LA IMPORTANCIA DE

LOS ARCHIVOS

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PRINCIPIOS RECTORES
FINES DEL ESTADO
FINES DEL ARCHIVO
GARANTIZAR A LA
COMUNIDAD
PRINCIPIOS
DEBERES
DERECHOS
PARTICIPCIN
CONTROL
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EL ARCHIVO ES IMPORTANTE PARA:

LA ADMINISTRACIN Y LA CULTURA

TOMA DE
DECISIONES

FUENTES
DE LA
HISTORIA

PATRIMONIO
CULTURAL

IDENTIDAD
NACIONAL

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ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE

ARCHIVOS PBLICOS
Inters General

Derecho a la informacin
Consulta
Reproduccin copias

Derecho de
peticin

Inters particular
Excepto:
C.N.
Restricciones Legales
Conservacin: Prestamo de informacin en otros soportes
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LA NORMATIVIDAD Y
LA GESTIN
DOCUMENTAL EN LOS
ARCHIVOS
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Gestin documental
Conjunto de actividades administrativas y
tcnicas tendientes a la planificacin,
manejo y organizacin de la documentacin
producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final, con
el objeto de facilitar su utilizacin y
conservacin. (Art. 3 Ley 594 de 2000)

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Gestin documental
La gestin documental se reconoce, como
una actividad intrnsecamente ligada a los
archivos y su desarrollo es paralelo a la
bsqueda de la transparencia en la gestin
administrativa.

7/69

El Programa de Gestin Documental PGD, como proceso archivstico

sistemtico
Debe estructurarse a partir de la
normatividad archivstica vigente.
Contempla situaciones tendientes a
la simplificacin de trmites y
racionalizacin de recursos.

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EL COMIT DE ARCHIVO
Equipo asesor de la alta direccin,
responsable de cumplir y hacer cumplir
las polticas, definir los programas de
gestin de documentos y hacer
recomendaciones en los procesos
administrativos y tcnicos de los
archivos

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COMPONENTES DE UN PGD
Consideraciones bsicas de tipo
administrativo, econmico y
archivstico.
Aspectos de planeacin
relacionados con la necesidad de un
diagnstico y los requisitos previos
al PGD.
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COMPONENTES DE UN PGD
La adopcin e implementacin de las
tablas de retencin documental.
La formacin de archivos segn el
ciclo vital de los documentos
(Archivos de Gestin, Central e
Histrico)

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COMPONENTES DE UN PGD
Identificacin de los procesos de un
programa de gestin documental y
sus correspondientes flujos de
informacin
La implementacin y seguimiento.

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PROCESO DE PRODUCCIN DE
DOCUMENTOS
Ley 43 de 1913
Ley 527 de 1999
Cdigo Penal
Cdigo de Procedimiento Penal
Cdigo de Comercio
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PROCESO DE PRODUCCIN DE
DOCUMENTOS
Decreto 2649 de 1993
Decreto 1584 de 1994
Decreto 2150 de 1995
Acuerdo AGN 060 de 2001.
Circular Interna AGN No.13 de 1999,
14/69

PROCESO DE PRODUCCIN DE
DOCUMENTOS
NTC 1673
NTC 2223:1986
NTC 2676
NTC 3393
NTC 4436
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1. PRODUCCIN
2. RECEPCIN

3. DISTRIBUCIN

8. DISPOSICIN FINAL
PROCESOS
DE UN
PGD

7. CONSERVACIN

6.CONSULTA

4. TRMITE
5. ORGANIZACIN

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PROCESO DE PRODUCCIN DE
DOCUMENTOS
Generacin de documentos
de las instituciones en
cumplimiento de sus
funciones.

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18/69

PROCESO DE PRODUCCIN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTOS

1. Creacin y
diseo de
documentos

ACTIVIDADES
Medios y tcnicas de
produccin y mtodos de
impresin
Determinacin y seleccin de
soportes documentales
Determinacin de
dimensiones, calidad y tipos de
soportes, gramaje, tintas.

19/69

PROCESO DE PRODUCCIN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO

1. Creacin y
diseo de
documentos

ACTIVIDADES
Instrucciones para el
diligenciamiento de formularios
Determinacin de uso y finalidad
de los documentos
Diplomtica:imagen corporativa,
caractersticas internas y
externas, tipo de letra, firmas
autorizadas
Adecuado uso de la reprografa
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PROCESO DE PRODUCCIN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO

ACTIVIDADES

Identificacin de dependencias
productoras
2.
Definicin de tipologas
Normalizacin
formatos y
de la produccin documentales,
formularios segn TRD
documental
Determinacin de formatos
preimpresos y plantillas
predeterminadas

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PROCESO DE PRODUCCIN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO

ACTIVIDADES

2. Normalizacin
de la produccin
documental

Directrices relacionadas con el

nmero de copias
Control de la produccin de
nuevos documentos
Determinacin de la periodicidad
de la produccin documental

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PROCESO DE RECEPCIN DE
DOCUMENTOS
Constitucin Poltica
Decreto 2150 de 1995
Acuerdo AGN 060 de 2001.

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PROCESO DE RECEPCIN DE
DOCUMENTOS
Conjunto de operaciones de verificacin y
control que una institucin debe realizar
para la admisin de los documentos que
son remitidos por una persona natural o
jurdica.

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PROCESO DE RECEPCIN DE
DOCUMENTOS

Radicacin:

Procedimiento por el cual, se asigna un

nmero consecutivo, a las
comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora de
recibo o de envo

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PROCESO DE RECEPCIN DE
DOCUMENTOS

Registro:

Procedimiento por el cual, las entidades

ingresan en sus sistemas datos como:
Remitente o destinatario, Nombre o cdigo
de la dependencia competente, Nombre del
funcionario responsable del trmite,
anexos y tiempo de respuesta
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PROCESO DE RECEPCIN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO

1. Registro de
documentos

ACTIVIDADES
Definicin de medios de recepcin
Recibo de documentos oficiales
Verificacin y confrontacin de
folios, copias, anexos, firmas
Constancia de recibo
Asignacin de datos (Acuerdo
AGN 060/2001 Art. 2)
Asignacin consecutivo de envios
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PROCESO DE RECEPCIN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO

ACTIVIDADES

2.
Radicacin Asignacin de consecutivo, fecha
de documentos y hora
Impresin de rtulo de radicacin
Relacin entre los documentos
recibidos y enviados
Registro impreso de planillas de
radicacin y control
Elaboracin de estadsticas

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PROCESO DE DISTRIBUCIN DE
DOCUMENTOS
Decreto 2150 de 1995
Acuerdo 060 de 2001

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PROCESO DE DISTRIBUCIN DE
DOCUMENTOS

Actividades tendientes a garantizar que

los documentos lleguen a su destinatario.

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PROCESO DE DISTRIBUCIN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO

ACTIVIDADES

1.Distribucin de
documentos
recibidos

Identificacin de dependencias y
determinacin de competencia
Enrutamiento de documentos a
dependencia competente
Registro de control de entrega de
documentos recibidos

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PROCESO DE DISTRIBUCIN DE
DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO

ACTIVIDADES

2. Distribucin de Identificacin de dependencias

documentos
Enrutamiento de documentos a
internos
dependencia competente
Registro de control de entrega de
documentos internos

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PROCESO DE DISTRIBUCIN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO

ACTIVIDADES

Definicin de medios de
3. Distribucin de distribucin: personal, fax, correo
tradicional, correo electrnico,
documentos
apartado areo, trmite en lnea,
enviados
pgina web, otros
Control y firma de guas y planillas
de entrega
Organizacin mensajera externa
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PROCESO DE TRMITE DE
DOCUMENTOS
Constitucin Poltica.
Ley 58 de 1982
Decreto 01 de 1984
Decreto 2150 de 1995.
Acuerdo AGN 060 de 2001.

34/69

PROCESO DE TRMITE DE
DOCUMENTOS
Curso del documento desde su
produccin o recepcin hasta el
cumplimiento de su funcin
administrativa

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PROCESO DE TRMITE DE
DOCUMENTOS
Respuesta a una solicitud o
requerimiento

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PROCESO DE TRMITE DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTOS

ACTIVIDADES

1.Recepcin
de -Confrontacin
y
solicitud o trmite
diligenciamiento de planilla
de control y ruta del trmite
-Determinacin
de
competencia
2. Respuesta

-Preparacin y proyeccin
de respuesta

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PROCESO DE ORGANIZACIN DE
DOCUMENTOS

Ley 4 de 1913.
Ley 80 de 1993.
Cdigo de Comercio.
Decreto 1382 de 1995.
Decreto 254 de 2000.
Decreto 4124 de 2004.

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PROCESO DE ORGANIZACIN DE
DOCUMENTOS
Acuerdo AGN 007 de 1994.
Acuerdo AGN 09 de 1995.
Acuerdo AGN 12 de 1995.
Acuerdo AGN 16 de 2002.
Acuerdo AGN 037 de 2002.
39/69

PROCESO DE ORGANIZACIN DE
DOCUMENTOS
Acuerdo AGN 039 de 2002.
Acuerdo AGN 041 de 2002.
Acuerdo AGN 042 de 2002.
Acuerdo AGN 015 de 2003.
Acuerdo AGN 02 de 2004.
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PROCESO DE ORGANIZACIN DE
DOCUMENTOS
Circular AGN 07 de 2002.
Circular AGN 01 de 2003.
Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003.
Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004.
Circular AGN 01 de 2004.
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PROCESO DE ORGANIZACIN DE
DOCUMENTOS
Resolucin MinSalud 1995 de 1999.
Resolucin AGN 081 de 2001.
Resolucin AGN 183 de 2004.
NTC 4095
NTC 5029
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PROCESO DE ORGANIZACIN DE
DOCUMENTOS
Conjunto de acciones
orientadas a la
clasificacin, ordenacin
y descripcin de los
documentos

220.13 ACTAS

220.13.03 Actas
Comit Directivo

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PROCESO DE ORGANIZACIN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTOS
1.Clasificacin
documental

ACTIVIDADES
-Identificacin de unidades
administrativas funcionales
-Aplicacin de la tabla de
retencin y/o valoracin de la
dependencia
-Conformacin de series y
subseries documentales

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PROCESO DE ORGANIZACIN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTOS
2. Ordenacin
documental

ACTIVIDADES
-Conformacin y apertura de
expedientes
de
los
-Determinacin
sistemas de ordenacin
de
series
-Organizacin
documentales
-Foliacin

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PROCESO DE ORGANIZACIN DE
DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTOS

Transferencias
documentales

ACTIVIDADES

Organizacin y entrega de
transferencias documentales
y aplicacin de la disposicin
final de las TRD y/o TVD

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PROCESO DE ORGANIZACIN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTOS

3. Descripcin
documental

ACTIVIDADES

-Anlisis de informacin y
extraccin de contenidos
-Diseo de instrumentos de
recuperacin como Guas,
Inventarios, Catlogos e
ndices

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PROCESO DE CONSULTA DE
DOCUMENTOS
Constitucin Poltica.
Ley 4 de 1913.
Ley 57 de 1985.
Decreto 01 de 1984.
Decreto 2126 de 1992.
Acuerdo AGN 47 de 2000
Acuerdo AGN 56 de 2000
48/69

PROCESO DE CONSULTA DE
DOCUMENTOS
Acceso a un documento o grupo de documentos
con el fin de conocer la informacin que contienen

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PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO
1. Formulacin de la
consulta

ACTIVIDADES

-Determinacin de la necesidad y
precisin de la consulta
-Determinacin de competencia de la
consulta
-Condiciones de acceso
-Disponibilidad de informacin en
trminos de restricciones por reserva o
por conservacin
-Reglamento de consulta

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PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO
2. Estrategia de
bsqueda

ACTIVIDADES
-Disponibilidad de expedientes
de
fuentes
de
-Disponibilidad
informacin
-Establecimiento de herramientas de
consulta
-Ubicacin de los documentos

51/69

PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO
3. Respuesta a
consulta

ACTIVIDADES
Infraestructura de servicios de
archivo
-Sistemas de registro y control de
prstamo
-Uso de testigos y formatos para el
control de devolucin
-Implantacin de medios manuales o
automticos para localizacin de
informacin
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PROCESO DE CONSERVACIN DE
DOCUMENTOS
Constitucin Poltica.
Cdigo Procedimiento Civil.
Ley 47 de 1920.
Ley 14 de 1936.
Ley 39 de 1981.
53/69

PROCESO DE CONSERVACIN DE
DOCUMENTOS
Ley 63 de 1986.
Ley 80 de 1993.
Ley 397 de 1997.
Cdigo de Comercio.

54/69

PROCESO DE CONSERVACIN DE
DOCUMENTOS
Decreto 2620 de 1993.
Decreto 2150 de 1995.
Acuerdo AGN 007 de 1994
Acuerdo AGN 11 de 1996.
Acuerdo AGN 047 de 2000.

55/69

PROCESO DE CONSERVACIN DE
DOCUMENTOS
Acuerdo AGN 048 de 2000.
Acuerdo AGN 049 de 2000.
Acuerdo AGN 050 de 2000.
Acuerdo AGN 056 de 2000.
Acuerdo 037 de 2002.
56/69

PROCESO DE CONSERVACIN DE
DOCUMENTOS
Conjunto de medidas preventivas o correctivas,
adoptadas para garantizar la integridad fsica y
funcional de los documentos de archivo, sin
alterar su contenido

57/69

PROCESO DE CONSERVACIN DE
DOCUMENTOS
PROCEDI
MIENTOS

ACTIVIDADES

Sistema
Integrado
de
Conserva
cin

Sensibilizacin y toma de conciencia

Reproduccin, duplicacin y migracin
de informacin
Inspeccin
y
mantenimiento
de
instalaciones
Control de condiciones ambientales
Limpieza

58/69

PROCESO DE CONSERVACIN DE
DOCUMENTOS

PROCEDI
MIENTOS

ACTIVIDADES

Sistema
Integrado
de
Conserva
cin

Control de plagas
Almacenamiento, realmacenamiento y
empaste
Primeros
auxilios
y
reparaciones
menores
Prevencin de desastres
Planes de contingencia (copias de
seguridad, proteccin en incendios,
robos,
inundaciones,
catstrofes
naturales, atentados, guerras)
59/69

PROCESO DE DISPOSICIN FINAL

DE DOCUMENTOS
Constitucin Poltica de 1991
Ley 163 de 1959.
Ley 39 de 1981.
Ley 80 de 1993.
Decreto 2649 de 1993.

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PROCESO DE DISPOSICIN FINAL

DE DOCUMENTOS
Decreto 2527 de 1950.
Decreto 3354 de 1954.
Decreto 960 de 1970.
Decreto 2620 de 1993.
Decreto 998 de 1997.
61/69

PROCESO DE DISPOSICIN FINAL

DE DOCUMENTOS
Decreto 1145 de 2004.
Acuerdo AGN 007 de 1994.
Acuerdo AGN 08 de 1995.
Circular AGN 03 de 2001.
Circular AGN 01 de 2004.
62/69

PROCESO DE DISPOSICIN FINAL

DE DOCUMENTOS
NTC 3723.
NTC 4080.
NTC 5174.
NTC 5238.

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PROCESO DE DISPOSICIN FINAL DE

DOCUMENTOS
Decisin resultante de la valoracin en cualquier
etapa del ciclo vital del documento

CONSERVACIN
TOTAL

ELIMINACIN DE
DOCUMENTOS

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PROCESO DE DISPOSICIN FINAL DE

DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTOS

La
conservacin
total

ACTIVIDADES

Recepcin de transferencias
secundarias
Organizacin de documentos para
disponerlos al servicio de los
usuarios
Conservacin y preservacin de
los documentos

65/69

PROCESO DE DISPOSICIN FINAL DE

DOCUMENTOS
PROCEDIMI
ENTOS

ACTIVIDADES

Eliminacin Aplicacin de lo estipulado en la

de
TRD o TVD
documentos Valoracin avalada por el Comit de
Archivo.
Levantamiento de acta y
determinacin de procedimiento.

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PROCESO DE DISPOSICIN FINAL DE

DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO
S

ACTIVIDADES

Aplicacin de mtodo elegido

Seleccin
documental Eleccin de documentos para
conservacin total y/o reproduccin en
otro medio

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PROCESO DE DISPOSICIN FINAL DE

DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO
Microfilmacin

Digitalizacin

ACTIVIDADES
Determinar metodologa y plan de trabajo
Fines en la utilizacin de la tcnica
Control de calidad durante todo el proceso
-Determinar la metodologa y plan de
trabajo
Definir calidad, segn la fase del ciclo vital
en la cual se requiere
Control de calidad durante todo el proceso

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LOS PROGRAMAS DE GESTIN DE

DOCUMENTOS Y EL USO DE NUEVAS
TECNOLOGAS

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contacto@archivogeneral.go
v.co
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www.archivogeneral.gov.co
contacto@archivogeneral.gov.co
Telfono: (1)3373111
Fax: (1)3372019
Cra. 6 N 6-91
A.A. 37555
Bogot D.C., Colombia
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