PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS

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PROCEDIMIENTO AUDITORAS INTERNAS AL SISTEMA DE GESTIN

DE CALIDAD
NTC ISO - 9001:2008
NTC GP - 1000:2009
NTC-ISO/IEC 17025:2005
NTC-ISO/IEC 17020:2002
NTC-ISO/IEC 17021:2011

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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. ABREVIATURAS/ DEFINICIONES

4. CONTENIDO

4.1 ETAPAS DE LA AUDITORA INTERNA DE CALIDAD

5. ROLES DEL AUDITOR INTERNO

10

6. RESPONSABILIDADES

12

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

13

8. ANEXOS

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1. OBJETIVO.

Planificar, implementar y mantener el programa de auditoras internas, para determinar si el

Sistema Integral de Gestin es conforme con los servicios que ofrece la Universidad, con los
requisitos de las normas NTC-ISO 9001, NTC-GP 1000, NTC-ISO/IEC 17025, NTC-ISO/IEC 17021,
NTC-ISO/IEC 17020 requisitos internos, legales y con los establecidos por la Universidad
Tecnolgica de Pereira.

2. ALCANCE.

Las instrucciones de este procedimiento se aplican a todos los procesos, organismos evaluadores de
la conformidad y documentos del Sistema Integral de Gestin de la Universidad Tecnolgica de
Pereira.

3. ABREVIATURAS / DEFINICIONES

Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias y

evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios
de la auditora.

Hallazgo: Resultados de la evaluacin de la evidencia en una auditora frente a los requisitos

establecidos por las normas. Los hallazgos pueden indicar conformidad, no conformidad u
oportunidad de mejora.

Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora.

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito establecido por la norma

Oportunidad de Mejora: Actividades recurrentes para aumentar la capacidad de cumplir los

requisitos establecidos por la norma, las cuales pueden surgir de un hallazgo de auditora,
conclusiones de auditora y anlisis de datos.

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4. CONTENIDO

Las auditoras internas de calidad son coordinadas por la Oficina de Gestin de Calidad, para
verificar el cumplimiento continuo de los requisitos del Sistema Integral de Gestin, internos,
legales y de las normas NTC ISO 9001 NTC-GP 1000, NTC-ISO/IEC 17025, NTC-ISO/IEC 17020, NTCISO/IEC 17021.

4.1 ETAPAS DE LA AUDITORA INTERNA DE CALIDAD

4.1.1

Seleccin de Auditores: La Oficina de Gestin de Calidad selecciona al grupo de auditores

internos los cuales deben ser funcionarios de la Universidad, contratados bajo cualquier modalidad,
cuyo inters particular y voluntario, permite su formacin, actualizacin y participacin en los
ejercicios y actividades derivadas de las auditoras internas.

4.1.2

Requisitos y Plan de Carrera de un auditor interno: Los roles de los Auditores Internos

estn definidos de la siguiente manera:

Auditor en Formacin
Requisitos:
-

Desarrollar laborales en la universidad, bajo cualquier modalidad de contratacin, en un

periodo no menor a un (1) ao.

Tener formacin certificada como auditor ISO 9001, GP 1000, MECI 1000, ISO 17025, ISO 17021
o ISO 17020.

Contar con el aval de su Jefe inmediato.

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Auditor Jnior
Requisitos:
-

Desarrollar laborales en la universidad, bajo cualquier modalidad de contratacin, en un

periodo no menor a un (1) ao.

Contar con mnimo 30 horas de experiencia como auditor en formacin.

Contar con cursos de actualizacin en las versiones vigentes de las normas.

Obtener calificacin mnima de 25 en la evaluacin de auditores de la vigencia anterior.

Auditor Profesional
Requisitos:
-

Desarrollar laborales en la universidad, bajo cualquier modalidad de contratacin, en un

periodo no menor a dos (2) aos.

Contar con mnimo 60 horas de experiencia como auditor jnior.

Contar con cursos de actualizacin en las versiones vigentes de las normas.

Obtener calificacin mnima de 35 en la evaluacin de auditores de la vigencia anterior.

Auditor Lder
Requisitos:
-

Desarrollar laborales en la universidad, bajo cualquier modalidad de contratacin, en un

periodo no menor a tres (3) aos.

Contar con mnimo 100 horas de experiencia como auditor jnior.

Contar con cursos de actualizacin en las versiones vigentes de las normas NTC-ISO 9001, NTCGP 1000, NTC-ISO/IEC 17025, NTC-ISO/IEC 17021, NTC-ISO/IEC 17020.

Obtener calificacin mnima de 40 en la evaluacin de auditores de la vigencia anterior.

Auditor Interno Contratado Externamente

Requisitos

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Contar con cursos de actualizacin en las versiones vigentes de las normas NTC-ISO 9001, NTCGP 1000, NTC-ISO/IEC 17025, NTC-ISO/IEC 17021, NTC-ISO/IEC 17020.

Contar con curso de auditor lder en las versiones vigentes de las normas NTC-ISO 9001, NTCGP 1000, NTC-ISO/IEC 17025, NTC-ISO/IEC 17021, NTC-ISO/IEC 17020.

Experiencia como auditor interno de mnimo 3 aos.

4.1.3

Conformacin del Equipo Auditor: La Oficina de Gestin de Calidad conforma los grupos de

auditores y realiza la distribucin de los procesos y organismos evaluadores de la conformidad a

auditar, de tal manera que los auditores no auditen su propio trabajo. Cuando se considere
necesario, las auditoras internas al Sistema Integral de Gestin podrn ser realizadas por
profesionales externos, que demuestren experiencia e idoneidad en la labor.

Para el caso de los laboratorios y de acuerdo con el numeral 4.14.1 de la norma ISO 17025, las
auditorias sern efectuadas por personal formado y calificado, quin ser, siempre que los recursos
lo permitan, independiente de la actividad a ser auditada. Por tanto se programaran auditorias
con un auditor lder externo al laboratorio y un auditor experto del laboratorio.

4.1.4

Programa Anual de Auditoras Internas (SGC-FOR-007-01): Es elaborado anualmente por la

Oficina de Gestin de Calidad, se socializa a los auditores internos segn el proceso u organismo
evaluador de la conformidad que les haya sido asignado, posteriormente es enviado a los jefes de
proceso y directores de organismos evaluadores de la conformidad para su conocimiento. El
programa de auditoras Internas garantiza el cumplimiento de los numerales de las normas NTC-ISO
9001, NTC GP-1000, NTC-ISO/IEC 17025, NTC-ISO/IEC 17020, NTC-ISO/IEC 17021 y los requisitos
internos y legales.

4.1.5

Plan de Auditora (SGC-FOR-007-02): Es definido por los auditores internos en compaa de

la oficina de Gestin de Calidad y posteriormente es enviado al Jefe del Proceso o Director del

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organismo evaluador de la conformidad a auditar, con copia electrnica a la Oficina de Gestin de

Calidad

4.1.6

Informe y Lista de Verificacin (SGC-FOR-007-03): Los auditores internos diligencian el

formato e incluyen las preguntas que garanticen que se auditarn los numerales de la norma
pertinentes al Proceso u Organismo evaluador de la conformidad a auditar. En el desarrollo de la
auditora, el auditor registra los hallazgos y la evidencia soporte en el formato Informe y lista de
verificacin (SGC-FOR-007-03), e informa las posibles no conformidades detectadas en el proceso al
jefe del Proceso o Director del Organismo.
El informe y lista de verificacin diligenciado deber ser entregadas por el auditor lder a la Oficina
de Gestin de Calidad una vez culminado el proceso de auditora, este contiene las fortalezas,
oportunidades de mejora.

4.1.7
a)

Reunin de Apertura: Es dirigida por el auditor lder, su propsito es:

Confirmar el acuerdo de todas las partes (por ejemplo, auditado, equipo auditor) sobre el
plan de auditora.

b)

Presentar el equipo auditor

c)

Asegurarse de que se pueden realizar todas las actividades de auditora planificadas y

cumplir lo establecido en la Norma NTC-ISO 19011 en el numeral 6.4.2 Realizacin de la
reunin de apertura.
Confirmar que todas las partes estn de acuerdo con el plan de auditora (auditado,
equipo auditor);
Presentar al equipo auditor;
Asegurar que se pueden llevar a cabo todas las actividades de auditora planeadas.
El lder del equipo auditor y se deberan tener en cuenta los siguientes elementos, segn
resulte apropiado:

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presentacin de los participantes, incluyendo observadores y guas y una

generalidad de sus roles;

confirmacin de los objetivos, alcance y criterios de auditora;

confirmacin del plan de auditora y otras disposiciones pertinentes con el

auditado, tales como la fecha y hora de la reunin de cierre, cualquier reunin
intermedia del equipo auditor y la gerencia del auditado y cambios tardos;

presentacin de los mtodos a utilizar durante la auditora, incluyendo el

informar al auditado que la evidencia estar basada en una muestra de la
informacin disponible;

presentacin de los mtodos para gestionar los riesgos que pueda implicar para la
organizacin la presencia de los miembros del equipo auditor;

confirmacin de canales formales de comunicacin entre el equipo auditor y el

auditado;

confirmacin del idioma a usar durante la auditora;

confirmacin de que durante la auditora, el auditado ser constantemente

informado del progreso de la auditora;

confirmacin de que los recursos e instalaciones requeridos por el equipo auditor

estn disponibles;

confirmacin de temas relacionados con confidencialidad y seguridad de la

informacin;

confirmacin de procedimientos relevantes de salud y seguridad y emergencia

para el equipo auditor;

informacin sobre el mtodo de reporte de los hallazgos de auditora, incluyendo

su calificacin, de haberla;

informacin acerca de las condiciones bajo las cuales se dar por finalizada la
auditora;

informacin acerca de la reunin de cierre;

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informacin acerca de cmo dar tratamiento a posibles hallazgos durante la

auditora;

informacin acerca de cualquier sistema usado para recibir retroalimentacin por

parte del auditado sobre los hallazgos o conclusiones de la auditora, incluyendo
quejas y apelaciones.

4.1.8

Reporte de No Conformidad (SGC-FOR-007-04): El auditor consigna las No Conformidades

encontradas en este formato; este se da a conocer al Jefe del Proceso o Director del Organismo
evaluador de la conformidad auditado durante la reunin de cierre para su aceptacin. Cuando
exista conflicto entre el auditor y los auditados con respecto a las no conformidades encontradas
en el proceso, se acudir a una segunda instancia ejercida por la Oficina de Gestin de Calidad y la
Oficina de Control Interno.
La no conformidad debe redactarse incluyendo los siguientes aspectos:
-

Descripcin de la No Conformidad.

Numeral(es) de referencia.

Evidencia objetiva.

4.1.9

Reunin de Cierre: El auditor lder debe realizar una reunin de cierre al finalizar el proceso

de auditora, para dar a conocer la totalidad de los hallazgos encontrados en cada proceso, y las
conclusiones de la auditora (fortalezas, no conformidades y oportunidades de mejora).

Al finalizar la auditora, el auditor lder enva a la oficina de Gestin de Calidad el Informe y lista de
verificacin y el reporte de no conformidad

4.1.10 Seguimiento a cierre de no conformidades: El cierre de las no conformidades encontradas

luego de la Auditora Interna, es responsabilidad del proceso. Es necesario que los procesos
auditados tomen las correcciones y acciones correctivas de manera inmediata, con el objetivo de
eliminar la no conformidad y la causa de la misma. Las acciones correctivas planteadas deben ser
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registradas en el aplicativo de acciones correctivas, preventivas y de mejora del Sistema Integral de

Gestin como se describe en el procedimiento (SGC-PRO-006).

Los Procesos auditados del Sistema Integral de Gestin, tienen 15 das hbiles a partir de la fecha
de la reunin de cierre de la auditora para plantear las acciones correctivas y consignarlas en el
aplicativo de acciones. El Proceso contar con mximo 90 das calendario a partir de la realizacin
de la auditora interna, para el cierre de las no conformidades.

La Oficina de Gestin de Calidad verificar la eficacia de las acciones tomadas por los procesos
hasta 6 meses despus de la realizacin de la auditora interna. Se debe revisar la verificacin de la
eficacia de las acciones tomadas por el proceso en el siguiente ciclo de auditoras internas.

4.1.11 Informe general de auditora: Finalizada la auditora, la Oficina de Gestin de Calidad

realiza este informe, el cual es presentado como insumo para la revisin por la alta direccin.

4.1.12 Evaluacin de los Auditores: Los auditores internos son evaluados por el Jefe del Proceso
auditado, los auditores lderes y la Coordinacin de la Oficina de Gestin de Calidad, mediante el
formato de evaluacin de auditores internos (SGC-FOR-007-06), luego se elabora el informe de la
evaluacin y se socializan los resultados.

4.1.13 Registros de las Auditoras Internas de Calidad: Se llevan como lo establece el

Procedimiento de Control de Registros (SGC-PRO-003).

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5. ROLES DEL AUDITOR INTERNO

En el desarrollo de las auditoras internas y en la conformacin de los grupos auditores, se pueden

desempear los siguientes roles, teniendo en cuenta la experiencia, formacin y capacitacin:

Auditor
Formacin

Jnior

Profesional

Lder

Funciones
Ayuda en la preparacin de la
auditora
Presencia la auditora (no interviene).
Colabora en elaboracin de los
documentos
Interviene durante la auditora.
Elabora documentos.
Prepara la auditora.
Participa activamente en la auditora.
Elabora documentos.
Puede realizar auditoras
Colabora en la elaboracin del
programa anual de auditoras.
Planea las auditoras.
Orienta al grupo de trabajo.
Revisa y aprueba documentos.
Toma decisiones con relacin al
desarrollo de las auditorias de su grupo.
Dirige las reuniones de apertura y
cierre de auditora.
Realiza auditoras
Tabla: Roles del auditor interno

Experiencia

No requerida

No requerida

1 ao como Auditor Junior

1 ao como Auditor
Profesional

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6. RESPONSABILIDADES

RESPONSABLE

Oficina
de Gestin de
Calidad
Jefe de Proceso
Director del

RESPONSABILIDADES

Coordinar las auditoras internas

Seleccionar al grupo de auditores internos.
Elaborar el programa anual de auditoras internas por proceso.
Dirimir conflictos entre auditor y auditados.
Coordinar la evaluacin de los auditores internos.
Elaborar y presentar el informe general de auditoras internas.

Ejecutar las acciones correctivas para eliminar la causa y la nueva ocurrencia

de las no conformidades encontradas en la auditora interna.
Hacer seguimiento a los hallazgos encontrados en las auditoras internas.
Evaluar a los auditores internos de su proceso.

Organismo Evaluador

de la Conformidad

Personal de la UTP

Auditor Interno

Realizar la auditora interna siguiendo este procedimiento.

Desempear el rol asignado de acuerdo a lo establecido en el
procedimiento
Informar oportunamente a los procesos y a la Oficina de Calidad, acerca de
los resultados de las auditoras.
Realizar seguimiento y verificacin a los hallazgos en cada proceso
auditado, dentro de los plazos establecidos.
Diligenciar correctamente los formatos.

Dirimir conflictos entre auditor y auditados.

Oficina de Control
Interno

Ejecutar las acciones correctivas para eliminar la causa y la nueva ocurrencia

de las no conformidades encontradas en la auditora interna.
Hacer seguimiento a los hallazgos encontrados en las auditoras internas.

Tabla: Roles del auditor interno

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7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

NTC-ISO 9000 Sistema de Gestin de Calidad. Fundamentos y Vocabulario.

NTC-ISO 9001 Sistema de Gestin de Calidad. Requisitos
NTC-GP-1000 Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica. Requisitos
NTC-ISO/IEC 17025 Norma Tcnica Competencia de los Laboratorios de Ensayo y Calibracin.
Requisitos.
NTC-ISO/IEC 17020 Norma Tcnica Criterios Generales para la Operacin de Varios Tipos de
Organismos de Inspeccin.
NTC-ISO/IEC 17021 Evaluacin de la Conformidad. Requisitos para los Organismos que Realizan la
Auditora y la Certificacin de Sistemas de Gestin.
NTC-ISO-19011 Directrices para la auditora de los Sistemas de Gestin de la Calidad.

8. ANEXOS

(SGC-FOR-007-01) Programa Anual de Auditoras Internas por Proceso.

(SGC-FOR-007-02) Plan de Auditora interna de Calidad.
(SGC-FOR-007-03) Informe y Lista de Verificacin.
(SGC-FOR-007-04) Reporte de No Conformidad.
(SGC-FOR-007-06) Evaluacin de Auditores Internos de Calidad.

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

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Personal UTP

Profesional Calidad

Coordinador de Calidad

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