Equipo:

Arvea Cruz Karen Guadalupe, Apolinar Lpez Flor Lizbeth Colmenares Garca
Soledad, Gmez Hernndez Luz Mara, Ramrez Vargas Zaira Azucena

FIESTA DE GRADUACIN

Caracterizacin del
evento.

Tiempo de planeacin.

El evento del cual se tratara es la fiesta de graduacin

de los alumnos de Administracin Turstica de la UMAR
campus Huatulco. Se les ofrecer el servicio de renta de
saln, banquete y otras amenidades que crean
necesarias.
Se tiene un tiempo estipulado de 2 meses antes del
gran evento a manera de poder trabajar y conseguir la
indumentaria necesaria.

FIESTA DE GRADUACIN

Nuestros clientes son adultos-jvenes en edad

promedio de 22-26 aos, prximos a graduarse, con
un nivel econmico medio.

Perfil del cliente.

Nmero de
asistentes.

Los asistentes sern los futuros graduados de la

carrera de administracin turstica y sus familiares, en
promedio se tiene contemplado alrededor de 350
personas.

FIESTA DE GRADUACIN

-Objetivo general
-Objetivos especficos

Llevar a cabo la fiesta de graduacin ofreciendo

calidad
generen
servicios
Logra llevar de
acabo
el evento que
en tiempo
y forma. una convivencia
entre
los invitados
para
lograr un momento
amena
Verificar la
contratacin
de los servicios
requeridos.
cumpliendo las expectativas y
nico
Cumplir elas inolvidable
expectativas del cliente.
satisfaciendo sus necesidades planteadas.

FIESTA DE GRADUACIN
REQUERIMIENTOS Y COSTOS TOTALES
MATERIALES
Cantidad
Saln o Jardn

Precio
5,000

Precio U.

Venta
6000

Luz y sonido

20,000

20,000

MOBILIARIO Y
EQUIPO
Mantelera

5,000

6,000

Requerimientos y
costos totales.

Precio U.

Fundas para
sillas
Manteles
Moos para
sillas
Cubre
manteles

Mesas
Sillas
DECORACIN

Centros de
mesa

Antorchas

Telas
PERSONAL
OPERATIVO

Animador

Seguridad

Foto y Video

350
350
350

35
350

8
3

280
1050
4,200

10
5

350
1,750
4,675

35
20
200 metros

100
15
2

3,500
300
400

105
20
3

3,675
400
600

6,000
1
4 pax
1 pax

500
500
3,500

500
2,000
3,500

6,000
500
2,000
3,500

500
2,000
3,500

FIESTA DE GRADUACIN
PERSONAL DE
SERVICIO

Meseros

Hostess

Capitn

Limpieza
BANQUETE
Alimentos

6,100
15 pax
2 pax
1 pax
2 pax

300
300
400
300

4,500
600
400
600
17,500

300
300
400
300

4,500
600
400
600
21,000

350 Platillos

50

35,000

60

21,000

15 B. whisky
9 pax 3 Lts
2 Barras
20 bolsas

150

2,250

170

2,550

100
25
8

900
50
160

120
30
10

1,080
60
200

Bebidas

Requerimientos
y costos totales.

Licores

Refrescos
Hielos

LOZA Y
CRISTALERA

Platos

Vasos

Plaqu
OTROS

Invitaciones
Reconocimien
tos
Marco
Fotogrfico

COSTO TOTAL

6,100

3,580

3,890

2,050

2,750

350
350
c/n

2
1
1,000

700
350
1,000
14,100

3
2
1,000

1,050
700
1,000
14,850

60
10
1

200
200
100

12,000
2,000
100

210
225
100

12,600
2,250
100

81,530

91,265

FIESTA DE GRADUACIN

COSTO TOTAL

Precio

Venta

81,530.00

91,265.00

91, 265.00 ____________________100%

Anlisis costo y
precios de
venta

9,735.00_________________ 10.66 %

Por

81,530.00
60%
48,918.00

48,918.00+81,530.00= 130,448.00

Gerente
general
rea de
administraci
n

Organizacin de
eventos.

Encargado Organizacin
Banquetes
de
de la temtica.
publicidad

Recursos
humanos.

Mantenim
iento
Contabilidad

rea
financiera.

Ventas

rea de
comercializaci
n

Compras

Organigrama

FIESTA DE GRADUACIN

ACTIVIDADES

Programa
Durante el
evento

HORA

BIENVENIDA Y REGISTRO DE LOS INVITADOS

7:30 hrs

PRESENTACIN DE LA MESA DIRECTIVA

8:00 hrs

DISCURSO DE BIENVENIDA

8:10 hrs

INICIO DE LA FIESTA DE GRADUACIN

8:30 hrs

ENTREGA DE PAPELES

9:00 hrs

CEREMONIA DE CLAUSURA

9:40 hrs

PROYECCIN AUDIOVISUAL

9:45 hrs.

DISCURSO DEL CIERRE DE CLAUSURA

10:00 hrs

NOCHE DISCO

12:00 hrs

LUGAR

LATITUD 15
BAHA DE
CHAUH

FIESTA DE GRADUACIN

ACTIVIDADES

Programa
Durante el
evento

HORARIO

LUGAR

14:00 hrs
DESMONTAJE DEL MOBILIARIO

8:00 hrs

ENTREGA DEL SALON

12:00 hrs

LATITUD 15

SALIDA DEL LUGAR

12:00 hrs

BAHA DE
CHAUH

FIESTA DE GRADUACIN

Plano de
Montaje
Club De Playa
Privado Latitud
15

FIESTA DE GRADUACIN

Decoracin

FIESTA DE GRADUACIN

Invitacin

Directorio
de Proveedores

Panadera y pastelera
Banquetes
Bebidas
Foto y video
Papelera
Dulceras
Personal de seguridad
Personal de atencin a
Comensales
Animadores
Decoracin
Sourvenirs
Equipo de sonido
Diseo grafico
Loza y cristalera
Floreras

San Alejandro
Casa Reyes
Vinatera Ultramarinos Costa
del Sur
Foto Gaby
Citlalli
La abejita
Polica Municipal
La CROC
Hotel Las Brisas
Mercera el Colibr
Flor Arte
Samar Msica y video
Pixelhux
Florera La Crucecita

Programa
Lugar: Latitud 15

Fecha: 16 de Julio
Horario: Programa cvico: 8:00 hrs / Programa social

8(Coctel): 20:00 hrs

Actividades

Programa

1
Planeacin del evento
Presupuesto
Seleccin de lugar y/o Saln
Determinar la temtica del evento
Contacto con proveedores
Elaboracin de invitaciones
Reservacin del lugar y/o saln
Invitar a los alumnos
Contratar al personal

Antes del evento

Mayo

Compra de materiales, mobiliario y

equipo de montaje
Montaje del mobiliario

Junio
4

Julio
5

15

16

17

Ceremonial
y Protocolo

Tiempo

Respetar el horario previsto en la invitacin, como

egresado se debe estar por lo menos media hora antes del
comienzo y en su asiento 15 minutos antes y como invitado
por lo menos 10 minutos antes.
No se les permitir la entrada a las personas que lleguen
tarde.
En el prembulo de la ceremonia se debe dar la recepcin
a los alumnos y sus invitados, la ubicacin y el orden es
crucial.

Ceremonial
y Protocolo

En la ceremonia de graduacin la vestimenta debe estar

presentable ya que este va enfocado en los logros
acadmicos, se adecuara solamente a la toga y el birrete,
libre de adornos. El birrete debe estar bien asentado en la
cabeza de tal manera que el ala est paralela con el suelo.
En la cena de graduacin la temtica va enfocada a un
evento-coctel. Las mujeres deben ir vestidas con vestimenta de
coctel (falda o vestido por debajo de las rodillas). Para los
hombres con un traje de corte clsico.

Vestimenta

Ceremonial
y Protocolo

Conducta

Durante la ceremonia:
Sea un egresado o invitado de ceremonia, se debe seguir el
protocolo
Debes de guardar silencio durante el evento de ceremonia
Debes quedarte sentado durante el acto
Apagar el celular o ponerlo en modo silencio
Tomar fotografas discretas para no distraer o interrumpir a los
asistentes
Durante la fiesta de graduacin:
Guardar silencio durante los actos que se realicen
Respetar el tiempo de comida que se vayan a servir
Respetar las medidas de seguridad que se tomen con respecto a
las bebidas alcohlicas

 Rejas de proteccin u otros que impidan la entrada de personas no

autorizadas, accesos y salidas de emergencia.

Medidas de
Seguridad

Conocer la capacidad del lugar y si se adecua a la estimacin de los

invitados.

Conocer los niveles de emisin de ruidos estimado.

Sistema de proteccin contra incendios del lugar.

Presencia de sealtica adecuada de orden y seguridad del lugar para los

invitados y los empleados.
Medir el consumo de alcohol de los asistentes.

De acuerdo a la alimentacin, se les informara al equipo de atencin a

comensales los tiempos y el tipo de comida que se dar a los invitados.
Controlar uso adecuado de los fuegos pirotcnicos y designar a un
encargado.

Planes de
emergencia a
contemplar

Rutas de evacuacin
Salidas de emergencias
Ubicacin de extintores o equipo de combate de incendios

Puntos de reunin externo

Ubicacin de servicio mdico o de auxilio
Video o audio que informe a quienes concurran al evento
como actuar en caso de emergencia (ruta de evacuacin,
puntos de reunin, etc.).

Recursos
disponibles
Personal de seguridad
Personal de primeros auxilios y bomberos

Personal de organizacin y acomodo del evento

Personal de operacin
Equipo de primeros auxilios

Equipo de radio comunicacin