MANUAL PARA INGRESO DE REEMBOLSO CAJA CHICA

Con el fin de realizar en cada sucursal el ingreso de las facturas y

recibos a diario, de los gastos de caja chica, se procede a
implementar el mdulo REEMBOLSOS, para lo cual se realizar con las
siguientes instrucciones:

1.- Las facturas se realizarn a nombre de IEPHE CIA. LTDA. con N

de Ruc 1792188784001, la direccin que corresponda a cada
sucursal.
2.- Los recibos se realizan a nombre de IEPHE, con concepto de la
misma manera segn corresponda el gasto, si los mismos son
movilizaciones para depsitos de ventas se tendr que poner el #
de comprobante de la misma.
3.- El proceso de compras en la caja chica son:

Los fletes se tendr que adjuntar el e-mail de autorizacin de

Christian Valle o Juan Diego Borja segn sea el caso.
Se autoriza compras de suministros de cafetera como
botelln de agua, caf y aguas aromticas
No se autoriza las compras de suministros de oficina, ya que
se debe abastecer con pedido a tiempo a Christian Valle.
Las compras de suministros de taller tiene que realizarse con
autorizacin de Juan Diego Borja, y en las facturas debe ir
adjunto el e-mail.
A cada proveedor se tendr que pedir un e-mail cuando las
compras sean mayores a $5.00, porque se realizar
retencin electrnica en cada sucursal.
Las compras mayores a $20.00 tendrn que ser autorizadas
por el respectivo coordinador.
Las facturas no pueden tener tachones, no pueden
encontrarse rotas, tampoco pueden ser llenadas con doble
color de esfero.

4.- Proceso de ingreso de reembolso, facturas y recibos.

1.- INGRESO AL MDULO REEMBOLSO: Cuentas por pagaringreso de reembolso

2.- CREACIN DEL REEMBOLSO: Pestaa generalidades- aadiringreso de datos del administrador (cdula) - fecha primer da del
mes en curso- moneda dlares -detalle reembolso de caja chica del
mes en curso- finalmente guardar

3.- INGRESO DE FACTURAS Y RECIBOS

Caso 1: INGRESO DE FACTURAS: pestaa detalle- aadir- ingreso
de la factura con los datos que se encuentran en el fsico- para
rea fiscal en el Anexo 1 se proceder a indicar cuales son los # de
CP que se deben ocupar- en Crd tributarios se tendr que ubicar
Crdito tributario para declaracin del IVA cuando la factura se
encuentre con IVA o Costo o Gasto para declaracin del IR cuando
la factura se encuentre sin IVA, en retencin fsica se proceder a
tipiar en autorizacin SRI ret: 00000001.

Para cargar la cuenta se proceder a dar clic en esta seccin.

Se ubica el cursor en el cuadro en blanco y se colocar el

nombre de la cuenta segn corresponda (flete, refrigerio,
movilizacin en ventas, transporte al personal), se debe
ocupar solamente las cuentas que empiecen con los
nmeros 93 y se da clic en la misma.
Para ingreso de centro de costo: dar clic en centro de costo

Dar doble clic a la sucursal segn corresponda

Finalmente guardar y con lpiz ubicar en el documento fsico
segn el ingreso 1, 2, etc.
Para generar la retencin autorizada se tiene que enviar el
documento escaneado a Ximena Narvez para proceder a
revisar el ingreso, enviar al proveedor y al administrador por
correo para su respaldo ya que las retenciones son
electrnicas, el plazo para emisin de retencin es de 5 das.

Caso 2: FACTURAS SIN RETENCIONES solamente cambia la parte

de retenciones fsicas, se llena en la seccin no sujetos a retencin,
en Cd RIR, tendr que llenarse con el cdigo 332, en base el subtotal
de la factura y finalmente en tipo base ret. BCIVA (si la misma es con
IVA) y BSIVA (si la misma es sin IVA)

Caso 3: INGRESO DE RECIBOS se procede a ingresar con el nmero

de ruc de Iephe, en N se ingresa segn la fecha unido sin guiones, el
rea fiscal para recibos es el CP014, crdito tributario NO APLICA;
finalmente se carga cuenta y costo y se guarda.

Caso 4: INGRESO DE FACTURAS DE COMBUSTIBLE se tendr que

ingresar normalmente la factura, con CP014, con crdito tributario
para declaracin del IVA, y no sujeto a retencin cdigo 332 y la base
que corresponda

5.- Impresin del reembolso ejecutar reporte en lupa del mdulo,

el mismo se enviar el fin de mes a Ximena Narvez, con el orden que
se encuentra en detalle.

Nota 1: En el caso de digitar el ruc del proveedor y que en la parte

de nombres no aparezcan los mismos, se proceder a indicar a
Ximena Narvez para crear el Ruc correspondiente.

Nota 2: No topar este cono de PASAR A CUENTAS POR COBRAR, no

se sugiere en el manual esta opcin.

Nota 3: Al momento de la creacin del primer reembolso, se

ingresaran todos los gastos en la pestaa detalle en el mismo
reembolso, ingresando - cuentas por pagar -reembolsos- detalle.

ANEXO 1

1.- A continuacin detallo las reas fiscales que se deben ocupar para
las retenciones, tomar en cuenta que nosotros somos contribuyentes
especiales.
CONTRIBUYENTE QUE
RETENEMOS
PERSONA NATURAL

BIENES
RENTA

SERVICIOS
RENTA

BIENES
IVA

1%

PERSONA NATURAL

30%
2%

PERSONA NATURAL

1%

CONTRIBUYENTE ESPECIAL

1%

CONTRIBUYENTE ESPECIAL

2%

1%

10%
10%

SOCIEDAD

1%

SOCIEDAD

2%

1%

FLETES

1%

2%

CP002
20% CP026
CP043
20% CP044

10%

20% CP042

30%

CP002

2%

SOCIEDAD

N DE REA
FISCAL

70% CP006

2%

CONTRIBUYENTE ESPECIAL

SERVICIOS
IVA

70% CP006
10%

20% CP026
CP008

COMPRA DE COMBUSTIBLE

CP014

COMPRA SIN RETENCIONES

CP014