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En mi carácter de asociada de esa Cooperativa, me permito solicitarles me informen sobre el estado de mi crédito, con el fin de definir si es posible
efectuar un cruce de cuentas.
Les agradezco enviarme la información a la Dirección Seccional en el transcurso de la presente semana. [F. TEXTO]
ROCIO ISABEL GUTIERREZ [REMITENTE]
Directora Seccional [ CARGO]
Luis C. [ K. IDENTIFICACIONTRANSCRIPTOR]
Antecedente [L. COLOCAR NÚMERO y fecha DE RADICADO DEL DOCUMENTO QUE SE CONTESTA]
PARA: Doctora Karla Katherine Carrascal, Asesora de Planeación [D.Tratamiento, nombre y cargo, éste último separado
por coma]
DE: Gerente (e) [E.CARGO Y DEPENDENCIA]
ASUNTO: Plan de Desarrollo Institucional. [F. ASUNTO]
Con el objetivo de atender la solicitud de información de la Contraloría con radicado 0533 del 14 de diciembre de 2.009, agradezco presentar un
informe general sobre las actividades cumplidas a la fecha contempladas en el Plan de Desarrollo Institucional [G. TEXTO]
Cordialmente, [H.DESPEDIDA]
Anexo: Uno (Tres hojas) [J.LINEAS ESPECIALES]
Copia: Dra. Leonor Jaimes, Asesora de Control Interno [K.TRATAMIENTO, NOMBRE Y CARGO]
Ana Ortiz. [ L.IDENTIFICACION TRANSCRIPTOR]
DATOS DE PIE DE PÁGINA CONSERVANDO EN EL MARGEN INFERIOR
Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido dirigida a varios
destinatarios.
MÁRGENES: Superior 3 cms
Inferior 3 cms
Izquierdo 3 cms
Derecho 3 cms
Circular externa: Comunicación de carácter general dirigida a varios destinatarios con el mismo texto o contenido,
utilizada para dar a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores: productos, servicios, cambios u otras
informaciones de carácter general.
Circular interna o general: Comunicación con el mismo contenido, utilizada para dar a conocer internamente
actividades de la Institución, así como normas generales, cambios, políticas, disposiciones, ordenes y asuntos de
interés común.
Denominación: A dos o tres interlíneas del margen superior se escribe la palabra CIRCULAR en mayúscula sostenida
y centrada.
Número: Numeración consecutiva. Puede anteceder el código dependencia. A dos o tres interlíneas de la palabra
CIRCULAR.
Fecha: Los datos del nombre de la ciudad y fecha se escriben a dos o tres interlíneas del número
Destinatario: A tres interlíneas y contra el margen izquierdo o centrado, en mayúscula sostenida. (PARA TODOS LOS
FUNCIONARIOS)
Asunto: Opcional. Síntesis en máximo cuatro palabras, a 3 renglones del DESTINATARIO con mayúscula inicial y
seguida de dos puntos.
Texto: A tres o cuatro interlíneas del asunto. A interlineación sencilla y doble entre párrafos.
Despedida: Expresión de cortesía a 2 renglones del texto, contra el margen izquierdo. Breve o frase terminada en
punto.
Remitente: El nombre se coloca de cuatro a seis interlíneas de la despedida en mayúscula sostenida. El cargo a una
interlínea del nombre, con mayúscula inicial sin centrar
Los anexos e identificación del transcriptor se establecen igual que n la carta
PÁGINAS SUBSIGUIENTES
● La línea de identificación puede contener grupo destinatario, opcional la fecha o
número y el número a la derecha.
●El primer párrafo se inicia de 2 a 4 interlíneas del encabezado.
●Demás recomendaciones de la carta comercial.
CIRCULAR EXTERNA:
Se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para varios
destinatarios y para su elaboración se tiene en cuenta la NTC 3393 (Se aplicó en la
descripción del Oficio)
REQUISITOS ESPECIFICOS:
a. Elaborar la comunicación en original y anexo un listado de recibido como constancia
de entrega a los destinatarios que se conservará en el archivo de gestión.
b. Elaborar la comunicación en tamaño carta.
c. Los documentos deben tener encabezado y pie de página y cumplir con las
directrices establecidas en el instructivo.
d. Para la firma de las Circulares Internas los únicos autorizados son el Gerente,
Subgerentes, Asesores, Líderes y Coordinadores.
CIRCULAR
30000 - XXX [DEPENDENCIA Y CONSECUTIVO CON NUMERADOR ]
Asunto: Informe de equipos [ASUNTO]
Les solicito informar, mediante un listado la cantidad de equipo de cómputo instalados con el respectivo número de inventario,
con el objetivo de corroborar y actualizar el inventario institucional.
Agradezco enviarme la información al área de Almacén en el transcurso de la presente semana. [F. TEXTO]
Copia: En caso de que aplique [TRATAMIENTO, NOMBRE Y CARGO]
Letra Arial 12 mayúscula sostenida; texto centrado Dejar 25 espacios para colocar No. de resolución
Texto centrado; Letra Arial 12 sostenida Dejar 45 espacios para colocar fecha
Letra Arial 8 sostenida
Texto centrado, letra Arial 12 sostenida El texto de cada artículo va en letra minúscula Arial 12 sostenida
El texto va justificado en letra minúscula Arial 12 Letra Arial 8 sostenida
sostenida
Documento en el consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión. Este registro cumple con la información que
plantea la Norma Técnica Colombiana, en donde se agregó la información necesaria para la institución. A. Lugar: Se
debe escribir el nombre del lugar donde se realizó la reunión
B. Actividad: Se debe escribir el nombre completo del grupo de la reunión
C. Acta No.: Se debe escribir el número del acta consecutivo con número y año.
D. Fecha:Se debe colocar la fecha completa de producción del documento
y/o reunión.
E. Hora:Se debe escribir la hora en tiempo meridiano. Ejemplo: Desde las
4:00 hasta las 18:00 horas.
F. Asistentes: Se describe el título, nombre y cargo de los asistentes que conformen el Comité o equipo de trabajo en
las columnas: Nombre / Cargo.
Temas a Tratar: Se describe enumerados en literales a. b. c .,…. Cada uno de los temas a tratar.
Resúmenes de los temas tratados y conclusiones: Describir cada uno de los temas a tratar con el respectivo
desarrollo separados con literales a. …b.
Decisiones: Se describe las decisiones tomadas enumeradas por literales ejemplo: a. ….b. …..c. …..
Compromisos: Describir los compromisos adquiridos en el comité para la próxima reunión en las respectivas
columnas señaladas a continuación:
Descripción
Responsable
Fecha límite cumplimiento
En constancia firman: REQUISITOS ESPECIFICOS:
Elaborar el documento en tamaño carta.
Los documentos deben tener encabezado y pie de página y cumplir con las directrices establecidas en el instructivo.
Toda acta expresa lo tratado en una reunión sin describir detalles intrascendentes. Los párrafos deben ser concisos y
claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas.
Se presenta el nombre de la persona que presenta una moción pero es necesario escribir quienes se adhieren a ella.
Las intervenciones de los asistentes se mencionan con nombre completo.
Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos a favor, en contra y en blanco. En caso de
nombramientos se registran los resultados y los nombres completos.
Se debe escribir el nombre de la persona que de acuerdo con los estatutos debe presidir la reunión, así como la
persona que actúa como secretario de la misma.
Es conveniente que el Presidente y el Secretario coloquen su rúbrica en las actas.
Cuando en una reunión se presentan documentos que sustentan una información, éstos se detallan en el desarrollo y
se adjuntan al acta. A dos interlíneas de los firmantes, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Anexo a
Anexos seguida de dos puntos y con mayúscula inicial. A dos espacios la cantidad, de preferencia clarificar el número
de hojas.
TITULO: A cuatro interlíneas de la dependencia se escribe el título del informe, centrado y en mayúscula
sostenida.
FECHA: A cuatro renglones del título, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra FECHA, en mayúscula
sostenida, seguida de dos puntos ( : ). Al frente se anotan la ciudad y la fecha completa, con mayúscula inicial.
AUTORÍA DEL INFORME: A interlineación de uno y medio a dos debajo de la fecha, contra el
margen izquierdo y en mayúscula sostenida, se escribe una de las siguientes expresiones,
seguida de dos puntos ( : ), ELABORADO POR, RESPONSABLE. Al frente se anotan el o los
nombres correspondientes, con mayúscula inicial. Los datos de la fecha y la autoría se
tabulan a dos espacios de la expresión más larga.
OBJETIVO: El informe corto lleva un objetivo, para describir en forma breve, el propósito del
mismo y se presenta, así:
De dos a cuatro interlíneas del encabezamiento se escribe la palabra OBJETIVO, seguida de
dos puntos ( : ), en mayúscula sostenida y contra el margen izquierdo. A dos espacios de
este enunciado, se expresa la finalidad del informe con mayúscula inicial. En caso de
requerir más de un renglón, el segundo y los subsiguientes retornan contra el margen
izquierdo.
ESCRITURA DE TEXTO: El informe corto, generalmente consta de un capítulo único, de
requerir numerales se escriben contra el margen izquierdo.
CONCLUSIONES: (Opcional) En caso de incluirlas se procede así: la palabra CONCLUSIÓN
o CONCLUSIONES se escribe en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo, de dos a
cuatro interlíneas del último renglón del texto. La primera línea de escritura se inicia de dos
a cuatro renglones del título.
FIRMA: El informe administrativo corto debe ser firmado por el autor o autores. El nombre
se anota en mayúscula sostenida, de cuatro a seis renglones del último párrafo. El cargo, a
una interlínea del nombre, con mayúscula inicial.
TRANSCRIPTOR: Si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificación
se escribe a dos interlíneas del firmante.
4 interlíneas
INFORME DE GESTION
4 interlíneas
FECHA: San José de Cúcuta, 17 de diciembre de 2009
(1.5 a 2 interlíneas)
ELABORADO POR: Ana Amelia Ortiz
Rocío Isabel Gutiérrez
2 a 4 interlíneas
OBJETIVO: Desarrollar los avances y determinar el cumplimiento de labores, según el cronograma establecido.
2 a 4 interlíneas
TEXTO ( 1.5 o 2 interlíneas).
________________________________________________________________________________________________
__
CONCLUSIONES
2 a 4 interlíneas
________________________________________________________________________________________________
_.
4 a 6 interlíneas
NOMBRE COMPLETO
Cargo
Transcriptor
Esquema del informe Corto
Para efectos de esta norma se establecen las siguientes:
Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a
una entidad, independientemente del medio utilizado.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no
el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.
Acrónimo: abreviatura conformada por diferentes letras, iniciales y no iniciales de una razón social.
Anexo: Documento o soporte que acompaña a una comunicación.
Asunto: síntesis del contenido de una comunicación
Antecedente: Corresponde al radicado que se le dio a la comunicación en el momento de ingresar a la Entidad.
Bloque extremo: Estilo de carta en donde todas las líneas parten del margen izquierdo.
Carta: comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales, igualmente en
las relaciones entre las empresas y sus empleados
Copia: fiel reproducción de un documento.
Datos del remitente: razón social, logotipo, ciudad, dirección, apartado, teléfono, fax, dirección electrónica y NIT de quien envía
una comunicación.
Despedida: palabra o frase de cortesía al final de una comunicación.
Destinatario: persona a quien va dirigida la comunicación.
Encabezado: identificación institucional que normalmente indica el nombre y logotipo de la entidad.
Fecha: día, mes y año de elaboración de una comunicación.
Logotipo. Símbolo que identifica a una entidad.
Membrete: inscripción que identifica el contenido de una carpeta.
Número o referencia: identificación alfanumérica del documento.
Pié de página: identificación institucional que normalmente contiene la dirección, teléfono y página Web de la entidad.
Razón social: nombre que identifica a una entidad
Remitente: nombre, apellidos y cargo de quien firma una comunicación.
Renglón: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
Saludo o vocativo: línea opcional de cortesía
Sigla: abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón
social.
Texto: cuerpo del mensaje.
Transcriptor: persona responsable de digitar el documento.
Zona: espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos impresos
o escritos.