechos a mensajeros, estafetas
etc., quienes deben cumplir funciones fuera de su sede
habitual de trabajo. El patrono podr demostrar la calidad
de dichos pagos con los comprobantes de egreso y la
relacin de funciones que cumple el trabajador.

3. Viticos ocasionales para manutencin


y alojamiento, tanto para empleados
oficiales como de empresas privadas
(ver Art. 10 Dec. 537 de 1987, y art. 8
Dr. 23 de 1987)

Viticos de empleados oficiales: Las sumas recibidas


por los empleados oficiales cuya vinculacin se origine
en su relacin legal o reglamentaria, por concepto de
viticos destinados a sufragar exclusivamente sus gastos
de manutencin y alojamiento durante el desempeo de
comisiones oficiales, que no correspondan a retribucin
ordinaria del servicio, no se consideran para los
efectos fiscales como ingresos gravados en cabeza
del trabajador, sino como gasto directo de la respectiva
entidad pagadora.

Valores
Parciales

Totales

Aplicaciones Contables

1.

2.

3.

4.

5.

1.

2.

3. TERCER PASO
El trabajador entreg oportunamente los certificados que le dan derecho a los beneficios tributarios
Menos: deducciones (art.387 del ET,y decreto 2271 de 2009)
Intereses en prestamos para adquisicin de vivienda del
trabajador (o el costo financiero en un contrato de leasing para
adquirir vivienda del trabajador) pagados en el ao anterior
2015 y divididos por los meses a que correspondieron ( este
NO exceder de 100 UVT
valor no puede exceder de 100 UVT, o sea 100 x $ 29.753
= 2.975.300 Art. 5 Dec 4713/2005, es el tem 95 en la tabla
del Art. 867-1 del E.T. )
Pagos durante el ao anterior (2015) a medicina prepagada
del trabajador (Art. 387 E.T.), la esposa y hasta dos (2)
NO exceder de 16 UVT
hijos, y divididos por los meses a que correspondieron ( este
valor no puede exceder de 16 UVT, o sea, 16 x $ 29.753 =
476.048)
Deduccin por concepto de "personas a cargo" (por
dependientes) Art. 387 E.T. (10% de los ingresos brutos sin
NO exceder de 32 UVT
exceder de 32 UVT, sea, sin exceder de 32 x $ 29.753 =
952.096
Aporte mensual promedio que hizo durante el ao gravable
anterior (2014) por aportes obligatorios a salud (ver Concepto
Aporte mensual promedio del ao 2015
DIAN 81294 Oct. 2009, y Dec. 2271 de Junio de 2009 ) (VER
Concepto 066661 de 2008 y Decreto 3655 de 2009)
Prima de servicios (Se liquida independiente)
4. CUARTO PASO
Menos: Renta exentas (art. 126-1, 126-4 y art.206 numerales 1 a 9 del ET)
Aportes obligatorios y voluntarios a los fondos de pensiones Este valor no puede exceder al 30% de lo
(Art. 126-1 E.T. )
devengado en el mes (ver art 126-1 y 126-4).
A lo largo del ao, se debe controlar que en total
no se termine restando por estos conceptos
combinados un valor superior a 3.800 UVT
(que en el 2016 sera: 3.800 x $ 29.753= $
113.061.400)
Aportes obligatorio Fondo de Solidaridad
Segn tabla
RANGO SMLMV
%
0a4
0
> 4 < a 16
1
> 16 < a 17
1.2
> 17 < a 18
1.4
> 18 < a 19
1.6
> 19 < a 20
1.8
> 20
2

3. Aportes voluntarios a los fondos de pensiones (Art. 126-1 Los descuentos deben efectuarse a travs de la
E.T. )
nmina por parte del empleador
4. Aportes voluntarios en cuentas AFC (Art. 126-4 E.T. )
Los descuentos deben efectuarse a travs de la
nmina por parte del empleador
5. Aportes voluntarios del empleador a Fondos de Pensiones Los aportes del empleador a los seguros privados
(Art. 126-1 E.T. )
de pensiones y a los fondos de pensiones
voluntarias, sern deducibles hasta por tres mil
ochocientas (3.800) UVT por empleado.
6 Indemnizacin por accidentes de trabajo (numeral 1 Art. 206
E.T. ) o enfermedad
7. Licencias de maternidad
8. Gastos de entierro del trabajador

229

230

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

9. Auxilio de cesantas y los intereses (Art. 206 E.T. literal 4)

10. Otras rentas exentas (literales 5-6-7-8 y 9 del Art. 206 E.T.)

El auxilio de cesanta y los intereses sobre


cesantas, siempre y cuando sean recibidos por
trabajadores cuyo ingreso mensual promedio en
los seis (6) ltimos meses de vinculacin laboral
no exceda de 350 UVT.
Militares, rectores, etc.

Subtotal 1

Subtotal 1

5. QUINTO PASO
El 25% del subtotal 1, sin que exceda de 240 UVTs (es decir, El salario pagado a un trabajador podr pactarse
240 x $ 29.753 = $ 7.140.720)
entre las partes como "integral" si el mismo es
equivalente a mnimo 13 salarios mnimos legales
vigentes (ver art. 18 de la Ley 50/90; se dice
13 salarios, pues a los 10 primeros se les debe
recargar el factor prestacional de la empresa, el
cual no puede ser inferior a un 30%, lo que en la
practica los eleva de 10 a 13) Por tanto, si el salario
ha sido pactado como "integral" (en el 2016 sera
si supera 13 x 689.455 = $ 8.962.915), en ese
caso, con restar ese 25% de que trata el numeral
10 del art.206 del ET, se entender restada tambin
su componente de "prestaciones sociales" (vase
el pargrafo 2 del art.206 del ET).
Subtotal 2
Subtotal 2
Valor de la Retencin con procedimiento 1 (el subtotal 2 se busca en la tabla del art.383 del E.T.)
Calculo de la RETENCIN MNIMA (art. 384 del E.T.)
Total pagos laborales del mes
Menos: aportes obligatorios a salud y pensiones del trabajador
en este mismo mes
Base gravable

Base gravable

Valor de la Retencin mnima (la base gravable se busca en la tabla del art.384 del ET)
Valor de la Retencin final (el mayor entre los dos anteriores)

DISMINUCIN DE LA BASE DE RETENCIN POR PAGOS A TERCEROS POR


CONCEPTO DE ALIMENTACIN.
Los pagos que efecten los empleadores a favor de terceras personas, por concepto de
la alimentacin del trabajador o su familia, o por concepto del suministro de alimentacin
para stos en restaurantes propios o de terceros, al igual que los pagos por concepto de
la compra de vales o tiquetes para la adquisicin de alimentos del trabajador o su familia,
son deducibles para el empleador y no constituyen ingreso para el trabajador, sino para
el tercero que suministra los alimentos o presta el servicio de restaurante, sometido a la
retencin en la fuente que le corresponda en cabeza de estos ltimos, siempre que el
salario del trabajador beneficiado no exceda de 310 UVT ($9.223.430 valor ao 2016) Lo
anterior sin menoscabo de lo dispuesto en materia salarial por el Cdigo Sustantivo de
Trabajo
Cuando los pagos en el mes en beneficio del trabajador o de su familia, de que trata
el inciso anterior excedan la suma de 41 UVT ($1.219.879 valor ao 2016), el exceso

Aplicaciones Contables

231

constituye ingreso tributario del trabajador, sometido a retencin en la fuente por ingresos
laborales. Lo dispuesto en este inciso no aplica para los gastos de representacin de las
empresas, los cuales son deducibles para estas.
Para los efectos previstos en este artculo, se entiende por familia del trabajador, el cnyuge
o compaero (a) permanente, los hijos y los padres del trabajador. Artculo 387-1 del E.T.
DEDUCCION DE CONTRIBUCIONES A FONDOS DE PENSIONES, DE JUBILACION E
INVALIDEZ Y FONDOS DE CESANTIAS.
Para efectos del impuesto sobre la renta y complementarios, son deducibles las
contribuciones que efecten las entidades patrocinadoras o empleadoras, a los fondos
de pensiones de jubilacin e invalidez y de cesantas. Los aportes del empleador a dichos
fondos sern deducibles en la misma vigencia fiscal en que se realicen. Los aportes del
empleador a los seguros privados de pensiones y a los fondos de pensiones voluntarias,
sern deducibles hasta por tres mil ochocientas (3.800) UVT ($113.061.400 valor ao 2016)
por empleado.
El monto obligatorio de los aportes que haga el trabajador, el empleador o el partcipe
independiente, al fondo de pensiones de jubilacin o invalidez, no har parte de la base
para aplicar la retencin en la fuente por salarios y ser considerado como una renta exenta
en el ao de su percepcin.
Los aportes voluntarios que haga el trabajador, el empleador, o los aportes del partcipe
independiente a los seguros privados de pensiones, a los fondos de pensiones voluntarias
y obligatorias, administrados por las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera
de Colombia, no harn parte de la base para aplicar la retencin en la fuente y sern
considerados como una renta exenta, hasta una suma que adicionada al valor de los
aportes a las cuentas de ahorro para el fomento de la construccin AFC de que trata el
artculo 126-4 del Estatuto Tributario y al valor de los aportes obligatorios del trabajador,
de que trata el inciso anterior, no exceda del treinta por ciento (30%) del ingreso laboral o
ingreso tributario del ao, segn el caso, y hasta un monto mximo de tres mil ochocientas
(3.800) UVT ($113.061.400 valor ao 2016) por ao.
Los retiros de aportes voluntarios, provenientes de ingresos que se excluyeron de retencin
en la fuente, que se efecten al sistema general de pensiones, a los seguros privados
de pensiones y a los fondos de pensiones voluntarias, administrados por las entidades
vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, o el pago de rendimientos o
pensiones con cargo a tales fondos, implica que el trabajador pierda el beneficio y que se
efecte por parte del respectivo fondo o seguro, la retencin inicialmente no realizada en el
ao de percepcin del ingreso y realizacin del aporte segn las normas vigentes en dicho
momento, si el retiro del aporte o rendimiento, o el pago de la pensin, se produce sin el
cumplimiento de las siguientes condiciones:
Que los aportes, rendimientos o pensiones, sean pagados con cargo a aportes que
hayan permanecido por un perodo mnimo de diez (10) aos, en los seguros privados de
pensiones y los fondos de pensiones voluntarias, administrados por las entidades vigiladas

232

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

por la Superintendencia Financiera de Colombia, salvo en el caso del cumplimiento de


los requisitos para acceder a la pensin de vejez o jubilacin y en el caso de muerte o
incapacidad que d derecho a pensin, debidamente certificada de acuerdo con el rgimen
legal de la seguridad social.
Tampoco estarn sometidos a imposicin, los retiros de aportes voluntarios que se destinen
a la adquisicin de vivienda sea o no financiada por entidades sujetas a la inspeccin y
vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia, a travs de crditos hipotecarios
o leasing habitacional. En el evento en que la adquisicin de vivienda se realice sin
financiacin, previamente al retiro, deber acreditarse ante la entidad financiera, con copia
de la escritura de compraventa, que los recursos se destinaron a dicha adquisicin.
Se causa retencin en la fuente sobre los rendimientos que generen los ahorros en los
fondos o seguros de que trata este artculo, de acuerdo con las normas generales de
retencin en la fuente sobre rendimientos financieros, en el evento de que stos sean
retirados sin el cumplimiento de las condiciones antes sealadas.
Los aportes a ttulo de cesanta, realizados por los partcipes independientes, sern
deducibles de la renta hasta la suma de dos mil quinientas (2.500) UVT ($74.382.500 valor
ao 2016), sin que excedan de un doceavo del ingreso gravable del respectivo ao.
PARGRAFO 1. Las pensiones que se paguen habiendo cumplido con las condiciones
sealadas en el presente artculo y los retiros, parciales o totales, de aportes y rendimientos,
que cumplan dichas condiciones, continan sin gravamen y no integran la base gravable
alternativa del Impuesto Mnimo Alternativo Nacional IMAN.
PARGRAFO 2. Constituye renta lquida para el empleador, la recuperacin de las
cantidades concedidas en uno o varios aos o perodos gravables, como deduccin de la
renta bruta por aportes voluntarios de ste a los fondos o seguros de que trata el presente
artculo, as como los rendimientos que se hayan obtenido, cuando no haya lugar al pago
de pensiones a cargo de dichos fondos y se restituyan los recursos al empleador.
PARGRAFO 3. Los aportes voluntarios que a 31 de diciembre de 2013 haya efectuado el
trabajador, el empleador, o los aportes del partcipe independiente a los fondos de pensiones
de jubilacin e invalidez, a los fondos de pensiones de que trata el Decreto 2513 de 1987,
a los seguros privados de pensiones y a los fondos privados de pensiones en general, no
harn parte de la base para aplicar la retencin en la fuente y sern considerados como
un ingreso no constitutivo de renta ni ganancia ocasional, hasta una suma que adicionada
al valor de los aportes a las cuentas de ahorro para el fomento de la construccin AFC
de que trata el artculo 126-4 de este Estatuto y al valor de los aportes obligatorios del
trabajador, de que trata el inciso segundo del presente artculo, no exceda del treinta por
ciento (30%) del ingreso laboral o ingreso tributario del ao, segn el caso.
El retiro de los aportes de que trata este pargrafo, antes del perodo mnimo de cinco
(5) aos de permanencia, contados a partir de su fecha de consignacin en los fondos o
seguros enumerados en este pargrafo, implica que el trabajador pierda el beneficio y se
efecte por parte del respectivo fondo o seguro la retencin inicialmente no realizada en

Aplicaciones Contables

233

el ao en que se percibi el ingreso y se realiz el aporte, salvo en el caso de muerte o


incapacidad que d derecho a pensin, debidamente certificada de acuerdo con el rgimen
legal de la seguridad social; o salvo cuando dichos recursos se destinen a la adquisicin
de vivienda sea o no financiada por entidades sujetas a la inspeccin y vigilancia de la
Superintendencia Financiera de Colombia, a travs de crditos hipotecarios o leasing
habitacional. En el evento en que la adquisicin de vivienda se realice sin financiacin,
previamente al retiro, deber acreditarse ante la entidad financiera, con copia de la escritura
de compraventa, que los recursos se destinaron a dicha adquisicin.
Los retiros y pensiones que cumplan con el periodo de permanencia mnimo exigido o las
otras condiciones sealadas en el inciso anterior, mantienen la condicin de no gravados
y no integran la base gravable alternativa del Impuesto Mnimo Alternativo Nacional IMAN.
Se causa retencin en la fuente sobre los rendimientos que generen los ahorros en los
fondos o seguros de que trata este pargrafo, de acuerdo con las normas generales de
retencin en la fuente sobre rendimientos financieros, en el evento de que stos sean
retirados sin el cumplimiento de los requisitos sealados en el presente pargrafo. Artculo
126-1 del E.T.
INCENTIVO AL AHORRO DE LARGO PLAZO PARA EL FOMENTO DE LA
CONSTRUCCION.
Las sumas que los contribuyentes personas naturales depositen en las cuentas de ahorro
denominadas ahorro para el fomento a la construccin, AFC a partir del 01 de enero de 2013,
no formarn parte de la base de retencin en la fuente del contribuyente persona natural, y
tendrn el carcter de rentas exentas del impuesto sobre la renta y complementarios, hasta
un valor que, adicionado al valor de los aportes obligatorios y voluntarios del trabajador
de que trata el artculo 126-1 de este Estatuto, no exceda del treinta por ciento (30%)
del ingreso laboral o del ingreso tributario del ao, segn corresponda, y hasta un monto
mximo de tres mil ochocientas (3.800) UVT ($113.061.400 valor ao 2016) por ao.
Las cuentas de ahorro AFC debern operar en las entidades bancarias que realicen
prstamos hipotecarios. Solo se podrn realizar retiros de los recursos de las cuentas
de ahorros AFC para la adquisicin de vivienda del trabajador, sea o no financiada
por entidades sujetas a la inspeccin y vigilancia de la Superintendencia Financiera de
Colombia, a travs de crditos hipotecarios o leasing habitacional. En el evento en que la
adquisicin de vivienda se realice sin financiacin, previamente al retiro, deber acreditarse
ante la entidad financiera, con copia de la escritura de compraventa, que los recursos se
destinaron a dicha adquisicin. El retiro de los recursos para cualquier otro propsito, antes
de un perodo mnimo de permanencia de diez (10) aos contados a partir de la fecha de
su consignacin, implica que el trabajador pierda el beneficio y que se efecten, por parte
de la respectiva entidad financiera, las retenciones inicialmente no realizadas en el ao en
que se percibi el ingreso y se realiz el aporte, sin que se incremente la base gravable
alternativa del Impuesto Mnimo Alternativo Nacional IMAN.
Se causa retencin en la fuente sobre los rendimientos que generen las cuentas de
ahorro AFC, en el evento de que stos sean retirados sin el cumplimiento del requisito

234

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

de permanencia antes sealado, de acuerdo con las normas generales de retencin en la


fuente sobre rendimientos financieros.
Los retiros, parciales o totales, de aportes y rendimientos, que hayan cumplido los requisitos
de permanencia establecidos en el segundo inciso o que se destinen para los fines previstos
en el presente artculo, continan sin gravamen y no integran la base gravable del Impuesto
Mnimo Alternativo Nacional IMAN.
Los recursos captados a travs de las cuentas de ahorro AFC, nicamente podrn ser
destinados a financiar crditos hipotecarios o a la inversin en titularizacin de cartera
originada en adquisicin de vivienda.
PARGRAFO. Los recursos de los contribuyentes personas naturales depositados en
cuentas de ahorro denominadas ahorro para el fomento de la construccin, AFC hasta el
31 de diciembre de 2013, no harn parte de la base para aplicar la retencin en la fuente y
sern consideradas como un ingreso no constitutivo de renta ni ganancia ocasional hasta
un valor que, adicionado al valor de los aportes obligatorios y voluntarios del trabajador de
que trata el artculo 126-1 del Estatuto Tributario, no exceda del treinta por ciento (30%) del
ingreso laboral o del ingreso tributario del ao, segn corresponda.
El retiro de estos recursos antes de que transcurran cinco (5) aos contados a partir de
su fecha de consignacin, implica que el trabajador pierda el beneficio y que se efecten,
por parte de la respectiva entidad financiera, las retenciones inicialmente no realizadas en
el ao en que se percibi el ingreso y se realiz el aporte, sin que se incremente la base
gravable alternativa del Impuesto Mnimo Alternativo Nacional IMAN, salvo que dichos
recursos se destinen a la adquisicin de vivienda, sea o no financiada por entidades sujetas
a las inspeccin y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia, o a travs de
crditos hipotecarios o leasing habitacional. En el evento en que la adquisicin se realice
sin financiacin, previamente al retiro, deber acreditarse ante la entidad financiera copia
de la escritura de compraventa.
Se causa retencin en la fuente sobre los rendimientos que generen las cuentas de ahorro
AFC de acuerdo con las normas generales de retencin en la fuente sobre rendimientos
financieros, en el evento de que stos sean retirados sin el cumplimiento de permanencia
mnima de cinco (5) aos.
Los retiros, parciales o totales, de aportes y rendimientos, que cumplan con el periodo de
permanencia mnimo exigido o que se destinen para los fines autorizados en el presente
Pargrafo, mantienen la condicin de no gravados y no integran la base gravable alternativa
del Impuesto Mnimo Alternativo Nacional IMAN. Artculo 126-4 del E.T.
Los aportes obligatorios y voluntarios que se efecten al sistema general de pensiones
no harn parte de la base para aplicar la retencin en la fuente por salarios y sern
considerados como una renta exenta. Los aportes a cargo del empleador sern deducibles
de su renta. Artculo 5 de la Ley 1607 de diciembre 2012
El veinticinco por ciento (25%) del valor total de los pagos laborales, limitada mensualmente
a doscientas cuarenta (240) UVT ($7.140.720 valor ao 2016). El clculo de esta renta

Aplicaciones Contables

235

exenta se efectuar una vez se detraiga del valor total de los pagos laborales recibidos por
el trabajador, los ingresos no constitutivos de renta, las deducciones y las dems rentas
exentas diferentes a la establecida en el presente numeral. Numeral 10, Artculo 206
del E.T.
Toda persona jurdica o entidad empleadora o contratante de servicios personales, deber
expedir un certificado de iniciacin o terminacin de cada una de las relaciones laborales
o legales y reglamentarias, y/o de prestacin de servicios que se inicien o terminen en el
respectivo periodo gravable.
El certificado expedido en la fecha de iniciacin o terminacin de que trata el inciso anterior,
deber entregarse al empleado o prestador de los servicios, y una copia del mismo deber
remitirse a la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales.
El Gobierno Nacional establecer el contenido del certificado y determinar los medios,
lugares y las fechas en las que el certificado debe remitirse. Artculo 378-1 del E.T.
Deducciones que se restarn de la base de retencin.
En el caso de trabajadores que tengan derecho a la deduccin por intereses o correccin
monetaria en virtud de prstamos para adquisicin de vivienda, la base de retencin se
disminuir proporcionalmente en la forma que indique el reglamento.
El trabajador podr disminuir de su base de retencin lo dispuesto en el inciso anterior;
los pagos por salud, siempre que el valor a disminuir mensualmente, en este ltimo caso,
no supere diecisis (16) UVT mensuales ($476.048 valor ao 2016) ; y una deduccin
mensual de hasta el 10% del total de los ingresos brutos provenientes de la relacin
laboral o legal y reglamentaria del respectivo mes por concepto de dependientes, hasta un
mximo de treinta y dos (32) UVT mensuales ($952.096 valor ao 2016). Las deducciones
establecidas en este artculo se tendrn en cuenta en la declaracin ordinaria del Impuesto
sobre la Renta. Los pagos por salud debern cumplir las condiciones de control que seale
el Gobierno Nacional:
a) Los pagos efectuados por contratos de prestacin de servicios a empresas de medicina
prepagada vigiladas por la Superintendencia Nacional de Salud, que impliquen
proteccin al trabajador, su cnyuge, sus hijos y/o dependientes.
b) Los pagos efectuados por seguros de salud, expedidos por compaas de seguros
vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, con la misma limitacin del
literal anterior.
PARGRAFO 1. Cuando se trate del Procedimiento de Retencin nmero dos, el valor que
sea procedente disminuir mensualmente, determinado en la forma sealada en el presente
artculo, se tendr en cuenta tanto para calcular el porcentaje fijo de retencin semestral,
como para determinar la base sometida a retencin.
PARGRAFO 2. Definicin de dependientes. Para propsitos de este artculo tendrn la
calidad de dependientes:

236

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

1. Los hijos del contribuyente que tengan hasta 18 aos de edad14.


2. Los hijos del contribuyente con edad entre 18 y 23 aos, cuando el padre o madre
contribuyente persona natural se encuentre financiando su educacin en instituciones
formales de educacin superior certificadas por el ICFES o la autoridad oficial
correspondiente; o en los programas tcnicos de educacin no formal debidamente
acreditados por la autoridad competente.
3. Los hijos del contribuyente mayores de 23 aos que se encuentren en situacin de
dependencia originada en factores fsicos o psicolgicos que sean certificados por
Medicina Legal.
4. El cnyuge o compaero permanente del contribuyente que se encuentre en situacin de
dependencia sea por ausencia de ingresos o ingresos en el ao menores a doscientas
sesenta (260) UVT ($7.735.780 valor ao 2016), certificada por contador pblico, o
por dependencia originada en factores fsicos o psicolgicos que sean certificados por
Medicina Legal, y,
5. Los padres y los hermanos del contribuyente que se encuentren en situacin de
dependencia, sea por ausencia de ingresos o ingresos en el ao menores a doscientas
sesenta (260) UVT ($7.735.780 valor ao 2016), certificada por contador pblico, o
por dependencia originada en factores fsicos o psicolgicos que sean certificados por
Medicina Legal. Artculo 387 del E.T.
Las personas naturales, para todos los efectos de identificacin incluidos los previstos en
este artculo, se identificarn mediante el Nmero de Identificacin de Seguridad Social
NISS, el cual estar conformado por el nmero de la cdula de ciudadana, o el que haga
sus veces, adicionado por un cdigo alfanumrico asignado por la Direccin de Impuestos
y Aduanas Nacionales, el cual constituye uno de los elementos del Registro nico Tributario
RUT.
El Registro nico Tributario -RUT- de las personas naturales, ser actualizado a travs
del Sistema de Seguridad Social en Salud. El Gobierno Nacional reglamentar la materia.
Pargrafo, Artculo 555-1 del E.T.
TARIFA
La retencin en la fuente aplicable a los pagos gravables, efectuados por las personas
naturales o jurdicas, las sociedades de hecho, las comunidades organizadas y las
sucesiones ilquidas, originados en la relacin laboral, o legal y reglamentaria; efectuados
a las personas naturales pertenecientes a la categora de empleados de conformidad con
lo establecido en el artculo 329 de este Estatuto; o los pagos recibidos por concepto de
pensiones de jubilacin, invalidez, vejez, de sobrevivientes y sobre riesgos laborales de
conformidad con lo establecido en el artculo 206 de este Estatuto, ser la que resulte de
aplicar a dichos pagos la siguiente tabla de retencin en la fuente:
14 El empleador deber verificar con el Registro Civil de Nacimiento

Aplicaciones Contables

237

TABLA DE RETENCIN EN LA FUENTE PARA INGRESOS LABORALES 2016


Art. 383 Estatuto Tributario
RANGOS EN UVT
DESDE

HASTA

TARIFA
MARGINAL

>0

95

0%

>95

150

19%

(Ingreso laboral gravado expresado en UVT


menos 95 UVT) *19%

> 150

360

28%

(Ingreso laboral gravado expresado en UVT


menos 150 UVT) *28% ms 10 UVT

>360

En
adelante

33%

(Ingreso laboral gravado expresado en UVT


menos 360 UVT) *33% ms 69 UVT

IMPUESTO

Para efectos de la aplicacin del Procedimiento 2 a que se refiere el artculo 386 del Estatuto
Tributario, el valor del impuesto en UVT determinado de conformidad con la tabla incluida
en este artculo, se divide por el ingreso laboral total gravado convertido a UVT, con lo cual
se obtiene la tarifa de retencin aplicable al ingreso mensual. Artculo 383 del E.T.

UVT: UNIDAD DE VALOR TRIBUTARIO


RESOLUCIN

Ao

$ UVT

2006

$ 20.000,00

LEY 1111

Diciembre 27 de 2006

2007

$ 20.974,00

15652

Diciembre 28 de 2006

2008

$ 22.054,00

15013

Diciembre 6 de 2007

2009

$ 23.763,00

1063

Diciembre 3 de 2008

2010

$ 24.555,00

12115

Noviembre 10 de 2009

2011

$ 25.132,00

12066

Noviembre 19 de 2010

2012

$ 26.049,00

11963

Noviembre 17 de 2011

2013

$ 26.841,00

00138

Noviembre 21 de 2012

2014

$ 27.485,00

000227

Octubre 31 de 2013

2015

$28.279,00

245

Diciembre 3 de 2014

2016

$29.753,00

000115

NUMERO

FECHA

Noviembre 6 de 2015

238

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

TABLA DE APORTES AL FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL


RANGO
SMLMV
0a4
> 4 < a 16
> 16 < a 17
> 17 < a 18
> 18 < a 19
> 19 < a 20
> 20

%
0
1
1.2
1.4
1.6
1.8
2

S.M.L.M.V. 2016: $ 689.455


Tarifa mnima de retencin en la fuente para empleados
No obstante el clculo de retencin en la fuente efectuado de conformidad con lo dispuesto
en el artculo 383 de este Estatuto, los pagos mensuales o mensualizados (PM) efectuados
por las personas naturales o jurdicas, las sociedades de hecho, las comunidades
organizadas y las sucesiones ilquidas, a las personas naturales pertenecientes a la
categora de empleados, ser como mnimo la que resulte de aplicar la siguiente tabla a
la base de retencin en la fuente determinada al restar los aportes al sistema general de
seguridad social a cargo del empleado del total del pago mensual o abono en cuenta:

RETENCIN EN LA FUENTE MNIMA PARA EMPLEADOS - ARTCULO 384 E.T.


Pago mensual o
mensualizado (PM)
desde (en UVT)
menos de 128.96
128,96
132,36
135,75
139,14
142,54
145,93
149,32
152,72
156,11
159,51
162,90
166,29
166,69

Retencin
(en UVT)

0,09
0,09
0,09
0,09
0,10
0,20
0,20
0,21
0,40
0,41
0,41
0,70
0,73

Pago mensual o
mensualizado (PM) desde
(en $ de 2016) UVT
29.753
Menos de 3.836.946,88
3.836.946,88
3.938.107,08
4.038.969,75
4.139.832,42
4.240.992,62
4.341.855,29
4.442.717,96
4.543.878,16
4.644.740,83
4.745.901,03
4.846.763,70
4.947.626,37
4.959.527,57

Retencin
en $____
ao 2016

Tasa efectiva
(%) de
retencin
en la fuente

2.677,77
2.677,77
2.677,77
2.677,77
2.975,30
5.950,60
5.950,60
6.248,13
11.901,20
12.198,73
12.198,73
20.827,10
21.719,69

0,07%
0,07%
0,07%
0,06%
0,07%
0,14%
0,13%
0,14%
0,26%
0,26%
0,25%
0,42%
0,44%

Aplicaciones Contables

Pago mensual o
mensualizado (PM)
desde (en UVT)

Retencin
(en UVT)

176,47
183,25
190,05
196,84
203,62
210,41
217,20
223,99
230,77
237,56
244,35
251,14
257,92
264,71
271,50
278,29
285,07
291,86
298,65
305,44
312,22
319,01
325,80
332,59
339,37
356,34
373,31
390,28
407,25
424,22
441,19
458,16
475,12
492,09
509,06
526,03
543,00
559,97
576,94

1,15
1,19
1,65
2,14
2,21
2,96
3,75
3,87
4,63
5,06
5,50
5,96
6,44
6,93
7,44
7,96
8,50
9,05
9,62
10,21
10,81
11,43
12,07
12,71
14,06
15,83
17,69
19,65
21,69
23,84
26,07
28,39
30,80
33,29
35,87
38,54
41,29
44,11
47,02

Pago mensual o
mensualizado (PM) desde
(en $ de 2016) UVT
29.753
5.250.511,91
5.452.237,25
5.654.557,65
5.856.580,52
6.058.305,86
6.260.328,73
6.462.351,60
6.664.374,47
6.866.099,81
7.068.122,68
7.270.145,55
7.472.168,42
7.673.893,76
7.875.916,63
8.077.939,50
8.279.962,37
8.481.687,71
8.683.710,58
8.885.733,45
9.087.756,32
9.289.481,66
9.491.504,53
9.693.527,40
9.895.550,27
10.097.275,61
10.602.184,02
11.107.092,43
11.612.000,84
12.116.909,25
12.621.817,66
13.126.726,07
13.631.634,48
14.136.245,36
14.641.153,77
15.146.062,18
15.650.970,59
16.155.879,00
16.660.787,41
17.165.695,82

239

Retencin
en $____
ao 2016
34.215,95
35.406,07
49.092,45
63.671,42
65.754,13
88.068,88
111.573,75
115.144,11
137.756,39
150.550,18
163.641,50
177.327,88
191.609,32
206.188,29
221.362,32
236.833,88
252.900,50
269.264,65
286.223,86
303.778,13
321.629,93
340.076,79
359.118,71
378.160,63
418.327,18
470.989,99
526.330,57
584.646,45
645.342,57
709.311,52
775.660,71
844.687,67
916.392,40
990.477,37
1.067.240,11
1.146.680,62
1.228.501,37
1.312.404,83
1.398.986,06

Tasa efectiva
(%) de
retencin
en la fuente
0,65%
0,65%
0,87%
1,09%
1,09%
1,41%
1,73%
1,73%
2,01%
2,13%
2,25%
2,37%
2,50%
2,62%
2,74%
2,86%
2,98%
3,10%
3,22%
3,34%
3,46%
3,58%
3,70%
3,82%
4,14%
4,44%
4,74%
5,03%
5,33%
5,62%
5,91%
6,20%
6,48%
6,77%
7,05%
7,33%
7,60%
7,88%
8,15%

240

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Pago mensual o
Tasa efectiva
Retencin
mensualizado (PM) desde
(%) de
en $____
(en $ de 2016) UVT
retencin
ao 2016
29.753
en la fuente
593,90
50,00
17.670.306,70
1.487.650,00
8,42%
610,87
53,06
18.175.215,11
1.578.694,18
8,69%
627,84
56,20
18.680.123,52
1.672.118,60
8,95%
644,81
59,40
19.185.031,93
1.767.328,20
9,21%
661,78
62,68
19.689.940,34
1.864.918,04
9,47%
678,75
66,02
20.194.848,75
1.964.293,06
9,73%
695,72
69,43
20.699.757,16
2.065.750,79
9,98%
712,69
72,90
21.204.665,57
2.168.993,70
10,23%
729,65
76,43
21.709.276,45
2.274.021,79
10,47%
746,62
80,03
22.214.184,86
2.381.132,59
10,72%
763,59
83,68
22.719.093,27
2.489.731,04
10,96%
780,56
87,39
23.224.001,68
2.600.114,67
11,20%
797,53
91,15
23.728.910,09
2.711.985,95
11,43%
814,50
94,96
24.233.818,50
2.825.344,88
11,66%
831,47
98,81
24.738.726,91
2.939.893,93
11,88%
848,44
102,72
25.243.635,32
3.056.228,16
12,11%
865,40
106,67
25.748.246,20
3.173.752,51
12,33%
882,37
110,65
26.253.154,61
3.292.169,45
12,54%
899,34
114,68
26.758.063,02
3.412.074,04
12,75%
916,31
118,74
27.262.971,43
3.532.871,22
12,96%
933,28
122,84
27.767.879,84
3.654.858,52
13,16%
950,25
126,96
28.272.788,25
3.777.440,88
13,36%
967,22
131,11
28.777.696,66
3.900.915,83
13,56%
984,19
135,29
29.282.605,07
4.025.283,37
13,75%
1.001,15
139,49
29.787.215,95
4.150.245,97
13,93%
1.018,12
143,71
30.292.124,36
4.275.803,63
14,12%
1.035,09
147,94
30.797.032,77
4.401.658,82
14,29%
1.052,06
152,19
31.301.941,18
4.528.109,07
14,47%
1.069,03
156,45
31.806.849,59
4.654.856,85
14,63%
1.086,00
160,72
32.311.758,00
4.781.902,16
14,80%
1.102,97
164,99
32.816.666,41
4.908.947,47
14,96%
1.119,93
169,26
33.321.277,29
5.035.992,78
15,11%
Ms de 1.136,92 27%*PM-135,17 Ms de 33.826.780,76 27%*PM-135,17
N/A

Pago mensual o
mensualizado (PM)
desde (en UVT)

Retencin
(en UVT)

PARGRAFO 1. Para efectos de este artculo el trmino pagos mensualizados se refiere


a la operacin de tomar el monto total del valor del contrato menos los respectivos aportes
obligatorios a salud y pensiones, y dividirlo por el nmero de meses de vigencia del mismo.
Ese valor mensual corresponde a la base de retencin en la fuente que debe ubicarse en
la tabla. En el caso en el cual los pagos correspondientes al contrato no sean efectuados
mensualmente, el pagador deber efectuar la retencin en la fuente de acuerdo con el

Aplicaciones Contables

241

clculo mencionado en este pargrafo, independientemente de la periodicidad pactada


para los pagos del contrato; cuando realice el pago deber retener el equivalente a la suma
total de la retencin mensualizada.
PARGRAFO 2. Las personas naturales pertenecientes a la categora de trabajadores
empleados podrn solicitar la aplicacin de una tarifa de retencin en la fuente superior
a la determinada de conformidad con el presente artculo, para la cual deber indicarla
por escrito al respectivo pagador. El incremento en la tarifa de retencin en la fuente ser
aplicable a partir del mes siguiente a la presentacin de la solicitud.
PARGRAFO 3. La tabla de retencin en la fuente incluida en el presente artculo solamente
ser aplicable a los trabajadores empleados que sean contribuyentes declarantes del
Impuesto sobre la Renta y Complementarios. El sujeto de retencin deber informar al
respectivo pagador su condicin de declarante o no declarante del Impuesto sobre la Renta,
manifestacin que se entender prestada bajo la gravedad de juramento. Igualmente, los
pagadores verificarn los pagos efectuados en el ltimo periodo gravable a la persona
natural clasificada en la categora de empleado. En el caso de los trabajadores que
presten servicios personales mediante el ejercicio de profesiones liberales o que presten
servicios tcnicos que no requieran la utilizacin de materiales o insumos especializados
o de maquinaria o equipo especializado que sean considerados dentro de la categora
de empleado de conformidad con lo dispuesto en el artculo 329, la tabla de retencin
contenida en el presente artculo ser aplicable nicamente cuando sus ingresos cumplan
los topes establecidos para ser declarantes como asalariados en el ao inmediatamente
anterior, independientemente de su calidad de declarante para el periodo del respectivo
pago.
Pargrafo transitorio. La retencin en la fuente de que trata el presente artculo se aplicar
a partir del 1 de abril de 2013, de acuerdo con la reglamentacin expedida por el Gobierno
Nacional. Artculo 384 del E.T.
EJERCICIO PROCEDIMIENTO 1
El seor Nicols Corts, casado con 1 hijo de 5 aos, a partir del 1 de enero de 2016, tiene
asignacin mensual de $ 7.000.000 ms $ 3.200.000 por concepto de alimentacin, medio
de transporte y viticos.
Rangos en UVT
DESDE
HASTA
>0
95
> 95
150
> 150

360

> 360

en
adelante

TARIFA
IMPUESTO
MARGINAL
0%
0
19%
(Ingreso laboral gravado expresado en UVT, menos 95 UVT) * 19 %
(Ingreso laboral gravado expresado en UVT, menos 150 UVT) *28 %, ms
28%
10 UVT
(Ingreso laboral gravado expresado en UVT, menos 360 UVT) * 33 %, ms
33%
69 UVT

242

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Artculo 384 E.T.


R/Fuente Empleados - Mnima
Pago mensual o mensualizado (PM)
desde (en UVT)
menos de 128.96
128,96
132,36
135,75
139,14
142,54
145,93
149,32
152,72
156,11
159,51
162,90
166,29
166,69
176,47
183,25
190,05
196,84
203,62
210,41
217,20
223,99
230,77
237,56
244,35
251,14
257,92
264,71
271,50
278,29
285,07
291,86
298,65
305,44
312,22
319,01
325,80
332,59
339,37
356,34
373,31
390,28

Hasta

Impuesto en UVT

0
132,36
135,75
139,14
142,54
145,93
149,32
152,72
156,11
159,51
162,90
166,29
166,69
176,47
183,25
190,05
196,84
203,62
210,41
217,20
223,99
230,77
237,56
244,35
251,14
257,92
264,71
271,50
278,29
285,07
291,86
298,65
305,44
312,22
319,01
325,80
332,59
339,37
356,34
373,31
390,28
407,25

0,09
0,09
0,09
0,09
0,10
0,20
0,20
0,21
0,40
0,41
0,41
0,70
0,73
1,15
1,19
1,65
2,14
2,21
2,96
3,75
3,87
4,63
5,06
5,50
5,96
6,44
6,93
7,44
7,96
8,50
9,05
9,62
10,21
10,81
11,43
12,07
12,71
14,06
15,83
17,69
19,65

Aplicaciones Contables

Pago mensual o mensualizado (PM)


desde (en UVT)
407,25
424,22
441,19
458,16
475,12
492,09
509,06
526,03
543,00
559,97
576,94
593,90
610,87
627,84
644,81
661,78
678,75
695,72
712,69
729,65
746,62
763,59
780,56
797,53
814,50
831,47
848,44
865,40
882,37
899,34
916,31
933,28
950,25
967,22
984,19
1.001,15
1.018,12
1.035,09
1.052,06
1.069,03
1.086,00
1.102,97
1.119,93
Ms de 1.136,92

243

Hasta

Impuesto en UVT

424,22
441,19
458,16
475,12
492,09
509,06
526,03
543,00
559,97
576,94
593,90
610,87
627,84
644,81
661,78
678,75
695,72
712,69
729,65
746,62
763,59
780,56
797,53
814,50
831,47
848,44
865,40
882,37
899,34
916,31
933,28
950,25
967,22
984,19
1.001,15
1.018,12
1.035,09
1.052,06
1.069,03
1.086,00
1.102,97
1.119,93
1.136,92
27%*PM-135,17

21,69
23,84
26,07
28,39
30,80
33,29
35,87
38,54
41,29
44,11
47,02
50,00
53,06
56,20
59,40
62,68
66,02
69,43
72,90
76,43
80,03
83,68
87,39
91,15
94,96
98,81
102,72
106,67
110,65
114,68
118,74
122,84
126,96
131,11
135,29
139,49
143,71
147,94
152,19
156,45
160,72
164,99
169,26

244

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Procedimiento 1 con Salario CONVENCIONAL


Detalle de los Pagos y depuraciones aplicables

Observaciones

Valores
Parciales
Totales

1. PRIMER PASO
Pagos brutos laborales efectuados al trabajador durante el respectivo mes
7.000.000,00

Salarios
Auxilio de transporte, comisiones, horas extras,
recargos nocturnos y dominicales, Otros auxilios
(movilidad, alimentacin, etc.), bonificaciones,
Aportes del empleador a fondos de pensiones
(art. 126-1 E.T.), viticos, exceso de las 41 UVT
por pagos por concepto de alimentacin art. 3871 E.T., incapacidades, licencia de maternidad,
cesantas, intereses sobre cesantas, prima de
servicios, vacaciones, primas extralegales, otros
ingresos laborales.

Pagos directos o indirectos, en dinero o en


especie Ar. 127 y 128 C.S.T Recordemos
que en el mes que se pague la prima de
servicios, esta se debe liquidar de forma
independiente

3.200.000
2. SEGUNDO PASO

Menos : Ingresos del mes que se consideran "no gravables" para el trabajador
1. La parte recibida en "alimentacin" (salario en Solo quienes durante el 2016 devenguen
especie)
hasta 310 UVTs (eso sera 310 x $ 29.753
= $ 9.223.430) podrn tomar lo que reciban
como "alimentacin" y restarlo como si fuese
"ingreso no gravado" (Nota: para definir ese
limite de 310 UVTs, los que tengan salario
integral harn el calculo solo sobre el 70%
de lo que ganan mensualmente; ver concepto
DIAN 39645 de Julio 9 de 2003). Pero ese
monto de lo que le den en "alimentacin"
no puede exceder mensualmente de 41
UVTs (eso sera 41 UVT x $ 29.753 = $
1.219.873). Lo que exceda de ese valor, s
sera "ingreso gravable" para el trabajador
(ver art.387-1 del ET).

1.100.000

2. Medios de transporte distintos del subsidio Medios de Transporte: Estos pagos,


de transporte (Concepto DIAN 18381 Julio diferentes al subsidio de transporte, para
30/90)
el de las funciones del empleado no es
un ingreso tributario, precisamente por no
ser para su beneficio ni para subvenir a
sus necesidades, por consiguiente no est
sometido a retencin en la fuente. Dentro
de tal naturaleza quedan comprendidos los
pagos hechos a mensajeros, estafetas etc.,
quienes deben cumplir funciones fuera de su
sede habitual de trabajo. El patrono podr
demostrar la calidad de dichos pagos con
los comprobantes de egreso y la relacin de
funciones que cumple el trabajador.

700.000

10.200.000

Aplicaciones Contables

Detalle de los Pagos y depuraciones aplicables

Observaciones

3. Viticos ocasionales para manutencin y


alojamiento, tanto para empleados oficiales
como de empresas privadas (ver Art. 10 Dec.
537 de 1987, y art. 8 Dr. 23 de 1987)

Viticos de empleados oficiales: Las sumas


recibidas por los empleados oficiales cuya
vinculacin se origine en su relacin legal
o reglamentaria, por concepto de viticos
destinados a sufragar exclusivamente sus
gastos de manutencin
y alojamiento
durante el desempeo de comisiones
oficiales, que no correspondan a retribucin
ordinaria del servicio, no se consideran para
los efectos fiscales como ingresos gravados
en cabeza del trabajador, sino como gasto
directo de la respectiva entidad pagadora

245

Valores
Parciales
Totales

1.400.000 (3.200.000)

3. TERCER PASO El trabajador entreg oportunamente los certificados que le dan derecho a los beneficios tributarios
Menos: "deducciones" (art.387 del ET,y decreto 2271 de 2009)
1. Intereses en prestamos para adquisicin de
vivienda del trabajador (o el costo financiero
en un contrato de leasing para adquirir
vivienda del trabajador) pagados en el ao
NO exceder de 100 UVT
anterior 2015 y divididos por los meses a
que correspondieron (este valor no puede
exceder de 100 UVT, o sea 100 x $ 29.753
= 2.975.300 Art. 5 Dec 4713/2005, es el
tem 95 en la tabla del Art. 867-1 del E.T. )
770.000
2. Pagos durante el ao anterior (2015) a medicina
prepagada del trabajador (Art. 387 E.T.), la
esposa y hasta dos (2) hijos, y divididos por
NO exceder de 16 UVT
los meses a que correspondieron (este valor
no puede exceder de 16 UVT, o sea, 16 x $
240.000
29.753 = 476.048)
3. Deduccin por concepto de "personas a cargo"
(por dependientes) Art. 387 E.T. (10% de los
NO exceder de 32 UVT
ingresos brutos sin exceder de 32 UVT, sea,
700.000
sin exceder de 32 x $ 29.753 = 952.096
4. Aporte mensual promedio que hizo durante
el ao gravable anterior (2014) por aportes
obligatorios a salud (ver Concepto DIAN
Aporte mensual promedio del ao 2015
81294 Oct. 2009, y Dec. 2271 de Junio de
2009 ) (VER Concepto 066661 de 2008 y
200.000
Decreto 3655 de 2009)
5. Prima de servicios (Se liquida independiente)
(1.910.000)
4. CUARTO PASO
Menos: Renta exentas (art. 126-1, 126-4 y art.206 numerales 1 a 9 del ET)
1. Aportes obligatorios y voluntarios a los fondos Este valor no puede exceder al 30% de lo
de pensiones (Art. 126-1 E.T.)
devengado en el mes (ver art 126-1 y 1264). A lo largo del ao, se debe controlar que
en total no se termine restando por estos
conceptos combinados un valor superior a
3.800 UVT (que en el 2016 sera: 3.800 x $
29.753= $ 113.061.400)
280.000

246

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Detalle de los Pagos y depuraciones aplicables


2. Aportes obligatorio Fondo de Solidaridad

Observaciones
Segn Tabla
RANGO SMLMV
0a4
> 4 < a 16
> 16 < a 17
> 17 < a 18
> 18 < a 19
> 19 < a 20
> 20

3. Aportes voluntarios a los fondos de pensiones


(Art. 126-1 E.T.)
4. Aportes voluntarios en cuentas AFC (Art. 1264 E.T.)
5. Aportes voluntarios del empleador a Fondos de
Pensiones (Art. 126-1 E.T.)

Valores
Parciales
Totales

%
0
1
1.2
1.4
1.6
1.8
2

70.000

Los descuentos deben efectuarse a travs


de la nmina por parte del empleador
Los descuentos deben efectuarse a travs
de la nmina por parte del empleador
Los aportes del empleador a los seguros
privados de pensiones y a los fondos de
pensiones voluntarias, sern deducibles
hasta por tres mil ochocientas (3.800) UVT
por empleado.

Indemnizacin por accidentes de trabajo


(numeral 1 Art. 206 E.T. ) o enfermedad
7. Licencias de maternidad
8. Gastos de entierro del trabajador
9. Auxilio de cesantas y los intereses (Art. 206 El auxilio de cesanta y los intereses sobre
E.T. literal 4)
cesantas, siempre y cuando sean recibidos
por trabajadores cuyo ingreso mensual
promedio en los seis (6) ltimos meses de
vinculacin laboral no exceda de 350 UVT.
10. Otras rentas exentas (literales 5-6-7-8 y 9 del
Militares, rectores, etc.
Art. 206 E.T.)
Subtotal 1
Subtotal 1
5. QUINTO PASO
El 25% del subtotal 1, sin que exceda de 240
El salario pagado a un trabajador podr
UVTs (es decir, 240 x $ 29.753 = $ 7.140.720) pactarse entre las partes como "integral"
si el mismo es equivalente a mnimo 13
salarios mnimos legales vigentes (ver art.
18 de la Ley 50/90; se dice 13 salarios,
pues a los 10 primeros se les debe recargar
el factor prestacional de la empresa, el cual
no puede ser inferior a un 30%, lo que en la
practica los eleva de 10 a 13) Por tanto, si
el salario ha sido pactado como "integral"
(en el 2016 sera si supera 13 x 689.455 =
$ 8.962.915), en ese caso, con restar ese
25% de que trata el numeral 10 del art.206
del ET, se entender restada tambin su
componente de "prestaciones sociales"
(vase el pargrafo 2 del art.206 del ET).
Subtotal 2
Valor de la Retencin con procedimiento 1 (el subtotal 2 se busca en la tabla del art.383 del E.T. )

(350.000)
4.740.000

(1.185.000)

3.555.000
138.000

Aplicaciones Contables

Detalle de los Pagos y depuraciones aplicables

Observaciones

247

Valores
Parciales
Totales

Calculo de la RETENCIN MNIMA (art. 384 del E.T.)


Total pagos laborales del mes

7.000.000

Menos: aportes obligatorios a salud y pensiones del trabajador en este mismo mes

(630.000)
Base gravable

6.370.000

Valor de la Retencin mnima (la base gravable se busca en la tabla del art.384 del ET)

88.000

Valor de la Retencin final (el mayor entre los dos anteriores)

138.000

TARIFA
MARGINAL

IMPUESTO

0%

19%

( Ingreso laboral gravado expresado en UVT , menos 95 UVT ) * 19 %

28%

( Ingreso laboral gravado expresado en UVT , menos 150 UVT ) *28 %, ms 10 UVT

33%

( Ingreso laboral gravado expresado en UVT , menos 360 UVT ) * 33 %, ms 69 UVT

Cmo se Calcula con la Tabla Artculo 383 E.T.


1. El valor del Sub total 2 $ 3.555.000.se divide (/) Valor UVT ($ 29.753) = 119,483749537 Valor del salario expresado en
UVT, nos dirigimos a la tabla y realizamos la operacin de acuerdo al rango en UVT
2.

(119,483749537 - 95 UVT) X 19 % = 4,65191241203

2.1 4,65191241203 X $ 29.753 = $ 138.408,35

Cmo se Calcula con la Tabla Artculo 384 E.T.


1. De la base gravable Art. 384 $ 6.370.000 se divide (/) Valor UVT ($ 29.753) = 214,0960 Valor del salario expresado en
UVT, nos dirigimos a la tabla y realizamos la operacin de acuerdo al rango en UVT.
2. Se busca en la tabla mnima del artculo 384 E.T. R/fuente empleados entre el rango 210,41 A 217,20 = 2,96
2.1 2,96 X $ 29.753 = $ 88.068,88.

248

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Procedimiento 1 con Salario INTEGRAL


Detalle de los Pagos y depuraciones
aplicables

Observaciones

Valores
Parciales
Totales

1. PRIMER PASO
Pagos brutos laborales efectuados al trabajador durante el respectivo mes
Salarios Pagos directos o indirectos, en dinero o en especie 8.962.915,00
Ar. 127 y 128 C.S.T Recordemos que en el mes
Auxilio de transporte, comisiones, horas que se pague la prima de servicios, esta se debe
extras, recargos nocturnos y dominicales, liquidar de forma independiente
Otros auxilios (movilidad, alimentacin,
etc.),
bonificaciones,
Aportes
del
empleador a fondos de pensiones (art.
126-1 E.T.), viticos, exceso de las 41 UVT
por pagos por concepto de alimentacin
art. 387-1 E.T., incapacidades, licencia
de maternidad, cesantas, intereses sobre
cesantas, prima de servicios, vacaciones,
primas extralegales, otros ingresos
laborales.
2. SEGUNDO PASO
Menos : Ingresos del mes que se consideran "no gravables" para el trabajador
1. La parte recibida en "alimentacin" Solo quienes durante el 2016 devenguen hasta 310
(salario en especie)
UVTs (eso sera 310 x $ 29.753 = $ 9.223.430)
podrn tomar lo que reciban como "alimentacin" y
restarlo como si fuese "ingreso no gravado" (Nota:
para definir ese limite de 310 UVTs, los que tengan
salario integral harn el calculo solo sobre el 70%
de lo que ganan mensualmente; ver concepto DIAN
39645 de Julio 9 de 2003). Pero ese monto de
lo que le den en "alimentacin" no puede exceder
mensualmente de 41 UVTs (eso sera 41 UVT x $
29.753 = $ 1.219.873). Lo que exceda de ese
valor, s sera "ingreso gravable" para el trabajador
(ver art.387-1 del ET).
2. Medios de transporte distintos del Medios de Transporte: Estos pagos, diferentes al
subsidio de transporte (Concepto DIAN subsidio de transporte, para el de las funciones del
18381 Julio 30/90)
empleado no es un ingreso tributario, precisamente
por no ser para su beneficio ni para subvenir a sus
necesidades, por consiguiente no est sometido
a retencin en la fuente. Dentro de tal naturaleza
quedan comprendidos los pagos hechos a
mensajeros, estafetas etc., quienes deben cumplir
funciones fuera de su sede habitual de trabajo. El
patrono podr demostrar la calidad de dichos pagos
con los comprobantes de egreso y la relacin de
funciones que cumple el trabajador.

8.962.915

Aplicaciones Contables

Detalle de los Pagos y depuraciones


aplicables
3. Viticos ocasionales para manutencin
y alojamiento, tanto para empleados
oficiales como de empresas privadas
(ver Art. 10 Dec. 537 de 1987, y art. 8
Dr. 23 de 1987)

Observaciones

249

Valores
Parciales
Totales

Viticos de empleados oficiales: Las sumas


recibidas por los empleados oficiales cuya
vinculacin se origine en su relacin legal o
reglamentaria, por concepto de viticos destinados
a sufragar exclusivamente sus gastos de
manutencin y alojamiento durante el desempeo
de comisiones oficiales, que no correspondan a
retribucin ordinaria del servicio, no se consideran
para los efectos fiscales como ingresos gravados
en cabeza del trabajador, sino como gasto directo
de la respectiva entidad pagadora.

3. TERCER PASO El trabajador entreg oportunamente los certificados que le dan derecho a los beneficios tributarios
Menos: "deducciones" (art.387 del ET,y decreto 2271 de 2009)
1. Intereses
en
prestamos
para
adquisicin de vivienda del trabajador
(o el costo financiero en un contrato
de leasing para adquirir vivienda del
trabajador) pagados en el ao anterior
2015 y divididos por los meses a que
correspondieron ( este valor no puede
exceder de 100 UVT, o sea 100 x
$ 29.753 = 2.975.300 Art. 5 Dec
4713/2005, es el tem 95 en la tabla
del Art. 867-1 del E.T. )

NO exceder de 100 UVT

2. Pagos durante el ao anterior (2015)


a medicina prepagada del trabajador
(Art. 387 E.T.), la esposa y hasta dos
(2) hijos, y divididos por los meses a
que correspondieron ( este valor no
puede exceder de 16 UVT, o sea, 16 x
$ 29.753 = 476.048)

NO exceder de 16 UVT

3. Deduccin por concepto de "personas


a cargo" (por dependientes) Art. 387
E.T. (10% de los ingresos brutos sin
exceder de 32 UVT, sea, sin exceder
de 32 x $ 29.753 = 952.096

NO exceder de 32 UVT

4. Aporte mensual promedio que hizo


durante el ao gravable anterior (2014)
por aportes obligatorios a salud (ver
Concepto DIAN 81294 Oct. 2009, y
Dec. 2271 de Junio de 2009) (VER
Concepto 066661 de 2008 y Decreto
3655 de 2009)

Aporte mensual promedio del ao 2015

5. Prima de servicios
independiente)

(Se

985.921

318.517

896.292

225.000

liquida
(2.425.729)

250

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Detalle de los Pagos y depuraciones


aplicables

Observaciones

Valores
Parciales
Totales

4. CUARTO PASO
Menos: Renta exentas (art. 126-1, 126-4 y art.206 numerales 1 a 9 del ET)
1. Aportes obligatorios y voluntarios a los Este valor no puede exceder al 30% de lo
fondos de pensiones (Art. 126-1 E.T.) devengado en el mes (ver art 126-1 y 126-4). A lo
largo del ao, se debe controlar que en total no se
termine restando por estos conceptos combinados
un valor superior a 3.800 UVT (que en el 2016
sera: 3.800 x $ 29.753= $ 113.061.400)
2. Aportes obligatorio Fondo de Solidaridad

Segn Tabla
RANGO SMLMV
0a4
> 4 < a 16
> 16 < a 17
> 17 < a 18
> 18 < a 19
> 19 < a 20
> 20

%
0
1
1.2
1.4
1.6
1.8
2

250.962

62.740

3. Aportes voluntarios a los fondos de Los descuentos deben efectuarse a travs de la


pensiones (Art. 126-1 E.T.)
nmina por parte del empleador
4. Aportes voluntarios en cuentas AFC Los descuentos deben efectuarse a travs de la
(Art. 126-4 E.T.)
nmina por parte del empleador
5. Aportes voluntarios del empleador a Los aportes del empleador a los seguros privados
Fondos de Pensiones (Art. 126-1 E.T.) de pensiones y a los fondos de pensiones
voluntarias, sern deducibles hasta por tres mil
ochocientas (3.800) UVT por empleado.
6. Indemnizacin por accidentes de
trabajo (numeral 1 Art. 206 E.T.) o
enfermedad
7. Licencias de maternidad
8. Gastos de entierro del trabajador
9. Auxilio de cesantas y los intereses El auxilio de cesanta y los intereses sobre cesantas,
(Art. 206 E.T. literal 4)
siempre y cuando sean recibidos por trabajadores
cuyo ingreso mensual promedio en los seis (6)
ltimos meses de vinculacin laboral no exceda de
350 UVT.
10. Otras rentas exentas (literales 5-6-7-8 Militares, rectores, etc.
y 9 del Art. 206 E.T.)

(313.702)
Subtotal 1

6.223.484

Aplicaciones Contables

Detalle de los Pagos y depuraciones


aplicables

Observaciones

251

Valores
Parciales
Totales

5. QUINTO PASO
El 25% del subtotal 1, sin que exceda de El salario pagado a un trabajador podr pactarse
240 UVTs (es decir, 240 x $ 29.753 = $ entre las partes como "integral" si el mismo es
7.140.720)
equivalente a mnimo 13 salarios mnimos legales
vigentes (ver art. 18 de la Ley 50/90; se dice
13 salarios, pues a los 10 primeros se les debe
recargar el factor prestacional de la empresa, el
cual no puede ser inferior a un 30%, lo que en la
practica los eleva de 10 a 13) Por tanto, si el salario
ha sido pactado como "integral" (en el 2016 sera
si supera 13 x 689.455 = $ 8.962.915), en ese
caso, con restar ese 25% de que trata el numeral
10 del art.206 del ET, se entender restada tambin
su componente de "prestaciones sociales" (vase el
pargrafo 2 del art.206 del ET).
Subtotal 2
Valor de la Retencin con procedimiento 1 (el subtotal 2 se busca en la tabla del art.383 del E.T. )

(1.555.871)

4.667.613
355.000

Calculo de la RETENCIN MNIMA (art. 384 del E.T.)


Total pagos laborales del mes
Menos: aportes obligatorios a salud y pensiones del trabajador en este mismo mes
Base gravable
Valor de la Retencin mnima (la base gravable se busca en la tabla del art.384 del ET)

8.962.915
(806.662)
8.156.253
221.000

Valor de la Retencin final (el mayor entre los dos anteriores)

355.000

TARIFA
MARGINAL

IMPUESTO

0%

19%

( Ingreso laboral gravado expresado en UVT , menos 95 UVT ) * 19 %

28%

( Ingreso laboral gravado expresado en UVT , menos 150 UVT ) *28 %, ms 10 UVT

33%

( Ingreso laboral gravado expresado en UVT , menos 360 UVT ) * 33 %, ms 69 UVT

Cmo se Calcula con la Tabla Artculo 383 E.T.


1. El valor del Sub total 2 $ 4.667.613.se divide (/) Valor UVT ($ 29.753) = 156,878734917 Valor del salario expresado en
UVT , nos dirigimos a la tabla y realizamos la operacin de acuerdo al rango en UVT
2. (156,878734917 - 150 UVT) X 28 % +10 = 11,9260457767
2.1 11,9260457767 X $ 29.753 = $ 354.835,639994
Cmo se Calcula con la Tabla Artculo 384 E.T.
1. De la base gravable Art. 384 $ 8.156.253 se divide (/) Valor UVT ($ 29.753) = 274,13212113 Valor del salario expresado
en UVT , nos dirigimos a la tabla y realizamos la operacin de acuerdo al rango en UVT
2. Se busca en la tabla mnima del artculo 384 E.T. R/fuente empleados entre el rango 271,50 A 278,29 = 7,44
2.1 7,44 X $ 29.753 = $ 221.362,32

252

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Procedimiento 1 - Salario Convencional - Retencin Contingente


DEPURACIN DE LA BASE GRAVABLE
(+) INGRESOS LABORALES DEL PERIODO
(-) INGRESOS NO CONSTITUTIVOS DE RENTA
Ingresos por alimentacin (pagos a terceros Art. 387-1 E.T.)
Ingresos < a 310 UVT ($ 9.223.430) Pagos < a 41 UVT ($1.219.873)
(=) INGRESOS LABORALES NETOS
(-) DEDUCCIONES
DEPENDIENTES (hasta el 10 % del total de I.B. Mximo 32 UVT- $952.096 mes)
Pagos por MEDICINA PREPAGADA/ PLAN COMP. (16 UVT - $476.048 mes)
Pagos por IPV o L.H. (100 UVT - $2.975.300 mes)
Aportes obligatorios a salud (EPS) ao 2015

CON AHORRO
7.200.000
-

SIN AHORRO
7.200.000
-

7.200.000
1.290.000
720.000
200.000
370.000

7.200.000
1.290.000
720.000
200.000
370.000

1.360.000
360.000
1.000.000
2.160.000
-

360.000
360.000
2.160.000
-

(=) INGRESO BASE DE CALCULO RENTA EXENTA


Articulo 206 E.T. - Numeral 10
(-) 25% Ingreso Depurado - Limitado a 240 UVT mes ($7.140.720 ao 2016)

4.550.000

5.550.000

1.137.500

1.387.500

(=) INGRESO BASE DE RETENCIN

3.412.500

4.162.500

UVT AO 2016

29.753

29.753

Base / UVT
(-)95 UVT
19%
0 UVT
Procedimiento 1
VALOR A RETENER

115
20
4
4

140
45
9
9

111.333
142.500
115.144

253.833
115.144

(-)

INGRESOS EXENTOS
*Aporte obligatorio al fondo de Pensiones del periodo
*Aporte voluntario al fondo de pensiones del periodo
*Ahorro cuenta AFC del periodo
*(Exenciones limitadas al 30% del I.Laboral 3.800 UVT - $113.061.400 ao 2016)
Auxilio de cesanta e intereses a la Cesanta - numeral 4 art. 206 E.T.
Indemnizaciones por accidentes de trabajo o enfermedad
Indemnizaciones que impliquen proteccin a la maternidad
Lo recibido por gastos de entierro del trabajador
Pensiones de jubilacin, invalidez y vejez - numeral 5. art. 206 E.T.
Otros - art. 206 E.T.

RETENCION CONTINGENTE
RETENCIN MNIMA
RETENCIN MNIMA A partir (1 de abril 2013)
(+)
(-)
(-)
(=)
(=)

PAGO MENSUALIZADO
Aportes obligatorios a salud (EPS) - Periodo Actual
Aporte obligatorio al fondo de Pensiones - Periodo Actual
BASE RETENCIN MNIMA
BASE RETENCIN MNIMA - UVT
TABLA RETENCIN MNIMA
RETENCIN MNIMA

SO
7.200.000
288.000
360.000
6.552.000
220,21
3,87
115.144

Aplicaciones Contables

253

EJERCICIO PROCEDIMIENTO 2
Cuando se trate de los pagos gravables distintos de la cesanta y de los intereses sobre
las cesantas, el valor a retener mensualmente es el que resulte de aplicar a la totalidad
de tales pago gravables efectuados al trabajador, directa o indirectamente, en el respectivo
mes, el porcentaje fijo de retencin semestral que le corresponda al trabajador, calculado
de conformidad con las siguientes reglas:
Los retenedores calcularn en los meses de junio y diciembre de cada ao el porcentaje fijo
de retencin que deber aplicarse a los ingresos de cada trabajador durante los seis meses
siguientes a aqul en el cual se haya efectuado el clculo.
El porcentaje fijo de retencin de que trata el inciso anterior ser el que figure en la tabla de
retencin frente al intervalo al cual corresponda el resultado de dividir por 13 la sumatoria de
todos los pagos gravables efectuados al trabajador, directa o indirectamente, durante los 12
meses anteriores a aqul en el cual se efecta el clculo, sin incluir los que correspondan
a la cesanta y a los intereses sobre cesantas.
Cuando el trabajador lleve laborando menos de 12 meses al servicio del empleador, el
porcentaje fijo de retencin ser el que figure en la tabla de retencin frente al intervalo al
cual corresponda el resultado de dividir por el nmero de meses de vinculacin laboral, la
sumatoria de todos los pagos gravables efectuados al trabajador, directa o indirectamente,
durante dicho lapso, sin incluir los que correspondan a la cesanta y a los intereses sobre
cesantas.
Cuando se trate de nuevos trabajadores y hasta tanto se efecte el primer clculo, el
porcentaje de retencin ser el que figure en la tabla frente al intervalo al cual corresponda
la totalidad de los pagos gravables que se hagan al trabajador, directa o indirectamente,
durante el respectivo mes. Artculo 386 del E.T.
El clculo del valor a retener se efecta aplicando la tarifa a la base gravable, valor que
debe ser depurado de la siguiente forma:
Para efectos de la aplicacin del Procedimiento 2 a que se refiere el artculo 386 del Estatuto
Tributario, el valor del impuesto en UVT determinado de conformidad con la tabla incluida
en este artculo, se divide por el ingreso laboral total gravado convertido a UVT, con lo cual
se obtiene la tarifa de retencin aplicable al ingreso mensual.
Se calcula en los meses de diciembre y de junio de cada ao, y se tomara el
promedio de los 12 meses anteriores al mes en el que se hace el clculo.
En Diciembre de 2015 se tomaran los ingresos desde el mes de diciembre de 2014
hasta noviembre de 2015
Si el clculo se hace en junio de 2016 se tomaran los ingresos desde el mes de junio
de 2015 hasta mayo de 2016

254

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Detalle de los Pagos y depuraciones


aplicables

Observaciones

Valores
Parciales
Totales

1. PRIMER PASO
Pagos brutos laborales efectuados al trabajador durante los 12 meses anteriores (Diciembre de 2014 a Noviembre de 2015)
Pagos directos o indirectos, en dinero o en
especie Ar. 127 y 128 C.S.T Recordemos
que en el mes que se pague la prima de
servicios, esta se debe liquidar de forma
independiente
120.000.000,00

Salarios

Auxilio de transporte, comisiones, horas


extras, recargos nocturnos y dominicales,
Otros auxilios (movilidad, alimentacin, etc.),
bonificaciones, Aportes del empleador a fondos
de pensiones (art. 126-1 E.T.), viticos,
exceso de las 41 UVT por pagos por concepto
de alimentacin art. 387-1 E.T., incapacidades,
licencia de maternidad, cesantas, intereses
sobre cesantas, prima de servicios, vacaciones,
primas extralegales, otros ingresos laborales.

1.200.000 121.200.000
2. SEGUNDO PASO

Menos : Ingresos del mes que se consideran no gravables para el trabajador


1. La parte recibida en "alimentacin" (salario Solo quienes durante el 2016 devenguen
en especie)
hasta 310 UVTs (eso sera 310 x $ 29.753
= $ 9.223.430) podrn tomar lo que reciban
como "alimentacin" y restarlo como si fuese
"ingreso no gravado" (Nota: para definir ese
limite de 310 UVTs, los que tengan salario
integral harn el calculo solo sobre el 70%
de lo que ganan mensualmente; ver concepto
DIAN 39645 de Julio 9 de 2003). Pero ese
monto de lo que le den en "alimentacin" no
puede exceder mensualmente de 41 UVTs
(eso sera 41 UVT x $ 29.753 = $ 1.219.873).
Lo que exceda de ese valor, s sera "ingreso
gravable" para el trabajador (ver art.387-1 del
ET).
2. Medios de transporte distintos del subsidio Medios de Transporte: Estos pagos,
de transporte (Concepto DIAN 18381 Julio diferentes al subsidio de transporte, para
30/90)
el de las funciones del empleado no es
un ingreso tributario, precisamente por no
ser para su beneficio ni para subvenir a
sus necesidades, por consiguiente no est
sometido a retencin en la fuente. Dentro
de tal naturaleza quedan comprendidos los
pagos hechos a mensajeros, estafetas etc.,
quienes deben cumplir funciones fuera de su
sede habitual de trabajo. El patrono podr
demostrar la calidad de dichos pagos con
los comprobantes de egreso y la relacin de
funciones que cumple el trabajador.

Aplicaciones Contables

Detalle de los Pagos y depuraciones


aplicables
3. Viticos ocasionales para manutencin y
alojamiento, tanto para empleados oficiales
como de empresas privadas (ver Art. 10
Dec. 537 de 1987, y art. 8 Dr. 23 de 1987)

Observaciones
Viticos de empleados oficiales: Las sumas
recibidas por los empleados oficiales cuya
vinculacin se origine en su relacin legal
o reglamentaria, por concepto de viticos
destinados a sufragar exclusivamente sus
gastos de manutencin y alojamiento durante
el desempeo de comisiones oficiales, que
no correspondan a retribucin ordinaria del
servicio, no se consideran para los efectos
fiscales como ingresos gravados en cabeza
del trabajador, sino como gasto directo de la
respectiva entidad pagadora.

255

Valores
Parciales
Totales

1.200.000

(1.200.000)

3. TERCER PASO
3. TERCER PASO - El trabajador entrego oportunamente los certificados que le dan derecho a los beneficios tributarios
Menos: "deducciones" (art.387 del ET,y decreto 2271 de 2009)
1. Intereses en prestamos para adquisicin de
vivienda del trabajador (o el costo financiero
en un contrato de leasing para adquirir
vivienda del trabajador) pagados en el ao
anterior 2015 y divididos por los meses a
que correspondieron ( este valor no puede
exceder de 100 UVT, o sea 100 x $ 29.753
= 2.975.300 Art. 5 Dec 4713/2005, es el
tem 95 en la tabla del Art. 867-1 del E.T. )

NO exceder de 100 UVT

2. Pagos durante el ao anterior (2015) a


medicina prepagada del trabajador (Art.
387 E.T.), la esposa y hasta dos (2)
hijos, y divididos por los meses a que
correspondieron ( este valor no puede
exceder de 16 UVT, o sea, 16 x $ 29.753
= 476.048)

NO exceder de 16 UVT

3. Deduccin por concepto de "personas a


cargo" (por dependientes) Art. 387 E.T.
(10% de los ingresos brutos sin exceder de
32 UVT, sea, sin exceder de 32 x $ 29.753
= 952.096

NO exceder de 32 UVT

4. Aporte mensual promedio que hizo durante


el ao gravable anterior (2014) por aportes
obligatorios a salud (ver Concepto DIAN
81294 Oct. 2009, y Dec. 2271 de Junio de
2009 ) (VER Concepto 066661 de 2008 y
Decreto 3655 de 2009)

Aporte mensual promedio del ao 2015

5. Prima de servicios (Se liquida independiente)

15.600.000

5.712.576

11.425.152

4.430.000
(37.167.728)

256

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Detalle de los Pagos y depuraciones


aplicables

Observaciones

Valores
Parciales
Totales

4. CUARTO PASO
Menos: Renta exentas (art. 126-1, 126-4 y art.206 numerales 1 a 9 del ET)
1. Aportes obligatorios y voluntarios a los Este valor no puede exceder al 30% de lo
fondos de pensiones (Art. 126-1 E.T.)
devengado en el mes (ver art 126-1 y 1264). A lo largo del ao, se debe controlar que
en total no se termine restando por estos
conceptos combinados un valor superior a
3.800 UVT (que en el 2016 sera: 3.800 x $
28.279= $ 113.061.400)
2. Aportes obligatorio Fondo de Solidaridad

Segn Tabla
RANGO SMLMV
0a4
> 4 < a 16
> 16 < a 17
> 17 < a 18
> 18 < a 19
> 19 < a 20
> 20

5.540.000

%
0
1
1.2
1.4
1.6
1.8
2

3. Aportes voluntarios a los fondos de Los descuentos deben efectuarse a travs de


pensiones (Art. 126-1 E.T.)
la nmina por parte del empleador
4. Aportes voluntarios en cuentas AFC (Art. Los descuentos deben efectuarse a travs de
126-4 E.T.)
la nmina por parte del empleador
5. Aportes voluntarios del empleador a Fondos Los aportes del empleador a los seguros
de Pensiones (Art. 126-1 E.T.)
privados de pensiones y a los fondos de
pensiones voluntarias, sern deducibles
hasta por tres mil ochocientas (3.800) UVT
por empleado.
6. Indemnizacin por accidentes de trabajo
(numeral 1 Art. 206 E.T. ) o enfermedad
7. Licencias de maternidad
8. Gastos de entierro del trabajador
9. Auxilio de cesantas y los intereses (Art. El auxilio de cesanta y los intereses sobre
206 E.T. literal 4)
cesantas, siempre y cuando sean recibidos
por trabajadores cuyo ingreso mensual
promedio en los seis (6) ltimos meses de
vinculacin laboral no exceda de 350 UVT.
10. Otras rentas exentas (literales 5-6-7-8 y 9 Militares, rectores, etc.
del Art. 206 E.T.)
Subtotal 1

Subtotal 1

(5.540.000)
77.292.272

Aplicaciones Contables

Detalle de los Pagos y depuraciones


aplicables

257

Valores
Parciales
Totales

Observaciones

El 25% del subtotal 1, sin que exceda de 240 El salario pagado a un trabajador podr
UVTs (es decir, 240 x $ 29.753 = $ 7.140.720) pactarse entre las partes como "integral" si el
mismo es equivalente a mnimo 13 salarios
mnimos legales vigentes (ver art. 18 de
la Ley 50/90; se dice 13 salarios, pues a
los 10 primeros
se les debe recargar el
factor prestacional de la empresa, el cual
no puede ser inferior a un 30%, lo que en la
practica los eleva de 10 a 13) Por tanto, si
el salario ha sido pactado como "integral" (en
el 2016 sera si supera 13 x 689.455 = $
8.962.915), en ese caso, con restar ese 25%
de que trata el numeral 10 del art.206 del ET,
se entender restada tambin su componente
de "prestaciones sociales" (vase el pargrafo
2 del art.206 del ET).

(19.323.068)

Subtotal 2

57.969.204

El Subtotal 2 se divide entre 13, y nos produce el salario mensual promedio gravable de los 12 meses anteriores

4.459.170

El porcentaje fijo de retencin a usar durante Enero a Junio de 2016 ser..


(se busca en la nueva tabla del art.383 del ET)

6,96%

Cmo se Calcula el Porcentaje (%)


1. El valor del Sub total 2 $ 4.459.170 se divide (/) Valor UVT ($ 29.753) = 149,872953987 Valor del salario expresado en UVT
, nos dirigimos a la tabla y realizamos la operacin de acuerdo al rango en UVT
2. (149,872953987- 95 UVT) X 19% = 10,425862575
2.1 10,425862575 X $ 29.753 = $ 310.200,649994
310.200,649994/ $ 29.753 = 10,4258612574 / 149,872953987 = 0,06956466113 X 100 = 6,956466113
Aproximamos a 6,96 %
10,425862575 / 149,872953987 = 0,06956466992 X 100 = 6,956466992% Aproximamos a 6,96 %

258

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Segunda parte en el procedimiento 2 - Clculo de la retencin bsica del mes


Ya calculado el porcentaje (%) - Calculamos la Retencin la Fuente por Salarios

PROCEDIMIENTO 2

1. Calculos de la Retencin bsica del mes


Detalle de los Pagos y depuraciones
aplicables

Observaciones

Valores
Parciales
Totales

6. SEXTO PASO
1. Calculos de la Retencin bsica del mes
Pagos brutos laborales efectuados al
trabajador durante el respectivo mes :
Pagos directos o indirectos, en dinero
o en especie Ar. 127 y 128
C.S.T
Recordemos que en el mes que se pague la
prima de servicios, esta se debe liquidar de
forma independiente

Salarios

11.000.000

Auxilio de transporte, comisiones, horas


extras, recargos nocturnos y dominicales,
Otros auxilios (movilidad, alimentacin, etc.),
bonificaciones, Aportes del empleador a fondos
de pensiones (art. 126-1 E.T.), viticos,
exceso de las 41 UVT por pagos por concepto
de alimentacin art. 387-1 E.T., incapacidades,
licencia de maternidad, cesantas, intereses
sobre cesantas, prima de servicios, vacaciones,
primas extralegales, otros ingresos laborales.

11.000.000
7. SEPTIMO PASO

Menos : Ingresos de esos 12 meses que se consideran "no gravables" para el trabajador
1. La parte recibida en "alimentacin" (salario
en especie)

Solo quienes durante el 2016 devenguen


hasta 310 UVTs (eso sera 310 x $ 29.753
= $ 9.223.430) podrn tomar lo que
reciban como "alimentacin" y restarlo
como si fuese "ingreso no gravado"
(Nota: para definir ese limite de 310 UVTs,
los que tengan salario integral harn el
calculo solo sobre el 70% de lo que ganan
mensualmente; ver concepto DIAN 39645
de Julio 9 de 2003). Pero ese monto de
lo que le den en "alimentacin" no puede
exceder mensualmente de 41 UVTs (eso
sera 41 UVT x $ 29.753 = $ 1.219.873).
Lo que exceda de ese valor, s sera "ingreso
gravable" para el trabajador (ver art.387-1
del ET).

Aplicaciones Contables

Detalle de los Pagos y depuraciones


aplicables

Observaciones

2. Medios de transporte distintos del subsidio


de transporte (Concepto DIAN 18381
Julio 30/90)

Medios de Transporte: Estos pagos,


diferentes al subsidio de transporte, para
el de las funciones del empleado no es
un ingreso tributario, precisamente por no
ser para su beneficio ni para subvenir a
sus necesidades, por consiguiente no est
sometido a retencin en la fuente. Dentro
de tal naturaleza quedan comprendidos los
pagos hechos a mensajeros, estafetas etc.,
quienes deben cumplir funciones fuera de su
sede habitual de trabajo. El patrono podr
demostrar la calidad de dichos pagos con
los comprobantes de egreso y la relacin de
funciones que cumple el trabjador.

3. Viticos ocasionales para manutencin


y alojamiento, tanto para empleados
oficiales como de empresas privadas (ver
Art. 10 Dec. 537 de 1987, y art. 8 Dr. 23
de 1987)

Viticos de empleados oficiales: Las


sumas recibidas por los empleados
oficiales cuya vinculacin se origine en
su relacin legal o reglamentaria, por
concepto de viticos destinados a sufragar
exclusivamente sus gastos de manutencin
y alojamiento durante el desempeo de
comisiones oficiales, que no correspondan
a retribucin ordinaria del servicio, no se
consideran para los efectos fiscales como
ingresos gravados en cabeza del trabajador,
sino como gasto directo de la respectiva
entidad pagadora.

259

Valores
Parciales
Totales

1. Calculos de la Retencin bsica del mes


8. OCTAVO PASO
Menos: deducciones que se pueden enfrentar a los ingresos del periodo (art.387 del ET,y decreto 2271 de 2009)
1. Intereses en prestamos para adquisicin de
vivienda del trabajador (o el costo financiero
en un contrato de leasing para adquirir
vivienda del trabajador) pagados en el ao
anterior 2015 y divididos por los meses a
que correspondieron ( este valor no puede
exceder de 100 UVT, o sea 100 x $ 29.753
= 2.975.300 Art. 5 Dec 4713/2005, es el
tem 95 en la tabla del Art. 867-1 del E.T. )

NO exceder de 100 UVT mensuales

2.

NO exceder de 16 UVT mensuales

Pagos durante el ao anterior (2015) a


medicina prepagada del trabajador (Art.
387 E.T.), la esposa y hasta dos (2)
hijos, y divididos por los meses a que
correspondieron ( este valor no puede
exceder de 16 UVT, o sea, 16 x $ 29.753
= 476.048)

(508.441)

(410.300)

260

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Detalle de los Pagos y depuraciones


aplicables

Observaciones

3. Deduccin por concepto de "personas a


cargo" (por dependientes) Art. 387 E.T.
(10% de los ingresos brutos sin exceder de
32 UVT, sea, sin exceder de 32 x $ 29.753
= 952.096

NO exceder de 32 UVT mensuales

4. Aporte mensual promedio que hizo durante


el ao gravable anterior (2015) por aportes
obligatorios a salud (ver Concepto DIAN
81294 Oct. 2009, y Dec. 2271 de Junio de
2009 ) (VER Concepto 066661 de 2008 y
Decreto 3655 de 2009)

Aporte mensual promedio del ao 2015

Valores
Parciales
Totales

(879.520)

(550.000)

5. Prima de servicios (Se liquida independiente)

(2.348.261)

1. Calculos de la Retencin bsica del mes


9. NOVENO PASO
Menos: Renta exentas (art. 126-1, 126-4 y art.206 numerales 1 a 9 del ET)
1. Aportes obligatorios y voluntarios a los Este valor no puede exceder al 30% de lo
fondos de pensiones (Art. 126-1 E.T.)
devengado en el mes (ver art 126-1 y 1264). A lo largo del ao, se debe controlar que
2. Descuentos hechos por la empresa con
en total no se termine restando por estos
destino a cuentas AFC (Art. 126-4 E.T.)
conceptos combinados un valor superior a
3.800 UVT (que en el 2016 sera: 3.800 x $
29.753= $113.061.400)

(550.000)

3. Aportes voluntarios del empleador a Fondos Los aportes del empleador a los seguros
de Pensiones (Art. 126-1 E.T.)
privados de pensiones y a los fondos de
pensiones voluntarias, sern deducibles
hasta por tres mil ochocientas (3.800) UVT
por empleado.
4. Aportes a Fondos de pensiones Voluntarias
(Art. 126-1 E.T.)
5. Aportes voluntarios del propio mes a las
cuentas de ahorro AFC
6. Fondo de Solidaridad Pensional
7

Indemnizacin por accidentes de trabajo


(numeral 1 Art. 206 E.T. ) o enfermedad

8. Licencias de maternidad
9. Gastos de entierro del trabajador
10. Auxilio de cesantas y los intereses (Art. El auxilio de cesanta y los intereses sobre
206 E.T. literal 4)
cesantas, siempre y cuando sean recibidos
por trabajadores cuyo ingreso mensual
promedio en los seis (6) ltimos meses de
vinculacin laboral no exceda de 350 UVT.
11. Otras rentas exentas (literales 5-6-7-8 y 9 Militares, rectores, etc.
del Art. 206 E.T.)
Subtotal 1

Subtotal 1

0
(550.000)
7.182.999

Aplicaciones Contables

Detalle de los Pagos y depuraciones


aplicables

Observaciones

261

Valores
Parciales
Totales

El 25% del subtotal 1, sin que exceda de 240 El salario pagado a un trabajador podr
UVTs (es decir, 240 x $ 29.753 = $ 7.140.720) pactarse entre las partes como "integral"
si el mismo es equivalente a mnimo 13
salarios mnimos legales vigentes (ver art.
18 de la Ley 50/90; se dice 13 salarios, pues
a los 10 primeros
se les debe recargar
el factor prestacional de la empresa, el cual
no puede ser inferior a un 30%, lo que en la
practica los eleva de 10 a 13) Por tanto, si
el salario ha sido pactado como "integral" (en
el 2016 sera si supera 13 x 689.455 = $
8.962.915), en ese caso, con restar ese 25%
de que trata el numeral 10 del art.206 del ET,
se entender restada tambin su componente
de "prestaciones sociales" (vase el pargrafo
2 del art.206 del ET).
Subtotal 2

(1.796.000)

Subtotal 2

Valor de la Retencin bsica con procedimiento 2 (al subtotal 2 se aplica el


porcentaje definido en enero de 2016)

5.386.999
6,96%

375.000

1. Calculos de la Retencin bsica del mes


2. Retencin mnima del art. 384 del E.T.
(forma de realizar el clculo a partir de mayo de 2016 en adelante segn dec. 1070)
Total pagos laborales del mes

11.000.000

Menos: aportes obligatorios a salud y pensiones del asalariado en este mismo mes

(990.000)

Menos: valor recibido para gastos de representacin en los trminos del numeral 7 del art.
206 del E.T.
Menos: Valor recibido en exceso del salario bsico para el caso de los oficiales y suboficilaes
de las fuerzas militares y la polica nacional
Menos: lo recibido en el mes por concepto de licencia de maternidad

0
Base gravable

10.010.000

Valor de la Retencin mnima (la base gravable se busca en la tabla del art.384 del E.T.)

398.000

Valor de la Retencin final del mes (el mayor entre la retencin bsica y la retencin mnima)

398.000

262

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

ANEXOS
1. TRABAJADORES SERVICIO DOMSTICO MNIMO LEGAL AO 2016
Es una persona natural mayor de 18 aos, que reside o no en el lugar de trabajo, ejecutando
tareas de aseo, cocina, lavado, planchado, cuidado de nios, jardinera, cuidado de
animales y dems tareas propias del hogar. Decreto 824 de 1988 Art.1.
Los trabajadores del servicio domstico pueden ser
1. Internos: Son los que residen en el sitio de trabajo.
2. Externos: Los que NO residen en el sitio de trabajo.
3. Por das: Son los que NO residen en el sitio de trabajo y laboran solo unos das de
la semana.
El contrato de trabajo puede ser
1. Verbal: Se entender a trmino indefinido. El periodo de prueba de 15 das
de servicio, al momento de dar por terminado no da lugar a reconocimiento de
indemnizacin.
2. Escrito: Puede ser a trmino fijo o indefinido. El periodo de prueba no puede ser
superior a la quinta parte del trmino inicialmente pactado, no puede exceder de
dos meses.
Jornada de trabajo
1. Internos: Los trabajadores del servicio domestico que residan en el lugar de trabajo,
mximo 10 horas diarias (Sentencia C-372 de 1998 de la Corte Constitucional).
Cuando se requiera el servicio ms all de las 10 horas, se reconocer y pagara
horas extras en los trminos de la legislacin laboral.
2. Externos o por das: Mxima 8 horas diarias. Las horas del trabajador domestico
se podrn distribuir de manera variable durante la respectiva semana, siendo
mnima 4 horas continuas y hasta de 10 horas diarias, sin lugar a ningn recargo
por trabajo extra o suplementario.
Seguridad Social
Es obligatorio para salud, pensiones y riesgos laboral (A.R.L.), cotizando como ingreso
base de cotizacin (IBC), por lo menos sobre un (1) salario mnimo legal mensual vigente
(S.M.L.M.V.). La obligacin de afiliar al servicio domstico a la Seguridad Social es
obligatoria desde el 3 de mayo de 1988, fecha en que entro a regir el Decreto 824 de 1988
que reglamento la Ley 11 de 1988

Anexos

263

Salud: El empleador persona natural que adems del servicio domestico tenga por
lo menos otro trabajador est exento de pagar el aporte de salud del 8.5%.

PENSIN SANCIN. Cuando el Empleador no afilie a la seguridad social a un


empleado del servicio domstico puede dar lugar a la pensin sancin establecida en
el Art 133 de la Ley 100 de 1993, (Sentencia T-1008 de 2009 Corte Constitucional).

Salario
El salario no puede ser inferior al salario mnimo legal mensual vigente (S.M.L.M.V.)
($689.455 ao 2016), aunque el empleador puede cancelarlo no solo en dinero sino tambin
una parte en dinero y otra en especie.
-

En especie: $689.455 x 30% = $206.836,50 No puede exceder al 30%. Puede


constituir alimentacin, habitacin y vestuario, diferente a la dotacin.

En dinero: $689.455 x 70% = $482.618,50

NOTA: Cuando el trabajador domestico devengue ms de un salario mnimo legal mensual


vigente (S.M.L.M.V.), el salario en especie NO puede ser superior al 50%.
Cuando el trabajador devengue un salario mnimo, el valor del salario en especie no puede
ser superior al 30% y lo puede constituir alimentacin, habitacin y vestuario, diferente a
la dotacin.
Auxilio de transporte
Se les cancelara el auxilio de transporte ($77.700 ao 2016) a los trabajadores del servicio
domstico externos o por das, independientemente si labora o no la jornada completa,
siempre que la remuneracin no supere los 2 salario mnimo legal mensual vigente
(S.M.L.M.V.) ($ 1.378.910 ao 2016).
El auxilio de transporte, no se paga durante el periodo de vacaciones, incapacidades o
licencias. No se incluye como base para calcular los aportes a la seguridad social. Cuando
se trata de trabajo por das se cancelar nicamente lo correspondiente a los das en que
se preste el servicio.
Dotacin
Se le entregara un (1) par de zapatos y un (1) vestido de labor el 30 de Abril, el 31 de
Agosto y el 20 diciembre
Prestaciones sociales
El Cdigo Sustantivo del Trabajo consagra, en favor de los trabajadores de jornada
incompleta, el derecho a percibir las mismas prestaciones y garantas que otorga la ley a
los trabajadores que laboran la jornada mxima legal.

264

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Cesantas: Un mes de salario por cada ao de servicios y proporcional por fraccin de


ao. De acuerdo al numeral 2 del artculo 252 del Cdigo Sustantivo del Trabajo.
Se calculaba sobre el valor del salario pagado en dinero, a partir del 3 de mayo de 2007
de acuerdo al Sentencia C-310 de 2007 de la Corte Constitucional; se debe calcular
sobre la suma de lo pagado en dinero y en especie, teniendo en cuenta que la Corte
Constitucional, declar inexequible la expresin solo contenida en el numeral 2 del
artculo 252 Cdigo Sustantivo del Trabajo.
Frmula para el clculo
(Salario bsico + auxilio de transporte) x das trabajados
360
Ejemplo: vamos a determinar que el trabajador del servicio domstico presto los
servicio desde el 1 de enero al 31 de diciembre de 2016, entonces tenemos:
(689.455 + 77.700) x 360
360
Cesantas = $ 767.155

Intereses sobre las cesantas: Corresponde al 12% anual o proporcin sobre el valor
de las cesantas.
Frmula para el clculo
Cesantas x das trabajados x 0,12
360
767.155 x 360 x 0.12
360
Intereses sobre las cesantas = $ 92.058,60

Prima de servicios: El trabajador del servicio domstico est excluido del pago de la
prima de servicios. Esto debido a que se considera que un hogar no es una empresa
y por ende, no genera ingresos. Lo mismo aplica para el conductor de una casa de
familia. En estos dos casos, la prima de servicios es optativa. El empleador puede
decidir voluntariamente pagarla o no.

Anexos

265

Vacaciones: 15 das hbiles por ao.


Frmula para el clculo
Salario mensual bsico x das trabajados
720
689.455 x 360
720
Vacaciones = $ 344.727,50

2. RESUMEN SALARIO MNIMO LEGAL Y PRESTACIONES SOCIALES AO 2016

Salarios
SALARIOS
SALARIO
(Art 145 C.S.T)
SALARIO MINIMO DIA
SALARIO MINIMO
HORA ORDINARIA
SALARIO MINIMO
HORA NOCTURNA

VALOR
$689.455.
(Salario mnimo ao 2016)
(Art. 1 Decreto 2552 de 30 de
diciembre de 2015)
$22.981,83
$2.872,73
$3.878,18

DEFINICION
Jornada Ordinaria 48 horas semanales,
8 horas diarias.
(Art. 161 C.S.T.)
Jornada Ordinaria Da 8 horas
Jornada ordinaria 6 a.m. a 10 p.m.
(Art. 160 C.S.T.)
Jornada Nocturna 10p.m a 6 a.m.
Valor Hora Ordinaria+35% de recargo.
(Art. 168 Nm. 1 C.S.T. )

Auxilio De Transporte
AUXILIO
MES
DIA

VALOR
$77.700.
(Subsidio de Transporte ao 2016)
(Art. 1 Decreto 2553 de 30 de
diciembre de 2015)
$2.590,00

DEFINICION
Se paga a quienes devenguen hasta $1.378.910
(2 salarios mnimos legal mensual vigente (S.M.L.M.V.)

266

Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Horas Extras
HORAS EXTRAS

VALOR

DEFINICION

ORDINARIA

$3.590,91

Valor Hora Ordinaria+25% de recargo.


(Art. 168 Nm. 2 C.S.T.)

NOCTURNA

$5.027,28

Valor hora ordinaria+75% de recargo.


(Art. 168 Nm. 3 C.S.T.)

DOMINICAL Y FESTIVO ORDINARIA

$5.745,46

Valor hora ordinaria+75% por festivo+25%


recargo diurno

DOMINICAL Y FESTIVO NOCTURNA

$7.181,82

Valor hora ordinaria+75% por festivo+75%


recargo nocturno

Dominicales.
DOMINICAL Y FESTIVO

VALOR

DEFINICION

ORDINARIA

$5.745,46

Si se trabaja Hora bsica+75% de recargo

NOCTURNA

$6.032,73

Hora bsica+75% recargo festivo 35% recargo nocturno

Vacaciones
DESCANSO

VALOR

DEFINICION

VACACIONES

Provisin mensual
$28.727,29

15 das hbiles consecutivos de vacaciones remuneradas por


cada ao de servicios. (Art.186 C.S.T.)

Prestaciones a cargo del empleador


PRESTACIONES

VALOR

DEFINICION

CESANTIAS

Provisin Mensual
$63.929,58

Un mes de salario por cada ao de servicios y proporcionalmente


por fracciones de ao. (Art. 249 C.S.T)

INTERESES DE
CESANTIAS

Provisin Mensual
$7.671,55

Intereses legales del 12% anual sobre el valor de la cesanta


acumulada al 31 de diciembre de cada ao. (Ley 52 de 1975)

PRIMA DE
SERVICIOS

Provisin Mensual
$63.929,58

Un mes de salario pagaderos por semestre calendario as:15


das el ltimo da de junio y 15 das en los primeros 20 das de
diciembre de cada ao. (Art. 306 C.S.T)

Un par de zapatos y
un vestido de labor
DOTACION
Entregas as: 30 de abril,
31 de agosto, 20 de
diciembre

Se entrega a quienes devenguen hasta $1.378.910 (2 salarios


mnimos legal mensual vigente (S.M.L.M.V.)
Que haya cumplido ms de tres (3) meses al servicio del
Empleador. (Art. 230 C.S.T)

Anexos

267

Prestaciones a cargo de terceros y parafiscales


PRESTACION

VALOR

DEFINICION

SALUD
(Art. 204 Ley 100
de 1993)

Por salario mnimo


Trabajador: $ 27.578,20 (4%)

(Art. 25 Ley 1607 de 2012).


Quedan exonerados excepcionalmente de aportes a
salud:
- Las sociedades y personas jurdicas y
asimiladas contribuyentes del impuesto de renta y
complementarios.
-Las personas naturales empleadoras que tengan
dos o ms empleados.
Requisito: No superen los 10 (s.m.l.m.v)

PENSIONES
(Art. 20 Ley 100
de 1993)

Por salario mnimo


mes $ 110.312,80
Empleador: $82.734,60 (12%)
Trabajador: $27.578,20 (4%)

Cotizacin: 16%. Empleador:12% Trabajador:4%


Decreto 4982 de 2007

VALOR INICIAL
Salario Mnimo
Riesgo I:$ 3.598,96
Riesgo II:$ 7.197,91
Riesgo III:$ 16.795,12
Riesgo IV:$ 29.991,29
Riesgo V:$ 47.986,07

VALOR INICIAL Segn Actividad Econmica


A cargo del Empleador
Riesgo I: 0.522%
Riesgo II: 1.044%
Riesgo III: 2.436%
Riesgo IV: 4.350%
Riesgo V: 6.960%

RIESGOS
PROFESIONALES
(Art 13. Decreto 1772
de 1994)

(Ley 89 de 1988)
3% ICBF

APORTE

(Ley 21 de 1982)
2% SENA
4% Cajas de Compensacin
Familiar
A cargo de la empresa.
Base: Sobre los pagos que
constituyan salario.
$30.686,20

SUBSIDIO FAMILIAR
(Ley 21 de 1982) y
(Art. 3 Ley 789
de 2002)

Se paga por las Cajas de


Compensacin Familiar en dinero
a quienes devenguen hasta
$2.757.820
(4 salarios mnimos legales
mensuales vigentes, smlmv)
Resultante del aporte que la
empresa hace a las Cajas

(Art. 25 Ley 1607 de 2012). Quedan exonerados


excepcionalmente de aportes al ICBF y SENA:
- Las sociedades y personas jurdicas y asimiladas
contribuyentes del impuesto de renta y
complementarios.
- Las personas naturales empleadoras que tengan
dos o ms empleados.
Requisito: No superen los 10 (s.m.l.m.v)

Suma de dinero, pagos en especie y en servicios,


que paga la Caja de Compensacin Familiar al
trabajador