EDUCATIONAL STUDIES DIVISION

SCHOOL OF EDUCATION AND MODERN LANGUAGES

UNIVERSITI UTARA MALAYSIA
SGDU6083: FINANCIAL AND PHYSICAL MANAGEMENT
IN EDUCATION

PENGAUDITAN PENYATA KEWANGAN

SEKOLAH

LECTURER:
MEJ(B) MUAAZAM BIN MOHAMAD

LATAR BELAKANG
Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun dan Audit) 2002 yang dibuat
di bawah seksyen 130 Akta Pendidikan 1996 (Akta 550), antara lain,
menghendaki sesuatu Institusi Pendidikan Islam atau Institusi
Pendidikan Kerajaan atau Bantuan Kerajaan yang menerima bantuan
kewangan, menyediakan dan mengemukakan penyata kewangan
tahunan bagi tahun berakhir 31 Disember setiap tahun mengikut
prinsip perakaunan yang diterima umum kepada Ketua Pusat
Tanggungjawab.
Penyata ini yang kemudiannya hendaklah dikemukakan kepada
Bahagian Audit Sekolah untuk tujuan pengauditan tidak lewat dari 31
Mac tahun berikutnya. Bagi memenuhi peruntukan peraturan ini,
Bahagian Audit Sekolah telah menjalankan tiga (3) jenis kaedah
pengauditan seperti berikut: Pengauditan Terhadap Penyata Kewangan
Pengauditan Pematuhan
Pengauditan Terhadap Program Bantuan

OBJEKTIF
BAHAGIAN
AUDIT SEKOLAH
Menjalankan pengauditan
terhadap akaun sekolah kerajaan
dan bantuan kerajaan bagi
memastikan wujud akauntabiliti
dalam pengurusan kewangan
serta melaporkan kepada pihak
pengurusan.

FUNGSI BAHAGIAN AUDIT SEKOLAH

Memeriksa dan mengesahkan penyata kewangan semua
sekolah kerajaan dan bantuan kerajaan
Menentukan pengurusan dan kawalan kewangan di
sekolah kerajaan dan bantuan kerajaan dijalankan
dengan baik, teratur dan kemaskini serta mematuhi
peraturan dan prosedur kewangan yang ditetapkan
Memberi pendapat sama ada penyata kewangan yang
disediakan menggambarkan kedudukan kewangan
sekolah yang benar dan saksama
Menentukan sama ada program bantuan kerajaan telah
digunakan dengan cekap, berhemat dan dibelanjakan
bagi maksud yang diberi

TANGGUNGJAWAB DAN
PERANAN PENGURUS
SEKOLAH

Pematuhan kepada peraturan

kewangan
Pencegahan penyelewengan
Penambahbaikan pengurusan
kewangan
Pastikan Tiada Sijil Audit Berteguran

DEFINISI
AUDIT
Proses penilaian bertujuan mengenal pasti
darjah kepatuhan kepada norma-norma
operasi yang di tetapkan bagi
mempertimbangkan suatu keputusan
berkaitan keberkesanan, kecekapan,
keadilan dan keihsanan sistem kualiti yang
dibangunkan di sesebuah organisasi.
(Jemaah Nazir Sekolah (2001:30)

DEFINISI
AUDIT
Audit adalah suatu proses sistematik untuk
memperoleh dan menilai bukti secara objektif
mengenai pernyataan tentang kegiatan
kewangan, dengan tujuan untuk menentukan
kesesuaian antara pernyataan-pernyataan
tersebut dengan kriteria yang telah
ditetapkan, serta penyampaian hasil-hasilnya
kepada pemakai yang berkepentingan.
Official examination of accounts (Oxford 2001)

PENGAUDI
TAN

Proses memeriksa, mengkaji dan menilai

penyata kewangan, rekod, dokumen, sistem,
serta pentadbiran sesuatu jabatan supaya
berlandaskan kepada tatacara am
perakaunan, polisi pengurusan, peraturan
dan prosedur yang berkuatkuasa dari
semasa ke semasa.

FUNGSI
AUDIT

Mengkaji dan menilai operasi pengurusan kewangan sekolah

diuruskan dengan teratur bagi memastikan dasar, peraturan
dan undang-undang yang digubal oleh Kementerian
Pendidikan dipatuhi oleh pihak pengetua atau guru besar.
Mengkaji dan menilai operasi-operasi pengurusan dari segi
kesempurnaan, kemampuan, kecekapan, keberkesanan dan
ekonominya.

Menentukan kekukuhan, kesempurnaan dan kemampuan

rekod-rekod dan sistem perakaunan, sistem maklumat
pengurusan serta sistem kawalan dalaman.

Membuat laporan hasil pengauditan dan mengesyorkan

langkah-langkah yang sistematik kepada Pusat
Tanggungjawab (PTJ).

Menyiasat secara khusus sekiranya berlaku sebarang

penyelewengan menurut arahan Ketua Setiausaha
Kementerian Pendidikan.

Membantu Perbendaharaan Negara bagi memantapkan lagi

dasar , prosedur, sistem dan skop Audit Dalam.

KUASA
JURUAUDIT
o Kuasa Mengaudit
o Memeriksa semua rekod kewangan, dokumen
wang, setem, hakmilik, stor, atau harta.
o Meminta apa-apa penjelasan semasa
menjalankan kewajipannya
o Meminta cabutan atau carian dokumen
o Menjalankan apa-apa penyiasatan atau
pemeriksaan

LAPORAN AUDIT
Definasi

Cara perhubungan rasmi seorang juruaudit dengan pihak

auditee, membangkitkan segala kelemahan yang terdapat
dalam sistem pengurusan kewangan bersama-sama syor
dan cadangan bagi mengatasinya serta ulasan yang
sewajarnya.

Komponen Laporan Audit

Menjelaskan kelemahan/kesilapan/ketinggalan.
Menjelaskan kesan/kelemahan/kesilapan/
ketinggalan.

Menjelaskan syor-syor untuk membetulkan

mengatasi kelemahan/kesilapan/ketinggalan.

dan

SIJIL AUDIT
Pernyataan pendapat seseorang Juruaudit yang
bebas terhadap persembahan dalam penyata
kewangan sesuatu entiti mengenai kedudukan
kewangan dan urusan berkaitannya.

PENARAFAN AUDIT
a) Sijil Tanpa Teguran:Sijil Audit Tanpa Teguran Sangat Baik
Sijil Audit Tanpa Teguran Baik
Sijil Audit Tanpa Teguran Memuaskan
b) Sijil Audit Berteguran:Sijil Audit Berteguran Kurang Memuaskan
Sijil Audit Berteguran Tidak Memuaskan
c) Sijil Berteguran Yang Berlawanan
d) Sijil Tanpa Pendapat

Sijil Audit Tanpa Teguran

Sijil Tanpa Teguran diberi kerana pihak sekolah
telah mematuhi semua peraturan kewangan
kecuali perkara yang tidak menjejaskan penyata
kewangan seperti:
* Buku Tunai ditandatangan tetapi tarikh tidak
dicatat
* Penyata Penyesuaian Bank ditandatangan tetapi
tarikh tidak dicatat.
* Tiada tandatangan ringkas pada setiap urusniaga

Sijil Audit Berteguran

Sijil Audit Berteguran apabila berlaku kes-kes yang mempunyai
implikasi kewangan yang serius, ketidakpatuhan kepada
peraturan dalam urusan kewangan yang melebihi tahap
materialiti yang ditetapkan :

Penyata lewat dikemukakan

Pungutan tidak diserahkan ke pejabat
Pungutan lewat di bankkan
Pungutan tidak diakaunkan (kecuali sekolah pedalaman Sabah dan
Sarawak )
Perbelanjaan tanpa kelulusan
Bayaran menggunakan tunai(kecuali PWR)
Rekod kewangan tidak dikemaskini 3 tahun berturut-turut: Daftar bil /
Subsidiari / Daftar Kawalan Resit.
Tanda tangan cek kosong
Sistem pengurusan yang sangat lemah.

Akibat Sijil Berteguran

Berhadapan dengan liabiliti vikarius yang bermaksud
liabiliti undang-undang yang ditanggung oleh seseorang
individu atau majikan atas perbuatan jenayah atau tort
yang dilakukan oleh orang lain sungguhpun orang yang
bertanggungjawab adalah tidak bersalah secara peribadi.
Guru besar atau pengetua berhadapan dengan risiko
seperti amaran, surcaj, dan sebagainya.

PROSES
PENGAUDITA
N
Pihak audit akan menghantar surat kepada pihak
sekolah melalui Pejabat Audit Sekolah Negeri,
Bahagian Audit Sekolah Dan Audit Dalam
Kementerian Pelajaran Malaysia akan
memberitahu jadual atau masa pegawai Bahagian
Audit akan membuat pengauditan di sekolahsekolah yang berkaitan.

AUDIT

AUDIT
DALAMAN

AUDIT
LUARAN

AUDIT DALAMAN

Dilakukan oleh guru-guru yang dilantik oleh pengetua.

Biasanya guru-guru yang dipilih ini mempunyai
kemahiran dan pengalaman dalam pelajaran Prinsip
Akaun atau pelajaran Perdagangan

FUNGSI DAN BIDANG TUGAS AUDIT DALAMAN

1)

Membaca dan memahami pekeliling / surat yang berkaitan dengan

pengurusan kewangan dan perakaunan sekolah yang diedarkan dari
semasa ke semasa.

2)

Memastikan semua terimaan telah dimasukkan ke dalam bank.

3)

Memastikan semua pembelian / pembayaran dibuat mengikut peraturan

kewangan (pesanan tempatan / invois, bil, baucer, dan cek).

4)

Menyemak dan menandatangani penyata kewangan dalam Buku Tunai

Kerajaan / SUWA/ Panjar Wang Runcit.

5)

Memastikan semua kutipan yuran mendapat kebenaran JPN.

AUDIT LUARAN

Dilakukan oleh pegawai

yang datang dari
Kementerian / Jabatan
Pelajaran Negeri.
Bahagian Audit Sekolah di
Kementerian / Jabatan
Pelajaran menjalankan tiga
(3) jenis audit iaitu:
Audit Penyata
Kewangan
Audit Pematuhan
Audit Program Bantuan.

Mengaudit akaun
kerajaan dan sekolah
bantuan kerajaan untuk
memastikan ada
akauntabiliti dalam
pengurusan kewangan
dan untuk melaporkan
kepada pihak pengurusan.

memeriksa dan
mengesahkan
penyata kewangan
semua sekolah
Kerajaan dan
bantuan Kerajaan

memberi pendapat
sama ada penyata
kewangan yang
disediakan
menggambarkan
kedudukan kewangan
yang benar dan
saksama sekolah

FungsiFungsi
Audit
Luaran

memastikan
pengurusan kewangan
dan kawalan di
sekolah-sekolah
bantuan kerajaan
sistematik,
dikemaskini dan
mematuhi peraturan
dan prosedur
kewangan yang
ditetapkan

memastikan
bahawa bantuan
kerajaan telah
digunakan dengan
cekap, berhemat
dan bagi maksud
yang ditetapkan

REKOD PERAKAUNAN YANG PERLU

DISEDIAKAN OLEH PIHAK SEKOLAH:

Buku Tunai bagi semua Kumpul Wang yang dikendalikan.

Buku Kedatangan murid dan penyata bulanan termasuk tahun sebelum dan
tahun semasa
Buku Stok dan Buku Daftar Harta Sekolah
Buku Resit Terimaan
Buku Kegunaan Telefon
Buku Perbelanjaan Pos
Buku Panjar Wang Runcit
Buku rekod penghuni asrama (jika berkaitan)
Penyata Bank, slip masuk bank, pangkal cek.
Sijil Simpanan Tetap, sijil baki akhir bank, sijil pelaburan lain.
Selain itu, setiap dokumen dibawah juga perlu disediakan dalam satu
salinan:
Satu salinan fotostat PCG
Satu salinan Carta Organisasi / Carta Aliran Pembayaran yuran.
Satu salinan perjanjian kantin dan kedai buku

REKOD BAUCER DAN DOKUMEN YANG

PERLU DISEDIAKAN:
Baucer penerimaan bantuan pelajaran dan lain-lain peruntukan
kerajaan.
Dokumen-dokumen yang menyokong setiap pembayaran (bil /
invois).
Dokumen-dokumen berhubung dengan semua jenis biasiswa.
Dokumen-dokumen berhubung dengan perjanjian.
Surat kelulusan Jabatan Pelajaran Negeri / Bahagian Teknik dan
Vokasional termasuk viremen hapuskira dan sebagainya.
Buku rekod jualan, belian bagi projek yang dikendalikan.
Penyata kira-kira seperti pada 31 Disember dari syarikat-syarikat
yang berurusniaga dengan sekolah.
Dokumen-dokumen berkaitan dengan projek bantuan modal/ gotong
royong.
Majalah Sekolah (jika diterbitkan).
Buku rekod penghuni asrama. (jika berkaitan)

LAIN-LAIN DOKUMEN YANG

PERLU DISEDIAKAN:
Jadual pecahan Akaun Belum Terima (ABT) dan Akaun
Belum Bayar (ABB) seperti pada 31 Disember.
Senarai stok.
Surat Pengakuan.
Borang Serahan Guru/Daftar kutipan harian.
Sijil Baki Bank pada 31 Disember dari pihak bank.
Kertas kerja yang perlu di kemukakan:
Penerimaan dan Pendapatan
Pembayaran dan Perbelanjaan

PERUNTUKAN UNDANGUNDANG DAN PERATURAN

AUDIT
Akta Prosedur Kewangan
1957 (Disemak 1972)

Arahan
Perbendaharaan

Akta Pendidikan 1996

(Peraturan Akaun
dan Audit 2002)

Tatacara Pengurusan Kewangan

dan Perakaunan Kumpulan Wang
Sekolah Edisi Ke-4 Tahun 2005

Pekeliling dan Surat Pekeliling

Berkaitan Kewangan dan Akaun

Piawaian yang ditetapkan oleh

International Organisation of
Supreme Audit Instition.

Semua arahan dan peraturan

yang ditetapkan oleh
Kementerian Pelajaran

AKTA TATACARA KEWANGAN 1957

SEKSYEN 18 AKTA TATACARA KEWANGAN 1957 SURCAJ
Telah gagal untuk mengutip sebarang wang yang dipinjamkan kepada Kerajaan
bagi kutipan yang mana ia bertanggungjawab atau pernah bertanggungjawab
Adalah bertanggungjawab atau pernah bertanggungjawab bagi sebarang
pembayaran wang awam kerajaan yang tidak teratur, atau bagi pembayaran
wang awam yang tidak dijamin dengan sempurna
Adalah bertanggungjawab atau pernah bertanggungjawab bagi sebarang
kekurangan, atau penghapusan mana-mana wang awam, setem, cagaran,
barangan atau harta benda kerajaan
Telah gagal membuat sebarang pembayaran atau bertanggungjawab bagi
mana-mana penangguhan dalam pembayaran wang awam kerajaan
kepada mana-mana orang yang harus dibayar di bawah manamana
undang-undang atau kontrak, perjanjian atau susunan yang dimasuki,
diantara orang tersebut dan kerajaan.

AKTA PENDIDIKAN 1996 (AKTA 550)

SEKSYEN 130 PERATURAN-PERATURAN
PENDIDIKAN
(AKAUN DAN AUDIT) 2002 - Surcaj
Tanggungjawab pengurus sekolah (perkara 6)
(a) Gagal menyediakan suatu penyata kewangan tahunan bagi tahun berakhir 31
Disember tiap-tiap tahun mengikut prinsip perakaunan yang diterima umum; dan
(b) Gagal mengemukakan penyata kewangan kepada Bahagian Audit tidak
lewat 31 Mac tahun berikutnya.

Tanggungjawab Ketua Pusat Tanggungjawab (perkara 7)

(c) Gagal memastikan penyata kewangan tahunan sesuatu institusi pendidikan kepada
Bahagian Audit mengikut peraturan 6; dan
(b) Gagal memastikan institusi pendidikan mengambil apa-apa tindakan, jika
keadaan memerlukan, atas apa-apa laporan atau pertanyaan audit yang
berhubungan dengan institusi pendidikan itu.

Penalti (perkara 13)

Seseorang yang melanggar Peraturan-Peraturan ini melakukan suatu kesalahan dan
apabila disabitkan boleh didenda tidak melebihi lima ribu ringgit (RM5000) atau
dipenjarakan selama tempoh tidak melebihi tiga bulan (3) atau kedua-duanya.

ARAHAN
PERBENDAHARAAN- Surcaj
Gagal mengeluarkan Resit Rasmi bagi pungutan yang dibuat oleh pihak
sekolah (AP60 dan AP 70)
Meminda Resit Rasmi yang dikeluarkan (AP62)
Pengurus Sekolah selaku Pemungut tidak memberi kebenaran khusus secara
bertulis untuk menerima wang kepada wakilnya (AP69).
Lewat memasukkan wang pungutan ke akaun bank (AP78)
Gagal melengkapkan baucar bayaran dengan dokumen sokongan yang lengkap
mengenai tiap-tiap satu perkhidmatan, bekalan atau kerja untuk membolehkan
ianya disemak tanpa merujuk kepada apa-apa dokumen selain daripada yang
dikembarkan padanya. (AP99(a))
Gagal memastikan semua bil dan tuntutan disampaikan dengan segera dan
gagal mempastikan bil itu dibayar dengan segera tidak lewat dari 14 hari dari
tarikh ianya diterima dengan lengkap dan sempurna. (AP103(a))

TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN

PERAKAUNAN KUMPULAN WANG SEKOLAH
(TPKPKWS)
Gagal mengeluarkan resit rasmi yang ditetapkan bagi memperakui
setiap terimaan. (TPKPKWS 5.3.1)
Lewat serah/tidak serah pungutan yang dibuat oleh guru kelas
kepada Pengurus Sekolah pada hari yang sama. (TPKPKWS 5.3.5)
Membuat kutipan yuran tanpa kelulusan (TPKPKWS 5.4.1)
Gagal mengakaunkan kutipan (TPKPKWS 5.5.2 (d))
Gagal mengutip sewa kantin pada minggu pertama setiap bulan
(TPKPKWS 9.7.3 (a))
Gagal mengutip sewa Kedai Buku Sekolah pada minggu pertama
setiap bulan (TPKPKWS 14.4 (c) (i))

ISU-ISU YANG SERING DIBANGKITKAN DALAM

LAPORAN AUDIT BERTEGURAN

1)

Penyediaan dan Penyerahan Penyata : Tidak tepat/ tidak lengkap/

penyata lewat dihantar ke pejabat/Dokumen sokongan tak lengkap

2)

Wang Tidak Diperakaunkan: Resit Pejabat tidak direkodkan dalam

Buku Tunai/ Wang tidak dibankkan

3)

Akaun Belum Terima (Wang Kurang Serah): Guru Kelas/ Penyelia

Asrama Kurang Serah ke Pejabat/ Tunggakan Yuran/ Sewa Kantin/
Sewa Kedai Buku dll

4)

Pembayaran Tidak Menggunakan LO: Tiada LO/ LO tidak sempurna/

5)

Kutipan Tanpa Kebenaran: Guru/ Kerani/Penyelia asrama tidak mendapat

kebenaran bertulis dari Pengetua/Guru Besar untuk mengutip wang

LO disediakan selepas pembelian

ISU-ISU YANG SERING DIBANGKITKAN DALAM

LAPORAN AUDIT BERTEGURAN

6)

Terimaan Tanpa Resit: Terimaan wang tidak disokong resit rasmi

7)

Akaun Belum Bayar: Liabiliti/Tanggungan tahun kebelakang yang belum

8)

Bil Lewat Dijelaskan: Bil-bil dijelaskan melebihi 14 hari daripada tarikh

9)

Pembayaran Tanpa Dokumen Sokongan: Bayaran tanpa sokongan

10
)

Perbelanjaan Melebihi Had : Tiada kelulusan perbelanjaan melebihi

diselesaikan/ Bil atau Inbois belum dijelaskan/ Cek Pembayaran yang

dibatalkan tidak dijelaskan

diterima

baucar, bil, nota minta, pesanan tempatan atau surat kebenaran (legality)

RM10,000 daripada PTJ

APA YANG AUDIT TIDAK LAPORKAN TIDAK SEMESTINYA BETUL

LAKUKAN PEMERIKSAAN BERKALA BAGI MEMASTIKAN
PERATURAN KEWANGAN DIPATUHI SEPENUHNYA

AUDITAN BERKUALITI
MENINGKATKAN AKAUNTABILITI