Introducción

La contabilidad no debe ser

solamente un requerimiento de
índole formal por la normativa
vigente en un país, sino que debe ser
la herramienta permanente que debe
poseer una empresa para registrar y
controlar sus operaciones
comerciales.
Todo negocio debe mantener una
constancia escrita histórica de las
actividades, para recurrir a esta información cuando se necesite.

Veamos algunos casos reales:

En un laboratorio de análisis químico, el cual presta servicios a muchas
empresas y personas naturales que envían análisis a los que denominamos
clientes.

Requiere de compras de una gran variedad de elementos químicos. En una

oportunidad una empresa pesquera, cliente importante para este laboratorio,
llamó al servicio de atención al cliente para solicitar el saldo que debía
cancelar. A pesar de que la empresa pesquera tiene sus registros contables,
quería conciliar su saldo con el que tenía el laboratorio (análisis contable
que debe ser permanentemente efectuado con el fin de registrar los
valores reales).

Como resultado del análisis el laboratorio cobró a su proveedor

las siguientes facturas:
Registros
Nº Monto de la factura
Trabajo efectuado
Factura adeudado
5253 Análisis microbiológico de Riles 500
Análisis microbiológico de
5275 1.500
muestra de mariscos
Análisis microbiológico de
5277 2.000
muestra de mariscos
 Total facturas adeudadas 4.000

Por su parte la empresa pesquera envió un fax con la siguiente

liquidación:

Registro
Nº Monto de la factura
Trabajo efectuado
Factura adeudado
5253 Análisis microbiológico de Riles 800
1.500 (Cancelada con fecha
Análisis microbiológico de
5275 25/01/2006 con cheque Nª
muestra de mariscos
251256 del Banco Estado)
Análisis microbiológico de
5277 2.000
muestra de mariscos
Total facturas adeudadas 4.300
Facturas no adeudadas
nominadas en estado de
cobranzas pendientes de
pago:
Análisis microbiológico de
5275 1.500
muestra de mariscos
Por supuesto que en el fax venía adjunta una carta de reclamo de la Gerencia
Comercial de la Pesquera por el cobro erróneo de la factura N? 5275 y el
error de imputación de la factura Nº 5253 por 500 siendo realmente
facturada por 800. Se adjunta fotocopia de la factura por el monto correcto
de 800.

Relevancia de la contabilidad en los hechos acontecidos:

• Registros erróneos de los montos de facturas de venta.

• Falta de análisis de los valores a cobrar consistente en verificar que el valor

contable corresponda a los montos facturados.

• Falta de prolijidad en la emisión de informes de cobranzas.

Efectos en la empresa de la situación planteada:

• Desconfianza del cliente en las cobranzas del laboratorio.

• Imagen negativa de la eficiencia y eficacia de la administración de la empresa.

• Pérdida de tiempo en modificar y arreglar la información contable a los valores

reales.

• En el caso contrario de los proveedores que

adquieren hoy en día mucha importancia en la calidad
de los bienes y servicios prestados puede ocurrir una
situación similar.

¿Cómo podríamos estar seguros de haber

pagado una factura a un proveedor, si no
hemos registrado el monto cancelado, a
quién se canceló, la fecha e inclusive la
hora en que se efectuó?
¿Debemos consultar al proveedor si le hemos cancelado??
¿Qué deduciría nuestro proveedor si le consultamos si le hemos cancelado o
no?
¿Que no llevamos orden de los pagos o que somos ineficientes?.

¡Mala reputación como clientes!

Así también, debemos utilizar estos registros para controlar si las tareas se
están efectuando con los procedimientos más adecuados a los requerimientos
de la empresa, ya que no todas las formas de realizar una tarea producen el
mismo resultado.

Por ejemplo, si todas las facturas las cancelamos con dinero efectivo puede
suceder que en alguna ocasión, algún proveedor nos reclame que le
cancelamos menos dinero.

¿Podemos contar y dejar constancia en la factura que nos emitió el proveedor

los billetes con los cuales cancelamos?, si no se efectuó adecuadamente este
recuento en el momento oportuno, ¿No será mejor pagar con cheque
nominativo a nombre del proveedor por la cantidad justa y en la fecha que
corresponda? Esto nos da una mejor imagen ante nuestros proveedores.
En la eventualidad de no poseer una con Cuenta Corriente Bancaria, y por lo
tanto, no se utilicen cheques, debe manejarse un control estricto de los
dineros que ingresan y egresan de caja. Por esta razón se deben emitir
comprobantes de ingreso y egreso que dejen constancia de los antecedentes
de pagador y recibidor de dineros así como razón del pago, fecha y otros
antecedentes.

La Información Contable
Así como se requiere llevar el historial de
los acontecimientos económicos del
negocio también se necesita disponer de
información contable antes de que
ocurran los hechos. Esta contabilidad se
denomina presupuestaria o de gestión.
En la actualidad, en la era de la
información, la empresa se mueve en un
ambiente dinámico y globalizado, se
requiere información para que los procesos administrativos y de producción
sean cada vez más económicos, rápidos, eficientes y efectivos. La información
contable puede ayudar a tomar decisiones en estos aspectos los mencionados
anteriormente.

Resumamos: La información contable se puede generar antes o después que

ocurran los hechos.
La Contabilidad Presupuestaria o de Gestión es aquella que entrega
información que servirá de guía para tomar adecuadas decisiones antes o
durante la ocurrencia de los hechos. La contabilidad de gestión la trataremos
en otro curso destinado a la contabilidad de gestión.
Si la contabilidad solamente refleja los registros efectuados históricamente
nos estamos refiriendo a la Contabilidad Histórica que lleva cuenta de lo que
va sucediendo; entregando información después de las operaciones
comerciales y operativas de la empresa.
Desde el inicio de la contabilidad, que predominaba el efectuar registros y
constituía un fin en sí mismo hoy se considera como una herramienta efectiva
para entregar información, para decidir en la forma más efectiva y adecuada
los lineamientos a seguir.

Teniendo día a día las ventas efectuadas, podremos proyectar y

hacer los esfuerzos correspondientes para efectuar un mayor o
menor sacrificio en la venta de productos.

A mayor sacrificio y esfuerzo en efectuar una operación productiva o

administrativa, se requiere un mayor costo de inversión al cancelar horas
extraordinarias a los trabajadores, redoblar esfuerzo de supervisión a una
mayor cantidad de productos o mayor consumo de energía eléctrica e insumos.

La contabilidad no debe ser solamente una obligación tributaria, sino que más
aún, una fuente de información necesaria para todo negocio.

Pretendemos en este curso presentar los aspectos básicos que

todo emprendedor debe conocer para hacer un buen uso de la
contabilidad.

Primeramente debemos visualizar y entender las operación de una empresa de

servicios o de producción para poder determinar la información que se
requiere, ya que condiciona la contabilidad que se requiere en el negocio.
Proceso básico operacional de una empresa
Un esquema de los procesos presentados de una manera simple, aplicados a
una empresa productora puede ser la siguiente, analizado por etapas para su
mejor comprensión:

Explicación de cada una de las etapas del proceso de

operación.
1) El mercado financiero está compuesto por todos aquellos empresarios que
con ciertos recursos pueden iniciar un emprendimiento de negocio.
2) El recurso de dinero en disponibilidad del empresario, se requiere para
iniciar las actividades comerciales, como vimos en el curso de Gestión
Financiera y Contable. Este recurso es importante para la adquisición de
Activos Circulantes y Activos Fijos.

Herramienta de control
En gran parte, el éxito en el control financiero a través de la contabilidad
se basa en el control de los ingresos y desembolsos de Caja (dinero
efectivo) y de Banco (cuentas corrientes bancarias)

Control Información
Activo Concepto Valorización
requerido contable
Arqueos físicos
diarios del
Registro de dinero en caja. Valuación de
ingresos de Emisión de Valor unitario y ingresos de
Caja dinero comprobantes total de monedas, dinero de
ingresos efectivo, correlativos de billetes, cheques o caja.
cheques, ingresos. vales vistas.
vales vistas. Recuento físico
de los dineros
recibidos.

Registro de Valuación de
Arqueos físicos egresos de
desembolsos
diarios del dinero de
efectuados Valor unitario y
dinero en caja. caja.
con dinero total de monedas,
Egresos efectivo.
Emisión de
billetes, cheques o Valorización
comprobantes
Depósito de vales vistas. de dineros en
correlativos de
cheques, caja según
egresos.
vales vistas. arqueo físico.

Registro de
Conciliaciones
depósitos de
bancarias Valuación de
Cuenta dinero
diarias,
Valor de cada
depósitos
corriente efectivo o con semanales y/o
depósito
efectuados
Banco documentos correspondiente a
mensuales con en cuenta
efectuados en dinero efectivo o
registros corriente
(Depósitos) cuenta efectuados por
con documentos.
bancaria.
corriente
el banco .
bancaria.
Giros Registro de Conciliaciones Valor de cada giro
giros bancarias efectuado con
efectuados a diarias, cheques, giros de Valuación de
la cuenta semanales y/o cajero automático, giros
corriente con mensuales con tarjetas de débito o efectuados
 en cuenta
corriente.
cheques o
cargos
registros Valuación de
electrónicos
efectuados por electrónicamente. fondos
efectuados
el banco. disponibles
por usuario o
por banco. en cuenta
corriente
bancaria.

(3) Los Activos Circulantes: Son todos aquellos bienes que se liquidarán
(liquidar a dinero efectivo) a más tardar en un año plazo (corto plazo).
Mercaderías que se espera vender y las materias primas necesarias para
elaborar los productos que se espera vender al mercado. Este es uno de los
recursos con que debe contar la empresa para tener una "razón de existir" que
es la venta de sus productos
El contador debe llevar un adecuado control de las existencias de mercaderías
destinadas a la venta y de materias primas destinadas a la producción de
bienes.
A través de diversas técnicas de control interno como son la toma de
inventarios físicos, registros auxiliares de existencias, controles físicos de
las mercaderías en bodega y otras herramientas.
Los costos de mercaderías deben ser calculados en la forma más exacta, con
el fin de determinar adecuadamente los precios de dicha mercaderías al
momento de su venta.
Además una adecuada determinación de los niveles de inventario
necesarios para la venta produce mayor eficiencia en el proceso de
compraventa como también en los costos y desembolsos necesarios en la
adquisición de las mercaderías.

Medio de
Información
Operación obtención de la Control requerido. Valorización.
contable.
información.
Compras de Facturas y Unidades Valor unitario Valorización
Mercaderías contratos de adquiridas y de de
 precios unitarios
según documentos
mercaderías mercaderías
adquisición. de compra
adquiridas. adquiridas.
efectuadas a
proveedores.

Valorización
de
Unidades vendidas mercaderías
y precios unitarios vendidas a
de ventas precio de
efectuadas a venta y valor
Facturas y clientes. Control Valor unitario del costo de la
Ventas de
contratos de de precios de de unidades venta.
mercaderías
ventas. ventas y de costo vendidas.
de las ventas. Valorización
Recuento físico de de la
las unidades mercaderías
existentes en existente
bodega. físicamente en
bodega.

Ordenes de
Correspondencia Monto
compra, guías
Deuda entre las órdenes adeudado por
de despacho, Monto de
adquirida de compra, guías cada compra
facturas de deudas con
con de despacho, efectuada a
compras, proveedores.
Proveedores facturas, contratos cada
contratos de
de compra. proveedor.
compra.
Facturas de
Monto de Desembolsos
compra,
Correspondencia cada abono y efectuados a
comprobantes
Pago a entre documentos pagos proveedores
de egreso de
proveedores de compra y de efectuados a por compras al
caja, cheques,
pagos efectuados. cada contado y
dinero
proveedor. crédito.
efectivo.

(4) Los Activos Fijos: Todos los bienes de infraestructura necesarios para
la operación de la empresa. (Maquinarias, Bienes Raíces, Vehículos,
Herramientas, Muebles e instalaciones)
En la medida que los procesos productivos son más complejos requieren de
mayor inversión en estos activos, algunos más especializados, los cuales
pueden ser adquiridos o arrendados para su uso. En este último caso el
tratamiento contable será distinto según la propiedad del bien utilizado.

Control Factores de Información

Tipo de Activo Concepto
requerido valorización contable

Pagos por
mejoras y
reparaciones
que tengan
incidencia
Uso de en un mayor
Valorización
terrenos, valor del
neta de
construcciones bien o una Valor según
Activos como
, vehículos, mayor vida pagos y
bienes de la
maquinarias, útil del bien. documentos de
empresa
herramientas, Control de adquisición
Cuentas
Fijos equipos, valores de efectuados.
utilizadas:
computadores, adquisición a Revalorizacione
Maquinarias,
mobiliario para través del s legales,
Bienes Raíces,
la producción tiempo que Retasaciones
Muebles,
como para transcurre la técnicas.
Vehículos,
administración vida útil del
etc.
y ventas. bien.
Recuento
físico de los
bienes
existentes
en la
empresa.
Revalorización Revalorización Planilla de Según Valorización
por cálculo y porcentajes y neta de
disposiciones actualizació normas Activos como
legales o n periódica. tributarias o bien de la
técnicas como legales de cada empresa.
corrección país. Cuentas
monetaria. contables:
Revalorización
 de Activos
Fijos.
Unidades de
vida útil
expresadas Valorización
en horas de neta de
uso, Valor Activos como
unidades matemático bienes de la
Desgaste de los
producidas, según cálculo empresa
activos a
Depreciación través del uso
tiempo de que se efectúe Cuentas
vida útil de acuerdo a contables:
de ellos.
asignada criterio Depreciación
( años, adoptado. Activos Fijos,
meses o Depreciación
días) Acumulada.
Cálculo
matemático.
Unidades de
vida útil
expresadas
en horas de
uso,
unidades Valorización
producidas, neta de
tiempo de Activos como
Valor
vida útil biene de la
matemático
Recuperación asignada empresa,
según cálculo
de la inversión ( años, Cuenta
Amortización en los activos a meses o
que se efectúe
contable:
de acuerdo a
través del uso. días) Amortización
criterio
Tasa de Activo Fijo,
adoptado
recuperación Amortización
de la Acumulada
inversión del Activo Fijo.
activo a
través de la
producción.
Cálculo
matemático.
Mejoras Aumento de Facturas o Valor según Valorización
 neta de
Activos como
valor del bien bienes de la
contratos
o de la vida facturas y empresa
que
útil del bien al contratos de Cuenta
acrediten las
aumentar vida mejoramientos contable:
mejoras al
útil y/o el de los activos. Maquinaria,
activo.
valor del bien. muebles o la
cuenta que
corresponda.
Valorización
neta de
Activos como
Facturas o
Valor según bien de la
Inversión en contratos
facturas y empresa
Reparaciones reparaciones o que
contratos que Cuenta
extraordinarias mantenciones acrediten las acrediten las contable:
relevantes. mejoras al
reparaciones. Maquinaria,
activo.
muebles o la
cuenta que
corresponda.

(5) Producción y prestación de servicios: Todos aquellos bienes con

que se cuenta en la producción necesaria para cumplir con las ventas a
clientes (producción en proceso y terminada, en el caso de elaboración de
bienes) y (costos de servicios, en el caso de prestación de servicios)
Las empresas que ofrecen bienes al mercado comprador pueden ser
elaboradas por sus propios medios (producción propia) o ser adquiridos a
proveedores y revenderlos (comercializadora o distribuidora)
Las empresas que producen sus propios artículos para la venta al público
requieren de la adquisición de materias primas transformándolas en un
producto terminado, utilizando mano de obra e insumos (combustibles,
electricidad, horas de operación de maquinarias, supervisión y otros)
Este proceso de transformación requiere de un sistema que predefina
mediante un presupuesto, ciertas cantidades y montos a producir (en
unidades y valor monetario), como también, la entrega oportuna de
informes contables respecto de costos de materiales, mano de obra y de
insumos utilizados en la producción.

Esto requiere de una dedicación del contador para elaborar un proceso de

obtención de la información relacionada con la producción como es, a modo
de ejemplo, la siguiente:

Medio de
obtención Unidad de Información
Valorizació
Actividad de la informació contable a
n monetaria
informació n generar
n
Hojas de Valor monetario Costo de
Utilización de Unidades de
acumulación de por unidad materia prima
materia prima materiales.
costos. utilizada. utilizada.
Hojas de Valor monetario Costo de mano
Mano de Obra Horas
control de por hora de obra
utilizada trabajadas.
tiempo. trabajada. utilizada.
Insumos de Unidades
Hojas de Valor monetario Costo de
combustibles, utilizadas
acumulación de por unidad Insumos de
lubricantes y (litros, barriles,
costos. utilizada. producción.
otros tarros u otros).
Hoja de control Horas utilizadas Valor hora de Costo de
Maquinaria
costo de uso de máquinas de máquinas maquinaria
utilizada
maquinaria. producción. utilizadas. utilizada
Remuneración Hojas de Valor monetario Costo de
Horas
por control de por hora supervisión
trabajadas.
Supervisión tiempo. trabajada. utilizada.

(6) Comercialización de productos y servicios: La venta, publicidad,

promoción y marketing de productos y servicios es fundamental para dar a
conocer y relacionarse con el cliente. La generación de ingresos de toda
empresa depende de la comunicación de los clientes con la empresa que
ofrece productos o servicios.
El contador debe llevar un control de las ventas y sus respectivas formas de
pago. Es frecuente que las empresas tengan ventas pactadas según diversas
modalidades de pago, como es: Contado inmediato, contado a 30 días,
crédito sin emisión de documentos de crédito (pagarés, contratos de
crédito, letras de cambio, cheques a fecha), en una cuota o más, crédito
con emisión de documentos de crédito en una cuota o más.
Principalmente debe tener una especial atención el control de los gastos
relacionados con la comercialización como son las comisiones de vendedores,
costo de avisos publicitarios, radiales y de televisión, descuentos, promociones
y otros gastos necesarios para poner a disposición de los clientes los productos
o servicios.

(7) Recaudación y cobranzas: es la efectuada a clientes y recaudación de

ventas contado y al crédito genera ingresos de dinero efectivo o con
documentos que es necesario controlar.
La emisión de documentos que acrediten los pagos, los controles de pagos por
cada cliente y su correspondiente deuda por los bienes adquiridos son
fundamentales para una óptima recaudación y control de la deuda de los
clientes.

Medio de
obtención Control Información
Operación Valorización
de la requerido contable
información
Correspondenci
a entre
información de
la notas de
venta, guías de
despacho,
Notas de venta, Monto vendido
facturas,
Guías de según
contratos de
Venta a Despacho, documento Monto de
venta y
clientes Facturas, respectivo Ventas.
registros
contratos de aceptado por el
contables en
venta. cliente.
cuentas de
mayor de
clientes
Relación de
ventas de
vendedores.
 Correspondenci
a entre
información de
la notas de
venta, guías de
despacho, Monto de
Facturas de facturas, facturas por
Deuda de Monto deuda de
venta, contratos contratos de pagar y de pagos
clientes clientes.
de venta. venta y cuentas efectuados por
de mayor de clientes.
contabilidad de
clientes
Relación de
ventas de
vendedores.
Correspondenci
a entre
Facturas de
documentos de
ventas, Monto de cada Recaudación de
venta y de
Pago de comprobantes abono y pagos clientes por
recepción de
clientes de ingreso de efectuados por ventas contado
pagos. Registro
caja, cheques, cliente. y crédito.
en mayores
dinero efectivo.
contables de
clientes.

Etapa II

Manejo de Información
Principios y Normas contables
Los principios contables representan
presunciones básicas que fundamentan la técnica
contable. En estos principios se basan las normas
contables.
• 1 Equidad:
La equidad entre intereses opuestos debe ser una
preocupación constante en contabilidad, puesto que
los que se sirven de, o utilizan los datos contables, pueden encontrarse ante el
hecho de que sus intereses particulares se hallen en conflicto.

De esto se desprende que los estados financieros deben prepararse de tal modo que
reflejen con equidad los distintos intereses en juego en una entidad dada. Este
principio en el fondo es el postulado básico o principio fundamental al que está
subordinado el resto.

• 2 Entidad contable:
Los estados financieros se refieren a entidades económicas específicas, que son
distintas al dueño o dueños de la misma.

• 3 Empresa en marcha:
Se presume que no existe un límite de tiempo en la continuidad operacional de la
entidad económica y, por consiguiente, las cifras presentadas no están reflejadas a
sus valores estimados de realización. En los casos en que existan evidencias
fundadas que prueben lo contrario, deberá dejarse constancia de este hecho y su
efecto sobre la situación financiera.

• 4 Bienes económicos
Los estados financieros se refieren a hechos,
recursos y obligaciones económicas susceptibles
de ser valorizados en términos monetarios.

• 5 Moneda
La contabilidad mide en términos monetarios, lo
que permite reducir todos sus componentes
heterogéneos a un común denominador.

• 6 Período de tiempo
Los estados financieros resumen la información relativa a períodos determinados de
tiempo, los que son conformados por el ciclo normal de operaciones de la entidad,
por requerimientos legales u otros.
• 7 Devengado
La determinación de los resultados de operación y la posición financiera deben
tomar en consideración todos los recursos y obligaciones del período, aunque éstos
hayan sido o no percibidos o pagados, con el objeto que de esta manera los costos y
gastos puedan ser debidamente relacionados con los respectivos ingresos que
generan.

• 8 Realización
Los resultados económicos sólo deben computarse cuando sean realizados, o sea,
cuando la operación que las origina queda perfeccionada desde el punto de vista de
la legislación o prácticas comerciales aplicables y se hayan ponderado
fundadamente todos los riesgos inherentes a tal operación. Debe establecerse con
carácter general que el concepto "realizado" participa del concepto de devengado.

• 9 Costo histórico
El registro de las operaciones se basa en costos históricos (producción, adquisición o
canje), salvo que para concordar con otros principios se justifique la aplicación de
un criterio diferente (valor de realización). Las correcciones de las fluctuaciones del
valor de la moneda, no constituyen alteraciones a este principio, sino meros ajustes
a la expresión numeraria de los respectivos costos.

• 10 Objetividad
Los cambios en activos, pasivos y patrimonio deben ser contabilizados tan pronto
sea posible medir esos cambios objetivamente.

• 11 Criterio prudencial
La medición de recursos y obligaciones en la
contabilidad, requiere que estimaciones sean
incorporadas para los efectos de distribuir costos,
gastos e ingresos entre períodos de tiempo
relativamente cortos y entre diversas actividades.
La preparación de estados financieros, por lo tanto,
requiere que un criterio sano sea aplicado en la
selección de la base a emplear para lograr una
decisión prudente.
Esto involucra que ante dos o más alternativas debe
elegirse la más conservadora. Este criterio no debe ser afectado por la presunción
que los estados financieros podrían ser preparados en base a una serie de reglas
inflexibles. En todo caso los criterios adoptados deben ser suficientemente
comprobables para permitir un entendimiento del razonamiento que se aplicó.

• 12 Significación o importancia relativa

Al ponderar la correcta aplicación de los principios y normas, debe necesariamente
actuarse con sentido práctico.
Frecuentemente se presentan situaciones que no encuadran con los principios y
normas aplicables y que, sin embargo, no presentan problemas debido a que el
efecto que producen no distorsiona a los estados financieros considerados en su
conjunto.
Desde luego, no existe una línea demarcatoria que fije los límites de lo que es y no
es significativo, y debe aplicarse el mejor criterio para resolver lo que corresponda
en cada caso de acuerdo con las circunstancias, teniendo en cuenta factores tales
como el efecto relativo en los activos, pasivos, patrimonio, o en el resultado de las
operaciones del ejercicio contable.

• 13 Uniformidad
Los procedimientos de cuantificación utilizados deben ser uniformemente aplicados
de un período a otro. Cuando existan razones fundadas para cambiar de
procedimientos, deberá informarse este hecho y su efecto.

• 14 Contenido de fondo sobre la forma

La contabilidad pone énfasis en el contenido económico de los eventos, aun cuando
la legislación puede requerir un tratamiento diferente.

• 15 Dualidad económica
La estructura de la contabilidad descansa en esta premisa (partida doble) y está
constituida por: a) recursos disponibles para el logro de los objetivos establecidos
como meta y b) las fuentes de éstos, las cuales también son demostrativas de los
diversos pasivos contraídos.

• 16 Relación fundamental de los estados financieros

Los resultados del proceso contable son informados en forma integral mediante un
estado de situación financiera y por un estado de cuentas de resultado, siendo
ambos necesariamente complementarios entre sí.
 • 17 Objetivos generales de la
información financiera
La información financiera está destinada
básicamente para servir las necesidades
comunes de todos los usuarios.
También se presume que los usuarios están
familiarizados con las prácticas
operacionales, el lenguaje contable y la
naturaleza de la información presentada.

• 18 Exposición
Los estados financieros deben contener
toda la información y discriminación básica y adicional que sea necesaria para una
adecuada interpretación de la situación financiera y de los resultados económicos
del ente a que se refieren.

En la actualidad existe un estudio a nivel internacional para

unificar principios y normas que sean aplicables en los diversos
países que suscriban estos acuerdos.

La información contable
Para que la información contable sea
eficaz debe cumplir con las siguientes
características:
1. Utilidad: se encuentra relacionada
con la utilidad de la información para
el usuario, es decir, debe servir
efectivamente para que el usuario
tome decisiones oportunas y de
importancia. Debe servir para la
retroalimentación y predicción en la
toma de decisiones.
 2. Significación: la contabilidad debe entregar con números y palabras una
imagen del negocio y de cómo éste ha evolucionado.

3. Relevancia: en la medida en que la información contable ejerza influencia

en las decisiones será la importancia que tenga para la gestión de un negocio.
4. Veracidad: Los datos contables deben dar seguridad que si una información
se presenta en los estados e informes es lo que realmente ha ocurrido
respecto de cantidades, montos en dinero, detalle, notas explicativas y toda
aquella información relacionada.
5. Comparabilidad: con los datos contables se debe poder comparar
información entre periodos de tiempo, como son las ventas del día con las del
día de ayer, costos de remuneraciones del mes de diciembre contra las del
mes de noviembre del mismo año o entre años diferentes. Esto nos da
elementos de juicio para tomar alguna decisión.

6. Oportuna: la información proporcionada por

la contabilidad debe estar presente en el
momento en que se requiera para tomar
decisiones. Una contabilidad cuyos registros no
se encuentran al día tiene poca o ninguna
utilidad.
7. Confiabilidad: la información debe reflejar
realmente los hechos acontecidos para que se
pueda confiar en ella. Debe existir respaldo de
todos los registros que justifiquen la
información contable.
8. Consistencia: Debe entregar información
que de confianza que las cifras que se
presentan no pueden ser negadas por la
cantidad de medios, documentos o
procedimientos que comprueban y verifican
información entre sí. Para efectuar un pago de una compra con factura, se
puede asegurar que se cancela lo correcto verificando los valores a pagar en la
factura enviada por el proveedor, el monto según saldo contable de las
cuentas por pagar a los proveedores, y en última instancia por confirmación
del proveedor (procedimiento utilizado en las auditorias contables)
9. Objetividad: la contabilidad debe presentar información registrada bajo
criterios netamente técnicos abstrayendo juicios subjetivos o alguna tendencia
a presentar la información acomodada para que el usuario tome alguna
decisión predeterminada.

10. Verificabilidad: todos los registros deben ser comprobables existiendo

documentos, llamados soportes contables, como facturas, boletas,
comprobantes, contratos u otros documentos técnica y legalmente válidos que
acrediten la ocurrencia de los hechos. Una factura respalda la existencia de
una venta que debe ser contabilizada con dichos antecedentes.
11. Provisionalidad: los estados contables deben proporcionar información
que sirva para prevenir acciones y tomar las decisiones adecuadas. Si una
empresa no lleva la contabilidad en que se valorice las horas extraordinarias
trabajadas en mes de agosto poco se podrá hacer para prevenir los montos a
pagar por este concepto en el mes de septiembre.

Requerimientos de información
Desde que se definen los aportes iniciales de un
negocio se requiere manejar la información que
es relevante: el monto, origen y persona que
efectúa el aporte de capital.
¿La razón? Porque en algún momento se
repartirán utilidades y debemos saber que
participación tienen los socios. ¿Cuánto le
corresponde a cada uno de ellos?. A pesar que las
escrituras de constitución de las sociedades
comerciales se establece los porcentajes o partes
de las utilidades que se debe repartir se debe
conocer además, los montos sobre los cuales se calcula la participación de
cada socio.
En una etapa posterior se requiere conocer, (y es una de las tareas más
delicadas), los dineros disponibles para realizar pagos con efectivo y/o con
cheques. En el curso de Finanzas Básicas ya hubo referencia al tema, y en el
módulo Flujo de Efectivo se presenta como se debe manejar este concepto.
Esto implica conocer la cobranza que se efectúa a los clientes como
también el pago que se debe efectuar a los proveedores. Y como resultante
de ambas transacciones se puede obtener el saldo de dinero que queda en
caja disponible para ser utilizado.
A medida que se adquiere mercaderías y materias primas se requiere conocer
exactamente la cantidad y monto de las mercaderías que se mantienen en
bodega, esto es el inventario de mercaderías que se cuenta para la venta. A
medida que es vendida se debe conocer los montos para determinar los costos
de ventas y así determinar nuestros resultados (pérdidas o ganancias) por
producto vendido.

Cuando la empresa elabora o

fabrica productos, utiliza
materias primas las cuales se
transforman en productos
terminados para la venta.

Por ejemplo, una elaboradora de

chocolates artesanales debe
conocerla fórmula para la
fabricación del chocolate y así
establecer cuánto cacao, azúcar,
preservantes, colorantes e
incipientes para así adquirir los ingredientes necesarios. La labor de la
contabilidad será determinar los costos de la materia prima para definir el
precio de los chocolates.
Será necesario que la contabilidad ayude a llevar control de los valores
invertidos en materias primas para evitar pérdidas de materiales que
aumenten el costo de los productos con estos costos que deben ser
evitables.
Este control debe efectuarse al emitir documentos bajo firma responsable y
procedimientos definidos conocidos y acatados por todos. Esto permite que se
establezcan formas de trabajo que aseguren que por ejemplo, cualquier
persona ingrese a la bodega y se lleve materia prima con fines personales, por
dar un ejemplo.
Respecto de los activos fijos se debe establecer que los costos de inversiones
de maquinarias y bienes utilizados en la producción, los cuales deben ser
valorizados correctamente a través del tiempo, considerando el desgaste
sufrido con su uso y deterioros naturales o accidentales por mal uso.

Esta valorización en muchas empresas es relevante en el valor general de la

empresa, como es el caso de la industria que requiere de activos fijos de alto
valor.

Las Cuentas
Para llevar control de esta información la contabilidad utiliza unidades básicas
de información contable denominadas cuentas las cuales acumularán valores
para determinar por ejemplo, el monto de dinero disponible. Esta cuenta se
denomina Caja en la cual se acumulará la información de los ingresos en
dinero diarios y sus correspondientes salidas de dinero por utilización para
pagos. Resumiremos de la siguiente manera los registros contables en una
cuenta.

CUENTA: CAJA
DEBE HABER
Ingresos de dinero efectivo Desembolsos de dinero en efectivo
Ejemplo: Pago efectuado por un cliente Ejemplo: pago de una factura a
con efectivo proveedor

Por lo tanto podemos decir, que en contabilidad se utiliza una unidad básica
de información llamada CUENTA la cual se divide en DEBE y HABER.
El hecho de registrar una partida al Debe se denomina cargar o debitar. Si es
registrado al haber se denomina acreditar o abonar
Si en el caso anterior presentado de caja se valoriza podríamos dar el
siguiente ejemplo:
Con fecha 01 de diciembre 2006 se recibe un aporte de parte del propietario
de un negocio de comercio detallista quien comienza con 200.000 con dinero
efectivo. Posteriormente con fecha 05/12/2006 compra mercaderías
canceladas al contado con efectivo por un monto de 80.000, vendiéndose el
07/12/2006 mercaderías por un monto de 30.000.

CUENTA: CAJA
DEBE HABER

05/12/2006 cancela factura Nº 320

01/12/2006 Aportes de Capital según
Comprobante de Ingreso Nº 01 según comprobante de egreso Nº
01
200.000 a Sociedad Alfa Ltda.
80.000

07/12/2006 Cancela Venta Factura

Nº 001 según Comprobante de Egresos
Nº 02 a Comercial Beta
S.A. 30.000

SUMA DE EGRESOS
SUMA DE INGRESOS 230.000
80.000

SALDO DINERO EFECTIVO

150.000

TOTALES IGUALES 230.000

TOTALES IGUALES 230.000

¿Qué información obtenemos a través de la cuenta Caja?

a) Que entre el 01/12/2006 y el 07/12/2006 se produjo ingresos por 230.000 y

b) Egresos o desembolsos por 80.000
c) Que al 07/12/2006 quedó en caja la suma de 150.000 disponible para
utilizarse en otros pagos posteriores
d) Que el origen de los ingresos corresponde a un aporte de capital y de un
pago de cliente Comercial Beta SA
e) Que el origen del desembolso es la compra a un proveedor llamado Alfa
Limitada
f) Que se emitió comprobantes de ingreso que certifica que se recibió
efectivamente el dinero
g) Que se emitió comprobantes de egreso por los desembolsos efectuados con
el fin de certificar que el desembolso se efectuó efectivamente para los fines
establecidos
La contabilidad como herramienta de información se aprecia en el ejemplo
anterior al obtener información en los puntos a), b), c), d) y e) ya que
entregan información cuantitativa necesaria para la toma de decisiones
relacionadas con pagos, proveedores y clientes.
La contabilidad como herramienta de control se aprecia en los puntos f) y g) al
requerir la emisión de estos comprobantes que debe cumplir ciertos requisitos
relacionados con la persona que lo emite, la fecha, la numeración correlativa
de ellos y la confirmación que debe contener.

Las cuentas contables siempre contarán con un Debe y un Haber, pero

dependiendo el tipo de cuenta que se trate tendrá un efecto distinto. En todo
negocio se presenta 4 tipos de cuentas a saber:
Cuentas de Activo: que reflejan los bienes como mercaderías para la venta,
materias primas, las maquinarias, vehículos, bienes raíces, muebles y útiles de
oficina, herramientas, entre otras. El contador creará cuentas con nombres
que representen lo más adecuadamente el tipo de bien que se trate.
Cuentas de Pasivo: que presentan las deudas y compromisos de una empresa
con terceras personas como son cuentas por pagar, proveedores, impuestos
por pagar, préstamos y créditos bancarios por pagar. Además se considera
como pasivo al patrimonio el capital aportado por los socios
Cuentas de pérdidas: se utiliza para presentar los gastos como son los gastos
de remuneraciones, de arriendo, publicidad, material de oficina, transporte y
movilización y otros. Los costos como son los costos de productos vendidos.
Las pérdidas como son la depreciación del activo fijo (más adelante tratado),
las mermas y castigos de mercaderías, pérdidas por siniestros como robos de
productos, incendios, inundaciones y otros.
Cuentas de ganancias: reflejan las partidas con que se contabilizan los
ingresos por ventas y servicios a clientes.

TIPO DE INFORMACIÓN QUE

DEBE HABER SALDO
CUENTAS CONTIENE
Activo Bienes (ejemplo: Aumenta Disminuye Saldo deudor
mercaderías, maquinarias, (la suma de
 muebles, bienes raíces)y débitos es
derechos (ejemplo: Cuentas mayor que la
por cobrar a clientes, suma de
inversiones financieras) créditos)
Deudas (ejemplo: créditos Saldo acreedor
con instituciones (la suma de
financieras, proveedores, créditos es
Pasivo Disminuye Aumenta
obligaciones por impuestos, mayor que la
cotizaciones previsionales, suma de
obligación patrimonial) débitos)
Utilidades, ganancias
Ganancias obtenidas en transacciones Disminuye Aumenta Saldo acreedor
de venta o inversiones.
Costos, gastos y pérdidas
Pérdidas como resultado de las Aumenta Disminuye Saldo deudor
operaciones.

CUENTAS DE
REGISTRO EN DEBE REGISTRO EN HABER
ACTIVO
Caja Ingresos de dinero. Desembolsos de dinero.
Giros de dinero
Cuenta Corriente Cobro de comisiones
Depósitos de dinero.
bancaria intereses, impuestos
cobrados por el banco.
Deudas contraídas por el Pagos o abonos efectuados
Clientes
cliente por ventas efectuadas. por el cliente.
Venta de mercaderías a
Mercaderías Adquisición de mercaderías. precio de costo. Castigos o
mermas
Adquisición de la maquinaria.
Maquinarias de Castigo y mermas.
Revalorización por corrección
producción Venta a precio de costo.
monetaria.
Monto invertido. Liquidación de la inversión.
Depósitos a plazo
e inversiones

CUENTAS DE
REGISTROS EN DEBE REGISTROS EN HABER
PASIVO
Disminución de patrimonio por
liquidación o retiro de un socio Aporte efectuado al negocio.
Capital de la sociedad o por término Aumento de capital
de giro en el caso de un efectuado por el empresario.
empresario individual.
Compromiso por facturas de
compras efectuadas a los
Abono o cancelación de deuda proveedores. Aumento de
Proveedores
efectuada al proveedor. deudas por intereses y
reajustes cobrados por los
proveedores.
Préstamos
bancarios e Amortizaciones, abonos o Compromisos contraídos por
instituciones cancelaciones efectuadas. su valor total a cancelar.
financieras

Al analizar los ejemplos presentados se puede concluir que las

cuentas de activo aumentan cuando se les registra una partida
en el debe y que disminuyen cuando son registradas en el haber.
Al contrario las cuentas de pasivo aumentan cuando se registran
al haber y disminuyen si son registradas al debe.

Identificando el DEBE y HABER de las cuentas:

Clasificación Aumento / Debe /
Transacción Cuentas
de Cuentas Disminución Haber
Aporte Capital Inicial Caja, Activo Aumento Debe
Propietarios. Maquinarias, Activo Aumento Debe
Vehículo, Activo Aumento Debe
 Activo
Construcciones, Aumento Debe
Pasivo
Capital. Aumento Haber.
(Patrimonio)

Mercaderías Activo Aumento Debe

Adquisición
IVA Crédito Fiscal Activo Aumento Debe
mercaderías
Proveedores Pasivo. Aumento. Haber.

Pago a Proveedores Proveedores Pasivo Disminución Debe

con metálico Caja Activo Disminución Haber
Proveedores
Pago a proveedor con Pasivo Disminución Debe
Cuenta Corriente
cheque bancario Activo Disminución Haber
Banco
Proveedores
Pago a proveedor con Pasivo Disminución Debe
Documentos por
documento a fecha Pasivo Aumento Haber
Pagar

Clientes Activo Aumento Debe

Venta de mercaderías
Ventas Ganancias Aumento Haber
a clientes
IVA Débito Fiscal Pasivo Aumento Haber

(*) Costo de las ventas Costo de Ventas Pérdidas Aumento Debe

a clientes Mercaderías Activo Disminución Haber
Pago de clientes con
Caja Activo Aumento Debe
metálico o con
Clientes Activo Disminución Haber
cheques bancarios
Documentos por
Pago de clientes con Activo Aumento Debe
Cobrar
documentos crédito Activo Disminución Haber
Clientes
Cuenta Corriente
Depósito del efectivo Activo Aumento Debe
Banco
metálico de caja Activo Disminuye Haber
Caja
Depósito de Cuenta Corriente
documentos de Banco Activo Aumento
Debe
crédito pagados por Documentos por Activo Disminución
Haber
un cliente Cobrar
Compra bienes Maquinarias Activo Aumento Debe
(activos fijos) Muebles Activo Aumento Debe
 útiles Oficina
Activo Aumento Debe
Vehículos
Activo Aumento Debe
Construcciones
Activo Aumento Debe
Acreedores
Pasivo Disminución Haber
Activo Fijo

Acreedores activo Pasivo Disminución Debe

Pago a acreedores con
Fijo
metálico
Caja Activo Disminución Haber

Pago a acreedores con Acreedores Pasivo Disminución Debe

cheques banco Cuenta Corriente Activo Disminución Haber
Banco
Gastos de Pérdidas Aumento Debe
Administración
Compra de servicios
IVA Crédito Fiscal Activo Aumento Debe
Proveedores Pasivo Aumento Haber

Retiros de dinero a Retiros Disminución Debe

Pasivo
cuenta de utilidades Empresario Luis
(Patrimonio)
efectuada por el Sáez Disminución Haber
Activo
empresario Caja

Utilidad del
Pasivo Disminución Debe
Distribución de Ejercicio
(Patrimonio)
utilidad del Ejercicio a Retiros
Pasivo Aumento Haber
Empresario Empresario Luis
(Patrimonio)
Sáez

(**) Pago de Remuneraciones Remuneraciones Pasivo Disminución

adeudadas a los trabajadores por Pagar Debe
(canceladas con cheque o Cuenta Corriente Activo Disminución
Haber
depósito en Cuentas Vista) Banco
(*) Los registros contables para
una empresa de producción se
presentará en el curso destinado
a la Contabilidad de Costos.

(**) El cálculo de remuneraciones

se trata en curso aparte debido a
su extensión.

(***) Se adjunta un guía de

ejercicios para realizar junto con
el curso para la comprensión
práctica de los registros, estos
ejercios se encuentran en la última etapa del curso en apuntes.

Se puede concluir del esquema anterior que en cada

registro:
a) Al menos debe existir por lo menos dos cuentas.

b) Una cuenta se registra al Debe y otra al Haber.

c) Si se presenta dos cuentas de activo una aumenta y la otra disminuye.

d) Si se presenta dos cuentas de pasivo una aumenta y la otra disminuye.

e) Si se presenta una cuenta de activo y una de pasivo las dos aumentan las
dos disminuyen.

f) Si se presenta una cuenta de activo y una de pérdidas, una aumenta y la

otra disminuye.

g) Si se presenta una cuenta de activo y una de ganancias, las dos aumentan o

las dos disminuyen.

h) Si se presenta una cuenta de pasivo y una de pérdidas, las dos aumentan o

las dos disminuyen.
Etapa III

Proceso Contable:
Registrando hechos económicos
El proceso contable básico en que se desarrolla la contabilidad se inicia en el
registro básico efectuado en Libro Diario General o en un Comprobante
Computacional llamados también como Vouchers computacionales.
Un ejemplo de este registro básico:

En este formato se puede visualizar un formato más o menos general para el

registro básico contable del cual se puede extraer diversa información. De los
casos presentados a modo de ejemplo, se puede extraer la siguiente
información:
a) Fecha en que se efectuó el registro la cual debe corresponder a la fecha de
la transacción. Es de suma importancia que los registros no se aparten mucho
de las fechas en que se efectúa las operaciones. Característica de oportunidad
de la información.

b) Nº asiento contable el cual debe seguir un número correlativo como control

teniendo importancia el control del primer asiento y el último de cada mes
para efectuar los cierres mensuales respectivos. Esta secuencia correlativa
debe ser equivalente al orden en que van ocurriendo los hechos económicos
que debe ser contabilizados.

c) Orden correlativo de registro en el formato con el fin de verificar que no

falte alguna partida en el asiento que se contabiliza.
d) Cada cuenta contable debe poseer un código que ayude a clasificar y dar
orden de presentación de ellas en los estados contables. Normalmente estos
códigos se crean con una combinación de 5 a 10 dígitos. También es de uso
común que los códigos que comiencen en 1 correspondan a cuentas de activos;
si comienzan en 2 correspondan a pasivos; con 3 cuentas de ganancias; con 4
cuentas de pérdidas.

e) Cuenta contable que se registra al debe o al haber de acuerdo al hecho

económico que se contabiliza.

f) Breve explicación de la partida que se registra correspondiente a la cuenta

contabilizada al debe o al haber.

g) Monto que se contabiliza al debe correspondiente a la cuenta que refleja la

transacción.

h) Monto que se contabiliza al haber correspondiente a la cuenta que refleja

la transacción.

Resumiendo:
Con el fin de hacer uso de la información contable se debe resumir la
información en cuentas contables con los siguientes objetivos:
a) Acumular bajo algún criterio de clasificación la información contable, por
ejemplo, bajo el criterio de activos circulantes todas aquellas cuentas
liquidables en el corto plazo o en pasivo circulante todas las cuentas que
reflejen obligaciones y deudas que deben ser canceladas en el corto plazo, es
decir, a más tardar dentro de un año plazo.

b) Analizar la información correspondiente a cada una de las cuentas. Estos

análisis son necesarios cuando se confecciona los estados financieros. Se debe
asegurar que los débitos y créditos con sus correspondientes saldos de cuentas
correspondan a lo que realmente corresponde y pueda comprobarse
físicamente a través de documentos, bienes físicos e inventarios físicos. Por
ejemplo, la cuenta mercaderías debe reflejar su saldo la mercadería que
efectivamente existe en bodega, ningún valor más ni menos. Esta misma
situación ocurre con todas las cuentas tanto de activo, pasivo, pérdidas y
ganancias.

c) Obtener información para elaborar los estados contables financieros como

son el balance general, el estado de resultados, estado de flujo de efectivo,
estados interinos como son, los estados de costos de producción, gastos de
remuneraciones, ventas y otros.
Un ejemplo de estos resúmenes en cuentas de mayor son las siguientes:

CUENTA: CAJA
DEBE HABER
05/12/2006 cancela factura
01/12/2006 Aportes de Capital según Nº 320
Comprobante de Ingreso Nº 01 según comprobante de egreso
200.000 Nº 01 a Sociedad Alfa Ltda.
80.000
07/12/2006 Cancela Venta Factura
Nº 001 según Comprobante de Egresos Nº
02
a Comercial BetaS.A.
30.000
SUMA DE EGRESOS
SUMA DE INGRESOS 230.000
80.000
SALDO DINERO
EFECTIVO
150.000

TOTALES IGUALES
TOTALES IGUALES
230.000
230.000

Resaltemos que en este caso la acumulación de información se refiere a la

cuenta caja que acumula cargos (ingresos) y abonos (desembolsos) se
registran bajo un criterio basado en que todos los movimientos de dinero
efectivo se contabilizan en esta cuenta.

Por lo cual una vez que se registre todos los movimientos de un periodo
determinado de tiempo se obtiene el saldo final de caja que debe ser igual al
recuento físico del dinero en caja llamado también arqueo de caja.
La contabilidad siempre debe reflejar en los saldos de sus cuentas los
valores reales de cada ítem respaldados por un inventario o recuento
físico de activos y pasivos.
Subcuentas o Cuentas Auxiliares
Cuando se requiera tener un mayor grado de detalle sobre las cuentas de
mayor se crea una subdivisión por cada cliente para determinar las facturas
por ventas, los pagos efectuados, y el saldo de cada uno de ellos.
En el caso siguiente el cliente Sociedad Alfa Ltda. de Rol Tributario N?
87.021.200-3 efectúa las siguientes operaciones de ventas y pagos:

a) La fecha debe corresponder a la factura en orden cronológico de emisión.

En este caso se emitieron tres facturas y tres cancelaciones en las fechas
estipuladas.

b) El detalle identifica la operación correspondiendo a venta o cancelación

del cliente.

c) El número de factura debe corresponder a la emitida para el cliente

respectivo.

d) Los débitos corresponden a los montos de las facturas que el cliente acepta
cancelar sea al contado o crédito.

e) Los créditos son las cancelaciones, pagos y abonos a las facturas registradas
en el debe.

f) El saldo es el resultado de acumular las facturas adeudadas a la fecha

correspondiente. Al 20/01/2007 la deuda del cliente es de 175.000
correspondiente a la mitad de factura N? 350 una vez rebajado el abono de la
misma fecha.

De esta manera la contabilidad servirá como:

a) información: con los requisitos anteriormente expuestos (características de
la información contable). Por ejemplo, la cuenta Proveedores reflejará el
monto total que se tiene como deuda a pagar a los proveedores. Mediante un
análisis de la cuenta proveedores y contando con registros auxiliares
identificando los distintos deudores tendremos una nómina de la deuda de
cada uno de ellos.
b) control interno: a través de la emisión de documentos, autorizaciones,
análisis de cuentas, procedimientos de registro, arqueos, inventarios físicos de
activos y pasivos, estados interinos e informes contables. Por ejemplo, si para
emitir un cheque se requiere de la autorización de dos firmas se hace más
difícil que exista la intención de utilizar estos recursos en un uso indebido que
no tenga relación con desembolsos propios de la empresa. Un análisis de
cuentas respaldada con los documentos correspondiente hace más cierto un
valor reflejado en el balance. La obligación de emitir una factura a los
clientes con ocasión de venta determina que no pueden existir ventas si no se
ha emitido facturas evitando ventas de dudosa procedencia.

Balance de 8 columnas
El balance de 8 columnas es aquel previo al Balance General y Estado de
Resultado con el fin de comprobar el cumplimiento del principio de la partida
doble en donde los débitos contabilizados en las cuentas debe ser igual a los
créditos de las mismas.
Se clasifican las cuentas de activo, pasivo, pérdidas y ganancias de manera
que se pueda comprobar:

a) Que la suma de todos los montos registrados al debe de todas las cuentas
sea igual a la suma de los montos registrados al haber de las mismas cuentas.
b) Que la suma de los saldos deudores debe ser igual a la suma de los saldos
acreedores.
c) Que la suma de los activos y de pasivos presente como diferencia la utilidad
o pérdida económica del ejercicio comercial.
d) Que si la suma del activo es mayor que la suma del pasivo se presenta una
utilidad en el ejercicio.
e) Que si la suma de los activos es menor que la suma de pasivos entonces, se
presenta una pérdida económica en el ejercicio.
A continuación se presenta un ejemplo de balance de 8 columnas y su
correspondiente comentario:
EMPRESA: GRUPOS ALFA LTDA.
BALANCE CORRESPONDIENTE AL PERÍODO 01 DE ENERO 2006 AL 31 DE DICIEMBRE 2006

Comentarios
a) Nótese que cada cuenta posee un código
que la identifica. Las cuentas de activo
comienzan en código 100000. Las de pasivo
comienzan en el código 200000. Las cuentas
de Pérdidas en 300000 y las cuentas de
ganancias en código 400000.
Estos códigos son importantes en la creación
de plan de cuentas en un sistema de
contabilidad llevado computacional.
b) La suma de la columna débitos es igual a la
suma de la columna créditos 31.660.810.-. A
su vez la suma de los saldos deudores es igual
a la suma de los saldos acreedores
11.161.150.-.
c) Cada cuenta posee registros al debe y al haber.
Las cuentas en que los débitos son mayores que los créditos se clasifican como
saldos deudores
Las cuentas en que los créditos son mayores que los débitos se clasifican como
saldos acreedores
d) Los saldos deudores se pueden clasificar como activos o como pérdidas y los
saldos acreedores se clasifican como pasivos o ganancias
e) La suma de Activos 10.736.150.- es menor en 153.000.- a los pasivos que
suman 10.889.150.-. Esta diferencia corresponde a la Pérdida del Ejercicio de
153.000.-
f) La suma de la columna pérdida suma 425.000.- y la columna ganancias suma
272.000.- produciendo una diferencia de 153.000.- que corresponde a la
pérdida del ejercicio.

Balance General
Es el estado contable que agrupa las cuentas de activo y pasivo presentando la
relación de bienes, derechos y obligaciones. Cuenta con las siguientes
características:

a) Es un estado económico, ya que presenta por una parte la relación de los

bienes económicos que posee una empresa (existencias, maquinarias, etc.) y
financiero, porque además presenta la comparación entre los recursos
disponibles (Activos: caja, banco, cuentas por cobrar a clientes y otras) versus
las obligaciones que se debe cumplir (Pasivos: préstamos por pagar,
proveedores, impuestos por pagar, y otros).

b) Es un estado estático, porque presenta la situación a un momento

determinado. Los saldos de las cuentas de activo y pasivo presenta los bienes y
obligaciones a una fecha determinada la cual ya será cambiada, en forma
importante o no, al día siguiente de la fecha de cierre del balance. Si la
cuenta caja tiene un saldo de 200.000 al 31 de diciembre, ya el día 2 de enero
del año siguiente(dos días después) se habrán efectuado desembolsos y se
recibirá dinero que modificará la cifra anterior.

c) Para su análisis no es único ya que requiere de los demás estados

financieros para una adecuada toma de decisiones, como son el estado de
resultados, estado de flujo de efectivo y las notas explicativas a los estados
financieros.

En este balance clasificado

podemos resaltar:
a) La diferencia entre activos y pasivos
del balance de 8 columnas se presenta
en el balance clasificado sumando
(utilidad) o restando (pérdida)
resultando una igualdad entre el total
activos y pasivos.

b) La diferencia entre el activo

circulante y el pasivo circulante
(Capital de Trabajo) presenta una situación financiera básica al presentar
5.840.000 (6.186.150 ? 339.150) como excedente para cubrir todas las deudas
a corto plazo.

c) El activo circulante debe considerar solamente los bienes que se liquidarán

en el corto plazo (a mas tardar un año)

d) El pasivo circulante presenta las deudas que se debe ser canceladas en el

corto plazo ( a mas tardar a un año plazo)

e) Los activos Fijos considera los bienes de infraestructura para utilizarlas en

la producción o en la administración.

f) El pasivo a largo plazo presenta las deudas cuyo plazo de pago es mayor a
un año.

g) El patrimonio presenta el capital social y las utilidades o pérdidas de los

ejercicios.

h) El monto de la pérdida del ejercicio (153.000) debe corresponder a la

misma pérdida determinada en el Estado de Resultados (1.785.000 ? 1.513.000
? 350.000 ? 75.000)

Estado de Resultados:
Es un estado que presenta el resultado económico obtenido (pérdida o
utilidades) en un periodo de tiempo determinado, presentando las partidas
que origina tal resultado.
Características del estado de resultados:
a) Es un estado económico ya que presenta el resultado económico obtenido
al efectuar las operaciones y transacciones comerciales.
b) Es un estado dinámico debido a que presenta la acumulación de valores
desde una fecha inicial hasta una fecha final.
c) No es único ya que requiere de otros estados como es el balance para
efectuar un adecuado análisis de la situación económico financiera de la
empresa.
Comentarios al Estado de Resultados:
La contabilidad debe ser una herramienta para controlar y entregar
información, tanto los ingresos y ganancias, como también, los gastos costos y
pérdidas que se presentan en periodo de tiempo llamado ciclo contable.

En el rubro de Ventas y Servicios se registra las ventas y servicios que son

canceladas por los clientes, tanto al contado como al crédito, por lo tanto no
refleja necesariamente el dinero metálico o billetes que ha ingresado a la
caja.

Una situación similar ocurre con las cuentas de costos y gastos como es la
cuenta Costo de Ventas, Gastos Administración, Gastos de Ventas, las cuales
pueden ser adquiridas al contado o al crédito. Por esta razón estas cuentas no
necesariamente reflejan desembolsos por estos ítems sino que reflejan
adquisiciones de bienes y servicios al contado y al crédito.

Lo anterior nos hace concluir que la utilidad presentada no constituye dinero

efectivo y que puede ser distinto al saldo de la caja.

La utilidad refleja flujos futuros de caja o rentabilidad positiva, es decir,

considerando que los ingresos se hayan o no percibido y, que la inversión en
bienes y servicios, hayan o no sido desembolsados efectivamente, produce un
resultado favorable o positivo.
Por el contrario una Pérdida del Ejercicio, refleja que el resultado anterior es
negativo por lo tanto con los ingresos no se cubre las inversiones en bienes y
servicios, independiente que se hayan o no canceladas.