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Índice.

Introducción. 2

Objetivo. 3

Alcance. 3

Firmas autorizadoras. 3

Políticas de Ventas al crédito. 3

Políticas de Ventas al contado. 4

Procedimiento para venta. 4

Flujograma del procedimiento. 6


Página 2 Manual de procedimiento para ventas de Código : MP-DV-01
de 12 contado y de crédito. Fecha: 08/12/2009
Procedimientos y políticas de ventas. Versión: 1

Manual de procedimientos para ventas de crédito y de contado.

INTRODUCCION.

El presente manual tiene la finalidad de proveer al personal del


departamento de ventas las políticas y los procedimientos de ventas al
contado y al crédito, presentándolos simplificados, mejorados y
actualizados a las realidades de la empresa y de su entorno. De tal forma que
el personal del departamento de ventas incremente su eficiencia en el
cumplimiento de sus funciones dentro de la empresa.

Este manual de procedimientos para ventas de crédito y de contado, debe


servir como un instrumento de apoyo que facilite y regule las tareas
específicas que se involucran en las transacciones de venta al contado y al
crédito que se realicen en el departamento de ventas, brindando no solo
eficiencia al proceso, sino transparencia y control, contribuyendo además al
alcance de los objetivos organizacionales de la empresa TEXTICASA.

____________________________________
MSC. Helen Xochilt Escobar
Supervisora de proyectos.

___________________________ ____________________________
Lic. Valeria Vanegas Perez Lic. María José Hernández
Auditor Senior. Auditor Senior.

Elaboró: María Martínez. Supervisó: Valeria Vanegas Aprobó: Helen Escobar


Cargo: Auditor junior. Cargo: Auditor Senior. Cargo: Supervisora
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Objetivo:
Establecer las instrucciones que deben seguirse para facturar el producto de tal
manera que se cumplan las políticas administrativas y financieras de la empresa.

Alcance:
El presente manual comprende el procedimiento y las instrucciones para la venta
del producto que ofrece la empresa TEXTICASA, teniendo en cuenta las diferentes
formas de pago, y el manejo de documentos involucrados en el proceso.

Firmas autorizadoras de ventas de crédito:


• Gerente propietario.
• Jefe del departamento de ventas.

Políticas de las ventas al crédito:


• El plazo del crédito será de 30 días de plazo sin intereses.
• Los requisitos que los clientes deben presentar para optar a un crédito son:
copia de la cédula, o en su defecto numero RUC y razón social, breve
informe sobre la situación económica actual de la empresa, solicitud y 2
referencias comerciales y personales, un listado de los artículos que desee
comprar a crédito.
• El pago del crédito se realizara en dos abonos. El 50 % al momento de la
transacción de venta a crédito y el restante 50 % antes de finalizado los 30
días calendario, contados a partir del día en que concedió el crédito.
• El monto del crédito no debe sobrepasar los $1000 dólares, para montos
superiores es necesario la autorización del gerente propietario.
• Si el plazo del crédito del cliente se vence, este incurrirá en mora y no podrá solicitar
otro crédito hasta que halla cancelado el anterior.
• Los recibos de cancelación solo se emitieran cuando el cliente realice el pago efectivo
del último abono del crédito.
• Para efectos del abono al crédito por parte del cliente, se emitirá un recibo de abono,
del cual quedara copia en la empresa.
• Por cada cliente al que se le conceda crédito, se abrirá un archivo con los datos de la
venta, los datos del cliente y la forma y plazos de pago. Este expediente queda bajo
custodia del jefe del departamento de ventas.
• Los agentes de ventas deben proporcionar la información correspondiente a los
clientes para optar a un crédito.
• El cliente puede delegar el pago de los abonos al crédito, a terceros. Para hacer
efectivos los pagos el representante deberá traer su cedula de identidad y el ultimo
recibo de abono.

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Políticas de ventas al contado:


• No se aceptan devoluciones de productos una vez que el cliente ha salido
de las instalaciones de la empresa.
• Es deber del cliente revisar su mercadería al momento de la entrega para
comprobar el buen estado de la misma.
• La actividad de venta solo será realizada en el área designada por la
empresa y bajo la supervisión del jefe de ventas.
• Las facturas de contado deben llevar el sello de CANCELADO, en una
parte visible de la factura, una vez realizado el pago total y efectivo de la
misma.

Procedimiento para ventas:

1. Se establece el contacto del cliente con la empresa a través del agente de


ventas.
2. El agente de ventas asesora al cliente sobre el producto que ofrece
TEXTICASA, y sobre las diferentes formas de compra, al crédito o a contado.
3. El cliente especifica el pedido que realizará.
4. El cliente decide si comprara a crédito o a contado.
5. Si el cliente compra a contado, el agente de venta realiza el llenado de la
requisición de mercancía de acuerdo a la orden de pedido realizado por el
cliente.
6. El agente pide la autorización del jefe del departamento de ventas proseguir
con la venta del producto.
7. Una vez obtenida la autorización, la requisición de mercancía pasa al
encargado de bodega.
8. El encargado de bodega envía la mercancía requerida con un cargador al
departamento de venta.
9. El agente de venta elabora la factura de contado.
10. Se dirige el cliente hacia el custodio de caja, para efectuar el pago del valor de
la mercancía.
11. El cliente recibe la factura de contado ordinal, quedando una copia en
contabilidad y una copia en el departamento de venta.
12. El agente de venta hace entrega de la mercancía al cliente.
13. El cliente revisar la mercancía antes de salir de las instalaciones del local.
14. Si el cliente decide comprar a crédito, el agente de venta comprueba que el
cliente llene los requisitos, si los cumple, lo remite al jefe del departamento de
venta.
15. El jefe del departamento de venta recibe al cliente y revisa en el archivo de
listado de clientes, si el cliente ya ha realizado transacciones con la empresa.,
para que esta información forme parte del archivo del cliente.
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16. El cliente define la cantidad de artículos y la forma de pago.


17. El jefe del departamento de venta envía el archivo del cliente junto con la orden
de pedido al gerente propietario, para que este autorice el crédito.
18. Si el gerente propietario aprueba el crédito, envía la orden de pedido al jefe del
departamento de ventas para que este apruebe el crédito.
19. El agente de ventas realiza la factura de crédito acorde a la orden de pedido.
20. Se dirige el cliente hacia el custodio de caja, para efectuar el pago del 50 % del
valor de venta de la mercancía.
21. El cliente recibe la copia de la factura de crédito, quedando una copia en
contabilidad y el original en el departamento de venta.
22. El agente de venta hace entrega de la mercancía al cliente.
23. El cliente revisar la mercancía antes de salir de las instalaciones del local.
24. El cliente realiza el pago del 50% restante de la factura, para cancelar el
crédito después del tiempo pactado, según las políticas de venta a crédito de la
empresa.
25. Se hace entrega de la factura de crédito original, junto con la copia del recibo
de abono del último pago.

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Contado Pasa a
Página 7

El cliente es La
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Factura de
Contado.1 2
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de mercancía copias.

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El jefe del El encargado de El cliente realiza
Viene de
página 6

requisición de Elaboración
mercancía de departamento de bodega envía la la cancelación
ventas autoriza la
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venta. de contado.
del cliente. la requisición. de la mercancía.

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espera en el área 1
de ventas para
su entrega.

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2 1

El cliente recibe El cliente revisa


Se hace entrega
Viene de
página 7

la factura de la mercancía Fin de Venta a


de la mercancía contado.
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al cliente.
la empresa.

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Requisitos
1 según
políticas de El agente de venta
crédito. NO le indica que FIN
requisitos no
cumple.

El agente Cumple
Viene de
página 6

comprueba los los


requisitos del requisitos.
cliente

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de ventas. página 10

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Listado
de cliente
2
1 de venta a
crédito.

El jefe de venta Se establece los El gerente de


Viene de
página 9

revisa el los términos del crédito, venta analiza el Pasa a


documentos y forma monto, plazo y forma archivo del pagina 11.
el archivo del cliente. de pago. cliente.

Orden de
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2 Archivo del cliente.
cliente.

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Requisición de
2
3 crédito se
envía bodega.

Elaboración de
Se informa al El jefe de factura de crédito
Se jefe de ventas y
SI departamento de de acuerdo al
pagina

autoriz
Viene

se retorna ventas aprueba el pedido y


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10.
de

archivo con la crédito. requisición.


autorización.

NO Se informa al
FIN Pasa a
jefe de ventas.
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El encargado de El cliente El cliente


Viene de

bodega envía la paga el 50 % recibe la copia Se hace entrega


pagina

mercancía según del valor de de su factura de la


11.

requisición. la venta total. de crédito. mercancía.

Mercancía
Factura de Recibo de El cliente
espera en el
crédito. 2 abono. revisa la
área de
copias, 1 Original y mercancía
venta
original copias. antes de salir
del local.

El cliente recibe la El cliente paga


factura original y el 50% restante
FIN una copia del recibo de la factura de
de abono. crédito.

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