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Bertold Brecht
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RESUMO
ABSTRACT
Report about supervised work as trainee conducted with the objective of putting into
practice the knowledge obtained during the Archives Administrations course. The
methods used were observation and appraisal, description and development of data
bank routines for optimization of the Current Records of the Museum of the History of
Medicine of Rio Grande do Sul. Describes the process of records management with
the different record types using the Records Schedule of Documents and description
of digital photos of the Office of Communication of the Museum. Reports procedures
to achieve the main objective of the work and demonstrates the ability to adapt the
Archives Theory to the needs of the archive in question, and describes the difficulties
found during the this journey. Highlights the disparities that ignorance causes (when
theories are not known) and the importance of knowing well the institution where the
work is being performed, as well as the need for prepared professionals to lead and /
or guide the work. It also highlights the standardization as a resource for organizing
collections of digital or conventional. It includes a proposal for an information retrieval
system that unifies the information contained in key documents on the institution's
collections, improving access to information to the public - internally and externally.
SUMRIO
1 INTRODUO ............................................................................................................................. 10
1.1 Objetivos............................................................................................................................. 11
1.1.1 Objetivo Geral..................................................................................................................... 11
1.1.2 Objetivos Especficos ......................................................................................................... 11
1.2 Apresentando o Museu de Histria da Medicina do Rio Grande do Sul................... 11
1.2.1 O pblico alvo .................................................................................................................... 15
1.2.2 O mantenedor .................................................................................................................... 15
3 CONCLUSES ............................................................................................................................ 28
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS..................................................................................................... 31
1 INTRODUO
1.1 Objetivos
intitulado Memria Mdica. Nessa poca, foi realizada uma campanha, atravs do
rgo de imprensa do Sindicato (SIMERS em Revista), procurando mobilizar os
mdicos e a comunidade para doaes de acervos museolgicos, arquivsticos e
bibliogrficos para dar incio constituio do acervo. O Acervo Histrico SIMERS,
como foi inicialmente chamado, comeou suas atividades naquele mesmo semestre,
em um espao cedido pelo Sindicato Mdico, e desde ento so recebidas doaes
de todas as partes do Rio Grande do Sul, diretamente dos profissionais mdicos, de
suas famlias e pessoas da comunidade. Nos dois anos seguintes, novas
campanhas para aquisio de acervo foram empreendidas.
Em consonncia com sua misso, o MUHM tem como objetivos, segundo seu
Regimento Interno (Anexo C):
13
1
Teses disponveis no site do MUHM: www.muhm.org.br
14
2
Acervo disponvel no site do MUHM: www.muhm.org.br
15
1.2.2 O mantenedor
O MUHM mantido por uma instituio que possui uma histria de luta
dedicada classe mdica e a defesa de seus interesses: o SIMERS, que possui 77
anos de histria e que tem expandido sua rea de atuao, extrapolando os
interesses da categoria que defende, atuando junto sociedade gacha no que diz
respeito a polticas pblicas que visam como objetivo primeiro, o bem estar social e
a sade da populao.
Alm destes documentos contidos nestas pastas, existe ainda um outro tipo
de documentao de responsabilidade dos setores de Acervo Museolgico e de
Biblioteca. No entanto, estes setores restringem seu campo de atuao rea
tcnica, concentrando-se na conferncia do material recebido e depois passando a
procedimentos como higienizao e catalogao, sendo novamente acionados em
reunies para auxiliar na concepo de exposies. As informaes sobre as peas
e livros sob sua guarda tambm so de responsabilidade do setor de Pesquisa, fato
que acarretou/acarreta uma duplicidade de documentos do tipo trmite interno entre
setores.
A primeira dvida que surgiu foi quanto TTD: como fazer a Gesto
Documental de uma instituio que existe dentro de outra? Seria necessrio criar
outra srie especfica?
Com o intuito de contribuir para essa melhoria, foi elaborada uma proposta de
banco de dados em Excel, para futuramente ser importado para uma base mais
potente, que contenha todas as informaes em um s lugar.
3
Este Banco de Dados possui os seguintes campos originais: nmero (de entrada da doao no
acervo); nome (do doador); histrico/biografia; data de entrada; endereo; cidade; unidade da
federao; cep; fone; e-mail; observaes; e acervo. Os campos novos so: outras datas (campo
criado durante o estgio e que foi separado da data de entrada para permitir a listagem isolada da
primeira entrada, que a que conta na hora de definir o ordenamento dos doadores); e divises
sobre o campo originalmente chamado acervo. Estas divises so: acervo museolgico que em
caso positivo recebe a marcao MUS; quantidade de peas; nome das peas; cdigo de peas;
localizao das peas; especialidade das peas; funcionalidade das peas; acervo bibliogrfico que
em caso positivo recebe a marcao BIB; quantidade de livros; referncia numrica dos livros;
localizao dos livros; especialidade (mdica) dos livros; e acervo arquivstico que em caso positivo
recebe a marcao AQV (se no definido o tipo documental), ICO (se definido como iconogrfico),
REJ (se recortes de jornais), FOT (se referentes a fotos) ou DIG (se documentos digitais);
quantidade de documentos; referncia dos documentos no quadro de arranjo; descrio dos
documentos; localizao dos documentos. Estas definies foram feitas por quem recebeu as
doaes no momento, e precisam ser verificadas se efetivamente correspondem realidade.
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4
Embora o nome formal seja Setor de Comunicao, trataremos a respeito da funo exercida, que
a de Assessoria de Comunicao.
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INICIAIS NOME
DC Diego Castro*
DV Daniela Vallandro
EQ verton Quevedo
JS Juliane Serres
LC Letcia Castro*
NDEF Indefinido, equipe, leigos (no fotgrafos)
PC Patrcia Comunello*
SO Samir Oliveira **
VD Viviane Dreher*
VS Viviane Seibel*
* Jornalista
** Estagirio de jornalismo
QUADRO 2 - Cadastro de fotgrafos
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XnView, disponvel em http://www.xnview.com
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Estas listagens que o software permite criar foram feitas com todas as fotos e
assuntos, resultando em 174 arquivos com informaes. Posteriormente, essas
informaes sero unificadas em um nico banco de dados, tambm em Excel,
como o Integrar, para facilitar a busca e a emisso de relatrios.
3 CONCLUSES
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
DE FILIPPI, Patrcia, LIMA, Solange Ferras de, CARVALHO, Vnia Carneiro de.
Como tratar colees de fotografias. So Paulo: Arquivo do Estado, Imprensa
Oficial, 2000. (Como fazer, 4)
ANEXO A - Autorizao
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