INSTITUCION EDUCATIVA SAN ANTONIO-JARDIN

CAJA MENOR : ( 110510 )

Es un fondo menor que se utiliza para la adquisicin de artculos cuya necesidad son de carcter
urgente tales como : fotocopias, artculos de cocina, traperos, detergentes, pasajes etc,,

MONTO DE CAJA MENOR ( Base de Caja menor )

El monto es variable dependiendo del tamao de la empresa y de las

necesidades, por tal razn se deben tener directrices muy claras al respecto.
ADMINISTRACION DEL FONDO DE CAJA MENOR:
el fondo de caja menor debe ser administrado por una persona ajena a la tesoreria
ajena a la Caja General. Por lo general una secretaria de manejo y confianza
CREACION DEL FONDO DE CAJA MENOR:
Ejemplo $200.000
CAJA MENOR
BANCO
S

110510

Credito
200.000

111005

Debito
200.000

PLANILLA DE CAJA MENOR:

Es un formato, que diligencia la persona que administra el fondo de caja menor,
en dicha planilla, debe relacionar, cada uno de los gastos de caja menor que se
se van generando en la empresa.
La planilla de caja menor debe contener como mnimo la siguiente informacin:
Fecha, Persona que administra el fondo de caja menor, monto del fondo,
periodo tiempo que durar el fondo de caja menor asi por ejemplo, un
fondo de caja menor de $100.000 puede ser creado para que dure una semana,
un fondo de $300.000 puede ser creado para que dure quince dias etc, ( depende del tamao de
la empresa organizacin ).
Igualmente, en la planilla se debe diligenciar el nombre del empleado que gener el gasto, el valor
que solicit y los soportes ( Facturas ) que respalden el gasto de caja menor. En la planilla de
caja menor tambin debe ir el Nit de La empresa que suministr el servicio el articulo.
Un ejemplo cualquiera de una planilla de caja menor seria el siguiente:

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COMPAA
DIDACTICA
NIT 890.524.258
PLANILLA DE CAJA
MENOR
Fecha del reembolso :
Responsable de administrar el fondo:
DETALLE

Valor del Fondo de Caja menor

Nombres y apellidos del

Empleado que solicit el
Gasto

Valor
Entregad
o
"por
legalizar"

Valor
legalizad
o

Codigo

soportes

contable

Fotocopias
Articulos de
cafeteria.
Fax
Taxis y Buses
( pasajes )
Combustibles y
lubricantes
Parqueaderos
Restaurantes
Correo portes y
telegramas
etc,,,
TOTALES :

REEMBOLSO DE CAJA MENOR:

Consiste en que cuando a la persona que administra el fondo de caja menor se le acab dicho
fondo, debe solicitar que nuevamente, le reembolsen el fondo de caja menor, para seguir
atendiendo las necesidades de los empleados de la empresa. Por tal razn debe enviar al depto de
Contabilidad ( auditoria si es del caso ), la planilla de caja menor con todos sus soportes y de
inmediato all le autorizan el reembolso.
CONTABILIZACION DEL FONDO DE CAJA MENOR:
Una vez al departamento de Contabilidad, lleg la planilla de caja menor con todos los soportes,
proceden asignarles los cdigos contables ( PUC ) respectivos segn el tipo de gasto costo y
se realiza el siguiente asiento: ( De hecho en la misma planilla asigna los codigos contables. ).
Asi por ejemplo: el fondo de caja menor son $150.000 ( antes de que se le acabe debe solicitar
el reembolso ), con la planilla de caja menor y los soportes respectivos: el asiento es el sgte:
CAUSACION:
Fotocopias
Elementos de aseo y cafeteria
Fax
Taxis y Buses ( pasajes )
Combustibles y lubricantes

Codigo PUC
519530
519525
513545
519545
519535

DEBITO
25.000
19.000
12.000
17.500
16.500

CREDIT
O

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Parqueaderos
Restaurantes
Correo portes y telegramas

519565
519560
513540

costos y gastos por pagar

233595

13.800
15.000
26.000
144.800

REEMBOLSO
De inmediato el depto de contabilidad autoriza que giren cheque por valor de $144.800 para la
persona que administra el fondo de caja menor y seguir operando. El asiento es el siguiente:
CREDIT
DEBITO
O
costos y Gastos por pagar
233595
144.800
BANCOS
111005
144.800

ARQUEO DE CAJA MENOR:

Es un control espontneo ( Sin avisar ) que se le realiza a la caja menor para auditar su buena
utilizacin, en este proceso se generan faltantes sobrantes
PLANILLA DE ARQUEO DE CAJA MENOR:
Debe contener minimo la siguiente informacin:
Fecha, hora, persona responsable del fondo, valor del fondo de caja menor, soportes de gastos
valor encontrado, faltantes, sobrantes
Persona de auditoria de contabilidad que realiz el arqueo de caja menor.
TALLER : Disear la planilla de Arqueo de Caja menor.
SI EXISTEN FALTANTES el asiento contable es el siguiente:
PUC
DEBITO
CREDITO
a) cobro al empleado
CxC empleados
Caja Menor
b) reembolso del faltante
Caja menor
Bancos

136530
110510

XXXX

110510
111005

XXX

XXXX

XXXX

SI EXISTEN SOBRANTES el asiento contable es el siguiente:

DEBITO
CREDITO
BANCOS
111005
XXXX
INGRESOS NO OPERAC.
429553
XXXX