EL KAIZEN EN LAS PYMES.

El caso
de una fbrica de pastas frescas
Por:
Dr. Mauricio Lefcovich.
Consultor en Administracin de Operaciones y Estrategia de
Negocios. Especialista en Calidad, Productividad, Mejora Continua,
Reduccin de Costos y Satisfaccin del Consumidor.
E-mail: mlefcovich@hotmail.com

El presente caso del cual particip activamente en m condicin de consultor muestra con total claridad las
enormes ventajas que se logran en una pequea o mediana empresa por medio de la aplicacin del Kaizen,
resultados que cabe aclarar se consiguen en un corto perodo de tiempo y a un bajo costo, sumado a lo cual
est el hecho de que la inversin realizada redundar en una mejora constante de la performance de la
empresa en el tiempo.
Todo comenz a partir de la necesidad manifestada por el propietario de una fbrica de pastas frescas, de
reducir los costes de produccin debido a la intensa competencia y la imposibilidad de trasladar a los precios
los aumentos de distintos insumos (trtese de materia prima o mano de obra).
Este empresario ya haba consultado a otros profesionales, los cuales careciendo de conocimientos en
materia de operaciones, y carentes de un enfoque sistmico y de pensamientos centrados en los procesos,
aparte de responder a un tpico razonamiento de las empresas tradicionales centradas en paradigmas
taylorianos, slo atinaron a aconsejarle reemplazar determinadas tipos de materias primas por otras de menor
calidad, adems de atender a ciertas cuestiones tcnicas vinculadas al mejor uso y aprovechamiento de las
fuentes de energa (en ste caso la electricidad).
El propietario de la empresa no quedo conforme con dichas recomendaciones pues consideraba que
disminuir los costos por medio de insumos de menor calidad llevara a perder el nivel de calidad que sus
productos posean y que le merecan el reconocimiento de los clientes y consumidores. En tanto que las
propuestas en materia energtica si bien eran plausibles de aplicar no contribuan en gran forma a sus
necesidades empresariales.
Ante su consulta se le ofreci la aplicacin del Kaizen como una forma consistente de controlar y reducir los
costos de manera sistemtica, a la par de no slo conservar los niveles existentes de calidad, sino mejorarlos,
adems de mejorar los servicios y atencin a clientes. Al principio sta palabra Kaizen de la cual nunca haba
escuchado sumado al toque oriental de la misma le haba producido cierta desconfianza, mxime cuando su
asesor contable le insista que la nica forma de reducir realmente los costos era reduciendo la cantidad de
personal e incrementar los plazos de pagos a proveedores a los efectos de conseguir alguna ventaja de tipo
financiero.

Se le tuvo que demostrar que esos mtodos no slo eran incorrectos, sino que podan generar resultados en
el corto plazo para volver a su estado anterior luego de unos meses. Era necesario demostrarle cmo las
diversas falencias observadas luego de una labor de diagnstico impedan lograr mejores resultados,
ofreciendo la forma de solucionar las mismas con instrumentos y herramientas plausibles y, que adems los
resultados conseguidos no slo permitiran mejorar la rentabilidad de la empresa, sino que con la suficiente
disciplina la misma no slo lograra mantenerse sino adems mejorarse en el tiempo.
En primer lugar se procedi a mejorar los tiempos de preparacin de las mquinas.
Es sabido que muchas mquinas se utilizan para la produccin de una variedad de productos basados en
distintos tipos de insumos y preparaciones, razn por la cual el tiempo existente entre el trmino de un
determinado lote de produccin y el prximo lote deba hacerse en la menor cantidad de tiempo posible a los
efectos de disminuir los tiempos de espera, con lo cual se incrementaba la productividad de la mano de obra
(mayor produccin por horas hombre), al mismo tiempo se implant un Mantenimiento Productivo Total, con
lo cual se haca partcipe a los empleados de la labor de mantenimiento con lo cual se lograba evitar costos
vinculados a tiempos muertos, menor velocidad de produccin, fallas en la produccin generada, adems de
aquellos gastos incurridos en materia de roturas y posteriores reparaciones vinculados a una falta de un buen
mantenimiento.
En forma paralela a los aspectos antes mencionados se empez a producir en funcin a la demanda real,
evitando todo tipo de sobreproduccin, para lo cual se hizo una estudio de los niveles de demanda de los
clientes finales y se solicit un plan de demanda semanal a los distribuidores (supermercados y detallistas). A
cambio de plazos de pagos ms cortos y la entrega de informacin antes mencionada se convino la entrega
diaria de productos y menores precios.
Por otro lado se estableci un convenio de largo plazo con los principales proveedores de materias primas a
los efectos de la recepcin diaria de los insumos, con lo cual se lograba menores costes de almacenamiento
y financieros.
La aplicacin de las 5 S sirvi para mejorar ostensiblemente las condiciones de trabajo, aumentando la
seguridad, los niveles de calidad y la motivacin de los empleados, todo ello contribua en gran forma a
incrementar la productividad.
En una etapa posterior se procedi a aplicar las tcnicas de anlisis e ingeniera de valor, con lo cual se
mejoraba tanto la distribucin fsica de la planta productiva, como el desarrollo de los procesos, la reduccin
de actividades y tareas innecesarias, concentrando el esfuerzo en la mejora continua del valor agregado para
el cliente final, con lo cual se lograba una importante ventaja competitiva en un mercado de por s muy
competitivo.
La implantacin del sistema de calidad total contribuy a reconocer las reales necesidades y gustos de los
clientes, se puso especial hincapi en la calidad de los alimentos desde el punto de vista de los ltimos
avances en materia de salud (sanidad) y se implantaron sistemas de control preventivo y de evaluacin que
redujeron ostensiblemente los costes por desperdicios, reprocesos, devoluciones y prdida de clientes.
Para todos estos pasos fue imprescindible un cambio de actitud del empresario hacia los empleados,
mediante una poltica ms participativa, una mayor confianza en ellos, y la adopcin de incentivos en funcin
a los ndices de productividad. Ya el obrero no slo aportaba sus manos sino tambin su capacidad
intelectual con lo cual tena un mayor entusiasmo, generando ello menos ausencias a los puestos de trabajo y
menor rotacin, esto ltimo contribua enormemente a desplazarse a travs de la curva de aprendizaje, con lo
cual se logr importantes incrementos en materia de productividad y consecuentemente en la reduccin de
los costes.

Por otra parte se construyeron una serie de ndices y ratios que le permite al propietario y a sus empleados
seguir bien de cerca y da a da la evolucin de diversos indicadores vinculados a la calidad, productividad,
niveles de desperdicios, tiempos del ciclo productivo y niveles de costos. Se implanto a tales efectos un
econmico software destinado al Control Estadstico de Procesos y Gestin, el cual contribuy enormemente
no slo a la hora de controlar los niveles de calidad, costes y productividad, sino tambin facilitar la labor de
anlisis y toma de decisiones.
Cmo se puede apreciar no es complejo, ni costosa su aplicacin, slo se requiere en primer lugar de una
decisin firme de parte de los propietarios, pasando luego a una labor de diagnstico, capacitacin y
entrenamiento y, asesoramiento en los procesos productivos (diseo de sistemas de trabajo).
En el trmino de seis meses a partir de comenzar la implementacin del sistema (el cul llev en ste caso un
perodo de cuatro meses) se logr un disminucin en los costos totales, del orden del 30%, gracias ello a la
bsqueda y posterior eliminacin de los distintos tipos de desperdicios y despilfarros, adems de un
incremento de las ventas del orden del 80%.
El Kaizen no slo es aplicable a grandes empresas dedicadas a tecnologa de punta como pueden ser las
automotrices y las electrnicas, o las grandes empresas de construccin, sino que puede ser aplicada con
impresionantes resultados en empresas PyMES.
Su aplicacin depende pura y exclusivamente de la decisin y actitud de sus propietarios y directivos, y de su
afn por lograr una empresa de alta competitividad.
Otras lecturas:
Reduccin de Costos Mauricio Lefcovich www.gestiopolis.com - 2005
Kaizen Deteccin, prevencin y eliminacin de desperdicios Mauricio Lefcovich www.gestiopolis.com 2004
El Kaizen explicado Mauricio Lefcovich www.sht.com.ar - 2004
Reduccin de costos. Anlisis crtico Mauricio Lefcovich www.monografias.com - 2004
_________
Dr. Mauricio Lefcovich.
Consultor en Administracin de Operaciones y Estrategia de Negocios. Especialista en Calidad,
Productividad, Mejora Continua, Reduccin de Costos y Satisfaccin del Consumidor.
E-mail: mlefcovich@hotmail.com