Proceso administrativo

Desde finales del siglo XIX se acostumbra definir la administracin en trminos de cuatro funciones
especficas de los gerentes: la planificacin, la organizacin, la direccin y el control. Aunque este
marco ha sido sujeto a cierto escrutinio, en trminos generales sigue siendo el aceptado. Por tanto,
cabe decir que la administracin es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las
actividades de los miembros de la organizacin y el empleo de todos los dems recursos
organizacionales, con el propsito de alcanzar las metas establecidas para la organizacin.
Un proceso es una forma sistemtica de hacer las cosas. Se habla de la administracin como un
proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean cuales fueren sus aptitudes o
habilidades personales, desempean ciertas actividades interrelacionadas con el propsito de
alcanzar las metas que desean. En la parte restante de esta seccin, describiremos brevemente
estas cuatro actividades administrativas bsicas, as como las relaciones y el tiempo que
involucran.
Planificacin
Planificar implica que los administradores piensan con atencin en sus metas y acciones, y que
basan sus actos en algn mtodo, plan o lgica, y no en corazonadas. Los planes presentan los
objetivos de la organizacin y establecen los procedimientos idneos para alcanzarlos. Adems,
los planes son la gua para que (1) la organizacin obtenga y comprometa los recursos que se
requieren para alcanzar sus objetivos; (2) los miembros de la organizacin desempeen
actividades congruentes con los objetivos y los procedimientos elegidos, y (3) el avance hacia los
objetivos pueda ser controlado y medido de tal manera que, cuando no sea satisfactorio, se
puedan tomar medidas correctivas.
El primer paso para planificar consiste en elegir las metas de la organizacin A continuacin, se
establecen metas* para cada una de las subunidades de la organizacin; es decir, sus divisiones,
departamentos, etc. Definidas stas, se establecen programas para alcanzar las metas de manera
sistemtica. Sobra decir que, al elegir objetivos y preparar programas, el gerente de mayor
jerarqua analiza su viabilidad, as como las posibilidades de que otros gerentes y empleados de la
organizacin los acepten.
Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la planificacin. La
planificacin produce una imagen de las circunstancias futuras deseables, dados los recursos
actualmente disponibles, las experiencias pasadas, etc. Por ejemplo, Natalie Anderson hace
planes para el futuro cuando se encarga de la campaa para promover el libro de Pankovsky,
trabajo que entraa muchas relaciones.
*Algunos autores sealan una diferencia entre las metas y los objetivos. Aunque esto puede estar
justificado, nosotros lo consideramos sinnimos, por facilidad.
Los planes preparados por la alta direccin, que cargan con la responsabilidad de la organizacin
entera, pueden abarcar plazos de entre cinco y diez aos. En una organizacin grande, por
ejemplo una corporacin multinacional como Britis Petroleum, los planes pueden significar
compromisos de miles de millones de dlares. Por otra parte, los planes de partes concretas de la
organizacin abarcan plazos mucho ms cortos. Por ejemplo, estos planes pueden referirse al
trabajo del da siguiente o para una junta de dos horas, que tendr lugar la semana entrante.
Organizacin
Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los
miembros de una organizacin, de tal manera que stos puedan alcanzar las metas de la
organizacin.


Diferentes metas requieren diferentes estructuras. Por ejemplo, la organizacin que pretende
desarrollar programas de software para computadoras necesitar una estructura diferente a la que
requiere un fabricante de pantalones vaqueros. Producir un producto estandarizado, como un
pantaln vaquero, requiere tcnicas eficientes para la lnea de montaje, mientras que la produccin
de un programa de software requiere la formacin de equipos de profesionales, por ejemplo,
analistas de sistemas y programadores. Aunque estos profesionales deben interactuar con
eficacia, es imposible organizarlos como si fuera n trabajadores de una lnea de montaje. Por tanto,
los gerentes deben adaptar la estructura de la organizacin a sus metas y recursos, proceso
conocido como diseo organizacional.
Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades para las actividades de la
organizacin. la organizacin produce la estructura de las relaciones de una organizacin, y estas
relaciones estructuradas servirn para realizar los planes futuros. Por ejemplo, Natalie Anderson
coordina el trabajo de diferentes personas y estructura el tiempo para organizar el proceso de
produccin del libro de Pankovsky. Otro aspecto de las relaciones que es parte del organizar
consiste en buscar al personal nuevo par que se unan a la estructura de las relaciones. Esta
bsqueda se conoce como integracin de personal.
Direccin
Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. Las
relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la direccin. De hecho, la
direccin llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que
trabajan con ellos. Los gerentes dirigen tratando de convencer a los dems de que se les unan
para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificacin y la organizacin. Los gerentes, al
establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su mejor esfuerzo. Por
ejemplo, Natalie Anderson dirige cuando alaba a Diane por su ayuda y a Franco por su diseo del
anuncio.
Control
Por ltimo, el gerente debe estar seguro de los actos de los miembros de la organizacin que, de
hecho, la conducen hacia las metas establecidas. sta es la funcin de control de la
administracin, la cual entraa los siguientes elementos bsicos: (1) establecer estndares de
desempeo; (2) medir los resultados presentes; (3) comparar estos resultados con las normas
establecidas, y (4) tomar medidas correctivas cuando se detectan desviaciones. El gerente gracias
a la funcin de control, puede mantener a la organizacin en el buen camino. Las organizaciones
estn estableciendo, cada vez con mayor frecuencia, maneras de incluir la calidad en la funcin de
control. Un enfoque que goza de gran popularidad, es la administracin de la calidad total (ACT).
La ACT requiere que la administracin concentre en la superacin constante de todas las
operaciones, funciones y, sobretodo, de los procesos de trabajo. La satisfaccin de las
necesidades del cliente es una preocupacin primordial.
Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades del control. Los administradores
tienen que preocuparse por el control porque, con el tiempo, los efectos de las relaciones
organizadas no siempre resultan como se planearon. Natalie Anderson controla cuando revisa y da
seguimiento a los informes de actividades que le representan Diane y otras personas. Tambin
est pensando en el control cuando se adelanta a la respuesta que le ofrecer Vladimir en cuanto
a los costos del diseo del anuncio.

Stoner, J. A. F.; Freeman, R. E.; Gilbert, D. R. (1996). Administracin. Mxico: Prentice Hall
Hispanoamericana.

Lectura
tomada
del
flash
del
libro
que
encuentra
en:
http://books.google.com.mx/books?id=g_nweMjueSkC&pg=PA6&lpg=PA6&dq=Las+organiza
ciones+y+la+necesidad+de+administrarlas&source=bl&ots=l0PixSM7EE&sig=TVh7NN_ENU
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