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Introduccin a la comercializacin de Eventos

La situacin y la tendencia del mercado
JBJ
de eventos destina entre y un 18 y 20%
del presupuesto del marketing para
eventos, por lo que se considera de gran
importancia como herramienta de
comunicacin con sus pblicos.

Evento
Ferias

Evento
Ferias
,
exposiciones y
salones

Objetivos
Comerciales

Convenciones

Convenciones

Informativos
motivacionales

Jornadas
tcnicas

Cursos,
seminarios
simposios

Cursos

Cursos

Formacin
o
divulgacin
cientfica
de
determinados
aspectos
de
diferentes sectores
Formacin

Seminarios

Seminarios

Formacin

Simposios

Simposios

Cientficos

Eventos
outdoor

Eventos
outdoor

Motivacionales

Viajes de
incentivo

Viajes
incentivo

Rueda de
prensa

Ruedas de
prensa

de

Motivacionales
comerciales

Informativos

Congresos

Congresos

Cientfico,
tecnolgico o
cultural. Mdicos

Road show

Road show

Comerciales

Factores que
condicionan el
modelo de
produccin

Actos organizados por

empresas, asociaciones
y colegios profesionales
Actos organizados por
instituciones oficiales
Actos organizados por
particulares
Convocante
Empresas
gobierno

Empresas,
organizaciones u
otras
entidades
privadas

Empresas,
asociaciones
universidades

Empresas,
asociaciones
o
administraciones
Empresas
o
asociaciones
Empresas

Personal
de
la
empresa
que
alcanza
los
objetivos
diseados
Cualquier
empresa,
administracin o
entidad
Literarios, grficos
y asistentes
Sociedades,
asociaciones,
universidades o
colegios
profesionales
Empresas

5000 y 6000 millones de euros en

eventos empresariales (no eventos
en el mbito oficial)
La mayora de eventos organizados
son de mbito empresarial

Asistentes
Profesionales
especializados,
tcnicos
del
sector y pblico
en general
Personal
de
determinado
nivel, a eleccin
del convocante
Empresas,
asociaciones,
universidades o
colegios
profesionales

Duracin
4 a 8 das

Financiacin
A cargo de los
expositores

2
das
generalmente

A
cargo
organizador

Difiere en cuanto
al carcter y
duracin

Organizadora de
eventos
o
agencia
de
viajes
especializada

Profesionales
estudiantes

Hasta 5 das,
durante
la
semana o fines
de semana

Profesionales
personal
afectado
Profesionales

De 1 a 2 das

Empresas
o
mediante cuota
de inscripcin.
Asociaciones o
universidades,
patrocinio
o
subvencin.
Organizadores,
cuotas
de
inscripcin
A
cargo
del
convocante
A cargo de la
empresa

1 a 2 das

del

Profesionales
y
ejecutivos de la
empresa
Profesionales
y
ejecutivos de la
empresa

De 1 a 2 das

Desde un fin de
semana a viajes
internacionales
de 10 das

A cargo de la
empresa

Medios de
comunicacin

El necesario

A cargo de los
convocantes

Profesionales del
sector

De 3 a 5 das

Cuotas de
inscripcin o
patrocinio

Pblico en
general

Una jornada

A cargo de la
empresa

Localizacin: lugar geogrfico donde va a celebrarse el evento incidencia en la produccin del mismo
y en su presupuesto, lejana o proximidad para ir y volver, gastos de gestin, Proveedores, transporte
de materia.
Tipo de espacio: donde se va a desarrollar el evento. Espacio abierto/cerrado Tipo de montaje: Sencillo/complejo (elementos tcnicos, escenogrficos y artsticos)
Contenido: Acto, tipo de montaje y recursos a emplear Caractersticas de los invitados/transporte
(Acceso restringido o mal acceso que necesite la gestin de permisos)

Tipos de Espacios

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Introduccin a la comercializacin de Eventos

1. Eventos en espacios naturales

2. Eventos en construcciones o instalaciones
a) Fijas
b) Polivalentes
3. Eventos en construcciones o instalaciones
efmeras
4. Eventos en espacios mixtos
a) Instalaciones al aire libre
b) Instalaciones con construcciones fijas
y/o efmeras y espacios al aire libre.
Tipos de cliente

Particulares
Asociaciones y agrupaciones
Empresas
Generadores de eventos
Operadores profesionales
Convention Bureau
Asociaciones profesionales de
congresos y convenciones

Servicios necesarios
Factor CREATIVIDAD, originalidad y
singularidad disear eventos, unida al
PROTOCOLO,
elementos
de
construccin escenogrfica.
ESCENOGRAFA, espacios armnicos.
PRODUCCIN, montajes, iluminacin,
sonorizacin y tecnologa.
COMUNICACIN, interrelacin pblico
con la empresa, SEGURIDAD, eviccin
de atentados y de instalaciones.
Restauracin.

Empresas de sonido e iluminacin; Imagen, video y fotografa; De

alquiler de mobiliario, montaje; de carpas e infraestructura;
Imprentas y artes grficas; De alquiler de vehculos, lujo/especial;
singularidad; Floristeras; Catering y restauracin; Grupos
musicales; Azafatas; Comunicacin y marketing; de montaje;
produccin de eventos.

Opinin personal:
Los eventos, tiene gran importancia en el mercado por lo que el presupuesto de marketing
destinado para este tipo de servicios oscila entre los 18 y 20%, los eventos son importantes
herramientas de comunicacin. Estos tienen por objetivo principal comunicar determinados
mensajes y enfoques especficos dependiendo de la finalidad de cada uno.
En funcin del contenido del evento se llevar a cabo un tipo concreto de montaje que generar
necesidades especficas de produccin, los eventos se clasifican de acuerdo a su objetivo, de ah se
derivan los dems elementos, tipo de montaje, tipo de espacio, tipo de clientes, localizacin, de los
cuales se van determinando los servicios necesarios para su gestin que vayan de acuerdo a los
factores que condicionan el modelo de produccin.
Los eventos de los que se hablan son de caractersticas o enfoque empresarial, sin embargo los
eventos fuera de esta denominacin se basan prcticamente de los mismos factores para la gestin
de su produccin, cabe resaltar que los tipos de eventos se pueden subclasificar, sin embargo todo
depender en primera instancia del contenido de dicho evento para hacer las modificaciones,
acciones correspondiente, as como tambin del tipo de cliente y de lo que este quiera. As mismo
los montajes se adaptarn a estos condicionantes, por lo general, los montajes polivalentes tienen
varios usos, a veces determinadas, y admiten montajes variados.
En conclusin la comercializacin de eventos est teniendo cada vez una mayor demanda, por lo
que su gestin en la produccin es imprescindible para nuestro conocimiento y manejo, es decir,
desde la planeacin y logstica hasta la ejecucin, seguimiento y verificacin de los mismos.