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Kunde: PROJECT CONSULT

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Deckblatt_Newsletter_2006
PROJECT CONSULT GmbH 2016

Thema:
Autor:
Datum:

Coextant Theum
Kff
12.03.2016

Version:
Status:
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1.0
Fertig
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PROJECT CONSULT Newsletter


Herausgeber
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
v.i.S.d.P Dr. Ulrich Kampffmeyer
Isestrae 63
20149 Hamburg
Tel.: +49 40 412856 53
Fax: +49 40 412856 54
http://www.PROJECT-CONSULT.de
info@PROJECT-CONSULT.com
PROJECT CONSULT Newsletter ISSN 1349-0809; 1999 - 2016
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Ausgaben 2006
Ausgabe

Seiten

Jahrgang 2006

Gesamt

20060214

15

01

102

20060308

23

02

103

20060331

14

03

104

20060503

16

04

105

20060619

23

05

106

20060719

14

06

107

20060817

15

07

108

20060928

35

08

109

20061025

34

09

110

20061128

29

10

111

20061229

18

11

112

Kunde: PROJECT CONSULT


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Deckblatt_Newsletter_2006
PROJECT CONSULT GmbH 2016

Thema:
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Coextant Theum
Kff
12.03.2016

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PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

20060214

Inhalt
Editorial ............................................................................... 1
Im achten Jahr ........................................................................... 1

Unternehmen & Produkte ............................................... 1


Adobe erweitert Digital-Rights-Management ...................... 1
Conet stellt SAP KM Repository Manager for
Lotus Domino vor ............................................................ 2
Day und FileNet schlieen strategische
Technologie-Partnerschaft............................................... 2
ELOs serverbasiertes E-Mail-Archivierungsmodul ............ 3
EMC integriert Google ............................................................. 3
EMC schliet bernahme von Captiva ab ............................ 4
80:20 - freie Compliance Software fr SharePoint ................ 4
Hyland Software bringt OnBase 5.0 raus .............................. 5
ZyLAB mit neuer Corporate Identity .................................... 5

In der Diskussion .............................................................. 6


Auf ein Neues Nachsignieren ............................................ 6

Normen & Standards ........................................................ 8


ISO 15926 ................................................................................... 8
ISO 23950 ................................................................................... 8

Recht & Gesetz ................................................................... 9


GAUFZV .................................................................................... 9

Artikel.................................................................................. 9
Einfhrung von BPM- und Workflow-Systemen ................. 9

PROJECT CONSULT News .......................................... 10


Wikipedia-Artikel als Unternehmensrichtlinie .................. 10
CDIA+ - Neue Kurse im ersten Halbjahr 2006.................... 11
Veranstaltungen mit PROJECT CONSULT
Beteiligung....................................................................... 11
Vereon DMS-Forum, Fokustag, Fachtagungen .................. 11
Benchpark TOP 10 ............................................................. 12

Rezensionen ..................................................................... 12
Steuerliches Risikomanagement ........................................... 12

Personalia .......................................................................... 13
Rudolf Gessinger wechselt zu Saperion .............................. 13
Kamyar Niroumand neuer Vorstand bei
BetaSystems ..................................................................... 13
George Klaus verlsst FileNet ............................................... 13

Marlenes WebLinks ....................................................... 13


daa Systemhaus, Network Appliance, Saperion, AFI
Agentur fr Informatik, redIT, windream, SER, Alpha
Com, Steeb Anwendungssysteme, SAP-Systemhaus,
Kodak, Esesix Computer, Stellent, SQL, neeb&partner,
doculution, Open Text, Microsoft, EMC, Anacomp,
docHarbor, Applix Inc., Skytec , GAP,
Group Technologies

Impressum ........................................................................ 15
Newsletter-Bestellformular ........................................... 15

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

Editorial
Im achten Jahr
Seit sieben Jahren publizieren wir unseren Newsletter,
nunmehr im achten Erscheinungsjahr. Viele andere Publikationen sahen wir Kommen-und-Gehen. Auch das Gesicht vieler Publikationen hat sich in dieser Zeit verndert.
Wir publizieren immer noch im gewohnten Format, in schner Unregelmigkeit aber stetig. Auch in diesem Jahr wollen wir wieder tiefe Blicke in die Branche, auf die Trends, auf
neue Produkte und neue Strategien werfen. Wir freuen uns,
wenn Sie auch in diesem Jahr weiterhin als Leser dabei sind.
Unsere Leserschaft hat sich in den letzten Monaten vergrert. Besonders das fremdsprachige Angebot des Newsletter
auf unseren Webseiten wird verstrkt in Anspruch genommen. Offenbar sind selbst drei Monate alte Informationen
zur Entwicklung des Marktes im deutschsprachigen Raum
von Interesse in Englisch, Franzsisch, Russisch und
Spanisch. Die Qualitt der automatischen bersetzung
wurde manchmal bemngelt, jedoch ist sie offenbar ausreichend, sich ein Bild zu machen. Ein Bild aus der Sicht von
PROJECT CONSULT. Fr manchen Anbieter nicht immer
bequem. Als unabhngiges Beratungsunternehmen knnen
wir uns diesen neutralen Blick nicht nur leisten, wir sind
ihn unseren Kunden schuldig. Die Beschleunigung des Informationswachstum ebenso wie die Beschleunigung der
Entwicklung immer neuer Produkte machen einen regelmigen Blick auf den Markt unerlsslich. Auch im achten Jahr
werden wir versuchen, Hintergrnde und Entwicklungen
regelmig zu beleuchten und laden Sie dazu ein, uns zu
begleiten. brigens hat die Geschftsfhrung entschieden,
auch in diesem Jahr das traditionelle Format beizubehalten.
Wohlgemeinte Verbesserungsvorschlge sind also vergeblich.
(SKK, FH, CM, SMe)

Unternehmen & Produkte


Adobe erweitert Digital-Rights-Management
San Jose - Adobe Systems (http://www.adobe.de) hat
das Digital-Rights-Management FileLine der Firma
Navisware bernommen. Mit der Akquisition will das
Unternehmen den Leistungsumfang des Adobe LiveCycle Policy Server zum Schutz geschftskritischer
Dokumente im PDF-, Microsoft Office- oder CADFormat bis zum Ende des Jahres erweitern. Dabei soll
der Schutz unabhngig von der Speicherung der Dokumente und ob sie innerhalb oder auerhalb von Organisationen bereitgestellt werden.
(FH)
PROJECT CONSULT Kommentar:
Adobe (zuletzt behandelt im Newsletter 20050504) verstrkt
seine Aktivitten zum Schutz des Inhaltes von Dokumenten.
Digital Rights Management ist aus Sicht des Urheberrechts
und des CopyRight von groer Wichtigkeit, gewinnt aber
auch innerhalb von Unternehmen und in der Geschftskommunikation zunehmend an Bedeutung. Dabei darf man
aber eine Reihe von Restriktionen nicht bersehen. Werden
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z.B. Dokumente mit einem Passwort geschtzt, wie bereits


heute mglich, und in ein Archiv berstellt, bedarf es schon
eines groen Glcksfalls, in ein paar Jahren das Passwort
noch zu kennen. Da dies in der Regel nur dem direkten
Empfnger bekannt ist, knnen Dritte, auch wenn sie im
Prinzip berechtigt wren, nicht auf das Dokument zugreifen. Im Unternehmen muss daher eine Strategie verankert
sein, die sicherstellt, dass alle archivierten Dokumente auch
lesbar sind. hnlich ist es mit den Attributen des Digital
Rights Management. Es knnen sich z.B. Besitz- und Eigentumsrechte verndern, was bei archivierten Dokumenten
nachgezogen werden muss und so zu einer Vernderung der
archivierten Dokumente fhrt. Werden nur einmal beschreibbare Medien eingesetzt, so ist das Objekt als neues
Dokument zu speichern. Da Digital Rights Management
technisch sehr proprietr und verschlsselt abgebildet wird
sonst ist ja auch kein Schutz gewhrt stellt es fr die
Langzeitarchivierung ein Problem dar. Da jeder Autor oder
Ersteller eines Dokumentes solche Schutzmerkmale anbringen kann, fhrt dies zu einer sehr unbersichtlichen Situation, die ein zentrales Management von Informationen und
die zentrale Vergabe von Schutzrechten auf Dokumente behindert. Dies betrifft besonders das Records Management,
wo ber Klassen, Rechte auf Dokumentengruppen vergeben
werden, die durch individuelle Vergabe von Zugriffsrechten
auf Dokumentenebene unterlaufen werden knnen. Dies
fhrt dann zur Situation, dass das Dokument zwar vorhanden ist und ber die Verwaltung mit einem RecordsManagement-System oder einer Index-Datenbank gefunden
wird, jedoch nicht zur Anzeige gebracht oder nicht gedruckt
werden kann. In historischen Archiven werden solche
proprietren Attribute ebenso wie elektronische Signaturen
hufig abgeschnitten oder die Objekte ohne diese Auszeichnungen archiviert um sicherzustellen, die Informationen auch in Jahrzehnten noch visualisieren zu knnen.
Schutzbedrfnis und langfristige Verfgbarkeit stehen hier
immer noch im Widerspruch und die heute verfgbaren
technischen Lsungen schaffen unter Archivierungsgesichtspunkten eher Probleme denn Lsungen. Ob die neue
Lsung von Adobe hier einen Fortschritt bringt, muss abgewartet werden.
(Kff)

Conet stellt SAP KM Repository Manager for


Lotus Domino vor
Hennef Conet (http://www.conet.de) bietet mit dem
SAP KM Repository Manager for Lotus Domino eine
Integration von Domino Daten in die SAP
(http://www.sap.com/germany) NetWeaver Infrastruktur an. Sie soll die Knowledge Management Funktionen der SAP Software fr Daten nutzbar machen,
die mit Lotus Domino gespeichert wurden. Mglich sei
z.B. eine Informationssammlung aus Domino- und
nicht-Domino Inhalten oder der Einsatz von SAP
TREX (Text Retrieval and Information Extraction) zusammen mit dem Repository Manager als Suchmaschine fr Domino-Anwendungen. Erste Installationen

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

bei Early-Adaptor-Kunden sollen bereits erfolgreich


durchgefhrt worden sein.
(CM)
PROJECT CONSULT Kommentar:
Durch die Entscheidung von IBM, Lotus Domino und Notes
weiterzuentwickeln, wird auch das Thema Integration der
Brokommunikations- und Groupwarelsung mit anderen
Anwendungen wieder wichtiger. Besonders bei groen Unternehmen sind Lotus-Domino- und SAP-Systeme parallel
im Einsatz. Ging es bei den bisherigen Anstzen der Kopplung darum, besonders den Kommunikationsaspekt zwischen Notes und SAP zu untersttzen, so bietet Conet (zuletzt behandelt im Newsletter 20040512) nunmehr die Mglichkeit aus SAP heraus auch die Inhalte in Domino Repositories zu erschlieen. In diesem Fall ist SAP das fhrende
System, aus dem heraus mittels TREX auf Domino und
auch Inhalte in anderen Repositories - zugegriffen werden
kann. Hierdurch soll der Medienbruch zwischen den beiden
Systemen Domino und SAP berwunden werden, ohne dass
eine direkte Integration der Repositories erforderlich ist. Die
SAP-Umgebung unter Netweaver soll zur einheitlichen
Wissensplattform des Unternehmens werden. Dieser Ansatz
ist fr alle Unternehmen interessant, die SAP als die fhrende Softwareumgebung einsetzen.
(Kff)

Day und FileNet schlieen strategische


Technologie-Partnerschaft
Mnchen Day Software (http://www.day.com) hat
eine strategische Partnerschaft mit dem Anbieter von
Enterprise-Content-Management Lsungen FileNet
(http://www.filenet.com) abgeschlossen. Ziel der
Partnerschaft ist die Auslieferung von Applikationskomponenten von Day fr die Content-ManagementPlattform P8 von FileNet. Die Softwarekomponenten
von Day sollen auf dem neuen Standard JSR170 basieren. Dieser neue Enterprise-Content Standard wurde
bereits von Day initiiert und auch das Standardisierungs-Gremium, dem Unternehmen wie IBM, Oracle,
SAP und FileNet angehren, wird von Day geleitet.
(CM)
PROJECT CONSULT Kommentar:
Im ECM-Portfolio von FileNet (zuletzt behandelt im
Newsletter 20050912) fand sich eine eigene WCMKomponente, die im Vergleich mit anderen Produkten am
Markt nicht sehr konkurrenzfhig war. Man hatte hier deutlich den Eindruck, dass WCM bei FileNet nur eine Pflichtbung war, um eine abgerundete, mglichst vollstndige
ECM-Suite anbieten zu knnen. Dies ndert sich durch die
Kooperation mit Day (zuletzt behandelt im Newsletter
20040512). Day gilt als eines der fhrenden Produkte im
WCM-Umfeld, nicht zuletzt durch die Standardisierungsaktivitten von Day, die in den JSR 170 (Content Repository
for JavaTM Technology API Version 1.0, siehe Newsletter
20040903) und JSR 283 (Content Repository for JavaTM
Technology API Version 2.0, siehe Newsletter 20051014)
gemndet sind. Doch ist das Wort Kooperation angebracht? Genau genommen handelt es sich um ein echtes
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PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

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OEM-Abkommen, bei dem die Day Software Bestandteil des


FileNet P8-ECM-Suite-Angebotes wird. Vielleicht wird
FileNet eines Tages Day auch ganz bernehmen. Zunchst
gilt es jedoch, die Day-Komponenten in P8 zu integrieren,
wo die genannten Standards sicherlich von Nutzen sind und
eine kurzfristige Verfgbarkeit innerhalb von P8-Lsungen
ermglichen.
(Kff)

EMC integriert Google

ELOs serverbasiertes E-MailArchivierungsmodul


Stuttgart

ELO
Digital
Office
GmbH
(http://www.elo-digital.de) mit Server basiertem EMail Archivierungsmodul. Die ELO Lsung untersttzt Unternehmen bei der Einhaltung rechtlicher
Vorgaben. Ein Einsatz ist sowohl zusammen mit der
Client/Server Software ELOprofessional als auch mit
der plattformunabhngigen Java-basierten ECM Lsung ELOenterprise mglich. Das Modul bietet neben
der Mglichkeit einen zustzlichen Virenscanner einzubinden, auch die Funktion, eingehende E-Mails in
unabhngige Formate umzuwandeln, um ihre Lesbarkeit auch in Zukunft sicherzustellen.
(FH)
PROJECT CONSULT Kommentar:
Jedes Unternehmen, egal welcher Grenordnung, kmpft
heute mit der Verwaltung seiner E-Mails. Wird keine systematische E-Mail-Archivierung eingesetzt, so bleibt es dem
einzelnen User berlassen, welche Mails er in welcher Form
aufbewahrt. Ein gefhrliches Vorgehen, denn bereits heute
bestehen jede Menge Vorschriften z.B. nach HGB/AO oder
nach dem Produkthaftungsgesetz, die bewirken, dass EMails aufbewahrt werden mssen. Ist eine E-Mail oder ein
Anhang signiert, mssen diese Dokumente sogar zwingend
elektronisch aufbewahrt werden. Der Ausdruck auf Papier
gengt dann nicht. Hilfe schafft eine revisionssichere Archivierung der E-Mails. Dabei sollte diese Archivierung mglichst nicht als Standalone-Lsung konzipiert sein, sondern
in das gesamte elektronische Archivsystem des Unternehmens integriert werden. Mit der seit letztem Jahr verfgbaren E-Mail-Archivierung von ELO (zuletzt behandelt im
Newsletter 20050912) ist ein solcher Archivierungsprozess
fr die Produktlinien ELOprofesional und ELOenterprise
grundstzlich mglich. E-Mails knnen sowohl im Originalformat, als in ein Langzeitformat konvertiert archiviert werden. Mailtext und Anhnge knnen separat indiziert werden. Nach Herstellerangaben sind E-Mail-Integrationen fr
alle namhaften E-Mail-Systeme wie z.B. Notes, Outlook/Exchange, GroupeWise, SAP-Office, Tobit verfgbar.
Fr MS Outlook wird das Modul ELOprofessional E-Mail
Transmitter angeboten, mit dem die E-Mails automatisiert
in ein ELO-Archiv bertragen werden. ber ein HTMLPlugin kann auf die archivierten E-Mails direkt aus der
Outlook-Oberflche zugegriffen werden. ELO hat in den
letzten Jahren seine Produktpalette zielgerichtet und konsequent ausgebaut. Hierzu gehrt auch ein integriertes EMail-Modul.
(JH)

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

Schwalbach/Taunus EMC (http://www.emc2.de)


fgt den Google (http://www.google.de) Desktop for
Enterprise als zustzliche Quelle fr Suchanfragen in
ihr Produkt EMC Documentum Enterprise Content Integration ein. Den Anwendern steht somit neben der
Suche nach Informationen auf ihrem Desktop zustzlich die Informationsquelle WWW zur Verfgung. Egal
wo die Informationen liegen, ob auf dem lokalen Desktop, in einer Datenbank, auf einer Web Seite oder einem Content-Management-Repository, die Documentum ECI Services bieten dem Anwender ein einheitliches Interface zum Zugriff auf die Informationen an.
(SMe)
PROJECT CONSULT Kommentar:
Google on my desktop ist hufig ein Argument, dem man
als Berater begegnet, wenn man dem Kunden versucht deutlich zu machen, dass es gilt, ber Index- und Ordnungskriterien Informationen geordnet zu erschlieen. Indizieren ist
doch aufwndig, wozu brauche ich dies, eine Suchmaschine
findet mir doch alles ist dann ein hufiges Argument. Der
Ansatz, Informationen einfach unstrukturiert zu speichern
und dann ber Volltext oder Suchmaschinen zu erschlieen,
klingt sexy und einfach. Jedoch steht dies im Widerspruch zu
Compliance- und Records-Management-Strategien. Es geht
nicht darum, irgendeine Information zu finden, sondern die
richtige, aktuelle, vollstndige und im Sachzusammenhangstehende Information. Dokumente sind hufig rechtlich oder
kaufmnnisch relevante Informationen, die geordnet aufzubewahren sind. Schlielich speichert man ja auch in der
Buchhaltung oder in der Materialwirtschaft seine Daten geordnet ab und sagt nicht, die schreibe ich irgendwo hin und
gehe dann mit einer Suchmaschine bei und suche mir das
Passende. Der Schutz von Informationen, die Vollstndigkeit und der Bezug der Informationen untereinander auf basis strukturierter Metadaten sind entscheidend fr Nachvollziehbarkeit und Vollstndigkeit von Vorgngen. Nicht
das einzelne Dokument zhlt sondern das Dokument im
Sachzusammenhang. Der Ansatz Google on my Desktop
verfhrt dazu, noch weniger Ordnung zu halten, als dies
bereits in Datei-, E-Mail- und Dokumentenmanagementsystemen der Fall ist. Wie nun EMC/Documentum (zuletzt
behandelt im Newsletter 20050912) den Google-Ansatz
gegen vorhandene Dokumentenmanagement- und RecordsManagement-Funktionalitt abgrenzen will, ist nicht ersichtlich. Genausowenig wie Preise fr die Produktkombination bisher zu eruieren waren. Dennoch, die Kombination
macht fr bestimmte Anwendungen Sinn - eben dort, wo es
nicht um die geordnete Aufbewahrung von Dokumenten
geht, sondern um die Erschlieung von Informationsbasen
nach Gesichtspunkten, die nicht durch die Metadaten sondern nur durch die Inhalte selbst gegeben sind. Hier ist an
Anwendungen des Wissensmanagements, bergreifende Recherchen oder die zuknftige Nutzung von Informationen zu
denken. Gerade bei einer knappen Indizierung von Informationen knnen zuknftige Fragestellungen an die bereits
vorhandene Information hufig nicht beantwortet werden.
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Positioniert man Google on my Desktop als Ergnzung zu


den bisherigen Indizierungs- und Ordnungsstrategien und
stellt sicher, dass Berechtigungen und Schutzbedrfnisse
durch diese Funktionalitt nicht unterlaufen werden, dann
ist die Google-Suchtechnologie durchaus eine Bereicherung
fr das EMC-Portfolio.
(Kff)

EMC schliet bernahme von Captiva ab


Schwalbach/Taunus Mit der Zustimmung der Aktionre von Captiva (http://www.captivasoftware.de)
ist die bernahme durch EMC (http://www.emc2.de)
abgeschlossen. Durch die bernahme kann EMC sein
Portfolio um Input-Management Lsungen erweitern,
die es den Kunden ermglichen soll, ihre Papierarchive
zu digitalisieren. Sie stelle somit eine strategische Erweiterung der EMC Enterprise-Content-ManagementLsung Documentum fr Unternehmensarchive dar.
Das Captiva-Geschft wird in die EMC Software
Group integriert und weiterhin vom bisherigen Prsidenten und CEO Reynold Bish gefhrt.
(CM)
PROJECT CONSULT Kommentar:
Captiva (zuletzt behandelt im Newsletter 20051114) ist sicherlich
eine
Bereicherung
fr
EMC,
bzw.
EMC/Documentum (noch sind die Firmen innerhalb des
EMC-Imperiums ja noch eigenstndig erkennbar und auch
Captiva wird eine Weile als eigenstndige Firmeneinheit
weiter bestehen). Das Bus-System von Captiva erlaubt die
einfache Kombination von Modulen und die Einbindung
von Zusatzsoftware von Drittherstellern. Es ist damit eine
ideale Integrationsplattform, die zahlreiche Anbieter und Integratoren bewogen hat, Captiva als Basissystem fr Erfassungslsungen zu verwenden.
Auch in zahlreichen
Documentum-Projekten kam Captiva zum Einsatz, jedoch
noch hufiger in Projekten anderer Marktbegleiter von
Documentum. Hier liegt ein Problem fr Captiva. Galten
Captiva und Kofax lange Zeit als die Marktfhrer unabhngiger Erfassungslsungen, die von zahlreichen Anbietern
zur Lsung der Capture-Problematik integriert wurden, so
stellt sich offenbar fr zahlreiche ECM-Produkt-Hersteller
die Frage, ob man Captiva weiterhin einbinden oder ob man
auf Kofax oder andere Anbieter wechseln soll. Zumindest
wird das Geschft mit Anbietern, die im Wettbewerb zu
Documentum stehen, zunehmend fr Captiva schwieriger.
Die Tage der Eigenstndigkeit von Captiva sind also gezhlt. Eine Reihe von greren Anwendern, die zwar Captiva, aber kein Documentum oder Legato einsetzen, hat inzwischen eigenes Knowhow fr Captiva aufgebaut und kann
sich so aus der Zwickmhle befreien. Andere Anwender sehen aber eine engere Bindung von Captiva an Documentum
eher kritisch. Sinkt die Akzeptanz als unabhngiger Capture-Anbieter und sinkt hierdurch auch der Marktanteil von
Captiva, dann wird sich auch der Prozess der vollstndigen
Integration in die Softwaredivision von EMC beschleunigen.
(Kff)

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

PROJECT CONSULT
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80:20 - freie Compliance Software fr SharePoint


Melbourne

Die
australische Firma
80:20
(http://www.80-20.com) hat eine Records-Management- und Compliance-Software fr SharePoint von
Microsoft (http://www.microsoft.com/germany) verffentlicht. Der 80-20 Retention Server for Microsoft
SharePoint ist frei verfgbar. 80:20 erwartet, dass Support-Vertrge und weitere Service Leistungen, die von
Unternehmen angefordert werden, als einzige Einnahmequelle ausreichen und die fehlenden Einnahmen
fr den Verkauf der Software ausgleichen knnen.
(SMe)
PROJECT CONSULT Kommentar:
Sharepoint hat sich zu einer der fhrenden Plattformen fr
Dokumentenmanagement, bzw. Dokumenten-Management-nahe Anwendungen in zahlreichen Unternehmen
entwickelt. Zahlreiche Anbieter gruppieren sich und ihre
Produkte inzwischen um den Sharepoint Portal Server, wie
zuletzt auf der erfolgreichen Sharepoint-Konferenz in Mnchen vom 13.-14.02.2006 zu beobachten war: EASY
(http://www.easy.de), Coextant (http://www.coextant.com),
Workshare
(http://www.wokshare.com),
OpenText
(http://www.opentext.com) d.velop (http://www.develop.de),
Meridio (http://www.meridio.com) und andere. Alle diese
Anbieter haben Lsungen in Ergnzung zu Sharepoint im
Portfolio. Hierbei werden Konvertierungs-, Archivierungsund E-Mail-Problematiken vorrangig adressiert. Alle Anbieter sind aber auch mit eigenstndigen Produkten unterwegs, die ohne Sharepoint arbeiten. 80:20 bringt nunmehr
ein neues Geschftsmodell ins Spiel. Die 80:20-Software fr
Records-, E-Mail- und Compliance-Management selbst ist
kostenfrei, im Prinzip eine FreeWare. 80:20 und 80:20Partner setzen auf das Geschft mit der Integration, den
Dienstleistungen und der Wartung. 80:20 besitzt ein recht
ordentliches, eigenstndiges Produkt, dass zwar in Deutschland nicht verbreitet ist, aber eine Reihe von Kunden im
angloamerikanischen Sprachraum vorweisen kann. Der
FreeWare-Ansatz soll nun eine weitere Verbreitung frdern,
wo man dann weitere Produkte und Dienstleistungen nachverkaufen kann. Die weltweite Verbreitung von Sharepoint
soll hier den Absatz von 80:20 beflgeln. Auch wenn 80:20
in Deutschland noch keine Rolle spielt, drfte diese neue
Strategie den Druck auf die Microsoft-Partner erhhen. Jeder erhofft sich eine Untersttzung des Vertriebes seiner
Produkte durch Microsoft. Werden jetzt Zusatzprodukte
verschenkt, geraten bisherige Lizensierungsmodelle fr
Sharepoint-Anhngsel ins Wanken. Zu dem ist Microsoft
selbst dabei, immer mehr ECM-Funktionalitt in Officeund die Server-Komponenten zu integrieren. Das Delta zum
eigenstndigen Produktangebot der Microsoft-Partner wird
hierdurch zusehends kleiner. Heute liefern die MicrosoftPartner noch zahlreiche Funktionalitt, die Microsoft selbst
noch nicht besitzt. Microsoft-Partner schtzen somit auch
Microsoft vor anderen Standardsoftwareanbietern und ffnen Microsoft den Weg in Branchen und Anwendungen, die
dem Standardsoftwareanbieter aus Redmond bisher versperrt waren. Es ist also nur eine Frage der Zeit, wie lange
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PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

20060214

Microsoft seine Produktpartner im ECM-Markt noch


braucht. Sicher, einige Anwendungsgebiete und Funktionen
will Microsoft selbst zuknftig nicht anbieten, da sie zu speziell sind oder nur auf bestimmte Marktsegmente zielen. Im
Fokus von Microsoft ist immer noch das generalistische Angebot fr eine mglichst groe Zielgruppe. Dennoch ist der
Hunger auf ECM bei Microsoft geweckt die wachsende
Menge an unstrukturierten oder schwach strukturierten Informationen stellt einen riesigen Wachstumsmarkt mit hoher
Kundenbindung dar. Da auch andere Standardsoftwareanbieter sich des Themas verstrkt annehmen Oracle, SAP,
EMC, IBM - ist ECM inzwischen auf dem strategischen
Fahrplan von Microsoft gelandet. Noch werden Partner fr
das Fllen der funktionalen Lcken bentigt, wenn erst
Workflow, Dokumentenmanagement und Content Management auf Betriebssystemebene, in den Servern von
Microsoft und in der Office-Suite gelandet sind, wird die
Luft dnn. Capture, Archivierung, spezielle Informationsaufbereitung all dies ist nicht im derzeitigen Fokus, aber
das, was jeder Anwender eigentlich zur Verwaltung seiner
elektronischen Informationen jenseits des Dateimanagers
bentigt, dass wird zuknftig in den MicrosoftProduktboxen zu finden sein. In diesem Licht betrachtet
macht auch die Strategie von 80:20 Sinn. Nicht mehr auf ein
eigenes, zu lizensierendes Produkt zu setzen, sondern dieses
als Vehikel fr Dienstleistungen und Projekte nutzen. Vielleicht wird sich auch so der eine oder andere derzeitige
ECM-Produkt-Anbieter zuknftig als Integrator und
Dienstleister neu positionieren.
(Kff)

Collaborationsmodul und eine E-Mail-Archivierungskomponente, die speziell auf Exchange zugeschnitten ist und
ber eine durchgngige Journalfunktion verfgt. OnBase
setzt auf einfach zu nutzende Funktionalitt und gilt als
komfortabel zu installierendes Produkt. Zielmarkt ist immer
noch vorrangig Amerika, so dass auf eine deutsche Version
sicher noch etwas gewartet werden muss. Ach ja, ehe wir es
vergessen E-Mail ist der natrliche Feind von kontrolliertem Workflow und - E-Mails gehren nicht in separate
Tpfe sondern im Sachzusammenhang in elektronische
Akten zusammen mit gescannten, Office- und anderen Dokumenten aber dem Druck von Sarbanes-Oxley kann sich
in den USA wohl kaum jemand mehr entziehen, auch wenn
reine E-Mail-Archivierung zu einer Insellsung wird. (Kff)

Hyland Software bringt OnBase 5.0 raus


Westlake Hyland (http://www.onbase.com) bringt
die Enterprise Content Management Suite OnBase in
Version 5.0 auf den Markt. Die neue Version bringt
Funktionen fr die Archivierung von E-Mails sowie
fr das gemeinschaftliche Arbeiten an einem Dokument. Zusammen mit den schon bekannten Komponenten fr Dokumenten Management, COLD/ERM
und Records Management sollen die neuen Funktionen OnBase zu einer kompletten ECM Suite, bestehend
aus einer integrierten Applikation, machen. Durch das
hohe Ma an Integration soll ein einfaches Deployment
und eine vereinfachte Administration des Systems erreicht werden.
(FH)

ZyLAB mit neuer Corporate Identity


Dsseldorf ZyLAB (http://www.zylab.de) stellt im
Zuge der Erweiterung ihres Produktportfolios auch eine neue Corporate Identity vor. Das neue Label Information Access Solutions lst das alte The Paper
Filing Company ab. ZyLAB will damit die Ausweitung seines Produktportfolios auf alle Bereiche des
Dokumentenmanagement verdeutlichen. Aufbauend
auf der Software ZyIMAGE zur digitalen Archivierung
und Verwaltung von Papierdokumenten will ZyLAB
Unternehmen ber eine Reihe von Modulen eine komplette Lsung zur Archivierung von E-Mail und anderen elektronischen Dokumenten anbieten. Auf Grund
der Modularisierung soll sich das Produkt leicht an die
Anforderungen in verschieden Unternehmen anpassen
lassen.
(SMe)

PROJECT CONSULT Kommentar:


Hyland (zuletzt behandelt im Newsletter 20020422) ist
zwar auf dem deutschen Markt nur schwach vertreten, gilt
aber in den USA als einer fhrenden Anbieter von integrierten ECM-Lsungen. Hyland hat dabei den Anspruch, alle
ECM-Komponenten, die durch die AIIM definiert sind, aus
eigener Fertigung zu liefern. Dies fhrt zu der fr ECMSuiten typischen Situation, dass einige Komponenten sehr
gut sind, andere jedoch eher rudimentr abgedeckt werden.
Wesentliche Fortschritte sind bei der Nutzung der Suite
mittels Web-Clienten und bei der durchgngigen Administration aller Module zu verzeichnen. Neu sind der verbesserte
Support der Integration von CAD-Objekten, das erweiterte

PROJECT CONSULT Kommentar:


ZyLAB bietet seit 1983 Lsungen zum Dokumentenmanagement an. Bekannt wurde ZyLAB vor allem mit seinen
Lsungen zur Volltextindizierung und recherche. Die
Kernprodukte ZyIMAGE und ZyINDEX sind seit vielen
Jahren auf dem Markt. Heute bietet das Unternehmen eine
Reihe von Tools zum Archivieren, Signieren, Verwalten,
Suchen und Abrufen von eingescannten Papierdokumenten
an. Inzwischen ist ZyLAB auch auf dem deutschen Markt
ttig. Neben dem eng begrenzten Markt fr Polizei- und
Geheimdienste (wenig bekannt) will ZYLAB branchenbergreifend auf Erfassung und Archivierung setzen. ZyIMAGE
ist damit eine weitere Alternative auf dem Markt. Die aktuelle Version von ZyIMAGE entspricht dem DoD 5015.2Standard des amerikanischen Verteidigungsministeriums.
Als besondere Features sind vor allem ein XML-Modell fr
Speicherung und Integration, unscharfe Suche, sowie die
Untersttzung von ber 200 Sprachen und von mehr als
370 Dateiformaten, darunter E-Mail-Nachrichten und
Anhnge zu nennen. In Deutschland gilt ZyLAB eher als
Nischenanbieter fr den ffentlichen Bereich, vor allem den
Justizbereich und fr Rechtsabteilungen, obwohl die Produktpalette universell einsetzbar ist. Dies drfte der Hauptgrund sein, die Corporate Identity auf den neuesten
Stand zu bringen . Die Ausrichtung auf Information
Access Solutions" zeigt aber auch, dass modernes Informati-

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

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onsmanagement sich nicht auf die Verwaltung papierbasierter Information fokussieren darf, sondern mit jeglicher Art
von Information umgehen muss. In vielen Bereichen ist die
Mehrzahl der ein- und ausgehenden Dokumente eben lngst
originr elektronischen Ursprungs. Diese Ausrichtung
wird sich bei ZyLAB vermutlich auch in der Weiterentwicklung der Produktpalette niederschlagen.
(JH)

In der Diskussion
Auf ein Neues Nachsignieren
Elektronische Signaturen haben in Deutschland immer noch
nicht die Verbreitung, Akzeptanz und Einsatzgebiete gefunden, die ihnen zustehen. Besonders bei kartengebundenen,
qualifizierten elektronischen Signaturen geht es nicht recht
voran. Hoffnung versprechen zwar mgliche, zuknftige
Signaturen auf Job- und Gesundheitskarten. Dennoch, die
Beantragung einer Karte ist aufwndig. Qualifizierte Signaturen haben zu dem die Eigenschaft, dass die Zertifikate
nach einiger Zeit verfallen. Hintergrund sind Sicherheitsaspekte, da die Algorithmen von Signaturen geknackt werden knnen. Dies fhrt jedoch zu einer weiteren Unsicherheit, wenn signierte Objekte langzeitig aufbewahrt werden.
Und so wurde das Thema bersignieren oder Nachsignieren geboren. Letztlich fhrt dies dazu, dass die Rechtsgltigkeit von lteren Signaturen in Frage gestellt wird.
Dies ist keineswegs frderlich fr die Akzeptanz der Signatur. Der Wert einer Signatur an sich wird hierdurch in Frage gestellt.
Beim Nachsignieren werden programmgesttzt Dokumente
mit einer neuen Signatur zustzlich signiert. Diese stammt
zwar nicht vom ursprnglich Signierenden, fhrt aber den
Nachweis, dass die Integritt der ursprnglichen Signaturerhalten bleibt. Der Prozess des Nachsignierens ist recht
aufwndig, da stndig Verfallsdaten von unterschiedlichen
Zertifikaten geprft und recht zeitnah nachsigniert werden
muss. Ein Prozess der stndig luft und nach einer gewissen
Zeit auch bereits einmal nachsignierte Dokumente wiederum
der Nachsignierung zufhren muss. Je nach Anwendung
des Nachsignierens werden die Objekte selbst oder Datenbankeintrge nachsigniert.
Im Rahmen der revisionssicheren Archivierung bietet sich
hier ein anderes, einfacheres Verfahren an, das auerdem
ber zustzliche Absicherungsmechanismen verfgt. Unter
revisionssicherer Archivierung (siehe hierzu auch die Eintrge Revisionssicherheit und Elektronische Archivierung auf Wikipedia.de) versteht man Systeme, die gespeicherten Informationsobjekte vor unberechtigter Nutzung
und Vernderung schtzen, die Nachvollziehbarkeit aller
Aktionen mit den Objekten ermglichen, einen kontrollierten, datenbankgesttzten Zugriff auf die Objekte erlauben,
und eine langzeitige Bewahrung der Informationsobjekte sicherstellen. Hierbei geht es nicht nur um die Sicherheit von
Systemen sondern des gesamten Prozesses von der Speicherung bis zur Wiederbereitstellung de Objekte. Elektronische
Archivsysteme bieten hierfr auch eine Protokollierung aller

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Aktivitten. Fr die revisionssichere Archivierung gelten


folgende Grundstze:
Ordnungsmigkeit
Vollstndigkeit

Sicherheit des Gesamtverfahrens


Schutz vor Vernderung und Verflschung
Sicherung vor Verlust
Nutzung nur durch Berechtigte
Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
Dokumentation des Verfahrens
Nachvollziehbarkeit

Prfbarkeit

Die revisionssichere elektronische Archivierung macht das


Nachsignieren berflssig. Grundlage hierfr sind folgende
Argumente:
a) Manuell unterschriebene Papierdokumente mssen nicht
nachsigniert werden, wenn beispielsweise der ursprngliche Unterzeichner seine Arbeitsplatz oder seine Zustndigkeit wechselt. Ein Geschftsfhrer wird nicht alle
Vertrge seines Vorgngers neu unterschreiben, sie bleiben weiterhin gltig. Gleiches ist auf elektronische Signaturen anzuwenden. Die Gltigkeit einer Unterschrift
wird nicht durch ein spteres, rein technisch begrndetes
Argument, in ihrer Wirksamkeit beeintrchtigt.
b) Die beim Nachsignieren verwendete Signatur ist nicht
die Signatur des ursprnglichen Unterzeichners. Sie hat
damit eine andere Rechtsqualitt. Sie kann die rechtliche
Wirksamkeit oder Unwirksamkeit der ursprnglichen
Unterschrift weder besttigen noch abstreiten. Sie dient
nur zu einer technischen Absicherung, die eher eine Beglaubigung darstellt, dass die ursprngliche Unterschrift
unversehrt ist.
c) Das direkte Nachsignieren eines Dokumentes durch Anhngen einer weiteren Signatur stellt im Prinzip eine
Vernderung, genauso genommen eine Ergnzung, des
ursprnglichen Dokumentes dar. Ist dies Dokument auf
einem nur einmal beschreibbaren Speicher abgelegt, fhrt
dies zu einer Neuspeicherung des Objektes. Das neu gespeicherte Objekt ist aber nicht mehr das elektronische
Original, obwohl dieses im neuen Objekt enthalten ist.
Der Ansatz der revisionssicheren Archivierung geht von
folgenden Prmissen aus:
1) Die Archivierung erfolgt so frh als mglich nach dem
Entstehen, d.h. nach dem Empfang oder dem Erstellen,
eines elektronisch signierten Objektes. Das Objekt wird
in einem kontrollierten Prozess der elektronischen Archivierung zugefhrt, der keine Interaktion von weiteren
Beteiligten erlaubt. Beim Empfang von signierten EMails werden diese z.B. sofort archiviert bevor sie in
Postkrben Anwendern bereitgestellt werden, bei der Erstellung von signierten Dokumenten wird das Dokument
sofort nach der Signierung automatisch in das Archiv
berstellt. Dabei werden alle verfgbaren Daten fr die

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Indizierung der jeweilige Ersteller, bzw. der das Dokument aufrufende Empfnger softwaretechnisch gezwungen alle notwendigen Indexkriterien fr die Verwaltung
der Objekte einzugeben. Hierdurch ist die Nhe zum
Zeitpunkt der Signierung gewhrleistet, so dass keine
ungltigen Zertifikate, die mit dem Objekt gespeichert
werden, vorhanden sind. Dies wrde beim Erstellen bzw.
bei der Prfung beim Eingang festgestellt werden und zu
einer Dialogbearbeitung eines solchen Dokumentes mit
verfallenem Zertifikat fhren.
2) Das Archivsystem selbst stellt sicher, dass keine Vernderung an den Objekten im Archiv mglich ist. ber
Protokolle und Verfahrensdokumentation kann der
Nachweis gefhrt werden, dass das Zertifikat zum Zeitpunkt der Archivierung gltig war. Das Zertifikat wird
selbst mitarchiviert und unter dem gleichen Index verwaltet. Damit ist ein entstehungszeitnaher Nachweis gegeben, auch wenn das Zertifikat zu einem spteren Zeitpunkt verfallen ist. Da es gilt, nachzuweisen, dass die
Signatur bei der Unterzeichnung gltig war, ist ausreichend.
3) Revisionssichere Archive erstellen selbst automatisch
Protokolle und knnen auch Protokolle von anderen Systemen archivieren. Hieraus ergeben sich zwei Szenarien
zur Absicherung von elektronisch signierten Dokumenten.
3.1) Archivierungsjournal
Zum einen fhrt jedes Archivsystem Protokolle ber die
Speicherung von Objekten. Diese dienen technisch zum
Lschen von Caches, wenn das Objekt fehlerfrei archiviert ist. Sie liefern darber hinaus den Nachweis, dass
das Objekt archiviert ist. Sie knnen als Journal selbst
archiviert, recherchierfhig erschlossen und dem Anwender als Besttigung mit eindeutigem Bezug auf das
gespeicherte Objekt zur Verfgung gestellt werden. Sie
enthalten auch die Informationen, wann und wo ein
Objekt archiviert wurde und unter welcher Datenbankreferenz es verwaltet wird.

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einer Empfangsbesttigung ebenfalls Zeit vergeht und


mglicherweise Strungen auftreten.
3.4) Zeitstempel
Werden die Einzeleintrge oder die Journale (was in der
Regel ausreichend ist) zustzlich zeitnah mit einem
(qualifizierte) Zeitstempel nach Signaturgesetz automatisch signiert, so kann auch der Nachweis der Unverndertheit der Journale, die ihrerseits die Referenzen auf
elektronisch signierte Dokumente und deren Zertifikate
enthalten, erbracht werden. Der Zusatznutzen besteht
darin, dass hierdurch auch eine nachprfbare, sichere
Zeitinformation dem Objekt sehr zeitnah hinzugefgt
wird, was den rechtlichen Wert der signierten Dokumente noch verbessert. Es kann so nicht nur die Unversehrtheit der Signatur des Dokumentes sondern auch
noch der Zeitpunkt des Empfanges oder der Versendung
sowie die mit dem Dokument vorgenommenen manuellen und technischen Prozesse eindeutig nachgewiesen
werden.
Zusammengefasst kann festgehalten werden, dass die Verfahren der elektronischen Archivierung einfacher umzusetzen sind. Sie beziehen sich nicht nur auf Objekte mit qualifizierter elektronischer Signatur sondern schlieen im Sachzusammenhang auch die zugehrigen nicht signierten Dokumente, Dokumente mit anderen Signaturen und die zugehrigen Prozessinformationen ein. Der gesamte Prozess der
Absicherung der Signatur erfolgt zeitnah zu Entstehung oder Empfang und schliet manuelle Beeinflussungen des
Objektes aus. Er bietet zustzlich Informationen, wann und
wer mit dem Objekt gearbeitet hat. Der Nachweis der Gltigkeit einer Signatur ist so auch beim Verfall eines Zertifikates eindeutig nachweisbar. Und nicht zuletzt sttzt das
Verfahren die Akzeptanz der elektronischen Signatur selbst
sie wird nicht mehr durch den Ablauf der Zertifikate in
Frage gestellt.

3.3) Postausgangsjournal
Gleichermaen knne auch alle Versendungsnachweise
mit Zeit, Absender und Empfngerinformationen als
Journal archiviert und bereitgestellt werden. Dieses
elektronische Postausgangsbuch ermglicht auch den
Nachweis, ob ein Dokument wirklich technisch versendet wurde, da zwischen dem Absenden am Arbeitsplatz,
der Versendung ber einen Server und dem Empfang

Zum Schluss noch ein anderes Argument. Bei der Langzeitarchivierung knnen elektronische Signaturen bei einer Visualisierung in 10, 20 oder mehr Jahren Probleme bereiten,
da sie kryptographisch enkodierte Zustze zu einem Standardformat darstellen, das ohne Signatur vielleicht noch anzeigbar wre. Historische Archive verfolgen daher die Strategie, die Signaturen wieder abzuschneiden, da das Archiv
selbst die Originalitt des Dokumentes sicherstellt. Wenn
selbst Archivare die Signatur nach ein paar Jahren fr nicht
mehr notwendig halten wofr dann der ganze Aufwand,
die Dokumente fr den Zwischenzeitraum nachzusignieren.
Um den Anforderungen der Anwender gerecht zu werden,
bieten elektronische Archivsysteme generell die Mglichkeit,
automatisch eine Rendition des elektronisch signierten Dokumentes zu erzeugen. Bei einer Rendition wird das Originalformat in ein Langzeitformat gewandelt was besonders
bei Office-Dokumenten oder E-Mails erforderlich ist, um
ohne Verluste das Dokument zuknftig anzeigen zu knnen.
Die Rendition wird unter dem gleichen Index verwaltet.
Auch die Erzeugung einer Rendition wird protokolliert und
kann im Archivjournal selbst festgehalten werden. Bei einer
Suche kann der Anwender so zwei Dokumente angeboten

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3.2) Posteingangsjournal
Das Archiv kann ebenfalls in gleicher Form Eingangsjournale archivieren, aus denen hervorgeht, wann und
von wem ein Dokument empfangen wurde und welche
Prozessschritte es bis zur Archivierung durchlaufen
hat. Es stellt so ein elektronisches Posteingangsbuch
dar. Ein solches Posteingangsbuch kann z.B. mit den
Informationen einer virtuellen Poststelle (VPS) gespeist
werden, die selbstttig eine Prfung der elektronischen
Signaturen vornimmt.

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bekommen. eines, signiert, das Original, das er vielleicht gar


nicht mehr anzeigen kann, und eines, die Kopie, die er lesen
kann, und wo er die Sicherheit hat, dass er eine unvernderte Rendition des ursprnglichen Originals vor sich hat.
Zur Erinnerung, die 10 Grundstze der revisionssicheren
elektronischen Archivierung:
1) Jedes Dokument muss unvernderbar archiviert werden
2) Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder
im Archiv selbst verloren gehen
3) Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein
4) Es muss genau das Dokument wieder gefunden werden, das gesucht worden ist
5) Kein Dokument darf whrend seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstrt werden knnen
6) Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie
es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden knnen
7) Jedes Dokument muss zeitnah wieder gefunden werden
knnen
8) Alle Aktionen im Archiv, die Vernderungen in der
Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu
protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprnglichen Zustandes mglich ist
9) Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine
Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust
mglich ist
10) Das System muss dem Anwender die Mglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz ber die Lebensdauer
des Archivs sicherzustellen
Die revisionssichere elektronische Archivierung bietet so
nicht nur Lsungen fr aktuelle Probleme mit der elektronischen Signatur sondern auch fr die Zukunft.
(Kff)

Normen & Standards


ISO 15926
Die ISO Norm 15926 Oil and Gas spezifiziert eine
Reprsentation von Informationen, die sich mit der
Konstruktion und dem Betrieb von Produktionsanlagen beschftigen. Diese Informationen werden whrend der Lebensdauer einer Produktionsanlage von
vielen verschiedenen Personen und Organisationen erzeugt, modifiziert und betrachtet. Finanzielle-, sicherheitsrelevante- und kologische berlegungen erfordern die Einsicht der Informationen durch Eigentmer
und Betreiber der Einrichtung sowie durch die Behrden. Ziel der ISO Norm ist es, die Integration der Daten aus den verschiedenen Quellen zu erleichtern. Um
dies zu erreichen wird ein Datenmodell spezifiziert,
das es ermglicht die Struktur und Semantik der aus PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

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getauschten Daten auf einheitliche Weise zu beschreiben.


Die spezielle Bedeutung von Termen wird in der Reference Data Library definiert. Da das Datenmodell allgemein gehalten ist, kann man es in den verschiedensten Industriezweigen einsetzen. Sollten nicht alle bentigten Terme vorhanden sein, muss nicht das Datenmodell gendert werden, es reicht die Reference Data
Library um die bentigten Terme zu ergnzen. Momentan ist erst ein grundlegender Satz an Termen in
der Reference Data Library enthalten, es wird aber daran gearbeitet, diesen zu erweitern und ebenfalls als
ISO Norm festzulegen.
Teil 7 der ISO Norm widmet sich Templates. Templates beschreiben eine eindeutige und zertifizierte Mglichkeit, die ISO 15926 Norm zu implementieren. (SMe)
PROJECT CONSULT Kommentar:
Das in der Norm beschriebene Datenmodell ist sehr allgemein gehalten. Es definiert eine Methodik, um Informationen im Allgemeinen zu Handhaben. Sie ist auf ein sehr spezielles Marktsegment zugeschnitten, jedoch fr das Thema
Dokumenten-Technologien von Relevanz, da sie es ermglicht, standardisierte Softwaremodule, Ordnungsstrukturen
und Thesauri fr Lsungen in der Energiebranche zu erstellen. Die Umsetzung der Norm zieht automatische Dokumentationsanforderungen nach sich. Die Norm drfte auch
auf Anwendungen im Rahmen des Supply-ChainManagement Auswirkungen haben. Nicht zuletzt kann man
solche Lsungen zertifizieren lassen. Sie macht zu dem Produktangebote transparenter.
(FH)

ISO 23950
In der ISO Norm 23950 Information and documentation -- Application service definition and protocol specification (siehe auch ANSI Norm Z39.50) wird ein
Protokoll fr den einheitlichen Zugang zu heterogenen
Datenbanken beschrieben. Das Protokoll beschreibt
Methoden und Datenformate, die es einem Client ermglichen Informationen von einem Server zu erhalten, der diese aus einer Datenbank bezieht. Die Norm
beschreibt nur die Client/Server Kommunikation, die
Interaktion mit dem Anwender wird nicht behandelt.
Die einheitlichen Methoden und Formate machen den
Client unabhngig von der konkreten Datenbankstruktur, bzw. der Abfragesyntax.
(CM/FH)
PROJECT CONSULT Kommentar:
Die Norm 23950, respektive ANSI Z39.50, wird hauptschlich in Informations-Systemen von Organisationen wie Bibliotheken und Universitten eingesetzt. Im Enterprise Content Management ist sie wenig verbreitet. Dort dominieren
Referenz-Datenbank-Architektur-Modelle, die auf SQL (siehe DIN 66315, ISO/IEC 9075) basieren. Der Umfang von
SQL geht ber die ISO 23950 hinaus. Man kann den Unterschied der beiden Anstze auch so formulieren, dass Z39.50

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20060214

auf dem Datenbestand und SQL auch im Datenbestand


arbeitet. Nimmt man die Z39.58, auch CCL, hinzu, dann
kann man feststellen, das die ISO 23950 auf eine reine Abfragesprache mit Schwerpunkt auf textueller Erschlieung
in heterogenen, eher listenorganisierten Datensammlungen
fokussiert, wohingegen SQL inzwischen wesentlich mehr
umfasst, feldorientiert auf relationalen Datenbanken aufsetzt. Das Einsatzgebiet auerhalb des Umfeldes von Bibliotheken und Textarchiven ist daher fr die ISO 23950 sehr
eingeschrnkt.
(Kff)

schen verbundenen Unternehmen oder Unternehmensteilen


aber auch um private Vergnstigungen. Bei den Unternehmen geht es z.B. darum, zu ermitteln, warum bestimmte
Produkte intern im Unternehmensverbund so teuer berechnet wurden, und an externe Geschftspartner so gnstig abgegeben wurden, wie Preise und Preislisten entstanden sind. Diese Informationen zur Preisfindung finden sich
in der Regel nicht in der Buchhaltungssoftware, sondern leben auerhalb in E-Mails, in Excel-Tabellen oder auf Zetteln. Ein wesentlicher Unterschied zu den GDPdU ist, dass
die Verrechnungspreisdokumentation strafbewhrt, quasi
mit Preisliste, einherkommt. Die Dokumentationsanforderungen gehen ber das bekannte Ma der Auenprfung
hinaus. Hier stellt sich auch die Frage, wie viel Information
zu Privatpersonen offen gelegt werden muss. Drfen statistische Auswertungen ber Personen, ihre Adressen, ihre
Konten vorgenommen werden? Entsprechende Algorithmen
finden sich in IDEA und TaxAudit.
(Kff)

Recht & Gesetz


GAUFZV
Gewinnabgrenzungsaufzeichnungsverordnung
Berlin - Mit dem 90 Abs. 3 der Abgabenordnung ist
durch das Steuervergnstigungsabbaugesetz vom 16.
Mai 2003 eine Regelung geschaffen worden, die bestimmte Steuerpflichtige verpflichtet, fr den Bereich
der Verrechnungspreise umfangreiche Aufzeichnungen zu schaffen und vorzulegen. Betroffen von den
Dokumentationspflichten sind inlndische Steuerpflichtige, die grenzberschreitende Sachverhalte mit
nahestehenden Personen im Sinne des 1 Abs. 2 AStG
verwirklichen. Aus den Aufzeichnungen muss ersichtlich sein, welcher Sachverhalt im Einzelnen verwirklicht worden ist und ob und inwieweit dabei der international anerkannte Grundsatz des Fremdvergleichs
beachtet wurde.
Die gesetzlichen Aufzeichnungspflichten wurden
durch das Bundesfinanzministerium in der Gewinnabgrenzungsaufzeichnungsverordnung hinsichtlich Art, Inhalt und Umfang von Aufzeichnungen des
90 Abs. 3 der AO przisiert. Inhalte sind u.a.:

Aufzeichnungen ber Preise, Art, Umfang und


Abwicklung des Leistungsaustauschs (inkl. wirtschaftliche und rechtliche Rahmenbedingungen
der Geschftsbeziehung, z.B. Beteiligungsverhltnisse, nahestehende Personen),

Darlegung der Markt- und Wettbewerbsverhltnisse und Dokumentation der Vergleichsdaten entsprechend der gewhlten Vergleichsmethode (z.B.
branchenspezifische Durchschnittswerte).

Die
vollstndige
GAUFZV
kann
unter
http://bundesrecht.juris.de/gaufzv/index.html abgerufen werden.
(FH)
PROJECT CONSULT Kommentar:
Alle reden immer nur von den GDPdU dass es aber eine
Vielzahl weiterer Anforderungen im handelsrechtlichen und
steuerrechtlichen Umfeld gibt, wird dabei bersehen. Allgemein ist die GAUFZ eher unter dem Stichwort Verrechnungspreisdokumentation bekannt geworden. Hier geht es
um die Aufdeckung von internen Verschiebungen zwi-

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Artikel
Einfhrung von BPM- und Workflow-Systemen
von Renate Karl (renate.karl@dsk-beratung.de), Geschftsfhrerin der DSK Beratungs-GmbH, und Dr. Ulrich Kampffmeyer (Ulrich.Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.com), Geschftsfhrer und Chefberater bei PROJECT CONSULT.
Die erfolgreiche Planung, Auswahl und Einfhrung
moderner BPM-Systeme wird im Wesentlichen von
drei unterschiedlichen Ausgangssichten geprgt der
technologischen, der organisatorischen und der wirtschaftlichen. Aus technologischer Sicht ist bei der zum
Einsatz kommenden Software ausschlaggebend, dass
sie sich im Rahmen der finanziellen Mglichkeiten des
Unternehmens in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren lsst und die Anforderungen des Unternehmens auch ohne aufwendige projektspezifische Programmierung erfllt. Aus organisatorischer Sicht gibt
es einige elementaren Dinge, die ber Projekterfolg
oder Misserfolg entscheiden. Die wirtschaftliche Sicht
eines BPM-Projektes beispielsweise der viel bemhte
ROI hngt untrennbar von den ersten beiden Faktoren ab.
Die Leistungsunterschiede der Systeme
unterschiedlicher Anbieter sind gro
Die von mir durchgefhrten weltweiten Softwaretests,
in den Labors der Hersteller zei-gen, welchen hohen
Entwicklungsstand viele BPM- und Workflow-Systeme
erreicht ha-ben, machen aber auch deutlich, welche
Leistungsunterschiede es zwischen den ein-zelnen Systemen noch immer gibt. Diese Unterschiede zu erkennen, ist fr den einzel-nen Entscheidungstrger uerst
schwierig, denn jeder Anbieter lobt sein Produkt und
stellt natrlich nur die positiven Merkmale seiner
Software in den Vordergrund. Aufkl-rung tut also

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Not, um den potentiellen Kunden die so dringend ntige Entscheidungs-sicherheit geben zu knnen.
Unterschiede zwischen BPM- und WorkflowManagement-Systemen
Business Process Management (BPM) schliet den
Lifecycle eines Geschftsprozesses von der Analyse in
die Simulation ber die Laufzeituntersttzung bis hin
zur Auswertung der workflowrelevanten Daten aus
den AUDIT-Trails fr die Prozessoptimierung. Hier
schliet sich der Kreis, um eine nahtlose Dokumentationskette aller geschftsprozessrelevanten Daten zu erhalten.
Workflow Management Systeme sollten aus drei Elementen bestehen, einem Designtool zur Darstellung
des Ablaufmodells, der Workflow Engine zur Steuerung der Prozesse zur Laufzeit und einer Sammlung
aller prozessrelevanten Daten in den AUDIT-Trails.
Business Process Management Systeme wurden darber hinaus zum einen um die Elemente Modellentwurf zu Analysezwecken und zur Simulation und zum
anderen um Reportingmechanismen zur Auswertung
der AUDIT TRAILS erweitert, um mit der Rckfhrung der Ergebnisse in die Analyse zur Verbesserung
der Modelle den Lifecycle zu schlieen
Verschiedene Kategorien von WorkflowManagement-Systemen
Primr sehen wir drei Hauptkategorien, in die sich
BPM/Workflow Systeme untergliedern lassen:
BPM Business Process Management - Ziel ist es,
den Lifecycle eines Geschftsprozesses zu schlieen, um eine nahtlose Dokumentationskette aller
GP-relevanten Daten der unternehmensweiten Prozesse zu erhalten.
In Suiten integrierte WF Systeme Hier werden unter einer einheitlichen Oberflche beispielsweise
Kombinationen aus den folgenden Bereichen angeboten: DMS/Archiv, Knowledgemanagement, Recordsmanagement, Collaboration, Business Intelligence und Portaltechnologie
Workflow integriert in ERP Systeme - Zur Steuerung aller kaufmnnischen Prozesse sowie als Informationstrger zu anderen Systemen
Unterschiedliche Anstze

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zu reduzieren, die aber andererseits auch einen hohen


organisatorischen Aufwand in der Desingphase voraussetzen, weil jede mgliche Abweichung vom Standard vorgedacht und ausmodelliert werden muss.
Gibt es innerhalb der Arbeitsprozesse viele Ausnahmen von den Regeln, so sollte auf alle Flle ein flexibles Tool in Betracht gezogen werden, das die Teilstrukturierung der Prozesse oder sogar Adhoc Bearbeitung
einzelner Schritte untersttzt.
Als Gegenstck zum prozessorientierten Ansatz kennt
der Markt aber auch noch die dokumentbasierten
Workflow Management Systeme. Hier haben und
bentigen - die Prozesse eine enge Bindung an alle im
Archiv vorhandenen Dokumente und Objekte.
Collaboration - Besonders in exponierten Projektgruppen und den damit verbundenen Positionen sind fest
vorgegebene, in Richtlinien und Arbeitsanweisungen
zementierte Ablufe nicht sonderlich gefragt. Bei der
Erledigung planerischer Aufgaben verbirgt sich der
eigentliche Informationsgehalt oft absolut unstrukturiert in einer Vielzahl von Stellungnahmen, Berichten,
Vorschlgen, Entscheidungen und Statements, die
wiederum eine fast gleiche Anzahl an Rckfragen und
Ergnzungen produzieren. Das Herausfiltern der relevanten Information kostet wertvolle Arbeitszeit und
hemmt die weitere Kreativitt.

PROJECT CONSULT News


Wikipedia-Artikel als Unternehmensrichtlinie
PROJECT CONSULT hat eine Reihe von Artikeln unter der
freien GNU-Linzent auf Wikipedia eingestellt. Hierbei handelte es sich um Beitrge von Dr. Kampffmeyer, die sowieso
zu den am meisten kopierten im Internet handelt (siehe
PROJECT CONSULT Newsletter 20050912) und von denen PROJECT CONSULT der Meinung ist, dass sie einem
greren Anwenderkreis zur Verfgung stehen sollten.
Zahlreiche Beitrge von PROJECT CONSULT finden sich
so inzwischen in Diplom- und Doktorarbeiten, finden aber
inzwischen auch in Unternehmen Anerkennung. Besonders
der Beitrag zum Thema Elektronische Archivierung erfreut sich einer immer greren Beliebtheit, wie ein Artikel
aus dem WikiKurier vom 08.02.2006 zeigt. Hier das Zitat:
Wikipedia-Artikel als Unternehmensrichtlinie

Prozessorientierte Workflow Systeme, die einerseits in


der Lage sind, stark strukturierte Prozesse zu automatisieren und die Benutzerinteraktion auf ein Minimum

Wie dem Autor aus stets gut informierter Quelle berichtet wurde, wird in einem groen multinationalen
Unternehmen, welches in Deutschland zu den Marktfhrern seiner Branche gehrt, statt einer eigenen Unternehmensrichtlinie der Wikipedia-Artikel Elektronische Archivierung als eben solche verwendet. Der Artikel wurde direkt aus der Wikipedia ausgedruckt und
den zustndigen Personen zur Kenntnisnahme und
Beachtung ausgehndigt. Dies zeigt einmal mehr, wie

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Wer sich mit dem Thema BPM und Workflow Management beschftigt sollte zuerst seine eigenen Anforderungen genau kennen, bevor er sich auf die Suche
nach einer geeigneten Software macht, denn nicht jedes Workflow oder BPM Tool leistet das gleiche.

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20060214

wichtig es ist, auf das Niveau und die Qualitt unserer


Artikel ein besonderes Augenmerk zu legen, denn die
Wikipedia ist wirklich im Alltag der Nutzer angekommen. db 22:05, 5. Jan 2006 (CET)

Vereon DMS-Forum, Fokustag, Fachtagungen

Quelle: de.wikipedia.org;
http://de.wikipedia.org/w/index.php?title=Benutzer
_Diskussion:Abzt/Wikibistro/WikiKurier&oldid=1348
6170

CDIA+ - Neue Kurse im ersten Halbjahr 2006


Hamburg Das Zertifikat CDIA+ beinhaltet die weltweit wichtigsten Sachkenntnisse fr Technologien und
Verfahren, um Dokumentenmanagement-Systeme planen, entwerfen und implementieren zu knnen. Der
CDIA+ 4-Tageskurs wird auf Englisch durchgefhrt
und bereitet konzentriert auf die internationale Prfung (englischer Test) vor. Hierfr werden auch ber
200 Testfragen aus vorangegangenen Computertests
behandelt.
Veranstalter

PROJECT CONSULT GmbH

Veranstaltung

Comptia CDIA+ 4-Tageskurs (K112)


Kurs mit Zertifikat

Titel

CDIA+
Fachlicher Inhalt:

Kickoff

Strategie, Analyse

Begrndung und Beantragung eines


Vorhabens

Konzeptuelles Design

Entwurf, Konvertierung

Fachlicher Pilot

Implementierung

bung, Beispieltest
Roundtable zu aktuellen Standards und Rechtsfragen in Deutschland.
Zert. CDIA+ Trainer
Dr. Ulrich Kampffmeyer, Chef-Berater

Referent
Datum

27. 30.03.2006
15. 18.05.2006
weitere Termine, Orte und InhouseVeranstaltungen auf Anfrage

Uhrzeit

09:00 17:00 h / 19:00 h

Ort

Hamburg

URL

http://www.project-consult.com

Vereon

Veranstaltung

DMS Dokumentenmanagement Forum

Art

Dialog und Kurzprsentationen

Titel

Dokumentenmanagement

Referenten
und
Moderation

Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT


Renate Karl, dsk

Datum

22.02.2006 in Dsseldorf
23.02.2006 in Frankfurt

Uhrzeit
Orte

09:00 10:30 Uhr


Dsseldorf, Frankfurt

URL

http://www.vereon.ch

Veranstalter

Vereon

Veranstaltung

DMS Fokustag
Compliance, Archivierung und E-MailManagement

Art

Seminar

Titel

Compliance, Archivierung und E-MailManagement


Einfhrung
Compliance
Elektronische Archivierung
Besondere Anforderungen an die elektronische Archivierung
Trends

Themen

Art
Themen

Veranstalter

Abschlussdiskussion
Referenten

Seniorberater von PROJECT CONSULT

Datum

23.02.2006 in Dsseldorf

Uhrzeit
Orte

09:00 17:00 Uhr


Dsseldorf

URL

http://www.vereon.ch

Veranstalter

Vereon

Veranstaltung

Fachtagung Records Management

Art

Vortrag

Titel

Records Management
Einfhrung
Normen und Standards fr
Records Management
Records Management in der ffentlichen
Verwaltung
Records Management bei Wirtschaftsunternehmen
Der Markt fr Records Management Lsungen
Ausblick
Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT

Themen

(SKK)

Veranstaltungen mit PROJECT CONSULT


Beteiligung
Bitte beachten Sie, dass sich bei den VereonVeranstaltungen die Termine und Orte seit dem letzten
Newsletterversand im Dezember 2005 noch gendert
haben.

Referenten
Datum

03.05.2006 in Dsseldorf
21.06.2006 in Zrich
10. 10.2006 Mnchen

Uhrzeit
Orte

09:00 09:45 Uhr


Dsseldorf, Zrich, Mnchen

URL

http://www.vereon.ch

(SKK)

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Benchpark TOP 10
Nachdem Renate Karl und Dr. Ulrich Kampffmeyer
vor drei Monaten die Herausgeberschaft der Rubrik
"ECM" bei Benchpark bernommen haben, hat es eine
Reihe von Anfragen gegeben zu Themen wie kommt
man in die Rubrik ECM rein, wie kommt man aus
Gruppe B in Gruppe A, wie streng wird bewertet
und so weiter. In diesem Zusammenhang mchten wir
kurz unsere Position zu einigen Punkten darlegen.
Unsere Definition der Kriterien fr die Aufnahme von
Anbietern und Produkten in die Kategorie ECM finden
Sie auf der Benchpark-Webseite: "Anbieter von Software fr Enterprise Content Management (ECM) im
Sinne von Benchpark sind alle Anbieter, deren Technologien, Werkzeuge und Methoden (analog zur Definition der AIIM)
1. zur Erfassung (Capture), Verwaltung (Manage),
Speicherung (Store), Bewahrung (Preserve) und Bereitstellung (Deliver) von elektronischen Inhalten im ganzen Unternehmen dienen - wobei die Verwaltungskomponente Dokumentenmanagement, Workflow, Records Management, Collaboration, Web Content Management und andere Dienste beinhaltet,
2. und die eine autarke Lsung darstellen, d.h. nicht
Teilkomponente eines ECM/DM-fremden oder untypischen Metasystems sind (z.B. Warenwirtschaft),
3. und die anbieterseitig ein Frontend und Support in
deutscher Sprache bieten."
Derzeitige Zuordnung in Gruppen
Zur Zeit haben wir in Gruppe A nur groe Anbieter
aufgenommen, die
a) bei Gartner, Forrester, MetaGroup und anderen
Analysten zur ECM-Fhrungsgruppe gezhlt werden
und

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NEWSLETTER

prfen wir natrlich nicht die WCM-Komponente,


sondern die anderen ECM-Komponenten wie Records
Management, Output Management, Workflow/BPM
etc.
Ein Wechsel fhrt zu einem Neueintrag, d.h. die alten
Werte aus der vorangegangenen Rubrik verfallen.
Fragen zu Technik, Reichweite von Benchpark, Werbepartnern und Mitgliedschaftskonditionen richten Sie
bitte direkt an Benchpark.
Fragen zu Bewertungen und Gruppeneinstufungen
beantworten wir Ihnen als fachliche Betreuer unter der
E-Mail-Adresse ECM@Benchpark.de gern. Bitte verwenden Sie fr Anfragen zu ECM auf Benchpark ausschlielich diese E-Mail-Adresse.
Alle Firmen Gruppe A

Rating (10 = Excellent, 0 = schwach)

Vignette

6,83

FileNet GmbH

6,30

IBM Deutschland GmbH

5,33

Hummingbird

5,01

EMC Documentum GmbH

4,84

OpenText GmbH (Livelink)

4,81

Microsoft GmbH (Content Management ...

4,38

Interwoven

3,67

Stichtag: 07.02.2006,
Hinweis: die Bewertungen beziehen sich noch auf WCM-Lsungen

Gruppe B

Rating (10 = Excellent, 0 = schwach)

lemon42

9,59

Step One GmbH

9,36

ContentServ GmbH

7,88

CONTENS Software GmbH

6,67

RedDot Solutions AG (Hummingbird)

6,48

Stichtag: 07.02.2006,
Hinweis: die Bewertungen beziehen sich noch auf WCM-Lsungen

b) eine ECM-Suite mit einem sehr groen Abdeckungsgrad der einzelnen Komponenten anbieten.

Rezensionen

Mastab fr den Abdeckungsgrad sind die fnf


Hauptkomponenten von ECM sowie die fnf ManageKomponenten von ECM, wobei mindestens 3 Hauptkomponenten
und
mindestens
3
ManageKomponenten ausgeprgt vorhanden sein mssen.

Steuerliches Risikomanagement
- Am Beispiel des Datenzugriffs der Finanzverwaltung nach 147 Abs. 6 A0 und GDPdUSchreiben

In Gruppe B haben wir alle anderen Anbieter positioniert, die einzelne Komponenten oder ein integriertes
Produkt mit einigen der ECM-Komponenten anbieten.
Wer in einer anderen Rubrik gelistet ist, z.B. "Web
Content Management und Redaktionssysteme", kann
beantragen, in die Rubrik ECM zu wechseln, wenn die
oben genannten Bedingungen erfllen. Dies wird von
uns zunchst auf Basis der zur Verfgung gestellten
Dokumentation und mindestens 5 Referenzbeschreibungen geprft. Bei Web-Content-Management z.B.

Unternehmen mssen dafr sorgen, dass sie fr die


laufenden Geschftsjahre die Daten eingegrenzt sind
und eine digitale Prfbarkeit besteht. Bis zur nchsten
Betriebsprfung zu warte ist nicht mglich, da die
Herstellung der Prfbarkeit der dann vergangenen Geschftsjahre nicht mehr mglich ist, in diesem Falle ist
mit Sanktionen der Finanzverwaltung zu rechnen.
Durch das steuerliche Risikomanagement ist dazu da,
Unzulnglichkeiten bei der Umsetzung des Datenzugriffs nicht zu unkalkulierbaren Risiken werden zu lassen. In dem Buch wird von den einzelnen Autoren ge-

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

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PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

20060214

nau beschrieben, welche inhaltlichen und technischen


Anforderungen beachtet werden mssen, damit bei
der nchsten Betriebsprfung auf steuerlich relevante
Daten der zurckliegenden Prfungsjahre zugegriffen
werden kann und man keine unangenehmen berraschungen erlebt.

fungsausschuss des Unternehmens nicht lnger die ntigen drei unabhngigen Vorstnde hat. Filenet hat
nun bis Ende des Jahres Zeit, um einen qualifizierten
Ersatz zu finden.
(SMe)

Das Buch ist zweisprachig in Deutsch und Englisch


verfasst. Durch die direkte seiten- und abschnittsweise
Zuordnung der Texte ist das Werk besonders fr auslndische Leser interessant, die sich mit der Gesetzeslage in Deutschland beschftigen mssen. Zudem sind
in dem Buch alle relevanten Gesetzestexte in Deutsch
und Englisch enthalten.

Die daa Systemhaus AG, Baden-Baden, und Network


Appliance, Dsseldorf, haben einen Vertrag ber ihre
strategische Partnerschaft geschlossen. Gemeinsam
wollen sie nun umfassende und sichere Lsungen fr
das Archivieren und Speichern aller unternehmensrelevanter Daten anbieten.
http://www.daa.de
http://www-de.netapp.com

Steuerliches Risikomanagement. 1.Auflage 2005, gebunden,


280 Seiten,, 29,80, ISBN 3-08-210001-5, Stollfu Verlag
GmbH & Co KG 2005. Redaktionelle Gesamtverantwortung
Dr. Otto-Ferdinand Graf Kerssenbrock, Olaf Riedel und
York Zllkau. Unter Mitwirkung Ernst Brckner, Thomas
Hlster, Arne Weber und Leo Zander (alle Ernst & Young
AG Wirtschaftsprfungsgesellschaft); Dieter Hantzsch und
Bernhard Lindgens (Finanzverwaltung) sowie Pietro
Dilthey, Horst Jackobfeuerborn und Dr. Ulrich Kampffmeyer.
(CM)

Personalia
Rudolf Gessinger wechselt zu Saperion
Berlin

Der
bisher
bei
Filenet
(http://www.filenet.com) als Regional Vice President
in Zentraleuropa ttige Rudolf Gessinger wurde vom
Aufsichtsrat
der
Saperion
AG
(http://www.saperion.de) zum 01.01.2006 als neuer
Vorstandsvorsitzender berufen. Er lst den bisherigen
CEO Andreas Liebling ab, der das Unternehmen verlassen wird. Sein Nachfolger bei FileNet wird Merten
Slominsky.
(SMe)

Kamyar Niroumand neuer Vorstand bei BetaSystems


Berlin Die Beta Systems Software AG
(http://www2.betasystems.com/de) wird ab dem
01.04.2006 einen neuen Vorstandsvorsitzenden haben.
Der Aufsichtsrat berief Kamyar Niroumand, den bisherigen
Executive
Committee
bei
T-Systems
(http://www.t-systems.de). Dietmar Breyer, seit September Vorstandsvorsitzender von Beta Systems, wurde vom Aufsichtsrat zum stellvertretenden Vorstandsvorsitzenden berufen.
(CM)

George Klaus verlsst FileNet


Costa Mesa Filenet (http://www.filenet.com) hat bekannt gegeben, dass George Klaus aus dem Vorstand
der Firma zurckgetreten ist. Die Firma informierte die
Verantwortlichen des Nasdaq darber, dass der Pr-

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

Marlenes WebLinks

Die Saperion AG, Berlin, und die AFI Agentur fr


Informatik, Stuttgart, arbeiten im Bereich der Posteingangsverarbeitung zusammen. Dabei ergnzt AFI die
Saperion Inbound Suite zur Digitalisierung des Posteingangs mit ihrer SAP-Anwendung Saperion InvoiceCockpit fr optimierte Rechnungskontrolle, bearbeitung und -freigabe.
http://www.saperion.de
http://www.afi-stuttgart.de
Das Unternehmen redIT, Zug, wird die Software NavisionLink fr windream des windream-Partners Pronobis, Wien, in der Schweiz anbieten. NavisionLink
soll fr Microsofts Dynamics NAV die DokumentenManagement- und Archvierungsfunktionen von windream zur Verfgung stellen.
http://www.redit.ch
http://www.pronobis.at
SER, Neustadt/Wied, und Alpha Com, Hamburg, erweitern ihre langjhrige Zusammenarbeit und haben
nun eine strategische Partnerschaft im Bereich des
Enterprise-Content-Management und der digitalen
und analogen Dienstleistung sowie Business-ProcessOutsourcing geschlossen. SER ist nun exklusiver ECMPartner der Alpha Com.
http://www.ser.de
http://www.alpha-com.de
Die Steeb Anwendungssysteme GmbH, Abstatt, SAPSystemhaus, Walldorf, und die WMD Vertrieb
GmbH, Ahrensburg, haben einen Kooperationsvertrag
geschlossen. WMD wird knftig ergnzend zum eigenen Portfolio die im DMS-/ECM-Umfeld erforderlichen SAP-Lsungen vertreiben und implementieren.
Auerdem wollen die Firmen zusammen MarketingStrategien und Know-how-Transfer entwickeln.
http://www.steeb.de
http://www.sap.com/germany
http://www.wmd.de

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20060214

Kodak, Stuttgart, und die Esesix Computer GmbH,


Pfaffenhofen a.d.Ilm, haben einen Service-AssociatesVetrag unterzeichnet. Kodak bernimmt den kompletten Service fr die SAN-Komponenten von Esesix, sowohl fr Unternehmen mit eigener IT-Untersttzung,
als auch fr Unternehmen ohne.
http://www.kodak.com
http://www.esesix.com
Stellent, Mnchen, und die Schweizer SQL AG, Zug,
haben eine Partnerschaft abgeschlossen. Die SQL AG
wird das Enterprise-Content-Management System von
Stellent in der Schweiz vermarkten sowie bei Kunden
implementieren.
http://www.stellent.com/de
http://www.sql.ch

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

Die GAP AG, Eisenach, und die Group Technologies


AG, Karlsruhe, verbnden sich zusammen zu der
Globalware AG. Am 31. Januar haben sich die Unternehmen im Handelsregister der Gesellschaften angemeldet. Die Aktionre der drei Verschmelzungspartner
Group Technologies AG, GAP AG und Globalware AG
haben in den Hauptversammlungen der Gesellschaften
im Dezember 2005 den Verschmelzungen mit groen
Mehrheiten zugestimmt.
http://www.gapag.de
http://www.group-technologies.com
http://www.globalware.ag

neeb&partner, Darmstadt, und doculution, Nrnberg,


haben eine strategische Partnerschaft abgeschlossen.
Beide IT-Dienstleister bieten bereits Lsungen in den
Bereichen ILM und Document Services an und erhoffen sich von der Partnerschaft eine Ergnzung ihrer
Portfolios um die Spezialbereiche des Partners.
http://www.np-gmbh.com
http://www.doculution.net
Open Text, Grasbrunn, dementiert Gerchte, wonach
das Unternehmen einen Kandidat fr eine bernahme
durch Microsoft, Unterschleiheim, sei. Open Text will
sich zuknftig auf Partnerschaften und kleinere bernahmen konzentrieren, um das Vertrauen des Marktes
zurck zu gewinnen.
http://www.opentext.de
http://www.microsoft.com/germany
EMC, Schwalbach/Taunus, erhlt Auszeichnungen.
Die beiden Produkte EMC Invista und EMC Documentum 5 erhalten vom InfoWorld Magazin die Auszeichnungen Best Storage Virtualization und Best Enterprise Content Management Solution.
http://www.emc2.de
http://www.infoworld.com
Anacomp, San Diego, hat die Grndung von docHarbor, San Diego, als separate Abteilung fr Document
Services bekannt gegeben. Anacomp reagiert damit auf
den wachsenden Markt des Electronic Document Management.
http://www.anacomp.com
http://www.docharbor.com
Die Applix Inc., Westborough, hat die Skytec AG als
Solution Partner gewonnen, Applix will mit dieser
Partnerschaft sein globales Netzwerk weiter ausbauen.
Skytec ist u. a. auf den Business-Intelligence-Bereich
spezialisiert von der strategischen Beratung mglicher Data-Warehouse-Architekturen bis hin zu kompletten Lsungen fr die Unternehmenssteuerung.
http://www.applix.com
http://www.skytecag.com
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PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

20060214

Impressum
Geschftsleitung: Dr. Ulrich Kampffmeyer
Redaktion: Silvia Kunze-Kirschner
Anschrift der Redaktion:
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung
Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Strae 17, 20251 Hamburg,
Telefon 040-46 07 62-20.
E-Mail: presse@project-consult.com
http://www.project-consult.com
ISSN 1439-0809
Nchste Ausgabe
Der nchste Newsletter erscheint voraussichtlich am 08.03.2006.
Bezugsbedingungen
Der PROJECT CONSULT Newsletter wird per eMail verschickt. Der
Versand erfolgt fr PROJECT CONSULT Kunden mit aktuellen Projekten sowie fr bei PROJECT CONSULT akkreditierte Fachjournalisten und Redaktionen kostenfrei. Interessenten knnen den
Newsletter zum Bezugspreis von 175,00 zzgl. MwSt. beziehen (persnliches Jahresabonnement mit 12 bis 16 Ausgaben). Das Bestellformular finden Sie auch auf unserer Webseite (http://www.projectconsult.com) unter der Rubrik News/Newsletter.
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Newsletters im Intranet meines Unternehmens sowie fremdsprachliche Maschinenbersetzung
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PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

Inhalt
Unternehmen & Produkte ............................................... 1
Axinom prsentiert kostenfreies DMS auf CeBIT ................ 1
HP bernimmt Outerbay ......................................................... 1
OpenBC bernimmt First Tuesday ........................................ 2
ORGA mit digitalen Rechnungsprozessen............................ 2
Pironet NDH mit erweiterter Funktionalitt ........................ 2
Plasmon stellt neue Speicherlsungen vor ............................ 3
SER und Siebel: ECM trifft CRM ............................................ 3
windream prsentiert SecurArc .............................................. 3

Mrkte & Trends ............................................................... 4


Trends im DRT-Markt 2006 ..................................................... 4

In der Diskussion ............................................................ 11


Informationsmanagement ..................................................... 11

Recht & Gesetz ................................................................. 11


nderung des Anwendungserlasses zur
Abgabenordnung (AEAO) ............................................ 11

Artikel................................................................................ 12
Klrungsbedarf in der praktischen Umsetzung des
Datenzugriffs................................................................... 12

PROJECT CONSULT News .......................................... 18


CDIA+ - Kurs im ersten Halbjahr 2006 ................................ 18
Dr. Kampffmeyer auf der CeBIT .......................................... 18
Benchpark TOP 10 .................................................................. 18

Personalia .......................................................................... 21
Neuer Geschftsfhrer bei EMC Deutschland.................... 21

Marlenes WebLinks ....................................................... 21


Top Image Systems, 170 Systems, Interwoven,Kofax,
Zyab, Prilos, daa Systemhaus, Procad, Microsoft,
Hummingbird, TDS, The Quality Group, InterRed,
Quark, Global Information Distribution (GID),
Dicom Group, Learning Computer International
(LCI), activeWeb, RealObjects, HiT Software, Elsag
Solutions, Kodak, Netpioneer, Tridion

Impressum ........................................................................ 23
Newsletter-Bestellformular ........................................... 23

Unternehmen & Produkte


Axinom prsentiert kostenfreies DMS auf CeBIT
Frth - Axinom (http://www.axinom.de) stellt auf der
CeBIT 2006 in Hannover das AxDMS.net vor, es ist ein
komplett kostenfreies Dokumenten Management System auf Basis der Microsoft .NET 2.0 Technologie. Damit wird das AxCMS.net ergnzt. Es wird als ffentliches Laufwerk ber WebDav in den Windows Explorer integriert und beinhaltet unter anderem Versionierungen, Suchfunktionen, CheckIn/CheckOut- und
Publikationsmechanismen, individuell erweiterbare
Dokumenteneigenschaften, Freigabeworkflows und
die Integration von Office 2007.
(CM)

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

20060308

PROJECT CONSULT Kommentar:


Das Geschftsmodell von Axinom (zuletzt behandelt im
Newsletter 20050903) liegt im Trend auch 80:20 (zuletzt
behandelt im Newsletter 20060214) verschenkt ihre Dokumentenmanagementsoftware und setzt auf Umstze mit
Dienstleistung. Erstaunlich ist, wie umfangreich und ausgereift diese Produkte sind. Neben den Standardfunktionen des
klassischen Dokumentenmanagement wie Versionierung,
Checkin/Checkout, visualisierte Aktensichten etc. wird auch
ein einfacher Workflow von Axinom angeboten. Dieser drfte jedoch schnell durch die auf Betriebssystemebene eingebundene Workflow-Funktion von Microsofts VISTA unter
Druck geraten. Fragt sich, wo berhaupt zuknftig die
USPs Unique Selling Points des Dokumentenmanagements
bleiben. Bereits 1994 hatte Dr. Kampffmeyer in einer Keynote auf einem Kongress in Cannes die Forderung aufgestellt,
dass Dokumenten-Technologien auf die Betriebssystemebene
gehren und keine eigenstndige Anwendung darstellen. Jede Softwareapplikation und jeder Anwender braucht schlielich diese Funktionalitt, um seine Informationen vernnftig
und rechtssicher verwalten zu knnen. Zwlf Jahre spter
zeichnet es sich nun ab, dass die groen Softwareanbieter
diese Idee, Dokumenten-Technologien als Infrastruktur, endlich aufgreifen. Kleinere Anbieter wie Axinom suchen daher
ihr Glck in der Flucht nach vorn. Die Integration in weit
verbreitete Plattformprodukte wie IBM, SAP oder Microsoft
ist dabei der Schlssel fr eine weite Verbreitung und nachfolgende Geschfte. Das Produkt von Axinom ist bereits auf
Microsoft Office 2007 angepasst und stellt so eine ideale Ergnzung fr die neue Office-Suite dar. Die Marktbegleiter
von Axinom sind ber das Angebot nicht gerade begeistert.
(OCH)

HP bernimmt Outerbay
Bblingen - HP (http://www.hp.com) hat das Unternehmen Outerbay (http://www.outerbay.com) bernommen. Nachdem HP schon App IQ und Peregrine
Systems bernommen hatte, setzt sie ihre Strategie
fort, sein Portfolio an Server-, Speicher- und SoftwareLsungen zu strken. Die Technologie von Outerbay
wird zur Untersttzung genutzt, um das Wachstum
ihrer Datenbanken effektiv zu managen und die Leistungsfhigkeit ihrer Datenbanken weiter zu steigern.
Auerdem werden die Lsungen fr Kunden, die
Oracle-, SQL Server- und Sybase-Datenbanken, sowie
Oracle E-Business Suite, SAP und PeopleSoft im Einsatz haben ebenfalls erweitert. Zudem wird nun auch
der Markt fr Datenbankarchivierung nher ins Auge
gefasst.
(CM)
PROJECT CONSULT Kommentar:
Hewlett Packard (zuletzt behandelt im Newsletter
20051114) versucht den Anschluss im ILM Information
Lifecycle Management zu gewinnen. Bereits eine ganze Reihe von kleineren Spezialanbietern von Software als Ergnzung zu den HP-Speichersystemprodukten wurden bernommen. Dennoch haben hier EMC, IBM und andere weiterhin die Nase vorn. Outerbay soll besonders das Thema
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20060308

Datenarchivierung aus Datenbanken adressieren. Hier kann


Outerbay, die bisher eher Lsungen fr das EMC-Umfeld
anboten, gute Referenzen aufweisen. Im Bereich ECM und
Archivierung von schwach- und unstrukturierten Informationen ist HP weiterhin schwach aufgestellt. Erst eine weitere Akquisition drfte hier die Lcken schlieen. HP nhert
sich inzwischen auch dem Markt fr Compliance-Lsungen
an, kann aber auch hier nur ein rudimentres Angebot vorweisen. Ob HP jemals ein ernsthafter Anbieter im ECMund ILM-Markt wird, muss abgewartet werden.
(JH)

OpenBC bernimmt First Tuesday


Hamburg openBC (http://www.openbc.com) hat den
Zrcher Ableger der Think-Tank-Firma First Tuesday
(http://www.firsttuesday.com) bernommen. ber
den Kaufpreis wurde Stillschweigen bewahrt. openBC
erhofft sich von der Akquisition ihr Know-how im Bereich von nationalen und internationalen NetworkingAnlssen zu erweitern, denn First Tuesday Zrich hat
schon Auftrge fr namhafte Kunden ausgefhrt. Nun
soll auch das Eventkonzept der NetworkingSpezialistin neu modelliert werden. First Tuesday Zrich wird als Tochter mit eigenem Namen in die openBC-Firmenstruktur integriert und wird hauptschlich fr Bildung von Netzwerken im Offline-Bereich
zustndig sein.
(CM)
PROJECT CONSULT Kommentar:
Warum schreibt man in einem Newsletter zum ECM- und
DRT-Markt ber eine Community-Software? Die bernahme des schweizerischen Ablegers First Tuesday zeigt nur
die eine Ausrichtung des Produktes. Im Schwerpunkt der
bernahme steht die Verstrkung der Verknpfung von
Online- und Reallife-Communities. Die Strken der Community-Software openBC aus Deutschland, die inzwischen
weltweit zu den fhrenden Business-Community-Anbietern
gehrt, liegt in der Nutzung als unternehmensinternes
Kommunikations- und Wissensmanagementsystem. Die
Plattform im Internet ist nur eine Facette des Angebotes
lngst existieren private Clubs und interne Unternehmenslsungen. In internen Anwendungen ersetzt openBC die
private E-Mail, bietet mit den Profilen sowohl White Pages als auch die Mglichkeit zum Aufbau von YellowPages, erlaubt den Aufbau interner Wissensnetzwerke,
sorgt mit Foren fr Diskussionsplattformen, die die anderen
elektronischen Kommunikationswege im Unternehmen nicht
verstopfen. Gerade fr verteilte Organisationen wie internationale Konzerne, Verbnde und NGOs (non-government
organisations) ist openBC eine ideale Plattform. Hier kommt
eine besondere Eigenschaft von openBC zum Tragen, die es
von anderen Social Networks unterscheidet Multilingualitt. openBC gibt es in allen wichtigen Weltsprachen. openBC ist damit nicht nur eine Social Community Software,
sondern auch ein Werkzeug fr multilinguales, vernetztes
Wissensmanagement.
(Kff)

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER
ORGA mit digitalen Rechnungsprozessen
Karlsruhe - ORGA (http://www.orga.de) prsentiert
auf der CeBIT 2006 die durchgngige Digitalisierung
der Rechnungsprozesse. Die Lsungen gehen von
Electronic Bill Presentment fr den elektronischen Versand bis zur GDPdU-konformen elektronischen Archivierung der Rechnungsdokumente. Durch die Lsung
ORGA EBP knnen Rechnungen digital versendet und
dabei mit einer qualifizierten elektronischen Signatur
versehen werden, womit die gesetzlichen Anforderungen in Bezug auf Identitt und Authentizitt der
Kommunikationspartner eingehalten werden.
(CM)
PROJECT CONSULT Kommentar:
Die Lsung der ORGA setzt voll auf den Trend elektronische Signaturen. Nach ersten Anlaufschwierigkeiten setzt
sich inzwischen die elektronische Rechnung mit qualifizierter elektronischer Signatur durch. Die entscheidende Frage
ist, wird sich jedes Unternehmen eine solche Lsung wie von
ORGA angeboten leisten oder werden sich Dienstleister
durchsetzen, die vom Unternehmen einfach die Daten bernehmen, aufbereiten, elektronisch signieren und dann als
Einzelrechnung versenden. Das Outsourcing ist bei mittleren und groen Mengen von elektronischen Rechnungen
durchaus interessant. Fr kleinere Unternehmen ist die
elektronische Signatur offenbar noch weit entfernt. Jedoch
naht die Zukunft auch hier mit Riesenschritten, denn jeder
muss sich inzwischen auf den Empfang elektronisch signierter Dokumente einrichten. Elektronische Rechnungen mssen auch elektronisch aufbewahrt werden die GDPdU lassen gren. Erst wenn weit verbreitete Karten, wie z.B. die
zuknftige Gesundsheitskarte, standardmig mit elektronischen Signaturen versehen sind, wird sich auch das Anwendungsspektrum erweitern. Bis dahin sind Lsungen mit
elektronischer Signatur immer noch Einzelschicksale. (Kff)

Pironet NDH mit erweiterter Funktionalitt


Kln-Porz - Pironet NDH (http://www.pironetndh.com) prsentiert zur CeBIT seine neuen Lsungen
fr den Umgang mit digitalem Content. Mit der Version 6 des Content Management Systems pirobase CMS
erhlt man Untersttzung bei der Dokumentation
Compliance-relevanter Inhalte. Zudem wird pirobase
PIM mit neuen Funktionen vorgestellt, welche es unter
anderem mglich machen sollen, Stamm- und Produktdaten auf Wunsch vollautomatisch im PDFFormat zu drucken oder sie an eine Layout-Software
zur Nachbearbeitung zu bergeben. Des Weiteren
werden Lsungen speziell fr den Handel fr das Management von Inhalten jeglicher Art vorgestellt. (CM)
PROJECT CONSULT Kommentar:
pirobase NDH (zuletzt behandelt im Newsletter 20051114)
wandelt sich immer mehr vom WCM zum ECM-Anbieter.
Die Erweiterungen zielen besonders auf den Bedarf fr Produktlifecyclemanagement und Produktdokumentation. Von
hier ist es nur noch ein kleiner Schritt, um pirobase in ein

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PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

20060308

Records Management zu erweitern, wie dies Anbieter wie


Vignette, Interwoven oder Stellent bereits getan haben. Produktinformationsmanagement und Qualittsmanagementdokumentation ist jedoch auch eine sehr komfortable Nische,
da sich hier sehr wenige Anbieter bisher profilieren konnten.
In diesem Markt verbreitete Standardsoftware fr Produktmanagement und Produktionssteuerung weist hufig im Bereich der Dokumentation Lcken auf, die mit Produkten wie
pirobase 6.0 gut zu fllen sind. Aus der neuen Funktionalitt ergibt sich auch ein weiteres Anwendungsfeld, die Erstellung von Produktkatalogen fr herkmmlichen Druck als
auch fr Webseiten und Portale. Katalogmanagement war
bisher ein Gebiet hochspezialisierter Anbieter im Bereich des
Digital Asset oder Media Asset Management.
(RKo)

Management
von
Siebel
Systems
(http://www.siebel.com/german) und integriertes
Enterprise-Content-Management von SER zusammen.
Die Unternehmen haben unter dem Motto: CRM
meets iECM Die perfekte Symbiose fr exzellenten
Kundenservice eine CRM-Lsung mit Modulen fr
Vertriebs-, Marketing- und Kundendienst-Aufgaben,
ergnzt um integriertes Enterprise-Content-Management vorgestellt. Mit der Lsung soll ein schneller Zugriff, sowie eine przise Analyse und Weitergabe von
wichtigen Kundendaten ermglicht werden. Auerdem soll durch die Neuerungen und exaktere schnellere Entscheidungen durch Beachtung aller relevanten
Informationen, eine Arbeitserleichterung entstehen.
(CM)

Plasmon stellt neue Speicherlsungen vor


Mainburg - Plasmon (http://www.plasmon.com) prsentiert auf der diesjhrigen CeBIT seine neuesten
Speicherlsungen. Dazu gehren unter anderem das
UDO Archive Appliance, welches mit einer einfachen
Netzwerkschnittstelle ausgestattet ist und die Leistungsfhigkeit von RAID mit der Langlebigkeit und
Authentizitt der UDO-Technologie kombinieren soll.
Die Lsung ist besonders fr den Bedarf an Langzeitspeicherung gem den Regularien zur Datenauthentizitt entwickelt worden. Auerdem werden zwei
neue RAID-Systeme vorgestellt, das SNAZ-S12Modell, welches auf der SNAZ-Plattform basiert und
die neue FX4000-Produktfamilie.
(CM)
PROJECT CONSULT Kommentar:
Im Rennen um das fhrende Format bei den neuen WORMLaufwerken und Medien fr den blauen Laser hat Plasmon
(zuletzt behandelt im Newsletter 20050912) sich mit UDO
durchgesetzt. Sony konnte ihr Ziel eines Marktanteils von
50% fr die PDD nicht erreichen. Auch die DVD mit blauem Laser ist nicht als Konkurrenz fr UDO zu sehen. Die
Konkurrenz kommt besonders aus dem Bereich von WORMFestplattensystemen und WORM-Tapes. Plasmon hat hier
aber lngst reagiert und bietet nun Lsungen an, die man
durchaus als HSM hierarchisches Speichermanagement oder
ILM Information Lifecycle Management bezeichnen kann.
Plasmon setzt hier auf die Kombination der traditionellen
digital-optischen WORM-Technologien in Verbindung mit
magnetischen Speichern. Die WORM stellt dabei das Endlager fr die unvernderbare Speicherung von Daten und
Dokumenten dar. Sie zielt hier auf die ComplianceProblematik. Der Ansatz steht aber in hartem Wettbewerb,
besonders mit Lsungen von IBM und anderen. Ob Plasmon
sich auch bei Themen wie Speichervirtualisierung oder Middleware fr Speichersubsysteme behaupten kann, muss die
Zukunft zeigen.
(FH)

SER und Siebel: ECM trifft CRM


Neustadt/Wied - Im SER (http://www.ser.de) Competence Center Customer-Relationship-Management
wchst die Software fr Customer-Relationship-

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

PROJECT CONSULT Kommentar:


CRM bentigt fr eine effiziente Kundenbetreuung nicht
nur die Daten sondern auch alle eingehenden und ausgehende Korrespondenz. Dies muss zeitnah den Mitarbeitern
mit CRM-Lsungen oder in Call-Centern zur Verfgung
gestellt werden knnen um einerseits passiv bei Anfragen
zu wissen, auf welche aktuellen Zusammenhang sich der
Anfragende bezieht, und andererseits aktiv bei Kunden
nacharbeiten zu knnen. Die Kombination von CRMLsungen mit Dokumentenmanagement ist daher ein wichtiges Desiderat um am elektronischen Arbeitsplatz alle Informationen bersichtlich, vollstndig und aktuell bereitzustellen. Da die Anbieter von CRM-Lsungen selbst das
Thema Dokumenten-Technologien eher stiefmtterlich behandeln, macht es Sinn hier eine Kombination von Produkten vorzusehen. Genau hier setzt SER Solutions (zuletzt behandelt im Newsletter 20050912) mit ihrer Schnittstelle und
tiefen Integration an. SER bietet darber hinaus auch eine
effiziente Workflowuntersttzung an, die die Prozesse zum
CRM und vom CRM in andere Umgebungen kontrolliert.
Hierbei geht es lngst nicht nur um die Zusteuerung von
Post sondern um die Integration von virtuellen elektronischen Akten in das CRM. Diese Kombination ist fr die
Anwender besonders dann interessant, wenn potentielle
Neukunden den operativen Systemen noch nicht bekannt
sind, sie quasi noch keine Kundennummer und noch keinen
Stammdatensatz im ERP haben. Gerade bei dieser interessanten Gruppe spielen CRM-Lsungen eine entscheidende
Rolle, da im Rahmen der Akqusition hufig Kontakte notwendig sind. Auch Siebel hat ein groes Interesse mit solcher zustzlichen Funktionalitt sein Produktportfolio zu
ergnzen, da Siebel in den letzten Jahren erheblich unter
Druck geraten ist. Fr SER ist dieser Markt interessant, da
er auch erlaubt in die bestehende Siebel-Installationsbasis
ergnzende Lsungen hineinzuverkaufen. Die Kombination
von Siebel mit SER iECM bringt damit beiden einen erheblichen Nutzen.
(JH)

windream prsentiert SecurArc


Bochum
Die
windream
GmbH
(http://www.windream.com) prsentiert auf der diesjhrigen CeBIT die windream-Lsung SecurArc. Die
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20060308

neue Version ihrer Sicherheitskomponente basiert auf


Zeitstempeln und ist fr das windream-Archivsystem
entwickelt. Mit ihr soll es mglich sein, die Authentizitt archivierter Dokumente, den gesamten Dokumentenbestand oder Teile des Bestands eines windreamArchivs zu belegen. So knnte es Anwendern mglich
sein Manipulationen oder das unerlaubte Lschen archivierter Daten sofort zu erkennen.
(CM)
PROJECT CONSULT Kommentar:
Windream (zuletzt behandelt im Newsletter 20050912)
macht es richtig, die Absicherung von Archiven mittels
Zeitstempeln liegt im Trend. Dies ist besonders wichtig,
wenn Festplatten- oder Tapelibraries zum Einsatz fr die
Speicherung der Dokumente kommen und diese nicht mehr
auf nur physisch einmal beschreibbaren Medien abgelegt
werden. Sinnvoll ist es auch, die Journale des Systems selbst
als Dokumente mit Zeitstempel abgesichert zu archivieren.
Sie erlauben den Nachweis des Eingangs (elektronisches
Posteingangsbuch), der Archivierung (Archivjournal), der
Bearbeitung (Nachvollziehbarkeit des Prozesses) und des
tatschlichen Versandes von Dokumenten (elektronisches
Postausgangsbuch). Der Zeitstempel macht es nicht nur
nachvollziehbar, ob ein Dokument unversehrt ist, sondern
erlaubt zustzlich die Bestimmung des genauen Zeitpunktes,
wann ein Dokument signiert und an das Archiv bergeben
wurde. Dies gibt dem Anwender die grtmgliche Sicherheit fr die Beweiskraft seiner elektronischen Dokumente.
Erst durch abgesicherte Dokumente zusammen mit den
Journalen, die ihre Entstehung, Bearbeitung, Speicherung
und Nutzung dokumentieren, ist der Nachweis der Vollstndigkeit, Orginalitt und Nachvollziehbarkeit mglich.
Windream hat im letzten Jahr eine ganze Reihe von Zusatzmodulen und Zusatzfunktionalitt entwickelt und bewegt sich damit deutlich aus dem unteren Marktsegment fr
kleinere und mittelstndische Unternehmen auch in das
Segment grerer Unternehmenslsungen hinein.
(Kff)

Mrkte & Trends


Trends im DRT-Markt 2006
Der Markt fr Enterprise Content Management (immerhin sind in der aktuellen Definition von ECM die
drei Begriffe document, related und technologies der PROJECT CONSULT Definition fr DRT inzwischen enthalten) ist in Bewegung. Neue Anbieter
treten auf, Mergers&Acquisitions verndern die Landschaft, neue Produkte kommen in immer krzeren Abstnden auf einen Markt, der durch Orientierungslosigkeit der Anwender gekennzeichnet ist. Mit den Vernderungen kommen neue Schlagworte auf, ILM Information Lifecycle Management, ECI Enterprise Content Integration und viele andere. Auch die Analysten
kommen mit ihren Quadranten und der visuellen
Neuordnung des Marktes kaum noch hinterher. Grund
genug im Vorfeld der CeBIT 2006 einen Blick auf die
Marktstudien der letzten Monate zu werfen.

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER
Die AIIM Studie Dezember 2005
Die wichtigsten demographischen Faktoren der AIIMStudie (http://www.aiim.org) ergeben sich aus der
folgenden Grafik. Hier wird deutlich, dass der
Schwerpunkt der Daten aus den USA, in geringem
Mae aus England und fast gar nicht aus dem brigen
Europa stammt. Dies schrnkt die Nutzbarkeit fr
Vorhersagen in Deutschland stark ein, jedoch ist davon
auszugehen, dass die Trends aus dem angloamerikanischen Bereich mit etwas Versptung auch in Deutschland zur Geltung kommen.
Die wichtigsten Industriezweige

Staatliche, lokale und provinzielle Regierungen:

15,3%

Banken und Finanzen:

12,7%

Versicherungen:

Handwerk und Technik:

8,4%

Versorgung, l und Gas:

7,4%

8,7%

Gre der Unternehmen

klein (1-100 Mitarbeiter):

11,9%

mittel (101-1000 Mitarbeiter):

26,4%

gro (ber 1000 Mitarbeiter):

61,7%

Aufgabe innerhalb des Unternehmens

Geschftszweigs- oder Prozessverantwortlicher:


Records Management- oder DokumentenManagement-Fachmann:

7,1%
51,4%

IT-Manager:

21,1%

Geographie

USA:

78,1%

Kanada:

9,9%

United Kingdom:

3,6%

Interessant ist hier besonders eine Beobachtung: ber


50% der Antworten wurden von spezialisierten Records- oder Dokumentenmanagern in den Unternehmen gegeben. Diese Rolle und dieses Berufsbild fehlt
in Deutschland noch weitgehend. Nur sehr groe Unternehmen leisten sich derzeit einen eigenen, hochrangig aufgehngten Manager fr dieses Thema. Hier besteht in Deutschland sowohl in der Ausbildung als
auch bei der Schaffung von Positionen in den Unternehmen deutlicher Nachholbedarf.
Ergebnisse der AIIM Studie
Fr die meisten Unternehmen stellt die Migration von
Content und Dokumenten ber den Lebenszyklus eine
der Hauptherausforderungen dar. ber 58% charakterisieren die Migration als sehr groe Herausforderung oder eine grere Herausforderung.
Bei einem signifikanten Teil der Endanwender nimmt
der Bekanntheitsgrad der Speicherung von unstrukturierten Daten zu. Drei von 10 Endanwendern berichten, dass ber 40% des Speicheraufwandes fr unstrukturierte Dokumente und Informationen ist.
Die Mentalitt, dass das eigene Unternehmen von
durch Missmanagement elektronischer Informationen
ISSN 1439-0809

Seite 4 von 23

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

20060308

verursachten Schwierigkeiten nicht betroffen sein


wird, ist weit verbreitet. Zwar gibt es die Einsicht der
Verwundbarkeit, aber das Gefhl sagt dass so was
uns nie passieren knnte.

Wrde ihre Speicherstrategie einer genauen berprfung in einem Rechtsverfahren standhalten?

Wir haben ECMLsungen auf der


Abteilungsebenen.

Wie gro sind die Herausforderungen bei der Migration von Content und Dokumenten im Lebenszyklus des
Contents?

Wir haben ECMLsungen auf der


Abteilungsebenen.

Wir haben ECMLsungen auf der


Abteilungsebenen
und setzen unsere
Bemhungen
zwischen den
Abteilungen fort.

72

74

Wir erstellen und


implementieren eine
unternehmensweite
ECM-Strategie.

201

Insgesamt

Wir haben noch


keine ECMLsung
implementiert,
zieh die
Mglichkeiten
aber aktiv in
Betracht.

Wir haben
uns ber
ECMLsungen
informiert,
aber
beschlossen
dieses Projekt
nicht
fortzusetzen.

Haben keine bzw. planen


keine ECMImplementierungen in der
nahen Zukunft.

180

23

48

Insgesamt

601

Keine
Herausforderung

0,8%

2,8%

0%

1%

0,6%

0%

0%

Kleine
Herausforderung

7,3%

9,7%

13,5%

6,5%

5,6%

8,7%

4,2%
31,2%

Herausforderung

33,3%

37,5%

35,1%

30,8%

34,4%

26,1%

Grere
Herausforderung

40,9%

34,7%

43,2%

44,3%

38,9%

47,8%

39,6%

Sehr groe
Herausforderung

17,6%

15,3%

8,1%

17,4%

20,6%

17,4%

25,0%

Quelle: AIIM (2006): Industry Watch

Viele Organisationen haben noch nicht angefangen die


signifikanteste und offensichtlichste Quelle potentieller
Herausforderungen innerhalb von Unternehmen anzugehen Emails! Die meisten Organisationen bleiben
dabei Email-Archivierung entweder als die Erstellung
von riesigen unkontrollierten Backups zu sehen, oder
gar keine Archivierung von Emails zu betreiben. Das
Wachstum der schwach- und unstrukturierten Daten,
besonders Dokumente und E-Mails stellt zunehmend
ein Problem dar. Dies schlgt sich inzwischen auch in
den Kosten fr Speicherplatz nieder. Stndig Speicher
nachzukaufen ist auerdem nicht die Lsung, da die
Probleme beim Management der Daten liegen. Hier
besonders im Bereich der Redundanz durch unkontrollierte Ablage in File- und E-Mail-Systemen.
Wie hoch ist der Anteil der unstrukturierten Daten und Dokumenten am an den gesamten Ausgaben
fr Speicherung?

Wir haben ECMLsungen auf der


Abteilungsebenen.

Wir haben ECMLsungen auf der


Abteilungsebenen
und setzen unsere
Bemhungen
zwischen den
Abteilungen fort.

Wir erstellen und


implementieren eine
unternehmensweite
ECM-Strategie.

Wir haben noch


keine ECMLsung
implementiert,
zieh die
Mglichkeiten
aber aktiv in
Betracht.

Wir haben
uns ber
ECMLsungen
informiert,
aber
beschlossen
dieses
Projekt nicht
fortzusetzen.

Wir haben ECMLsungen auf der


Abteilungsebenen
und setzen unsere
Bemhungen
zwischen den
Abteilungen fort.

Wir erstellen und


implementieren eine
unternehmensweite
ECM-Strategie.

Wir haben
noch keine
ECM-Lsung
implementiert,
zieh die
Mglichkeiten
aber aktiv in
Betracht.

Wir haben
uns ber
ECMLsungen
informiert,
aber
beschlossen
dieses
Projekt nicht
fortzusetzen.

Haben keine bzw.


planen keine ECMImplementierungen
in der nahen
Zukunft.

597

72

75

197

180

23

47

Nein

4,5%

2,5%

1,3%

1,5%

9,4%

0%

6,4%

Eher nein als ja

18,6%

23,6%

14,7%

12,2%

20,6%

30,4%

31,9%

50/50

28,4%

16,7%

22,7%

27,4%

37,2%

30,4%

27,7%

Eher ja als nein

35,7%

41,7%

49,3%

41,1%

24,4%

34,8%

25,5%

Ja

12,3%

15,3%

12,0%

17,8%

8,3%

4,3%

8,5%

Quelle: AIIM (2006): Industry Watch

Man kann ja auch schlecht zugeben, dass man sich


nicht sicher ist, wie mit den Informationen im Unternehmen umgegangen wird. Erfahrungen zeigen, dass
die wenigsten Unternehmen eine InformationManagement-Compliance- oder Records-ManagementPolicy besitzen geschweige denn konsequent im Unternehmen umgesetzt haben.
E-Mails sind eines der grten Sorgenkinder. Sie lassen
sich nur schwer kontrollieren und produzieren ungebremst eine Vielzahl von Kopien. Da ber E-Mail Geschfte abgewickelt werden knnen, ist die richtige
Behandlung von E-Mail ein Wunsch vieler Verantwortlicher in den Unternehmen. Allerdings muss man dabei Wert auf die Unterscheidung E-Mailmanagement und E-Mail-Archivierung legen. Reine
E-Mail-Archivierung schafft Inseln in denen der Sachzusammenhang zum Vorgang in einem Friedhof von
Informationen begraben wird. Gerade bei E-Mail sind
unternehmensweite Lsungen gefordert, da jeder Mitarbeiter mit einer E-Mail-Adresse geschftsrelevante
Korrespondenz empfangen (und sich nicht dagegen
wehren kann ...) und versenden kann.
Wie archiviert ihr Unternehmen/Organisation Emails?

Haben keine bzw. planen


keine ECMImplementierungen in
der nahen Zukunft.

Insgesamt

603

72

76

200

181

23

48

0-10%

6,6%

12,5%

10,5%

3,5%

5,0%

13,0%

6,2%

Wir haben ECMLsungen auf der


Abteilungsebenen.

Wir haben ECMLsungen auf der


Abteilungsebenen
und setzen unsere
Bemhungen
zwischen den
Abteilungen fort.

Wir erstellen und


implementieren eine
unternehmensweite
ECM-Strategie.

Wir haben noch


keine ECMLsung
implementiert,
zieh die
Mglichkeiten
aber aktiv in
Betracht.

Wir haben
uns ber
ECMLsungen
informiert,
aber
beschlossen
dieses
Projekt nicht
fortzusetzen.

Haben keine bzw.


planen kein ECMImplementierungen
in der nahen
Zukunft.

11-20%

9,4%

8,3%

10,5%

10,5%

8,3%

8,7%

8,3%

Insgesamt

603

71

76

200

182

23

48

21-30%

10,4%

12,5%

14,5%

12,0%

7,7%

4,3%

8,3%

31-40%

8,3%

8,3%

13,2%

9,5%

6,6%

8,7%

2,1%

50,0%

49,3%

53,9%

47,0%

54,9%

34,8%

45,8%

41-50%

8,3%

9,7%

5,3%

10,0%

6,6%

13,0%

8,3%

Emails werden im
Zuge des BackupProzesses
archiviert
Nutzung eines
kommerziellen
Email-Programms

9,0%

15,5%

6,6%

9,5%

5,5%

26,1%

8,3%

Ausgelagerter
Service

2,0%

2,8%

2,6%

1,5%

1,1%

4,3%

0,0%

Als Teil des


Records
Management Programms

10,0%

7,0%

11,8%

13,0%

7,7%

4,3%

10,4%

Keine EmailArchivierung

22,0%

19,7%

17,1%

23,0%

23,1%

30,4%

20,8%

Andere

7,0%

5,6%

7,9%

6,0%

7,7,%

0,0%

14,6%

ber 50%

21,2%

Wei
nicht

35,7%

18,1%

14,5%

22,0%

23,8%

39,1%

16,7%

30,6%

31,6%

32,5%

42,0%

13,0%

50,0%

Quelle: AIIM (2006): Industry Watch

Bei zahlreichen Anwendern liegt der Anteil von


schwach- und unstrukturierten Daten ber 50%. Eine
genauere Bestandsaufnahme im Unternehmen wrde
hier sicher noch zu wesentlich hheren Werten fhren.
Die Tabelle zeigt, dass auch in den USA und Kanada
noch ein groer Nachholbedarf fr die Einfhrung von
durchgngigen ECM-Lsungen fr das gesamte Unternehmen besteht. Der grte Teil der vorhandenen
Lsungen sind immer noch auf Abteilungsebene angesiedelt.

Quelle: AIIM (2006): Industry Watch

Typisch fr die USA ist auch die Compliance-Frage,


die aber von denjenigen, die bereits ECM nutzen, eher
positiv beantwortet wird.

Die meisten Anwender haben keine Archivierung sondern sichern lediglich E-Mails im Backup-Verfahren.
Nur sehr wenige setzen auf den einzig richtigen Ansatz den Einsatz von Records-Management-Systemen, die die E-Mail im Zusammenhang mit allen anderen geschftsrelevanten Aufzeichnungen erschlieen
und verwalten. ASP-Angebote werden nur vereinzelt
genutzt, obwohl sich hier zumindest im privaten Bereich und bei kleinen Unternehmen ein Trend zur externen Archivierung ber das Internet abzeichnet.

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

ISSN 1439-0809

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20060308

Die Anbieter von Speichersystemen adressieren unter


dem Marketingbegriff ILM Information Lifecycle Management ebenfalls den Archivierungsmarkt. Der Begriff kam 2003 erst richtig auf und hat sich inzwischen
sehr verbreitet.
Ist ihnen der Bergriff ILM Information Lifecycle Management bekannt?

Wir haben ECMLsungen auf der


Abteilungsebenen.

Wir haben ECMLsungen auf der


Abteilungsebenen
und setzen unsere
Bemhungen
zwischen den
Abteilungen fort.

Wir erstellen und


implementieren eine
unternehmensweite
ECM-Strategie.

Wir haben noch


keine ECMLsung
implementiert,
zieh die
Mglichkeiten
aber aktiv in
Betracht.

Wir haben
uns ber
ECMLsungen
informiert,
aber
beschlossen
dieses
Projekt nicht
fortzusetzen.

Haben keine bzw.


planen keineECMImplementierungen
in der nahen
Zukunft.

Insgesamt

604

72

75

201

183

22

48

Noch nie gehrt

10,9%

8,3%

16,0%

8,5%

9,8%

9,1%

22,9%

Gehrt, bin mir


ber die
Bedeutung aber
nicht sicher

12,3%

13,9%

17,3%

8,0%

13,1%

13,6%

12,5%

Ich kenne den


Begriff und zu
Teilen seine
Bedeutung

37,9%

36,1%

30,7%

46,8%

38,3%

36,4%

16,7%

Ich kenne den


Begriff und seine
komplette
Bedeutung

38,9%

41,7%

36,0%

36,8%

38,8%

40,9%

47,9%

Quelle: AIIM (2006): Industry Watch

ber 75% der befragten Anwender konnten den Begriff zuordnen, auch wenn man hier bercksichtigen
muss, dass die Antworten in der Regel von Spezialisten im Dokumentenmanagement abgegeben worden
sind. Information Lifecycle Management ist neben
Enterprise Content Management ein Weg, wie Anbieter versucht haben ein greres Bewusstsein fr den
Unterschied zwischen Speicherung, Archivierung und
Backups hervorzurufen. Zwar meinen vier von zehn
Befragten, dass sie die Unterschiede verstehen wrde,
trotzdem bleibt ein groer Bedarf an Aufklrung ber
ILM.
Bei zahlreichen Unternehmen werden zur Zeit Konsolidierungsprojekte fr die Serverlandschaft, die Speicherverwaltung und die Archivierung durchgefhrt.
Erstaunlicherweise sind die Hardware- und Softwarekosten nur sehr selten genannt. Allerdings spielen sie
bei greren Anwendern und bei Neueinsteigern in
das Thema ECM eine wichtige Rolle. Der Schwerpunkt
liegt fast gleichmig verteilt auf der Vermeidung
rechtlicher Risiken (Sarbanes-Oxley und SEC 17 lassen
gren; 38,8%), der Erschlieung vorhandener Informationen mit Verbesserung des Zugriffs (40,8%) und
Sicherstellung der Verfgbarkeit im Rahmen von Business Continuity (wird von 41,2% der Befragten als ein
kritischer oder extrem wichtiger Faktor angesehen).

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER
Wie wichtig sind die folgenden Faktoren bei der Entscheidungsfindung zur Konsolidierung der Speicherund Archivstrategien innerhalb eines Unternehmens?
(% zeigt an kritisch, sehr wichtig)

Wir haben ECMLsungen auf der


Abteilungsebenen.

Wir haben ECMLsungen auf der


Abteilungsebenen
und setzen unsere
Bemhungen
zwischen den
Abteilungen fort.

Wir erstellen und


implementieren eine
unternehmensweite
ECM-Strategie.

Wir haben
noch keine
ECM-Lsung
implementiert,
zieh die
Mglichkeiten
aber aktiv in
Betracht.

Wir haben
uns ber
ECMLsungen
informiert,
aber
beschlossen
dieses
Projekt nicht
fortzusetzen.

Haben keine bzw.


planen keineECMImplementierungen
in der nahen
Zukunft.

Insgesamt

606

72

75

202

183

23

48

Speicher
Hardwarekosten

12,2%

16,7%

8,0%

9,4%

11,5%

34,8 %

14,6%

Speicher
Softwarekosten

11,4%

16,7%

9,3%

5,5%

13,7%

26,1%

14,6%

Reduzierung der
Risiken eines
Gerichtsverfahren

36,5%

33,3%

40,0%

38,8%

36,6%

30,4%

27,1%

Konsolidierung
aller
Informationen zur
Recordwahrung

24,8%

22,2%

18,9%

26,9%

25,1%

39,1%

20,8%

Sicherung der
Business
Continuity

37,3%

35,2%

34,7%

41,3

38,3%

34,8%

28,3%

Zugang zu
Informationen
innerhalb des
Unternehmens

37,0%

28,2%

33,3%

40,8

38,8%

34,8%

36,2%

Quelle: AIIM (2006): Industry Watch

Das Thema Speicherkonsolidierung ist hufig von den


IT-Abteilungen getrieben. Wenn es aber um ILM und
ECM geht, werden die fachlich-inhaltlichen Fragen
wichtiger, denn die Information muss ber Regeln und
Metadaten gesteuert den richtigen Speicherplatz finden. Hier ist der Input, die Rolle und der Einfluss,
der Archiv- und Rechtsspezialisten gefragt.
Wie viel Input haben ihre Records Management- und Legal-Teams innerhalb der Speicherarchitektur in
Bezug auf RM- und Compliance-Angelegenheiten?

Wir haben ECMLsungen auf der


Abteilungsebenen.

Wir haben ECMLsungen auf der


Abteilungsebenen
und setzen unsere
Bemhungen
zwischen den
Abteilungen fort.

Wir erstellen und


implementieren eine
unternehmensweite
ECM-Strategie.

Wir haben noch


keine ECMLsung
implementiert,
zieh die
Mglichkeiten
aber aktiv in
Betracht.

Wir haben
uns ber
ECMLsungen
informiert,
aber
beschlossen
dieses Projekt
nicht
fortzusetzen.

Haben keine bzw.


planen keine ECMImplementierungen
in der nahen Zukunft.

Insgesamt

578

72

75

201

180

23

48

Keinen Input

10,3%

18,1%

5,3%

4,5%

10,6%

17,4%

27,1%

Einen kleinen Input

21,1%

18,1%

14,7%

17,9%

26,1%

30,4%

27,1%

Einen
mittelmigen
Input

26,1%

34,7%

33,3%

21,9%

25,6%

17,4%

25,0%

Einen signifikanten
Input

22,9%

15,3%

28,0%

28,9%

19,4%

21,7%

14,6%

Einen groen Input

19,6%

13,9%

18,7%

26,9%

18,3%

13,0%

6,2%

Quelle: AIIM (2006): Industry Watch

Die Tabelle zeigt einerseits, dass der Einfluss dieser


Spezialisten noch zu gering ist, andererseits mit der
Einfhrung solcher Lsungen wchst. Das Ausma der
Beteiligung von RM und rechtlichen Bestimmungen an
Speicher- und Architekturentscheidungen steigt offensichtlich mit dem Kontinuum der ECM-Erfahrenheit.
Fast 55% der Untenehmen ohne Plne fr ECMImplementierungen gaben geringe oder keine Beteiligungen von Records Management oder rechtlichen
Bestimmungen an ihren Speicher- und ComplianceEntscheidungen an. Bei den am weitesten fortgeschrittenen Unternehmen sinkt der Wert auf 22%.
Die Anbieter von spezialisierten ECM-Lsungen drften sich ber das Ergebnis zur nchsten Frage gefreut
haben: die meisten potentiellen Anwender suchen den
Kontakt zu den ECM-Anbietern. Interessant ist jedoch,
dass eine Vielzahl auch direkt mit den Anbietern von
Hardware- und Standardsoftware spricht. Anwender
mit einem groen ECM-Anteil schauen erst auf ihren
ECM-Anbieter, wenn sie ber Archivierungs- und Absicherungsbedrfnisse nachdenken. Diejenigen, die
weder Interesse noch Erfahrungen mit ECM haben ver-

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

ISSN 1439-0809

Seite 6 von 23

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

20060308

trauen direkt den Speicher-Hardware-Anbietern. Dies


verdeutlicht auch den Trend, dass DokumentenTechnologien immer mehr Bestandteil von Standardsoftware wird. Unter den Hardwareanbietern ebenso
wie den Anbietern von Datensicherungssoftware drften sich viele ILM-Anbieter befinden. Hier verschieben
sich die Gewichte im Verhltnis zu den klassischen,
reinen ECM-Anbietern. Die Angebote des Outsourcing
sind fr viele offenbar zumindest eine Option. Dies betrifft sowohl berlegungen zum Umstieg von einer Inhouse-Lsung auf ein ASP-Angebot sowie diejenigen,
die noch kein ECM haben.

Fr die Anbieter drfte besonders der Hunger bei den


groen Unternehmen interessant sein, der sich mit
ber 25% und Investitionen ber 300.000 US$ in der
Tabelle niedergeschlagen hat. Auch bei kleineren Unternehmen besteht Bedarf, jedoch konzentriert sich
dieser auf kleinere, kostengnstige Lsungen zwischen
10.000 und 50.000 US$.

Nach welchen Typen von Anbieter sucht ihr Unternehmen zuerst, wenn es an Archivierung und
Datenerhaltung denkt?

Wir haben ECMLsungen auf der


Abteilungsebenen.

Insgesamt

Wir haben ECMLsungen auf der


Abteilungsebenen
und setzen unsere
Bemhungen
zwischen den
Abteilungen fort.

Wir erstellen und


implementieren eine
unternehmensweite
ECM-Strategie.

604

101-1,000

71

159

0,0%

1,4%

0,6%

0%

7,1%

28,2%

11,3%

1,3%

$10,000$25,000

7,9%

28,2%

12,6%

2,1%

$25,000$50,000

4,3%

11,3%

5,0%

2,7%

$50,000$100,000

7,0%

1,4%

13,2%

5,3%

$100,000$200,000

7,0%

4,2%

8,2%

7,0%

$200,000$300,000

3,6%

1,4%

3,1%

4,3%
25,9%

23

47

ber
$300,000

17,5%

2,8%

4,4%

Wissen es
nicht

42,2%

16,9%

38,4%

SpeicherHardware-Anbieter

22,5%

22,9%

27,0%

18,3%

21,8%

17,4%

38,3%

SystemIntegratoren

11,2%

15,7%

9,5%

9,4%

10,3%

21,7%

12,8%

ECM-Anbieter

33,0%

25,7%

35,1%

42,9%

31,0%

30,4%

8,5%

DatensicherungsSoftware-Anbieter

8,6%

8,6%

8,1%

9,4%

8,0%

4,3%

10,6%

ServiceUnternehmen

14,1%

10,0%

12,2%

11,5%

18,4%

21,7%

12,8%

Quelle: AIIM (2006): Industry Watch

Interessant wre es natrlich auch gewesen zu erfahren, wie die Rolle der Berater gesehen wird. Gerade bei
der langfristigen Bindung an Produkte, Anbieter und
Standards bei der Archivierung werden hufig unabhngige Berater einbezogen.
Beim Einsatz der verschiedenen Speichertechnologien
zeichnen sich eine Reihe von Vernderungen ab. Mikrofilm spielt offenbar immer noch eine bedeutende
Rolle, wird aber von den digitalen Medien zunehmend
verdrngt. Das Interesse an Magneto-Optical ist im
Vergleich zur Untersuchung aus dem Jahr 2004 deutlich zurckgegangen. Auffllig ist, in fast allen Unternehmen wird ein heterogener Mix von Medien eingesetzt. Ziel von Speicher- und Archivkonsolidierungsprojekten ist es daher meistens, den Medienmix zu
verringern und eine einfachere Administration der
Systeme mit besserer Ausnutzung der Speichersysteme
zu erreichen.
Welche der folgenden Archivierungs-Technologien werden in ihrem Unternehmen genutzt?
Wir haben
noch keine
ECM-Lsung
implementiert,
zieh die
Mglichkeiten
aber aktiv in
Betracht.

Wir haben
uns ber
ECMLsungen
informiert,
aber
beschlossen
dieses
Projekt nicht
fortzusetzen.

Haben keine bzw.


planen keine ECMImplementierungen
in der nahen
Zukunft.

Insgesamt

603

72

75

200

182

23

48

Magnetic Media

88,1%

88,9%

86,7%

85,5%

91,8%

87,0%

85,4%

Storage
Management
Software

60,4%

66,7%

68,0%

68,0%

49,5%

52,2%

52,1%

Storage Area
Networks (SAN)

61,5%

61,1%

66,7%

73,0%

50,0%

69,6%

45,8%

Storage Services

33,0%

30,6%

32,0%

35,0%

32,4%

30,4%

33,3%

Magneto-Optical
Storage

28,5%

30,6%

33,3%

33,5%

22,0%

34,8%

16,7%

Compact Disks

66,3%

61,1%

53,3%

63,0%

74,2%

78,3%

72,9%

Microfilm

46,1%

44,4%

41,3%

49,5%

47,8%

39,1%

39,6%

DVDs

41,6%

31,9%

34,7%

43,5%

44,0%

43,5%

50,0%

Magnetic Tape

61,5%

55,6%

54,7%

65,0%

62,6%

60,9%

52,5%

Quelle: AIIM (2006): Industry Watch

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

374

Null

174

191

ber 1,000

0-$10,000

Haben keine bzw.


planen keine ECMImplementierungen
in der nahen Zukunft.

74

Wir haben ECMLsungen auf der


Abteilungsebenen.

Insgesamt

1-100

Wir haben noch


keine ECMLsung
implementiert,
zieh die
Mglichkeiten
aber aktiv in
Betracht.

70

Wir erstellen und


implementieren eine
unternehmensweite
ECM-Strategie.

Wie viele Mitarbeiter hat ihr Unternehmen ungefhr insgesamt?


Insgesamt

Wir haben
uns ber
ECMLsungen
informiert,
aber
beschlossen
dieses Projekt
nicht
fortzusetzen.

582

Wir haben ECMLsungen auf der


Abteilungsebenen
und setzen unsere
Bemhungen
zwischen den
Abteilungen fort.

Wie viel will ihr Unternehmen in 2006 ungefhr in Archivierungs-Technologien investieren?

48,9%
Quelle: AIIM (2006): Industry Watch

Whrend viele der Befragten noch nicht sagen konnten, wie viel ihre Firma oder ihre Organisation 2006 fr
die Speicherung ausgeben wird, ist bei denjenigen die
bereits Angaben machen konnten mit einer deutlichen
Steigerung der Ausgaben zu rechnen (fast 60% planen
fr 2006 ihre Ausgaben zu erhhen).
Bitte geben sie an ob ihrer Ausgaben 2006 fr die folgenden Bereiche steigen, fallen oder
gleich bleiben (% gibt steigen an)
Wie viele Mitarbeiter hat ihr Unternehmen ungefhr insgesamt?

Gesamte
ArchivierungsInvestition

1-100

101-1,000

ber 1,000

58,0%

53,2%

58,6%

Magnetic Media (Hard


Drives)

43,3%

26,3%

32,0%

Storage Management
Software

37,3%

30,8%

31,7%

Storage Area Networks


(SAN)

24,2%

28,3%

38,0%

Storage Services

20,0%

21,3%

21,8%

Magneto-Optical
Storage

3,3%

11,3%

9,4%

Compact Disks (CDs)

23,0%

15,0%

15,7%

Microfilm

1,7%

6,0%

7,6%

DVDs

36,5%

23,1%

18,5%

Magnetic Tape

17,7%

16,2%

17,4%
Quelle: AIIM (2006): Industry Watch

Der Markt der Lsungen fr kleine und mittelgroe


Unternehmen unterscheidet sich deutlich von dem der
groen Unternehmen. Anbieter die meinen, die selben
Produkte in beiden Bereichen verkaufen zu knnen
werden damit nicht erfolgreich sein.
Zusammengefat zeigt die AIIM Studie einen wachsenden Bedarf an ECM-Lsungen und eine gestiegene
Investitionsbereitschaft. Dabei darf man aber nicht
bersehen, dass die Befragung sehr ILM- und speichersystemlastig war.
Die Forrester-Studie November 2005
Die Forrester Studie (http://www.forrester.com) aus
dem Oktober 2005 hat die fhrenden Anbieter im
ECM-Markt bewertet. Die Untersuchung beruhte auf
55 Kriterien, die in drei Hauptbereiche unterteilt wur-

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20060308

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

den: das momentane Angebot, Strategie sowie die


Markt Prsenz. Dabei kam eine Kombination aus Produkt Informationen und Demos, Gutachten der Anbieter sowie Kundenbefragungen zur Geltung. Die von
Forrester untersuchten Unternehmen waren EMC
Documentum, FileNet, Hummingbird, IBM, Interwoven, Microsoft, Mobius Management Systems, Open
Text, Oracle, Stellent und Vignette.
Es wurde besonderer Wert auf die Beurteilung der
ECM Suiten, also der Zusammenstellung unterschiedlicher ECM Technologien zu einer Gesamtlsung, gelegt. Momentan arbeiten alle Anbieter daran, die vom
Markt geforderten ECM-Suiten anzubieten, sei es
durch Eigenentwicklungen, neue Zusammenstellungen oder das Hinzukaufen von bentigten Lsungen.
Da der ECM-Markt sich aber immer noch stark weiterentwickelt, unterscheiden sich die Fhigkeiten der Anbieter, eine Suite anzubieten noch weit voneinander
und kein Unternehmen kann momentan eine Suite anbieten, die das gesamte Spektrum an Funktionalitt
abdeckt.
Auf Grund der Entwicklung des ECM-Marktes in den
letzten Jahren sowie der momentan wahrscheinlichsten
Entwicklung in den nchsten Jahren, gibt es drei Tendenzen, die besonderes Gewicht bei der Positionierung
der Anbieter im Markt haben.

Quelle : Forrester Research, Inc.


Forrester kommt zu dem Ergebnis, dass EMC
Documentum und IBM den Markt anfhren, wobei
viele der anderen Anbieter in Teilbereichen ebenso
stark sind und fr spezielle Anforderungen hufig eine
bessere Lsung anbieten knnen.
Die Einschtzungen der einzelnen Unternehmen in der
Einteilung der Forrester-Analyse nach Fhrenden,
starken Mitbewerbern und Mitbewerbern :

Zunchst sind die breitangelegten ECM-Suiten noch


immer in der Entwicklung. Whrend Anbieter wie IBM
und EMC schon lange dabei sind ihre Produkte in eine
Suite zu integrieren, haben andere erst krzlich begonnen ihre Einzellsungen in ein Gesamtprodukt zu integrieren. Infolge des unterschiedlichen Entwicklungsstandes und verschiedener Herangehensweisen (Eigenentwicklung vs. Zukauf) muss man bei den Herstellern besonders auf drei Punkte achten:
In wieweit wird der Content-Bereich (DM, WCM,
RM, COLD ) durch die Produkte abgedeckt.
Wie gut sind die Komponenten integriert.
Wie weit wurden die Komponenten zu einer fertigen Suite zusammengefasst.
Weiterhin sind die groen IT-Infrastruktur Anbieter
auf dem Weg in den ECM Markt. Whrend IBM schon
lnger in diesem Bereich aktiv ist, sind Microsoft und
Oracle noch dabei, ihre Produktpalette um ECM Lsungen zu erweitern.
Der letzte Punkt betrifft die reinen ECM-Anbieter. Sie
mssen sich in Zukunft entscheiden, ob sie ihre Strategie in Richtung Infrastruktur oder auf Contentspezifische Bereiche ausrichten. Durch den Einstieg der
IT-Infrastruktur Anbieter in den ECM-Markt bietet sich
eine Ausrichtung auf Content-bezogene Anwendungen an, um weniger Marktanteile an diese Unternehmen zu verlieren.

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

Quelle : Forrester Research, Inc.

Fhrende Unternehmen nach Forrester:

EMC Documentum ist dabei, sein Produktportfolio als eine komplette Information Life Cycle Plattform zu gestalten. EMC bietet ein breites ECM Angebot an und kann auch durch erweiterte Fhigkeiten wie Enterprise Suche, Content Integration und
die Untersttzung fr gemeinsames Arbeiten
punkten. Allerdings fehlt EMC in Teilbereichen eine einheitliche Administrationsmglichkeit, wofr
es Abzge im Bereich Suite-Readiness gibt.

ISSN 1439-0809

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PROJECT CONSULT
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Gerade fr Organisationen, die ihre bestehende ITInfrastruktur um den Bereich ECM erweitern wollen, ist EMC eine gute Wahl.

IBMs Strken liegen im breiten ECM Produktportfolio und der gesamten Information Management
Strategie. Zustzlich kann IBM eine Reihe an erweiterten Funktionen wie Team-Kollaboration,
Enterprise Suche, Content Integration und Business Process Management anbieten. Trotz des groen Produktportfolios zeigt IBM Schwchen, wenn
es darum geht eine ECM Suite anzubieten, da z.B.
der DB2 Document Manager oder das Workplace
Web Content Management eine unabhngige Administration oder Repository Services bentigen.
IBMs Ansatz, ECM als Erweiterung einer Information Management Infrastruktur anzubieten trifft
genau die Wnsche der Entscheidungstrger.

20060308

Open Text konnte durch bernahmen sein Produktportfolio strken und ist fhrend bei der Integration mit ERP Produkten (besonders SAP). Ergnzt wird das Angebot durch Business Process
Management- und Enterprise Such-Funktionalitt.
Auch um Open Text halten sich hartnckig Gerchte ber eine bernahme, z.B. durch Microsoft.

Oracle bietet eine starke Plattform fr ECM, die


auf der vorhandenen Applikations-Infrastruktur
und RDBMS Technologie von Oracle aufbaut.
Auch in den Bereichen Enterprise Suche, Content
Integration und Kollaboration ist Oracle mit einem
breiten Angebot vertreten. Der Anbieter ist zwar
relativ neu im ECM Markt, aber die solide Basis
und die Strategie, ECM als Erweiterung von Basis
Information Management Infrastruktur anzubieten,
macht
das
Unternehmen
fr
ITEntscheidungstrger sehr interessant.

Stellent bietet momentan die kompletteste ECM


Suite an und erzielte auch in den Punkten Architektur und Breite der Fhigkeiten hohe Werte.
Schwchen zeigt Stellent bei den erweiterten Funktionen wie Kollaboration und Business Process
Management.

Vignette ist fr Organisationen zu empfehlen, die


ein Leistungsfhiges Web Content Management
sowie integriertes Dokumenten- und Records Management bentigen. Das Fehlen von Mglichkeiten zur einheitlichen Administration verhindern
eine gute Bewertung von Vignettes Lsung als Suite. Vignette konzentriert sich auf ECM Komponenten, die unabhngig von der Infrastruktur sind
und sich zu Content-Zentrierten Applikationen
zusammenbauen lassen.

Starke Mitbewerber nach Forrester:

FileNet ist im Segment der Versicherungen und


Regierungsbehrden besonders stark vertreten.
Die strken von FileNets Produkten liegen vor allem in der Untersttzung von gro-volumigem
Production Imaging. Ergnzend bietet FileNets P8
noch allgemeines Dokumenten Management,
COLD und RM Untersttzung. Allerdings fehlen
bei den Funktionen Aspekte wie Web Content Management und Digital Asset Management, weshalb
FileNet im Bereich Breite der ECM Funktionen
Punkte einbt. FileNet ist einer der Kandidaten,
die immer wieder genannt werden, wenn es um
bernahmen von ECM Unternehmen geht.
Hummingbird zeigt sich stark im Bereich des Dokumenten Managements. Die Produkte eignen sich
gut fr das Management von Vertrgen und
Schriftverkehr. Durch die bernahme von RedDot
Solutions konnte Hummingbird zudem seine Produktpalette um Web Content Management bereichern. Die bernahme und damit die notwendige
aber noch nicht vollstndige Integration der neuen
Komponenten fhren allerdings zu Abzgen bei
der Bewertung von Hummingbirds Lsung als
Suite. Im Gebiet der erweiterten Funktionen kann
Hummingbird mit Enterprise Suche, Content Integration und Kollaboration punkten.
Interwoven bietet eine breite Palette an ECM Produkten an und auch in den Segmenten Web Content Management und Digital Asset Management
ist Interwoven stark vertreten. Abzge bei der Bewertung der Lsungen als Suite gab es fr die unterschiedlichen Services fr Administration, Workflow und Repository, die in den Bereichen WCM
und DM eingesetzt werden. Eine Strke der Produkte liegt in der guten Untersttzung fr das gemeinschaftliche Arbeiten.

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

Mitbewerber nach Forrester:

Microsoft ist erst spt in den ECM Markt eingestiegen und hat so momentan nur ein begrenztes
Angebot an ECM Produkten. Aktuell bietet Microsoft nur rudimentres Dokumenten Management
und einfaches Web Content Management, jeweils
als eigenstndiges Produkt mit eigenen Administrations- und Repository-Tools. Allerdings plant
Microsoft, im Bereich ECM strker zu Investieren
und hat auch schon eine Strategie bzw. Vision fr
einen Information Workplace. So wird es nur eine
Frage der Zeit sein, wann Microsoft auch in diesem
Markt sehr stark vertreten sein wird.

Mobius hat seine Kernfhigkeiten im Bereich


COLD/ERM und baut seine ECM Suite auf dieser
Basis auf, indem Web Content Management, Records Management und Document Imaging hinzugefgt werden. Um im Markt zu bestehen, muss

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Markt Prsenz
Unternehmensfinanzen
Kundenbasis
Geografische Prsenz

0% 4,3 3,3 2,6


70% 4
3
2
30% 5
4
4
0%
0
0
0

4,6 3,3 4,6


4,3 3 4,3

Stellent

35% 3,7 3,7

Vignette

3
3

Oracle

50% 3,9 3,3


65% 4
3

Open Text

Strategie
Produkt Strategie
Strategie fr die
Gesamtlsung

Microsoft

3,6 3,3 3,4 3,3 1,6


3,1 3,6 3,5 4 0,9
4,3 2 2,2 2,4 1,4
2,3 2,8 4,6 1,1 2,3
5
4 3,2 4,2 2,4
5
5
5 4,3 5

Mobius Management
Systems

0%

IBM

3,5
3,4
2,9
2,4
5
5

Interwoven

50%
45%
20%
15%
15%
5%

Hummingbird

EMC

Aktuelles Angebot
Breite des Angebots
Suite readiness
Erweiterte Fhigkeiten
Architektur
Verschiedenes
Lizensierung und
Preisgestaltung

FileNet

Forresters Gewichtung

Mobius die Administratoin seiner Produkte vereinfachen und sich auch auf andere Bereiche als
COLD/ERM konzentrieren.

2,73
2,8
3,1
1,05
3,6
3

3,8
3,8
3,1
3,7
4,6
4,3

2,9
1,6
4,9
3,9
3,2
3,7

3,8
3,9
4,9
0,8
5
4,3

3,2
3,5
2
1,8
5
3,7

1,85
2,3

3,7

5
5
5
0

2,5
2
3,5
0

5
5
5
0

1,3
1
2
0

2,3 3,9 3,3


2,3 4,3 3

PROJECT CONSULT
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Der Gartner Magic Quadrant
Im Magic Quadrant for Enterprise Content Management von Gartner (http://www.gartner.com) fr das
Jahr 2005 ist EMC als Leader positioniert. Nahezu
gleich auf sehen die Marktforscher IBM, mit etwas Abstand folgen FileNet, OpenText und Stellent. Laut
Gartner sind Leaders Hersteller, die qualitativ
hochwertige Lsungen erfolgreich verkaufen, eine klare Vision ihres Marktes besitzen und aktiv Kompetenzen ausbauen, um dauerhaft ihre Fhrungsrolle zu
verteidigen.

3
3

2,4 3,1 3,7 3,1


3,3
3
4
0

5
5
5
0

2,6 2,5
2
2
4 3,5
0
0

Werte auf einer Skala von 0 (schwach) bis 5 (stark)


Quelle : Forrester Research, Inc.
Wie die Untersuchung zeigt, haben viele Unternehmen
gerade in speziellen Bereichen ihre Strken und werden diese zuknftig auch weiter ausbauen. Alle groen
ECM Anbieter sind dabei, ihre Einzelprodukte auch als
Suite anzubieten, was allerdings unterschiedlich gut
gelingt. Die Unternehmen zielen mit ihren Produkten
vor allem auf grere Unternehmen und Behrden.
Kleine und mittlere Unternehmen sollten vorwiegend
auf den Best of Breed Ansatz vertrauen und fr ihre
speziellen Anforderungen Produkte von Herstellern
auswhlen, die genau diese Anforderungen gut erfllen. Auch Open Source Software sollte von diesen Unternehmen in Betracht gezogen werden.
Der Einstieg der groen IT-Unternehmen Oracle, IBM
und Microsoft kann dem ECM Markt nochmals einen
Schub geben. Anwender sollten sich nicht durch bernahmegerchte, z.B. fr Open Text oder FileNet, abschrecken lassen. Eine bernahme dieser Unternehmen durch eines der groen IT-Unternehmen kann zu
besserem Service und verbesserter Technologie fhren,
da mehr Ressourcen zur Verfgung stehen. Egal fr
welchen der groen ECM Anbieter man sich als Anwender entscheidet, in den nchsten Jahren sollte keines dieser Unternehmen, beziehungsweise seine Technologie, vom Markt verschwinden

Quelle: Gartner Research

Dem Marktforschungsunternehmen zufolge werden


die Anforderungen des Marktes und der Kunden an
ECM-Systeme immer umfangreicher. Die Hersteller
bieten deshalb zustzliche Funktionalitten an, die
entweder in die ECM-Suite eingebunden sind oder mit
dieser interoperabel sind. Diese Komponenten beinhalten: integrierte Archivierungs- und Wiederherstellungs-Systeme zur Speicherung feststehender Daten,
inklusive Bilddateien und Printstream-Reports, elektronische Formulare zur Erfassung und zum Austausch
digitaler Inhalte, Tools zum Management und zur
Speicherung von Rich-Media-Dateien sowie Funktionen zur E-Mail-Verwaltung und -Speicherung zur Einhaltung von Compliance-Vorgaben.
(Kff/FH/SMe/CM)

Gestiegene Compliance-Anforderungen und eine damit verbundene Steigerung der Investitionen haben im
ECM-Markt nach Meinung des Analysten Forrester bereits im Jahr 2005 zu einer jhrlichen Wachstumsrate
von 19% gefhrt.
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

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PROJECT CONSULT
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In der Diskussion
Informationsmanagement
Stellen wir einmal zwei Thesen auf und betrachten, ob sich
hierdurch unser Blickwinkel auf ECM Enterprise Content
Management und DRT Document Related Technologies
verndert:
These 1
Dokumentenmanagement, Enterprise Content Management
und all die vielen anderen Technologien aus diesem Umfeld
sind nur Ausprgungen des bergreifenden Informationsmanagement.
These 2
Jede Anwendung muss mit schwach- und unstrukturierten
Informationen umgehen knnen, spezielle Anwendungen
sind berflssig.
Die Abgrenzung der unterschiedlichen Technologiefelder
wie Information Lifecycle Management, Enterprise Content
Management, Dokumentenmanagement, Archivierung etc.
von der allgemeinen Informations- und Kommunikationstechnologie fllt immer schwerer. Immer mehr Funktionalitt, die frher fr ein eigenstndiges Bild der ECM-Branche
gesorgt hat, findet Eingang in Standardsoftware. Die ECMAnbieter selbst nehmen immer mehr Funktionalitt aus den
angrenzenden Feldern der Informationtechnologie in ihre
Portfolios auf. Die Grenzen werden flieend. Man kann heute eigentlich ECM und Verwandtes nur noch in einigen Gebieten als spezielle Ausprgungen der bergreifenden Informationstechnologie ausmachen. Nimmt man Informationsmanagement als Obergriff lassen sich Assets, Dokumente,
Records und wie auch immer ohne Probleme diesem Begriff
unterordnen. Sie sind nur besondere Ausprgungen von Information. Nur noch in einigen Bereichen wird ECM damit
fr den Endanwender sichtbar, dort wo es um die Visualisierung von virtuellen Akten und Workflows geht. Rckgrat
dieser Anwendungen sind dabei noch nicht einmal die
ECM-Lsungen selbst, sondern Datenbanken. In allen anderen Anwendungen reduziert es sich auf die Integration
weniger Funktionen, wie z.B. "drei Knpfe" in Outlook zum
speichern, wiederfinden und anzeigen. Die Funktionalitt
verlagert sich auf die Serverebene. Besonders in Konzepten
der SOA Service Oriented Architecture werden ECMFunktionen auf einige dedizierte Dienste reduziert. Betrachtet man diese Dienste, dann werden eigenstndige, geschlossene ECM-Lsungen berflssig. Man bentigt Dienste fr
die Generierung eindeutiger Unique Identifier (UIDs), zur
Generierung und Prfung von selbstbeschreibenden Informationsobjekten, virtuelle-Poststellen-Dienste, die Signaturen checken und elektronische Kommunikation in Postkorbsysteme einsteuern, Konverterdienste fr Formatwandlung, Versionsmanagementdienste, Archivdienste, Journalund Protokolldienste, Workflow-Engines, Signaturdienste
usw. Diese werden nicht mehr fr den Endanwender sichtbar. Wesentliches Merkmal all dieser Dienste ist, dass sie
nur einmal in einer Systemumgebung vorhanden sein soll PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

20060308

ten und ihre Services allen Anwendungen zur Verfgung


stellen. Jede Anwendung sollte so in der Lage sein, ber die
Dienste sowohl Information zum Dokumentenhandling zu
bergeben als auch ber die Dienste die Information wieder
abzurufen. Dies senkt Betriebskosten und die Aufwnde fr
die Pflege von Schnittstellen. Bejaht man beide Thesen ergibt
sich eine unbequeme Situation fr die ECM-Anbieter: sie
werden in den Untergrund der Systeme "abgedrngt" und
sind nicht mehr am Desktop sichtbar. Die Dienste werden
austauschbar und die Kundenbindung sinkt. Und man darf
nicht bersehen, dass die Anbieter von Standardsoftware,
allen voran Microsoft aber auch IBM und SAP, selbst das
Thema fr sich entdeckt haben und immer mehr Funktionalitt mitliefern. Hier werden Dokumenten-Technologien
immer mehr zur Infrastruktur. Und dies ist richtig so! Wir
setzen seit Jahren Software ein, die nicht in der Lage ist, Information vernnftig zu verwalten und zu erschlieen. Eigentlich muss man von jeder Standardsoftware erwarten
knnen, dass sie effiziente Mittel fr das Management ihrer
Informationen bereitstellt. Die Unzulnglichkeiten von
Standardsoftware wie z.B. E-Mail haben erheblich zum Informationswirrwarr auf unseren Festplatten beigetragen.
Gerade unter Compliance-Gesichtspunkten drften viele
Standardsoftwareprodukte nicht eingesetzt werden. Es ist
daher erforderlich, dass Dokumentenmanagement, Enterprise Content Management oder wie-auch-immer wir das Kind
nennen seinen integrierten Platz im bergreifenden Informationsmanagement findet und zur Infrastruktur wird.
Bleiben werden ein paar sehr spezielle Anwendungen im Bereich des Posteingangs, des Records Management oder des
Business Process Management - generelle Dokumentenmanagement-Funktionalitt wie die Nutzung eines elektronischen Archives, einfache Workflows, Versionierung, Recherche, Kontrolle der Information etc. sind notwendige Infrastruktur. Auch wenn es vielen ECM-Anbietern weh tut,
Microsoft geht hier mit der Bereitstellung von Workflow auf
Betriebssystemebene den richtigen Weg. Offen bleibt der
lang gehegte Wunsch, das Filesystem und die Speicherverwaltung durch Dokumentenmanagement mittels datenbankgesttzter Betriebssysteme komplett zu ersetzen (hier
waren wir schon einmal weiter). Je mehr Funktionalitt in
Betriebssysteme, Datenbanken und Standardanwendungen
wandert desto mehr wird die Daseinsberechtigung als eigenstndige Branche in Frage gestellt. Wir sind noch nicht am
Ende des Weges angelangt.
(Kff)

Recht & Gesetz


nderung des Anwendungserlasses zur Abgabenordnung (AEAO)
Berlin
Das
Bundesfinanzministerium
(http://www.bundesfinanzministerium.de) hat unter
Bezugnahme auf das Ergebnis der Errterung mit den
obersten Finanzbehrden der Lnder den Anwendungserlass zur Abgabenordnung vom 15.7.1998
(BStBl I S. 630), der zuletzt durch das BMF-Schreiben
vom 4.8.2005 (BStBl I S. 838) gendert worden ist, mit

ISSN 1439-0809

Seite 11 von 23

20060308

sofortiger Wirkung gendert. Dabei wurden insbesondere die Bestimmungen zur Mitwirkungspflicht des
Steuerpflichtigen ( 200 AO) erweitert. Die vollstndigen
nderungen
knnen
unter
http://www.bundesfinanzministerium.de abgerufen
werden.
(CM)
PROJECT CONSULT Kommentar:
Die nderung der Mitwirkungspflichten hat Auswirkungen
auf die Durchfhrung von Betriebsprfungen und ist damit
auch ein GDPdU-Thema. Schon immer galt, dass die Untersttzung des Betriebsprfers den Finanzmtern nicht in
Rechnung gestellt werden kann, obwohl die Belastung bei
einer Betriebsprfung teilweise erheblich ist. Zwar verspricht hier die GDPdU Erleichterung, weil sie die direkte
Auswertung der Daten durch den Auenprfer erleichtert,
jedoch ist im realen Leben weiterhin die Beschaffung, Aufbereitung und Bereitstellung von Informationen dem Steuerpflichtigen anheimgelegt. Da die digitale Steuerprfung die
Auswertung aller Daten ermglicht, steigt der Umfang der
beizubringenden Belege und zu klrenden Fragen sogar eher
noch an, da nichts mehr "durchrutscht".
(Kff)

Artikel
Klrungsbedarf in der praktischen Umsetzung
des Datenzugriffs
von Stefan Gro (s.gross@pspmuc.de), Steuerberater, CISA
bei Peters Schnberger & Partner, Mnchen; Dr. Ulrich
Kampffmeyer
(Ulrich.Kampffmeyer@PROJECTCONSULT.com), Geschftsfhrer Project Consult Unternehmensberatung, Hamburg; Peter Eller (eller@netlawanwalt.de), Rechtsanwalt, Fachanwalt fr Steuerrecht,
Mnchen. Der Artikel erschien als Erstverffentlichung im
DSTr.

Einfhrung
Whrend die Diskussionen rund um die GDPdU bislang meist theoretisch geprgt war, haben inzwischen
die ersten digitalen Betriebsprfungen stattgefunden.
Insoweit wurden viele bislang zumeist in der Theorie
diskutierten Problemfelder von der Praxis unter verschiedenen denkbaren Ausgestaltungen der ITWirklichkeit durchlebt und somit wichtige Erkenntnisse fr die Praxistauglichkeit der GDPdU gewonnen.
Daneben sind neue Fragen aufgetreten, welche jenseits
der bislang zumeist theoretischen Abwgungen nicht
am grnen Tisch herbeigedacht oder wie hufig zu
beobachten, herbeigewnscht wurden, sondern sowohl
in der Heterogenitt der IT-Strukturen, als auch im
subjektiven Handeln der beteiligten Personen aus Unternehmen, Finanzverwaltung und Beraterschaft begrndet sind. Der folgende Beitrag untersucht die
wichtigsten in der Praxis aufgetretenen Fragestellungen und gibt Lsungsvorschlge fr all jene Unternehmen, welche in der GDPdU-Realitt nach Antworten suchen.

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER
1. Umfang des Rechts auf Datenzugriff
Auf der Grundlage des 147 Abs. 1 i.V.m. Abs. 6 AO
darf die Finanzverwaltung fr Zwecke der steuerlichen
Auenprfung ausschlielich auf Daten zugreifen, die
fr die Besteuerung von Bedeutung sind. Fr Diskussionsstoff bei den vom Datenzugriff betroffenen Unternehmen sorgt insoweit unverndert der sachliche
Umfang der Auenprfung und die damit einhergehende Notwendigkeit, steuerlich relevante Daten zu
identifizieren und das digitale Suchfeld hierauf zu begrenzen. Das FG Rheinland-Pfalz stellt in diesem Zusammenhang fest, dass es die Aufgabe des Steuerpflichtigen ist, die Datenbestnde so zu organisieren,
dass bei einer zulssigen Einsichtsnahme in die steuerlich relevanten Daten keine geschtzten Bereiche tangiert werden knnen (FG Rheinland-Pfalz vom 20. Januar 2005 - Az.: 4 K 2167/04). Werden die Daten nicht
entsprechend aufbereitet und getrennt, knnen damit
die im Rahmen des 147 Abs. 6 AO zulssigen Prfungshandlungen nicht blockiert werden. Dabei zeigt
sich in der Praxis, dass sich steuerrelevante Daten im
Regelfall nur unternehmensspezifisch bestimmen lassen.
Sicher gibt es Datenbestnde, welche in nahezu jedem
Unternehmen vom Recht auf Datenzugriff betroffen
sind, wie Daten der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung. Daneben existieren jedoch eine Vielzahl von
Vor- und Nebensystemen, welche sich unternehmensindividuell ganz unterschiedlich darstellen knnen.
Bereits die Systemlandschaft eines durchschnittlichen
mittelstndischen Unternehmens ist geprgt von einer
heterogenen IT-Landschaft, die im tglichen Gebrauch
steuerlich relevante, originr digitale Geschftsunterlagen entgegen nimmt, verarbeitet und ausgibt. So
werden in klassischen Buchhaltungssystemen und vorsystemen, wie Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Faktura, Kassenbuch, Reisekostenabrechnung, Zeiterfassung oder Electronic
Banking grundstzlich steuerlich relevante Daten erzeugt. Gleiches gilt fr EDV-gesttzte Warenwirtschafts-, Materialwirtschafts- sowie Kosten- und Leistungsrechnungssysteme. Aber auch herkmmliche
Office-Systeme sind durchaus in die Betrachtung einzubeziehen. Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations-,
oder Datenbanksysteme knnen, sofern sie Daten enthalten, welche im weiteren Sinne mit Buchfhrungssystemen oder -vorsystemen in Verbindung stehen,
durchaus zum Umfang der steuerlichen Auenprfung rechnen. Ausgenommen vom Zugriffsrecht sind
hingegen beispielsweise Unterlagen fr Forschung und
Entwicklung, technische Anleitungen oder Personalakten. Auch interne Planspiele nebst Steuerauswirkung
oder Protokolle aus Geschftsfhrungs- und Aufsichtsratsgremien sind auszunehmen (Carl, KSDI 2001, S.
13106 (13108)). Weitere Bereiche, die von der Zugriffsmglichkeit nicht erfasst werden, sind betriebswirtISSN 1439-0809

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PROJECT CONSULT
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20060308

schaftliche Rechnungen, Managementerfolgsrechnungen oder nach betriebsinternen Bedrfnissen gefhrte


Systeme (beispielsweise interne Revision, Controlling,
Risikomanagement...), aber auch Planungsrechnungen
und die betriebliche Statistik (Burchert, INF 2002, S.
677 (680); Taetzner/Bssow, BB 2002, S. 69 (70)).

Dokument vorliegt, einerseits auf die berprfbarkeit


und andererseits auf die Auswertbarkeit ankommt,
beide Male durch rein elektronische Mittel. Der zunchst weit gefasste Tatbestand in 147 Abs. 6 S. 1 AO
muss durch eine einschrnkende Definition des Begriffs der originr digitalen Unterlagen daher verfassungskonform ausgelegt werden. Insoweit sind hierunter Dokumente einzuordnen, die elektronisch erstellt worden sind und bei denen es gerade die elektronischen Mittel sind, die den in 147 Abs. 6 AO beschriebenen und vom Anwender auch im regulren
Betriebsablauf bentigten berprfungs- und Auswertungserfolg zu erbringen vermgen (dazu i. E. Eller, Elektronische Rechnungsstellung und digitale Betriebsprfung, 2003, S. 47 f.). Damit wird eine Unterscheidung in strukturierte, maschinell auswertbare Daten und nur elektronisch in vollem Umfang berprfbare Daten einerseits und in unstrukturierte, schwach
strukturierte, nicht bestimmungsgem oder nur eingeschrnkt maschinell auswertbare Dokumente andererseits notwendig. Grundstzlich knnen folgende
drei Gruppen unterschieden werden:

Bei der Qualifizierung steuerrelevanter Datenbestnde


hat sich in der Praxis eine Standardvorgehensweise
herausgebildet. Diese sieht vor, zunchst EDVunabhngig die Dokumente im Unternehmen zu erheben, welche einer konventionellen Auenprfung zugrunde zu legen sind, denn auch im Zeitalter der digitalen Auenprfung wird der Umfang unverndert
ber die nach 147 Abs. 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen bestimmt und hat insoweit durch den
Datenzugriff keine Erweiterung erfahren, lediglich die
Art des Zugriffs und die damit zusammenhngenden
Aufbewahrungsvorschriften haben sich gendert. Die
fachliche Qualifizierung schafft den Ausgangspunkt,
die entsprechenden Systeme, Speicherorte und Formate zu ermitteln, um die Daten zu identifizieren, welche
anhaltend auswertbar bereitzustellen sind. Der entsprechende Prozess vollzieht sich insoweit dreistufig,
von der Ermittlung steuerrelevanter Unterlagen ber
eine weitere Eingrenzung originr digitaler bzw. elektronischer Unterlagen bis hin zur Bestimmung maschinell auswertbarer Datenbestnde. Diese bilden im Ergebnis den Datenumfang ab, auf welchen im Rahmen
der unmittelbaren Zugriffsvariante (Z1) der Zugriff
des Prfers ber einen definierten Login (Prferrolle) zu begrenzen ist bzw. welcher im Rahmen der Datentrgerberlassung (Z3) fr die weitere Auswertung
mittels IDEA an den Betriebsprfer zu bergeben ist.
In diesem Zusammenhang sei darauf verwiesen, dass
neben der inhaltlichen Begrenzung auch eine zeitliche
Eingrenzung des steuerlich relevanten Datenbestandes
in Abhngigkeit von der Prfungsanordnung aus Sicht
der betroffenen Unternehmen vorzunehmen ist.

2. Originr digital oder maschinell auswertbar


Die erforderliche Identifikation der praktischen Umsetzung der Vorgaben zum Datenzugriff stellt unverndert noch eines der Hauptproblemfelder dar. Mitverantwortlich hierfr ist, dass die GDPdU zahlreiche
Begriffe verwenden, die bisher nicht allgemeingltig
definiert wurden. Die GDPdU sprechen insbesondere
von originr digitalen Unterlagen, Auswertbarkeit
und anderen Eigenschaften der zu speichernden steuerrelevanten Daten. Zur Eingrenzung des Geltungsbereiches der GDPdU ist daher in Abhngigkeit der Datentypen eine grundstzliche Definition der dem Datenzugriff unterliegenden Dateien voranzustellen, was
letztlich auch fr die Festlegung des Prfungsumfangs
von Bedeutung ist.
Unseres Erachtens ist 147 Abs. 6 AO lediglich zu entnehmen, dass es fr die Frage, ob ein originr digitales
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(1) Maschinell auswertbare Daten


Maschinell auswertbare Daten sind in erster Linie
steuerrelevante Daten aus kaufmnnischen Softwaresystemen, die als Datensatz vorliegen. Unabhngig von der Form der Daten und Dokumente ist
die Auswertbarkeit als wahlfreier Zugriff auf
die steuerrelevanten Daten beschrieben. Jeder Datensatz reprsentiert dabei eine steuerrelevante
Transaktion und beinhaltet alle notwendigen Informationen, die fr eine steuerliche Veranlagung
im Sinne von Entstehen, Entfallen oder Minderung
einer Steuerlast von Bedeutung sind. Der Datensatz
an sich setzt sich aus identifizierenden Attributen
und Stammdaten wie Konto, Adressat, Steuersatz
etc., Zweck oder Objekt und den Werten wie Betrag, Whrung und Datum zusammen. Die Vollstndigkeit und der Zusammenhang dieser Attribute sichert die Auswertbarkeit des Datensatzes im
Kontext. Diese Daten mssen fr Zwecke der steuerlichen Auenprfung strukturiert, geordnet, periodengerecht und maschinell auswertbar bereitgestellt werden.
(2) Nur elektronisch in vollem Umfang
berprfbare Belege
Belege mit steuerrelevanten Daten dienen als
Nachweis zum steuerrelevanten Datensatz. Sie
knnen beim Steuerpflichtigen in Papier oder in
elektronischer Form vorliegen. Sind die Dokumente
als originr digital zu qualifizieren, so sind diese im
Originalformat mit den dazugehrigen Entstehungs- oder Eingangsdaten zu speichern. Sie mssen ber einen eindeutigen Index wieder auffindbar
und ber die Attribute des Index eindeutig mit dem
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dazugehrigen steuerrelevanten Datensatz verknpft sein. Diese Dokumente sind so zu speichern,


dass keine Vernderung der Dokumente selbst
mglich ist, die Beziehung zwischen Dokument
und zugehrigem Datensatz nicht aufgelst oder
verndert werden kann, und der Bestand der Dokumente gegen Verlust und Vernderung geschtzt
ist. Das System hat sicherzustellen, dass die gespeicherten Dokumente ber den vorgegebenen Aufbewahrungszeitraum recherchiert und verlustfrei
zur Anzeige gebracht werden knnen. In der Verfahrensdokumentation nach den GoBS (BMFSchreiben zu den Grundstzen ordnungsmiger
DV-gesttzter Buchfhrungssysteme (GoBS) v.
7.11.1995, IV A 8 S 0316 52/95, BStBl. 1995 I, S.
738) ist dieses Verfahren nachprfbar zu beschreiben und die Prozesse mssen durch eine revisionssichere Protokollierung nachvollziehbar sein.
(3) Nicht originr digitale Unterlagen
Alle Unterlagen, die die vorgenannten Kriterien
nicht erfllen (nicht originr elektronische Unterlagen), mssen nicht nach den Vorgaben zum Datenzugriff aufbewahrt werden. Werden sie ausgedruckt, so unterliegen sie als Papierdokumente nur
den allgemeinen Aufbewahrungsvorschriften. Die
Originaldatei kann zulssigerweise gelscht werden. Werden sie allerdings zustzlich oder ausschlielich elektronisch aufbewahrt, so setzt sich
der Aufbewahrungspflichtige freiwillig den Folgen
des Datenzugriffs aus.
Beim Datenzugriff ergeben sich mithin je nach Typus
unterschiedliche Zugriffsarten und Anforderungen an
die Aufbewahrung. Insbesondere durch die vorgenommene Unterscheidung zwischen maschinell auswertbarem Datensatz und zugehrigem, nicht maschinell auswertbarem Belegdokument wird die Identifikation und Einstufung der betroffenen Systeme und Datenbestnde lsbar (Checkliste zu Anwendungssoftware mit steuerlich relevanten Daten abrufbar unter:
http://www.elektronischesteuerpruefung.de/checklist/steurelsoft.htm). Fr maschinell auswertbare Daten ist die direkte Auswertbarkeit der Daten fr die Zugriffsarten Z1 (unmittelbarer
Zugriff) und Z2 (mittelbarer Zugriff) sowie Z3 (Datentrgerberlassung) sicherzustellen. Fr nur elektronisch in vollem Umfang berprfbare Belege gilt, dass
die Dokumente ber die Attribute des Index im ersten
Schritt recherchiert werden, um dann im zweiten
Schritt angezeigt zu werden.

3. Sonderfall E-Mail

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tung ist. Whrend Textverarbeitungsdokumente, die
zur weiteren Verwendung ausgedruckt und in Papierform aufbewahrt werden obschon sie ebenfalls mit
Hilfe von DV-Anlagen erstellt werden nicht der
elektronischen Aufbewahrungspflicht nebst maschineller Auswertbarkeit unterliegen (so auch im Ergebnis
Intemann/Cster, DStR 47/2004, S. 1981 (1984)), tendiert die Meinung bei E-Mails wie auch computerbasierten Faxmitteilungen zur gegenteiligen Auffassung.
Der Fragen- und Antwort-Katalog zum Datenzugriff
(Fragen und Antworten zum Datenzugriff der Finanzverwaltung,
Abschnitt
III.
Nr.
8,
http://www.elektronische-steuerpruefung.de/bmf/
bmf_faqs.pdf) bejaht die Anforderung der maschinellen Auswertbarkeit einschrnkungslos, gibt jedoch als
Beispiel eine eher untypische E-Mail an, welche als
Anhang eine (auswertbare) Tabellenkalkulationsdatei
enthlt. Die Lsung dieser Frage ist u. E. allein dem
Gesetz zu entnehmen, das wegen des sehr weit gefassten Tatbestandsmerkmales mithilfe von Datenverarbeitungssystems erstellte Unterlagen wie oben gezeigt verfassungskonform einschrnkend ausgelegt
werden muss.
Bei der Frage nach der Aufbewahrungsform einer EMail, unterstellt sie ist als steuerrelevant einzustufen,
hilft erneut die dargestellte Unterscheidung zwischen
maschinell auswertbaren Daten und lediglich elektronisch berprfbaren Belegen weiter. Betreffend der
Auswertbarkeit ist zunchst festzustellen, dass eine EMail per se nicht auswertbar ist, dies kann sich allenfalls auf eine angehngte Datei beziehen, auf die sich
die erweiterte Aufbewahrungspflicht einer maschinellen Auswertbarkeit dann alleine bezieht. Eine E-Mail
unterhalb der Schwelle einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur (elektronische Signatur 2 Nr. 1.
SignG) ist auch nicht weitergehend berprfbar als deren Ausdruck. Ist die E-Mail allerdings fortgeschritten
oder gar qualifiziert elektronisch signiert ( 2 Nr. 2 und
3 SignG), kann sie nur mit elektronischen Mitteln auf
Absenderauthentizitt berprft werden. Die elektronische Version enthlt deshalb gegenber dem ausgedruckten Beleg eine Mehrinformation, die dem ursprnglichen Nutzer zur Verfgung stand und die der
Prfer uneingeschrnkt berprfen knnen muss. Ein
Ausdruck qualifiziert elektronisch signierter E-Mails
ist nicht ausreichend. Voraussetzung ist selbstverstndlich auch in diesem Fall, dass die E-Mail steuerrelevante Informationen enthlt. Dies gilt insbesondere
fr die elektronische Abrechnung auf der Grundlage
des 14 Abs. 3 UStG, fr welche die GDPdU unter II.
1. i.V.m. III. 1. erweiterte Aufbewahrungsvorschriften
vorsehen.

Die Kommunikation via E-Mail nimmt im Geschftsleben einen so breiten Raum ein, dass die Frage, wie diese Dokumente im Hinblick auf den Datenzugriff zu
behandeln sind, in der Praxis von eminenter Bedeu-

Unabhngig von der in den GDPdU geforderten maschinellen Auswertbarkeit sind in Bezug auf die Aufbewahrungsart jedoch wiederum die GoBS als

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magebliche Vorschrift in die Betrachtung einzubeziehen, insoweit es sich bei E-Mails um originr digitale
Unterlagen handelt. Demnach ist die

lichte Fragen- und Antwortenkatalog der Finanzverwaltung quantitativ und qualitativ gleiche Auswertungsmglichkeiten, die jenen des Produktivsystems
entsprechen (a. O., Abschnitt III. Nr. 11). Es kann u. E.
allerdings nicht Aufgabe eines Archivsystems sein, die
Auswertungsmglichkeiten beliebiger ERP-Systeme in
unterschiedlichsten Varianten, Versionen und Konfigurationen ber jahrzehntelange Zeitrume nachzubilden. Wie kann es dennoch gelingen, die geforderte
Auswertbarkeit herzustellen, ohne dass steuerrelevante Daten zwingend im operativen System vorgehalten
werden mssen? Vielfach diskutierte Ideen wie z. B.
IT-Museen, die in Unternehmen alte Systeme zur
Auswertung der Daten ber Jahrzehnte lauffhig vorhalten, oder die Vorstellung, alte Datenbestnde nach
vielen Jahren einfach in die laufende Anwendung
zurckzuladen, sind unrealistisch. Im Sinne einer praxistauglichen und wirtschaftlich angemessenen Lsung
sind solche Szenarien abzulehnen.

elektronische Post durch bertragung der Inhalts- und


Formatierungsdaten auf einem Datentrger zu archivieren und mit einem unvernderbarem Index zu versehen ist, unter welchem es bearbeitet und verwaltet
wird (GoBS, a.O., Abschnitt VIII. b) Nr. 2 i.V.m. Nr. 1).
Entscheidend fr die elektronische Aufbewahrung unter GDPdU-Gesichtspunkten ist dabei, ob die E-Mail
selbst steuerrelevante Informationen beinhaltet oder ob
sie nur das Trgermedium, vergleichbar dem papiernen Briefumschlag, fr eine steuerrelevante Information war. Der Zugriff, die Indizierung und die inhaltliche Klassifikation von E-Mails und Anhngen mssen
derart gelst sein, dass sowohl das eindeutige Wiederfinden im Kontext, als auch der Schutz von Informationen in den E-Mails gewhrleistet sind. Im Zusammenhang mit der digitalen Auenprfung geht es also
bei der Aufbewahrungspflicht von E-Mails mit steuerlicher Relevanz in erster Linie darum, mittels Recherche auf solche E-Mails lesend zuzugreifen, die einen
steuerrelevanten Inhalt besitzen, und die gegebenenfalls diesen E-Mails beigefgten Attachments lesen
bzw. auswerten zu knnen. Eine Beschrnkung des
Zugriffs auf rein steuerlich relevante Daten ist organisatorisch und technisch allerdings in vielen Fllen nur
schwer mglich.

5. Der Blick in das Unternehmen entscheidet!

Whrend die Abgabenordnung keine Aussage ber die


Ausgestaltung und den Umfang der Auswertungsmglichkeiten beim Zugriff auf Archivlsungen und
den darin enthaltenen Datenbestnden beinhalten, fordert der als Erluterung zum Datenzugriff verffent-

Das von der Finanzverwaltung aufgestellte zunchst


theoretische Kriterium der quantitativ und qualitativ
gleichen Auswertungsmglichkeiten muss vielmehr
unternehmensspezifisch mit Leben erfllt werden. Bereits bei den im Unternehmen im Einsatz befindlichen
operativen Systemen (ERP, kaufmnnische Software,
Materialwirtschaft, etc.), knnen in Abhngigkeit von
Produkten, Herstellern, Versionen und Konfigurationen unterschiedlichste Auswertungsmglichkeiten
whrend des Entstehens und des Aufbewahrungszeitraums der Daten vorliegen. Bei der erforderlichen Beurteilung der geforderten Mindestauswertungsintensitt sind deshalb grundstzlich zwei Dimensionen in
die Betrachtung einzubeziehen, die steuerrechtliche
sowie die IT-technische. Aus steuerrechtlicher Sicht
muss im Hinblick auf den Grundsatz der Verhltnismigkeit darauf abgestellt werden, was aus technischen und finanziellen Gegebenheiten den Unternehmen abverlangt werden kann (vgl. Intemann/Cster,
DStR 47/2004, S. 1981 (1983)). Insoweit bietet sich als
Mindest-Mastab die Auswertbarkeit mit IDEA selbst
an, vorausgesetzt, technische und finanzielle Restriktionen rechtfertigen diese Einschrnkung. Auf der anderen Seite muss jedoch auch aus IT-technischer und datenbezogener Sichtweise ermittelt werden, inwieweit
dieser Lsungsvorschlag berhaupt in Betracht gezogen werden kann. Auch wenn die Kombination von
IDEA mit einem beliebigen Archiv eine denkbare Mglichkeit darstellt, so lehrt die GDPdU-Praxis, dass dieser Lsungsvorschlag mit zunehmender Komplexitt
der EDV-Strukturen sowie wachsender Datenmengen
regelmig an seine Grenzen stt. Daneben lassen
sich gerade sensible Tabelleninformationen, welche
insbesondere aus datenschutzrechtlichen Grnden
vom Zugriff des Betriebsprfers ausgenommen werden mssen, ber eine reine IDEA-Lsung wenn ber-

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4. Archivierung versus Auswertbarkeit


Archivsysteme erlangen im GDPdU-Kontext eine
wichtige Bedeutung, sobald in den operativen Haupt-,
Neben- und vorgelagerten Systemen die steuerrelevanten Daten des Prfungszeitraumes nicht mehr auswertbar vorliegen und insoweit auf bereits archivierte
Datenbestnde zurckgegriffen werden muss. Angesichts der Aufbewahrungsfristen von sechs bzw. im
Regelfall zehn Jahren ist die Auslagerung von Datenbestnden aus den Produktivsystemen aus Performance- und Kostengrnden besonders bei mittleren
und greren Anwendungen der zu beobachtende Regelfall. Die durch die Abgabenordnung in 147 Abs. 6
AO geforderte Auswertbarkeit von Daten ist dabei jedoch keine originre Aufgabe des Archivsystems. Archivsysteme dienen der langfristigen, sicheren und
unvernderbaren Speicherung von Informationen,
nicht zu deren Verarbeitung bzw. Auswertung. Die
Auswertbarkeit und die Vollstndigkeit muss von den
Hauptsystemen und den Nebensystemen bereits bei
der bergabe der Daten an das Archivsystem sichergestellt sein.

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haupt nur mit unverhltnismig hohem Aufwand


ausgrenzen. Insoweit muss in solchen Fllen, in denen
auch IT-technische Grnde den IDEA-Einsatz ausschlieen, ber Alternativen nachgedacht werden.
Um dem Kriterium der quantitativ und qualitativ
gleichen Auswertungsmglichkeiten jenseits der
Mindestanforderung IDEA unternehmensspezifisch
beizukommen, bietet sich der in der Fachliteratur bereits anerkannte Lsungsweg auf Basis eines universellen, vom Produktiv- und Archivsystem unabhngigen,
bergeordneten Auswertungsprogramm an (u. a.
Gro/Matheis/Kampffmeyer, K&R, 3/2004, S. 122
(114); Gro/Matheis/Kampffmeyer, BB, 20/2004, S.
1083 (1085f.); Kampffmeyer/Gro, CW, 46/2003, S. 16)
welcher vorsieht, dass die steuerrelevanten Daten
nebst Strukturinformationen aus den Produktivsystemen auswertbar in einem externen Speichersystem, einem Archivsystem oder einem Datensicherungssystem
abgelegt werden, um diese bei Bedarf dem Betriebsprfer zur Verfgung zu stellen. Ein der Archivierung
vorgeschalteter Validierungslauf ermglich zudem, die
steuerrelevanten Daten vor dem Lschvorgang im
Produktivsystem auf ihre Auswertbarkeit und auf
Vollstndigkeit zu prfen. Dem Kriterium der quantitativen und qualitativen Auswertungsmglichkeiten
wird ber eine Spezifizierung der Auswertungsfunktionalitt und -tiefe des universellen Auswertungsprogramms Rechnung getragen. Die Ausstattung des
(bergeordneten) Auswertungsprogramms mit einer
IDEA-Auswertungsfunktionalitt bildet dabei den
Mindestmastab und scheint insbesondere vor dem
Grundsatz der Verhltnismigkeit u. E. fr all jene
Unternehmen geeignet, welche eine bersichtliche
EDV-Struktur mit einer begrenzten Anzahl an Daten,
Verknpfungen und im Produktivsystem vorhandenen Auswertungsmglichkeiten aufweisen. Je komplexer jedoch die Datenstrukturen, je mehr Vor- und Nebensysteme zu bercksichtigen sind, je grer das zu
prfende Datenaufkommen, desto mehr muss ber Alternativen zur Bereitstellung der geforderten Auswertungslogik nachgedacht werden. Entscheidend fr
jedwede Form der elektronischen Archivierung steuerrelevanter Daten, ungeachtet der Wahl einer bestimmten Alternative, ist hierbei die Notwendigkeit, dass alle
Daten aus den Produktivsystemen vollstndig, strukturiert und auswertbar dem Archivsystem bergeben
werden. In Abhngigkeit von steuerrechtlichen Vorgaben, sowie technischen und finanziellen Gegebenheiten der Unternehmen sieht der Lsungsansatz eines
universellen Auswertungsprogramms deshalb eine
Skalierbarkeit der geforderten Auswertungsmglichkeiten vor und untersttzt damit die unternehmensspezifische Suche nach einer sinnvollen, sicheren und
wirtschaftlichen Lsung der GDPdU-Problematik.

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6. Auenprfung nach Systemumstellungen/abschaltungen
Gleichlaufend mit dem stets zunehmenden technischen Fortschritt nimmt die durchschnittliche Nutzungsdauer von elektronischen Datenverarbeitungssystemen stetig ab. Nicht selten kommt es daher zu
Systemwechseln der Anwendungssoftware und hardware. Dabei liegen derartige Umstellungen hufig
auerhalb der Einflussmglichkeiten des Steuerpflichtigen und sind Ausfluss betriebsbedingter Notwendigkeiten sowie des regelmigen Anpassungsbedarfs an
den technischen Fortschritt. Zum Teil wird der Steuerpflichtige durch die Lizenz- und Vertragspolitik der
Softwareanbieter zu Wechseln gezwungen, zum anderen sind bernahmen und das Zusammengehen von
Unternehmen ebenso wie das Outsourcing von Softwaredienstleistungen ein hufiger Grund fr die Ablsung von Systemen. Bei der Umstellung oder Ablsung eines Systems ist zwischen verschiedenen Qualitten zu unterscheiden:
Software-Update
Beim Update der Software ist die Auswertbarkeit lterer Daten dann gewhrleistet, wenn sich mit dem Update keine Datenstrukturen verndern oder Auswertungsmglichkeiten verringern. Vor einem Update ist
daher zu testen, ob die Vollstndigkeit, Auswertbar
und der Zugriff auf die Daten durch das Update nicht
beeintrchtigt sind.
Systemwechsel
Kritisch sind vollstndige Systemwechsel zu sehen. Bei
der Einfhrung einer neuen Software eines anderen
Herstellers kann in der Regel nicht gewhrleistet werden, dass die Daten eines lteren Systems vom neuen
System verarbeitet werden knnen. Zwar sind hufig
die aktuellen Daten maschinell in das neue System
berfhrbar, historische Datenbestnde jedoch nicht.
Besonders problematisch und aufwndig ist es, Eigenentwicklungen durch Standardprodukte abzulsen.
Struktur-Update
Selbst wenn kein Update oder Systemwechsel vorliegt,
kann die Zugreifbarkeit und Auswertbarkeit durch die
nderung von Strukturen der Anwendung beeintrchtigt werden, z. B. bei der nderung von Dateistrukturen, Kontenplnen, Stammdaten etc. Bei der Durchfhrung solcher nderungen ist im Vorwege zu prfen,
ob die Auswertbarkeit lterer steuerrelevanter Daten
dadurch beeintrchtigt wird.
Gerade im Hinblick auf den Datenzugriff der Finanzverwaltung stellen die beschriebenen Umstellungsszenarien erhhte Anforderungen an Speicherlsungen
und Systempflege. Dies erfordert eine Reihe von Vorkehrungen, sowohl bei den Produktivsystemen, als
auch bei den Archivsystemen, denn auch bei solchen
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Umstellungen und Ablsungen ist fr den unmittelbaren und mittelbaren Datenzugriff die maschinelle
Auswertbarkeit in Form eines Nur-Lese-Zugriffs durch
den Steuerpflichtigen sicherzustellen. Folgt man dem
Fragen- und Antwortenkatalog der Finanzverwaltung
(a. O., Abschnitt III. Nr. 7), so ist nach einem Systemwechsel die auszumusternde Hard- und Software nur
dann nicht mehr vorzuhalten, wenn die geforderte maschinelle Auswertbarkeit der Altdaten weiterhin durch
das neue oder ein anderes System gewhrleistet ist.
Hieraus ergbe sich im Umkehrschluss die Notwendigkeit, dass das Zugriffsrecht nebst Auswertungsmglichkeiten systemabhngig unverndert erhalten
bleibt, ansonsten ist nach Auffassung der Finanzverwaltung die Funktionsbereitschaft des Altsystems
whrend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sicherzustellen. Da die Auwertbarkeit von Altdaten nach
einem Systemwechsel das neue System regelmig vor
erhebliche technische Schwierigkeiten stellt, wre es in
vielen Fllen unvermeidbar, einen Arbeitsplatz mit der
alten Hard- und Software whrend der Aufbewahrungsfristen betriebsbereit zu halten, um den dargestellten Vorgaben zu gengen. Es scheint u. E. jedoch
wirtschaftlich unzumutbar und nicht mit dem Grundsatz der Verhltnismigkeit vereinbar, nicht mehr
operativ genutzte EDV-Systeme bis zum Ablauf der
gesetzlichen Aufbewahrungsfrist betriebsbereit und
die darin gelagerten steuerrelevanten Daten verarbeitungsfhig vorzuhalten. Auch hier kann der Lsungsvorschlag eines unabhngigen und bergeordneten
Auswertungsprogramms ber eine konstante Auswertungslogik fr Abhilfe sorgen, ohne dass das Altsystem whrend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
in funktionsbereitem Zustand gehalten werden muss.
Die Frage der geforderten Auswertungsfunktionalitt
muss dabei wie beschrieben unternehmensspezifisch
erfolgen und sich letztlich am Grundsatz der Verhltnismigkeit sowie an IT-technischen Restriktionen
messen lassen. Die Kombination von Archivsystem mit
unabhngigem Auswertungsprogramm ist daher auch
im Hinblick auf die Ablsung von Altsystemen ein
denkbarer und praktikabler Lsungsweg. Damit gewinnt der Steuerpflichtige Unabhngigkeit, sowohl
von den Entwicklungszyklen der Produktiv, als auch
der Archivsysteme.

andererseits die Schtzung von Besteuerungsgrundlagen (dazu Fragen- und Antwortenkatalog, a. O., Abschnitt I. Nr. 10). Ein Zwangsgeld kann in allen Fllen
angedroht werden, wenn der Steuerpflichtige eine
nach den Steuergesetzen gebotene Handlung unterlsst. Dies kann in Bezug auf den Datenzugriff in Betracht kommen, wenn dem Prfer nicht gestattet wird,
einen Rechner mit steuerrelevanten Daten selbst zu
bedienen oder wenn die Buchungsdaten dem Prfer
nicht innerhalb einer angemessenen Frist auf einem
Datentrger und in einem maschinell auswertbarem
Format bergeben werden. Die Hhe des Zwangsgeldes bestimmt sich dabei nach den Umstnden des Einzelfalles. Demgegenber wird wohl das Zwangsmittel
des unmittelbaren Zwangs in Form der Selbstvornahme ( 331 AO), etwa wenn sich der Prfer gegen den
Willen des Betriebsinhabers Zugang zum EDV-System
verschaffen will, nicht in Betracht kommen.

7. Zwangsmanahmen und Sanktionen

Die Schtzung von Besteuerungsgrundlagen ist auf der


Grundlage des 162 Abs. 2 S. 2 AO immer dann in Betracht zu ziehen, wenn der Steuerpflichtige Bcher oder Aufzeichnungen, die er nach den Steuergesetzen
zu fhren hat, nicht vorlegen kann oder die sachliche
Richtigkeit der Buchfhrung i.S.d. 158 AO zu beanstanden ist und mithin aufgrund gravierender Mngel
nicht als Grundlage fr die Besteuerung dienen kann.
Unseres Erachtens ist allerdings fr diese Sanktion
nicht ausreichend, dass lediglich Anforderungen in
Bezug auf den Datenzugriff nicht eingehalten wurden,
die Buchfhrung ansonsten jedoch keine formellen oder materiellen Mngel aufweist (so auch Intemann/Cster, DStR 47/2004, S. 1981 (1985)). Da eine
Schtzung immer dann in Betracht zu ziehen, soweit
die Finanzbehrde die Besteuerungsgrundlagen nicht
ermitteln oder berechnen kann (Klein, AO, 8. Auflage,
162 Rz. 1) mssen insoweit weitere Anhaltspunkte
hinzutreten, etwa dass die Buchfhrung nicht vollstndig ist, und insbesondere steuerpflichtige Erlse
verschleiert oder nicht korrekt, vollstndig oder zeitgerecht verbucht wurden. Eine Schtzung scheidet dagegen aus, wenn verursachte Unklarheiten und Zweifel
durch anderweitige zumutbare Ermittlungen beseitigt
werden knnen (BFH, BStBl 1998, S, 51), welche durchaus auch auf der Grundlage papierbasierter Unterlagen bzw. anhand von Ausdrucken vorgenommen
werden knnen.

8. Fazit

Betreffend mglicher Sanktionsmglichkeiten bei Versten gegen die Vorgaben zum Datenzugriffsrecht
herrscht weitgehend noch Unsicherheit bei den betroffenen Unternehmen. Stellt der Prfer bei einer Auenprfung fest, dass der Steuerpflichtige Anforderungen und Pflichten der AO nicht beachtet hat, so
stehen ihm im Wesentlichen zwei Sanktionsmglichkeiten zur Verfgung: Einerseits die Androhung von
Zwangsmitteln, insbesondere eines Zwangsgeldes bis
zu 25.000 Euro ( 328 Abs. 1 S. 1, 329, 332 AO) und

Bei der Identifikation der betroffenen Daten und


Systeme muss zwischen maschinell auswertbaren
und nur elektronisch im vollen Umfang berprfbaren Daten einerseits und nicht originr digitalen
Unterlagen andererseits unterschieden werden.

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Steuerrelevante Daten knnen aufgrund der Individualitt und Heterogenitt der IT-Systeme nur
unternehmensspezifisch ermittelt werden.

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Bei E-Mails mit steuerlich relevanten Inhalten beschrnkt sich die Forderung der maschinellen
Auswertbarkeit in der Regel auf Dateianhnge mit
strukturierten Daten. Unabhngig davon mssen EMail mit steuerrelevantem Inhalt im Kontext wieder auffindbar sein und die Aufbewahrungsvorschriften die GoBS beachtet werden.

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

Veranstalter

PROJECT CONSULT GmbH

Veranstaltung

Comptia CDIA+ 4-Tageskurs (K112)

Art

Kurs mit Zertifikat

Titel

CDIA+
Fachlicher Inhalt:

Kickoff

Strategie, Analyse

Begrndung und Beantragung eines


Vorhabens

Konzeptuelles Design

Entwurf, Konvertierung

Fachlicher Pilot

Implementierung

bung, Beispieltest
Roundtable zu aktuellen Standards und Rechtsfragen in Deutschland.
Zert. CDIA+ Trainer
Dr. Ulrich Kampffmeyer, Chef-Berater

Themen

Die elektronische Archivierung muss die Daten bereits so empfangen, dass die sptere Auswertbarkeit, Richtigkeit und Vollstndigkeit der gespeicherten Daten gewhrleistet ist. Dies ist Aufgabe
der Haupt-, Neben- und vorgeschalteten Systeme.
Die Frage der geforderten Auswertungsmglichkeiten fr archivierte Datenbestnde nebst dem im
Fragen- und Antwortenkatalog geforderten Kriterium quantitativ und qualitativ gleicher Auswertungsmglichkeiten kann nur unternehmensspezifisch gelst werden und muss sowohl dem Grundsatz der Verhltnismigkeit, als auch der Heterogenitt der in den Unternehmen vorherrschenden
IT-Strukturen Rechnung tragen.
Der Lsungsweg eines universellen bergeordneten
Auswertungsprogramms schafft Unabhngigkeit
sowohl von den Entwicklungszyklen der Produktiv- als auch der Archivsysteme. Die IDEAFunktionalitt stellt dabei die Untergrenze dar, welche unternehmensspezifisch zu berprfen bzw. zu
erweitern ist.
Als Zwangsmanahme bei der Nichtbeachtung von
Vorschriften zum Datenzugriff kommt grundstzlich die Androhung und Festsetzung von Zwangsgeld in Betracht. Besteuerungsgrundlagen knnen
dagegen nur dann zugeschtzt werden, wenn auch
auerhalb der Vorgaben zum Datenzugriff die
Buchfhrung formelle oder materielle Mngel aufweist, welche nicht durch anderweitige zumutbare
Ermittlungen beseitigt werden knnen.

PROJECT CONSULT News


CDIA+ - Kurs im ersten Halbjahr 2006
Hamburg Das Zertifikat CDIA+ beinhaltet die weltweit wichtigsten Sachkenntnisse fr Technologien und
Verfahren, um Dokumentenmanagement-Systeme planen, entwerfen und implementieren zu knnen. Der
CDIA+ 4-Tageskurs wird auf Englisch durchgefhrt
und bereitet konzentriert auf die internationale Prfung (englischer Test) vor. Hierfr werden auch ber
200 Testfragen aus vorangegangenen Computertests
behandelt. Im ersten Halbjahr 2006 findet noch ein weiterer Kurs statt. Fr das zweite Halbjahr 2006 sind
zwei weitere geplant.

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

Referent
Datum

15. 18.05.2006
weitere Termine, Orte und InhouseVeranstaltungen auf Anfrage

Uhrzeit

09:00 17:00 h / 19:00 h

Ort

Hamburg

URL

http://www.project-consult.com

(SKK)

Dr. Kampffmeyer auf der CeBIT


Veranstalter

TeleTrusT Deutschland e. V.

Veranstaltung

TTT-Fachkonferenz Revisionssichere elektronische Geschftsprozesse

Art

Vortrag

Titel

Revisionssichere Archivierung kaufmnnischer


Dokumente

Referent

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Datum

13.03.2006

Uhrzeit

16:30 - 17:00 Uhr

Ort

CeBIT Hannover, CC, Raum 11

URL

http://teletrust.de

(SKK)

Benchpark TOP 10
Im Gegensatz zu den bekannten Regeln Benchparks,
bei denen Firmen nur in die Bestenlisten einflieen
drfen, wenn sie in den letzten 24 Monaten mindestens
fnf gltige Bewertungen hatten, zeigen wir in dieser
Newsletter-Ausgabe ein verndertes Ranking. Fr die
nachfolgenden Tabellen werden von uns alle bewerteten Firmen bercksichtigt, auch wenn die Ergebnisse
nur auf eine gltige Bewertung zurckgehen. Dabei
sind teilweise durchaus interessanten Verschiebungen
entstanden, wie ein Vergleich mit den Daten der letzten Newsletter-Ausgabe (vgl. Newsletter 20060214)
zeigt.
(FH)

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PROJECT CONSULT
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20060308

Rating (10 = Excellent, 0 = schwach)

Alle Firmen Gruppe A

(Sharepoint

Portal

Ser-

"wie kommt in die Rubrik ECM Enterprise Content Management rein", "warum bin ich nur in Gruppe B und nicht
in A", "natrlich kann mein Produkt mehr als Web Content
managen", "wie prfen Sie eigentlich, wie streng wird da
bewertet", "ich will sofort und vollstndig den Namen und
die Adresse des dmlichen Bewerters haben" ...
und so weiter.

Microsoft GmbH
ver/Biztalk)

Vignette

7,00

FileNet GmbH

6,30

IBM Deutschland GmbH

5,33

EMC Documentum GmbH

5,20

Hummingbird

5,01

Wir mchten Ihnen daher unsere Position als Betreuer von


Benchpark ECM einmal grundstzlich darlegen.

OpenText GmbH (Livelink)

4,97

(1) Prfung der Bewertungen

Interwoven

3,67

(1.1) Prfungsverfahren

8,00

Stichtag: 08.03.2006. Firmen-Ranking mit mindestens einer gltigen Bewertung in den letzten 24 Monaten bei Benchpark. Entspricht nicht den
bei Benchpark angezeigten Bestenlisten.

Gruppe B

Rating (10 = Excellent, 0 = schwach)

lemon42 (cms42 in Verbindung mit filebase42)

9,59

Decos Document Management

9,33

DocuPortal Deutschland GbR

8,65

Optimal Systems GmbH

8,17

Tridion GmbH

8,00

Step One GmbH

7,90

ContentServ GmbH (CS EMMS-Suite)

7,88

Axinom GmbH

7,67

SER Solutions Deutschland GmbH

7,00

10

eZ systems GmbH

6,81

Stichtag: 08.03.2006. Firmen-Ranking mit mindestens einer gltigen Bewertung in den letzten 24 Monaten bei Benchpark. Entspricht nicht den
bei Benchpark angezeigten Bestenlisten.

Brief an die Anbieter auf Benchpark


dsk Beratung und PROJECT CONSULT haben Anfang
Mrz alle Anbieter von ECM-Produkten angeschrieben, um das Vorgehen bei Bewertungen und den Qualittsmastab deutlich zu machen. Hier das Schreiben
im Wortlaut:
Liebe ECM-Anbieter auf Benchpark,
das Bewertungsportal Benchpark.de erfreut sich zunehmender Beliebtheit. Auch die Ergebnisse der Rubrik ECM
Enterprise Content Management sind inzwischen auf mehr
als 30 Webseiten aktuell abrufbar, siehe z.B. die umfangreiche
Darstellung
auf
ComputerWoche
online
(http://www.computerwoche.de/).
dsk Beratung und PROJECT CONSULT haben vor drei
Monaten
die
Redaktion
der
Rubrik
"ECM"
(http://www.benchpark.de/) fr die Bewertungen aus
Deutschland bernommen. Hierfr haben wir die Definitionen, Beschreibungen und Zuordnungen von Anbietern in
Zusammenarbeit mit Benchpark neu erstellt. Hinzu kamen
z.B. Unterrubriken, die eine Unterscheidung der Kompetenzschwerpunkte ermglichen.
Inzwischen hat es eine Reihe von Anfragen von bewerteten
Unternehmen an uns gegeben ...

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

Die Prfung der Bewertungen von Anwendern aus


Deutschland erfolgt durch ein eingespieltes Team von dsk
Beratung und PROJECT CONSULT Mitarbeiterinnen und
Mitarbeitern. Wir teilen uns die Arbeit dabei nach Sachgebieten und Unternehmen, bzw. wer gerade im Urlaub ist.
dsk Beratung prft vorrangig im Bereich DMS, Workflow
und BPM, PROJECT CONSULT deckt meistens die verbleibenden Themengebiete ab. Im Rahmen der Prfungen
werden bei "unstimmigen" oder "vom Anbieter selbst geposteten Bewertungen" Nachfragen per E-Mail oder Telefon
durchgefhrt. Unsere Freischaltung erfolgt erst nach durchgefhrter Prfung der Wertungen. Dies kann einige Tage in
Anspruch nehmen.
(1.2) Ablehnungen
Wertungen der Anbieter selbst oder verbundener Unternehmen, wie z.B. Systemintegratoren, Marketingagenturen
oder hnlich, werden abgelehnt. dsk Beratung und PROJECT CONSULT sind beide hersteller- und produktunabhngige Beratungsunternehmen und diese Neutralitt wird
auch auf die Bewertungen angewendet.
(1.3) Schweiz und sterreich
Bewertungen von Anwendern aus der Schweiz werden vom
schweizer ECM-Benchpark-Team vorgenommen. Bewertungen aus sterreich werden derzeit noch von Benchpark
selbst geprft. Die schweizer und die sterreichischen Bewertungen liegen nicht in der Verantwortung von dsk Beratung oder PROJECT CONSULT.
(2) Definition von ECM
Die Definition der Kriterien fr die Aufnahme von Anbietern und Produkten in die Kategorie ECM finden Sie auf der
Benchpark-Webseite:
"Anbieter von Software fr Enterprise Content Management (ECM) im Sinne von Benchpark sind alle Anbieter, deren Technologien, Werkzeuge und Methoden
(analog zur Definition der AIIM)
1. zur Erfassung (Capture), Verwaltung (Manage),
Speicherung (Store), Bewahrung (Preserve) und Bereitstellung (Deliver) von elektronischen Inhalten im ganzen
Unternehmen diesen - wobei die Verwaltungskomponente Dokumentenmanagement, Workflow, Records Management, Collaboration, Web Content Management
und andere Dienste beinhaltet,
ISSN 1439-0809

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20060308

2. und die eine autarke Lsung darstellen, d.h. nicht


Teilkomponente eines ECM/DM-fremden oder untypischen Metasystems sind (z.B. Warenwirtschaft),
3. und die anbieterseitig ein Frontend und Support in
deutscher Sprache bieten."
Dies ist eigentlich klar genug. Wer die AIIM-Definition
nicht kennt, hier einige Links:
Definition ECM deutsch:
http://de.wikipedia.org/
Definition der Komponenten von ECMS deutsch:
http://de.wikipedia.org/
Definition ECM englisch:
http://en.wikipedia.org/
Definition ECM-Suite:
http://www.project-consult.net/
Herkunft ECM Definition:
http://www.aiim.org/
(3) Derzeitige Zuordnung in Gruppen
(3.1) Gruppe A
Zur Zeit haben wir in Gruppe A nur groe Anbieter aufgenommen, die
a) bei Gartner, Forrester und anderen zur ECMFhrungsgruppe gezhlt werden und
b) eine ECM-Suite mit einem sehr groen Abdeckungsgrad der einzelnen Komponenten anbieten.
Mastab fr den Abedeckungsgrad sind die fnf Hauptkomponenten von ECM sowie die fnf Manage-Komponenten
von ECM, wobei mindestens drei Hauptkomponenten und
mindestens drei Manage-Komponenten ausgeprgt vorhanden sein mssen.
(3.2) Gruppe B
In Gruppe B haben wir alle anderen Anbieter positioniert,
die einzelne Komponenten oder ein integriertes Produkt mit
einigen der ECM-Komponenten anbieten.
(4) Neue Anbieter

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER
ken kann zu technischen Problemen fhren und ist seitens
Benchpark nicht vorgesehen. In keinem Fall kann eine Bewertung zwei Eintrgen in zwei Rubriken zugeordnet werden und eine Doppelanmeldung von gleichen Bewertungen
fr zwei Rubriken ist nicht erlaubt.
(5) Wechsel von Gruppe B in Gruppe A
dsk Beratung und PROJECT CONSULT beabsichtigen, ein
kontrolliertes Evaluierungsverfahren einzufhren, die es
Anbietern erlauben soll, von Gruppe B in Gruppe A aufzusteigen. Hierfr sind folgende Voraussetzungen zu erfllen:
(5.1) Das Produkt wurde von dsk Beratung im Rahmen der
dsk Studie vor nicht mehr als achtzehn Monaten bewertet
und als ECM eingestuft.
(5.2) Das Produkt oder die Produktsuite deckt mindestens
drei der ECM-Hauptkomponentent und mindestens drei der
Manage-Komponenten nach AIIM ab. Dies ist durch Dokumentation und mindestens fnf Referenzberichten, aus
denen der Einsatz der erwhnten Komponenten hervorgeht,
nachzuweisen.
(5.3) Das Produkt muss in den Bewertungen in Gruppe B
mindestens unter den ersten 20 Anbietern sein.
(5.4) In einem ffentlichen ChallengeDay muss sich das
Produkt mit anderen "Aufsteigewilligen" und bereits in
Gruppe A befindlichen Produkten messen. dsk Beratung und
PROJECT CONSULT planen hierfr eine Art Konferenz,
bei der in kostenpflichtigen Kurzvortrgen und Vorfhrungen an Hand vorgegebener Szenarien die Produkte vorgestellt werden und bei der die Teilnehmer (Presse, Anwender,
Berater) mit ber den "Aufstieg" entscheiden. Interessenten
erhalten von der dsk Beratung auf Anfrage das Konzept des
"Benchpark ECM ChallengeDay" und die Konditionen mitgeteilt. Der ChallengeDay soll den Anbietern auch die Mglichkeit geben, ihr Produkt werbewirksam einer greren ffentlichkeit vorzustellen. Der erste ChallengeDay soll im
Herbst/Winter 2006 stattfinden.
(6) Rckstufungen und Aussonderung

Wenn Sie als Anbieter auf Benchpark noch berhaupt nicht


gelistet sind und ein ECM-Produkt anbieten, senden Sie uns
bitte eine E-Mail oder tragen Sie sich als Anbieter ein.

(6.1) Rckstufung von Gruppe A nach Gruppe B Unternehmen in Gruppe A knnen in Gruppe B zurckgestuft
werden, wenn nicht ausreichend Bewertungen fr das Produkt eingehen. Dies gilt besonders fr Unternehmen, die in
einem Jahr weniger als drei Bewertungen erhalten.

(4.2) In einer anderen Rubrik gelistet

(6.2) Aussonderung aus Gruppe B

Wenn Sie in einer anderen Rubrik gelistet sind, z.B. "Web


Content Management und Redaktionssysteme", knnen Sie
beantragen, in die Rubrik ECM zu wechseln, wenn Sie die
oben genannten Bedingungen erfllen. Dies wird von uns
zunchst auf Basis der von Ihnen zur Verfgung gestellten
Dokumentation und mindestens fnf Referenzbeschreibungen geprft. Bei Web-Content-Management z.B. prfen wir
natrlich nicht die WCM-Komponente, sondern die anderen
ECM-Komponenten wie Records Management, Output
Management, Workflow/BPM etc. Ein Wechsel fhrt zu einem Neueintrag, d.h. die alten Werte aus der vorangegangenen Rubrik verfallen. Eine Doppellistung in zwei Rubri-

Unternehmen aus Gruppe B knnen ganz entfernt werden,


wenn sie weniger als zwei Bewertungen in einem Jahr erhalten.

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

ISSN 1439-0809

(4.1) Noch nicht auf Benchpark gelistet

(6.3) Falscheinordnung oder Produktstrategiewechsel


Ist ein Produkt falsch eingeordnet oder zugeordnet, dann
wird es nicht mehr gelistet und dem Anbieter wird seitens
der Betreuer die Aufnahme in eine geeignetere Kategorie
empfohlen.

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PROJECT CONSULT
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20060308

(7) Aktuelle Bewertungen

Personalia

Durch die bernahme von Firmen mit ihren Eintrgen aus


der ursprnglichen, nicht differenzierten Rubrik "CMS" ist
die Bewertung derzeit noch sehr "WCM"- lastig (Web Content Management). Dies wird sich in den nchsten Monaten
ndern, wenn die WCM-Bewertungen verfallen und neue
ECM-Bewertungen hinzukommen.
(8) Verbesserungen und Berichtigungen
(8.1) Verbesserungen Ihrer Bewertung erreichen Sie am einfachsten, wenn Sie in Ihrem Newsletter oder auf Ihrer Webseite auf Benchpark hinweisen und Ihre Kunden motivieren,
Sie zu bewerten. Benchpark bietet Ihnen auch einen Funktionsaufrufbutton fr die Abgabe von Bewertungen, den Sie
auf Ihrer Webseite einbinden knnen. Hilfreich ist es auch,
wenn Ihre Mitarbeiter, die in direktem Kundenkontakt stehen, Benchpark kennen und auf die Bedeutung von Benchpark hinweisen.
(8.2) Berichtigungen von abgegebenen Bewertungen oder
Kommentaren sind nur auf Veranlassung desjenigen mglich, der die Bewertung vorgenommen hat. Bitte haben Sie
Verstndnis dafr, dass wir im Rahmen einer neutralen
Prfung auf Korrekturwnsche von Anbietern nicht eingehen knnen. Wir bitten daher, von solchen Anfragen abzusehen.
(9) Geheimhaltung von Bewertern
Die Namen und Adressen von Personen und Unternehmen,
die Ihre Produkte bewertet haben, werden grundstzlich
nicht bekannt gegeben. Das Bewertungsprinzip von Benchpark basiert auf dieser strengen Vertraulichkeit. Wir bitten
daher, generell von solchen Anfragen abzusehen.
(10) Fragen und Antworten
(10.1) Fragen zu Technik, Reichweite von Benchpark, Werbepartnern und Mitgliedschaftskonditionen richten Sie bitte
direkt
an
Benchpark,
Herrn
Dirk
Maass
>> dmaass@synerg-e.com <<.
(10.2) Fragen zu Bewertungen und Gruppeneinstufungen
beantworten wir Ihnen als fachliche Betreuer unter der EMail-Adresse >> ecm.de@benchpark.com << gern. Bitte
verwenden Sie fr Anfragen zu ECM auf Benchpark ausschlielich diese E-Mail-Adresse und nicht gegebenenfalls
Ihnen bekannte Firmen-E-Mail-Adressen von dsk Beratung
oder PROJECT CONSULT!
Mit freundlichen Gren und weiterhin auf eine gute Zusammenarbeit,

Neuer Geschftsfhrer bei EMC Deutschland


Schwalbach/Taunus Ab dem 1. April bernimmt Jochen Moll (38) die Leitung der EMC Deutschland
GmbH (http://germany.emc.com). Jochen Moll begann seine Karriere 1990 bei IBM und bernahm seitdem mehrere Management-Funktionen mit nationaler
und internationaler Ausrichtung in Vertrieb und Marketing von Hard- und Software-Produkten, wodurch
er besonders im Bereich der Informationstechnologie
Erfahrungen sammeln konnte. Seine letzte Funktion
war der des Vice Presidents der EMEA Central. (CM)

Marlenes WebLinks
Zylab, Dsseldorf, und die Prilos AG, Hainburg, haben eine Vertriebspartnerschaft geschlossen. Dadurch
wird nun die Produktsuite ZyImage, die digitale Archivierung papierbasierter Dokumente, elektronischer
Daten und E-Mails ermglicht, auch ber Prilos erhltlich sein. Prilos untersttzt Zylab vertrieblich im
deutschsprachigen Raum.
http://www.prilos.de
http://www.zylab.de
Top Image Systems, Kln, und die 170 Systems Inc.,
Bedford, haben ihre Partnerschaft ausgeweitet. Dabei
wird besonders der Technologie- und der Vertriebsbereich beachtet, denn durch die weltweite Partnerschaft
wird den Kunden ermglicht eine umfassende, automatisierte Erfassungslsung fr Rechnungen und Bestellungen, die die Verarbeitungskosten fr diese Belege erheblich senkt.
http://www.topimagesystems.com
http://www.170systems.com
Die TDS AG, Neckarsulm, und The Quality Group,
Bblingen, haben sich fr eine strategische Partnerschaft entschlossen. Die Partnerschaft ist auf den Bereich Compliance spezialisiert. TDS nutzt die Partnerschaft fr eine Erweiterung ihres Portfolios im Bereich
Enterprise-Content-Management um die Vertragsmanagement-Software Legal Contract Managment (LCM)
von TQG.
http://www.tds.de
http://www.thequalitygroup.de

Ihr Benchpark-ECM-Herausgeberteam
(Kff/Renate Karl)

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

ISSN 1439-0809

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20060308

Netpioneer, Karlsruhe, und Tridion, Amsterdam,


schlieen eine CMS-Partnerschaft. Tridion will mit dieser Partnerschaft seine Prsenz auf dem deutschen
Markt verstrken und Netpioneer seine Stellung als EBusiness Lsungsanbieter fr international agierende
Unternehmen weiter ausbauen.
http://www.netpioneer.de
http://www.tridion.com
Microsoft, Unterschleiheim, und Hummingbird Ltd.,
Mnchen, bauen ihre strategische Partnerschaft weiter
aus. Dazu hat Microsoft bekannt gegeben weitere innovative Integrationen der skalierbaren ECMFunktionalitten von Hummingbird Enterprise auf der
Microsoft-Plattform.
http://www.hummingbird.com
http://www.microsoft.com
HiT Software bringt DBMoto 5 auf den Markt. Dabei
handelt es sich um eine Software zur Replikation, Migration und Synchronisation von Daten zwischen heterogenen Datenbanken. Unter anderem soll DBMoto 5
verbesserte Performance bei gleichzeitiger Ausfhrung
mehrerer Replikationen und eine gute Definition von
Replikationen bieten.
http://www.hitsw.com
Interwoven Inc., Mnchen, und Kofax, Irvine, haben
den Ausbau ihrer Partnerschaft bekannt gegeben. Interwoven wird nun im Sinne ihrer Zusammenarbeit
das Kofax-Produkt Ascent Capture vertreiben, so bietet
es den durch Integration der Bild- und Datenerfassung
nun eine durchgngige ECM-Lsung aus einer Hand.
http://www.interwoven.com
http://www.kofax.com
Die InterRed GmbH, Siegen, und die Quark Inc.,
Neuchatel, haben eine Technologiepartnerschaft geschlossen. Im Zuge der Zusammenarbeit wird nun das
Allmedia Content Management System InterRed Print
die Untersttzung der DTP-Software QuarkXPress bieten. Somit ist InterRed QuarkDDS Developer.
http://www.interred.de
http://euro.quark.com/de

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER
Die Elsag Solutions AG, Villingen-Schwenningen, und
die Kodak GmbH, Stuttgart, haben eine strategische
Partnerschaft geschlossen. Gegenseitig wollen sie sich
nun beim Vertrieb der IBML-Hochleistungsscanner
und der Kodak-Document-Imaging-Produkte untersttzen. Die Zusammenarbeit beluft sich auf die Lnder Deutschland, die Schweiz und sterreich.
http://www.elsag-solutions.de
http://www.kodak.de
Die Dicom Group, Freiburg, hat die Learning Computer International (LCI), Wien, bernommen. Nachdem
die DicomGroup bereits zu 19% an LCI beteiligt war,
haben sie nun auch die verbliebenen 81% fr 5,6 Mio.
Euro gekauft. Dicom kann nun zustzliche Technologien anbieten, die ihr bestehendes Produktangebot abrunden. Zudem verstrkt sich die Gruppe im Marktsegment Intelligent Document Recognition (IDR).
http://www.dicom.de
http://www.lci-engineering.com/german
Die daa Systemhaus AG, Baden-Baden, und die Procad GmbH, Karlsruhe, haben eine Technologiepartnerschaft geschlossen. daa setzt mit dieser weiteren Partnerschaft seine Strategie fort, die prozessorientierte Archiv- und Dokumenten-Management-Lsung scanview
als Brcke zwischen technischen und kaufmnnischen
Unternehmensbereichen weiter auszubauen. Weitere
Ziele dieser Partnerschaft sind u. a. eine Anbindung
von scanview an Pro.File.
http://www.daa.de
http://www.procad.de
Die activeWeb GmbH, Darmstadt, und die RealObjects GmbH, Saarbrcken, haben eine Vertriebspartnerschaft geschlossen. Von nun an wird activeWeb den
RealObjects Java Rich Text Client edit-on Pro als optionalen XHTML/XML What-You-See-Is-What-YouGet Editor innerhalb seiner Content-ManagementPlattform contentserver anbieten.
http://www.active-web.de
http://www.realobjects.com

Die Global Information Distribution GmbH (GID),


Kln, stellt ihre neue Speichermanagement-Lsung
vor. Die Lsung soll fr hochkapazitive Datenspeicherung genutzt werden knnen. Mit der neuen Lsung
soll der GID Archive Store dem Anwender eine skalierbare, sichere und nahezu unbegrenzte Speicherkapazitt bieten, die auf einen oder mehrere Standorte
verteilt ist.
http://www.gid-it.de

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

ISSN 1439-0809

Seite 22 von 23

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

20060308

Impressum
Geschftsleitung: Dr. Ulrich Kampffmeyer
Redaktion: Silvia Kunze-Kirschner
Anschrift der Redaktion:
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung
Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Strae 17, 20251 Hamburg,
Telefon 040-46 07 62-20.
E-Mail: presse@project-consult.com
http://www.project-consult.com
ISSN 1439-0809
Nchste Ausgabe
Der nchste Newsletter erscheint voraussichtlich am 30.03.2006.
Bezugsbedingungen
Der PROJECT CONSULT Newsletter wird per eMail verschickt. Der
Versand erfolgt fr PROJECT CONSULT Kunden mit aktuellen Projekten sowie fr bei PROJECT CONSULT akkreditierte Fachjournalisten und Redaktionen kostenfrei. Interessenten knnen den
Newsletter zum Bezugspreis von 175,00 zzgl. MwSt. beziehen (persnliches Jahresabonnement mit 12 bis 16 Ausgaben). Das Bestellformular finden Sie auch auf unserer Webseite (http://www.projectconsult.com) unter der Rubrik News/Newsletter.
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Variante 1: ausschlielich persnliche Nutzung des Newsletters


( 175,00)

Variante 2: Recht auf Weiterverteilung des Newsletters an bis zu 10 Mitarbeiter in meiner Abteilung
( 350,00)

Variante 3: Recht auf Weiterverteilung des Newsletters an bis zu 50 Mitarbeiter in meinem Bereich
( 525,00)

Variante 4: Recht auf Weiterverteilung des Newsletters in meinem Unternehmen und Nutzung des
Newsletters im Intranet meines Unternehmens sowie fremdsprachliche Maschinenbersetzung
( 875,00)

Alle Preise verstehen sich zzgl. MwSt.

Ort, Datum / Unterschrift _________________, ____.____. _____

___________________________________________

Die Bestellung kann ich innerhalb von 2 Wochen schriftlich widerrufen. Die Kndigungsfrist betrgt sechs Wochen vor Ablauf des JahresAbonnements. Ich besttige die Kenntnisnahme dieses Widerrufsrecht durch meine 2. Unterschrift.

Ort, Datum / Unterschrift _________________, ____.____.______


PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

___________________________________________

ISSN 1439-0809

Seite 23 von 23

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

Inhalt
Unternehmen & Produkte ............................................... 1
ZyLAB stellt eDiscovery-Suite vor ......................................... 1
Typo3 ein ECM System? .......................................................... 1
HP erweitert OpenView .......................................................... 2
FileNet fhrender Anbieter von ECM-Lsungen ................. 2
EMC mit neuen ECM-Services fr SAP ................................. 3
DocuPortal.NET: neue Produktgeneration ........................... 3
Brother steigt in den Markt fr
Multifunktionsdrucker ein .............................................. 4
Betasystems Input- und Outputmanagement....................... 4

Mrkte & Trends ............................................................... 5


Document Related Technologies Trends 2006 ................... 5

Messen & Kongresse......................................................... 6


Best Practice Panels auf der DMS EXPO 2006....................... 6

In der Diskussion .............................................................. 7


Ten Years After ......................................................................... 7

Normen & Standards ........................................................ 8


MoReq2 ...................................................................................... 8
GFT und ZKA mit neuem Standard....................................... 9

Artikel.................................................................................. 9
In welcher Liga spielt Microsoft? ........................................... 9

PROJECT CONSULT News .......................................... 11


PROJECT CONSULT Webseite............................................. 11
Nchster CDIA+ Kurs ............................................................ 11
Benchpark ECM TOP 10 ........................................................ 11
Benchpark Bewertungsprozess ............................................. 12
Abonnenten Service ............................................................... 12
Der Newsletter in eigener Sache ........................................... 12

Humor ................................................................................ 13
Die 10 Gebote .......................................................................... 13

Marlenes WebLinks ....................................................... 13


Advantic Systems, Forcont Business Technology,
Network Appliance (NetApp), SER,
Openlimit, Sun, Storage Technology, Steeb
Anwendungssysteme, T-Systems, Intel

Impressum ........................................................................ 14
Newsletter-Bestellformular ........................................... 14

Unternehmen & Produkte


ZyLAB stellt eDiscovery-Suite vor
Dsseldorf - ZyLAB (http://www.zylab.de) hat die
neue Lsung fr Dokumenten-, Inhalts- und Datenmanagement eDiscovery-Suite vorgestellt. Das Produkt
richtet sich vor allem an Behrden und soll Verbesserungen bei behrdlichen Ermittlungen, Informationsfreigaben und berprfungen nach FOIA Freedom of
Information Act bieten. Die Lsung basiert auf einem
XML-Datenrepository und ermglicht laut Hersteller
neben dem Abrufen der Informationen ber entsprechende Tools auch den Zugriff ber beliebige Browser.
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

20060331

Um alle relevanten Dokumente fr eine bestimmte


Ermittlung zu erhalten, setzt eDiscovery eine unscharfe Suche ein. Daten sollen sich zudem unabhngig vom
Trgermedium (Papier, E-Mail oder andere Dateien) in
eDiscovery erfassen lassen.
(SMe)
PROJECT CONSULT Kommentar:
Whrend EMC gleich Google als Suchmaschine seiner Produktsuite hinzufgt setzt ZyLAB (zuletzt behandelt im
Newsletter 20060214) auf ein eigenes Werkzeug. Geboren
wurde der Ansatz weniger aus dem ECM-Engagement des
niederlndischen Anbieters sondern aus Speziallsungen,
die fr Polizei-, Geheimdienst- und Verfassungsschutzorganisationen geschaffen wurden (genaue Beschreibungen solcher Referenzen finden sich natrlich nicht auf der ZyLABWebseite). Diese Lsungen begrndeten jedoch den internationalen Erfolg des Unternehmens. Die Such- und Klassifikationsmaschine macht dabei auch vor exotischen Zeichenstzen nicht halt. Es werden auch Dokumente in Arabisch,
Griechisch und Russisch mit Zylab Suchtechnologien erschliebar gemacht. Die neuen Werkzeuge gehen dabei ber
herkmmliche Anstze hinaus und erlauben den Aufbau
strukturierter Wissenssammlungen. eDiscovery reiht sich
hier ein in die Suite der ZyLAB-Collaborationswerkzeuge
wie Dokumentenmanagement-, Records- und WorkflowManagement. Dass ZyLAB auch im Compliance-Umfeld
sich gut bewhrt zeigt z.B. die Bates-Funktion. Jedem Dokument, jeder Seite, kann eine eindeutige Kennzeichnung
zugeordnet werden, die beim Bereitstellen und Export in das
Dokument eingebettet und mit ausgedruckt wird. Ob allerdings ZyLAB jemals eine bedeutende Rolle im deutschen
ECM-Markt spielen wird ist angesichts des schmalen Personaleinsatzes in Deutschland fraglich.
(Kff)

Typo3 ein ECM System?


Aus einem Diskussionsforum im Internet:
Kennt ihr ECMs auf OS-Basis die auch wirklich lizenzkostenfrei sind? Gibt ja einige die sich Open Source nennen
nur weil sie auf LAMP/ einem OS Framework laufen. Ist
eben diese Misere mit den unklaren Begriffsabgrenzungen.
Wrdet ihr Typo3 als ECM zhlen? Hab da selbst noch keinen Einblick, inwieweit es Module/Komponenten, wie z.B.
richtige Workflows, schon gibt.
Quelle: http://www.contentmanager.de

(CM)

PROJECT CONSULT Kommentar:


Ein typisches Thema in zahlreichen Foren, die Web Content
Management beschftigen. Wer ffentliche Diskussionen in
Foren zum Thema WCM verfolgt, wird immer wieder auf
Beitrge stoen, in denen die Frage gestellt wird: Open
Source oder lieber doch kommerzielle Systeme?
Die Frage selbst ist sicherlich berechtigt und die Argumente
hinsichtlich Kosten, Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit, Investitionssicherheit usw. sind schon oft ausgetauscht worden. Fr beide Seiten gibt es gute Grnde, die vom jeweiligen Anwendungsfall abhngen. Keine guten Grnde gibt es
allerdings dafr, dass Systeme wie Typo3, Plone, Mambo,
ISSN 1439-0809

Seite 1 von 14

20060331

Joomla und andere, die als Open Source verfgbar sind, in


diesen Diskussionen mit ECM in Verbindung gebracht werden. Diese Bezeichnung verdienen sie ebenso wenig wie ihre
kommerziellen Pendants, es sei denn, diese sind Bestandteil
einer Produktsuite, die sich tatschlich zu einem ECM zusammensetzen lsst.
Um zu verdeutlichen, wie abwegig diese Verbindung zum
ECM ist, rufen wir uns kurz ins Gedchtnis zurck, wie
ECM definiert wird. Enterprise Content Management, wie
es die AIIM definiert, umfasst die Bereiche Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von
Inhalten und Dokumenten. Genau dieser letzte Bereich der
Bereitstellung von Information, von Content, ist es, der
Systeme wie Typo3 berhaupt in die Verbindung mit ECM
bringt. Im AIIM Modell ist Web Content Management nur
eine der zahlreichen integrierten Komponenten und Dienste.
Tatschlich ist ein System wie Typo3 dazu gedacht, fr die
strukturierte und durch Sicherheitsmerkmale geschtzte Bereitstellung von Inhalten zu sorgen. Dennoch stellte Typo3
kaum ein vollstndiges ECM dar, allenfalls einen Bestandteil. Im Weg steht hier jedoch die Tatsache, dass Typo3 selbst
eine in sich geschlossene Infrastruktur ist und nicht als Bestandteil einer ECM Infrastruktur konzipiert wurde. Sicherlich ist es mglich, ber diverse Erweiterungen und die
Erweiterungsfhigkeit des Systems stellt einen der groen
Vorteile von Typo3 dar eine Anbindung an eine ECM Infrastruktur zu schaffen, aber zunchst einmal existiert diese
Anbindung nicht. Fr eine Anbindung des Systems an das
ECM sind im Minimum zwei Schnittstellen notwendig. Die
erste Schnittstelle besteht in der Verbindung zum Dokumentmanagement System und dem gegebenenfalls damit
verbundenen Workflow System, die fr die Anlieferung der
Inhalte sorgen, die ber Systeme wie Typo3 verffentlicht
werden sollen. Die zweite Schnittstelle besteht in der Verbindung zum Records Management oder Archiv System, das
fr die Aufbewahrung der Inhalte sorgen muss, auch ber
den Zeitraum der Verffentlichung hinaus. Gerade hier besteht auf die Herausforderung, da die Inhalte wegen ihrer
Komplexitt und Abhngigkeit vom verffentlichenden System nicht einfach als Einheit identifiziert und in der Form
abgelegt werden knnen. Gerade das ist aber im Hinblick auf
die Anforderung, im Internet verffentlichte Dokumente
und dynamische Seiten ber lange Zeit auch ber den Zeitraum der Verffentlichung hinaus aus Nachweisgrnden
aufbewahren zu mssen.
Typo3 wie auch die anderen Open Source Web Content Management Systeme sind momentan noch auf ihre Kernfunktionen fokussiert. Bei Closed Source Produkten sieht es
nur dann besser aus, wenn der Hersteller nicht auf das Web
Content Management konzentriert ist, sondern dieses Produkt nur als einen Bestandteil einer greren Suite sieht.
Beispiele dafr sind Systeme von Vignette oder Hummingbird, letztere durch den Zukauf von RedDot.
Zum Schluss eine klare Ansage: Typo3 ist kein ECM System.
(CJ)

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

HP erweitert OpenView
Bblingen - HP (www.hp.com/de) reagiert auf den
stetigen Wandel der gesetzlichen Anforderungen und
erweitert seine Suite OpenView um Module fr den
Compliance- und Change Management Prozess. Das
Modul OpenView Select Audit soll den kompletten
Audit-Zyklus automatisieren und Unternehmen so die
Einhaltung von Vorgaben und das Reagieren auf nderungen leichter ermglichen. Als weitere Funktionen
bringt das Modul ein Dashboard mit Modellierungsfunktion sowie ein System zum verhindern von Verflschungen. Zustzlich wurde auch OpenView Select
Identity 4.0 erweitert, um das Change Management zu
automatisieren. Das Modul soll das Hinzufgen, Erweitern oder Entfernen von Systemen oder Anwendungen vereinfachen.
(SMe)
PROJECT CONSULT Kommentar:
Das Thema Compliance und ILM Informationen Lifecycle
Management lsst HP (zuletzt behandelt im Newsletter
20060308) nicht ruhen. Nicht nur durch eine Reihe von
Aufkufen hat sich HP hier verstrkt (siehe z.B. Peregine,
September 2005, AppIQ, Oktober 2005, Scitex Vision, November 2005, Outerbay, Mrz 2006) sondern auch durch
Erweiterungen bestehender Produkte. Richtig ist der Ansatz, hier die Administration der Systeme zu verbessern, um
damit ber Audittrails eine Grundlage fr eine durchgngige Protokollierung fr Compliance-Anforderungen zu schaffen. Damit soll auch das Change-Management nachvollziehbar werden. Der Ansatz liegt tief in der Verwaltung der
Systeme selbst und es ist fraglich, ob die Anforderungen an
Protokolle und Journale von Anwendungen und ECMKomponenten hierdurch mit abgedeckt werden knnen. Erst
durch eine Auswertbarkeit werden die Daten nutzbar und
erst durch die Archivierung von Audittrails werden sie sicher. Letztlich kommt es darauf an, ob nur Systeme und Systemkomponenten und deren technischen Transaktionen aufgezeichnet werden oder ob es wirklich um inhaltliche Protokollierung von Workflows, Nutzung von Informationen,
elektronische Posteingangsbcher und hnliche Nachweise
geht.
(JH)

FileNet fhrender Anbieter von ECM-Lsungen


Bad Homburg Die ECM-Komponenten von FileNet
(http://www.filenet.de) decken jeweils einen dedizierten Funktionsbereich eines ECM-Systems ab. Die Gte
und Vollstndigkeit des FileNet-Portfolios wurde erst
jngst wieder von Analysten wie Gartner und Forrrester besttigt. Der FileNet Business Process Manager
soll bei der Optimierung von Geschftsprozessen helfen, der Content Manager dient dem Zugriff und der
Verwaltung von Inhalten und der E-Mail Manager untersttzt bei der Nutzung von E-Mails. Als weitere
Komponenten bietet FileNet den Forms Manager fr
die Gestaltung von elektronischen Formularen, den
Records Manager zum Einhalten von rechtlichen Vorgaben und den Web Content Manager um Inhalte fr
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20060331

das Internet aufzubereiten. Zudem soll der Image Manager das sichere, permanente Speichern von nicht
vernderbaren Dokumenten untersttzen und der
Team Collaboration Manager Untersttzung bei der
Zusammenarbeit leisten. Da alle Komponenten auf der
FileNet P8 Architektur basieren, knnen Systeme laut
Hersteller leicht um weitere Komponenten ergnzt
werden.
(FH)

PROJECT CONSULT Kommentar:


Tja, EMC (zuletzt behandelt im Newsletter 20060214) ist
immer gut fr einen Buchstabendreher, so findet sich in dem
ein oder anderen Beitrag (leider auch hie-und-da bei uns) die
Bezeichnung ECM Documentum. Vielleicht sollte man
bei EMC doch nicht auf den Slogan ILM setzen sondern darauf, dass man im Markt dazu neigt, EMC und ECM
gleichzusetzen. Die Connectivity zu Systemen wie SAP als
fhrendem ERP-System ist fr alle ECM-Anbieter wichtig.
Captiva verfgte bereits ber Adaptoren, die es ermglichen,
an SAP Daten aus verarbeitetem Schriftgut zu bergeben
und Ergebnisse der Erkennung gegen SAP Daten zu berprfen. Auch fr Documentum waren bereits Schnittstellen
zu SAP R/3 vorhanden, die von Integratoren fr die Kundenanforderungen angepasst wurden. Die neue Schnittstelle
setzt auf die SAP NetWeaver Plattform. ltere Schnittstellen wie das traditionelle Archivelink werden damit zunehmend berflssig. Wie mit der revisionssicheren Archivierung von iViews und zugeordneten Objekten umgegangen
wird, bleibt aber vorerst offen. Immerhin ist es EMC mit
dem neuen Ansatz gelungen auch intern die bisher separaten Komponenten der Documentum Content Services, des
ECM Archivierungsservice und der Captiva Erfassungskomponenten (zuletzt behandelt im Newsletter 20060214)
nher zueinander zu bringen. Eine weitgehend vollstndige
und kompatible ECM-Suite, die zu dem ber Standardschnittstellen zu fhrenden Plattformen wie SAP und
Microsoft verfgt, rckt damit in greifbare Nhe.
(Kff)

PROJECT CONSULT Kommentar:


Als ich dieses Jahr auf der CeBIT die groen ECM-Anbieter
ablief um die neuesten Produkte und Entwicklungen zu begutachten, konnte ich einen der Groen im Markt fast gar
nicht finden. FileNet (zuletzt behandelt im Newsletter
20051114) war als Unteraussteller mit einem Arbeitsplatz
auf dem Stand der Firma NetApp vertreten. Das Logo
prangte in dunkelblauen Buchstaben auf schwarzem Hintergrund direkt vor mir und ich habe es nicht gesehen. Als ich
mich schlielich bis zu den Mitarbeitern von FileNet durchgeschlagen hatte, konnte ich mich in Ruhe auf eine gute Prsentation freuen. P8 von FileNet ist ein in sich geschlossenes
System das wirklich alle Anforderungen im Markt abdecken
kann. Aus diesem Grund war ich auch nicht wirklich berrascht, dass es keine auergewhnlichen und vor allem berraschenden Neuerungen gab. P8 ist nach wie vor eine solide
und auergewhnlich leistungsfhige Lsung. Die Prsentation war sehr gut und die Mitarbeiter aufmerksam, nett und
in jeder Situation Herr der Anwendung. Ich frage mich nur,
warum muss man sich mit einer solchen Lsung auf einer
Messe wie der CeBIT verstecken? Das hat FileNet wirklich
nicht ntig.
Ach ja, dies betrifft auch noch FileNet. Die Pylon AG, Hamburg (http://www.pylon.de), frher im Besitz eines groen
Versicherungskonzern und sozusagen Hauslieferant, wichtiger Partner von FileNet und eines der Einfallstore von
FileNet in die Versicherungsbranche, ist verkauft worden.
Der Kufer, das Mnchener Softwareunternehmen FJH
(http://www.fjh.com), ist im ECM-Markt noch nicht sehr
bekannt. Mal sehn, wie es weitergeht.
(OCH)

EMC mit neuen ECM-Services fr SAP


Schwalbach/Taunus - EMC (http://www.emc.com)
hat sein Archivierungs- und Content ManagementAngebot fr SAP-Anwendungen erweitert und neue
EMC Documentum Content Services fr das SAP Portal und SAP NetWeaver Applikationen auf den Markt
gebracht. Die Neuerungen sollen einen SAPkonformen Repository-Manager sowie eine Zusammenstellung von betriebsfertigen iViews fr das SAPPortal-System bieten. Durch die Integration der
Documentum Content Services in die EMC Archivierungs-Services fr SAP sollen Anwender auf Daten
zugreifen knnen, die von einer SAP-Anwendung innerhalb des SAP Portals angelegt oder archiviert wurden. Zustzlich hat EMC mit Captiva eine Software
erworben, die Eingangspost digitalisiert und in das
Documentum Repository integriert.
(FH)

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

DocuPortal.NET: neue Produktgeneration


Bremen Eine neue Lsung fr Enterprise Collaboration und Content Management bringt DocuPortal.NET
(http://www.docuportal.de) mit DocuPortal.NET Volume 5 auf den Markt. Der Anbieter will mit dem neuen Produkt vor allem die Anforderungen von mittelstndischen Unternehmen erfllen. Die Software
bringt Komponenten fr Dokumenten-, Content- und
Wissensmanagement sowie Workflow und Collaboration mit. Die Basis des Produktes ist das .NETFramework von Microsoft. Fr den Zugriff setzt die
Software auf Browser und AJAX-basierende Technologien. DocuPortal.NET setzt bei der Weiterentwicklung
des Produktes auf schnelle, kleine Produktzyklen (Volumes genannt) statt in lngeren Zeitrumen grere
Versionen anzubieten. Das soll es ermglichen, schneller auf neue Bedrfnisse zu reagieren.
(SMe)
PROJECT CONSULT Kommentar:
Ob man die Erweiterungen von Docuportal (zuletzt behandelt im Newsletter 20050531) nun Volumes, Releases oder
Updates nennt ist unerheblich. Docuportal war in den letzten Jahren bemht, mglichst schnell Zusatzfunktionen bereitzustellen und Unzulnglichkeiten auszugleichen, was
leider bei bereits installierten Anwendungen doch einiges an
Update-Aufwand generierte. Whrend dieser Entwicklung
hat sich auch schleichend eine Vernderung der Basiskomponenten ergeben, die inzwischen vollstndig auf das
.Net Framework von Microsoft setzen. Die stndigen ErweiISSN 1439-0809

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terungen verfhren Docuportal auch dazu sich mit neuen


Schlagworten zu schmcken Enterprise Collaboration &
Content Management. Abgesehen von den neuen und alten
Schlagworten wie Wissensmanagement hat es aber Docuportal verstanden, sehr gut auf die Bedrfnisse einer mittelstndischen Anwenderzielgruppe einzugehen. Einfache Bedienung, Beschrnkung auf wesentliche Funktionen, bersichtlichkeit und ein gutes Preisl-/Leistungsverhltnis sind
hier die Kernpunkte. Der Markt verndert sich jedoch besonders im Umfeld der von Docuportal adressierten Klientel.
Lsungen wie die Kombination von SuperOffice mit
Docushare aber auch das wachsende Angebot von Microsoft
selbst mit Werkzeugen wie der Workflow Foundation, dem
Sharepoint, Infopath und Biztalk bieten Alternativen. Vielleicht ist dies auch der Grund, warum Docuportal in schneller Abfolge immer neue Versionen auf den Markt wirft
noch rechtzeitig gengend Vorsprung zum kommenden
Wettbewerb mit Standardprodukten gewinnen.
(Kff)

Brother steigt in den Markt fr Multifunktionsdrucker ein


Bad Vilbel Brother (http://www.brother.de) stellte
auf der CeBIT 2006 ihre neuen Multifunktionsdrucker
MFC-8860N und MFC-8860DN vor. Der 8860N bietet
standardmig Kopieren, Fax und Farbscannen mit einer Auflsung von bis zu 1.200 x 600 dpi. Das Multifunktionsgert ist mit einem eigenen Server ausgestattet, direkt netzwerkfhig und auch lokal an Arbeitspltze anschliebar. Mit scan-to-ftp knnen gescannte Dokumente direkt an einen Server im Netz weitergeroutet werden. Das Gert untersttzt LDAP und
kann so die Benutzerdaten im Netzwerk nutzen. Der
MFC-8860DN bietet im Unterschied zum 8860N die
volle Duplexfunktionalitt beim Scannen und Kopieren.
(CM)
PROJECT CONSULT Kommentar:
Brother setzt wie XEROX (http://www.xerox.de), Canon
(http://www.canon.de ) und viele andere Kopierer- und
Druckeranbieter verstrkt auf multifunktionale Kopierer, die
zugleich auch noch Drucken, Scannen und Faxen beherrschen (es fehlt nur noch der eingebaute Shredder, um die
Dokumente gleich wieder zu entsorgen). Seiteneinstieg ins
Thema ECM ber Erfassung, Ausgabe und Versand! Whrend XEROX mit DocuShare und Canon mit einem kleinen
Portfolio eigene Software anbieten, ist es bei Brother noch
recht drr bestellt. Natrlich funktioniert das Drucken ber
die Anwendungen, der Engpass ist aber die Erfassung von
gescannten Seiten, die vom Multifunktionsgert erst einem
Arbeitsplatz oder einer Anwendung zugestellt werden mssen. Es war bereits vor der CeBIT von vielen Anbietern zu
hren, um eine vernnftige Erfassung zu realisieren, mssen keine teuren Scanner mehr angeschafft werden. Multifunktionsgerte wie von Brother gehren vielfach schon zur
Standardausstattung in den Unternehmen gehren. Die
Multifunktionsgerte (Drucken, Scannen, Faxen und Kopieren Kaffeekochen fehlt auch noch) stehen doch ohnehin in
den Gngen der groen Unternehmen herum. Wirklich ge PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

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nutzt werden sie gerade einmal zum Kopieren. Jetzt bieten


jedoch die ersten Hersteller in Korporation mit ECMAnbietern auch echte Scannlsungen an. Wie auf einigen
Stnden zu sehen, standen dort tatschlich die ersten Multifunktionsgerte die von jedem zu bedienen waren und durch
den Einsatz von entsprechenden Lsungen in der Lage waren, die gescannten Seiten sofort an ein ECM-System zu
bergeben, so dass es ohne groen Aufwand mglich ist die
Dokumente am Arbeitsplatz weiter zu verarbeiten. Die Lsung ist klar, raus mit den aufwndigen Scannstrecken, weg
mit der aufwendigen Arbeitsvorbereitung und vergiss die
Clearingstellen, das kann jetzt jeder Sachbearbeiter selber
machen. Sicherlich ist das eine mgliche Variante. Zeit um
seinen gewohnten Ttigkeiten nachzugehen bleibt dem Sachbearbeiter allerdings kaum. Ist hier nur eine neue Arbeitsplatzbeschreibung erforderlich oder lassen wir doch alles
beim Alten und verwenden die Multifunktionsgerte wie
bisher, zum Kopieren. Fr die Anbieter solcher Maschinen
sieht die Vision jedoch anders aus. Sie sehen den Multifunktionsdrucker als Einstieg in den ECM-Markt, als Ablsung
fr den kleineren und mittleren Scanner.
(OCH)

Betasystems Input- und Outputmanagement


Berlin betasystems hat begonnen, ihre Produkte zu
konsolidieren. Dies betrifft einerseits die zugekauften
Komponenten von Kleindienst, wo inzwischen die verschiedenen OCR-, Klassifikations- und Erfassungslsungen zusammengefhrt wurden. Betasystems setzt
damit im ECM-Bereich auf drei Sulen: Input Management, Output Management und Archivierung.
Der Bereich ECM und Output Management wird
durch das weitere Standbein Security Lsungen sinnvoll ergnzt.
(SMe)
PROJECT CONSULT Kommentar:
Betasystems (zuletzt behandelt im Newsletter 20050912)
konzentriert sich zunehmend auf zwei Bereiche des ECM,
den Bereich Capture als Input Management und den Bereich
Deliver als Output Management. Im Bereich des Input Management hat sich betasystems durch den Zukauf von Kleindienst Datentechnik verstrkt. Die Verbindung von Input
und Output Management ist dabei ein interessanter Ansatz.
Daten, die vom Output Management aufbereitet und zur
Verfgung gestellt werden, knnen selbst wieder Input fr
Geschftsprozesse sein. Dieser Ansatz kann aber sicher noch
dahingehend ausgeweitet werden, dass nicht nur aufbereitete
Daten Input werden knnen, sondern auch Dokumente, die
das Unternehmen ber das Output Management verlassen.
Zum Beispiel im Bereich des Formularwesens gibt es interessante Mglichkeiten, versandte Formulare im Input wieder zu erkennen und dadurch leichter und zuverlssiger automatisch dem Vorgang zuordnen zu knnen.
Der Bereich Preserve nach dem AIIM ECM-Modell ist zwar
mit einem Archivprodukt auch besetzt. Das EBS20, das vom
Ursprung her ein COLD-Archiv ist, aber auch fr andere
Dokumentarten verwendet werden kann, wird aber mehr als
Ergnzung zum Input Management und Output Manage-

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20060331

ment gesehen. Er bildet zusammen mit einem MiddlewareAnatz (oder ber den Clienten?) eine Art Brcke zur Zusammenfhrung von Input und Output Management.

Produkt, nur durch Zusatzprodukte abgedeckt; Feld = hellgrn: in


Teilen abgedeckt; Feld = dunkelgrn: gut abgedeckt.

Der Bereich Manage des AIIM Modells ist nicht mit einem
eigenen Produkt vertreten. betasystems tritt nicht mit dem
Anspruch anderer Anbieter auf, den gesamten Bereich des
ECM abzudecken, die dann aber in den einzelnen Bereichen
oft nur Durchschnittliches anzubieten haben, sondern verfolgt die Strategie, stattdessen hoch spezialisierte Produkte
im Input und Output Management anzubieten. Die Zusammenarbeit mit FileNet macht deutlich, dass betasystems
durch seine speziellen Lsungen keine Berhrungsngste
mit anderen ECM Anbietern hat.

Firma

Fr einen Anbieter, der sich auf die Bereiche Input und


Output spezialisiert, gibt es hier viele Geschftsmglichkeiten, auch ohne ausgeprgte eigene ECM-ManageKomponente. Dazu muss aber die Fokussierung des Output
Managements auf die Listenverarbeitung, wie sie zurzeit
noch bei betasystems aus historischen Grnden vorherrscht,
aufgegeben und auch andere Bereiche des Output Managements angeboten werden.
(StM)

Mrkte & Trends


Document Related Technologies Trends 2006
In der vorangegangenen Newsletterausgabe 20060308
haben wir die Ansichten der AIIM international sowie
von Forrester und Gartner dargestellt. Im folgenden
Beitrag geht es darum, die Situation im deutschen
Markt und die Ansicht von PROJECT CONSULT vorzustellen.
Positionierungskmpfe
Natrlich erhebt sich immer wieder sofort die Frage,
wer ist denn das fhrende Unternehmen. In den Studien der Analysten finden sich immer Unternehmen in
unterschiedlichsten Positionen wieder je nach dem,
wie man die Kriterien und den Fokus definiert.
Fr Deutschland kann man sicher sagen, zur Fhrungsgruppe der traditionellen, nicht deutschstmmigen DMS- und ECM-Anbieter gehren EMC
FileNet
(http://www.emc.de),
(http://www.filenet.de), IBM (http://www.ibm.de)
und OpenText (http://www.opentext.de) (alphabetisch ). Werfen wir einmal einen Blick auf die Abdeckung der Portfolios in Bezug auf die ECM-Definition
der AIIM International (zur Definition siehe z.B. die
Eintrge Enterprise Content Management und
ECMS auf http://www.de.Wikipedia.org).
Die Abkrzungen und Farben in den folgenden Tabellen sind wie
folgt zu bersetzen: Cap = Capture; M = Manage-Komponenten,
DM = Document Management, RM = Records Management, CM
= Web Content Management, Wf = Business Process Management, Col = Collaboration, Sto = Store einschlielich Speichersysteme, Pre = Preservation einschlielich Archivierungssoftware,
und OM = Deliver, Output Management. Feld = leer: kein eigenes
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

AIIM ECM

Cap
DM

Col

CM

Sto
Wf

Pre

OM

RM

EMC
FileNet
IBM
OpenText

Wie sehen nun im Vergleich einige Anbieter von Standardsoftware aus, die sich ebenfalls im ECM-Markt
platzieren wollen.
AIIM ECM

Cap

Firma

DM

Col

CM

Sto
Wf

Pre

OM

RM

HP
Microsoft
Oracle
SAP
Sun

Andere bei Forrester (http://www.forrester.com) oder


Gartner (http://www.gartner.com) im oberen rechten
Quadranten gern gelistete Anbieter wie Vignette
(http://
www.vignette.com),
Interwoven
(http://www.interwoven.com),
Stellent
(http://www.stellent.de),
Mobius
(http://www.mobius.com),
BancTec
(http://www.banctec.de),
Hummingbird
(http://www.hummingbird.com)
oder
Xerox
(http://www.xerox.de) spielen in Deutschland nur eine nachgeordnete Rolle.
Dafr gibt es zahlreiche deutsche Anbieter (Entschuldigung liebe Anbieter, wir wissen, dass auch Sie international
ttig sind, jedoch ein Schwerpunkt Ihrer Ttigkeit immer
noch in Deutschland liegt), die ebenfalls den Wettlauf zu
den groen ECM-Suitenanbietern aufgenommen haben. Hier einige wenige, ausgewhlte Beispiele (Vorab
unsere Entschuldigung an alle nicht aufgefhrten Anbieter):
AIIM ECM
Firma

Cap
DM

Col

CM

Sto
Wf

Pre

OM

RM

Betasystems
d.velop
Docuware
EASY
ELO
GFT Solution.
IQDoQ
Optimal
Saperion
SER Solutions
WinDream
etc

Eines zeigt die Tabelle ganz deutlich: Die deutschstmmigen Anbieter kommen aus dem klassischen
Dokumentenmanagement und der elektronischen Archivierung. Sie entwickeln sich weiter in Richtung BuISSN 1439-0809

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siness Process Management. Das Thema Collaboration


wird dabei Standardsystemen wie Domino oder
Exchange berlassen. Records Management (wie z.B.
in der ISO 15489 und in MoReq definiert) ist noch nicht
richtig angekommen. Web Content Management spielt
bei diesen Anbietern keine Rolle. Man setzt dagegen
auf die Integration in Portale.
Eine Abfolge, wer der Schnste und Beste ist, sparen
wir uns hier. Die Einschtzungen der Anwender in Bezug auf die Produkte und die Qualitt der Dienstleistung finden sich auf http://www.benchpark.de. Wohin sich die brsennotierten Anbieter in Bezug auf Innovationen bewegen haben wir im DTX im Newsletter 20051219 zuletzt dokumentiert.
In dem Mae, wie sich die groen Standardsoftwarelieferanten auf das Thema ECM einschieen, mssen die
kleineren Anbieter ihr Heil in der Flucht nach vorn suchen. Bessere Integration, fertige Branchenszenarien
sind hier die Schlagworte. Immer mehr Produktanbieter verlagern daher ihren Schwerpunkt in das Dienstleistungs- und Projektgeschft.
Was fragen die Anwender nach?
Die meisten Anwender haben immer noch nicht die
neuen Schlagworte wie Compliance, Information
Lifecycle Management oder Enterprise Content Management aufgegriffen. Man spricht halt von Archivierung und Dokumentenmanagement. Aktuell nachgefragte Themen sind (hier ohne Gewichtung):
Elektronische Akten, die einen vollstndigen berblick zu allen Dokumenten, E-Mails etc. nach Kunden, Geschften, Vorgngen etc. abbilden knnen
Rechnungseingangsverarbeitung ist zumindest bei
den greren Anwenderunternehmen ein wichtiges
Thema
Der einheitliche Posteingang mit Zusammenfhrung von E-Mail, Fax, gescannten Dokumenten,
Voice-Mail und anderen Quellen mit bersichtlicher Verwaltung
ASP-Dienstleistungen fr elektronische Signatur,
z.B. Ausgangsrechnungen
Archivierung als Entlastung fr Domino, Exchange
und ERP-Systeme leider mit der Tendenz zu neuen Insellsungen

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Formularmanagement zur Verwaltung papiergebundener und elektronischer Formulare mit dem


Ziel eine optimierte, mglichst automatische Erfassung in hoher Qualitt zu erreichen
Untersttzung der Erschlieung von Informationen
durch intelligente Suchmaschinen und automatische Klassifikation von Daten und Zusammenhngen
Produktdatenmanagement in Verbindung mit technischer Dokumentation und Dokumentenmanagement
Untersttzung der projektorientierten Zusammenarbeit einschlielich Collobaration, Projektmanagement und Dokumentenmanagement
Vereinfachte
Integration
von
DokumentenTechnologien in die fhrenden Anwendungen
(Host, Brokommunikation)
Besonders im Mittelstand ist Nachholbedarf. Die Anzahl der Projektanfragen und Projekte hat sich im Vergleich zum Vorjahr fast verdoppelt. Im Markt ist sowohl auf Anwenderseite als auch auf Anbieterseite ein
erhhter Bedarf an gut qualifzierten Krften festzustellen. Um es in einen Satz zu bringen: in 2006 hat der
ECM-Markt erheblich angezogen.
Anm. d. Red.: Der zweite Teil des Artikels Document Related
Technologies - Trends 2006 mit den Schwerpunkten Technologien & Standards, Kundenzufriedenheit, Integration, Konsolidierung und Was bringt die Zukunft erscheint im nchsten Newsletter im April 2006.

Messen & Kongresse


Best Practice Panels auf der DMS EXPO 2006
Auch im Jahr 2006 wird das Erfolgsprogramm der
DMS EXPO (http://www.DMSEXPO.de), die BPP Best
Practice Panels, von der KoelnMesse zusammen mit
PROJECT CONSULT fortgefhrt. In diesem Jahr sind
folgende Themen geplant:
Revisionssichere Archivierung Sichere Speicher, effiziente Software und
elektronische Signaturen

Revisionssichere Archivierung von kaufmnnischen und steuerrelevanten Informationen mit Zusammenfhrung von strukturierten Daten und Dokumenten

Im Best Practice Panel werden die unterschiedlichen


Sichten auf das Thema Elektronische Archivierung
dargestellt. Hierzu gehren Themen wie die Revisionssicherheit, die sichere Ablage, E-Mail-Management
und Langzeitverfgbarkeit. Elektronische Archivsysteme gehren heute als Infrastruktur in jede Unternehmens-EDV-Landschaft. Sie bewahren das Wissen
der Organisation. Nutzen und Anwendungsgebiete
dieser Basistechnologie und die Voraussetzungen fr
die Bewahrung der gespeicherten Information werden
den Teilnehmern des BPP komprimiert dargestellt.
Vorgesehen fr den 19.09.2006, 13:00 - 14:00 Uhr

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Ablsung von lteren Speichersystemen durch moderne ILM-Konzepte und Archivierung auf magnetischen Medien
Einfache Workflows zur Verteilung von Post, Aufgaben und referenzierten elektronischen Akten

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20060331

Enterprise Content Management


Compliance als Markttreiber?

te, schwach strukturierte und unstrukturierte Information,


die Speichersystemhersteller rsten unter dem Schlagwort
ILM Information Lifecycle Management die SAN- und
NAS-Betriebssysteme auf und, recht spt Microsoft
nimmt sich des Themas ECM Enterprise Content Management ernsthaft an.

Ziel dieses BPP ist die Darstellung der Bedeutung von


Enterprise Content Management im Zusammenhang
mit der Erfllung rechtlicher und regulativer Vorgaben, im Angloamerikanischen Compliance genannt.
Mit Technologien wie Workflow, Collaboration, Capture, Outputmanagement und Records Management
bietet ECM die notwendigen Hilfsmittel, um alle Informationen im Unternehmen zu kontrollieren und
zielgerichtet bereitzustellen. Das BPP beleuchtet den
derzeitigen Markt und verdeutlicht den Teilnehmern
die Bedeutung des Themas Compliance.
Vorgesehen fr den 20.09.2006, 13:00 - 14:00 Uhr
BPM Business Prozess Management In den Prozessen liegt der Nutzen
Geschftsprozesse bestimmen die Arbeit von Unternehmen und Verwaltungen. In ihnen ist ein erhebliches Potential fr die Optimierung enthalten. Whrend
vielerorts bereits Archive und Dokumentenmanagement eingefhrt wurden, ist das Thema Business Process Management und Workflow immer noch eine offene Flanke. Neue Produkte und Trends sowie die
Nutzenaspekte werden den Teilnehmern am BPP realittsnah vermittelt.
Vorgesehen fr den 21.09.2006, 13:00 - 14:00 Uhr
Die Whitepaper der Best Practice Panels der Jahre 2003,
2004 und 2005 knnen unter folgender Webadresse abgerufen werden:
http://www.project-consult.com
Die diesjhrige DMS EXPO wird erstmals von der
KoelnMesse (http://www.koelnmesse.de) in Kln
ausgerichtet. DRT-Anbieter, die sich an den Best Practice Panels beteiligen wollen, wenden sich bitte an
Herrn Schmale bei der KoelnMesse.
(SKK)

In der Diskussion
Ten Years After
Manchmal lohnt es sich doch seine alten Whitepaper und
Vortragsskripte hervorzukramen. Vor zehn Jahren, im Frhjahr 1996, hatte ich auf dem IMC Executive Summit in
Cannes eine Keynote zum Thema Document Management
as IT Infrastructure gehalten. Darin ging es darum, dass
Dokumentenmanagement betriebssystemnaher Bestandteil
der IT-Infrastruktur wird. Damals - es war die Zeit als sich
mit der DMA Document Management Alliance erstmals
Middleware-, Standardschnittstellen- und Dienstekonzepte
entwickelten und das Web begann herkmmliche Architekturen in Frage zu stellen - war ich nur von wenigen Jahren
ausgegangen, bis es soweit ist. Allein, die Hersteller lieen
mich mit meiner Vorhersage im Regen stehen. Erst jetzt findet der Paradigmenwechsel statt: SAP liefert Workflow,
DMS und Records Management mit, Oracle 10g macht das
Referenzdatenbankmodell obsolet und integriert strukturier PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

Microsoft ante Portas


Microsoft focht seine Schlachten bisher an anderen Fronten
aus. Enterprise Content Management geriet erst durch verschiedene, parallele Entwicklungen in den Fokus des Standardsoftwareanbieters: Der Sarbanes-Oxley-Act machte
deutlich, dass die Verwaltungsfunktionalitt von Exchange
und Outlook unter Compliance-Gesichtspunkten unzureichend ist herkmmliche E-Mail msste man glatt verbieten. Das immense Anwachsen von Information konzentrierte sich besonders auf schwach- und unstrukturierte
Dokumente, die auf der Microsoft-Plattform nur schwer zu
verwalten und zu kontrollieren sind OSTs, PSTs, Filesystem, Sharepoint, SQL-Server der Speicherorte gibt es viele, allzuviele. Die Server-Produkte von Microsoft gewannen
gegenber den Personal-Productivity-Tools auf dem Arbeitsplatz an Bedeutung - und es werden mehr und mehr
webfhige Lsungen gefordert, die Funktionalitt verlagert
sich immer mehr auf die Server. Nicht zuletzt bekam Microsoft Hunger am Content selbst wer die Inhalte im Griff
hat steht in Punkto Kundenbindung besser da, denn Software ist austauschbar. Seit nunmehr zwei Jahren versucht
Microsoft das Thema ECM selbst zu besetzen.
Ist das Glas halb voll oder ist es halb leer?
Was bietet nun Microsoft wirklich? Ist es ein vollstndiges
ECM wenn man die Definition der AIIM international zu
Grunde legt?
Wir sprechen hier nicht ber die vorhandene Software wie
Office 2003, den aktuellen Sharepoint oder Windows XP.
Auch hier ist schon Dokumentenmanagementfunktionalitt
vorhanden man muss nur etwas basteln. Mit dem neuen
Sharepoint, der Integration von Infopath fr Formulare, der
Erweiterung von Biztalk kommt man dem Thema ECM
schon nher. Der Content Server wird dabei zuknftig auf
der Strecke bleiben und Web Content Management wird mit
Sharepoint zusammenflieen auch dies ein Ansatz nach
dem ECM-Konzept der AIIM. Die Office-Produkte werden
immer mehr integriert und schaffen damit immer mehr
Abhngigkeiten - und mit DokumentenmanagementFunktionalitt in Gestalt von Sharepoint Services und Infopath verbunden. Die echte Revolution kommt jedoch erst mit
Vista. Dann wird es eine kleine Workflow-Engine fr
alle Microsoft-Anwendungen geben. Auch das Thema Records Management wird mit einem speziellen Bereich des
Sharepoint Portal Servers adressiert - von abgedeckt oder
Umsetzung internationaler Standards noch zu schweigen.
Aber es bleiben auch entscheidende Unzulnglichkeiten. Das
Exchange Repository wird nicht abgelst. So wird auch die
Compliance-E-Mail-Speicherung sich eines separaten
Speichertopfes bedienen. So leben denn Records Management und E-Mail-Management weiterhin nebeneinander

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her, von einer einheitlichen Verwaltung entsprechend Prozessen und Sachzusammenhngen kann man nicht sprechen.
ECM zwischen Vision und Realitt
- so lautete eine andere Keynote von mir im Jahr 2002. Fr
Microsoft heit dies, man wird besser, aber nicht lngst
nicht vollstndig, z.B. ein standardisiertes Interface zur Anbindung der Langzeitarchivierung der in Deutschland
entwickelte ARM Active Repository Manager wird es international nicht als Microsoft-Produkt geben. Und nicht
nur deshalb bleibt das Problem des Speicherortes, da Microsoft die Einfhrung eines datenbankbasierten, einheitlichen
Filemanagers als zu risikoreich betrachtet obwohl dieser
eigentlich mit Vista kommen sollte. Ein Beispiel: mchte
man also Dokumente auf seinem Notebook mitnehmen oder
ber mehrere Standorte replizieren dann gibt es bei Microsoft die Optionen wie Sharepoint-Dokumente im OutlookClient, Exchange- und Outlook-Dokumente in einer OST,
Offline-Dateiordner, Peer-to-Peer-Replikation mit Groove
der Schaffung von Redundanz und Inkonsistenz sind
keine Grenzen gesetzt. Eine durchgngige ECMAnwendung fr alle Microsoft- Komponenten? Fehlanzeige.
Vieles bleibt Stckwerk die Berater und Integratoren werden sich freuen.
Gtterdmmerung im ECM-Markt
Viele traditionelle ECM-Anbieter atmen auf, jedoch macht
sich die Marktmacht von Microsoft bemerkbar. Erste Anbieter verschenken inzwischen ihre ECM-Software als Add-on
zu Microsoft und wollen ihr Geschft mit Dienstleistung
und Integration bestreiten. Tom Jenkins von OpenText oder
Josef Gemeri von Easy verknden bereits, dass sie sich
schwerpunktmig auf Zusatzprodukte zum Sharepoint
konzentrieren wollen. Und viele Partner erleben zur Zeit ein
bses Erwachen. In der Vergangenheit haben sie mit ihren
ECM-Produkten Microsoft beschtzt, fehlende Funktionalitt beigesteuert. Zuknftig wird mancher Partner durch das
Microsoft-eigene ECM-Portfolio ersetzbar. ECM wird Allgemeingut, auch fr Mittelstndler und Kleinunternehmen
verfgbar, ECM wird IT-Infrastruktur!
(Kff)

Normen & Standards


MoReq2
MoReq, die Model Requirements for the Management of Electronic Records, finden immer mehr Verbreitung und Anerkennung. Die von der Europischen
Kommission im Rahmen des IDA-Projektes gefrderte
und
vom
DLM-Forum
(http://www.DLMNetwork.org) erstellte Richtlinie definiert nicht nur
den Umfang von Records Management sondern auch
die angrenzenden Themenbereiche. Derzeit ist MoReq
in sieben Sprachen verfgbar. Die Spezifikation kann
auch von der PROJECT CONSULT Webseite heruntergeladen werden:
http://www.project-consult.com.

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Inzwischen gewinnt die Fortfhrung und Erweiterung


von MoReq in Gestalt von MoReq2 Form. Dabei geht
es nicht nur um funktionale Erweiterungen sondern
besonders um die Nachweisfhigkeit und Zertifizierung der Implementierung von MoReq in Softwareprodukten. Wesentliche Neuheiten in MoReq2 werden
sein:
Schaffung einer flexibleren Struktur
Bercksichtigung
nationaler
Anforderungen,
Erweiterung des Funktionenkataloges (Ergnzungen),
Definition optionaler Komponenten fr unterschiedliche Umgebungen und Anforderungen (Ergnzungen und Verschiebungen in der Struktur)
Erweiterung des Basismoduls
Zugriffsverwaltung (Ergnzungen),
Aufbewahrungsfirsten und Vernichtung (Ergnzungen),
Export, bertragung und Dokumentenaustausch
(Ergnzungen; teilweise neu),
langfristige Bewahrung (Ergnzungen),
konkretere Fassung und Beschreibung der Metadaten (Ergnzungen).
Schaffung neuer optionaler Module
Content-Management-.Systeme (neu),
Verwaltung nichtelektronischer Aufzeichnungen
und Hybridsysteme (vorhanden, wird zu optional
verschoben),
Workflow (vorhanden, wird erweitert und verschoben) und Vorgangs-/Fallbearbeitung (neu)
Dokumentenmanagement und Collaboration (vorhanden, wird verschoben)
Kryptographie, Verschlsselung, Wasserzeichen,
Digital Rights Management (vorhanden, teils neu,
wird verschoben)
Interoperabilitt und Offenheit (vorhanden)
dezentrale Systeme (neu)
Entwicklung eines MoReq Compliance Tests
Beurteilung von Produkten (neu)
Entwicklung von standardisierten Testskripten
(neu)
Untersttzung einheitlicher MoReq-ComplianceEvaluierungen durch Tests (DLM Forum, DLMNetwork EEIG)
Die Verffentlichung der neuen MoReq2 Spezifikation
soll bereits Anfang 2007 erfolgen.
(Kff)
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Mit MoReq steht ein europischer Quasi-Standard fr
Dokumenten- und Records-Management zur Verfgung.
Inzwischen hat sich das Public Records Office (PRO) in
England mit PRO2 sehr stark an MoReq angelehnt. Die
berarbeitung von NOARK in Norwegen wird sich ebenso
an MoReq orientieren wie die SEL-GED-Standards des
Staates Luxemburg. MoReq ist dabei nicht nur auf den ffentlichen Sektor ausgerichtet sondern in allen Branchen
anwendbar. Selbst wenn man keine vollstndige MoReqISSN 1439-0809

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Implementierung beabsichtigt, ist die Spezifikation ein hilfreiches Dokument zur Konkretisierung der eigenen Anforderungen. Mit der Schaffung einheitlicher Prfkriterien und
der Zertifizierbarkeit wird sich die Bedeutung von MoReq
noch erhhen. Dies wird automatisch auch zu der Frage fhren, welche Bedeutung nationale Zertifizierungsbestrebungen zuknftig haben werden, die von MoReq abweichende
Konzepte verfolgen. Aus Sicht der international ttigen
ECM-Anbieter ist ein einheitlicher Standard in Europa
mehr als wnschenswert, damit nicht fr jedes Land eine
Sonderlocke programmiert werden muss. Nur eine weite
Verbreitung eines Standards rechtfertigt bei den Anbietern
die Umsetzung in einem Standardprodukt. Daher wird von
vielen Anbietern die Weiterentwicklung von MoReq mit
groem Interesse verfolgt. Das vorgestellte Erweiterungsprogramm fr MoReq2 wurde bereits in 2005 vom DLM
Forum verabschiedet. Der aktuelle Stand von MoReq2 ist
eines der Themen der diesjhrigen DLM-Forum-Konferenz
vom 4.-5. April in Wien.
(Kff)

GFT und ZKA mit neuem Standard


St. Georgen

Die
GFT
Technologies
AG
(http://www.gft.com) hat fr den ZKA Zentralen
Kreditausschuss
(http://www.zentralerkreditausschuss.de) den neuen EBICS Electronic Banking Internet Communication Standard entwickelt.
Das Unternehmen hat die Spezifikation anhand eines
Grobentwurfs des ZKA und mit Hilfe von Vertretern
von Banken und Verbnden entwickelt. Der neue
Standard stellt eine Ergnzung des DF-Abkommens
dar und soll eine einfache und sichere Datenbertragung zwischen Banken und Kunden ber das Internet
ermglichen. Die Protokoll-Elemente basieren auf XML
und stellen somit keine besonderen Anforderungen an
die Architektur der verwendeten Systeme. Mit dem
neuen Protokoll soll eine reibungslose Kommunikation
zwischen verschiedenen Systemen ermglicht werden
und so die Multibankfhigkeit gesichert werden. (SMe)
PROJECT CONSULT Kommentar:
XML setzt sich beim Datenaustausch immer mehr gegen
herkmmliche Verfahren wie z.B. traditionelles EDI durch.
XML erlaubt eine plattformunabhngige, offene Standardisierung von Formen, Schnittstellen und Protokollen. Der
neue Standard zeigt auch, dass herkmmliche und vielfach
individuelle Verfahren zur Kommunikation zwischen Banken und Kunden der Ablsung harren, und auch, dass eigentlich die elektronische Signatur in der Kommunikation
immer noch keine groe Rolle spielt. Der neue Standard ist
auch eine Reaktion auf die zahlreichen Angriffe im Internet.
Ob unter Sicherheitsgesichtspunkten hier mit dem neuen
Standard wesentliche Verbesserungen erzielt wurden, muss
sich erst zeigen. Immerhin bte sich der GFT hier gleich
noch die Mglichkeit, das Produkt HYPARCHIV der GFT
Solutions (zuletzt behandelt im Newsletter 20051014) als
revisionssichere Archivierung fr die mit dem neuen Standard bermittelten Daten und Transaktionsprotokolle nachzuverkaufen.
(RKo)

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

20060331

Artikel
In welcher Liga spielt Microsoft?
Artikel von Dr. Rainer Kossow, PMP, CDIA+, SeniorBerater bei PROJECT CONSULT, E-Mail: Rainer.Kossow@PROJECT-CONSULT.com.
In den letzten Jahren hat Microsoft seine Office Produkte kontinuierlich weiterentwickelt. Dabei standen
die Produktfamilien zur individuellen Dokumentenerstellung, zur Datenverwaltung und zur Datenablage
bisher nur in minimal integrierten Modulen zur Verfgung. Mit dem Office System 2007 werden Ende 2006
integrierte Tools zur persnlichen Arbeit und zur Zusammenarbeit angeboten. Damit will Microsoft den
Anschluss an die etablierten Anbieter von ECM Systemen schaffen. Analysten wie Forrester oder Gartner
(siehe den PROJECT CONSULT Newsletter 20060308)
ordnen Microsoft schon bei den Aufsteigern ein.
Die Frage ist:
Wann wird Microsoft nicht nur im Marketing ein ernstzunehmender Spieler auf dem ECM-Terrain?
Die Basis fr die verbesserte Zusammenarbeit wird mit
einem einheitlichen, allerdings Microsoft spezifischen
XML, gelegt. Die Definition dieser XML Variante ist
frei verfgbar. Die Funktionalitt wird sich neben der
reinen Erstellung von Dokumenten auch auf die Nutzung von Daten erstrecken. Dabei werden die Formulare in InfoPath definiert und in Office Anwendungen
eingebunden. Die Zuordnung von Feldern in InfoPath
und auf dem Sharepoint Server erfolgt anwenderfreundlich ber einen Wizard. Die eingegebenen Daten
werden dann an den Sharepoint Server bergeben und
knnen dort auch einen Workflow anstoen. Diese
Funktionalitt ist allerdings nur gegeben, wenn Office
Dokumente im XML-Format und nicht als DOC abgespeichert werden. Damit ist das Ende des alten DOCFormates beschlossen. Es wird durch das XML Format
in Dateien mit der Endung DOCX ersetzt. Sollte ein
Word Dokument auch noch einen Makro enthalten
lautet die Endung DOCM. Intern handelt es sich in
beiden Fllen um eine Sammlung von komprimierten
Dateien im ZIP Format, die mit dem Standardtool entpackt und einzeln angefasst werden knnen. Natrlich
werden die neuen Office Produkte das betagte DOC
Format lesen knnen. Vor dem Speichern knnen Informationen von vorherigem Speichern aus dem Dokument entfernt werden (sinnvoll bei der Signaturvergabe). Leider gibt es immer noch keine integrierte
Verwaltung von Textbausteinen. Dies muss wie bisher
ber Partner realisiert werden. Dateien knnen wahlweise auch im Microsoft eigenen XPS Format abgespeichert werden. Die Funktionalitt entspricht der
von PDF.

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20060331

Mit InfoPath kann jetzt auch eine qualifizierte Signatur


von Formularen erfolgen. Dabei wird das Dokument
als PNG abgespeichert und die Signatur wird anschlieend eingebettet. Sinnvoller wre es hier, wenn die
Signatur fr die sptere Archivierung in TIFF oder
PDF-A angehngt wre, so dass eine Entkoppelung
von Signatur und Dokument mglich ist.
Alle Office Produkte erhalten die neue IGX Grafik
Engine. Damit werden die Daten von Prsentationen
analysiert und automatisch in komplexen Grafiken
eingefgt. Die Hinterlegung von Unternehmensstandards fr Grafiken ist jedoch noch nicht mglich.
Die Oberflche der Office Produkte wurde entscheidend verbessert. Es ist jetzt nicht mehr ntig sich durch
endlose Menbume zur passenden Auswahl durchzusuchen. Vielmehr ahnt das System, was der Anwender als nchstes machen mchte und bietet ihm die
passenden Optionen an.
Der Sharepoint Services Server (nicht zu verwechseln
mit dem Sharepoint Web Server) wird zum Zentralen
DMS Server. Dabei wird eine Integration zu allen anderen Microsoft Produkten angestrebt. So ist es z.B.
mglich Kontaktdaten aus Exchange per Replikation
an den Sharepoint Server zu bergeben und dort fr
Formulare in InfoPath zu nutzen. Auch Mail kann von
Exchange an SharePoint bergeben werden. Dabei
geht allerdings die Historie der Mail verloren.
Unter Langzeitarchivierungsgesichtspunkten sollten
keine mit privaten Passworten geschtzten Dokumente archiviert werden. Hier ist die Digital Rights Management Funktionalitt eher hinderlich. Berechtigungen knnen zur Archivierung von Dokumenten nicht
automatisch entfernt werden. Hierfr muss programmiert werden.
Leider gibt es immer noch keine gemeinsame Datenbasis fr Access, Exchange und Sharepoint. Hier sollten
sich die verschiedenen Entwicklungsteams an einen
Tisch setzen und sich auf einen gemeinsamen Standard, z.B. SQL-Server einigen. Da der Sharepoint Server zentral alle Informationen vorhlt sind Public Folder in Exchange berflssig und werden bis Ende 2006
durch Sharepoint ersetzt werden.
Fr die Rechtevergabe in Sharepoint wird das Active
Directory genutzt. Dies erfolgt auf Gruppenebene, so
dass Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen leicht
aus einer Gruppe entfernt werden knnen, ohne die
Zugriffsrechte fr die Dokumente zu ndern. Auch
wird es im Sharepoint zuknftig differenziertere rechte
auf Unterordner geben.

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

gangen werden, indem bei (Office) Dokumenten ein


anderer Speicherort angegeben wird. Um das zu verhindern, sind Anpassungen von Partnern erforderlich.
Der Content Manager Server luft aus und geht im
Sharepoint Services Server auf. Frontpage fr die Gestaltung von Webseiten wird durch den Sharepoint
Designer (separates Produkt) ersetzt. Die Einbindung
von Workflows wird mglich sein.
In Zukunft wird es nur noch einen Kalender pro Person in Sharepoint und Outlook geben. Projektkalender
werden in Sharepoint verwaltet. Web Zugriff auf den
Sharepoint Services Server ist ber den Sharepoint
Portal Server mglich. Ein Dokument kann beim Speichern in Sharepoint nur in einem Kontext gespeichert
werden. Zur Ablage an einem zweiten Ort muss dort
entweder ein Link oder eine neue Instanz des Dokuments hinterlegt werden. Grundstzlich besteht jetzt
die Mglichkeit das Dateisystem nicht mehr zur Ablage zu benutzen und stattdessen den Sharepoint Services Server zu benutzen.
Auch im Bereich des Instant Messaging ndert sich eine Menge. Der Office Live Communicator 2007 ersetzt
den MS-Messenger. Er dient gleichzeitig als Frontend
fr den Live Communications Server. Damit sind jetzt
in einem Tool Instant Peer to Peer Kommunikation,
Video Konferenz und VoIP mglich.
Der Business Contact Manager steht jetzt auch als Serverkomponente zur Verfgung. Dies erlaubt die Nutzung von CRM-Funktionalitt in Verbindung mit
Exchange oder die Adressverwaltung im Exchange zu
berlasten.
Die Notizfunktionen von Outlook werden nicht weiter
gepflegt und durch OneNote mit einem erheblich verbesserten Leistungsumfang ersetzt. Outlook wird auch
zum Offline Client fr Sharepoint Dateien und Workflow.
Ein normal ausgestatteter XP Rechner erfllt die
Hardwareanforderungen fr die Clients der neuen
Office Produkte. Fr eine vollstndige und integrierte
Nutzung sollte man jedoch auf VISTA warten. Der
Termin fr die Freigabe wurde jedoch zum wiederholten Male verschoben. Vista als Marktreiber im Weihnachtsgeschft wird es nicht geben, man rechnet inzwischen mit Februar 2007. Auf die deutsche Version
muss man dann wahrscheinlich noch ein paar Tage
lnger warten.

Visio wird als Designer fr Bizztalk genutzt. Die Umsetzung vom Design zur Applikation erfolgt allerdings
noch mit Visual Studio. Die Windows Workflow
Foundation wird mit ausgeliefert. Workflow kann um-

Interessant ist auch noch das neue Peer-to-PeerKommunikationsangebot GROOVE von Microsoft.
GROOVE eignet sich fr die Zusammenarbeit in
Teams, die viel unterwegs sind. Diese Teams bentigen
nicht unbedingt einen gemeinsamen Server, knnen
jedoch auch einen Relay Server bei Microsoft oder einen eigenen Firmen Relay Server nutzen. Dann sind

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

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PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

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Sharepoint CheckIn und CheckOut sowie Versionierung mglich. Damit gibt es eine Alternative zur
Sharepoint offline oder Extranet Funktionalitt. Die
Kommunikation erfolgt sicher mit einer 1024 Bit Verschlsselung. Replikationskonflikte werden nicht automatisch aufgelst, sondern erfordern das manuelle
Eingreifen des Anwenders. Dieses Verfahren kommt
Lotus Notes Benutzern sicherlich bekannt vor. Das ist
auch nicht verwunderlich, da Ray Ozzie der geistige
Vater von GROOVE und Lotus Notes ist. Interessant
ist, dass GROOVE immer einen Weg durch Firewalls
findet und so ein Datenaustausch fr mobile Anwender leichter mglich ist. GROOVE Clients kosten ca.
100 bis 150 Euro. Der Relay Server liegt bei 2000 bis
3000 Euro. Eine 90 Tage Testversion kann von
www.groove.net geladen werden.

Seiten und PDFs liegen inzwischen weit oberhalb der


magischen
10.000ste-Seitenaufrufs-Grenze.
Wir
nehmen dies als Ansporn, auch weiterhin mit aktuellen
Informationen in hoher Qualitt den Markt fr Enterprise Content Management transparent zu machen.
(SKK)

Es wrde hier den Rahmen sprengen, das neue Lizenzmodell darzustellen. Als Anhaltspunkt fr Grokunden sollte mit 200 bis 300 Euro pro Anwender fr
die Nutzung aller Office / ECM Produkte gerechnet
werden. Neue Produkte wie z.B. Groove werden extra
lizensiert werden mssen.

Nchster CDIA+ Kurs


Nachdem im letzten CDIA+ Kurs im Mrz leider nicht
alle Teilnehmer den Test bestanden haben besteht nun
im Mai die nchste Chance nach einem professionellen
Training sich der Herausforderung zu stellen!
(SKK)
Veranstalter

PROJECT CONSULT GmbH

Veranstaltung

Comptia CDIA+ 4-Tageskurs (K112)

Art

Kurs mit Zertifikat

Titel

CDIA+

Themen

Fachlicher Inhalt:

Kickoff

Strategie, Analyse

Begrndung und Beantragung eines


Vorhabens

Konzeptuelles Design

Entwurf, Konvertierung

Fachlicher Pilot

Implementierung

bung, Beispieltest
Roundtable zu aktuellen Standards und Rechtsfragen in
Deutschland.

Referent

Zert. CDIA+ Trainer


Dr. Ulrich Kampffmeyer, Chef-Berater

Datum

15. 18.05.2006
weitere Termine, Orte und InhouseVeranstaltungen auf Anfrage

Uhrzeit

09:00 17:00 h / 19:00 h

Fazit:
Die Office Produkte werden anwenderfreundlicher.
Durch den Einsatz von XML wachsen die Client und
Serverprodukte von Microsoft enger zusammen. Auch
wenn noch einige Funktionen fehlen oder nicht ganz
ausgereift sind wird der Sharepoint Services Server zur
Microsoft Plattform fr ECM, Records Management
(ber spezielles Repository) und Workflow. Es ist abzusehen, dass sich Microsoft mit den umfassenden
Funktionalitten in einer konsolidierten Produktfamilie zu einem ernstzunehmenden Anbieter im ECMUmfeld entwickeln wird.

PROJECT CONSULT News


PROJECT CONSULT Webseite
Die PROJECT CONSULT Webseite erfreut sich steigender Beliebtheit. Im ersten Quartal 2006 haben
durchschnittlich 1064 Besucher tglich das Informationsangebot genutzt. In den ersten drei Monaten dieses
Jahres verzeichnete die Statistik 95.767 Besucher,
342.005 Seitenaufrufe, 1.495.172 Treffer und einen
Download von ber 39 GB. Im Durchschnitt verweilt
ein Besucher mehr als 3 Minuten auf unserer Seite. Die
PROJECT CONSULT Webseite ist damit eines der fhrenden deutschsprachigen Informationsangebote zu
Enterprise Content Management!
Die Statistik gab noch etwas anderes Preis, was uns
sehr berraschte. Am 30.03.2006 wurde der Artikel
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
(http://www.project-consult.com) von Dr. Ulrich
Kampffmeyer zum 50.000mal aufgerufen. Auch andere

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

Ort

Hamburg

URL

http://www.project-consult.com

Benchpark ECM TOP 10


Langsam zeigt sich die Vernderung der Bewertungen
das Gewicht der reinen WCM-Bewertungen verfllt
und die ECM-Anbieter schieben sich in der Auswertung nach vorn. Auch in diesem Benchpark ECM TOP
10 haben wir eine andere Sicht gewhlt, als die Daten
auf Benchpark (http://www.benchpark.de) dem Besucher bieten. Uns war es hier wichtig, zu zeigen, welche
aktuellen Bewertungen das Ranking verndern. So
liegt hier in der Gruppe A Microsoft vorn. In der
normalen Ansicht finden sich dagegen auf den drei
fhrenden Pltzen EMC, FileNet und OpenText. Bei
letzteren wurde krzlich die Frage aufgeworfen, warum die Anbieter so schlecht abschneiden. Offenbar ist
es den Anbietern immer noch nicht gelungen, ihre
Anwender zu motivieren, sich auf Benchpark zu bettigen. Es sind eher die kritischen, unzufriedenen unterwegs. Ein Anwender aus sterreich hat sogar eine
Bewertung fr ein bekanntes Unternehmen der ECMBranche abgegeben, die bei allen Kriterien eine 0
ausweist, ein vernichtendes Urteil (dies wird gerade
noch berprft und ist noch nicht freigeschaltet). Da
die groen Anbieter unterschiedliche Produkte in ihren
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ECM-Suiten besitzen, die zum Teil auch allein eingesetzt erden knnen, wird es im Mai dieses Jahres eine
weitere Differenzierung geben. Hierbei knnen dann
einzelne Produkte getrennt bewertet werden.
Alle Firmen Gruppe A

Rating (10 = Excellent, 0 = schwach)

Microsoft GmbH (Sharepoint Portal


Server/Biztalk)

8,00

FileNet GmbH

6,30

IBM Deutschland GmbH

5,33

EMC Documentum GmbH

5,31

Hummingbird

5,01

OpenText GmbH (Livelink)

4,82

Interwoven

3,67

Stichtag: 31.03.2006. Firmen-Ranking auf Basis des aktuellsten Eintrags.


Entspricht nicht den bei Benchpark angezeigten Bestenlisten mit
konsolidierten Bewertungen.

Gruppe B

Rating (10 = Excellent, 0 = schwach)

Decos Document Management

9,33

lemon42 (cms42 in Verbindung mit filebase42)

9,30

DocuPortal Deutschland GbR

8,65

Optimal Systems GmbH

7,95

Step One GmbH

7,87

ContentServ GmbH (CS EMMS-Suite)

7,74

Axinom GmbH

7,67

SER Solutions Deutschland GmbH

7,00

CoreMedia AG

6,92

10

eZ systems GmbH

6,81

Stichtag: 31.03.2006. Firmen-Ranking auf Basis des aktuellsten Eintrags.


Entspricht nicht den bei Benchpark angezeigten Bestenlisten mit
konsolidierten Bewertungen.

Um den Bewertungsprozess deutlich zu machen, haben wir hier die einzelnen Schritte noch einmal aufgefhrt.
(FH)

Benchpark Bewertungsprozess
Zum Schutz vor Manipulation gehen die Bewertungen
nicht sofort in den Datenbestand ein, sondern werden
einem Redakteur, in der Kategorie ECM den Teams
von PROJECT CONSULT und dsk Beratung, zur individuellen Prfung vorgelegt. Erst wenn kein Zweifel
mehr besteht, werden die Bewertungen anonymisiert
und freigeschaltet, d. h. fr Dritte sichtbar.
Die Prfung erfolgt in mehreren Schritten:
1. Identitt
Es werden nur Bewertungen anonymisiert und freigeschaltet, deren Absender eindeutig ist. Dazu reicht eine
E-Mail-Adresse wie z. B. Peter. Mustermann@ musterfirma. com, die erreichbar ist. Bewertungen von Teilnehmern mit privaten Adressen oder sog. FreemailerAdressen (GMX, Yahoo, Aon, Bluewin etc.) werden
nicht angenommen.

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

2. Authentizitt
Anhand der Identitt wird geprft, ob eine Geschftsbeziehung zum bewerteten Anbieter anzunehmen ist.
Basis fr diese Prfung sind Kundenlisten der Anbieter, Pressearchive sowie Suchmaschinen. Liefern diese
Quellen keine Anhaltspunkte, fragt der Redakteur
beim Bewerter nach - jedoch niemals beim bewerteten
Anbieter selbst! Eher brechen wir die Prfung ab, als
dass wir die Anonymitt unserer Teilnehmer gefhrden!
3. Exklusivitt
Nach Feststellung der Authentizitt wird geprft, ob
die Bewertung vom Endkunden bzw. Endabnehmer
einer Leistung stammt. Vermittler und Vertriebspartner mssen wir i. d. R. aufgrund nicht auszuschlieender Parteilichkeit von der Teilnahme ausnehmen.
4. Aktualitt
Abschlieend wird die Aktualitt und Komplexitt
sondiert. Uns ist es wichtig, dass die der Bewertung
zugrunde liegenden Leistungen vergleichbar sind und
in den letzten 18 Monaten abgeschlossen wurden.
5. Gewichtung
Wir sorgen dafr, dass ein Kunde innerhalb von 6 Monaten seinen Anbieter nur einmal bewerten kann. Jede
Bewertung wird nach Aktualitt gewichtet, d. h. je "frischer" die Bewertung ist, desto strker geht sie in die
Berechnung ein.
(benchpark.de)

Abonnenten Service
1 Monat Benchpark ECM kostenfrei!
PROJECT CONSULT bietet Ihren NewsletterAbonnenten und ihren aktuellen Kunden an, kostenfrei einen Monat lang Benchpark auszuprobieren und
sich die Ergebnisse im Detail anzusehen. Es ist also
keine Bewertung und kein Kauf eines Zugangs erforderlich. Bitte wenden Sie sich bei Interesse mit dem
Stichwort 1 Monat Benchpark ECM kostenfrei an info@PROJECT-CONSULT.com.
(SKK)

Der Newsletter in eigener Sache


Mit der nchsten Newsletterausgabe wird PROJECT
CONSULT zwei Befragungen durchfhren. Ein Fragebogen richtet sich an Abonnenten und Kunden mit
Schwerpunkt Zufriedenheit, Aktualitt und Nutzen
des Newsletters. Ein zweiter Fragebogen wird getrennt
an Redaktionen und Journalisten versendet, die den
Newsletter kostenfrei erhalten. Hier geht es schwerpunktmig um Qualitt, Aktualitt, Zitierung von
Beitrgen und Nutzbarkeit des PROJECT CONSAULT
Informationsangebotes. Dieser Fragebogen dient zugleich zur Verifikation der Adressen zwecks Bereinigung der Adressdatenbank.

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PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

Die Ergebnisse der letzen Journalistenbefragung 1999:


http://www.project-consult.com (PDF, S. 15 -16)
Fragen & Antworten zum Newsletter 2001:
http://www.project-consult.com (Web)
Fragen & Antworten zum Newsletter 2005:
http://www.project-consult.com (PDF, S. 20 22)
(SKK)

Humor
Die 10 Gebote
Selbst der GDI-Newsletter, Ausgabe 1/2006
(http://www.oegdi.at), der sterreichischen Gesellschaft
fr
Dokumentation
und
Information
(http://www.oegdi.at), hat sie abgedruckt die 10
Gebote. Sie stammen aus dem Vortrag von Dr. Ulrich
Kampffmeyer Vom Wert der Information, der mit
16.072 Seitenaufrufen (Stand 30.03.2006) zu den Hits
der
PROJECT
CONSULT
Webseite
gehrt
(http://www.project-consult.com). Hier der von der
GDI gewhlte Ausschnitt aus der Vortragsmitschrift
(Seite 33-34):
(SKK)
[]
Wie soll der Anwender ohne klare Botschaften die eigentliche
Bedeutung des Themas, Verwaltung und Erschlieung von
Information entsprechend ihrem Wert, begreifen?
Vielleicht brauchen wir sogar etwas mit biblischer Dimension, um die Wichtigkeit des Themas nachhaltig deutlich zu
machen.
So spricht der Herr der Information zu seinem
auserwhlten Volk!
Du sollst nicht redundante Information neben der
wahren Information haben!
Du sollst dir ein Bildnis von deiner Information
machen, auf das du sie finden mgest!
Du sollst die Originalitt der Information ehren und sie
nicht verflschen!
Du sollst deine Information nicht lschen, bevor die
Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist!
Du sollst deine Information so pflegen, dass sie immer
richtig ist!
Du sollst nicht falsche Information benutzen!
Du sollst deine Information so schtzen, dass sie nicht
gestohlen werden kann oder zerstrt wird!
Du sollst nicht begehren deines Nchsten Information,
sondern dem Datenschutz huldigen!
Du sollst deine Information so ordnen, dass sie dir
ntzlich ist!

20060331

Marlenes WebLinks
Advantic Systems, Lbeck, und T-Systems, Frankfurt am
Main, haben eine Kooperation geschlossen. Hauptaugenmerk der Kooperation liegt auf der neuen Lsung fr Kommunen: das BasisPortal. Kommunalverwaltungen sollen so
ihren Brgern ein komfortables Onlinesystem fr Antrge
bieten knnen.
http://www.advantic.de
http://www.t-systems.de
Die Forcont Business Technology GmbH, Leipzig, und die
Network Appliance (NetApp), Dsseldorf, haben eine Partnerschaft geschlossen. Im Zuge der Zusammenarbeit wurden
nun die Integrationsarbeiten mit NetApp SnapLock abgeschlossen, auerdem wurde die Compliance-Funktionalitt
abgenommen. Mit der Forcont-Software und den Speichersystemen von NetApp mit SnapLock-Technologie lassen sich
revisionssichere
Archivierungsund
DokumentenManagement-Systeme aufbauen.
http://www.forcont.de
http://www.netapp.com
Die SER AG, Neustadt/Wied hat mit dem Schweizer Unternehmen Openlimit, Baar, eine Partnerschaft geschlossen.
Ziel ist die Integration und der Vertrieb von Signaturlsungen des Spezialisten aus der Schweiz. Damit entwickelt die
SER AG als Dach der SER Gruppe neue Aktivitten.
http://www.ser.de
http://www.openlimit.com
Sun Microsystems, Berlin, und Storage Technology haben
sich zusammengeschlossen. Zum ersten April sind sie offiziell und rechtlich vereint. Nachdem sie jetzt schon lnger zusammenarbeiten, wollen sie durch den Zusammenschluss
Vorteile fr Kunden schaffen. Das neue gemeinsame Unternehmen bietet nun das komplette Produktportfolio beider
bisheriger Einzelunternehmen sowie gemeinsamen Service
und Support aus einer Hand.
http://www.sun.com
http://www.storagetek.com
Das SAP-Systemhaus Steeb Anwendungssysteme, Abstatt,
hat mit der Branchenlsung Steeb as//hightech eine SAPLsung zum Festpreis fr Hightech Unternehmen aus dem
Mittelstand vorgestellt. Die Lsung soll die Anforderungen
des Mittelstandes an Datenaustausch, Liefergenauigkeit und
Formularlayout abdecken.
http://www.steeb.de
T-Systems, Frankfurt am Main, und Intel, Mnchen, kooperieren im Bereich der RFID-Lsungen in Europa. T-Systems
stellt die Infrastruktur und Services bereit, whrend Intel
technologisches Know-how einbringt. T-Systems plant, den
Kunden die Lsungen auf einer pay-as-you-use-Basis anzubieten, bei der die Unternehmen nur die Leistungen mieten, die sie tatschlich brauchen.
http://www.t-systems.de
http://www.intel.de

Du sollst den wahren Wert deiner Information


erkennen und deine Information sorgsam bewahren!
Ramen!
[]

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

ISSN 1439-0809

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20060331

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

Impressum
Geschftsleitung: Dr. Ulrich Kampffmeyer
Redaktion: Silvia Kunze-Kirschner
Anschrift der Redaktion:
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung
Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Strae 17, 20251 Hamburg,
Telefon 040-46 07 62-20.
E-Mail: presse@project-consult.com
http://www.project-consult.com
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Nchste Ausgabe
Der nchste Newsletter erscheint voraussichtlich am 24.04.2006.
Bezugsbedingungen
Der PROJECT CONSULT Newsletter wird per eMail verschickt. Der
Versand erfolgt fr PROJECT CONSULT Kunden mit aktuellen Projekten sowie fr bei PROJECT CONSULT akkreditierte Fachjournalisten und Redaktionen kostenfrei. Interessenten knnen den
Newsletter zum Bezugspreis von 175,00 zzgl. MwSt. beziehen (persnliches Jahresabonnement mit 12 bis 16 Ausgaben). Das Bestellformular finden Sie auch auf unserer Webseite (http://www.projectconsult.com) unter der Rubrik News/Newsletter.
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Variante 2: Recht auf Weiterverteilung des Newsletters an bis zu 10 Mitarbeiter in meiner Abteilung
( 350,00)

Variante 3: Recht auf Weiterverteilung des Newsletters an bis zu 50 Mitarbeiter in meinem Bereich
( 525,00)

Variante 4: Recht auf Weiterverteilung des Newsletters in meinem Unternehmen und Nutzung des
Newsletters im Intranet meines Unternehmens sowie fremdsprachliche Maschinenbersetzung
( 875,00)

Alle Preise verstehen sich zzgl. MwSt.

Ort, Datum / Unterschrift _________________, ____.____. _____

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Die Bestellung kann ich innerhalb von 2 Wochen schriftlich widerrufen. Die Kndigungsfrist betrgt sechs Wochen vor Ablauf des JahresAbonnements. Ich besttige die Kenntnisnahme dieses Widerrufsrecht durch meine 2. Unterschrift.

Ort, Datum / Unterschrift _________________, ____.____.______


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PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

20060503

Inhalt
Editorial ............................................................................... 1
Der Newsletter in eigener Sache ............................................. 1

Unternehmen & Produkte ............................................... 2


Alfresco Open Source: ECM, DMS oder eher
WCM? ................................................................................ 2
EMC mit neuen Produkten zur Archivierung ...................... 2
IBM: was bringt das nchste WebSphere Release? .............. 3
OpenText verbessert E-Mail Compliance .............................. 3
Oracle launcht Enterprise Search mit 10g ............................. 4
Stellent: Neuheiten im Records Management....................... 4
RedDot mit neuen Content Management
Lsungen ........................................................................... 5
TYPO3 bringt Version 4.0 auf den Markt .............................. 5
Xerox mit neuen DocuShare Content Management
Modulen............................................................................. 6

Mrkte & Trends ............................................................... 6

Editorial
Der Newsletter in eigener Sache
Vor sieben Jahren haben wir zuletzt eine Befragung zu Inhalt, Forum und Nutzung unseres Newsletters durchgefhrt
(zu den Ergebnissen siehe den Newsletter 19991217). Diese
richtete sich damals ausschlielich an Journalisten und Redaktionen, denen wir Beitrge von PROJECT CONSULT
auf diese Weise fr Artikel und Zitierungen angeboten haben. Feedback unserer Leser erreichte uns danach nur in Gestalt von Leserbriefen, Anrufen und E-Mails. Das Internet
mit Foren, Blogs und Portalen hat die Nutzung von Informationen seit dem sehr stark verndert. Unser Newsletter
ist in Bezug auf Stil, Rubriken, Aufbau und Format dennoch
gleich geblieben.
Wir haben uns entschlossen, parallel zu dieser Ausgabe wieder eine Leserbefragung durchzufhren. Diesmal gibt es
zwei unterschiedliche Fragebgen:

Document Related Technologies Trends 2006 ................... 6

(a) fr Journalisten und Redaktionen

Messen & Kongresse......................................................... 9

(b) fr Abonnenten und Kunden

DMS EXPO 2006 ....................................................................... 9

In der Diskussion ............................................................ 10


Langzeitarchivierung ............................................................. 10

Normen & Standards ...................................................... 11


AJAX......................................................................................... 11

Recht & Gesetz ................................................................. 12


TDDSG Teledienstedatenschutzgesetz ................................ 12

Artikel................................................................................ 12
Die E-Mail im Kontext der GDPdU ...................................... 12

PROJECT CONSULT News .......................................... 13


Journalisten- & Leserbefragung ............................................ 13
Abonnenten Service ............................................................... 13
CDIA+ ...................................................................................... 13
Nchste Termine mit PROJECT CONSULT ........................ 14
Benchpark TOP 10 .................................................................. 14

Marlenes WebLinks ....................................................... 15


Zylab, Wrth Phoenix ,SP Integration, Saperion,
SAP, Imperia, H&T Verlag, fme, EMC,
EASY Software, Advantic

Wir mchten Sie herzlich bitten, 10 Minuten Zeit fr uns


zu opfern und den Fragebogen auszufllen. Die Fragen finden Sie in der E-Mail (einfach ausfllen und zurcksenden)
und als Word-Datei (ausfllen und per E-Mail senden oder
ausdrucken, manuell ausfllen und per Fax oder als Scan
senden).
Wir bitten, den Fragebogen bis zum 10. Juni 2006 uns zurckzusenden. Besonders Journalisten und Redaktionen, die
den Newsletter kostenfrei zugesendet bekommen, bitten wir
den Fragebogen zurckzusenden, da wir an Hand der angegebenen E-Mail-Adressen unseren Verteiler bereinigen.
Fr die Zeit, die Sie sich mit der Beantwortung nehmen,
mchten wir Ihnen eine kleine Anerkennung zukommen lassen:
-

alle Teilnehmer erhalten einen Monat kostenfreien Zugriff auf alle Auswertungen der Rubrik ECM auf Benchpark.de (Link mit Gutscheinkennung zum Einloggen),

unter allen ausgefllten Rcksendungen verlosen wir 10


Exemplare des Buches Document Related Technologies:
Wohin geht die Reise? mit persnlicher Widmung von
Dr. Ulrich Kampffmeyer und

unter allen Einsendungen von denjenigen, die bisher


nicht direkt Abonnent, Kunde oder Journalist sind verlosen wie ein kostenfreies Jahresabo (was die Zahl der
anonymen Mitleser um einen verringert).

Impressum ........................................................................ 16
Newsletter-Bestellformular ........................................... 16

Die Ergebnisse der Befragung werden wir zusammengefasst


in der Juni-Ausgabe des PROJECT CONSULT Newsletter
verffentlichen. Fr Ihre Untersttzung drfen wir uns
schon jetzt bedanken!
Ihre Newsletter-Redaktion

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

ISSN 1439-0809

(SKK, FH, CM, SMe)

Seite 1 von 16

20060503

Unternehmen & Produkte


Alfresco Open Source:
ECM, DMS oder eher WCM?
Maidenhead, Berkshire - Alfresco (Alfresco) mchte
sein Produkt als erste Open Source Alternative zu den
groen, kommerziellen Angeboten platzieren. Nachdem es im Bereich des Web-Content-Management
schon einige Open Source Lsungen gibt, hat es sich
Alfresco zum Ziel gemacht auch im ECM Bereich ein
quelloffenes System zu etablieren. Das Team um den
ehemaligen Documentum-Mitgrnder John Newton
mchte durch den Einsatz von Entwicklungsmethoden
wie AOP Aspect Oriented Programming und bekannten Frameworks wie MyFaces und Spring ein Produkt
mit moderner Architektur entwickeln. Die Javabasierte Software luft sowohl als Servlet in einem
Tomcat-Container, als auch als Portlet innerhalb eines
JBoss-Portals und soll so den Einsatz auf den gngigsten Betriebssystemen ermglichen. Der Zugriff kann
neben einem Web-Services API auch ber ein PHPInterface erfolgen. Eine Plug-In Schnittstelle ist jedoch
noch nicht vorhanden.
(FH)
Infobox Alfresco
URL:
Firmierung:
Stammsitz:
GF/CEO/MD:
Brse:
Zuletzt behandelt
Benchpark Rating:
DRT-Markt Eintrag
URL press releases:
Produktkategorien:

http://www.alfresco.com
Alfresco Software, Inc.
Maidenhead, Berkshire
John Powell
./.
./.
./.
./.
press releases
CM, ECM, DM, WCM

PROJECT CONSULT Kommentar:


Der Ursprung von Alfresco lag irgendwo im Web-basierten
Doikumentenmanagement, wechselte etwas in Richtung
klassisches Dokumentenmanagement, erhob dann den Anspruch ein Enterprise Content Management zu sein und
wird jetzt ergnzt um Web Content Management?! Zugegeben, der Ansatz von Alfresco war immer Dokumentenzentriert und der verstrkte Ansatz sich auch im Web Content Management zu positionieren, kommt nicht von ungefhr. Im Open Source Bereich dominieren eher die WCMS
denn die DMs, siehe TYPO3 und Verwandtes (Version 4
von TYPO3 ist jngst erschienen und bewegt sich auch in
Richtung ECM). Wahrscheinlicher ist jedoch, dass Kevin
Cochrane, ursprnglich bei Interwoven, diesen neuen Fokus
bei Alfresco eingebracht hat. Im Dokumentenmanagementumfeld, wo es wenig Open Source Software gibt, besa
Alfresco einige Alleinstellungsmerkmale. Im WCM-Bereich
sich durchzusetzen wird schwierig werden. Die Plattform
von Alfresco ist fr den neuen Fokus aber gut vorbereitet.
(Kff)

Seite 2 von 16

ISSN 1439-0809

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

EMC mit neuen Produkten zur Archivierung


EMC (EMC Deutschland) bringt zwei neue Produkte
im Bereich Archivierung auf den Markt und erweitert
sein bestehendes Sortiment. Mit dieser entstehenden
Plattform soll den Unternehmen eine einheitliche Lsung zum Sammeln, Speichern, Migrieren, Sichern und
Auffinden aller Formen von Informationen geboten
werden. Dabei ist EMC Documentum Archive Services
fr E-Mail zum Erfassen und Bewerten aller ein- und
ausgehenden E-Mails zustndig, um gesetzliche Regelungen und interne Auflagen einzuhalten und EMC
Documentum Archive Services fr Reports ist zum Erfassen und Archivieren Computer-generierter Reports
aus Enterprise Resource Planning (ERP)- und Abrechnungssystemen sowie System-generierter Inhalte von
mobilen Gerten, Kreditkarten und Onlinediensten da.
(CM)
Infobox EMC
URL:
Firmierung:
Stammsitz:
GF/CEO/MD:
Brse:
Zuletzt behandelt im
Benchpark Rating:
DRT-Markt Eintrag
URL press releases:
Produktkategorien:

http://www.emc.com
EMC Deutschland GmbH
Schwalbach/Taunus
Jochen Moll
./.
Newsletter 20060214
Gruppe A: 5,33
EMC
Press releases
Cap, ECM, DM, Arc, ILM, RM, Wf, BPM, Sto

PROJECT CONSULT Kommentar:


Groe Unternehmen prunken mit groen Portfolios, so auch
EMC. Die Vielfalt stammt jedoch hufig aus Aufkufen.
Daraus ergibt sich sehr oft eine gewisse Redundanz in der
Funktionalitt. Bezogen auf die Ankndigung knnte man
also fragen, nehme ich ein Extra-Email-Management um
E-Mails separat zu verwalten, setze ich auf Standardfunktionalitt von Documentum, um die E-Mails im Zusammenhang mit anderen Formen von Dokumenten in einer bergreifenden, virtuellen Akte zu verwalten, oder setzte ich auf
einen einheitlichen Capture-Bus wie bei EMC Captiva alle
Informationen in einem Erfassungsprozess zusammenfasst.
hnliche Fragen kann man auch beim Thema Workflow stellen: reicht die Standardfunktionalitt von Documentum oder
bentigt man die zustzliche Workflow-Engine? Umbennungen von Modulen und Komponenten machen das Leben
nicht einfacher und knnen bei der Konzeption einer ganzheitlichen Lsung die Lizenzkosten wie die Zahl der Schnittstellen erheblich vergrern. Das zweite Modul fllt eine
Lcke. Man knnte es im Branchenjargon ganz einfach
COLD nennen, die Archivierung strukturierter Informationen aus operativen Anwendungen. Beide Ankndigungen
machen eines deutlich, EMC arbeitet weiterhin daran, die
letzten Lcken in einem vollstndigen ECM-Portfolio zu
schlieen. Was lediglich noch fehlt, ist die Kompatibilitt
und Redundanzfreiheit um eine geschlossene Suite anbieten
zu knnen.
(Kff)

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

20060503

IBM: was bringt das nchste WebSphere


Release?

sen sich in vielen Punkten an die Anforderungen des


Unternehmens anpassen. So kann das zeitliche Intervall und die Menge der zu extrahierenden Inhalte festgelegt und eine Suche z.B. nach Benutzern, Schlagwrtern oder Domnen definiert werden. Umfangreiche
Protokollfunktionen sollen den Nachweis ermglichen,
dass die Prfungen regelkonform durchgefhrt wurden. Ein eigenes Benutzer-Interface fr Administratoren sowie interne und externe Prfer verspricht ein
einfaches Arbeiten mir der Open Text Lsung.
(CM)

Stuttgart - IBM (IBM) hat auf dem Business Integration


Forum die neue Version 6.0 von IBM WebSphere Portal vorgestellt. In diesem Release sind neue Workflows
und Templates enthalten. Auerdem wurde die Office
Integration berarbeitet, und es soll nun mglich sein,
Dokumente aus MS-Office mittels Drag&Drop in das
Portal ein- bzw. auszuchecken. Die WebSphere Portlet
Factory hilft bei der Erstellung eigener Portlets ber
Schablonen. Der integrierte Workflow Builder untersttzt die Business-Process-Besitzer bei der Definition
von eigenen Workflows und das Workplace Web Content Management soll das Erstellen und Verffentlichen von Portal- und Web-Inhalten ermglichen .In
der zweiten Jahreshlfte will IBM zudem die Hybriddatenbank IBM DB2 Viper verffentlichen, die neben
relationalen auch XML Daten im nativen Format der
Datenbank verwaltet.
(SMe)
Infobox IBM

Infobox OpenText
URL:
Firmierung:
Stammsitz:
GF/CEO/MD:
Brse:
Zuletzt behandelt im
Benchpark Rating:
DRT-Markt Eintrag
URL press releases:
Produktkategorien:

http://www.opentext.de
Open Text Deutschland GmbH
Grasbrunn
John Shackleton
WKN: 899027
Newsletter 20051219
Gruppe A: 4,97
OpenText
Press releases
CM, WCM, Col, Wf, ECM, DM, RM, Arc

Open Text (Opentext) hat seine bestehenden E-Mail


Management Lsungen um weitere Compliance Funktionen erweitert. Die neuen Funktionen sollen z.B. eine
einfache Stichprobenentnahme aus dem laufenden EMail Verkehr auch bei hohem Aufkommen oder die
Automatisierung der revisionssicheren Speicherung
des E-Mail Verkehrs ermglichen. Die Stichproben las-

PROJECT CONSULT Kommentar:


Speziell fr den amerikanischen Markt entworfen, SarbanesOxley lsst gren, und auf die Lcken in den Standard-EMail-Produkten zielend, hat OpenText ihre E-Mail-Lsung
erheblich erweitert. Ziel ist die Compliance der E-MailVerwaltung zu erreichen und auch grere Mengen von
E-Maileingngen effektiver zu verwalten. E-Mail-Auditing
und die Untersttzung von Review-Prozessen sollen dies
erreiche. Dabei kommen dann Funktionen zum Tragen, die
einem deutschen Datenschtzer die Haare zu Berge stehen
lassen knnten. Zum Beispiel die Mglichkeit der Bildung
von Stichproben, die ein bestimmter Mitarbeiter empfangen
oder versendet hat, die dann dem Vorgesetzten prsentiert
werden. Die E-Mail-Lsung ist nur eine von zweien, die sich
im OpenText-Portfolio finden lassen. Als Bestandteil des
LiveLink ECM Mail Monitoring kann sie direkt fr das
Microsoft Outlook/Exchange oder IBM Notes/DominoUmfeld zur Untersttzung der Anwender bei der Verwaltung der E-Mails verwendet werden. Man kann sie aber
auch intern fr die berwachung der E-Mail-Kommunikation als Kontrollwerkzeug einsetzen. ber definierte
Schlagworte, Anwender, Datumsangaben, Speicherbereiche
oder Dokumentenklassifikationen knnen Filter auf die EMail-Kommunikation im Unternehmen angewendet, die
dann zur Auswertung und Kontrolle bereitgestellt werden.
Diese Funktionen knnen dann gezielt der internen Revision
aber auch im Bedarfsfall externen Auditoren und Prfern
bereitgestellt werden. Fr die langzeitige, unvernderbare
Archivierung der Inhalte und Nachrichten selbst, kommen
die bewhrten Archivkomponenten zustzlich zum Einsatz.
Analysten wie Forrester oder Gartner hatten erst krzlich
OpenText fr ihre Records Management und Compliance
Lsungen gelobt. Auch die transaktionssichere Verwaltung
von Dokumenten mit einem Audit-Trail, in den englischen
Beschreibungen als Transactional Document Processing bezeichnet rundet das Angebot zur Lsung der ComplianceProblematik ab.
(Kff)

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

ISSN 1439-0809

URL:
Firmierung:
Sitz:
GF/CEO/MD:
Brse:
Zuletzt behandelt im
Benchpark Rating:
DRT-Markt Eintrag
URL press releases:
Produktkategorien:

http://www.ibm.com/de
IBM Deutschland GmbH
Stuttgart
Johann Weihen
WKN: 851399
Newsletter 20050817
Gruppe A
./.
Press releases
CM, WCM, Col, ECM, RM, DM, Wf, Sto, Arc

PROJECT CONSULT Kommentar:


Im Wettlauf der Portalplattformen versucht IBM mit dem
WebSphere Portal Server Boden gut zu machen. AJAX (siehe den Beitrag in diesem Newsletter) ist hier zwar noch
nicht angesagt, dafr aber eine bessere Integration mit Outlook. Drag & Drop von Office-Dokumenten soll dem neuen
Microsoft Portal Server Paroli bieten. Man knnte hier tiefsinnig fragen, wie sieht es denn mit der Integration von Notes und Domino aus aber lassen wir dies, schlielich ist
WebSphere ja die Plattform der Zukunft fr IBM. Auch ohne AJAX soll es eine Reihe von Verbesserungen in der
Nutzbarkeit des Portal Servers geben und auch die Installation soll zuknftig schneller und einfacher gehen als in der
Vergangenheit. hnlich wie Microsoft auf Betriebssystemebene setzt IBM im Portalumfeld auf die Integration von
Workflow und Business Process Management. Hier liegen
beim Anwender noch die grten Potentiale begraben. (Kff)

OpenText verbessert E-Mail Compliance

Seite 3 von 16

20060503

Oracle launcht Enterprise Search mit 10g


Oracle (Oracle) hat mit der neuen Suchmaschine
Secure Enterprise Search 10g ein Produkt fr den Einsatz in Unternehmen vorgestellt, das auch hohen Sicherheitsauflagen gerecht werden soll. So stehen bestimmte Unternehmensinformationen nur autorisierten
Benutzern zur Verfgung. Die Autorisierung erfolgt
durch die Administration. Um die Suchergebnisse
nach ihrer Relevanz sortieren zu knnen, kommt eine
Reihe an Suchalgorithmen zum Einsatz. Die Mglichkeit, bei der Suche auf unterschiedliche Quellen wie
Datenbanken, CMS, E-Mails oder Dateisysteme zuzugreifen ist eine weitere Fhigkeit des fr Juni angekndigten Produktes.
(FH)
Infobox Oracle
URL:
Firmierung:
Sitz:
GF/CEO/MD:
Brse:
Zuletzt behandelt im
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DRT-Markt Eintrag
URL press releases:
Produktkategorien:

http://www.oracle.com/global/de/
Oracle Deutschland GmbH
Mnchen
Rolf Schwirz
WKN: 871460
Newsletter 20050124
./.
./.
Press releases
ECM, Col, DM, Wf, CM

PROJECT CONSULT Kommentar:


Der Druck der Internet-Suchmaschinen macht auch vor
Oracle nicht halt. Google-on-your-Desktop fr interne Anwendungen gewinnt an Bedeutung. So hat sich auch
Documentum entschlossen, Google zu integrieren, und Bearing Point in Amerika kndigte an, notwendige Zusatzdienste und Komponenten bereitzustellen, damit sich Google
innerhalb des Unternehmensnetzwerkes wirklich nutzen
lsst. Die Enterprise Search fr 10g ist eine Zusatzkomponente, die sich Oracle in den USA mit rund 30.000 US $ je
Prozessor bezahlen lsst. Man zielt offenbar auf ein ganz
anderes Marktsegment. Zusammen mit den Mglichkeiten
der automatischen Klassifikation oder Kategorisierung, die
erst 2005 von TripleHop hinzugekauft wurden, bietet
Enterprise Search einiges mehr als bliche Suchmaschinen.
Insbesondere soll es die Sicherheits- und Berechtigungsprobleme in groen Netzwerken bercksichtigen. Betrachtet man
die groen Standardsoftwareanbieter, so liegen IBM mit
Omnifind fr WebSphere und Oracle mit Enterprise Search
fr 10g nun vorn. Microsoft wie auch SAP haben hier noch
einiges an Nachholbedarf. Jedoch wird gerade die Frage fr
groe Anwender mit heterogenen Umgebungen immer wichtiger, auf welche Plattform mit welchen Komponenten soll
die IT-Architektur aufsetzen. In den Feldern Portale, Datenbanken, Suchmaschinen, Records Management und ECMKomponenten stehen redundante Produkte zunehmend im
Wettbewerb. Noch muss Enterprise Search extra bezahlt
werden. Wenn sich auch in diesem Bereich das Bundling
von Funktionalitt mit betriebssystemnaher Software noch
mehr durchsetzt, wird Oracle hier auch neu nachdenken
mssen. Immerhin ist Enterprise Search eine gute Ergnzung zu den anderen ECM-Komponenten, die Oracle dieses
Seite 4 von 16

ISSN 1439-0809

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

Marktsegment erschlieen sollen: Dokumentenmanagement,


Web Content Management, Records Management, Workflow und Business Process Management. Mit den neuen
ECM-Modulen wird Oracle auch im Markt fr Enterprise
Content Management immer mehr zu einem der wichtigeren
Mitspieler. Vertriebsseitig hat Oracle die PS noch nicht auf
die Strae gebracht, aber die laufende Gewinnung von Integrations- und Systemhauspartnern zeigt, dass Oracle
auch dieses Marktsegment inzwischen sehr ernst nimmt.
(Kff)

Stellent: Neuheiten im Records Management


Die Stellent GmbH (Stellent) hat das auf einer verteilten Architektur basierende Stellent Universal Records
Management angekndigt. Unter anderem setzt Stellent bei dem neuen Produkt auf eine Agenten-basierte
Technologie, um Aufbewahrungs- und Lschungsregeln im gesamten Unternehmen anwenden zu knnen.
So knnen die Inhalte an ihren ursprnglichen Orten
gespeichert werden und mssen nicht in ein zentrales
Repository verschoben werden. Zustzlich ist das Universal Records Management Repository enthalten, das
auch weiterhin ein zentrales Speichern von Records
ermglicht. Ein zentraler Server stellt aus Informationen, die von den Agenten versandt werden einen Katalog zusammen, um eine bersicht ber die vorhandenen Unternehmensinhalte zu ermglichen. Stellent hat
das Agenten-API verffentlicht, so dass es mglich
sein soll eigene Agenten fr die Stellent Architektur zu
schreiben.
(SMe)
Infobox Stellent
URL:
Firmierung:
Sitz:
GF/CEO/MD:
Brse:
Zuletzt behandelt im
Benchpark Rating:
DRT-Markt Eintrag
URL press releases:
Produktkategorien:

http://www.stellent.com/de/
Stellent GmbH
Mnchen
Peter Bullivant, Gregg Waldon, Josef Huber
WKN: 909789
Newsletter 20050817
Gruppe A
./.
Press releases
CM, WCM, ECM, RM, DM

PROJECT CONSULT Kommentar:


Stellent hat sich inzwischen zu einem der erfolgreicheren
Herausforderer der groen ECM-Anbieter entwickelt. Die
durchgngige Architektur erlaubte Stellent sogar eine Reihe
groer Produkte bei namhaften Kunden abzulsen. Im Fokus
des neuen Records Management steht die Verbesserung der
Abbildung von Regelwerken. Whrend viele Marktbegleiter
durch Datenbanken oder Workflow-Engines angehen setzt
Stellent auf Agententechnologien. Auf einem zentralen Server installiert sollen diese allen Modulen und Prozessen zur
Verfgung stehen. Die Anwender oder der Systemintegrator
mssen entsprechende Agenten schreiben, die dann ber das
zentralen Server kontrolliert werden. Eine bergreifende
Verwaltung, in einem Katalog, soll zu dem die Pflege erleichtern und die Nutzbarkeit in verteilten Umgebungen
verbessern. Dies ist ein wichtiger Aspekt fr die verteilte
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

20060503

Architektur von Stellent. Fr die Lsung liegt bereits die


Zulassung des DoD Department ofd Defense (DoD 5015.2
und 5015.4) vor. Das Records Management erlaubt die
Verwaltung sowohl elektronischer Dokumente als auch der
Referenzen auf physische Objekte wie herkmmliche Aktenordner. Zustzlich soll das Universal Records Management
auf Archivspeichersysteme angepasst werden. Schnittstellen
zu anderen Produkten wie Symantec Enterprise Vault (ehemals KVS) und Microsoft Sharepoint Portal Server (auch
wenn dieser eine eigene Records Management Komponente
erhlt) sind in Vorbereitung. Aber auch in anderen Bereichen, die eher aus der Web Content Management Historie
stammen, hat Stellent Neuigkeiten zu bieten: Blogs, RSS
Feeds, Wikis ergnzen das Web- und Portal-Management
von Stellent. Stellent setzt hier auf Portale als die zuknftige
Nutzungsoberflche fr alle Anwendungen. Wikis, Blogs
und RSS stellen fr Stellent nur einfach andere Formen von
Content dar, die es gilt mit den vorhandenen Diensten zu
verwalten.
(Kff)

PROJECT CONSULT Kommentar:


RedDot entwickelt das eigene Portfolio fr den LiveServer
nebst den zugekauften X-Komponenten weiter: Integration von bersetzungsfunktionalitt, Archivierungsschnittstelle usw. In die Welt der Muttergesellschaft fhrt jetzt
zumindest eine Schnittstelle, die es erlaubt aus PCDOCS,
Entschuldigung, Docs Open, heraus Informationen in RedDot zu publizieren. Eine tiefere Integration der RedDotProdukte mit dem Hummingbird-Portfolio ist immer noch
nicht Sicht. So gibt es denn zwischen den Portfolios inzwischen einiges an Redundanz und wenig Synergien. Ein
Ausblick auf die mglichen Potentiale ist die Nutzung des
BI Query Tools von Hummingbird, das aus dem Umfeld
Hummingbird BI (Business Intelligence) und Hummingbird SearchServer stammt. Durch diese intelligente Suchmaschine, auch ein lterer Zukauf von Hummingbird, knnen
alle Informationen auch in RedDot nun erschlossen werden
und das Reporting aus RedDot wird erheblich einfacher. Einige Komponenten aus dem Portfolio von Hummingbird
harren noch der Nutzung durch und der Integration in
RedDot wie z.B. die Integration Suite, Records Management
Funktionalitt und andere. Interessant wird sein in einiger
Zeit einmal nachzusehen, welcher technologische Ansatz
von den verschiedenen Produkten kommend sich im ECMPortfolio von Hummingbird durchsetzt.
(Kff)

RedDot mit neuen Content Management


Lsungen
RedDot Solutions (RedDot) stellt eine Reihe von Neuentwicklungen und Ergnzungen zum Portfolio vor,
um Inhalte aus unterschiedlichen Quellen zusammenzufhren und ber Portale, Inter- und Intranetseiten
zur Verfgung zustellen. Analyse- und Archivfunktionen des neuen .NET-basierten RedDot CMS 7.0 sollen
beim aufrumen von Websites und Portalen helfen,
parallel aber auch Compliance-Anforderungen bercksichtigen. Bei der Umsetzung von Mehrsprachigkeit
fr ihre Websites untersttzt RedDot die Unternehmen
mit der Einbindung einer Lsung von Trados, die
schnelle und kostengnstige bersetzungen ermglichen soll. Neu ist zudem eine Schnittestelle fr das
Dokumentenmanagement-System der Muttergesellschaft Hummingbird, ber die ein Verffentlichen von
Inhalten direkt aus dem DMS mglich sein soll. Die
neue Version 3.0 des RedDot LiveServer wird zustzlich auf der Veranstaltung vorgestellt. Durch die Integration des Hummingbird Business Intelligence
Query Tool werden durch umfangreiche Reports, Zugriffsstatistiken und Kategorisierungen neue Optimierungsmglichkeiten gegeben.
(FH)
Infobox RedDot Solutions
URL:
Firmierung:
Sitz:
GF/CEO/MD:
Brse (Hummingbird):
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DRT-Markt Eintrag
URL press releases:
Produktkategorien:

http://www.reddot.de
Hummingbird, Ltd. / RedDot Solutions AG
Oldenburg
Niels Metger
WKN: 887205
Newsletter 20050624
Gruppe B:
RedDot
press releases
ECM, WCM, DM, Wf

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

TYPO3 bringt Version 4.0 auf den Markt


Espelkamp TYPO3 (TYPO3) verffentlicht ihre neue
Version 4.0 des Open Source Content Management
Frameworks. Die neue Version soll unter anderem die
Anwendungsmglichkeiten im Unternehmenseinsatz
stark vergrern und als Hhepunkte barierrefreie
Template-Erstellung und Versionierung darbieten. Es
wurde ein komplettes Redesign der Arbeitsoberflche
im Backend erstellt und ein komplett neuer Look wird
geboten. Weitere Neuerungen sind Workspaces und
Datenbank-Abstraktion sowie Drag&Drop und ein
neuer Editor.
(CM)
Infobox TYPO3
URL:
Firmierung:
Stammsitz:
GF/CEO/MD:
Brse:
Zuletzt behandelt im
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DRT-Markt Eintrag
URL press releases:
Produktkategorien:

http://www.typo3.com
TYPO3 Association
./.
./.
./.
Newsletter 20060331
./.
./.
Press releases
CM, WCM

PROJECT CONSULT Kommentar:


Die Community freut sich natrlich ber das, was sofort
sichtbar wird: neue Editionswerkzeuge, neue Oberflche. Interessanter sind jedoch die Funktionen, die sich im Untergrund verbergen und die TYPO3 zu einer immer professionelleren Plattform machen: Datenbankabstraktion, Verbesserung der Transaktionssicherheit und andere. Vom Funktionsumfang ist TYPO3 immer noch auch Web Content Management ausgerichtet, findet jedoch inzwischen auch als
ISSN 1439-0809

Seite 5 von 16

20060503

Intranet-Plattform immer mehr Verwendung. Die groe


Community sorgt zu dem dafr, dass die Lcke zu angrenzenden Bereichen des Digital Asset Management, Dokumentenmanagement und Workflow Management immer kleiner
wird. TYPO3 wird damit auch fr grere Anwender und
selbst Rechenzentren immer interessanter. Immerhin hat es
TYPO3 geschafft, alle anderen Open-Source-Communities
und Plattformen inzwischen hinter sich zu lassen.
(Kff)

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

ners befindet, ist die Kombination mit DocuShare von besonderem Nutzen. Direkt in das Netzwerk eingebundene,
dezentrale und gemeinschaftlich genutzt Multifunktionsgerte knnen so direkt Dokumente in eine zentrale
DocuShare-Verwaltung berstellen. Umwege ber das Dateisystem oder Versendung der Dokumente als E-Mail sind
nicht notwendig. Sollte sich XEROX entschlieen, den Vertrieb zu intensivieren wird sich ein weiterer starker ECMAnbieter in Deutschland finden lassen.
(Kff)

Xerox mit neuen DocuShare Content


Management Modulen

Mrkte & Trends

Neuss - Mit DocuShare 5.0 und DocuShare CPX werden eine ganze Reihe von neuen Funktionen angeboten, die auf einer durchgngigen Plattform zusammengefasst sind. Hierzu gehrt die Erweiterung des
Dokumentenmanagements in ein Records Management zur Erfllung rechtlicher Vorgaben (Compliance). DocuShare deckt damit Dokumentenmanagement, Records Management, Scannen, Kollaboration
und Workflow ab. Die direkte Integration mit den
Drucker-Produkten von XEROX bietet darber hinaus
auch Output-Management-Funktionen.
(SMe)
Infobox XEROX
URL:
Firmierung:
Stammsitz:
GF/CEO/MD:
Brse:
Zuletzt behandelt im
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DRT-Markt Eintrag
URL press releases:
Produktkategorien:

http://www.xerox.de
Xerox GmbH
Neuss
Erich Kirisits
WKN: 853906
Newsletter 20030425
./.
Xerox
press releases
Cap, CM, ECM, Wf, DM, OM

PROJECT CONSULT Kommentar:


DocuShare ist in Deutschland kaum bekannt und wenig
verbreitet. Amerikanische Analysten wie Gartner heben aber
Docushare von der Funktionalitt und Integration inzwischen auf die gleiche Ebene wie die Produkte der groen
ECM-Anbieter. Und DocuShare ist im Vergleich mit den
groen Produkten sehr gnstig. DocuShare 5.0 stellt eine
Weiterentwicklung der bekannten DocuShare-Produktlinie
dar. Die DocuShare CPX Software dagegen ist komplett
webbasiert und untersttzt die verschiedensten Plattformen.
DocuShare lsst sich problemlos mit verschiedenen Browsern wie Microsoft Internet Explorer, Netscape, Safari, Mozilla Firefox und Opera benutzen., Mit der Plattformunabhngigkeit ist DocuShare auch eines der wenigen Dokumentenmanagementprodukte im Apple-Sektor. Fr die Verwaltung der Objekte untersttzt DocuShare DB2, Microsoft
SQL und Oracle Datenbanken. Die zwei wesentlichen Produktkomponenten von DocuShare und CPX lassen sich mit
weiteren XEROX Komponenten fr Collaboration (Workcentre), Workflow (Freeflow) und Scanning (z.B.
SMARTsend) verbinden. Besonders im Bereich mittlerer
Multifunktionsgerte (Drucken, Kopieren, Scannen, Faxen)
im Netzwerkbereich, wo sich das Multifunktionsgert nicht
unter der direkten Kontrolle eines lokalen ArbeitsplatzrechSeite 6 von 16

ISSN 1439-0809

Document Related Technologies Trends 2006


Teil 3 des Beitrags von Dr. Ulrich Kampffmeyer. Teil 1 erschien im
Newsletter 20060308, Teil 2 im Newsletter 20060331.

Technologien & Standards


Eine Reihe von Technologien und Standards auf sehr
unterschiedlichen Ebenen krempeln der Zeit den
Markt fr Document Related Technologies um.
Architektur
Bei den Architekturkonzepten gewinnt SOA Service
Oriented Architecture immer mehr an Bedeutung,
auch wenn die Fragen der einheitlichen Schnittstellen
und der Orchestrierung der Services noch nicht endgltig geklrt sind. Auch die DRT-Branche wirbt zunehmend mit dem SOA-Ansatz, obwohl bei vielen
Produkten immer noch nicht von gekapselten, echten
Diensten gesprochen werden kann. APIs, die bisher
von Produkten und Suiten nach auen gerichtet den
Zugang ermglichten mssen nun auch konsistent innerhalb der Produkte zur Adressierung einzelner
Dienste umgesetzt werden. Besonders die durchgngige Transaktionssicherung, wichtig bei Archivierung
und Business Process Management zur Nachvollziehbarkeit der Aktionen, leidet unter der Vielzahl unterschiedlicher Schnittstellen und Dienste.
AJAX (siehe diesen Newsletter) wird bei einer Reihe
von Anbietern zum Thema. Die Abgrenzung der Umsetzung verschiedener Konzepte zur Nutzung von
DRT-Lsungen ber Browser ist noch nicht abgeschlossen. Hier gilt es AJAX, WebDAV, JSR 170 und
JSR 283 gegeneinander abzuwgen und zu harmonisieren.
Formate
PDF/A ist inzwischen als der Standard fr die Archivierung von Office-Dokumenten wie auch als Mantel fr gescannte Dokumente anerkannt. Immer mehr
Anbieter aus der DRT-Branche untersttzen dieses
Format. Offen ist noch, wann PDF/A fr das Adobe
1.6, bzw. 7-Format kommt. Hier arbeitet das ISO TC
171 an der Folgeversion von PDF/A. PDF/A hat die
Chance langfristig das TIF-Format in der Archivierung
abzulsen. Einige Archivsystemanbieter tun sich aber
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

20060503

immer noch schwer in der Bereitstellung von serverbasierten PDF/A-Konvertierungsdiensten.

Kundenanforderungen der Schlssel fr die Kundenzufriedenheit. Verbesserter Kundenservice, schnellere


Realisierung und besseres Eingehen auf die speziellen
Anforderungen der Kunden stehen daher bei vielen
DRT-Anbietern ganz oben auf der To-do-Liste da
sind zunehmend das wichtigste Unterscheidungsmerkmal bei immer gleichfrmigeren Produkten werden.

JPEG2000 setzt sich immer mehr bei der Archivierung


von Farbbildern durch. Auflsung und Gre der Objekte machen Farberfassung und Farbarchivierung
mglich.
Druck auf beide Formate kann durch Microsoft kommen. Durch die Umstellung des Dokument-Formates
auf XML und die Prferierung des .png Bildformates
fr die Archivierung wird der DRT-Markt stark beeinflusst werden. Ein Wettlauf zwischen Microsoft und
Adobe um das fhrende Format zeichnet sich bereits
heute ab.

Kundenzufriedenheit
Mit Benchpark.de wurde die Mglichkeit geschaffen,
die Produkte der Anbieter im realen Betrieb durch die
Anwender selbst begutachten zu knnen. In der
Rubrik ECM Enterprise Content Management auf
Benchpark (Benchpark) treffen seit Oktober 2005 immer mehr Bewertungen von Anwendern ein. Dabei ist
zu beobachten, dass groe Unternehmen selten Stellung beziehen und dass offenbar kritische Erfahrungen
eher mitgeteilt werden als zufriedene (Jubelarien von
Vertriebspartnern der Produktanbieter, von Beratern
und Marketingagenturen werden natrlich auf Benchpark nicht bercksichtigt). Dennoch lassen sich aus den
Daten bereits eine Reihe von grundstzlichen Erfahrungen ableiten.
Entscheidend fr die Bewertung ist offenbar die Gre
der Projekte. Im Bereich der Projekte ber 250.000 EURO ist die Zufriedenheit offenbar geringer als bei den
kleineren Projekten, die mit sehr guten Noten abschlieen. Hier macht sich die Komplexitt von greren Projekten, die auch organisatorische Auswirkungen nach sich ziehen, deutlich bemerkbar. Kleinere,
abgrenzte Projekte fhren offenbar schneller zum Erfolg und erzeugen eine grere Kundenzufriedenheit.
Dies gilt auch fr das stufenweise Herangehen an groe Projekte, die sich so einfacher managen lassen und
durch Zwischenschritte bereits erste Erfolge und Anwenderakzeptanz erzeugen.
Entscheidend fr die Zufriedenheit ist hufig auch die
Wahl des geeigneten Realisierers. Eine Reihe von Produktanbieter setzt die Projekte mit eigenem Personal
um, andere vertrauen auf Systemhauspartner und Integratoren. Entscheidend sind hier, die Verfgbarkeit
geeigneten Personals und bereits in hnlichen Projekten gemachte Erfahrungen. Branchenkenntnisse und
das Einfhlen in die Situation des Kunden jenseits
des Denkens in finanziellen Umstzen sind wichtige
Parameter fr den Erfolg der Projekte und die anschlieende Zufriedenheit. Da vom Funktionsumfang
her die Produkte immer hnlicher werden liegen in der
Kundenbetreuung und der effizienten Umsetzung der
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

Integration
Die Integration von Dokumenten-Technologien in bestehende Infrastrukturen, Standardprodukte und Anwendungen wird immer mehr zum Schwerpunkt der
Projekte. Die Bereitstellung von Funktionen in vorhandenen Oberflchen wird immer wichtiger. Nicht
mehr der Client des DRT-Anbieters steht im Vordergrund sondern der Aufruf von Funktionen aus Office-,
kaufmnnischen, Brokommunikations- und Fachanwendungen. Standardinterfaces werden heute erwartet
fr SAP (z.B. Archivelink) und andere ERP, Microsoft
Outlook/Exchange, IBM Lotus Notes/Domino, Novell
Groupwise und in Portale ber WebDAV, JSR 170 oder
JSR 283. Dokumenten-Technologien werden hier zu
nachgeordneten Diensten und stellen meistens nicht
mehr die fhrende Anwendung dar. Ausnahmen gibt
es beim Business-Process-Management, beid er Posteingangsverarbeitung und bei der virtuellen Akte,
die die letzte Visibilitt der DRT-Produkte auf dem
Desktop der Endanwender darstellen.
Ein wichtiger Trend ist die Zusammenfhrung von Informationen aus unterschiedlichen Quellen in einer
strukturierten Ansicht. Dies gilt sowohl fr den Posteingang als auch fr die Ergebnisse von Suchen und
die Prsentation zugehriger Dokumente in Anwendungen. Widersprche finden sich hier in der Strategie
der Behandlung von E-Mails. Einerseits wird nach speziellen Lsungen fr die E-Mail-Problematik gesucht,
andererseits wird aber auch die Erfordernis erkannt,
Informationen unabhngig von Quelle und Format im
Sachzusammenhang darzustellen. Mit der Fokussierung von Produkten auf reine E-Mail-Archivierung,
wie bei zahlreichen Anbietern zu sehen, werden aber
ganzheitliche Anstze bei Anwendern konterkariert. Es
ist zur Zeit nicht eindeutig feststellbar, ob hier mit solchen Produkten echte Anwenderbedrfnisse befriedigt
werden sollen oder ob sich die Marketiers der Anbieter
unter der berschrift Compliance hier nur einen einfachen Zugang zu den Unternehmen verschaffen wollen.
Die Integrationsanforderungen sind sowohl technisch
als organisatorisch getrieben. Bei der technischen Integration geht es eher um die Vereinheitlichung der
Administration, Nutzung gemeinsamer Datenquellen
und einen einfacheren Betrieb. Bei der organisatorischen Dimension geht es eher darum, DokumentenTechnologien in die Prozesse durch gemeinsame NutISSN 1439-0809

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zung mit bestehenden Anwendungen zu integrieren,


den Schulungs- und Umstellungsaufwand zu minimieren und die Nutzung zu vereinfachen. Beiden Anstzen ist gemeinsam, Information nicht redundant vorzuhalten und pflegen zu mssen. Dies zeigt sich z.B.
bei der Nutzung vorhandener Stammdaten und besonders bei den Berechtigungen. Whrend frher DRTSysteme eigenstndige Berechtigungssysteme favorisierten, erwartet der Anwender heute, dass zumindest
vorhandene Berechtigungsstrukturen und Berechtigungen aus fhrenden Verzeichnisdiensten bernommen werden oder besser noch, diese gleich genutzt
werden. Ziel ist es, den Pflegeaufwand zu verringern
und eine konsistentere Nutzung aller Anwendungen
zur erreichen.
Der Umfang der Integration definiert in der Regel heute auch den Umfang eines Projektes. Standardisierte
Interfaces sind Voraussetzung jedoch mssen die DRTLsungen meistens mit weiteren Systemen kombiniert
werden, die nicht ber standardisierte Schnittstellen
verfgen. Dies ist besonders in sehr heterogenen ITUmgebungen und bei lteren Fachanwendungen sehr
aufwndig. Das Ziel, der Vereinfachung der Lsung
und der Herausnahme der Komplexitt wird hierbei
hufiger konterkariert. Ein entscheidender Faktor sind
hier die Administrations- und Einrichtungswerkzeuge.
Sie sind der Mastab, wie einfach sich eine Lsung betreiben lsst. Es geht inzwischen nicht nur um die Integration der Anwendungen und Dienste sondern
auch um die Integration der Administrationswerkzeuge. Die berwachung und Steuerung soll aus Sicht der
Groanwender mglichst mit den bereits vorhandenen
Werkzeugen durchgefhrt werden, in die sich die speziellen Funktionen fr das Management der ECMLsungen einbinden lassen sollen.
Die Integration von DRT-Systemen hat so inzwischen
sehr viele unterschiedliche Facetten, die Herausforderungen nicht nur an die Technik sondern auch an die
Projektteams und das Betriebspersonal stellen.

Konsolidierung
Konsolidiert sich die DRT-Branche, konsolidiert sie
sich nicht eine manchmal hei umstrittene Frage auf
Tagungen und in Podiumsdiskussionen. Es ist natrlich immer eine Frage des Blickwinkels und der Frbung der Brille. Betrachtet man die klassischen Anbieter von Dokumentenmanagement-Lsungen, die sich
jetzt unter dem Banner ECM versammeln, so ist deren
zahl deutlich kleiner geworden. Viele namhafte Anbieter wurden aufgekauft, von Captiva ber Tower Technologies bis zu RedDot. Verschwinden die Produkte?
Nicht immer sofort -. Die Integration aufgekaufter
Firmen und Produkte ist ein schwieriger, langwieriger
Prozess, der dauert. Auch in 2006 werden wieder
zahlreiche Anbieter gekauft werden, aufgeben oder

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sich vom Anbieter eines eigenen Produktes zu einem


Systemintegrator wandeln.
Blickt man auf den Gesamtmarkt, so stellt man fest,
dass dieser sich ausgeweitet hat. Neue Spieler aus Bereichen, die man bisher nicht dem Dokumentenmanagement zugerechnet hat, mischen mit einem Mal
mit.
Das Marktvolumen fr DokumentenTechnologien ist stark gewachsen, verteilt sich aber
sehr unterschiedlich. Wer htte vor ein paar Jahren
damit gerechnet (auer uns bei PROJECT CONSULT
natrlich sic!) das Microsoft ein ernsthafter ECM
Anbieter wird? Dass Unternehmen wie Sun sich in diesen Markt begeben? Dass Firmen wie SAP alles selbst
in ihrer Lsung abwickeln wollen und der DRTBranche nur den Capture-Process und die Langzeitarchivierung, genau genommen nur noch die Speicher,
berlassen? Wer htte mit dem Angriff der Speichersystemhersteller gerechnet, die unter dem Motto ILM
Information Lifecycle Management in den Markt fr
Archivierung einbrechen und nun auch in das ProzessManagement vorstoen?
Wie im ersten Teil dieses Beitrages deutlich gemacht
(siehe den Newsletter 20060308), haben sich die Gewichte im Markt deutlich verschoben. Eine Handvoll
Anbieter wird den Markt dominieren. Darunter nicht
immer die, die von Anfang an dabei waren. Diejenigen, die in den 90er Jahren sich als DMS-Anbieter bequem eingerichtet haben mssen sich nun mit den
groen Anbietern von Standardsoftware auseinandersetzen, die ECM-Funktionalitt und DokumentenTechnologien zum Allgemeingut machen. Der Trend
ist offensichtlich wie viel Browser gibt es heute noch,
wie viele Datenbanken, wie viele Textverarbeitungen?
Von einer Monokultur sind wir noch weit entfernt. Die
groen IT- und Softwareanbieter haben jedoch das erklrte Ziel, die Information selbst in den Griff zu bekommen, die Prozesse im Unternehmen zu kontrollieren und keine Unterschiede mehr zwischen strukturierten und unstrukturierten Informationen zu machen. Dies heizt den Konsolidierungsprozess auch im
Jahr 2006 an.

Was bringt die Zukunft?


Die wahren Revolutionen stehen uns noch bevor.
Dokumentenmanagement auf dem MultiMedia-PC in
jeder Stube. Vielleicht eher unter dem Namen Digital
Media Management fr Filme, Songs, Schreiben an das
Finanzamt, Photos, E-Mails und Liste des Whiskyschranks mit herunter geladenen Tastingnotizen.
Nur die Formate unterschieden sich, nicht die Aufgabe
der Verwaltung. Dazu gehrt natrlich die Bedienung
der Benutzeroberflche eines DMS mit der Fernbedienung.
Sichere, vertrauenswrdige Archive im Internet, z.B.
bei der Bank, damit man sich nicht selbst um Technik,
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20060503

Migration, Sicherungen und Softwareupdates kmmern muss. Die Informationen liegen sicher bei jemandem, der dies professionell mit einem Rechenzentrum
im Hintergrund fr den privaten Anwender und die
Kleinfirma, aber auch als Sicherheitskopie fr den Mittelstndler und das Grounternehmen bernimmt.
Muss ja nicht die Bank sein, kann auch der Arbeitgeber, der Verband, die Versicherung, der Telekommunikationsanbieter oder meine Gemeinde sein (da liegt
dann auch die Kopie des Passes, der Steuererklrung
und des Kfz-Briefes gleich mit bei). Die ersten Anwendungen jenseits der einfachen Festplatte im Internet
zeichnen sich ab und gerade fr virtuelle Unternehmen
und die bergreifende Zusammenarbeit in Projekten
ist diese Vision verlockend.

Die Grenze zwischen strukturierten, schwach strukturierten und unstrukturierten Informationen wird aufgehoben. Dokumente und Records definieren sich nur
noch durch ihren rechtlichen Charakter, ihren Kontext
und durch die Geschlossenheit beliebiger elektronischer Informationen zu einem gegebenen Zeitpunkt.
Damit verliert die DRT-Branche ihr eigenstndiges
Profil. Je mehr Dokumenten-Technologie zum Allgemeingut wird, desto weniger hat eine eigene DRTBranche eine Berechtigung. Sie wird zum integralen
Bestandteil der Informations- und Telekommunikationsbranche. Lassen Sie uns also zuknftig nur noch
von Informationsmanagement sprechen und die anderen Akronyme in der Versenkung verschwinden
ganz soweit sind wir dieses Jahr noch nicht.
(Kff)

Bleiben wir beim Thema Archivierung: intelligente,


meinetwegen auch virtualisierte Speichernetzwerke
kmmern sich selbst um das Thema Informationsbewahrung. Der Anwender muss sich nicht mehr darum
kmmern, wo die Information liegt, ob sie auf andere
Medien verlagert werden soll und was bei einem
Technologiewechsel gendert werden muss. Speicherkomponenten werden einfach nach Bedarf hinzu gesteckt oder gleich nach Bedarf nur angemietet.
Workflow wird zur Verbindungsschicht der Anwendungen. Hier ist Microsoft einer der Vorreiter. Die
Prozesssicht auf Informationen gewinnt immer mehr
an Bedeutung. Dies wird auch die E-Mail-Anwendungen verndern, da unkontrolliertes, individuelles
E-Mail bisher der natrliche Feind von kontrolliertem
Workflow ist. Die Wahrung der Zusammenhnge von
eingehenden und beantworteten E-Mails, die echte Untersttzung von Prozessen mit Prfungen, Entscheidungen und Steuerungsmechanismen, werden eines
der herausragenden Anwendungsfelder von BusinessProcess-Management werden und die derzeitigen Unzulnglichkeiten der E-Mail-Standardanwendungen
hoffentlich - berwinden.
Wird es das mobile Telefon, wird es der Organizer,
wird es das Mini-Notebook oder wird es das eBook?
Irgendwann werden die mobilen, kleinen Devices
zusammenwachsen und auf Ihnen wird sich auch Dokumentenmanagement wieder finden. Das vorgelesene
Fax, die E-Mail, die mir das Profil meines Kunden aus
dem CRM hochldt, die Besttigung, dass meine Dokumente in Singapur beim Druckdienstleister ausgegeben und versendet wurden, der Zugriff auf das Wissensmanagementsystem meiner Firma mit den letzten
beiden Studien im Faksimile, das automatisch bersetzte Textdokument meines Kollegen aus Bahrain,
usw Die Mobile Nutzung von DokumentenTechnologien ist eine der greren Herausforderungen
an die DRT-Branche, besonders wenn man an die Nutzung und Einbindung komplexerer ECM-lsungen
denkt.

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Messen & Kongresse


DMS EXPO 2006
Kln Die Vorbereitungen fr die diesjhrige DMS
EXPO - Europas fhrende Fachmesse und -konferenz
fr elektronisches Informations-, Content- und Dokumentenmanagement vom 19. bis zum 21. September
2006 sind schon aus den Startlchern heraus. Die drei
Septembertage der DMS Expo der Koelnmesse
http://www.koelnmesse.de sollten daher bald in den
Terminkalendern der IT-Entscheider stehen, um viele
namhafte Anbieter von Digital Management Solutions
auf der Ausstellung unter die Lupe zu nehmen. Was
sollte man sich neben den Ausstellerbesuchen speziell
vormerken? Z.B. die integrierte Fachkonferenz, die direkt in der Messehalle stattfinden und fr alle Messebesucher frei zugnglich sein wird, oder die DMS EXPO Best Practice Panels, die parallel zur Ausstellung
von der Klnmesse und PROJECT CONSULT gemeinsam an allen drei Messetagen nach den Erfolgen der
letzten Jahre wiederum veranstaltet werden. In diesen
Panelveranstaltungen werden vier bis fnf Aussteller
ihre Produkte und Visionen zu aktuellen Themenschwerpunkten, in einer durch Dr. Ulrich Kampffmeyer moderierten Runde darstellen. Themen dieses Jahr
sind:
1) Revisionssichere Archivierung - Sichere Speicher,
effiziente Software und elektronische Signaturen
Vorgesehen fr den 19.09.2006, 13:00 - 14:00 Uhr
2) Enterprise Content Management - Compliance als
Markttreiber?
Vorgesehen fr den 20.09.2006, 13:00 - 14:00 Uhr
3) BPM Business Prozess Management - In den Prozessen liegt der Nutzen.
Vorgesehen fr den 21.09.2006, 13:00 - 14:00 Uhr
Die White Papers der Best Practice Panels aus den Jahren 2003, 2004 und 2005 stehen im Downloadbereich
von PROJECT CONSULT unter www.projectconsult.com zur Verfgung. Und zum ersten Mal die

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3.) "Xplor vor Ort", die parallel zur DMS 2006 stattfindet. Xplor www.xplor.org - der weltweit aktive Verband fr Entwickler und Anwender von Hochleistungs-Dokumenten-Systemen fhrt eine Fachkonferenz im Congress-Centrum Nord der Koelnmesse
durch. Last but not least gibt es viele Informationen auf
dem 4.) Forum ITC http://www.forum-itc.net , das bereits zum zweiten Mal auf der DMS EXPO vertreten
ist. Das Forum ITC ist der Treffpunkt fr alle, die sich
mit technischer Kommunikation beschftigen. (SKK)

In der Diskussion
Langzeitarchivierung
Der Begriff Langzeitarchivierung ist zunchst einmal ein
Pleonasmus, ein weier Schimmel. Archivierung impliziert bereits den Langzeitaspekt. Abgeleitet vom griechischen
Begriff archaion fr Rathaus wird der Begriff Archiv
sehr nah an die Aufbewahrung wichtiger, offizieller Aufzeichnungen gerckt. Heute wird der Begriff Archiv in
sehr unterschiedlichem Kontext benutzt, Archiv als Ort, Gebude, Keller, in dem die Unterlagen aufbewahrt werden,
Archiv als Beschreibung des Inhalts, als Sammlung von Objekten. Geht man in den technischen Bereich hinein, so wird
der Begriff Archiv sowohl fr Datensicherungen als auch fr
mit Datenbanken direkt erschliebare Informationssammlung bezeichnet. Archive sind gekennzeichnet durch Ordnung, denn ein Archiv lsst sich nur nutzen, wenn die enthaltenen Informationen darin erschlossen sind. Ob dies bei
einem Papierarchiv ein Findbuch ist oder bei einem elektronischen Archiv ein Records Management ist vom Prinzip
her egal. Die Diskussion um Archive hat in der elektronischen Welt eine neue Dimension erfahren. Nicht umsonst
sprach der damalige EU-Kommissar fr die Informationsgesellschaft, Erkki Liikanen davon, dass Electronic Archives
are the Memory of the Information Societysind. Bei der Archivierung erhebt sich immer sofort die Frage nach dem Medium. Auch Papier zerfllt, Mikrofilme werden unlesbar,
Tontafeln zerfallen. Bei der elektronischen Archivierung begeben wir uns in eine virtuelle Welt. Das Archivgut ist
nicht mehr physisch greifbar. Es befindet sich irgendwo als
Bits-&-Bytes auf einem elektronischen Speicher. Drei
Problemfelder sind hier zu bercksichtigen neben der Unfhigkeit des Menschen elektronische Archive ohne elektronische Hilfsmittel nutzen zu knnen.
Problem Nr. 1: das Format der Dokumente selbst. Textverarbeitungsdateien, E-Mails, Videos, Sprachaufzeichnungen,
Multimediaobjekte, Zusatzinformationen. Die Vielfalt der
Formate und ihre Kurzlebigkeit schaffen Probleme, die Objekte verlustfrei wieder anzeigen und reproduzieren zu knnen. Auch Standards haben einen Lebenszyklus und bieten,
denkt man in Jahrhunderten, keine Sicherheit Information in
gleicher Form und in gleichem Kontext wieder bereitstellen
zu knnen. Problem Nr. 2: die Speichermedien. Magnetische
Medien altern, spezielle digital optische Speichermedien bentigen spezielle Software fr den Zugriff und das Auslesen,
Informationen knnen gendert, gelscht und verschoben
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werden. Selbst wenn die Information noch unverndert vorhanden ist kann nach einiger Zeit nicht mehr sichergestellt
werden, dass der Datentrger auf Grund von Hardwareund Softwareweiterentwicklung noch genutzt werden kann.
Problem Nr. 3: die Erschlieungsdaten. Es geht nicht nur
um die Objekte selbst, sondern auch um ihre Metadaten, d.h.
den Inhalt beschreibende und den Zugriff erlaubende Information. Ist die Datenbank, die ein elektronisches Archiv
verwaltet, inkonsistent geworden oder selbst nicht mehr
nutzbar, ist kein Zugriff auf die archivierten Objekte mehr
mglich. Das Archiv wird zum Datengrab. Es ist daher
nicht nur das Format und das Speichermedium sondern die
Verwaltung der Objekte verfgbar zu halten.
Heute werden schon 10 Jahre Aufbewahrungsfrist fr kaufmnnische Dokumente in Unternehmen als problematisch
angesehen. Reden wir von Langzeitarchivierung, dann sprechen wir von 50, 100 oder 300 Jahren - oder gar von unendlichen Zeitrumen. Das elektronische Archiv ist nicht mehr
statisch, es muss durch Migration oder andere Techniken
stndig verfgbar gehalten werden ohne Informationsund ohne Zugriffsverlust. Neue Software und neue Hardware machen einen stndigen Anpassungsprozess notwendig, der sicher und nachvollziehbar sein muss, um die Integritt des Archivs zu gewhrleisten. Die Authentizitt der
Archive wird durch Umkopieren oder gar Transformieren
der Formate der Information gefhrdet. Dies berhrt auch
die Frage, was ist ein original, wenn die Datei bereits 10mal
seit ihrer Entstehung umkopiert und konvertiert wurde. Die
Prozesse der Migration sind ebenso zu dokumentieren und
verfgbar zu halten wie die Dokumente und ihre Metadaten
selbst. Nur so wird man dem Anspruch eines echten Archives gerecht.
Stellt sich die Frage, was archivieren und warum. Zuerst die
gute Botschaft: die beschriebenen Probleme werden in Zukunft gelst werden kontinuierliche Migration, verlustfreie
Wandlung der Formate, automatisierte Prfungen der Lesbarkeit der Medien mit automatischer Umschaltung auf eine
der elektronischen Kopien, Sicherung vor Verflschung und
Verlust, usw. man muss heute nicht mehr bei der Auswahl
von geeigneten Formaten und Medien fr die Archivierung
in Panik verfallen. Dies wird sich alles regeln. Nur fhrt
dieser Ansatz dazu, dass man neigt, einfach alles zu archivieren, Speicher wird ja immer billiger. Zu einem guten, gepflegten Archiv gehrt auch die Aussonderung, die Bewertung der Inhalte. Nicht alles ist archivierungswrdig oder
gar -pflichtig und die Strategie einfach alles zu speichern
fhrt zu unkontrollierter Redundanz, der das Wiederfinden
von den wichtigen, originalen Dokumenten sogar zum Opfer fallen kann. Archive mssen organisiert und gepflegt
werden. Das Vertrauen auf die Erkennung der Inhalte und
die Erschlieung mit Agenten, Volltextdatenbanken oder
Suchmaschinen ist trgerisch. Es wird uns suggeriert, wir
knnten alles wieder finden. Aber Kontextinformation,
Schutzbedrfnisse vertraulicher Information, die Ermittlung
von Zusammenhngen, all dies geht dabei verloren.
Zum Schluss noch eine grundstzliche berlegung. Warum
bewahren wir berhaupt so viel auf? Betrachtet man die Ge PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

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schichte der Evolution ist der Mensch bisher das einzige Lebewesen das auf die Bewahrung von Aufzeichnungen wert
legt. Die Bereitstellung von Wissen ist einer wichtigsten
Wesenszge der menschlichen Kultur. Ohne diese Bereitstellung und Weitergabe von Information gbe es unsere Zivilisation nicht. Das Aufbewahren und Bereitstellen von Information scheint uns in unseren Genen verankert zu sein
(vielleicht ist es sogar schon im Genom lokalisiert, das Wissensmanagement- und Archivierungs-Trieb-Gen). Das Informationszeitalter stellt uns nur vor neue Herausforderungen: Information und Wissen sind flchtig geworden stehen
aber andererseits jedem jederzeit elektronisch (zumindest
theoretisch) zur Verfgung. Die Informationsgesellschaft ist
daher eine Gesellschaft die durch die neuen Kommunikations- und Informationstechnologiemglichkeiten eine neue
Dimension erklimmt. Unsere Veranlagung, bedingt die
Entwicklung des Menschen selbst, ist hierfr noch nicht angepasst. Unsere Generation lebt so in einer der interessantesten Perioden der Menschheitsgeschichte, dem Wandel der
Gesellschaft in nur zwei Generationen. Dies macht man sich
selten genug bewusst. Aufgabe unserer Generation ist es,
diesen Wandel zu vollziehen und dabei Sorge dafr zu tragen, dass das, was bereits elektronisch generiert wurde, den
nachfolgenden Generationen berliefert wird. Ansonsten
werden zuknftige Archologen unsere Zeit als das dunkle
Zeitalter der frhen Informationskultur bezeichnen. Unsere
Generation hat Probleme mit der Langzeitarchivierung von
Information, zuknftige Generationen werden hierber nur
lcheln. Es liegt an uns die in dieser Zeit des Wandels, eines
einmaligen Vorgangs in der Menschheitsgeschichte gemessen an der Zeit und Auswirkung des Wandels, fr zuknftige Generationen zu bewahren. Hierfr bedarf es Geld und
Ressourcen. Die Frderung von Strategien zur elektronischen Langzeitarchivierung ist zu mager, zu zersplittert.
Konzertierte Aktionen sind erforderlich, auch wenn uns allen klar sein muss, dass in einigen Millionen Jahren von unserer Zivilisation mit ihren phantastischen elektronischen
Wissensmanagement- und Archivsystemen nichts mehr brig geblieben sein wird sptestens dann, wenn unser blauer Planet in die sich ausdehnende Sonne strzt. Auch Langzeitarchivierung findet ein Ende. Das elektronische Medium
bietet uns aber selbst dann noch eine virtuelle berlebenschance weil elektronische Information unabhngig von einem physischen Medium dann vielleicht als letztes Abbild
der menschlichen Zivilisation in den Weltraum ausgestrahlt
worden ist.
(Kff)

ware-Entwicklern professionelle Werkzeuge an die


Hand zu geben. Entwickler knnen die AJAX-Tools
nutzen, um Rich Internet Applications zu schreiben,
welche den Webnutzern eine Benutzeroberflche bieten, die der Oberflche von Desktop-Anwendungen
gleicht.

Normen & Standards


AJAX
Unter dem Namen Open-Ajax-Initiative hat sich eine
Gruppe namhafter IT-Unternehmen zusammengefunden, welche die Technik AJAX (Asynchronous Javascript and XML) in der Open Source Community
verbreiten will. Dabei soll ein gemeinsames Entwicklungs- und Debugging-Framework geschaffen werden,
um Kompatibilittsprobleme zu beseitigen und Soft-

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An dem Projekt beteiligen sich bisher IBM, Google,


Yahoo, Borland, BEA, Novell, Zend, Laszlo Systems,
Zimbra und Red Hat und die Open-Source-Projekte
Dojo, Eclipse und Mozilla. Microsoft ist kein Untersttzer der Initiative, weil der Konzern an einem eigenen Rich Client namens Windows Presentation Foundation arbeitet.
Weiterfhrende Informationen finden sie im Mozilla
Developer Center unter http://developer.mozilla.org/
.
(FH)
PROJECT CONSULT Kommentar:
Das sogenannte Web 2.0 gewinnt durch AJAX an Momentum. Auch die Standardisierungsgremien reagieren, so
z.B. das W3C mit seiner neuen "Dynamic Accessible Web
Content Roadmap". Microsoft als Herrscher ber die Desktops gert zunehmend unter Druck, weil mit AJAX ein vergleichbares, komfortables Look & Feel erreicht wird. AJAX
leitet eine Revolution ein, die den Markt und Marktanteil
verndern wird. Die Nutzung von Software wird anders,
hoffentlich einfacher. Diese These in den Raum gestellt verwundert es ein wenig, dass so wenig ber AJAX bekannt ist.
AJAX steht fr Asynchrones JavaScript & XML. Was ist
hieran so revolutionr? AJAX gewinnt Bedeutung weil es
an den letzten Grundfesten der Fat-Clients rhrt. Die
Abarbeitung von Prozessen und die Nutzung von Diensten
wird durch AJAX beliebig steuerbar. Anwendungen, die
bisher nur auf dem Client oder im lokalen Netzwerk ber
den Client nutzbar waren, werden damit auch im Internet
mit Webmitteln bei hnlich komfortabler Bedienbarkeit
nutzbar. Ein Beispiel fr diesen Ansatz ist z.B. das Terminmanagementwerkzeug von Google. Einer der wesentlichen Anstze von AJAX ist es die bekannten Probleme des
Kommunikationsprotokolls http zu berwinden. Die vollstndige bertragung von Seiten, z.B. beim Ausfllen von
Formularen, ist beim AJAX-Ansatz nicht mehr notwendig
nur noch nderungen werden bermittelt. Die Asynchronitt ermglicht damit neue Konzepte, auch in Richtung
Service orientierter Architekturen (SOA), umzusetzen.
AJAX ist hier nicht vollkommen neu sondern bndelt eine
Reihe altbekannter Technologien. Der Ansatz jedoch ist neu
und begrndet damit auch inzwischen ernsthaft von einem
Web 2.0 zu sprechen. Auch AJAX hat noch eine Reihe
immanenter Probleme, die vor einer breiten Nutzung noch
gelst werden mssen. Dies erklrt auch die bisher nur sehr
zurckhaltende Anwendung dieses technologischen Ansatzes. Die Vorzge, die AJAX in der Interaktion mit den
Nutzern bietet, werden jedoch den Einsatz zuknftig beflgeln. Webbasierte Workflow- und Dokumentenmanagementanwendungen mit hohem Datentransmissionsvolumen und

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intensiver Interaktion werden von AJAX besonders profitieren.


(Kff)

Recht & Gesetz


TDDSG Teledienstedatenschutzgesetz
Berlin - Das TDDSG Teledienstedatenschutzgesetz
(http://bundesrecht.juris.de) vom 22.07.1997 bestimmt
die Pflichten der Anbieter und die Rechte der Nutzer
von Telediensten.
Nach dem TDDSG darf ein Arbeitgeber Daten im Zusammenhang mit der Nutzung nur erheben und verwenden, um Nutzern die Inanspruchnahme des Dienstes zu ermglichen oder um die Nutzung abzurechnen.
Weitere Kontrollbefugnisse stehen dem Arbeitgeber
nicht zu.
Fr 2007 ist eine Neuregelung des deutschen Internetrechts, welches neben dem Teledienstedatenschutzgesetz, im Teledienstegesetz und im MediendiensteStaatsvertrag geregelt ist, durch das neue Telemediengesetz geplant. Dabei soll das Telemediengesetz sowohl rechtliche Rahmenbedingungen fr die Wirtschaft setzen als auch Fragen des Datenschutzes klren. Parallel dazu gilt weiterhin das bereits bestehende
Telekommunikationsgesetz.
Der im April 2005 an die ffentlichkeit geratene Entwurf des Telemediengesetzes (http://www.bmwi.de/)
rumte den Anbietern gegenber ihren Nutzern mehr
Rechte ein als die gegenwrtigen Gesetze. Dabei wurde
besonders die Aufweichung des Datenschutzes der Internetnutzer beklagt.
(FH)
PROJECT CONSULT Kommentar:
Eine Novellierung des TDDSG wre wahrlich nicht
schlecht, da die jetzige Version besonders beim Thema EMail fr Ratlosigkeit sorgt. Lsst man private E-Mails im
Unternehmen zu darf niemand die E-Mails lesen. Das Unternehmen wird zum Telekommunikationsdiensteanbieter
und muss die entsprechenden Regelungen des Datenschutzes, des TDDSG und des Briefgeheimnisses wahren. Automatischen Prozessen zur Archivierung von E-Mails, dem
Ausfiltern von Spam und selbst Viren, der Einsichtnahme
in die Postkrbe von Mitarbeitern und Gruppen sind so
Grenzen gesetzt. Andererseits lsst sich die private Kommunikation mit E-Mail im Unternehmen nicht ganz - verbieten. Jeder, der eine E-Mail-Adresse auf seiner Visitenkarte stehen hat, ist auch fr private E-Mails erreichbar, ohne
dass er hierauf Einfluss hat. Zu dem gilt hier das Gleiche wie
fr die Benutzung des Telefons. Ist z.B. eine E-MailNachricht, dass man wegen angeordneter berstunden einen Termin absagen muss, privat oder doch zumindest in
Teilen dienstlich? Diese Grauzone, die nur mhsam durch
Verhandlungen mit Personalvertretungen und Betriebsvereinbarungen aufgehellt werden kann, stellt die Aktionsfhigkeit von Unternehmen in Frage. Die Unterscheidung, was
ist persnlich, was ist privat, was ist dienstlich, was dient
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zur Weiterbildung, ist eigentlich nur vom Empfnger selbst


zu treffen. Automatische Klassifikation eingehender E-Mails
kann hier nur begrenzt helfen und ist durch das TDDSG
selbst strittig. Dies gilt besonders, wenn die automatische
Klassifikation dazu benutzt wird, E-Mails in Gruppenpostkrbe einzusteuern und automatisch zu archivieren. So landen auch vertrauliche, private E-Mails in Langzeitarchiven
und knnen in Postkrben von Kollegen und Vorgesetzten
landen. Das Unternehmen muss jedoch eine Kontrolle ber
die Kommunikation und die dazugehrigen Prozesse gewinnen. Ohne diese ist die Arbeitsfhigkeit des Unternehmens
eingeschrnkt. Und lsst man den Postkorb des Mitarbeiters
gnzlich unbeobachtet tun sich auch Sicherheitslcken auf
dem Versand interner Unterlagen sind keine Hrden aufgebaut. Hier muss es zu einem Gleichgewicht der Interessen
der schtzenswerten Privatsphre des Mitarbeiters und der
berechtigten Sicherheits-, Kontroll- und Steuerungsmglichkeiten des Unternehmens kommen. Dies sollte einheitlich
geregelt werden, damit die aufwndigen, individuellen Diskussionen um die richtige Lsung des Problems in jedem
Unternehmen der Vergangenheit angehren.
(Kff)

Artikel
Die E-Mail im Kontext der GDPdU
von Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschftsfhrer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, Hamburg, Ulrich.Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.com, und Stefan
Gro, CISA, PSP Peters, Schnberger & Partner GbR,
Mnchen, s.gross@pspmuc.de.
Die Kommunikation via E-Mail nimmt im Geschftsleben einen so breiten Raum ein, dass die Frage, wie diese Dokumente im Hinblick auf den Datenzugriff zu
behandeln sind, in der Praxis von eminenter Bedeutung ist. Whrend Textverarbeitungsdokumente, die
zur weiteren Verwendung ausgedruckt und in Papierform aufbewahrt werden obschon sie ebenfalls mit
Hilfe von DV-Anlagen erstellt werden nicht der
elektronischen Aufbewahrungspflicht nebst maschineller Auswertbarkeit unterliegen tendiert die Meinung
bei E-Mails wie auch computerbasierten Faxmitteilungen zur gegenteiligen Auffassung. Der Fragen- und
Antwort-Katalog zum Datenzugriff bejaht die Anforderung der maschinellen Auswertbarkeit einschrnkungslos, gibt jedoch als Beispiel eine eher untypische
E-Mail an, welche als Anhang eine (auswertbare) Tabellenkalkulationsdatei enthlt. Die organisatorische
Herausforderung liegt darin, dass theoretisch nahezu
jeder mit einer E-Mail-Adresse in einem Unternehmen
solche steuerrelevanten E-Mails empfangen kann, diese als solche erkennen muss und einer geordneten, revisionssicheren Ablage zufhren muss.
Bei der Frage nach der Aufbewahrungsform einer EMail, unterstellt sie ist als steuerrelevant einzustufen,
hilft die Unterscheidung zwischen maschinell auswertbaren Daten und lediglich elektronisch berprf PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

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20060503

baren Belegen weiter. Betreffend der Auswertbarkeit


ist zunchst festzustellen, dass eine E-Mail per se nicht
maschinell im Sinne der Nutzung von IDEA auswertbar ist, dies kann sich allenfalls auf eine angehngte
Datei beziehen, auf die sich die erweiterte Aufbewahrungspflicht einer maschinellen Auswertbarkeit dann
alleine bezieht. Eine E-Mail unterhalb der Schwelle einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur ist auch
nicht weitergehend berprfbar als deren Ausdruck.
Ist die E-Mail allerdings fortgeschritten oder gar qualifiziert elektronisch signiert, kann sie nur mit elektronischen Mitteln auf Absenderauthentizitt berprft
werden. Die elektronische Version enthlt deshalb gegenber dem ausgedruckten Beleg eine Mehrinformation, die dem ursprnglichen Nutzer zur Verfgung
stand und die der Prfer uneingeschrnkt berprfen
knnen muss. Ein Ausdruck qualifiziert elektronisch
signierter E-Mails ist nicht ausreichend. Voraussetzung
ist selbstverstndlich auch in diesem Fall, dass die EMail steuerrelevante Informationen enthlt. Dies gilt
insbesondere fr die elektronische Abrechnung auf der
Grundlage des 14 Abs. 3 UStG, fr welche die
GDPdU erweiterte Aufbewahrungsvorschriften vorsehen.

beigefgten Attachments lesen bzw. auswerten zu


knnen.

Unabhngig von der in den GDPdU geforderten maschinellen Auswertbarkeit sind in Bezug auf die Aufbewahrungsart jedoch die GoBS als magebliche Vorschrift in die Betrachtung einzubeziehen, insoweit es
sich bei E-Mails um originr digitale Unterlagen handelt. Demnach ist die elektronische Post durch bertragung der Inhalts- und Formatierungsdaten auf einem Datentrger zu archivieren und mit einem unvernderbarem Index zu versehen ist, unter welchem es
bearbeitet und verwaltet wird. Entscheidend fr die
elektronische Aufbewahrung unter GDPdU-Gesichtspunkten ist dabei, ob die E-Mail selbst steuerrelevante
Informationen beinhaltet oder ob sie nur das Trgermedium, vergleichbar dem papiernen Briefumschlag,
fr eine steuerrelevante Information war. Der Zugriff,
die Indizierung und die inhaltliche Klassifikation von
E-Mails und Anhngen mssen derart gelst sein, dass
sowohl das eindeutige Wiederfinden im Kontext, als
auch der Schutz von Informationen in den E-Mails gewhrleistet sind. Hierbei ist es wichtig, auch alle Absender- und Empfangsinformationen zu speichern und
recherchierbar zu machen. Dies kann z.B. durch ein
elektronisches Posteingangsbuch realisiert sein, in dem
nachvollziehbar ist, von wem die Information wann
empfangen und dass sie unverndert in die Archivierung berfhrt wurde. Im Zusammenhang mit der digitalen Auenprfung geht es also bei der Aufbewahrungspflicht von E-Mails mit steuerlicher Relevanz in
erster Linie darum, mittels Recherche auf solche EMails lesend zuzugreifen, die einen steuerrelevanten
Inhalt besitzen, und die gegebenenfalls diesen E-Mails

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

PROJECT CONSULT News


Journalisten- & Leserbefragung
Als Anlage in der E-Mail mit diesem Newsletter erhalten Sie einen einseitigen Fragebogen, den wir bitten bis
zum 10.6.2006 ausgefllt an uns zurckzusenden. Fr
die Auswertung der Angaben wird der zurckgesendete Fragebogen depersonalisiert. Es gibt zwei Versionen des Fragebogens:
a) PROJECT CONSULT Kunden und Newsletter Abonennten
b) Journalisten und Redaktionen
Journalisten und Redaktionen, die den Fragebogen
nicht zurcksenden, bzw. sich nicht ber das Akkreditierungsformular auf unserer Webseite in unserer Datenbank eingetragen haben, erhalten zuknftig den
Newsletter nicht mehr zugesendet.
Die Fragen finden Sie in der E-Mail (einfach ausfllen
und zurcksenden) und als Word-Datei (ausfllen
und per E-Mails enden oder ausdrucken, manuell ausfllen und per Fax oder als Scan senden).
(FH)

Abonnenten Service
1 Monat Benchpark ECM kostenfrei!
PROJECT CONSULT bietet Ihren NewsletterAbonnenten und ihren aktuellen Kunden an, kostenfrei einen Monat lang Benchpark auszuprobieren und
sich die Ergebnisse im Detail anzusehen. Es ist also
keine Bewertung und kein Kauf eines Zugangs erforderlich. Bitte wenden Sie sich bei Interesse mit dem
Stichwort 1 Monat Benchpark ECM kostenfrei an info@PROJECT-CONSULT.com.
(SKK)

CDIA+
Hamburg Der erste Kurs dieses Jahres fand vom 27.
30.03.2006 statt. Ein Teilnehmer sandte uns nach seinem bestandenen Test anschlieend seinen Erfahrungsbericht. Vielen Dank fr die Glckwnsche. Die
Mhen haben sich definitiv gelohnt. Die Gesamtveranstaltung hat mir sehr viel Spa gemacht. Unser Trainer
hat es verstanden, uns mit einem Schuss Witzigkeit die
umfangreichen Themen beizubringen und der mit 700
von 900 Punkten recht hoch angesetzte Level der Prfung hat eine gewisse Spannung erzeugt. Wenngleich
man tatschlich durchfallen kann, so kann man aus
meiner Sicht dem Trainer dafr keinen Vorwurf machen. Aus fachlicher Sicht wurde alles getan, um alle
Teilnehmer bestehen zu lassen. Alle Themen wurden
in ausfhrlicher Art und Weise behandelt, aber es ist
nun mal nicht einfach, umfangreiche fachliche Themen
ISSN 1439-0809

Seite 13 von 16

20060503

in einer Fremdsprache zu begreifen und umzusetzen.


Durch das zuvor versendete Script (Study Guide)
konnten Begrifflichkeiten schon im Voraus herausgearbeitet werden, wenn man z.B. ein Verstndnisproblem identifizierte. Ich freue mich, an dieser Schulung
teilgenommen und Mitarbeiter Ihres Hauses persnlich kennen gelernt zu haben. Viele Themen erscheinen
nun in einem etwas anderen Licht und der Gedanke,
dass es derzeit in der Praxis anders aussieht, als in der
Theorie, ist nicht mehr erheiternd, sondern gibt Anlass,
Dinge erneut zu beleuchten. In diesem Jahr finden
noch 3 Kurse statt: 15. 18. Mai, 21. 24. August und
04. 07. Dezember. Fragen beantwortet Ihnen gern
Frau Kunze-Kirschner, Telefon 040 46076220 oder
skk@project-consult.com.
Veranstalter

PROJECT CONSULT GmbH

Veranstaltung

Comptia CDIA+ 4-Tageskurs (K112)

Art

Kurs mit Zertifikat

Titel

CDIA+

Themen

Fachlicher Inhalt:

Kickoff

Strategie, Analyse

Begrndung und Beantragung eines


Vorhabens

Konzeptuelles Design

Entwurf, Konvertierung

Fachlicher Pilot

Implementierung

bung, Beispieltest
Roundtable zu aktuellen Standards und Rechtsfragen in
Deutschland.

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

Benchpark TOP 10
Im Gegensatz zu den bekannten Regeln Benchparks,
bei denen Firmen nur in die Bestenlisten einflieen
drfen, wenn sie in den letzten 24 Monaten mindestens
fnf gltige Bewertungen hatten, zeigen wir in dieser
Newsletter-Ausgabe ein verndertes Ranking. Fr die
nachfolgenden Tabellen werden von uns alle bewerteten Firmen bercksichtigt, auch wenn die Ergebnisse
nur auf eine gltige Bewertung zurckgehen. Dabei
sind teilweise durchaus interessanten Verschiebungen
entstanden, wie ein Vergleich mit den Daten mit der
aktuellen Bewertung auf Benchpark zeigt.
(FH)
Alle Firmen Gruppe A

Rating (10 = Excellent, 0 = schwach)

Microsoft GmbH
er/Biztalk)

(Sharepoint Portal

Serv-

Vignette

7,00

FileNet GmbH

6,37

IBM Deutschland GmbH

5,33

EMC Documentum GmbH

5,33

Hummingbird

5,32

OpenText GmbH (Livelink)

4,97

Interwoven

3,67

8,00

Stichtag: 28.04.2006. Firmen-Ranking mit mindestens einer gltigen Bewertung in den letzten 24 Monaten bei Benchpark. Entspricht nicht den
bei Benchpark angezeigten Bestenlisten.

Referent

Zert. CDIA+ Trainer


Dr. Ulrich Kampffmeyer, Chef-Berater

Datum

21. 24.08.2006
weitere Termine, Orte und InhouseVeranstaltungen auf Anfrage

Decos Document Management

9,33

lemon42 (cms42 in Verbindung mit filebase42)

9,31

Uhrzeit

09:00 17:00 h / 19:00 h

InterRed GmbH

9,14

Ort

Hamburg

DocuPortal Deutschland GbR

8,83

URL

http://www.project-consult.com

Step One GmbH

8,06

Optimal Systems GmbH

7,94

ContentServ GmbH (CS EMMS-Suite)

7,88

Axinom GmbH

7,67

OCE Deutschland GmbH

7,00

10

SER Solutions Deutschland GmbH

7,00

Gruppe B

(SKK)

Nchste Termine mit PROJECT CONSULT


Veranstalter

Euroforum

Veranstaltung

7. Datenschutzkongress

Art

Vortrag

Titel

Referenten

Datenschutz, Datensicherheit & Compliance


Was heit Compliance?
Datenschutz und Datenmanagement
E-Mail-Management zwischen Schutzanforderung undlangzeitiger Aufbewahrung
Speicherung von schutzwrdigen Daten in
elektronischen Archiven
Ausblick
Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT

Datum

10.05.2006

Uhrzeit
Orte

09:00 09:45 Uhr


Berlin

URL

http://www.euroforum.com

Themen

Rating (10 = Excellent, 0 = schwach)

Stichtag: 28.04.2006. Firmen-Ranking mit mindestens einer gltigen Bewertung in den letzten 24 Monaten bei Benchpark. Entspricht nicht den
bei Benchpark angezeigten Bestenlisten.

(FH/CM)

(SKK)
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ISSN 1439-0809

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

Marlenes WebLinks
Zylab, Dsseldorf, bringt neue Version ihrer Lsung
ZyIMAGE auf den Markt, enthaltene Neuerungen sind
unter anderem eine Workflow-Lsung mit digitaler
Signatur, erweiterte E-Mailarchivierungstools sowie
eine integrierte 64-Bit-Suchtechnologie.
http://www.zylab.de
Saperion, Berlin, bringt Release 5.6 auf den Markt und
geht damit in Richtung Geschftsprozessmanagement.
Die wichtigste Neuerung ist der "AdHoc-Workflow",
welcher Anwendern der klassischen Enterprise ECM
Solution einen einfachen Einstieg in das Thema Workflow ermglichen soll.
http://www.saperion.com
Die SAP AG, Walldorf, hat die SAP Portal Integration
der Imperia AG, Hrth, zertifiziert. Die auf der Systems 2005 vorgestellte Integration ermglicht es Anwendern, Inhalte und Daten im Portal zu verwalten
und basiert auf der KM Knowledge Management
Komponente des Portals.
http://www.imperia.de
http://www.sap.com/germany

20060503

Die Easy Software AG, Mhlheim an der Ruhr, und


die SP Integration GmbH, Sulzbach/Taunus, haben
eine Partnerschaft fr die E-Mail-Archivierung im Notes-Umfeld geschlossen. Da SP Integration der erste
Partner von Easy fr das Produkt Easy Notes ist, sind
sie befugt, die Vertriebs-, Beratungs-, Integrations- und
Customizing-Aufgaben bei der Implementierung dieser Archivierungslsung zu bernehmen.
http://www.easy.de
http://www.sp-integration.de
Die Advantic Systemhaus GmbH, Lbeck, stellt ihr
CMS Content Management System iKiss in Version 4.1
vor. Die neue Version untersttzt die Anwender unter
anderem bei der Erstellung barrierefreier Internetseiten
und bietet Schnittstellen zu den gngigen Formularservern.
http://www.advantic.de

Der H&T Verlag wurde mit dem Corps Verlag vereinigt. Im Rahmen des Zusammenschlusses wurden
einige Zeitschriften eingestellt. So wird auch die DoQ
(letzte Ausgabe 3/2006), ein wichtiges Medium fr die
Dokumentenmanagementbranche, nicht mehr erscheinen.
http://www.doq.de
http://www.corps-verlag.de
EMC, Schwalbach/Taunus, hat eine Partnerschaft mit
fme, Braunschweig, geschlossen, damit ist fr die fme
AG ein weiterer Schritt zu einem ganzheitlichen
Dienstleistungsangebot im Bereich des EnterpriseContent-Managements (ECM) getan. Weiterhin wird
den Kunden von fme verstrkt die Implementierung
der EMC Captiva- Software-Lsungen angeboten.
http://www.emc.com
http://www.fme-ag.de
Die EASY SOFTWARE AG, Mlheim an der Ruhr,
und die Wrth Phoenix GmbH, Bad Mergentheim,
haben einen Kooperationsvertrag geschlossen, in diesem Zusammenhang werden EASYs Archivierungsund Dokumentenmanagement-Lsungen schrittweise
an die Handels- und Logistikanwendungen des Software- und Consulting-Unternehmens aus der WrthGruppe angebunden.
http://www.easy.de
http://www.wuerth-phoenix.com

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

ISSN 1439-0809

Seite 15 von 16

20060503

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

Impressum
Geschftsleitung: Dr. Ulrich Kampffmeyer
Redaktion: Silvia Kunze-Kirschner
Anschrift der Redaktion:
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung
Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Strae 17, 20251 Hamburg,
Telefon 040-46 07 62-20.
E-Mail: presse@project-consult.com
http://www.project-consult.com
ISSN 1439-0809
Nchste Ausgabe
Der nchste Newsletter erscheint voraussichtlich am 30.05.2006.
Bezugsbedingungen
Der PROJECT CONSULT Newsletter wird per eMail verschickt. Der
Versand erfolgt fr PROJECT CONSULT Kunden mit aktuellen Projekten sowie fr bei PROJECT CONSULT akkreditierte Fachjournalisten und Redaktionen kostenfrei. Interessenten knnen den
Newsletter zum Bezugspreis von 175,00 zzgl. MwSt. beziehen (persnliches Jahresabonnement mit 12 bis 16 Ausgaben). Das Bestellformular finden Sie auch auf unserer Webseite (http://www.projectconsult.com) unter der Rubrik News/Newsletter.
Links
Angegebene URL waren zum Erscheinungszeitpunkt gltig. Die Inhalte referenzierter Sites liegen ausschlielich in der Verantwortung
des jeweiligen Betreibers.

Copyright
2006 PROJECT CONSULT GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Die
enthaltenen Informationen stellen den aktuellen Informationsstand
der Autoren dar und sind ohne Gewhr. Auszge, Zitate, ganze
Meldungen und Kommentare des PROJECT CONSULT Newsletter
sind bei Zitieren des Autoren- und des Firmennamen PROJECT
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wenn Sie Inhalte aus dem PROJECT CONSULT Newsletter verffentlichen. Bei der Verffentlichung auf Webseiten oder zur Weiterverteilung, im Einzelfall oder als regelmiger Service, ist die vorherige schriftliche Zustimmung von PROJECT CONSULT erforderlich.
Die Publikation auf Webseiten darf frhestens drei Monate nach
dem Verffentlichungsdatum erfolgen.
2006 PROJECT CONSULT GmbH. All rights reserved. This information is provided on an as is basis and without express or implied warranties. Extracts, citations or whole news and comments of
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Newsletter-Bestellformular
Bitte per Fax an PROJECT CONSULT GmbH 040 / 46076229
Zur Lieferung per eMail im Jahresabonnement mit 12 bis 16 Ausgaben bestelle ich,
Titel, Vorname, Name

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Position

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Firma

________________________________________________________________________________

Abteilung

________________________________________________________________________________

Strae, Hausnummer

________________________________________________________________________________

Postleitzahl, Ort

________________________________________________________________________________

Telefon / Fax

__________________________________

eMail (fr Zusendung)

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Art des Abonnements (Nutzungs-, Verteilungsvarianten)

(bitte ankreuzen)

Variante 1: ausschlielich persnliche Nutzung des Newsletters


( 175,00)

Variante 2: Recht auf Weiterverteilung des Newsletters an bis zu 10 Mitarbeiter in meiner Abteilung
( 350,00)

Variante 3: Recht auf Weiterverteilung des Newsletters an bis zu 50 Mitarbeiter in meinem Bereich
( 525,00)

Variante 4: Recht auf Weiterverteilung des Newsletters in meinem Unternehmen und Nutzung des
Newsletters im Intranet meines Unternehmens sowie fremdsprachliche Maschinenbersetzung
( 875,00)

Alle Preise verstehen sich zzgl. MwSt.

Ort, Datum / Unterschrift _________________, ____.____. _____

___________________________________________

Die Bestellung kann ich innerhalb von 2 Wochen schriftlich widerrufen. Die Kndigungsfrist betrgt sechs Wochen vor Ablauf des JahresAbonnements. Ich besttige die Kenntnisnahme dieses Widerrufsrecht durch meine 2. Unterschrift.

Ort, Datum / Unterschrift _________________, ____.____.______


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___________________________________________
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

20060619

Inhalt
Editorial ............................................................................... 1
Wir haben die 100ste Ausgabe verschlafen ...................... 1

Unternehmen & Produkte ............................................... 2

Editorial
Wir haben die 100ste Ausgabe verschlafen
Liebe Leser,

Tridion verbessert Zugnglichkeit ......................................... 2


SAPERION ELM ....................................................................... 2
RealObjects PDFreactor - Serverseitige PDFErzeugung aus XML und HTML.................................... 2
Oracle verstrkt ECM-Engagement ....................................... 3
OnBase in neuer Version verfgbar ....................................... 3
Mobius stellt neue Lsung fr Spreadsheet
Compliance vor................................................................. 4
Hummingbird bernommen .................................................. 4
Hewlett Packards Vision von ILM ......................................... 5
EMC: Einheitliche Archivierung durch neue Module ......... 5

der PROJECT CONSULT Newsletter erscheint nunmehr


im achten Jahr. Wir hatten einmal achtzehn (Maximum), ein
anderes Mal nur zwlf Ausgaben (Minimum) im Jahr:

Artikel.................................................................................. 6

Die unterschiedliche Zahl der Newsletterausgaben erklrt


sich auch durch die Varianz der Seitenzahlen: Es waren
einmal nur 2 Seiten (19990226) und in einer DMS EXPO
Ausgabe immerhin 48 Seiten (20050912). Besonders in den
ersten zwei Jahren erschien der Newsletter hufiger, aber mit
deutlich geringerer Seitenzahl. Unser Volltextarchiv
(Volltextarchiv) verzeichnet in fnf Sprachen inzwischen
ber 10.000 Einzelbeitrge aus dem Newsletter.

Web 2.0 und Content Management ........................................ 6

Mrkte & Trends ............................................................... 8


ECM: es geht zur Sache............................................................ 8

Normen & Standards ...................................................... 10


ISO 26300 ................................................................................. 10

Recht & Gesetz ................................................................. 11


SOX, PCAOB & Record Retention ........................................ 11

Leserbriefe ........................................................................ 13
CDIA+ - geschafft! .................................................................. 13

In der Diskussion ............................................................ 13


Unternehmensberater ............................................................ 13

Projektmanagement ........................................................ 15
Zusammenhnge: Portfolio Programm Projekt ........... 15

PROJECT CONSULT News .......................................... 16


Ergebnisse: Leser- & Journalistenfragung ........................... 16
CDIA+ ...................................................................................... 20
Benchpark TOP 10 .................................................................. 21

Personalia .......................................................................... 21
Urs Struli - neuer Chef der OpenText DACH-Region ..... 21
Daniel Holz - neuer Vertriebschef bei Filenet ..................... 21
Marlenes WebLinks............................................................... 21
active logistics, ADIC, AFI, Avenet, Day, Dicom,
EMC, FAST, HP, Yahoo, Kashya, Language
Weaver, Meedio, Network Appliance, nLayers,
OpenText, Quantum, Rimage, SCHEMA, SEAL
Systems, TIS, Zylab

Impressum ........................................................................ 23
Newsletter-Bestellformular ........................................... 23

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

1999
2000
2001
2002
2003
2004
2005
2006

18 Ausgaben
16 Ausgaben
14 Ausgaben
14 Ausgaben
14 Ausgaben
12 Ausgaben
13 Ausgaben
bisher 5 Ausgaben

Durch die wechselnde Zahl von Ausgaben pro Jahr ist uns
die 100ste Ausgabe - die Jubilumsausgabe - durchgerutscht. Nr. 100 war bereits der Newsletter 20051114! Wir
hatten uns schon darauf gefreut, in Krze eine schne Jubilumsausgabe zu erstellen. Also kein Grund mehr zu feiern,
denn dies ist schon Ausgabe 106!
Wir danken allen Lesern fr ihr Interesse und machen in
gewohnter Form weiter: Keine Anbieterwerbung, keine
Advertorials, kein Fremdeinfluss. Mit diesem Format haben
wir bereits gedruckte Fachzeitschriften unserer Branche wie
DoQ, Info21, Groupware Magazin, eBusiness Magazin,
Content Management Magazin, Doculine und andere alle
durch Werbung finanziert - berlebt. Wir sind auch der
berzeugung, dass es zum immer breiter werdenden Angebot im Internet weiterhin einer zusammengefassten, fachlich
kommentierten und unabhngigen Publikation bedarf. Dies
zeigt auch die Auswertung unserer Leser- und Journalistenbefragung, die wir in dieser Ausgabe vorstellen. Das Feedback zu unserem Newsletter war durchweg sehr positiv! Allen Teilnehmern ein herzliches Dankeschn!
Zum Schluss - wir freuen wir uns ber Leserbriefe mit
Kommentaren zu unseren Beitrgen
Ihre Newsletter-Redaktion

ISSN 1439-0809

(SKK, FH, CM, SMe)

Seite 1 von 23

20060619

Unternehmen & Produkte


Tridion verbessert Zugnglichkeit
Amsterdam - Mit der neuen Version 5.2 des ContentManagement-Systems R5 will Tridion eine Reihe von
Kundenwnschen umsetzten. Neben einer verbesserten Benutzbarkeit liefert die neue Version vor allem
Untersttzung fr Web-Designer bei der Erstellung
leicht zugnglicher, gut strukturierter Web-Seiten.
Verbesserte Layouts und ein Warnsystem bei Versten gegen Zugnglichkeitsstandards sollen den Designern bei dieser Aufgabe helfen. Neu in dieser Version
ist zudem die Untersttzung von CSS Cascading Style
Sheets. Fr die Verffentlichung liefert Tridion eine
breite Plattformuntersttzung. Die Kompatibilitt soll
unter anderem fr die neuesten Versionen der Produkte von IBM und Oracle sichergestellt sein.
(SMe)
Infobox Tridion
URL:
Firmierung:
Stammsitz:
GF/CEO/MD:
Brse:
Zuletzt behandelt
Benchpark Rating:
DRT-Markt Eintrag
URL press releases:
Produktkategorien:

http://www.tridion.com
Tridion Corporate Services GmbH
Amsterdam
Pieter Varkevisser
./.
Newsletter 20060308
Gruppe B: 6,03
./.
Press releases
ECM, CM, WCM

PROJECT CONSULT Kommentar:


Mit den neuen Funktionen besinnt sich Tridion wieder mehr
auf seine Herkunft aus dem Web Content Management
Segment. Auch Usability und Barrierefreiheit werden in
dem neuen Release besser als bisher bercksichtigt. Die Nutzung von Style Sheets dagegen ist schon fast nur noch eine
Nachholaktion, da die variable Darstellung von Inhalten mit
standardisierten Vorlagen lngst zum State-of-the-Art gehrt. Ob diese Neuerungen reichen um sich weiterhin im
verschrfenden Wettbewerb vorn zu halten, muss sich noch
zeigen. Auch viele Wettbewerbsprodukte wurden in den letzten erheblich aufgerstet und auch die freie Konkurrenz wie
Joomla oder Typo3 ist nicht zu unterschtzen.
(Kff)

SAPERION ELM
Berlin - Mit SAPERION ELM (E-Mail Lifecycle Management) stellt die SAPERION AG eine Lsung fr
die E-Mail Archivierung in Verbindung mit einem
Microsoft Exchange Server vor. Das Produkt soll die
automatische und vom Anwender unbemerkte Archivierung ein- und ausgehender E-Mails ermglichen. EMails lassen sich zeitgesteuert, ber ihre Eigenschaften
oder ber eine Speicherlimitierung der Inbox archivieren.
Fr Rechtssicherheit soll eine lckenlose Nachvollziehbarkeit von nderungen sorgen. Nach Ablauf der
gesetzlichen Aufbewahrungsfrist kann ELM E-Mails

Seite 2 von 23

ISSN 1439-0809

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER
automatisch lschen. Ein Outlook Plug-In ermglicht
zudem die manuelle Archivierung ausgewhlter EMails und bietet eine Volltextsuche sowie Offline Folder Synchronisation.
(CM)
Infobox SAPERION
URL:
Firmierung:
Stammsitz:
GF/CEO/MD:
Brse:
Zuletzt behandelt im
Benchpark Rating:
DRT-Markt Eintrag
URL press releases:
Produktkategorien:

http://www.saperion.com
SAPERION AG
Berlin
Rudolf Gessinger
./.
Newsletter 20060503
Gruppe B
SAPERION
Press releases
Arc, DMS, ECM, Cap, Wf

PROJECT CONSULT Kommentar:


Ein typisches Produkt, dass auf die Compliance- & E-MailArchivierungsthematik zielt. Im Prinzip handelt es sich dabei um eine aus sterreich zugekaufte Lsung, da das eigenstndige Produkt noch in der Entwicklung steckt. Daneben
gibt es auch noch eine weitere Lsung fr die Anbindung
mit einem weiteren separaten Produkt von Lotus Notes.
Etwas Klassifikation, etwas Archivierung, etwas gegen die
PSTs und OSTs und natrlich eine Anbindung an Outlook
erwecken allerdings eher einen me-too-Eindruck (per Definitionem). Zahlreiche Marktbegleiter bieten hnliche Funktionalitt. Offenbar meint jeder Hersteller hier zumindest
mit spezialisierten Lsungen oder Schlagworten sich positionieren zu mssen. Von Vorteil ist, dass auch bei einer Reduktion auf den reinen E-Mail-Aspekt der Weg in eine
ganzheitliche Speicherung von Informationen unabhngig
von Format, Typ und Quelle offen in einem SAPERION eigenen Repository bleibt. Die Gefahr, sich eine E-MailInsel zu schaffen, ist daher geringer als bei einigen anderen
spezialisierten Produkten. E-Mails gehren in einen Sachzusammenhang und sollten nicht allein auf Grund ihres Formates in einem extra Repository verschwinden. Die Nutzung des SAPERION Repositories stellt auerdem sich,
dass bei Produktwechseln oder Weiterentwicklung die Informationen unabhngig von den jetzt angeboten Produkten
verfgbar bleiben. Vom Preis her ist die SAPERION Lsung
zumindest ein interessanter Einstieg in das weiter gefasste
Thema ECM, sozusagen, zum ben.
(Kff)

RealObjects PDFreactor - Serverseitige PDFErzeugung aus XML und HTML


Saarbrcken - RealObjects stellt ihr neues Produkt, den
PDFreactor, vor. Es ist ein Formatting Prozessor zum
serverseitigen
Konvertieren
von
XMLund
XHTML/HTML-Dokumenten in PDF. Seitenlayout
und Styles werden dabei ber Cascading Style Sheets
(CSS) definiert. Mit dem PDFreactor ist z.B. das dynamische Generieren von PDF Dokumenten mglich, auerdem ist die Einbindung in Business- und Publishing-Workflows, Multi-Channel Publishing mittels
CSS mglich. Somit bietet RealObjects eine rein Java-

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

20060619

basierte XML- und XHTML/HTML-Drucklsung, die


auf W3C-Standards, aber keine Kenntnisse von XSLFO erfordert.

PROJECT CONSULT Kommentar:


Bisher bte jeder selbst die Erzeugung von PDFs auf seinem
Rechner. Die automatisierte, im Hintergrund ablaufende
und Server-seitige Wandlung ist aber die Zukunft fr EBusiness, Output-Management, Multi-Channel-Distribution und Archivierung. Hier geht es aber vorrangig um die
Format-getreue Wandlung von Webangeboten, auch wenn
sich das Produkt vielleicht in die eine oder andere Richtung
noch weiterentwickeln liee. Inzwischen schlgt auch
Microsoft nun zumindest mit Word den Weg in Richtung
XML und vielleicht knnte man auch einmal an einen
PDF/A-Wandler fr die Dokumentation von Webinhalten
und Transaktionen denken. Und man darf nicht bersehen,
dass gerade bei der PDF-Wandlung inzwischen sehr viele
OpenSource- und Freeware-Produkte oder Bauksten verfgbar sind. Es kommt letztlich darauf an, wie komfortabel,
einfach einrichtbar und sauber administrierbar eine solche
Lsung wie PDFreactor ist. Fr E-Business-Seiten ist das
Produkt in jedem Fall eine gute Ergnzung.
(Kff)

PROJECT CONSULT Kommentar:


Whrend der Kampf in den Mrkten fr ERP- und Datenbanklsungen tobt, hat Oracle offenbar jetzt wieder einen
neuen Anlauf genommen, dass Thema ECM zu forcieren.
Bereits in den vergangenen Jahren gab es immer wieder Ankndigungen und Produkte. Dies ist nicht der erste Anlauf.
Unter dem Code-Namen Tsunami gewann eine durchgngige ECM-Strategie Form. Mit 10g liegen inzwischen zahlreiche Module vor, die fr den Bau von ECM-Lsungen genutzt werden knnen. Fertige Lsungen sind dies nicht. Daher sucht Oracle zur Zeit Integratoren aus ihrer Partnerschaft, die mit den neuen Werkzeugen Lsungen erstellen.
Da viele der bisherigen ECM-Lsungen Oracle als IndexDatenbank nutzen, mssen sich die Anwender solcher Lsungen nun mit den Argumenten von Oracle auseinandersetzen man knne doch nun alles einheitlich in einer Plattform ohne externe Archiv- oder DMS-Lsungen umsetzen.
Oracle setzt hier darauf, die Informationsobjekte gleich in
der Datenbank zu speichern. Mit den beiden jetzt angekndigten Repository-Produkten fr Records und Content (warum eigentlich separat?) zielt Oracle auch auf das Compliance Thema. Nicht genug offenbar will sich Oracle auch
mit weiteren Produkten aus dem ECM-Markt verstrken
oder aber mit namhaften Anbietern wie OpenText enger kooperieren. Dies wird auch in zwei unabhngigen Pressenotizen von OpenText und Oracle deutlich, die derzeit in Foren
und Blogs diskutiert werden und schon zur Annahme fhrten, dass Oracle vielleicht OpenText bernehmen wolle.
OpenText knnte noch das eine oder andere Missing Link
zum Portfolio von Oracle beisteuern. Strategisch passt es
aber nicht ganz, da Oracle seine Datenbank als das Kernsystem positionieren will und dafr seine eigenen Vertriebstruppen auf die Strae schickt.
(Kff)

Oracle verstrkt ECM-Engagement

OnBase in neuer Version verfgbar

Mnchen Wie der Prsident von Oracle Charles Phillips krzlich ankndigte, soll mit den beiden Produkten Content Database and Records Database in den
Content Management Markt eingestiegen werden. Die
beiden Produkte werden als Optionen fr die Oracle
Database 10g Enterprise Edition angeboten und sollen
in den nchsten beiden Monaten verfgbar sein. Content Database and Records Database wurden fr die
Verwaltung von unstrukturierten wie auch strukturierten Inhalten entwickelt.
(FH)

Kln - Der deutsche Vertriebspartner von Hyland


Software, die Global Information Distribution GmbH
(GID), hat die neue Version 5.2 der Enterprise Content
Management Suite OnBase vorgestellt. Neu im Modul
OnBase Collaboration ist die Integration des Online
Dienstes Go-to-Meeting, mit dem Anwender OnlineMeetings planen knnen. Zudem wurde die Volltextsuche erweitert und ermglicht nun auch die Suche im
E-Mail Archiv, wobei neben dem Nachrichtentext und
-kopf auch eventuelle Anhnge in die Suche einbezogen werden. Eine weitere Neuigkeit ist die Mglichkeit
zur Berichtskonfiguration im Report Service. Das Modul ApplicationEnabler soll eine einfache Integration
von DMS-Funktionen in bestehende Anwendungen
ermglichen. Um gescannte Dokumente zu indizieren
und der Datenbasis hinzuzufgen bietet OnBase nun
den Connector for eCopy ShareScan OP.
(SMe)

Infobox RealObjects
URL:
Firmierung:
Stammsitz:
GF/CEO/MD:
Brse:
Zuletzt behandelt
Benchpark Rating:
DRT-Markt Eintrag
URL press releases:
Produktkategorien:

http://www.realobjects.com
RealObjects GmbH
Saarbrcken
Michael Jung
./.
./.
./.
./.
Press releases
DMS, Out

Infobox Oracle
URL:
Firmierung:
Stammsitz:
GF/CEO/MD:
Brse:
Zuletzt behandelt
Benchpark Rating:
DRT-Markt Eintrag
URL press releases:
Produktkategorien:

http://www.oracle.com/de
Oracle Deutschland GmbH
Mnchen
Jrgen Kunz
WKN 871460
Newsletter 20050124
./.
./.
Press Releases
ECM, CM, DM, Col, Arc

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

ISSN 1439-0809

Seite 3 von 23

20060619

Infobox GID (OnBase Vertrieb)


URL:
Firmierung:
Stammsitz:
GF/CEO/MD:
Brse:
Zuletzt behandelt
Benchpark Rating:
DRT-Markt Eintrag
URL press releases:
Produktkategorien:

http://www.gid-it.de
Global Information Distribution GmbH
Kln
Ernstfried Driesen
./.
Newsletter 20060308
Gruppe B
GID
./.
ECM, CM, DM, Col, Arc

Infobox Hyland
URL:
Firmierung:
Stammsitz:
GF/CEO/MD:
Brse:
Zuletzt behandelt
Benchpark Rating:
DRT-Markt Eintrag
URL press releases:
Produktkategorien:

http://www.onbase.com
Hyland Software Inc.
Westlake, Ohio
A. J. Hyland
./.
Newsletter 20060308
./.
GID
Press Releases
ECM, CM, DM, Col, Arc

PROJECT CONSULT Kommentar:


Fr Hyland stellt Europa bisher nur ein Anhngsel dar. Das
Unternehmen konzentriert sich sowohl von der Produktausrichtung als auch vom Vertrieb auf den amerikanischen
Markt. Das auswrtige Geschft wird Distributoren und
Integratoren berlassen. In Deutschland ist die GID seit
lngerem fr Hyland unterwegs ohne einen signifikanten
Marktanteil oder auch nur eine gute Visibilitt fr das Produkt OnBase erreicht zu haben. Dabei gehrt OnBase als
Komplettlsung nicht zu den schlechtesten ECM-Lsungen,
im Gegenteil. Die recht gute Lokalisierung wurde von GID
selbst vorgenommen, so dass fr OnBase eine vollstndige
Version in Deutsch zur Verfgung steht. Allerdings ist die
Produktphilosophie am amerikanischen Markt ausgerichtet
und nur durch Beispielanwendungen und vorgefertigte
Branchenlsungen lsst sich diese Einschrnkung berwinden. Die Funktionalitt selbst des Produktes, das ursprnglich aus dem Archivierungs- und DMS-Segment kam, deckt
inzwischen sehr viele der Komponenten des AIIM-ECMPortfolios ab, aber mancher vollstndiger als andere. In der
neuen Version wurde an einigen Stellen Funktionalitt, z.B.
im Workflow-Bereich, weitere Komponenten hinzugefgt,
wie z.B. ein verbessertes E-Mail-Management, und auch die
Nutzbarkeit ber Browseroberflchen verbessert. Hyland
hatte schon immer auf einfache Handhabbarkeit und Installation Wert gelegt. Fr mittelstndische Anwender, die einfach eine praktikable Lsung suchen, ist OnBase durchaus
eine Alternative zu den anderen, jedoch wesentlich bekannteren Produkten in diesem Marktbereich.
(Kff)

Mobius stellt neue Lsung fr Spreadsheet


Compliance vor
Mobius bringt mit einem Audit und Balancing System
fr Spreadsheet Compliance (ABS for Spreadsheet
Compliance) eine neue Lsung fr das LifecycleManagement und die Zentralisierung unternehmenskritischer Tabellen auf den Markt. Das System verrinSeite 4 von 23

ISSN 1439-0809

PROJECT CONSULT
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gert das Fehlerrisiko, das bei der Handhabung komplexer Excellisten entsteht, und soll die Einhaltung gesetzlicher Regeln und Vorschriften vereinfachen. Wichtige Eigenschaften des neuen Systems sollen unter anderem einfache Installation sowie sicherer Nutzerzugriff, als auch automatische Kontrolle von nderungen
und Versionen.
Infobox Mobius
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Mobius Management Systems, Inc.
Dsseldorf
Dipl. Ing. Franz Scheibenbogen
./.
Newsletter 20050720
./.
Mobius
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DM, ECM, Out, Cold, RM, Arc

PROJECT CONSULT Kommentar:


Die Speicherung und Verwaltung von Spreadsheets mit
Formeln und dynamischen Verbindungen zwischen Zellen,
Blttern und anderen Kalkulationstabellen stellte schon immer ein Problem fr die Archivierung dar. Besonders das
Anziehen aktualisierter Werte bei Aufruf eines Spreadsheet
lieen jede Archivierung eines Originalzustandes unmglich
werden. Bisher fror man Spreadsheets einfach durch
Wandlung in ein TIFF oder PDF ein. Dabei gingen natrlich die Formeln, die zu den Ergebnissen gefhrt hatten, verloren. Die Auswertbarkeit, z.B. nach den GDPdU, und die
gewnschte erneute Nutzung eines Spreadsheet wurden
hierdurch jedoch unterbunden. Mobius hat hier erstmals einen praktikablen Ansatz zur Lsung dieses Problems vorgestellt. Ob dieser mit stndig neuen Versionen der Spreadsheets und der Abbildung von Algorithmen und Makros
Schritt hlt, muss sich jedoch erst zeigen. Die meisten Anwender setzen daher auf Rendition-Management. D.h., es
wird zustzlich zum Originalformat des Spreadsheets eine
Rendition in PDF oder TIFF unter gleichem Index gespeichert. Die Renditionen erlauben dann auch eine Historisierung der Vernderungen verschiedener Versionen des
Spreadsheets. Hier wre zur bisher angebotenen Funktionalitt des Mobius-Produktes sicher noch die eine oder andere
Ergnzung sinnvoll.
(Kff)

Hummingbird bernommen
Mnchen - Der kanadische ECM-Anbieter Hummingbird hat einem bernahmeangebot der Holdinggesellschaft Symphony zugestimmt. Das in Palo Alto ansssige Unternehmen zahlt einen Preis von 26,75 USDollar pro Aktie, rund 16% mehr als der letzte Kurs
von 23,12 US-Dollar, was einem Gesamtwert von ca.
465 Millionen US-Dollar entspricht. Der Investor Tennenbaum Capital steuert 135 Millionen US-Dollar zur
Finanzierung der bernahme bei. Der Hummingbird
Chairman Fred Sorkin und CEO Barry Litwin, die zusammen rund 12% der Aktien halten, haben ihre Zustimmung angekndigt. Die Unternehmen rechnen
Ende Juli mit einem Abschluss der bernahme. (FH)
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

PROJECT CONSULT
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Infobox Hummingbird
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Hummingbird Communications GmbH
Mnchen
Alan Barry Litwin
WKN:887205
Newsletter 20051219
Gruppe A: 5,33
Hummingbird
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ECM, DM, CM, RM, WCM

PROJECT CONSULT Kommentar:


Nach dem Hummingbird den deutschen Anbieter Reddot
bernommen hatte, waren alle gespannt wie die Zusammenfhrung der Produktlinien DocsOpen, XCMS und Content
Server vonstatten gehen soll. Von einer direkten Integration
und Harmonisierung ist aber bis heute nicht viel zu sehen.
Viele stellten sich daher schon die Frage, ob sich Hummingbird mit Reddot bernommen hat. Der Anschluss an die
groen ECM-Anbieter konnte nicht gehalten werden und
ein Strategiekonzept fr die zuknftige Ausrichtung des
Unternehmens fehlte. Der Kaufpreis ist deutlich mehr als
Hummingbird heute Wert wre. Immerhin strkt die bernahme durch die Gre der neuen Mutter Hummingbird
nicht unerheblich. Wie Symphony das Unternehmen neu
strukturiert oder ob es nur eine Parkposition darstellt ist
nicht eindeutig aus den Mitteilungen herauszulesen.
Hummingbird hat neben dem DMS-Geschft und der bernommenen Reddot noch eine Reihe anderer Assets, die
durchaus als eigenstndiges Unternehmen weitergefhrt
werden knnten. Ohne eine tief greifende Reorganisation
wird Hummingbird den Anschluss im Markt verlieren. Diese muss zu dem sehr schnell durchgefhrt werden, um berhaupt noch eine fhrende Rolle spielen zu knnen. Das heterogene Portfolio der Hummingbird-Gruppe stellt dabei eine
erhebliche Herausforderung fr die zuknftigen Manager
dar. Die bisherigen Kunden in Deutschland warten jetzt auf
eine Ansage, wie es weitergehen soll, bevor man sich nach
Alternativen umschaut.
(Kff)

Hewlett Packards Vision von ILM


HP kndigt neben vier neuen Produkten aus dem Bereich ILM Information-Lifecycle-Management ein neues VLS Virtual-Library-System sowie neue Versionen
fr die Produkte StorageWorks Reference Information
Storage System, StorageWorks Reference Information
Manager for Databases sowie OpenView Storage Data
Protector an. Zu den neuen Produkten im ILM-Bereich
gehrt die Datensicherungslsung StorageWorks Continious Information Capture. Sie soll nderungen kontinuierlich aufzeichnen, ohne die Leistung stark zu beeinflussen sowie eine schnellere Rollback Zeit ermglichen. HP StorageWorks 200 Virtualization System ist
eine Virtualisierungs-Lsung fr Speicher Arrays verschiedener Hersteller. Die Storage-Grid basierte Archivierungslsung HP StorageWorks Reference Information Storage System wird mit dem StorageWorks Reference Information Manager for Files auf Dateien in Fi PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

20060619

le-Servern und Windows Desktops erweitert. Der StorageWorks Application Recovery Manager soll Microsoft SQL- und Exchange-Datenbanken nach einem
Ausfall sofort wieder herstellen und bietet eine Integration mit den blichen Datensicherungsumgebungen. Bei der neuen VLS-Familie VLS 6100 setzt HP
auf eine Kooperation mit FalconStor und bietet eine
Kapazitt von 2,5 bis 5 TB an.
(SMe)
Infobox Hewlett Packard
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GF/CEO/MD:
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Hewlett-Packard GmbH
Bblingen
Uli Holdenried
WKN: 851301
Newsletter 20060331
./.
HP
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ILM, Sto

PROJECT CONSULT Kommentar:


IBM hat es unter dem Stichwort Virtualisierung vorgemacht, EMC prescht hinterher, die gesamte Speichertechnologie-Branche orientiert sich neu. Da kann natrlich HP
nicht fehlen. Im Speicherbereich hat HP eine ganze Reihe
von Produkten. Eine Zeitlang galt HP z.B. bei Jukeboxen fr
digital-optische Wechselmedien als der Marktfhrer. Nun
gilt es fr ILM neue Strategien und Produkte auf den Weg
zu bringen. Immer grere Speichermengen, die in PetaByte-Bereich vordringen erfordern eine immer transparentere und effizientere Verwaltung. Auch bei den Speichersystemen wird der Markt immer mehr durch die Software denn
durch die Hardware bestimmt. Einfach zu integrierende
Subsysteme, die ber HSM hinausgehende Verwaltung der
Information ermglichen, bestimmen heute den Markt fr
Speicherlsungen. Man wird jedoch nicht den Eindruck los,
dass vieles noch Stckwerk ist und noch nicht den geschlossenen Charakter einer ILM-Lsung aufweist. Ach brigens,
auch HP will enger mit OpenText zusammenarbeiten. Allein durch Kooperationen und Firmenzukufe wird sich aber
keine eigenstndige Vision fr ILM umsetzen lassen. (Kff)

EMC: Einheitliche Archivierung durch neue


Module
EMC stellt mit den EMC Documentum Archive Services fr Imaging eine Erweiterung der bestehenden
Enterprise-Archiving Produkte vor. Mit der neuen Lsung fr die Digitalisierung von Papierdokumenten
wird die Dokumentenerfassung EMC Captiva InputAccel mit der EMC Documentum Technologie
kombiniert. Das neue Produkt richtet sich an Unternehmen, die groe Mengen Papierdokumente auf einer
einheitlichen Plattform digitalisieren wollen. Eine
Vermeidung von Dokumentenverlusten und eine bessere Organisation der Archive sollen den Kunden eine
hhere Sicherheit bei rechtlichen Ermittlungen bieten.
(CM)

ISSN 1439-0809

Seite 5 von 23

20060619

Infobox EMC
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EMC Deutschland GmbH
Schwalbach/Taunus
Jochen Moll
WKN:872526
Newsletter 20060503
Gruppe A: 5,31
EMC
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Cap, ECM, DM, Arc, ILM, RM, Wf, BPM, Sto

PROJECT CONSULT Kommentar:


EMC mht sich redlich um die Integration der verschieden
zugekauften Produkte. Bentigte man frher fr Documentum-Lsungen eine zustzliche Archivierungskomponente,
so kann man diese inzwischen bei EMC direkt beziehen. Eine
wichtige Lcke wurde geschlossen. Jedoch stellt sich die Frage, warum man fr die Archivierung von Informationen unterschiedliche Produkte bentigt, denn die neue Lsung konzentriert sich auf gescannte Images, daneben gibt es ein
COLD-Modul, und Legato speichert E-Mails auch in einen
separaten Topf. Der Ansatz eines universellen Archivsystems fr alle Informationen unabhngig von Format, Quelle
und erzeugender Anwendung ist noch nicht konsequent
durchgezogen. Angesichts der Breite des ECM-Portfolios
von EMC bte es sich hier an, mit einheitlichen Metadaten
und Strukturen die Ideen von ECM und ILM zusammenzufhren, ein transparentes Repository fr alle Unternehmensdaten und informationen zu schaffen. Es ist lngst
berfllig, dass EMC einmal die groe Roadmap vorlegt, wie
Information zusammenhngend verwaltet werden kann. Bei
der Gelegenheit kann man dann auch gleich noch unter der
Vielfalt der einzelnen (und auch einzeln bepreisten) Module,
Komponenten und Systeme aufrumen.
(Kff)

Artikel
Web 2.0 und Content Management
von Dr. Ulrich Kampffmeyer und Fabian Hammerschmidt, PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, Hamburg

Das Internet ist von seinen kleinen wissenschaftlichen


Anfngen im ArpaNet nunmehr in Gestalt des Webs
zu einem Massenphnomen geworden. Jeder kennt
das Web, immer mehr Menschen nutzen es. Protokolle
und Programmierumgebungen haben dem Web ein
eigenstndiges Geprge gegeben. Nicht immer logisch
und ergonomisch in der Nutzung, jedoch allgemein
bekannt und weitgehend akzeptiert. Man hat sich mit
den Restriktionen des Webs eingerichtet. Jedoch gibt es
immer wieder Anlufe, Verbesserungen und sogar
neue Plattformen jenseits des herkmmlichen Webs
einzufhren. So ist auch Web 2.0 ein solcher Anlauf,
der seine Wurzeln bereits im vergangenen Jahrtausend
hat.

Seite 6 von 23

ISSN 1439-0809

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Aus technischer Sicht steht der Begriff Web 2.0 fr eine
Kombination aus Technologien, welche bereits Ende
der 1990er Jahre entwickelt wurden, z.B. Web-Service
APIs, Ajax und Abonnement-Dienste wie RSS, hufiger
und ffentlichkeitswirksamer werden dem Begriff
auch Schlagwrter wie Soziales Web, Blogs und Wikis
zugerechnet. Eine anerkannte einheitliche Definition
von Web 2.0 und welche Technologien dem Begriff zuzurechnen sind, sucht man allerdings vergeblich. So
wird der Begriff zurzeit recht beliebig eingesetzt und
teilweise als Beschreibung fr alles genutzt was im
Web neu und interessant scheint.
Eine wichtige Vernderung die sich hinter Web 2.0
verbirgt ist, dass nicht mehr die Programme auf dem
Rechner zhlen, sondern das Internet selbst die Anwendung wird. Die groen Anbieter wie Microsoft sehen daher Google als berechtigte Bedrohung. Die Bedeutung der lokalen Datenhaltung knnte, im Zuge
der zunehmenden Mobilitt, immer schneller an Bedeutung verlieren. So ist es dann nicht mehr wichtig
wo man ist, sondern wie man auf das Internet zugreift
(z.B. WLAN o. UMTS), weil Daten und Content immer
und berall verfgbar sind.
Betrachtet man aber die im Zusammenhang mit dem
gerne als Marketing-Instrument benutzen Web 2.0 genannten Begriffe genauer, fllt auf, dass es sich nicht
um neue Techniken oder Ideen handeln muss, sondern
es oft schon lnger bekannte Dinge sind, die sich jetzt
langsam durchsetzen.
Nimmt man die Perzeption des Begriffes Web 2.0 von
O`Reilly als Mastab, dann wrde sich Web 2.0 weniger mit Technologien als mit Kommunikationsformen
verbinden lassen: Blogs, Social Communities, Wikis,
Content Syndication und neuen Anstzen von EBusiness. Lngst gehen diese Anstze ber das bisherige Managen von Webseiten und traditionelles Content Management hinaus. Es stellt sich hier die Frage,
ob Content Management Produkte berhaupt fr Web
2.0 vorbereitet sind. Dies soll ein Blick auf Technologien und Schnittstellen nher beleuchten.
Ajax
Im Zusammenhang mit Web 2.0 wird auch immer
wieder die Technik Ajax Asynchronous JavaScript and
XML, die Elemente von JavaScript, XML, CSS und
DOM vereint, um interaktive, Desktop-hnliche Webanwendungen zu realisieren, genannt. Durch die
asynchronen Datenbertragung zwischen einem Server und dem Browser muss die html-Seite nicht mit
jeder http-Anfrage komplett neu geladen werde. So
werden auch Sites realisierbar, die auf den Anwender
weniger wie Websites, sonder eher wie lokale Anwendungen wirken (z.B. die Amazon-Suchmaschine A9,
der Bilderdienst Flickr oder Google Suggest).

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20060619

Web 2.0 gewinnt durch AJAX an Momentum. Die Abarbeitung von Prozessen und die Nutzung von Diensten werden durch AJAX beliebig steuerbar. Anwendungen, die bisher nur auf dem Client oder im lokalen
Netzwerk ber den Client nutzbar waren, werden damit auch im Internet mit Webmitteln bei hnlich komfortabler Bedienbarkeit nutzbar.

Andere Anstze

Einer der wesentlichen Anstze von AJAX ist es die


bekannten Probleme des Kommunikationsprotokolls
http zu berwinden. Die vollstndige bertragung
von Seiten, z.B. beim Ausfllen von Formularen, ist
beim AJAX-Ansatz nicht mehr notwendig nur noch
nderungen werden bermittelt. Die Asynchronitt
ermglicht damit neue Konzepte, auch in Richtung
SOA Service orientierter Architekturen, umzusetzen.
Auch AJAX hat noch eine Reihe immanenter Probleme,
die vor einer breiten Nutzung noch gelst werden
mssen. Dies erklrt auch die bisher nur sehr zurckhaltende Anwendung dieses technologischen Ansatzes. Die Vorzge, die AJAX in der Interaktion mit den
Nutzern bietet, werden jedoch den Einsatz zuknftig
beflgeln. Webbasierte Workflow- und Dokumentenmanagementanwendungen mit hohem Datentransmissionsvolumen und intensiver Interaktion werden von
AJAX besonders profitieren.
Durch die Grndung der Open-Ajax-Initiative hat sich
auch eine Reihe von namhaften IT-Unternehmen zusammengefunden, welche AJAX in der Open-SourceCommunity weiter verbreiten wollen. So sollen durch
ein gemeinsames Entwicklungs- und DebuggingFramework Kompatibilittsprobleme beseitigt werden,
wodurch Software-Entwicklern ein professionelles
Werkzeuge an die Hand gegeben wrde. An dem Projekt beteiligen sich bisher IBM, Google, Yahoo, Borland, BEA, Novell, Zend, Laszlo Systems, Zimbra und
Red Hat und die Open-Source-Projekte Dojo, Eclipse
und Mozilla. Microsoft ist kein Untersttzer der Initiative, weil der Konzern an einem eigenen Rich Client
namens Windows Presentation Foundation arbeitet.
hnlich verhlt es sich mit Tibco Systems, das Unternehmen entwickelt momentan ein eigenes Framework
zu Erstellung von AJAX-Clients mit dem Namen General Interface.

Web 2.0 fordert jedoch mit seiner Funktionsweise auch


die Anbieter von Content Management Systemen heraus, die Lsungen fr die asynchrone Kommunikation
bereitstellen mssen. Es geht hier nicht nur um andere
Verfahren sondern auch um neue architektonische Anstze, die mit herkmmlichen Schnittstellen nicht zu
bedienen sind. Betrachtet man hier das Umfeld von
ECM Enterprise Content Management einmal nher,
so stellt man fest, dass hier sehr unterschiedliche Strategien zur Bereitstellung von Inhalten in Web-basierten
Anwendungen zu verzeichnen sind. Verschiedene Portalstrategien mit eigenstndigen technologischen Ausprgungen stehen hier im Wettbewerb, so z.B. IBM
Websphere versus SAP Netweaver versus Microsoft
Sharepoint versus ... versus ... Auch Portlet-Standards
sind hier nicht immer kompatibel und im Wettlauf um
die fhrende Rolle auf den Desktops der Anwender ist
dies wohl auch gewollt. Anstze zur Vereinheitlichung
gab es schon viele:
Ein Interface zur Anbindung ist WebDAV Web-based
Distributed Authoring and Versioning, ein offener
Standard zur Bereitstellung von Dateien im Internet.
An diesem Standard arbeiten drei Arbeitsgruppen der
IETF Internet Engineering Task Force, die WebDAV
Working Group, die DASL Working Group und die
Delta-V Working Group, um auf der Basis von HTTP
Netzwerk-Standards zu schaffen, mit denen Dokumente und Dateien im Netzwerk verndert und geschrieben werden knnen. Aus technischer Sicht handelt es
sich bei WebDAV um eine Erweiterung des Protokolls
HTTP/1.1, wobei bestimmte Einschrnkungen von
HTTP beseitigt wurden. So knnen beispielsweise
durch WebDAV ganze Verzeichnisse bertragen werden, whrend bisher in Online-Formularen hufig nur
die Mglichkeit bestand, einzelne Dateien hochzuladen.
Ein anderer Ansatz sind die JSR Standards 170 und 283
die unter der Leitung von Day Software entwickelt
wurden. Der JSR Java Specification Request 170 Standard definiert eine einheitliche Schnittstelle fr Programmieranwendungen API Application Programming Interface fr den Zugriff auf einen ContentSpeicherort. So sollte das Zusammenwirken von Applikationen und Content Repositories grundlegend
vereinfacht und sichergestellt werden, damit Unternehmen ihre geschftsrelevanten Inhalte unternehmensweit effizient ablegen und verwalten knnen.

Natrlich bergen die aufgezeigten Vorteile der Entwicklung aber auch auf die Konsequenzen und Gefahren, die sich im Zusammenhang mit Web 2.0 durch das
wachsende Wissen auf globalen Servern auftun. Die
globale Abrufbarkeit persnlicher Daten wird rapide
zunehmen, wodurch Konsum- und Bewegungsprofile
im Internet noch detaillierter zusammengestellt werden knnen. Besonders fraglich wird es wenn globale
Kommunikationskonzerne durch Suchmaschinen ber
Web-2.0-Angebote an detaillierte Nutzer-Daten und
Konsum-Profile gelangen, die an anderer Stelle zur
Gewinnoptimierung verwertet werden.

JSR 283 lst nunmehr JSR 170 ab. Auch JSR 283 wurde
von der Content Management Firma Day entwickelt,
die das Standardisierungsgremium treibt. Eigentlich
war JSR 283 als Ergnzung von JSR 170 gedacht, brachte jedoch so viele Vernderungen mit sich, dass man
heute den jngeren Standard als Ersatz fr JSR 170 betrachten muss. Zu den Erweiterungen zhlen neben

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ISSN 1439-0809

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20060619

einer umfangreicheren Verwaltung der Benutzerrechte


auch neue Funktionen zur Bewirtschaftung von Workspaces und Node-Typen. Damit soll JSR 283 die Verwaltung von Metainformation vereinfachen und Internationalisierung von Content untersttzen.
Alle diese Interfaces scheinen aber wenig geeignet, die
notwendige Funktionalitt zur Einbindung von Content Management Systemen in echte Web 2.0 Anwendungen zu ermglichen. Nur wenige Anbieter rsten
sich derzeit mit Funktionalitt, die ihnen den Zugang
in die Welt des Web 2.0 ermglichen. Ein derzeit noch
recht einsames Beispiel ist lediglich Stellent. Hier gehren Wikis und Blogs bereits zum ECM-Inventar.
Ausblick
Die Idee des Web 2.0 und die damit verbundenen neuen Anstze zur Nutzung und Prsentation von Inhalten im Internet werden auch eine Reihe von Anpassungen in den gngigen Web Content Management
und Enterprise Content Management Systemen nach
sich ziehen. Web 2.0 wird so nicht nur die Internetnutzung in den nchsten Jahren stark beeinflussen, sondern auch die Schnittstellen und Arbeitsweise von
Content Management Systemen. Vorteil von Web 2.0
ist, dass es auf die Wnsche der Anwender besser
Rcksicht nimmt in Bezug auf die so genannte Usability. Man knnte auch sagen, dass sich die User mit
Web 2.0 das Web wieder zurckholen. Ein an den Bedrfnissen der Anwender ausgerichtetes Web wird
den Desktop auf einem lokalen oder vernetztes Arbeitsplatzrechner weiter ersetzen und die Grenzen
zwischen den Medien verschwimmen lassen.
Betrachtet man in diesem Zusammenhang die 4 i der
Nutzung des Internets, wie sie PROJECT CONSULT
im Jahr 2001 formuliert wurden (i1 Image: einfache
Prsenz im Internet ohne Interaktion; i2 Information:
Bereitstellung von Information im Internet; i3 Interaktion: Interaktion mit den Nutzern des InternetAngebotes; i4 Integration: Zusammenfhrung des Internetangebotes mit den Inhouse-Lsungen), befinden
uns mit Web 2.0 erst im i3-Stadium. Mit Web 2.0
wird aber der Schritt zur Verlagerung von Anwendungen in das Internet, sei es ffentlich, sei es als geschlossene Firmenseite, getan.
Web 2.0 ist damit auch ein Angriff auf bestehende Paradigmen wie z.B. auf die von Microsoft bereitgestellten Betriebssysteme, Serverprogramme und Anwendungssoftwarepakete. Web 2.0 ermglicht die Verlagerung der lokalen Arbeitsumgebungen in das Internet
ein wichtiger Ansatz; wichtiger als dass, was zur Zeit
als Web 2.0 Hype in Bezug auf Blogs, Communities
oder Wikis geschrieben wird. Nahezu alle Analysten
sind sich einig, dass Suchmaschinen der neuen Generation, Wikis, RSS, Community Software und webbasierte Office-Produkte immer mehr Einfluss auf den ECM-

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ISSN 1439-0809

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Markt gewinnen. Web 2.0 technologisch betrachtet hat
damit die Chance unsere Welt zu verndern wie seinerzeit mit die ersten PCs, das Betriebssystem
Windows und das Internet. Mit dem Web 2.0 machen
wir den nchsten entscheidenden Schritt in die Zukunft der Informationsgesellschaft.

Mrkte & Trends


ECM: es geht zur Sache
Der Markt fr Enterprise Content Management Lsungen wird fr immer mehr groe Anbieter immer interessanter. Das Karussell der bernahmen dreht sich
immer schneller, immer mehr Ankndigungen neuer
Produkte zielen auf dieses Segment. Es geht darum,
die Information selbst in den Griff zu bekommen. Immer neue Mitspieler drngen in den Markt, groe
Softwareanbieter machen Druck auf die bisherige
DRT-Produktanbieterlandschaft. Immer mehr mittelstndische Anbieter aus dem DMS- und ECM-Segment
versuchen sich noch in Nischen zu positionieren.
ECM Changes
Ein Blick auf aktuelle Entwicklungen (zu den bernahmen siehe auch das Verzeichnis auf der PROJECT
CONSULT Webseite unter http://www.projectconsult.net/portal.asp?sr=606):
IBM (http://www.IBM.com) hat in den letzten 12
Monaten eine Vielzahl kleiner Anbieter wie Ascential, PureEdge, DWL, iPhrase, BowStreet, CIMS
Lab, LAS und andere bernommen. Gleich an mehreren Baustellen im Websphere-, DB2-, Tivoli- und
Storage-Bereich wird an der Erweiterung des Portfolios in Richtung ECM und ILM gearbeitet. Ein zusammenpassendes Gesamtportfolio gibt es jedoch
noch nicht. Man kann jedoch sagen, IBM hat so
ziemlich alles was man zu ECM braucht, man muss
nur etwas suchen.
Microsoft (http://www.Microsoft.com) hat ebenfalls einige Firmen bernommen, wie OnFolio,
FrontBridge, Groove und andere, um ein glaubhaftes ECM-Suite-Portfolio zusammenzustellen. Zumindest auf dem Papier gibt es sehr viel, aber es
zeichnen sich auch neue Medienbrche ab wie z.B.
zwischen dem Records Management im Sharepoint
und dem separaten Compliance-Repository im
Exchange. Richtig Druck auf den Markt wird erst
mit VISTA und dem integrierten Workflow kommen. Microsoft macht ECM immer mehr zur Infrastruktur.

Google (http://www.Google.com) zeichnet sich


immer deutlicher als einer der zuknftigen Mitspieler ab. Neben Akquisitionen wird selbst an ECMKomponenten geschraubt. Google setzt auf das Internet als Plattform fr ECM und greift damit offen
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

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Microsoft an. Mit der Suchmaschinentechnologie
versucht Google seinen Vorsprung von anderen wie
Microsoft, Yahoo und Co. auszubauen und dringt
dabei immer mehr in klassische ECM-Themenbereiche vor.
Oracle (http://www.Oracle.com) hat im Umfeld
einiges an Funktionalitt zu 10g dazugebaut und
die Ankndigungen der Content Database und der
Records Database sind eine Kriegserklrung an die
gesamte Branche. Keine Extra-Produkte fr ECM
mehr, sondern alles gleich in der Datenbank lassen.
Gewicht gewinnt die Position von Oracle durch die
Ankndigung einer engeren Kooperation mit OpenText. Selbst die Schwergewichte der Branche
wie FileNet, OpenText oder Hummingbird knnen
allein sich offenbar nicht mehr behaupten. Die groen Standardsoftwareanbieter beginnen mit ihren
Strategien den Markt zu dominieren.
EMC (http://www.emc.com) hat durch zahlreiche
Akquisitionen von Unternehmen Captiva, Legato,
Documentum, Interlink, nLayers, Authentica, Acartus, und, und, und - sich in krzester Frist ein
komplettes ECM- und ILM-Portfolio zugelegt.
Auch wenn noch einiges an Integration und Produktharmonisierung geleistet werden muss, ist
EMC heute einer der wichtigsten Spieler im ECMMarkt.
HP Hewlett Packard (http://www.hp.com) setzt
auf ILM und hat sich hierfr ebenfalls eine Vielzahl
von Firmen und Produkten zugelegt, so z.B. Peregrine, SciTex, AppiQ und andere. Aber nicht nur
auf die Wettbewerber im Speicher- und ILMSegment zielt Hewlett Packard. Auch im sich
schnell entwickelnden Markt fr Multifunktionsgerte wird inzwischen Dokumentenmanagementsoftware mitgeliefert. Noch passen die Strategien
nicht zusammen, aber HP muss sich in diesem
Markt engagieren sonst verliert das Unternehmen
den Anschluss.
SUN Microsystems (http://www.Sun.com) sucht
noch nach neuen Strategien hat aber mit dem Erwerb von StorageTek und SeeBeyond deutliche Zeichen in Richtung ILM und ECM gesetzt. Neue Filesysteme im OpenSource-Bereich, SAM-FS und andere Produkte lassen erkennen, dass sich auch SUN
um einen Platz in dieser Arena bemht.
Cisco (http://www.Cisco.com) tastet sich langsam
in den Storage-Bereich vor und lsst mit der bernahme von FineGround erste ILM-Anstze erkennen. Angesichts der gut gefllten Kriegskasse kann
auch aus dieser Richtung ein neuer Vorsto in Richtung ILM und ECM erwartet werden.

20060619

lich gemacht. Mit Akquisitionen wie iLumin und


MDY wird der Markteintritt in das Enterprise Content Management forciert.
XEROX (http://www.Xerox.com) verstrkt mit eigenen Produkten, bernahmen und Kooperationen
sein Engagement im eher Output-Managementorientierten Segment von ECM. OB dies reicht, ein
ernsthafter ECM-Player zu werden, ist jedoch noch
fraglich.
Adobe (http://www.Adobe.com) ist massiv unter
Druck. Mit PDF als Standardformat und immer
mehr Softwareprodukten auf der Serverseite versucht das Unternehmen Schritt zu halten. Da multimediale Services, Content Management und klassisches Dokumentenmanagement immer mehr zusammenrcken, muss auch Adobe noch einiges tun,
um in der Liga der fhrenden ECM-Anbieter mitspielen zu knnen.
In diesem Markt werden die Schlachten auf verschiedenen Ebene geschlagen: bei den Suchmaschinen, bei
Web 2.0-Anwendungen, bei der Frage des fhrenden
Desktop, mit Kooperationen und bernahmen. Es
zeichnet sich ein heier Herbst im Markt ab, der noch
so manche Vernderung mit sich bringen wird.
Aktuelle Anwenderbefragungen
Die AIIM-Show in Philadelphia im Mai 2006 hat einige
der aufgezeigten Trends mehr als besttigt. Google als
einer der grten neuen Aussteller, Gesprche zwischen Oracle sowie OpenText und Hummingbird,
Microsoft mit einer massiven Ankndigungswelle fr
ECM-Produktkomponenten. Es gibt auch einige neue
Marktdaten der AIIM International, die hier einmal beleuchtet werden sollen. Wie so hufig, spiegeln sie jedoch kaum die Situation im deutschen Markt wieder.
Interessant ist in den folgenden beiden Tabellen der
Vergleich, welche Prioritt die Themen beim Anwender haben. Hierzu werden die Daten der AIIM-Studien
2003/2004 und 2005/2006 einander gegenbergestellt.
Geplante Projekte und Anwendungen

Studie

Studie

Vernd.

`03 / `04

`05 / `06

in %

Cost-Driven Issues

56%

44%

-12%

Improve efficiency

32%

26%

-6%

Reduce Costs

17%

7%

-10%

7%

11%

4%

Customer-Driven Issues

31%

30%

-1%

Better Customer Service

16%

13%

-3%

7%

12%

5%

Thema

Increase profits / improve performance

Leadership / competitive advantage


Faster turnaround / improved response
Risk-Driven Issues
Compliance
Risk Management / Business Continuity

8%

5%

-3%

15%

26%

11%

11%

17%

6%

4%

9%

5%

CA Computer Associates (http://www.ca.com) hat


dagegen offensichtlicher seinen Markteintritt deut-

Quelle: AIIM international 2006. Prozentzahlen einer gekrzten Liste von Themen.

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

ISSN 1439-0809

Seite 9 von 23

20060619

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Enterprise Content Management wandelt sich immer


mehr vom taktischen Ziel zur groen, strategisch positionierten Gesamtaufgabe. Compliance-Themen nehmen dabei einen immer greren Raum ein. ECM wird
immer mehr als notwendige IT-Infrastruktur betrachtet.
Als die grten drei Hindernisse fr die erfolgreiche
Einfhrung von ECM-Systemen werden auch heute
noch immer die Wirtschaftlichkeit (Rechtfertigung des
Investments nannten 30% der 2005/2006 befragten
Anwenderunternehmen), Planung und Einfhrung
(27%) sowie Akzeptanz der Mitarbeiter (17%) betrachtet. Die Projekte greifen hufig tief in die Organisation
und die Ablufe der Unternehmen ein.
Auf die Priorisierung der Projekte hat sich etwas verschoben. Besonders Workflow und Business Process
Management wie auch Business Continuity und Risk
Management konnten sich auf vordere Pltze verbessern. Die Integration von ECM mit CRM gewinnt ebenfalls greres Interesse.
Rang

Treibende Krfte fr ECM

Rang

'05 / '06

Thema

'03 / '04

Document Control

Records Management / Archiving

E-Mail Management

Information Capture

Process Automation

10

Business Continuity / Risk Management

13

Library and Knowledge Management

Customer Service (CRM)

11

Web Publishing

10

Technical Document Management

Quelle: AIIM international 2006.Auf 10 Eintrge gekrzte Liste aller Themen.

Auch die geplanten Investitionen in ECM steigen an.


Rund 34% der befragten Unternehmen, vorrangig
Grounternehmen, wollen mehr als 1 Million US$ in
ECM in nchster Zeit investieren. Bei den mittelstndischen Anbietern sind es mehr als 54% mit Budgets
zwischen 100.000 und 500.000 US$.
Dabei spielen Standardprodukte eine immer grere
Rolle. Der Eintritt von Unternehmen wie Microsoft hat
den Markt dramatisch verndert. Die Aufmerksamkeit
der Unternehmen fr das Thema ECM ist gewachsen.
Neue Marktdefinitionen schaffen neue Bilder
Mit einer neuen Definition des Marktes, dem Begriff
CCA Content-centric Applications (eine Umschreibung fr die Sicht auf Anwendungs- und Branchenlsungen, weniger leere Produkte) hat sich Forrester
die Mglichkeit geschaffen, die fhrenden Anbieter
einmal anders anzuordnen. Die bercksichtigten Anbieter blieben dabei aber nahezu gleich, wenn man ltere ECM-Charts betrachtet.

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Forrester CCA Content-centric Applications, 1 Q. 2006

Die Verschiebungen (vergleiche den Newsletter


20060308) aus dem Blickwinkel inhaltszentrische Anwendungen sind aber durchaus interessant. Im ECMProduktmarkt fhrende Anbieter rutschen so mit einem Mal nach unten. Eines wird aber besonders deutlich: angesichts der Vernderungen des Marktes und
immer neuer Zuordnungen, Begrifflichkeiten und Akronyme wird es fr die Analysten immer schwieriger
ein klares und stabiles Bild des Marktes zu zeichnen.
(Kff)

Normen & Standards


ISO 26300
Genf - Das OpenDocument-Format wurde bereits im
Mai 2005 von einer Arbeitsgruppe der OASIS Organization for the Advancement of Structured Information Standards (http://www.oasis-open.org) verffentlicht. Hintergrund war, dass ein standardisiertes Dateiformat, primr fr die Textverarbeitungen, etabliert
werden sollte. Mittlerweile wurde ein wichtiger Schritt
fr OpenDocument Format geschafft, in dem die ISO
International Organization for Standardization das
Format im Mai 2006 als Standard anerkannte.
Im Mrz 2006 wurde auerdem die OpenDocument
Format Alliance (http://www.odfalliance.org) gegrndet, an der sich auch Unternehmen wie IBM,
Oracle, Novell, Opera, Red Hat und Sun beteiligen.
Ziel ist es Entscheidern eine Untersttzung und Lobby
fr das OpenDocument-Format zu geben. Inzwischen
gibt es eine Reihe von Anwendungen, z.B. StarOffice 8
oder OpenOffice.org 2.0, welche das Dateiformat als
Standardformatverwenden.

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Microsoft hat dagegen erklrt, das OpenDocumentFormat nicht zu untersttzen, sondern die Etablierung
der eigenen Dateiformate, genannt Office Open XML,
als Industriestandard zu verfolgen.
(FH)

lung erfolgt blicherweise durch das Unternehmen


selbst und durch die Abschlussprfer.

PROJECT CONSULT Kommentar:


Der Wettlauf der Office-Formate, Microsoft gegen die OpenSource-Community, geht in eine neue Runde. Microsoft
stellt selbst sein Doc-Format um auf XML und nhert sich
damit quasi automatisch OpenDocument an. Auch wird es
fr das neue Microsoft-Word Konverter zumindest fr das
Einladen von OpenDocument-Formaten geben. So fern sind
sich die Kontrahenten also nicht mehr. Die Normung des
OpenDocument-Formates durch die ISO war ein entscheidender Durchbruch, den Microsoft nicht mehr ignorieren
konnte. Besonders in der OpenSource- und der LinuxCommunity erfreuen sich OpenOffice und StarOffice wachsender Beliebtheit, die ffentliche Verwaltung in Deutschland zum Teil eingeschlossen. Zu dem kommt immer mehr
Druck durch Google mit Office-Internet-Applikationen in
den Markt. Microsoft wird daher zuknftig mit dem eigenen
XML-basierten Beschreibungsformat einen offenen Weg einschlagen, um die Argumente der Gegner zu entschrfen.
Auch wenn die Auszeichnungsmerkmale der Formate sich
noch unterscheiden, ist in einigen Jahren vielleicht mit dem
einen, einheitlichen Dokumentformat zu rechnen. Die Zeiten, wo Microsoft nahezu allein den Markt fr OfficeLsungen beherrschte neigen sich dem Ende zu.
(Kff)

Recht & Gesetz


SOX, PCAOB & Record Retention
Das US-Gesetz HR 3763 sorgt fr Unruhe. HR 3763,
besser bekannt als Sarbanes-Oxley-Act of 2002 oder
kurz SOX (richtiger SOA), ist die Antwort der USGesetzgebung auf Finanzskandale, die mit Namen wie
ENRON oder GLOBAL CROSSING assoziiert werden;
so sehr assoziiert, dass diese beiden Unternehmen expressis verbis im Gesetzestext genannt werden ( section 705 ). Besonders durch die jngsten Prozesse gegen das ENRON-Management ist SOX wieder in das
Bewusstsein auch nicht-amerikanischer Unternehmen
gerckt.
Das Gesetz betrifft alle Unternehmen, die den Regeln
der SEC, der U.S. Security and Exchange Commission,
unterliegen. Und es ist seit 1940 das erste, dass die Arbeit dieser Kommission direkt betrifft. Schon das ist ein
Hinweis auf die Einzigartigkeit der Vorgaben, oder um es mit den Worten von George W. Bush zu sagen - :
"the most far reaching reforms of American business practices since the time of Franklin Delano Roosevelt."
Worum geht es? Eigentlich um Selbstverstndlichkeiten: um die ehrliche und wahrhaftige Darstellung der
Unternehmenslage gegenber den Steuerbehrden,
den Anteilseignern, der ffentlichkeit. Diese Darstel-

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Aber so selbstverstndlich wie erwartet war das wohl


nicht. Es hat mit eben dieser Darstellung wohl gehapert, mehr als selbst durch ehrliche, aber kreative
Buchfhrung gedeckt war. Dass selbst Abschlussprfer ( accounting firms ) an der nicht korrekten Unternehmensdarstellung beteiligt gewesen sein sollen,
hat so sehr geschockt, dass die Schockwellen noch in
fast jedem Paragraphen des SOX zu spren sind.
Folgerichtig ist die Zielsetzung des SOX
die Erhhung der Unternehmensverantwortung,
die erweiterte Offenlegung der finanziellen Lage,
die Bekmpfung von Betrug in Unternehmensfhrung und Rechnungswesen, und schlielich
die Schaffung des "Public Company Accounting
Oversight Board", kurz PCAOB, um die Aktivitten
der Wirtschafts- und Abschlussprfer (besser) zu
kontrollieren.
Das Gesetz HR 3763 auferlegt dem PCAOB eine Reihe
von Vorlagen; fr den hier betrachteten Fall der Unterlagensicherung ( record retention ) sei in Auszgen
zitiert die
SECTION 103.
AUDITING, QUALITY CONTROL, AND INDEPENDENCE STANDARDS AND RULES.
(1) IN GENERALThe (PCAOB) shall establish such auditing and
related attestation standards, such quality control
standards, and such ethics standards to be used by
registered public accounting firms in the preparation
and issuance of audit reports, as required by this
Act
(2) RULE REQUIREMENTSIn carrying out paragraph (1), the (PCAOB)-(A) shall include in the auditing standards that it
adopts, requirements that each registered public accounting firm shall-(i) prepare, and maintain for a period of not less than
7 years, audit work papers, and other information related to any audit report, in sufficient detail to support the conclusions reached in such report;

(iii) describe in each audit report the scope of the auditor's testing of the internal control structure and
procedures of the issuer, required by section 404(b),
and present (in such report or in a separate report)-.
(II) an evaluation of whether such internal control
structure and procedures-(aa) include maintenance of records that in reasonable detail accurately and fairly reflect the transactions and dispositions of the assets of the issuer;
(bb) provide reasonable assurance that transactions
are recorded as necessary to permit preparation of

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financial statements in accordance with generally accepted accounting principles, and that receipts and
expenditures of the issuer are being made only in accordance with authorizations of management and directors of the issuer;

Gleichzeitig verpflichtet SOX das PCOAB zu Kontrollen der auditing firms:


SECTION 104.
INSPECTIONS OF REGISTERED PUBLIC ACCOUNTING FIRMS.
(a) IN GENERALThe PCAOB shall conduct a continuing program of inspections to assess the degree of compliance of each
registered public accounting firm and associated persons of that firm with this Act, the rules of the PCAOB,
the rules of the Commission, or professional standards,
in connection with its performance of audits, issuance
of audit reports, and related matters involving issuers.

(d) CONDUCT OF INSPECTIONSIn conducting an inspection of a registered public accounting firm under this section, the PCAOB shall-
(2) evaluate the sufficiency of the quality control system of the firm, and the manner of the documentation
and communication of that system by the firm; and
(3) perform such other testing of the audit, supervisory, and quality control procedures of the firm as are
necessary or appropriate in light of the purpose of the
inspection and the responsibilities of the PCAOB.
(e) RECORD RETENTIONThe rules of the PCAOB may require the retention by
registered public accounting firms for inspection purposes of records whose retention is not otherwise required by section 103 or the rules issued thereunder.

Mit einem Wort: die auditing firms werden in die


Pflicht genommen, die Nachweise und Unterlagen
aufzubewahren (record retention). Und das wiederum heit: die Unternehmen werden den Prfern Unterlagen und Nachweise in geeigneter Form und geeignetem Detaillierungsgrad fristgerecht vorlegen bzw.
abliefern mssen. Wie in kommunizierenden Rhren
wird halt der Druck an alle Beteiligte weitergegeben ...
Damit dies auch allen betroffenen Unternehmen klar
wird, schreibt SOX vor
SECTION 302.
CORPORATE RESPONSIBILITY FOR FINANCIAL REPORTS.
(a) REGULATIONS REQUIRED- The Commission shall,
by rule, require, for each company filing periodic reports under section 13(a) or 15(d) of the Securities Exchange Act of 1934 (15 U.S.C. 78m, 78o(d)), that the
principal executive officer or officers and the principal
financial officer or officers, or persons performing similar functions, certify in each annual or quarterly re-

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port filed or submitted under either such section of
such Act that-.
(5) the signing officers have disclosed to the issuer's
auditors and the audit committee of the Board of Directors (or persons fulfilling the equivalent function)-(A) all significant deficiencies in the design or operation of internal controls which could adversely affect
the issuer's ability to
record,
process,
summarize, and
report
financial data and have identified for the issuer's auditors any material weaknesses in internal controls;

to record... financial data...: sptestens hier wird


deutlich, dass das geprfte Unternehmen die internen
Ablufe perfekt unter Kontrolle haben muss, und dazu
gehrt auch, die records dauerhaft, oder zumindest
fr die Dauer der gesetzlichen Vorgaben, aufzubewahren.
Was aber ist ein record im Sinne des SOX ? Section
802 gibt darauf Antwort. Bezeichnenderweise liegt section 802 im Title VIII: CORPORATE AND CRIMINAL
FRAUD ACCOUNTABILITY und lautet auszugsweise
SEC. 802.
CRIMINAL PENALTIES FOR ALTERING DOCUMENTS.
(a) IN GENERALChapter 73 of title 18, United States Code, is amended
by adding at the end the following:
Sec. 1519
Destruction, alteration, or falsification of records in
Federal investigations and bankruptcy
Whoever knowingly alters, destroys, mutilates, conceals, covers up, falsifies, or makes a false entry in any
record, document, or tangible object with the intent to
impede, obstruct, or influence the investigation or
proper administration of any matter within the jurisdiction of any department or agency of the United
States or any case filed under title 11, or in relation to
or contemplation of any such matter or case, shall be
fined under this title, imprisoned not more than 20
years, or both.
Sec. 1520
Destruction of corporate audit records
(a)
(1) Any accountant who conducts an audit of an issuer
of securities to which section 10A(a) of the Securities
Exchange Act of 1934 (15 U.S.C. 78j-1(a)) applies, shall
maintain all audit or review workpapers for a period
of 5 years from the end of the fiscal period in which
the audit or review was concluded.
(2) The Securities and Exchange Commission shall
promulgate, within 180 days, after adequate notice and
an opportunity for comment, such rules and regula-

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tions, as are reasonably necessary, relating to the retention of relevant records such as
workpapers,
documents that form the basis of an audit or review,
memoranda,
correspondence,
communications,
other documents,
and records (including electronic records) which are
created,
sent, or
received
in connection with an audit or review and contain conclusions, opinions, analyses, or financial data relating
to such an audit or review,

Mit anderen Worten: jede im Zusammenhang mit einer


Abschlussprfung stehende Unterlage ist von den
auditing firms aufzubewahren. Man darf annehmen,
dass dies damit auch fr die betroffenen Unternehmen
gilt. Die durch die Aufbewahrung - ob elektronisch,
optisch oder auf Papier -, entstehenden Anforderungen
an Datenhaltungssysteme in Bezug auf Zugriffsicherheit, Vollstndigkeit und Schnelligkeit sind ohne weitere Untersuchungen sofort vorstellbar: dies knnen
nur perfekt gestaltete Systeme gewhrleisten.
Bleibt zu fragen, wie die genannten electronic records behandelt werden mssen, ohne den Platzbedarf fr Speicherung ins Unermessliche zu treiben.
Zumindest fr Unternehmen, die der US Gesetzgebung unterliegen, scheint eine Reduktion von Telefonaten und E-Mails empfehlenswert ...
(AP)
Anm. d. Red.: Der Beitrag von Andreas Petersen wird im nchsten
Newsletter fortgesetzt.

Leserbriefe
CDIA+ - geschafft!
Leserbrief von Andreas Petersen, Mnster, zu seiner Teilnahme am
PROJECT CONSULT CDIA+ Kurs im Mai 2006.

Ein Studienbuch von fast 300 Seiten als Vorbereitung,


eine eingehende Unterrichtung ber 4 Tage, kompakt
vermittelt ber 300 Folien, und eine abschlieende,
120mintige Prfung... Keine leichte Aufgabe, aber
dennoch: sieben Teilnehmer unterzogen sich diesem
Verfahren Mitte Mai in der Hansestadt an der Alster.
Ziel der Ausbildung war der von der CompTIA
(Computer Technology Industry Association) standardisierte Abschluss als Certified Document Imaging Architech CDIA+. Die seit 1982 bestehende USVereinigung CompTIA die u.a. von Compaq, HP,
IBM, Microsoft untersttzt wird - erarbeitet herstellerunabhngige, standardisierte Zertifizierungen im ITBereich, so eben auch fr das Dokumentenmanage PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

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ment. Dazu ist eine einheitliche Verwendung von Begriffen und eine einheitliche Vorgehensweise erforderlich. Der CDIA+ -Kurs schafft diese Voraussetzungen.
Die Zusammenstellung des Projektteams und der Anforderungen, die Analyse der relevanten Geschftsvorgnge, die Auswahl der geeigneten Lsung, die Integration von Hardware und Software und schlielich
die Implementierung: jeder einzelne dieser Schritte
wurde eingehend besprochen und - da im Kurs Teilnehmer aus verschiedenen Unternehmen und mit unterschiedlichen Berufserfahrungen zusammen arbeiteten - mit Beispielen aus der Praxis anschaulich gestaltet.
Die Abende dienten der Wiederholung des Erlernten
und natrlich der Vorbereitung auf die Prfung am
Nachmittag des letzten Tags fr Stadterkundungen
blieb dementsprechend keine Zeit. Lohn der Mhe:
alle Teilnehmer schafften die Zertifizierung.
Bleibt hinzuzufgen: auch der internationale Aspekt
wurde nebenbei trainiert Unterlagen, Schulung und
Prfung sind selbstverstndlich in Englisch ...

In der Diskussion
Unternehmensberater
Nein, ich habe mir das Buch nicht gekauft. Der Artikel Eine Zukunft wie Opus Dei im Spiegel vom 11. Mai 2006
hat mir gelangt (http://www.spiegel.de). Es geht um das
Buch von Thomas Leif: beraten & verkauft. McKinsey &
Co. - der groe Bluff der Unternehmensberater
(C. Bertelsmann, Mai 2006, ISBN 3570009254). Dort geht
es umeine Generalkritik an den Unternehmensberatern. Das
Buch behandelt die Zunft der Berater im dunklen Anzug.
Sie lassen sich vom Kunden schlau machen und verkaufen
ihm dann seine eigenen Ideen als ihre, und dies fr teueres
Geld. Sie wechseln ihre Meinung nach der jeweiligen politischen Lage im Unternehmen und kommen so schon einmal in krzester Frist zu kontrren Aussagen. Sie setzen
Berater ein, die gerade von der Universitt entlassen, kurz
auf den Methodenansatz des Beraters getrimmt, Theorien
per Nrnberger Trichter verabreicht, in Projekten Unternehmen den rechten Weg zeigen sollen. Genannt werden die
blichen Verdchtigen, Unternehmen, deren Namen mit Ac,
Be, Bo, Kp, Mc oder RB anfangen. hnliche Literatur war
schon fter auf dem Markt, wobei Frankfurt-MnchenFrankfurt (Michael Sahnau, Karsten Ivan Sauer: FRAMUC-FRA. Einmal Beratung und zurck. BoD, November
2002, ISBN 3831145407) noch amsant zu konsumieren
war. Die Unternehmensberaterbranche hat offenbar in
Deutschland (und nicht nur hier) ein schlechten Ruf. Den
ich leider in einigen Punkten nur besttigen kann. Auch wir
kennen Situationen, wo bei der Akquisition die groen Spezialisten aus dem Ausland eingeflogen wurden, im Projekt
dann aber nur ein Wissender und 10 Auszubildende auftraten. Wo Millionen versenkt wurden und die Vertrge der

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kleinen Berater wegen Sparmanahmen gekndigt wurden.


Wo man als kleiner Spezialist arroganten Schlippstrgern
der Groen die Details erklren durfte, die dann dem Vorstand in bewegten Prsentationen als eigene Ideen verkauft
wurden. Aber ich will nicht nur lstern. Es gibt auch Projekte ich schtze sogar die deutliche Mehrheit wo die
Groen sich in Tag-und-Nacht-Arbeit fr ihre Kunden ins
Zeug gelegt haben, um rechtzeitig gute Konzepte vorzubereiten und auch umzusetzen. Dies knnte auch eines der
Probleme des Buches sein es gibt kein Schwarz und
Wei allein. Und ist der Ruf erst einmal ruiniert, lebt es
sich ganz ungeniert. Das Wachstum der groen Unternehmensberatungen ist ungebremst trotz der Kritik. Vielleicht
schafft hier ja mal die neue Rubrik Unternehmensberatungen auf Benchpark.de etwas Transparenz.
Man muss aber auch Eines sehen, manche Kunden sind beratungsresistent. Die Beratung wird zum Feigenblatt. Manche im Mittelmanagement holen sich einen Berater, um bei
der Geschftsfhrung das durchzusetzen, was man als
Prophet im eigenen Lande nicht durchsetzen konnte. Wiederum andere knnen berhaupt nicht mit einem Berater
umgehen, falsche Erwartung und tatschliches Vermgen
klaffen dann sehr schnell auseinander. Dies ist z.B. bei vielen
Mittelstndlern zu beobachten, die nur selten und sehr begrenzt Beratungsleistung einkaufen. Andere Kunden sind
dagegen sehr gut positioniert, waren vielleicht selbst Berater
und knnen einschtzen, was sie zu erwarten haben. Projekte bei solchen Kunden sind hufig die effektivsten beide
Seiten wissen, was man von einander zu erwarten hat. Es
gibt es viele Grautne in den Projekten. Es zhlt nicht nur
die Methodenkompetenz sondern auch die Fach- und Sozialkompetenz. Aber in der ffentlichkeit wird zurzeit nun mal
wieder das Halali auf die Unternehmensberater in Generaliter geblasen.
Und nun blicke ich auf unser Trschild und entdecke gleich
zwei der kritischen, Unheil-bringenden Begriffe im Namen
meines Unternehmens: Consult und Unternehmensberatung. Was tun?! Wie nicht in diesem Teertopf federgeschmckt mit versenkt zu werden? Den Firmennamen ndern? Nein hier heit es kmpfen (auch gern mit ff geschrieben).
Was unterscheidet eine mittelstndische, h, eine kleine Unternehmensberatung von den Groen mit den groen Namen, den groen Budgets, den groen Gehltern, den groen
Autos, den groen Beraterkolonnen, den groen Suiten beim
Gran Prix?
Fachlich gesehen erstmal die Expertise. Viele kleinere Unternehmensberatungen haben sich auf Branchen oder Fachgebiete spezialisiert. So auch wir. Spezialisiert auf alles was
mit Dokumenten zu tun hat. Die Groen haben immer irgendwo jemanden, der so etwas schon mal gemacht hat ob
der dann zur Verfgung steht oder durch andere Berater, die
gerade im Bro nicht fakturierbar die Polster ihre Sthle zusammendrcken, ersetzt wird das ist eine andere Frage (da
war so ein schner Satz in dem Buch The Firm von John
Grisham: Wenn Du auf der Toilette sitzt und an Deinen
Kunden denkst, vergiss nicht die Zeit aufzuschreiben. oder
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so hnlich). Zurck, warum kleine Unternehmensberatungen anders sind. Spezialisierung erlaubt ein Thema zielgerichteter in krzerer Zeit abzuarbeiten. Wir wundern uns
manchmal selbst, was wir in Projekten schaffen, wo wir
fnfzig Tage anbieten und die groen Unternehmensberatungen ein paar hundert Personentage brauchen, nur um
sich Einzulesen. Scherz beiseite. Bevor bei uns jemand sich
Seniorberater nennen darf, muss er mindestens zehn Jahre in
vergleichbaren Projekten unseres Fachgebietes ttig gewesen
sein. Wie viel Erfahrung bringt so mancher junger Seniorberater beim groen Unternehmensberater mit? Spezialisten
mit jahrzehntelanger Erfahrung kosten Geld. Wo bei den
Groen halt eine Mischkalkulation aus Beratern, Diplomanden, Juniorberatern und Sitzengebliebenen (siehe oben
lieber etwas Geld, dass die Kosten deckt und die Auslastungsquote des Partners nach oben treibt, als gar kein Geld
beim Abhngen im Bro zu verdienen) vermeintlich angenehmere Tagespreise schafft als bei den ein, zwei Spezialisten, die aus dem kleinen Beratungsunternehmen zum Einsatz kommen. Es ist auerdem ein Unterschied, ob eine gestandene Persnlichkeit mit jahrelanger Erfahrung ein Team
voranbringen muss, als jemand, der eben aus dem zweiwchigen Projektmanagement-Kurs raus ist. Schnitt. Die Polemik mal beiseite gelassen.
Die kleinen mittelstndischen Unternehmensberatungen leben von dem Knowhow und der Persnlichkeit ihrer Berater.
Dieses lsst sich auch durch noch so groe und intelligent
aufbereitete Wissensdatenbanken mit Reports der abgeschlossenen Projekte nicht ausgleichen. Erfahrung hat ihren
Preis. Die Spezialisierung hat zu dem noch andere positive
Aspekte: die Weiterbildung ist thematisch konzentrierter.
Man kann nher am Markt agieren, weil die Themen eingegrenzter und berschaubarer sind. Man kann sich selbst
und seine Leistungen besser einschtzen, da man keine Mglichkeit hat, sich darauf zurckzuziehen, dass es vielleicht
irgendwo in der weltweiten Organisation doch den richtigen
Spezialisten noch geben knnte. Man kennt seine Mitarbeiter/Innen, ihre Leistungsfhigkeiten, ihre Strken und
Schwchen. Man kennt als kleiner Spezialist seine Grenzen.
Und man ist dem Erfolg noch mehr verpflichtet, als ein groes Beratungshaus. Ein kleines Beratungsunternehmen
kann sich keine Ruinen leisten, keine schlechten Referenzen.
Dann ist man in einer Branche sehr schnell tot. Bei einem
Groen beginnt nach dem Scheitern eines Projektes nur das
Sthlercken. Andere waren Schuld und wiederum Andere
machen weiter. brigens gibt es da auch noch die Theorie,
dass richtig groe Projekte nie scheitern, weil sie so gro
sind. Da werden dann die Ziele umdefiniert, eine Pause eingelegt, einige nachgeordnete Mitarbeiter virtuell enthauptet
(meistens gehen diese dann zum nchsten Beratungsunternehmen mit der tollen Referenz eines Groprojektes oder
sie machen sich halt selbstndig). Vielfach erhlt das Vorhaben nur ein neues Etikett - und ein neues Budget. Ich merke,
der Spiegelartikel verfhrt doch immer wieder zu bissiger
Polemik.
Also gilt es auch etwas vor der eigenen Haustr zu kehren.
Auch bei Einzelberatern sowie kleinen und mittelstndischen Unternehmensberatungen gibt es schwarze Schafe
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und viel Inkompetenz. Wir haben nicht die groen Ressourcen in der Dokumentation und knnen im Krankheitsfall
nicht immer sofort einen neuen Mitarbeiter stellen (auch
wenn wir bei PROJECT CONSULT mit unserem Gemischte-Teams-Konzept dies vermeiden wollen). Man
kmpft jedes Jahr mit dem Problem, entweder zu wenig Projekte zu haben oder zu viele meistern zu mssen. Bei groen
Kundenunternehmen fllt der Einstieg schwer wo man
den Groen fast wie selbstverstndlich Kompetenz anerkennt, muss man als kleiner Anbieter Klimmzge machen.
Man ist stndig am Kmpfen, um den Wissensvorsprung zu
halten. Und die richtig groen Millionenprojekte bekommt
man sowie nie. Und auch Golfspielen lernen hilft nicht. Als
kleiner Anbieter betritt man sehr selten die Perserteppiche
der Chefetagen. Man muss sich halt mit der Rolle des Arbeitspferdes im Mittelbau zufrieden geben, Projektarbeit leisten, damit leben, Ergebnisse zu produzieren, die dann Andere vielleicht als ihren Erfolg verkaufen. Aber auch so kann
man zufrieden sein und seinen Lebensunterhalt verdienen.

bei der erfolgreichen Realisierung von Projekten eingebettet in die generelle Zielsetzung von Organisationen.

brigens, falls hier der Eindruck entstanden sein sollte, ich


schriebe nur ber PROJECT CONSULT dem ist nicht so.
Ich kenne zahlreiche Marktbegleiter in einer hnlichen Situation, die auch einen guten Job machen. Wir alle arbeiten
nur leider im Schatten der groen Unternehmensberatungen. Dies hat aber auch einen anderen Effekt weder unsere
Erfolge noch unsere Niederlagen finden ihren Weg in Artikel und Diskussionsforen beim Spiegel. Es lebt es sich vielleicht sogar besser, als wre man einer der groen Unternehmensberater. Ich werde in jedem Fall mein Firmenschild
nicht abschrauben oder berpinseln. Ich bin mit meiner Rolle zufrieden, besonders dann, wenn meine Kunden zufrieden
sind. Lieber nutze ich die Fehlschlge der Groen und ihren
schlechten Ruf, picke mir beim Aufrumen derer Projekte die
Rosinen raus. Wenn man uns denn lsst, das Buch von
Thomas Leif nicht gleich in die Ecke stellt und dann doch
wieder den Namen der Groen hinterherluft. In diesem
Sinne, vielen Dank, lieber Herr Leif, Sie strken meine Position, Ihre Kritik trifft mich nicht. Sie hilft mir aber, unseren
eigenen Standort zu bestimmen. Als Unternehmensberatung. Das Buch kaufe ich mir trotzdem nicht.
(Kff)

Nach diesen Definitionen ist das Projektportfolio die


Schnittstelle zwischen den Unternehmenszielen und
der Gesamtheit aller Programme und Projekte, die der
Erreichung der Ziele dienen. Dabei knnen die Projekte und Programme verbunden bzw. abhngig voneinander sein oder auch vllig unabhngig voneinander
geplant und durchgefhrt werden. Hauptsache ist, die
einzelnen Teile des Projektportfolios dienen der Erreichung der strategischen Unternehmensziele.

Definitionen nach PMBOK Guide (Third Edition):


Program:
A group of related projects managed in a coordinated
way to obtain benefits and control not available from
managing them individually. Programs may include
elements of related work outside of the scope of the discrete project in the program.
Portfolio:
A collection of projects and/or programs and other
work that are grouped together to facilitate effective
management of that work to meet strategic business
objectives. The projects or programs of the portfolio
may not necessarily be interdependent or directly related.

In einem Programm werden Projekte zusammengefasst, die logisch zusammengehren und bei denen
Abhngigkeiten zwischen den Projekten bestehen. Dabei wird auf die regelmige Abstimmung zwischen
den Projekten geachtet.
Die folgende bersicht zeigt die Hierarchie von Portfolio, Programm und Projekt. Wichtig ist, dass am Ende
einer Verzweigung immer nur ein Projekt stehen kann.

Projektmanagement
Zusammenhnge:
Portfolio Programm Projekt
Teil 8 der Serie von PROJECT CONSULT Beitrgen zum
Thema Projektmanagement. Die ersten 7 Teile erschienen in
den Newsletterausgaben 20040315, 20040512, 20040617,
20040722, 20040817, 20041217 und 20050125.

Bei der Planung und Durchfhrung von Projekten


wird hufig gefordert, dass sie sich in einen greren
Zusammenhang und Kontext einordnen. Dafr gibt es
die beiden Obergruppen Programm und Portfolio.
Die Definition der Begriffe und die Erklrungen zu den
Unterschieden und Interaktionen zwischen diesen hufig benutzten Themenfeldern fhrt zu mehr Klarheit

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PROJECT CONSULT Schaubild Portfolio Programm Projekt.

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obachten fortwhrend nderungen im weiteren


Context.

Unterschiede und Interaktionen


Ausrichtung
Bei Projekten sind Ziel und Umfang sowie die Arbeitsergebnisse immer klar festgelegt.
Programme zielen auf ein breiteres Spektrum, das
sich auch verndern kann, um den erwarteten Nutzen fr die Organisation zu erreichen.
Portfolios sind an den strategischen Zielen der Organisation orientiert und ndern sich nur, wenn
sich diese langfristigen Ziele verndern.
Erfolgsmessung
Der Erfolg von Projekten wird an der Erreichung
der Triple Constraints Einhaltung des Budgets
und der Zeitplanung sowie der Fertigstellung gem Spezifikation gemessen.
Bei Programmen stehen der Return on Invest
(ROI), Schaffung neuer Mglichkeiten und der generelle Nutzen im Vordergrund.
Portfolios werden an der Summe der Leistungsfhigkeit ihrer Komponenten gemessen.
Aufgaben der Manager
Projektmanager konzentrieren sich auf die Erledigung der Arbeitspakete und Lieferung der gewnschten Funktionalitten gem den vorher
festgelegten Erfolgskriterien. Sie erstellen detaillierte Projektplne, um den Erfolg des Projektes sicherzustellen.
Sie beobachten und kontrollieren die einzelnen Arbeitspakete. Whrend der Projektrealisierung soll
der Projektmanager versuchen, nderungen so gering wie mglich zu halten.
Programm Manager sind mehr in Richtung Beziehungsmanagement und Konfliktlsung ausgerichtet. Dabei mssen sie die politischen Aspekte zwischen den Projektbeteiligten erkennen und ausgleichend wirken. Sie erstellen Plne auf einem Orientierungslevel, um fr Projekte die entsprechenden
Richtlinien vorzugeben. Sie beobachten und kontrollieren Projekte sowie laufende Arbeiten durch
entsprechende Steuerungsmechanismen. Programm
Manager erwarten nderungen im Programm und
sollten sie nach Prfung bereitwillig annehmen und
in das Programm integrieren.
Portfolio Manager untersttzen mit Ihrer Arbeit
die Entscheidungsprozesse innerhalb des Portfolios.
Sie sorgen fr die begleitenden Prozesse und die
Kommunikation, um die im Portfolio gemanagten
Programme und Projekte gem den strategischen
Vorgaben zu entwickeln. Anhand von Kennzahlen
berwachen sie die Summe aller Leistungen aller
Projekte und Programme. Portfolio Manager be-

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Gemanagte Personen
Projektmanager fhren Personen, die Aufgaben innerhalb eines Projektes erledigen (Programmierer,
Techniker, Sachbearbeiter, Vorgesetzte, )
Programm Manager fhren Projektmanager.
Portfolio Manager fhren Mitarbeiter in der Portfolio Abteilung, die an der Erstellung und Realisierung des Portfolios beteiligt sind. Sie halten den
Kontakt zu Programm- und Projektmanagern.
Persnlichkeit der Manager
Projektmanager knnen Teams zu klaren Ergebnissen fhren und berzeugen mit ihrem Wissen und
Fhigkeiten.
Programm Manager sind Fhrungspersonen mit
klaren Visionen und Durchsetzungsvermgen.
Portfolio Manager sind ebenfalls Fhrungspersnlichkeiten mit Durchblick und der Fhigkeit strategisch vorauszuplanen.
Je nach Gre der Organisation kann es sein, dass es
kein Portfolio- oder Programm Management gibt.
Dann mssen in der Projektplanung und -realisierung
die strategischen und koordinierenden Aspekte des
Portfolio- und Programm Managements besonders bercksichtigt werden, um erfolgreiche, an den Zielen
des Unternehmens ausgerichtete, Projekte durchzufhren.
(RKo)
Anm. d. Red.: Zu Begriffen des Projektmanagements in Deutsch,
Englisch und Franzsisch siehe auch das PM-Glossar auf der
http://www.projectPROJECT
CONSULT
Webseite:
consult.net/portal.asp?UR=85.

PROJECT CONSULT News


Ergebnisse: Leser- & Journalistenfragung
Beim Versand des voran gegangenen Newsletter hatten wir zwei verschiedene Fragebgen einer fr Leser
(Abonnenten und PROJECT CONSULT Kunden) und
einer fr Journalisten (Redaktionen, Pressebros, Autoren) versendet.
Wir haben von den Lesern insgesamt 65 Antworten
(63, da eine doppelt und ein neuer Leser sah sich noch
nicht in der Lage die Fragen zu beantworten) und den
Redaktionen insgesamt 31 beantwortete Fragebgen
zurckerhalten. Dies entspricht mehr als 13% der versendeten Fragebgen (wobei auch einige geantwortet
hatten, die wir nicht direkt angeschrieben haben der
Newsletter zieht so seine Kreise). Unter den Einsendern waren auch einzelne aus Russland, Italien, England, den Niederlanden und Spanien sowie mehrere
aus der Schweiz.
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

20060619

Zunchst mchten wir uns bei 95 Einsendern herzlich


bedanken. Alle Einsender erhalten in Krze das Passwort und den Login-Code fr einen Monat kostenfreien Zugang zu den Daten der Benchpark-Rubrik
ECM.

Qualitt der Beitrge (Eine Mglichkeit)


(Frage an Leser und Redaktionen)

Die zehn signierten Buchexemplare, DokumentenTechnologien: Wohin geht die Reise? von Dr. Ulrich
Kampffmeyer, gehen an folgende Gewinner:
Jens Behrmann- Poitiers (Hamburg)
Klaus Bressnik (Mnchen)
Klaus Landhuer (Karlsruhe)
Wilhelm Overkamp (Mnchen)
Hartmut Schaper (Hannover)
Peter Schfer (Bad Homburg)
Jrgen Scholz (Frascati)
Rolf-Dieter Schle (Vaihingen)
Werner Stenke (Stuttgart)
Oskar Weber (Bonn)
Ein kostenfreies Jahresabonnement des Newsletter hat
gewonnen:
Mandy Knzelmann (Dresden)
Herzlichen Glckwunsch und nochmals Dankeschn
frs Mitmachen!
Auswertung
Wir haben zwei unterschiedliche Fragebogen entwickelt, die sich jedoch in zahlreichen Fragen berschneiden. Im folgenden Abschnitt stellen wir die Ergebnisse derjenigen Fragen vor, die in beiden Fragebgen enthalten waren.
Leseverhalten (Mehrere Mglichkeiten)
(Frage an Leser und Redaktionen)
Leser
Ich lese den Newsletter immer sofort
Ich lese den Newsletter nur
im Bedarfsfall

60
6

Ich suche auch in lteren


Ausgaben des Newsletters
nach bestimmten Informationen

27

Ich lese den Newsletter


meistens nicht

%
63,83
6,38

28,72

1,06

Red.
21
5

%
60,00
35,71

25,71

81

62,79

36

8,53

Red.

Gesamt

sehr gut recherchiert

34

53,97

18

56,25

52

54,74

gut

25

39,68

11

78,57

36

37,89

teils/teils

6,35

9,38

7,37

oberflchlich

Wir haben an unsere Recherchen einen hohen Anspruch. Deshalb freuen wir uns, dass ber 92% unserer
Leser dies ebenso sehen. Besonders das Lob der Journalisten, die tglich selbst recherchieren, freut uns. Bei
dieser Frage war nur eine Antwort gewnscht.
Aktualitt der Beitrge (Eine Mglichkeit)
(Frage an Leser und Redaktionen)
Leser

Red.

Gesamt

sehr aktuell

44

69,84

16

51,61

60

63,83

aktuell

18

28,57

14

93,33

32

34,04

versptet

1,59

3,23

2,13

nicht mehr aktuell

Die Aktualitt ist fr uns ein sehr wichtiges Thema.


Webseiten, Newsticker, RSS-Feeds, Blogs und andere
Kommunikationswege werfen stndlich neue Informationen. Hier knnen wir und wollen wir nicht mithalten. Wir legen den Schwerpunkt auf die Bewertung der
Informationen. Ist eine Nachricht zu alt, dann interessiert aber auch keine noch so gute Bewertung. Deshalb
freut uns die Aussage, dass der Newsletter als sehr aktuell angesehen wird. Bei dieser Frage war nur eine
Antwort gewnscht.

Leser

Red.

Gesamt

sehr gut

21

33,87

12

40,00

61

31,59

gut

34

54,84

14

77,78

112

57,88

weniger gut

9,68

13,33

19

10,01

schlecht

1,61

0,52

27,91

0,78

Eigentlich htte man sich die vierte Option Ich lese


den Newsletter meistens nicht sparen knnen. Jedoch
gibt es auch hier eine Nennung (sic!). Viele Redaktionen und Journalisten erhalten den Newsletter kostenfrei und offenbar wird der Newsletter nur in Ausnahmen nicht gleich gelscht. Diejenigen Redaktionen und
Journalisten, die berhaupt nicht geantwortet haben,
werden wir sukzessive aus unserem Verteiler entfernen. Bei dieser Frage war nur eine Antwort gewnscht.

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

Format des Newsletters (Eine Mglichkeit)


(Frage an Leser und Redaktionen)

Gesamt

11

Leser

Das Format des Newsletters, PDF zweispaltig, war


schon hufiger Grund von Kritik. Wir gehen davon,
dass auf Grund der Lnge des Newsletters dieser von
der Mehrheit der Leser ausgedruckt wird. Aber offenbar war unsere Frage nicht gut genug formuliert, da
einige wohl unter sehr gut und gut auch das allgemeine Format und nicht das Layout verstanden haben. Dennoch freut uns die Aussage. Zu dieser Frage
war nur eine Antwort gewnscht.

ISSN 1439-0809

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20060619

Fragen nur an Leser


Bei den Fragen an unsere Kunden und Abonnenten
ging es uns darum, die Ntzlichkeit unserer Informationen zu hinterfragen. Bei dieser Frage war nur eine
Antwort gewnscht.
Nutzen fr die tgliche Arbeit (Eine Mglichkeit)
(Frage an Leser)
Leser

sehr ntzlich

37

54,41

gute Zusatzinformationen

23

33,82

manchmal ntzlich

11,76

wenig brauchbar

Das Ergebnis zeigt, dass sowohl Endanwender (in der


Mehrzahl unsere Kunden und Interessenten sowie einige Abonnenten) als auch Berater, Hersteller und Systemintegratoren (alles Abonnenten) unsere Arbeit
schtzen. ber 54% sehen unseren Newsletter als sehr
ntzlich an. Hier war nur eine Antwort gewnscht.
Welche Kategorien interessieren sie am meisten?
(Frage an Leser)
Leser

Unternehmen & Produkte

40

15,44

Mrkte & Trends

35

13,51

In der Diskussion

34

13,13

Recht & Gesetz

31

11,97

Normen & Standards

23

8,88

Marlenes Weblinks

21

8,11

Artikel

15

5,79

Projektmanagement

13

5,02

Benchpark

12

4,63

Document Technology Index

11

4,25

PROJECT CONSULT News

3,09

Messen & Kongresse

2,70

Gastbeitrge

1,54

PROJECT CONSULT - Veranstaltungen

1,16

Verbnde & Organisationen

0,77

Der PROJECT CONSULT Newsletter hat eine Reihe


regelmiger Rubriken, die aber nicht in jeder Ausgabe
gefllt sind. Mit dieser Frage ging es um darum, festzustellen, welche Rubriken unsere Leser am Meisten
interessieren. Besonders aus Sicht der Abonnenten waren die Themen zu Produkten, Mrkten und Trends
hoch gewichtet. Bei unseren Kunden eher die Themen
Rechtsfragen und Standards. Da wir zu selten gute
Gastbeitrge angeboten bekommen, verwundert uns
der geringe Wert fr diese Rubrik nicht. Erstaunlich ist
das Interesse an Marlenes Weblinks, da hier Webseiten, Portale und Blogs meistens schneller sind als wir.
Vielleicht macht es die Auswahl der Themen, die
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ISSN 1439-0809

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER
Rckschlsse erlaubt, was wir bei PROJECT CONSULT zur Kenntnis nehmen. Auch die Nachrichten
und Kommentare zu Unternehmen und Produkte
beginnen hufig als Marlenes Weblinks und werden
dann bei Interesse unserer Berater am Thema tiefer recherchiert. Der Ansto fr die Mehrzahl der Beitrge in
der Rubrik Unternehmen & Produkte kommt jedoch
aus unserer tglichen Projektarbeit. Bei dieser Frage
waren je Befragungsteilnehmer bis zu 4 Antworten
mglich (es wurden auch weniger bzw. mehr Antworten angekreuzt).
Nehmen sie den Abonnenten-Service (z.B. Ermigungen
fr Kurse, Publikationen) wahr? (Eine Mglichkeit)
(Frage an Leser)
Leser

hufig

1,61

selten

11,29

gelegentlich

31

50,00

nie

23

37,10

PROJECT CONSULT bietet eine Reihe von Vergnstigungen fr die Bezieher des Newsletters an: verbilligte
Seminarteilnahmen, Gutscheine fr Plattformen wie
Benchpark.de und andere, verbilligte Bcher, vergnstigte Teilnahme an Kongressen, usw. Dieses Angebot
wird nur sehr selten in Anspruch genommen. Zu dieser Frage war nur eine Antwort gewnscht.
Nutzen sie die fremdsprachlichen bersetzungen? (Eine
Mglichkeit)
(Frage an Leser)
Leser

hufig

3,85

selten

12

23,08

nie

38

73,08

Der Newsletter wird mit etwas zeitlichem Abstand


auch in fremdsprachlichen Maschinenbersetzungen
angeboten. Einige Abonnenten haben extra das Unternehmensabonnement gewhlt, um auch die bersetzungen zugesendet zu bekommen. Die deutliche
Mehrzahl der Abonnenten nutzt diese Mglichkeit nie.
Anders sieht dies in unserem Volltext-Archiv und in
den PDF-Ausgaben auf unserer Webseite aus. Die
bersetzungen finden zusammengerechnet fast doppelt so viele Leser wie das deutschsprachige Original.
Zu dieser Frage war nur eine Antwort gewnscht.

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

20060619

Wrden sie den Newsletter weiterempfehlen (Eine Mglichkeit)


(Frage an Leser)

Glaubwrdigkeit (Mehrere Mglichkeiten)


(Frage an Redaktionen)

Leser

ja

61

96,83

eingeschrnkt

3,17

nein

Danke fr das Vertrauen! An den letzten 3% mssen


wir noch arbeiten! Zu dieser Frage war nur eine Antwort gewnscht.
Fragen nur an Journalisten und Redaktionen
Anfang 1999 lag der Ursprung der Idee des PROJECT
CONSULT Newsletters irgendwo in der Fortfhrung
des VOI-Newsletters, von Pressemitteilungen und
kurzen Informationen zum Ausschlachten durch
Journalisten. Natrlich freuen wir uns, wenn wir zitiert
werden. Zwar hat sich der Schwerpunkt bereits 1999
auf einen Informationsbrief fr unsere Kunden verlagert, dennoch sind Redaktionen und Journalisten weiterhin eine unserer Zielgruppen. Daher haben wir an
Journalisten eine Reihe anderer Fragen gerichtet.
Nutzen fr die tgliche Arbeit (Eine Mglichkeit)
(Frage an Redaktionen)

Der Newsletter gibt mir Anregungen fr meine Arbeit

Red.

22

24,18

Zitate aus dem Newsletter kann ich fr meine Beitrge


nutzen

13

14,29

Fr meine DRT-Berichterstattung greife ich lieber auf das


Artikel-Angebot oder auf individuelle Beitrge von PROJECT CONSULT zurck

4,40

Er verweist auf interessante Quellen

23

25,27

Der Newsletter verschafft mir einen guten berblick ber


die Entwicklungen des DRT-, DMS- und ECM-Markts

28

30,77

Die Beitrge bieten mir wenig Neues

1,10

Auch hier wurde nach der Bedeutung des Newsletters


fr die tgliche Arbeit gefragt. Uns interessierte besonders Frage 2, nach den Zitaten und der Verwendung
von Artikeln von uns. Zugegebener Maen waren wir
ber den geringen Prozentsatz etwas enttuscht. Er
deckt sich aber mit unseren Erfahrungen, dass man
hufiger lieber etwas von uns abkupfert als zu zitieren. Eine Reihe von Portalen greifen jedoch hufiger
auf unsere Inhalte zurck. Zu dieser Frage war nur eine Antwort gewnscht.

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

Red.

Der Newsletter ist fr mich eine zuverlssige Informationsquelle

28

57,14

Bei Leseranfragen empfehle ich gelegentlich PROJECT


CONSULT

16,33

Die Angaben sind unzuverlssig

0,00

Informationen der Anbieter, Standard-Gremien und Verbnde sind hufig schner gefrbt als der Newsletter

13

26,53

Die Informationen im Newsletter sind einseitig durch Anbieterinformationen gefrbt

Zu dieser Frage waren mehrere Antworten mglich.


Wichtig war fr uns die Einschtzung, wie von Profis
die Glaubwrdigkeit unserer Informationen eingeschtzt wird. Hier freuen wir uns ber die gute Einschtzung. Und es interessierte uns natrlich, ob Journalisten und Redaktionen uns bei Anfragen ihrer eigenen Leser weiterempfehlen.
Inhalte und Themen (Mehrere Mglichkeiten)
(Frage an Redaktionen)
Red.

Der Inhalt ist auf den internationalen Markt bezogen

12

16,67

Die Inhalte sind ausgewogen

25

34,72

Die Inhalte sind technisch aber gleichzeitig erklrend

17

23,61

Es werden auch viele weniger bekannte, neue Firmen genannt

18

25,00

Von den Redaktionen und Journalisten wollten wir


auch gern ein Feedback zum Stil und zur Formulierung der Beitrge einholen. Diese Sammelfrage enthielt mehrere Aspekte und es waren mehrere Antworten mglich. Die Frage nach der Ausgewogenheit sollte
auerdem gleich als Korrektiv zu anderen Antworten
dienen. Der Zuspruch der Mehrheit der Journalisten
zur Ausgewogenheit freut uns. Die Aussagen zur
Nennung weniger bekannter Firmen zeigt uns, dass
wir mit unseren Recherchen immer wieder auf Neues
stoen.
Kommentare
In der letzten Frage wurde darum gebeten, Vorschlge
fr Themen zu unterbreiten:
Kommentare der Leser:
Themen sind gut abgedeckt, Aktualitt reicht aus
Langzeitarchivierung, Dokumentenmanagement, Datenspeicherung
Informationsmanagement
Weiter so wie bisher, d.h. aktuell und mit gemischten Inhalten; bitte keine reine Produktprsentation oder Veranstaltungskalender

ISSN 1439-0809

Seite 19 von 23

20060619

Ich wrde mich sehr darber freuen, wenn das Thema


Hardware im DMS Umfeld mehr bercksichtigt wrde.
Speziell stehen fr mich Informationen ber neue Dokumentenscanner im Vordergrund. Hier wre eine eigene
Rubrik wnschenswert. Die groen Scanner-Hersteller
wrden sie bestimmt gerne mit Informationen versorgen
Strkerer Fokus auf aktuelle Diskussionen und Lsungserfahrungsberichte
Geschftsprozesse/optimierung
Digitale Signatur Praxis bei Normaluser
Strkere Bercksichtigung von Branchenlsungen
ODF, PDF/A, Entwicklungen zum Beweis-Verkehrswert
Postbearbeitung, Inputmanagement, Digitale Signatur
Das russisch bersetzung ist wenig gut. Mit deutsch
zusammen verstendlich
Die Beitrge zu internationalen Entwicklungen und
Produkten erweitern meinen Horizont
Das Volltextarchiv ist eine sehr gute Ergnzung zum
Newsletter. Ich nutze diese Quelle fast hufiger als den
Newsletter selbst.
Muss es PDF sein mit Spalten, knnt ihr kein HTML?
Ich kann euch gern eine Opensource fr Newsletter empfehlen
I like the newsletter giving insight to one of our major
European markets
Compliance, Merger u. Akquisitionen, was tun die groen Anbieter?
Hut ab. Sie nehmen mancher so genannten professionellen Printproduktion die Butter vom Brot.
Aktuelles aus Projekten wre wnschenswert, besonders
was die Umsetzung der von Ihnen neu vorgestellten
Standards angeht. Aber auch Rechtsfragen hilft mir regelmig weiter.
Danke!
Rechtsfragen im europischen Rahmen. Aktualisierung
der bersicht.
Mehr Hintergrund zu den Trends. Aktuelle Statistiken.
Mehr Beispiele, mehr Projekte, mehr zu Wirtschaftlichkeit
Reale Anwendung von Wissensmanagement
Revisionssichere Archivierung und Compliance.
Keep on going!
keine - ist gut gemischt
ILM und Auswirkungen auf Archivierung
Mehr Gastbeitrge sonst wird es zu Projektconsult-lastig
Regelmiger oder zumindest die angekndigten Daten
halten
Unterschied Workflow und BPM, und BPR, BRM
Kommentare der Journalisten:
Es knnte noch mehr News aus den Unternehmen geben
Verknpfungen mit anderen BI-Komponenten
Interessante Projekte
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ISSN 1439-0809

PROJECT CONSULT
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international Trends
Auswirkungen Gesetze und Normen
Neue Produkte und deren Einschtzung
Erluterung des DTX in Bezug auf Produkte
Marktkonsolidierung
Reale Anwendungen Dig.Sig.
Informationsgesellschaft
Knallhart sein: wer verschwindet in Zukunft vom Markt
Weniger Internationales, mehr deutsche Firmen
Blick ber den Tellerrand, auerhalb DMS
In der Diskussion ist wirklich Klasse!
Ihre Infos haben mir schon hufig aus der Verlegenheit
beim Artikelschreiben geholfen! Danke! Weiter so!
1A Quelle
Bitte nicht immer die gleichen Texte zum CDIA. Gibt es
keine Anwenderberichte?

Die Redaktion bedankt sich noch einmal fr die Anregungen, die in unsere zuknftige Redaktionsplanung
einflieen werden.
(FH)

CDIA+
Hamburg Das Zertifikat CDIA+ beinhaltet die weltweit wichtigsten Sachkenntnisse fr Technologien und
Verfahren, um Dokumentenmanagement-Systeme planen, entwerfen und implementieren zu knnen. Der
CDIA+ 4-Tageskurs wird auf Englisch durchgefhrt
und bereitet konzentriert auf die internationale Prfung (englischer Test) vor. Hierfr werden auch ber
200 Testfragen aus vorangegangenen Computertests
behandelt. Der nchste Kurs, fr den noch einige Pltze frei sind, findet im August 2006 statt.
Veranstalter

PROJECT CONSULT GmbH

Veranstaltung

Comptia CDIA+ 4-Tageskurs (K112)

Art

Kurs mit Zertifikat

Titel

CDIA+

Themen

Fachlicher Inhalt:

Kickoff

Strategie, Analyse

Begrndung und Beantragung eines


Vorhabens

Konzeptuelles Design

Entwurf, Konvertierung

Fachlicher Pilot

Implementierung

bung, Beispieltest
Roundtable zu aktuellen Standards und Rechtsfragen in
Deutschland.

Referent

Zert. CDIA+ Trainer


Dr. Ulrich Kampffmeyer, Chef-Berater

Datum

21. 24.08.2006
weitere Termine, Orte und InhouseVeranstaltungen auf Anfrage

Uhrzeit

09:00 17:00 h / 19:00 h

Ort

Hamburg

URL

http://www.project-consult.com

(SKK)

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20060619

Benchpark TOP 10

Personalia

Mit unseren Auswertungen der Benchpark-Daten wollen wir ein besseres Verstndnis der Entwicklung von
Wertungen erreichen. Nur im PROJECT CONSULT
Newsletter erhalten Sie Daten der ersten 10 gelisteten
Unternehmen der Benchpark Rubrik ECM. Im Gegensatz zu den bekannten Regeln Benchparks, bei denen
Firmen nur dann in die Bestenlisten einflieen drfen,
wenn sie in den letzten 24 Monaten mindestens fnf
gltige Bewertungen hatten, zeigen wir ein verndertes Ranking. Fr die nachfolgenden Tabellen werden
von uns alle bewerteten Firmen bercksichtigt, auch
wenn die Ergebnisse nur auf eine gltige Bewertung
zurckgehen. Auerdem ergnzen wir ab jetzt die Daten der Firmen um die jngsten freigeschalteten Einzelwerte und den Wert beim Erscheinen des letzten
Newsletters. So kann ein besserer berblick ber die
kurz- und langfristige Entwicklung der BenchparkBewertungen gewonnen werden.
(FH)
Gruppe A

Rating:

Firma (Produkt)

10 = Exzellent, 0 = schwach
Jngste
Wertung

Aktueller
Wert

Letzter
Newsletter

Microsoft GmbH (Sharepoint Portal


Server/Biztalk)

8,00

8,00

8,00

Vignette (V7)

7,00

7,00

7,00

FileNet (P8)

6,33

6,37

6,37

Open Text IXOS (eCon-Suite, LEA)

4,00

5,68

./.

Hummingbird (docs open)

6,00

5,34

5,32

IBM (Content Manager, Common


Store)

5,33

5,33

5,33

EMC (Documentum)

4,33

5,32

5,33

OpenText (Livelink)

5,00

4,67

4,97

Interwoven (Worksite)

3,67

3,67

3,67

10

IBM (lotus Notes Domino)

2,80

2,80

2,80

Stichtag: 19.06.2006. Eigene Zusammenstellung von Benchpark-Daten.

Gruppe B

Rating:

Firma (Produkt)

10 = Exzellent, 0 = schwach
Jngste
Wertung

Aktueller
Wert

Letzter
Newsletter

Lemon42 (cms42, filebase42)

10,00

9,47

9,31

Decos (Decos Document)

9,33

9,33

9,33

InterRed (InterRed Enterprise)

10,00

9,33

9,14

DocuPortal (DocuPortal.NET)

7,60

8,81

8,83

H & S (PAM)

8,67

8,67

8,67

ContentServ (CS EMMS-Suite)

9,33

8,12

7,88

Step One Software (Solution Server)

8,67

8,02

8,06

The e-Spirit Company (firstSpirit)

8,00

8,00

./.

Axinom (AXcms)

7,67

7,67

7,67

10

Optimal Systems (OS:DRT,


OS:ECM)

2,50

7,46

7,94

Stichtag: 19.06.2006. Eigene Zusammenstellung von Benchpark-Daten.

Urs Struli - neuer Chef der OpenText DACHRegion


St. Gallen - Open Text hat (http://www.opentext.com)
eine nderungen im Management vorgenommen. Urs
Struli wird, wie intern bekannt gegeben wurde, die
neu geschaffene deutschsprachige DACH Region leiten.
Struli weist langjhrige Erfahrungen im ITManagement auf. So wirkte er unter anderem mageblich bei IXOS an der Akquisition und Integration des
Basler Software Unternehmens Obtree mit.
(FH)

Daniel Holz - neuer Vertriebschef bei Filenet


Filenet (http://www.filenet.de) hat seit dem 1. Mai einen neuen Vertriebschef in Deutschland, Dr. Daniel
Holz leitet als Sales Director den direkten und indirekten Vertrieb des Unternehmens. Dr. Holz begann seine
Karriere bei Siemens Nixdorf und arbeitete seither acht
Jahre unter anderem bei Oracle Deutschland in verschiedenen Vertriebsmanagement-Positionen. Er verfgt ber langjhrige Management-Erfahrung in der
Software- und IT-Branche. Die Vernderungen, die
auch zur Bestellung des neuen Geschftsfhrers Merten Slominsky fhrten, drften damit abgeschlossen
sein.
(CM)

Marlenes WebLinks
Der Software-Hersteller active logistics, Koblenz, stellt
auf der Messe EuroCARGO drei neue Produkte vor:
eine e-Business suite, active DLE als Erweiterung der
Logiksoftwarepakete und active cockpit. Neu ist zudem die in Zusammenarbeit mit der TIS GmbH,
Bocholt, erstellte Telematik-Lsung PSV3.
http://www.active-logistics.com
http://www.tis-gmbh.de
Day Software, Mnchen, liefert im Rahmen einer Kooperation mit FAST Fast Search & Transfer, Frankfurt,
eine Reihe von JCR (JSR 170) Connectoren fr Legacy
Speicher von FAST. Die Connectoren sollen einen
standardisierten Zugriff auf die Inhalte und Informationen aus den Systemen von FAST bieten.
http://www.day.com
http://www.fastsearch.com
Dicom, Basingstoke, und AFI Agentur fr Informatik
GmbH, Stuttgart, haben eine strategische Technologiepartnerschaft geschlossen. Die aus den Technologien beider Unternehmen erstellte Gesamtlsung wird
allen Dicom-Partnern zur Verfgung stehen.
http://www.afi-stuttgart.de
http://www.dicomgroup.com

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20060619

EMC, Schwalbach/Taunus; Hopkinton/USA, bernimmt fr ca. 153 Mio. $ das Software-Unternehmen


Kashya, San Jose CA. EMC ergnzt damit seine Produktpalette um Lsungen fr die Datenreplikation und
Informationssicherheit.
http://germany.emc.com
http://www.kashya.com
EMC, Schwalbach/Taunus, hat nLayers, San Jose,
aquiriert, und will in Folge dieser bernahme sein Angebot fr Ressource-Management ausbauen, zudem
werden die Mglichkeiten der EMC-Smarts-Lsung
zur automatisierten, bergreifenden Fehlersuche und analyse in allen Bereichen der IT-Infrastruktur wie
Netzwerken, Anwendungen oder Speicherumgebungen erweitert.
http://germany.emc.dom
http://www.nlayers.com
Der Internetportal- und Suchmaschinenbetreiber
Yahoo, Mnchen, kauft die Media-Center-Technologie
von Meedio, Houston. Somit hat Yahoo nun die Mglichkeit, eine eigene Plattform fr digitale Videorekorder anzubieten.
http://www.yahoo.de
http://www.meedio.com
Network Appliance, Sunnyvale, und FileNet, Bad
Homburg, integrieren ihre Lsungen fr die Filenet P8Plattform im Rahmen ihrer Allianz fr Entwicklung
und Marketing. Die Aufbewahrung wird auf Storageund Applikationsebene durch die Produkte NetApp
SnapLock und FileNet P8 sichergestellt.
http://www.netapp.com
http://www.filenet.com/Deutsch

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER
Die Rimage Europe GmbH, Dietzenbach, und Avnet
Technology Solutions, Poing, haben eine Zusammenarbeit vereinbart, um gemeinsam den Vertrieb und die
Vermarktung der Rimage-Producer-III-Produkte durch
Avnet in Deutschland zu gestalten. Hauptaugenmerk
liegt darauf, neue Kundenpotenziale im Bereich VAR
zu erschlieen.
http://www.rimage.de
http://www.avnet.com
SEAL Systems, Rttenbach, und SCHEMA, Nrnberg,
kooperieren im Bereich der Dokumentationserstellung
fr den SAP-Bereich. Die Zusammenarbeit soll es den
Kunden ermglichen, ihre Dokumentationsprozesse in
die kaufmnnischen Ablufe einzubinden.
http://www.sealsystems.de
http://www.schema.de
Zylab, Dsseldorf, und Language Weaver, Inc, Marina
del Rey, haben eine strategische Partnerschaft geschlossen. Language Weaver bietet mit SMTS eine statistische Maschinenbersetzungssoftware an, die Zylab
in ihr Dokumenten-Management-System ZyImage integrieren kann. Somit knnen nun ZyImage-Anwender
auch aus zahlreichen Sprachen automatisiert bersetzen.
http://www.zylab.de
http://www.languageweaver.com

Open Text und HP erweitern ihre bestehende Partnerschaft. Zusammen werden die beiden Unternehmen
Angebote verbinden, wodurch Unternehmen die hohen Kosten und Compliance-Risiken beim Managen
und Archivieren von Informationen im Rahmen komplexer Geschftsprozesse senken knnen.
http://www.opentext.de
http://www.hp.com/de
Quantum Corp., Dornach, bernimmt fr 770 Mio. $
die ADIC Advanced Digital Information Corp., Redmond. Gemeinsam wollen die Unternehmen eine Lsung fr die Verwaltung, Sicherung und Wiederherstellung von Daten herstellen.
http://www.quantum.com
http://www.adic.com

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PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

20060619

Impressum
Geschftsleitung: Dr. Ulrich Kampffmeyer
Redaktion: Silvia Kunze-Kirschner
Anschrift der Redaktion:
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung
Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Strae 17, 20251 Hamburg,
Telefon 040-46 07 62-20.
E-Mail: presse@project-consult.com
http://www.project-consult.com
ISSN 1439-0809
Nchste Ausgabe
Der nchste Newsletter erscheint voraussichtlich am 22.07.2006.
Bezugsbedingungen
Der PROJECT CONSULT Newsletter wird per eMail verschickt. Der
Versand erfolgt fr PROJECT CONSULT Kunden mit aktuellen Projekten sowie fr bei PROJECT CONSULT akkreditierte Fachjournalisten und Redaktionen kostenfrei. Interessenten knnen den
Newsletter zum Bezugspreis von 175,00 zzgl. MwSt. beziehen (persnliches Jahresabonnement mit 12 bis 16 Ausgaben). Das Bestellformular finden Sie auch auf unserer Webseite (http://www.projectconsult.com) unter der Rubrik News/Newsletter.
Links
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dem Verffentlichungsdatum erfolgen.
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(bitte ankreuzen)

Variante 1: Recht ausschlielich persnliche Nutzung des Newsletters


( 175,00)

Variante 2: Recht auf Weiterverteilung des Newsletters an bis zu 10 Mitarbeiter in meiner Abteilung
( 350,00)

Variante 3: Recht auf Weiterverteilung des Newsletters an bis zu 50 Mitarbeiter in meinem Bereich
( 525,00)

Variante 4: Recht auf Weiterverteilung des Newsletters in meinem Unternehmen und Nutzung des
Newsletters im Intranet meines Unternehmens sowie fremdsprachliche Maschinenbersetzung
( 875,00)

Alle Preise verstehen sich zzgl. MwSt.

Ort, Datum / Unterschrift _________________, ____.____. _____

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Die Bestellung kann ich innerhalb von 2 Wochen schriftlich widerrufen. Die Kndigungsfrist betrgt sechs Wochen vor Ablauf des JahresAbonnements. Ich besttige die Kenntnisnahme dieses Widerrufsrecht durch meine 2. Unterschrift.

Ort, Datum / Unterschrift _________________, ____.____.______


PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2006

___________________________________________

ISSN 1439-0809

Seite 23 von 23

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

Inhalt
Unternehmen & Produkte ............................................... 1
CA Computer Associates kauft MDY .................................... 1
EMC kauft RSA Security.......................................................... 2
Grau Infinistore ITL-M ............................................................ 2
OpenText plant bernahme von Hummingbird ................ 2
Symantec und Stellent als integrierte Lsung....................... 3

In der Diskussion .............................................................. 4


Funoten .................................................................................... 4

Normen & Standards ........................................................ 5


XAM ........................................................................................... 5

Recht & Gesetz ................................................................... 6


Kritik an der Vorratsdatenspeicherung von
Telefon- und Internetdaten ............................................. 6

Gastbeitrge........................................................................ 7
Verfahrensdokumentation - oder wie bekomme
ich alles unter einen Hut? ................................................ 7

PROJECT CONSULT News ............................................ 8


CDIA+ Kurs im August 2006: noch Pltze frei ..................... 8
Veranstaltungen mit PROJECT CONSULT........................... 9
Neue Darstellungsmglichkeiten bei Benchpark ............... 10
Benchpark TOP 10 .................................................................. 11
PROJECT CONSULT auf der DMS EXPO........................... 12

Personalia .......................................................................... 13
Ferlings & Rudolph: Fhrungswechsel bei
Ceyoniq ............................................................................ 13
Emmerich nun bei Saperion .................................................. 13

Marlenes WebLinks ....................................................... 13


Siemens, Readsoft, Q.Know, Kendox, Audicon,
Hitachi Data Systems, EMC, Exorbyte,
ProActivity, Decru, FileNet, daa Systemhaus,
VEGA Software ............................................................... 13

Impressum ........................................................................ 14
Newsletter-Bestellformular .......................................... XX

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

20060719

Unternehmen & Produkte


CA Computer Associates kauft MDY
CA Computer Associates bernimmt den ILM- und
Records-Management-Anbieter MDY und will damit
seine Strategie des intelligenten Speichermanagements
weiter ausbauen. Als Anbieter von Enterprise Records
Management liefert MDY Software und Serviceleistungen fr das zentrale Management physikalischer
und digitaler Unterlagen, unabhngig davon, wo diese
abgelegt sind. Mit der bernahme soll es Unternehmen ermglicht werden, regulative Vorgaben, Corporate Governance und Offenlegungspflichten einfacher
einzuhalten.
(FH)
Infobox CA Computer Associates
URL:
Firmierung:
Stammsitz:
GF/CEO/MD:
Brse:
Zuletzt behandelt im
Benchpark Rating:
DRT-Markt Eintrag
URL press releases:
Produktkategorien:

http://www.ca.com/de
CA Computer Associates GmbH
Darmstadt
Peter Rasp
./.
Newsletter 20040903
./.
./.
Press releases
BPM, AM, Sec

Infobox MDY
URL:
Firmierung:
Stammsitz:
GF/CEO/MD:
Brse:
Zuletzt behandelt im
Benchpark Rating:
DRT-Markt Eintrag
URL press releases:
Produktkategorien:

http://www.mdy.com
MDY Advanced Technologies Inc.
Fair Lawn, New Jersey
Galina Datskovsky
./.
./.
./.
./.
Press releases
RM, DMS

PROJECT CONSULT Kommentar:


Auch Computer Associates ist bemht die Lcke im Produktportfolio zu schlieen wer heute Software fr geschftskritische Anwendungen verkauft, kommt ohne Records Management, Dokumentenmanagement und die Erfllung von Compliance-Vorgaben-untersttzende Software
nicht mehr aus. Computer Associates hat nicht zum ersten
Mal eine Firma aus diesem Umfeld mit ihren Produkten
aufgekauft. Diesmal hat man sich einen Mittelstndler zugelegt, der sicher einfacher mit Mannschaft und Produkt zu
integrieren ist, als ein greres Unternehmen. Die Strategie
ist zunchst, die Produktlinie als Ergnzungsangebot weiterlaufen zu lassen und erst schrittweise einzelne Komponenten in das bisherige Portfolio als Dienste zu integrieren.
Wann und in welcher Form MDY auch in Europa oder lokalisierter Version in Deutschland angeboten wird, ist noch
offen. Die Entscheidung zum Eintritt in den ECM-Markt
war eher Kunden- denn Strategie-getrieben. Aber angesichts
der Aktivitten der anderen groen Standardsoftwareanbieter kommt man ohne ECM, besonders Records Management,
heute immer schwieriger zum Zuge.
(Kff)

ISSN 1439-0809

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20060719

EMC kauft RSA Security


Schwalbach/Taunus - Fr ca. 2,1 Milliarden US-Dollar,
das sind 28 US-Dollar pro Aktie, bernimmt der Storage-Marktfhrer EMC das auf Sicherheitslsungen spezialisierte Unternehmen RSA Security. Nachdem RSA
zuletzt noch selber den Konkurrenten Cyota und das
Unternehmen Passmark bernommen hatte, bot sich
der Konzern in den vergangenen Monaten selber zum
Kauf an. Zu den bekanntesten Produkten von RSA
zhlt die Sicherheitskarte SecurID fr Authentifizierungssysteme. Zudem ist das Unternehmen in der
Entwicklung von Verschlsselungssystemen und AntiFraud-Technologien ttig. Der Umsatz betrug zuletzt
322 Millionen US-Dollar, bei einem Nettogewinn von
40,5 Millionen US-Dollar. Sofern die Behrden und die
Aktionre zustimmen, soll die bernahme im dritten
oder vierten Quartal abgeschlossen sein.
(CM)
Infobox EMC
URL:
Firmierung:
Stammsitz:
GF/CEO/MD:
Brse:
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DRT-Markt Eintrag
URL press releases:
Produktkategorien:

http://www.emc.com
EMC Deutschland GmbH
Schwalbach/Taunus
Jochen Moll
WKN:872526
Newsletter 20060619
Gruppe A: 5,31
EMC
Press releases
Cap, ECM, DM, Arc, ILM, RM, Wf, BPM, Sto

Infobox RSA Security


URL:
Firmierung:
Stammsitz:
GF/CEO/MD:
Brse:
Zuletzt behandelt im
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DRT-Markt Eintrag
URL press releases:
Produktkategorien:

http://www.rsasecurity.com
RSA Security Inc.
Bedford, Mass.
Arthur W. Coviello, Jr.
WKN:898265
./.
./.
./.
Press releases
Sec

PROJECT CONSULT Kommentar:


Ein weiterer Aufkauf von EMC, der eine weitere Lcke in
einem ganzheitlichen ILM-Portfolio fllt. Ein hoher Preis,
jedoch kein schlechter Griff. Sicherheits-, Verfgbarkeitsund Business-Continuity-Aspekte dominieren immer mehr
die Compliance-Diskussion. Lngst geht es nicht mehr nur
um die Erfllung rechtlicher Vorgaben allein, sondern um
Risk-Management, Informationssicherheit und Informationsschutz. Compliance erhlt so einen anderen Stellenwert
im Eigeninteresse der Unternehmen. Auch RSA wird erstmal eine Weile als eigenstndiger Bereich weiterleben und es
wird noch eine ganze Weile dauern, bis all die Zukufe in
einem konsolidierten, mglichst redundanzfreien und geschlossenen ILM-Portfolio zusammengefhrt sind. In der
Darstellung auf einer Webseite gelingt dies einfacher als
beim Zusammenfhren von Produkten selbst. So hat EMC
angekndigt, dass es zumindest jetzt eine gemeinsame Reprsentation der Produkte von ursprnglich Documentum,
Captiva und Legato auf einem Webportal gibt. Hier zumin PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

dest ist die Integration bereits virtuell vollzogen, im wahren


Leben hat EMC noch einiges vor. Besonders wenn die Aufkaufstrategie noch fortgesetzt wird. Einige Lcken verdienten noch Produkte, so z.B. im Output-Management und im
Enterprise-Search-Segment. Mal sehen, wer als nchster
dran ist.
(Kff).

Grau Infinistore ITL-M


Bei der ITL Infinistore Tape Library handelt es sich um
eine der lngsten produzierten Baureihen des deutschen Herstellers Grau Data Storage, wobei regelmige Aufrstungen mit schnelleren Laufwerken und
Schnittstellen die Bandbibliotheken auf dem neuesten
Stand halten sollen. Die ITL-M integriert sich in alle
gngigen Backup-, Archiv- und SpeichermanagementUmgebungen, wobei ein Vorteil darin besteht, dass das
Gert sich als beliebiger Bandroboter per Emulation
darstellen lsst. Damit soll besonders der sonst schwierige Umstieg von Librarys anderer Hersteller erleichtert werden, weil alle Verfahren und Anwendungen
ohne nderungen weiter genutzt und nur leicht angepasst werden mssen.
(SMe)
Infobox GRAU Data Storage
URL:
Firmierung:
Stammsitz:
GF/CEO/MD:
Brse:
Zuletzt behandelt im
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DRT-Markt Eintrag
URL press releases:
Produktkategorien:

http://www.graudatastorage.de
GRAU Data Storage AG
Schwbisch Gmnd
Herbert Grau, Ulrich Lechner
./.
Newsletter 20031215
./.
./.
Press releases
ILM, Sto

PROJECT CONSULT Kommentar:


Auch bei der Firma Grau zeigen sich die Auswirkungen des
Trends ILM. Es reicht nicht mehr allein gute Hardwareprodukte mit etwas Anschlusssoftware zu verkaufen. Der Wettbewerbsdruck im Speichersystemmarkt erfordert nicht nur
kostengnstige Subsysteme, sondern einfach zu betreibende
und einfach zu integrierende Lsungen. Letzter Ansatz ist
Grau gelungen, da durch die Emulation sich das GrauSubsystem wie ein beliebiger anderer Speicher ansteuern
und verwalten lsst. Dies ist eine wesentliche Voraussetzung fr den Einsatz in heterogenen Umgebungen. Dies erleichtert nicht nur den direkten Umstieg, sondern auch den
parallelen Betrieb unterschiedlicher Systeme bei der Ausalterung lterer Komponenten. Die Emulation ist ausreichend
schnell und stabil und steht einem Direktanschluss in nichts
nach. Als mittelstndischer Anbieter hat Grau hier offenbar
eine geeignete Lcke im hart von den groen Anbietern umkmpften Markt gefunden.
(Kff)

OpenText plant bernahme von Hummingbird


Open Text ist in einen Bieterkampf um das kanadische
Softwarehaus Hummingbird gegen die Beteiligungsgesellschaft Symphony Technology eingestiegen. Das eigene Gebot von 27,75 Dollar pro Aktie wurde bereits
ISSN 1439-0809

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PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

20060719

unterbreitet und liegt einen Dollar pro Anteilschein


hher als das des ersten Bieters Symphony Technology.

gnzung darstellen Eignung zur Integration einmal vorausgesetzt. Angesichts des spten Angebotes von OpenText
reagiert Hummingbird verhalten. Die Pressemitteilung in
Englisch durfte von den lokalen Tochtergesellschaften noch
nicht mal bersetzt werden um die ausgefeilten Satzinhalte
zu bewahren. Auch in der Stellungnahme gegenber den
Anteilseignern ist das Management von Hummingbird sehr
verhalten und spricht eine Empfehlung gegen das Angebot
von OpenText aus. Allen bei Hummingbird ist bewusst,
welche Konsequenzen die bernahme durch OpenText hat.
Es geht jetzt auch um die Jobs. Die Fragen von Hummingbird-Kunden, wie es weitergehen soll, werden sich bei einem
Aufkauf durch OpenText anders stellen als bei einer bernahme durch Symphony. Was OpenText nmlich eigentlich
bezweckt ist nicht so ganz klar. Vielleicht dient die Akquisition dazu selbst grer zu werden, einen hheren Marktanteil mit bestehenden Kunden und Wartungsvertrgen, und
ein strkeres Gewicht zu erhalten als Schutz gegen eine
mgliche bernahme von OpenText selbst? Die Konsolidierung im Markt ist immer noch nicht abgeschlossen und
selbst die groen ECM-Spezialisten wie FileNet oder OpenText geraten durch die ganz groen der IT-Branche unter Druck. Man steht verstrkt mit Speichersystem-, Datenbank-, ERP-Software- und Standardsoftwareanbietern im
Wettbewerb. Durch die bernahme von Hummingbird
wrde zumindest OpenText rechnerisch zur unumstrittenen
Nummer 1 im ECM-Software-Marktsegment werden. Der
Anschluss an Anbieter wie EMC liee sich vielleicht so noch
gerade eben halten. Eine andere Option fr die Zukunft von
OpenText uerte Tom Jenkins am Rande einer MicrosoftKonferenz. Bei diesem Anlass uerte er sinngem, dass er
die Zukunft nicht in eigenen Produkten, sondern in Lsungen in Verbindung mit dem Microsoft-Portfolio she. Wie es
weiter geht, kann also fr alle Beteiligten noch sehr spannend werden.
(Kff)

Open Text kontrolliert bereits rund vier Prozent, wobei


Vereinbarungen mit weiteren 18 Prozent der Anteilseigner von Hummingbird bestehen, die ihre Aktien
Open Text verkaufen wollen. Die Kaufsumme wird
vermutlich in bar aus den Reserven von Open Text
und einer Schuldverschreibung finanziert werden.
(FH)
Infobox Open Text
URL:
Firmierung:
Stammsitz:
GF/CEO/MD:
Brse:
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DRT-Markt Eintrag
URL press releases:
Produktkategorien:

http://www.opentext.de
Open Text Deutschland GmbH
Grasbrunn
John Shackleton
WKN: 899027
Newsletter 20060503
Gruppe A: 4,56
Open Text
Press releases
CM, WCM, Col, Wf, ECM, DM, RM, Arc

Infobox Hummingbird
URL:
Firmierung:
Stammsitz:
GF/CEO/MD:
Brse:
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DRT-Markt Eintrag
URL press releases:
Produktkategorien:

http://www.hummingbird.com
Hummingbird Communications GmbH
Mnchen
Uwe Weimar
WKN: 887205
Newsletter 20051219
Gruppe A:5,35
Hummingbird
Press releases
Cap, ECM, Arc, RM, COLD, DMS, Coll, WCM, Wf

PROJECT CONSULT Kommentar:


Da waren wir wohl in der letzten Newsletterausgabe mit
dem Titel Hummingbird bernommen etwas zu forsch.
Der Deal zwischen Symphony und Hummingbird schien
schon gelaufen. Mit dem Angebot von OpenText verndert
sich die Situation. Es ist finanziell attraktiver, hat aber erhebliche Konsequenzen fr Hummingbird. Unter Symphony
wrde man mit neuem Geld weitermachen knnen. Strukturen, Positionen und Produktlinien bei Hummingbird wrden weitgehend erhalten bleiben. Was passiert wenn OpenText das Unternehmen bernimmt? Braucht OpenText
die Hummingbird-ECM-Produkte? Braucht OpenText alle
Mitarbeiter im Management, im Marketing, im OfficeBereich? Letztlich wrde OpenText in erster Linie Marktanteile hinzugewinnen. Teile des Hummingbird-Portfolios
wrden schnell durch Produkte von OpenText abgelst werden. Hummingbird-Produkte integrieren: OpenText ist immer noch dabei die vorangegangenen Akquisitionen zu verdauen. In den Portfolios findet sich viel Redundanz: Hummingbird PCDocs versus OpenText Livelink, Reddot versus
die Hinterbleibsel von Obtree und Gauss. Im Prinzip bernimmt dann OpenText zu seinem gerade mhevoll konsolidierten Portfolio wieder einen Baukasten, der sogar intern
noch Redundanzen aufweist. Oder wird Reddot dann vielleicht wieder sogar auf die Reise geschickt? Lediglich die BI-,
Search-Server- und Connectivity-Produkte wrden eine Er-

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

Symantec und Stellent als integrierte Lsung


Mnchen - Die SQL AG, Vertriebs- und Implementierungspartner von Stellent, hat die Stellent ECMLsung Universial Content Management mit der
Langzeitarchivierungsplattform Enterprise Vault von
Symantec integriert. Die Lsung von Symantec bernimmt hierbei das ILM Information Lifecycle Management des vom Stellent-Produkt verwalteten Content, z.B. die Archivierung auf verschiedenen Speichersystemen wie Festplatten, EMC-Centera oder WORM.
Enterprise Vault soll einen zentralen, gegen unerwnschte Manipulation geschtzten Aufbewahrungsort fr Informationen bieten und bei der Einhaltung
gesetzlicher Vorgaben fr die Archivierung untersttzen. Die Integration ermglicht zudem eine Kombination der E-Mail Archivierung des Symantec Produktes
mit dem E-Mail Management der Stellent Lsung, so
dass relevante E-Mails zusammen mit anderen Dokumenten eines Prozesses verwaltet werden knnen.

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20060719

Infobox Stellent
URL:
Firmierung:
Stammsitz:
GF/CEO/MD:
Brse:
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DRT-Markt Eintrag
URL press releases:
Produktkategorien:

http://www.stellent.de
Stellent GmbH
Mnchen
Robert Olson
WKN:909789
Newsletter 20060503
./.
./.
Press releases
CM, WCM, ECM, RM, DMS, BPM

Infobox Symantec
URL:
Firmierung:
Stammsitz:
GF/CEO/MD:
Brse:
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DRT-Markt Eintrag
URL press releases:
Produktkategorien:

http://www.symantec.com/de
Symantec (Deutschland) GmbH
Berlin
John W. Thompson
WKN:879358
Newsletter 20040415
./.
./.
Press releases
ILM, EMM

PROJECT CONSULT Kommentar:


Man muss sich erst noch daran gewhnen, dass Symantec
Veritas und zuvor Veritas KVS bernommen hat, um zu
wissen, um welche Produkte es geht. Stellent, aus dem Portal- und Web-Umfeld kommend, hatte sich in Richtung
ECM mit Modulen fr DMS, Records Management usw.
bewegt. Eine eigenstndige Archivkomponente, wie z.B. die
meisten mittelstndischen deutschen Anbieter als Basisplattform besitzen, hatte Stellent nicht. Die Frage fr Stellent
war, setzt man auf ein ILM-Konzept mit direkter Anbindung eines WORM-Speicher wie eine EMC-Centera oder
bentigt man doch noch eine Archivsoftware-Komponente
zwischen den eigenen Produkten und dem Archivspeicher.
Stellent hat sich durch die Kooperation mit Symantec fr die
letztere Option entschieden. Auch wenn KVS mehr durch
das Thema E-Mail-Archivierung bekannt geworden ist, besitzt das System einen professionellen Archiv-Backbone, der
auch andere Formate untersttzt. Gerade bei Stellent mit
Modulen, die Web 2.0-Anstze untersttzen sollen wie z.B.
Blogs oder Foren, stellt sich die Frage, was und wie wird
hier archiviert. Man kann daher gespannt sein, fr welche
Komponenten und Anwendungen die Archivlsung berhaupt zum Einsatz kommt. Nicht das Webumfeld (obwohl
man auch hier bei E-Business-Lsungen eine Transaktionsarchivierung bentigt), sondern eher das RecordsManagement- und DMS-Umfeld wird mit der Archivkomponente adressiert werden. Und natrlich wird man die EMail-Archivierung von KVS nutzen.
(Kff)

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

immer so wissenschaftlich, haben in dicken Bchern Bestand. Hier wollen wir jedoch nur ein wenig an der Oberflche einiger Nachrichten kratzen und haben deshalb vorsorglich den Text1)2)3)4)5)6)7)8)9)10)11), auf den sich die Funoten beziehen, weggelassen.
1)

Multilingualitt. Bill Gates hat angekndigt, dass er sich zum


Retter der Regionalsprachen aufschwingen will, so zumindest
die FAZ in Ihrer Ausgabe vom 14.07.2006. Microsoft will ab 2007
die Software in 100 Sprachen ausliefern. Das Elsssische ist der
Pilot. Ein ehrenswerter Vorsto, sind wird doch heute vom Englischen fast bermannt und das Chinesische ist noch gar nicht angekommen. Fragt sich nur, wie man es macht 100 verschiedene Releases oder nur ein Release mit 100 Sprachressourcen, die man
dann auch noch dynamisch zur Laufzeit anziehen und wechseln
kann. Letzteren Ansatz drften besonders multinationale Unternehmen bevorzugen. Ach ja, und bitte ein professionelles bersetzungswerkzeug gleich mit in die Funktionenleiste aller Produkte
einbauen!

2)

Konvergenz & Konsolidierung. Eine kurze Mitteilung, dass


KOFAX jetzt auch ihre Scan-Technologie fr Oracle verfgbar
gemacht hat, zeigt dass es jetzt ernst wird. Bisher griff jeder ECMSpezialanbieter auf eine Standarddatenbank wie z.B. SQL-Server,
Oracle oder DB2 als Kern- und Verwaltungskomponente seiner
Lsung zurck. Ohne Datenbank geht nichts. Nun holt er sich
durch die erweiterte Funktionalitt und Strategien zur Speicherung von BLOBs in den Datenbanktabellen den Wettbewerb direkt
ins Haus. Die beiden Konzepte, Referenzdatenbank mit externer
Datenhaltung und integrierte Datenbankhaltung stehen zunehmend im Wettbewerb. Die ECM-Anbieter brauchen nun neue Argumente warum man nicht gleich die Funktionalitt der Datenbank selbst benutzt.
3) Rotation. Das Personalkarussell dreht sich. Bekannte Namen
wechseln von einer Firma zur anderen. Auch vor Geschftsfhrern
macht die Rotation nicht halt. Einige Anbieter lassen sich die Gewinnung neuer Mitarbeiter etwas kosten. Was die SER Solutions
zur Zeit versendet ist eher eine Image-Broschre denn eine Mitarbeitergewinnungsschrift. Dennoch, der Mangel an Fachkrften ist
gewaltig. Es zeichnet sich ab, dass die Produkt- und Lsungsanbieter sogar dazu bergehen werden, Beratungsfirmen en Bloc aufzukaufen, um der Komplexitt der ECM-Lsungen gerecht werden zu
knnen. Der Global-Services-Ansatz lsst gren.
4)

In der Diskussion

Acquisitions. Die Mergers & Acquisitions gehen weiter, kein


Ende abzusehen. Zu viele hungrige Anbieter von Standardsoftware, Hardware und IT-Dienstleistungen wollen in diesen lukrativen Markt: Wer die Information des Kunden im Griff hat, hat den
Kunden selbst im Griff scheint der Slogan zu sein. Auffllig geworden sind besonders EMC, IBM und eine Reihe von Speichersystemherstellern. Aber auch Unternehmen wie EDS, Computer
Associates und andere steigen in den Ring. Je mehr ECM zur Infrastruktur und Commodity wird, desto schwerer haben es die arrivierten Anbieter. In diesem Licht ist auch die Ankndigung von
OpenText zu einer mglichen bernahme von Hummingbird zu
werten. Es geht inzwischen um berleben der traditionellen Anbieter.

Vieles von dem, was sich heute im Markt fr DRT


Document Related Technologies abspielt, verdient Aufmerksamkeit! Einige Ereignisse werden aber nur zu Funoten.
Funoten mit ihren Referenzen und Erklrungen wirken

5) Nestor. Das Projekt Nestor feiert sein dreijhriges Bestehen und


zugleich das Auslaufen der bisherigen Finanzierung. Die Anstze
von Nestor stehen nicht nur in Deutschland neben anderen Initiativen, sondern auch international gibt es zahlreiche andere Projekte
zum Thema Langzeitarchivierung. Eines hat Nestor jedoch auf
jeden Fall bewirkt Anbieter und Zeitschriften der ECM-Branche
in Deutschland nehmen jetzt ernsthaft wahr, dass es ein riesiges,

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ISSN 1439-0809

Funoten

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PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

20060719

unerschlossenes Feld der Archivierung auerhalb der Unternehmen


gibt: Museen, Bibliotheken, Verlage, Forschungsinstitutionen, ffentliche Archive sie alle hungern nach Lsungen, die nicht nur
auf die nchsten 10, sondern auf die nchsten 300 Jahre zielen.

flssig macht. Endlich ein einheitlicher Speicherort fr alle Daten


und Dokumente in der Microsoftumgebung. Nichts draus geworden. Zu groe Umstellungsschwierigkeiten wrden jeden Anwender auf die Palme treiben und neue Anstze, wie Suchmaschinen
etc., mssten noch in WinFS nachgezogen werden. Aus. Abgekndigt. Gleichzeitig geht ein Aufatmen durch die ganze DMSBranche, der groe Knockout bleibt aus oder? Man kann sich
jetzt wieder auf die Lcken im Microsoft-Portfolio konzentrieren
wo z.B. aus separaten Repositories E-Mails und Dokumente an
einer Stelle zusammengefhrt werden wollen. Aber man darf dabei
nicht unterschtzen, was bereits mit den mitgelieferten SharepointServices auch ohne Sharepoint Portal Server mglich ist, und
was noch hinzukommt, wenn mittels Workflow auf Betriebssystemebene die Komponenten und Dienste von Microsoft besser zusammengefhrt sind. Im Moment schtzt die ECM-Branche noch
die Unvollstndigkeit und die Komplexitt des MicrosoftAngebotes. Zuknftig knnen aber ECM-Lsungen so aussehen,
dass man einfach Microsoft-Funktionalitt mit einem sicheren
Speicher kombiniert und fertig ist die Laube. Sptestens dann
werden wir das Akronym ECM in Enterprise Change Management umdefinieren.

6) MoReq2. Um das DLM-Forum war es nach der letzten Konferenz in Wien etwas ruhiger geworden. Jetzt trgt die Arbeit jedoch
Frchte. Die Europische Kommission hat den Call fr das MoReq2-Projekt verffentlicht. Neben der Erweiterung der Spezifikation geht es diesmal auch um Testkriterien und Zertifizierungsverfahren. MoReq hatte in den letzten Jahren zunehmend an Akzeptanz gewonnen, obwohl kein Anbieter von sich aus sich der Mhe
unterzogen hat, MoReq zu implementieren. Abwarten herrschte
vor. Dies wird sich mit MoReq2 ndern.
7) Fachzeitschriften. Fachzeitschriften haben es im Zeitalter des
Internets und der Portale immer schwerer. Qualitt und Aktualitt, Richtigkeit und offener Zugriff, Verlinkung und Werbung sie
stehen hier zunehmend im Wettbewerb. Dies mssen nicht nur
akademische Plattformen wie Universittsverlage feststellen sondern auch die Vielzahl der bunten Bltter einer ECM-Branche. Einige gedruckte Exemplare hatte es ja in letzter Zeit vom Markt gefegt. Andere wollen neu starten und es gibt sogar Anstze, das eine
oder andere Blatt unter neuer Flagge wiederzubeleben. Was heute
jedoch zhlt, ist allein die Kombination elektronischer und gedruckter Information. Hier fehlt es aber im ECM-Umfeld immer noch an
guten Beispielen.
8)

Verwaltungsreform. Es wurde in den letzten Jahren viel ber


E-Government geredet und geschrieben. Erfolgreiche Projekte mit
ganzheitlichem, durchgngigem Ansatz gibt es aber wenige. Allen
Beteiligten msste inzwischen klar geworden sein, dass es nicht am
Einsatz technischer Systeme liegt, sondern an Hierarchien und
Verwaltungsverfahren. Whrend einige sich bemhen, die Verwaltung schlanker zu machen, schiebt die Bundesregierung neue Projekte fr neue Mammutverwaltungen an. Das Stichwort PublicPrivate-Partnership wird hier ad absurdum gefhrt. Solange kein
Geld da ist und die Verwaltung weiterhin frei wuchert, wird es
nichts mit den hehren Zielen von DeutschlandOnline2010. Im europischen und internationalen Vergleich sind wir lngst abgehngt, auch wenn man sich beim Frisieren der Statistiken sehr viel
Mhe gibt.
9) Suchmaschinen. Lngst geht es bei Enterprise Search nicht
mehr nur um Suchmaschinen. Es ist eine generelle Strategiefrage
geworden, ob man seine unstrukturierten Daten mit einer Suchmaschine erschliet oder sich der Mhe einer Ordnung mit
RM/DMS/ECM unterzieht. Letzte Bastion des geordneten Ansatzes sind Anwendungsfelder, die Compliance-Anforderungen unterliegen, wie z.B. im kaufmnnischen Bereich. Deshalb wird dieses
Thema auch von der ECM-Branche so gestresst. Bei allen anderen
finden sich immer hufiger Desktoptools, frei heruntergeladen, mit
denen man sich in seinem Dateiwirrwarr besser orientieren kann
als mit dem Dateimanager. Ein Paradigmenwechsel bei der Verwaltung und Erschlieung von Information bahnt sich hier an: Suchmaschine versus Datenbank versus ECM. Vielfach kann man aber
aus dem versus auch ein und oder oder machen. Enterprise
Search als wesentliche Komponente einer Unternehmensinfrastruktur lsst sich jedoch nicht mehr aufhalten. Letztlich ist das groe
Ziel, alle Information in einen Topf und nach beliebigen Kriterien
zu erschlieen. Ein integriertes Informationsmanagement wird bald
alle Anstze unserer Branche in Frage stellen und anschlieend
ablsen.
10) WinFS. Viele Erwartungen hatten sich an WinFS geknpft.
Endlich ein Dateisystem, dass mit einer vernnftigen Verwaltung
zustzliche Management-Lsungen wie z.B. ein DMS ber-

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

11) GDPdU. Das Ende der Debatte ist erreicht. Jeder wei jetzt wie
es geht und wer es noch nicht wei, liest noch einmal Lindgens,
Gro, Kampffmeyer & Co. Die GDPdU-Plattformen wandeln sich.
Angrenzende Themen wie elektronische Signatur, elektronische
Rechnung, E-Commerce, E-Mails und Verfahrensdokumentation
werden ersatzweise aufgegriffen. So richtig Neues zu den GDPdU
vermissen wir hier schon seit lngerem. Auch die Herausgeber von
Loseblattwerken zum Umfeld der GDPdU haben so ihre Schwierigkeiten ihre Autoren zu immer neuen Beitrgen zu bewegen. An den
GDPdU und ihrer Umsetzung hat sich substantiell nichts mehr
getan. Die letzte Hrde war immer noch SAP, die vielgescholtene.
Aber auch hier macht die jngste Verffentlichung der DSAG, der
deutschen SAP Anwendergruppe, deutlich, dass es auch fr das
SAP-Umfeld passende Lsungen gibt. Die Archivierungsfrage hat
sich erledigt, da nur die Daten vollstndig, richtig und passend
aufbereitet vom fhrenden System dem Archiv bereitgestellt werden mssen. Mit passenden Repositories und passenden Clienten
lassen sich dann alle Bedrfnisse des Zugriffs auerhalb des die
Daten ursprnglich haltenden Systems erfllen. Den Sack zumachen? Ganz noch nicht. Wir warten noch auf die groen Prozesse
mit den kostentrchtigen Urteilen (auch wenn sich kaum so etwas
Spektakulres wie der Prozess um ENRON bei uns im schnen
Deutschland abspielen wird). Und - nicht alle steuerpflichtigen
Unternehmen sind den GDPdU-Missionaren bisher erlegen, noch
zu viele Unternehmen warten einfach ab und kmmern sich nicht
um eine ordnungsgeme Verwaltung ihrer Daten. Es muss und
wird also in Bezug auf die Umsetzung noch weitergehen, doch die
groen Diskussionen um Inhalt und Auslegung der GDPdU sind
vorbei.
(Kff)

Normen & Standards


XAM
Bereits im Oktober 2004 entstand aus der Zusammenarbeit von IBM (http://www.ibm.de) und EMC
(http://www.emc.com) die XAM-Initiative, der sich
spter auch HP (http://www.hp.com), HDS Hitachi
Data Systems (http://www.hds.com) und Sun Microsystems (http://www.sun.com) anschlossen.

ISSN 1439-0809

Seite 5 von 14

20060719

Dieses Konsortium legte seine Ergebnisse der SNIA


Storage
Networking
Industry
Association
(http://www.snia-europe.com) vor, deren Fixed Content Aware Storage Technical Work Group sich fr
XAM eXtensible Access Method als Grundlage fr die
Entwicklung eines Fixed-Content-API zur langfristigen
Datenarchivierung entschloss.
Der Standard gibt bei Fixed-Content jeder einzelnen
Information und ihren Metadaten einen unvernderbaren Namen, der ber die gesamte Lebensdauer nicht
verndert wird. So knnen sich zwar Storage-Systeme
modifizieren, Namen von Informationen aber nicht.
Vor allem das Datenspeichern und die Automatisierung von Storage-Migrationen kann vereinfacht werden.
Auerdem sollen Unternehmen damit schneller und
einfacher Richtlinien fr Datenaufbewahrung, Datensicherheit, Datenmigration und Compliance erarbeiten
und umsetzen knnen.
(FH)
PROJECT CONSULT Kommentar:
Ist dies nun die lang erwartete Schnittstelle, das universelle
Format fr die Langzeitarchivierung? Die Anbieter haben
hier sehr technisch gedacht und die Adressierung der SNIA,
des Dachverbandes der Speichersystemanbieter, als Trger
fr den Standard zeigt deutlich die Ausrichtung. Das Akronym XAM steht fr extensible Access Method und ist
von der Begrifflichkeit und vom Anspruch her nicht umsonst an XML sprachlich angelehnt. Die ersten berlegungen fr XAM stammen bereits aus dem Jahr 2004 und wurden von IBM und EMC formuliert. Erst im Laufe des Jahres
2005 gewann die Initiative an Fahrt und mndete in der ersten tragfhigen Spezifikation (XAM Version 1.2), die vom
zustndigen Komitee der SNIA (FCAS) im Oktober 2005
vorlufig angenommen wurde. Der Standard soll die Interoperabilitt von ILM Information-Lifecycle-ManagementSystemen ebenso wie die Automatisierung der Speicherung
und die optimale Verteilung der gespeicherten Objekte auf
unterschiedlichen Medien untersttzen. Wesentlich ist der
Ansatz, wie schon hnlich in der OAIS-ISO-17421Spezifikation und von PROJECT CONSULT in verschiedenen Projekten seit 1994 verfolgt, Metadaten und das Inhaltsobjekt in einem Informationsobjekt zu kapseln. Vorhanden ist bis jetzt eine XAM-API, geplant sind ein XAMSDK und verschiedene XAM-Reference-Implementations
der beteiligten Anbieter. Aus den bisher verfgbaren Unterlagen der Arbeitsgruppe geht jedoch nicht hervor, ob man
sich mit den zahlreichen Initiativen und Normen aus dem
Umfeld des Records Management und der Archive fr die
Langzeitarchivierung intensiv auseinandergesetzt hat. Immerhin haben sich SNIA und ARMA zu diesem Thema bereits beschnuppert. Offenbar gelingt es hier den Speichersystemherstellern schneller ein lang gehegtes Desiderat zu
erfllen als der ECM- und Archivsystemsoftwarebranche.
Angesichts des fortgeschrittenen Jahres 2006 drften bald
die ersten Implementierungen verfgbar werden. Ob der
Standard sich durchsetzt, hngt davon ab, wie viele Anbieter

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PROJECT CONSULT
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ihn kurzfristig implementieren und ob er auch Gnade vor


den Augen der Archivare, Registratoren und Dokumentare
findet. Setzt die gesamte Speicherindustrie unter dem
Schlagwort ILM auf XAM, knnen auch die traditionellen
ECM- und Archivsystem-Anbieter diesen Standard nicht
mehr ignorieren.
(Kff)

Recht & Gesetz


Kritik an der Vorratsdatenspeicherung von
Telefon- und Internetdaten
Berlin In den 25 EU-Lndern knnen durch den Beschluss des EU-Parlaments vom Dezember 2005 systematisch Internet- und Telefondaten fr 6 bis 24 Monate gespeichert werden. Die Festlegung der exakten
Dauer bleibt den nationalen Parlamenten berlassen.
In Deutschland wurde nach der Beschlussfassung in
Brssel eine nationale Speicherung von 6 Monaten in
die Diskussion geworfen.
Die Kritik lie nicht lange auf sich warten. So fordert
der Berliner Datenschutzbeauftragte Alexander Dix die
Umsetzung der EU-Vorgabe zur Speicherung von Vorratsdaten in deutsches Recht durch ein Moratorium
aufschieben zu lassen, mindestens noch zwei Klagen
abzuwarten, die der Regelung aus Brssel Beliebigkeit
vorwerfen. Die Staaten Irland und Slowakei hatten vor
dem Europischen Gerichtshof (EUGH) Beschwerden
eingereicht, weil sie falsche rechtliche Grundlagen fr
die pauschale berwachung aller elektronischen Nutzerspuren vermuten.
(FH)
PROJECT CONSULT Kommentar:
Die fr die Telekommunikationsbranche zustndigen Vertriebsbeauftragten und Key-Accounter der Speichersystemanbieter hatten schon leuchtende Augen bekommen - angesichts dieses Zuwachses an Speicherbedarf. Es wird allerdings noch eine Weile dauern, bis sich die Verkufe ttigen
lassen. Zu vielfltig sind die Facetten der Speicherungsrichtlinie, die nicht nur persnliche Datenschutzaspekte, sondern
auch andere, wirtschaftliche Fragen aufwerfen. Dabei ist die
Speicherung der Daten selbst und die Dauer der Datenspeicherung nur der Nebenkriegsschauplatz. Die Kernfrage ist,
wer darf wann unter welchen Umstnden welche Daten
auswerten. Auch die Frage, ob die betroffenen, deren Daten
ausgewertet wurden, darber informiert werden mssen, ist
noch weithin offen. Ein Baustein mehr beim glsernen
Brger. Aber wenn man hinzunimmt, was viele freiwillig
an Informationen im Internet recherchierbar machen, dann
ist selbst die groe europische Datenhamsteraktion nur ein
kleiner Aspekt einer immer greren Transparenz. Das Profiling der Handelsunternehmen geht lngst ber die Aussagekraft von ein paar Telefonverbindungsdaten hinaus. Richtig lustig wird es erst dann, wenn auch die Inhalte der Telefongesprche digitalisiert aufbereitet, die besuchten Webseiten selbst analysiert und ausgewertet archiviert werden. So
etwas kennen wir bisher nur von einigen Geheimdiensten
einer befreundeten Nation.
(Kff)
ISSN 1439-0809

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Gastbeitrge
Verfahrensdokumentation - oder wie bekomme
ich alles unter einen Hut?
Gastbeitrag von Herrn Martin Rohte, CDIA+, Dresdner
Bank Lateinamerika AG, Hamburg, verantwortlicher Projektmanager fr DMS und elektronische Archivierung,
E-Mail: Martin.Rohte@dbla.com.
Auszug aus dem BMF (Bundesfinanzministerium)
Schreiben vom November 1991:
Die obersten Finanzbehrden der Lnder teilen die
Auffassung, da die Vorschriften der Abgabenordnung ber die Aufbewahrung von Unterlagen (147
Abs. 2 AO) grundstzlich den Einsatz optischer
Speicherplattensysteme in Rechnungswesen zulassen, wenn das jeweilige Verfahren den
Grundstzen ordnungsgemer Buchfhrung
(GoBS) entspricht. Eines Zulassungsverfahrens, in
dem die Finanzbehrden im Einzelfall die Vorraussetzung fr die Ordnungsmigkeit eines optischen
Speicherplattensystems prft und auf entsprechenden Antrag eines Benutzers Auflagen fr dessen
Einsatz erteilt, bedarf es daher nicht.
.
Die Ordnungsmigkeit eines elektronischen Archivierungssystems beurteilt sich u.a. schlielich auch
danach, ob die Belegspeicherung und die Wiedergabe
der Daten geordnet und nachvollziehbar erfolgten,
die Daten whrend der Aufbewahrungsfristen verfgbar sind und jederzeit innerhalb angemessener
Frist lesbar gemacht werden knnen.
Die Prfbarkeit des Archivierungsverfahrens erfordert
eine entsprechende aussagefhige Verfahrensdokumentation.
Die rechtliche Grundlage fr die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ergibt sich aus dem HGB (
238, 239 sowie 257 und 261) und der Abgabenordnung.
( 145 bis 147 AO ).
Die Verfahrensdokumentation dient dazu, den Nachweis der Erfllung dieser allgemeinen definierten Anforderungen gerecht zu werden.
Aufbau und Umfang einer Verfahrensdokumentation
sind in der GoBS nicht vorgeschrieben bzw. geregelt.
Es gibt jedoch einen Gliederungsvorschlag des Arbeitskreises Regelwerk Verfahrensdokumentation
vom TViT, Essen und des VOI e.V., Darmstadt und
die VOI-Publikation Grundstze der Verfahrensdokumentation nach GoBS.
Die Verfahrensdokumentation gilt in erster Linie fr
Systeme, die handels- und steuerrechtliche Daten und
Dokumente verarbeiten und speichern, unabhngig
von der Gre der Installation.

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

20060719

Dieses sind konventionelle Speicherbuchfhrungssysteme. Sie sind neben dem COM-Verfahren auch bei
hnlichen Verfahren wie z.B. COLD sowie bei Dokumenten Management Systemen entsprechend anzuwenden.
Verantwortlich fr die vollstndige Dokumentation ist
ausschlielich der Betreiber des Systems selbst. Eine
explizite Abnahme der Dokumentation ist nicht erforderlich. Es bietet sich jedoch an, dieses durch einen
Wirtschaftsprfer oder einer Revision abnehmen zu
lassen.
Der VOI hat Prflisten und Kompendien verffentlicht, die als Leitfaden fr die Erstellung der Verfahrensdokumentation sehr hilfreich sind. Sie beschreiben
aber eine Verfahrensdokumentation, die nicht auf die
spezifischen Anforderungen eines Unternehmens zugeschnitten ist.
Besonders bei der Ablsung oder Migration von Systemen ergeben sich zahlreiche zustzliche Aspekte.
Hier empfiehlt sich gerade bei sehr groen und heterogenen Installationen als zustzliche Gliederungsebene
die Aufteilung in drei Themenblcke: Der Ist-Zustand
des Systems (das migriert oder abgeschaltet werden
soll) und seiner Nutzung, der berfhrungsprozess
der Daten und Dokumenten, und die Zielumgebung
des verbleibenden Systems, in dem die aufbewahrungspflichtigen Informationen weiterhin vorgehalten
werden.
In der Verfahrensdokumentation mssen folgende
Punkte beschrieben werden:

die sachlogische Lsung

die programmtechnische Lsung

die Programm-Identitt muss gewhrt bleiben

die Integritt von Daten muss gewhrt werden

Arbeitsanweisungen fr den Anwender

In der Praxis erweist es sich als hilfreich, wenn zu Beginn der Einfhrung der Systeme in der Firma eine gute Dokumentation erstellt wird. Die Erstellung einer
Verfahrensdokumentation zu einem sptern Zeitpunkt
kann zu erhhtem Aufwand fhren, da bestimmt Inhalte nur sehr mhsam zusammengetragen werden
knnen und somit sehr Zeit- und Kostenintensiv sind.
Dabei reicht das Handbuch des Herstellers bei weiten
nicht aus. Dieses kann nur als Ergnzung dienen.
Vielmehr muss auf den individuellen Aufbau der Systemlsung und seine Besonderheiten wie Konfiguration, Schnittstellen zu anderen Systemen etc. eingegangen werden.
Die Sprache in der die Verfahrensdokumentation geschrieben wird, ist im Prinzip frei whlbar und kann
innerhalb der gesamten Verfahrensdokumentation entsprechend der Einsatzorte von Teilsystemen variieren.
ISSN 1439-0809

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20060719

Jedoch ist es empfehlenswert das Hauptdokument in


einer einheitlichen Sprache zu fhren. Fr die Anforderungen nach den GoBS und den GDPdU kann dies
in Deutschland nur die deutsche Sprache sein. Die in
dem Hauptdokument erwhnten Anhnge knnen oder mssen sogar in anderen Sprachen mglich sein.
Dies gilt z.B. wenn bestimmte Systeme oder Ablagen
einem anderen Rechtsraum mit anderen Dokumentationsanforderungen, wie z.B. SOX, unterliegen. In jedem
Fall muss aber die Nachvollziehbarkeit sichergestellt
sein.
Die Erfahrung zeigt, dass die Verfahrensdokumentation oft sehr komplex sein kann und nach der Erstellung
hufig nicht mehr ordnungsgem nachgepflegt und
aktualisiert wird, und somit nach und nach veraltert.
Oft bersteigen auch die Kosten fr die Erstellung und
die Pflege der Verfahrensdokumentation fr das einzelne System die Kosten der Anschaffung. Die nachtrgliche Erstellung ist dabei in der Regel aufwndiger
als eine parallel zur Installation und Einfhrung erstellte Dokumentation. Umso wichtiger ist es, von Beginn an das Thema Verfahrensdokumentation ernst zu
nehmen und einen Verantwortlichen im Unternehmen
zu benennen, der sich dem Thema annimmt.

PROJECT CONSULT
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PROJECT CONSULT bietet das Zertifizierungsprogramm in den D, A, C, H -Lndern zusammen mit Optimila an. Die Kurssprache ist englisch. Der CDIA+
Kurs beinhaltet alle relevanten Themen fr Konzeption
und Einfhrung von Document Related Technologies
inklusive relevanten Themen zu Standards und Rechtsfragen. Er schliet mit einem englischen Computertest
ab. Dazu werden im Kurs mindestens 200 Testfragen
behandelt. Alle Teilnehmer erhalten nach Anmeldungs- und Zahlungseingang im Vorfeld das CDIA+
Study Book, um sich auf den umfangreichen Stoff und
das englische Vokabular vorzubereiten und Fragen
vorab einzureichen. Auszge aus dem englischen Material zum Kennenlernen senden wir gern auf Anfrage.
Der Kurs kostet 2.650,00 . Der Preis versteht sich inkl.
Kursmaterial, Testanmeldung und Test pro Teilnehmer
sowie Kurs-Verpflegungskosten; zzgl. gesetzl. MwSt.
Eventuell anfallende bernachtungskosten der TN
werden gesondert berechnet.
Veranstalter

PROJECT CONSULT GmbH

Veranstaltung

Comptia CDIA+ 4-Tageskurs (K112)

Art

Kurs mit Zertifikat

Titel

CDIA+

Themen

Fachlicher Inhalt:

Kickoff

Strategie, Analyse

Begrndung und Beantragung eines


Vorhabens

Konzeptuelles Design

Entwurf, Konvertierung

Fachlicher Pilot

Implementierung

bung, Beispieltest
Roundtable zu aktuellen Standards und Rechtsfragen in
Deutschland.

Referent

Zert. CDIA+ Trainer


Dr. Ulrich Kampffmeyer, Chef-Berater

Datum

21. 24.08.2006
weitere Termine, Orte und InhouseVeranstaltungen auf Anfrage

Uhrzeit

09:00 17:00 h / 19:00 h

Sollte dieses auf Grund der Komplexitt der Verfahrensdokumentation nicht mglich sein, empfiehlt es
sich im ersten Schritt von einem externen Berater Hilfe
zu holen, der auf diesem Gebiet umfangreiche Erfahrungen hat, um die vom Gesetz vorgegebenen Anforderungen zu erfllen.

PROJECT CONSULT News


CDIA+ Kurs im August 2006: noch Pltze frei
Hamburg - Viele IT-Mitarbeiter sind im Urlaub doch
eine eingeschworene Gruppe von IT-Professionals
nutzt die ruhigen Tage im Sommer, um sich zum
CDIA+ (Certified Document Imaging Architech) der
CompTIA zu zertifizieren.

Ort

Hamburg

URL

http://www.project-consult.com

(SKK)

Wer mchte auch vom 21. - 24.08.2006 dabei sein?


Anmeldung bitte bis zum 28.07.2006 mit unserem Anhttp://www.projectmeldeformular
unter
consult.net/Files/CDIA+%20Anmeld%202006.pdf .
Und wer mchte sich nach intensiven 4 Tagen im Anschluss an den Test gern noch in der schnen Hansestadt Hamburg erholen? Unter www.hamburg.de findet man viele Tipps zur Freizeitgestaltung.
Das CDIA+ Zertifikat ist ein international anerkannter
Nachweis fr hohe Fach- und Methodenkompetenz,
Wissen und Professionalitt. Es belegt, dass man nach
Bestehen eines Tests mit Fug und Recht behaupten
darf, Profi im Planen, Designen, Einfhren und Ausbau von Dokumententechnologien zu sein.
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ISSN 1439-0809

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20060719

Veranstaltungen mit PROJECT CONSULT

Veranstalter

Klnmesse AG

Veranstaltung

DMS EXPO

Veranstalter

VEREON

Art

Keynote

Veranstaltung

IT-Compliance

Titel

Art

Fokusseminar
IT-technische und rechtliche Aspekte

Themen

Enterprise Content Management


Definitions, components, and challenges

Moderator

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Datum

19.09.2006

Uhrzeit

11:00 h

Moderator

Sinn oder Unsinn der Compliance-Gesetze und


die daraus resultierenden Konsequenzen fr Unternehmen
Dr. Ulrich Kampffmeyer

Ort

Kln

Datum

05.09.2006

URL

http:// www.dmsexpo.de

Uhrzeit

09:00 17:00 h h

Ort

Zrich

Veranstalter

Klnmesse AG

URL

http://www.Vereon.ch

Veranstaltung

DMS EXPO

Art

Keynote

Titel

Moderator

Dokumente
Nhere Details zu diesem Vortrag - berraschung. Man darf gespannt sein.
Dr. Ulrich Kampffmeyer

Datum

21.09.2006

Uhrzeit

11:00

Ort

Kln

URL

http:// www.dmsexpo.de

Titel
Themen

Veranstalter

VEREON

Veranstaltung

IT-Compliance

Art

Fokusseminar
SOX, E-Mail-Archivierung, Identity
Warum Compliance immer wichtiger wird

Titel

Themen

Referent

Sinn oder Unsinn der Compliance-Gesetze und


die daraus resultierenden Konsequenzen fr Unternehmen
Dr. Ulrich Kampffmeyer

Datum

06.09.2006

Uhrzeit

09:00 09:45 h

Ort

Zrich

URL

http://www.Vereon.ch

Themen

(SKK)
Veranstalter

Klnmesse AG

Veranstaltung

DMS EXPO

Art

Best Practice Panels

Themen

Moderator

Fhrende Hersteller aus der Branche fr elektronisches Informations- und Dokumentenmanagement diskutieren, wie digitale Lsungen herkmmliche papiergebundene Geschftsprozesse
ablsen.
Dienstag, 19.09.:
Revisionssichere Archivierung: Sichere Speicher,
effiziente Software und elektronische Signaturen
Mittwoch, 20.09.:
Enterprise Content Management - Compliance als
Markttreiber?
Donnerstag, 21.09.:
Business Process Management - In den Prozessen
liegt der Nutzen
Dr. Ulrich Kampffmeyer

Datum

19.09., 20.09. und 21.09.2006

Uhrzeit

Jeweils von 13.00 14:00 h

Ort

Kln

URL

http:// www.dmsexpo.de

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

ISSN 1439-0809

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20060719

PROJECT CONSULT
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Neue Darstellungsmglichkeiten bei Benchpark


Hamburg Benchpark hat krzlich sein Angebot an
Auswertungs- und Darstellungsmglichkeiten der Anbieterdaten erweitert, was im Folgenden an ausgewhlten Beispielen gezeigt wird.
So lassen sich die besten Anbieter jetzt auch im
Marktmonitor jeder Kategorie in einem so genannten
Streudiagramm anzeigen. Dabei knnen Sie die X- und
Y-Achsen individuell mit den fr Sie relevanten Kriterien (Produkt, Beratung, Technologien, Implementierung, Preis/Leistung) belegen bzw. variieren.

Abbildung 2: Kiviatgraph von EMC: Documentum (Gruppe A) am


18.07.2006 auf http://www.benchpark.de

Abbildung 1: Streudiagramm (Y-Achse: Preis/Leistung, X-Achse:


Technologie) am 18.07.2007 auf http://www.benchpark.de

Zu jedem Anbieter gibt es auerdem so genannte


Kiviatgraphen, welche die Kundenzufriedenheit in
sechs wichtigen Kriterien auf einen Blick darstellen.
Als Beispiele dienen im Folgenden die Daten von
EMC: Documentum und Optimal Systems.

Abbildung 3: Kiviatgraph von Optimal Systems (Gruppe B) am


18.07.2006 auf http://www.benchpark.de

Zustzlich wurden smtliche Bewertungen aus rund


5 Jahren (fr ECM 3 Jahre, wobei die Neufokussierung
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PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

20060719

auf ECM erst ab Oktober 2005 zum Tragen kommt)


aufbereitet, wodurch die Bestenlisten bis 2001 abgerufen werden knnen, was eine historische Analyse von
Mrkten und Anbietern ermglicht. Wie die nachfolgenden Beispiele von FileNet und Docuportal zeigen,
beinhalten die Ergebnisseiten nun zu den meisten Anbietern ein Chart, das den Verlauf bzw. die Entwicklung der Kundenzufriedenheit im Vergleich zum Mittelwert aller Anbieter der jeweiligen Gruppe darstellt.

Benchpark TOP 10
Mit unseren Auswertungen der Benchpark-Daten wollen wir ein besseres Verstndnis der Entwicklung von
Wertungen erreichen. Nur im PROJECT CONSULT
Newsletter erhalten Sie Daten der ersten 10 gelisteten
Unternehmen der Benchpark Rubrik ECM. Im Gegensatz zu den bekannten Regeln Benchparks, bei denen
Firmen nur dann in die Bestenlisten einflieen drfen,
wenn sie in den letzten 24 Monaten mindestens fnf
gltige Bewertungen hatten, zeigen wir ein verndertes Ranking. Fr die nachfolgenden Tabellen werden
von uns alle bewerteten Firmen bercksichtigt, auch
wenn die Ergebnisse nur auf eine gltige Bewertung
zurckgehen. Auerdem ergnzen wir die Daten der
Firmen um die jngsten freigeschalteten Einzelwerte
und den Wert beim Erscheinen des letzten Newsletters. So kann ein besserer berblick ber die kurz- und
langfristige Entwicklung der Benchpark-Bewertungen
gewonnen werden.
(FH)
Gruppe A

Rating:

Firma (Produkt)

Abbildung 4: Verlauf der Kundezufriedenheit von Filenet (Gruppe


A) bis zum 18.07.2006 auf http://www.benchpark.de

10 = Exzellent, 0 = schwach
Jngste
Wertung

Aktueller
Wert

Letzter
Newsletter

Microsoft GmbH (Sharepoint Portal


Server/Biztalk)

8,00

8,00

8,00

Vignette (V7)

7,00

7,00

7,00

FileNet (P8)

6,33

6,38

6,37

EMC (Documentum)

7,33

5,71

5,32

Open Text IXOS (eCon-Suite, LEA)

7,67

5,67

5,68

Hummingbird (docs open)

6,00

5,35

5,34

IBM (Content Manager, Common


Store)

5,33

5,33

5,33

OpenText (Livelink)

3,00

4,56

4,67

IBM (Lotus Notes Domino)

2,80

2,80

2,80

./.

./.

./.

10

./.

Stichtag: 18.07.2006. Eigene Zusammenstellung von Benchpark-Daten.

Gruppe B

Rating:

Firma (Produkt)

10 = Exzellent, 0 = schwach
Jngste
Wertung

Aktueller
Wert

Letzter
Newsletter

Lemon42 (cms42, filebase42)

9,00

9,36

9,47

InterRed (InterRed Enterprise)

10,00

9,34

9,33

Decos (Decos Document)

9,33

9,33

9,33

DocuPortal (DocuPortal.NET)

8,33

8,73

8,81

Hans Held (Regisafe IQ, M.A.U.S.


IQ)

8,67

8,67

./.

H & S (PAM)

8,67

8,67

8,67

ContentServ (CS EMMS-Suite)

9,33

8,13

8,12

The e-Spirit Company (firstSpirit)

8,00

8,00

8,00

Step One Software (Solution Server)

8,67

7,99

8,02

10

Axinom (AXcms)

7,67

7,67

7,67

Stichtag: 18.07.2006. Eigene Zusammenstellung von Benchpark-Daten.

Abbildung 5: Verlauf der Kundezufriedenheit von Docuportal


(Gruppe B) bis zum 18.07.2006 auf http://www.benchpark.de

CopyRight PROJECT CONSULT 2006.

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20060719

PROJECT CONSULT auf der DMS EXPO


PROJECT CONSULT wird wieder auf der DMSEXPO
2006 vom 19. bis zum 21.09.2006 mit Vortrgen, Beratungsgesprchen, Best Practice Panels und Publikationen vertreten sein. Die KlnMesse, Veranstalter der
DMSEXPO, hat mehrere Pressemitteilungen hierzu
herausgegeben.

Pressenotiz zu den Best Practice Panels


Kln, 17.07.2006 - Auf der DMS EXPO, Europas fhrender
Fachmesse und -konferenz fr elektronisches Informations-,
Content- und Dokumentenmanagement, moderiert Unternehmensberater Dr. Ulrich Kampffmeyer traditionsgem die
Best Practice Panels. Die Veranstaltungsreihe rief in den
vergangenen Jahren lebhaftes Interesse hervor und gehrt
inzwischen zum festen Bestandteil des Rahmenprogramms:
An drei Messetagen, vom 19. bis zum 21. September 2006,
jeweils von 13.00 - 14.00 Uhr, diskutieren namhafte Hersteller unterschiedliche Aspekte der Digital Management Solutions und prsentieren ihre Lsungen und Visionen. Auf dem
Programm stehen diesmal die revisionssichere Archivierung, das Enterprise Content Management, die Compliance-Anforderungen und das Business Process Management. Die Teilnahme an den Best Practice Panels, die bereits zum vierten Mal durchgefhrt werden, ist fr die Messebesucher kostenfrei. Die Podiumsdiskussionen finden im Bereich der Vertical Spots in der Halle 8 statt.
19.09.2006, 13.00 14.00 Uhr
Thema: Elektronische Archivierung
Den Auftakt der Best Practice Panels bildet am 19.9.2006
das Thema Elektronische Archivierung. Die Hersteller diskutieren unter der Leitung des Branchenkenners Dr. Ulrich
Kampffmeyer, Project Consult Unternehmensberatung, Hamburg, unterschiedliche Aspekte zur revisionssicheren Ablage
und Langzeitverfgbarkeit. So erfordern beispielsweise Dokumente, E-Mails und Content unterschiedliche Strategien
der Speicherung und Erschlieung. Eine besondere Fragestellung ergibt sich aus dem Umgang mit elektronischen Signaturen: Muss nachsigniert werden oder reicht eine revisionssichere Archivierung? Neue Speichertechnologien mit
einem Informationslebenszyklusmanagement ergnzen einerseits die Archivierung, andererseits stellen sie herkmmliche Archivsystemstrategien in Frage. Nutzen, Einsatzmglichkeiten und die notwendigen technischen Voraussetzungen dieser Basistechnologien werden den Teilnehmern kompakt dargestellt.
20.09.2006, 13.00 14.00 Uhr
Thema. Enterprise Content Management
"Enterprise Content Management - Compliance als Markttreiber?" - diese Frage steht am zweiten Messetag (20. September 2006) im Vordergrund der Diskussionen. Dabei setzen sich die Hersteller mit der Bedeutung von Enterprise
Content Management (ECM) im Zusammenhang mit der Erfllung der rechtlichen Vorgaben (im angloamerikanischen
'Compliance') auseinander. Mit Lsungsmodulen wie Workflow, Collaboration, Capture, Output-Management und
Records Management stellt ein ECM-System Informationen
im Unternehmen kontrolliert fr das Management bereit. Ob
und wie das in Einklang mit den landesspezifischen Vorgaben geschieht, stellen die Podiumsdiskussionsteilnehmer
dem Besucher dar. Darber hinaus soll die Veranstaltung
den Besucher fr das Thema Compliance sensibilisieren

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und ihm gleichzeitig einen berblick ber den aktuellen


ECM-Markt geben.
21.09.2006, 13.00 14.00 Uhr
Thema: Business Prozess Management
Am dritten Messetag (21. September 2006) dreht sich alles
um Business Prozess Management (BPM) und Workflow:
In der Optimierung der Geschftsprozesse liegt das grte
Nutzen- und Einsparpotenzial fr die Unternehmen. Whrend
vielerorts bereits ein Archiv- und Dokumentenmanagement
eingefhrt wurde, wird hufig das Thema Prozessoptimierung
noch vernachlssigt. Der Einsatz von Workflowsystemen
stellt die Anwender vor viele technische und organisatorische
Fragen. Allein die Abgrenzung der Themen Business Process Management, Workflow, Vorgangsbearbeitung und
verwandter Lsungen ist angesichts der Vernderungen im
Markt ein schwieriges Thema. Die Diskussionsteilnehmer des
Best Practice Panels vermitteln den Besuchern die Nutzenaspekte und gehen auf neue Entwicklungen und Lsungen
ein.
Zu allen drei Best Practice Panels sind ausfhrliche Dokumentationen mit einfhrenden Artikeln und Stellungnahmen
der fhrenden Anbieter verfgbar. Die Best Practice Panels
bieten daher nicht nur heie Diskussionen zu den provokanten Fragen des Moderators sondern auch einen aktuellen
berblick ber die jeweilige Gesamtthematik. Als Anschauungsbeispiele knnen die Best Practice Panel Dokumentationen der Jahre 2003 bis 2005 von der Webseite der DMS
EXPO (dmsexpo), heruntergeladen werden.
(GoodNews;

http://www.goodnews.de)

Beitrag zur Pressenotiz Keynote-Vortrge


Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschftsfhrer der PROJECT
CONSULT Unternehmensberatung, Hamburg, wird anlsslich der diesjhrigen zwei Keynotes in der Ausstellung halten.
Am Dienstag, dem 19.09.2006 wird er von 11:00 bis 11:45 im
Vertical Spot der Ausstellung zum Thema "Enterprise Content Management" sprechen. Dr. Kampffmeyer gehrt zu
denjenigen, die bereits vor ber 5 Jahren ECM definierten
und als neues Leitmotto fr die Branche bekannt machten. Er
gilt so als Mentor der ECM-Branche in Europa und wurde von
der ComputerWoche unter die 100 wichtigsten IT-Macher
Deutschlands gewhlt. Der englischsprachige Vortrag wird
die Entstehung der Definition, wesentliche Architekturelemente, die Komponenten und aktuelle Trends im Markt beleuchten. Wie bei PROJECT CONSULT Keynotes blich,
wird es auch wieder eine ausfhrliche Dokumentation des
Vortrags fr die Teilnehmer geben.
Am Donnerstag, dem 21.09.2006, spricht er von 11:00 bis
11:45 zum Thema "Dokumente". Nhere Details zu diesem
Vortrag waren bei PROJECT CONSULT nicht in Erfahrung
zu bringen. Man kann jedoch davon ausgehen, das Dr.
Kampffmeyer einen seiner bekannten "Rundschlge" einen
interessanten berblick von der Definition, Geschichte, Nutzung, rechtlichen Bedeutung und Zukunft von Dokumenten
prsentiert. Bereits im vergangenen Jahr hatte Dr. Kampffmeyer mit seinem auergewhnlichen Vortrag "Vom Wert
der Information", der auf der Webseite der KlnMesse
(dmsexpo) abgerufen werden kann, Akzente gesetzt.

(GoodNews; http://www.goodnews.de)

ISSN 1439-0809

Seite 12 von 14

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Personalia
Ferlings & Rudolph: Fhrungswechsel bei
Ceyoniq
Bielefeld Mit Wirkung zum 1. Mai 2006, wurde
Andr Ferlings zum alleinigen Geschftsfhrer der
Ceyoniq (http://www.ceyoniq.com) bestellt, nachdem
Jrgen Schmoll sein Amt als Geschftsfhrer auf eigenen Wunsch niedergelegt hatte.
Auerdem wurde mit Diether Rudolph, der in den
letzten vier Jahren als Geschftsfhrer der COI GmbH
(http://www.coi.de) agierte, ein neuer Bereichsleiter
in Vertrieb und Marketing ernannt. Mit dem 55jhrigen will Ceyoniq sein Team um einen erfahrenen
Fachmann aus dem Bereich Dokumentenverarbeitung
und verwaltung verstrken, der bereits seit 25 Jahren
in verschiedenen Fhrungspositionen der IT-Branche
ttig ist.
(FH)

Emmerich neuer Marketingleiter bei Saperion


Seit dem 1. Juli diesen Jahres ist Henning Emmrich
neuer Director Marketing der Saperion AG
(http://www.saperion.de). Emmerich wechselte von
der d. velop AG, wo er zuvor als Produkt Marketing
Manager angestellt war. Erfahrungen sammelte er bei
der ameno-tec GmbH und der Ceyoniq AG.
(CM)

Marlenes WebLinks
Siemens, Berlin und Mnchen, hat mit Readsoft, NeuIsenburg, eine Vereinbarung abgeschlossen, dass
Readsoft zuknftig der favorisierte Lieferant fr Produkte zur automatisierten Rechnungsverarbeitung fr
die SAP-Systeme von Siemens ist. Zustzlich wurden
wirtschaftliche Details fr zuknftige Geschfte festgelegt, um diese schneller abwickeln zu knnen.
http://www.siemens.de
http://www.readsoft.de
Q.Know Technologies, Reston, verffentlicht Version
2.1 ihrer Information Management Software. Die neue
Version soll vor allem Verbesserungen an den Kernfunktionen Intelligent tagging und Information retrieval/organization bringen. Die Software erlaubt es
den Anwendern zudem, die Sicht auf die im Unternehmen verfgbaren Informationen in Microsoft Outlook an ihre Bedrfnisse anzupassen.
http://www.qknow.com

20060719

den Behrden geforderten Funktionen anbieten zu


knnen.
http://www.kendox.com
http://www.audicon.net
Hitachi Data Systems, Frankfurt/Dreieich, stellt die
neue Hitachi Content Archive Platform fr die revisionssichere Archivierung von strukturierten und unstrukturierten Daten vor. Das Produkt soll nach Herstellerangaben offene Standards und Schnittstellen untersttzen, bis 300 TeraByte skalieren und ein einheitliches Management Framework bieten.
http://www.hds.com/de
EMC, Schwalbach/Taunus, und Exorbyte, Konstanz,
bauen ihre Zusammenarbeit im Bereich der EnterpriseInput-Management Lsungen aus. Die automatisierte
Erkennungs- und Leserate der Captiva Produkte von
EMC soll durch das MatchMaker Modul von Exorbyte
wesentlich erhht werden. Zustzlich bietet MatchMaker eine leistungsfhige Suche auf den bereits erfassten
Daten.
http://germany.emc.com
http://www.exorbyte.de
EMC, Schwalbach/Taunus, hat ProActivity, Newton,
einen Anbieter von Business Process Analysis Software, bernommen. ProActivity wird in die EMC
Software Group integriert. Zusammen mit den erst
krzlich bernommenen Unternehmen Kashya und
nLayers soll die Forschungsabteilung von ProActivity
den Kern des neuen Entwicklungszentrums von EMC
in Israel bilden.
http://germany.emc.com
http://www.proactivityinc.com
Decru, Redwood City, und FileNet, Bad Homburg, arbeiten zuknftig bei der Erstellung sicherer ECM
Enterprise Content Management Lsungen zusammen.
Die Kombination aus der P8 Plattform von FileNet und
den DataFort Storage Security Appliances von Decru
soll frei whlbare Sicherheitsvorgaben, Verschlsselung anhand von Dokumentengruppen und sicheres
Lifecycle Management bieten.
http://www.decru.com
http://www.filenet.com

Kendox, Mnchen, bietet in Kooperation mit Audicon


eine Integration der AIS TaxMart Lsung von Audicon
fr die Kendox Business Edition an. Die Integration
soll einen direkten Zugriff auf alle steuerrelevanten
Daten bieten und alle fr eine Betriebsprfung notwendigen Zugriffsarten bereitstellen, um somit die von

Die daa Systemhaus AG, Baden-Baden, und die


VEGA Software GmbH, Aachen, kooperieren mit dem
Ziel, die Dokumenten-Management Software scanview
in VEGA 3.0 zu integrieren. VEGA 3.0 ist eine Software
zur Verwaltung und Abrechnung, die vor allem in der
Altenhilfe und in Jugend- und Behinderteneinrichtungen eingesetzt wird. Die Integration soll zustzlich zur
Abrechnung auch die revisionssichere Archivierung
aller relevanten Dokumente ermglichen.
http://www.daa.de
http://vega-online.de

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

ISSN 1439-0809

Seite 13 von 14

20060719

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

Impressum
Geschftsleitung: Dr. Ulrich Kampffmeyer
Redaktion: Silvia Kunze-Kirschner
Anschrift der Redaktion:
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung
Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Strae 17, 20251 Hamburg,
Telefon 040-46 07 62-20.
E-Mail: presse@project-consult.com
http://www.project-consult.com
ISSN 1439-0809
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Der nchste Newsletter erscheint voraussichtlich am 15.08.2006
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Die Publikation auf Webseiten darf frhestens drei Monate nach
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PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

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ISSN 1439-0809

Seite 14 von 14

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

Inhalt
Unternehmen & Produkte ............................................... 1
Stellent kauft ein: SealedMedia & BitForm ........................... 1
Schema und SEAL kooperieren .............................................. 1
Oracle stellt ihre SOA Suite vor .............................................. 2
Open Text bernimmt Hummingbird ................................... 2
Microsoft kndigt ODF-Umsetzer an .................................... 3
Konica Minolta und Windream kooperieren ........................ 3
IBM bernimmt FileNet ........................................................... 4
EMC fokussiert auf einheitliche
Informationsverwaltung.................................................. 5
Alfresco mit ODF-Dateisystem ............................................... 6
4Commerce positioniert sich im ECM-Markt ....................... 6

In der Diskussion .............................................................. 7


Das Ende einer ra................................................................... 7
Status .......................................................................................... 7

Normen & Standards ........................................................ 8


OSTA und ECMA mit gemeinsamen Standard fr ODs ..... 8
DIN ISO 15266:1999 .................................................................. 8
W3C verffentlicht neue X-Standards ............................... 8

Recht & Gesetz ................................................................... 9


SOX, PCAOB und record retention (Teil 2) ........................... 9

PROJECT CONSULT News .......................................... 10


CDIA+ - Kurs im Dezember 2006 ......................................... 10
Veranstaltungen mit PROJECT CONSULT Beteiligung
im Herbst 2006 ................................................................ 11
Benchpark ................................................................................ 12

Humor ................................................................................ 13
Houston, wir haben ein Problem!......................................... 13

Marlenes WebLinks ....................................................... 14


Gangl, Hans Held, Headway Technology, Network
Appliance (NetApp), Hummingbird, IBM,
KONZEPTUM, LuraTech, daa Systemhaus,
Ratiodata, teamwork Software und Consulting,
windream

Impressum ........................................................................ 15
Newsletter-Bestellformular ........................................... 15

20060817

Unternehmen & Produkte


Stellent kauft ein: SealedMedia & BitForm
Stellent plant die Akquisitionen von SealedMedia Limited, einem Hersteller von unternehmensweiten Digital Rights Management-Lsungen sowie Bitform, einem auf Software zur Content- Filterung spezialisiertem Unternehmen, um damit den eigenen Fhrungsanspruch im Bereich Content Security zu unterstreichen. Fr den Anwender soll durch die Akquisitionen
der Schutz und die Steuerung von sensitiven Inhalten
innerhalb und auerhalb ihrer Unternehmen erleichtert werden.
(FH)
Infobox Stellent
URL:
Firmierung:
Stammsitz:
GF/CEO/MD:
Brse:
Zuletzt behandelt
Benchpark Rating:
DRT-Markt Eintrag
URL press releases:
Produktkategorien:

http://www.stellent.com/de/
Stellent GmbH
Mnchen
Peter Bullivant, Gregg Waldon, Josef Huber
WKN: 909789
Newsletter 20060503
./.
./.
Press releases
WCM, Wf, ECM, CM, DM, Col

PROJECT CONSULT Kommentar:


Stellent versucht das Produktportfolio abzurunden und zugleich den Anschluss an die Fhrungsgruppe der Branche
zu halten. Wurde Stellent in den letzten Reports von
Gartner, Forrester, IDC & Co. noch immer in den oberen
Quadranten gerechnet, so ergibt sich allein von der Gre
her nun ein deutlicher Unterschied zu Schwergewichten wie
Microsoft, Oracle und IBM sowie OpenText. Bisher ist es
Stellent gut gelungen sich zu positionieren und die beiden
Firmen stellen eine echte Ergnzung des Produktangebotes
dar.SealedMedia gilt als ausgewiesener Spezialist fr die
Absicherung und den Schutz von Inhalten auf Webseiten
und BitForm fr die Filterung von Inhalten aus Webseiten
und elektronischen Formularen. Da beide Unternehmen
recht klein sind, wird die Integration in das Stellent-Team
nicht sehr schwer fallen.
(FH)

Schema und SEAL kooperieren


Mit Hilfe der Integration des Redaktionssystems
SCHEMA ST4 mit der Digital Process Factory der SEAL Systems AG knnen Unternehmen die Erstellung
von Produktinformationen in die kaufmnnischen Ablufe einbinden. Die Lsung ST4 von SCHEMA untersttzt bei der Erstellung, Verwaltung und bersetzung
von Anleitungen und Handbchern ber den gesamten Lebenszyklus eines Produktes. Die Digital Process
Factory von SEAL bietet die automatisierte Erstellung
von Dokumenten fr den Druck oder elektronische
Verteilung. Das gemeinsame Produkt Documentation
Production Center von SEAL und SCHEMA soll eine
automatisierte Dokumentationserstellung aus SAP R/3

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

ISSN 1439-0809

Seite 1 von 15

20060817

ermglichen und die unterschiedlichen Datentypen,


die beim Erstellen der Dokumentation auftreten, zusammenfhren.
(SMe)
Infobox Schema
URL:
Firmierung:
Stammsitz:
GF/CEO/MD:
Brse:
Zuletzt behandelt im
Benchpark Rating:
DRT-Markt Eintrag
URL press releases:
Produktkategorien:

http://www.schema.de
SCHEMA GmbH
Nrnberg
Ferdinand Frtsch
./.
Newsletter 20040817
./.
Schema
Press releases
DMS, CM, WCM, Out

Infobox SEAL Systems


URL:
Firmierung:
Stammsitz:
GF/CEO/MD:
Brse:
Zuletzt behandelt im
Benchpark Rating:
DRT-Markt Eintrag
URL press releases:
Produktkategorien:

http://www.sealsystems.de
SEAL Systems AG
Rttenbach
Josef Koch
./.
./.
./.
./.
Press releases
DMS, Out

PROJECT CONSULT Kommentar:


Gemeinsam adressieren Schema und SEAL eine Lcke im
SAP-Angebot: die Erstellung, Verwaltung und Verteilung
komplexer Reports und Dokumentationen. Das Knowhow
von SEAL mit dem bereits bestehenden Produkt ergnzt sich
hier sehr gut mit den XML-basierten Werkzeugen von
Schema. Handbcher, Produktbeschreibungen und Dokumentationen, besonders in einem mehrsprachigen Umfeld
und unter Bercksichtigung unterschiedlicher Rechtsrume
sind ein Thema fr alle Grounternehmen. Da es hier um
sehr spezielle Lsungen geht, wre eine Umsetzung innerhalb von SAP oder mit SAP-Werkzeugen zu aufwndig. Gerade bei Produktinformationen kommen Vorgaben fr Compliance, des Verbraucherschutzes, der Qualittssicherung
usw. zum Tragen.
(Kff)

Oracle stellt ihre SOA Suite vor


In Krze beabsichtigt Oracle eine EntwicklerVorabversion (preview) der neuen SOA Suite 10g Release 3 zu verffentlichen. Das Produkt setzt sich aus
Lsungen der Oracle Fusion Middleware Serie zusammen und soll den Aufbau einer SOA Service Oriented Architecture ermglichen. Oracle hebt hier besonders den einheitlichen Installationsvorgang fr alle
Komponenten hervor. In der Suite werden der BPEL
Process Manager, Web Services Manager, Business Activity Monitoring, Business Rules und ESB Enterprise
Service Bus enthalten sein. Nach Meinungen von Analysten nutzt Oracle mit der Suite die Chance, neue zugekaufte Technologien zu integrieren.
(SMe)

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

Infobox Oracle
URL:
Firmierung:
Stammsitz:
GF/CEO/MD:
Brse:
Zuletzt behandelt
Benchpark Rating:
DRT-Markt Eintrag
URL press releases:
Produktkategorien:

http://www.oracle.com/de
Oracle Deutschland GmbH
Mnchen
Jrgen Kunz
WKN 871460
Newsletter 20060619
./.
./.
Press Releases
ECM, CM, DM, Col, Arc

PROJECT CONSULT Kommentar:


Oracle legt gleich an verschiedenen Fronten nach. Einerseits
werden immer mehr Funktionen aus dem ECM-Umfeld in
das Angebot von 10g hineingepackt, zugleich aber erfolgt
eine Modularisierung dieser Angebote als SOA Service orientiert Architecture. Ob man dabei gleich beiden Ansprchen, einer integrierten Lsung und unabhngig nutzbaren
Diensten, gleichermaen gerecht wird, ist noch zweifelhaft.
Interessant wird werden, ob sich die Business Process Management Engine, die mit Microsofts Workflow Foundation
als Standardplattform fr Workflow bei den Anwendern
konkurrieren wird, und der ESB Service Bus, der quasi mit
dem SAP Enterprise Bus als Infrastrukturkomponente im
Wettbewerb steht, durchsetzen knnen. Jeder der groen
Standardsoftwareanbieter versucht sich derzeit als der fhrende Infrastrukturlieferant im Unternehmen zu positionieren. Ziel ist es, mit den eigenen Plattformen Portale, Prozesskontrolle, Middleware, Schnittstellensysteme wie Busse
und EAI-Komponenten die IT-Architektur der Anwenderunternehmen langfristig an sich zu binden. Wer in diesem
Wettlauf sich durchsetzt ist noch nicht abzusehen jedoch wir
es sehr schwer sein sich gegen Unternehmen wie Microsoft,
IBM und SAP durchzusetzen.
(Kff)

Open Text bernimmt Hummingbird


Der Geschftsvorstand von Hummingbird hat nun
dem bernahmeangebot von Open Text zugestimmt
und rt allen Aktionren, auf das Angebot von 27,85
US-Dollar pro Aktie einzugehen. Open Text wrde so
eine Gesamtsumme von ca. 489 Mio. US-Dollar bezahlen. Die gleichzeitigen Verhandlungen mit der Symphony Technology Group wurden inzwischen eingestellt. Der endgltige Verkauf von Hummingbird muss
von einer Zwei-Drittel-Mehrheit der Aktionre besttigt werden. Eine Aktionrsversammlung ist fr Ende
September geplant.
(CM)
Infobox Open Text
URL:
Firmierung:
Stammsitz:
GF/CEO/MD:
Brse:
Zuletzt behandelt im
Benchpark Rating:
DRT-Markt Eintrag
URL press releases:
Produktkategorien:

ISSN 1439-0809

http://www.opentext.com
Open Text Corporation
Waterloo / Canada
Tom Jenkins
WKN: 899027
Newsletter 20060719
4,45
Open Text
Press releases
Cap, CM, WCM, Col, Wf, ECM, COLD, DM,
RM, Arc

Seite 2 von 15

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

Infobox Hummingbird
URL:
Firmierung:
Stammsitz:
GF/CEO/MD:
Brse:
Zuletzt behandelt im
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DRT-Markt Eintrag
URL press releases:
Produktkategorien:

http://www.hummingbird.com
Hummingbird Ltd.
Toronto /Canada
Fred Sorkin
WKN: 887205
Newsletter 20060719
5,36
Hummingbird
Press releases
Cap, ECM, Arc, RM, COLD, DMS, Col,
WCM, Wf

PROJECT CONSULT Kommentar:


Bereits in den letzten beiden Newsletterausgaben war die
bernahme von Hummingbird ein Thema. Nun herrscht
zumindest in Bezug auf die Besitzverhltnisse Klarheit. Offen ist, wie OpenText mit den Mitarbeitern, Standorten,
Kunden und Produkten von Hummingbird umgeht. Manches aus dem Portfolio passt, wie z.B. die Connectivity Produkte, gar nicht in das bisherige Portfolio von OpenText. Bei
DocsOpen wie auch bei Records Management ist Redundanz mit LiveLink angesagt. Bleibt Reddot. Hier hat OpenText durch den Geschftsfhrer John Shackleton in einem Brief an die Reddot-Kunden klar Position bezogen. Gerade Reddot sei ein Grund fr die bernahme von Hummingbird gewesen. Damit dreht sich die Frage um was
wird aus Obtree, Gauss und anderen Produkten, die sich im
Wettbewerb zum Reddot-Portfolio befinden. Kaum ist IXOS
integriert, schon belastet sich OpenText mit der nchsten
Herausforderung. Ob hieraus jemals eine konsolidierte Produktfamilie entsteht? Und wie dies mit der Strategie von
Tom Jenkins zusammenpasst, auf fr das Microsoft-Umfeld
angepasste Anwendungslsungen zu fokussieren derzeit
keine Idee. Vielleicht will man OpenText auch nur dicker
machen, damit beim Aufkauf-Poker mehr herausspringt.
Vielleicht lassen sich ja die 1,6 Milliarden US$ fr FileNet
noch toppen. Immerhin ist OpenText jetzt der einzige ECMSpezialist in dieser Grenklasse und vielleicht allein schon
deshalb ein Aufkaufkandidat fr SUN, HP, SAP, CISCO,
Microsoft oder Oracle. Denn ob OpenText in dieser Form,
mit einem Bauchladen von Produkten, allein durchhlt, ist
mehr als fraglich.
(Kff)

Microsoft kndigt ODF-Umsetzer an


Nachdem Microsoft bereits das eigene Format Open
XML den internationalen Standardisierungsgremien
bergeben hatte, soll nun auch ODF untersttzt werden, das aus dem Dateiformat des Open-SourceOfficepakets OpenOffice entstand und dessen Standardisierungsprozess bei der ISO kurz vor dem Abschluss steht.
Dabei plant der Konzern aber keine direkte ODFUntersttzung in die fr Anfang 2007 erwartete neue
Version Office 2007 einzubauen, sondern will mit Partnern, zu denen unter anderem der franzsische ITDienstleister Clever Age und die deutsche Dialogikamir zhlen, ein Open XML Translator Project starten,
um Tools zu entwickeln, die eine "technische Brcke"
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

20060817

zwischen Open XML und ODF ermglichen. Die


Werkzeuge zur ODF-Untersttzung sollen als Downloads fr alte und neue Office-Pakete kostenlos zur
Verfgung gestellt werden.
(FH)
Infobox Microsoft
URL:
Firmierung:
Stammsitz:
GF/CEO/MD:
Brse:
Zuletzt behandelt im
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DRT-Markt Eintrag
URL press releases:
Produktkategorien:

http://www.microsoft.com
Microsoft Corporation
Redmond / USA
Steven A. Ballmer
WKN:870747
Newsletter 20051114
8.0 (Sharepoint Portal Server, Biztalk)
3:44 (Content Management Server)
./.
Press releases
ECM, DMS, Col, WCM

PROJECT CONSULT Kommentar:


Von Zeit zu Zeit bequemt sich Microsoft auch mit der Open-Gemeinschaft, den Freunden von Open Source, auseinanderzusetzen. Zwar nimmt man OpenOffice und
StarOffice nicht ganz ernst, aber das es zahlreiche Gremien
gibt, eine rhrige und lautstarke Community Microsoft bedrngt, eine Reihe Standards und Normen verabschiedet
wurden und man in der ffentlichen Verwaltung sich nicht
alles verscherzen will, sendet man positive Signale aus und
stellt Kompatibilitt zumindest durch Schnittstellen und
Konverter in Aussicht. Aus Marketingsicht macht dies viel
Sinn, denn man steht nicht mehr als Monopolist dar, der
Kunde hat zumindest formell Alternativen. Im brigen versucht Microsoft die eigenen Produkte, Schnittstellen und
Architekturen als Standard durchzusetzen. Technische
Brcken gab es schon hufiger im Microsoft-Umfeld, so
z.B. fr ODA/ODIF wie auch die derzeitigen OpenOfficeorg-Formate. Genutzt wurden sie von Microsoft-Kunden
fast nie dafr hatten sie zu viele Unzulnglichkeiten. So
wird es auch bei diesem ODF-Umsetzer bei einer Ankndigung und einem irgendwo verstecktem kleinen Werkzeug
bleiben.
(Kff)

Konica Minolta und Windream kooperieren


Langenhagen - Die beiden Unternehmen Konica Minolta und Windream stellen auf der DMS EXPO
auf einem Partnerstand ihre Lsungen zur Erfassung
und Verwaltung von Dokumenten vor. Fr die Erfassung kommen die bizhub-Multifunktionssysteme von
Konica Minolta zum Einsatz, whrend windream fr
das Dokumenten Management zustndig ist. ber die
Anbindung an das Archiv-System von windream sollen die ber den Scanner erfassten Dokumente direkt
klassifiziert und strukturiert archiviert werden knnen.
Ein Vorteil der gemeinsamen Lsung soll die Benutzerfreundlichkeit sein. Die Scan- und Drucksysteme von
Konica Minolta bieten eine intuitive Bedienung und
die vollstndige Integration von windream in Microsoft Windows soll auf der Softwareseite fr eine einfache Bedienbarkeit sorgen.
(SMe)

ISSN 1439-0809

Seite 3 von 15

20060817

Infobox Konica Minolta


URL:
Firmierung:
Stammsitz:
GF/CEO/MD:
Brse:
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DRT-Markt Eintrag
URL press releases:
Produktkategorien:

http://www.konicaminolta.de
Konica Minolta GmbH
Langenhagen
Hideki Okamura
./.
./.
./.
./.
Press releases
Out

Infobox Windream
URL:
Firmierung:
Stammsitz:
GF/CEO/MD:
Brse:
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DRT-Markt Eintrag
URL press releases:
Produktkategorien:

http://www.windream.de
Windream GmbH
Bochum
Roger David
./.
Newsletter 20060308
4,67
windream
Press releases
Cap, Arc, COLD, DMS

PROJECT CONSULT Kommentar:


Bereits die meisten Anbieter von Multifunktionsgerten, die
Drucken, Kopien, Faxen und Scannen, haben in den letzten
zwei Jahren mit Software aufgerstet. Irgendwo muss man
ja die empfangenen Faxe und die gescannten Dokumente
lassen. Einfache Lsungen stellen sie in einem Dateiverzeichnis zur Verfgung, andere senden sie per E-Mail in
den bereits berquellenden Postkorb. Eine Reihe von Anbietern haben eigene Softwareprodukte, die sich auch als respektables DMS positionieren. Hierzu gehrt XEROX mit
Docushare. Andere haben Software hinzugekauft, wieder
andere gehen Partnerschaften mit DMS-Anbietern ein. Zu
letzteren gehrt Konica Minolta. Whrend Minolta in der
Vergangenheit bereits einmal im Markt fr Dokumentenmanagement ttig gewesen war, ist Konica hier noch ein NoName. Fast alle anderen Multifunktionsgerte-Wettbewerber wie Canon, Ricoh, HP, Xerox, Brother etc. haben sich
bereits positioniert. Konica Minolta muss hier erst noch Boden gut machen. Immerhin ist WinDream eine komfortable,
einfach zu installierende Lsung, die auch noch von Hndlern ohne groe Weiterbildung gehandhabt werden kann. Ob
die Aktion auf Deutschland beschrnkt bleibt, muss abgewartet werden. Marktbegleiter von Konica Minolta denken
eher in globalen Lsungen, z.B. Xerox oder Canon. Und das
Thema der Integration und Schnittstellen bleibt bestehen
gerade bei groen Unternehmen, die bereits Posteingangserfassungs-, Workflow- und Dokumentenmanagementlsungen im Einsatz haben. Hier geht es nicht um eigenstndige
Lsungen nur fr die Multifunktionsgerte, es geht darum,
einen einheitlichen Eingangskanal fr alle Erfassungsgerte
zu schaffen und die Dokumente auch der Multifunktionsgerte in die zentralen Systeme und Repositories zu berfhren. Neben einer eigenstndigen DMS-Lsung bentigen
daher alle Anbieter von Multifunktionsgerten eine leistungsfhige API, um die Gerte in ganzheitliche Systemlsungen einbinden zu knnen.
(Kff)

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

IBM bernimmt FileNet


IBM hat sich mit der FileNet Geschftsfhrung darauf
geeinigt fr ca. 1,6 Mrd. US-Dollar, was 35 US-Dollar
pro Aktie bedeutet, die FileNet Corporation zu bernehmen. Nun fehlen noch die Zustimmung der
FileNet-Aktionre und der Aufsichtsbehrden sowie
die weiteren, blichen Genehmigungsverfahren. Deshalb wird die endgltige Akquisition erst fr das vierte
Quartal 2006 erwartet. Die bernahme findet im Rahmen von IBMs Information-On-Demand-Initiative
statt. IBM will zunchst auf der Content-ManagementTechnologie beider Unternehmen aufbauen und den
Kunden und Partnern industriefokussierte Lsungen
liefern, die Content als Teil eines Geschftsprozesses
proaktiv erfassen und bereitstellen knnen.
(SMe)
Infobox IBM
URL:
Firmierung:
Sitz:
GF/CEO/MD:
Brse:
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DRT-Markt Eintrag
URL press releases:
Produktkategorien:

http://www.ibm.com
IBM Corporation
Armonk / USA
Samuel J. Palmisano
WKN: 851399
Newsletter 20060503
5,33
./.
Press releases
CM, WCM, Col, ECM, RM, DM, Wf, Sto, Arc

Infobox FileNet
URL:
Firmierung:
Sitz:
GF/CEO/MD:
Brse:
Zuletzt behandelt im
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DRT-Markt Eintrag
URL press releases:
Produktkategorien:

http://www.filenet.com
FileNet Inc.
Costa Mesa / USA
Lee Roberts
WKN:874701
Newsletter 20060331
6,38
FileNet
Press Releases
Cap, ECM, Arc, RM, COLD, DMS, Coll,
WCM, Wf

PROJECT CONSULT Kommentar:


Es war doch schon fr viele eine berraschung, dass Lee
Roberts eingeknickt ist. Jahrelang hatte er alle Anwrter
abblitzen lassen und die Eigenstndigkeit von FileNet betont. Alle groen Standardsoftware- und IT-Anbieter hatten
bei den Kaliforniern anticambriert. Aber 1,6 Milliarden USDollar (immerhin fast das Dreifache des Hummingbird/OpenText-Deals) drften den Aktionren den Abschied von
der Eigenstndigkeit versssen. Die bernahme geschah
sehr spontan und so wundert es auch nicht, dass es seitens
IBM noch keinen Plan gibt, wie man mit dieser Akquisition
umgeht (man wird hier von IBM auf November vertrstet).
Das zunehmende Gewicht von EMC im ECM- und ILMMarkt war sicher einer der Grnde, ein anderer, dass man
FileNet nicht einem anderen Interessenten berlassen wollte. Die Integration in Bezug auf die Firmenkultur wird relativ einfach fallen, da FileNet hnlich wie IBM sich im Kleinen aufgestellt hat. Nicht zuletzt waren viele FileNetManager frher IBMler. Anders sieht dies beim Produktangebot aus. Das FileNet-Portfolio ist weitgehend berlappend

ISSN 1439-0809

Seite 4 von 15

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

20060817

mit dem Produktangebot von IBM. Bei IBM ist dieses zum
Teil auf verschiedene Geschftsbereiche verteilt und nicht so
geschlossen wie bei FileNet, jedoch wird sich bei IBM niemand dazu herablassen, zuzugeben, dass das FileNetAngebot in vielen Bereich zur Zeit moderner und besser ist
als das Sammelsurium von IBM. Wird FileNet integiert,
wird ein Portfolio geschmiedet? Bleibt FileNet als eigenstndige Business-Unit erstmal erhalten und kann weitermachen
wie bisher? Die Kunden von FileNet erwarten hier eindeutige Ausknfte, besonders diejenigen, bei denen Systemwechsel oder Migrationen anstehen, bzw. wo gerade Ausschreibungen durchgefhrt wurden. Was ist die Zukunft von FileNet? Entfallen Schlsselpositionen im Vertrieb, im Marketing, in der Beratung diese sind redundant zu IBM. Werden sich die Knowhow-Trger von FileNet von selbst verabschieden um nicht in einen internen Tretmhlewettewerb
mit besser positionierten IBM-Mitarbeitern treten zu
mssen? Was wird aus den Vertriebskonzepten? Auf der
einen Seite IBM mit eigenen Projekten, Tchtergesellschaften wie Sercon, Organisationen wie Global Services, einigen
groen Systemhauspartnern; auf der anderen Seite das explizite Partnerkonzept von FileNet. Was werden die Partner
tun? Eine weitere offene Flanke: was vertreibt der IBMVertrieb? Bereits bei den IBM-eigenen Produkten fehlt die
bersicht ein Beispiel: traditionelle Archivierung mit dem
ContentManager versus IBM ILM im Tivoli-Umfeld versus
Dritt-Lieferant-Partnerprodukte fr die eigene Speicherhardware. Nun noch komplexe Produkte wie FileNet kann
der IBM-Vertrieb diese mitverteiben? Wie geht man in Angebots- und Ausschreibungssituationen um, wo sich heute
IBM und FileNet im direkten Wettbewerb befinden? Wird
sich IBM mit dem eigenen Angebot auch einmal zurckziehen oder werden ber die Old-Boys-Connections die neuen
Kollegen von FileNet aus dem Wettbewerb geworfen? IBM
hat einiges zu tun, damit sich die groe Investition letztlich
lohnt. Parallelen, die nicht so gut ausgingen, gibt es bei
IBM: man denke nur an die bernahme von Informix. In
jedem Fall muss sich der Markt neu orientieren. Die groen
Standardsoftware- und IT-Anbieter setzen nun die Trends
nicht mehr die ECM-Spezialisten. Auf den oberen Rngen
ist nun OpenText auf einsamer Flur. Viele ECM- und Dokumentenmanagement-Funktionen werden Commodities,
d.h. sie werden einfach im Standardlieferumfang irgendwelcher Produktsuiten mitgeliefert. SAP bndelt Business Process Management, Microsoft tut dies mit Dokumentenmanagement, Workflow und Web Content Management bei
VISTA, Sarepoint Portal Server und Sharepoint Portal Services. Auch Oracle wird Dokumentenmanagement und Records Management nicht lange als alleinstehende Komponenten betrachten sondern zur Datenbank einfach dazupacken. Den briggebliebenen Anbietern bleiben nur Lcken,
Spezialisierung und Anwendungslsungen. Man wird sich
an die Produkte der groen Anbieter anlehnen mssen. Die
Entwicklung eigener Infrastruktur-, Middleware- und Basissysteme machen keinen Sinn mehr. Die einzige Chance,
die die kleineren udn mittelstndischen Anbieter derzeit haben ist, dass IBM und FileNet jetzt erstmal mit sich selbst
beschftigt sind, OpenText sich mit Hummingbird ein Konsolidierungsproblem aufgeladen hat, die Produkte von Mi-

crosoft und Oracle noch nicht im Felde sow eit sind und
SAP noch einige Lcken lt. Dieses Fenster fr die Neupositionierung der ECM-Spezialanbieter wird sich aber bald
schlieen.
(Kff)

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

EMC fokussiert auf einheitliche Informationsverwaltung


EMC will mit den Lsungen Documentum Information
Rights Management und Documentum Records Manager 5.3 zwei sich ergnzende Produkte fr das Content
Management anbieten. Beide Angebote sind in die
EMC Documentum Enterprise Content Management
Plattform integriert und sollen Unternehmen die Mglichkeit geben, nicht nur aktiv Informationen zu kontrollieren, zu sichern sowie smtliche Schreib-, Leseund Kopiervorgnge zu dokumentiert, sondern bei
Bedarf auch alle Kopien unabhngig vom Speicherort
zu beseitigen. EMC Documentum IRM Services integriert dabei die erworbene Information Rights Management-Technologie von Authentica in die
Documentum-Plattform. Die neue Version des Records
Manager soll andere Anwendungen ber den Ansatz
einer SOA Service Oriented Architecture einfacher integrieren und eine bessere Kontrolle ber den kompletten Lebenszyklus von Informationen bieten.
(FH)
Infobox EMC
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http://www.emc.com
EMC Deutschland GmbH
Schwalbach/Taunus
Jochen Moll
WKN:872526
Newsletter 20060719
5,68
EMC
Press releases
Cap, ECM, DM, Arc, ILM, RM, Wf, BPM, Sto

PROJECT CONSULT Kommentar:


Mit den Documentum IRM Services integriert EMC die
zugekaufte Information Rights Management Technologie
von Authentica in die eigenen Produktlinie. Ob auch die
elektronische Signatur von Authentica zum Standardprodukt wird, ist nicht bekannt. Hier stehen eher nationale Anforderungen, wie z.B. in Deutschland die qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieterakkreditierung, einer einheitlichen Lsung aus den USA entgegen. Die Integration von
Zeitstempeln jedoch, fr alle EMC-Softwarekomponenten,
wrde jedoch Sinn machen. Immerhin stellt das IRM eine
sinnvolle Ergnzung fr die Records Management Komponente dar. Fr allen zuknftigen Softwareprodukte strebt
EMC, hnlich wie Oracle und IBM, eine SOA-Architektur
an. Die wenigsten der derzeitigen EMC-Produkte drften
jedoch bereits jetzt schon durchgngig SOA-fhig sein. Da
es noch keine einheitlichen Schnittstellen und Protokolle,
keine durchgngige Transaktionssicherung nebst AuditTrail ber alle Dienste gibt, steht auch bei EMC die SOAEntwicklung erst am Anfang. Ziel ist die Nutzung gekapselter Dienste und eines einheitlichen Repositories fr alle InISSN 1439-0809

Seite 5 von 15

20060817

formationen. EMC tut sich aber hier noch bei der Lsungskonzeption schwer, wenn man auf bestehende Produkte zurckgreifen muss. Dies zeigt sich z.B. bei der Vielfalt der unterschiedlichen Anstze und Komponenten von ECMLsungen mit Documentum, Legato, Captiva usw. usw. Da
immer noch weiter neue Firmen und Produkte hinzugekauft
werden, ist die Schaffung einer einheitlichen Plattform eine
Sysiphusaufgabe. Es gilt also hinter die schnen Kulissen
von Schlagworten wie SOA zu blicken - aber nicht nur bei
EMC.
(Kff)

Alfresco mit ODF-Dateisystem


Alfresco will eine quelloffene, flexibel erweiterbare Alternative zu kommerziellen ECM-Systemen bieten und
wird dieses Jahr erstmals auf der DMS EXPO am Stand
der dmc digital media center GmbH gezeigt.
Dabei beinhaltet die Lsung unter anderem ein intelligentes Repository mit Dokumentenstatus, einen integrierten Workflow, erweiterte und speicherbare Suchmglichkeiten sowie eine Check-In/Check-Out- und
Versionierungskontrolle.
Auerdem wird auch Open Document Format (ODF)
durch das ODF Virtual File System untersttzt. Sowohl
Microsoft Office als auch Open Office Anwender knnen Content in intelligenten drop-zones ablegen oder
speichern, wo eingehender Content in ein ODF hersteller-neutrales Format umgewandelt wird.
(FH)
Infobox Alfresco
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Alfresco Software, Inc.
Maidenhead, Berkshire
John Powell
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Newsletter 20060503
./.
./.
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CM, ECM, DM, WCM

PROJECT CONSULT Kommentar:


Alfresco, bisher nur in englischsprachigen Lndern bekannt,
hat inzwischen auch in Deutschland einen Distributor und
Integrator gefunden. Damit ist auch in Deutschland der
notwendige Support sichergestellt. Wie schnell dieser Alfresco an die Gegebenheiten des deutschen Marktes anpassen
kann, z.B. deutschprachige Ressourcen, und Musteranwendungen, wird sich bereits auf dem diesjhrigen DMS EXPO
zeigen. Alfresco ist eine durchaus professionelle Alternative
zu kleineren kommerziellen DMS-Produkten. Besonderen
Charme gewinnt Alfresco durch die Integration von OpenOffice-Produkten und dem zugehrigen Dateisystem. Jeder der
bereits in diesem Umfeld zuhause ist, erhlt damit eine passende Verwaltungskomponente. ECM-nahe Produkte wie
Joomla, Alfresco, SeeBeyond, dSpace, Typo3 oder AxCMS
erhhen den Druck auf die kleineren DMS- und ECMAnbieter, die bereits von allen Seiten bedrngt werden Speichersystemanbieter unter der Flagge ILM, Microsoft mit
dem Sharepoint Portal Server und der Workflow Founda PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

tion, Oracle mit 10g, SAP mit integrierter Funktionalitt,


usw., usw. Einige Anbieter wie z.B. d.velop gehen selbst dazu ber, Open Source Komponenten in ihre Produkte einzubauen. Ob dies reicht, sich zu behaupten, wird sich zeigen.
Noch haben Produkte wie Alfresco eine geringe Verbreitung
in Deutschland - dies wird sich aber ndern.
(Kff)

4Commerce positioniert sich im ECM-Markt


Bei der Lsung OMEGA-CRM der 4commerce technologies AG aus Hamburg steht die Optimierung von
Geschftsbeziehungen und -prozessen im Vordergrund, wobei die Bereiche Kunden- und Kontaktmanagement, Dokumentenmanagement, Content Management und Knowledge Management integriert werden. Dabei sollen die gesamten Unternehmensdaten,
egal welchen Ursprungs, unter einer Anwendung
zusammengefasst und miteinander vernetzt werden.
Das neuste Produkt, das OMEGA Knowledge Portal
Go.Omega, fungiert als unternehmensinterne Suchmaschine. Dabei ist es egal aus welcher Anwendung der
gesuchte Content stammt bzw. wo im EDV-System es
abgelegt ist. Neben den auf dem OMEGA-Framwork
basierenden Applikationen werden auch Wissensmanagement-Lsungen entwickelt, denen OpenSourceSoftware zugrunde liegt.
(FH)
Infobox 4Commerce
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http://www.4commerce.de
4commerce technologies AG
Hamburg
Alexander Kloss, Thomas Freudenberg
./.
./.
./.
./.
Press releases
BPM, Wf, CMS, KM, DMS

PROJECT CONSULT Kommentar:


Bisher war 4Commerce fast ausschlielich fr einen einzigen
Kunden, die Muttergesellschaft, ttig und fokussierte sich
damit auf die Bedrfnisse dieses Logisitk-Unternehmens.
Nun tritt 4Commerce aus diesem Schatten heraus und will
sich einem breiteren Markt andienen. Nicht die CRMLsung steht im Vordergrund, sondern die Entwicklungsumgebung OMEGA, deren Flexibilitt weit mehr ermglich
als nur die Konfiguration eines CRM-Systems. Aber auch
bereits hier hatte 4Commerce auf die Integration mit
Workflow- und anderen Dokumentenorntierten Technologien geachtet. Die Verknpfung beliebiger Inhalte erlaubt
auch die Schaffung von Informationssystemen, die dem Anspruch des Wissensmanagement nahekommen, je nach dem
dem, wie man Knowledge Management definiert.
4Commerce will seine Plattform udn darauf implemtierbare
Lsungen erstmals einer breiteren ffentlichkeit auf der
DMS EXPO in Kln prsentieren.
(Kff)

ISSN 1439-0809

Seite 6 von 15

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

In der Diskussion
Das Ende einer ra
FileNet von IBM gekauft. Dies muss man sich einmal bewusst machen. Big Blue kauft Little Blue. Dies ist nicht irgendein Merger in der ECM-Branche, dies ist ein Endpunkt.
Der Endpunkt nicht nur fr ein Unternehmen sondern fr
eine langjhrige Entwicklung einer eigenstndigen Branche.
FileNet ist nicht irgendein Anbieter von Archiv-, Dokumentenmanagement- oder Workflow. FileNet ist einer der Pioniere. FileNet war eines der wenigen Unternehmen, die aus
den Frhtagen des Optical Filing und Imaging bis heute aus
eigener Kraft berlebt haben. Wer erinnert sich noch an
Wang, wer noch an Philipps Megadoc? Das Management
von FileNet hat bis zu letzt betont, einen eigenstndigen
Weg zu gehen, stark genug auch fr den sich verndernden
Markt unseres Jahrzehnts zu sein. Und nun hat man sich
doch dem Werben eines groen Marktbegleiters ergeben.
Blicken wir noch einmal in die Frhzeit der Branche zurck.
FileNet wurde 1982 von Ted Smith gegrndet. Damals waren die vorherrschenden Systeme Host-Rechner, die nicht
mit Bildern, sondern nur mit ASCII- oder EBCDIC-Daten
umgehen konnten. Damals kamen die ersten optischen Speicherplatten auf, von Philipps, Kodak und Thomson CSF. Die
ersten Scanner wurden gebaut. All diese neuen Technologien, noch vor der Verbreitung des Personal Computer,
wurden von FileNet aufgegriffen. Papier erfassen und elektronisch bereitzustellen, ergnzend zu den vorhandenen Datensystemen, versprach neue Mrkte, effizientes Arbeiten
und berwindung des Medienbruches. FileNet baute sogar
eigene Rechner, nur um Faksimiles anzeigen zu knnen, eigene Jukeboxen, die OSAR-Systeme, um die neuen digitaloptischen Speicherplatten nutzen zu knnen. 1986 gab es
denn COLD, Computer Output on Laserdisk zur bernahme von Hostdaten, 1988 ein erstes Workflow-Produkt, das
mehr konnte als Dokumente zu routen. Ende der 80er Jahre
war FileNet eines der fhrenden Unternehmen fr Dokumentenmanagement geworden, an dem sich andere Anbieter
orientierten. Anfang der 90er Jahre kommen die ersten
Windows-basierten Produkte, die aber wenig Erfolg hatten.
Ebenso wie die damals gestartete Expansionspolitik durch
Aufkufe - wer kennt noch Watermark oder SAROS? 1997
tritt Lee Roberts als neuer CIO an. Ende der 90er Jahre besinnt sich FileNet auf seine eigenen Krfte. Neue Produktlinien wie Panagon machen FileNet in seiner ra zu einem
der erfolgreichsten Anbieter fr Dokumentenmanagement,
auch wenn gegen Ende der 90er Jahre besonders aus dem
Umfeld des Content Management neue Wettbewerber auftauchen. Mit Web Content Management konnte sich
FileNet, trotz einiger Anlufe, nie so recht anfreunden.
Stattdessen fokussierte man sich Anfang des neuen Jahrtausends auf Business Process Management und schuf mit P8
ein relativ vollstndiges ECM Enterprise-ContentManagement-Portfolio. Es zeichnete sich aber bereits gegen
Ende der 90er Jahre ab, dass im gehobenen Marktsegment
der Firmen zu wenig Potential fr eine Expansion lag und
ein Anbieter fr den Mittelstand war FileNet nie. Der
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

20060817

Druck im Markt, immer mehr neue Anbieter, immer weniger USPs, all dies wird die Entscheidung leichter gemacht
haben, sich in den Schoss von IBM zu begeben.
Wenn FileNet als Marke, als eigenstndiges Unternehmen
sich vom Markt verabschiedet, wird eine ra zu Ende gehen.
Dokumentenmanagement, Workflow, Archivierung und all
die vielen anderen Spezialdisziplinen des Enteprise Content
Management werden zum Bestandteil der allgemeinen ITInfrastruktur, des Informationsmanagements, werden zu
Commodities. Die Kluft, der CI-NCI-Canyon, der in den
80er Jahren die herkmmliche DV von der Verarbeitung von
Bildern, Sprache und Multimediaobjekten trennte, ist berwunden. Moderne Arbeitsplatzrechner als auch das Internet
haben die Barriere verschwinden lassen. Jede Software wird
mit NCI-Informationen umgehen knnen mssen, Workflow
und Prozesssteuerung werden zur Basiskomponenten von
Betriebssystemen und Anwendungen, Archivierung ist ein
Desiderat von generell fr die gesamte IT-Infrastruktur und
Speicherlandschaft gelst wird, einzelne Services werden die
ECM-Funktionalitt allen Anwendungen gleichermaen
anbieten. FileNet war immer von Visionen getrieben, hat
aber nie die Bodenhaftung verloren. Den Weg fr FileNet
haben einzelne Persnlichkeiten, Visionre und Missionare
in Sachen Dokumentenmanagement, gebahnt, die nicht vergessen werden drfen: Ted Smith und Lee Roberts in den
USA, aber auch in Deutschland zum Beispiel Norbert
Neumann, der nicht nur fr FileNet sondern fr die gesamte
Branche in Europa den Weg geebnet hat. FileNet wird in
den Lehrbchern zur Entwicklung des Computers, der Software und der Informationsgesellschaft als einer der Pioniere
genannt werden, dessen Lsungen und Ideen vom Imaging
bis zum Workflow sich zum Allgemeingut der Informationsverarbeitung entwickelt haben.
(Kff)

Status
Wer im Projektmanagement ttig ist, kennt das Leid: regelmige Berichterstattung an alle Beteiligten, an alle Betroffene, an alle Interessierte, an Gott und die Welt, ... .
Manchmal scheint man mehr zu berichten als zu handeln.
Nun ja, das wre ein anderes Thema - Tenor: wir kommunizieren uns zu Tode.
Mir aber geht es um den Projektstatus. ber diesen wird
berichtet, an diesem wird der Fortschritt des Projekts sichtbar. Und im Zuge des allgemeinen Umherschmeiens mit
Fremdwrtern wird eben nicht einfach ber den Stand des
Vorhabens, sondern, wie gesagt, ber den Projektstatus
berichtet. Das hrt sich doch gleich viel wichtiger an, auch
wenn das Wort mal nicht aus dem Amerikanischen stammt.
Status ist nmlich ein lateinisches Wort und bedeutet
konkret das Stehen, die Stellung, im bertragenen Sinne
dann Stand, Zustand, Lage, Verfassung, Verhltnisse. So
weit, so gut.
Schlecht wird es dann da, wo dieses Wort pseudo-lateinisch
dekliniert wird: da wird in Berichten zum Beispiel hemmungslos von stati gefaselt das soll wohl der Plural von
status sein. Oder noch interessanter: statis. Was immer
ISSN 1439-0809

Seite 7 von 15

20060817

das heien mag. Jedenfalls ist auch das nicht der Plural! Der
lautet nmlich bei regelmiger u-Deklinationen ebenfalls
status, also wie der Nominativ. Und es kommt noch besser: auch der Genitiv bleibt status ... . Also eigentlich ganz
einfach.
Warum aber dann so hufig so falsch? Warum nicht ein
deutsches Wort, wenn Fremdwrter eh nur aufgesetzt sind?
Es wre wnschenswert, wenn in den Projektberichten nicht
nur eine gute Ausbildung sichtbar wrde sondern auch
Bildung.
(AP)

Normen & Standards


OSTA und ECMA mit gemeinsamen Standard
fr ODs
Santa Barbara - Der Verband Optical Storage Technology Association (OSTA) gab die Zusammenarbeit mit
der ECMA International zur Schaffung einer neuen
Norm fr rotierende digitale optische Speicher in einer
Schutzhlle (OD, Optical Disk) bekannt. Gemeinsam
soll die Ausarbeitung einer Norm fr die Langzeitarchivierung von Optical Discs abgeschlossen werden.
Die Norm soll dem Endnutzer bei festgelegten Vorgehensweisen bei der Durchfhrung von Tests, regelmigen berprfungen und Klassifizierung der Archivlebensdauer von Speichermedien helfen. Auerdem
soll aus dem zuknftigen ECMA-Standard eine ISONorm hieraus abgeleitet werden, die die Sicherheit bei
der Nutzung von digitalen optischen Speichern definieren soll.
(CM)
PROJECT CONSULT Kommentar:

Digital-optische, rotierende Speichermedien, die so genannten Ods, haben den Zenith ihres Einsatzes offenbar berschritten. In den frhen 80er Jahren konnten
sie mit einer Speicherkapazitt von 1 GigaByte je Medium bei vertretbaren Kosten leicht Festplatten mit
wenigen Dutzend oder Hundert MegaBytes bertrumpfen. Schwierig anzusteuern und einzubinden
waren die Laufwerke und die Jukeboxen immer.
WORM-Medien sind nur einmal beschreibbar und
dies vertrgt sich halt mit Magnetplatten-orientierten
Standardbetriebssystemen nicht. ODs stellten hufig
einen Fremdkrper in den Systemlandschaften dar, mit
eigenem Server und eigener Treibersoftware. Auch die
Weiterentwicklung mit hheren Kapazitten kam zu
spt. Sonys PDD und Plasmons UDO lieferte sich
noch einen Kampf ums fhrende Format, konnten aber
beide den Rckgang des Einsatzes von Ods nicht aufhalten. WORM Tapes und WORM Festplatten setzen
sich langsam durch. Die meisten Jukeboxe-Hersteller
verabschieden sich inzwischen von der OD, selbst von
der CD und DVD. So sind die Bemhungen des OSTA eher Rckzugsgefechte. Man mchte Betriebssicherheit und langfristige Verfgbarkeit durch diesen
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

Standard suggerieren. Der Zeitpunkt fr diese Initiative ist zu spt gewhlt. Der Standard wird die Marktentwicklung nicht mehr beeinflussen.
(Kff)
DIN ISO 15266:1999
Die ISO-Norm 15266 gilt fr Unternehmen, deren Produkte ber den gesamten Lebenszyklus technisch dokumentiert werden mssen. Das Dokument legt ein
Verfahren zur Erstellung eines flexiblen Lebenszyklusmodells fest und gibt eine Anleitung fr die effiziente und transparente Handhabung von technischen
Dokumenten im Produktlebenszyklus, dabei bercksichtigt es die unterschiedlichen Projektmanagementtechniken von Unternehmen.
(CM)
PROJECT CONSULT Kommentar:
Die Dokumentation und Nachhaltung des Produktlebenszyklus ist eines der Themen dieser in Dokumentenmanagement-Kreisen wenig bekannten Norm. Sie kann als Leitfaden
fr die Implementierung von Produktdaten-, Produktlebenszyklusverwaltungs und Produktdokumentationssystemen
verwendet werden. Eher nahe an der technischen Dokumentation angesiedelt gibt es bisher wenig Standard-DMS- oder
Standard-Records-Management-Lsungen, die diese Norm
umsetzen. Ein praxisnahes Zertifizierungsverfahren fr die
Umsetzung dieser Norm fehlt.
(Kff)

W3C verffentlicht neue X-Standards


Die XForms Arbeitsgruppe hat einen aktualisierten
Entwurf fr XForms in der Version 1.1 verffentlicht.
Verbesserungen zur Version 1.0 sind ein leistungsfhigeres Action Processing, die Mglichkeit Daten beliebig zu verndern und die Fhigkeit Informationen
ber den Ereigniskontext abzurufen. Zustzlich wurden weitere ntzliche Datentypen, Funktionen und
Eventhandler integriert sowie die Benutzerschnittstelle
verbessert.
Auch die Arbeitsgruppe Internationalization GEO
Guidelines, Education & Outreach hat einen neuen
Entwurf verffentlicht. Das Dokument Internationalization Best Practices: Specifying Language in XHTML
& HTML Content soll HTML Autoren dabei untersttzen, die Sprache des Inhaltes in ihren Dokumenten
zu spezifizieren. Es gehrt zu einer Reihe von Dokumenten, die Best Practices fr Autoren bieten, die internationalisierte Dokumente in XHTML 1.0 oder
HTML 4.01 erstellen mchten.

ISSN 1439-0809

Seite 8 von 15

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

20060817

Eine weitere Aktualisierung wurde durch die Arbeitsgruppe XML Query and XSL vorgenommen, die die
Empfehlung "XQuery 1.0 and XPath 2.0 Data Model
(XDM)" in einer erweiterten Version verffentlichte.
Sowohl XSLT 2 als auch XQuery arbeiten auf XDM Instanzen und benutzen XPath Ausdrcke. Zustzlich
verffentlichte die Arbeitsgruppe eine neue Version
der "XQuery Update Facility", die es ermglicht Knoten zu erstellen und zu lschen sowie zu modifizieren.
(SMe)

schaftsprfer Dermody, Burke and Brown


(http://www.dbandb.com):

PROJECT CONSULT Kommentar:


Die W3C hat eine ganze Reihe von Aktualisierungen von
Standards und neue Standards vorgelegt. Das Problem der
Entwickler von Software ist jedoch, dass auch die Hersteller
von Softwarekomponenten sich andauernd etwas Neues einfallen lassen und dass es neben dem W3C noch eine ganze
Reihe von anderen Standardisierungsgremien gibt, die ebenfalls nicht unttig sind. Besonders fraglich ist, welche Rolle
XHTML spielen soll, wenn sich XML immer mehr durchsetzt. Auch die Durchsetzungsfhigkeit von QueryStandards ist davon abhngig ob sie den groen EnterpriseSearch-Anbietern genehm erscheinen. Insgesamt ist dieses
Marktsegment derzeit so dynamisch und von so groen
Umbrchen gekennzeichnet, dass die Standardisierung
kaum eine Chance hat.
(Kff)

Recht & Gesetz

unter

Accounting
Accounts receivable subsidiary ledgers

7 years

Accounts payable subsidiary ledgers

7 years

Auditors' reports/schedules

Permanently

Bank deposit slips

3 years

Bank statements, reconciliations,

7 years

check registers, investment statistics,


Budgets

2 years

Cancelled checks, generally

7 years

Cancelled checks, important payments

Permanently

Cash disbursements journal

Permanently

Cash receipts journal

Permanently

Contracts, government and general (after


expiration/termination)
Depreciation records
Employee expense reports
Annual financial statements

15 years
Permanently
7 years
Permanently

Interim/internal financial statements

3 years

General journal/ledger and Permanently,


end-of-year trial balances, inventory lists

7 years

Invoices to customers

5 years

Invoices from vendors

5 years

Internal audit reports

Permanently

SOX, PCAOB und record retention (Teil 2)

Petty cash vouchers

3 years

von Andreas Petersen (Andreas.Petersen@PROJECTCONSULT.com), CDIA+, Senior-Berater bei PROJECT


CONSULT. Teil 1 des Artikels wurde im Newsletter
20060619 verffentlicht.

Corporate Records

Constitution and bylaws

Permanently

Records Retention Policy

Board and board committee minutes

Permanently

Wie knnte nun eine derartige Retention Policy aussehen? Es geht dabei nicht nur um die Aufbewahrungsund Vernichtungsregeln sondern generell um den
Umgang mit aufbewahrungspflichtigen Informationen
im Unternehmen. Sie muss eine Beschreibung des allgemeinen Umgangs mit aufbewahrungspflichtigen Informationen und den zugehrigen Prozesse enthalten
der Kern der Policy. Hierfr knnen verschiedene
Standards und Richtlinien aus dem Records Management als Muster herangezogen werden. Eine Policy
muss auch die Verfahren beschreiben, wie im Unternehmen sichergestellt wird, dass die Vorgaben zur
Ermittlung, Verwaltung und Aufbewahrung eingehalten werden. Ein wesentlicher Bestandteil ist daher die
Identifizierung und Beschreibung der Informationen,
die unter die Policy fallen und aufbewahrt werden
mssen unabhngig davon, ob sie in Papier, Mikrofilm oder elektronisch originr vorliegen. Eine Zusammenstellung der aufbewahrungspflichtigen Arten
von Dokumenten fr US-Unternehmen findet sich beispielsweise auf der Website der zertifizierten Wirt-

Contracts and leases (expired)

Permanently

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

ISSN 1439-0809

Annual reports

Permanently

Articles of incorporation

Permanently

Contracts and leases (active)

Permanently

Deeds, mortgages and bills of sale

Permanently

Legal correspondance (important)

Permanently

Property appraisals

Permanently

Property records

Permanently

Tax-exemption documents (IRS 1023)

Permanently

Insurance
Accident reports & claims (settled cases )

7 years

Expired insurance policies

7 years

Human Resources
Employee files (after termination)

7 years

Employment applications

3 years

Payroll records, summaries and tax


returns

7 years

Pension/profit sharing retirement plan tax

Permanently

tax information, returns, &


correspondence Time cards & daily reports

7 years

Seite 9 von 15

20060817

Taxes
Income tax returns & cancelled checks

Literatur
Permanently

Payroll tax returns


Property tax returns

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

7 years
Permanently

Sales and use tax returns

7 years

Gute bersichten ber den aktuellen Stand der Diskussion bieten:


American Institute of Certified Public Accountants
http://www.aicpa.org/index.htm
http://infotech.aicpa.org/

Dies ist nur eine einfache Liste allgemeiner Dokumente


und Geschftsunterlagen, die als grundlegende Empfehlung genutzt werden kann. Sie ist im Einzelfall in
Bezug auf die Geschftsttigkeit des Unternehmens
und Branchenspezifika zu prfen, aber die Listen der
Abschlussprfer werden sich nicht sehr stark von diesen unterscheiden. Angesichts der Vielfalt und Vielzahl der aufgefhrten aufbewahrungspflichtigen Dokumente stellt sich jedoch die Frage, ob man nicht
gleich alles aufbewahren msse. Zunchst mssen aber
die aufbewahrungspflichtigen Informationen lokalisiert und bewertet werden, bevor man eine allgemeine
Aufbewahrungsstrategie umsetzt.
Risiko und Risikobewertung
Jedes Risiko im Umfeld des Financial Reporting muss
identifiziert, klassifiziert und bewertet werden. Hilfreiche Fragen dabei sind u a.: Welcher Schaden kann
durch den Ausfall oder die Umgehung eines Prozessteils (i. A. abgebildet durch Software) entstehen? Z. B.
Produktionsunterbrechung? Z. B. Rechnungsbearbeitung gestrt? Hat der Vorfall Konsequenzen? Lsst er
sich vermeiden? Oder wenigstens in seinen Folgen
mindern?
Nach dieser Identifizierung mssen dann fr jedes Risiko ein Indikator und die dazu passende Messgre
definiert, dokumentiert und auf ihre Wirksamkeit getestet werden; und alle diese Indikatoren und Verfahren sind letztendlich von den Wirtschaftsprfern abzusegnen. Die Ergebnisse mssen auch noch den Anforderungen des PCOAB gengen einen Eindruck
von den bereits erlassenen und den geplanten Regelungen bietet beispielsweise (http://www.sec.gov).
Wie sich aus dem SOX-Text ergibt (siehe Teil 1 dieses
Beitrages), mssen dazu wohl auch alle Arbeitspapiere, die fr die genannten Vorgnge erstellt werden oder im Rahmen von Prfungen darber - erhalten
bleiben. Damit, so kann diese Vorschrift m. E. interpretiert werden, zum Beispiel auch alle E-Mails, die damit
im Zusammenhang stehen oder stehen knnten. Letztendlich ist also alles zu archivieren, was spter evtl.
zur Klrung eines (potentiellen) Problems dienen
knnte ...

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

Journal of Accountancy
http://www.aicpa.org/PUBS/JOFA/joaiss.htm
Public Company Accounting Oversight Board
http://www.pcaob.org/index.aspx
COSO
http://www.risknet.de/COSO

PROJECT CONSULT News


CDIA+ - Kurs im Dezember 2006
Hamburg Der CDIA+ 4-Tageskurs wird auf Englisch
durchgefhrt und bereitet konzentriert auf die internationale Prfung (englischer Test) vor. Hierfr werden
auch ber 200 Testfragen aus vorangegangenen Computertests behandelt. Die letzte Mglichkeit in diesem
Jahr, das CDIA+ (Certified Imaging Architech) Zertifikat zu erlangen, ist vom 04.- 07.12.2006 gegeben.
Veranstalter

PROJECT CONSULT

Veranstaltung

Comptia CDIA+ 4-Tageskurs (K112)

Art

Kurs mit Zertifikat

Titel

CDIA+
Fachlicher Inhalt:

Kickoff

Strategie, Analyse

Begrndung und Beantragung eines


Vorhabens

Konzeptuelles Design

Entwurf, Konvertierung

Fachlicher Pilot

Implementierung

bung, Beispieltest
Roundtable zu aktuellen Standards und Rechtsfragen in Deutschland.
Zert. CDIA+ Trainer
Dr. Ulrich Kampffmeyer, Chef-Berater

Themen

Referent
Datum

04. 07.12.2006
weitere Termine, Orte und InhouseVeranstaltungen auf Anfrage

Uhrzeit

09:00 17:00 h / 19:00 h

Ort

Hamburg

URL

http://www.project-consult.com

(SKK)

ISSN 1439-0809

Seite 10 von 15

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

Veranstaltungen mit PROJECT CONSULT


Beteiligung im Herbst 2006
Veranstalter

VEREON

Veranstaltung

IT-Compliance

Art

Fokusseminar
IT-technische und rechtliche Aspekte

Titel
Themen

Moderator

Sinn oder Unsinn der Compliance-Gesetze und


die daraus resultierenden Konsequenzen fr Unternehmen
Dr. Ulrich Kampffmeyer

20060817

Veranstalter

Klnmesse AG

Veranstaltung

DMS EXPO

Art

Keynote

Titel
Themen

Enterprise Content Management


Definitions, components, and challenges

Moderator

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Datum

19.09.2006

Uhrzeit

11:00 12:00 Uhr

Ort

Kln

URL

http:// www.dmsexpo.de

Veranstalter

Klnmesse AG

Datum

05.09.2006

Uhrzeit

09:00 17:00 Uhr

Ort

Zrich

Veranstaltung

DMS EXPO

http://www.Vereon.ch

Art

Keynote

Titel

Moderator

Dokumente
Nhere Details zu diesem Vortrag - berraschung. Man darf gespannt sein.
Dr. Ulrich Kampffmeyer

Datum

21.09.2006

Uhrzeit

11:00 12:00 Uhr


Kln

URL

http:// www.dmsexpo.de

Referent

Sinn oder Unsinn der Compliance-Gesetze und


die daraus resultierenden Konsequenzen fr Unternehmen
Dr. Ulrich Kampffmeyer

Ort

Datum

06.09.2006

Veranstalter

Econique

Uhrzeit

09:00 09:45 h

Veranstaltung

3. CIO Dialog

Ort

Zrich

Art

URL

http://www.Vereon.ch

Themen

Veranstalter

Klnmesse AG

Veranstaltung

DMS EXPO

Moderation und Keynote


Information Lifecycle Management
Workflow / Collaborative Engineering
Wissensmanagement / Intranet
E-Business
Compliance & Records Management
Dr. Ulrich Kampffmeyer

Art

BPP Best Practice Panels

URL

Themen
Veranstalter

VEREON

Veranstaltung

IT-Compliance Konferenz

Art

Keynote
Warum Compliance immer wichtiger wird

Titel
Themen

Fhrende Hersteller aus der Branche fr elektronisches Informations- und Dokumentenmanagement diskutieren, wie digitale Lsungen herkmmliche papiergebundene Geschftsprozesse
ablsen.

Moderator

Dienstag, 19.09.:
Revisionssichere Archivierung: Sichere Speicher,
effiziente Software und elektronische Signaturen
Mittwoch, 20.09.:
Enterprise Content Management: Compliance als
Markttreiber?
Donnerstag, 21.09.:
Business Process Management: In den Prozessen
liegt der Nutzen
Dr. Ulrich Kampffmeyer

Datum

19.09., 20.09. und 21.09.2006

Uhrzeit

jeweils von 13.00 14:00 h

Ort

Kln

URL

http:// www.dmsexpo.de

Themen

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

Referent und
Moderator
Datum

16. und 17. Oktober .2006

Uhrzeit

09:00 10:00 Uhr

Ort

Berlin

URL

http:// www.econique.de

Veranstalter

VEREON

Veranstaltung

DMS-/ECM Dokumentenmanagement Forum

Art

Moderation, Dialog und Kurzprsentationen

Titel

Dokumentenmanagement

Referenten
und
Moderation

Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT


Renate Karl, dsk Beratung

Datum und Ort 07.11. Frankfurt


08.11. Dsseldorf
09.11. Stuttgart
14.11. Zrich
Uhrzeit

09:00 10:30 Uhr

URL

http://www.vereon.ch

ISSN 1439-0809

Seite 11 von 15

20060817

Veranstalter

VEREON

Veranstaltung

DMS Fokustag
Compliance, Archivierung und E-MailManagement

Art

Seminar

Titel

Compliance, Archivierung und E-MailManagement


Einfhrung
Compliance
Elektronische Archivierung
Besondere Anforderungen an die elektronische Archivierung
Trends

Themen

Abschlussdiskussion
Referenten

Seniorberater von PROJECT CONSULT

Datum und
Orte

8.11. Frankfurt
9.11. Dsseldorf
10.11. Stuttgart

Uhrzeit
Orte

09:00 17:00 Uhr


Frankfurt, Dsseldorf, Stuttgart

URL

http://www.vereon.ch

(SKK)

Benchpark
Seit einem knappen Jahr betreut PROJECT CONSULT
zusammen mit der dsk Beratung die Rubrik ECM
Enterprise Content Management auf der Bewertungsplattform Benchpark (http://www.benchpark.de). Die
Plattform erlaubt es Anwendern die bei Ihnen installierten und im Einsatz befindlichen Produkte anonym
zu bewerten. Gegen Missbrauch geht das Redaktionsteam vor, so dass Benchpark eine weitestgehend objektive und realistische Sicht auf Unternehmen und Produkte bietet.
Die Benchpark-Daten stehen den bewertenden Anwendern und im Rahmen von Abonnements zur Einsicht zur Verfgung. PROJECT CONSULT benutzt die
Daten, um eigenstndige Auswertungen zu erstellen.
Hier flieen auch Daten und Kriterien ein, die nicht zur
Darstellung der auf Benchpark verffentlichten Ergebnisse herangezogen werden. Die Bestenlisten, die hier
im Newsletter exklusiv verffentlicht werden, gibt es
in dieser Form nicht auf Benchpark. Mit unseren Auswertungen der Benchpark-Daten wollen wir ein besseres Verstndnis der Entwicklung von Wertungen erreichen. Nur im PROJECT CONSULT Newsletter erhalten
Sie Daten der ersten 10 gelisteten Unternehmen der
Benchpark Rubrik ECM unter Bercksichtigung auch
von Daten, die bisher noch nicht in die verffentlichten
Benchpark-Statistiken eingeflossen sind. Im Gegensatz
zu den bekannten Regeln Benchparks, bei denen Firmen nur dann in die Bestenlisten einflieen drfen,
wenn sie in den letzten 24 Monaten mindestens fnf
gltige Bewertungen hatten, zeigen wir ein verndertes Ranking. So zeigt sich hier z.B. auch sofort, wenn
ein Unternehmen, das im Durchschnitt gute Bewertungen im Bereich zwischen 7 und 9 erhalten hat, ein PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

mal eine negativere Bewertung im Bereich von 2 bis 3


erhlt. Auf Benchpark gleicht sich dies aus, in unserer
Newsletter-Statistik rutscht man dann auch schon mal
aus der Liste der ersten 10 Anbieter heraus. Fr die
nachfolgenden Tabellen werden von uns alle bewerteten Firmen bercksichtigt, auch wenn die Ergebnisse
nur auf eine gltige Bewertung zurckgehen. Es ist
ebenfalls ersichtlich, fr welche der Firmen neue Bewertungen eingegangen sind. Auerdem ergnzen wir
die Daten der Firmen um die jngsten freigeschalteten
Einzelwerte und den Wert beim Erscheinen des letzten
Newsletters. So kann ein besserer berblick ber die
kurz- und langfristige Entwicklung der Benchpark-Bewertungen gewonnen werden.
brigens taucht eine Frage seitens der Anbieter immer
wieder auf: wie kommt man aus Gruppe B in Gruppe A?
Das geplante Vorgehen hatten wir bereits im Newsletter 20060214 ausfhrlich beschrieben, jedoch wollen
sich einige Anwrter nicht einem Vergleich mit den
Groen der Branche wie z.B. IBM, Oracle, OpenText
oder anderen stellen. Derzeit prft Benchpark, ob es
die Mglichkeit gibt, ber die Anwahl der Kategorien
und die Bewertungen der Anwender selbst einen Algorithmus zu finden, der regelt, ob ein Unternehmen
in Gruppe A oder Gruppe B landet. Im brigen behlt
sich die Redaktion vor, die Unternehmen einzuordnen.
Hierbei sind die Vollstndigkeit des Portfolios, Marktdurchdringung, Gre der Firma, berregionale Prsenz und Anzahl der Installationen sowie die Einschtzung unabhngiger Analysten wie Gartner, IDC,
Forrester und anderer die Grundlage fr die Zuordnung.
Bei der bernahme von Firmen durch andere bleiben
die Bewertungen erhalten bis neue, zusammengefhrte
Produkte entstanden sind. So wurde z.B. aus Hummingbird nun der Eintrag OpenText: Hummingbird und aus FileNet der Eintrag IBM: FileNet.
Nun aber zu unserer eigenen Benchpark ECM Top 10
nicht zu verwechseln mit der auf Benchpark verffentlichten Bestenliste! Kursiv gesetzt sind diejenigen
Werte, wo es seit dem letzten Newsletter keine Vernderung gab.
(FH)

ISSN 1439-0809

Seite 12 von 15

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

20060817

ECM Top 10

"Ein kleiner Schritt fr einen Mensch ein riesiger Sprung


fr die Menschheit", seien momentan leider nicht auffindbar, musste ein Sprecher zugeben.

Rating:

Benchpark ECM Gruppe A


Firma (Produkt)

10 = Exzellent, 0 = schwach
Jngste
Wertung

Aktueller
Wert

Letzter
Newsletter

Microsoft (Sharepoint Portal


Server/Biztalk)

8,00

8,00

8,00

Vignette (V7)

7,00

7,00

7,00

IBM: FileNet (P8)

6,33

6,38

6,38

Open Text: IXOS (eCon-Suite, LEA)

7,67

5,76

5,67

EMC (Documentum)

7,33

5,68

5,71

OpenText: Hummingbird (docs


open)

6,00

5,36

5,35

IBM (Content Manager, Common


Store)

5,33

5,33

5,33

OpenText (Livelink)

4,33

4,45

4,56

IBM (Lotus Notes Domino)

2,80

2,80

2,80

./.

./.

./.

10

./.

Wie bei Houston unterm Sofa


Eigentlich ist man sich ziemlich sicher, dass das Zeitdokument in einer der 700 Kisten mit den Aufzeichnungen zur
Apollo-Mission sein msste. Nur wei leider niemand, wo
man die gerade hingestellt hat. Sorgen mache sich die Nasa
wegen der verlegten Aufnahmen aber nicht, sagte der Sprecher weiter. Noch hat die Behrde durchaus Hoffnung, dass
die Bnder doch noch irgendwo auftauchen. Schlielich habe
man gerade einmal ein Jahr lang danach gesucht. Und auerdem gebe es ja noch irgendwo Kopien, und die wird man
ganz bestimmt finden.

Stichtag: 14.08.2006. Eigene Zusammenstellung von Benchpark-Daten.

Benchpark ECM Gruppe B

Rating:

Firma (Produkt)

10 = Exzellent, 0 = schwach
Jngste
Wertung

Aktueller
Wert

Letzter
Newsletter

Lemon42 (cms42, filebase42)

9,00

9,36

9,36

InterRed (InterRed Enterprise)

10,00

9,35

9,34

Decos (Decos Document)

9,33

9,33

9,33

H & S (PAM)

8,67

8,67

8,67

Hans Held (Regisafe IQ, M.A.U.S.


IQ)

8,67

8,67

8,67

DocuPortal (DocuPortal.NET)

8,33

8,58

8,73

ContentServ (CS EMMS-Suite)

9,33

8,14

8,13

The e-Spirit Company (firstSpirit)

8,00

8,00

8,00

Step One Software (Solution Server)

8,67

7,95

7,99

10

Axinom (AXcms)

7,67

7,67

7,67

Stichtag: 14.08.2006. Eigene Zusammenstellung von Benchpark-Daten.


CopyRight PROJECT CONSULT 2006.

Humor
Anm. d. Red.: Wir haben diesen Beitrag hier unter Humor eingeordnet, obwohl er berhaupt nicht zum Lachen ist. Er ist ein Beispiel dafr, dass selbst bei der Archivierung uerst wichtiger,
einmaliger Informationen professionellen Organisationen Fehler
unterlaufen. Stellt sich die Frage, wie sieht es mit der Archivierung
und dem Records Management bei unseren Lesern aus?

Neil Armstrong am 20. Juli 1969 auf dem Mond

Herr Armstrong in die Maske, bitte!


Eins wurmt die Raumfahrtexperten in Houston aber doch:
Das Eingestndnis der Nasa gibt jenen Verschwrungstheoretikern Auftrieb, die schon immer geglaubt haben, dass die
Mondlandung nie stattgefunden hat, sondern in einem Studio in Hollywood simuliert wurde. Immerhin: Sollte das der
Fall sein, knnte man die historische Szene einfach noch
einmal nachdrehen. Remakes von Klassikern sind ja ohnehin
gerade ganz gro in Mode.
(Quelle und CopyRight:
www.tagesschau.de)

Tagesschau.de

am

15.08.2006;

Lost in Space Center


Houston, wir haben ein Problem!
Wenn man in unendlichen Weiten forscht und in astronomischen Dimensionen denkt, da kann es durchaus mal passieren, dass man in profanen irdischen Dingen den berblick verliert. Das passierte auch der US-Raumfahrtbehrde
Nasa: Sie verschlampte ausgerechnet die Originalaufnahmen
ihres grten Triumphs. Die Bnder der ersten Mondlandung, inklusive Neil Armstrongs berhmten Satz
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ISSN 1439-0809

Seite 13 von 15

20060817

Marlenes WebLinks
Gangl Dienstleistungen, Heubach-Lautern, hat den OLXArchive2PST Agent in der Version 1.1.2 verffentlicht, der Anwender-unzugnglichen Archiven bzw. sperrigen Commandline-Tools verhindern will. Die Lsung archiviert als unabhngig arbeitender, serverseitiger Systemdienst beliebige ffentliche Ordner oder Exchange-Postfcher in Persnliche
Ordner.
http://www.gangl.de
Die Hans Held GmbH, Stuttgart, hat krzlich das neue Release 2.2 des Informations- und Schriftgutmanagementsystems REGISAFE IQ verffentlicht. Es verfgt ber ein Siebenfach-Sicherheitskonzept, von der Benutzerzugriffskontrolle,
einem Aktivittsprotokoll und der Versionskontrolle ber
den Schutz des Dateispeichers bis zur verschlsselten Speicherung, der Datei-Integrittsprfung und der DateispeicherSynchronsicherung. Auerdem gehren zur Lsung weitere
Neuheiten, wie z.B. fr Workflow, zur Suche und fr die Arbeit mit elektronischen Bildarchiven.
http://www.hans-held.de
Die Headway Technology, Oberhaching, will eine Lsung
zur Integration zwischen Microsoft-Anwendungen und festplattenbasierenden RAIDArchivsystemen des Herstellers
Network Appliance (NetApp), Sunnyvale, prsentieren, mit
der Nutzer direkt aus ihren Microsoft-Anwendungen auf
Dokumente zugreifen knnen, die revisionssicher auf einem
Festplattenspeicher abgelegt sind.
http://www.headway.de

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

Die LuraTech, Berlin, will auf der DMS-Expo ihr vervollstndigtes Produktportfolio rund um PDF/A zeigen, wobei
u.a. eine Softwarelsung, mit der direkt aus beliebigen Anwendungen wie Office oder CAD-Systemen, PDF/ADokumente erzeugt werden knnen, neu hinzugekommen
ist.
http://www.luratech.de
Die Ratiodata IT-Lsungen & Services GmbH, Mnster,
stellt auf der DMS Expo ihre Lsungen fr die Belegverarbeitung vor. Interessierte knnen die Produkte am Stand der
d.velop AG begutachten, wo Ratiodata ihre Lsungen im Zusammenspiel mit d.3 von d.velop prsentiert.
http://www.ratiodata.de
Die teamwork Software und Consulting GmbH, Paderborn,
will auf der DMS Expo am Partnerstand der windream
GmbH, Bochum, das teamwork Archiv-Gateway prsentieren, mit dem es Anwendern mglich sein soll, Lotus-NotesE-Mails direkt in dem Dokumenten-Management- und Archivsystem windream zu speichern und somit die gesetzlichen Anforderungen fr die Langzeitarchivierung zu erfllen.
http://www.windream.de
http://www.teamwork.de/

Hummingbird, Waterloo/Canada, hat krzlich die weltweite Verfgbarkeit des RedDot LiveServer 3.0 bekannt gegeben.
In der Lsung lassen sich Content und Applikationen quellenunabhngig integrieren und ber Online-Medien individuell bereitstellen. Mit dem integrierten Tracking zur Auswertung des Nutzerverhaltens es Unternehmen ermglicht
werden, selbst komplexe Websites und Online-Kampagnen
ohne groen Aufwand analysieren und kontinuierlich zu
verbessern.
http://www.hummingbird.com
IBM, Stuttgart, bringt eine neue Express-Lsung und Upgrades fr bestehende Speichersysteme auf den Markt, mit der
'DS4200 Express' soll die DS4100 ersetzt werden, welches
noch keine 4 GBit/s-Fibre-Channel-Schnittstelle hatte. Ebenfalls wurden noch Upgrades fr die Systeme DS4700, DS4800
und Exp810 in die Angebotspalette aufgenommen.
http://www.ibm.com/de
Die KONZEPTUM GmbH, Koblenz, und die daa Systemhaus AG, Baden-Baden, haben eine Partnerschaft beschlossen. Das Ziel der gemeinsamen Arbeit ist die Integration der
Dokumenten-Management-Lsung scanview von daa in das
Billing-System Telerate von KONZEPTUM. Die DMS-Lsung
soll als Zusatzmodul zum KONZEPTUM-Produkt erhltlich
sein.
http://www.konzeptum.de
http://www.daa.de

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ISSN 1439-0809

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PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

20060817

Impressum
Geschftsleitung: Dr. Ulrich Kampffmeyer
Redaktion: Silvia Kunze-Kirschner
Anschrift der Redaktion:
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung
Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Strae 17, 20251 Hamburg,
Telefon 040-46 07 62-20.
E-Mail: presse@project-consult.com
http://www.project-consult.com
ISSN 1439-0809
Nchste Ausgabe
Der nchste Newsletter erscheint voraussichtlich am 12.09.2006
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Der PROJECT CONSULT Newsletter wird per eMail verschickt. Der
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Newsletter zum Bezugspreis von 175,00 zzgl. MwSt. beziehen (persnliches Jahresabonnement mit 12 bis 16 Ausgaben). Das Bestellformular finden Sie auch auf unserer Webseite (http://www.projectconsult.com) unter der Rubrik News/Newsletter.
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( 350,00)

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( 525,00)

Variante 4: Recht auf Weiterverteilung des Newsletters in meinem Unternehmen und Nutzung des
Newsletters im Intranet meines Unternehmens sowie fremdsprachliche Maschinenbersetzung
( 875,00)

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Ort, Datum / Unterschrift _________________, ____.____.______


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ISSN 1439-0809

Seite 15 von 15

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

20060928

Inhalt

Messen & Kongresse ...................................................... 18

Editorial ............................................................................... 2

Normen & Standards ...................................................... 19

Alle Jahre wieder ...................................................................... 2

Unternehmen & Produkte ............................................... 2


ABBYY mit neuem Recognition Server.................................. 2
ARX mit elektronischer Signatur ............................................ 2
Captaris Workflow in der Version 6.0 ................................... 3
Ceyoniq schliet Archivlcke von Microsoft
SharePoint.......................................................................... 3
ContentServ mit Webinterface zum Adobe InDesign
Server ................................................................................. 4
COSA mit BPM-Lsungen fr Versicherungen .................... 4
d.velop setzt auf BPEL und OpenSource............................... 5
COI entwickelt Xtechnology weiter ....................................... 6
DocMGR .................................................................................... 6
eFIRST-Suite von BancTec ....................................................... 6
Fabasoft mit Schwerpunkt E-Government ............................ 7
ELO Digital Office wird plattformunabhngiger ................. 7
Exorbyte mit verbessertem MatchMaker .............................. 8
GFT Solutions setzt auf Anwendungen ................................. 8
GID mit OnBase ........................................................................ 9
Hans Held: REGISAFE 2.2 ....................................................... 9
Imaging Business Machines mit ImageTrac III ..................... 9
Interwoven verffentlicht mit Composite Application
Provisioning-Lsungen.................................................. 10
IQDoQ kombiniert DMS mit CallCenter ............................. 10
ISIS Papyrus ............................................................................ 11
LuraTech erweitert PDF/A-Produktportfolio .................... 11
MACH: Lsungen fr E-Government ................................. 12
Mobius ..................................................................................... 12
Motive Systems: M-Files 3.0 .................................................. 12
Network Appliance weitet Partnerschaft mit Avnet ab
sofort auf Deutschland aus............................................ 13
Neue Lsungen fr einheitliche InformationsVerwaltung von EMC .................................................... 13
Neue Lsung und neue Partnerschaft bei der EASY
SOFTWARE AG .............................................................. 14
Neue Produkte von SER ........................................................ 14
Neues Release von Saperion ................................................. 15
Oc Document Technologies auf der DMS 2006 ................ 15
OpenIMS .................................................................................. 15
Oracle ....................................................................................... 15
ScanPoint mit professionellem CaptureDienstleistungsangebot.................................................. 16
SCHEMA und SEAL mit dem Documentation
Production Center .......................................................... 16
Semantec zeigt neues Release von DirectInfo ..................... 16
Sun bernimmt SeeBeyond ................................................... 17
uknow GmbH ......................................................................... 17
Vignette V7 Plattform ............................................................ 17
windream mit wichtigen Produktergnzugnen ................. 18
Wissen speichern mit Docuware .......................................... 18
ZyLAB setzt auf Lsungen .................................................... 18

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

d. velop digital art award 2006 (ddaa) .................................18


ISO 11442-1...............................................................................19
ISO 22310 ..................................................................................19

Recht & Gesetz ................................................................ 19


Urteil zu elektronischen Rechnungen ..................................19

Artikel ............................................................................... 19
Elektronische Archivierung ...................................................19
TCO / Wirtschaftlichkeit von IT Systemen .........................22

Gastbeitrge ..................................................................... 24
Wissenkultur............................................................................24

DTX PROJECT CONSULT Document


Technology Index ........................................................ 29
DTX 20060912 ..........................................................................29

PROJECT CONSULT News .......................................... 31


E-Mail-Newsletter Probeabonnement ..................................31
CDIA+ - Kurs im Dezember 2006 .........................................31
Veranstaltungen mit PROJECT CONSULT Beteiligung
im Herbst 2006 .................................................................31
PROJECT CONSULT-Homepage .........................................32
Unterlagen der DMS EXPO ..................................................32
Relaunch Newsletter-Archiv .................................................32
Neuer Ausschreibungsservice bei Benchpark .....................32
ECM Top Ten ...........................................................................32

Personalia ......................................................................... 33
Derrick Murphy neuer Prsident von Imaging
Business Machines ..........................................................33

Marlenes WebLinks....................................................... 34
ReadSoft , foxray, Quantum, ADIC, Broadgun
Software, KMWorld, OPEN-ECM IT & Services,
hsp Handels-Software-Partner, intarsys
consulting, Docutec, ALOS

Impressum ........................................................................ 35
Newsletter-Bestellformular ........................................... 35

ISSN 1439-0809

Seite 1 von 35

20060928

Editorial
Alle Jahre wieder
Die DMS EXPO ist zu einer stndigen Einrichtung der
Branche fr Dokumenten-Technologien, heute meistens als
DMS, ECM oder DRT bezeichnet, geworden. In diesem Jahr
fand sie zum ersten Mal in Kln statt. Dies allein wre
Grund genug gewesen, einmal ber Format und Zielrichtung nachzudenken und einen neuen Anlauf zu nehmen.
Der Markt verndert sich zurzeit dramatisch. Das Konzept
der DMS EXPO weist aber wenig Neuerungen auf nun
gut, man holt sich verstrkt technisches Dokumentenmanagement in die Halle, versucht die Speichersystemanbieter,
ILM!, zu kdern und geht neue Partnerschaften ein. Aber
man hat nicht das Gefhl, dass ein frischer Wind weht, dass
mit dem Standortwechsel auch ein neues Konzept umgesetzt
wird. Die traditionellen Besucher, die sowieso jedes Jahr
kommen, wird dies nicht stren. Doch erreicht man mit den
alten Konzepten noch die Anwender von heute? Dokumenten-Technologien werden zum IT-Mainstream, erreichen
Benutzergruppen, an die frher niemand gedacht hat, breiten sich als Standardkomponenten zuknftig flchendeckend
aus. Hierauf sind viele Anbieter nicht vorbereitet und auch
nicht die Leistungs-Show der Branche. Wurde hier eine
Chance vertan? Die Stimmung war jedoch gut und das Projektgeschft zieht an und die groen Softwareanbieter teilen sich langsam den Markt auf.
(SKK/Kff)

Unternehmen & Produkte


ABBYY mit neuem Recognition Server
Der Kernel aller ABBYY Produkte, die FineReader
Engine liegt jetzt in der neuen Version 8.0 vor. Sie ist
die Basis fr den neuen Recognition Server und wird
ergnzt durch das neue Mobile OCR SDK. Die neue
Version bietet Verbesserungen in der eingesetzten
Technologie und neue Features. So soll neben dem Lesen von Digitalfotos auch die Erkennung von Dokumenten mit niedriger Auflsung und von Faxen verbessert worden sein. Eine Verbesserung bei der Bearbeitung des Dokumentenlayouts und bei den Sicherheitseinstellungen von PDF-Dateien sowie die Erkennung von Screenshots und ein Automatisierungsmanager fr wiederkehrende Aufgaben gehren ebenfalls
zu den Weiterentwicklungen in der neuen Version.
Infobox ABBYY
URL:
Firmierung:
Stammsitz:
GF/CEO/MD:
Brse:
Zuletzt behandelt
Benchpark Rating:
DRT-Markt Eintrag
URL press releases:
Produktkategorien:

http://www.abbyy.de
ABBYY Europe GmbH
Mnchen
Jupp Stoepetie
./.
Newsletter 20041014
./.
./.
Press releases
Cap, Klas, OCR

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

PROJECT CONSULT Kommentar:


Mit dem Recognition Server erschliet ABBYY der OCRTechnologie einen neuen Einsatzbereich. Der ABBYY
Recognition Server ist eine serverbasierte OCR-Lsung fr
service-orientierte Umgebungen. Die Lsung ist hoch skalierbar, zuverlssig und sofort einsetzbar. Alle Prozesse werden zentral und automatisch auf einem Server durchgefhrt.
Unternehmen knnen mit dem ABBYY Recognition Server
Dokumenterkennung und PDF-Umwandlung nahezu ohne
Benutzereingriff durchfhren. ABBYY Recognition Server
basiert auf der Erkennungsplattform FineReader und bietet
die genaue Umwandlung von Bilddateien in MS-Office
Formate oder durchsuchbare PDFs, die dann kategorisiert,
archiviert, durchsucht oder an Content Management Systeme bergeben werden knnen.
Mit dem Mobile OCR SDK bringt ABBYY mobilen Gerten
das Lesen bei. Entwickler knnen mit dem Software Development Kit (OCR)-Funktionen in Handys und andere mobile
Gerte beispielsweise zur Erkennung von Visitenkarten integrieren. Das neue SDK bietet eine Technologie, die unabhngig vom Betriebssystem in jede mobile Plattform wie z.B.
Windows Mobile, Symbian und Linux integriert werden
kann. Bei der Entwicklung des SDK wurden die Bedrfnisse
der Anbieter von mobilen Lsungen bercksichtigt: Das
ABBYY Mobile OCR SDK verbindet leistungsstarke Erkennungsfunktionen mit geringem Ressourcen-Bedarf. Durch
die geringe Code-Gre ist das Mobile OCR SDK sehr effizient und bietet schnell Ergebnisse. Das ist eine Grundvoraussetzung fr Entwickler, die OCR in mobile Gerte wie
Kamera-Handys, Digitalkameras, PDAs, Palmtops, Scannerstifte und weitere Hardware mit integrierter Kamera einbinden mchten. OCR in Handhelds ermglicht die einfache
Erfassung von Notizen aus Dokumenten, Bchern und Prsentationen und schnelle Umwandlung in editierbare und
durchsuchbare digitale Informationen.
Die ABBYY FineReader 8.0 Professional Edition wird als
SDK vertrieben und bietet zahlreiche neue Features und
Weiterentwicklungen, die die Produktivitt bei der Arbeit
mit gescannten Dokumenten, Bilddateien, PDFs und Telefaxen steigert. Die neue Version bietet intelligente Technologieverbesserungen, fr folgende Bereiche: Lesen von Digitalfotos, genauere Erkennung von Faxen und Papierdokumenten mit niedriger Auflsung, bessere Bearbeitung des
Dokument-Layouts und verbesserte Sicherheitseinstellungen
bei PDF-Dateien. Neue Features wie die Erkennung von
Screenshots und der Automatisierungs-Manager fr wiederkehrende Aufgaben wurden entwickelt, um Ihre Produktivitt noch mehr zu steigern.
(RKo)

ARX mit elektronischer Signatur


Algorithmic Research (ARX), Anbieter elektronischer
Signaturlsungen, prsentiert auf der DMS EXPO seine
Lsung CoSign. Dabei handelt es sich um eine benutzerfreundliche Out-of-the box-, Lsung fr digitale
Signaturen. Mit CoSign knnen Unternehmen Dokumente, Formulare und Nachrichten, die mit gngigen

ISSN 1439-0809

Seite 2 von 35

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

20060928

Anwendungen wie Microsoft-Office, Lotus-Notes,


Adobe Standard oder AutoCad erzeugt wurden, elektronisch signieren.
(NK/SMe)

PROJECT CONSULT Kommentar:


Captaris ist in Deutschland bisher wenig sichtbar. Dennoch
ist das neue Workflow-Produkt nicht uninteressant, dass
sowohl einen SOA-Ansatz als auch die Plattform .Net bedient. Die Nhe zu Microsoft ist unbersehbar und Captaris
wird sich wie viele andere Workflowanbieter mit starker Anlehnung fragen lassen mssen, wie die Produkte positioniert
werden, wenn erst VISTA mit der mitgelieferten Microsoft
Workflow Foundation Verbreitung gefunden hat. Fr kleinere Anwendungen wird man dann auf Zusatzprodukte
wahrscheinlich nicht mehr zurckgreifen mssen. Captaris
setzt daher auch eher auf die Untersttzung komplexerer
Prozesse, bei denen es gilt, externe Anwendungen und Datenquellen zu integrieren. Ohne eine prsente Vertretung in
Deutschland wird es allerdings schwierig werden, in diesem
hart umkmpften Markt noch Fu zu fassen.
(Kff)

Infobox Algorithmic Research


URL:
Firmierung:
Stammsitz:
GF/CEO/MD:
Brse:
Zuletzt behandelt
Benchpark Rating:
DRT-Markt Eintrag
URL press releases:
Produktkategorien:

http://www.arx.com
Algorithmic Research Ltd.
Petach Tikva (Israel)
Dr. Gadi Aharoni
./.
./.
./.
./.
Press releases
Sig

PROJECT CONSULT Kommentar:


ARX nutzt die DMS EXPO als Startpunkt fr einen erneuten Markteintritt in Deutschland. Das Unternehmen, zuletzt erfolgreich am US-amerikanischen Markt, war vor einigen Jahren bereits in Deutschland aktiv und konnte namhafte Kunden gewinnen. CoSign setzt nicht auf die kartengebundene persnliche Signatur, sondern kombiniert verschiedene Technologien der fortgeschrittenen Signatur, z.B.
PKI-Codierung mit biometrischer Unterschrift. Zumindest
in den USA tritt ARX als CA Certification Authority auf.
Ob die gleiche Technologie und das gleiche Geschftsmodell
sich auch in Deutschland durchsetzten, muss sich noch zeigen. Angesichts des deutschen Signaturgesetzes und der
Probleme sind die Anwendungsgebiete der ARX-Lsungen
noch klarer zu definieren.
(Kff)

Captaris Workflow in der Version 6.0


Captaris neuste Version seiner Workflow-Lsung umfasst eine Reihe neuer Funktionen fr WorkflowEntwickler, Analysten von Geschftsablufen und
Enterprise-Systemarchitekten. Neben der Verwaltung
von dokumentenbasierten Arbeitsablufen bietet die
neue Version nun ein komplettes WorkflowEntwicklungssystem, mit dem Organisationen jeden
Geschftsprozess automatisieren knnen. Captaris
Workflow 6.0 soll auerdem die schnellere Entwicklung und Integration von effizienteren WorkflowProzessen durch die Integration in Microsoft Visual
Studio 2005 und .NET Framework 2.0 ermglichen. Fr
die Entwickler von unternehmensweiten Systemarchitekturen kann die neue Service Oriented Architecture
(SOA) fr die Integration von Microsoft Office
SharePoint Servern von Vorteil sein.
(FH)
Infobox Captaris
URL:
Firmierung:
Stammsitz:
GF/CEO/MD:
Brse:
Zuletzt behandelt
Benchpark Rating:
DRT-Markt Eintrag
URL press releases:
Produktkategorien:

http://www.captaris.de
Captaris, Inc.
Bellevue, USA
Bruce L. Crockett
WKN:893656
Newsletter 20010710
./.
./.
Press Releases
ECM, DMS, Wf

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

Ceyoniq schliet Archivlcke von Microsoft


SharePoint
Mit nscale for Microsoft SharePoint von Ceyoniq
werden die Grundfunktionalitten von Microsoft
SharePoint um rechts- und revisionssichere Archivierung sowie Recordsmanagement erweitert. Durch eine
Entlastung der SharePoint Datenbanken durch den
nscale-Server soll zudem eine hhere Performance erreicht werden. Die Integration in SharePoint ermglicht neben einer automatischen, regelbasierten Archivierung, auch die manuelle Archivierung der in
SharePoint verwalteten Dokumente. Fr den Anwender bleibt die Nutzung transparent, er kann auf dem
gewohnten Weg ber SharePoint auch auf die im nscale-Archiv liegenden Dokumente zugreifen. Werden
Dokumente whrend ihres Lebenszyklus aus den
SharePoint-Datenbanken gelscht und liegen nur noch
im nscale-Archiv, sind sie fr den Benutzer weiterhin
ber eine in die SharePoint-Oberflche integrierte Suche erreichbar.
(CM)
Infobox Ceyoniq
URL:
Firmierung:
Stammsitz:
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Ceyoniq Technology GmbH
Bielefeld
Andre Ferlings
./.
Newsletter 20050912
./.
./.
Press releases
Cap, ECM, Arc, COLD, DMS

PROJECT CONSULT Kommentar:


Microsoft Office bietet alle wesentlichen Funktionen fr die
kollaborative Erstellung und Verarbeitung von Dokumenten. Daher spielt SharePoint im Rahmen der Enterprise
Content Management-Strategie (ECM) von Microsoft die
zentrale Rolle. Mit Microsoft SharePoint knnen Unternehmen alle wichtigen Informationen in einem Unternehmensportal zentral und strukturiert konsolidieren. Im Mittelpunkt steht dabei die effiziente Integration der Microsoft

ISSN 1439-0809

Seite 3 von 35

20060928

Office-Funktionen, wie Dokumentenverarbeitung, Collaboration und E-Mail-Kommunikation. Mit Microsoft


SharePoint knnen Informationen aus nahezu allen beliebigen Quellen zusammengefhrt und allen Mitarbeitern eines
Unternehmens zur Verfgung gestellt werden. Diese unternehmensrelevanten Informationen mssen ber lange Zeitrume hinweg elektronisch aufbewahrt werden. Immer hufiger werden Unternehmen durch Gesetze und Verordnungen dazu verpflichtet. Daher ist gerade im Hinblick auf den
gesamten Lebenszyklus von Dokumenten deren langfristige,
revisionssichere Aufbewahrung/Archivierung von groer
Bedeutung. Aber gerade diese sehr wichtigen Funktionen
sind nicht Bestandteil von Microsoft SharePoint.
Mit nscale for Microsoft SharePoint bietet Ceyoniq die Mglichkeit, diese Lcke im Funktionsumfang von Microsoft
SharePoint zu schlieen. Mit der zunehmend strkeren Positionierung von Microsoft Sharepoint als ECM-System fr
das Management geschftskritischer Dokumente wird, nicht
nur unter dem Druck immer strker werdender ComplianceAnforderungen, eine langfristig sichere Archivierung immer
wichtiger. Mit nscale for Microsoft Sharepoint wurde ein
Produkt entwickelt, das SharePoint um genau diese fehlende
Funktion erweitert. CEYONIQ setzen dabei auf den nscale
Server. Neben der Erfllung rechtlicher Regularien sorgt er
durch eine deutliche Entlastung der SharePointDatenbanken fr eine dauerhaft gute Performance und eine
sprbare Reduzierung des IT-Aufwands. Die erweiterten
Funktionen lassen sich nahtlos in Microsoft SharePoint integrieren. Sie ermglichen sowohl die vollautomatische, regelbasierte als auch die manuelle Archivierung jeglicher Art
von in SharePoint Dokumentbibliotheken verwalteten Dokumenten. Dokumente werden nach individuell konfigurierbaren Regeln in ein revisionssicheres nscale Langzeitarchiv
berfhrt. Wichtig ist dabei die vllige Transparenz fr den
Benutzer von SharePoint. Er kann auch nach der Archivierung wie gewohnt nach seinen Dokumenten recherchieren
und weiterhin auf sie zugreifen. nscale for Microsoft
SharePoint bietet die Mglichkeit, Dokumente am Ende ihres Lebenszyklus aus dem SharePoint-System zu entfernen
und in das nscale Archiv auszulagern. Je nach Konfiguration erstellt nscale for Microsoft SharePoint entweder eine
Kopie des Dokuments im Archiv, ersetzt Dokumente nach
deren Archivierung durch einen Hyperlink oder lscht archivierte Dokumente automatisch aus den Dokumentbibliotheken. Fr den SharePoint-Benutzer sind auch vollstndig
ausgelagerte Dokumente ber eine leistungsfhige, in die
SharePoint-Oberflche integrierte Volltextsuche recherchierbar.
(RKo)

ContentServ mit Webinterface zum Adobe InDesign Server

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

Webbrowser ermglicht, ohne InDesign lokal installiert zu haben. ber die Integration dieses Webeditors
in die CS EMMS-Suite kann jetzt auch im professionellen Satz deren Prozesssteuerung durch Workflows,
Zugriffberechtigungen oder Versionsmanagement genutzt werden. So soll das eigene Portfolio im Cross
Media Publishing um eine weitere Lsung fr den
Printbereich erweitert werden.
(FH)
Infobox Contentserv
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ContentServ GmbH
Wolznach
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8,16
./.
News
WCM, CMS, ECM, Out, Wf

PROJECT CONSULT Kommentar:


Ein typisches Beispiel fr "Featuritis", eine bekannte
Krankheit bei Anbietern, die sich im Markt unter Druck
fhlen. Die Schnittstelle zum Adobe InDesign Server ist sicher interessant und zeigt zugleich, dass Adobe seine Stellung im Druckmanagement ausbaut. ContentServ kann mit
den Erweiterungen seine Position im Bereich MultiChannel-Distribution und Cross Media Publishing ausbauen. Im professionellen Bereich gibt es nur wenige vergleichbare Produkte. Das Portfolio von ContentServ deckt
inzwischen auch die technische Dokumentation, das Produktdatenmanagement, Media Asset Management und verwandte Gebiete ab. Immerhin ist sich ContentServ in Bezug
auf die Wirtschaftlichkeit ihrer Lsungen so sicher, dass es
sogar eine "Geld-Zurck-Garantie" gibt, wie man in einer
der Informationsbroschren nachlesen kann. Interessant ist,
dass auch ContentServ im Untergrund auch OpenSourceProdukte wie Apache oder MySQL verwendet, was sich positiv auf Kosten und auch in Bezug auf die Offenheit der
Produkte auswirken kann.
(StM)

COSA mit BPM-Lsungen fr Versicherungen


Die COSA GmbH, Anbieter von Lsungen fr das Business-Process-Management
und
DokumentenManagement prsentierte ihre Produkte auf der DMS
Expo gemeinsam mit der Firma Docutec. Neben den
Produkten zum Dokumenten-Management und zur
Prozess-Integration zeigten die beiden Unternehmen in
einem Partnerbereich ihre kombinierte Lsung einer
elektronischen Lieferantenakte. COSA stellt zudem
eine eigens fr das KFZ-Schadensmanagement entwickelte Lsung vor.
(SMe)

Die ContentServ kndigt die neue Version 4.3 der CS


EMMS-Suite an, welche im Vergleich zur VorgngerVersion um ber 300 Features erweitert wurde. Im Mittelpunkt der Erneuerungen steht das Webinterface
zum Adobe InDesign Server, das die Nutzung der
Funktionen des Satzprogrammes ber einen einfachen

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

ISSN 1439-0809

Seite 4 von 35

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

Infobox COSA
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COSA GmbH
Pulheim
Dietmar Ley
./.
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./.
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Press releases
Wf, DMS

PROJECT CONSULT Kommentar:


Ein neuer Anlauf. COSA hat mit ihren Produkten im BPMund Workflow- sowie DMS-Bereich eine wechselvolle Unternehmensgeschichte. Das neu erwachte Interesse an Prozessuntersttzung hat auch COSA bewogen, sich wieder mit
berarbeiteten Produkten im Markt zurckzumelden. Whrend viele Produkte auf die Nhe zu Microsoft setzen, sind
die BPM-Komponenten von COSA eher auf Hochleitsungsumgebungen mit UNIX wie HP-UX, Solaris, Linux oder
AIX, ausgelegt. Als Plattform fr die Clienten kommt vorrangig Java zum Einsatz. Als spezialisierter WorkflowProduktanbieter ist COSA seit sehr langem ttig und kann
auf viele Erfahrungen zurckgreifen. Ein Blick auf die Webseite zeigt, dass die Begrifflichkeit auch hufig noch zwischen dem ursprnglichen Workflow-Ansatz und dem moderneren, umfassenderen Begriff BPM Business Process
Management etwas schwankt. Dem Produkt merkt man
auch an, dass seine Wurzeln schon etwas in der Vergangenheit liegen. COSA wird es daher auch nicht einfach haben,
sich gegen die zahlreichen neuen Wettbewerber zu behaupten, zumal inzwischen es auch die ersten Workflow- und
BPM-Produkte als OpenSource und Freeware gibt.
(Kff)

d.velop setzt auf BPEL und OpenSource


Die d.velop AG zeigte auf der DMS EXPO in Kln ihre
derzeit noch im Entwicklungsstatus befindliche Version 6.2 der Enterprise Content Management Lsung d.3.
Im Mittelpunkt stand ein neuer, Java-basierter Workflow-Designer, der bereits die aktuell aufkommenden
Standards Business Process Execution Language
(BPEL) und Business Process Modeling Notation
(BPMN) untersttzt. Die neue Version stellt den ersten
groen Meilenstein der neuen, auf einer Service Oriented Architecture (SOA) basierenden Produktgeneration dar, die die d.velop AG derzeit realisiert.
(CJ)
Infobox d.velop
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d-velop AG
Gescher
Christoph Pliete
./.
Newsletter 20050912
5.99
d.velop
Press releases
DMS, ECM, COLD, Arc, BPM, Wf

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

20060928

PROJECT CONSULT Kommentar:


d.velop beginnt sein Produkt d.3 auf eine neue, modernere
Basis zu stellen. Wer sich heute der Aufgabe stellt, ein Redesign eines Produktes durchzufhren, kommt kaum an der
Service Oriented Architecture (SOA) vorbei. Nicht nur, weil
dieses Stichwort gerade modern ist und sich so das Produkt
besser verkaufen lsst. Eine SOA Implementierung bietet
auch den Vorteil, das gesamte Produkt nicht auf einmal auf
eine neue Technik umstellen zu mssen. Zumindest in der
Theorie sollte eine Dienstarchitektur es ermglichen, einzelne Dienste auszuwhlen, die zunchst implementiert werden
So geht auch d.velop vor. Die Workflow Komponente macht
den Anfang. Das ist keine schlechte Wahl, da eine neue auf
J2EE basierende und mit Tomcat implementierte Java Anwendung allein noch kein SOA ausmacht. Dienste werden
erst dann zu sinnvollen Teilen eines Ganzen, wenn sie in
Prozesse eingebunden werden. Dafr bietet sich eine Workflowkomponente an, besonders dann, wenn sie auf den aktuellen Standards Business Process Execution Language
(BPEL) und Business Process Modeling Notation (BPMN)
beruht. BPEL sorgt dabei fr die Abbildung der Geschftsprozesse und die Einbindung der Web Services in die Prozesse. BPMN bietet dazu die Mglichkeit der Definition und
Darstellung der Prozesse mit grafischen Mitteln. Allerdings
stellt sich auch bei SOA bei solchen bergangsprozessen
von einer Produktgeneration in die nchste die Frage, wie
alte und neue Produktkomponenten miteinander harmonieren. Die bergangszeit kann unter Umstnden durch eine
gewisse Inkonsistenz innerhalb der Produktversion geprgt
sein. Sie ist dennoch notwendig, da sich kaum ein Unternehmen leisten kann, jahrelang an einem Redesign eines
Produktes arbeiten zu knnen, ohne die Innovation schon
auf den Markt bringen zu knnen. Entscheidend fr die
Qualitt des Produktes ist, wie schnell die wesentlichen
Komponenten des Produktes in der neuen Technik bereitstehen. Wenn es dann so weit ist, ist aber zustzlich zu fragen,
ob die Vorteile und Eigenschaften des alten Produkten in die
neue Generation mit herber genommen werden knnen,
und so das Produkt seine charakteristischen Eigenschaften
neben den neuen Vorteilen behlt. d.velop ist sicherlich auf
dem Weg zu einer modernen d.3 Version. Die Frage ist, wie
lange der Weg whrt und was am Ende dabei herauskommt.
Das Potenzial zu einem innovativen Produkt ist sicherlich
gegeben. Mit der neuen Workflow Komponente ist ein Anfang gemacht. Fr etwas Irritation sorgte allerdings eine andere Ankndigung - dass man in der Kombination mit dem
OpenSource WCM/CMS-Komponentenbaukasten TYPO3
nunmehr auf ein volles ECM-Portfolio blicken kann - d.3 &
Typo3 ist ein hbscher Slogan. Wie weit der Ansatz mit
OpenSource-Produkten noch gehen wird, ist bei d.velop
noch nicht abzusehen. Jedoch wird es nicht einfach sein, ein
kommerzielles Produktangebot preislich sauber zu positionieren, wenn man sich bei den Basiskomponenten in der OpenSource-Community bedient.
(CJ)

ISSN 1439-0809

Seite 5 von 35

20060928

COI entwickelt Xtechnology weiter


Mit der Weiterentwicklung der XtechnologyBaistechnologie macht COI deutlich, dass das Unternehmen auch weiterhin zu den technologisch fhrenden Anbietern im Bereich digitale Archivierung, Dokumenten- und Workflowmanagement-Systemen gehrt. Neben dem neuen Release COI-BusinessFlow
Xtrend 3.0, wird COI die Premiere der COI-E-Mail
Compliance Box sowie die Easy Starterbox COIBusinessFlow 4X SE starten. Bei der COI-E-Mail Compliance Box handelt es sich um ein standardisiertes
vorkonfiguriertes Bundle aus Soft- und Hardware, fr
die Abdeckung der Compliance Anforderungen. Die
Lsung kann fr MS Exchange, Lotus Notes und
GroupWise eingesetzt werden. Sie integriert sich komplett in die Systemlandschaft und greift die geschftsrelevanten Informationen serverseitig zentral ab. Somit
sollen die Mitarbeiter durch diese Compliance-Lsung
im tglichen Arbeitsalltag nicht gestrt und rechtliche
Vorgaben schnell und effizient gelst werden. Die Easy
Starterbox COI-BusinessFlow 4X SE bietet Unternehmen einen einfachen, schnellen und sicheren Einstieg
in die Verwaltung, Bearbeitung und Ablage von Akten
und Dokumenten. Die vorkonfigurierte einfach zu installierende Software-Lsung fr die Archiv- und Dokumentenmanagement-Anforderungen soll u. a. folgende Vorteile bieten: direkter Zugriff auf alle Akten
und Dokumente, gleichzeitiger Zugriff fr alle Mitarbeiter, vielfltige Suchmglichkeiten ber Volltext und
Schlagworte, Zusammenfhrung von Papier- und
elektronischen Daten, digitale Verteilung und Ablage
von Dokumenten, einfache Einaktung per Drag &
Drop, leichter bergang vom Aktenordner zum Digitalordner etc. Kurze Installations- und Einweisungszeiten sowie
starke Anlehnung an den MicrosoftStandard kann das System schnell und unkompliziert
produktiv eingesetzt werden. Der modulare Aufbau
ermglicht einen schrittweisen Ausbau des Systems.
(MHH/SMe)
Infobox COI GmbH
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COI GmbH
Herzogenaurach
Giovanni Santamaria
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Newsletter 20030612
5,24
COI
Press releases
Cap, Klas, ECM, Arc, COLD, DMS, Wf

PROJECT CONSULT Kommentar:


Das Portfolio ist inzwischen recht beeindruckend. Neu hinzugekommen sind Einstiegsversionen und Module zur Untersttzung von Compliance-Anforderungen sowie eine bessere Durchgngigkeit der Gesamtplattform. Ob sich die COI
durch diese Lsungen wirklich ein Alleinstellungsmerkmal
verschaffen wird und auch dadurch eine grere Prsenz im
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

PROJECT CONSULT
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deutschen Markt aufzeigen kann wird sich in den kommenden Monaten erweisen. Auch Vernderungen im Management haben sicherlich noch Auswirkungen, wie sich COI
zuknftig positioniert. Die ffentliche Verwaltung, in der
Vergangenheit mit Favorit 3 adressiert, ist jedoch offenbar
nicht mehr so im Fokus wie bisher. Nur durch die Zusammenarbeit mit anderen greren Anbietern und Alleinstellungsmerkmalen wird es der COI gelingen sich wieder in
den noch heute schwer umkmpften deutschen Markt
schlagkrftig zu positionieren. Der Anfang mit neuer Fhrungsspitze und kompetenten Personal sowie neuen Lsungen scheint viel versprechend.
(MHH)

DocMGR
Das Dokumenten-Management System DocMGR basiert auf den OpenSource Produkten PHP, Postgresql
und dem Apache-Webserver. Fr komplette Indexierung und schnellere Suchergebnisse kann optional tsearch2 verwendet werden. DocMGR untersttzt LDAP
fr die Authentifizierung und Zugriff ber WebDAV.
Es lassen sich alle Arten von Dateien speichern und fr
die gngigsten Dokumenttypen bietet das System eine
Volltext-Indexierung. Die aktuelle Version 0.56.4 kann
bei Sourceforge.net runtergeladen werden. Informationen zur Installation und zum Betrieb gibt es im Wiki
des Projektes.
(CM)
Infobox DocMGR
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News
DMS

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Ein weiteres Beispiel fr OpenSource-basierte DMSProdukte, die sich allerdings sehr nah an WCM-Standards
anlehnen. Von der Funktionalitt her vielleicht noch nicht
mit dem zu vergleichen, was heute an kommerziellen Produkten mit erweiterter Funktionalitt wie z.B. Capture,
Workflow, Records Management oder Langzeitarchivierung
angeboten wird. Die Lcke beginnt sich allerdings langsam
zu schlieen, wie besonders Alfresco und andere Produkte,
die lnger am Markt sind als DocMGR, deutlich machen.
Immerhin bietet die Software durch die Integration eine
Suchmaschine Funktionalitt, die bei anderen kommerziellen
Produkten erst zustzlich erworben werden muss.
(AP)

eFIRST-Suite von BancTec


Unter dem Namen eFIRST-Suite versammelt BancTec
seine Produkte fr das Information-Management. Die
Basis bildet das Archiv, in dem die Informationen gespeichert werden. eFIRST Process ist fr die Verteilung
der Informationen und dem Management von BusiISSN 1439-0809

Seite 6 von 35

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

ness-Prozessen zustndig. ber diese Lsung soll es


mglich sein, weltweit verteilte, heterogene Systeme
einzubinden. eFIRST Capture bernimmt die Erfassung, Klassifizierung und Indizierung der von den
BancTec Scannern erzeugten Images. eFIRST Client
dient als Interface zu den Anwendern, die auf die archivierten Dokumente zugreifen. eFIRST Link for ERP
ist eine von SAP zertifizierte Anbindung an SAPSysteme. Mit dem Listen-Management eFIRST List ist
es mglich, den gesamten Druckoutput in Datenstze
umzuwandeln und zu archivieren.
(FH)
Infobox BancTec
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BancTec GmbH
Langen
J. Coley Clark
./.
Newsletter 20051014
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BancTec
Press releases
Cap, ECM, Arc, COLD, DMS, Wf

PROJECT CONSULT Kommentar:


Mit der Software hat es Banctec nicht leicht sich in Deutschland zu positionieren. Nur wenige Kunden setzten bisher
auf die verschiedenen DMS- und Workflow-Produkte wie
eFirst oder Plexus (letzteres findet sich in Europa fast gar
nicht). Noch immer steht BancTec eher fr professionelle Erfassungstechnologie, sprich Scanner. Mit der 9000-Serie besitzt BancTec auch ein Hochleistungsprodukt, das zunehmend Interessenten findet. Wenn schon mit der Software
nicht gengend umgesetzt wird, so mssen bei dem Unternehmen aus Langen halt die Scanner das Geld bringen. Bisher hat dies auch fr den deutschen Markt gereicht. In die
Liga der fhrenden ECM-Anbieter kommt man so allerdings
nicht. In den Diagrammen der Analysten findet man BancTec selten und wenn, dann nicht im fhrenden Quadranten.
(OCH)

Fabasoft mit Schwerpunkt E-Government


Fabasoft bietet mit der eGov-Suite in Version 6 eine
elektronische Vorgangssteuerung, die das elektronische Bearbeiten von Vorgngen ohne Medienbruch erlauben soll. Die Lsung soll durch eine ttigkeitsbezogene Nutzerfhrung fr eine hohe Akzeptanz und einen Produktivittsschub sorgen. Die eGov-Suite bietet
Untersttzung bei der Auskunft ber den VorgangsSachstand, bei der Verkrzung der Durchlaufzeiten
von Verfahren und fr Sicherheit in der Verwaltung.
Das Workflow- und Dokumenten-Management sollen
fr eine wirtschaftliche Prozessinnovation sorgen. (FH)

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

20060928

Infobox Fabasoft
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Fabasoft AG
Linz
Dipl.-Ing. Helmut Fallmann
WKN:922985
Newsletter 20030710
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Press Releases
Cap, ECM, RM, Arc, DMS, Wf

PROJECT CONSULT Kommentar:


Die eGOV-Suite ist inzwischen das Kernprodukt von
Fabasoft, die man Spezialunternehmen fr E-GovernmentLsungen betrachten muss. Auch wenn die Produkte generisch fr andere Branchen einsetzbar wren liegt der Fokus
des Unternehmens auf der ffentlichen Verwaltung. Empfehlungen wie in der Schweiz oder sterreich haben zu einer
weiten Verbreitung der Produkte in diesen Lndern gefhrt.
In Deutschland ist Fabasoft aber immer noch eher vereinzelt
zu finden. Dies liegt aber auch daran, dass trotz aller Lippenbekenntnisse die Budgets und Projekte in Deutschland
immer noch sehr sprlich gest sind. Funktional untersttzt
Fabasoft natrlich alles, was so an Standards im EGovernment gewnscht wird - GEVER, ELAK, DOMEA ob dies aber immer auch den echten Anforderungen und den
Geldbeuteln von Behrden entspricht, ist eine ganz andere
Frage. Besonders in kommunalen und regionalen Verwaltungen, in Dienstleistungsunternehmen der ffentlichen
Verwaltung und Unternehmen, die der ffentliche Verwaltung zugeordnet sind, sehen die Anforderungen hufig anders aus, als in den groen Konzepten definiert. Hufig werden diese "Standards" zwar bei der Ausschreibung gefordert, die volle Funktionalitt spiel bei der Implementierung
dann aber meistens nur noch eine nachgeordnete Rolle. (Kff)

ELO Digital Office wird plattformunabhngiger


ELO Digital Office hat auf der DMS EXPO 2006 erstmals das Office Power Paket gezeigt und damit eine
verbesserte Integration in die Microsoft Welt angeboten. Auf der anderen Seite konnte man sich in Kln
schon eine Vorabversion des neuen plattformunabhngigen ELOenterprise Clients und des neuen
ELOenterprise Systemkernels ansehen.
(RKo)
Infobox ELO Digital Office
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ISSN 1439-0809

http://www.elo-digital.de
ELO Digital Office GmbH
Stuttgart
Karl Heinz Mosbach, Matthias Thiele
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Newsletter 20060214
5,55
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ECM, Arc, COLD, DMS, Wf

Seite 7 von 35

20060928

PROJECT CONSULT Kommentar:


Microsoft Deutschland und ELO Digital Office prsentiertem am 4. September 2006 erstmals das Office Power Paket. Hinter diesem Paket verbirgt sich ein Software-Bundle,
das aus der Microsoft Office Small Business Edition 2003
und der Einstiegsversion der Dokumentenmanagement und
Archivierungssoftware ELOoffice 7.0 besteht Die Vorabversion des neuen plattformunabhngigen ELOenterprise Client, der unter anderem auch auf Linux und Mac OS X luft,
wird ab Mitte 2007 verfgbar sein. Vorgestellt wird auerdem der neue ELOenterprise Systemkernel, der speziell fr
Linux, HP-UX sowie SUNSolaris optimiert wurde. Ausgebaut wurde darber hinaus die ELOenterprise Service Oriented Architecture (SOA). Insgesamt umfasst das Messeportfolio eine Vielzahl an Lsungspaketen zur Prozessoptimierung so in den Bereichen E-Mail-Archivierung, ERPIntegration, Wissensmanagement inklusive der Anbindung
von Microsoft Office 2007 bzw. SharePoint Portal Server.
Eine Reihe zertifizierter ELO Business-Partner stellt auch in
diesem Jahr am Stand Projektlsungen der unterschiedlichsten Branchen vor. Auch wenn ELO sich sehr stark sich an
Microsoft anlehnt, betont das Unternehmen durch plattformunabhngige Module seine Eigenstndigkeit.
(RKo)

Exorbyte mit verbessertem MatchMaker


Die Exorbyte GmbH stellte rechtzeitig zur DMS 2006
das Produkt MatchMaker OCR vor eine auf OCRLesung spezialisierte Version des hochperformanten
Abgleichsservers. Dadurch dass der Match Maker automatisch OCR Leseergebnisse validieren kann, soll
der Durchsatz an Dokumenten pro Arbeitskraft gesteigert werden. Auerdem kann der MatchMaker Vorschlge generieren, die vom Anwender nur noch besttigt werden mssen. So sollen Fehler durch das Abtippen von Daten fast komplett wegfallen.
(CM)
Infobox exorbyte
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Exorbyte GmbH
Koblenz
Gero Lben, Benno Nieswand
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Newsletter 20050912
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Press releases
Klass, Cap, OCR

PROJECT CONSULT Kommentar:


Bereits mit den Vorgngerversionen der MatchmakerSoftware konnte Exorbyte punkten. Die Verifikation von
Ergebnissen ist noch besser geworden und die manuelle Interaktion beim Prfen und Besttigen noch einfacher. Im relativ hart umkmpften Markt fr OCR-, ICR- und Klassifikationssoftware hat Exorbyte durch den Abgleichserver einige Wettbewerbsvorteile herausarbeiten knnen. Die Lsung
kann mit anderen Eingangsverarbeitungssystemen wie z.B:
EMC Captiva kombiniert werden.
(AP)

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

GFT Solutions setzt auf Anwendungen


GFT Solutions stellte auf der DMS Expo neben ihren
Produkten zur Automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung, GDPdU-konformen Archivierung und EMail Archivierung ihre neue Lsung fr Beschwerdemanagement vor. Das Produkt GFT inspire soll fachlich modellierte Prozesse aus dem Tool Nautilus von
Gedilan bernehmen knnen. Im GFT inspire Designer
knnen dann die technischen Aspekte ergnzt werden.
Zustzlich soll man Prozesse ablaufen lassen knnen.
GFT wird auf der DMS Expo am Gemeinschaftsstand
der BPM Alliance vertreten sein und dort ihre Produkte prsentieren.
(SMe)
Infobox GFT Solutions
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GFT Solutions GmbH
Hamburg
Ulrich Dietz
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Newsletter 20051014
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GFT
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ECM, Arc, COLD, DMS, Wf

PROJECT CONSULT Kommentar:


Nicht mehr das universell einsetzbare, "leere" Produkt steht
bei GFT Solutions im Vordergrund sondern Anwendungen,
die fr typische Geschftsszenarien zugeschnitten sind. Im
Bereich der Archivierung ist HYPARCHIV bereits seit mehr
als 16 Jahren am Markt. Hier muss man nicht mehr viel
zum Thema Archivierung sagen. Vielmehr kommt es darauf
an, potentielle Kunden mit vorkonfigurierten Lsungen zu
aktuellen Problemen "abzuholen". Wenn man dann aber "EMail"- oder "GDPdU"-Archivierung liest, stellt sich die
Frage, warum ein Archivierungsprofi hierfr separate Lsungen anbietet, anstelle ein ganzheitliches Konzept zu favorisieren, wo E-Mails und Datenstze aus kaufmnnischen
Anwendungen nur eine Untermenge von Informationstypen
sind, die eigentlich zusammenhngend erschlossen werden
mssten. Aber offenbar suchen genug Anwender "Insel"Lsungen, die die Angebote zahlreicher Anbieter rechtfertigen.
Im Bereich BPM stellt GFT nicht nur die Kombination von
Inspire mit einem Design-Werkzeug, sondern eine Lsung
fr das Beschwerdemanagement auf der DMS EXPO vor.
BPM ist eines der Kernthemen der Anbieter, die sich nicht
mehr auf die klassischen DMS- oder Archivthemen beschrnken wollen. Nahezu alle mittelstndischen deutschen
Anbieter, die Marktbegleiter von GFT Solutions wie Saperion, d.velop, OS Optimal Systems, COI, ELO usw. haben
inzwischen Workflow oder BPM in ihren Portfolios. Es verwundert deshalb um so mehr, dass die Veranstaltung der
KoelnMesse zum Thema BPM mit einem Panel und einem
Whitepaper nicht gengend Interessenten fand und abgesagt
werden musste. Ob Vereinigungen wie die BPM Alliance
hier mehr stemmen knnen? Ob man sich als BPM Anbieter
zuknftig auf ganz andere Veranstaltungen konzentriert?
ISSN 1439-0809

Seite 8 von 35

PROJECT CONSULT
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20060928

Welche Wirkung haben Ankndigungen von Oracle und


Microsoft mit Workflow- und BPM-Werkzeugen? Was bewirkt die bernahme von FileNet durch IBM? Viele offene
Fragen fr BPM-Anbieter wie BPM-Anwender.
(Kff)

Suche und fr die Arbeit mit elektronischen Bildarchiven.


(NK/CM)

GID mit OnBase


Der Systemintegrator und Consultant GID prsentiert
auf der DMS Expo erstmals gemeinsam mit Hyland
Software Lsungen fr die Themen Enterprise Content-Management, Output-/E-Mail-Management und
Archivierung. Neben der neuen Version 5.2 der Enterprise Content Management Suite OnBase zeigt GID die
CD/DVD-Produktionseinheit der Rimage Producer III
Serie sowie die E-Mail Management, Archivierungsund Security Lsung Enterprise Vault von Symantec.
(NK/CM)
Infobox GID
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Global Information Distribution GmbH
Kln
Ernstfried Driesen
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GID
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ECM, DMS, COLD, Arc, Sto

PROJECT CONSULT Kommentar:


OnBase gehrt sicher zu den unterschtzten Produkten im
ECM-Markt. Die Vernderungen im Markt fr ECMLsungen, besonders die Aufkufe von Hummingbird und
FileNet kommen OnBase indirekt zu gute. Das Portfolio
wurde inzwischen so aufgerstet, dass es im oberen Marktsegment mithalten kann. Dies liegt vielleicht daran, dass
vom Design, der Funktionalitt und der Handhabung OnBase sich doch sehr stark an den Bedrfnissen amerikanischer Anwender orientiert hat. US-amerikanische Anbieter,
die schon lnger auf dem europischen Markt ttig sind, haben ihre Produkte lngst mehr an die hiesigen Gegebenheiten
angepasst. Die deutsche Adaption der Software steuert die
GID bei, der es aber bisher noch nicht gelungen ist, OnBase
im deutschen Markt adquat zu positionieren. Vielleicht gelingt dies ja auf der diesjhrigen DMS EXPO.
(MHH)

Hans Held: REGISAFE 2.2

Infobox Hans Held


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Hans Held GmbH
Stuttgart
Alexander Held, Manuel Sterk, Marcus
Httmann, Oliver Jungbauer
./.
Newsletter 20050817
B 8,67
Hans Held
Press releases
DMS, RM

PROJECT CONSULT Kommentar:


Genaugenommen ist RegiSafe ein klassisches Records Management System. Auch wenn das Thema Records Management vom Begriff her erst in Deutschland am Anfang
steht, ist es der Hans Held GmbH gelungen sich besonders
in Verwaltungen gut zu positionieren. Dem Produkt steht
gut an, sich aus der Ecke "Registratursoftware" oder der
Schublade "elektronischer Aktenplan" in das elektronische
Records Management zu bewegen. Ein Blick in internationale Standards und Best Practice Dokumentationen zeigt,
dass zu einem echten Records Management System nur
noch sehr wenig fehlt.
(SGn)

Imaging Business Machines mit ImageTrac III


Imaging Business Machines (IBML) prsentierte ihre
Hochleistungs-Scanplattformen gleich auf drei DMS
EXPO Stnden, sowohl bei seinem Partner Elsag Solutions als auch bei Kodak stellte IBML den Scanner
ImageTrac III vor, der ein hoch entwickeltes Papiermanagement ermglichen soll. Die ImageTrac Scanner
werden bei Elsag unter dem Produktnamen SLAM-24
vertrieben. Ein weiteres Messe-Highlight war die erst
krzlich vorgestellte Software-Suite DocNetics. Mit ihr
lsst sich die Umwandlung von papierbasierten Informationen in digitale Inhalte noch schneller und effizienter realisieren. Die DocNetics Software-Suite erweitert die ImageTrac Hochleistungsscanner von IBML
um die intelligente Erkennung von Formularen, 2-D
Barcodes, Schecks u.a. Hierfr sind jeweils einzelne
Module erhltlich, die je nach Bedarf erworben werden
knnen.
(NK/CM)

Das im Juli verffentlichte neue Release 2.2 des Informations- und Schriftgutmanagementsystems REGISAFE IQ stand im Mittelpunkt des diesjhrigen DMS EXPO Auftrittes der Hans Held GmbH. REGISAFE IQ 2.2
verfgt ber ein einzigartiges Siebenfach-Sicherheitskonzept, von der Benutzerzugriffskontrolle, einem Aktivittsprotokoll und der Versionskontrolle ber den
Schutz des Dateispeichers bis zur verschlsselten Speicherung, der Datei-Integrittsprfung und der Dateispeicher-Synchronsicherung. Zum Umfang gehren
zahlreiche weitere Neuheiten, u.a. fr Workflow, zur

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ISSN 1439-0809

Infobox Imaging Business Machines


http://www.ibml.com
Imaging Business Machines, LLC
Birmingham / Alabama (USA)
Manfred Hoffmann
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Cap, Klass

Seite 9 von 35

20060928

PROJECT CONSULT Kommentar:


Bei den Hochleistungsscannerprodukten gibt es drei Faktoren, die die Einsatzfhigkeit bestimmen: Robustheit, Geschwindigkeit und Anwendungsfreundlichkeit der Software.
Viele Scannerhersteller sind beim letzten Punkt auf Systemhuser und Softwarehersteller angewiesen, die erfassten
Dokumente erst nutzbar machen. In dem Mae, wie die
Scanner-Hersteller selbst die Bearbeitungs- und Auwertungssoftware entwickeln und mitliefern, schmlern sie den
Umsatz ihrer potentiellen Realisierungspartner. Die Differenzmenge an notwendiger Funktionalitt wird beim Scannen kleiner und die Systemintegratoren mssen sich immer
mehr auf das Thema der Weiterverarbeitung, intelligenten
Erschlieung und Posteingangssteuerung verlagern. Ein
Weg, den mit neuen Produkten z.B. auch ein anderer Partner von IBML, Foxray, geht. Bei sehr vielen Modulen ist es
sinnvoll, dass der Hersteller selbst die entsprechende Software bereitstellt, weil er sein Produkt am besten kennt und
die Mglichkeiten am weitesten ausschpfen kann - wenn er
nicht gleich die Funktionalitt in die Scanner-Firmware mit
einbaut. Hier muss jedoch zwischen Scanning-nahen und
Anwendungsnahen Funktionen unterschieden werden: das
Erkennen und auswerten von Barcodes gehrt eher direkt
eingebaut als die Erkennung von Formularen. Dies gilt auch
fr die einzelnen Funktionsgruppen der DocNetics Software. Bei den individuelleren Anforderungen, die anwendungsnah sind und kundenspezifisch angepasst werden
mssen, zeigen sich dann auch am Ehesten die Grenzen der
neuen Software. Es bleibt fr Integratoren genug zu tun.
(Kff)

Interwoven verffentlicht mit Composite


Application Provisioning-Lsungen
In den vielen groen Unternehmen umfassen Composite Applications den Groteil aller kundenorientierten
Anwendungen sowie Anwendungen, die fr den finanziellen Erfolg wesentlich sind. nderungen an an
solcher essenziellen Software knnen daher zeitaufwndig, kostspielig und fehleranfllig sein. Interwoven
bietet seine (CAP)-Lsung Interwoven Composite Application Provisioning an, die die Anpassung und die
Bereitstellung von Composite Applications automatisiert und optimiert. Durch diese Lsung sollen Unternehmen die ntige Flexibilitt und Beweglichkeit erhalten, um den Anforderungen von Kunden gerecht zu
werden, schnell auf neue Trends zu reagieren und gesetzliche Vorschriften einzuhalten. Speziell fr Unternehmen, die serviceorientierte Architekturen (SOAs)
einsetzen, knnten diese Verbesserungen im Bereich
Provisioning einen Fortschritt darstellen.
(FH)

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

PROJECT CONSULT
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Infobox Interwoven
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Interwoven Inc.
Sunnyvale / CA (USA)
Max Carnecchia
A0BMP5
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CMS, ECM, DMS, BPM, EAI

PROJECT CONSULT Kommentar:


Manchmal muss man nur neue Begriffe finden, um sich zu
positionieren. Was bitte ist Composite Applications. Geht es
hier nicht einfach darum, verschiedene Anwendungen zu
kombinieren? Geht es hier noch um ECM, sprechen wir hier
von EAI Enterprise Application Integration, von einr Middleware, die Anwendungen zusammenfhrt oder von Plattformen auf denen man tunlichst neue Anwendugnen entwickeln sollte? Die Strategie von Interwoven ist hier alles andere als klar. Also ein Grund, um einmal nachzusehen, was
Interwoven eigentlich mit dieser neuen Wortschpfung
meint. Zunchst scheint es so, dass man nur Interwoven
findet, wenn man nach diesem Begriff sucht. Etwas weiter
hinten im Suchergebnis tauchen dann andere, sehr groe
Anbieter auf, die sich der Begriffe Composite Applications
ebenfalls bemchtigen - zum Beispiel IBM, SAP, SUN,
Oracle. Es geht um das Zusammenbauen unterschiedlicher,
komplexer Anwendungen, um Plattformen, um Bussysteme.
Das Thema CMS oder ECM, ursprnglich das Revier von
Interwoven, ist hier nur ein Nebenkriegsschauplatz. Unter
dem Gesichtspunkt Portale und Web Services kann Interwoven hier sicherlich mitreden, aber gleich sich in einer SOA
als die universelle Schaltstelle, die Integrations- und Administrationsplattform fr komplexe zusammengesetzte Anwendungen positionieren? Fast sieht es so aus, als wolle sich
Interwoven von seinem bekannten Terain entfernen und in
neue Jagdgrnde begeben. Eine Reaktion auf die Vernderungen im Markt, die Konsolidierung - oder doch nur ein
neues Etikett fr lngst bekannte Interwoven-Technologien.
Bisher ist auer Ankndigungen wenig zu sehen. Es bleibt
zu hoffen, das sich dies kurzfrisitg ndert, denn ohne ein klares Bild der Produkte bleibt CAP, das neue passende Acronym, bleibt Composite Application Provisioning ein sehr
hohler Begriff.
(Kff)

IQDoQ kombiniert DMS mit CallCenter


IQDoQ hat auf der DMS Expo mit einem verbessertten
Kundenservice im Call-Center, einem effizienterem
Vertragsmanagement sowie der rechtssicheren bertragung von Dokumenten im Gerichtswesen drei
Themenlsungen prsentiert. Die Integration ihrer CTI
Computer Telephony Integration Technologie in das
Dokumenten-Management-System HyperDoc zeigt
IQDoQ anhand des Beispiels einer Versichertenakte:
Eingehende Anrufe werden, sofern die Nummer bekannt ist, automatisch an den zustndigen Sachbearbeiter weitergeleitet, der die Kundenakte dann direkt

ISSN 1439-0809

Seite 10 von 35

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

auf den Bildschirm bekommt. Die Prsentationen der


ebenfalls auf HyperDoc basierenden VertragsManagement-Lsung,
der
Output-ManagementLsung FormText sowie einer elektronischen Gerichtsakte vervollstndigen den Auftritt von IQDoQ auf der
DMS Expo.
(NK/SMe)
Infobox IQDoQ
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http://www.iqdoq.de
IQDoQ GmbH
Bad Vilbel
Werner Schfer, Dr. Winfried Materna,
Helmut an de Meulen
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Newsletter 20020710
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IQDoQ
Press releases
DMS, Col, BPM

PROJECT CONSULT Kommentar:


Die Verbindung von Dokumentenmanagement mit CallCenter- und Customer-Relationship-Anwendungen macht
viel Sinn, wenn es darum geht, Anfragen sofort und nicht
nur auf Basis der Daten aus operativen Anwendungen zu
beantworten. Eingegangene Korrespondenz wie gescannte
Briefe, Faxe und E-Mails gehren in die bersicht ebenso
wie per Outputmanagement versendete Schreiben. Im CallCenter und im CRM sind die Anforderungen an eine umfassende elektronische Akte, die Daten und Dokumente zusammenfhrt, mindestens so hoch wie in der Sachbearbeitung. Besondere Anforderungen an die Bereitstellung von
Dokumenten kommen noch hinzu, wenn der Anfragende
noch gar kein Kunde ist und dementsprechend noch keine
Stamm- oder Vorgangsdaten vorliegen. Hier wird auch die
Vorgangsbearbeitung angestoen. Die Zusammenfhrung
dieser Anstze mit Telefonie passt gut in das Leistungsportfolio von IQDOQ, da man hier auf langjhrige Erfahrungen
in der Materna-Gruppe zurckgreifen kann. Noch vermisst
man das eine oder andere Feature, dass sich durch unterschiedliche Call-Center-Konzepte von Inbound und Outbound bis hin zur fallabschlieenden Bearbeitung einfacher
Vorgnge gleich im Call-Center ergeben kann.
(Kff)

ISIS Papyrus
ISIS Papyrus stellt seine erweiterte und optimierte Lsung fr In- und Outbound GeschftsdokumentenManagement vor. Das Papyrus Dokument System ermglicht in der neuen Version die Definition von
Druck-Formatierung und Recognition-Anweisungen in
einem Schritt, wodurch beim Design neuer Dokumente
Arbeitszeiteinsparungen erreicht werden sollen. Das
Papyrus WebPortal bietet den Anwendern einen einheitlichen, webbasierten Zugang zur Erfassung, Produktion und Bearbeitung von Geschftsdokumenten.
Sie knnen auf eingehende Dokumente zugreifen und
im Web-Interface ausgehende Dokumente wie z.B.
Angebote oder Berichte erstellen.

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

20060928

Infobox ISIS Papyrus


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http://www.isis-papyrus.com
ISIS Papyrus Deutschland GmbH
Dsseldorf
Annemarie Pucher
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Newsletter 20020305
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Press release
Cap, ECM, COLD, DMS, Out

PROJECT CONSULT Kommentar:


ILM Information Lifecycle Management ist ein Schlagwort, das derzeit vor allem von Herstellern von Speichersubsystemen besetzt ist. Gemeint ist die kostenoptimale Speicherung der Information, also Daten und Dokumente ber den
gesamten Lebenszyklus von der Entstehung bzw. Erstellung
der Information bis zur kontrollierten Aussonderung und
Vernichtung unter Bercksichtung der Anforderungen an
Komfort und Performance, die sich aus den Geschftsprozessen fr Suche und Wiedergabe ergeben. Der sterreichische
Hersteller ISIS Papyrus Software AG definiert als eigene
Interpretation dieses Begriffs ein Document Lifecycle Management, das im Papyrus Document System abgedeckt
werden soll. Mit der Lsung hat der Anwender vom Zeitpunkt des Inputs des Dokuments an die Kontrolle ber das
Dokument. ber eine einheitliche webbasierte Benutzerschnittstelle kann auf eingehende und ausgehende Dokumente zugegriffen werden. Dank des zentralen Repository,
in dem alle Ressourcen verwaltet und versioniert werden
knnen, kann das System tatschlich einen solchen Anspruch erfllen.
Die Papyrus-Lsung wurde vor allem durch ein hoch performantes platt-formunabhngiges Outputmanagementsystem bekannt. Mit Papyrus Document Capture, Papyrus Free
Form und Papyrus Classify deckt das System auch das Erfassen, Erkennen und Klassifizieren von Dokumenteninput
ab. Anwendungen werden ber eine Schnittstelle integriert.
Die auf der DMS Expo 2006 vorgestellte Version erlaubt die
Definition von Druck-Formatierung und RecognitionAnweisungen in einem Schritt. Dadurch sollen Arbeitszeiteinsparungen beim Design neuer Dokumente, wie etwa
Formulare und gleichzeitig eine hhere Automatisierung im
Capture-Prozess erreicht werden knnen. Auerdem wird
eine optimierte Version des Webportals gezeigt.
(JH)

LuraTech erweitert PDF/A-Produktportfolio


Die LuraTech prsentierte auf der diesjhrigen DMS
EXPO erstmals ihr vervollstndigtes Produktportfolio
rund um PDF/A. Neu dazugekommen ist eine Softwarelsung, mit der direkt aus beliebigen Anwendungen wie Office oder CAD-Systemen, PDF/ADokumente erzeugt werden. Ebenfalls neu ist der LuraTech Validator. Dieser berprft bei PDF/A-Dateien,
ob sie wirklich dem ISO-zertifizierten Format fr
Langzeitarchivierung entsprechen. Zustzlich prsentiert der Kompressionsspezialist seinen PDF Compressor in der neuen Version 4, der gescannte Dokumente
ISSN 1439-0809

Seite 11 von 35

20060928

in hoch komprimierte und im Volltext (OCR) durchsuchbare PDF/A-Dokumente verwandelt. Insbesondere fr Anwender der Kodak Capture-Software zeigt
LuraTech seinen LuraDocument JPM/PDF Kodak CS
Exporter, der die mit dem Kodak CS Exporter digitalisierten Dokumente komprimiert und im PDF/AFormat abspeichert. Auch hier besteht die Mglichkeit
der Volltextsuche.
(NK)
Infobox LuraTech
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http://www.luratech.de
LuraTech Europe GmbH
Berlin
Dipl.-Ing. Carsten Heiermann
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Newsletter 20020121
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Press releases
DMS

MACH: Lsungen fr E-Government


Das auf ffentliche Verwaltungen spezialisierte Software- und Beratungshaus MACH AG hat auf der DMS
Expo ihre Lsungen fr Verwaltungsprozesse und EGovernement auf Basis von Dokumentenmanagement,
Vorgangsbearbeitung und Archivierung gezeigt. Mit
den Lsungen des Unternehmens soll es Behrden gelingen die Kundenfreundlichkeit zu erhhen, Medienbrche abzubauen, krzere Bearbeitungszeiten zu erzielen und mehr Transparenz zu schaffen.
(CM)
Infobox MACH AG
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MACH AG
Lbeck
Dr. Jan Mller-Ontjes (Vorsitzender), Dr.
Margrit Mller-Ontjes
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Press releases
DMS, ECM, BPM, Wf, Arc, Col

Mobius
Mobius bietet mit dem Mobius ViewDirect TCM Total
Content Management eine Software Suite fr das Archivieren, Managen und Anzeigen von Informationen
und Geschftsprozessen. Die Basis bildet ein einheitliches Repository fr die gesamten Informationen eines
Unternehmens. Mit dem neuen Modul ViewDirect TCI
Total Content Integrator stellt Mobius eine einheitliche
Oberflche fr den Zugriff auf Inhalte bereit, die in
verschieden Repository wie FileNet oder IBM ImagePlus liegen knnen. Auch eigene Lsungen eines Unternehmens sollen integriert werden knnen.
(FH)

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

PROJECT CONSULT
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Infobox Mobius
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http://www.mobius.com
Mobius Management Systems, Inc.
Dsseldorf
Dipl. Ing. Franz Scheibenbogen
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Newsletter 20060619
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Mobius
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DM, ECM, Out, Cold, RM, Arc

Motive Systems: M-Files 3.0


Motive Systems aus Finnland hat die neue Version 3.0
ihrer Dokumenten-Management Lsung M-Files verffentlicht. Die neue Version soll die Usability verbessern
und sich strker in den Unternehmens-Workflow integrieren, um Arbeitsablufe zu erleichtern. Neben
dem Dokumenten-Management bietet die Software
auch Projekt- und Kunden-Managment inklusive Versionsmanagement, um bei Bedarf ltere Versionen der
Datenstze abrufen zu knnen. Dokumente, Kunden
und Projekte sollen sich auf einfache Art und Weise
verknpfen lassen. ber eine flexible Suche und unterschiedliche Sichten lassen sich Informationen schnell
auffinden.
(SMe)
Infobox Motive Systems
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http://www.motivesys.com
Motive Systems Oy
Tampere, Finland
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DM, Wf, Col

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Noch immer tauchen wieder neue Produkte am Markt auf.
In Deutschland kennt noch keiner M-Files. Muss man auch
nicht, es gibt ja sowieso zu viele Produktangebote. Interessant bei neueren Produkten ist jedoch, dass sie die "Altlasten" der traditionellen Produkte in Bezug auf Architektur
und Nutzungskonzepte nicht mitschleppen. Es lsst sich
halt immer etwas, einfacher etwas Neues machen, wenn man
nicht an bereits vorhandene Installationen und deren Update
denken muss. M-Files nimmt wenig Rcksicht auf ltere
Versionen. Neue Funktionen wie Suche oder neue Sichten
funktionieren nur bedingt auf lteren Datenbestnden. Hier
fehlt das eine oder andere Attribut. Angesichts der gnstigen Preise und auch der angestrebten Zielgruppe von MFiles spielt dies offenbar keine grere Rolle. M-Files tummelt sich eher bei kleineren Anwendern und allenfalls mittleren Unternehmen. Als besondere Eigenschaft wird die
schnelle und einfache Installation hervorgehoben, die allerdings auch die Mglichkeiten der individuellen Anpassung
einschrnkt. M-Files kann man brigens direkt per OnlineFormular auf der Website von Motive Systems bestellen,
man muss noch nicht einmal ber einen der aufgefhrten
ISSN 1439-0809

Seite 12 von 35

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

20060928

Reseller gehen. Es war allerdings bei den Finnen nicht zu


erfahren, wieviel Produkte nun wirklich ber den Vertriebskanal abgesetzt werden. Eines zeigt M-Files: bei einfacher
Funktionalitt und einfacher Installation ist Dokumentenmanagement fast fr jeden nutzbar. brigens - das Produkt
M-Files ist nicht zu verwechseln mit den MATLABFunktionen um kombinierte Dateien zu schreiben, wo das
letzte Zeichen der File-Extension ein "m" ist.
(Kff)

zusammen, immer hufiger auch der Speicher angeboten


wird. Eine andere Mglichkeit, mit dieser Herausforderung
umzugehen, besteht darin, den Speicher als OEM Produkt
im Portfolio anderer Hersteller zu vertreiben. Diesen Weg
verfolgt Network Appliance zurzeit zusammen mit IBM.
(CJ)

Network Appliance weitet Partnerschaft mit


Avnet ab sofort auf Deutschland aus
Mit einer eigenen Marketing-, Technik- und SalesAbteilung wird Avnet die NetApp DatenmanagementLsungen in Deutschland vermarkten
Die erfolgreiche Partnerschaft zwischen Network Appliance und Avnet in den USA wird nun auch in Europa weiter ausgebaut. Bisher war das Distributionsabkommen mit dem weltweit fhrenden Anbieter von
Enterprise Storage-Lsungen und Avnet auf OstEuropa, sterreich und Italien beschrnkt, jngst wurde auch ein Vertrag fr Deutschland unterzeichnet. (CJ)
Infobox Network Appliances
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Network Appliances GmbH
Dsseldorf
Dan Warmenhoven
WKN:898173
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Arc, Sto, ILM

Infobox Avnet
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Avnet Technology Solutions GmbH
Nettetal
Roy Vallee
WKN:850355
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Press releases

PROJECT CONSULT Kommentar:


Eine weitere unter den Meldungen der letzten Monate, die
ber die Ausweitung der Vertriebswege von Network Appliance berichten.
Diese Ausweitung scheint zurzeit erfolgreich zu sein, wie
die steigenden Umsatzzahlen zeigen. Allerdings ist die
Ausweitung der Vertriebswege auch notwendig, da sich
Network Appliance der Situation im Markt gegenber sieht,
dass die Anbieter von ECM Anwendungen und die Anbieter
entsprechender Speichertechnologie in einem Unternehmen
zusammenfinden. Das ist bei Network Appliance nicht der
Fall. Sie mssen sich ohne die dazugehrige Anwendung im
Speichermarkt behaupten. Das wird in den Fllen immer
schwerer werden, in denen der Kunde nicht zunchst den
Speicher, sondern die Anwendung aussucht, da mit dieser

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

Neue Lsungen fr einheitliche InformationsVerwaltung von EMC


EMC bietet zwei neue, sich ergnzende Content Management-Lsungen: EMC Documentum Information
Rights Management (IRM) Services und EMC
Documentum Records Manager 5.3. Beide Angebote
sind in die EMC Documentum Enterprise Content Management (ECM)-Plattform integriert. Damit bietet
EMC erstmals eine Lsung, die nicht nur aktiv Informationen kontrolliert, sichert sowie smtliche Schreib-,
Lese- und Kopiervorgnge dokumentiert, sondern bei
Bedarf auch alle Kopien unabhngig vom Speicherort
beseitigt.
(CJ)
Infobox EMC
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EMC Deutschland GmbH
Schwalbach/Taunus
Jochen Moll
WKN:872526
Newsletter 20060503
5,54
EMC
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Cap, ECM, DM, Arc, ILM, RM, Wf, BPM, Sto

PROJECT CONSULT Kommentar:


Die Versionsbezeichnung des neuen EMC Documentum
Records Managers verbirgt, welche Bedeutung dieses neue
Release fr EMC hat. EMC Software stand vor der Aufgabe,
das Documentum Records Management Produkt, das durch
den Zukauf von TrueArc (PROJECT CONSULT Newsletter 20021119) in das Unternehmen gelangte, in die Produktpalette zu integrieren, dabei auf eine neue technische
Basis zu stellen und gleichzeitig den bewhrten Funktionsumfang des ursprnglichen TrueArc Produktes beizubehalten und zu erweitern. Die vorliegende neue Version stellt die
erste Version dar, die wirklich in die EMC Produkte integriert ist. Durch die zahlreichen Firmenaufkufe im Laufe
der letzten Jahre steht EMC immer wieder neu vor der Herausforderung, Produkte in das Portfolio integrieren zu mssen. Das Beispiel des Records Management zeigt, wie lang
eine solche Aufgabe dauern kann.
Eine interessante Erweiterung besteht in der Kombination
mit dem EMC Documentum IRM Services. Dadurch soll es
mglich sein, ein Grundproblem aller Records Management
Systeme zu lsen, das darin besteht, nicht nur die Regeln des
Records Management auf Dokumente anwenden zu knnen,
die sich noch in der Verwaltung des Systems befinden. Die
Verwaltung nur von sich noch im System befindlichen Dokumenten ist oft unzureichend, da in der Realitt sich von
diesen verwalteten Dokumenten Kopien im Umlauf befinISSN 1439-0809

Seite 13 von 35

20060928

den, die im Records Management nicht erfasst sind und


auch nicht mit einem vertretbaren Aufwand nachtrglich
erfasst werden knnen. Die Kombination der beiden Produkte versucht nun das Problem an der Wurzel zu lsen und
bereits die Erstellung von Kopien zu kontrollieren. Damit ist
es dem Records Management System mglich, auch die Kopien zu erfassen und die Regeln der Aufbewahrung auch auf
diese anzuwenden. Diese Kombination stellt also eine interessante Ergnzung des Records Management dar, die allerdings ihre Praxistauglichkeit noch beweisen muss.
(CJ)

Neue Lsung und neue Partnerschaft bei der


EASY SOFTWARE AG
Die EASY SOFTWARE AG bietet zusammen mit der
SPIDER Lifecycle Managementsysteme GmbH ein
neues Lsungspaket fr das umfassende Vertragsmanagement an: EASY CONTRACT four verbindet ein
frei konfigurierbares, faktenbasiertes Contract Management mit dem marktfhrenden DokumentenManagement-System EASY ENTERRPRISE.
Auerdem haben Die EASY SOFTWARE AG, marktfhrender Anbieter von Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Lsungen, und der Lotus Domino-Spezialist SP Integration GmbH eine strategische
Partnerschaft fr die E-Mail-Archivierung im NotesUmfeld vereinbart. SP Integration ist der erste "EASY
Solution Partner" fr das Produkt EASY NOTES und
somit befugt, die Vertriebs-, Beratungs-, Integrationsund Customizing-Aufgaben bei der Implementierung
dieser Archivierungslsung zu bernehmen.
(CJ)
Infobox EASY SOFTWARE
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EASY SOFTWARE AG
Mhlheim an der Ruhr
Josef Gemeri
WKN:563400
Newsletter 20050912
5,79
EASY SOFTWARE
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Cap, ECM, Arc, COLD, DMS, Wf

PROJECT CONSULT
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bereitstellung und die Verwaltung der Inhalte, eine sinnvolle Sache. Von der Implementation her ist die Lsung nicht
sehr anspruchsvoll, da es ausreicht, die bestehende Vertragsverwaltung mit einer Schnittstelle zum Dokumentenmanagement zu versehen. Bedenken hinsichtlich des Sinns der
Lsung kommen erst dann, wenn diese Lsung nicht eingebunden ist in das Management aller Dokumente. Dann entsteht eine Insellsung, bei der die Vertrge anders verwaltet
und aufbewahrt werden als andere Dokumente, die aber hufig in einem engen Zusammenhang mit den Vertrgen stehen. Allgemein ist die Tendenz nicht zu begren, Speziallsungen fr bestimmte Dokumententypen wie in diesem
Fall Vertrge oder in anderen Fllen E-Mails und andere
Arten von Dokumenten zu schaffen, die keinen Zusammenhang mit anderen Lsungen im Bereich des Dokumentenmanagement haben. Der Einsatz dieser Speziallsung ist
nur sinnvoll, wenn sie integriert ist in das gesamte Dokumentenmanagement.
Auf eine weitere Speziallsung bezieht sich die Vertriebspartnerschaft mit SP Integration GmbH. Dabei ist die Archivierung von IBM Lotus Domino Mails kein neues Gebiet.
Produkt in diesem Bereich gibt es schon seit vielen Jahren.
Auch EASY war schon in den neunziger Jahren in diesem
Gebiet ttig. Die Archivierung von IBM Lotus Notes/Domino Mails gehrt mittlerweile zum notwendigen
Standardrepertoire vollstndiger Produktsuiten im Bereich
des Dokumentenmanagements und der elektronischen Archivierung, es sei denn, die Hersteller verzichten auf den
Markt der IBM Lotus Notes/Domino Kunden. Dass auch
IBM Lotus Domino Dokumente auerhalb der Maildatenbank archiviert werden knnen, ist keine herausragende Eigenschaft, sondern ergibt sich automatisch aus der Architektur von IBM Lotus Domino. Die Maildatenbanken sind Datenbanken wie andere IBM Lotus Domino Datenbanken
auch.
Eine Partnerschaft mit einem Vertriebspartner, der Zugang
zu IBM Lotus Domino Anwendern hat, kann sicherlich den
ein oder anderen neuen Kunden erschlieen. Aber um noch
einmal die eben angesprochenen Bedenken bezglich der Insellsungen aufzugreifen, ein System nur fr die Archivierung von IBM Lotus Domino Dokumenten einzufhren ist
wenig sinnvoll. Erst die Einbeziehung anderer Bereiche
macht daraus eine umfassende und damit brauchbare Lsung.
(CJ)

PROJECT CONSULT Kommentar:


Ein neues Lsungspaket und eine neue Vertriebspartnerschaft meldet EASY. Zunchst zum Lsungspaket. SPIDER
Lifecycle Management GmbH bietet ein Vertragsmanagement an, das nicht nur die Vertrge als Dokumente verwaltet, sondern besonders auch die Inhalte von Vertrgen. Whrend das Erstere eine klassische Dokumentmanagement
Aufgabe ist, ist das Zweite echtes Vertragsmanagement, das
die reine Aufbewahrung von Vertrgen bersteigt und es
ermglicht, Vertrge inhaltlich zu verwalten. Zu diesen Inhalten gehren Zahlungsverlufe, Vertragsdauer, Vertragstypen und anderes. Die Verwaltung der Vertrge schliet
dabei auch die berwachung der Vertrge und der mit ihnen
verbundenen Leistungen ein. Das geht ber reines Dokumentenmanagement hinaus. Daher ist die Kombination der
Strken beider Systeme, Dokumentenaufbewahrung und

Die SER Technology GmbH prsentiert auf der DMS


Expo ihre neuen Produkte mit aktuellen Speichertechnologien. Eines der neuen Produkte ist die SER-UDOJukebox-Serie JR6, die eine Speicherkapazitt von maximal 33 Terabyte bieten soll. Neu ist zudem die Speicher-Komplettlsung SERarchiveStore G2, die ein
Festplatten-Raidsystem als Primrspeicher und UDO
als Sekundrspeicher nutzt, und eine revisionssichere
Archivierung bietet. Das neue, modulare Konzept ermglicht Wartung und Erweiterung bei laufendem Betrieb.

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

ISSN 1439-0809

Neue Produkte von SER

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PROJECT CONSULT
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Infobox SER
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SER Solutions Deutschland GmbH
Neustadt/Wied
Kurt-Werner Sikora, Oswald Freisberg,
Manfred Zerwas
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Newsletter 20060308
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SER
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Cap, Klas, ECM, Arc, RM, COLD, DMS,
Sto, KM, Wf

SER setzt bei der Anbindung von Speichersubsystemen


nach wie vor auf die eigene proprietre Anbindung von Jukeboxen. Eine nicht sehr offene Strategie fr die Langzeitarchivierung, bei der sich eben nicht nur die Frage des Investitionsschutzes sondern auch die der sicheren Verfgbarkeit
der Technologie ber lange Zeitrume stellt. Ein weiteres
Manko dieser Strategie ist auch die erschwerte Einbindung
einer eventuell vorhandene Speicher-Infrastruktur. Nicht
gerade ein Argument fr die Migration auf SER.
(JH)

Neues Release von Saperion


Die seit Juli erhltliche Version 5.6 von Saperion erweitert die Lsung um weitere Funktionen, insbesondere
im Bereich Geschftsprozess-Management. Weitere
Neuerungen kommen aus den Bereichen SharePointPortal- und MS-Office Integration, Offlinezugriff und
Volltextsuche. Besonders die Funktion AdHoc Workflow soll den Umgang mit Geschftsprozessen fr den
Anwender vereinfachen. Fr die Untersttzung bei der
Installation von komplexen Geschftsprozessen bietet
Saperion die Enterprise Workflow Solution. Auf der
DMS Expo wird Saperion zustzlich die Integration in
den SharePoint Server und das E-Mail LifecycleManagement fr Lotus Notes/Microsoft Exchange vorfhren. Zudem werden Partnerunternehmen am Stand
der Saperion AG ihre Lsungen auf Basis von Saperion
prsentieren.
Infobox SAPERION
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SAPERION AG
Berlin
Rudolf Gessinger
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Newsletter 20060619
5,37
SAPERION
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Arc, DMS, ECM, Cap, Wf

Oc Document Technologies auf der DMS 2006


Oc Document Technologies hat auf der DMS EXPO
erstmalig ACT, Adaptive Classification Technologie,
ein selbstlernendes Verfahren zu Klassifikation von
Dokumenten als Ergnzung zur regelbasierten Dokumentenklassifikation DOKuStar Extraction gezeigt.
Auerdem gibt es auch Neuerungen bei DOKuStar
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

20060928

Professional. Die Lsung verarbeitet jetzt auch PDFDateien und untersttzt damit das neue Archivformat,
wodurch der Einsatzbereich auf CI-Dokumente erweitert wird. Diese und weitere Neuerungen sollen sich
knftig auch auf die Lsungen zur Rechnungs- und
Posteingangsbearbeitung auswirken, weil in Mail
CENTER und Invoice CENTER diese Techniken integriert werden.
(FH)
Infobox Oce
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GF/CEO/MD:
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Oc Document Technologies GmbH
Konstanz
Manfred Mertgen
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20051014
7,0
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http://www.odt-oce.com
Cap

OpenIMS
Der OpenIMS Open Information Management Server
ist eine auf OpenSource basierende ECM-Lsung, die
Web-basiert das Managen von unstrukturierten Informationen wie E-Mail, Dokumenten, Briefen und
Zeichnungen ermglicht. Das Produkt kombiniert Dokumenten-Management und Imaging sowie Workflow Technologien und besteht aus den fnf Teilprodukten Portal Server, Dokumenten-Management Server, Content-Management Server, Business-ProcessManagement Server und E-Mail-Management Server.
Durch Kombination der Produkte sollen sich zustzlich
noch
Vertrags-Management,
KnowledgeManagement sowie Product-Data Management realisieren lassen.
Infobox OpenIMS
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OpenSesame ICT BV
Nieuwegein / NL
H.W.W. Kunst
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Press
ECM, CMS, WCM

Oracle
Oracle hat mit der Aris Plattform von IDS Scheer eine
BPM Business Process Management Suite lizenziert,
die an Kunden unter dem Namen Oracle BPA Business
Process Analysis Suite lizenziert wird. Zusammen mit
dem Oracle BPEL Process Manager will Oracle so eine
komplette Prozess-Management Lsung anbieten.
Oracle sieht vor, dass man Prozesse mit BPA entwirft
und simuliert, diese dann als BPEL-Code speichert und
mit dem BPEL Process Manager weiterverarbeitet und
in Anwendungen integriert. Der BPEL Process ManaISSN 1439-0809

Seite 15 von 35

20060928

ger soll als Schnittstelle zwischen den BPM-Funktionen


von BPA und den anderen Anwendungen aus Oracles
Fusion Reihe dienen.
Infobox Oracle
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http://www.oracle.com/de
Oracle Deutschland GmbH
Mnchen
Jrgen Kunz
WKN 871460
Newsletter 20060817
./.
./.
Press Releases
ECM, CM, DM, Col, Arc

ScanPoint mit professionellem CaptureDienstleistungsangebot


Die Scanpoint Europe GmbH prsentierte auf der DMS
EXPO ihre Softwarelsungen zur Klassifizierung von
Dokumenten. Im Mittelpunkt des Messeauftritts stand
die Digitalisierung von Posteingangsdokumenten und
deren automatisierte Verarbeitung. Auf seinem Stand
zeigte das Unternehmen zudem weitere Lsungen und
Dienstleistungen rund um die Erfassung und die automatische Verarbeitung von Geschftsdokumenten.
(SMe)
Infobox Scanpoint
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Scanpoint Europe GmbH
Waldbronn
Petra Greiffenhagen, Erwin Stern
./.
Newsletter 20050912
./.
./.
Press releases
Cap

Auf der DMS Expo zeigte vor allem Scanpoint als Dienstleister im DMS-Bereich Flagge. Zwar ist das kein Zufall, da
das Unternehmen im VOI stark reprsentiert ist und auf der
DMS EXPO damit so eine Art Heimspiel hat. Doch gerade diese DMS EXPO wre auch fr andere Dienstleister eine ideale Plattform gewesen sich zu profilieren. Wenn, wie
auf der abgelaufenen Messe geschehen, hervorstechende
Neuheiten auf der Produktseite fehlen, rckt der Fokus des
Interesses automatisch auf andere Bereiche neben Hard- und
Software. Gerade aus den laufenden Beratungsprojekten
wissen wir, dass heute nach der Grundsatzentscheidung fr
ein papierloses Verfahren noch vor einer Produktauswahl die
Frage des Make or Buy entschieden wird. Also: Ist es
wirtschaftlicher den Dokumenteninput selbst mit eigenem
Personal zu betrieben oder extern ber einen Dienstleister
erfassen zu lassen. Ein wichtiger Schritt in den betriebswirtschaftlichen Entscheidungsprozessen, die mit der Einfhrung einer ECM-Lsung einhergehen. Auerdem betrifft
gerade eine der Kritiken an der DMS EXPO die Tatsache,
dass zwar viele Hersteller von ECM-Lsungen, aber kaum
Anbieter an den Schnittstellen zu ECM und fr weiterfhrende Lsungen vorhanden sind. Scanpoint konnte in dieser

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

Konstellation sicher gut die vorhandenen guten Referenzen


im Outsourcing von Dokumenten-Input prsentieren und
sich vom direkten Wettbewerb abheben.
(JH)

SCHEMA und SEAL mit dem Documentation


Production Center
Die SCHEMA GmbH zeigte auf der DMS EXPO optimierte Prozesse fr die Verwaltung und Verteilung
technischer Produktinformationen. Auf dem Gemeinschaftsstand Forum ITC prsentierte das Unternehmen
Lsungen, mit denen die Erstellung von Produktinformationen in die kaufmnnischen Geschftsablufe
(z.B. innerhalb von SAP R/3) eingebunden werden
kann. Dies ist dank der erst krzlich realisierten Integration des Content Management- und Redaktionssystems SCHEMA ST4 mit der Digital Process Factory
der SEAL Systems AG mglich. Darber hinaus wird
durch das Zusammenspiel der beiden Systeme das Datenmanagement und die -verteilung deutlich vereinfacht.
(CM)
Infobox SCHEMA
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http://www.schema.de
SCHEMA GmbH
Nrnberg
Ferdinand Frtsch, Stefan Freisler, Marcus
Kesseler
./.
Newsletter 20060817
./.
SCHEMA
Press releases
CMS, ECM, DMS

Semantec zeigt neues Release von DirectInfo


Die Semantec hat auf der diesjhrigen DMS EXPO das
jngste Release DirectInfo 5.7 prsentiert, dass einen
einen einheitlichen Zugang zu allen Ablagesystemen
wie Dokumentenablage, E-Mails, Intranet, Portale, Internet und sogar Datenbankinhalten ermglichen soll.
Auerdem bietet es einen einfachen, schnellen Zugriff
auf Textinformation ber Volltextsuche, durchsucht
immer alle zugriffsberechtigten Dokumente und lsst
vorhandene Ablagesysteme, Ablageorganisation und
Berechtigungssysteme beibehalten. Die Lsung ist fr
Windows, Unix und Linux verfgbar und lsst sich in
bestehende Anwendungen und Portale integrieren.
(FH)
Infobox Semantec
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ISSN 1439-0809

http://www.semantec.de/
Semantec GmbH
Herrenberg
Peter Kopecki
./.
./.
3,3
Semantec
News
Klass, DB
Seite 16 von 35

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

Sun bernimmt SeeBeyond


Sun Microsystems bernimmt die SeeBeyond Technology Corporation, einen IT-Dienstleister, der sich auf
"Enterprise Integration" spezialisiert hat. Die Anteilseigner bekommen fr jede SeeBeyond-Aktie 4,25 USDollar. Dadurch ergibt sich fr das Geschft, das voraussichtlich im Herbst abgeschlossen sein soll, ein Gesamtwert von 387 Millionen US-Dollar. Sun verspricht
sich nach eigenen Angaben davon, Unternehmensanwendungen und "Service Oriented Archtectures"
(SOA) kostengnstig anbieten zu knnen.
Infobox Sun Microsystems
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Sun Microsystems GmbH
Kirchheim-Heimstetten
Marcel Schneider, Dr. Roland Bmer
WKN 871111
Newsletter 20050624
./.
./.
Press releases
Sto, Wf, ILM

PROJECT CONSULT Kommentar:


Die aktuell von Sun und SeeBeyond angebotenen Produkte,
Dienstleistungen und Lsungen berlappen sich nur gering.
SeeBeyonds Integrated Composite Application Network
(ICAN) Suite liefert Back-Office Integration, B2B Integration, Data-Warehouse ETL (Extract-Transform-Load) Master
Daten Management, Business Process Management, Workflow, Business Activity Monitoring, Anwendungsadapter
und eine Suite von grafischen Entwicklungstools fr verbundene und auf Webdiensten basierende Anwendungen.
Mit SeeBeyond wird Sun die Java Enterprise System Plattform mit einer sechsten Suite, der Sun Java System Integration Suite ergnzen. Sun verspricht sich von der Kombination des Betriebssystems Solaris 10 mit der neuen Integrationssuite einen krftigen Schub durch eine sehr attraktive
Umgebung fr Geschfts- und Systemintegratoren bei der
Erstellung der nchsten Generation von Kundenlsungen.
Auch kann dies als Gegenpol zur Workflow Foundation mit
Microsoft Vista verstanden werden.
(RKo)

uknow GmbH
Die uknow GmbH bietet mit dem Produkt KnowledgeBroker eine Plattform fr das KnowledgeManagement an. KnowledgeBroker stellt einen zentralen Applikationsserver zur Verfgung, der durch eine
Reihe von Plug-in Modulen flexibel erweiterbar und
anpassbar ist. Neben speziell an die jeweiligen Anforderungen angepassten Lsungen bietet uknow auch
fertige Out-of-the-box Lsungen: Project Net bietet
Project Controlling, Team Net vereinfacht die Kommunikation in verteilt arbeiteten Teams und News
Manager untersttzt die Unternehmens- und Pressekommunikation. Anbindungen an andere Anwendun-

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

20060928

gen erweitern die Funktionalitt. Momentan existieren


diese fr SQL-Datenbanken, E-Mail-Systeme und die
Volltextsuche von Verity. ber eine Skripting-API lsst
sich KnowledgeBroker zudem an die eigenen Anforderungen anpassen.
Infobox uknow
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http://www.uknow.com
uknow GmbH
Hamburg
./.
./.
./.
./.
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./.
DMS, Arc, ECM

PROJECT CONSULT Kommentar:


Das 1994 als Wendt und Partner gegrndete Systemhaus
uknow GmbH ist spezialisiert auf die Entwicklung von intranet-basierten Lsungen mit Schwerpunkt im Knowledge
Management und Dokumentenmanagement. Basis hierfr
ist der eigenentwickelte Knowledge Broker, ein Applikationsserver mit einer Reihe von modularer Module fr die
Anbindung von Applikationen, Kommunikationsschnittstellen, Repositories, Datenbanken, Netwerke u.a.
Im Umfeld von Dokumententechnologien sind als Anwendung vor allem die zusammen mit dem Partner Wincor
Nixdorf bei der Landesbank Hessen-Thringen (Helaba) realisierten und teilweise noch in der Entwicklung befindlichen
Lsungen von Interesse. Realisiert wurde eine auf die Belange der Landesbank zugeschnittene Archivplattform und u.a.
eine darauf basierende Lsung zur Umsetzung der Anforderungen der GDPdU. Damit lassen sich steuerrelevante Daten einfach aus den ent-sprechenden Anwendungen extrahieren und GDPdU-konform aufbereiten. Diese Lsung
TaxNet wird auch von Wincor Nixdorf im Bankenumfeld
vertrieben.
Obwohl die bis heute vorhandene Archivplattform vermutlich noch viele individuelle Zge aufweist, erscheint sie
durch die verwendete Architektur interessant fr weitere
branchenspezifische Adaptionen. Die Zusammenarbeit mit
einem im Umfeld der Banken erfahrenen und etablierten
Partner ist fr uknow hier sicher der richtige Weg. Ob die
realisierte Lsung sich wirklich einfach und schnell an andere Umgebungen anpassen lsst und ob hieraus mglicherweise ein weiterer Anbieter von Standard-Lsungen entsteht, wird sich in weiteren Projekten noch zeigen mssen.
(JH)

Vignette V7 Plattform
Vignette bietet mit der V7 Plattform eine modulare, auf
Industriestandards und offenen Technologien basierende Lsung fr das Erstellen, Verwalten und gemeinsame Nutzen von Informationen an. Die V7 Plattform baut auf vier grundlegenden Modulen auf: Vignette Content Management dient der Erstellung, Verwaltung und Verffentlichung von Inhalten im InterISSN 1439-0809

Seite 17 von 35

20060928

net; Vignette Application Portal ist eine Lsung fr


Unternehmensportal-Management; Vignette Application Builder bietet Funktionen zum erstellen von Portal-Anwendungen; Vignette Dialog stellt eine Automatisierung fr personalisierte Abfolgen von Interaktionen und Dialogen fr Web-Sites oder Portale bereit.
Infobox Vignette
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ignette Corporation
Austin
Mike Aviles
WKN AOET16
Newsletter 20040722
7,0
./.
Press
ECM, Arc, RM, COLD, DMS, WCM, Wf

windream mit wichtigen Produktergnzugnen


Die windream GmbH hat erstmalig auf der diesjhrigen DMS alle Funktionen der neuen windreamVersion 4.0 prsentiert. Zum erweiterten Funktionsumfang des DM- und Archivsystems zhlen ein integriertes Information Lifecycle Management, ein erweitertes
Rechtekonzept, die Einrichtung separater Anwenderund Administratorenrechte auf Dokumenttypen, die
Erstellung
und
Verwaltung
von
BenutzerAbonnements fr windream-Objekte sowie die Untersttzung verteilter Serverumgebungen. In der neuen
Version soll sich windream zudem schnell und unkompliziert
zu
einem
kompletten
DatenInfrastruktursystem ausbauen lassen.
(FH)

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

Infobox DocuWare
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DocuWare AG
Germering
Jrgen Biffar
./.
Newsletter 20051014
5,82
DocuWare
Presse
Cap, Arc, COLD, DMS

ZyLAB setzt auf Lsungen


ZyLAB hat auf der diesjhrigen DMS EXPO vorgestellt, wie effizient das Workflow-, Vertrags- und
bersetzungs-Management mit der Informationsplattform ZyIMAGE ist. Darber hinaus prsentiert das
Softwarehaus
seine
umfassenden
TextminingFunktionen, die linguistische Analysen von elektronischen Dokumenten erlauben. Zentraler Bestandteil des
ZyIMAGE-Produktpaketes ist ein XML-Datenspeicher,
in dem smtliche unstrukturierten Daten abgelegt
werden.
(FH)
Infobox ZyLAB
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http://www.zylab.de
ZyLAB Distribution BV
Amsterdam (Niederlande)
Dr. J. C. Scholtes
./.
Newsletter 20060331
./.
./.
Press releases
ECM, DMS, Arc, Col, Wf

Infobox windream
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windream GmbH
Bochum
Roger David
./.
Newsletter 20060308
7,68
windream
Press releases
DMS, Arc, Wf

Wissen speichern mit Docuware


Das Dokumenten-Management-System Docuware 5
bietet revisionssichere elektronische Archivierung und
integriertes Dokumenten-Management. Das System
bietet eine automatische Verarbeitung von Dokumenten in Papierform oder in elektronischen Formaten. Die
Dokumente knnen erfasst, klassifiziert und mit einem
Volltextindex versehen werden. Docuware stellt sie
dann zur weiteren Verarbeitung bereit. Die Funktionen
aus dem Bereich des Records-Management sichern einen gesteuerten und protokollierten Zugriff. Ergnzt
werden diese Grundlegenden Funktionen um WebContent-Management, Worklflow- und IntegrationsFunktionen.
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

Messen & Kongresse


d. velop digital art award 2006 (ddaa)
Der diesjhrige Preistrger des d. velop digital art award ist Manfred Mohr aus Deutschland, der sich gegen seine Konkurrenten Charles Csuri, Paul DeMarinis, Roman Verostko (alle aus den USA) und William
Latham (UK), durchsetzte.
Manfred Mohr gilt als ein konsequenter Vertreter der
digitalen Kunst, der sich im Rahmen eines hermetischen Konzeptes seit fast 40 Jahren mit den Mglichkeiten der Erweiterung des Kunstbegriffes mit dem
Rechner auseinandersetzt.
Der d.velop digital art award wurde diese Jahr zum
zweiten Mal vergeben und zeichnet Knstler der Digitalen Kunst fr ihr Lebenswerk aus. Fr 2006 waren
erneut fnf internationale Experten eingeladen, ihren
Favoriten oder ihre Favoritin zu nominieren, dabei
wurde Manfred Mohr von Jasia Reichardt, einer Kuratorin aus London nominiert. Die Mitglieder der Jury
waren unter anderem Prof. Peter Weibel, Steve Dietz,
Keith Watson.

ISSN 1439-0809

Seite 18 von 35

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

20060928

Der d. velop digital art award (ddaa) ist von dem ITUnternehmen d.velop gestiftet und auch mitinzeniert,
Gastgeber war die Koelnmesse, die die DMS EXPO
ausrichtet. Der d.velop digital art award (ddaa) beinhaltet ein Preisgeld von 20.000 Euro sowie einen Katalog, der die Ausstellung in der Kunsthalle Bremen im
Folgejahr der Verleihung dokumentiert.

erdem wurde ein einseitiger Wechsel zurck auf eine


Papierrechnung ausgeschlossen. Ein Kunde eines Unternehmens hatte geklagt, da zwar in den AGBs der
Rechnungsversand auf elektronischem Weg festgelegt
war, die Rechnung aber nur als PDF-Anhang einer EMail versendet wurde, ohne qualifizierte elektronische
Signatur. Da dem Kunden ohne die Signatur der Vorsteuerabzug gem 15 UStG aus der elektronischen
Rechnung verwehrt bleibt, forderte er die vereinbarte
elektronische Rechnung mit qualifizierter Signatur ein.
Da der Kunde seinen Rechnungseingang bereits elektronisch abwickelte, lehnte er die vom Unternehmen
versandte Papierrechnung ab.
(FH)

Weiterfhrende Informationen unter:


http://www.dam.org/berlin
http://www.d-velop.de

(CM)

Normen & Standards


ISO 11442-1

Artikel

Die ISO-Norm 11442 befasst sich mit technischen Produktdokumentationen und der rechnergesttzten
Handhabung von technischen Dokumenten. Der erste
Teil behandelt im Besonderen die entstehenden Sicherheitsanforderungen beim Einsatz von CAD Computer Aided Design. Die Sicherheitsaspekte unterteilen
sich in vier Bereiche: (1) Sicherheit bei der Installation
und Anwendung, (2) Systemsicherheit, (3) Sicherheit
im Hinblick auf den Dokumenteninhalt und (4) Sicherheit in der Kommunikation. Der Einsatz dieser ISO
Norm soll bei der Sicherung der Kommunikation mit
Qualittssicherungs-Funktionen innerhalb und auerhalb eines Unternehmens, beim Einbeziehen der Sicherheitsaspekte whrend der Designarbeit und bei
der Auswahl geeigneter Systeme und Services untersttzen.
(FH)

ISO 22310
Die ISO-Norm 22310:2006 beschreibt den korrekten
Umgang mit Anforderungen an das RecordsManagement, wie es in den Normen ISO 15489-1,
ISO/TR 15489-2 und 23081-1 beschrieben ist, innerhalb
der Beschreibung eines Standards. Die Norm soll diejenigen untersttzen, die in einem Standard Anforderungen an das Records- und Dokumenten-Management beschreiben mssen. Sie soll sicherstellen, dass
die Schlsselkriterien fr Konsistenz und Interoperabilitt erfllt werden. Diese Norm wurde entwickelt, um
von allen Teilen der ISO, sowie Organisationen fr die
Entwicklung von Normen auerhalb der ISO auf internationaler, regionaler und nationaler Ebene eingesetzt zu werden.
(FH)

Recht & Gesetz


Urteil zu elektronischen Rechnungen
Das Amtsgericht Brhl hat in einer Entscheidung festgelegt, dass eine in den AGBs vereinbarte elektronische Rechnungsbermittlung nur ber eine qualifiziert
signierte elektronische Rechnung erfolgen darf. Au-

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

Elektronische Archivierung
von Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschftsfhrer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, Hamburg, Ulrich.Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.com.
Einfhrung
Kurz nach der Erfindung der Schrift wurden die ersten
Dokumente geschaffen, kurz darauf entstand der Bedarf, sie aufzubewahren. Das Archiv wurde erfunden.
In der Antike wurden wichtige Dokumente der Stadt
und ihrer Brger im Archaion, dem Rathaus, verwahrt.
Hiervon leitet sich unser Begriff Archiv ab. Bisher
orientierten sich Archive an den physischen Gegebenheiten der aufzubewahrenden Aufzeichnungen Papier, Tontafeln, Papyri, Buchenholztafeln, Schnurbndel, Bcher, Ordner usw. Seit zwei Generationen,
knapp 50 Jahren, verndert sich diese Tradition. Immer
mehr Information und Dokumente werden digital geboren. Die elektronische Version ist das Original und
der Ausdruck auf Papier ist nur noch eine mgliche
Form der Reprsentation. Immer mehr Dokumente
sind nicht mehr zur Aufbewahrung in Papierform geeignet. Durch den Einsatz elektronischer Signaturen
erhalten elektronische Dokumente den gleichen Rechtscharakter wie ursprnglich manuell unterzeichnete
Schriftstcke. Solche digitalen Dokumente existieren
rechtskrftig nur noch in elektronischer Form. Die
elektronische Archivierung wird immer wichtiger.
Der Begriff elektronische Archivierung steht fr die
unvernderbare, langzeitige Aufbewahrung elektronischer Information. Fr die elektronische Archivierung
werden in der Regel spezielle Archivsysteme eingesetzt. In Deutschland werden mit dem Begriff elektronische Archivierung unterschiedliche Komponenten
zusammengefasst, die im angloamerikanischen
Sprachgebrauch separat als "Records Management",
"Storage" und "Preservation" bezeichnet werden. Der
wissenschaftliche Begriff eines Archivs und der Archivierung ist zudem inhaltlich nicht identisch mit dem

ISSN 1439-0809

Seite 19 von 35

20060928

Begriff, der von der Dokumentenmanagementbranche


oder bei der Datensicherung verwendet wird.
Archivierung ist kein Selbstzweck. Die Aufbewahrung,
Erschlieung und Bereitstellung von Information ist
eine unabdingbare Voraussetzung fr die Arbeitsfhigkeit moderner Unternehmen und Verwaltungen.
Mit dem exponentiellen Wachstum elektronischer Information wachsen die Probleme der langzeitigen
Aufbewahrung obwohl moderne Softwaretechnologien wesentlich besser geeignet sind, Informationen zu
verwalten, als dies herkmmlich mit Papier, Aktenordnern und Regalen mglich war. Diese Entwicklungen zwingen inzwischen jedes Unternehmen sich verstrkt mit dem Thema elektronische Archivierung auseinander zu setzen.
Definitionen rund um die elektronische Archivierung
In Deutschland haben sich fr die elektronische Archivierung zwei Definitionen eingebrgert:
Elektronische Langzeitarchivierung
Man spricht von Langzeitarchivierung, wenn die Informationen mindestens 10 Jahre und lnger aufbewahrt und zugreifbar gehalten werden. Der Begriff
Langzeitarchivierung ist im Prinzip ein Pleonasmus,
da Archivierung den Langzeitaspekt bereits impliziert.
Er wird aber zunehmend im akademischen und im Bereich der ffentlichen Archive, Museen und Bibliotheken benutzt, um sich von den eher kurzfristiger ausgelegten Strategien der elektronischen Archivierung im
kaufmnnischen Bereich abzusetzen. Whrend heute
Unternehmen schon Aufbewahrungsfristen von 10
Jahren fr handelsrechtlich und steuerlich relevante
Daten und Dokumente als nur sehr schwierig umsetzbar sehen, wird in historischen Archiven von einer sicheren, geordneten und jederzeit zugreifbaren Aufbewahrung von Informationen mit Speicherzeitrumen
von 100, 200 oder gar 300 Jahre gesprochen. Angesichts
der sich stndig verndernden Technologien, immer
neuer Software, Formate und Standards, eine gigantische Herausforderung fr die Informationsgesellschaft.

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

nung (AO) geben hier die Grundlagen fr die Speicherung, unabhngig ob in herkmmlichen Papierarchiven oder elektronischen Systemen, vor:

Ordnungsmigkeit

Vollstndigkeit

Sicherheit des Gesamtverfahrens

Schutz vor Vernderung und Verflschung

Sicherung vor Verlust

Nutzung nur durch Berechtigte

Einhaltung der Aufbewahrungsfristen

Dokumentation des Verfahrens

Nachvollziehbarkeit

Prfbarkeit

Diese Kriterien sind fachlich definiert und bedrfen


der Interpretation, wenn es um die Umsetzung in
technischen Systemen geht.
Zehn Merkstze zur revisionssicheren Archivierung
Die wesentlichen Anforderungen an die elektronische
Archivierung wurden in zehn Merkstzen vom VOI
Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.
verffentlicht:
1.

Jedes Dokument muss unvernderbar archiviert


werden

2.

Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv


oder im Archiv selbst verloren gehen

3.

Jedes Dokument muss mit geeigneten


rievaltechniken wieder auffindbar sein

4.

Es muss genau das Dokument wiedergefunden


werden, das gesucht worden ist

5.

Kein Dokument darf whrend seiner vorgesehenen


Lebenszeit zerstrt werden knnen

6.

Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form,


wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden knnen

7.

Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden


werden knnen

8.

Alle Aktionen im Archiv, die Vernderungen in


der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung
des ursprnglichen Zustandes mglich ist

9.

Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust mglich ist

Revisionssichere elektronische Archivierung


Man spricht von revisionssicherer Archivierung, wenn
die Archivsystemlsung den Anforderungen des Handelsgesetzbuches 239, 257 HGB sowie der Abgabenordnung und den GoBS an die sichere, ordnungsgeme Aufbewahrung von kaufmnnischen Dokumenten entspricht und die Aufbewahrungsfristen von
sechs bis zehn Jahren erfllt. Der Begriff revisionssichere Archivierung wurde vom Autor bereits 1992 geprgt und macht deutlich, dass eine es nicht mglich
ist, im Vorwege Rechtssicherheit in der Archivierung
zu erhalten sondern dass dies erst immer im Rahmen
einer Prfung im laufenden Betrieb nachgewiesen
werden kann. Das HGB (HGB) und die Abgabenord PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

Ret-

10. Das System muss dem Anwender die Mglichkeit


bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG,
HGB/AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz ber die Lebensdauer des
Archivs sicherzustellen

ISSN 1439-0809

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PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

20060928

Unterschiedliche Anstze fr die elektronische Archivierung

Datenbank genutzt und hufig ein traditionelles Archiv- oder HSM-System zustzlich eingesetzt, um die
Anforderungen an eine elektronische, revisionssichere
Archivierung zu erfllen.

Nimmt man die Liste der Anforderungen an die elektronische Archivierung so kristallisieren sich neben organisatorischen Aufgaben auch technische Merkmale
heraus wie die Sicherstellung der Integritt, der Unvernderbarkeit und der Wiederauffindbarkeit. Fr die
Umsetzung in elektronischen Archivsystemen dominierte frher der Referenzdatenbank-Ansatz, heute
kommen BlOb-Datenbanken und ILM-Lsungen
hinzu:
Referenzdatenbank
Beim Referenzdatenbank-Ansatz werden die zu archivierenden Informationsobjekte mit Metadaten indiziert, die in einer Datenbank verwaltet werden. Die Informationsobjekte selbst werden Filesystem-orientiert
oder in speziellen Formaten gebndelt separat gespeichert. Von der Referenzdatenbank weist ein Pointer,
eine URL oder eine andere Form der Referenz auf das
separat gespeicherte Objekt. Die Suche und die Bereitstellung erfolgt ausschlielich auf Basis der Metadaten
in der Indexdatenbank. Die Referenzdatenbank kontrolliert auch den Zugriff. Archivsysteme bestehend
aus der Indexdatenbank, einer Archivmanagementsoftware und einem externen Speicherort stellen einen
Groteil der heutigen Archivsysteme. Sie wurden in
80er Jahren des vergangenen Jahrtausends entwickelt,
um Informationsobjekte wie Dokumente, Listen, Dateien etc. auf digitalen optischen Speichermedien verwalten zu knnen. Die Datenbank selbst bleibt klein
und schnell, beliebig groe Informationsmengen knnen extern und sogar offline verwaltet werden. In Zeiten teuerer magnetischer Festplattenspeicher ein wichtiger Ansatz.
BLOb
Neben dem Referenzdatenbankansatz gibt es schon
seit geraumer Zeit die Mglichkeit, Informationsobjekte als Binary Large Objects, BLOb, direkt in den Feldern einer Datenbank zu speichern. Besonders Oracle
favorisiert diesen Ansatz. Damit entfllt die Referenzierung auf externe Speicher und die Inhalte der Informationsobjekte knnen zum Teil auch direkt durchsucht werden. Skalierungs- und Verteilungsprobleme
der Vergangenheit sind weitgehend berwunden, jedoch ist der Einsatz dieses Verfahrens mit nur einmal
beschreibbaren Speichern problematisch, da ganze Tabellen auf diese Medien verteilt werden mssten und
Probleme bei der Reorganisation sowie Performance
auftreten. BLOb-Speicherung wird daher meistens nur
auf Festplatten genutzt, wo es gilt, sehr vielen Anwendern viele und sehr groe Objekte schnell zur Verfgung zu stellen. Dies gilt z.B. fr Digital Asset Management, E-Library oder Content Management Systeme. Fr die Sicherung werden die Mechanismen der

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ILM Information Lifecycle Management


Unter dem neuen Schlagwort ILM Information Lifecycle Management verbergen sich unterschiedliche technologische Anstze, besonders wenn es um die Form
der Archivierung geht. ILM geht vom Ansatz aus, dass
transparent unterschiedliche Speicher zur Verfgung
gestellt werden, die die Information entsprechend ihrem Wert auf dem jeweils gnstigsten Medium bereithalten. ILM ist eine Weiterentwicklung von HSM hierarchischem Speichermanagement. Die Verwaltung
der Informationsobjekte wird von der Speichermanagementsoftware bernommen. Diese kann Informationsobjekte auch auf nur einmal beschreibbaren Speichern ablegen sei es eine Jukebox mit digital optischen rotierenden Speichermedien, eine automatisierte
Tape-Library mit nur einmal beschreibbaren WORMTapes oder Festplattensubsysteme, die auf einer magnetischen Einheit die Einmalbeschreibbarkeit sicherstellen. Fr die Archivierung gibt es hier sehr unterschiedliche technologische Anstze, die durch die
Kombination verschiedener Middleware (z.B. IBM mit
TSM Speichervirtualisierung, HP mit RISS oder SUN
mit SAM-FS), Archivierungssoftware (z.B. Netapp
Snaplock) und in Verbindung mit besonderen Speichern wie Bndern (WORM-Tapes wie Sony AIT oder
StorageTek) und Festplatten (EMC Centera oder IBM
DRT) ein sehr heterogenes Bild bieten. Noch gibt es
keine standardisierten Verfahren, die eine Kompabitibilitt, Voraussetzung fr die Verfgbarkeit ber lange
Zeitrume, sicherstellen. Einen entscheidenden Unterschied gibt es zu den zuvor genannten datenbankbasierten Anstzen: die Anwendung, die die Informationen an das ILM abgibt, muss sich auch selbst um das
Wiederfinden kmmern. Ohne eine zustzliche Indexdatenbank oder ein Records Management System
kann eine ILM-Lsung die archivierten Objekte sonst
nicht wieder bereitstellen.
Standards fr die elektronische Archivierung
In der Welt der Archive, Museen und Bibliotheken
setzt man sich schon sehr lange mit der Fragen der
elektronischen Archivierung auseinander. Zahlreiche
nationale und internationale Organisationen haben
Codes of Practice, Anleitungen zum bestmglichen
Umgang mit Informationen, herausgegeben. Die Menge der Vorgaben verstellt inzwischen den Blick auf allgemeingltige Regelungen, da neben einzelnen Institutionen, Verbnden, Projekten und Standardisierungsgremien auch Regierungen Richtlinien herausgegeben
haben. Im Kern hneln sich die meisten, jedoch ist das
Problem der Langzeitarchivierung ber Jahrhunderte
nicht gelst. Dies betrifft sowohl die Metadaten fr die
ISSN 1439-0809

Seite 21 von 35

20060928

PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

Indizierung und das Verwalten wie auch Speichermedien, Schnittstellen, Formate und Systeme. Man kann
sich an der Vielzahl der Dokumente orientieren eine
allgemeingltige Lsung oder gar passende Produkte
gibt es noch nicht am Markt. Jedoch zeichnet es sich ab,
dass sich Lsungen finden werden und dass Panik
nicht angebracht ist. Jedoch wird man die ersten Jahrzehnte der elektronischen Datenverarbeitung in Archologenkreisen zuknftig als das dunkle Zeitalter
der frhen Informationskultur bezeichnen.

Themas elektronische Archivierung. Elektronische Archive sind das Gedchtnis der Informationsgesellschaft. Und mit diesem Gedchtnis sind wir alle bisher
sehr strflich umgegangen. Ohne elektronische Archivierung wird die Informationsgesellschaft der Amnesie
anheim fallen.

Rechtliche und regulative Vorgaben

Calimera Guidelines: Digital Preservation. Calimera


EU IST project, 2004.

Um das Thema elektronische Archivierung kommt


kein Unternehmen herum. Die Gleichstellung elektronischer und papiergebundener Dokumente, der elektronische Geschftsverkehr, der Einsatz elektronischer
Signaturen all dies macht die elektronische Archivierung unerlsslich. Im Prinzip ist nicht erklrlich, dass
man in der Vergangenheit Software eingesetzt hat, die
sich um die Verwaltung und Archivierung von Informationen nicht adquat gekmmert hat. Elektronische
Archivierung ist eine notwendige Infrastruktur in jeder
Systemlandschaft. Besonders um die Nachvollziehbarkeit, die Vollstndigkeit und die Unverndertheit von
Information sicherzustellen und damit die Compliance-Anforderungen zu erfllen setzt den Einsatz von
elektronischen Archivsystemen voraus. Gesetze wie
der Sarbanes-Oxley-Act bedrohen inzwischen das Management mit erheblichen Strafen, wenn die Dokumentation der geschftlichen Ttigkeit nicht vollstndig und richtig ist. Im Rahmen der Diskussion der gesetzlichen Anforderungen stellte sich hufig die Frage
nach dem richtigen Speichermedium. Dies ist jedoch
zu kurz gesprungen. Medien sind nur eine Komponente der Archivierung. Software und die Nutzung
spielen heute eine weitaus grere Rolle als die Frage,
auf welchem Medium archiviert wird. Es geht zunehmend um die Software zur Verwaltung des gesamten
Lebenszyklus von Information anstelle von reiner
Speicherhardware. Elektronische Archivierung wird
als nachgeordneter Dienst eingesetzt, der in EnterpriseContent-Management-Lsungen integriert wird, aber
als Archivierungskomponente allen Anwendungen zur
Verfgung steht, deren Informationen langfristig und
sicher aufbewahrt werden mssen.

Literatur
Borghoff, U.; Rdig, P.: Scheffczyk, J.: Langzeitarchivierung. dPunkt-Verlag, 2003, ISBN 3-8986-4245-3

ISO 14721, OAIS, Open Archive Information System.


ISO International Standardization Organization 2003.
Kampffmeyer, U.; Rogalla, J.: Grundstze der elektronischen Archivierung. VOI-Kompendium Band 3. VOI
Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.,
Darmstadt 1997, ISBN 3-932898-03-6
Kampffmeyer, U.: Elektronische Archivierung und Storage-Technologien. Speicherguide, 2003, Download als
PDF auf der ECM-Guide-Webseite
Kampffmeyer, U.: Dokumenten-Technologien: Wohin
geht die Reise?. PROJECT CONSULT, Hamburg 2003,
411 Seiten, ISBN 3-9806756-4-5

TCO / Wirtschaftlichkeit von IT Systemen


Artikel von Dr. Rainer Kossow, PMP, CDIA+, Senior-Berater bei
PROJECT CONSULT, E-Mail: Rainer.Kossow@PROJECTCONSULT.com.

Um bei der Auswahl von IT-Systemen nicht pfel mit


Birnen zu vergleichen ist es wichtig die Total Cost of
Ownership (TCO) im Blick zu haben. Unter TCO versteht man eine Gesamtkostenrechnung fr eine technische Einrichtung unter Bercksichtigung aller direkten
und indirekten Kosten ber die Nutzungszeit. Mit den
richtigen Manahmen knnen Sie die TCO signifikant
senken. In diesem Artikel erfahren Sie die wichtigsten
Aspekte der TCO, um sie dann in Ihrer Unternehmenspraxis anzuwenden.

Immerhin hat die Diskussion um die rechtlichen und


regulatorischen Anforderungen das Thema elektronische Archivierung in das Bewusstsein der Entscheider
in den Unternehmen gerckt. Aber neben den Unternehmen darf nicht vergessen werden, dass auch in der
ffentlichen Verwaltung, in Museen und Bibliotheken,
bei Verlagen und Informationsanbietern sowie sogar
beim Privatmann ein immer grerer Bedarf an Archivierungslsungen entsteht. Archivierung nur fr Wirtschaftsunternehmen und deren kaufmnnische Daten
und Dokumente ist nur ein ganz kleiner Aspekt des

Die Gartner Group gilt als Erfinderin der "Total Costs


of Ownership" im Jahre 1987. Sie wollte die Kosten fr
einen Arbeitsplatzrechner mit denen einer Terminalbasierten Lsung vergleichen. Neben den Kosten fr
die Anschaffung von Hard- und Software versuchte
Gartner, mit seinem TCO-Modell alle Unterhaltungskosten (Support, Schulung etc.) zu erfassen, die beim
Lebenszyklus eines PC in einer Firma anfallen. Nach
der Einfhrung von Gartners TCO-Modell kamen
zahlreiche konkurrierende Modelle auf den Markt, etwa RCO (Real Costs of Ownership) von der Meta
Group. Somit existieren fr die Berechnung der TCO
viele unterschiedliche Konzepte. Ein Benchmark anhand der TCO kann aber immer nur auf Grundlage ei-

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nes einheitlichen Berechnungsverfahrens mglich sein.


Die Methodik der Berechnung beruht meist auf der
Eingabe wesentlicher Parameter einer IT-Organisation
innerhalb bestimmter Software-Tools, welche mittlerweile von vielen Beratungsunternehmen sowie von
Gartner selbst, angeboten werden. Somit ist der Vergleich von TCO ohne Angabe der Berechnungsmethode schwierig. Auch fr historische Betrachtungen zur
Beurteilung der TCO-Verbesserung sollte immer das
gleiche Verfahren abgewendet werden.

Eine Firma mit 40 unterschiedlichen HardwareKonfigurationen bentigt z.B. fr ein kleineres Software-Update dreimal so lange wie eine Firma mit zehn
Konfigurationen. Bei regelmigen Updates kann im
Extremfall allein dadurch der Betrieb der Applikationen zum Flaschenhals in den IT-Abteilungen werden.

Anschaffungskosten fr Hard- und Software (Abschreibungen oder Leasingraten),

Sobald die Anzahl von unterschiedlichen HardwareKonfigurationen steigt, knnen sich neben den Ausfallraten fr wichtige Applikationen auch die Kosten
fr die Wartung von Desktops mehr als verdoppeln. Es
ist schon ein groer Unterschied, ob pro Jahr 250 oder
500 Euro fr die Wartung der Anwender PCs ausgegeben wird und es lohnt sich, regelmig zu berprfen,
ob heterogene Konfigurationen und in die Jahre gekommene Desktops noch wirtschaftlich sind. Als
Faustregel kann gelten, dass die Wartung fr PCs, die
lter als 3 Jahre sind die Anschaffungspreise fr neue
aktuelle Modell bersteigt.

Kosten aus Wartungsvertrgen mit Herstellern oder Dienstleistern und Kosten fr


IT-Infrastruktur (Netzwerke, Server)

Die Hauptkomponenten der Kostensteigerung bei unterschiedlichen Konfigurationen liegen in den Bereichen

Die TCO Verfahren unterscheiden Direkte- und Indirekte Kosten.


Beispiele fr die einfach zu budgetierenden Direkte
Kosten sind:

Hard und Softwarekosten

Betriebskosten
o

alle Prozesse aus dem Bereich Administration und Support

Verwaltungskosten
o

Verwaltungsaufwand
(z.B.
AssetManagement, Ausarbeitung von Vertrgen, Budgetplanung),
Koordination von Trainingsmanahmen
fr IT-Personal sowie Endanwender

Beispiele fr die schwer zu erfassenden Indirekte


Kosten sind:

Untersttzung anderer unbedarfter Anwender im


Kollegenkreis ohne Benutzung des offiziellen Help
Desks

Selbsthilfe und Gelegenheitstraining

Trainingsmanahmen zur Schulung des Endanwenders in einer bestimmten Applikation

Datenmanagement, sowie Konfiguration des Desktops

Entwicklung von eigenen Applikationen (beispielsweise Lotus Notes Datenbanken und ExcelTabellen etc.)

Nicht-Verfgbarkeit des betrachteten Systems


(Personalkosten bzw. incl. Kosten fr entgangene
Geschftsttigkeiten (Opportunittskosten))

Unternehmen knnen ihre Kosten fr den Support der


eingesetzten IT-Lsungen signifikant reduzieren, wenn
sie ihre Konfigurationen standardisieren. Eine weltweite Studie des IT-Dienstleisters Wipro spricht sogar von
55% Reduktion im Desktop Bereich.

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Garantie

Help Desk

Probleme im Bereich von kleineren Updates

Probleme im Bereich von groen Updates

Softwareupdates werden regelmig durchgefhrt (Betriebssysteme z.B. alle 2-3 Jahre). Allerdings erfolgt die
Installation in vielen Fllen auf der alten Hardware.
Damit knnen die TCO unter Umstnden so stark ansteigen, dass besser aktuelle Hardware gekauft worden
wre, die weniger Folgekosten verursacht.
Standardisierung ist ein probates Mittel zur Reduzierung der TCO. Nahezu alle Bereiche einer ITUmgebung knnen Gegenstand einer Konsolidierung
sein: Server, Netzwerk, Storage, Clients, Accounts,
Prozesse und das IT-Management.
Als Spezialfall der Server-Konsolidierung nimmt die
Server-Virtualisierung heute eine besondere Stellung
ein. Waren frher oft zahlreiche Server mit einzelnen
Applikationen notwendig, so knnen heute bei der
Virtualisierung unterschiedliche Serversysteme auf einem einzelnen Hardware-Server zusammengefasst
werden. Als ein fhrender Vertreter dieser Lsungen
sei hier der Anbieter VMware genannt.
Bei auf den ersten Blick preiswerten Lsungen knnen
neue Kostenaspekte hinzukommen. So sollte z.B. bei
der Einfhrung von OpenSource Produkten neben den
rein operativen Kosten auch die juristischen und politischen Faktoren (z.B. wegen Patentrechtsverletzungen)
in der TCO-Berechnung bercksichtigen werden.
Die Kosteneinsparungen werden nur dann sichtbar,
wenn in der TCO-Analyse mehrere Szenarien vergli-

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chen werden. Wird die Analyse zur Entscheidungsfindung herangezogen, nimmt man in der Regel an, dass
der Nutzen der verschiedenen Alternativen mehr oder
weniger der gleiche ist, sich die Alternativen aber auf
der Kostenseite unterscheiden.
Zusammenfassung:
TCO ist ein anerkanntes Abrechnungsverfahren um
Verbrauchern und Unternehmen dabei zu helfen, alle
anfallenden Kosten von Investitionsgtern (insbesondere in der IT) wie beispielsweise Software und Hardware abzuschtzen. Dabei werden nicht nur die Anschaffungskosten bercksichtigt, sondern alle Aspekte
der spteren Nutzung (Energiekosten, Reparatur und
Wartung) der betreffenden Komponenten. Somit knnen bekannte Kostentreiber oder auch versteckte Kosten mglicherweise bereits im Vorfeld einer Investitionsentscheidung identifiziert werden.
Problematisch ist, dass verschiedene TCO Berechnungsmodelle nicht unmittelbar vergleichbar sind und
Benchmarks sich auf das gleiche Verfahren beziehen
sollten.
Das grte Defizit bringt das TCO-Modell aber mit
sich, indem es keinerlei Anstze liefert, inwiefern eine
Verbesserung der TCO, vor allem im Bereich der indirekten Kosten, tatschlich erfolgswirksam fr das Unternehmen sein kann
Fr Interessierte ist zur Berechnung des TCO ist unter
www.tcotool.org eine Open Source Software verfgbar.
(RKo)

Gastbeitrge
Wissenkultur
Gastbeitrag von Robert Heinrich, HSH NordBank. Der Artikel ist ein Auszug aus Masterarbeit (Master of Science)
Strukturelle Rahmenbedingungen zur Etablierung einer
Wissenskultur fr ein erfolgreiches Wissensmanagement in
Konzernen, die von Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT
CONSULT, am MMC MutltiMediaCampus der Universitt Kiel 2006 betreut wurde.
Motivation
Wir leben in einer Wissensgesellschaft.
Wir sind in das Informationszeitalter eingetreten
Diese oder hnliche Stze durchkreuzen allgegenwrtig die Tagespresse und die Diskussion in anderen
Medien. Mit der fortschreitenden Globalisierung, dem
technologischen Fortschritt, dem explosionsartigen
Vordringen neuer Informations- und Kommunikationstechnologien und den immer krzer werdenden
Produktlebenszyklen hat sich das Wettbewerbsumfeld
von Unternehmen drastisch verndert. In der heutigen
Zeit ist nicht mehr der Besitz von Produktionsfaktoren

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fr den Erfolg eines Unternehmens entscheidend, sondern die systematische Nutzung der Ressource Wissen
ist die Basis fr die Entwicklung von entscheidenden
Wettbewerbsvorteilen. Es verwundert deshalb kaum,
dass in einer groen Anzahl von Unternehmen weltweit die Diskussion um Erstellung, Offenlegung und
Bewahrung von Wissen entbrannt ist. Dabei wird viel
vom technischen Einsatz von so genannten Wissensmanagementsystemen gesprochen, die es in unterschiedlichster Ausprgung am Markt gibt. Auffllig
dabei ist, dass die Diskussion schwerpunktmig die
technische Umsetzung von Wissensmanagement erfllt. Im Laufe der wissenschaftlichen Diskussion wurde erkennbar, dass die bloe Konzentration auf technisches Wissensmanagement nicht ausreicht.
Ein aktiver Wissensaustausch und eine zielgerichtete
Kommunikation in Unternehmen knnen erst dann erfolgen, wenn die Unternehmenskultur von Offenheit
und Vertrauen geprgt ist. Dem entsprechend ist es
wichtig, eine Unternehmenskultur derart zu gestalten,
dass sich Wissen entwickeln kann und von Mitarbeitern geteilt wird. Dann kann von einer wissensfreundlichen Kultur gesprochen werden. Da es in der Literatur keine einheitliche Begriffsdefinition gibt, wurde im
Rahmen dieser Arbeit fr eine derartige Kultur der Begriff Wissenskultur verwendet.
Von ihrer Ausprgung hngt das Untersttzungspotential fr ein erfolgreiches Wissensmanagement und
damit die Erlangung von Wettbewerbsvorteilen ab.
Wissen im kulturellen Kontext
Vorbereitende Betrachtungen zum Wissens- und Wissensmanagementbegriff zeigen deutlich, dass ihrem
Wesen nach das Vorhandensein einer Kultur unabdingbare Vorraussetzung fr die Organisation einzelner Individuen in Unternehmen ist, um Fortschritt und
Innovation zu erreichen.
Somit konnte gefolgert werden, dass eine Kultur fr
die erfolgreiche Etablierung von Wissensmanagement
in Unternehmen unabdingbar ist. Jedoch hat die Betrachtung verschiedener unternehmensspezifischer,
kultureller Modellanstze gezeigt, dass sie den Erfordernissen an Wissensmanagement nur bedingt gerecht
werden knnen, was zu Hindernissen bei der Etablierung von Wissensmanagement fhrt.
Folglich muss eine Kultur entwickelt werden, welche
die Rahmenbedingungen und Elemente zur berwindung der Hindernisse beschreibt und so die Etablierung eines erfolgreichen Wissensmanagements mglich macht. Sie wurde als Bestandteil von Unternehmenskultur definiert und als Wissenskultur bezeichnet.
Es scheint nicht geeignet, die Wissenskultur als eine
eigenstndige Alternative neben bestehenden Unter-

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nehmenskulturen zu entwickeln, da bestehende Unternehmenskulturmodelle bereits wichtige Rahmenbedingungen fr Unternehmen aufweisen. Vielmehr sollte eine Wissenskultur den Fokus auf die Elemente zur
Untersttzung eines erfolgreichen Wissensmanagement legen, und so eine wichtige Ergnzung zu bestehenden Unternehmenskulturmodellen bilden.

Individuen untereinander entstehen und Wissensteile


ausgetauscht werden.

Vorteil dieser Betrachtungsweise ist die einfachere Implementierung einer Wissenskultur in bestehende Unternehmenskulturen. Als Bestandteil einer Unternehmenskultur kann sie etabliert werden, ohne dass das
gesamte gewachsene Konstrukt einer Unternehmenskultur beseitigt werden muss. Sie kann auf Elemente
dieser Kultur aufbauen.
Wesen einer Wissenskultur
Wissenskultur als Bestandteil von
Unternehmenskultur
Bestehende Modelle von Unternehmenskulturdie Erfordernisse an Wissensmanagement nicht vollstndig
abbilden. Dasfhrt in der Praxis zu Hindernissen, die
ein erfolgreiches Wissensmanagement und damit den
zielgerichteten Prozess des organisationalen Lernens
unterlaufen.
Um dies zu vermeiden, muss eine direkt im Unternehmen verankerte Kultur vorhanden sein, welche die
Grundlage fr Wissensmanagement bildet, indem sie
Rahmenbedingungen dafr schafft.
Eine Wissenskultur ist demnach eine speziell auf Wissensmanagement und organisationalesLernen zugeschnittene Kultur, welche in eine Unternehmenskultur
implementiert werden kann, ohne diese vollstndig
revidieren zu mssen.
Wissenskultur als Kommunikationsbasis
Die Vorraussetzung fr Wissensgenerierung und nutzung besteht in der Kommunikation und Vernetzung der einzelnen Individuen einer Organisation.
Dabei knnen zwei Kommunikationsarten unterschieden werden.
Zielgerichtete Kommunikation
Ohne zielgerichtete Wissensexplikation und Wissensaustausch knnen keine unternehmensweiten Wissensbestnde generiert werden. Die zielgerichtete
Kommunikation ist nicht allein auf verbale Interaktion
zweier oder mehrerer Individuen beschrnkt, sondern
umfasst die gesamte Bandbreite mglicher Kommunikationsformen wie zum Beispiel durch Prsentationen
und Dokumentationen.
Freie Kommunikation
Aber nicht nur durch direkte, zielgerichtete Kommunikation, sondern auch durch eine Atmosphre fr
zwanglose Begegnungen knnen Vernetzungen der

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Wissenskultur als Wegbereiter fr Wissensmanagement


Die Elemente einer einer Wissenskultur mssen darauf
ausgerichtet sein, die Barrieren fr ein erfolgreiches
Wissensmanagement zu berwinden. Die Rahmenbedingungen einer Wissenskultur mssen demnach eine
Frderung des Wissensaustausches und der Wissensgenerierung der Individuen in einer Organisation beinhalten, und zwar von innen heraus, als Teil der einzelnen Individuen selbst.
Wissenskultur als Wettbewerbsvorteil
In der Folge von globalisierten Mrkten mit immer
hnlicheren Produkten, die immer krzeren Produktlebenszyklen unterliegen, wird das Wissen um detaillierte Wnsche der Kunden oder die effizientesten
Prozesse zum Schlssel fr Erfolg. Der Wettbewerbsdruck wchst permanent. Somit wird es immer
schwieriger, der Konkurrenz voraus zu sein.
Aufgrund dieser Entwicklung erhlt Wissensmanagement mit dem Ziel der Erlangung von Innovationen
eine tragende Bedeutung in Unternehmen, die es rechtfertigt, auch die dafr notwendige Wissenskultur als
elementaren Unternehmensbestandteil zu betrachten.
Folglich ist das Vorhandensein einer Wissenskultur allein schon als Wettbewerbsvorteil zu verstehen.
Wissenskultur als Wertesystem
Wissenskultur muss von allen Unternehmensmitgliedern gelebt werden, um dem Prozess des Wissensmanagement zum Erfolg zu verhelfen.
Wissenskultur als Motivationssystem
Wie bereits deutlich wurde, stellen sich der Etablierung von Wissensmanagement Barrieren entgegen.
Diese knnen sowohl durch die Unternehmensstruktur, als auch durch die einzelnen Mitglieder einer Organisation hervorgerufen werden. Somit muss eine
Wissenskultur eine Motivation fr die einzelnen Mitarbeiter darstellen, um die Barrieren fr ein Wissensmanagement zu berwinden. Folglich kann die Wissenskultur als Ganzes als Motivationssystem angesehen werden, um ein erfolgreiches Wissensmanagement
zu ermglichen. Die Motivation des Individuums wird
durch spezifische Anreize erreicht.
Im Zuge dieser Betrachtung wird klar, dass alle Elemente einer Wissenskultur im weiteren Sinne als Anreizelemente zu verstehen sind, welche die Mitarbeiter
eines Unternehmens dazu bringen sollen, im Sinne des
Wissensmanagementprozesses zu denken und zu handeln.
Entsprechend der extrinsischen bzw. intrinsischen Motivation von Organisationsmitgliedernlassen sich AnISSN 1439-0809

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reize hinsichtlich der Wirkungsweise auf die einzelnen


Individuen in intrinsisch und extrinsisch unterscheiden. Meist ist es jedoch ein Wirkungsverbund aus beiden Anreizarten, der zu einer nachhaltigen Motivation
von Mitarbeitern fhrt.
Extrinsisch wirkende Elemente einer Wissenskultur
knnen Bonuszahlungen oder Fhrungsstil sein.
Intrinsisch wirkende Elemente einer Wissenskultur ergeben sich aus Lernmglichkeiten oder sozialen Interaktionsmglichkeiten.
Eigenschaften der Elemente einer Wissenskultur
Es knnen Elemente einer Wissenskultur unterschiedliche Eigenschaften aufweisen. So lassen sie sich beispielsweise hinsichtlich der Wirkung auf den Einzelnen in extrinsisch und intrinsisch differenzieren.
Die Elemente einer Wissenskultur lassen sich auch hinsichtlich anderer Eigenschaften unterscheiden. So
wurde im vorangegangenen Abschnitt auf die Art der
Etablierung der extrinsisch wirkenden Elemente im
Unternehmen eingegangen und dabei festgestellt, dass
sie nur ber das Unternehmen selbst etabliert werden
knnen. Aus diesem Sachverhalt lassen sich weitere
Eigenschaften ableiten.
Da eine Wissenskultur die Vorraussetzung fr ein erfolgreiches Wissensmanagement bilden soll, muss
auch die Wirkung der Elemente auf den organisationalen Lernprozess untersucht werden.
Es lassen sich folgende Eigenschaften ableiten:
Extrinsische Wirkungsweise von Elementen
Anreize wirken dann extrinsisch, wenn sie nicht aus
dem Einzelnen oder der Arbeit heraus erwachsen,
sondern von auen kommen. Das sind Anreize wie
z.B.Geld.
Intrinsische Wirkungsweise von Elementen
Anreize wirken dann intrinsisch, wenn sie sich aus der
Arbeit selbst ergeben. Dies knnen Mglichkeiten zur
Interaktion oder zur Arbeitsgestaltung sein. Im Kontext des Wissensmanagements ist der Begriff intrinsisch auch auf das Wissensmanagement selbst und den
organisationalen Lernprozess anzuwenden. Damit bestehen intrinsische Anreize auch in der Mglichkeit
zur Wissensgenerierung und -weitergabe. Intrinsische
Anreize besitzen ein hohes Nachhaltigkeitspotential,
da sie nicht erst bei Zielerreichung zur Anwendung
kommen, sondern stndig wirken, sobald eine bestimmte Ttigkeit ausgefhrt wird.
Direkte Wirkungsweise von Elementen
Bedingt durch die allgemeine Steuerungsmglichkeit,
die sich aus der Anwendung bestimmter Elemente
ergibt, folgt auch die Mglichkeit, sie im Rahmen des
Wissensmanagementprozesses zur Steuerung einzu PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

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setzen, da ihre Anwendung bei Zielerreichung erfolgt.


Die Wirkungsweise solcher Elemente auf den Prozess
des organisationalen Lernens ist direkt, indem sie die
Mitglieder einer Organisation zum Wissenstransfer
und Wissensaufbau in Form zielgerichteter Interaktion
bewegen.
Indirekte Wirkungsweise von Elementen
Durch die Etablierung von Elementen mit direkten Eigenschaften allein kann eine Wissenskultur als Vorraussetzung fr ein erfolgreiches Wissensmanagement
nicht ausreichen.
Bedingt durch die Zielbezogenheit direkter Elemente
wird auch die Interaktion bzw. Kommunikation zielgerichtet ablaufen. Folglich geht die Dynamik einer
freien, ungezwungenen Kommunikation verloren. Genau diese Dynamik ist es aber, die im Verlauf der Interaktion scheinbar zufllig Wesenszge organisationalen Lernens annimmt und so oft einen ganz anderen
Verlauf nimmt, in dessen Ergebnis ganz andere Ideen
und Vernetzungen entstehen knnen als bei der zielgerichteten Kommunikation. Um Organisationsmitglieder zu einer freien Kommunikation zu bewegen, sind
daher entsprechende Anreize einer Wissenskultur zu
etablieren. Dieses knnen geeignete Begegnungssttten
oder Arbeitszeitregelungen sein. Derartige Elemente
begnstigen die freie Kommunikation, da sie Gelegenheit fr Interaktion schaffen, ohne dabei eine Richtung
oder ein Ziel vorzugeben.
Es ist demzufolge ber diese Elemente weit weniger
mglich, das Interaktionsverhaltender Organisationsmitglieder im Sinne des Wissensmanagements zu steuern. Sie wirken indirekt bzw. untersttzend auf den
Prozess des organisationalen Lernens. Alle Elemente,
die als Eigenschaft eine indirekte Wirkung auf den organisationalenLernprozess aufweisen, knnen als indirekte Elemente bezeichnet werden.
Organisationale Elemente
Bestimmte Elemente knnen aufgrund ihres Wesens
nicht problemlos in Unternehmen eingefhrt werden.
So knnen monetre Anreize sowie andere Statussymbole, Es handelt sich dabei um einen Eingriff in die innere Struktur eines Unternehmens. Das bedeutet, derartige Elemente knnen ausschlielich ber die organisationale Struktur eines Unternehmens transportiert
werden und weisen somit die Eigenschaft formell
auf.
Es lsst sich demnach festhalten, dass alle Elemente,
die ber die Unternehmensorganisation etabliert werden mssen, als formelle Elemente verstanden werden
knnen.

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20060928

Immanente Elemente

Organisationsstruktur eines Unternehmens etabliert


werden. Das bedeutet, die verschiedenen organisationalen Instanzen sind unentbehrlich fr die Etablierung
dieses Teils der Wissenskultur.

Im Gegensatz dazu knnen nicht alle Elemente ber


die organisationalen Strukturen eines Unternehmens
etabliert werden. Das bedeutet, derartige Elemente
sind nicht im eigentlichen Sinne Teil der organisationalen Strukturen eines Unternehmens, sondern existieren
parallel dazu. Sie sind den Prozessen und Mitarbeitern
in einem Unternehmen eigen und daher schwerer zu
etablieren.
Sie knnen nicht per Definition verordnet werden,
sondern wachsen aus der Wissenskultur heraus und
entwickeln sich weiter.
Alle Elemente, die nicht ber die Unternehmensorganisation etabliert werden, knnen als immanente Elemente verstanden werden.
Komplementrpaarbildung der Eigenschaften
Die Eigenschaften der Elemente einer Wissenskultur
knnen als einander komplementr hinsichtlich ihrer
Wirkungsweise dargestellt werden.

Klassifizierung der Wissenskultur


Es hat sich gezeigt, dass die Wissenskultur anhand der
Eigenschaften ihrer Elemente in einen formellen und
informellen Teil unterschieden werden kann. Dafr
eignet sich das Komplementrpaar organisationalimmanent am Besten, da es auf alle Elemente einer
Wissenskultur Anwendung findet.
Alle Elemente, welche ber die organisationalen Strukturen eines Unternehmens etabliertwerden, sind demnach Teil einer formellen Wissenskultur. Alle Elemente, welche die organisationale Struktur eines Unternehmens nicht berhren, bilden die informelle Wissenskultur.
Formelle Wissenskultur
Definition formelle Wissenskultur
Die formelle Wissenskultur ist der ber die organisationalen Strukturen eines Unternehmensetablierte Teil
einer Wissenskultur. ber deren Elemente ist der Prozess des organisationalen Lernens direkt steuerbar oder es kann ihm eine bestimmte Richtungvorgegeben
werden. Die Elemente der formellen Wissenskultur
wirken berwiegend extrinsisch auf die Motivation der
einzelnen Organisationsmitglieder.
Wesen formeller Wissenskultur

Alle Elemente, die nicht aus der Arbeit selbst erwachsen, sind extrinsische Elemente.
Dies trifft auf alle Elemente zu, die ber die Organisationsstrukturen etabliert werden.
Demnach kann davon ausgegangen werden, dass alle
Elemente der formellen Wissenskultur extrinsischen
Charakter besitzen.
Diese sind weiterhin in materielle Anreize und immaterielle Anreize unterteilbar. Materielle Anreizelemente
kommen nur dann zur Anwendung, wenn auch tatschlich eine zielgerichtete Kommunikation im Sinne
des organisationalen Lernens stattfindet bzw. stattgefunden hat. ber materielle Anreize ist demnach eine
direkte Steuerungdes organisationalen Lernprozesses
mglich. Sie bilden so eine unentbehrliche Komponenteder Wissenskultur. Alle materiellen Anreize wirken
somit auch direkt auf denorganisationalen Lernprozess, was ihnen allen zudem die Eigenschaft direkt
zukommen lsst. Materielle Anreize sind ihrem Wesen
nach demnach immer extrinsisch, formal, sowie direkt.
Immaterielle Anreize kommen im Gegensatz zu den
materiellen Anreizen nicht erstnach Zielerreichung zur
Anwendung, sondern grtenteils vorher. Sie knnen
so als Richtungszeiger verstanden werden. Somit sind
sie fr eine direkte Steuerbarkeit nicht so gut geeignet
wie materielle Anreize, eignen sich jedoch gut, um eine
bestimmte Richtung vorzugeben. (z.B. Fhrungsleitstze). Sie wirken also auf den organisationalen Lernprozess indirekt ein.
Immaterielle Anreize sind ihrem Wesen nach immer
extrinsisch, formal sowie indirekt.
Zusammenfassend lsst sich feststellen, dass der Prozess des organisationalen Lernprozess ber Elemente
der formellen Wissenskultur direkt gesteuert werden
kann oder ihm eine bestimmte Richtung gegeben werden kann.
Da die Zielbezogenheit des Handelns der Mitglieder
einer Organisation das Kernelement des Wissensmanagements darstellt, ist der formelle Teil der Wissenskultur unentbehrlich fr die Etablierung eines erfolgreichen Wissensmanagements. ber ihn lsst sich auch
eine Messbarkeit der Wissensmanagementmanahmen
realisieren, indem die Anwendung der materiellen Anreize an die Erreichung von Wissensziele gekoppelt
wird. ber die Hufigkeit der Anwendung oder Hhe
der Zuwendung ist so eine Messbarkeit mglich.

Die formelle Wissenskultur ist im Wesentlichen


dadurch gekennzeichnet, dass ihre Elemente ber die
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Informelle Wissenskultur
Definition informelle Wissenskultur
Die informelle Wissenskultur ist der Teil der Wissenskultur, der nicht ber die organisationalen Strukturen
eines Unternehmens etablierbar ist. Sie ist Resultat der
Interaktion der Individuen innerhalb einer Organisation und bedingt neue Interaktionsmuster. Dadurch
wirkt sie sehr nachhaltig auf die Motivation der einzelnen Mitarbeiter. Eine direkte Steuerbarkeit des organisationalen Lernprozess ber die Elemente der informellen Wissenskultur ist nicht mglich. Sie wirken
frdernd und untersttzend auf den Prozess des organisationalen Lernens.
Wesen informeller Wissenskultur
Die informelle Wissenskultur ist im Wesentlichen
dadurch gekennzeichnet, dass ihre Elemente nicht ber
die Organisationsstruktur eines Unternehmens etabliert werden knnen. Elemente dieses Teils der Wissenskultur sind dem Unternehmen oder seinen Mitarbeitern immanent und greifen nicht auf die organisationalen Strukturen zurck.

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Erreichung von Wissenszielen messbar ist. Trotzdem


ist die informelle Wissenskultur keinesfalls zu vernachlssigt, da sie einen wesentlichen Bestandteil der
Wissenskultur bildet. Nur so ist eine umfassende Motivation fr die Mitarbeiter gegeben.
Die informelle Wissenskultur kann das Interaktionsverhalten der Mitglieder einer Organisation im Sinne
des Wissensmanagements nachhaltiger beeinflussen,
als der formelle Bestandteil der Wissenskultur. Dies
liegt darin begrndet, dass die informelle Wissenskultur stndig wirkt, da sie aus dem Interaktionsverhalten
der Individuen erwchst und sich ber dieses stndig
weiterentwickelt. Dadurch ist sie im Vergleich zur
formellen Wissenskultur der dynamischere Bestandteil
der Wissenskultur, welcher stndigen nderungen unterworfen ist und so sehr nachhaltig und praxisnah
den Prozess des organisationalen Lernens untersttzen
kann.
Elemente der formellen und informellen Wissenskultur
Nachfolgend sind exemplarisch Elemente der formellen und informellen Wissenskultur nach ihren Eigenschaften klassifiziert grafisch dargestellt.

Die informelle Wissenskultur ist nicht im eigentlichen


Sinne etablierbar, sondern erwchstaus der Arbeit heraus oder wird vom einzelnen Individuum gelebt. Die
aus der Arbeit bzw. der Gestaltung des organisationalen Lernprozesses selbst erwachsenden Elemente sind
in ihrer Wirkungsweise auf den Einzelnen intrinsisch.
Durch die Einschrnkung der intrinsischen Elemente
auf diese beiden Schwerpunkte mssen nicht alle Elemente der informellen Wissenskultur das Merkmal
intrinsisch aufweisen. Jedoch geben sie die Mglichkeit, diesen Teil der Motivation in den Mitarbeitern zu
aktivieren.
In ihrer Wirkung auf den organisationalen Lernprozess
sind die Elemente der informellen Wissenskultur nicht
direkt nachweisbar, da sie vom Einzelnen nicht einmal
als existent wahrgenommen werden mssen oder ihr
Vorhandensein keinen Zusammenhang zum organisationalen Lernprozess aufweist. Die Elemente der informellen Wissenskultur wirken somit nicht direkt auf
den organisationalen Lernprozess.
Der Schwerpunkt der informellen Wissenskultur liegt
in dessen Untersttzung. Sie bildet die Atmosphre
zur Untersttzung des organisationalen Lernprozesses.
Die informelle Wissenskultur ist der gute Geist eines
Unternehmens. Eine direkte Steuerbarkeit des Wissensmanagementprozesses ber diese Elemente ist
schwierig, da keine direkten Wirkungszusammenhnge zwischen vorhandenem Elementund dem organisationalen Lernprozess nachweisbar sind. Eine Messung
kann Wissenskultur nur ber Zwischengren erfolgen. Das fhrt dazu, dass der informelle Teil der Wissenskultur im Gegensatz zum formellen nicht an der

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Interdependenzen der Elemente einer Wissenskultur


Die Betrachtung der Elemente einer Wissenskultur hat
gezeigt, dass sich vielfltige Abhngigkeiten der Elemente untereinander hinsichtlich ihrer gegenseitigen
Untersttzung ergeben.

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Document Technology Index
DTX 20060912
Der DTX verfolgt das Ziel, die Marktentwicklung des
DRT-Segments der IT-Branche zu dokumentieren.
Hierzu werden ausgewhlte brsennotierte Anbieter
zusammengefasst.
In den vorangegangenen Jahren, besonders in den Jahren des Brsen-Hype am Neuen Markt hatten wir den
DTX regelmig einmal im Monat im Newsletter. Seit
dem letzten Jahr erscheint er nur noch in ausgewhlten
Ausgaben als ein berblick, der von den normierten
Werten des Dezember 2004 ausgeht und die Vernderung bis zur jeweiligen Newsletter-Ausgabe zeigt.

Fazit zur Wissenskultur


Die Wissenskultur ist umfassend untersucht worden.
Es wurde eine Definition erarbeitet und Wissenskultur
ist ein Bestandteil einer Unternehmenskultur, der ein
erfolgreiches Wissensmanagement ermglicht.
Wissenskultur lsst sich in einen formellen und einen
informellen Teil unterscheiden. Dabei wird das Steuerungspotential der formellen Wissenskultur sowie das
Untersttzungspotential der informellen Wissenskultur. Beide Segmente der Wissenskultur bauen aufeinander auf und sind losgelst voneinander nicht etablierbar.

Technologietrend
Der Technologietrend ist kein Brsentrend, sondern
beruht auf den PROJECT CONSULT bekannten technologischen Innovationen der DRT-Unternehmen. Folgende Symbole werden fr die Tren