Manual Compras MM SAP

PROYECTO DE IMPLANTACIN DE SAP BUSINESS
SUITE
GESTIN DE COMPRAS
CONTROL DOCUMENTAL
Elaborado por:
Juan Carlos Ponte Haro
Fecha: 12 de Diciembre de 2015
Revisado por:
Carlos Gustavo Ypez Villa
Fecha:
Objeto:
Versin
1.0
Fecha
Lista de distribucin:
Descripcin
Proyecto implantacin MEGA SAP Business Suite
Gestin de Compras
CONTROL DE CAMBIOS
Fecha / Versin
Fecha:
12/12/2015
Autor
Autor:
Juan Carlos Ponte
Haro
Pgina
Revisor:
Carlos Gustavo
Ypez Villa
Cambio
Cdigo Documento:
310532217
Versin:
1.0
Pgina:
2 de 162
OBJETO
El objetivo del presente documento es facilitar al usuario el uso de la herramienta
SAP, que contempla los procesos establecidos en el documento del BBP y los
acuerdos realizados en el transcurso de la fase de anlisis y realizacin.
GLOSARIO DE TRMINOS Y DOCUMENTACIN DE REFERENCIA

Se ha minimizado el uso de abreviaturas y siglas en el documento. Las siglas
utilizadas son:
FI: Finanzas (GL y AM)

TR: Tesorera (AP, AR y TR)
CO: Controlling
FM: Control presupuestario
HR: Recursos humanos
MM: Compras y gestin de materiales
BC: rea Tcnica
MI: Migraciones
PI: Integraciones
RL: Autorizaciones y permisos
BO: Business Object
MO: Fiori
GE: Gerencia
As mismo, se han utilizado las siguientes abreviaturas:
TEC, por Tecnocom Per

FONAFE, por Fondo Nacional de Financiamiento de la Actividad
Empresarial del Estado.
Las definiciones significativas se realizan en el cuerpo del documento.
NDICE
NDICE.............................................................................................................................................. 5
1.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.............................................................................................. 8
2.
MAESTRO DE PROVEEDORES............................................................................................. 9
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.7.
3.
MAESTRO DE SERVICIOS.................................................................................................... 49
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
4.
CREACIN DE PETICIN DE OFERTA....................................................................................62

MODIFICACIN DE PETICIN DE OFERTA..............................................................................69
VISUALIZACIN DE PETICIN DE OFERTA.............................................................................70
CREACIN/MODIFICACIN DE OFERTA................................................................................72
VISUALIZACIN DE OFERTA................................................................................................. 74
COMPARACIN DE OFERTAS............................................................................................... 76
IMPRESIN DE OFERTA...................................................................................................... 77
RESULTADO DEL PROCESO................................................................................................. 79
REGISTRO DEL CALENDARIO DEL PROCESO DE SELECCIN Y ENVO DE ALERTAS

80
5.1.
5.2.
5.3.
6.
CREACIN DE UN SERVICIO................................................................................................ 49
MODIFICAR/VISUALIZAR UN SERVICIO..................................................................................56
LISTA DE SERVICIOS........................................................................................................... 60
PETICIN DE OFERTA/OFERTA.......................................................................................... 62
4.1.
4.2.
4.3.
4.4.
4.5.
4.6.
4.7.
4.8.
5.
CREACIN DE UN PROVEEDOR.............................................................................................. 9
CREACIN DE UN PROVEEDOR PARA DEVOLUCIN...............................................................28
MODIFICACIN DE UN PROVEEDOR......................................................................................35
VISUALIZACIN DE UN PROVEEDOR.....................................................................................41
AMPLIACIN DE PROVEEDORES.......................................................................................... 45
LISTA DE PROVEEDORES COMPRAS.....................................................................................47
CALENDARIO DEL PROCESO DE SELECCIN.........................................................................80

RESULTADO DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES............................................................83
ENVO DE ALERTAS............................................................................................................ 85
DOCUMENTOS DE COMPRA (PEDIDOS DE COMPRA Y CONTRATOS)...........................90

6.1.
CREACIN DE PEDIDO DE COMPRA/CONTRATO....................................................................90
6.1.1 GENERACIN DEL PEDIDO DE DEVOLUCIN..........................................................................103
6.1.1.1 LIBERACIN DEL PEDIDO DE DEVOLUCIN.........................................................................104
6.2.
MODIFICACIN DE PEDIDO DE COMPRA/CONTRATO............................................................104
6.3.
VISUALIZACIN DE PEDIDO DE COMPRA/CONTRATOS.........................................................109
6.4.
CARTAS FIANZAS EN ORDEN DE COMPRA...........................................................................110
6.5.
RETENCIONES POR FONDO DE GARANTA A PROVEEDOR....................................................112
5.4
ANTICIPO......................................................................................................................... 114
5.5
LIBERACIN DE DOCUMENTOS DE COMPRA........................................................................119
5.6
LISTADO DE PEDIDO DE COMPRA/CONTRATO.....................................................................120
5.7
IMPRESIN DE DOCUMENTOS DE COMPRA.........................................................................123
5.8
7.
RESULTADO DEL PROCESO............................................................................................... 125
EVALUACIN DE PROVEEDORES....................................................................................126
7.1.
REGISTRO DE LOS DATOS PARA LA CALIFICACIN DEL PROVEEDOR.....................................127
7.1.1. EVALUACIN DE PROVEEDORES........................................................................................128
7.1.2. LISTA RANKING DE PROVEEDORES....................................................................................134
8.
CONTROL DE COMBUSTIBLE........................................................................................... 137

8.1.
8.2.
8.3.
9.
GENERACIN DE SOLPED PARA CONTROL DE COMBUSTIBLE...............................................137

GENERACIN DE DOCUMENTO DE COMPRA PARA CONTROL DE COMBUSTIBLE......................139
CARGA DE EM DE COMBUSTIBLE......................................................................................141
REPORTES.......................................................................................................................... 145
10.
ANEXOS........................................................................................................................... 151
10.1.
10.2.
10.3.
10.4.
10.5.
10.6.
10.7.
10.8.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA........................................................................................151
MAESTRO DE PROVEEDORES........................................................................................ 151
MAESTRO DE SERVICIOS.............................................................................................. 152
PETICIN OFERTA/OFERTA............................................................................................152
DOCUMENTOS DE COMPRA...........................................................................................152
EVALUACIN DE PROVEEDORES....................................................................................153
CONTROL DE COMBUSTIBLE.......................................................................................... 153
REPORTES.................................................................................................................. 154
GESTION DE COMPRAS
Brindar al usuario los conocimientos en SAP ERP para realizar los procesos de
gestin de compras.
1 . E S T R U C T U R A O R G AN I Z ATI VA
2.
2.1.
Creacin de un proveedor
Datos generales y Datos compras

Ruta de
acceso
Transaccin
Descripcin
Logstica Gestin de materiales Compras Datos

maestros Proveedor Compras Crear
MK01
Creacin de un proveedor
Se ingresa el cdigo de la transaccin correspondiente a la Creacin de un

proveedor MK01, en la barra de navegacin de SAP. Esta transaccin permite
crear los datos generales correspondientes a un proveedor (nombres, direccin,
etc) y los datos especficos de compras (moneda, condicin de pago, etc).
(1) Se ingresa un valor en el campo Organizacin de compras, se despliega la

ayuda
de
bsqueda
y
se
hace
un
doble
clic
en
. Esta organizacin de compras es
vlida para todos los centros de la sociedad. Existirn otras organizaciones de
compras para las dems sociedades.
(1) Debe
seleccionar
el
plan
de
cuentas haciendo doble clic en

. El grupo de cuentas de un
proveedor determina entre otras cosas la codificacin y los datos obligatorios que
requerir el proveedor al ser creado.
(1) El tratamiento de creacin de un proveedor (Datos generales/Compras) es

similar al de creacin de un material. El ingresar la organizacin de compras C001
que permite crear los datos de compra del proveedor para que pueda ser utilizado
en los documentos de compras. En caso de que se desee crear un proveedor con
referencia a otro ya existente, se deber incluir un cdigo de acreedor en la
seccin Modelo.
ENTRAR se pulsa para continuar.
(1) Haga clic en
para desplegar las opciones del campo Tratamiento.
(1) Se ingresa los valores de nombre y apellidos, el concepto de bsqueda que

sirve como una clave para buscar de forma ms ptima el proveedor ms
adelante se ingresan los datos de direccin y comunicacin.
(2) Se puede desplegar haciendo un clic sobre los iconos de otros campos,
para que se habiliten ms opciones de datos que se requiera ingresar.
ENTRAR se pulsa para continuar.
Los datos de control contienen informacin como el NIF, el tipo de NIF, la clase de
impuesto, etc. Adems para este ejemplo con el grupo de cuentas Z001
Proveedores Nacionales estos datos son de carcter obligatorio.
(1) Se hace doble clic en
(1) Se
hace
doble
clic
.
en
(1) Haga clic en el recuadro para marcar el check de persona fsica.
Se continua pulsando ENTRAR.
No se llenar informacin en la vista de Pagos, por lo que se pulsa directametne

ENTRAR para continuar.
Los datos de compras contienen una larga lista de informacin sobre el

tratamiento que tendr el proveedor para efectos de la gestin de compras.
Tenemos la seccin de Condiciones y Datos de control, en donde se ingresarn
valores que luego sern propuestos en los pedidos o para controlar los mismos al
usar el proveedor en mencin. Tambin se tiene unas seccin con Valores

propuesto de material y Datos de servicio.
(1) Ingresaremos un valor para el campo moneda, desplegamos la siguiente lista

utilizando
la
ayuda
de
bsqueda
y
hacemos
doble
clic
en
.
(1) Ingresaremos un valor para el campo condicin de pago, desplegamos la

siguiente lista utilizando la ayuda de bsqueda y hacemos doble clic en
.
(1) Haga clic en

. Marcar este check permite que para el proveedor
en cuestin se puedan ingresar facturas siempre y cuando se halla registrado una
entrada de mercanca previa.
Si se requiere se pueden ingresar ms campos relevantes, en su defecto se

puede pulsar ENTRAR para continuar.
La vista de Funciones de interlocutor tiene con finalidad ingresar informacin

correspondientes a las responsabilidades de todas las personas/entidades
(interlocutores) que participan en la gestin de compras (transportista, , ENTRAR
se pulsa para continuar.
(1) Esta lista muestra las funciones de interlocutor disponibles para el grupo de
cuentas Z001 Proveedores Nacionales. Haga clic en Continuar
.
Se pulsa ENTRAR para continuar.
(1) El sistema consulta si requiere guardar la informacin registrada. Haga clic en

para guardar.
(1) El sistema informa que se ha creado el proveedor correctamente.
2.2.
Creacin de un proveedor para devolucin
Como paso previo a la creacin del pedido de devolucin, es necesario crear al

proveedor como un cliente de tipo Destinatario de mercancas Esto se
fundamenta en que para SAP, la expedicin se da hacia un cliente.
Ruta de
acceso
Transaccin
Descripcin
Logstica Comercial Datos maestros Interlocutor

comercial Cliente Crear Total
XD01
Entrega de salida a partir de pedido de compras
El grupo de cuentas de cliente para este caso es el Z0002 Destinatario de

mercancas.
1 Se selecciona el grupo de cuentas correspondiente.
2 Se ingresa la informacin del rea de ventas correspondiente a los

traslados de la sociedad.
3 Se pulsa continuar.
Para la creacin de este tipo de clientes, solo necesitamos ingresar la informacin
correspondiente a los Datos generales del cliente y los Datos de rea de ventas.
1 Dentro de la pestaa de datos generales (Datos de direccin), es

importante resaltar que se debe de ingresar el dato de la Zona de
transporte, aqu se ingresar:
1 Tambin dentro de la pestaa de datos generales (Datos de control), es

importante ingresar en la seccin de control de cuentas, el dato del
Acreedor de referencia, este dato representa al proveedor del maestro de
proveedores al cual se le va a realizar la devolucin de mercancas. De
igual forma en el proveedor se deber registrar la informacin del Deudor
para que estn relacionados, esto se ver luego de crear al Deudor. Al
realizar este paso el sistema puede mostrar un mensaje de advertencia
como el siguiente:
Solo se pulsa enter para continuar. En caso de que el destinatario de

mercanca no tenga un proveedor asociado, se debe de ingresar el nmero de
identificacin fiscal 1.
Se contina completando los datos del deudor Destinatario de mercancas.
Se completa la informacin relevante en la pestaa de Expedicin, como Prioridad

de entrega y Condicin de expedicin y se graba el cliente.
El sistema asignar una numeracin de forma automtica, mostrando el mensaje
siguiente:
Finalmente como ya habamos comentado asignaremos el Deudor al proveedor

de devolucin en los datos generales (pestaa de control), seccin Control de
cuentas. Junto al requisito de marcar el check de Devolucin con gestin de
expedicin, ambos pasos se explican a continuacin:
1 Se ingresa el cdigo del cliente Destinatario de mercancas que se cre en

el paso anterior. De igual forma si el sistema emite un mensaje de
advertencia se pulsa enter para continuar.
1 Se debe marcar este check en la seccin de Datos de control. Necesario

para poder realizar el proceso de devolucin.
2.3.
Modificacin de un proveedor
Ruta de
acceso
Transaccin
Descripcin

maestros Proveedor Compras Modificar
MK02
Modificacin de un proveedor
En este caso para modificar un proveedor debemos ingresar el cdigo

correspondiente en el campo Acreedor, si se desea modificar solo datos generales
no es necesario ingresar la organizacin de compras pero si es lo opuesto
entonces debe de ingresarse.
Para ubicar a nuestro proveedor podemos utilizar diferentes criterios de bsqueda

o simplemente digitar el cdigo correspondiente.
Se debe seleccionar las vistas que desean modificarse (similar al maestro de
materiales) es de nuestro inters visualizar los datos de direccin (generales) y
datos de compras (para ello se ingres una Organizacin de compras).
Como se ve se habilitan los campos de datos de direccin para poder ser

modificados si es necesario.
De igual forma se habilitan los campos de datos de compras para poder ser
modificados si es necesario.
Una vez concluido el tratamiento se pulsa ENTRAR para continuar.
(1) Se guardan los datos modificados pulsando en S.
El sistema emite un mensaje informativo de que se efectuaron las modificaciones

o en su defecto que no se realizaron modificaciones.
2.4.
Visualizacin de un proveedor
Ruta de
acceso
Transaccin
Descripcin

maestros Proveedor Compras Visualizar
MK03
Visualizacin de un proveedor
(1) Para visualizar un acreedor debemos ingresar el cdigo correspondiente al

mismo en el campo Acreedor, adems de seleccionar las vistas que se
desean visualizar, este procedimiento es el mismo que al modificar.
Los campos aparecen sombreados lo que indica que no se pueden editar.

Pulsando ENTRAR se navegar entre las vistas seleccionadas en la pantalla de
inicio para poder ser visualizadas.
Una vez que se complete la visualizacin, el sistema realizar la consulta para

finalizar el tratamiento.
(1) Se pulsa S para finalizar el tratamiento de visualizacin.
2.5.
Ampliacin de proveedores
La ampliacin de un proveedor consiste en utilizar un proveedor ya existente en la

base de datos y ampliarlo (crearlo) en una organizacin de compras distinta y de
esa forma crearle nuevos datos de compras, este mismo proceso puede
realizarse para los datos de sociedad (datos contables).
Para ampliarlo utilizaremos la misma transaccin de creacin de proveedores.
Ruta de
acceso
Transaccin
Descripcin

maestros Proveedor Compras Crear
MK01
Creacin/Ampliacin de un proveedor
(1) Se debe ingresar el cdigo del acreedor a ampliar.

(2) Se ingresa la organizacin de compras en la que se desea ampliar el
proveedor.
(3) Se tiene la opcin de ingresar un acreedor como modelo, esto se puede
usar tanto para la creacin inicial como la ampliacin, esto traer
informacin del otro proveedor como referencia.
Se pulsa enter para continuar a la pantalla siguiente.
Por defecto traer la informacin del proveedor que se utiliz como modelo, en
caso de que sea necesario puede modificarse la informacin mostrada, finalmente
se pulsa el botn de grabar .
El sistema emite un mensaje informativo indicado que el proveedor se cre en la

nueva organizacin de compras requerida.
2.6.
Lista de proveedores compras
Ruta de
acceso
Transaccin
Descripcin

maestros Proveedor Visualizar lista Directorio compras
MKVZ
Lista de proveedores compras
(1) En la pantalla de seleccin de la lista de proveedores compras se muestran

los conceptos de bsqueda por proveedor, organizacin de compras,
concepto de bsqueda, grupo de cuentas. Podemos utilizar las ayudas de
bsqueda respectivas para seleccionar un dato especfico, digitar
manualmente, ingresar un rango de valores o simplemente dejar en blanco
para obtener todos los resultados. En este ejemplo ingresaremos valores
para organizacin de compras y grupo de cuentas.
(1) Pulsamos Ejecutar
para continuar.
(1) Dentro del reporte de Lista proveedores compras, tenemos los botones del
ALV, que permiten realizan una serie de funcionalidades, como por ejemplo
ordenar, filtrar, sumatorias, descargar a Excel, generar grficos, modificar
layout.
(2) Tambin tenemos dos botones adicionales para poder visualizar la
informacin correspondiente a los datos de Compras y Central del
proveedor al seleccionar una determinada lnea.
2.7.
Resultado del proceso
Los procesos presentados para el Maestro de Proveedores:
Generar/Modificar/Visualizar los datos maestros de compras para los

proveedores.
Listar proveedores.
3 . M AE S T R O D E S E RVI C I O S
3.1.
Creacin de un servicio
Ruta de
acceso
Transaccin
Descripcin
Logstica Gestin de materiales Maestro de servicios

Servicio Maestro de servicios
AC03
Datos de servicio
(1) Desde la pantalla de la transaccin debemos pulsar Crear prestaciones,

para poder registrar un nuevo servicio.
(2) Adems podemos observar que tenemos un resumen de servicios en la
parte izquierda, que lista los ltimos servicios creados a manera de
resumen puede desactivarse si se desea, con el botn de desactivar
resumen
La pantalla de creacin de servicios nos permitir ingresar la informacin

relevante para la gestin de compras.
(1) El cdigo del servicio ser asignado automticamente por el sistema al

grabar los datos. Se ingresa el texto breve del servicio.
(2) Se ingresa el Tipo de servicio (para la gestin de compras debe ser de tipo
SERV) se toma el valor de la lista desplegable.
(1) Se ingresa el grupo de artculos correspondiente de la lista resultante de la

ayuda de bsqueda.
(1) Ahora ingresamos una categora de valoracin, este elemento determina la

cuenta contable que tendr el servicio.
(1) Se ingresa un identificador de impuesto en este caso. Seleccionamos

.
(1) Si se desea se puede ingresar un texto explicativo, es decir un texto largo

que permita agregar una descripcin del servicio a manera mas detallada.
(1) El nmero de servicio se asign de manera automtica luego de grabar.

(2) El sistema emite un mensaje informativo de que los registros fueron
grabados.
3.2.
Modificar/Visualizar un servicio
Ruta de
acceso
Transaccin
Descripcin

Servicio Maestro de servicios
AC03
Datos de servicio
Desde la pantalla de inicio de la transaccin AC03, podemos visualizar un

servicio, por defecto el sistema muestra el ltimo servicio tratado.
(1) Para visualizar otro servicio especfico podemos utilizar la opcin de Otro
servicio
.
(2) Tambin podemos ubicar un determinado servicio de la lista de resumen y
seleccionarlo haciendo doble clic.
(1) Aqu se debe ingresar un cdigo de servicio o utilizar la ayuda de bsqueda

para ubicar otro servicio.
(1) Para modificar un determinado servicio debemos utilizar el botn de

Cambiar entre visualizar y modificar
. Esto permitir que se habilite la
modificacin de un servicio.
(1) Habilitados los campos, podemos empezar con la modificacin.
(1) Se modificar en este ejemplo el texto breve del servicio.

(2) Una vez concluidas las modificaciones se procede a Grabar
(1) El sistema emite un mensaje informativo indicando que se han grabado los
datos.
3.3.
Lista de servicios
Ruta de
acceso
Transaccin
Descripcin

Servicio Lista de servicios
AC06
Datos de servicio
(1) Se pueden especificar diferentes criterios de seleccin para listar los

servicios igual que en el caso de los materiales, proveedores, etc.
(2) Una vez determinado los criterios de seleccin, se pulsa ejecutar
(1) Los botones del ALV permiten ordenar, filtrar, generar un grfico, etc.
(2) El botn se servicio permite visualizar un servicio seleccionado de la lista
con un mayor detalle.
3.4. Resultado del proceso

Los procesos presentados para los Requerimientos de compra permiten:
Generar/Modificar/Visualizar los datos maestros para los servicios.

Listar servicios.
4 . P E T I C I N D E O F E R TA/ O F E R TA
4.1.
Creacin de Peticin de oferta
Ruta de
acceso
Transaccin
Descripcin
Logstica Gestin de materiales

Pet.oferta/Oferta Peticin de oferta Crear
ME41
Crear peticin de oferta
Compras
Una peticin de oferta es una invitacin que extiende una organizacin de

compras a un proveedor para que presente una oferta en concepto del
aprovisionamiento de materiales o de la prestacin de servicios.
Una peticin de oferta consta de la cabecera de peticin de oferta y las
posiciones:
Cabecera de la peticin de oferta
La cabecera contiene informacin general sobre la peticin de oferta, como por
ejemplo la direccin del proveedor.
Posiciones
Las posiciones contienen las cantidades totales y las fechas de entrega para los
materiales o los servicios especificados en la peticin de oferta.
(1) Esta seccin muestra botones correspondientes a la transaccin:
Resumen: Sirve para poder visualizar las posiciones de una peticin de

oferta.
Cabecera: Sirve para poder visualizar los datos de cabecera de una
peticin de oferta.
Copiar documento: Permite copiar un documento para posteriormente
editar su contenido.
Refer.a sol.pedido: Permite crear una peticin de oferta con referencia a
una solicitud de pedido ya creada.
(1) Un dato que es requerido para iniciar la creacin es la clase de documento

para la peticin de oferta que utilizaremos ser ZAN: Pet.Oferta/Oferta.
(2) La organizacin de compras y el grupo de compras tambin son datos
requerido en esta pantalla.
(3) La seccin de Datos de propuesta posiciones Tipo de posicin, Fecha de
entrega, Centro, Almacn, Grupo de artculos y nmero de necesidad,
permiten registrar de manera previa informacin para que luego se
proponga en cada posicin de la peticin de oferta. Si creamos una
peticin de oferta/oferta con referencia por lo general no ingresamos
informacin en esta seccin.
(1) Creamos la peticin de oferta con referencia a la solicitud de pedido.

(2) Se ingresa la solicitud de pedido especfica para la cual se requiere crear la
peticin de oferta o en su defecto se establecen criterios para que el
sistema recopile automticamente todas las solicitudes de pedido que
cumplan con los criterios especificados. Ntese que si ingresa una solped
especfica puede incluir la posicin especfica que debe considerarse en la
peticin de oferta, si no incluye ningn valor el sistema traer todas las
posiciones de la solped.
(1) Las posiciones de la solped de referencia me aparecen seleccionadas

automticamente, se puede desmarcar alguna si es necesario.
(2) Luego se hace clic en el botn Tomar+detalle, para que las considere en el
documento de peticin de oferta.
(1) Automticamente el sistema nos muestra los detalles para la primera

posicin de la peticin oferta. Podemos modificar alguno de los valores de
propuesta o ingresar informacin adicional de ser necesario.
(2) Con este icono podemos desplazarnos hacia la siguiente posicin de la
peticin de oferta.
(3) La fecha de entrega debe ser una fecha posterior o igual a la fecha de
plazo de oferta, se recomienda que sea mayor.
(4) En la seccin mostrada tenemos una serie de botones con diferentes
funcionalidades, por ejemplo:
Borrar ( ): Haciendo un clic en aqu se puede borrar una de las

posiciones del documento de peticin de oferta.
Resumen (
): Permite visualizar el resumen de las posiciones del
documento de peticin de oferta.
Detalle cabecera ( ): Permite visualizar el detalle de los datos de
cabecera de la peticin de oferta.
Datos adicionales ( ): Permite tratar los datos adicionales asociados a

la posicin. Como por ejemplo: gestin, volumen, pesos.
Textos de posicin ( ): Permite ingresar textos de referencia en la
posicin seleccionada.
Direccin de entrega ( ): Permite establecer una direccin de entrega
para la posicin de peticin de oferta.
Repartos ( ): Se pueden establecer repartos para la posicin si se
requiere.
(1) En el resumen de posiciones podemos ver los principales datos ingresados

en las posiciones.
(2) Se debe ingresar un proveedor en la peticin de oferta, ara ello hacemos
clic en el icono de direccin de proveedor, si se trata de un proveedor
espordico el sistema solo nos requerir informacin bsica (pero
igualmente debemos ingresar el cdigo del proveedor espordico), si se
trata de un proveedor ya creado en el sistema, debemos ingresar su cdigo
del maestro de proveedores.
Una vez concluido el tratamiento de los datos se procede a guardar la peticin de

oferta, con el botn de grabar
. El sistema emite un mensaje indicando que se
gener la peticin de oferta y el correlativo correspondiente:
4.2.
Modificacin de Peticin de oferta
Ruta de
acceso
Transaccin
Descripcin
Logstica Gestin de materiales Compras

Pet.oferta/Oferta Peticin de oferta Modificar
ME42
Modificacin peticin de oferta
(1) Se ingresa un nmero de peticin de oferta o en su defecto se utiliza la

ayuda de bsqueda para ubicar una determinada oferta. El sistema
muestra la ltima peticin de oferta creada/tratada.
(2) Se contina utilizando los iconos de resumen de posiciones o detalle de
cabecera, tambin pulsando ENTRAR se puede continuar.
(1) En este ejemplo modificaremos la cantidad de la peticin de oferta y

guardaremos.
(2) Tambin se puede hacer uso de los botones de la parte superior para
modificar mayor informacin, imprimir, etc.
(1) El sistema emite un mensaje informativo con el nmero correlativo de la

peticin de oferta indicando que se ha modificado.
4.3.
Visualizacin de Peticin de oferta
Ruta de
acceso
Transaccin
Descripcin

Pet.oferta/Oferta Peticin de oferta Visualizar
ME43
Visualizacin peticin de oferta

ayuda de bsqueda para ubicar una determinada oferta.
El
sistema
(1) Podemos visualizar el resumen de posiciones, como en este caso.

Tambin podemos visualizar los datos de cabecera del documento de peticin de

oferta.
4.4.
Creacin/Modificacin de Oferta
Ruta de
acceso
Transaccin
Descripcin

Pet.oferta/Oferta Oferta Actual.
ME47
Creacin/Modificacin oferta
Compras
Una oferta es una propuesta realizada por un proveedor a una organizacin de

compras que guarda relacin con el aprovisionamiento de materiales o la
prestacin de servicios sujetos a condiciones especificadas.
La oferta es la respuesta del proveedor a una peticin de oferta emitida por una
organizacin de compras.
Una oferta consta de posiciones en las que se especifica la cantidad total y la
fecha de entrega de una prestacin o de un material solicitado.

ayuda de bsqueda para ubicar una determinada oferta. El sistema
(1) La pantalla de la oferta es bsicamente la misma que la de la peticin de

oferta, con diferencia que en esta pantalla se tiene la opcin de ingresar un
Precio neto por cada posicin, este precio es brindado por el proveedor
registrado en la oferta y esa es la finalidad de la oferta. Se registran los
precios para las posiciones de materiales y/o servicios, se puede guardar o
editar ms datos.
(2) Los botones de esta seccin tambin son similares a los de la peticin de
oferta.
(1) Precio neto ingresado, se guarda la oferta con Grabar
(1) El sistema emite un mensaje informativo indicando que se ha actualizado la

oferta, sin embargo al nmero correlativo es el mismo que el de la peticin
de oferta en este caso.
Una vez ingresados los precios ofrecidos por un proveedor en el documento de
peticin de oferta/oferta, no pueden modificarse, estos ya quedan registrados.
Podremos ingresar a modificar otros datos como cantidades y textos de los
materiales, sin embargo no podemos modificar los materiales y/o servicios
ingresados.
4.5.
Visualizacin de Oferta
Ruta de
acceso
Transaccin
Descripcin

Pet.oferta/Oferta Oferta Visualizar
ME48
Visualizacin oferta
Compras
(1) Se ingresa un nmero de peticin de oferta/oferta o en su defecto se utiliza

la ayuda de bsqueda para ubicar una determinada oferta. El
sistema
muestra la ltima peticin de oferta/oferta creada/tratada.
(1) Podemos visualizar el resumen de posiciones, como en este caso.

Tambin podemos visualizar los datos de cabecera del documento de peticin de

oferta.
4.6.
Comparacin de ofertas
Ruta de
acceso
Transaccin
Descripcin

Pet.oferta/Oferta Oferta Actual.
ME49
Visualizacin oferta
Compras
(1) Los datos obligatorios son los siguientes:
Organizacin de compras: Se debe ingresar una organizacin de

compras de referencia.
Oferta: Es necesario ingresar un nmero o un rango de documentos de
oferta, o en su defecto un rango de nmeros de licitacin.
Licitacin: Se puede ingresar un nmero o un rango de nmeros de
Licitacin, o en su defecto una oferta.
Se pueden utilizar ms criterios (mostrados en la pantalla de seleccin) segn

sea necesario.
(2) Se pulsa ejecutar para continuar.
(1) Si se ingresara un rango de ofertas o nmeros de licitacin, se podra

verificar los precios de las ofertas para realizar la comparacin, para cada
material ofertado.
4.7.
Impresin de Oferta
Ruta de
acceso
Transaccin
Descripcin

Pet.oferta/Oferta Mensajes Editar mensajes
ME9A
Edicin de mensajes para documentos de compras
(1) En la seccin Datos mensaje, se recomienda ingresar la clase de mensaje

correspondiente a la peticin oferta/oferta que es la ZNEU.
(2) Se puede registrar en la seccin de Datos doc. Compras informacin que
permita realizar los filtros para seleccionar los documentos que saldrn en
la lista previa de impresin, si se conoce el cdigo del documento a
imprimir bastar con ingresar el nmero en el campo N documento.
(3) Terminado el registro de los datos se pulsa ejecutar
(1) Se selecciona un documento de la lista, en este caso como se ingreso un

documento especfico solo tenemos una entrada.
(2) Editar mensaje enva el documento a impresin, aparecer la ventana
correspondiente a la aceptacin de la impresin.
(3) Visualizar mensaje permite obtener una vista preliminar del formato que se
generar.
4.8. Resultado del proceso

Los procesos presentados para la Peticin de oferta/Oferta permiten:
Crear/Modificar/Visualizar peticiones de oferta.

Utilizar proveedores espordicos para la creacin de peticiones de oferta.
Crear/Modificar/Visualizar ofertas.
Imprimir el documento de peticin de oferta/oferta.
Comparar ofertas de distintos proveedores
5 . R E G I S T R O D E L C AL E N D AR I O
DEL PROCESO DE
S E L E C C I N Y E N V O D E AL E R TAS
5.1.
Calendario del Proceso de seleccin
Ruta de acceso
Transaccin
Descripcin
No aplica
ZMM001
Registrar calendario PAC
Esta transaccin permite registrar en el sistema las solicitudes de pedido de tipo

ZPA que representan un proceso de seleccin del PAC y que relacionan con las
mismas a travs del nmero de necesidad, dato que se proporciona en el
documento de solicitud de pedido.
La estructura de este calendario permite especificar documentos de solicitud de
pedido por sociedad y centro, como mnimo es necesario especificar la sociedad.
La pantalla de seleccin de la transaccin es la siguiente:
(1) Se debe ingresar como mnimo la sociedad (dato obligatorio). Si se

requiere ser ms especfico se debe indicar un centro.
(2) El nmero de necesidad y el rango de fechas nos permiten acotar la
bsqueda siempre y cuando ya se tengan creados registros del calendario
en el sistema y se requiera hacer la consulta respectiva.
(3) El botn de ejecutar nos permite continuar a la pantalla de registro del
calendario PAC.
La pantalla de registro es de la siguiente forma:
(1) La pantalla de registro consta de un ALV sobre el cul podremos utilizar

los botones de nuevo (
) y agregar lneas (
) para completar la
informacin que requerimos. Esto habilitar nuevas entradas para ser
completadas con las solped de proceso de seleccin (solped ZPA) a las
cuales queremos hacer seguimiento.
(1) Se debe de ingresar el Nmero de solicitud de pedido que se desea

registrar en el calendario PAC, los datos de sociedad y centro los recupera
automticamente de la pantalla de seleccin.
(2) Luego se debe seleccionar la Etapa PAC, se han definido las siguientes
etapas:
(3) Por ltimo indicar el rango de fechas (Vlido de hasta Vlido a), esto
permitir identificar la etapa en curso para el posterior envo de correos
electrnicos en forma de alertas del proceso de compra.
Se procede de la misma forma para agregar ms entradas de solicitudes de

pedido diferentes o se puede utilizar la misma para agregar ms etapas de PAC,
cuando finalice el tratamiento en cualquiera de los casos, pulse el botn grabar en
la pantalla ( ). La informacin se almacenar en el sistema, lo que permitir
posteriormente realizar las consultas respectivas a la informacin registrada con
anterioridad.
Como se ve en la figura anterior, en la columna Etapa actual se marca una X que

indica la etapa en curso, esto se verifica automticamente en base a la fecha del
da.
Registradas las entradas correspondientes pueden eliminarse o agregarse ms,
adems de utilizar los dems botones del ALV que permitan ordenar, copiar, etc e
incluso trasladar esta informacin a una hoja de clculo de excel.
5.2.
Resultado de adquisiciones y contrataciones
Ruta de acceso
Transaccin
Descripcin
No aplica
ZMM002
Resultado de adquisiciones y contrataciones
Complementando el desarrollo del registro del calendario PAC, se tiene este

reporte que permitir realizar un listado de los procesos de compra emitiendo
informacin complementaria como por ejemplo nmero de contrato asociado,
proveedor y dems informacin relacionada con el proceso de compra.
La pantalla de seleccin del reporte tiene la siguiente forma:
(1) Como mnimo debe de proporcionarse la informacin referente a la

sociedad ya que es un dato obligatorio. Tambin es posible restringir la
bsqueda especificando un centro.
(2) Se tienen ms opciones para restringir la bsqueda como por ejemplo Nro.
Solped, Nro. PAC, Rango de fechas y etapa del proceso, todos estos
campos son opcionales.
(3) Se pulsa ejecutar para continuar.
El reporte listar toda la informacin relevante en base a los criterios definidos en
la pantalla de seleccin, la salida del reporte tiene la siguiente estructura:
Dentro de los componentes principales del reporte tenemos:
Logo de la empresa.
Nombre del usuario SAP que visualiza el reporte.
Fecha de visualizacin del reporte.
Detalle del reporte.
En el detalle del reporte tenemos la siguiente informacin para poder realizar el

seguimiento:
Cdigo del centro

Nombre del centro
Nmero de solped de PAC
Posicin de solped de PAC (identificador del item)
Cdigo de material de la solped
Descripcin de material/servicio de la solped
Cantidad de material/servicio en la solped
Unidad de medida de material/servicio en la solped
Fecha de creacin de solped
Nmero de necesidad solped de PAC
Estatus del proceso de liberacin ( Ejem: En liberacin, Liberado
parcialmente, Liberacin concluida)
Etapa del proceso de compra (Ejem: Convocatoria, Buena Pro, etc)
Fecha inicio de etapa actual
Fecha fin etapa actual
Grupo de compra (Ejem: Logstica, Finanzas,etc)
Usuario sap creador de la solped
Nmero de pedido marco SAP
Posicin de pedido marco SAP (identificador del item)

Fecha de creacin de contrato SAP
Contrato
Cdigo material en el pedido marco
Descripcin de material/servicio pedido marco
Cantidad de material/servicio pedido marco
Precio unitario de posicin pedido marco
Moneda del pedido marco
Valor total de posicin pedido marco
Cdigo SAP del proveedor
Nombre del proveedor
Administrador del contrato
5.3.
Envo de alertas
Se enviarn alertas sobre los procesos de compra mediante un programa (job)

que se ejecutar en el sistema de forma automtica. Para que estas alertas
puedan ser enviadas de manera correcta se deber registrar en el sistema las
direcciones de correo electrnico en la denominada Lista de distribucin. A partir
de esta lista que contiene informacin de las direcciones de correo electrnico, se
enviarn las alertas.
Para crear una lista de distribucin, se debe hacer lo siguiente desde la pantalla
de inicio de SAP Easy Access:
Ruta de acceso
Transaccin
Descripcin
Men SAP Oficina Puesto de trabajo

SBWP
SAP Business Workplace
(1) Se puede acceder haciendo clic al icono de SAP Business Workplace.
(1) Se hace clic en la opcin Listas distribucin.
(1) Se selecciona Nuevo (
).
En la pantalla de creacin de la lista de distribucin, debemos de ingresar estos

dos campos clave:
Nombre de lista de distribucin

Carpeta para lista de distribucin
(1) Para efectos prcticos de relacionar el calendario de procesos con el envo

de estas alertas, el nombre que se le asigne a la lista de distribucin debe
ser igual al Nro de necesidad (Nro PAC), del documento de solicitud de
pedido. En el recuadro inferior se puede agregar un nombre largo a la lista
de distribucin.
(2) Se debe asignar una Carpeta, que representa un archivador para

documentos y listas de distribucin que se van generando en el sistema.
(1) Para la asignacin de una carpeta debemos utilizar la ayuda de bsqueda

del campo. La carpeta ya estar creada y se utilizar la misma para la
creacin de las listas de distribucin en el sistema:
(2) Se debe verificar que el mbito carpeta sea de tipo general, esto permitir
que sea visualizable por todos los usuarios del sistema.
(3) Se procede con continuar.
Conclua la creacin de las listas de distribucin podremos visualizarlas desde la

pantalla inicial de las listas de distribucin. Si se desea visualizar las listas ya
creadas, se debe hacer clic en la opcin
listar las listas generales que son de nuestro inters.
, para que permita
Completado el registro el sistema enviar las alertas desde el sistema para

aquellos procesos de compra que inicien o finalicen de acuerdo a la informacin
registrada en el Calendario del Proceso de seleccin.
6 . D O C U M E N T OS D E C O M P R A ( P E D I D O S D E C O M P R A
Y P E D I D O S M AR C O )
6.1.
Creacin de Pedido de compra/Contrato
Ruta de
acceso
Transaccin
Descripcin
Logstica Gestin de materiales Compras Pedido

Crear Proveedor/centro suministrador conocido
ME21N
Crear pedido de compra/Contrato
(1) Los documentos de compras se caracterizan por tener secciones en las

cuales se registran/visualizan los datos relevantes. Esta seccin es la
denominada Cabecera, para el pedido de compra la cabecera solo
contiene informacin relevante para todo el documento, es decir por
ejemplo datos organizativos, condiciones de pago, Anticipos, Cartas
fianzas, textos, etc. Cada uno representa a nivel general todo el pedido.
(2) Esta seccin se denomina Resumen de posiciones, aqu se registra
informacin relevante a los tems que pueden contener materiales y
servicios, adems del tipo de imputacin, cantidades, centro y almacn
destino. Cada uno de estos datos se ingresa para cada posicin. Adems
se cuenta con unos botones que nos permiten facilitar la gestin de las
posiciones como por ejemplo ordenamiento, filtros, copiar posicin, borrar
posicin, descargar a excel, etc.
(3) Esta seccin se denomina Detalle de posiciones, aqu se podr
visualizar/editar cada dato que se ingrese por posicin, se manejarn
algunos datos adicionales que no se observan en el resumen de
posiciones, as como segn lo que ingresemos se requerirn datos de
imputacin, servicios, etc.
(1) En esta seccin se pueden observar los distintos documentos de pedido de

compra configurados en el sistema, para nuestro caso solo son relevantes
los documentos ZNB: Pedido de Compra Directa y ZPM: Pedido Marco
PAC (representa al proceso de seleccin, es decir el Contrato). Los
pedidos de traslado y devolucin se vern en su respectiva seccin. Cada
tipo de documento determina entre otras cosas por ejemplo los campos
obligatorios, etc. Dentro de esta imagen tambin tenemos los siguientes
botones tambin relevantes:
Resumen de documento activo: similar al resumen de servicios.
Nuevo documento (
Otro documento ( ): permite visualizar una solicitud de pedido.

Retener: Retiene el documento guardndolo como un borrador.
Verificar (
pantalla.
): Permite generar un nuevo documento.
): Validacin de los datos que se van ingresando en la
Las posiciones de pedidos de compra pueden generarse en base a una o ms

solicitudes de pedido previamente creadas y liberadas, el sistema puede jalar las
posiciones de la solped para generar las posiciones del pedido en base a ellas. A
travs del resumen de documentos es una forma de agregar diferentes solped al
pedido que deseamos crear.
(1) Se selecciona el pedido de compra de tipo ZNB: Pedido de compra directa,

en la siguiente imagen verificaremos las diferencias con el pedido de tipo
ZPM: Pedido marco PAC.
(2) Para este tipo de documento, los datos obligatorios en la cabecera son
Datos Organizativos (Organizacin compras y Grupo de compras) y el
Proveedor. Se pueden digitar manualmente o utilizar las respectivas
ayudas de bsqueda para ubicar los datos.
(1) Se selecciona el pedido de compra de tipo ZPM: Pedido marco PAC

(Contratos).
(2) Para este tipo de documento, tambin los datos obligatorios en la cabecera
son Datos Organizativos (Organizacin compras y Grupo de compras) y
el Proveedor.
(3) Adicionalmente a diferencia del tipo de documento ZNB, tambin es
requerida de forma obligatoria informacin en la pestaa de Datos
adicionales que son los siguientes:
In.per.validez: Fecha de inicio de validez del contrato.
Fin per.validez: Fecha de fin de validez del contrato.

Licitacin: Referencia al nmero del contrato legal.
(1) Activamos el resumen de documento. La imagen ya lo muestra activado.

(2) Se escoge una variante de seleccin, segn esto me permite seleccionar
solicitudes de pedidos en general o aquellas solicitudes de pedido que se
han creado por el usuario, para ello se utiliza Mis solicitudes de pedido.
(3) Se hace clic en Mis solicitudes de pedido.
(1) Se muestran las solicitudes de pedido seleccionadas ubicamos las

solicitudes que incluiremos en el pedido de compra, incluso podemos
observar la cantidad de posiciones que contienen.
(2) Se posiciona sobre la solped o posicin de solped a incluir y se arrastra
hacia el smbolo del carrito de compra
. Se recuerda que para que esto
funcione correctamente y el sistema no emita ningn error la posicin de la
solped debe de estar completamente liberada.
(1) Hecho el paso anterior, automticamente se traen las respectivas

posiciones de la solicitud de pedido con todos sus datos (material, texto,
cantidad, centro, etc).
(2) En este caso dentro de la pestaa de Condiciones en el detalle de

posiciones se obliga a ingresar un precio, ya que a diferencia de la solped
que te propone un valor estimado en base al promedio, aqu en el pedido
debemos ingresar un valor real es decir el valor de compra. Se ingresa un
precio y se contina con ENTRAR.
(1) Verificado los datos el sistema te emite un mensaje de advertencia con

respecto al precio, ya que en este ejemplo se est ingresando 120 PEN y
el precio del material en el maestro es de 7.17 PEN, por lo que hay una
diferencia abultada, sin embargo podemos omitir el mensaje y guardar el
documento, en su defecto se modifica el precio.
Dentro de la informacin que se puede indicar en el detalle de posicin podemos
rescatar lo siguiente:
Pestaa Repartos
En esta pestaa se puede ubicar el nmero de solicitud de pedido y posicin de

solicitud de pedido que le corresponde a la posicin de pedido de compra
(compras directas y pedidos marco). Tambin podremos desglosar la cantidad de
entrega e indicar las fechas de entrega en el caso que sean parciales.
Pestaa Factura
En la pestaa factura encontraremos el indicador de impuestos y el check de
Verificacin de facturas en base a entradas de mercancas.
Los indicadores de impuestos se proponen de forma automtica en base al

centro, pero debemos verificar que sea de acuerdo a lo siguiente:
Indicador
IGV
C0
C1
C3
CE
Descripcin
Para compras siempre inafectas al IGV, por
ejemplo compras con recibos por honorarios.
Para compras con facturas afectas a IGV
(Elsu/Seal por defecto)
Para compras afectas al igv, por ejemplo
facturas emitidas por algn proveedor de Lima
(fuera de la zona de exoneracin del igv) Elor
Para compras que habitualmente estn afectas
al igv pero que por estar en la amazonia estn
EXONERADAS (Elor por defecto)
El check de VerFactEM, se encuentra marcado por defecto al generar el pedido.

Este check debe de ser desmarcado manualmente en el caso de que sea
estrictamente necesario que se requiera registrar facturas antes de que el
bien/servicio haya ingresado a almacn o se realice el trabajo. Sin esto el sistema
requerir que se realice el ingreso/conformidad antes de registrar la factura, se
debe tener en cuenta que en la medida de lo posible los materiales deben

ingresar dentro del mes del registro de la factura, si no es as se debe contabilidad
debe compensar la cuenta EM/RF para que no quede abierta.
Pestaa Imputacin
Los valores de esta pestaa irn variando de acuerdo a la informacin que venga
de la solicitud de pedido y el tipo de imputacin que tenga asignada, sin embargo
debemos indicar que para bienes que hacen stock, estos no deben estar
imputados a nada en la solped y en esta pestaa debera aparecer el centro
gestor al que se le va a afectar el presupuesto, el rea de compras debera validar
este dato antes de proceder a guardar el pedido.
Pestaa Confirmaciones
Esta pestaa es relevante para el caso de compras de bienes y/o activos
nicamente, se debe ingresar el valor de Z001 Acta Conformidad en la seccin de
Ctrl.confirm. tal y como se muestra en la imagen:
Este dato hay que ingresarlo manualmente al generar el pedido compra

directa/pedido marco, debido a que no se ingresa en la solped. Para el caso de
servicios no se debe de registrar.
(1) El sistema emite un mensaje informativo con el nmero correlativo del

documento de pedido de compra creado.
Generacin del pedido de devolucin
Para poder realizar una devolucin al proveedor, primero debemos de crear un
pedido de devolucin, este pedido debe contener informacin de los materiales y
cantidades a devolver al proveedor, as como el origen de la devolucin (centroalmacn).
Como se trata de un pedido especial, tiene su propia clase de documento esta
corresponde a la ZDEV, adems al igual que otros pedidos que se generan en el
sistema, este debe pasar por un procedimiento de liberacin.
La transaccin es la misma que la de creacin de documentos de compra:
Transaccin
Descripcin
ME21N
Crear pedido de compra/Contrato
Estos pedidos de devolucin se crearn sin referencia a una solicitud de pedido,

as que se ingresar manualmente la informacin requerida para el pedido.
Otro dato importante para la creacin de pedidos de devolucin, es que el

proveedor que recibir la devolucin, debe solicitarse al responsable del maestro
de clientes, la creacin en el sistema del proveedor como cliente utilizando el
grupo de cuentas especfico Z002 Destinatario de Mercancas y para el rea de
ventas que corresponda a la empresa, con los mismo datos del proveedor,
posteriormente se debe ingresar el cdigo del cliente generado en los datos
generales (vista de control) del proveedor.
(1) Se selecciona la clase de documento que corresponde a el pedido de

traslado.
(1) Se ingresa en la cabecera el campo Proveedor. Este representa el

proveedor al que se le realizar la devolucin de la mercadera.
(2) El sistema requiere tambin que se ingresen los Dat.org. (Datos
organizativos) de igual forma que en los otros documentos de compras
(pedidos/contratos). Ingresada la informacin se contina pulsando un
ENTRAR.
(1) Se
ingresan los cdigos de materiales correspondientes para la
devolucin, tambin debemos registrar las cantidades a devolver y el
precio.
(2) La fecha de entrega es un valor propuesto que podemos ingresar, por
defecto se propone la fecha del da. Debemos ingresar el centro y el
almacn, esto representa el lugar del cul se devolvern los materiales.
Ingresado los datos pulsamos ENTRAR el sistema validar la informacin
registrada y recuperar algunos datos correspondientes al material desde
el maestro.
(1) Una novedad dentro de la creacin del pedido de devolucin, es el check

de Pos.devoluc. (posicin de devolucin), debido a que se trata de un
pedidod de devolucin es necesario marcar este check. Como no lo
tenamos marcado el sistema nos envo un mensaje de error (rojo).
(1) Marcamos los check para las posiciones correspondientes y pulsamos

nuevamente ENTRAR o hacemos clic en Verificar.
(1) Otra novedad dentro de la generacin de pedidos de devolucin es la

pestaa Expedicin, esta pestaa contiene informacin relevante a la
gestin de expedicin, es decir la condiciones para el despacho del
material del almacn. Se tienen otros conceptos como clase de entrega,
que determina el tipo de entrega de salida que se generar a partir de este
documento, veremos ms a fondo este temas mas adelante. Tambin se ve
el cliente, que viene a ser el proveedor creado como cliente en SAP.
(1) Si la informacin ingresada es correcta, el sistema enva el mensaje

informativo mostrado. Posteriormente se guarda la informacin registrada
para crear el pedido, por lo que se hace clic en grabar
. Luego el sistema
emite
el
mensaje
informativo
siguiente
.
6.1.1 Generacin del pedido de devolucin

Para poder realizar una devolucin al proveedor, primero debemos de crear un
pedido de devolucin, este pedido debe contener informacin de los materiales y
cantidades a devolver al proveedor, as como el origen de la devolucin (centroalmacn).
Como se trata de un pedido especial, tiene su propia clase de documento esta
corresponde a la ZDEV, adems al igual que otros pedidos que se generan en el
sistema, este debe pasar por un procedimiento de liberacin.
La informacin que se ingresa es similar a la de un pedido de compra/pedido

marco, entre los datos a resaltar estn el proveedor de devolucin y los materiales
con las cantidades que sern devueltas.
Un dato obligatorio es marcar el check de Pos. Devolucin para todas las

posiciones del documento.
Completada la informacin se graba para proceder a liberarlo.
6.1.1.1 Liberacin del pedido de devolucin

Para poder continuar con el procedimiento de devolucin al proveedor, se debe de
liberar el documento de pedido de devolucin. El proceso de liberacin es el
mismo que se mostr para los dems documentos de compras
(pedidos/contratos). Pero para este tipo de documento solo se tendr una
liberacin (firma) del documento.
6.2.
Modificacin de Pedido de compra/Contrato
Ruta de
acceso
Transaccin
Descripcin

Modificar
ME22N
Modificar pedido de compra/Contrato
(1) El sistema por defecto muestra el ltimo nmero de documento de pedido

de compra tratado.
(2) Podemos desde aqu modificar, los datos del resumen de posiciones y el
detalle de la posicin. Tambin si es necesario se pueden modificarse los
datos de cabecera.
Se puede utilizar el botn de otro documento
documentos
o activar el resumen de
para seleccionar otra solicitud de pedido .
(1) Se hace clic en variante de seleccin para desplegar las opciones de

bsqueda de documentos.
(2) Se selecciona Pedidos del usuario, esto nos debe mostrar los pedidos
creados por el usuario SAP. Si deseamos ampliar la bsqueda para mas
pedidos deben hacer clic en pedidos y asignar los criterios de bsqueda
que correspondan.
(1) Una vez seleccionados los documentos correspondientes se posiciona

sobre alguno y se hace doble clic para que pueda modificarse.
(1) Tambin podemos utilizar en lugar del resumen de documentos, el botn

de Otro documento, donde podremos digitar manualmente el cdigo de un
pedido o en su defecto utilizar la ayuda de bsqueda.
Dentro de la ayuda de bsqueda se cuenta con distintos criterios de bsqueda

como por ejemplo Documentos de compras por nmero de necesidad, por centro
de coste, por material, etc. Una vez seleccionado el documento de compra,
pulsamos continuar para que el sistema muestre la pantalla de modificacin.
(1) Se pueden modificar datos como por ejemplo cantidad y precio a nivel de
resumen de posiciones.
(2) Se puede tambin modificar los datos en cada posicin a nivel de detalle
de posiciones.
Una vez realizadas las modificaciones se pulsa grabar, si no se detecta ningn
error el sistema emite un mensaje informativo con lo siguiente:
6.3.
Visualizacin de Pedido de compra/Contratos
Ruta de
acceso
Transaccin
Descripcin

Visualizar
ME23N
Visualizar pedido de compra/Contratos
(1) Al ejecutar la transaccin el sistema muestra por defecto el ltimo

documento de compra tratado.
(2) Si tenemos activo el resumen de documentos podemos seleccionar uno de
los documentos de acuerdo a los criterios de bsqueda que se hayan
definido, haciendo doble clic podremos visualizar el documento desde aqu.
(3) Tambin podemos utilizar el botn de Otro documento ( ).
Seleccionado el documento de compras respectivo puede ser visualizado en esta

misma pantalla.
6.4.
Cartas fianzas en orden de compra
Ruta de
acceso
Transaccin
Descripcin

Visualizar
ME23N
Visualizar pedido de compra/Contratos
La gestin de cartas fianzas se har a travs de la clase de pedidos por contrato

(ZPM), y estar vinculada al administrador del contrato y el nmero de pedido de
la orden de compra
Para generara la carta fianza, hacemos clic en
pedir los siguientes datos:
, el sistema nos
Al aceptar, el sistema creara un apunte estadstico (documento informativo que no

genera movimiento alguno en el balance)
La carta fianza se podr visualizar desde la interfaz del pedido as como el listado
donde se muestra todas las cartas en el sistema
Para modificar la carta , hacemos clic en

, con el cual
podremos modificar ciertos valores , tales como la fecha de vencimiento , estatus ,
la descripcin , el nmero de contrato y nmero de la carta
Para anular, seleccionamos la carta, y hacemos clic en
Para hacer efectiva la anulacin, ingresar el motivo y presionar

El sistema le emitir el mensaje notificando la anulacin.
Nota.- La transaccin ZTCFI016, nos permitir acceder directamente al reporte
general de las cartas fianzas generadas, as como la visualizacin de los campos
requeridos
6.5.
Retenciones por fondo de garanta a proveedor
Otra funcionalidad a controlar desde los pedidos de compra del sistema son las
retenciones al proveedor, para poder realizar la retencin debemos de ir a:
Ruta de
acceso
Transaccin
Descripcin

Modificar
ME22N
En la pestaa de gestin de pagos tendremos las opciones para cubrir la

retencin, a nivel de posicin, o a nivel de cabecera.
Nivel de cabecera:
Nivel de posicin:
5.4 ANTICIPO
Al igual que los tres procesos anteriores, para el registro de un anticipo
utilizaremos la transaccin de pedidos de compras o servicios:
Ruta de
acceso
Transaccin
Descripcin

Modificar
ME22N
Dentro de la transaccin, en la pestaa Gestin de Pagos a nivel de cabecera (si

el anticipo es global para todo el documento) ingresamos el Tipo de Anticipo y el
Importe de Anticipo, considerando que este importe debe ir con el IGV incluido.
Tambin podemos hacerlo ingresndolo a nivel de posicin de pedido en la
pestaa factura, esto genera un anticipo individual por posicin.
Para la contabilizacin del anticipo, debemos de ir a travs la siguiente

transaccin:
Ruta de
acceso
Transaccin

Evaluaciones Supervisin anticipo p.pedido
ME2DP
Descripcin
Supervisin de anticipos por pedido
En la pantalla podremos filtrar los datos para aquellos pedidos los que queramos
realizar el anticipo:
Una vez hayamos hecho el filtrado necesario, nos saldr un informe con el
siguiente formato:
Debemos de seleccionar la lnea para la que queremos aplicar el anticipo, para

ello pulsamos sobre nuevo, y podremos crear una solicitud de anticipo, o un
anticipo directamente:
Creacin de Solicitud de Anticipo
Una solicitud de anticipo realiza un apunte estadstico para informar al sistema
conforme hay un pago pendiente de realizar al proveedor.
Seleccionamos la lnea para la que deseemos realizar la solicitud de anticipo:
Indicamos la cuanta que queremos realizar de anticipo por cada una de las
posiciones:
Pulsamos sobre ejecutar, e iremos realizando los pasos de anticipo:
En el texto de cabecera deberemos de incluir el nmero de factura.

Indicaremos como CME el A de anticipos:
Le damos a guardar, y nos generar en el pedido una lnea adicional como

anticipo.
Una vez realizado el anticipo, se deber de indicar a tesorera que lo pague.
Luego podemos observar la Solicitud de Anticipo y Anticipo generado en la

transaccin ME23N en la pestaa Historial de Pedido.
Tambin podemos observar los asientos generados por el anticipo:
5.5 Liberacin de documentos de compra

A diferencia de las solicitudes de pedido, la liberacin de los documentos de
compra (pedidos y contratos) se realiza slo a nivel de cabecera con valor para
todo el documento. Esto implica que independientemente de los tems que
contenga el documento la liberacin se efecta una sola vez (por cada firma) para
todo el documento.
Es por ello las estrategias de liberacin se determinan a nivel de la cabecera del
documento de compras:
Las estrategias de liberacin son determinadas en base a los siguientes criterios:

Pedido de Compra (ZNB y ZPM)
Grupo Compra
Clase de Documento
Importe
Segn la informacin que se ingresa en un Pedido de Compra (ZNB/ZPM), el

sistema determina automticamente las estrategias de liberacin que
correspondan. Si no se asigna, es porque no se ingresa la informacin correcta.
Esto genera dos cdigos de liberacin (dos firmas) para efectuar la liberacin del
documento.
Pedido de Traslado (ZPT)
Grupo Compra
Clase de Documento
Importe
Segn la informacin que se ingresa en un Pedido de Traslado (ZPT), el sistema

determina automticamente las estrategias de liberacin que correspondan. Si no
se asigna, es porque no se ingresa la informacin correcta. Esto genera un cdigo
de liberacin (una firma) para efectuar la liberacin del documento.
Pedido de Devolucin (ZDEV)
Grupo Compra
Clase de Documento
Importe
Segn la informacin que se ingresa en un Pedido de Devolucin (ZDEV), el

sistema determina automticamente las estrategias de liberacin que
correspondan. Si no se asigna, es porque no se ingresa la informacin correcta.
Esto genera un cdigo de liberacin (una firma) para efectuar la liberacin del
documento.
5.6 Listado de Pedido de compra/Contrato

La diferencia entre los pedidos de compra y contratos en nuestro caso, como ya
hemos visto es la clase de documento, correspondindole ZNB: Pedidos de
compra directa y ZPM: Pedidos PAC (contratos), pero tambin podemos usarlos
para los pedidos de traslado y devoluciones, como veremos ms adelante.
Ruta de
acceso
Transaccin

Visualizar lista Por nmero de pedido
ME2N
Descripcin
Documentos de compra por nmero de documento
(1) La clase de documento debe ser nuestro principal filtro, en base a este
dato podremos seleccionar aquellos documentos de compra que
correspondan a pedidos y aquellos que correspondan a contratos.
(2) El alcance de la lista determina la salida del listado al ejecutar el reporte, se
recomienda utilizar ALV.
(3) Se debe hacer clic en el botn de ejecutar una vez completado los criterios
de seleccin.
En el listado resultante, tendremos los datos correspondientes a los documentos

de compra segn los criterios registrados, adems de los botones del ALV que
nos permitirn realizar los ordenamientos, filtrados, etc.
(1) En el caso de los documentos de compra, hay una columna bastante

interesante denominada Hist.ped, bsicamente esta columna contiene
informacin correspondiente a el historial del pedido, esto es visualizar los
documentos posteriores generados en base al pedido, como por ejemplo
entrega entrante (conformidad), entrada de mercancas, recepcin de
factura, etc. Haciendo un clic sobre el icono se habilita una ventana con
dicha informacin .
Existen otros listados similares que permiten obtener un reporte de documentos

de compra, solo se van diferenciando en los parmetros de bsqueda, agilizando
el tiempo de ejecucin del reporte.
5.7 Impresin de documentos de compra

Ruta de
acceso
Transaccin
Descripcin

Mensajes Editar mensajes
ME9F
Impresin de documentos de compra
(1) En la seccin Datos mensaje, se recomienda ingresar la clase de mensaje

correspondiente a los documentos de compras (pedidos/contratos) que es
la ZNEU (Clase de mensaje para impresin). Pero tambin tenemos la
clase de mensaje ZMAL (Clase de mensaje para envo por correo
electrnico), se tendrn ambos mensajes por documento de compra, para
ser utilizados segn corresponda.
(2) Se puede registrar en la seccin de Datos doc. Compras informacin que
permita realizar los filtros para seleccionar los documentos que saldrn en
la lista previa de impresin, si se conoce el cdigo del documento a

imprimir bastar con ingresar el nmero en el campo N documento.
(3) Terminado el registro de los datos se pulsa ejecutar
(1) Se selecciona un documento de la lista, en este caso como se ingres un

documento especfico solo tenemos una entrada.
(2) Editar mensaje enva el documento a impresin, aparecer la ventana
correspondiente a la aceptacin de la impresin.
(3) Visualizar mensaje permite obtener una vista preliminar del formato que se
generar.
Si se utiliza el mensaje de envo por correo electrnico ZMAL, el sistema emite el

mensaje siguiente:
5.8
Resultado del proceso
Los procesos presentados para la Documentos de compra permiten:
Crear/Modificar/Visualizar documentos de compra (Pedidos, contratos,

traslados y devoluciones).
Registro de anticipos/retenciones y cartas fianzas en los contratos.
Conocer los criterios para las estrategias de liberacin de documentos de
compras.
Generar listados de documentos de compra.
Impresin y envo por correo electrnico de documentos de compra.
7 . E VAL U AC I N D E P R O V E E D O R E S
La evaluacin de proveedores permite utilizar las informaciones tales como fechas
de entrega, precios y cantidades de los pedidos de compra y utilizarse como
criterios de evaluacin. Se pueden establecer criterios para servicios tambin.
Estos criterios de evaluacin corresponden a valores manuales, semi-automticos
y automticos. En este caso los criterios de evaluacin para los proveedores
definidos son los siguientes:
Tipo
Criterio
Bien
Precio
Bien
Entrega
Servici
o
Servici
o
Servicio
Servicio
Sub Criterio
Nivel
de
Precio
Confirmacin
de Entrega
Calidad
del
Servicio
Plazo
del
servicio
Ponderaci
n
1
Calificaci
n
Automtico
Automtico
Semi
Automtico
Semi
Automtico
Recordar que cuando se trate de evaluacin de Proveedores de servicios, se

debe de ingresar una calificacin (para la calidad y plazo del servicio) en el
momento de la elaboracin de la Hoja de Entrada de Servicios (pestaa de
evaluacin de proveedores). Ambos datos son de carcter obligatorio para poder
registrar la HES en el sistema.
Adems esta informacin debe de almacenarse por cada entrega parcial del
servicio, es decir si se van registrando conformidades en distintos porcentajes del
servicio por ejemplo 25%, 50%, 100%. Se tomarn en cuenta las diferentes
calificaciones y se sacar un promedio, este valor ser considerado para
establecer el ranking de proveedores.
Para el caso de proveedores de bienes, el sistema compara los precios y fechas
de confirmacin de la entrega registrados en los documentos de compra y les
asigna automticamente una calificacin. Para la comparacin de precios el
sistema considera el precio del mercado que es el promedio de todos los precios
de un material para los diferentes proveedores (este precio puede ser distinto al
precio promedio del material).
Los rankings generados de las evaluaciones de proveedores se obtendrn a partir

de las transacciones estndar del sistema y podrn ser impresos o enviados a
travs del mismo.
7.1. Registro de los datos para la calificacin del proveedor

Proveedores de servicios
Se debe ingresar en la creacin de la HES, la calificacin correspondiente para:
Calidad del servicio

Plazo del servicio
Ruta de
acceso
Transaccin
Descripcin

Funciones siguientes Entrada de actividad Actualizar
ML81N
Registrar Hoja de entrada de servicios
(1) Se selecciona la pestaa de Eval.proveedor.

(2) Se ingresa una calificacin de 1-100 para la calidad y plazo del servicio.
Proveedores de bienes
No se necesita ingresar manualmente una calificacin, ya que el sistema lo
registra de forma automtica en base al precio y fechas de entregas definidas en
los documentos de compra durante el perodo de ejecucin de la evaluacin de
proveedores y en base a ello determina una nota.
7.1.1.
Evaluacin de proveedores
El proceso de evaluacin de proveedores se realizar de forma masiva, ya que

como se observ en la seccin anterior, las notas para los proveedores el sistema
las determina de forma automtica.
Ruta de
acceso
Transaccin
Descripcin

maestros Proveedor Compras Evaluaciones fondo
ME6G
Evaluacin masiva de proveedores
(1) Los datos generales vienen por defecto y no deben de modificarse.
(2) El primer paso el establecer una Condicin de inicio, porque se hace clic en
el botn mostrado.
(1) Se hace clic en el botn de Inmediato (significa que el inicio ser

inmediato).
(2) Luego se hace clic en grabar.
(1) Luego, se hace clic en Paso.
(1) Se selecciona la entrada correspondiente al programa que creara el juego

de datos.
(2) Se hace clic en modificar .
(1) Se debe seleccionar la lnea correspondiente al job generado.

(2) Se debe seleccionar la variante estndar 1 y luego grabar para guardar los
cambios.
A continuacin debemos modificar la variante:
(1) Se hace clic en Pasar a.

(2) Se selecciona Actualizar variante.
(1) En esta pantalla no se realizan modificaciones, simplemente se pulsa

Modificar.
(1) Se ingresan los datos generales que correspondan, estos datos sern
utilizados como criterios de bsqueda para evaluar a los proveedores que
deseamos.
(2) La clave de ponderacin corresponde a Z1 para bienes, Z2 para servicios.
Pulsamos grabar
para guardar la informacin registrada en la variante, el
sistema emite el mensaje informativo

regresa a la pantalla del job con el botn back
. Se
.
(1) Finalmente pulsamos grabar, el sistema nos mostrar el siguiente mensaje:
.
Hecho esto el job se ejecutar de forma automtica en menos de un minuto, luego
de esto se pulsa el botn de
Ubicamos que el job que creamos se genere correctamente, para ello verificamos
la fecha de inicio y hora de inicio de ejecucin del job, adems que la columna
Status este en terminado.
Esto finaliza la creacin de la evaluacin masiva de proveedores.
7.1.2.
Lista ranking de proveedores
Esta lista es generada en base a las notas asignadas de forma automtica por el
sistema luego de ejecutar la evaluacin de los proveedores de forma masiva.
Ruta de
acceso
Transaccin
Descripcin

maestros Eval.proveedores Visualizar lista Listas
ranking
ME65
Lista ranking de proveedores
(1) En la seccin de datos generales se debe ingresar:
Organizacin de compras: Correspondiente a la sociedad

Proveedor(es): Se debe incluir un rango de proveedores.
(2) En la seccin Lista se debe de ingresar:
Alcance de la lista: Usar siempre Z0001 Lista ranking Fonafe.
Nmero de proveedores: Se puede especificar un rango de cantidad de

proveedores que se desea incluir en el rnking.
(3) En la seccin de otros datos puede incluirse informacin de ser necesario.
(4) Para continuar se pulsa ejecutar
(1) Los botones de la parte superior tienen las siguientes funciones:
Organizar clasificacin descendente
Visualizar evaluacin individual (

): Permite visualizar de forma
individual la evaluacin para un proveedor seleccionado.
Visualizar dato maestro de proveedor (
): Permite visualizar el
dato maestro del proveedor seleccionado.
Lista original (
): Permite regresar a la visualizacin inicial de la
lista, si es que se realizaron modificaciones.
(2) En el ranking el sistema muestra los puestos ocupados por cada

proveedor, as como tambin el valor de la nota obtenida en la evaluacin
en la columna total.
En base al resultado de la evaluacin de proveedores se podr tomar las
decisiones que correspondan de acuerdo al criterio de cada comprador.
8 . C O NT R O L D E C O M B U S T I BL E
Este proceso est enfocado para cubrir el trmite de pago de las necesidades de
combustible para los vehculos. La caracterstica de este combustible es que se
consume directamente en el vehculo sin pasar por el almacn.
8.1. Generacin de solped para control de combustible

Se deber generar una solped para las necesidades de combustible que sean
requeridas por un ciclo de facturacin determinado para por efectuar el pago
desde el sistema, para la solped de combustible podr utilizarse una solped de
tipo compra directa o un proceso de seleccin segn sea el caso.
Ruta de
acceso
Transaccin
Descripcin
Logstica Gestin de materiales Compras Solicitud de

pedido Crear
ME51N
Crear solicitud de pedido
(1) Se debe indicar un tipo de imputacin, ya sea a un centro de coste, orden,

etc.
(2) El material debe ser de tipo ZLAG, el cdigo correspondiente debe de
ingresarse en cada posicin que sea necesaria.
(3) Se puede modificar la fecha de entrega, el sistema propone por defecto la
fecha del da. El centro, grupo de compras y nmero de necesidad
(obligatorio en la solped PAC) tambin son datos requeridos. Ingresada la
informacin, se pulsa ENTRAR para continuar.
Hecho esto se habilitarn las pestaas del detalle de posicin, de ellos una de las
que debemos de tener en cuenta es la pestaa imputacin:
(1) Dentro de la pestaa imputacin, se deber ingresar la cta. Mayor que

representa la cuenta contable a donde se destinar el gasto del
combustible. Adems debemos ingresar el objeto de imputacin
seleccionado a nivel de posicin para este proceso se debe seleccionar un
Centro de coste en todos los casos. Estos campos se deben de ingresar
para cada posicin de la solicitud de pedido. La cuenta a la que se deber
imputar es la siguiente:
Cuenta de Mayor
6560012000
Descripcin
GASTOS DE COMBUSTIBLES
Se verifica la data ingresada en el documento para comprobar que es correcta, si

es as se debe guardar la informacin para generar el documento de solicitud de
pedido. Para ello se pulsa el botn grabar .
El sistema emite el mensaje
Generada la solicitud de pedido esta debe ser liberada por los responsables de
acuerdo a las estrategias de liberacin. Como bien se sabe la liberacin de la
solped es por posicin y como esta solicitud de pedido ser como un totalizador
del consumo de combustible mensual para las reas respectivas, se deber
liberar cada posicin de acuerdo al jefe de rea segn corresponda.
8.2. Generacin de documento de compra para control de

combustible
Para generar el pedido de compra utilizaremos como referencia el documento de
solicitud de pedido de combustible, este documento debe tener las posiciones ya
liberadas.
Ruta de
acceso
Transaccin
Descripcin

Crear Proveedor/centro suministrador conocido
ME21N
Crear pedido de compra
(1) Previamente se selecciona el tipo de pedido de compra que podr ser de

tipo Compra directa ZNB o Pedido Marco ZPM segn el tipo de solped de
procedencia. Del resumen de documentos arrastramos nuestra solicitud de

pedido al carrito de compra, para que se recuperen las posiciones de la
solicitud de pedido.
En el pedido el sistema pedir que se ingresen los precios correspondientes a los

materiales utilizados.
En la pestaa inferior de Condiciones para una determinada posicin, tenemos la
opcin de ingresar un Importe por una determinada cantidad de unidades lo que
permitir ingresar una mayor cantidad de decimales al precio (Por ejemplo se
ingresara en el campo importe un precio de 156434 por 10000 galones, lo que
representa un costo unitario (por galn en este caso) de 15.6434).
Se verifica la informacin ingresada y se guarda el documento de pedido de
compra .
En este caso la liberacin ser efectuada a nivel de cabecera y es vlido para
todo el documento de pedido de compra.
Efectuada la liberacin del documento, se debe preparar el Excel de carga con el
detalle de chofer, placa y kilometraje, para poder identificar el consumo individual,
este Excel luego servir para hacer una carga de entrada de mercancas por cada
una de las posiciones del pedido de compra.
8.3. Carga de EM de combustible

Para este proceso se tendr la ayuda de un programa en el sistema que permita
realizar la carga masiva de la informacin detallada de los consumos de
combustible por cada ciclo de facturacin. Para ello este programa contar con un
Excel de carga, que tendr la siguiente estructura:
Campo
Nro. Pedido
marco
(Contrato)
Posicin de
pedido marco
Clase de
movimiento
Cdigo
Material
Centro
Almacn
Cantidad
Unidad de
Medida
Importe
Moneda
Descripcin
Corresponde al nmero del
pedido marco (contrato) en el
sistema y servir como
referencia para la carga de la
entrada de mercanca.
Se hace referencia a la
posicin del pedido marco, se
puede repetir las veces
necesarias.
Clase de movimiento de
entrada de mercancas para
pedido. Para este proceso es
siempre 925.
Cdigo de material de tipo
NLAG que representa al
combustible de vehculos.
Centro que corresponda.
Almacn que corresponda.
Cantidad detallada de
consumo. Se debe completar
la cantidad total ingresada en
la posicin del pedido marco
al que se hace referencia.
Unidad de medida
correspondiente al material
en el maestro de materiales.
Valor del consumo en la
moneda seleccionada.
Moneda del documento de
pedido marco.
Dest.
Mercanca
(Placa
vehculo)
Campo texto que servir para

ingresar la placa del vehculo
que corresponda.
Puesto de
descarga
(Kilometraje)
Campo texto que permitir

ingresar el kilometraje
recorrido por el vehculo para
el consumo registrado.
Texto (Nombre
del conductor)
Campo texto que permite

ingresar el nombre del
conductor.
Fecha de
documento
Fecha de
contabilizacin
Fecha de registro del

documento de entrada de
mercanca.
Fecha de registro en la
contabilidad, se recomienda
que sea la misma que la
fecha del documento.
Completado el fichero con la informacin requerida para la carga, se deber

realizar la misma a travs de una transaccin que permitir leer el fichero en
formato de texto (TXT).
Ruta de acceso
Transaccin
Descripcin
La entrada es directa a la transaccin

ZMM006
Carga de combustible
Desde esta transaccin realizaremos la carga del fichero, para poder realizar las
entradas de mercancas correspondientes. El fichero leer cada lnea del fichero
que contendr la informacin referente a los pedidos y generar una entrada de
mercancas independiente en cada posicin, esto permitir que se pueda
visualizar en el reporte estndar MB51.
Al ejecutar la transaccin se habilitar la siguiente ventana, donde se requerir
seleccionar el fichero txt de nuestro ordenador:
(1) Se selecciona la ubicacin del fichero por medio de los botones de

navegacin que aparecen en la ventana.
(2) Se selecciona el archivo txt correspondiente.
(3) Se pulsa Abrir para continuar.
Seguido aparecer la siguiente ventana para confirmar la accin:
(1) Se marca el check de Retener mi decisin.

(2) Permitir para continuar y abrir el fichero o en su defecto Rechazar para
cancelar.
El sistema emitir un log de acuerdo a la informacin que se introducir en la

creacin de las entradas de mercancas para cada posicin del fichero. En caso
de existir algn error se mostrar en este log, as como tambin si todo se lleva
con normalidad el log mostrar los nmeros de los documentos generados.
Con eso se culmina el proceso de registro de las entradas de mercancas de

combustible para posteriormente el pago.
Una vez ingresadas las EM podremos visualizar el detalle de estos ingresos a
travs del listado de documentos de material MB51:
Este reporte puede ser extrado a excel desde el sistema.
9. REPORTES
La lista de transacciones para visualizacin y reportes se muestra a continuacin:
Transaccin
AC03
AC06
FK03
MK03
MM03
MM60
S_ALR_87012087
XK03
ME53N
ME58
ME5A
ME5K
MSRV2
ME62
ME64
ME65
ME6H
MB5S
ME23N
ME2B
ME2C
ME2K
ME2L
ME2M
ME2N
ME2W
ME43
ME48
ME4B
ME4C
ME4L
ME4M
ME4N
Descripcin
Maestro de servicios
Visual.lista maestro de servicios
Visual.acreedor (contabilidad)
Visualizar acreedor (compras)
Visualizar material &
ndice de materiales
Lista direcciones acreedores
Visualizar acreedor (central)
Visualizar solicitud de pedido
Pedir solicitudes pedido asignadas
Listado de solicitudes de pedido
Solicitudes de pedido por imputacin
Lista prestaciones para SolPed
Visualizar evaluacin de proveedores
Comparacin de evaluaciones
Listas de evaluacin
Anlisis std.eval.proveedores
Visualizar lista saldos EM/RF
Visualizar pedido
Pedidos por nmero de necesidad
Pedidos por grupo de artculos
Pedidos por imputacin
Pedidos por proveedor
Pedidos por material
Pedidos por nmero de pedido
Pedidos por centro suministrador
Visualizar peticin oferta
Visualizar oferta
Peticiones oferta p.nm.necesidad
Peticiones oferta p.grupo artculos
Peticiones oferta por proveedores
Peticiones oferta por material
Peticiones oferta p.nm.pet.oferta
ME4S
ME80AN
ME80FN
MELB
ML84
MSRV3
MSRV4
CO09
IQ03
IQ09
MB23
MB25
MB51
MB52
MB53
MB5B
MBGR
MBSM
MD04
MD44
MD48
MMBE
MR51
RWBE
VL06I
VL06O
VL33N
VT03N
VT11
VT12
MC$4
MC$6
MC$G
MC$I
MC$K
MCE1
MCE2
MCE5
Peticiones de oferta por licitacin

Evaluaciones generales (A)
Evaluaciones generales (F)
Actividades-compras por N-Necesidad
Lista hojas entrada de servicios
Lista prestaciones para pedido
Lista prestaciones p.peticin oferta
Resumen de disponibilidad
Visualizar nmero serie material
Visualizar nmero serie material
Visualizar reserva
Lista de reservas
Lista documento material
Listado de stocks
Visualizar disponibilidad de centro
Stocks en fecha contabilizacin
Visual.doc.mat.p.motivo movimiento
Visualizar doc.material anulados
Visual.situacin stocks/necesidades
Evaluacin planificacin MPS
Eval. de todos los centros
Resumen de stocks
Partidas individuales material
Resumen de stocks
Monitor de entregas entrantes
Monitor de entregas de salida
Visualizar entrega entrante
Visual.transporte
Seleccionar transportes: Planif.nec.
Sel.transportes: Desp.expedicin
SIC: Sel.val.compras proveedores
SIC: Sel.cumplim.plazos entr.prov.
SIC: Sel.valores compra material
SIC: Sel.cantidad compra material
SIC: Selec.cumplim.plaz.entrega mat.
Anlisis grup-compras: Selec. SIC
SIC: Diagnst. actual. doc.compras
SIC: Seleccin-anlisis grupo artc.
MCE7
MCE8
MCE8
MCER
MCES
ME1P
ME65
SIC: Seleccin anlisis material

SIC: Seleccin anlisis servicios
Anlisis std.eval.proveedores
SIC: Seleccin ctd.compras servicio
SIC: Seleccin val.compras servicio
Historial del precio de pedido
Listas de evaluacin
A continuacin veremos algunos de los reportes ms utilizados:
Ruta de
acceso
Transaccin
Descripcin

maestros Liquidacin posterior Acuerdos con proveedor
Entorno Condicin/Acuerdo Entorno Determinacin de
precios Entorno Valoracin Sistema de informacin
EM/RF lista de saldos
MB5S
Lista de saldos EM/RF
Este reporte permite visualizar los saldos de la cuenta EM/RF por cada
documento de compra, segn las facturas ingresadas.
Ruta de
acceso
Transaccin
Descripcin

Visualizar lista Por material
ME2M
Lista de pedidos por material
Similar a la lista que vimos de ME2N, pero en este caso el criterio principal es por
material.
Ruta de
acceso
Transaccin
Descripcin

Evaluaciones Evaluaciones generales
ME80FN
Evaluaciones generales
Ruta de
acceso
Transaccin
Descripcin

Visualizar lista Servicios Por servicio
MSRV3
Por servicio
Ruta de
acceso
Transaccin
Descripcin
Sistemas info Logstica Compras Material/Actividad

Servicio Valores de compras
MCES
SIC: Seleccin val.compras servicio
Ruta de
acceso
Transaccin
Descripcin

maestros Registro info Visualizar lista Hist.Precios
pedido
ME1P
Historial del precio de pedido
1 0 . AN E X O S
En esta seccin se incluirn las referencias de los puntos de las bases para los
procesos descritos en este manual.
10.1. Estructura Organizativa

AREA
BASES
SUBPROCESO
BASES
LOGISTICA
Gestin de
Almacenes
LOGISTICA
Gestin
Almacenes
REQUERIMIENTO
FUNCIONAL - BASES
Mantenimiento de
Tablas de Almacenes
ID FUNC
BASES
MM.4.1.1
de Mantenimiento
de
MM.4.1.2
Tablas de Almacenes
FUNCIONALIDAD ESPECFICA BASES

Registro, actualizacin y
anulacin de los datos de
Almacenes
Registro,
actualizacin
y
anulacin de los datos de las
transacciones de Almacn.
10.2. Maestro de proveedores
AREA
BASES
SUBPROCESO
BASES
REQUERIMIENTO
FUNCIONAL - BASES
ID FUNC
BASES
LOGISTICA
Gestin de
Proveedores
Administracin del
MM.1.1.1
Catlogo de Proveedores
LOGISTICA
Gestin de
Proveedores
Administracin del
MM.1.1.3
LOGISTICA
Gestin de
Proveedores
Administracin del
MM.1.1.4
LOGISTICA
Gestin de
Proveedores
Informacin de
proveedores
MM.1.2.1
FUNCIONALIDAD ESPECFICA
- BASES
Registro, Actualizacin y
Anulacin de datos Generales
Eliminacin de datos de
aspectos comerciales
Eliminacin de datos de
aspectos financieros
Consulta y reporte de artculos y
proveedores
10.3. Maestro de servicios
AREA
BASES
LOGISTICA
SUBPROCESO
BASES
Gestin de
inventario
REQUERIMIENTO
FUNCIONAL - BASES
Catalogacin de
Servicios
ID FUNC
BASES
MM.5.2.1
FUNCIONALIDAD
ESPECFICA - BASES
anulacin de datos de
Servicios
10.4. Peticin oferta/oferta
AREA BASES
LOGISTICA
LOGISTICA
LOGISTICA
SUBPROCESO
BASES
REQUERIMIENTO
FUNCIONAL - BASES
Gestin de
Compras
Administracin de
Cotizaciones
Gestin de
Compras
Gestin de
Compras
Administracin de
Cotizaciones
Administracin de
Cotizaciones
ID FUNC
BASES
MM.2.2.1
MM.2.2.2
MM.2.2.3
- BASES
Cotizaciones
Generacin del cuadro
comparativo de Cotizaciones.
Proceso de Seleccin.
10.5. Documentos de compra
AREA BASES
SUBPROCESO
BASES
REQUERIMIENTO
FUNCIONAL - BASES
Gestin de
Compras
Gestin de
Compras
Administracin de Orden
de Compra
Administracin de Orden
de Compra
LOGISTICA
Gestin de
Compras
LOGISTICA
Gestin de Orden
de Servicio
LOGISTICA
LOGISTICA
ID FUNC
BASES
- BASES
MM.2.3.4
Consultas de Ordenes de
Compras pendientes
MM.2.3.5
Informes Generales
Informacin para el
seguimiento
MM.2.5.1
Consulta y reporte de
seguimiento de requerimientos,
cotizaciones, rdenes de
Compra.
Control y seguimiento a
servicios
MM.6.1.1
Registro, y mantenimiento de
rdenes de servicio.
LOGISTICA
Gestin de
Contratos
Generacin de contratos
MM.3.1.1
LOGISTICA
Gestin de
Contratos
Cierre del contrato
MM.3.3.1
LOGISTICA
Gestin de
Contratos
Seguimiento a la
ejecucin de contratos
MM.3.2.1
Contratos
El contrato debe cerrarse
(archivarse) en el momento que
se apruebe el producto o
servicio entregado (control de
calidad).
Consulta de estado de los
contratos
10.6. Evaluacin de proveedores

AREA
BASES
SUBPROCESO
BASES
REQUERIMIENTO
FUNCIONAL - BASES
ID FUNC
BASES
LOGISTICA
Gestin de
Proveedores
Administracin del
MM.1.1.2
LOGISTICA
Gestin de
Proveedores
Administracin del
MM.1.1.5
LOGISTICA
Gestin de
Proveedores
Informacin de
proveedores
MM.1.2.2
FUNCIONALIDAD
ESPECFICA - BASES
Eliminacin de datos la
calificacin del proveedor
Eliminacin de datos sobre
el desempeo, calidad del
producto y servicio.
Consulta de soporte para
verificar la calidad del
servicio del proveedor
10.7. Control de combustible
AREA BASES
LOGISTICA
SUBPROCESO
BASES
Servicios Generales
REQUERIMIENTO
FUNCIONAL - BASES
Control de Combustible
ID FUNC
BASES
MM.7.1.1
FUNCIONALIDAD
ESPECFICA - BASES
Control de Combustible
10.8. Reportes
ID
Reporte
Bases
Reporte
Descripcin del reporte
REPMM.2-004
Estado de rdenes de compra

(pendientes, atendidas
parcialmente, completadas,
anuladas, pendientes de
facturacin, facturadas).
reporte listado de pedidos de compra, con la

finalidad de hacer seguimiento y reporte a OCI,
SEACE
REPMM.2-007

Registro de compras por fecha, por
proveedor.
SEACE
REPMM.2-008
Reporte de ltimas compras.

SEACE
REPMM.2-009
Nmero de rdenes de Compra y

valor total por rango de fechas.

SEACE
REPMM.2-010
Estadsticas por centro de costo,

por proveedor, por tem.
Se requiere reporte para control de compra de

materiales por proveedor y centro de costo,
REPMM.2-012
Resultado de adquisiciones y
contrataciones a los principales
proveedores por tipos de procesos,
por monedas, por tipo compra, por
volumen, servicio; en rangos
definidos (semana, mes, Trimestre,
semestre) con capacidad de
seleccin de registros.
Se requiere un reporte de adquisiciones por

proveedores a fin de informe a Gerencia, OCI
REPMM.2-014
Compras por Proveedor detalle y

resumen.
Obtener un reporte de los Compras

proveedores para informar a SEACE y OCI
REPMM.2-015
Relacin rdenes de Compra en

detalle y resumen.
Obtener un reporte de Ordenes de Compra

para informar a SEACE y OCI
REPMM.2-016
Listado de rdenes de compra

devengadas.
REPMM.2-021
Reportes solicitados por

OSINERGMIN, mximo 3 reportes
REPMM.2-022
Reportes solicitados por FISE,

mximo 3 reportes
Se requiere un reporte de ordenes de compra

relacionados con el programa
REPMM.2-024
Reportes Generales: (Ubicacin

Geogrfica, de Pago, Proveedores,
Artculos, Centro de Costos).
Se
requiere
un
reporte
de
pedido
compra/servicio y contratos Factuarados y
pendiente por proveedor y centro de costos
MM.1.2.1
Consulta y reporte de artculos y

proveedores.
Obtener un reporte que relacione los

proveedores de bienes y servicios con los
materiales y servicios que ofertan.
MM.2.1.4
Consulta de requerimientos por

estados.
Obtener un reporte que nos muestre las

Solicitudes de Pedido que tienen Peticin de
Oferta, Oferta y/o Pedido de Compra o
Contrato.
MM.2.3.4
Consultas de Ordenes de Compras

pendientes.
Obtener un reporte de los Pedidos de Compra

y Contratos Marco pendientes de entrega o
pendientes de pago.
MM.2.3.5
Informes Generales.
Obtener un reporte de las Solicitudes de

Pedido, los Pedidos de Compra y Contratos
Marco en un rango de fechas determinado.
Consulta y reporte de seguimiento

de requerimientos, cotizaciones,
rdenes de Compra.
Obtener un reporte que muestre el estado de

las Solicitudes de Pedido (Con Pedido de
Compra y pendientes de atencin) de las
Peticiones de Oferta(Atendidas y pendientes
de atencin) y Pedidos de Compra (O
contratos Marco) emitidos, en proceso de
liberacin, aquellos que ya cuentan con
Ingreso de Mercancas y/o Entrada de
Servicios, aquellos que se encuentran
pendientes de facturacin, pagados y
pendientes de pago.
MM.2.5.1
Obtener un reporte de orden de Compra por

periodo pendientes de entrega
Relacin de Contratos u ordenes de compra
Obtener un reporte en donde figuren los

Pedidos de Compra y Contratos Marco de
servicios emitidos en un rango de fechas
MM.6.1.2
Consultas y reportes.
determinado, las que cuentan con Entrada de
Servicio y/o las que se encuentran pagadas o
las que an tienen pago pendiente
Obtener un reporte que nos muestre la
Consulta de soporte para verificar la
evaluacin de los proveedores en relacin a
MM.1.2.2
calidad del servicio del proveedor
Pedidos de Compra y Contratos Marco y en un
rango de fechas determinado.
Obtener un reporte que nos seale la relacion
de los Contratos Marco en ejecucin, aquellos
Contratos Marco emitidos durante un rango de
MM.3.2.1 Consulta de estado de los contratos
fechas determinado, el importe inicial del
contrato, los adicionales, los montos pagados,
el saldo por pagar y las penalidades.
REPGeneracin de alertas en el proceso Se requiere advertencia para las etapas de los
MM.2-005
de compras.
procesos de compra
Resultado de adquisiciones y
contrataciones por tipos de
procesos, por monedas, por tipo
compra, servicio; en rangos
definidos (semana, mes, trimestre,
semestre) con capacidad de
seleccin de registros.
Se requiere reporte para control de avance del

Pac, en forma mensual.
REPMM.2-020
Reportes solicitados por FONAFE,

mximo 6 reportes
Relacion del plan de adquisicion de compra.

Relacion y tipo de procesos de adquisicion,
relacion de tipo de compras,
relacion de compras con con/sin Contrato,
relacion de compras con penalidad
<relacion de N de procesos.
MM.2.1.3
Consulta de requerimientos
pendientes de atencin
Obtener un reporte que nos muestre las

Solicitudes de Pedido que todava no tienen
Pedido de Compra o Contrato
REPMM.2-011

Manual Compras MM SAP

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PROYECTO DE IMPLANTACIN DE SAP BUSINESS

Fecha: 12 de Diciembre de 2015

Proyecto implantacin MEGA SAP Business Suite

GLOSARIO DE TRMINOS Y DOCUMENTACIN DE REFERENCIA

FI: Finanzas (GL y AM)

As mismo, se han utilizado las siguientes abreviaturas:

TEC, por Tecnocom Per

Las definiciones significativas se realizan en el cuerpo del documento.

CREACIN DE PETICIN DE OFERTA....................................................................................62

REGISTRO DEL CALENDARIO DEL PROCESO DE SELECCIN Y ENVO DE ALERTAS

CALENDARIO DEL PROCESO DE SELECCIN.........................................................................80

DOCUMENTOS DE COMPRA (PEDIDOS DE COMPRA Y CONTRATOS)...........................90

RESULTADO DEL PROCESO............................................................................................... 125

CONTROL DE COMBUSTIBLE........................................................................................... 137

GENERACIN DE SOLPED PARA CONTROL DE COMBUSTIBLE...............................................137

Datos generales y Datos compras

Logstica Gestin de materiales Compras Datos

Se ingresa el cdigo de la transaccin correspondiente a la Creacin de un

(1) Se ingresa un valor en el campo Organizacin de compras, se despliega la

cuentas haciendo doble clic en

(1) El tratamiento de creacin de un proveedor (Datos generales/Compras) es

(1) Haga clic en

para desplegar las opciones del campo Tratamiento.

(1) Se ingresa los valores de nombre y apellidos, el concepto de bsqueda que

(1) Se hace doble clic en

(1) Haga clic en el recuadro para marcar el check de persona fsica.

Se continua pulsando ENTRAR.

No se llenar informacin en la vista de Pagos, por lo que se pulsa directametne

Los datos de compras contienen una larga lista de informacin sobre el

usar el proveedor en mencin. Tambin se tiene unas seccin con Valores

(1) Ingresaremos un valor para el campo moneda, desplegamos la siguiente lista

(1) Ingresaremos un valor para el campo condicin de pago, desplegamos la

(1) Haga clic en

Si se requiere se pueden ingresar ms campos relevantes, en su defecto se

La vista de Funciones de interlocutor tiene con finalidad ingresar informacin

Se pulsa ENTRAR para continuar.

(1) El sistema consulta si requiere guardar la informacin registrada. Haga clic en

(1) El sistema informa que se ha creado el proveedor correctamente.

Creacin de un proveedor para devolucin

Como paso previo a la creacin del pedido de devolucin, es necesario crear al

Logstica Comercial Datos maestros Interlocutor

El grupo de cuentas de cliente para este caso es el Z0002 Destinatario de

1 Se selecciona el grupo de cuentas correspondiente.

2 Se ingresa la informacin del rea de ventas correspondiente a los

1 Dentro de la pestaa de datos generales (Datos de direccin), es

1 Tambin dentro de la pestaa de datos generales (Datos de control), es

Solo se pulsa enter para continuar. En caso de que el destinatario de

Se contina completando los datos del deudor Destinatario de mercancas.

Se completa la informacin relevante en la pestaa de Expedicin, como Prioridad

Finalmente como ya habamos comentado asignaremos el Deudor al proveedor

1 Se ingresa el cdigo del cliente Destinatario de mercancas que se cre en

1 Se debe marcar este check en la seccin de Datos de control. Necesario

Logstica Gestin de materiales Compras Datos

En este caso para modificar un proveedor debemos ingresar el cdigo

Para ubicar a nuestro proveedor podemos utilizar diferentes criterios de bsqueda

Como se ve se habilitan los campos de datos de direccin para poder ser

(1) Se guardan los datos modificados pulsando en S.

El sistema emite un mensaje informativo de que se efectuaron las modificaciones

Logstica Gestin de materiales Compras Datos

(1) Para visualizar un acreedor debemos ingresar el cdigo correspondiente al

Los campos aparecen sombreados lo que indica que no se pueden editar.

Una vez que se complete la visualizacin, el sistema realizar la consulta para