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-Tips & Tricks

1/98 bis 8/2001


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So bedienen Sie das Workshop-Archiv
Wenn Sie das Workshop-Archiv vom dort beschriebenen Funktionen bedienen
Hauptmenü der CD-ROM starten, erschei- Sie die Datenbank ganz einfach. Wenn Sie
nen das Hauptinhaltsverzeichnis und die ausdrucken wollen, finden Sie die
unten abgebildete Menüleiste. Mit den Funktion unter "Datei", "Drucken".

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TI
PS Access

Erste Schritte
mit Access
Müssen Sie beruflich eine Datenpflege durchführen oder
wollen Sie ein Privatarchiv anlegen? Mit Access haben Sie eine
breite Palette von Möglichkeiten, Daten zu organisieren.
von Stefan Pahl

➞ Datenbank
In Datenbanken speichern Sie
? V iele Benutzer müssen sich vor allem beruflich mit
der ➞Datenbank Access herumschlagen. Der
Einstieg ist dabei nicht einfach. Wer weiß schon
auch ein wenig. Es gibt Assistenten, die Sie durch
die Gestaltung einer Datenbank führen, ohne daß
Sie selbst Formulare anfertigen oder program-
Daten und geben neue Daten genau, welche Funktion ➞Formulare, Tabellen und mieren müssen.
ein. Die Grundlage von Da- ➞Module haben? Der Umfang von Access schreckt Schritt für Schritt zeigen wir Ihnen, was Sie alles mit
tenbanken sind Daten, die in viele Benutzer ab. Dabei ist es gar nicht so schwierig Access anstellen können und erklären die wichtigsten
einer oder mehreren Tabellen den Einstieg zu schaffen. Access selbst hilft Ihnen Begriffe des Datenbankprogramms.
gespeichert werden. Damit Sie
nicht in einem Datenmeer er-
trinken, erhält die Datenbank Das ist eine Datenbank lenkalkulation Excel oder anderen Datenbankpro-
ein sogenanntes "frontend". In grammen, wie dBase, Paradox und FoxPro. Im Ge-
Access heißt dieses "frontend" So simpel es klingt: Die Grundlagen jeder Datenbank genteil: Die Eingabe von Daten in eine Tabelle ist so-
Formular. Später kommen Sie sind Daten. Irgendwoher müssen die Daten aber gar einfacher in Excel. Access ist eher die Schnitt-
nur über das Formular mit der kommen, und das ist der unerfreuliche Teil bei stelle, die für die Organisation und Aufbereitung der
Datenbank in Berührung. Datenbanken, denn die Daten müssen erst einge- Daten sorgt. Eine Tabelle besteht aus ➞Feldern, die
Durch Verknüpfungen und geben werden. Wenn Sie das aber erst einmal getan in der Kopfzeile stehen.
Abfragen können Sie aus einer haben, können Sie mehrere Datenbestände verknüp-
Datenbank genau die Informa- fen, eine ➞Eingabemaske gestalten und verschie-
tionen herausziehen, die Sie dene ➞Abfragen formulieren.
benötigen. Darüber hinaus ha-
ben Sie in dem Forular Das können Sie mit einer
Suchmöglichkeiten. Am
Schluß erstellen Sie Berichte,
Datenbank anfangen
mit denen Sie Ihre Daten Datenbanken können sowohl beruflich, als auch pri-
druckreif präsentieren. vat effizient eingesetzt werden. Haben Sie zuhause ei-
ne riesige CD- oder Büchersammlung? Mit einem
Datenbankprogramm wie Access archivieren Sie
Ihre Bestände und erweitern sie ständig. Wenn Sie
➞ Formulare ? dann nach einem bestimmten Thema eines Buchs su-
chen, findet das Programm die entsprechenden Ein-
Das ist der Teil einer Daten- träge. Vorausgesetzt natürlich, Sie haben all das 2. Formulare: Was nützen riesige Datenbestände,
bank, den Sie als Benutzer vor vorher eingegeben. wenn Sie in einer unübersichtlichen Tabelle gespei-
sich sehen. Teil des Formulars Aber vor allem im Beruf sind Datenbanken eine Hil- chert sind? Zwar können Sie nach Daten in einer Ta-
sind Eingabefelder, Kontroll- fe. Sie speichern Kundenlisten und haben damit die belle suchen – richtig übersichtlich wird ein Daten-
kästchen, Pull-Down-Menüs wichtigsten Informationen eines Kunden auf einen bestand aber erst durch ein Formular. Dieses Formu-
und vieles mehr. In Access Blick: also Adresse, Bestellaufkommen etc. Eine Da- lar ist das einzige, was Sie später von der Datenbank
haben Sie die Möglichkeit, die tenbank alleine ist aber langweilig. Es kommt auf die sehen sollten. Im Formular finden Sie alle wichtigen
Formulare selbst zu gestalten. richtige Aufbereitung der Daten und die Gestaltung Informationen und geben neue Informationen ein.
Mit Hilfe einer Toolbox zeich- der Oberfläche an.
nen Sie die verschiedenen
Felder und andere Elemente
auf das Formular. Das Formu- Die vier wichtigsten
lar, das Sie entwerfen, bein-
haltet genau die Felder, die in
Begriffe in Access
der Datentabelle stehen. Mit
ein wenig Übung ist ein 1. Tabellen: Alle Daten, die Bestandteil einer
Formular schnell fertig, pro- Datenbank sind, müssen in einer Tabelle gespeichert
grammieren müssen Sie dafür sein. Dabei ist es Access egal, ob Sie die Tabellen-
nicht. daten in Access selbst eingeben oder die Daten aus
anderen Programmen übernehmen, etwa der Tabel-

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Access

TI
PS
Entweder Sie blättern nacheinander alle Formulare Wenn Sie Access schon gestartet haben, klicken Sie ➞ Module ?
durch oder Sie haben die Möglichkeit, direkt nach auf die Registerkarte "Datenbanken"
Begriffen zu suchen. Das Formular ist also nur die In allen Office-Programmen
Oberfläche, durch die Sie einen besseren Überblick 3. Doppelklicken Sie auf das Symbol für die Daten- ist die Programmiersprache
über Ihre Daten erhalten und neue Daten eingeben. bank "Kontaktverwaltung". VisualBasic for Applications
(VBA) integriert. Module sind
3. Abfragen: Mit Abfragen verknüpfen Sie Informa- Dienstprogramme, die mit
tionen aus verschiedenen Tabellen. Sie haben bei- VBA programmiert wurden.
spielsweise eine Tabelle mit Kunden und eine mit den Damit automatisieren Sie Pro-
Verkäufen einzelner Produkte. Nun wollen Sie nur zeduren und Arbeitsschritte.
die Kunden sehen, die ein bestimmtes Produkt oder
eine bestimmte Menge bezogen haben. Das erledigen
Sie mit einer Abfrage. Sie definieren Bedingungen,
die festlegen, welche Daten angezeigt werden. ➞ Feldern ?
Eine Tabelle einer Datenbank
besteht aus Feldern. Der Name
dieser Felder ist wichtig, weil
sie später in den Formularen
4. Jetzt müssen Sie die Datenbank auf Ihrer Fest- verwendet werden. In den Fel-
platte speichern. Bestätigen Sie mit "Erstellen". dern sind verschiedene Inhalte
gespeichert: etwa Namen,
Adressen, Bemerkungen oder
Zeitangaben. Jedes Feld hat
deswegen ein bestimmtes For-
mat, das Sie in der Entwurfs-
ansicht der Tabelle festlegen.
Damit stellen Sie sicher, daß
4. Berichte: Mit einem Bericht präsentieren Sie Ihre nur bestimmte Eingaben in ei-
Daten in einer ansprechenden Form, ideal für den nem Feld akzeptiert werden.
Ausdruck. Tabellen und Abfragen liefern die Ba- So dürfen in Datumsfelder kei-
sisinformationen für den Bericht. ne Texte eingetragen werden.
5. Der ➞Datenbank-Assistent schaltet sich ein.
Klicken Sie auf "Weiter".

6. Hier wählen Sie aus, welche Felder in der Tabel- ➞ Eingabemaske ?


le angelegt werden sollen. Auf der linken Seite, im
Feld "Datenbankfelder", sehen Sie, daß die Daten- Das ist eine andere Bezeich-
bank drei Tabellen beinhaltet. Auf der rechten Seite nung für ein Access-Formular.
sehen Sie die möglichen Felder der Tabelle. Diese Wenn Sie eine Datenbank öff-
Felder erscheinen auch später in den Formularen. nen, sollten Sie nur die Einga-
Schritt für Schritt Wählen Sie mit einem Linksklick die Felder aus, die bemaske vor sich sehen. Darin
Sie später eingeben wollen. Aktivieren Sie auch das geben Sie neue Daten ein oder
zur fertigen Datenbank Kästchen vor "Beispieldaten einfügen". Am Schluß suchen nach bestehenden. Wel-
Mit dem in Access eingebauten AutoInhalts-Assi- klicken Sie auf "Weiter". che Felder in Ihrer Eingabe-
stenten kommen Sie schnell zur eigenen Datenbank. maske existieren, und wie sie
aussehen, definieren Sie in der
1. Starten Sie Access. Formular-Entwurfsansicht.

➞ Abfragen ?
Mit Abfragen verknüpfen Sie
Daten aus verschiedenen Ta-
bellen. Sie erhalten damit eine
Auswahl der Daten aus einer
oder mehreren Tabellen. Per
Abfrage können Sie etwa be-
stimmen, daß nur Kunden mit
7. In den nächsten drei Schritten bestimmen Sie das einem bestimmten Status in ei-
Aussehen und den Namen Ihres Formulars. ner Tabelle sichtbar sind. Ab-
fragen sind in der Program-
2. Klicken Sie auf den Button vor "Datenbank-Assi- miersprache SQL (Structured
stent" und danach auf "OK". Query Language, dt.:struktu-
rierte Abfragesprache) formu-
liert. Sie müssen allerdings
nicht programmieren, um Ab-
fragen zu starten. Per Maus-
klick stellen Sie Zusammen-
hänge zwischen den Daten her.

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TI
PS Access

➞ Datenbank-Assistent ? 8. Die Datenbank ist fertig. Klicken Sie 17. In dem Feld links unten sind weitere Eigen-
auf "Fertigstellen". schaften für die Felddatentypen aufgeführt. Hier ge-
Das ist eine sehr sinnvolle ben Sie etwa ein bestimmtes Datumsformat ein. Un-
Funktion in Access, die es Ih- 9. Es dauert einige ter "Gültigkeitsregel" können Sie Kriterien für die
nen ermöglicht, auch ohne Zeit, bis Access die Anzeige von Daten festlegen. Wenn die Daten dann
große Kenntnisse des Pro- Datenbank erstellt hat. über oder unter einem bestimmten Wert liegen, wer-
gramms Datenbanken zu ent- Danach sehen Sie so- den Sie nicht angezeigt.
werfen. Sie wählen einfach ei- fort die Hauptüber-
ne Datenbankvorlage, bestim- sicht. Mit dieser Maske
men grob, wie das Formular werden Sie später ar-
gestaltet werden soll, legen beiten. Klicken Sie
fest, welche Felder in der Ta- "Kontaktpersonen an-
belle erscheinen sollen – und zeigen/eingeben" an.
am Schluß steht eine fertige
Datenbank. Später können Sie 10. Alles, was Sie hier sehen (also Name, Firma),
die Datenbank noch an Ihre sind die Felder einer Tabelle.
Wünsche anpassen, bestimm-
te Felder rausschmeißen etc. 11. In der linken unteren Ecke des Bildschirms sehen Aber keine Sorge, Sie müssen die Formeln für die
Nur die Daten müssen Sie Sie ein minimiertes Fenster mit dem Namen "Kon- Formate nicht auswendig lernen. Wenn Sie jedes die-
selbst eingeben. taktver...". ser Felder anklicken, erscheint auf der rechten Seite
entweder ein Pfeil oder zwei Punkte.

Klicken Sie auf den Pfeil oder die Punkte, sehen Sie
➞ Makros ? Klicken Sie auf eines dieser beiden Symbole, eine Erklärung für die Formate.
um das Fenster zu vergrößern.
Ein Makro ist eine Art Hilfs-
programm. Es hilft Ihnen, be- 12. Sie sehen alle Bestandteile der Datenbank, also
stimmte Abläufe zu beschleu- Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, ➞Makros
nigen. Makros sind in Office und Module.
95 in der Sprache Visual Basic
geschrieben. Mit Hilfe des Re-
corders ist es ganz einfach, be-
stimmte Makros aufzuzeich- 18. Schließen Sie das Fenster und kehren Sie in die
nen. Zum Beispiel das Aufru- Hauptansicht zurück. Klicken Sie auf die Register-
fen von Befehlen und Menüs. 13. Klicken Sie auf die Registerkarte "Tabellen". karte "Berichte" und wählen Sie hier "Alphabetische
Dem Makro wird dann ein be- Liste der Kontaktpersonen".
stimmtes Tastenkürzel zuge-
wiesen. Drücken Sie das, läuft
das aufgezeichnete Programm 14. In der Datenbank sind vier Tabellen enthalten.
ab und erledigt die ihm zuge- Doppelklicken Sie auf die Tabelle "Anrufe". Die
wiesenen Aufgaben. Tabelle wird dann in der Datenblattansicht geöffnet. 19. Die Daten für diesen Bericht
In der Kopfzeile sehen Sie jeweils die Feldnamen stammen aus einer Tabelle. Das
(Anruf-Nr., Kontakt Nr. etc.). Layout für die Seite bestimmen
Sie. Klicken Sie auf dieses Sym-
➞ Toolbox ? bol in der Symbolleiste und
wählen Sie "Entwurfsansicht".
Toolbox heißt zu deutsch
Werkzeugkasten. In Access 20. Auf der linken Seite sehen Sie eine ➞Toolbox,
hilft Ihnen die Toolbox bei der mit der Sie Elemente, etwa Textfelder, Kontrollkäst-
Gestaltung von Formularen chen, Bilder und Befehlsschaltflächen einfügen.
und Berichten. Inhalt des 15. Klicken Sie in der Symbolleiste den Pfeil neben
Werkzeugkastens sind vorge- diesem Symbol an:
fertigte Elemente: etwa Kon-
trollkästchen, Pull-Down-
Menüs, Textfelder und Be-
fehlsschaltflächen. Sie klicken
einfach das entsprechende
Element an und postieren es
auf dem Formular oder dem und wählen Sie den Punkt "Entwurfansicht". Wenn Sie beispielsweise auf die Buchstaben ("Be-
Bericht. Für die Befehlsschalt- zeichnungsfeld") klicken, können Sie damit einen
flächen legen Sie eine Aktion 16. In dieser Ansicht haben Sie einen besseren Kasten aufziehen und Text einfügen.
fest, die beim Klick darauf Überblick darüber, welchen Inhalt die einzelnen
ausgeführt wird. Das kann der Feldnamen haben. Grundsätzlich können das entwe- 21. Die gleiche Toolbox steht Ihnen bei den Formu-
Start eines Programms sein der Zahlen oder Text sein. Darüber hinaus gibt es aber laren, in der Entwurfsansicht, zur Verfügung.
oder eine Datensuche. Das al- verschiedene Text- und Zahlenformate. Damit wird Experimentieren Sie einfach ein wenig rum. In den
les funktioniert per Drag & festgelegt, wie viele Zahlen etwa in einem Datums- einzelnen Feldern müssen dann die Feldnamen einer
Drop, also durch Klicken und feld Platz haben oder wie viel Text in ein Feld paßt. Tabelle stehen. Nur so erkennt das Programm,
Ziehen der Maus. Sie brau- welche Daten die Felder beinhalten.
chen also keine Programmier-
kenntnisse, um sich ein For- Das ist nur eine kurze Übersicht zu den Funktionen von
mular zusammenzustellen. Access. Ab der nächsten Ausgabe werden wir uns dem
Thema, mit konkreten Workshops, näher widmen. ■

152 PCgo! 1/98


tips
Office

➞ Outlook Adressen exportieren


"Outlook" ist die Schaltstelle im
Microsoft Office 97. Es enthält Wenn Sie die Adreßdaten aus ➞ Outlook durch und geben Sie der Datei im Feld "Datei-
einen "Kalender", in den Sie auch in anderen Programmen (außer Word 97) name" einen Namen.
Termine eintragen. An die wer- verwenden wollen, müssen Sie die Daten
den Sie automatisch erinnert.
Wenn Sie e-mail haben, versen-
➞ exportieren. Danach können sie etwa in
einer Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation
den und empfangen Sie elektro-
verwendet werden.
nische Post. In einem Adreß-
buch legen Sie Ihre "Kontakte"
an. Das "Journal" speichert,
wann und wie lange Sie an wel-
chen Dokumenten gearbeitet
1 Wählen Sie aus dem Menü "Datei" den
Punkt "Importieren/Exportieren".

haben. Außerdem können Sie


elektronische Notizzettel schrei-
ben. Das Gute an Outlook: Alles
2 Klicken Sie den Eintrag "Export in eine
Datei" und danach die Schaltfläche "Wei-
ter" an.
ist miteinander verknüpft. Sie
setzen Adressen als e-mail-
Empfänger ein oder elektro-
nisch vereinbarte Termine wer-
den automatisch in Ihren Ter-
minkalender übernommen. 6 Anschließend wird das ausgewählte Ver-
zeichnis und der Dateiname angezeigt.
Klicken Sie auf "Weiter".

➞ exportieren
Um mit anderen Programmen
Daten auszutauschen, muß man
3 Der Ordner, in dem Ihre Adressen gespei-
chert sind, heißt "Kontakte". Markieren Sie
den Ordner und klicken dann auf "Weiter".
7 Wenn Sie auf "Felder zuordnen" klicken,
sehen Sie genau, welche Adreßdaten wel-
chen Feldern zugeordnet werden.
sie exportieren. Dabei werden
die Daten (etwa Adressen) in
einem bestimmten Dateiformat
gespeichert, die auch andere
Programme verstehen. In die-
sem Programm müssen die Am besten löschen Sie die Adreßfelder, in
Daten importiert werden. Man- denen nichts eingetragen ist. Markieren Sie dazu
che Programme machen das den Eintrag und drücken die "Löschen-Taste".
über den Befehl "Datei", "Öff- Per ➞Drag & Drop können Sie die Felder ver-
nen" (zum Beispiel Excel), bei
tauschen. Klicken Sie auf das Feld und ziehen es
anderen gibt es dafür den
mit gedrückter Maustaste an die neue Stelle.
Befehl "Importieren".

4 Damit das andere Programm auch wirklich


erkennt, welche Adreßfelder zu einer Datei
gehören und wann die nächste Adresse beginnt,
müssen die Adressen und Felder voneinander
➞ Textdatei getrennt sein. Das kann mit einem Tabulator oder
einem Komma geschehen. Die exportierte Datei
Es gibt verschiedene Dateifor-
wird eine ➞ Textdatei (mit der Endung ".txt")
mate für Texte. Das Standard-
format von Word hat die Datei-
sein. Hier gibt es aber mehrere Standards. Des-
endung ".doc". Nicht alle Pro- halb haben Sie beim Export der Adressen die
gramme können aber dieses Wahl zwischen DOS- und Windows-Textdatei-
Format lesen. Zum Datenaus- en. Klicken Sie am Schluß auf "Weiter".
tausch wird deshalb häufig das Am Schluß klicken Sie auf "OK", dann auf
ältere Dateiformat ".txt" benutzt. "Fertigstellen".
Die wurde von älteren Textver- Zum Test können Sie die Datei in einer Tabel-
arbeitungen verwendet. Der lenkalkulation öffnen. Das Ergebnis sieht dann
Nachteil bei Textdateien: Auch zum Beispiel so aus:
hier gibt es verschiedene Stan-
dards. Die Formatierungen, wie
Schriftarten, Einzüge etc. wer-
den nicht übernommen.
5 Jetzt müssen Sie noch ein Verzeichnis
angeben, in das die Datei gespeichert wird.
Klicken Sie sich zu dem richtigen Verzeichnis

102 PCgo! 3/98


titelthema
Antiviren: T ips

mente und Systembereiche der Festplatte auf


Viren. Die meisten Viren lassen sich rück- CHECKLISTE
standslos entfernen, bei manchen hilft nur VIRENBEFALL
noch ein Löschen der betroffenen Datei.
Im Gegensatz dazu arbeiten Virenwächter ✔ Zuerst: Keine Panik. Das Formatieren
der Festplatte ist die letzte Aktion –
im Hintergrund, solange Windows läuft. Sie und bestimmte Viren überstehen sogar das.
geben Alarm, sobald Sie ein virenverseuch-
tes Programm starten, ein Dokument mit ei-
nem Makrovirus etwa in Winword öffnen
✔ Legen Sie sofort ein aktuelles Backup
an. Denn ein virenverseuchtes
Backup ist besser als gar keines. Wenn et-
oder eine Datei aus dem Internet laden. Vi- was schiefgeht, kann ein Profi die Daten aus
renscanner erkennen allerdings nur die Viren dem Backup retten.
sicher, die bereits bekannt sind. Deshalb soll-
Welche Viren gibt es? ten Sie sich regelmäßig Updates der Virensi- ✔ Starten Sie den PC mit der Windows-
Startdiskette. Nur so ist gewährlei-
Viele unterschätzen die Gefahr von Compu- gnaturen besorgen. Eine Signatur ist ein typi-
stet, daß kein Virus aktiv ist. Achten Sie aber
terviren. Viren sind Programme, die sich selbst sches Merkmal eines Virus, anhand dessen darauf, daß der Schreibschutz-Schieber der
kopieren und so verbreiten. Sie haben eine der Virenscanner eine befallene Datei er- Diskette aktiviert ist.
"Schadensroutine", die unter bestimmten Be- kennt. Spätestens alle zwei Monate ist ein
dingungen losschlägt – etwa am Freitag, den Update fällig. Am praktischten sind Viren-
13. Einige Exemplare verschlüsseln Teile des
Festplatteninhalts. Solange der Virus aktiv ist,
entschlüsselt er die Daten – entfernen Sie den
scanner, die sich das Update selbst über das
Internet besorgen. 2 Machen Sie regelmäßig Backups von
wichtigen Daten und Dokumenten – ihre
Wiederherstellung kostet viel Zeit und Mühe.
Virus, bleiben zerstörte Dokumente zurück.
Andere greifen Ihre Winword-Dokumente an
oder Sie infizieren sich beim Internet-Surfen.
Es gibt verschiedene Arten von Viren: Da-
3 Lassen Sie im Hintergrund immer einen
Virenwächter mitlaufen.

teiviren kopieren sich in den Programmcode


von Anwendungen wie Excel, Windows- oder
DOS-Systemprogrammen. Bootviren ver-
4 Durchsuchen Sie regelmäßig mit dem Vi-
renscanner die ganze Festplatte. Nutzen
Sie dazu den Terminplaner des Scanners.
stecken sich in Systembereichen (Bootsektor)
auf Disketten oder Festplatten. Makroviren
schließlich treten zur Zeit fast ausschließlich
Vorbeugen ist besser ... 5 Besorgen Sie sich regelmäßig Updates
für Ihren Virenscanner – nur so findet er
bei Microsoft Office auf. Denn jedes Win-
word-Dokument, jede Excel-Tabelle und jede 1 Stellen Sie sicher, daß Sie die Installati-
ons-CD von Windows und wichtigen Pro-
auch neue Viren.

Access-Datenbank kann Makros enthalten. grammen haben. Sie brauchen auch eine Win-
dows-Startdiskette mit CD-ROM-Treibern und
eine Rettungsdiskette Ihres Virenscanners.
6 Achten Sie auf merkwürdige Reaktionen
Ihres PCs – sie könnten das ein Anzeichen
für eine Infektion sein. ❑

BEGRIFFE SCHNELL ERKLÄRT


■ Boot-Virus: Jede Diskette und jede Fest- morphe Viren verändern sich bei jeder Infekti-
platte hat einen Systembereich (den Bootsek- on, so daß der Scanner Schwierigkeiten be-
Woher kommt der Virus? tor), der unter anderem Programmcode ent- kommt. Aktuelle Virenscanner finden auch po-
hält. Beim Einschalten sucht der PC zuerst nach lymorphe Viren sehr zuverlässig.
Zunächst bekommen Sie irgendwoher – von
diesem Programmcode und führt ihn aus. Nor- ■ Residenter Virus: Nach dem ersten Start
einer Diskette, einer CD oder als Download
malerweise startet dieser Programmcode Win- bleibt ein residenter Virus im Arbeitsspeicher
aus dem Internet – eine Programmdatei oder
dows oder DOS – so funktioniert etwa die Win- des PCs und arbeitet im Hintergrund weiter,
ein Dokument, das einen Virus enthält. Wenn dows-Startdiskette. Die Festplatte hat für je- bis Sie den Rechner ausschalten. Meistens hat
Sie das Programm starten oder das Dokument den Laufwerksbuchstaben einen Bootsektor sich der Virus dann bereits in Systemdateien
öffnen, wird der Virus aktiv. Er nistet sich so im und zusätzlich einen Master Bootsektor (MBR). so verankert, daß er beim nächsten PC-Start
System ein, daß er bei jedem Start automa- ■ Cross-Makrovirus: Normalerweise laufen wieder aktiv wird. Um residente Viren zu um-
tisch aktiv wird. Makroviren etwa in der Datei Makroviren nur mit Winword, Excel oder Ac- gehen, hilft der Rechnerstart mit der Windows-
"normal.dot", die Winword beim Start lädt. cess. Neu sind Cross-Viren, die zwischen Win- Startdiskette oder der Rettungsdiskette des
word-Dokumenten und Excel-Tabellen oder Antivirenprogramms.
Access-Datenbanken hin- und herspringen. ■ Stealth-Virus: Ein Stealth-Virus versucht
Virenbefall – was tun? ■ Multipartite-Virus: Eine Kreuzung aus Da- gezielt, seine Entdeckung zu verhindern, wenn
teivirus und Bootvirus. Sie können sich so- er aktiv ist. Untersucht ein Virenscanner bei-
Absolut sicher sind Sie vor Viren nur, wenn
wohl an Programmdateien anhängen als auch spielsweise eine Programmdatei, so entfernt
Sie keine fremden CDs und Disketten in den
in Bootsektoren verstecken. sich der Virus vorher aus dieser Datei und infi-
PC stecken und auch keine Dateien aus dem ■ Polymorpher Virus: Virenscanner erken- ziert sie nach der Prüfung wieder. Das klappt
Internet laden. Also bleibt nur ein Virenscan- nen Viren anhand typischer Bytefolgen. Poly- natürlich nur, wenn der Virus bereits aktiv ist.
ner. Damit überprüfen Sie Programme, Doku-

68 PCgo! 11/98
titelthema
CD-Brenner

Immer richtig Vorzeitiger Abbruch des Schreibvorgangs


TIP abschließen
Der letzte Schritt beim Brennen ei-
ner CD-ROM ist ihr korrekter Ab-
schluß (finalizieren). Hier muß
Neben einer veralteten Firmware gibt es eine
Reihe weiterer Kriterien, die für Fehlermeldungen
und vorzeitigen Abbruch des Schreibvorgangs auf
2 Muß das trotzdem sein, lassen Sie den Brenner
nach der vierten CD erst abkühlen. Schalten
Sie dafür den PC für etwa eine Stunde aus.
zunächst vorgegeben werden, ob einer CD-R verantwortlich sind. Im Gegensatz
die CD-R endgültig abgeschlossen
werden soll, oder ob sie später
wieder geöffnet werden kann. Im
zum Lesen wird zum Brennen einer CD-ROM ein
Laserstrahl mit wesentlich höherer Leistung ver-
wendet.
3 Kopieren Sie regelmäßig größere Stückzahlen
CD-ROMs, ist ein externer CD-Brenner zu emp-
fehlen. Hier treten Wärmeprobleme seltener auf.
ersten Fall kann die CD-R später
Als Nebeneffekt wird dabei erheblich mehr
keine weiteren Daten mehr auf-
nehmen, obwohl vielleicht noch
Platz wäre. Im zweiten Fall kann
Wärme erzeugt. Das wirkt sich besonders dann
negativ aus, wenn mehrere CDs hintereinander
gebrannt werden. Dann bricht der Schreibvor-
4 Produzieren Sie regelmäßige größere Stück-
zahlen, ist zu überlegen, eine Kopierfirma da-
mit zu beauftragen. Das spart Kosten und Zeit.
die CD-R jederzeit mit einem CD-
Brenner "geöffnet" und mit weite- gang plötzlich ab oder die CD-R wird vom Bren-
ren Daten (falls Platz dafür ist) be-
spielt werden. Es kann allerdings
ner nicht erkannt. Das können Sie verhindern:
5 Ein zusätzlicher Lüfter im PC-Gehäuse sorgt
für bessere Kühlung. Viele PC-Gehäuse sind
trotzdem passieren, daß die CD-R
trotz korrekter Angabe nicht wie-
der geöffnet werden kann. Dann
1 Brennen Sie nie mehr als vier CDs hinter-
einander.
dafür vorbereitet und besitzen entsprechende
Montagelöcher und zusätzliche Lüftungsschlitze.

wurde sicherlich die Option "Disk


At Once" fürs CD-Brennen ge-
wählt. Dann wird die CD nämlich Neue Firmware
auf einmal geschrieben und am
Ende auch abgeschlossen.
Haben Sie die Version der Firmware Ihres CD-
Brenners festgestellt, wissen Sie allerdings immer
noch nicht, ob diese veraltet ist und wie Sie diese
2 Haben Sie Zugang zum Internet, finden Sie
die neueste Version eines Treibers und even-
tuell auch der Firmware auf der Seite des Herstel-
eventuell auf den neuesten Stand bringen. lers Ihres CD-ROM-Brenners.
SCSI – das
TIP ist wichtig
Ein CD-Brenner mit SCSI-An-
1 Alle Hersteller von CD-ROM-Brenner bieten
eine telefonische Hotline. Erkundigen Sie sich
nach der neuesten Version der Firmware, wenn
3 Um die Firmware auf den neuesten Stand zu
bringen, muß entweder der komplette Spei-
cherbaustein getauscht oder das neue Programm
schluß, muß mit einem SCSI-
der Brenner Probleme mit Rohlingen verschiede- mit Hilfe des PCs in den Speicherbaustein pro-
Hostadapter verbunden werden.
ner Hersteller hat. Meist bekommt man hier auch grammiert werden. Lassen Sie das grundsätzlich
Spezielle Einstellungen des
wertvolle Tips, diese Problem zu beheben. nur von einer Fachwerkstatt ausführen.
Brennners werden mit Hilfe von
Steckbrücken – sogenannten
Jumpern – erledigt. Die befinden
sich meist an der Rückseite des
Gerätes. Zwei Einstellungen sind
Beschriften einer CD-R
immer zu überprüfen. Alle ande-
ren können fast immer beibehal-
ten werden.
Überprüfen Sie zuerst die "ID".
Ähnlich wie Disketten sollen auch selbstge-
brannte CD-ROMs beschriftet werden. Sonst ver-
liert man den Überblick und wird schnell zum
3 Besser sind Labels, die aufgeklebt werden.
Vorher lassen sie sich beschriften (auch per
Kugelschreiber). Außerdem gibt es Grafikprogram-
Der Hostadapter braucht sie zur
Discjockey. Allerdings ist bei den empfindlichen me, mit denen Bilder, Grafiken oder mehr plaziert
Identifikation des Laufwerks und
CD-ROMs Vorsicht geboten. und die Aufkleber damit bedruckt werden können.
sie darf nur einmal vorhanden
sein. Überprüfen Sie dann die
"Terminierung". Nur die Termi-
nierung des ersten und letzten
Geräts am SCSI-Datenkabel darf
1 Eine Beschriftung erfolgt grundsätzlich auf der
nichtreflektierenden Seite der CD-ROM. Be-
nutzen Sie immer einen weichen Stift. Kugel-
4 Zum Ausrichten der Labels (vor allem, um
sie blasenfrei auf die CD-ROM zu bekom-
men), gibt es im Handel entsprechenden Hilfen.
aktiv sein. Steckt an einem Ende schreiber oder ähnlich harte Schreiber zerkratzen
des Kabels der Hostadapter, ist er die empfindliche Oberfläche der CD-ROM und
das erste Gerät. Seine Terminie- sind deshalb tabu. Wird die Oberfläche (auch auf
rung erfolgt automatisch. Das der nichtreflektierenden Seite) beschädigt, läßt
Gerät am anderen Ende des SCSI- sich die CD-ROM nicht mehr fehlerfrei lesen.
Kabels ist das letzte Gerät. Alle an-
deren Geräte dazwischen dürfen
auf keinen Fall terminiert sein. Die
jeweilige Steckbrücke muß in der
2 Meiden Sie spezielle Faserstifte, die mit Lacke
oder Lösungsmittel versetzte Farben besit-
zen. Diese könnten die Lackschicht der CD-ROM
Stellung "off" oder "deaktiv" sein.
beschädigen. Mit solchen Geräten ist das Ausrichten einfach.

32 PCgo! 6/98
titelthema
CD-Brenner

Fehler beim Beschreiben der Rohlinge Firmware – wie


INFO wichtig ist sie?
Es ist ärgerlich, wenn der Brennvorgang kurz vor
Ende mit einer Fehlermeldung abgebrochen wird.
Passiert das bei Ihrem CD-Brenner mit Rohlingen ver-
6 Im darauf erscheinenden Fenster klicken Sie
auf den Registereintrag "Einstellungen".
Die Firmware hat etwa die glei-
che Bedeutung, wie ein Treiber.
Auch bei der Firmware handelt
schiedener Hersteller, ist fast immer eine veraltete
Version der Firmware die Ursache. Stellen Sie zuerst
die Version der Firmware Ihres CD-Brenners fest. Un-
7 Im rechten oberen Viertel des Fensters steht
die Version der Firmware des CD-Brenners.
es sich um ein Programm, das
vom Hersteller eines elektroni-
schen Gerätes (CD-Brenner) an-
ter Windows 95 gehen Sie folgendermaßen vor: gefertigt wird. Es befindet sich in
einem Speicherbaustein und ist
wichtiger Bestandteil des Gerä-

1 Starten Sie "Systemsteuerung" im Menü


"Start/Einstellungen".
tes. Die Firmware erweckt ein
elektronisches Gerät quasi zum
Leben.

2 Klicken Sie das Symbol "System" doppelt mit


der linken Maustaste.
Sie steuert und regelt sämtliche
Funktionen – kann allerdings
auch für unbeabsichtigte Fehl-

3 Im Fenster "Eigenschaften für System" klicken


Sie auf die Registerkarte "Geräte-Manager".
funktionen verantwortlich sein.
Viele Hersteller verbessern die
Funktion ihrer Geräte auch nach
der Auslieferung. Die neue Versi-
4 Suchen Sie den Eintrag "CD-ROM" und
klicken Sie einmal auf "+" vor dem Eintrag. on der Firmware wird meist ko-
stenfrei angeboten.

5 Suchen Sie die Bezeichnung des CD-Bren-


ners und klicken Sie diese mit der linken
Maustaste doppelt an.

PCgo! 6/98 33
extra
CD-ROM-Lauf werke

Die 10 häufigsten
Fragen
von Thomas Fischer

1 7fach-CD-Wechsler
wird als einzelnes
Gerät erkannt
Frage: Ich möchte zusätzlich zu den bisher
der Soundkarte ist mit einem Buchstaben be-
zeichnet. Sie finden hier zweimal die Be-
zeichnung "G" für "Ground", was den "Masse-
Anschluß" kennzeichnet. Vergleichen Sie nun
Klicken Sie im Ordner "Systemsteuerung" auf
das Piktogramm "Multimedia". Darauf er-
scheint das Fenster "Eigenschaften für Multi-
media". Klicken Sie auf das Register "Musik-
schon angeschlossenen SCSI-Geräten nun die Anschlußstecker am Audiokabel. Der rich- CD". Schieben Sie mit der Maus den Lautstär-
noch einen CD-Wechsler mit SCSI-Schnitt- tige ist der, der die schwarzen Adern des Au- keregler neben "Kopfhörer" weiter nach
stelle anschließen. Beansprucht ein 7fach- diokabels mit den mit "G" bezeichneten Stif- rechts. Schließen Sie die Kopfhörer ans CD-
CD-Wechsler auch sieben Adressen? ten des Steckers der Soundkarte verbindet. ROM-Laufwerk an und starten Sie eine Mu-
Antwort: Nein. Der CD-Wechsler wird mit nur sik-CD. Passen Sie die Lautstärke durch Ver-
einer Adresse (ID) konfiguriert und vom System schieben des grafischen Lautstärkereglers
erkannt. Eine spezielles Programm (Treiber) legt
für jede CD einen Laufwerksbuchstaben fest.
Mit dem Buchstaben wählen Sie dann die ent-
3 Tonausgabe an der
Kopfhörerbuchse
zu leise
Ihren Vorstellungen an.

sprechende CD wie gewohnt aus.


Frage: Ich nutze einen PC mit Windows 95.
Die Musikwiedergabe am Kopfhöreranschluß
4 Statt 24fache nur
noch 4fache
Geschwindigkeit

2
Anschluß auf der meines CD-ROM-Laufwerks ist trotz voll auf-
Soundkarte muß gedrehtem Lautstärkeregler sehr leise. Ich ha- Frage: In meinem PC ist ein 24fach-CD-ROM-
be auch schon andere Kopfhörer ausprobiert, Laufwerk mit ATAPI-Anschluß eingebaut. Mit
stimmen die allerdings immer nur das gleiche Ergebnis einem entsprechenden Testprogramm habe
Frage: Obwohl ich das CD-ROM-Laufwerk brachten. Ist mein Laufwerk nicht vollständig ich aber nur 4fache Geschwindigkeit gemes-
mit einem Audiokabel mit der Soundkarte ver- in Ordnung? sen. Woran liegt das?
bunden habe, ist weder am Kopfhöreran- Antwort: Ihr Laufwerk ist nicht defekt. Bei Antwort: Dafür gibt's mehrere Gründe: Auf
schluß des Laufwerks noch aus den Lautspre- den meisten CD-ROM-Laufwerken läßt sich jeden Fall sollten Sie zuerst überprüfen, ob
chern an der Soundkarte die Musik einer ein- die Lautstärke für den Kopfhörerausgang das Laufwerk auch mit anderen CDs viel zu
gelegten Audio-CD zu hören. Funktionieren außer vom eingebauten Lautstärkeregler zu- langsam ist. Hat eine CD Kratzer, Fingerab-
Musik-CDs mit einigen Laufwerken nicht? sätzlich noch durch ein Programm des Be- drücke oder Verschmutzungen auf der Da-
Antwort: Die Ursache für dieses Problem liegt triebssystems beeinflussen. tenseite, ist eine geringe Datendurchsatzrate
sicherlich nicht am Laufwerk. Kontrollieren zu erwarten. Nehmen Sie außerdem zum
Sie vielmehr den Anschlußstecker des Audio- Überprüfen der Geschwindigkeit keine "Mo-
kabels an der Soundkarte. Die meisten Kabel de-CDs", die beispielsweise die Form eines
haben nämlich mehrere Stecker. Gleichzeitig Herzens oder ähnliches haben. Ebenso lassen
finden Sie auch auf der Soundkarte mehrere sich CD-Rs mit goldener Datenseite erfah-
Anschlüsse für das Audiokabel. Wählen Sie rungsgemäß nur mit langsamer Geschwindig-
den verkehrten Anschluß, wird der Audioaus- keit lesen.
gang des CD-ROM-Laufwerks kurzgeschlos- Ist die CD in Ordnung, überprüfen Sie den
sen und Sie hören weder am Kopfhöreraus- Anschluß, an dem das CD-ROM-Laufwerk im
gang noch aus den Lautsprechern einen Ton. Passen Sie durch Verschieben PC betrieben wird. Ältere Soundkarten besit-
Entfernen Sie zunächst das Audiokabel und des grafischen Lautstärke- zen beispielsweise Anschlußleisten für CD-
schließen Sie die Kopfhörer an dem entspre- reglers den Musikpegel Ihren ROM-Laufwerke. Die sollten für neuere Lauf-
chenden Ausgang an der Vorderseite des CD- Vorstellungen an. werke tabu sein. Sie sind nicht mehr up to da-
ROM-Laufwerks an. Jetzt sollten Sie die Mu- te und auf jeden Fall Ursache für geringe Da-
sik einer Audio-CD im Kopfhörer hören. tenübertragungsraten.
Schließen Sie das Audiokabel am CD-ROM- Ein falsches oder zu altes Treiberprogramm
Laufwerk an. Jeder Stift des Anschlusses an für das CD-ROM-Laufwerk ist ein weiterer

44 PCgo! 3/98
extra
CD-ROM-Lauf werke

9
Grund für ein zu langsam arbeitendes Lauf- dieser CD lassen sich wie bei einer Diskette Verschmutzte
werk. Dann kommen Sie nicht umhin, sich oder Festplatte wieder löschen. Der frei ge- CDs bequem und
das neueste Treiberprogramm zu besorgen. wordenen Speicherplatz kann dann wieder
Hierfür gibt's beim Hersteller mehr oder we- mit neuen Daten beschrieben werden. Eine
sparsam reinigen
niger Unterstützung. Aber auch Datenbanken andere Bezeichnung für solche CDs ist CD- Frage: Eine CD scheint sämtlichen Schmutz
mit Treibern auf CD helfen weiter. RW – ReWritable oder wiederbeschreibbar. magisch anzuziehen. Wie bekomme ich aber
Windows 95 kann mehrere Programme quasi Neue Laufwerke sollten diese Medien lesen verschmutzte CDs wieder sauber?
gleichzeitig abarbeiten. Doch sind es zu vie- können. Im Test der CD-ROM-Laufwerke in Antwort: Die reflektierende Oberfläche ei-
le, kann das ebenfalls Ursache für ein zu lang- dieser Ausgabe haben wir bei der Bewertung ner CD-ROM ist besonders anfällig für Staub,
sam arbeitendes Laufwerk sein. Fast alle diese Eigenschaft berücksichtigt. Fingerabdrücke und mehr. Das liegt vor allem
schnelleren CD-ROM-Laufwerke am ATAPI- daran, daß die Eigenschaften dieser Ober-
Anschluß der Hauptplatine brauchen, um ma- fläche den Schmutz besonders auffällig er-
ximale Geschwindigkeit zu erreichen, mehr
als 50 Prozent der Rechenzeit des Hauptpro-
zessors. Alle anderen laufenden Programme
brauchen aber auch Rechenzeit, die entspre-
chend verteilt wird. So kann es passieren, daß
das Laufwerk weniger Rechenzeit bekommt,
7 Rechner
reagiert plötzlich
nicht mehr
Frage: Während ich Daten von CDs lese, pas-
siert es häufig, daß der Rechner einfach "ein-
scheinen lassen. Diese Verschmutzungen sind
jedoch allesamt Ursachen für gemeldete Le-
sefehler. Sie müssen die CD also schonend
reinigen. Wenn Sie durch die Computerabtei-
lungen gehen, finden Sie spezielle Reini-
gungs-Sets für CDs. Die Verpackung ver-
als es braucht. Dann wird es auch langsamer. friert". Die Maus reagiert nicht mehr und ein spricht besonders sorgsame und gründliche
Warmstart ist auch nicht möglich. Dann hilft Säuberung.
nur noch, den Rechner aus- und wieder ein- PCgo!-Tip: Sparen Sie sich das Geld. Eine

5 CD wird
manchmal nicht
erkannt
Frage: Warum erkennt mein SCSI-CD-ROM-
Laufwerk manchmal nicht, daß die CD ge-
schalten, oder ich drücke den Taster "Reset"
für Neustart. Ist mein Rechner kaputt?
Antwort: Besorgen Sie sich ein neueres Trei-
berprogramm für Ihr CD-ROM-Laufwerk.
Bringt das keinen Erfolg, untersuchen Sie die
Stecker des Datenkabels am Laufwerk und am
milde warme Seifenlösung tut es nämlich
auch. Legen Sie die verschmutzten CDs für
einige Minuten in diese Lösung – ohne weite-
re mechanische Einwirkungen. Der Schmutz
löst sich von selbst. Anschließend spülen Sie
die CDs unter klarem Wasser ab und trock-
wechselt wurde? Anschluß der Hauptplatine. Mitunter sind die nen sie mit einem weichen Tuch, das nicht
Antwort: Das liegt daran, daß der SCSI-Hostad- Stecker nicht mehr vollständig aufgesteckt oder fusseln darf. Danach sind die Lesefehler ver-
apter dem CD-ROM-Laufwerk nicht genügend gar schief gesteckt. Auch das Kabel selbst soll- schwunden.
te keine scharfen Knicke haben. Untersuchen
Sie auch die korrekte Einstellung des Laufwerks
auf Master oder Slave. Wie es richtig ist, lesen
Sie auf Seite 42. Manchmal vertragen sich auch
zwei Laufwerke am gleichen ATAPI-Anschluß
nicht miteinander.
10 Audio-CD
im zweiten
Laufwerk
Frage: Ich habe zwei CD-ROM-Laufwerke in
meinem PC unter Windows 3.11 eingebaut.

8
Der Manager steuert per Mausklick die mei- Lesefehler Mit dem ersten Laufwerk klappt die Wiederga-
sten Funktionen des CD-ROM-Laufwerks. sind kein Grund be von Audio-CDs problemlos, beim zweiten
Laufwerk tut sich nach Einlegen einer Musik-
Zeit zum Erkennen der CD gibt. Erhöhen Sie
zur Panik CD nichts. Wie erreiche ich, daß das zweite
deshalb die voreingestellte "Spin-Up-Zeit". Das Frage: Warum erscheint beim Lesen der Da- Laufwerk ebenfalls Audio-CDs abspielt?
ist die Zeit, die der Hostadapter nach Einlegen ten von meinem CD-ROM-Laufwerk häufig Antwort: Normalerweise wird das von Win-
einer CD ins Laufwerk wartet, bis er diese liest. die Meldung, daß die CD Lesefehler hat? dows 3.x nicht ohne Tricks unterstützt. Eine
SCSI-CD-ROM-Laufwerke werden meist mit Antwort: Das liegt meist daran, daß CDs zu kleine Änderung in der Datei "SYSTEM.INI"
einem Programm (Manager) ausgeliefert. Hier sehr verschmutzt sind. Häufig wird vermutet, macht das aber möglich. Diese Datei befindet
kann die Zeit gändert werden. daß die Optik dran Schuld sei. Die ist aber gut sich im Verzeichnis "Windows" und kann mit
gegen Staub oder anderen Schmutz gerüstet. einem beliebigen Textprogramm angeschaut
Zum einen ist sie gekapselt und zum anderen und auch geändert werden. Laden Sie diese

6
Die Bezeichnung wird ein fusselfreier Kunststoffschwamm bei Datei und suchen Sie die folgenden Zeilen:
CD-E ist kein jedem Öffnen der CD-Schublade über die mci
Optik gestreift. Bewahren Sie deshalb die CDs
Druckfehler immer geschützt vor Staub und anderen
CDAudio=mcicda.drv
Fügen Sie darunter folgende Zeile hinzu:
Frage: Im Handbuch zu meinem CD-ROM- Schmutz auf. Besonders die vielen CDs, die CDAudio1=mcicda.drv
Laufwerk steht, daß es auch Medien mit der Be- mit Computerzeitschriften nur in einer Pa- Starten Sie dann Windows neu. Beim näch-
zeichnung CD-E lesen kann. Was bedeutet das? pierhülle verpackt ausgeliefert werden, lie- sten Aufruf des "MediaPlayers von Windows
Antwort: Der Buchstabe E in dieser Bezeich- gen erfahrungsgemäß offen auf dem Compu- 3.1x lassen sich beide CD-ROM-Laufwerke
nung steht für Erase – löschen. Die Daten auf tertisch. für das Abspielen von Audio-CDs nutzen. ❏

PCgo! 3/98 45
titelthema
Datenretter : T ips

weder das funktioniert online über eine Inter- Löschen – gewußt wie!
net-Verbindung oder Sie können das Update
beim Hersteller anfordern. Das Internet-Up- Viele der Fix-it-Tools löschen auch nicht
date ist in jedem Fall zu empfehlen, denn trotz mehr benötigte Dateien und Einträge in der
Online-Kosten ist es billiger und spart Zeit. Registrierung. Welche brauchen Sie aber
wirklich nicht mehr? Bevor Sie so eine
Löschaktion (gerade bei Registry-Einträgen)
machen, sollten Sie eine Sicherheitskopie an-
legen.

Installationen überprüfen
Installieren Sie nicht jedes Programm, ko-
ste es, was es wolle. Sie haben verschiedene
Möglichkeiten, um sich vor einem korrupten
System zu schützen.
Häufige Diagnose 1 Bei der Registry geht das so: Klicken Sie
auf den Start-Button und wählen Sie "Aus-
führen". Hier geben Sie "regedit" ein.

1 Erste Möglichkeit: Sie überwachen die In-


stallation eines Programms mit einem Un-
Wenn Sie schon eins der getesteten Pro-
gramme haben, sollten Sie es auch regelmäßig
Der Registrierungseditor wird dann gestartet.

installer. Damit können Sie kontrollieren, wel-


che Dateien auf Ihre Festplatte kopiert wer-
den. Die Dateien und Einträge in der Registry
benutzen. So empfiehlt sich vor allem eine
häufige Überprüfung der Festplatte, der Sy-
stemdateien und der Registry. Denn je kürzer
2 Jetzt wählen Sie im Menü "Registrierung"
den Punkt "Registrierungsdatei exportie-
ren". Wählen Sie einen Speicherort für Ihre
werden dann automatisch gelöscht. die Abstände zwischen den Checks sind, de- Registry (am besten gleich den Desktop) und
sto größer ist die Wahrscheinlichkeit, daß ein bestätigen Sie. Dann verlassen Sie wieder die

2 Machen Sie ein regelmäßiges Backup Ih-


rer Daten. Benutzen Sie dazu entweder
ein Backup- oder ein Image-Programm, etwa
Problem behoben werden kann. Und wenn
das Programm den Fehler nicht behebt, kön-
nen Sie vielleicht rekonstruieren, welche Ein-
Registry. Mit einem Doppelklick
auf die exportierte Registry wer-
den die alten Systemeinstellun-
BS-Backup oder Drive Image. Dann haben stellungen Sie verändert oder welches Pro- gen wiederhergestellt.
Sie nicht ständig Sorgen, daß Ihre mühsam er- gramm Sie installiert oder gelöscht haben.
arbeiteten Dokumente und dringend benötig- Beachten Sie, daß Programme, die Sie nach
te Programme mit einem Mal weg sind. der vorherigen Version der Registry installiert
Optimierung in Windows haben, nicht enthalten sind.
Viele Hilfsprogramme hat Windows 95
Allzuviel ist ungesund
Diagnoseprogramme können sehr hilfreich
sein. Manchmal schaden sie aber mehr, als
nicht zu bieten. Die beiden Programme "Scan
Disk" und "Defrag" sollten Sie aber häufig be-
nutzen. Um die Programme zu finden, klicken
3 Wenn Sie genug Platz auf Ihrer Festplat-
te haben, können Sie den gesamten Win-
dows-Ordner in ein neues Verzeichnis kopie-
sie nützen. Deshalb sollten Sie vorsichtig sein Sie auf den Startbutton, gehen dann in "Pro- ren. Sie können die Dateien darin auch mit
und nicht zu viele Programme nebeneinan- gramme", "Zubehör", "Systemprogramme". einem Programm wie "WinZip" oder "Squeez"
der laufen lassen. Mit "Defrag" ordnen Sie Ihre Festplatte neu. komprimieren oder packen. Die eleganteste
Dadurch wird der Zugriff auf Daten schneller. Möglichkeit ist es, die Partition, auf der sich
Scan Disk prüft die Festplatte auf Fehler. Ihr Windows-Verzeichnis befindet, mit einem
Programm wie "Drive Image" oder "hdcopy"
Manche Programme kommen sich auch auf einer anderen Festplatte oder Partition zu
untereinander in die Quere. So harmonieren sichern, und wenn später etwas schiefgegan-
Antivirenprogramme oft nicht mit Diagnose- gen ist, einfach wieder "rüberzuspielen".
programmen. Auch bei den Absturzrettern
sollten Sie vorsichtig sein. Meist produzieren
sie mehr Abstürze als sie verhindern.
Notfalldiskette ahoi!
Fast jedes der vorgestellten Datenrettungs-
programme bietet nach der Installation die
Immer auf dem Möglichkeit, eine Notfalldiskette anzulegen.
neuesten Stand Damit können Sie den Rechner starten, auch
Wenn Sie auf Windows 98 umgestiegen wenn Sie Windows nicht mehr starten kön-
sind, sollten Sie sich auf jeden Fall nach ei- In Windows 98 finden Sie weitere Tools: nen. Auch wenn das Anlegen der Rettungsdis-
nem Update für Ihr Programm erkundigen. Klicken Sie auf den Startbutton, gehen in "Pro- kette lästig und zeitaufwendig ist: Sie sollten
Denn entweder das Programm kommt mit ei- gramme", "Zubehör", "Systemprogramme" und es tun. Denn wenn Probleme auftreten, boo-
nigen Windows-98-Eigenheiten nicht zurecht wählen Sie "Systeminformationen". Unter "Ex- ten Sie Ihren Rechner neu von Diskette und
oder unterstützt dessen Funktionen nicht. Ent- tras" finden Sie weitere Hilfsprogramme. zeigen den Abstürzen so eine lange Nase. ❑

30 PCgo! 11/98
titelthema
Desktop-Tools: T ips

sten Schalter normaler Fenster liegt. Man muß rechten Maustaste auf eine Datei mit einer be-
also mit der Maus keine weiten Strecken stimmten Endung klicken oder aber die
zurücklegen und kann damit schneller navi- Menütaste rechts von der "AltGr" betätitgen.
gieren. So gehen Sie vor: Bei dem folgenden Beispiel gehen wir von
der Autoexec.bat aus, die Sie mit Ihrem Lieb-

1 Klicken Sie mit der linken Maustaste auf


eine freie Stelle in der Taskleiste und hal-
lingseditor bearbeiten wollen:

ten Sie die Taste gedrückt.


1 Öffnen Sie den Arbeitsplatz und wählen
Sie das Menü "Ansicht/Optionen" aus. Ein

2 Bewegen Sie den Mauszeiger mit ge-


drückter linker Maustaste an den oberen
neues Fenster erscheint.

Löschen ohne Nachfrage


Sie kennen es wahrscheinlich: Kaum löscht
Bildschirmrand. Die Taskleiste springt nach
oben. Lassen Sie die Maustaste los. Die Task-
leiste ist am oberen Bildschirmrand verankert.
2 Klicken Sie auf den Reiter "Dateitypen"
und wählen Sie in der Liste den Eintrag
"Stapelverarbeitungsdatei für MS-DOS" per
man unter Windows 95 oder 98 eine Datei, Doppelklick aus. Ein weiteres Fenster öffnet
fragt das System nach, ob man wirklich löschen sich, das in etwa so aussieht:
möchte. Und anschließend landet die Datei
Alle Windows-
doch im Papierkorb und kann noch zurückge- Tastenkombinationen
holt werden. Die Aktion ist also gar nicht so ge- Mit Windows 95 hat jede Tastatur drei neue
fährlich – man könnte sie auch ohne Nachfra- Tasten: die beiden Windows-Tasten und die
ge durchführen. Und genau das geht: Popup-Menü-Taste. Die Windows-Taste ist
dabei besonders mächtig: Sie kann man nicht

1 Halten Sie die linke Alt-Taste gedrückt und


klicken Sie doppelt auf das Papierkorb-
Symbol. Sie sehen das Fenster "Eigenschaften
nur zum Aufklappen des Startmenüs verwen-
den, sondern auch in Kombination mit ande-
ren Tasten. Der besondere Clou: Die Tasten
von Papierkorb". funktionieren immer, auch wenn man gerade
in Word tippt oder sich eine CD-ROM an-

2 Unten ist ein angeklicktes Kästchen mit


dem Text "Dialogfeld zur Bestätigung ein-
blenden" zu sehen. Klicken Sie auf den Ha-
schaut. Folgende Kombinationen stehen mit
der Windows-Taste zur Verfügung:

ken, um ihn zu entfernen und anschließend Tastendruck Aktion


auf "OK". Win-E Explorer-Fenster öffnen
Win-R

Win-F
Ausführen-Fenster öffnen
(Run)
Datei-Suchen-Fenster
3 Betätigen Sie den Schalter "Neu". Das Fen-
ster "Neuer Vorgang" öffnet sich. Tragen
Sie oben einen Text ein, der später im Menü er-
öffnen (Finden) scheinen soll. Unten müssen Sie das zu star-
Win-Strg-F Computer-Suchen-Fenster tende Programm auswählen (mit Laufwerks-
öffnen buchstaben und Verzeichnisnamen). Fügen Sie
Win-M Minimieren aller Fenster in dem Programmnamen die Zeichen "%1" hinzu
die Taskbar (mit den Anführungszeichen, darauf kommt es
Win-Shift-M Minimieren umkehren an). So sollte es beispielsweise aussehen:
Win-Tab Taskleisten-Eintrag
aktivieren. Mit den
Pfeiltasten navigieren!
Win-Pause Systemeigenschaften
(Gerätemanager) anzeigen
Win-F1 Windows-Hilfe anzeigen
Win Startmenü öffnen
Wenn Sie jetzt eine Datei per Taste "Entf"
oder Menüpunkt löschen, fragt Windows nicht
mehr nach. Versehentlich gelöschte Dateien
können Sie im Papierkorb wiederfinden.
Mit mehreren
Programmen öffnen
4 Schließen Sie alle Fenster mit Klick auf
"OK" oder "Schließen". Wenn Sie jetzt
mit der rechten Maustaste auf "Autoexec.bat"
Klickt man doppelt auf eine Datei, startet klicken, erscheint der neue Menüpunkt in
Startleiste oben Windows das zugehörige Programm. Eine der Liste.
Die Startleiste von Windows 95 und 98 läßt Wahl, welches Programm genommen werden Sie können diese Aktion mit beliebig vie-
sich verschieben: an den linken und rechten soll, gibt es auf den ersten Blick nicht. Auf den len weiteren Programmen wiederholen. Das
Rand, aber auch unter die obere Kante. Gera- zweiten schon: Sie können sehr einfach wei- lohnt sich vor allem bei Bildern, die Sie even-
de die Startleiste nach oben zu verlegen, ist tere Menüpunkte im Kontextmenü einbinden, tuell nur Betrachten und mit verschiedenen
geschickt, weil sie dann in der Nähe der mei- das immer dann erscheint, wenn Sie mit der Programmen öffnen wollen.

24 PCgo! 11/98
Flott deinstallieren
Einige Fenster aus der Systemsteuerung
braucht man immer wieder. Dazu gehört
"Software", mit dem sich einmal installierte
Programme sauber wieder entfernen lassen.
Mit einem Trick kann man sich eine Verknüp-
fung auf dem Desktop anlegen, um dieses
Fenster ohne Umwege schnell öffnen zu kön-
nen. Trägt man bei der Verknüpfung sogar ei-
ne Tastenkombination ein, erscheint nach
Drücken der gewählten Tasten das Fenster so-
fort – egal, in welchem Programm Sie sich ge-
rade befinden. So gehen Sie vor:

1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf


eine freie Stelle des Desktops. Ein Menü
erscheint. Wählen Sie den Punkt "Neu" und
dann Verknüpfung.

2 Ein neues Fenster wird sichtbar. Geben Sie


in die Befehlszeile folgenden Text exakt
ein: "C:\Windows\Control.exe Appwiz.cpl"
(ohne die Anführungszeichen). Klicken Sie
dann auf "Weiter".

3 Geben Sie einen Namen für die Ver-


knüpfung an, etwa "Software", und
klicken Sie auf "Fertig stellen". Die
neue Verknüpfung ist auf dem
Desktop zu sehen.

4 Halten Sie "Alt" gedrückt und klicken Sie


doppelt auf die neue Verknüpfung.
Wählen Sie die Registerkarte "Verknüpfung".

5 Klicken Sie in das Feld hinter "Tasten-


kombination" und betätigen Sie die Ta-
ste(n), mit denen das Eigenschaftsfenster
geöffnet werden soll (zum Beispiel einfach
F11). Klicken Sie auf "OK".
Wenn Sie jetzt F11 drücken, erscheint we-
nig später das Fenster "Eigenschaften von
Software". Bedenken Sie aber, daß diese Ta-
ste F11 immer gilt, auch wenn Sie gerade mit
einem anderen Programm arbeiten. Daher ist
es sicher besser, eine Kombination mit "Alt"
oder "Strg" zu wählen. ❑

PCgo! 11/98 25
titelthema
Diagnose-Tools: T ips

3 Wenn Sie viele Tools nebenbei laufen


oder die Office-Shortcutleiste aktiviert ha-
ben, kostet das alles Speicherplatz. Die Folge:
2 Es kann aber auch sein, daß Ihre Festplat-
te im MS-DOS-Kompatibilitätsmodus
läuft. D.h. ein bestimmter Treiber läuft nicht
Windows hat weniger Kapazitäten frei, um die im 32-Bit-, sondern im 16-Bit-Modus, den
Vorgänge zu berechnen, die Sie gerade wirk- Windows 3.1 und MS-DOS verwendeten. Jetzt
lich ausführen; etwa einen Brief schreiben, ei- ist guter Rat teuer. Schauen Sie einmal in der
ne Tabelle erstellen oder ein Spiel spielen. Datei "ios.log" in Ihrem Windows-Verzeichnis
Entweder Sie schmeißen diese Programme nach. Wenn es sie nicht gibt, ist alles in Ord-
aus dem Autostart heraus oder (wenn die Pro- nung. Hier sehen Sie den Eintrag "Unit num-
gramme darin nicht zu finden sind) Sie nut- ber X going through real mode drivers".
zen eins der Tuning-Programme auf unserer
CD (etwa TuneUp 97). Damit vermeiden Sie,
Alte Treiber installiert? daß Programme, die Sie eigentlich gar nicht
Sie starten einen Systemtest oder Bench- brauchen, automatisch geladen werden und
mark. Die Ergebnisse fallen aber mager aus, es steht Ihnen mehr Speicherplatz für Ihre ei-
Ihr PC, Grafikkarte oder CD-ROM-Laufwerk gentlichen Aufgaben zur Verfügung.
sind langsamer als die durchschnittlichen
Werte. Woran liegt's? Nicht immer muß ein
langsames Gerät Schuld sein.
Festplatte und CD-ROM OK?
Vielleicht haben Sie einen veralteten Trei-
ber installiert? Ein neuer Treiber kann bis zu
30 % Geschwindigkeitsgewinn bringen. Die
1 Sind Festplatte und CD-ROM optimal ein-
gestellt? Dazu müssen Sie einen Blick in
die Systemsteuerung werfen. Öffnen Sie die
beste Quelle für neue Treiber sind die Her-
stellerseiten im Internet. Versuchen Sie es ein-
fach mit der Adresse www.herstellername.de
Systemsteuerung über "Einstellungen" und
klicken Sie dann auf das Symbol "System". 3 Wenn davor noch etwas steht, haben Sie
die Übeltäter ausfindig gemacht. Das sind
die Treiber, die im Kompatibilitätsmodus gela-
(oder .com). Wenn Sie keinen Internet-Zu-
gang haben, setzen Sie sich telefonisch mit
dem Hersteller in Verbindung und fordern
2 Klicken Sie die Registerkarte "Geräte-Ma-
nager" an. Hier wählen Sie Ihr CD-ROM-
Laufwerk aus und doppelklicken darauf.
den werden. Jetzt schauen Sie in Ihren System-
dateien "autoexec.bat" und "config.sys" nach.
Wenn hier einer der Treiber im Kompatibilitäts-
dort Treiber-CDs oder Disketten an. Neuere CD-Laufwerke mit IDE-Schnittstellen modus geladen wird, gehen Sie so vor: Suchen
unterstützen das DMA-Verfahren (Direct Me- Sie die Datei "ios.ini" in Ihrem Windows-Ver-
mory Access). Damit wird das Laufwerk zwar zeichnis, legen eine Sicherheitskopie in einem
Zu viele Programme nicht schneller, der Prozessor aber entlastet. anderen Verzeichnis an und öffnen Sie sie.
nebeneinander?
1 Welche Programme laufen "nebenher"
und starten also automatisch mit Win-
dows? Jedes Programm zwackt etwas vom
raren Arbeitsspeicher unter Windows 95 ab.
Welche Programme sofort gestartet werden,
ohne daß Sie es merken, finden Sie heraus,
wenn Sie ein Diagnose-Programm oder die
Microsoft-Systeminfo starten.

Optimales Dateisystem

1 Um Ihr Dateisystem optimal zu konfigurie-


ren, klicken Sie wieder in der Systemsteue-
rung auf "System", wählen aber die Register-
4 Tragen Sie jetzt den Treiber aus Ihren Sy-
stemdateien in der "Safe List" ein. Spei-
chern Sie "ios.ini" und starten danach Win-
karte "Leistungsmerkmale". Wenn unter Datei- dows neu. Dann prüfen Sie nach, ob der Kom-
system folgendes steht, ist alles in Ordnung. patibilitätsmodus immer noch aktiv ist.

Festplattenzugriff
2 Im "Windows"-Verzeichnis finden Sie
auch das Programm "msd.exe". Es ist ein
Diagnoseprogramm von Microsoft, das Sie
beschleunigen
Mit einer weiteren Einstellungsänderung
nur im MS-DOS-Modus starten können. können Sie den Festplattenzugriff beschleuni-
Trotzdem bekommen Sie auch hier einige In- gen: Schalten Sie den "Write Behind Cache"
formationen über Ihr System und dessen Kon- für alle Laufwerke aus. In diesem Cache wer-
figuration. den Daten im Arbeitsspeicher kurzfristig zwi-

34 PCgo! 11/98
Diagnose-Tools: T ips

schengelagert, bevor sie auf die Festplatte ge-


schrieben werden. Gehen Sie auch hier in die
"Eigenschaften von System" und klicken auf
"Dateisystem". Hier wählen Sie die Register-
karte "Fehlerbehebung" (unter Windows 98
"Problembehandlung"). Setzen Sie einen Ha-
ken vor die letzte Option und der "Write Be-
hind Cache" wird ausgeschaltet.

3 Dann prüfen Sie, ob immer noch ein Kon-


flikt angezeigt wird. Wenn das nicht
klappt, begeben Sie sich auf die Suche nach
gelben Fragezeichen, die Sie unter dem Ein-
trag "Andere Komponenten" finden. Entweder
diese Komponente hat nicht den richtigen
Nicht bei allen Rechnerkonfigurationen Treiber (hier hat die automatische Hard-
hilft das aber. Wenn Sie keine Besserung be- wareerkennung nicht funktioniert), dann
merken, schalten Sie den Cache wieder ein. klicken Sie den Eintrag doppelt an, gehen auf
die Registerkarte "Treiber" und dann "Treiber
aktualisieren". Dann wählen Sie einen neuen
Gerätekonflikte? Treiber, den Sie von Diskette, Festplatte oder

1 Vielleicht haben Sie aber auch durch Ihre


Systemdiagnose herausbekommen, daß
CD laden.

ein Gerätekonflikt besteht. Um das zu über-


prüfen, wechseln Sie in die "Systemsteue-
rung", klicken das Symbol "System" und da-
4 Es kann aber auch sein, daß eine Kom-
ponente (etwa eine Netzwerkkarte) dop-
pelt eingetragen wurde: einmal normal, ein-
nach die Registerkarte "Geräte-Manager" an. mal als unbekannte Komponente mit einer
Hier sehen Sie eine Auflistung Ihrer System- anderen Bezeichnung. Dann können Sie die-
komponenten, also Laufwerke, Grafikkarte, se Komponente entfernen und der Konflikt
Soundkarte etc. sollte nach einem Rechnerneustart beseitigt
sein.

Der Rechner ist


zu langsam
Wenn überhaupt keine Probleme vorlie-
gen und die einzelnen Komponenten Ihres
PCs einfach langsam sind, sollten Sie diese
gegen neuere austauschen. So wirken eine
neue Grafikkarte oder mehr Speicher oft
Wunder und sind sehr leicht einzubauen.
Schnellere Grafikkarten helfen bei ruckeln-
den Spielen und Grafikanwendungen, mehr

2 Wenn Sie hier vor der Gerätebezeich-


nung ein gelbes Ausrufezeichen sehen,
klicken Sie auf "Eigenschaften" und dann auf
Speicher auch bei allen anderen Anwendun-
gen. Bei einem neuen Prozessor wird es da
schon etwas schwieriger: Hier müssen Sie
die Registerkarte "Ressourcen". Wird hier un- prüfen, welchen Prozessor Sie auf Ihre Haupt-
ter "Gerätekonflikte" ein Problem beschrieben platine stecken können.
(wie in diesem Bild), dann aktualisieren Sie
Systembericht aus-
drucken, bevor es kracht
Mit einem Programm wie beispielsweise
"Sandra 98" können Sie auch einen System-
bericht ausdrucken. Wenn dann einmal Ihr
entweder den Treiber oder klicken auf die Re- Computer streiken sollte, hat der technische
gisterkarte "Ressourcen", klicken dann das Support des Geräteherstellers eine bessere
Häkchen vor "Automatisch einstellen" weg Chance, den Fehler möglichst schnell ausfin-
und wählen eine neue "Basiskonfiguration". dig zu machen. ❑

PCgo! 11/98 35
hardware
Digitale Kameras

Die häufigsten
Fragen
von Hans-Jürgen Humbert

1
Was heißt
Matrix- sen Informationen ermittelt der Computer in Artikel "Der schnellste Weg zum Foto" auf
Belichtung? der Kamera einen Korrekturwert. Mit diesem Seite 94). Manchmal ist der nicht in der
Frage: Bei meiner Digital-Kamera kann Wert gleicht die Kamera dann eventuelle Lage, alle Bildinformationen schnell genug
ich zwischen Matrix- und Spot-Belichtung Farbabweichungen direkt aus. zu registrieren. Nach dem ersten Foto sind
wählen. Worin liegt der Unterschied? Bei manchen Kameras müssen Sie den aber die lichtempfindlichen Zellen aktiviert.
Antwort: Bei der Matrixbelichtung mißt Weißabgleich manuell aufrufen. Bevor Sie Bei nachfolgenden Fotos reagieren sie des-
die Digital-Kamera die Lichtstärke über die beispielsweise bei Kunstlicht fotografieren, halb schneller und die Fotos werden besser.
gesamte Fläche des Sensors. Das bedeutet, sollten Sie für beste Farbwiedergabe diesen Lösung: Fotografieren Sie einmal blind und
die Kamera versucht, die Helligkeit über die Abgleich unbedingt ausführen. schon sind die Zellen aktiviert. Das Foto
gesamte Bildfläche gleichmäßig zu vertei- löschen Sie anschließend wieder. Dann ist
len. Haben Sie ein Motiv mit starken Hellig- auch kein wertvoller Speicherplatz ver-

3
keitsunterschieden, kann das zu einer Fehl- Batterie in der schwendet.
belichtung führen. Haben Sie beispielsweise Kamera leer,
ein Motiv, das im Vordergrund hell und im
Hintergrund schattig ist, dann versagt die
Matrixbelichtung. Hier sollten Sie auf Spot
Bilder weg?
Frage: Die Bilder werden in meiner Ka-
2 Bei neueren Kameras kann ein anderer
Effekt auftreten, wenn diese mit Lithi-
um-Batterien ausgestattet sind. Manche die-
schalten. Jetzt mißt die Kamera die Hellig- mera in Flash-Speicher zwischengelagert. ser Batterien brauchen eine gewisse Zeit,
keit nur in der Mitte des Fotos. Bei dunklem Nun habe ich die Digital-Kamera ein halbes um sich nach der erhöhten Stromabgabe für
Hintergrund und hellem Motiv in der Mitte Jahr nicht gebraucht und die Batterien sind den Blitz wieder zu erholen. Einzige Lösung:
wird das Foto nun optimal belichtet. leer. Können jetzt alle Bilder aus dem Flash- Entweder Sie warten ein, zwei Sekunden,
Speicher weg sein? bis Sie erneut auf den Auslöser drücken,
Antwort: Nein. Alle Informationen im oder Sie verwenden andere Batterien.

2
Was bedeutet der Flash-Speicher bleiben auch ohne Batterie
Ausdruck erhalten. Erst wenn Sie die Bilder explizit

5
"Weißabgleich"? mit der Kamera löschen, sind die Informatio- Wie groß kann
nen wirklich weg. ich ein Digitalbild
Frage: Meine Kamera bietet einen Weiß-
abgleich an. Muß ich den machen und wo-
vergrößern?

4
für soll der gut sein? Farbänderungen Frage: Ich möchte ein Bild meiner Digital-
Antwort: Mit dem Weißabgleich wird beim gleichen Kamera auf DIN-A4-Größe aufziehen und
eine Digital-Kamera an die aktuellen Licht- ausdrucken. Ist das möglich?
verhältnisse angepaßt. Früher mußte für
Motiv Antwort: Wie jedes herkömmliche Dia
optimale Ergebnisse jedesmal der Film ent- Frage: Wenn ich mit meiner Kamera oder Negativ lassen sich auch Digitalfotos
sprechend den Lichtverhältnissen gewech- mehrmals kurz hintereinander das gleiche vergrößern. Doch mit zunehmendem Ver-
selt werden (entweder Tageslicht- oder Motiv ablichte, sind die Aufnahmen jedes- größerungsfaktor nimmt bei Digitalbildern
Kunstlichtfilm). Wurde ein "falscher" Film mal ein wenig anders. Besonders die Farben die Qualität stark ab: Das Foto oder der Aus-
eingelegt, waren die Aufnahmen entweder verändern sich. Woran kann das liegen? druck wird unscharf, beziehungsweise
blau- oder rotstichig. Damit solche Farbver- Antwort: Wenn Sie einen Kamerafehler "pixelig". Der Grund ist relativ einfach: Im
fälschungen bei digitalen Kameras nicht auf- und schnell wechselnden Lichteinfall, aus- Prinzip besteht jedes Bild, ob Negativ, Dia
treten, ist ein sogenannter Weißabgleich klammern können, gibt es eigentlich nur oder Digitalfoto, aus vielen kleinen einzel-
erforderlich. Neuere Digital-Kameras bieten zwei Ursachen für das Phänomen. nen Punkten unterschiedlicher Helligkeit
einen automatischen Weißabgleich an. und Farbe. Erst die Anordnung der einzel-
Dabei passiert folgendes: Der integrierte
Belichtungsmesser analysiert die aktuelle
Farbzusammensetzung des Lichts. Aus die-
1 Sind die Folgebilder besser als das erste,
haben Sie eine ältere Kamera mit einem
"trägen" CCD-Sensor. (Lesen Sie dazu den
nen Punkte nebeneinander ergibt für unser
Auge das fertige Bild. Vergrößert man nun
das Foto, werden auch die einzelnen Bild-

112 PCgo! 6/98


hardware
Digitale Kameras

punkte vergrößert. Ab einer bestimmten immer ein Teil des Originalbildes verloren, Archivierung auf Disketten von vorne herein
Größe nimmt das Auge nicht mehr die Sum- denn die Komprimierung ist nicht verlustfrei. aus. Auf ein sogenanntes Bandlaufwerk las-
me aller Punkte wahr, sondern jeden einzel- Es fehlt dabei keine Ecke des Gesamtbildes, sen sich zwar mehrere GByte speichern,
nen Punkt als eigenes Objekt. Wollen Sie sondern die Qualität des Fotos wird einfach Bandlaufwerke haben aber einen Nachteil:
also große Abzüge Ihrer Digitalfotos schlechter. Trotzdem liefert das JPG-Format Suchen Sie ein bestimmtes Bild, muß das
machen, achten Sie beim Kauf der Kamera für Kameras sehr gute Ergebnisse. Der große Band bis zur betreffenden Stelle gespult wer-
auf eine möglichst große Auflösung. Vorteil der Komprimierung liegt in den klei- den. Das dauert. Beste Lösung: Sie kaufen
Fotografieren Sie Ihre Motive mit einer nen Dateigrößen. Dadurch passen einfach sich einen CD-Brenner und archivieren die
Kamera-Auflösung von 1280 x 1024, kön- mehr Bilder in den Speicher der Kamera. Bilder auf einer CD-ROM. Dort sind sie
nen Sie die Fotos bis auf DIN-A4 vergrößern Ohne Verluste werden Bilder im soge- sicher verwahrt und Sie können jedes Bild
ohne dasß die Bilder pixelig werden. nannten TIFF-Format gespeichert, Endung sofort erreichen.
"tif". Solche Bilder belegen aber schnell
mehrere MByte und sind deshalb für den

6 10
Wird für Digital- Transport denkbar ungeeignet. Windows Woher
Fotos immer ein PC selbst verwaltet seine Bilder im BMP-For- kommen die
mat, Endung "bmp". Der große Vorteil dieses
gebraucht? Formats: Alle Windows-Programme kom-
roten Augen?
Frage: Ich überlege mir die Anschaffung men damit zurecht. Auf unser CD-ROM Frage: Wenn ich mit dem eingebauten
einer Digital-Kamera. Nun habe ich gehört: befindet sich das Programm "PaintShop Pro". Blitz fotografiere, haben alle Personen auf
Zum Anschauen der Fotos brauche ich un- Damit können Sie Bilder in unterschiedliche den Fotos rote Augen. Woher kommt das?
bedingt einen PC. Stimmt das? Formate umwandeln. Antwort: Wenn Sie mit Blitzlicht arbeiten,
Antwort: Nein. Moderne Kameras lassen ist es meist im Raum sehr dunkel. Die Pupil-
sich auch an einen Fernsehapparat an- len der Personen sind weit geöffnet.
schließen. Dort können Sie dann Ihre Bilder
in voller Größe bewundern. Nicht einmal
zum Drucken der Bilder brauchen Sie einen
PC. Einige Kameras lassen sich gleich an
spezielle Fotodrucker anschließen. Dann
haben Sie Ihr Wunschfoto wenige Minuten
8 Akkus oder
Batterien?
Frage: Batterien sind mir inzwischen für
meine Kamera zu teuer geworden. Kann ich
Drücken Sie nun auf den Auslöser, scheint
die rote Netzhaut durch.
Alle Personen haben auf dem Foto knall-
rote Augen. Die Kamera ist einfach zu
schnell. Um diesen Effekt auszugleichen,
arbeiten manche Kameras mit einem oder
nach dem Ablichten schon fertig vorliegen. sie auch mit Akkus betreiben und auf was mehreren Vorblitzen. Dabei wird vor der
Wer noch bessere Qualität will, kann mit sollte ich dabei achten? eigentlichen Aufnahme der Blitz schon ein-
der Datei im Flash-Speicher auch direkt in Antwort: Fast alle Digital-Kameras lassen oder mehrmals ausgelöst. Die Pupille rea-
ein Fotofachgeschäft gehen. Dort tauschen sich mit Akkus betreiben. Sehen Sie dazu im giert und schließt sich. Wenn das eigentli-
Sie den "Chip" einfach gegen einen neuen. Handbuch zu Ihrer Kamera nach. Nachteilig che Foto gemacht wird, ist die Pupille
Wenige Tage später können Sie dann Ihre bei Akkus ist ihre geringere Kapazität. Das geschlossen und die Augen haben eine
Fotos in Profiqualität ausgedruckt, dort wie- bedeutet, mit einem Batteriesatz (die mei- natürliche Farbe.
der abholen. sten Kameras arbeiten mit vier Mignonzel-
len) können Sie mehr Aufnahmen als mit

11
einem Akkusatz machen. Außerdem braucht Welches

7
Was versteht ein Akku viel Pflege. Zusätzlich zu den Papier
man unter Akkus sollten Sie auch ein gutes Ladegerät
ist richtig?
kaufen. Mit billigen Ladegeräten schaden
Bildformat? Sie eher den Akkus. Außerdem muß er im- Frage: Ich will meine Digital-Fotos am PC
Frage: Ich will mir eine Digital-Kamera mer vollständig entladen sein, bevor Sie ihn mit meinem Tintenstrahler ausdrucken.
zulegen. Nun habe ich von verschiedenen wieder aufladen. Welches Papier ist dafür am besten geeig-
Bildformaten gehört. Hat das was mit der net? Oder sind die Unterschiede nicht so
Größe der Fotos zu tun? gewaltig?
Antwort: Nein. Mit der Größe der Fotos Antwort: Die richtige Papiersorte ist ent-

9
hat das nichts zu tun, sondern mit der Spei- Wie archiviere scheidend für die Bildqualität Ihrer Aus-
chergröße der Bilddatei. Inzwischen gibt es ich meine drucke. Hersteller von Tintenstrahlern bieten
eine Vielzahl von Speicherformaten für digi- spezielle Papiere für den Fotodruck an. Die
tale Bilder. Sie können das Speicherformat
digitalen Bilder? Farbe der Tintenpatronen ist genau auf diese
immer an der Datei-Endung erkennen. Am Frage: Ich habe meine Digital-Kamera Papiersorte abgestimmt. Außerdem ist das
weitesten verbreitet ist bei Digital-Kameras nun schon fast ein Jahr. In dieser Zeit habe Papier hochglanz beschichtet. Damit erzie-
das JPG-Format, leicht erkennbar an der ich unzählige Bilder geschossen. Meine len Sie beim Ausdruck Fotoqualität. Aller-
Endung ".jpg". Der große Vorteil des JPG- Festplatte platzt aus allen Nähten. Wie dings haben solche Papiere auch ihren
Formats ist sein geringer Speicherplatzbe- archiviere ich meine Bilder am besten? Preis. Für hochwertiges Papier müssen Sie
darf. Bilder in diesem Format werden näm- Antwort: Da Digital-Bilder relativ viel etwa zwischen 50 Pfennig bis hin zu fünf
lich gleich komprimiert. Dabei geht zwar Speicherplatz beanspruchen, scheidet eine Mark pro Blatt rechnen. ❑

114 PCgo! 6/98


extra
Farbdrucker

Die 5 häufigsten
Fragen von Walter Watzl

1
Farbdrucke
gelingen nicht werk C:) zwischengespeichert. Wenn Sie den auch welche zurück (bidirektionale Ver-
optimal Drucker dann arbeiten lassen wollen, rufen bindung). Ältere Geräte, etwa Nadeldrucker,
Frage: Ich bekomme mit meinem Farbtinten- Sie die Druckereinstellungen erneut auf. brauchen deshalb weniger Leitungen im
strahler keine vernünftigen Farbdrucke auf Wählen Sie nun wieder "Drucker anhalten" Druckerkabel. Diese Kabel funktionieren mit
Normalpapier hin. Die Farben sind zu flau. und der Drucker startet sofort. modernen Druckern nicht mehr korrekt.
Antwort: Für höchstmögliche Qualität der Achten Sie beim Kauf eines Kabels unbedingt
Drucke müssen Sie auf jeden Fall Spezialpa- darauf, daß es für bidirektionalen Betrieb
pier verwenden. Für Textdrucke ist das nicht
erforderlich beziehungsweise kaum rentabel.
Grafikdrucke, vor allem fotorealistische Bil-
3 Weiße Streifen
im Ausdruck
geeignet ist.

der, gelingen nur auf dem Spezialpapier opti-


mal. Das Zusammenspiel von Tinte und Pa-
pier ist optimal aufeinander abgestimmt. Kräf-
tige Farben, scharfe Konturen und gute De-
tailtreue sind das Ergebnis. Selbst bei
Druckern, die auf Kopierpapier schon recht
Frage: Ich habe in letzter Zeit immer weiße
Streifen im Ausdruck. Gerade bei Bildern stört
das ungemein.
Antwort: Eine oder mehrere Düsen der Druck-
patrone sind verstopft. Führen Sie eine
5 Farbschatten
im Ausdruck
Frage: Wenn ich Bilder mit meinem Drucker
ausgebe, erreiche ich auch auf Spezialpapier
gut drucken, sind die Bilder deutlich besser. Düsenreinigung durch; dadurch werden alle keine befriedigenden Ergebnisse. Manchmal
Düsen richtig durchgespült. Danach sollten sehe ich seltsame Farbschatten im Bild.
Sie einen Düsentest ausdrucken. Das sind Antwort: Sie haben die Düsenausrichtung

2
Aufwendige spezielle Muster, über die ausgefallene Düsen nicht durchgeführt. Der Drucker plaziert des-
Dateien über erkennbar werden. Erst wenn dieser Test er- halb die einzelnen Punkte nicht Deckungs-
folgreich absolviert wurde, können Sie weiter gleich. Farbschatten und Streifen im Ausdruck
Nacht drucken drucken. Wiederholen Sie den Vorgang even- sind die Folge. Führen Sie den Ausrichtungs-
Frage: Tintenstrahldrucker brauchen in der tuell mehrmals. test durch. Sie finden ihn im Druckertreiber
höchsten Qualitätsstufe und auf Spezialpa- unter "Steuerung" oder "Utility". ❑
pier oft sehr lange, um Bilder auszudrucken.
Wie kann ich rationeller drucken? Weiße Streifen
Antwort: Sie lassen alle Druckaufträge von im Ausdruck
Windows zunächst zwischenspeichern und entfernen Sie
den Drucker erst später (über Nacht etwa) alle über die Düsen-
Drucke ausgeben. reinigung im
Öffnen Sie die Druckereinstellungen über den Druckertreiber.
Start-Knopf von Windows 95. Klicken Sie mit
der rechten Maustaste auf Ihren Drucker und
bewegen Sie die Maus auf den Menüeintrag

4
"Drucker anhalten". Drucker druckt
Jetzt "drucken" Sie alle Bilder wie gewöhn-
lich aus. Sie werden auf der Festplatte (Lauf-
mit altem
Kabel nicht
Über die rechte Frage: Mit meinem alten Druckerkabel läuft
Maustaste können der Drucker nicht richtig. Der alte Nadel-
Sie ebenfalls Ein- drucker funktionierte damit noch einwandfrei Die Düsenausrichtung sollten Sie nach
stellungen am Druk- und ohne Fehlermeldungen. jedem Patronentausch starten. Auch wenn
ker vornehmen (wie Antwort: Moderne Drucker empfangen nicht die Druckqualität nachläßt, führt die
anhalten lassen). nur Daten vom PC, sondern schicken selbst Düsenausrichtung zur Besserung.

62 PCgo! 5/98
TI
PS Excel

➞ Drop-Down-Menü ? Schriftart in Excel


Das sind Menüs, die neben ei- Wenn Sie Excel starten und Daten in 3. In den Feldern "Standardschriftart" und "Schrift-
nem Eingabefeld einen nach eine Tabelle eingeben, so werden grad" können Sie eigene Angaben einsetzen.
unten zeigenden Pfeil aufwei- diese in der Schriftart Arial, in der
sen. Mit einem Klick auf die- Größe 10 pt ausgegeben. So ändern
sen Pfeil klappen weitere Sie die Standardschriftart- und
Menüpunkte auf (engl. "drop -größe in Excel. 4. Klicken Sie auf die Pfeile neben den aktuellen An-
down"). Drop-Down-Menüs gaben. Wählen Sie dann die neue Schriftart und
sehen Sie häufig auf Internet- 1. Wählen Sie das Menü "Extras" -größe aus dem "➞Drop Down-Menü" aus.
Seiten. Damit werden vorge- und darin den Punkt "Optionen".
gebene Eingabemöglichkeiten
ausgewählt. 2. Klicken Sie auf die Registerkar-
te "Allgemein".

➞ Filter ?
Durch einen Filter ist es mög-
lich, Daten, die bestimmten
Filter einsetzen
Kriterien entsprechen, anzu- Eine sehr nützliche Funktion in Excel ist der ➞Filter. 4. Wenn Sie die ganze Tabelle markiert haben,
zeigen. Alle anderen Daten Damit legen Sie fest, daß in einer Zeile oder Spalte nur erscheint in jeder Zelle der ersten Zei-
werden nicht angezeigt. Das ist bestimmte Werte angezeigt werden. Mit einem Auto- le ein graues Kästchen mit einem Pfeil.
sehr nützlich, wenn Sie sich Filter zeigen Sie etwa die zehn höchsten Werte an oder Hier bestimmen Sie Ihren AutoFilter.
schnell einen Überblick über diejenigen, die ein bestimmtes Kriterium erfüllen.
die Daten einer Tabelle ver- 5. Klicken Sie auf einen der Pfeile. Es
schaffen wollen. In Excel gibt 1. Fertigen Sie eine Tabelle Ihrer Wahl an. In den öffnet sich dann ein "Drop Down-
es die Funktion des AutoFil- ➞Zellen können Namen oder Zahlen stehen. Lassen Menü", in dem einige Filter angezeigt
ters. Damit wenden Sie vorge- Sie die erste Zeile frei. Dort fügen wir später den werden.
gebene Filter auf die Daten ei- AutoFilter ein.
ner Zeile oder Spalte an.
6. Wenn Sie eine der Angaben anklicken, legen Sie
fest, daß nur die Zellen in dieser Spalte angezeigt
werden, die die Bedingungen dieser Kriterien erfül-
➞ Zellen ? len. Wenn Sie etwa eine Spalte mit Zahlen markiert
haben und dann den Filter "Top 10"
Auf dem Bildschirm ist eine anklicken, werden nur die Zellen mit
Excel-Tabelle unterteilt in vie- den zehn höchsten Werten angezeigt.
le Kästchen. Diese Kästchen Wenn Sie einen Filter mit einer be-
werden Zellen genannt. Jede stimmten Zahl anklicken, werden nur
Zelle hat einen bestimmten die Zellen angezeigt, die diesen Wert
"Namen", der sich nach ihrer enthalten. Das ist auch sinnvoll bei
Position innerhalb der Tabelle Zellen mit Textinhalten.
richtet. Eine Tabelle ist wie- 2. Markieren Sie entweder die ganze Tabelle, indem
derum aus Spalten und Zeilen Sie auf den grauen Kasten neben der Spalte "A" und 7. Wenn Sie den Filter wieder löschen und damit die
aufgebaut. Spalten werden über der Zeile "1" klicken. ursprüngliche Tabelle wiederherstellen wollen,
mit Buchstaben benannt (A, B, Oder markieren Sie die Spalte oder Zeile, für wählen Sie wieder das Menü "Daten" an. Klicken Sie
C ...), Zeilen mit Zahlen (1,2, die Sie einen Filter einsetzen wollen. dort auf den Punkt "Filter" und danach "AutoFilter".
3 ...). Daraus ergeben sich die
einzelnen Zellenbezeichnun- 3. Wählen Sie aus
gen, z.B. B7 (also zweite Spal- dem Menü "Daten"
te, siebte Zeile). den Punkt "Filter".
Klicken Sie dann auf den Unterpunkt "AutoFilter". Damit werden die Filter wieder gelöscht.

➞ Arbeitsmappe ?
Jede Datei in Excel ist eine Ar-
Neue Ordner anlegen
beitsmappe. Sie kann mehrere Haben Sie schon einmal versucht, im Windows 2. In diesem Fenster klicken Sie
Tabellen oder auch Diagram- Explorer einen neuen Ordner anzulegen. Das ist auf das Symbol, das mit dem
me enthalten. Das ist prak- äußerst umständlich. Sie müssen dazu den Menü- Pfeil markiert ist.
tisch, wenn Sie mehrere Ta- punkt "Datei", "Neu", "Ordner" nacheinander
bellen oder Diagramme zu ei- anklicken oder die Taste "Alt" drücken und dann die 3. Geben Sie den Namen für den neuen Ordner ein.
nem Thema haben. Die Tabel- Buchstaben "D", "N", "O" eingeben. Schneller geht
len müssen dann nicht mehr das in den Programmen des Microsoft ➞Office
einzeln gespeichert werden. selbst, also in Word, Excel etc.
Am unteren Rand des Bild-
schirms, unter der Tabelle 1. Speichern Sie die Tabelle, die in
selbst, ist angegeben, wie vie- einem neuen Verzeichnis abgelegt
le Tabellen oder Diagramme werden soll, indem Sie im Menü
die Arbeitsmappe enthält. "Datei" auf "Speichern unter" 4. Klicken Sie auf "Öffnen". Erst dann kann die Datei
klicken. in dem Ordner gespeichert werden.

148 PCgo! 1/98


Excel/Winword

TI
PS
Arbeitsmappe freigeben ➞ Office ?
Wenn mehrere Benutzer gleichzeitig auf eine Ta- Der englische Begriff "Offi-
belle zugreifen sollen, müssen Sie die ➞Arbeits- ce" bedeutet eigentlich Büro.
mappe freigeben. Bei Computerprogrammen
bezeichnet er aber eine be-
stimmte Art von Programmen
1. Wählen Sie im Menü – eben solche, die häufig in
"Extras" den Punkt "Arbeits- Büros oder am Arbeitsplatz
mappe freigeben". eingesetzt werden. Dazu
gehören Programme zur Text-
verarbeitung, Tabellenkalku-
2. Damit mehrere Benutzer gleichzeitig auf die lation, für Datenbanken und
Tabelle zugreifen können, müssen Sie folgendes grafische Präsentationen.
Kontrollkästchen aktivieren: Diese vier Programme sind
meist in einem Office-Paket
vereint. Jedes moderne Offi-
ce-Paket, egal ob es von den
Firmen Microsoft, Corel,
StarDivision oder Lotus ist,
beinhaltet inzwischen solche
Programme.
3. Wenn Sie auf die Registerkarte "Einstellungen" Wenn Sie das nächste Mal eine Tabelle öffnen, die
klicken, legen Sie fest, ob ein Änderungsprotokoll gleichzeitig von einem anderen Anwender benutzt
angelegt wird, wie oft die Tabelle gespeichert wird wird, kommt nicht mehr die Frage, ob Sie eine
und wie bei gleichzeitigen Änderungen verfahren Kopie der Datei erstellen wollen, sondern Sie arbei- ➞ Hyperlink ?
wird. ten direkt in der Tabelle.
Der Hyperlink ist eine der
Techniken, durch die das In-
Verknüpfung mit Word-Dokument in einer Excel-Tabelle ternet berühmt geworden ist.
Es ist ein Verweis auf eine an-
In Excel 97 gibt es ➞Hyperlinks mit denen Sie 4. Wechseln Sie zurück in Excel. Am schnellsten tun dere Datei. Im Internet sprin-
durch einen Doppelklick direkt von einer Tabelle in Sie das, indem Sie die Taste "Alt" und die "Tabula- gen Sie so von einem Rechner
ein Word-Dokument springen. In Excel 95 fügen Sie tor-Taste" gleichzeitig drücken. zum nächsten, ohne daß Sie
statt dessen eine ➞Verknüpfung in eine Tabellen- das merken. Aber auch außer-
zelle ein. In der Zeile wird dann ein Symbol einge- 5. Wählen Sie im Menü "Bearbeiten" den Punkt halb des Internets hat sich die
fügt. Wenn Sie dieses Verknüpfungssymbol "Inhalte einfügen". Hyperlink-Technologie
anklicken, wird der Text geladen und Sie bearbeiten durchgesetzt. Sie setzen einen
ihn direkt in Word. Hyperlink in einen Text oder
eine Tabelle ein und wenn Sie
1. Öffnen Sie den Word-Text, mit dem Sie die den Hyperlink anklicken,
Excel-Tabelle verknüfen wollen. springen Sie zu der entspre-
chenden Datei oder Textmar-
2. Markieren Sie den gesamten Text mit der Ta- ke. Auch bei Lexikon-CDs
stenkombination "Strg"+"A" oder wählen Sie im haben sich Hyperlinks durch-
Menü "Bearbeiten" den Befehl "Alles markieren". gesetzt. So können Sie von
einem Thema zum anderen
springen.
6. Klicken Sie hier das Kontrollkästchen vor "Ver-
knüpfen" und vor "als Symbol" an. Unter "Als:" müß-
te "Word-Dokument" angeführt sein. Klicken Sie
dann auf "OK". ➞ Verknüpfung ?
Oft ist es wichtig, eine Ver-
bindung zwischen verschiede-
nen Programmen und Dateien
herzustellen. Um das zu reali-
sieren, werden in einer Datei
oder einem Dokument Ver-
knüpfungen zu anderen Datei-
en oder Dokumenten einge-
3. Klicken Sie auf den Menüpunkt "Bearbeiten" und fügt. Programme werden etwa
dann "Kopieren". Das gesamte Dokument wird in als Symbol in einen Text oder
die Zwischenablage gelegt. eine Tabelle eingefügt. Wenn
Sie auf dieses Symbol klicken,
7. Das Word-Symbol wird in die Excel-Tabelle ein- werden Sie direkt zu der ande-
gefügt. Wenn Sie das Symbol ren Datei weitergeleitet. Das
doppelklicken, wird die Word- ist hilfreich, wenn Sie nicht
Datei geöffnet. dauernd zwischen verschiede-
nen Programmen springen
Sie können jetzt das Dokument wollen.
direkt in Word bearbeiten. ■

PCgo! 1/98 149


titelthema
Excel

Weg mit den Leerzeichen


TIP Software
Oft kommt es vor, daß in einer Tabelle unbeab-
sichtigte Leerzeichen eingefügt werden. Auch
beim Import von Tabellen oder Datenbanken
3 Sie müssen jetzt nur noch festlegen, in wel-
chem Bereich der Tabelle, also in welchen
Zellen die Leerzeichen gelöscht werden sollen.
Make Sense ist ein Überset-
zungsprogramm, von dem Sie
kommt das vor. So werden Sie die Leerzeichen Die erste Möglichkeit: Geben Sie den Zellbereich vom Deutschen ins Englische und
wieder los. manuell ein (etwa C1:C18; damit werden alle andersherum überset-
zen können. Die Bedie-
Zellen von C1 bis C18 auf Leerzeichen hin durch-
nung des Programms

1 Wählen Sie im Menü "Ein-


fügen" den Befehl "Funk-
tion".
sucht). Die zweite Möglichkeit: Markieren Sie
einfach die Zellen, in denen das passieren soll,
mit der Maus. Wenn Sie die Maustaste wieder los-
ist sehr einfach, es
klinkt sich auch in Offi-
ce-Programme wie
lassen, wird dann automatisch der Tabellen- Word und Excel ein.

2 Im Feld "Kategorie" wählen Sie den Punkt


"Text" und im Feld "Funktion" den Punkt
"Glätten".
bereich in das entsprechende Feld ("Text") ein-
getragen.
Per Rechtsklick kön-
nen Sie dann Übersetzungen ei-
nes Wortes einsehen und die Wör-
ter auch direkt übersetzen.Einzi-
ges Manko: Es werden nur einzel-
ne Wörter, nicht ganze Texte über-
setzt. Für den günstigen Preis ist
Make Sense aber empfehlens-
wert.

4 Klicken Sie auf "Ende". Excel löscht nun alle


Leerzeichen, die am Anfang oder am Ende
einer Zelle stehen. Leerzeichen zwischen zwei
info ICIB GmbH
Tel. 0 22 05 / 99 17 07
Preis: 44,95 Mark
Wörtern werden aber nicht gelöscht.

1/2
quer

PCgo! 2/98 41
titelthema
Excel

➞ Rechtschreibprüfung Vorschau bei der Suche


Entweder stellen Sie die Recht-
schreibprüfung schon an, bevor Suchen Sie eine bestimmte Tabelle, wollen aber
Sie einen Text schreiben oder Sie nicht jede dafür öffnen? Dafür gibt es eine Vor-
starten die Rechtschreibprüfung schau. Aber Vorsicht: Wenn die Vorschau nicht
erst am Schluß. Wenn Sie schon
funktioniert, werfen Sie einen Blick auf das Ende
von Anfang an aktiviert ist, wer-
dieses Tips!
den nicht erkannte Wörter mit ei-
ner roten Wellenlinie unterstri-
chen. Word prüft dabei, ob die
Wörter in seinem Wörterbuch
enthalten sind. Wenn nicht, ha-
1 Wählen Sie aus dem Menü "Datei" den Befehl
"Öffnen" oder klicken Sie das entsprechende
Symbol an.
ben Sie die Möglichkeit, dem Das funktioniert aber nur, wenn Sie eine spezi-
Wörterbuch neue Wörter hinzu-
zufügen. Hinzugefügte Wörter
werden in der Datei "benutzer.
2 Klicken Sie auf das Symbol "Vor-
schau" in der Symbolleiste.
Excel zeigt Ihnen jetzt einen Ausschnitt
elle Funktion aktiviert haben. Klicken Sie dazu im
Menü "Datei" den Punkt "Eigenschaften" an. Hier
aktivieren Sie das Kästchen vor "Vorschaugrafik
dic" gespeichert. aus der Tabelle. speichern".

Zur ersten bzw. letzten Zelle


➞ AutoText
Mit einem AutoText fügen Sie
per Tastenkürzel ganze Sätze in
einen Text ein. Sie müssen den
Genauso, wie Sie in Word mit einer Tasten-
kombination an den Textanfang oder dessen Ende
springen, funktioniert das in Excel.
2 Mit der Tastenkombination "Strg" und "Ende"
kommen Sie normalerweise zur Zelle der
letzten beschriebenen Zeile. Wenn Sie allerdings
Satz oder die Phrase nur markie-
ren und als AutoText definieren. den Inhalt einer Zelle gelöscht haben, die weiter
Wenn Sie das nächste Mal das
gewählte Kürzel eingeben und
danach die Taste "F3" drücken,
1 Drücken Sie die Tastenkombination "Strg" und
"Pos1", um zur Zelle A1 der Tabelle zu springen.
unten in der Tabelle stand, springen Sie mit der
Tastenkombination dorthin.

wird automatisch der AutoText


eingefügt.
Namen für Textbausteine

➞ Sicherheitskopie
Wenn Sie häufig denselben Text verwenden,
sollten Sie ihm einen Namen geben. Damit
sparen Sie sich die Eingabe, bzw. das Kopieren.
3 Geben Sie dem Text einen kurzen Namen
und bestätigen Sie dann mit "OK".

Damit Sie ganz sicher bei Rech-


nerabstürzen sind, gibt es in
Word Sicherheitskopien der Do-
kumente. Wenn Sie Ihren Text
1 Geben Sie in eine Zelle den Text ein, den Sie
später schnell aufrufen wollen.
normal speichern und beenden,
wird gleichzeitig eine Sicher- 4 Wenn Sie das nächste Mal dieses Kürzel ein-
heitskopie im gleichen Verzeich- geben, wird automatisch der gesamte Text als
nis angelegt. Die Sicherheits-
kopie in Word erkennen Sie an
der Dateiendung ".wbk".
2 Markieren Sie die Zelle. Wählen Sie dann im
Menü "Einfügen" den Punkt "Namen" und
danach "Festlegen".
Tip angezeigt. Bestätigen Sie dann mit der "Ein-
gabetaste" und der Text wird in die Zelle einge-
tragen.

Inhalt einer Arbeitsmappe kopieren


➞ Registerkarte
Sie finden die Registerkarten bei
fast allen Menüs des Office-Pa-
kets. Auf der Registerkarte, die
Mit einem einzigen Befehl kopieren Sie den
Inhalt einer ganzen ➞Arbeitsmappe (mit Tabel-
len und Diagrammen) in eine neue.
2 Es wird eine Arbeitsmappe geöffnet mit dem
selben Inhalt. Diese Arbeitsmappe sollten Sie
unter einem anderen Namen speichern.
sich an der Oberseite des Fen- Eine andere Möglichkeit, nur die aktuelle Tabel-
sters befindet, ist ein Oberbegriff
zu verschiedenen Einstellungen
angegeben, die Sie vornehmen
1 Wählen Sie das Menü "Fenster" an und klicken
Sie dann auf "Neues Fenster".
le zu kopieren, besteht darin, den gesamten Inhalt
einer Tabelle zu kopieren. Markieren Sie die Ta-
belle mit der Tastenkombination "Strg" und "A"
können. Registerkarten sparen
und wählen aus dem Menü "Bearbeiten" "Kopie-
viel Platz auf dem Bildschirm.
ren". In der neuen Tabelle wählen Sie "Einfügen".

42 PCgo! 2/98
titelthema
Excel

Zeilen ausfüllen
Wenn Sie eine Zahlenreihe
(etwa 1,2,3...) oder Datumsan-
gaben in Ihrer Tabelle haben,
müssen Sie nicht jeden Wert
eigenhändig eintippen. Mit dem
Befehl "Ausfüllen" geht das auto-
matisch.
In einem gelben Kasten wird

1 Geben Sie einen Wochentag


oder eine Zahl ein.
Ihnen angezeigt, welcher Wert in
die letzte Zelle eingetragen wird.

2 Markieren Sie die ➞ Zelle


und klicken Sie mit der rech-
ten Maustaste an.
5 Lassen Sie die Maustaste los
und es erscheint ein Kon-
textmenü, in dem Sie wählen
können, womit die markierten

3 Bewegen Sie die Maus an die


rechte untere Ecke der Zel-
le. Der Mauszeiger verwandelt
Zellen ausgefüllt werden.

sich in ein Plus-Zeichen.

4 Klicken Sie mit der rechten


Maustaste, lassen sie ge-
drückt und ziehen die Markie-
6 Je nachdem, ob Sie die erste
Zelle kopieren, eine Reihe
ausfüllen oder etwas anderes
rung entweder nach rechts oder eintragen lassen wollen, klicken
links. Sie die entsprechende Option an.

Zeilen ausfüllen II
Wenn Sie schon vorher wissen,
ob Sie eine Reihe ausfüllen oder
einen Wert kopieren wollen, geht
3 Der gelbe Kasten zeigt Ihnen
an, ob die Reihe weiter-
geführt oder der Wert nur kopiert
das noch schneller. wird. Mit der "Strg"-Taste (bei
gedrückter Maustaste) wechseln

1 Wiederholen Sie die Schritte


1 bis 3 von vorhin.
Sie zwischen den beiden Mög-
lichkeiten.

2 Klicken Sie die markierte


Zelle aber mit der linken
Maustaste an und ziehen die
Markierung in die gewünschte
Richtung.

Verknüpfung
Es ist ganz einfach, in Excel 97 "Einfügen" "Hyperlink" und
eine Verknüpfung zu einer Word- geben den Pfad der gewünschten
Datei einzufügen. Markieren Sie Datei ein. In der Zelle erscheint
eine Zelle, wählen aus dem Menü die Datei dann als ➞Hyperlink.

PCgo! 2/98 43
titelthema
Excel

➞ Arbeitsmappe Mehrere Zeilen oder Spalten einfügen


In Excel besteht ein Dokument
oder eine Datei aus einer Ar-
beitsmappe. In dieser Arbeits-
mappe können mehrere Tabel-
Haben Sie bisher immer Zeile für Zeile in eine
Tabelle eingefügt? Mit zwei Mausklicks fügen Sie
so viele Zeilen und Spalten ein, wie Sie wünschen.
2 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die
markierten Zellen und wählen Sie aus dem
Kontextmenü "Einfügen".
len oder auch Diagramme ent-
halten sein. Das ist praktisch,
wenn Sie mehrere Tabellen oder
Diagramme zu einem Thema ha-
1 Markieren Sie so viele Zeilen oder Spalten,
wie Sie einfügen wollen. Es macht nichts,
wenn etwas in den Zellen steht.
ben. Die Tabellen müssen dann
nicht mehr einzeln gespeichert
werden, sondern sind Inhalt ei-
ner Arbeitsmappe. Am unteren
Rand des Bildschirms, unter der
Tabelle selbst, ist angegeben,
3 Vor den beschriebenen Zeilen oder Spalten
werden die neuen, leeren eingefügt.

wie viele Tabellen oder Diagram-


me die Arbeitsmappe enthält,
und wie sie heißen

➞ Zelle Spalten in Zeilen und umgekehrt


Auf dem Bildschirm ist eine Ex-
cel-Tabelle unterteilt in viele, an- Ist Ihnen das auch schon passiert? Sie entwer- Es öffnet sich ein
fangs gleichgroße Kästchen. Die- fen eine Tabelle, stellen aber am Schluß fest, daß Menü, in dem Sie aus-
se Kästchen werden Zellen ge-
Zeilen und Spalten besser umgekehrt angeordnet wählen, was genau ein-
nannt. Jede Zelle hat einen
sein sollten. So strukturieren Sie Ihre Tabelle um. gefügt werden soll. Hier
bestimmten "Namen", der sich
soll Sie nichts interessie-
nach ihrer Position innerhalb der
Tabelle richtet. Denn eine Tabel-
le ist wiederum in Spalten und
Zeilen geordnet. Spalten werden
1 Markieren Sie den Bereich der Tabelle, den
Sie anders anordnen wollen.
ren, außer dem Kästchen
"Transponieren". Klicken
Sie das Kästchen an und
mit Buchstaben benannt (A, B, bestätigen Sie mit "OK".
C ...), Zeilen mit Zahlen (1,2,3 ...).
Daraus ergeben sich die einzel-
nen Zellenbezeichnungen, z.B.
B7 (also zweite Spalte, siebte
Zeile). Die Höhe und Breite der
Zellen können Sie dabei beliebig
verändern.

2 Wählen Sie im Menü "Bearbeiten" den Punkt


"Kopieren" oder klicken das entsprechende
Symbol an.

➞ Hyperlink
Das ist eine Internet-Technik. Der
Hyperlink ist ein Verweis auf ei-
ne andere Datei. Im Internet
springen Sie so von einem Rech- Die Tabelle wird jetzt in umgekehrter Form an
ner zum nächsten, ohne daß Sie der markierten Stelle eingefügt.
das merken. Aber auch in Texten
und Tabellen hat sich die Hyper-
link-Technik durchgesetzt. Sie
3 Suchen Sie sich die Stelle aus, an der die
geänderte Tabelle eingefügt werden und
klicken Sie die Zelle an.
setzen einen Hyperlink in einen
Text oder eine Tabelle , wenn Sie
Löschen Sie dann den alten Teil der Tabelle.
den Hyperlink anklicken, sprin-
Leider können Sie den markierten Bereich nicht
gen Sie zu der entsprechenden
Datei oder Textmarke.
4 Wählen Sie im Menü "Bearbeiten" den Befehl
"Inhalte einfügen" an.
einfach ausschneiden und dann die umstruktu-
rierte Tabelle einfügen. ❑

44 PCgo! 2/98
tips
Excel

➞ Arbeitsmappe Daten gleich in mehrere Tabellen eingeben


In Excel besteht ein Dokument
oder eine Datei aus einer Arbeits-
mappe. In dieser Arbeitsmappe
können mehrere Tabellen oder
Oft stehen in mehreren Tabellen die selben
Daten, zum Beispiel Monatsangaben oder die
Überschriften der Tabellen. Mit einem einfachen
2 Die Namen der Tabellen, die Sie angeklickt
haben, sind jetzt weiß hinterlegt. Das heißt,
sie sind aktiv.
auch Diagramme enthalten sein.
Trick fügen Sie Daten in mehrere Tabellen einer
Die Tabellen müssen dann nicht
➞Arbeitsmappe ein.
mehr einzeln gespeichert wer-
den, sondern sind Inhalt einer Ar-
3 Wenn Sie jetzt Werte in eine Zelle eingeben,
werden sie automatisch in den anderen Ta-
beitsmappe. Am unteren Rand
des Bildschirms (unter der Tabel-
le selbst), ist angegeben, wie vie-
1 Drücken Sie die "Strg"-Taste und klicken Sie
gleichzeitig auf die Registerkarte am unteren
Ende der Tabelle, in der die Namen der Tabellen
bellen übernommen. Aber aufgepaßt: Wenn Sie
Daten wieder nur in eine Tabelle eingeben wol-
len, müssen Sie noch einmal die Registerkarten
le Tabellen oder Diagramme die eingetragen sind. mit den Tabellennamen anklicken; sonst geben
Arbeitsmappe enthält und wie sie Sie überall die selben Daten ein.
heißen.

Dateneingabe erleichtern
➞ Zelle
Müssen Sie viele Daten in eine Tabelle einge- Eingabetaste verschieben". Als Standard ist hier
Die kleinste Einheit einer Tabelle
ben, sollte es möglichst schnell gehen. Wenn Sie "Unten" eingetragen. Klicken Sie auf den Pfeil ne-
ist die Zelle. Hier geben Sie die
Daten und Formeln ein. Eine Zel-
die Eingabetaste nach der Eingabe eines Werts ben dem Feld. Wählen Sie die gewünschte Rich-
le ist grau umrandet. drücken, springt die Zellenmarkierung automa- tung aus, also "oben", "rechts" oder "links".
tisch in die darunterliegende ➞ Zelle. In zwei
Schritten legen Sie fest, daß statt dessen die Zelle
rechts, links oder darüber angewählt wird.

TIP
Lese-Ecke
Das Internet muß kein Buch mit
1 Wählen Sie aus dem Menü "Extras" den Punkt
"Optionen". Hier klicken Sie auf die Register-
karte "Bearbeiten".
sieben Siegeln sein. Der Einstieg Nach einem Klick auf "OK" wird die Markie-
ist leichter, als Sie denken. Außer-
dem brauchen Sie keine Pro-
grammiersprachen zu können,
2 Unter den Einstellungen sehen Sie einen
Punkt "Markierung nach dem Drücken der
rung bei der Dateneingabe jetzt so verschoben,
wie Sie es festgelegt haben.
um eigene Homepages
zu erstellen. Das geht
auch mit den Program-
men des "Microsoft
Keine Nullwerte in Tabellen
Office". Wie Sie richtig
mit Office 97, dem "In-
ternet Explorer" und
"Outlook Express" ins
Nullwerte in Tabellen lassen sich vermeiden;
Sie müssen nur die richtige Option wählen und
statt einer "0" wird eine leere Zelle angezeigt.
2 Im Feld "Fensteroptionen" ist das Kästchen
vor "Nullwerte" aktiviert. Klicken Sie den Ha-
ken weg und es erscheinen keine Nullwerte mehr.
Internet einsteigen,
zeigt das Buch Mit Microsoft-
Programmen ins Internet. Ge-
rade Einsteiger finden hier einige
1 Wählen Sie aus dem Menü "Extras" den Punkt
"Optionen". Hier klicken Sie auf die Register-
karte "Ansicht".
wertvolle Tips; etwa wie Sie eine
e-mail verschicken, wie und wo-
hin Sie sich im Internet bewegen.
Mit kleinen Schritt-für-Schritt-An-
leitungen lernen Sie auch, wie Sie
Fix zu den Tabellen
Ihre Word- oder Excel-Dokumen-
te im weltweiten Netz publizieren. Wenn Sie in einer Arbeitsmappe viele Tabellen einem Kontextmenü werden alle Tabellen der Ar-
Auf der beiliegenden CD finden angelegt haben, ist es schwer, den Überblick zu beitsmappe angezeigt.
Sie einige Programme für das In- behalten. In der unteren Tabellenleiste können
ternet. Einziges Manko: Das Buch
außerdem nur wenige Tabellennamen unterge-
könnte etwas übersichtlicher ge-
bracht werden. So wechseln Sie per Mausklick
staltet sein.
zwischen den Tabellen:
info ITP Verlag

1 2
ISBN: 3-8266-0388-5 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Wählen Sie die entsprechende Tabelle an.
Preis: 39,80 Mark
Pfeiltasten vor den Namen der Tabellen. In Jetzt wechseln Sie direkt dorthin.

128 PCgo! 5/98


tips
Excel

Kennwörter für Arbeitsmappen ➞ Sicherheitskopie


Die Sicherheitskopie-Funktion
Manche Arbeitsmappen in Excel sind vertrauli-
cher als andere. Deshalb können Sie Arbeitsmap-
pen mit einem Paßwort schützen. Außerdem le-
3 Geben Sie ein Paßwort für den Schreib-
und Leseschutz sowie nur für den Schreib-
schutz ein.
im Microsoft Office ist nur wenig
sinnvoll. Wenn ein Programm
oder Ihr Rechner abstürzt, wird
das zuletzt geöffnete Dokument
gen Sie fest, ob die Arbeitsmappen ohne Paßwort
wiederhergestellt – unabhängig
nicht gelesen (Leseschutz) oder nicht verändert
davon, ob Sie eine Sicherheits-
(Schreibschutz) werden dürfen.
kopie angelegt haben oder nicht.
Sicherheitskopien von Doku-

1 Nachdem Sie eine Arbeitsmappe angelegt


haben, klicken Sie im Menü "Datei" auf den
Befehl "Speichern unter".
menten werden nur gespeichert,
wenn Sie Ihr Dokument spei-
chern. Sie erkennen die Sicher-
Bevor ein Benutzer die geschützte Datei öffnen heitskopie an der Dateiendung

2 Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche


"Optionen". Es erscheint ein Fenster, in dem
Sie zwei Dinge angeben können: Sie legen fest,
kann oder sie speichern will, fragt Excel nach dem
Paßwort.
".wbk". Wenn Sie später aus Ver-
sehen die Originaldatei löschen
sollten, können Sie die Sicher-
heitskopie anstatt dessen laden.
daß mit der Speicherung gleichzeitig eine
➞Sicherheitskopie angelegt wird und Sie verge-
ben ein Paßwort für den Lese-, bzw. Schreibschutz.
4 Wenn Sie das Kästchen vor "Schreibschutz
empfehlen" anklicken, passiert folgendes:
Wenn jemand anderes eine Datei öffnet, die Sie
gespeichert haben, kann er diese nur schreibge-
schützt öffnen. Will der Benutzer trotzdem die ➞ Symbolleiste
Datei speichern, muß er das unter einem anderen In der Symbolleiste sind Symbo-
Namen tun. le für die meistbenutzten Befehle
Wenn Sie diesen Tip befolgen, sind Ihre Daten versammelt (etwa Datei öffnen).
und Tabellen vor fremden Zugriffen sicher. Inzwischen gibt es aber in den
Office-Programmen so viele
Funktionen, daß eine Symbollei-
ste nicht mehr ausreicht. Sie kön-
Standard-Symbolleisten wieder herstellen nen die Symbolleisten individu-
ell verändern oder neue auf den
Bildschirm holen.
Manchmal tun Sie zu viel des Guten: Symbol-
leisten lassen sich zwar beliebig anpassen, die
Übersichtlichkeit steigert das aber nicht gerade.
2 In diesem Fenster klicken Sie auf die Schalt-
fläche "Zurücksetzen".

Vielleicht ist Ihnen aber auch eine ➞Symbollei-


ste verloren gegangen, die Sie dringend brau-
Software-Ecke
chen? So holen Sie die ursprüngliche Symbollei- TIP
ste zurück: Gehören Sie zur Gattung der
Schnäppchenjäger? Dann finden

1 Suchen Sie aus dem Menü "Ansicht" den Punkt


"Symbolleisten" heraus und wählen Sie dort
"Anpassen".
Sie auf der CD Superschnäpp-
chen Futter für Ihre Passion. In
einer Datenbank können Sie nach
einzelnen Stichwörtern,
nach Postleitzahl, Ort
oder Branche suchen.
Die Trefferliste enthält
neben einer kurzen Be-
schreibung des Ange-
bots auch die Adresse,
Sie werden noch einmal gefragt, ob Sie sich eine Wegbeschreibung, Spar-
wirklich sicher sind. Bejahen Sie das. Jetzt stehen möglichkeiten und die Öffnungs-
Ihnen die Symbolleisten der ersten Stunde Ihrer zeiten der Firma. Über das Inter-
Excel-Geschichte zur Verfügung. net soll das Angebot erweitert
werden. Die Suchergebnisse las-
sen sich auch ausdrucken. Die Da-

3 Wenn Sie doch ein paar Änderungen an Ihren


Symbolleisten machen wollen, tun Sie das
ebenfalls über das Menü "Extras", "Anpassen".
tenbank selbst hätte aber größer
ausfallen können.

Klicken Sie dann auf die Registerkarte "Befehle". info Koch Media GmbH
Dann wählen Sie die einzelnen Menüpunkte an ISBN: 3-85323-309-X
Preis: 19,90 Mark
und ziehen die Befehle auf Ihre Symbolleiste.

PCgo! 5/98 129


tips
Excel

➞ Zelle Aus Dezimalzahl wird Ganzzahl


Die Zelle ist die kleinste Einheit
in einer Tabelle. Sie dient zur Auf-
nahme von Daten (Texte, Zahlen
oder Formeln). Jede einzelne Zel-
Wie bekommt man aus Dezimalzahlen Ganz-
zahlen? Hier kann man sich mit einem kleinen
Trick behelfen. Um die Dezimalstellen bei bereits
5 Im sich öff-
nenden Dia-
logfeld wählen Sie
le wird durch die genaue Positi-
eingegebenen Zahlen zu entfernen, multiplizie- dann den Punkt
on in einer Zeile und Spalte fest-
ren Sie einfach die Zahlen mit einer entsprechen- "Multiplizieren"
gelegt. Spalten erkennt man an
den Zehnerpotenz (je nach Dezimalstellen mit an. Bestätigen Sie
den durchlaufenden Buchsta-
ben, die Zellen sind an den fort- 10, 100, 1000 etc.). In Einzelschritten sieht das mit "OK".
laufenden Zahlen, beginnend mit wie folgt aus:
der 1, zu erkennen.
➞ Zelle die ent-
1 Sie geben in einer leeren
sprechende Zahl ein.
Um von vornherein auf Dezimalzahlen zu ver-
zichten, gehen Sie so vor:

2 Kopieren Sie die Zelle


über den Menüpunkt 1 Öffnen Sie im Menü "Extras" den Punkt
"Optionen".

➞ Arbeitsmappe "Bearbeiten/Kopieren".

Eine Arbeitsmappe ist die Datei, 2 Wählen Sie im nächsten Fenster die Register-
karte "Bearbeiten" aus.
in der die Daten bearbeitet und
gespeichert werden. Jede einzel-
ne Arbeitsmappe kann unter-
3 Markieren Sie nun die Zellen mit den zu ver-
ändernden Dezimalzahlen (die markierten
Zellen müssen jedoch aneinandergrenzen). 3 Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "Feste
Dezimalstelle".
schiedlich viele Blätter enthalten.
Außerdem können Sie verschie-
dene Arten zusammengehöriger
Daten in einer einzigen Datei
4 Wählen Sie nun aus dem Menü "Bearbeiten"
den Punkt "Inhalte einfügen" aus. 4 Bestätigen Sie mit "OK". Dann werden keine
Dezimalzahlen mehr angezeigt.
speichern.

Speichern mehrerer Dateien


Sie haben unter Excel die Möglichkeit, eine nächsten Verwenden der Arbeitsmappen ange-
ganze Gruppe von ➞Arbeitsmappen mit einem zeigt werden sollen.
➞ Arbeitsbereichdatei einzigen Schritt zu öffnen, indem Sie einen be-

Eine Arbeitsbereichdatei ist im


Grunde eine Sammeldatei, in der
nutzerdefinierten Arbeitsbereich anlegen und alle
gewünschten Daten darin speichern. Diese Me-
thode eignet sich besonders für häufig genutzte
3 Klicken Sie im Menü "Datei" auf den Punkt
"Arbeitsbereich speichern".
Informationen zu allen geöffne-
ten Arbeitsmappen gespeichert
werden. Dazu gehören unter an-
derem der Speicherort, die Fen-
Dateien, die in engem Zusammenhang mit der
aktuellen Arbeitsmappe stehen. Dazu gehen Sie
wie folgt vor:
4 Geben Sie im Feld "Dateiname" den Namen
für die Arbeitsbereichdatei ein.

stergröße sowie die Bildschirm-


position.
1 Öffnen Sie die Arbeitsmappen, die als Gruppe
geöffnet werden sollen, über das Menü
"Öffnen" und wählen dann die entsprechenden
Dateien aus.

➞ Datensatz
Ein Datensatz ist ein Teil einer Da- Über den Befehl "Öffnen" können Sie Ihre
tenbank. In diesem Datensatz ➞Arbeitsbereichdatei jederzeit öffnen. Die Ar-
werden alle wichtigen Informa- beitsbereichdatei enthält aber nicht die Arbeits-
tionen gespeichert wie beispiels- mappen selbst. Sie müssen Ihre Änderungen direkt
weise Name, Ort, Straße etc. Die in den Arbeitsmappen vornehmen und auch dort
einzelnen Datensätze werden speichern. Um schnell auf die Arbeitsbereichs-
hintereinander gespeichert, ähn- datei zuzugreifen, speichern Sie diese im Ordner
lich einer Einsortierung in einem "Xlstart". Die Arbeitsmappen speichern Sie im
Aktenordner. Über verschiedene
gewohnten Verzeichnis. Um alle Arbeitsmappen
Abfragemuster kann auf jeden
gleichzeitig zu schließen, drücken Sie die Um-
einzelnen Datensatz wieder zu-
gegriffen werden.
2 Legen Sie nun die Größe und Position der
Arbeitsmappenfenster so fest, wie sie beim
schalttaste und wählen Sie aus dem Menü "Datei"
den Befehl "Alles schließen".

182 PCgo! 4/98


tips
Excel

Doppelte Datensätze finden ➞ Kompatibilität


Wenn verschiedene Programme
Bei Datenbank-Anwendungen, beispielsweise
einer umfangreichen Adreßdatei, taucht häufig
folgendes Problem auf: ➞ Datensätze werden
3 Die Vor-
gabe im
Feld "Kriteri-
problemlos Daten austauschen
können, ist deren Kompatibilität
zueinander gewährleistet. Pro-
doppelt eingegeben. Um den Wust solcher "Fehl- enbereich" bleme gibt es aber auch zwischen
eingaben" einzuschränken, sollten Sie sich ein- löschen Sie verschiedenen Programmver-
mal monatlich etwas Zeit nehmen, um die Dupli- und aktivie- sionen. So "verstehen" ältere
kate zu entfernen. Doch keine Angst: Dazu benöti- ren anschlie- Versionen nicht die Dateiforma-
te neuerer Versionen. Um das zu
gen Sie nicht Stunden; das ist mit einigen weni- ßend das Kontrollkästchen "Keine Duplikate".
umgehen, sollten Sie beim Spei-
gen Mausklicks zu realisieren, wenn Sie dabei
chern ein Format wählen, das
wie folgt vorgehen:
4 Bestätigen Sie das Dialogfeld mit einem Klick
auf "OK".
beide Programme unterstützt.

1 Öffnen Sie über das Menü "Datei/Öffnen" die


zu überprüfende Datei. Direkt im Anschluß an Ihre Bestätigung wird
die komplette Datenbank ausgewertet und auf
➞ Drop-Down-Liste
2 Markieren
Sie nun eine
beliebige Zelle in
doppelte Datensätze hin überprüft. Je nach Größe
der Datenbank kann das einige Zeit in Anspruch
nehmen.
Eine Drop-Down-Liste ist eine
herunterklappbare Auswahlliste,
der Datenbank. Wenn der Suchvorgang beendet ist, taucht in in der sich verschiedene Menü-
Wählen Sie im der Statuszeile folgende Meldung auf: einträge befinden, die Sie einzeln
Menü "Daten" "x Datensätze von y gefunden" anwählen können. Sie erkennen
den Menüpunkt sie am kleinen schwarzen Pfeil,
"Filter" und den Die Anzahl der doppelten Datensätze wird den Sie mit der Maus anklicken
Unterpunkt "Spe- dabei als Differenz zwischen den Werten x und y können. Daraufhin klappt ein
zialfilter" an. So können Sie die Datensätze besser angezeigt. Stimmen beide Werte überein, sind neues Menü mit Einträgen auf.
überblicken. auch keine Duplikate vorhanden.

Kompatibilitätsprobleme bei Dateiformaten


Software-Ecke
"Excel 97" umfaßt wesentlich mehr Funktionen
als die früheren Versionen. Daraus ergeben sich
Ein kleiner Trick hilft Ihnen, beim Speichern die
manuelle Auswahl des Formats einzusparen. Da-
TIP
Clip-Arts braucht man immer wie-
auch einige Probleme, denn die 97er-Version hat zu gehen Sie wie folgt vor: der. Egal, ob Sie schnell eine Ein-
ihr eigenes Dateiformat – und das kann nicht mehr ladungs- oder Visitenkartekarte
von früheren Versionen gelesen werden. Das führt
besonders beim Datenaustausch mit anderen, die
weiterhin mit älteren Excel-Versionen arbeiten,
1 Rufen Sie im Menü "Extras" den Punkt "Optio-
nen" auf.
entwerfen oder einfach einen Brief
aufpeppen wollen. Clip-Art-
Sammlungen gibt es
zu sogenannten ➞ Kompatibilitäts-Problemen.
Um sicherzustellen, daß Ihre Daten in einem kom-
patiblen Format gespeichert werden, gibt es zwei
2 Klicken Sie im nächsten Fenster die Register-
karte "Umsteigen" an.
aber in Hülle und Fülle.
Witzige Clip-Arts sind
da schon schwerer zu
finden. "Cartoons Vol.
Wählen Sie aus der ➞ Drop-Down-Liste
Möglichkeiten:
3 "Standard-Dateityp für Speichern unter" das
1 und Vol. 2" von Fuji
ist da eine nette Aus-

1 Sie speichern Ihre Arbeitsblätter im Format


"Microsoft Excel 5.0/95". Das hat aber einige
Nachteile, denn alle Excel-97-spezifischen Inhal-
Format "Microsoft Excel 97 & 5.0/95-Arbeitsmap-
pe" aus. Bestätigen Sie den Eintrag mit "OK".
nahme. Aus den verschiedensten
Themengebieten finden Sie 1.000
witzige Cartoons, die Sie schnell in
te gehen verloren. Jedoch läßt sich die Datei in jedes Programm einfügen können.
Excel 5.0/95 lesen und schreiben. Die Bilder sind im Format ".wmf"
gespeichert, lassen sich aber auch

2 Sie können beim Speichern aber auch das


Format "Microsoft Excel 97 & 5.0/95-Arbeits-
mappe" wählen. Jetzt speichert Excel Ihre Arbeits-
in die gängigsten anderen Forma-
te konvertieren und damit auf die
Festplatte speichern. Das Einfügen
per Drag & Drop funktioniert aller-
mappe zwar in einer einzigen Datei, aber in zwei
dings nicht. Da bleibt nur der Um-
Formaten: einmal im speziellen Excel-97-Format
weg über die Zwischenablage.
und einmal in einer Version für Excel 5.0/95.
Dabei gehen Ihnen keine Inhalte verloren und die info Fuji Magnetics
Tel. (01 80) 5 25 17 18
Arbeitsmappe bleibt trotzdem für frühere Versio- Danach sichert Excel Ihre Arbeitsmappen im Preis: 19,80 Mark
nen lesbar. gewünschten Format. ❏

PCgo! 4/98 183


tips
Excel

➞ Markierungsrahmen Tabellentext drehen


Der Markierungsrahmen ist ein
Hilfsmittel. Durch ihn haben Sie
eine visuelle Kontrolle über Ihre
Auswahl. Der Markierungsrah-
Die Daten einer Tabelle lassen sich mit einem
kleinen Trick sehr auffällig gestalten. Sie haben
die Möglichkeit, den Text zwischen minus 90 und
3 Im Feld "Ausrichten" kön-
nen Sie die Textausrich-
tung beliebig verändern. Stellen
men tritt in verschiedenen Arten
plus 90 Grad zu drehen. Sie hierzu in der Auswahl
in Erscheinung. Wenn Sie in der
"Grad" den gewünschten Wert
Tabelle mehrere Zellen markie-
ren, wird der Rahmen mit durch-
gezogenen Linien dargestellt. 1 Markieren Sie die Zellen, in denen Sie den
Text bearbeiten möchten.
ein. Alternativ dazu können Sie
auch im darüberliegenden Fen-
ster den Gradanzeiger mit der
Benutzen Sie eine Funktion, die
Sie zu einer Auswahl auffordert, Maus bewegen.
wird der Rahmen mit blinkenden
Als nächstes verändern Sie die ➞ Text-
Linien dargestellt.
4 anordnung. Das ist nötig, damit der verän-
derte Text zentriert in der Tabellenzelle angezeigt
wird. Wählen Sie für die Horizontal- und Vertikal-
➞ Zelle(n)
Der Arbeitsbereich von Excel
2 Öffnen Sie den Menüpunkt "Format/Zellen".
Ein neues Menü mit dem Namen "Zellen"
wird angezeigt. Klicken Sie hier auf die Register-
einstellung den Wert "Zentriert" aus.

wird in Spalten und Zeilen einge-


teilt. Eine Zelle ist der Schnitt- karte "Ausrichtung", um weitere Einstellungsmög-
punkt zwischen einer Spalte und lichkeiten zu sehen.
einer Zeile. In ihr können beliebi-
ge Daten oder Funktionen einge-
tragen werden. Sie können den

5
Arbeitsbereich mit einem karier- Danach schließen Sie das Auswahlmenü mit
ten Block vergleichen. Jedes ein- einem Klick auf "OK". In Ihrer Tabelle sehen
zelne Quadrat wäre dann mit ei-
Sie sofort das Ergebnis Ihrer Änderung.
ner Zelle von Excel vergleichbar.

➞ Textanordnung
Die Textanordnung definiert, wie
ein Text in einer Zelle positioniert
wird. Man unterteilt die Anord-
nung in eine Horizontal- und Ver-
tikalausrichtung. In der Horizon-
talausrichtung können Sie be-
stimmen, ob der Text linksbün-
dig, rechtsbündig oder mittig aus- Datum und Uhrzeit schnell einfügen
gerichtet wird. Die Vertikalaus-
richtung legt fest, ob der Text am
In Excel haben Sie die Möglichkeit, das aktu- bination wird das heutige Datum im ➞Format
oberen oder unteren Zellenrand
elle Datum und die Uhrzeit sehr schnell in Ihre TT.MM.JJ in die von Ihnen gewählte Zelle ein-
oder in der Mitte angeordnet wird.
Tabelle einzufügen. Sie können sich dabei den gefügt.
umständlichen Weg über das Menü "Einfügen/

➞ Shortcut
Funktion..." sparen. Benutzen Sie statt dessen
einen ➞Shortcut. 2 Auch für die Uhrzeit wählen Sie zuerst eine
Zelle mit einem Klick aus. Anschließend
drücken Sie die Tasten "Strg", "Umschalten"
Als Shortcut bezeichnet man eine und "." gleichzeitig. Die Uhrzeit erscheint im For-
Tastenkombination zum Aufruf mat HH.MM.
eines Befehls. Anstatt eine Funk-
tion über einem Menüpunkt aus- Das aktuelle Datum und die Uhrzeit werden
zuwählen, genügt eine Tasten- aus den Angaben der Systemsteuerung über-
kombination. Dadurch können nommen. Sollte also einmal das falsche Datum
Sie schneller arbeiten. In Menüs
wird der Shortcut zu einem Me-
nüpunkt mit einem unterstriche-
1 Um das aktuelle Datum einzufügen, klicken
Sie auf die➞Zelle, die das Datum enthalten
soll. Drücken Sie anschließend die Tasten "Strg"
eingefügt werden, so liegt das nicht an Excel.
Rufen Sie die Systemsteuerung auf. Im Menü
"Datum/Uhrzeit" lassen sich die Einstellungen
nen Buchstaben dargestellt.
und "." gleichzeitig. Durch diese Tastenkom- verändern.

134 PCgo! 6/98


tips
Excel

Zahlen schnell summieren ➞ Format


In einem Format wird festgelegt,
Brauchen Sie häufig die Summenfunktion in
Ihren Tabellen? Dann gibt es einen bequemen
Weg, die benötigte Formel in eine Zelle einzu-
3 Möchten Sie lieber einen anderen Bereich
summieren oder den ausgewählten Bereich
vergrößern? Klicken Sie mit der linken Maustaste
wie der Inhalt verschiedener Zel-
len dargestellt werden soll. Ein
Format kann sowohl Angaben
zur Textausrichtung als auch
fügen. auf den Anfang des Bereichs, den Sie markieren
Definitionen zur Anzeige von
möchten. Halten Sie die Maustaste gedrückt und
Zahlen haben. Wenn Sie ein For-
bewegen Sie den Mauszeiger zum Ende des Be-
mat definieren möchten, mar-
reichs. Anhand des ➞ Markierungsrahmens kieren Sie zuerst die betroffenen
können Sie sofort erkennen, welche Zellen in Ih- Zellen. Wählen Sie aus dem
re Auswahl einbezogen werden. Menü den Befehl "Format/Zel-
len" aus, um weitere Einstellun-
gen vorzunehmen. Sie haben
zum Beispiel die Möglichkeit,
die Schriftart zu ändern oder ei-
nen Rahmen anzulegen. Weite-
1 Markieren Sie die Zelle, in der die Summe an-
gezeigt werden soll. re Optionen sehen Sie nach ei-
nem Klick auf eine der sechs Re-
gisterkarten. Probieren Sie ein

2 Drücken Sie die Tasten "Alt", "Umschalten"


und "0". Eine Summenfunktion wird in die
paar der Funktionen aus. Sie
können die Einstellungen jeder-
Zelle eingefügt. Gleichzeitig schlägt Excel Ihnen
den Bereich vor, der summiert werden soll. Die
zugehörigen Zellen werden in einem Laufband-
4 Wenn Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden sind,
drücken Sie die Return-Taste. In der von
Ihnen zuvor gewählten Zelle erscheint jetzt die
zeit wieder ändern.

rahmen dargestellt. Summe der markierten Zellen.

PCgo! 6/98 135


tips
Excel

➞ Assistenten Doppelte Datensätze aufspüren


Assistenten sind nützliche Hel-
fer, die Sie bei Ihrer Arbeit unter- Beim Verwalten von Daten taucht ein Problem Kontrollkästchen
stützen sollen. Inzwischen sind immer wieder auf: Adressen, Daten oder andere "Keine Duplikate".
sie in jedem Produkt der Micro- Informationen werden aus Versehen doppelt ein-
soft-Office-Serie vorhanden. Mit
Assistenten lassen sich Routine-
arbeiten schnell erledigen, selbst
gegeben. So sammeln sich im Laufe der Zeit viele
unnütze Daten an. Um doppelte Datensätze auf-
zuspüren, läßt sich die Filtertechnik von Excel be-
3 Bestätigen Sie
alle gemach-
ten Änderungen
wenn Sie mit der Bedienung ei-
nes Programmes noch nicht ver- sonders gut einsetzen. Benutzen Sie diese Funkti- und Eingaben mit einem Klick auf "OK".
traut sind. Wenn Sie einen Assi- on wie einen ➞Assistenten; dann beseitigen Sie Daraufhin überprüft Excel die komplette Daten-
stenten verwenden, werden Sie das Problem mit ein paar Mausklicks. bank. Das kann, je nach Datenumfang, schon
Schritt für Schritt an das ge- einige Zeit in Anspruch nehmen. Nach Ablauf der
Überprüfung erscheint in der ➞Statuszeile die
wünschte Ergebnis herange-
führt. Neuere Assistenten bieten
nebenbei auch noch eine aus-
1 Markieren Sie eine beliebige Zelle in Ihrer
Datenbank. Wählen Sie das Menü "Daten/Fil-
ter/Spezialfilter" aus.
Meldung in der folgenden Form: "x Datensätze
von y gefunden". Die Differenz zwischen den
führliche Hilfefunktion zu den Werten x und y ist die Anzahl der doppelten Da-
einzelnen Arbeitsschritten an.

2 Falls im Kriterienbereich Vorgaben stehen,


löschen Sie diese. Aktivieren Sie jetzt das
tensätze. Sind beide Werte gleich, waren keine
Duplikate vorhanden.

➞ Statuszeile Tauschen von Zeilen und Spalten


Die Statuszeile schließt den Ar-
beitsbereich nach unten hin ab
und dient dabei als Ausgabezeile
für Meldungen. In ihr werden al-
Das Anlegen umfangreicher Tabellen ist meist
mit viel Zeit- und Arbeitsaufwand verbunden. Viel
zu spät stellt man dann fest, daß sich die Spalten
3 Fahren Sie
mit
Mauszeiger in
dem

le aktuellen Angaben wie Bereit- wesentlich besser als Zeilen und die Zeilen besser die Zelle, die den
schaftsanzeige, eingesetzte For- als Spalten darstellen lassen. In diesem Fall spa- obersten linken
meln etc. angezeigt. ren Sie sich ein erneutes Anlegen dieser Tabelle Rand (das ist die
durch einen kleinen Kniff: Verwenden Sie einfach oberste linke Zel-
die Bearbeitungsfunktionen "Kopieren" und "Ein- le) Ihrer neuen
fügen". So läßt sich die Tabelle dann in die geeig- Tabelle bildet.
nete Form drehen. Dann wählen Sie
➞ Zwischenablage aus dem "Bearbeiten"-Menü den Punkt "Inhalte
Dies ist ein temporärer Speicher-
bereich, der für den Austausch 1 Als erstes markieren Sie die Tabelle, die Sie
ändern möchten.
einfügen" aus.

von Daten in Anwendungspro-


grammen reserviert ist, speziell
beim Ausschneiden, Kopieren 2 Kopieren Sie anschließend die Tabelle über
das Menü "Bearbeiten/Kopieren" oder über
4 Jetzt öffnet sich ein Dialog. Hier aktivieren
Sie das Kontrollkästchen vor der Option
"Transponieren" per Mausklick. Klicken Sie an-
und Einfügen . die Tastenkombination "Strg" und "C" in die schließend auf "OK". Danach tauscht Excel so-
➞Zwischenablage. wohl Spalten als auch Zeilen aus.

➞ scrollen Excel 7: Addieren von Uhrzeiten


Als Scrollen bezeichnet man das
Bewegen des Bildschirminhaltes
in horizontaler oder vertikaler
Richtung. Dazu steht Ihnen in den
Bei der Addition von Uhrzeiten taucht meist
der gleiche Effekt auf. Wenn Sie zum Beispiel die
Zeiten 2:30, 12:50 und 17:30 addieren, erhalten
2 Wählen
nun aus dem
Sie

"Format"-Menü den
meisten Anwendungen eine so- Sie den Wert 8:50. Excel rechnet hier im 24-Stun- Punkt "Zelle".
genannte Bildlaufleiste zur Ver- den-Takt. Manchmal ist dieser eigentlich logische
fügung. Sie hat an beiden Enden
jeweils einen Pfeil und in der Mit-
te einen Positionszeiger. Sie kön-
Wert jedoch nicht erwünscht. Vielmehr möchte
man die Gesamtstundenzahl angezeigt bekom-
men. Dazu müssen Sie wie folgt vorgehen:
3➞ Wählen Sie die
Register-
karte "Zahlen" aus.
nen den Bildschirminhalt bewe-
Klicken Sie mit der
gen, indem Sie entweder auf ei-
nen der beiden Pfeile klicken oder
den Positionszeiger verschieben.
1 Sie markieren mit der Maus das gewünschte
Feld, in dem später die Summe der Uhrzeiten
Maus die Kategorie "Uhrzeit" an. Als Format
wählen Sie Option "26:30:55" aus. Klicken Sie

ausgegeben werden soll. anschließend auf "OK".

184 PCgo! 7/98


tips
Excel

Damit rechnet Excel über die 24-Stunden-Gren-


➞ Registerkarte ze hinaus und addiert die Uhrzeiten zum ge-
Bei manchen Menüpunkten er- wünschten Ergebnis von "32:50:00".
scheint nach der Auswahl ein neu- Wer noch die ältere Version von Excel benutzt,
es Fenster. Sollten hier sehr viel der verwendet das Format "[h]:mm:ss" aus dem
Einstellungen zur Auswahl ste- Auswahlmenü.
hen, sehen Sie am oberen Fen-
sterrand kleine Reiter. Dies sind
die sogenannten Registerkarten.
Sie fassen mehrere, meist thema- Markierungen mit der Maus
tisch zusammengehörige, Optio-
nen zusammen. So haben Sie alle
Auswahlmöglichkeiten jederzeit
übersichtlich im Griff. Mit einem
Klick auf einen Reiter wechseln
Die Maus ist eine gute Hilfe, wenn es um schnel-
le Aktionen geht. So lassen sich auch Tabellenbe-
reiche unter Excel mit der Maus wesentlich
2 Wenn Sie beispielsweise die ganze Spalte
von A1:A51 markieren wollen, halten Sie die
Umschalttaste gedrückt und klicken Sie wieder
Sie zwischen den einzelnen Regi- schneller markieren als über die Menü- oder doppelt auf den unteren Rand der Zelle.
sterkarten hin und her. Tastatureingaben. Doch problematisch wird es
dann, wenn die Tabelle sich über mehr als 35 Zei-
len hinausbewegt. Meist beginnt der Bildschirm
unkontrolliert nach unten zu ➞scrollen, wenn
3 Das funktioniert auch mit Spalten, deren Ein-
träge über den sichtbaren Bereich (Buchsta-
be L) hinausgehen. Auch dafür genügt ein Dop-
man die Maustaste gedrückt hält. Hier hilft eine pelklick auf den rechten Rand der äußersten lin-
etwas andere Maustechnik weiter: ken Zelle (A).
➞ Umschalttaste
Als Umschalttaste bezeichnet
man die Taste, mit der Sie zwi-
schen Groß- und Kleinschrei-
1 Klicken Sie mit der Maus doppelt auf den un-
teren Rand der obersten Zelle. Dann gelangen
Sie direkt an den untersten beschriebenen Be-
4➞ Sie markieren beispielsweise den Bereich
von A1:O1, indem Sie mit gedrückt gehalte-
ner Umschalttaste den rechten Rand der Zelle
bung umschalten können. Auf reich der Spalte. A1 doppelt anklicken.
einer normalen Tastatur ist diese
Taste zwei Mal vorhanden. Sie
wird mit einem nach oben deu-
tenden Pfeil dargestellt. Einfügen einer Funktion per Shortcut
Wenn Sie beim Anlegen von Tabellen oft mit box des Funkti-
Funktionen arbeiten müssen, stört Sie sicherlich onsauswahlfen-
der lange Weg über das Menü "Einfügen/Funkti- sters "Funktion
➞ Shortcut on". Hier geht es per ➞ Shortcut wesentlich einfügen" am
schneller: Bildschirm. Sol-
Shortcut wird als Synonym für
che Shortcuts
Schnelltaste gebraucht und ist in
den meisten Fällen ein Tasten-
Drücken Sie die Tastenkombination "Umschalt" gibt es natürlich
druck oder eine Tastenkombina- und "F3". Auf diese Weise erscheint die Dialog- auch für andere Funktionen von Excel.
tion, mit der Befehle ausgeführt
werden.

Mehrerer Textzeilen in einer Zelle

➞ Kontextmenü
Manchmal reicht die Breite einer Zelle für den
eingegebenen Text nicht aus. Um trotzdem meh-
rere Textzeilen in einer Zeile anzeigen zu lassen,
4 Um einen
Zeilenum-
bruch an einer
Das Kontextmenü ist ein weiter- gehen Sie wie folgt vor: bestimmten
führendes Auswahlmenü. Sie ru- Stelle zu errei-
fen es immer mit der rechten
Maustaste auf. Es enthält Befeh-
le zu dem von Ihnen ausgewähl-
1 Zuerst markieren Sie die zu formatierenden
Zellen.
chen, klicken
Sie mit der Maus
in der Bearbei-

2
ten Bereich. Mit diesen Befehlen Klicken Sie im Menü "Format" auf "Zellen" tungsleiste oder
können Sie verschiedene Einstel- und wählen hier die Registerkarte "Ausrich- in der Zelle auf
lungen vornehmen oder Befehle
tung". Oder verwenden Sie das ➞Kontextmenü. die Stelle, an der ein Zeilenumbruch später ein-
aufrufen. Die Vorteile des Kon-
gefügt werden soll. Drücken Sie anschließend die
textmenüs sind der schnelle Auf-
ruf und der geringe Platzbedarf
des Menüs. 3 Aktivieren Sie bei den Texteigenschaften das
Kontrollkästchen "Zeilenumbruch" und be-
stätigen die Auswahl mit "OK".
Tastenkombination "Alt" und "Eingabe". Der Zei-
lenumbruch wird durchgeführt und Sie sehen so-
fort das Ergebnis.

186 PCgo! 7/98


titelthema
Excel

Immer mit Datum


Wenn Sie Seitenzahlen oder das aktuelle Da- Mit dem ersten Symbol bestimmen Sie die
tum auf Ihrem Tabellenblatt ausdrucken wollen, Schriftart der Angaben. Die nächsten beiden Sym-
müssen Sie eine Kopf- oder Fußzeile einfügen. bole stehen für die Angabe der Seitenzahl. Ein
Darin setzen Sie Felder, in die automatisch die Klick auf das erste Symbol setzt die Seitenzahl
entsprechende Angabe eingetragen wird. ein, das zweite Symbol setzt die Gesamtzahl der
Seiten ein. So können Sie sich folgende Angabe

1 Wählen Sie im Menü "Datei" den Punkt "Seite


einrichten". Hier suchen Sie die Registerkarte
"Kopfzeile/Fußzeile" aus. Für eine neue ➞Fuß-
konstruieren: "Seite 1 von 2". Sowohl "Seite" als
auch "von" müssen Sie allerdings extra eingeben.
Das könnte
zeile, die genau die gewünschten Angaben ent- dann so aus-
hält, klicken Sie auf "Benutzerdefinierte Fußzeile". sehen:

3 Die nächsten beiden Symbole stehen für Da-


tum und Uhrzeit. Das Datum wird in der fol-
genden Form angezeigt: "08.06.98"; die Uhrzeit
sieht so aus: "14:19". Auch hier gilt: Wenn Sie eine
spezielle Angabe zwischen Datum und Uhrzeit
➞ Fußzeile stehen haben wollen, müssen Sie die Zeichen ein-
geben, egal ob das
Kopf- und Fußzeilen eignen sich
Buchstaben oder
besonders für Angaben, die Sie
immer wieder in einem Doku- Leerzeichen sind.
ment oder einer Tabelle unter-
bringen müssen. Dazu gehören
etwa Seitenzahlen, Datum, Uhr- 4 Mit den letzten beiden Symbolen fügen Sie
den Dateinamen und den Namen des Ar-
zeit oder der Dateiname. Die Po-
sition der Kopf- oder Fußzeile
wird dabei unabhängig von dem
2 Sie können Ihre Angaben auf der linken Sei-
te, in der Mitte oder auf der rechten Seite ein-
setzen. Um die Angaben einzufügen, haben Sie
beitsblatts ein. Auch hier müssen Sie aber noch
Trennzeichen
oder einen
eigentlichen Seitenrand einge- folgende Symbole zur Verfügung. eigenen Text
stellt.
einfügen.
Sie sollten natürlich darauf ach-
Auf dem Bildschirm erscheint die Fußzeile
ten, daß sie über oder unter dem
nicht, nur in der Seitenumbruch-Vorschau.
Textanfang oder -ende stehen,
denn Kopf- oder Fußzeile und der
eigentliche Text können sich
überlagern. Eigenschaften von
Kopf- und Fußzeilen verändern
Tabelle auf eine Seite quetschen
Sie über das Menü "Datei" und
den Punkt "Seite einrichten". Sind Sie es leid, ständig die Seitenränder Ihrer stellen, auf wie vielen Seiten Ihre Tabelle insge-
Tabelle zu verändern, damit sie auf eine einzige samt ausgedruckt werden soll. Sie können wählen,
Seite paßt? So quetschen Sie Ihre Tabelle mit wie viele Seiten breit bzw. hoch die Tabelle wer-
einem Klick auf eine Seite: den soll.

➞ Skalieren
1 Wählen Sie aus dem Menü "Datei" den Punkt
"Seite einrichten". Hier klicken Sie die Regi-
sterkarte "Papierformat" an (wenn sie nicht schon
3 Bestätigen Sie mit "OK". Dann drucken Sie
das Dokument; es paßt jetzt auf eine Seite.
Das Dokument selbst wird dabei nicht verändert
Das ist ein anderes Wort für Ver- aktiv ist). (weder in den Seitenrändern noch der Schriftart
größern oder Verkleinern. Wenn oder -größe). Die Einstellung wird als Standard
Im Feld "➞Skalierung" klicken Sie den But-
Sie einen Text oder eine Grafik
skalieren, wird er/sie auf eine ge-
wünschte Größe gebracht.
2 ton vor "Anpassen" an. Hier können Sie ein-
gespeichert. Wenn Sie also das nächste Mal aus-
drucken, überlegen Sie sich, ob Sie die Option
wieder anwenden wollen. Wenn nicht, klicken
In Excel können Sie den Inhalt Sie im Feld "Skalieren" auf "Verkleinen/Ver-
einer Tabelle so skalieren, daß er größern" und wählen "100%".Damit wird die Stan-
beim Ausdruck auf eine be-
dardgröße wieder hergestellt.
stimmte Anzahl von Blättern
paßt. Eine Skalierung von 100 %
bedeutet, daß die Ausgangs-
größe beibehalten wird.

38 PCgo! 8/98
titelthema
Excel

Makros in Excel ➞ Makro


Ein Makro hilft Ihnen, Abläufe zu
Was Word kann, kann Excel natürlich auch: beschleunigen. Makros sind im
➞Makros aufzeichnen mit dem Makro-Recor- MS Office in der Sprache Visual
der. Umfangreichen Befehlsfolgen ordnen Sie so Basic geschrieben. Mit Hilfe des
Recorders ist es ganz einfach,
eine Tastenkombination zu.
Makros aufzuzeichnen. Dem Ma-
kro wird dann ein bestimmtes Ta-

1 Starten Sie Excel 95 und wählen aus dem Menü


"Extras" "Makro aufzeichnen". In Excel 97
wählen Sie "Makro" und dann "Aufzeichnen". Nach dem Bestätigen mit "OK" starten Sie die
stenkürzel zugewiesen. Drücken
Sie das, läuft das aufgezeichnete
Programm ab und erledigt die
Aufzeichnung des Makros. ihm zugewiesenen Aufgaben.

2 Benennen Sie das Makro im Feld "Makro-


name". In Excel 95 klicken Sie auf "Optio-
nen". Dann können Sie dem Makro einen eigenen 3 Mit dem Aufzeichnungsbeginn wird ein Fen-
ster eingeblendet. Wenn Sie auf die Schalt-
Menübefehl zuordnen. Aktivieren Sie das Käst- fläche klicken, wird die Aufzeich-
chen vor "Befehl im Menü Extras" und geben Sie nung beendet.
einen Namen ein. Der erscheint später im Menü Beginnen Sie jetzt mit der Daten- ➞ Shortcut
"Extras". Klicken Sie auf das Kästchen vor eingabe oder der Formatierung. Da-
Mit einem Shortcut oder Ta-
"➞Shortcut", klicken dann ins Kästchen hinter bei ist nur das Ergebnis wichtig, zwischendurch
stenkürzel führen Sie Befehle
"Strg+" und geben einen Buchstaben oder eine können Sie sich also ein paar Fehler bei der Ein- aus. Das geht oft schneller, als
Tastenkombination ein. Im Feld "Speichern in" gabe erlauben. erst die Symbole anzuklicken.
wählen Sie "Persönliche Makro-Arbeitsmappe" Auch Makros können per Tasten-
aus. Erst dann können Sie das Makro in jeder
Arbeitsmappe anwenden. 4 Geben Sie zum Beispiel eine Monatsliste ein.
In Zelle "B1" tippen Sie Januar ein. Danach
lassen Sie die Zeilen automatisch ausfüllen.
kombination aufgerufen werden.

Klicken Sie dazu auf eine andere Zelle und wie-


der auf "B1". Bewegen Sie jetzt die Maus zur rech-
ten unteren Ecke der Zelle. Der Mauszeiger wird
zu einem Kreuz. Drücken Sie die linke Maustaste
und ziehen Sie eine Markierung in Richtung der
Zelle "M1". In einem gelben Kästchen werden die
TIP Lese-Ecke
Wenn Sie ein wirklich umfangrei-
Folgemonate angezeigt. Wenn Sie die Maustaste
ches Computerlexikon auf dem
loslassen, werden die Monatsnamen eingetragen. derzeit aktuellen Stand brauchen,
Dann markieren Sie die Zeile und wählen eine sollten Sie zu Becks Computer-
andere Schriftart und -größe. Anschließend klik- lexikon greifen. Auf
ken Sie auf "Aufzeichnung beenden". über 900 Seiten sind
hier die wichtigsten

In Excel 97 klicken Sie in das Feld unter "Ta-


5 Schließen Sie die Datei und öffnen Sie eine
neue. Dann drücken Sie die Tastenkombina-
tion, die Sie dem Makro zugeordnet haben. Auto-
Begriffe aus der Welt
der Bits und Bytes ver-
sammelt. Die Artikel
stenkombination". Geben Sie einen Buchstaben matisch wird all das eingetragen, was Sie vorhin zu den einzelnen Stich-
wörtern sind durch-
oder eine Tastenkombination ein, durch die das eingegeben und formatiert haben. Makros eignen
weg umfangreich und
Makro gestartet wird. Im Feld "Makro speichern sich auch für einige andere Funktionen, etwa das
meist verständlich geschrieben.
in" wählen Sie wieder "Persönliche Makro-Ar- Formatieren von Diagrammen oder Einfügen von Trotzdem sollten Sie sich schon et-
beitsmappe". Formeln. was mit dem PC auskennen. Gera-
de die neuen Begriffe aus dem In-
ternet wurden stark berücksichtigt.
Kopien eines Ausdrucks Auch die neuesten Techniken, wie
DVD oder 3D-Grafikkarten, werden
eingehend erklärt. Das Computer-

2
Brauchen Sie mehrere Kopien eines Ausdrucks Im Feld "Exemplare" stellen Sie ein, wie oft lexikon ist auf jeden Fall ein kom-
und wollen sich den Gang zum Kopierer sparen? die Tabelle gedruckt werden soll, außerdem plettes und kompetentes Nach-
schlagewerk für all die Begriffe,
Dann drucken Sie einfach mehrere Exemplare können Sie die Ko-
über die Sie schon immer etwas
Ihres Dokuments aus. pien sortieren. Sie
wissen wollten.
haben aber auch die
info Verlag C.H. Beck
1 Wählen Sie aus dem Menü "Datei" den Punkt
"Drucken", klicken Sie aber nicht auf das
Drucker-Symbol.
Möglichkeit, alle er-
sten Seiten usw. hin-
tereinander zu drucken.
ISBN: 3-4223-50302-5
Preis: 49,90 Mark

PCgo! 8/98 39
titelthema
Excel
uf C D
t e i a
Da ieldatei en
f i n d
isp rk-
Die Be r: PCgo!-Wo lle
t e be
Kalkulieren mit Szenarios
Sie un lkulationsta
/ K a
shop
Was wäre, wenn ...? Wenn Sie gerade an einer
Kalkulation sitzen und verschiedene Möglichkei-
ten durchspielen, hilft Ihnen der Szenario-Mana-
ger. Damit können Sie eine einfache Was-wäre-
wenn-Kalkulation durchführen, indem Sie immer
INFO Datei auf CD
neue Werte eingeben und damit verschiedene
Auf unserer PCgo!-CD finden Sie ➞Szenarien durchspielen.
eine Beispieldatei zu unserem Tip
"Kalkulieren mit Szenarios". Im Ver-
zeichnis "Excel" befindet sich die
Datei "Kalkulation.xls". Darin sind
1 Öffnen Sie unsere Beispieldatei "Kalkula-
tion.xls" aus dem Verzeichnis "Excel" auf un-
serer PCgo!-CD oder geben Sie folgende Werte
schon alle Beispielwerte eingetra-
gen. Sie müssen dann nur noch ein. Beachten Sie dabei, daß folgende vier Zellen
den Schritten unseres Tips folgen. Formeln enthalten. Geben Sie in die Zellen alles
nach dem Doppelpunkt ein.
D4:=D2-D3 D6:=D4*D5 E6:=D6*52
5 Klicken Sie auf "OK". Sie sehen eine Einga-
bemaske für die veränderbaren Zellen mit
den in der Tabelle eingetragenen Werten.
E14=Summe)(E8:E13 E15=E6-E14
➞ Szenarien
Mit Szenarien können Sie eine
Was-wäre-wenn-Situation nach-
spielen. Mit Hilfe des Szenario-
Managers bestimmen Sie einige
Werte, die Sie später verändern
können. Wenn Sie dann diese
Werte innerhalb einer Kalkula-

6
tion verändern, sehen Sie, wie Jetzt gebenSie neue Werte für die Variablen
neue Ergebnisse entstehen. Das
ist sehr viel komfortabler, als die
Werte direkt in der Tabelle zu än-
2 Am besten geben Sie jetzt noch allen Zellen
einen Namen. Das verbessert später die Über-
sichtlichkeit bei der Eingabe neuer Daten. Die Da-
ein. Klicken Sie nach den Änderungen auf "OK"
und dann auf "Anzeigen". In der Tabelle sehen Sie
die geänderten Werte und Berechnungen. Klicken
dern. Außerdem können Sie mit
dem Szenario-Manager Berichte
ten, die später verändert werden sollen, stehen in Sie auf "Schließen" und die Änderungen werden
verfassen und die geänderten den Zellen D2, D3, D5 sowie E8 bis E13. Klicken übernommen. Wenn Sie sie rückgängig
Werte gegenüberstellen – und Sie einen Wert an (etwa den in der Zelle D2). machen wollen, tun Sie das mit einem
somit besser vergleichen. Klicken Sie dann auf das Namensfeld neben der Klicke auf das "➞Undo"-Symbol.
Formelleiste, geben Sie einen eingängigen Namen

➞ Undo
ein und drücken dann die Eingabetaste.
7 Wenn Sie später noch einmal neue Werte
eingeben wollen, starten Sie wie vorhin den
Szenario-Manager, wählen das Szenario aus,
In Word und Excel gibt es eine klicken dann aber auf "Bearbeiten".
Undo-Liste, mit der Sie die zuletzt
gemachten Befehle rückgängig
machen oder wiederherstellen
können. Das selbe ist über das
3 Wählen Sie aus dem Menü "Extras" den Punkt
"Szenario-Manager". Klicken Sie hier auf die
Schaltfläche "Hinzufügen".
8 Um die Änderungen besser zu überblicken,
können Sie automatisch einen ➞ Bericht
anfertigen lassen. Tragen Sie dazu neue Werte
Menü "Bearbeiten", "Rückgän- ein, wählen dann aber nicht "Anzeigen", sondern
gig" möglich.
klicken auf "Bericht". Bestätigen Sie die Frage nach
der Ergebniszeile. Dann sehen Sie den fertigen
Bericht vor sich. Er wird als neues Arbeitsblatt in
der Arbeitsmappe eingefügt. ❑
➞ Bericht
Berichte basieren auf den Daten
einer Tabelle. Durch einen Bericht
werden diese Daten gegliedert
und übersichtlicher dargestellt.
4 Geben Sie jetzt einen Namen für das Szena-
rio ein. Dann klicken Sie in das Feld "Verän-
derbare Zellen". Bewegen Sie den Mauszeiger auf
Ein Bericht besteht dabei aus ver- Ihre Tabelle und markieren Sie die Zellen D2,
schiedenen Ebenen, die Sie sich D3, D5 sowie E8 bis E13. Mehrere Zellen markie-
anzeigen lassen können. Damit
ren Sie, indem Sie die "Strg"-Taste beim Markie-
sehen Sie nur die Daten, die Sie
ren drücken. Automatisch werden die Zellen in
interessieren.
das Fenster eingetragen.

40 PCgo! 8/98
tips
Excel

➞ Paßwortschutz Dokumente mit Paßwortschutz


Mit einem Paßwortschutz sichern
Sie wichtige, persönliche Daten Sie benutzen mit mehreren Personen einen Im neuen Dialog "Spei-
vor fremdem Zugriff. Dies ge- Rechner? Dann sollten Sie Dateien, die nur Sie chern Optionen" tragen
schieht meist über ein bestimm- selbst betreffen, mit einem ➞Paßwortschutz ver- Sie unter "Lese/Schreib-
tes Kennwort. Es gibt zwei Arten
sehen. Damit sind sie vor anderen Augen ge- kennwort" Ihr Paßwort
von Paßwörtern: das statische
schützt. Und so geht's: ein. Klicken Sie auf "OK".
Paßwort, bei dem der Anwender
ein Paßwort einmal vergibt. Dies
ist so lange gültig, bis es vom An-
wender wieder geändert wird.
Die andere Form ist das dynami-
1 Speichern Sie Ihr Arbeitsblatt. Wählen Sie
dafür im Menü "Datei" den Eintrag "Speichern
unter".
4 Sie werden aufgefordert, das Paßwort durch
erneute Eingabe zu bestätigen. Danach klik-
ken Sie nochmals auf "OK".
sche Paßwort. Dabei wird der An-
wender in einem festgelegten In-
tervall aufgefordert, sein Paßwort
zu ändern.
2 Geben Sie nun in der sich öffnenden Dialog-
box – wie gewohnt – den Namen und den Pfad
ein, unter dem Sie die Datei speichern möchten.
5 Zum Abschluß speichern Sie Ihr Dokument
mit einem Mausklick auf "OK". Wollen Sie
nun die Datei öffnen, werden Sie zunächst aufge-
fordert, Ihr Paßwort einzugeben. Doch Vorsicht!

➞ Zelle
3 Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche
"Optionen".
Verlieren oder vergessen Sie dieses Paßwort, kön-
nen auch Sie diese Datei nicht mehr einsehen.

Die Zelle ist die kleinste Einheit


in einer Tabelle. Darin werden
alle Daten eingetragen, wie Tex-
Spaltenüberschriften auf jeder Seite
te, Zahlen oder Formeln. Jede
einzelne Zelle wird durch die ge-
naue Position in Zeile und Spal-
te festgelegt. Spalten erkennt
Die meisten Tabellen erstrecken sich über meh-
rere Seiten: Um nicht auf jedem Arbeitsblatt die
Überschriften erneut eintragen zu müssen, kön-
2 In der Registerkarte "Tabelle" setzen Sie den
Cursor in das Feld "Wiederholungszeilen".

man an den durchlaufenden


Buchstaben, die Zellen an den
fortlaufenden Zahlen, begin-
nen Sie einen Bereich für die Spalten- und Zei-
lenüberschriften festlegen. So erleichtern Sie sich
die Arbeit erheblich.
3 Markieren Sie alle Überschriften. Diese Ein-
stellung gilt nur für den Ausdruck und die
Seitenansicht. Die Tabellenansicht bleibt beste-
nend mit der 1.
hen. Das klappt auch bei Spaltenüberschriften:

1 Sie wählen zunächst im Menü "Datei" den Ein-


trag "Seite einrichten".
Lediglich bei Schritt 2 positionieren Sie die
Schreibmarke im Feld "Wiederholungsspalten".

TIP Lese-Ecke Zellinhalte tarnen


Suchen Sie ein Buch, das Sie auf
dem Weg vom Excel-Einsteiger
bis zum Proft begleitet? Dann wer-
fen Sie einen Blick auf Excel 97 –
In umfangreichen Tabellen gibt es vielleicht Da-
ten, die Sie anderen nicht zugänglich oder sichtbar
machen möchten, beispielsweise bei der Arbeit mit
4 Wechseln Sie in das Eingabefeld "Formate".
Geben Sie dort als Zahlenformat die Zeichen
"********" ein.
Das Handbuch. Auf
fast 1.000 Seiten finden Gehaltstabellen oder ähnlichem (Datenschutz).
Sie hier alles, von den Wenn Sie die Zeilenhöhe oder Spaltenbreite ver-
Grundlagen der Tabel- ringern, können Sie diese Zellen quasi unsichtbar
lengestaltung bis zur machen. Diese Methode ist aber nicht immer die
fortgeschrittenen Ma- beste. Hier hilft ein kleiner Trick mit Zahlenforma-
kro-Programmierung ten weiter. Damit lassen sich Zellinhalte einfach
mit VBA. und komfortabel verbergen.
Dabei arbeiten Sie im-
mer mit Praxisbeispielen. Sie ler-
nen, wie Sie Formeln eingeben,
Daten formatieren, sortieren, fil-
1 Rufen Sie zuerst das Arbeitsblatt auf. Markie-
ren Sie die ➞Zellen, deren Inhalte Sie tarnen
tern und vieles mehr. Auf der bei-
liegenden CD finden Sie die Bei-
möchten.
5 Mit Klick auf "OK" weisen Sie das neue For-
mat den benutzerdefinierten Einträgen zu.
spieldateien des Buches sowie
Tools und Add-Ins für Excel 97. 2 Wählen Sie im Menü "Format" den Eintrag
"Zellen". Klicken Sie dort einmal auf die Re-
gisterkarte "Zahlen".
Danach sind die Einträge in den so formatierten
Zellen verschwunden. Die Formel der betref-
fenden Zelle bleibt zwar nach wie vor in der
info Microsoft Press, Eingabezeile sichtbar; in der Tabelle und auch
ISBN-Nr. 3-86063-128-4
Preis: 55 Mark
3 Anschließend markieren Sie im Listenfeld
"Kategorien" den Eintrag "Benutzerdefiniert".
im Ausdruck erscheinen aber lediglich die Zei-
chen "********".

156 PCgo! 9/98


tips
Excel

Überschriften nicht aus den Augen verlie- ➞ Funktion


Eine Funktion ist eine ganz be-
Oft sind Tabellen so groß, daß sie aus dem
sichtbaren Bereich des Bildschirms "hinauswan-
dern". Das passiert beispielsweise dann, wenn
1 Markieren Sie die gewünschte Zeile oder
Spalte mit der Maus.
sondere Anweisung in Excel. Da-
mit sagen Sie dem Programm
quasi, was es tun soll. Eine Funk-
tion beginnt immer mit einem
die Spaltenbreite größer wird, die Zahl der Ein-
träge in den Spalten mehr Richtung hinteres Drit-
tel des ABCs tendiert oder die Anzahl der Zeilen
2 Wählen Sie im Menü
"Fenster" den Eintrag
"Fixieren". Die untere Kante
Gleichheitszeichen, danach folgt
der Name der Funktion und
schließlich die Werte, die bei der
in Richtung 100 anwächst. Das hat auch den der Fixierung ist nun an der Funktion verwendet werden sol-
Nachteil, daß dann die Überschriften nicht mehr schwarzen Linie zu erken- len. Beispiel: =SUMME(C2:C8)
zu sehen sind. nen. Dieser Bereich bleibt berechnet die Summe aller Wer-
Für solche Fälle hält Excel eine praktische damit ständig am Bildschirm te aus den Zellen C2 bis C8.
➞Funktion parat. Damit bleiben die Überschrif- sichtbar. Der Rest unterhalb
ten immer im Blickfeld des Anwenders. So gehen dieses Bereichs läßt sich wei-
Sie vor: terscrollen.

➞ Arbeitsmappe
Ausgeblendete Fenster wiederfinden Eine Arbeitsmappe ist die Datei,
in der die Daten bearbeitet und ge-
speichert werden. Jede einzelne
Die persönliche ➞ Arbeitsmappe "PERSON- in der Liste der geöffneten Fenster nicht mehr auf. Arbeitsmappe kann unterschied-
.XLS" wird in der Regel bei jedem Start von Excel Wenn aus Versehen beispielsweise die einzige lich viele Blätter enthalten. Außer-
geladen. Sie enthält meist auch die persönlichen geöffnete Datei ausgeblendet wird oder alle Da- dem können Sie verschiedene Ar-
Makros. Damit die Datei nicht bei der normalen teien ausgeblendet werden, ist guter Rat teuer. ten zusammengehöriger Daten in
Arbeit mit Excel stört, kann man sie über die Funk- Denn am Bildschirm sind nur noch die Menüs einer einzigen Datei speichern.
tion "Fenster ausblenden" im Fenster-Menü un- "Datei" und "Hilfe" zu sehen. Der Rest bleibt un-
sichtbar machen. Bei Bedarf wird sie über den sichtbar.
Menüeintrag "Fenster/Einblenden" wieder hervor- Hier hält Excel die entsprechende Hilfe bereit.
geholt. Haben Sie die Funktion "Fenster ausblen- Sie finden den Eintrag "Einblenden" im Datei-
den" gewählt, wird die Datei, die sich gerade im menü. Wählen Sie dort "Einblenden" und alle aus-
Vordergrund befindet, versteckt und taucht auch geblendeten Dateien tauchen wieder auf. TIP Software-Tip
Excel 97 auf den Punkt gebracht:
Mit dem multimedialen Excel 97

Anpassen von Beschriftungen Computer Based Training ler-


nen Sie alles, was Sie über Excel
97 wissen müssen. Dabei stöbern
Bei den meisten Tabellen gibt es regelmäßig
ein Problem: Die Beschriftung ist zu lang und ragt
über die Spaltenbreite hinaus. Bislang mußten Sie
5 Bestätigen Sie die Auswahl mit "OK". Dar-
aufhin paßt Excel den Zelleninhalt entspre-
chende an.
Sie nicht in einem Buch, sondern
lernen direkt am Bild-
schirm und in der An-
mit der Funktion "Spaltenbreite", durch Verän- So gehen Sie auch bei einer fertigen Tabelle wendung. Mit Video-
sequenzen werden die
dern der Schriftgröße oder mit einem Zeilenum- vor; Sie müssen nur den gesamten Tabellenbe-
einzelnen Funktionen
bruch in der Zelle experimentieren. reich markieren. Auf diese Art und Weise werden
nachvollziehbar darge-
Unter Excel 97 ist das wesentlich komfortabler auf einen Schlag alle Zellengrößen an den Inhal- stellt. Praxisnahe Bei-
gelöst. Nur wenige Mausklicks sind dafür not- ten ausgerichtet. spiele erleichtern vor
wendig: allem Einsteigern das
Verständnis der komplexen Ta-

1 Markieren Sie die entsprechende Zelle mit der


Maus.
bellenkalkulation. Auf ein Buch
müssen Sie dabei trotzdem nicht
verzichten. Auf 300 Seiten wird

2 Wählen Sie aus dem Menü "Format" den Ein- der Inhalt der CD gut gegliedert
trag "Zellen" oder drücken die Tastenkombi- beschrieben. Kurzum: Dieser Mul-
timedia-Kurs ist uneingeschränkt
nation "Strg" + "1".
empfehlenswert und besticht
durch ein gutes Preis-/Leistungs-

3 Wechseln Sie zur Registerkarte "Ausrich-


tung".
verhältnis.

info Learm Key GmbH,


ISBN-Nr. 3-933084-05-9

4 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "An Zell-


größe anpassen".
Preis: 39,80 Mark

PCgo! 9/98 157


Excel

Kommentare einsetzen
TIP Auto-Eingabe
Wenn Sie Text in eine Spalte ein-
geben, versucht Excel diesen au-
tomatisch zu ergänzen. Dabei
sucht es nach vorhandenen Wör-
Gerade bei umfangreichen Tabellen kann es
vorkommen, daß man schnell die Übersicht ver-
liert. Oder einzelne Tabelleneinträge sollten bes-
2 Wählen Sie den Befehl "Kommentar einfü-
gen" aus. Ein gelb hinterlegtes Fenster wird
geöffnet. In der ersten Zeile steht der Name desje-
tern in der selben Spalte. Diese ser erklärt werden. Doch die Zelle ist zu klein. In nigen, der den Kommentar geschrieben hat. In
Funktion können solchen Fällen helfen Kommentare. So kann man der zweiten Zeile sehen Sie ein blinkendes Einga-
Sie auch anders viel Information unterbringen, ohne die Tabelle befeld. Hier können Sie Ihre Bemerkungen eintra-
nutzen. Bewegen
zu verändern. gen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf eine be-
Sie den Mauszei-
liebige Stelle außerhalb des Kommentarfensters.
ger in die nächste,
leere Zelle einer Ta-
belle. Drücken Sie 1 Markieren Sie die Zelle, zu der Sie einen Kom-
mentar anlegen möchten. Klicken Sie dazu
mit der linken Maustaste in die Zelle. An- 3 Die von Ihnen bearbeitete Zelle wird in der
rechten, oberen Ecke mit einem roten Strich
dann die Tasten-
kombination "Alt" schließend benutzen Sie die rechte Maustaste, markiert. Somit können Sie sofort erkennen, zu
und "Pfeil nach un- um das Kontextmenü aufzurufen. welchen Zellen Kommentare vorhanden sind.
ten". Sie bekommen dann ein Pull- Wenn Sie den Mauszeiger über die Zelle bewe-
down-Menü angezeigt. Darin fin- gen, wird der Kommentar eingeblendet.
den Sie alle Einträge der aktuellen
Spalte und können diese bequem
einfügen.

Wichtige
TIP Shortcuts
Bei der Tabellenbearbeitung gibt
es viele Arbeitsschritte, die Sie im-
Arbeitsblatt schützen
mer wieder benötigen. Sie kön-
nen viel Zeit sparen, wenn Sie die Möchten Sie Teile Ihrer Tabelle vor fremdem
zugehörige Tastenkombination Zugriff schützen? Oder möchten Sie verhindern,
kennen. Ein paar wichtige haben daß andere Benutzer versehentlich Formeln und
wir für Sie zusammengefaßt:
Daten aus einer Tabelle löschen? Dann sollten
■ Text wird fett: Sie mit dem Arbeitsblatt-Schutz und der Freigabe
"Strg", "Umschalten", "F" von einzelnen Zellen arbeiten. So haben Sie eine
■ Text wird kursiv: bessere Kontrolle darüber, was mit Ihrer Tabelle
"Strg", "Umschalten", "K" passiert.
■ Text wird unterstrichen

1
"Strg", "Umschalten", "U" Als erstes müssen Sie alle Zellen freigeben,
■ Wert aus darüberliegender die noch Eingaben akzeptieren sollen, auch
Zelle übernehmen: wenn der Schutz aktiviert ist. Dazu markieren Sie
"Strg", ","
die Zellen. Sie können dabei die Taste "Strg" ge-
■ Spalte verstecken
drückt halten, um mehrere Zellen auszuwählen.
"Strg", "8"
■ Zeile verstecken
"Strg", "9"
■ Summenfunktion
3 Als nächstes schützen Sie das Arbeitsblatt.
Den entsprechenden Befehl finden Sie unter
"Extras / Schutz / Blatt...". Im Menü "Blatt schüt-
"Alt", "Umschalten", "0"
zen" aktivieren Sie alle drei Kontrollkästen. Op-
■ Datum einfügen
tional können Sie auch ein Kennwort angeben.
"Strg", "."
Nachdem Sie das Menü wieder geschlossen ha-
Viele Menübefehle haben auch ei- ben, ist der Schutz sofort aktiv. Sollte jemand ver-

2
ne Tastenkombination. Um diese Wählen Sie aus dem Menü "Format" den Be- suchen, eine geschützte Zelle zu überschreiben,
herauszufinden, öffnen Sie einen fehl "Zellen..." aus. Dort klicken Sie auf die erscheint eine entsprechende Meldung.
Menüpunkt auf der Hauptmenülei-
Registerkarte "Schutz". Deaktivieren Sie den Kon-
ste. Neben den einzelnen Befehlen
trollkasten "Gesperrt". Damit sind die Zellen für
steht, sofern vorhanden, der zu-
die Dateneingabe freigegeben. Schließen Sie das
gehörige Shortcut.
Menü mit einem Klick auf "OK".

1
Excel

Formeln erkennen
Bei größeren Tabellen kommen oft viele For-
meln zum Einsatz. Wenn Sie eine Formel später
abändern möchten oder einen Fehler suchen, ist
2 Markieren Sie die Zelle, in der die zu bear-
beitende Formel steht. Anschließend klicken
Sie in der "Detektiv-Symbolleiste" auf das erste
das nicht immer einfach. Oft ist nicht erkennbar, Symbol von links (Spur zum Vorgänger). In Ihrer
welche Zellen in einer Formel berechnet werden. Tabelle werden alle Zellen, die zu dieser Formel
Excel unterstützt Sie hier mit der "Detektiv"-Funk- führen, mit einem blauen Punkt versehen. Zusätz-
tion. Diese können Sie bei Bedarf aus dem Menü lich zeigen blaue Pfeile von den Punkten zur Zel-
"Extras" aufrufen. Oder Sie blenden die entspre- le mit der Formel.
chende Symbolleiste ein.

1 Rufen Sie den Befehl "Detektiv" aus dem


Menü "Extras" auf. Wählen Sie anschließend
den Punkt "Detektiv-Symbolleiste" aus. Die Sym-
bolleiste können Sie an einer beliebigen Stelle
des Bildschirms oder auf der Hauptsymbolleiste
anordnen.
3 Benötigen Sie die Anzeige nicht mehr,
klicken Sie auf das zweite Symbol von links
(Spur zum Vorgänger entfernen). Die Markierun-
gen werden ausgeblendet. Mit dieser Funktion
fällt es Ihnen leichter, Formeln nachzuvollziehen

Zellen und Spalten tauschen


Oft merkt man erst zu spät, daß eine Tabelle
zum Beispiel nur fünf Zeilen, aber dafür 20 Spal-
ten hat. Die Tabelle kann dann nicht mehr einge-
sehen werden, ohne die Bildlaufleiste zu verwen-
den. Wenn Sie jedoch Spalten und Zellen vertau-
schen, paßt wieder alles auf eine Bildschirmseite.
Dies funktioniert mit Hilfe eines kleinen Tricks
ganz einfach. Selbst umfangreiche Tabellen las-
sen sich auf diese Weise problemlos umstellen.

1 Markieren Sie zuerst die komplette Tabelle,


die verändert werden soll. Rufen Sie dann aus
3 An der vorher festgelegten Stelle wird eine
neue Tabelle eingefügt. Sie entspricht exakt
der kopierten Tabelle. Nur die Zeilen und Spalten
dem Menü "Bearbeiten" den Befehl "Kopieren" wurden ausgetauscht. Hat alles zu Ihrer Zufrie-
auf. Dann klicken Sie auf die erste Zelle des Be- denheit funktioniert, können Sie die alte Tabelle
reichs, an dem die geänderte Tabelle eingefügt löschen.
werden soll. Der neue Bereich darf sich nicht mit
der alten Tabelle überschneiden.

2 Wählen Sie den Befehl "Inhalte einfügen..."


aus. Sie finden ihn ebenfalls im Menü "Be-
arbeiten". Ein Menüfenster erscheint. Rechts un-
ten finden Sie die Option "Transponieren". Ak-
tivieren Sie diese Option. Anschließend klicken
Sie auf "OK". Das Menü wird geschlossen und
Excel verarbeitet Ihren Befehl. ➪

2
Excel

Verständliche Lange Texte anzeigen


TIP Formeln
Formeln werden verständlicher, Benutzen Sie in Ihrer Tabelle Zellen, die einen
wenn Sie für die Zellbereiche Na- langen Text aufnehmen müssen? Sollte der Text
men vergeben. So wird dann aus länger als die Zellenbreite sein, wird er später
der Funktion "Summe(A2:A5)" die nicht mehr angezeigt. Um dies zu verhindern,
Funktion "Summe(Ausgaben)". können Sie Excel anweisen, einen automatischen
Wenn sich die Formel auf einzelne Zeilenumbruch durchzuführen.
Spalten oder Zeilen bezieht, brau-
chen Sie nicht extra einen Namen
zu vergeben. Excel erkennt den
Bereich auch, wenn eine entspre-
chende Spalten- bzw. Zeilenüber-
schrift vorhanden ist. So würde im
obigen Beispiel in der Zelle "A1"
der Eintrag "Ausgaben" stehen.

Über die Texteigenschaften können Sie den


Text beliebig verändern.

TIP Textlänge
1 Markieren Sie die Zellen, für die der Zeilen-
umbruch aktiviert werden soll. Dann rufen Sie
Manchmal ist es notwendig, die
Länge eines Textes zu ermitteln. aus dem Menü "Format" den Befehl "Zellen" auf.
Damit Sie die einzelnen Zeichen Klicken Sie anschließend auf die Registerkarte
nicht von Hand abzählen müssen, "Ausrichten".
verwenden Sie die Funktion "Län-
ge". Klicken Sie dazu mit der Maus
auf eine leere Zelle Ihres Arbeits-
blattes. Rufen Sie den Funktions-
2 Unter "Texteigenschaften" finden Sie die Op-
tion "Zeilenumbruch". Aktivieren Sie diese
und schließen Sie das Menü durch einen Klick
assistenten mit der Tastenkombi-
auf "OK". Excel führt in dem markierten Bereich
nation "Umschalten" + "F3" auf.
einen Zeilenumbruch aus. Dabei werden einzel-
Wählen Sie unter Kategorie den
ne Zeilen vergrößert, um den Text komplett dar- Mit Zeilenumbruch werden auch
Eintrag "Alle" aus. Anschließend
suchen Sie im rechten Fenster die stellen zu können. lange Texte angezeigt.
Funktion "Länge". Nach dieser Aus-
wahl erscheint ein Eingabefenster.
Hier geben Sie die Bezeichnung der
Zelle ein, deren Textlänge berech-
Ganze Blätter kopieren
net werden soll (z.B. B52). Als Er-
gebnis erhalten Sie die Textlänge Möchten Sie an einer vorhandenen Tabelle
inklusive aller Leerzeichen. eine Formel verändern? Dann sollten Sie besser
mit einer Kopie der Tabelle arbeiten. Falls etwas
nicht mehr funktioniert, haben Sie immer noch
die eigentliche Tabelle als Sicherheitskopie. Da-
mit Sie nicht die Tabelle markieren müssen oder

TIP
Zelleninhalt
kombinieren
etwas vergessen, kopieren Sie gleich das ganze
Arbeitsblatt. Das ist die schnellste und sicherste
Methode. Und Sie brauchen dazu nur die Maus
2 Bewegen Sie den Mauszeiger. Unter dem
Mauszeiger erscheint ein Papiersymbol mit
einem kleine Pluszeichen in der Mitte. Bewegen
Mit einer einfachen Funktion kön- zu benutzen. Sie das Symbol an das Ende der Tabellenreihe.
nen Sie den Inhalt von verschiede- Lassen Sie anschließend die gedrückten Tasten
nen Zellen kombinieren. Dabei
werden die dargestellten Werte als
Text behandelt. Unabhängig da-
1 Am unteren Rand des Excel-Fensters sehen Sie
eine Auswahlleiste. Auf ihr werden alle Tabel-
len einer Datei angezeigt (Tabelle1, Tabelle2,
wieder los. An der gewählten Stelle wird eine Ko-
pie Ihres Arbeitsblattes eingefügt. Es bekommt
den selben Namen wie das Original und eine ein-
von, ob es Zahlen, Währungsbe- usw.). Die aktive Tabelle erkennen Sie an dem geklammerte "2". ❑
träge, Texte, usw. sind. Formeln
weißen Reiter. Um das Arbeitsblatt zu kopieren,
werden ebenfalls ignoriert. Wollen
klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Rei-
Sie zum Beispiel die Zelleninhalte
von "A2" und "D3" verknüpfen, ver-
ter und halten die Taste gedrückt. Gleichzeitig
wenden Sie die Formel "=A2&D3". drücken Sie die Taste "Strg" und halten diese eben-
falls gedrückt.

3
Excel

Spaltenbreiten ändern
TIP Rahmen per
Shortcut
Der einfachste Weg, einen Rah-
men um einen Zellbereich zu le-
gen führt über sogenannte Short-
Sie können in Excel auf verschiedene Weise
die Höhe von Zeilen oder die Breite von Spalten
ändern. Methode 1 geht über das Formatmenü.
3 Sie fahren mit der Maus über den Rand der
Schaltfläche mit der Spaltenbeschriftung und
verändern die Größe durch Halten und Ziehen
cuts. Um einem markierten Be- Dazu gehen Sie wie folgt vor: mit der Maus. Sie können auch mehrere Spalten
reich einen kompletten Rahmen gleichzeitig als zusammenhängenden und auch

1
zuzuweisen, drücken Sie einfach Markieren Sie die entsprechenden Spalten mit als nicht zusammenhängenden Bereich in der
die Tastenkombination "Strg", der Maus. Wählen Sie aus dem Menü "For- Breite verändern.
"Umschalten", "_". Möchten Sie
mat" den Eintrag "Spalte/Breite"
alle Rahmen auf einen Schlag wie-
der entfernen, drücken Sie ein-
fach "Strg", "Umschalten", ">".
2 Tragen Sie nächsten Eingabefeld die ge-
wünschte Breite ein.
4 Dazu klicken Sie mit gedrückt gehaltener
Taste "Strg" mit der Maus auf die entspre-
chenden Spaltenschaltflächen und ziehen diese
auf die gewünschte Breite.
Wenn Sie die Taste "Strg" loslassen, sind die zu
verändernden Spaltenbereiche markiert.

TIP Shortcut zum


Einfügen
Sie sparen sich beim Einfügen ei-
5 Wenn Sie nun die linke Maustaste loslassen,
sind alle markierten Spaltenbereiche in der
gleichen Breite verändert. Möchten Sie die Zei-
nes neuen Arbeitsblattes den um-
ständlichen Weg über das Menü Leichter und schneller geht es jedoch mit der lenhöhe verändern, gehen Sie entsprechend mit
"Einfügen/Tabelle" indem Sie ein- Maus. Dazu gehen Sie wie folgt vor: den Zeilenschaltflächen vor.
fach die Tastenkombination "F1",
"Umschalten" und "Alt" drücken.
Standard-Symbolleisten wiederherstellen
➞ Arbeitsmappe Haben Sie Excel mit vielen neuen Symbollei-
sten Ihren Wünschen angepaßt und plötzlich fehlt
Eine Arbeitsmappe ist die Datei,
doch eine der Symbolleisten? Wie Sie wieder Ihre
in der die Daten bearbeitet und
gespeichert werden. Jede einzel-
Ursprungs-Symbolleisten zurückbekommen, zei-
ne Arbeitsmappe kann unter- gen die folgenden Schritte:
schiedlich viele Blätter enthalten.
Außerdem können Sie verschie-
dene Arten zusammengehöriger
Daten in einer einzigen Datei
1 Wählen Sie das Menü "Ansicht" und dort den
Punkt "Symbolleisten" an. Klicken Sie dann
auf "Anpassen". Das Dialogfenster "Anpassen"
speichern. wird eingeblendet. Dort klicken Sie auf die Schalt-
fläche "Zurücksetzen".
Bestätigen Sie die folgende Abfrage mit "Ja" und
ab sofort stehen Ihnen die Original-Symbolleisten
wieder zur Verfügung.

TIP Menübefehle
blitzschnell
auswählen! 2 Möchten Sie doch einige Änderungen an
den Symbolleisten vornehmen, können Sie
das auch über den Befehl "Extras/Anpassen" im
Dialogfeld "Anpassen". Dort ziehen Sie einfach
die gewünschten Befehle der einzelnen Menüs
auf die entsprechende Symbolleiste.
Sie können jeden beliebigen Me-
nübefehl in der Menüleiste oder
einer sichtbaren Symbolleiste mit
der Tastatur auswählen. Drücken Zeilenumbruch in einer Zelle
Sie die Taste "Alt", um die Menülei-
ste auszuwählen. Möchten Sie ei-
ne Symbolleiste auszuwählen,
drücken Sie "Strg", "Tab". Wieder-
holen Sie diesen Schritt solange,
Sie kennen sicher das folgende Problem:
Manchmal wird eine Excel-Tabelle recht umfang-
reich. Die einzelnen Spalten fallen dabei oft sehr
1 Klicken Sie auf die Zelle, in der Sie den Text
eingeben wollen. Fangen Sie an, den Text zu
schreiben.
bis die gewünschte Symbolleiste klein aus, gerade dann, wenn Sie nur Zahlen ent-

2
ausgewählt ist. Geben Sie den un- halten. Da wird es besonders schwierig, Text in Wenn Sie mit Ihrem Text an das Zellenende
terstrichenen Buchstaben in dem den Spalten lesbar unterzubringen. Eine Möglich- gelangen, drücken Sie die Tastenkombinati-
Menünamen ein, der den ge-
keit wäre, die Textausrichtung zu ändern. Oder on "Alt" und "Eingabe". Damit erreichen Sie einen
wünschten Befehl enthält.
Sie fügen einen Zeilenumbruch in die Zelle ein. Zeilenumbruch in der selben Zelle.

4 PCgo! 11/98
Excel

Add-ins löschen
Im Add-in-Manager von Excel fehlt die Mög- Excel 97: HKEY_CURRENT_USER/Software/
lichkeit, einmal installierte ➞ Add-ins zu lö- Microsoft/Office/7.0/Excel
schen. Excel läßt sich dabei aber trotzdem auf
zwei Arten überlisten. Entweder Sie gehen den
Weg über die ➞Registrierdatenbank und führen
dabei die folgenden Schritte durch:
4 Klicken Sie nun auf den Add-in-Manager in
der Baumstruktur. Jetzt werden alle instal-
lierten und derzeit nicht aktiven Add-ins im rech-
ten Fenster angezeigt.

1 Gehen Sie in das Menü "Extras", wählen dort


den "Add-in-Manager" an und deaktivieren al-
le Add-ins, die Sie löschen möchten. Danach be- 5 Markieren Sie dort das Add-in, das Sie ent-
fernen möchten, und wählen den Befehl "Lö-
enden Sie Excel. schen" im Menü "Bearbeiten". Beantworten Sie
die Sicherheitsabfrage mit "Ja" und Sie können
weitere Add-ins löschen oder aber den Registrie-
rungseditor verlassen.
Trauen Sie sich nicht so recht an die Bearbei-
tung der Registrierungsdatenbank heran, können
Sie auch den Add-in-Manager austricksen:

6 Nach der Beendigung von Excel wechseln


Sie in den Explorer. Löschen oder verschie-

2 Gehen Sie über den Windows-Startbutton


auf "Ausführen", lassen das Windows-Ver-
zeichnis durchsuchen und starten den Registrie-
ben Sie nun die Datei der entsprechenden Add-
ins. Starten Sie Excel und rufen das Menü "Ex-
tras/Add-in-Manager" auf.
rungseditor REGEDIT.EXE.

3 Dort suchen Sie je nach Excel-Version den


folgenden Schlüssel:
7 Klicken Sie dort auf den Eintrag des Add-ins,
das Sie gerade im Explorer gelöscht oder ver-
schoben haben. Da Excel die Datei nicht mehr
Excel 95: HKEY_CURRENT_USER/Software/ findet, bietet das Programm an, das Add-in aus
Microsoft/Excel/7.0 der Liste zu löschen.

Deckblatt aus Textverarbeitung


Möchten Sie Ihre Tabellen mit einem Deckblatt
versehen? Kein Problem, denn sowohl unter Ex-
cel 95 als auch 97 können Sie ein Deckblatt ein-
4 Klicken Sie nun auf das Register der Tabelle,
in der das Deckblatt eingebaut werden soll.
Über das Menü "Bearbeiten" und den Eintrag "In-
bauen; ganz gleich, bei mit welcher Textverarbei- halte einfügen" holen Sie das Deckblatt wieder
tung Sie es gestaltet haben. Bei der Version 95 aus der Zwischenablage. Dabei wählen Sie als
gibt es jedoch Probleme bei der Größenskalie- Quelle nicht "Microsoft Word Dokument Objekt",
rung des Blattes. Wir zeigen Ihnen am Beispiel sondern "Grafik (Enhanced Metadatei)".
der Textverarbeitung Word, wie Sie das Deckblatt
am besten importieren:

Öffnen Sie Ihre ➞Arbeitsmappe, in der Sie


1 das Deckblatt einfügen möchten. Wählen Sie
dort die letzte leere Tabelle an.

2 Klicken Sie nun im Menü "Einfügen" den Ein-


trag "Objekt" und dort den Punkt "Von Datei
erstellen" an.

3 Belassen Sie das eingefügte Deckblatt wie es


ist und legen es mit dem Befehl "Bearbei-
5 Gehen Sie nun wieder auf die letzte Tabelle
und löschen dort das eingebaute Objekt.
Wechseln Sie zurück zur Tabelle, in der sich das
ten/Kopieren" oder mit der Tastenkombination Deckblatt befindet und skalieren Sie das Bildob-
"Strg", "C" in die ➞Zwischenablage. jekt nach Ihren Wünschen. ➪

PCgo! 11/98 5
Excel

Tabellen farbig gestalten


TIP Markierungen
trotz Bildlauf
Wenn Sie die Tasten für den Bild- Manchmal trägt ein wenig Farbe durchaus zur Das Fenster mit der Rahmenpalette wird geöff-
lauf (wie zum Beispiel "Bild-Auf" besseren Lesbarkeit bei, vor allem bei Tabellen net. Wählen Sie dort den gewünschten Rahmen
und "Bild-Ab") bei ausgeschalte- die sehr groß sind. Wie das einfach und schnell aus. Der markierte Zellenbereich wird nun einge-
tem Bildlauf-Feststellmodus ver- zu bewerkstelligen ist, zeigen die folgenden rahmt.
wenden, wird die Markierung ent- Schritte:
fernt. Wenn die Markierung
während der Durchführung eines
Bildlaufs beibehalten werden soll,
1 Als erstes markieren Sie den gewünschten Zel-
lenbereich mit der Maus. Klicken Sie ansch-
2 Möchten Sie einen farbigen Hintergrund,
markieren Sie zunächst den Zellbereich und
klicken dann einfach auf die nächste Schaltfläche
schalten Sie zunächst den Bild-
ließend auf den Auswahlpfeil an der Schaltfläche "Füllfarbe" in dieser Werkzeugleiste.
lauf-Feststellmodus ein.
"Rahmen".

3 Wie wäre es mit farbiger Schrift? Dafür mar-


kieren Sie den gewünschten Zellbereich und
klicken auf die Schaltfläche "Schriftfarbe". Dort
können Sie dann die entsprechende Schriftfarbe
➞ Zwischenablage auswählen.
Oder auch Clipboard genannt, ist
ein temporärer Speicher von
Windows in einem Betriebssy-
stem oder Anwendungspro-
Daten in mehreren Tabellen eingeben
gramm, der für den Austausch
von Daten reserviert ist. Dort legt Sie haben manchmal Tabellen, in denen die-
beispielsweise die Funktion "Ko-
selben Daten immer wieder vorkommen; zum
pieren" eines Anwendungspro-
Beispiel Monatsangaben, Überschriften oder die
gramms den zuvor markierten
Text- oder Bildbereich ab, um ihn
feststehende jährlich Miete bei einem selbst ange-
später per "Einfügen" an einer an- legten Haushaltsbuch über mehrere Jahre. Mit ei-
deren Stelle oder in einem ande- nem einfachen Trick fügen Sie Daten in mehrere
ren Programm wieder zu nutzen. Tabellen einer Arbeitsmappe ein.

1 Laden Sie das entsprechende Arbeitsblatt.


Dann drücken Sie die Taste "Strg" und klicken
gleichzeitig auf die Registerkarte am unteren En-
2 Möchten Sie nun Werte in eine Zelle einge-
ben, werden sie automatisch in den anderen
Tabellen übernommen. Sie sollten jedoch beach-
de der Tabelle, in der die Namen der Tabellen ten, daß die Eingabe der Daten für alle aktiven Ta-
➞ Add in eingetragen sind. Die Namen der angeklickten bellen gilt. Möchten Sie Daten in nur einer Tabel-
Mit Add in bezeichnet man meist Tabellen sind weiß unterlegt. Das bedeutet, daß le angeben, müssen Sie nochmals die Namen der
eine Sammlung von zusätzlichen diese Tabellen aktiv sind. Tabelle anklicken.
Funktionen oder Optionen, die in
das Programm integriert wer-
den. Die Programme werden da-
durch in ihrem Leistungsumfang
Anpassen von Texten
verstärkt und erhalten zusätzli-
che meist neue Eigenschaften.
Ein Problem taucht häufig bei Tabellen auf: Die
Texte in den Zellen sind zu lang. Doch vorbei
sind die Zeiten der umständlichen Anpassung via
2 Wech-
seln Sie
nun auf die
Spaltenbreite oder Zeilenumbruch. Sie können Registerkar-
durch einen simplen Trick Abhilfe schaffen. te "Ausrich-
➞ Registrierdatenbank tung".

Oder auch Registry genannt, ist


eine interne Datenbank in Win-
1 Rufen Sie im Menü "Format" den Punkt "Zel-
len" auf oder drücken Sie die Tastenkombina-
tion "Strg" und "1"
dows 95/98, in der sämtliche Kon-
figurationsdaten verzeichnet
sind. Sie ersetzt die unter DOS
verwendeten Konfigurationsda-
3 Aktivieren Sie dort ganz einfach das Kon-
trollkästchen "An Zellgröße anpassen" und
bestätigen die Auswahl mit "OK".
teien "config.sys" und "auto-
exec.bat" sowie die Initialisie- Excel paßt die Schriftgröße in der Zelle darauf-
rungsdateien von Windows. hin voll automatisch so an, daß die Zeichenkette
in die Zelle paßt. ❑

6
Excel

➞ Shortcut Namen für Zellen vergeben


Das ist eine Tastenkombinati-
on,mit der ein bestimmter Befehl Daten, die Sie häufig benötigen, können Sie In dieser steht normalerweise die Zellbezeich-
schnell ausgeführt werden kann. sich auch in umfangreichen Tabellen schnell auf nung (also zum Beispiel "D7", "E9" etc.)
Shortcuts sind in Excel oft schon den Bildschirm holen. Dann müssen Sie sich bei-
vordefiniert. Darum sind in der
Menüleiste die Buchstaben un-
terstrichen, mit denen das ent-
spielsweise nicht mehr merken, in welcher Zelle
der Umsatz des Jahres 1997 steht. Allerdings
braucht es dafür einige Vorarbeit:
3 Geben Sie hier
nun den Namen
ein, unter dem Sie die
sprechende Menü per Tastatur
geöffnet werden kann. Drücken markierten Zellen speichern möchten. Das könn-
Sie zum Beispiel die Tastenkom-
bination "Alt" und "N", öffnet sich 1 Markieren Sie die Zellen, denen Sie einen Na-
men geben möchten.
te etwa "Umsatz 1997" sein.

das Menü "Daten".

2 Klicken Sie auf


die Bearbei-
4 Künftig klicken Sie nur mit der rechten Maus-
taste auf das schwarze Dreieck neben der
Bearbeitungsleiste und im Auswahlfeld "Umsatz
tungsleiste am lin- 1997" an. Im ➞Excel-Sheet wird dann sofort die
ken Bildschirmrand. entsprechende Stelle angezeigt.

TIP Zellbezeichnung
auf jeder Seite Gedrehte Texte in Excel
Gerade bei großen Tabellen ist es
unglücklich, wenn auf der zwei-
ten Seite die Zeilen- und Spalten-
bezeichnungen nicht mehr mit
1 Werden in PowerPoint gedrehte Texte nach
Excel exportiert, verlieren sie dabei ihren
Drehwinkel. Denn PowerPoint ist nur bedingt mit
punkt "Bearbeiten", "Inhalte einfügen" in Excel
8.0 ein. Im "Inhalte einfügen"-Dialog müssen Sie
das Format "Grafik (Enhanced Metadatei)"
ausgedruckt werden. Mit ein paar Excel ➞kompatibel. Um den Drehwinkel trotz- wählen.
Handgriffen können Sie das ganz dem zu behalten, gehen Sie wie folgt vor:
einfach ändern.

Markieren Sie als erstes die Spal-


2 Markieren Sie das gedrehte Textelement in
PowerPoint. Kopieren Sie es anschließend
4 Das Zeichnungselement mit dem gedrehten
Text wird jetzt als Grafik eingefügt. Der ge-
drehte Text läßt sich aber nich mehr bearbeiten.
te oder Zeile, die Sie auf jeder Sei-
te ausgedruckt haben möchten. mit dem ➞ Shortcut "Strg" und "C" in die Zwi-
Dazu klicken Sie entweder auf schenablage.
A,B,C oder auf 1,2,3 – abhängig
davon, ob Sie Zeilen oder Spalten
markieren möchten. Wenn Sie
sowohl die erste Zeile als auch die
3 Fügen
Sie es
dann über
erste Spalte ausgedruckt haben den Menü-
möchten, klicken Sie zunächst auf
"1", halten dann die "Strg"-Taste
gedrückt und klicken auf "A". Zie-
hen Sie jetzt die Markierung bei Eigene Symbolleisten anlegen
gehaltener Maustaste so weit,
wie Sie sie
haben
wollen. 1 So umfangreich die Auswahl an Symbolen in
Excel auch ist; viele Funktionen benötigt man
gar nicht oder nur selten. Daher kann eine indivi-
nen möchten. Halten Sie die Maustaste gedrückt
und ziehen Sie das Symbol aus der Leiste heraus.
Nun lassen Sie die linke Maustaste wieder los.
Klicken Sie anschließend in die duelle ➞Symbolleiste viel Platz auf dem Bild-
Bearbeitungsleiste oben links. In schirm sparen und die Übersicht bewahren.
der Eingabezeile tippen Sie
"Drucktitel" ein.
2 Wählen Sie in der Menüleiste "Ansicht",
"Symbolleiste" und dann "Anpassen".

Wählen Sie nun die ➞Registerkarte "Sym-


Sobald Sie nun die Excel-Tabelle
komplett ausdrucken und diese 3 bolleiste". Hier aktivieren Sie die Symbollei-
ste, die Sie ändern möchten. Ist diese aktiviert, er-
über mehrere Druckseiten geht,
wird der markierte Bereich auf scheint ein Häkchen im Kasten vor dem Namen.
jedem Blatt mit ausgedruckt. Das Außerdem wird die Symbolleiste angezeigt.
erleichtert die Orientierung auf
den Folgeseiten.
4 Um Veränderungen vorzunehmen, klicken
Sie nun etwa auf das Symbol, das Sie entfer- 5 Wollen Sie die Aktion wieder rückgängig ma-
chen, klicken Sie auf "Zurücksetzen".

7
Excel

Gleiche Daten in Zellen und Tabellenblättern

1 Sie wollen über das ganze Excel-Sheet verteilt


dieselben Daten in bestimmte Zellen einge-
ben? Dazu müssen Sie nicht in jede Zelle extra
4 Drücken Sie jetzt den Shortcut "Strg" und
"Return"-Taste. Nun steht der Text in allen
markierten Zellen.
den Text eingeben oder mit der Kopier-Funktion
übertragen. Es geht auch einfacher:

2 Markieren Sie alle Zellen, in denen der selbe


Text stehen soll. Wollen Sie aneinander an-
grenzende Zellen markieren, halten Sie die "Shift"- 5 Wollen Sie dieselben Daten in mehreren Ta-
bellenblättern eingeben, müssen Sie alle Blät-
Taste gedrückt. Wollen Sie auseinanderliegende ter markieren. Dazu klicken Sie unten links auf
Zellen markieren, halten Sie während jedes Maus- die Karteikarte "Tabelle1". Halten Sie wiederum
klicks die "Strg"-Taste gedrückt. die "Shift"-Taste für angrenzende oder die "Strg"-
Taste für auseinanderliegende Blätter gedrückt

3 Fangen Sie nun an, den Text in eine der mar-


kierten Zellen zu schreiben. Sie können auch
über den Zellenrand hinaus Text eingeben.
und markieren Sie diese. Geben Sie nun den Text
ein. Er erscheint automatisch auf allen markierten
Tabellenblättern.

Diagramme schnell erzeugen

1 Wollen Sie bestimmte Daten schnell als Gra-


fik angezeigt bekommen, dann markieren Sie
den Datenbereich auf dem Arbeitsblatt mit der
2 Drücken Sie nun die "F11"-Taste. Aus den
markierten Zellen wird eine Grafik angelegt.
Gleichzeitig öffnet sich die Diagramm-Symbol-
Maus. Achten Sie aber darauf, daß alle Zellen leiste; damit können Sie die Grafik weiterbearbei-
markiert sind. ten, falls Sie das möchten.

Gitternetzlinien entfernen

1 Zur Eingabe ist die Gitternetzstruktur in Excel


eine große Hilfe. Doch oft macht eine Ansicht
ohne die störende Unterteilung mehr Sinn. Und
fehl "Optionen". Hier wählen Sie die Karteikarte
"Ansicht" und deaktivieren die Option "Gitter-
netzlinien". Nun darf das Kästchen davor nicht
auch beim Druck möchte man meistens auf die mehr mit einem Haken versehen sein.
Linien verzichten.

2 Wollen Sie
nur eine An-
3 Dieses Ausschalten der Linien hat aber leider
noch nichts mit dem Ausdruck zu tun. Die
Linien werden dennoch ausgedruckt. Um auch
sicht ohne Linien, das zu verhindern, wählen Sie "Datei" und hier
dann wählen Sie "Seite einrichten". Aktivieren Sie die Karteikarte
im Menüpunkt "Tabelle" und deaktivieren Sie hier die Option
"Extras" den Be- "Gitternetzlinien".

Beschriftungen anpassen

1 Das Problem gibt es in fast jeder Tabelle: Die


Beschriftungen sind zu lang. Bisher haben Sie
Sie aus der Menüleiste "Format" und "Zellen" auf.

in diesen Fällen mit Spaltenbreiten, Zeilenumbruch


in einer Zelle oder der Schriftgröße experimentiert,
bis endlich das gewünschte Ergebnis erzielt war.
3 Wechseln Sie auf die Registerkarte "Ausrich-
tung". Hier aktivieren Sie dann das Kontroll-
kästchen "An Zellgröße anpassen". Bestätigen Sie
mit "Ok". Excel paßt die Schriftgröße daraufhin

2 Excel 97 macht es Ihnen einfach: Paßt eine


Beschriftung nicht ganz in eine Zelle, rufen
automatisch so an, daß der Text genau in die Zel-
le paßt. ➪

8
Excel

➞ Kompatibilität Alt und Shift beim Zeichnen


Wenn verschiedene Programme
problemlos Daten austauschen
können, ist deren Kompatibilität
zueinander gewährleistet. Proble-
1 Ebenso wie bei vielen Grafikprogrammen ha-
ben die Tasten "Alt" und "Shift" auch beim
Zeichnen in Excel eine besondere Funktion.
6 Eine weitere Möglichkeit, Rechtecke in der
Größe einer oder mehrerer Zellen zu zeich-
nen, bietet die Funktion "Schatten hinzufügen".
me gibt es aber zwischen ver-
Während Sie ohne gedrückte Taste in Excel belie- Markierte Bereiche statten Sie auf einfache Weise
schiedenen Programmversionen.
big große und frei plazierbare Rechtecke in die mit einem schattierten Rahmen aus. Markieren
So verstehen ältere Versionen
Tabelle setzen können, schränken die beiden Ta- Sie dafür mit der Maus den Zellbereich, der mit
nicht die Formate neuerer Ver-
sionen. Beim Datenaustausch sten die Flexibilität ein und erleichtern so ein ex- einem schattierten Rahmen hervorgehoben wer-
kann es dann unter Umständen aktes Arbeiten. den soll. Nachdem Sie die Schaltfläche "Schatten
zu Verlusten kommen. Das gilt hinzufügen" angeklickt haben, zeichnet Excel ein
aber auch beim Austausch von
Daten unterschiedlicher Anwen-
dungen. Formatierungen, die et-
2 Wenn Sie zum Beispiel die Taste "Shift"
drücken, während Sie ein Rechteck oder ei-
ne Ellipse aufziehen, lassen sich nur Quadrate
Rechteck in der Größe des markierten Bereichs.
Dieses Objekt können Sie wie alle anderen Ob-
jekte verschieben und in der Größe anpassen.
wa in PowerPoint vorgenommen oder Kreise erzeugen.
wurden, können in Excel nicht un-
bedingt wiedergegeben werden.

3 Wendet
man die
7 Verändert man nachträglich die Spaltenbrei-
te oder Zeilenhöhe, ändert sich die Größe
der gezeichneten Objekte entsprechend. Auch
"Shift"-Taste in das kann der Anwender einschränken.
Verbindung mit

➞ Excel-Sheet
Das ist der Fachbegriff für eine
Linien und Pfeilen an, zeichnet Excel nur hori-
zontale und vertikale Linien. 8 Wollen Sie die Größe eines Objekts unab-
hängig von der Zellengröße halten, markie-
ren Sie das Objekt und klicken es mit der rechten
Excel-Tabelle. Dazu gehören
sämtliche Arbeitsblätter, einge-
bettete Formeln, Formatierun-
4 Drücken Sie die "Alt"-Taste, bevor Sie mit
dem Zeichnen beginnen, können Sie die
Größe von Rechtecken, Pfeilen, Textfeldern,
Maustaste an. Im Popup-Menü wählen Sie nun
den Eintrag "Objekt formatieren". Wenn Sie im
Registerblatt "Eigenschaften" ein Häkchen vor den
gen und Verknüpfungen mit Da- Kreisbögen und Linien nur sprungweise von Zel- Eintrag "Von
tensätzen, anderen Anwendun- lenumriß zu Zellenumriß verändern. Zellposition
gen etc. und -größe

5 Drücken Sie dagegen die "Alt"-Taste erst,


wenn der Ausgangspunkt des Objekts bereits
festgelegt ist, bleibt dieser auf seinem Platz, doch
unabhän-
gig" setzen,
bleibt das
➞ Registerkarte der Endpunkt fällt immer mit einer Zellenecke zu- Objekt künftig von den Größenveränderungen
sammen. der Zellen unbehelligt und behält seine Form.
Bei manchen Menüpunkten er-
scheint nach der Auswahl ein
neues Fenster. Sollten hier sehr
viele Einstellungen zur Auswahl Nachkommastellen ausrichten
stehen, sehen Sie am oberen Fen-
sterrand kleine Reiter. Das sind
die sogenannten Registerkarten.
Sie fassen mehrere, meist thema-
tisch zusammengehörige Optio-
1 Haben Sie zahlreiche Nachkommastellen in
unterschiedlicher Länge, sieht die Excel-Ta-
belle oft unübersichtlich aus. Sie können aber mit
nen zusammen. So haben Sie al- einem kleinen Trick die Zahlen untereinander
le Auswahlmöglichkeiten jeder- ausrichten.
zeit übersichtlich im Griff.

2 Markieren Sie die Zellen, die Sie ausrichten


wollen.

➞ Symbolleiste
Viele Programme besitzen neben
3 Wählen Sie über das Menü "Format" die Op-
tion "Zellen". Klicken Sie auf die Karteikarte
"Zahlen".
Achtung! Die Anzahl der Fragezeichen, muß
der Zahl mit den meisten Nachkommastellen ent-
der Menüleiste zusätzliche Berei-
che, in denen Symbole angeord-
sprechen. Ein Beispiel: Haben Sie eine 4,58964
net sind – die Symbolleisten.
Durch einen einzigen Mausklick
auf die kleinen Bilder geben Sie
4 Klicken Sie im Auswahlfeld unter "Katego-
rie" auf "Benutzerdefiniert".
markiert, dann müssen Sie fünf Fragezeichen ein-
geben.

dem Programm in Sekunden-


schnelle einen Befehl. 5 Markieren Sie anschließend die Zeile "Stan-
dard" unter der Option "Formate". Geben Sie
dann "0,????" ein.
6 Bestätigen Sie die Eingabe mit "OK". Nun
sind Ihre Zahlen in den markierten Zellen
optimal ausgerichtet. ❑

9
Excel 97

➞ Formatieren Starttabelle ändern


Unter Formatieren versteht man
Die ➞ Standardmappe, die jedesmal beim
die optische Gestaltung einer Ta-
belle oder eines Textes. Hier kann
mit unterschiedlichen Zeichen-
1 Start von Excel und nach dem Aufruf der Funk-
tion "Neu" und "Datei neu" erscheint, können Sie
ce\Office". Ach-
ten Sie darauf, daß
die Endung der
größen, Schriftarten und Farben
nach Ihren Vorstellungen anpassen. Danach wer- neuen Datei ".xlt"
gearbeitet werden. In den Tabel-
den beim Öffnen einer neuen, leeren Tabelle Ihre lautet. Excel hängt
len können die Zellen vergrößert,
Einstellungen automatisch verwendet. beim Speichern
zusammengefaßt, ausgeblendet
oder verkleinert werden. All das gern ein ".xls" zu-

2➞
dient der Übersichtlichkeit gera- Formatieren Sie die Mappe nach Ihren Be- sätzlich an.
de langer Tabellenblätter. dürfnissen und speichern Sie die Datei an-
schließend unter "C:\msoffice\excel\xlstart\map-
pe.xlt". Das Verzeichnis "xlstart" befindet sich
eventuell auch in "C:\Programme\Microsoft Offi-
3 Beenden Sie Excel und starten Sie es erneut.
Ab jetzt steht Ihnen bei jedem Excel-Start die-
se neue Mappe zur Verfügung.

➞ Zellen
Die Zelle ist die kleinste Einheit in
einer Tabelle. Sie dient zur Auf-
Tag-Jahr-Konvertierung
nahme von Daten wie Texte, Zah-

1 2
len oder Formeln. Jede einzelne Ist die Vermietungsdauer z.B für eine Maschi- Genauso können Sie auch umgekehrt statt Jah-
Zelle wird durch die genaue Posi- ne in Tagen angegeben, können Sie durch fol- resangaben die Tagesangaben berechnen las-
tionin Zeile und Spalte festgelegt.
gende Formeleingabe automatisch das Alter in sen. Dann gilt folgende Formel: "=ganzzahl
Spalten erkennt man an der Buch-
Jahren berechnen. (jetzt()-Zelle)". Heraus kommt die Anzahl der Tage.
staben-Bezeichnung, die Zeilen
an den fortlaufenden Zahlen.
Die Formel lautet:
=ganzzahl((jetzt()-Zelle)/365,25) 3 Für "Zelle" setzen Sie die Bezeichnung ein,
in der der Tages- bzw. Jahreswert steht.

➞ Registerkarte Verborgene Zellen


Seit Office 97 arbeitet Microsoft
mit den Registerkarten. Klickt
man einen übergeordneten Be-
fehl an, so öffnet sich ein Menü.
Hier bekommt man dann auf Kar-
1 Mit Hilfe eines simplen Tricks können Sie so-
genannte "verborgene" Zellen anlegen. Die
Eingaben in solche ➞Zellen werden weder aus-
teikartenreitern diverse weitere gedruckt, noch erscheinen sie auf dem Bildschirm.
Auswahlmöglichkeiten. Somit Lediglich in der Bearbeitungsleiste ist der Inhalt
können viele Funktionen gebün- einer solchen Zelle sichtbar.
delt und übersichtlich angeord-
net werden. Außerdem spart das
Ganze dann auch Platz auf dem
ohnehin schon vollen Bildschirm.
2 Wählen Sie in der Menüleiste "Format" und
hier "Zellen".

3 Unter der Option "Kategorie" klicken Sie den


letzten Eintrag "Benutzerdefiniert" an.
führungszeichen) ein. Bestätigen Sie mit OK.

➞ Importieren
4 Klicken Sie in der rechten Spalte auf ein belie-
biges Format. Löschen Sie die Eingabezeile
5 Nun geben Sie in die aktuelle Zelle einen x-
beliebigen Text oder Wert ein. Sie sehen ihn
in der Bearbeitungsleiste eingeblendet. Sobald
Über die Import/Export-Funktion
läuft der Datenaustausch zwi- indem Sie einmal die Return-Taste betätigen. Ge- Sie eine andere Zelle auswählen, verschwindet
schen unterschiedlichen Pro- ben Sie statt dessen ";;;" (drei Semikolons ohne An- auch der Text.
gramme ab. Leider gibt es nicht
in jeder Anwendung für alle an-
deren einen geeigneten Filter.
Dann muß mit Datenverlusten
Hilfreiche Tastaturkürzel
gerechnet werden. Die gängig-
sten Filter in der Textverarbei-
tung sind zum Beispiel das .txt-
oder das .rtf-Format. Damit kön-
1 Die aktuelle Zeit können Sie über die Tasta-
turkombination "Strg + :" einfügen. 3 Sie können Texte oder Werte in mehrere Zel-
len gleichzeitig eingeben, indem Sie alle be-
troffenen Zellen markieren. Nun tippen Sie den
nen Texte aus allen Anwendun-
gen konvertiert werden.
2 Das Datum können Sie mit der Tastenkombi-
nation "Strg + ." einfügen.
gewünschten Inhalt ein und betätigen die Tasten-
kombination "Strg+Enter".

10
Excel 97

Tabellenbereich berechnen ➞ Formeln


Eine Formel ist eine ganz beson-

1 Wenn Sie in einer umfangreichen Tabelle mit


zahlreichen Formeln arbeiten, werden Sie in
der Regel die manuelle Neuberechnung aktivie-
als die Tabelle komplett neu zu berechnen. Eine
kleine Arbeitserleichterung gibt es aber doch:
Wenn Sie lediglich eine einzige Formel neu be-
dere Anweisung in Excel. Damit
sagen Sie dem Programm, was
es tun soll. Eine Funktion beginnt
immer mit einem Gleichheitszei-
ren wollen. Diese finden Sie in der Menüleiste rechnen wollen, genügt es, einmal "F2" und dann
chen, danach folgen der Name
unter "Extras" und "Optionen". Hier klicken Sie "Return" zu drücken.
der Funktion und schließlich die
auf die ➞Registerkarte "Berechnen" und in den
Werte, die bei der Funktion ver-
Kreis vor "Manuell". Auf diese Weise verhindern
Sie, daß Sie nach jeder Eingabe mehrere Minuten
warten müssen, bis Excel alle Formeln neu be-
4 Mit einem Trick können Sie dennoch einen
Bereich in Excel berechnen. In einer Tabel-
le, die auf "manuelle Neuberechnung" (siehe
wendet werden sollen. Beispiel:
=SUMME(C2:C8) berechnet die
Summe aller Werte aus den Zel-
rechnet hat. Schritt 1) eingestellt wurde, markieren Sie die Zel- len C2 bis C8.
len, deren Formeln Sie aktualisieren wollen.

5 Wählen Sie in der Menüleiste "Bearbeiten"


und hier "Ersetzen" an.
➞ Namensbereich
6 Geben Sie unter "Suchen nach" und "Erset-
zen durch" jeweils ein Gleichheitszeichen
("=") ein.
Sie können markierte Bereiche
über das Menü "Einfügen" und
dort mit den Funktionen "Na-
men/Festlegen" und "Namen/

2 Sie können auch den Zeitpunkt der Neube-


rechnung selbst bestimmen, indem Sie die
Taste "F9" betätigen. 7 Klicken Sie jetzt auf "Alle Ersetzen", um alle
Gleichheitszeichen durch sich selbst zu er-
übernehmen" mit Namen verse-
hen. Diese Namen können in For-
meln und Funktionen für Berech-
setzen. Dadurch ändern Sie zwar nicht die Zellin- nungen verwendet werden, so-

3 In einigen Fällen wäre es allerdings wün-


schenswert, zumindest einen Teil der ➞For-
meln in einer Tabelle zu berechnen, da Sie viel-
halte, aber Sie erreichen, daß die Formeln im
➞markierten Bereich neu berechnet werden.
Alle anderen Formeln bleiben unberücksichtigt,
fern die bezeichneten Zellen be-
rechenbare Inhalte aufweisen.

leicht eine Eingabe überprüfen wollen. Norma- so daß Sie nicht auf die Berechnung der komplet-
lerweise bleibt Ihnen dann nichts anderes übrig, ten Tabelle warten müssen.

➞ Zwischenablage
Die Zwischenablage oder auch
Bilder ausblenden und Verbindungen lösen Clipboard genannt, ist ein tem-
porärer Speicher von Windows in
einem Anwendungsprogramm

1 Mit den Funktionen von Excel können Sie


einem Tabellenblatt oder Diagramm Linien,
Pfeile, Rechtecke, Bögen oder Vielecke hinzu-
wie z.B. Excel. Dort legt die Funk-
tion "Kopieren" eines Anwen-
dungsprogramms den zuvor mar-
kierten Text- oder Bildbereich ab,
fügen. Auch Freihandfiguren sind möglich. Da-
um ihn später per "Einfügen" an
zu benötigen Sie die "Zeichnen"-Symbolleiste.
einer anderen Stelle oder in ei-
Diese finden Sie in der Menüleiste unter "An- nem anderen Programm wieder
sicht", "Symbolleisten" und "Zeichnen". Klicken sicht" an. Aktivieren Sie im neuen Auswahlmenü zu nutzen.
Sie auf "Zeichnen" und die Leiste mit allen Werk- nun das Kontrollkästchen "Alle ausblenden".
zeugen wird dann am unteren Bildschirmrand
eingeblendet. Nun klicken Sie die Werkzeuge
und Formen an, die Sie für Ihre Gestaltung
benötigen.
4 Eine Grafik ist normalerweise mit den Zellen
verbunden, die unter der Zeichnung liegen.
Diese automatische Verbindung kann zum Nach- ➞ Markieren
teil werden, wenn sich die Größe der Basiszellen Sobald Sie Eingaben in einer Zel-

2 Haben Sie nun bereits einige Formen und


Bilder gezeichnet, dann kann der Bildschirm
schon einmal etwas unübersichtlich werden.
verändert. Um das zu verhindern, markieren Sie
das Grafikobjekt, das frei von Zellgrößen ange-
ordnet werden soll.
le später verändern möchten,
müssen Sie zuerst diese Zelle
markieren. Dazu bewegen Sie den
Außerdem dauert der Aufbau des Tabellenblattes Mauspfeil auf die Zelle und betäti-

5
und jeder neuen Zeichnung verhältnismäßig lan- Wählen Sie das Menü "Format" und dort "Au- gen dann die linke Maustaste. Die
ge. Diese Zeit können Sie sich mit einem kleinen toForm..." aus. Hier aktivieren Sie die "Eigen- Zelle erscheint schwarz hinter-
legt. Nun können Sie Veränderun-
Trick sparen. schaften". Klicken Sie das Kontrollkästchen "Von
gen vornehmen. Diese beziehen
Zellposition und Größe unabhängig" an. Es muß
sich dann nur auf den gerade mar-

3 Wählen Sie in der Menüleiste "Extras" "Op-


tionen" und hier dann die Registerkarte "An-
aktiv sein, d.h. ein schwarzer Punkt muß darin er-
scheinen. ➪
kierten Raum

11
Excel 97

Markieren bestimmter Zellbereiche


TIP Kommentare
wiederfinden
Sie haben irgendwo in Ihrer Ex-
cel-Tabelle Kommentare ver-
steckt. Diese finden Sie nicht
1 Sind Zellbereiche durch Namen oder Zellbe-
züge erkennbar, können diese sehr schnell
und effektiv markiert werden. Betätigen Sie die
blatt. Diesen können Sie mit einem einfachen
Mausklick aktivieren und sich eine Option Ihrer
Wahl markieren lassen.
mehr. Die lange Suche nach den "F5"-Taste auf Ihrer Tastatur. Nun erscheint das
verschwundenen Notizen können
Sie sich sparen. Denn es gibt ei-
nen Trick, mit dem Sie sich die Sa-
"Gehe zu"-Menü. Hier sehen Sie eine Liste von
Zellbereichen, die markiert angezeigt werden
können. Klicken Sie die Auswahlmöglichkeit an,
3 Wollen Sie zwei oder mehr Bereiche markie-
ren, so funktioniert das wie immer mit Hilfe
der Strg-Taste. Diese halten Sie einfach während
che erleichtern können. Verwen-
den Sie die Funktion "Gehe zu".
die Sie benötigen. des Markierungsvorganges gedrückt. Somit kön-
Aber Vorsicht! Markieren Sie nur nen Sie beliebig viele Zellen auswählen.
eine Zelle, um die gesamte Tabel-
le zu durchsuchen. Wenn Sie
mehrere Zellen markieren, wird
2➞ Noch schneller kön-
nen Sie über den
Namensbereich auf 4 Wollen Sie Zellen außerhalb eines benann-
ten Bereiches markieren, dann wählen Sie
nur in diesen Zellen, statt in der die Markierung zugrei- "Bearbeiten" und hier "Gehe zu". Tragen Sie im
gesamten Tabelle gesucht. fen. Diesen finden Sie Textfeld "Bezug" den Zellbezug für die zu mar-
Wählen Sie nun in der Menüleiste normalerweise oben kierende Zelle oder den gewünschten Zellbe-
"Bearbeiten" und "Gehe zu". Hier links über dem Tabellen- reich ein.
klicken Sie auf die Schaltfläche
"Inhalte".
Wählen Sie das Optionsfeld
"Kommentare", wenn die Zellen Symbole aus Grafikanwendungen verwenden
markiert werden sollen, denen ei-
ne Notiz zugeordnet ist.
Auf die gleiche Weise können Sie
andere Inhalte markieren. Wählen
Sie dazu die gewünschten Optio-
1 Sie können innerhalb von Excel über die Funk-
tion "Ansicht", "➞ Symbolleisten" und "An-
passen" eigene Leisten zusammenstellen und
nen aus. auch neue Symbole verwenden. Doch Excel bie-
tet auch die Möglichkeit, andere Symbole – etwa
aus Grafikanwendungen wie Corel Draw – in sei-
ne Leisten einzubinden.

➞ Symbolleiste
Die meisten Programme für Win-
2➞ Starten Sie die Grafikanwendung und kopie-
ren Sie das zu übernehmende Symbol in die
Zwischenablage. Das Kopieren erfolgt norma- 5 Öffnen Sie mit einem Klick auf die rechte
Maustaste das Kontextmenü und aktivieren
dows arbeiten mit diesen opti- lerweise mit Hilfe des Shortcuts "Strg+C". Sie dort die Option "Schaltflächensymbol einfü-
schen Befehlsleisten. Meist sind gen". Das Symbol wird ➞importiert.
hier alle Befehle der Menüleiste
zu finden. Über das Menü "An-
sicht" und "Symbolleisten" kön-
3 Öffnen Sie Excel (oder aktivieren Sie es per
Klick in die Taskleiste).
6 Um Verzerrungen oder unscharfe Darstel-
lungen auszuschließen, übernehmen Sie bei
nen Sie sich in Excel alle mögli-
chen Symbole anzeigen lassen.
Doch auch individuelle Zusam-
4 Wählen Sie "Ansicht", "Symbolleisten" und
"Anpassen"und dort die Registerkarte "Be-
fehle". Markieren Sie hier dann mit dem Maus-
der Kopie möglichst nur Symbole in derselben
Größe wie das bereits integrierte Schaltflächen-
symbol. Für ein kleines Symbol ist das gängige
menstellungen läßt das Pro-
gramm zu. Bleiben Sie mit dem pfeil das Symbol, das Sie ändern möchten. Maß 16x15, für eine große Schaltfläche 24x23.
Mauspfeil einen Moment auf dem
Symbol, wird eine Legende ein-
geblendet, die die Funktion näher
erläutert.
Ändern der Bezugsart

1 In Excel-Tabellen ist jede Zelle genau defi-


niert. Und zwar durch die Längskoordinaten
von A, B,C etc. und durch die vertikalen Koordi-
mein" und dann auf "Bezugsart". Aktivieren Sie
nun das Optionsfeld für die Z1S1-Bezugsart.

naten 1,2,3,... etc. Diese Art der Benennung kön-


➞ Standardmappe nen Sie aber auch ändern. Sie bekommen dann
Mit diesem "Grundlayout" star- statt der horizontalen Buchstabenreihe auch Zah-
tet Excel jedesmal. Individuelle- len geliefert.
re Einstellungen müssen Sie ma-
nuell vornehmen.
2 Wählen Sie dafür "Extras" und "Optionen".
Klicken Sie hier auf die Registerkarte "Allge-
3 Das Ganze können Sie rückgängig machen,
indem Sie einfach das Kästchen Z1S1 wieder
deaktivieren. ❑

12
Excel 97

➞ Hyperlink Clever gelinkt


Hyperlinks sind eigentlich eine
Technik, die aus dem Internet ➞Hyperlinks müssen nicht unbedingt ins In- Klicken Sie auf
kommt. Damit werden mehrere ternet führen: Mit wenig Aufwand können Sie sie den Befehl
Dokumente auf einem oder ver- auch zum schnellen Navigieren innerhalb einer "Durchsuchen",
schiedenen Rechnern verknüpft.
Arbeitsmappe einsetzen. neben dem unte-
Wenn Sie den Hyperlink anklik-
ren Eingabefeld.
ken, springen Sie zu einem ande-
ren Dokument. Dabei können die
Dokumente an ganz unterschied- 1 Wählen Sie in der
Menüleiste "Ein-
fügen", "Namen" und 3 Befindet sich das Ziel des Links auf einem
anderen Tabellenblatt in Excel, markieren
lichen Stellen gespeichert sein.
Hyperlinks gibt es aber inzwi- "Festlegen", um je- Sie den entsprechenden Eintrag im Feld. Aktivie-
schen auch in Textverarbeitun- dem Bereich, den Sie per Hyperlink erreichen ren Sie die Option "Festgelegter Name". Anstelle
gen und Tabellenkalkulationen. wollen, einen Namen zuzuweisen. Geben Sie ei- der Blattnamen der aktuellen Mappe werden nun
Meist fallen die Hyperlinks durch nen Namen ein. alle verfügbaren Namen angezeigt. Markieren Sie
einen speziell formatierten Be- das gewünschte Ziel und bestätigen Sie Ihre Aus-
reich im Text auf. Sie sind farbig Klicken Sie auf die ➞Zelle, in der der Hy-
unterstrichen oder durch grafi-
sche Elemente zum Anklicken ge-
2 perlink erscheinen soll und geben Sie den
wahl mit "OK".

kennzeichnet. In Texten oder Ta-


bellen können Sie auch als
Text ein; zum Beispiel: "Umsatzplanung". Wählen
Sie "Einfügen" und "Hyperlink". Das erste Einga-
befeld in der Dialogbox kann leer bleiben, weil
4 Der Inhalt der aktuellen Zelle wird blau un-
terstrichen. Sobald Sie die Zelle anklicken,
springt Excel automatisch zu dem zuvor festge-
Sprungbrett zu anderen Texten
oder Tabellen dienen. sich der Hyperlink auf die aktuelle Datei bezieht. legten Bereich.

Fehlerwerte anzeigen
➞ Diagramme
Das sind Schaubilder, mit denen Nicht immer fallen Fehlerwerte in Excel auch chen, bis auf die "Fehlerwerte" und verlassen Sie
Tabellen grafisch umgesetzt wer- wirklich auf. Es ist mühsam, alle Zellen zu finden, die Dialogbox mit "OK".
den. Es gibt verschiedene Arten in denen Fehler aufgetreten sind. Um sich diese
von Diagrammen: Balkendia-
gramme, Kreisdiagramme, Lini-
endiagramme und viele mehr. Je-
Sisyphusarbeit zu ersparen, machen Sie folgen-
des: 3 Alle Fehlerwerte, die in der aktuellen Tabel-
le vorkommen, werden markiert.

1 4
de Art eignet sich für eine be- Aktivieren Sie die Tabelle, die Sie auf Fehler Rufen Sie "For-
stimmte Tabelle. Bei einer Hoch-
überprüfen wollen, aktivieren Sie "Bearbei- mat" und "Zel-
rechnung zur Wahl wird meist ein
ten" und dort "Gehe zu". Klicken Sie hier auf "In- len" auf, um die feh-
Kreisdiagramm verwendet. Wenn
halte". lerhaften Zellen durch
es mehrere Variablen gibt, bieten
sich Balken- oder Liniendiagram- eine auffällige Forma-
Markieren Sie hier "➞ Formeln". Die ver-
me an. Eine große Auswahl vor-
formatierter Diagramme sind in
Excel bereits integriert.
2 schiedenen Kontrollkästchen legen fest, was
markiert werden soll. Deaktivieren Sie alle Käst-
tierung zu kennzeich-
nen. Jetzt haben Sie
den Überblick.

Diagramme schnell erreichen


➞ Symbolleiste
Hier sind die meist verwendeten
Befehle der Menüleiste noch ein-
Meist werden in Excel keine separaten Dia-
gramme verwendet, sondern die Diagramme wer-
den gleich in eine Tabelle eingebettet. Man kann
2 Klicken Sie hier auf
"Inhalte". Aktivieren
Sie die Option "Objekte"
mal als Schaltfläche dargestellt.
Symbolleisten können über das sie positionieren und in der Größe verändern. Ha- und bestätigen mit "OK".
"Ansicht"-Menü ausgewählt wer- ben Sie mehrere Diagramme eingefügt, kann es Excel markiert nun sämtli-
den. Hier sind bestimmte Funktio- schwierig werden, genau die gewünschte Grafik che Objekte der Tabelle.
nen bereits gegliedert. In der For- auszuwählen. Man kann zwar jedem ➞ Dia-

3
mat-Symbolleiste sind so zum gramm einen Namen geben, aber es fehlt eine Mit "Tab" und "Umschalt +Tab" wählen Sie
Beispiel die Befehle zum Fett- Funktion, diese gezielt auszuwählen. Besser wird jeweils das nächste bzw. vorhergehende Ob-
druck, zur Schriftgröße, zum Zen-
es mit diesem Trick: jekt an, so daß Sie innerhalb von wenigen Sekun-
trieren etc. enthalten. Die Symbo-
den das gesuchte Diagramm ausfindig machen
le erleichtern das Arbeiten, da sie
Befehle schnell ausführen.
1 Wählen Sie in der Menüleiste "Bearbeiten"
und "Gehe zu".
können. Danach klicken Sie auf eine beliebige
Zelle, um die Markierung aufzuheben.

13
Excel 97

Zellformate rückgängig machen ➞ Zelle


Auf dem Bildschirm wird eine
Haben Sie sich beim Eintippen einer Komma- Wählen Sie statt dessen nun die Zelle aus und Zelle als grauer Kasten darge-
zahl vertippt, ändert sich das Zellformat. Geben klicken Sie in der Menüleiste auf "Bearbeiten". stellt. Darin können Zahlen, For-
Sie z.B. statt "12,1" "12.1" ein, wird das als Datum Hier wählen Sie die Option "Inhalte löschen" und meln oder Texte stehen. Jede
gelesen. Geben Sie die Zahl dann richtig ein, ver- "Formate". Geben Sie nun die Zahl ein, wird sie Zelle wird durch Buchstaben und
Zahlen gekennzeichnet. Für Spal-
steht Excel das wieder nicht richtig. richtig erkannt.
ten werden Buchstaben verwen-
det, für Zeilen Zahlen. Die erste
Zelle eines Tabellenblattes hat

Formeln überprüfen somit die Adresse "A1".

Angenommen Sie haben eine lange Formel ein- zeigt nun das Ergebnis aus dem markierten Teil
getippt. Excel zeigt zwar ein Ergebnis an, aber das der Formel.
kann nicht stimmen. Um den Fehler in der Formel
zu finden, können Sie diese Schritt für Schritt über- ➞ Formel
prüfen.
Wollen Sie etwas berechnen,

1 Markieren sie mit der Maus einen Teil der For-


mel. Drücken Sie dann die Taste "F9". Excel
2 Drücken Sie dann die Esc-Taste. Die Formel
wird wieder in den ursprünglichen Zustand
versetzt.
dann benötigen Sie eine Formel.
Eine Formel beginnt immer mit
dem "="-Zeichen. Viele Formeln
sind hier bereits vordefiniert. Sie
können aber auch eigene Be-

Nur Texte, keine Formate rechnungen durchführen. Für


Anfänger eignet sich hier der For-
mel-Assistent, der viele Schritte
Sie haben ein Tabellenblatt bereits formatiert.
Nun wollen Sie die Inhalte in eine weitere Tabel-
le übertragen. Die Rahmen und Linien sollten da-
2 Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der
der Text eingefügt werden soll. Wählen Sie
zum Einfügen nun "Bearbeiten " und "Inhalte ein-
bereits automatisiert.

bei aber nicht berücksichtigt werden. fügen". Aktivieren Sie dann entweder "Werte" oder
"Formeln".

1 Markieren Sie den Bereich, dessen Text Sie


kopieren möchten. Wählen Sie "Bearbeiten" Das bedeuten
und "Kopieren". Oder das Kopieren-Symbol in TIP die Fehlermel-
dungen
der Standard-➞ Symbolleiste.

3 Haben Sie das falsche Format bereits über-


tragen, dann markieren Sie diesen Bereich
nochmals. Wählen Sie "Bearbeiten", "Löschen"
Haben Sie Fehler auf dem Tabel-
lenblatt, dann meldet Excel dies
teils mit etwas kryptischen Zei-
und "Formate". Die Formatierungen sind weg. chen. Hier die häufigsten und ihre
Bedeutung.
Fehlermeldung Bedeutung

Ausdruck abkürzen Bezug Die Formel bezieht sich


auf eine gelöschte Zelle
oder auf eine nicht auf-
Sie haben eine umfangreiche Excel-Datei und
wollen diese nun ausdrucken. In der Datei befin-
den sich sowohl Tabellen als auch einige Grafi-
2 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eines
der Objekte. Wählen Sie den Befehl "Objekt
formatieren". Löschen Sie auf der Registerkarte "Ei-
Div/0
findbare Datei
Division durch Null
NV Der erwartete Wert ist
ken. Letztere benötigen Sie aber beim Ausdruck genschaften" das Häkchen vor "Objekt/Grafik
nicht vorhanden
gar nicht. Dann können Sie diese auch für den drucken". ❑
Name? Der verwendete Name
Druck entfernen.
existiert nicht
Null! Zwischen den angege-

1 Wählen Sie alle Grafiken per Mausklick aus.


Halten Sie dabei die Umschalt-Taste gedrückt.
Ist das zu aufwendig, dann blenden Sie über "An-
benen Bereichen gibt es
keine Schnittmenge
Wert! Argument oder Ope-
sicht" und "Symbolleisten" die "Zeichnen"-Sym-
rand hat den falschen
bolleiste ein. Klicken Sie hier auf das Symbol "Ob-
Datentyp
jekte markieren" und ziehen Sie mit der Maus ein
Zahl Die Zahl ist als Schätz-
großes Rechteck auf, in dem alle Objekte enthalten
wert unbrauchbar
sind. Diese werden dann markiert.

14
Excel 97

➞ Formel Mustervorlagen einrichten


Wollen Sie in Excel etwas be-
rechnen, benötigen Sie eine For-
mel. Die beginnt immer mit dem
"="-Zeichen. Viele Formeln sind
Sie haben zum Beispiel gerade eine Rechnung
an einen Kunden geschrieben, die notwendigen
Zeilenbeschriftungen, Formeln etc. eingegeben.
3 Wollen Sie das nächste Mal auf den Ordner
zugreifen, öffnen Sie Excel und klicken dann
auf "Datei" und "Neu". Nun klicken Sie doppelt
bereits vordefiniert, Sie können
Nun können Sie diese Rechnung auch als Muster auf die gerade benannte Datei. Und schon kön-
aber auch eigene Berechnungen
für weitere abspeichern. Dann brauchen Sie nicht nen Sie eine neue Rechnung schreiben.
durchführen. Für Anfänger ist der
jedesmal wieder die fiFormeln und fiFormatie-
Formel-Assistent gut, der viele
Schritte bereits automatisiert. rungen eingeben.

1 Es empfiehlt sich, zunächst die Anschrift des


Kunden zu löschen. Ziehen Sie dazu mit ge-
drückter Maustaste über die entsprechenden Zei-
➞ Formatierungen len und drücken Sie dann die "Entf"-Taste. Sie kön-
So legen Sie das Erscheinungs- nen auch einen Buchstaben stehen lassen, dann
bild des Dokumentes fest. Word wissen Sie sofort, wie diese Zeile formatiert ist.
unterscheidet dabei zwischen:
Zeichenformatierung: Dazu
gehören etwa die Schriftart und
der Schriftgrad.
2 Wählen Sie "Datei" und hier "Speichern un-
ter". Als Dateityp wählen Sie "Mustervorlage"
aus. Im Textfeld zu "Speichern in" klicken Sie auf
Absatzformatierungen: Diese den ➞Vorlagen-Ordner. Vergeben Sie nun noch
umschließen den Zeilenabstand, einen passenden Dateinamen.
die vertikalen Abstände vor und
nach dem Absatz und die Einzüge.
Seitenspezifische Formatie-
rungen: Diese beeinflussen zum Auswahlliste verwenden
Beispiel die Größe des Seiten-
randes, die Papiergröße und die
Anzahl der Textspalten. Sie tippen in Excel eine längere Liste ein, etwa
von Kunden. Nun kann es sein, daß sich Kunden-
namen wiederholen. Ist das der Fall, dann kön-
2 Klicken Sie die selbe Zelle nun mit der rech-
ten Maustaste an und wählen Sie aus dem
sich öffnenden Kontextmenü die Option "Aus-
nen Sie sich mit Hilfe der Auswahlliste lästige wahlliste".
Tipparbeit sparen.

4 /9
IP
9

TEndlich
Lese-Ecke
1 Voraussetzung ist, daß in der jeweiligen Spal-
te bereits einige Namen stehen und Sie in der-
3 Nun müssen Sie nur
noch auf den ge-
wünschten Namen
ein Buch über Design, das
auch wirklich so aussieht: Web selben Spalte einen bereits eingegebenen Namen klicken und dieser wird
Graphics ist ein Buch, das sich nochmals verwenden möchten. Geben Sie so vie- vervollständigt. Zeit spa-
voll und ganz dem Gestalten von le Zeichen ein, bis sich die ➞AutoEingabe-Funk- ren können Sie hier aller-
Internet-Seiten widmet. Dabei tion meldet. dings erst mit viel Übung.
wurde das Buch selbst mit dem
Adobe-Designpreis
ausgezeichnet. Aber
auch der Inhalt kann
Alle Kopfzeilen gleich benennen
sich sehen lassen: Egal,
ob es um HTML-Grund-
lagen, die wichtigsten
Programme zur Seiten-
Für alle Tabellenblätter einer Arbeitsmappe soll
die gleiche Kopfzeile erscheinen. Als Text für die
Kopfzeile soll der Name eines Blattes automa-
1 Um alle auf einmal zu benennen, markieren Sie
alle Tabellenblätter der Arbeitsmappe. Halten
Sie die "Umschalt"-
gestaltung oder Tips
(etwa zur Bildbearbeitung) geht – tisch auch für alle anderen vergeben werden. Taste gedrückt und
Web Graphics vermittelt Praxis- Über das Menü "Datei" und "Seite einrichten" kön- selektieren Sie alle Tabellenblätter (in der Leiste un-
Wissen auf kompetente und inter- nen Sie die Registerkarte "Kopf-/Fußzeile" zwar ter dem Tabellenblatt) mit einem Mausklick.
essante Weise und ist damit ein anklicken, aber hier kann leider immer nur die

2
Buch, das viel zu gut und zu schön Kopfzeile des aktuellen Tabellenblattes manuell Wählen Sie in der Menüzeile "Ansicht" und
nur fürs Regal ist. Auch wenn Sie eingestellt werden. Doch auch hier haben wir ei- hier "Kopf-/ Fußzeile. Klicken Sie auf die Schalt-
kein Vorwissen haben, ist dieses
ne Lösung für Sie parat. fläche "Benutzerdefinierte Kopfzeile", wechseln Sie
Buch zu empfehlen.
in den Bereich der Kopfzeile (zum Beispiel "Mittle-
info Addison-Wesley rer Bereich:") und geben hier den gewünschten
ISBN: 3-8273-1361-9
Preis: 79 Mark
Kopfzeilentext ein. In der Seitenansicht sehen Sie
den Text der Kopfzeile auf jedem Tabellenblatt.

15
Excel

Tabellen optimieren ➞ Vorlagen


Benötigen Sie öfters denselben
Angenommen, Sie haben aus einer Tabelle ein "Schrift" können Sie dann Formatierungen vor- Brief oder ähnliche Rechnungen,
Balkendiagramm erstellt, das aber falsch sortiert nehmen. empfiehlt es sich, diese als Vor-
ist. Statt einer aufsteigenden Sortierung möchten lagen zu speichern. Dazu geben
Sie nur die immer gleich bleiben-
Sie lieber eine absteigende.
4 Sie können auch den Hintergrund des Bal-
kendiagrammes einfärben. Dazu klicken Sie
den Einheiten ein. Zum Beispiel
die Adressblöcke, das Datum, die

1 Damit Sie das erreichen, klicken Sie die hori-


zontale (x-) Achse doppelt an.
eine freie Stelle der Diagrammfläche an. Es öffnet
sich eine Symbolleiste zur Diagrammfläche.
Klicken Sie hier auf das Symbol mit der Hand und
Anrede. Diese formatieren Sie
korrekt und müssen dann nur für
jede neue Rechnung die An-

2 Im Dialogfeld wählen Sie dann die Register-


karte "Skalierung" aus. Setzen Sie ein
Häkchen vor
das Dialogfeld "Diagrammfläche formatieren" er-
scheint. Hier können Sie auf der Registerkarte
"Muster" eine passende Füllfarbe und einen Rah-
schrift ersetzen und sie als Doku-
ment abspeichern.

die Option men aussuchen. Der Rahmen ist nur optional. Für
"Rubriken in ein tolles Design stehen eine ganze Menge Ge-
umgekehrter staltungsmöglichkeiten zur Auswahl (über die
Reihenfolge". Das ➞Diagramm wird sofort neu Schaltfläche "Füllbereiche"). Klicken Sie eine pas- ➞ AutoEingabe
gezeichnet. sende Struktur an. Wiederholen sich bestimmte Ein-
gaben, dann tritt die AutoEinga-

3 Wollen Sie Beschriftungen des Diagramms,


etwa Titel, Achsenbezeichnungen und Le-
genden verschieben, müssen Sie diese lediglich
be in Erscheinung. Haben Sie et-
wa bereits irgendwo auf dem Ta-
bellenblatt die Worte "Konto"
und "Kunde" eingegeben, müs-
mit der Maus anklicken und bei gedrückter Maus-
taste an die entsprechende Stelle verschieben.
Um den Titel des Diagramms zu verändern, müs-
5 Anstelle von vorgegebenen Strukturen und
Mustern können Sie auch fertige Grafiken
importieren. Diese können Sie über die Schalt-
sen Sie nur noch die ersten bei-
den Buchstaben eintippen und
Excel vervollständigt bei Bedarf
sen Sie diesen doppelt anklicken. Dann erscheint fläche "Weitere Strukturen" oder über das Register den Namen. Tippen Sie also "Ku"
ein Dialogfeld. Mit Hilfe der ➞ Registerkarte "Grafik" und "Grafik markieren" importieren. ein, macht Excel "Kunde" daraus.
Wollen Sie das nicht, tippen Sie
einfach weiter. Möchten Sie den
Mehrere Befehle rückgängig machen Vorschlag übernehmen, drücken
Sie die "Return"-Taste. Stört Sie
diese automatische Form der
In der ➞Symbollei-
2
Neu in Excel 97 ist das Rückgängigmachen Eingabe, wählen Sie in der
mehrerer Befehle gleichzeitig. Sie müssen also ste klicken Sie auf Menüleiste "Extras/Optionen".
Hier löschen Sie unter der Regi-
nicht der Reihe nach die letzten fünf Befehle das schwarze Dreieck ne-
sterkarte "Bearbeiten" das
zurücknehmen, sondern erledigen das in einem. . ben dem blauen Pfeilsym-
Häkchen vor "AutoEingabe für
bol. Eine Auswahlliste öff- Zellwerte aktivieren".

1 Dies geht sowohl über das Menü "Bearbeiten"


(mit dem Punkt "Rückgängig") als auch über
die Symbolleiste. In der Bearbeitungsleiste wird
net sich. Hier müssen Sie
die Aktion(en) markieren,
die Sie zurücknehmen
immer angezeigt, welcher Schritt gerade rück- möchten. Eine Mehrfach-
gängig gemacht wird. auswahl ist möglich. ➞ Diagramme
Das sind Schaubilder, mit denen
Tabellen grafisch umgesetzt wer-
Arbeitsmappe im Ausdruck benennen den. Es gibt verschiedene Arten
Diagramme: Balkendiagramme,
Kreisdiagramme, Liniendiagram-
Sie haben eine Tabelle angelegt und möchten
im Ausdruck nun auch automatisch den Namen
der Arbeitsmappe – ohne den Verzeichnispfad –
2 Möchten Sie nur den Dateinamen einfügen,
können Sie die folgende Funktion verwen-
den: =TEIL(ZELLE("Dateiname");FINDEN("[";ZEL-
me und viele mehr. Jede Art eige-
net sich für eine bestimmte Tabel-
le. Bei einer Hochrechnung zur
einfügen. LE("Dateiname"))+1;FINDEN("]";ZELLE("Dateina- Wahl wir meist ein Kreisdia-
me"))-FINDEN("[";ZELLE("Dateiname"))-1). gramm verwendet. Wenn es meh-
rere Variablen gibt, bieten sich Bal-

1 Um den Dateinamen einschließlich des Ver-


zeichnispfades einzugeben, können Sie ein-
fach auf eine Excel-Funktion zurückgreifen. Dazu
Allerdings muß die Datei bereits einmal gespei-
chert sein, um die Funktion auch wirksam wer-
den zu lassen. Dazu wählen Sie in der Menüleiste
ken- oder Liniendiagramme an.
Eine große Auswahl bereits vor-
formatierter Diagramme sind in
geben Sie in die entsprechende Zelle folgendes "Datei" und hier "Speichern unter". Vergeben Sie Excel schon integriert. Die Be-
ein: einen Namen und speichern Sie die Datei im rich- schriftung ist sehr einfach.
=ZELLE("Dateiname") tigen Ordner.

16
Excel

➞ Symbolleiste Kopieren in belegte Zellen


Hier sind die meist verwendeten
Befehle der Menüleiste noch ein-
mal als Schaltfläche dargestellt.
Symbolleisten können über das
Oft ist es notwendig, daß Daten innerhalb einer
Tabelle kopiert oder verschoben werden müssen.
Problematisch wird es, wenn der Bereich, in den
2 Ziehen Sie den Bereich an die neue Stelle.
Fahren Sie dazu mit der Maustaste zur Zel-
lenbegrenzung. Halten Sie dabei sowohl die rech-
"Ansicht"-Menü ausgewählt wer-
die Daten verschoben werden, bereits Daten ent- te Maustaste als auch die "Umschalt"-Taste ge-
den. Hier sind bestimmte Funk-
hält. Es gibt allerdings die Möglichkeit, vor dem drückt, wenn Sie den neuen Bereich einfügen
tionen bereits gegliedert. In der
Einfügen die schon eingetragenen Inhalte nach möchten. Dann werden die ursprünglichen Zell-
"Format"-Symbolleiste sind et-
wa die Befehle zum Fettdruck, zur rechts oder nach unten zu schieben. formatierungen gelöscht. Drücken Sie die "Um-
Schriftgröße, zum Zentrieren etc. schalt"-Taste nicht, dann bleiben Formatierungen
Markieren Sie zunächst alle ➞Zellen, die Sie
enthalten. Die Symbolleiste er-
leichtern das Arbeiten, da sie
schnell ausgewählt werden kön-
1 verschieben möchten. Klicken Sie dazu auf
die erste Zelle des Bereiches, halten Sie die Maus-
erhalten, die Sie unter Umständen gar nicht wol-
len. Beim Kopieren halten Sie Tastenkombination
"Strg"- und "Umschalt"-Taste gedrückt. Lassen Sie
nen und nicht erst das Menü auf- taste gedrückt und ziehen Sie den Rahmen über die Maustaste los, können Sie entscheiden, was
gerufen werden muß. den gesamten Bereich. Sie an dieser Stelle einfügen wollen.

Bedingte Formatierung
➞ Registerkarte
Sie finden die Registerkarten bei
Eine sehr nützliche Funktion sind die soge- Farbe grün zu. Die ausge-
fast allen Menüs des Office-Pa-
ketes. Auf der Registerkarte, die
nannten "Bedingten Formate". Damit werden wählte Farbe erscheint im
sich an der Oberseite eines Fen- Werte etwa in grün oder rot dargestellt, wenn Sie Dialogfeld
sters befindet, ist ein Oberbegriff eine bestimmte Bedingung erfüllen. Markieren
zu verschiedenen Einstellungen
angegeben. Klicken Sie auf die
Registerkarte, kommen Sie in ein
Sie zunächst den Tabellenbereich, für den Sie
zum Beispiel bestimmte Höchst- und Tiefstwerte
in der Jahresabrechnung markieren möchten.
4 Klicken Sie jetzt auf
"Hinzufügen". Nun
können Sie die zweite Be-
weiteres Menü mit Änderungs- Klicken Sie dann in der Menüleiste auf "Format" dingung eingeben. Wählen
möglichkeiten. Diese Art der Zu- und hier auf "Bedingte Formatierung". Sie wieder "Zellwert ist" und
sammenfassung sorgt für Über- dieses Mal "kleiner oder gleich". Über "Format"
sicht am Bildschirm.

1 Ein Dialogfeld öffnet sich, in das Sie bis zu


drei Bedingungen eingeben können.
wählen Sie hier nun eine rote Farbe zur Kenn-
zeichnung aus. Alle Zahlen, die nun die erste Be-
dingung erfüllen, werden grün, alle, die die zwei-
te Bedingung erfüllen, rot angezeigt.
➞ Zelle
Auf dem Bildschirm wird eine
Zelle als grau umrandeter Kasten
5 Die bedingte Formatierung wird nur ange-
zeigt, wenn die jeweilige Bedingung erfüllt
ist. Ändern Sie die Werte, dann wird die Bedin-
dargestellt. Darin können Zahlen,
Formeln oder Texte stehen. Jede
Zelle ist genau definiert. Sie wird
durch Buchstaben und Zahlen
2 Im ersten Textfeld zu "Bedingung 1" über-
nehmen Sie "Zellwert ist" und wählen dann
im Auswahlfeld "größer oder gleich". Im dritten
gung neu überprüft. Natürlich können die be-
dingten Formate auch für Zellen mit Formeln an-
gewandt werden. Wollen Sie das bedingte Format
gekennzeichnet. Für Spalten Textfeld daneben können Sie entweder einen wieder löschen, dann öffnen Sie wiederum das
werden Buchstaben verwendet, bestimmten Wert vorgeben (etwa "20000") oder Dialogfeld zum bedingten Format und klicken
für Zeilen Zahlen. Die erste Zelle eine Zelladresse etwa ("C1")angeben. dort die Schaltfläche "Löschen" an. Wie alle an-
eines Tabellenblattes hat somit deren Formatierungen können auch bedingte For-
die Adresse "A1".
3 Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "For-
mat" und weisen Sie dieser Bedingung die
mate mit dem Format-Pinsel auf andere Zellen
übertragen werden.

TIP Zeilen dazu- Alle Dateien gleichzeitig schließen


fügen & löschen
Um schnell eine Zeile zu löschen, Statt zu einer Zeit nur eine Datei zu schließen, Taste gedrückt, bevor Sie die Maus in die Menü-
gehen Sie so vor: Markieren Sie können Sie alle Dateien im Speicher zur selben zeile bewegen.
die Zeile und drücken Sie den
Zeit schließen.
Shortcut "Strg" und "+". Um eine
Zeile zu löschen, markieren Sie die-
se und drücken "Strg" und "-".
1 Sie müssen nicht einmal vorher alle Dateien
separat speichern. Halten Sie die "Umschalt"-
2 Klicken Sie auf "Datei". Sie sehen den Befehl
"Alles schließen". Sind einige Dateien noch
nicht gespeichert, können Sie das nachholen.

17
Excel 97

➞ verknüpfen Eine Excel Verknüpfung einrichten


Mit Hilfe von Verknüpfungen ge-
währleisten Sie, daß Ihre Daten
immer und überall auf dem aktu-
ellsten Stand sind. Haben Sie
1 Öffnen Sie zunächst die Excel-Datei, in der
sich die Daten befinden, die Sie zum Beispiel
mit einer Word-Datei ➞verknüpfen möchten.
zum Beispiel Teile einer Excel-
Tabelle nach Word exportiert
und ändern Sie dann die Werte
in der Tabelle, werden mit einer
2 Nun öffnen Sie auch das Word-Dokument.
Drücken Sie die Tasten "Alt" + "Tab". Drücken
Sie so oft auf die "Tab"-Taste, bis sich der blaue
aktivierten Verknüpfung auch die
Werte in Word aktualisiert. Rahmen um das Excel-Programmsymbol befindet. Excel-Datei vornehmen, wird auch die Word-
Datei aktualisiert.

3 Markieren Sie nun den Bereich der Tabelle,


den Sie verknüpfen möchten und drücken den
Shortcut "Strg+ C" zum Kopieren des Bereiches. 6 Wollen Sie noch einen Rahmen um das ver-
knüpfte Objekt ziehen, dann klicken Sie mit
➞ Argumente der rechten Maustaste auf das Objekt. Wählen Sie
Ein Argument ist ein Element ei-
ner Formel. Die Formel selbst be-
steht aus mehreren Argumenten.
4 Wechseln Sie nun nach Word. Wählen Sie
"Bearbeiten" in der Menüleiste und hier "In-
halte einfügen".
nun "Format" in der Menüleiste und hier "Objekt".
Klicken Sie auf die Registerkarte "Farbe und Lini-
en". Wählen Sie eine beliebige Einstellung. Klicken
So ist etwa bei der Funktion Sie auf "OK" und der Rahmen wird eingefügt.

5
"Rmz" ein Argument der Zins- Aktivieren Sie im Dialogfeld "Inhalte einfü-
satz, ein anderes die Laufzeit des
Zinses usw.
gen" die Option "Verknüpfen". Wählen Sie
dann aus der Liste "Excel Arbeitsblatt". Bestätigen
Sie mit "OK". Sobald Sie nun Änderungen in der
7 Mit einem Doppelklick auf die eingefügte
Excel-Datei wird Excel gestartet und die ur-
sprüngliche Anwendung wieder geöffnet.

Eigene Von der Zeile in die Spalte


TIP Diagramme
entwerfen
Um einen eigenen Diagrammtyp
zu entwerfen, wählen Sie einen
Daten, die Sie kopieren, müssen nicht immer in
der gleichen Anordnung eingefügt werden. So
können zum Beispiel Daten aus Zeilen durchaus
3 Wählen Sie hier "Inhalte einfügen". Nun öff-
net sich ein Dialogfenster.

Standardtyp aus und formatieren


diesen ganz nach Ihren Wün-
schen. Wählen Sie dann "Dia-
auch in Spalten angeordnet werden.
4 Aktivieren
Sie im Aus-
gramm" und "Diagrammtyp".
Klicken Sie hier auf "Spezial". 1 Dazu markieren Sie den Bereich, dessen Da-
ten Sie kopieren möchten. Drücken Sie dann
den Shortcut "Strg+C", um die Daten zu kopieren.
wahlmenü das
Kästchen "Trans-
ponieren".
Wählen Sie nun "Benutzerdefi-
niert" und klicken Sie auf "Hinzu- Klicken Sie auf
fügen". Geben Sie einen Namen
ein und klicken Sie auf "OK". Nun
können Sie das nächste Mal auf
2 Wählen Sie die erste Zelle des Zielbereiches
mit einem linken Mausklick an. Jetzt klicken
Sie einmal mit der rechten Maustaste. Ein Kon-
"OK". Die vorher
kopierten Daten
sind nun in Spal-
Ihr eigenes Diagramm unter dem textmenü öffnet sich. ten angeordnet.
gerade vergebenen Namen zu-
greifen.

Kopieren einmal anders

TIP Seitenumbruch
entfernen
Den normalen Kopiervorgang per Menü oder
Tastatur kennt inzwischen wohl jeder. Doch wus-
sten Sie, daß Excel auch Formeln kopiert, die ge-
2 Benötigen Sie die Formel in den nebenste-
henden Spalten B3, C3 etc. für weitere Autos
des Fuhrparks, dann bietet sich das Kopieren
Beim Drucken hat Excel meist be- rade erst eingegeben werden? während der Eingabe ein.
reits eigene Seitenumbrüche de-
finiert. Diese können Sie nicht so
ohne weiteres entfernen. Einzige
Möglichkeit: Sie setzen selbst ei-
1 Sie haben zum Beispiel in der Zelle A1 die
monatliche Rate für Ihr Auto eingetragen. In
der Zelle A2 steht die Anzahl der zu zahlenden
3 Markieren Sie den Bereich von A3 bis C3.
Geben Sie "=" ein und klicken Sie auf A1.
Geben Sie das Multiplikationszeichen ein und
nen Seitenumbruch oberhalb des
von Excel definierten. Setzen Sie Monatsraten. klicken Sie auf A2. Halten Sie die "Strg"-Taste ge-
Ihren unterhalb, werden beide Nun möchten Sie wissen, wieviel Sie insgesamt drückt und drücken Sie die "Return"-Taste. Nun
ausgeführt. zahlen müssen und geben die Formel dazu in die werden alle Informationen der ersten Zelle (A3) in
Zelle A3 ein. alle anderen noch markierten Zellen übertragen.

18 PCgo! 5/99
Der richtige Dreh ➞ Rtf
Das Rich Text Format ist eine
Bisher war es äußerst schwierig, Text in einzel-
nen Zellen pfiffig und individuell anzuordnen. Am
einfachsten war noch immer die sture horizontale
3 Klicken Sie dann auf das
Wort "Text" im Vor-
schaufenster. Halten Sie die
Möglichkeit, Text aus verschiede-
nen Textverarbeitungen auf je-
dem beliebigen Editor zu lesen.
Speichern Sie den Text etwa im
Ausrichtung. Mit Excel 97 hat sich das jetzt geän- Maustaste gedrückt und zie-
Word-Format, gehen beim Laden
dert. Der Text kann beliebig gedreht werden. hen Sie das Wort nach oben
in ein anderes Programm meist
oder nach unten. Auf diese
nicht nur die Formatierungen ver-

1 Markieren Sie den Zellbereich, den Sie drehen


möchten. Wählen Sie dann in der Menüleiste
"Format" und hier "Zellen". Wählen Sie die Regi-
Weise können Sie selbst den
Winkel einstellen.
loren, sondern auch die Buchsta-
ben sind nicht mehr zu entziffern.
RTF ist also ein Grundformat, das
sterkarte "Ausrichtung". Rechts klicken Sie auf das
vertikale Ausrichtungsfenster, wenn Sie den Text
von oben nach unten anordnen möchten.
4 Das geht natürlich auch
numerisch, indem Sie in das Feld "Winkel-
grad" die entsprechende Zahl eingeben. Bestäti-
nur den Text, nicht aber die For-
matierungen speichert.

gen Sie Ihre Einstellung mit "OK". Der Text er-

2 Klicken Sie auf das rechte Feld, wenn Sie den


Text selbst in einem bestimmten Winkel an-
ordnen möchten.
scheint nun gedreht. Die Höhe der Zellen paßt
sich auch automatisch an die Höhe des längsten
Wortes an.
Einfügen langer
TIP Tabellen
Werte statt Formeln Ist die Excel-Tabelle, die Sie in
Word einfügen möchten, sehr lan-
ge und geht über eine Seite hin-
aus, dann fügen Sie sie nicht als
Normalerweise werden immer die Ergebnisse
einer Formel und nicht die Formel selbst in den
Zellen angezeigt. In der Bearbeitungsleiste ist das
2 Klicken Sie an die Stelle, an der die Kopie der
Formel bzw. des entsprechenden Wertes ein-
gefügt werden soll.
Excel-Tabellenobjekt ein. Wählen
Sie statt dessen ➞Rtf als Format.
Die Daten sehen dann zwar wie
genau andersherum. Beim Kopieren wird aller- eine Word Tabelle aus, aber hier
dings meist die Formel und nicht der Wert ko-
piert. Das können Sie ändern. 3 Wählen Sie
nun in der
Menüleiste "Bear-
kann ein Seitenumbruch vorge-
nommen werden. Dieser wäre
sonst nicht möglich. Wählen Sie

1 Wählen Sie die Zelle mit der zu kopierenden


Formel. Klicken Sie auf das Symbol "Kopie-
ren" in der Symbolleiste oder wählen Sie den Be-
beiten" und hier den Unterpunkt "Inhalte einfü-
gen". Klicken Sie auf "Werte". Nun bestätigen Sie
mit "OK". In der Zelle wird jetzt lediglich der Wert
statt Rtf die Option "Unformatier-
ter Text", erscheinen die Excel-Da-
ten als Zahlen, die durch Tabula-
fehl aus dem Menü "Bearbeiten". hinterlegt und nicht mehr die Formel. toren getrennt sind. Das kann un-
ter Umständen ziemlich verwir-
rend aussehen. Am besten, Sie te-
sten von Fall zu Fall, wie Ihre Da-
Bereichsnamen vergeben ten optimal aufbereitet werden.

Gerade wenn verschiedene Leute an einer Ta-


belle arbeiten, ist es oft sinnvoll, statt der krypti-
schen Formeln bestimmte Bereichsnamen für
Werte zu vergeben. Denn statt (B2/12,B3,B1) liest Liste aller
es sich doch für Fremde leichter, wenn dort steht: TIP Arbeitsblätter
(Zinsrate/12,Periode,Kredit). Dann weiß jeder, Sie können in Excel beliebig viele
was gemeint ist. Arbeitsblätter benennen und hin-
zufügen. Befinden Sie sich aller-

1 Übernehmen Sie die Daten aus dem Tip zur


RMZ-Funktion (siehe Seite XX oben).
dings gerade auf dem letzten,
dann müßten Sie sich theoretisch
mit Hilfe der Pfeile zurückklicken.

2 Markieren Sie nun die Zelle B4. Wählen Sie


in der Menüleiste "Einfügen" und hier "Na-
men", "Festlegen".
4 Sie haben nun alle Zellnamen definiert und
können diese in die Formel einsetzen. Dazu
klicken Sie auf die Zelle B4, in der die Funktion
Das ist umständlich. Einfacher
geht es wenn Sie auf einen der Re-
gisterpfeile links unten mit der
rechten Maustaste klicken. Nun
eingegeben wird. Geben Sie nun die Formel mit
erscheint ein Menü mit allen tie-

3 Excel hat bereits einen Namen vergeben.


Diesen können Sie behalten oder ändern.
Klicken Sie auf "Hinzufügen und auf "OK". Gehen
Worten ein: =RMZ(Zinsrate/12,Periode,Kredit)
Excel berechnet nun dasselbe wie im nächsten
Tip, doch nun versteht jeder die Formel ohne lan-
ferliegenden Arbeitsblättern. Hier
klicken Sie das Gewünschte an
und fertig.
Sie so auch für die anderen Zellen vor. ges Überlegen. ➪

PCgo! 5/99 19
Excel

TIP Seitenanzahl Die RMZ-Funktion


selbst definieren
Sie können eine Tabelle beim
Drucken auf beliebig viele Seiten
verteilen. Wählen Sie dazu das Dia-
Die RMZ (regelmäßige Zahlung)-Funktion
zeigt, daß nicht einfach immer nur Werte einge-
geben werden können, sondern daß es auf eine
5 Klicken Sie auf "ZZR". Hier wählen Sie die
Zelle B3 aus.

Vielzahl diverser ➞Argumente ankommt. Dabei


logfenster "Seite einrichten" im
Menü "Datei". Hier geben Sie dann
die gewünschte Seitenzahl an.
fällt es dem Laien aber oft schwer, sich immer an
die Art der Argumente zu erinnern. Hier kann die
6 Klicken Sie nun auf "Bw". Klicken Sie dann
auf B1, um den Kreditbetrag einzugeben und
bestätigen Sie mit "Ende".
Nun können Sie die Schrift belie-
Option "Funktion einfügen" helfen.
big vergrößern oder verkleinern.

1 Geben Sie
eine Daten-
liste ein, wie sie
Nur ein paar unsere Abbil-
TIP Gitternetzlinien dung zeigt.
Wollen Sie nur um ein paar Zellen
die Linien ausgedruckt, dann dür-
fen Sie die Option "Gitternetzlini-
en" nicht verwenden. Statt des-
2 Wählen Sie in der Menüleiste "Einfügen" und
hier "Funktion".

sen müssen Sie zunächst den Zell-


bereich markieren, der von Linien
umrandet werden soll. Wählen
3 Wählen Sie links die Option "Finanzmathe-
matik" und klicken Sie auf der rechten Seite
auf die Funktion "RMZ".
7 Die monatliche Rate wird in Rot angezeigt,
da Sie ja bezahlen müssen. Wollen Sie das
nicht, dann doppelklicken Sie auf die Zahlung in
Sie dann "Format" und "Zellen". Zelle D9 und setzen Sie vor die Funktion ein Mi-
Klicken Sie auf die Registerkarte
"Rahmen". Wählen Sie aus, wo
Sie die Linien haben möchten und
4 Bestätigen Sie mit "OK". Sie benötigen jetzt
noch die Argumente für den Zinssatz, die
nuszeichen.

wählen Sie einen Stil aus. Klicken


Sie auf "OK". Nun werden nur für
Anzahl der Raten und den Kreditbetrag. Im Text-
feld "Zins" klicken Sie auf die Zinsrate in Zelle B2.
Teilen Sie diese durch 12, also: "B2/12".
8 Drücken Sie auf die Funktionstaste "F2" auf
Ihrer Tastatur, können Sie die Formel immer
wieder in der Bearbeitungsleiste überarbeiten.
diesen Bereich die Gitternetzlini-
en ausgedruckt.

Clip-Arts in Diagrammen verwenden


100 Euro
5 /9

TIP
9
Fonts
Sie können Grafiken beliebig in ein Diagramm
kopieren und diese dann als Balkeneinheiten ver-
wenden.
5 Suchen Sie sich eine Ihrer Grafiken aus und
klicken Sie auf "Einfügen". Diese Grafik wird
nun in die Balken des Diagramms eingefügt.
Der PC hat mit dem Euro seine lie-
be Not. Viele Schriftarten unter- Natürlich können Sie die Grafik auch in das Dia-
stützen das Euro-Zeichen nicht, vie-
le Drucker bzw. deren Treiber sind
ebenfalls echte Euro-Gegner. Von
1 Öffnen Sie Excel und klicken Sie auf ein be-
reits von Ihnen erstelltes Diagramm.
gramm einfügen. Dazu markieren Sie die gesam-
te Diagrammfläche und verfahren dann wie gera-
de beschrieben.
der Firma Green-
street gibt es jetzt ei-
ne Komplettlösung
2 Ändern Sie den Diagrammtyp in eine Säu-
lengrafik. Dazu klicken Sie einmal mit der
rechten Maustaste und wählen aus dem Kontext-
für Euro-Schriftarten
menü "Diagrammtyp".
– und das für nur fünf
Mark. Integriert ist
ein FontManager,
mit dem Sie die neu- 3 Nun klicken Sie mit der Maus auf einen der
Balken und markieren diesen.
en Schriftarten ansehen, hinzufü-
gen und löschen können. Bei allen
Schriftarten ist das Euro-Zeichen 4 Wählen
Sie nun in
integriert. Darunter sind einige
sehr schöne Schriften in guter Qua-
lität. Zusätzlich gibt es ein Tool zum
der Menüleiste
"Grafik" und
hier "Aus Da-
6 Wollen Sie die Formatierung ändern, klicken
Sie mit der rechten Maustaste auf einen der
Balken und wählen Sie "Datenreihen formatieren".
Suchen und Einsetzen tastatur- tei". Suchen Sie
fremder Sonderzeichen.

info KochMedia
Tel. (0 89) 8 57 95 - 120
sich die Datei
her, in der die
Grafik gespei-
7 Wählen Sie im Dialogfeld unter "Muster" die
Option "Ausfüllen". Aktivieren Sie das Käst-
chen "Stapel" im Dialogfenster zu den Fülleffek-
Preis: 5 Mark
chert wurde. ten. Bestätigen Sie zweimal mit "OK".

20 PCgo! 5/99
Excel

➞ Viewer Arbeitsblatt in eine Datei sichern


In Computern herrscht ein un-
durchsichtiges Gewirr an ver-
schiedenen Dateiformaten. Oft
lassen sich bestimmte Dateien nur
Manchmal ist es sinnvoll, ein Tabellenblatt aus
einer umfangreichen Excel-Arbeitsmappe heraus-
zulösen. Das vereinfacht beispielsweise das Tei-
3 Wollen Sie das Blatt nicht verschieben, son-
dern in eine eigene Datei kopieren, drücken
Sie zusätzlich die [Strg]-Taste.
mit einem einzigen Programm öff-
len eines Berichtes, der von verschiedenen Perso-
nen. Das umgehen Viewer. Mit
diesen kleinen, meist kostenlosen,
Programmen können Sie Dateien
nen oder Kunden ausgefüllt werden soll.
4 Danach können Sie über den Menüpunkt
"Datei" und hier "Speichern unter" dieses ei-
aus anderen Anwendungen anse-
hen, aber nicht bearbeiten. Beim
Excel-Viewer ist aber immerhin
1 Zuerst verkleinern Sie ein Dokument im Voll-
bild auf die Fensterdarstellung. Dazu klicken
Sie auf das mittlere Symbol in der rechten oberen
ne Arbeitsblatt einzeln speichern. Standardgemäß
wird der Name "Mappe 1.xls" vergeben. Diesen
können Sie natür-
das Kopieren der Daten möglich. Bildschirmecke. lich nach Belie-
ben verändern.

2 Ziehen Sie das gewünschte Blattregister (am


unteren Ende der Tabelle) mit der Maus in
den Hintergrund der Arbeitsfläche von Excel; auf
Dies gilt auch für
den Ordner, in
dem die Datei ab-
diese Weise erscheint das Blatt in einer eigenen gelegt werden
Arbeitsmappe. soll.

Excel-Viewer
TIP auf CD Autokorrektur der Jahreszahlen
Auf unserer CD1, im Microsoft-Fo-
rum, finden Sie einen Viewer für Excel versucht, zweistellige Jahreszahlen auto- Eingabe des "23.04.98" erhalten Sie das Datum
Excel, den Sie selbst nutzen, aber matisch mit einer Angabe des Jahrhunderts zu "23.04.1998".
auch an andere Anwender weiter- komplettieren. Dabei richtet es sich nach folgen-
geben können – damit diese wie-
derum Ihre Tabellen besser be-
trachten können. Diese Funktio-
der Regel: Geben Sie Jahre von 00 bis 29 ein, wan-
delt Excel die Angabe in ein Jahr des 21. Jahrhun-
derts um. Bei Zahlen zwischen 30 und 99 bleibt
2 Ist diese Umwandlung nicht erwünscht, ge-
ben Sie die Jahreszahl mit
dem Jahrhundert ein oder for-
nen bietet der ➞Viewer:
Excel beim 20. Jahrhundert. matieren Sie die Zelle als Text-
Öffnen: Der Viewer zeigt Dateien
feld. Dazu wählen Sie in der
von Excel für Windows ab Versi-
on 2.0 und von Excel für Macin-
tosh ab Version 2.2a. Sie können
1 Die
"12.11.02"
Eingabe

scheint nach einem


er-
Menüleiste "Format" und hier
"Zellen". Im folgenden Aus-
wahlmenü markieren Sie die
Arbeitsmappen und Vorlagen an-
sehen, einschließlich Diagram- Druck auf [Enter] als Option "Text" und bestätigen
men, Notizen und Pivot-Tabellen. "12.11.2002". Mit der das Ganze mit "OK".
Das Ändern der Daten ist aller-
dings nicht möglich.
Sortieren: Sie können die geöff-
neten Dateien mit einem Auto- Fil-
Deckblatt aus Word einfügen (Excel 95)
ter sortieren. Es stehen die Funk-
tionen "Suchen", "Zoom" und "Ge-
heZu" zur Verfügung.
Kopieren: Es ist möglich, Daten
Excel 95 und Excel 97 erlauben es, ein mit der
Textverarbeitung angelegtes Deckblatt in die Ta-
belle 1 einzubauen. Im Gegensatz zu Excel 97 kann
2 Passen Sie die Größe der Abbildung nun nicht
weiter an, sondern legen Sie das neue Objekt
über "Bearbeiten", "Kopieren" oder [Strg + C] in
über die Zwischenablage in eine Version 95 das Blatt jedoch nicht richtig an die die Zwischenablage.
andere Anwendung zu kopieren. Größenverhältnisse der Tabelle anpassen: Die Zei-
Daten aus der Zwischenablage
kann man jedoch nicht in die Ta-
bellen einfügen.
lenumbrüche verschieben sich bei dem Versuch,
die Größe zu skalieren. Aus diesem Grunde sollten
Sie in Excel 95 den Import aus Word anders gestal-
3 Klicken Sie auf das Register der Tabelle, in
die Sie das Deckblatt einbauen wollen. Sie
holen das Blatt nun aus der Zwischenablage, in-
Drucken: Jedes einzelne Tabel-
ten. In Excel 97 taucht dieses Problem nicht auf, Sie dem Sie "Bearbeiten", "Inhalte einfügen" wählen
lenblatt oder einen ganzen Be-
können das Objekt einfach über den "Einfügen", und als Quelle nicht "Word-Dokument" angeben,
reich können Sie ausdrucken.
"Objekt"-Befehl in der Tabelle plazieren. sondern "Picture (Bild)".
Links: Sollte in einer Excel-Datei
ein Link zu Zielen auf der Festplat-
te, im Intranet oder im Internet be-
stehen, und ist der Internet Explo-
1 Im ersten Schritt fügen Sie in die aktuelle Ar-
beitsmappe und deren letzte leere Tabelle das
gewünschte Word-Dokument ein. Dazu verwen-
4 In der letzten Tabelle löschen Sie das an-
fangs eingebaute Objekt. Zurück in der eben
genutzten Tabelle können Sie das Bildobjekt nach
rer auf dem System installiert,
funktioniert auch das. den Sie das Kommando "Einfügen", "Objekt", "Von Belieben skalieren, d.h. dessen Höhe und Breite
Datei erstellen". verändern.

21 PCgo! 6/99
Excel

Benutzerdefinierte Kopf- und Fußzeilen


Kopf- und Fußzeilen können mehr darstellen zeile / Benutzerdefiniert" bietet Ihnen Excel 97 ei-
als es zuerst den Anschein hat. Unter dem Menü- nen kompletten Editor, mit dem Sie eigene Vor-
punkt "Datei", "Seite einrichten", "Kopfzeile/Fuß- stellungen umsetzen können.

1 Es stehen dabei unter anderem die Uhrzeit,


das Datum, der Registername und anderes
mehr zur Verfügung. Sie können natürlich auch
Text eingeben.

2 Übrigens: Sollten Sie in einem Namenszug


das Et-Zeichen (&) verwenden, tippen Sie es
an dieser Stelle doppelt ein. Ein einzelnes Et ver-
steht Excel als Steuerzeichen, das es nicht auf dem
Bildschirm und am Drucker ausgibt.

Datumsfunktion: Letzter Tag des Monats


Für viele Aufgaben – beispielsweise bei Ab- nat+1), bei dem Sie den letzten Tag über den er-
rechnungen – muß genau der letzte Tag eines Mo- sten Tag des folgenden Monats ermitteln.
nats in einer Zelle stehen. Problematisch wird es
nur dann, wenn das Jahr und der Monat in jeweils
einer anderen Zelle stehen. 2 Excel bearbeitet die Datumswerte als serielle
Zahlen, das heißt, man kann von diesem er-
rechneten ersten Tag einfach eine 1 subtrahieren,

1 Mit der Formel =DATUM(Zelle_Jahr;Zelle_


Monat+1;1)-1 setzen Sie die Funktion DA-
TUM() richtig um. Sie erhält drei Parameter, die
um den Tag davor zu erhalten – also den letzten
Tag des Vormonats.

sich auf das Jahr, den Monat und den Tag bezie-
hen. Das heißt, die Funktion schaut zum Jahr (Zel-
le_Jahr) und zum nächsten Monat (Zelle_Mo-
3 Und so lautet dann die komplette Formel:
=DATUM(JAHR(HEUTE());MONAT(HEU-
TE())+1;1)-1

Intellimouse: Zoomfaktor einstellen


Vielleicht möchten Sie sich nicht erst umständ- Sie dort in das Register "Allgemein". Aktivieren Sie
lich durch eine größere Tabelle scrollen, sondern darin die Option "Bildlauf mit IntelliMouse".
Details schnell über eine verkleinerte Darstellung Zwar bewirkt diese Option kein Scrollen, wenn
suchen. Das ist sehr einfach möglich, wenn Sie ei- Sie das Rädchen der Maus drehen, aber sie zoomt
ne Intellimouse besitzen. Leider wird diese Funk- die Tabelle über feine Stufen in die maximale Ver-
tion nur bei der Microsoft IntelliMouse unterstützt. größerung. Dazu drehen Sie das Rädchen auf sich
Klicken Sie auf "Extras", "Optionen" und wechseln zu bzw. von sich weg, um es zu verkleinern.

Inhalte aus dem Internet nutzen (Excel 97)


Durch die immer engere Anbindung an Inter- dessen Hilfe Sie eigene Diagramme im Internet
net und Intranet kommt auch Excel in Kontakt mit publizieren können.
Grafiken aus diesen Quellen. Darauf reagiert ein Sie finden ihn unter "Extras", "Assistent", "Web-
neuer Filter, den Sie im Menü "Einfügen" unter Formular". In sechs Schritten bauen Sie damit ein
Grafik finden. Damit können Sie die wichtigsten Formular zusammen, das – als Web-Seite einge-
Grafikformate (GIF und JPG) in die Tabellen ein- richtet – die eingegebenen Daten regelmäßig an
fügen. Weiter verfügt Excel wie die anderen Pro- einen Server zur Auswertung zurückliefern kann.
gramme aus Office 97 über einen Assistenten, mit Halten Sie sich einfach an den Asssistenten. ❑

PCgo! 6/99 22
Excel
s
cel-Tip CD1/ Textdateien importieren
Ex e auf de op/Tips
r
n Si ksh
finde enü/Wor
u p t m
Ha Wenn Sie Daten aus anderen Dateiformaten in
Excel importieren möchten, so bietet die 97er-Ver-
sion bereits eine Reihe Dateitypen, die unmittelbar
3 Sehen Sie bereits in der Vorschau, daß die ein-
zelnen Daten nicht wie gewünscht getrennt
wurden, klicken Sie auf "Abbrechen" und bearbei-
übernommen werden können. Aber auch Textdo- ten die Daten mit einem Textverarbeitungspro-
Textfelder statt
TIP Kommentare kumente lassen sich einbinden: Damit später alles gramm nach. Dort haben Sie weit mehr Möglich-
stimmt, hilft Ihnen hierbei der Text-Assistent. keiten, die Daten durch systematisches Ersetzen
Statt mit Kommentaren können bestimmter Zeichen "in Form" zu bringen. Diese
Sie eine Excel-Tabelle auch mit
Textfeldern erläutern. Das hat den
Vorteil, daß sie im Gegensatz zu
1 Nach Mausklicks auf den Menüeintrag "Da-
tei" und "Öffnen" wählen Sie zunächst im Feld
zusätzliche Arbeit lohnt sich auf jeden Fall!

Kommentaren stets eingeblendet


sind. So wird's gemacht: Klicken
"Dateityp" den Eintrag "Textdateien". Wechseln
Sie dann in das Verzeichnis, in dem sich die zu
importierende Textdatei befindet, und klicken Sie
4 Mit "Weiter" öffnet sich der nächste Schritt
des Assistenten: Hier legen Sie fest, welche
Sonderzeichen die Daten nach Spalten trennen
Sie zunächst auf das
"Zeichnen"-Symbol doppelt auf die Datei. soll. Unter "Anderes:" können Sie ein Zeichen
Nun erscheint am unteren Bild- nach Wahl eingeben.
schirmrand die Zeichnen-Sym-
bolleiste. Klicken Sie hier auf das
"Textfeld"-Icon.
2 Im ersten Schritt des Text-Assistenten ent-
scheiden Sie, ob die Unterteilung in Excel-
Spalten nach Trennung durch Sonderzeichen wie
Kommas oder aufgrund einer festen Breite erfol-
gen soll: In aller Regel sollten Sie die erste Option
wählen. Im unteren Teil des Fensters sehen Sie
Bewegen Sie den Cursor nun auf
eine freie Stelle in der Excel-Ta-
belle, klicken Sie mit der Mausta-
bereits die Daten in der Vorschau.
5 Zum letzten Schritt gelangen Sie wieder mit
einem Klick auf "Weiter". Hier legen Sie das
Datenformat der einzelnen Spalten fest. Markie-
ste dorthin und halten Sie die Ta-
ste gedrückt. Ziehen Sie den Cur- ren Sie zunächst die erste Spalte und wählen Sie
sor soweit, wie Sie die Größe des dann das Format aus.
Textfeldes einstellen

6 Fahren Sie mit den weiteren Spalten analog


fort und klicken Sie schließlich auf "Ende".
Mit den übernommenen Daten können Sie nun
Im Bereich wie gewohnt weiterarbeiten.
TIP bewegen
Manchmal ist es sinnvoll, Daten in
einen markierten Bereich einzuge- Nur Excel 97: Kommentare im Wirrwarr
ben. Mit folgenden Tasten bewe-
gen Sie sich innerhalb des Bereichs:
"Enter": Eine Zelle nach unten Schnell ist eine Excel-Tabelle angefüllt mit Zah- le: Das Kommentarfenster verschwindet, und
"Umschalter"+"Enter": Eine len. Doch wissen Sie oder andere auch noch in die Zelle ist mit einem kleinen roten Dreieck
Zelle nach oben Monaten, was sich dahinter verbirgt? Hier helfen rechts oben markiert.
"Tab"": Eine Zelle nach rechts Kommentare weiter. Mit diesen kurzen Passagen
"Umschalter"+"Tab": Eine Zel-
le nach links
können Sie jeder einzelnen Zelle eine Erläuterung
zufügen. 3 Sobald Sie den Cursor auf diese Zelle bewe-
gen, wird der Kommentar eingeblendet.

Wo bleiben die
1 Markieren Sie die Zelle, der Sie einen Kom-
mentar zuordnen möchten. Klicken Sie in der 4 Möchten Sie den Kommentar noch einmal
überarbeiten, so markieren Sie die entspre-
TIP Kommentare?
Menüleiste auf "Einfügen" und "Kommentar". Ein
kleines Fenster mit dem Namen des aktuellen Be-
chende Zelle und öffnen über "Einfügen", "Kom-
mentar bearbeiten" das Schreibfeld. Ist Ihnen das
Sind die Kommentare in Excel 97, arbeiters, in das Sie unmittelbar schreiben kön- Kommentarfeld zu klein, so ziehen Sie es mit der
obwohl sie sicher in der Tabelle nen, blendet sich ein. Maus einfach größer, indem Sie auf die Seiten-
integriert sind, nicht auf dem Bild- markierungen klicken.
schirm zu sehen, muß die Ansicht

5
aktiviert werden. Öffnen Sie über Zum Verbergen der Kommentare rufen Sie
"Extras", "Optionen" die Register- über den Eintrag "Extras" in der Menüleiste,
karte "Ansicht" und setzen Sie bei
"Optionen" die Registerkarte "Ansicht" auf. Dort
"Kommentare" vor "Nur Indikato-
klicken Sie bei "Kommentare"
ren" einen Punkt mit dem Maus-
klick und schließen Sie mit "OK".
2 Sind Sie mit dem Beschreiben fertig, so
klicken Sie einfach irgendwo auf die Tabel-
den Kreis vor "Keine" an und
schließen mit "OK". ➪

23 PCgo! 7/99
Excel

Kommentare Datenabfragen richtig gestellt


TIP ausdrucken
Möchten Sie die Kommentare in In umfangreichen Tabellen von Hand nach be- den schwarzen Pfeil. Nach dem
Excel 97 nicht nur auf dem Bild- stimmten Datensätzen zu suchen, macht keinen Markieren von "d" (für Deutsch) in
schirm sehen, so lassen sie sich Sinn: Excel stellt Ihnen automatisch die Daten zu- der Liste, wird nur noch die deut-
auch ausdrucken: Über "Datei", sammen, die Ihren Kriterien entsprechen. Als Bei- sche Software eingeblendet. Als
"Seite einrichten" wählen Sie die spiel soll die dargestellte Shareware- und Freewa- Zeichen, daß Sie eine Auswahl ge-
Registerkarte "Tabelle". In der Mit- re-Sammlung dienen. troffen haben, wechselt der Pfeil
seine Farbe nach blau.

3 Haben Sie die Filterfunktion in einer Spalte


genutzt, so steht sie in den übrigen nach wie
vor offen. Die doppelte oder mehrfache Filterung
würde es bei diesem Beispiel auch möglich ma-
chen, nur deutsche Programme bis zu einer be-
te des Fensters stellen Sie im Feld stimmten Dateigröße zu suchen.
"Kommentare:" entweder "Am

1 4
Ende des Blattes" oder "Wie auf Aktivieren Sie über den Menüeintrag "Daten", Darüber hinaus sind auch komplexere An-
dem Blatt angezeigt" ein. Mit "OK" "Filter" die Funktion "Autofilter". fragen möglich. Klicken Sie in einer Spalte
schließen Sie die Prozedur ab.
auf den Pfeil und wählen Sie den Eintrag "Benut-
Beim Ausdruck erscheinen nun
zerdefiniert". Im neu erscheinenden Dialogfeld
auch die Kommentare.
können Sie auch innerhalb einer Spalte mit "und"
sowie "oder" verknüpfen. Wenn Sie das Feld "Na-
me" öffnen, so steht eine ganze Reihe von Kriteri-
en zur Verfügung. Die Palette reicht von "beginnt
Die Übersicht
TIP behalten 2 Oben rechts erscheint in jeder Spalte nun ein
schwarzer Pfeil. Sollen in diesem Beispiel
mit" über "ist kleiner als" bis zu "enthält nicht".

Um in großen Datenblättern die


Übersicht zu behalten, ist die Tei-
lung des Bildschirms in zwei oder
sämtliche deutschen Programme ausgewählt wer-
den, so hilft ein Klick in der Spalte "Sprache" auf 5 Über "Daten", "Filter" und "Alle anzeigen"
wird der Filter wieder gelöscht.

mehr Fenster sinnvoll. So können


Sie beispielsweise neue Werte
eingeben und dennoch das neu Daten beim Excel-Start automatisch laden
berechnete Ergebnis sehen,
selbst wenn es sich in einer weit
entfernten Zelle befindet. Möch- Wenn Sie stets mit denselben Arbeitsmappen ar- können Sie ein weiteres Verzeichnis als zusätzli-
ten Sie das Fenster vertikal teilen, beiten und diese nicht täglich neu laden möchten, chen Startordner definieren, aus dem das Daten-
so markieren Sie die Spalte, wo können Sie diese beim Programmstart von Excel material beim Programmaufruf automatisch gela-
die Teilung erfolgen soll, und auch automatisch öffnen lassen. Dazu müssen die den wird.
klicken Sie über die Menüleiste Dateien im "Startordner" von Excel abgelegt sein.
"Fenster" auf "Teilen". Analog teilt

1
sich das Fenster horizontal, wenn Öffnen Sie dazu die Excel-Dateien, die auto-
Sie eine Zeile markieren. Nun kön- matisch geladen werden sollen. Nun müssen
nen Sie sich in beiden Fenstertei-
Sie sie nur noch in das richtige Verzeichnis spei-
len mit den Bildlaufleisten unab-
chern. Mit "Datei" und "Speichern unter" (schnel-
hängig voneinander bewegen.
Mit "Fenster" und "Teilung aufhe-
ler mit der Taste "F12") klicken Sie sich bis zum
ben" machen Sie die Einstellung
rückgängig.
Ordner "Xlstart", einem Unterverzeichnis im "Of-
fice"-Ordner, vor und "Speichern" dort. Analog
geht es weiter mit der nächsten Datei.
3 Über "Extras" in der Menüleiste sowie "Op-
tionen" rufen Sie die Registerkarte "Allge-
mein" auf. Im unteren Teil tragen Sie im Feld "Zu-
sätzlicher Startordner" das entsprechende Ver-
zeichnis samt kompletter Pfadeingabe ein und
Nur mit Kenn- schließen mit "OK" ab.
TIP wort öffnen
Möchten Sie das Einsehen Ihrer
Excel-Daten einschränken, so klik-
4 Stellen Sie sicher, daß sich in den festgeleg-
ten Startordnern tatsächlich nur solche Da-
teien befinden, die Excel auch verarbeiten kann.
ken Sie beim "Speichern unter"
Denn das Programm versucht sämtliche dort ab-
auf "Optionen" und tragen dort ein
"Lese-/Schreibkenntwort" ein.
2 Möchten Sie Ihre Daten lieber an der ge-
wohnten Stelle auf der Festplatte belassen, so
gelegte Dateien zu öffnen – also auch solche mit
völlig anderen Dateiformaten. ❑

24 PCgo! 7/99
Office-T ips: Excel

wählen Sie "Format", "Spalte" und dann "Ein- Zellen übertragen, dann doppelklicken Sie auf
blenden". Dasselbe Verfahren funktioniert auch das "Format übertragen" Symbol. Erst
für das Ein-/Ausblenden von Zeilen. dann können Sie das Format mehr-
mals übertragen.

69 Die ganze Tabelle


formatieren
Zur Gestaltung der gesamten Tabelle eignen sich
die AutoFormate sehr gut. Markieren Sie zuerst
den Bereich, den Sie gestalten möchten. Nun
wählen Sie in der Menüleiste "Format" und hier
"AutoFormat". Nun öffnet sich ein Dialogfeld.

65 Spalten und
Zeilen einfügen
Klicken Sie im Auswahlfeld zu "Formate" die ein-
zelnen Optionen an. Im rechten Fenster sehen
Wollen Sie eine Spalte oder Zeile einfügen, dann Sie eine Vorschau. Haben Sie das Richtige ge-
klicken Sie auf den Spalten- oder Zeilenkopf ne- funden, bestätigen Sie mit "OK". Wollen Sie nur
ben dem einzufügenden Bereich. Neue Spalten Teile aus der AutoTabelle übernehmen, dann
Grundlagen werden immer rechts neben der Markierung, klicken Sie auf "Optionen". Nun können Sie se-
neue Zeilen immer darunter eingefügt. Klicken lektieren, welche Formate Sie übernehmen
Sie dann mit der rechten Maustaste in den mar- möchten und welche nicht.
Mehrere Arbeitsmappen in
63 mehreren Fenstern
kierten Bereich und wählen Sie "Zellen einfü-
gen".
Wollen Sie alle Arbeitsmappen, mit denen Sie
arbeiten, auf einmal sehen, gibt es eine Möglich-
keit: 66 Neues Tabellenblatt
einfügen
Wollen Sie ein Tabellenblatt vor das gerade akti-

1 Öffnen Sie zunächst einmal alle Arbeitsmap-


pen, die Sie benötigen. Wählen Sie in der
ve einfügen, dann wählen Sie aus der Menülei-
ste "Einfügen" und hier "Tabelle". Zum Löschen
Menüleiste "Fenster"
und hier "Anordnen".
rufen Sie die zu löschende Tabelle auf, wählen
"Bearbeiten" und hier "Blatt löschen". 70 Richtig in einer
Tabelle navigieren
Wählen Sie eine der Pfeiltasten: Sie bewegen sich immer eine Zelle
Optionen und klicken
Sie auf "OK". Um meh- 67 Daten eingeben
und bearbeiten
in Pfeilrichtung weiter
Bild nach oben/unten: Mit diesen Tasten kom-
rere Tabellenblätter in- Haben Sie in eine Zelle Daten eingegeben, dann men Sie immer eine Bildschirmseite nach oben
nerhalb der gleichen Ar- müssen Sie immer erst die Return-Taste betäti- oder unten.
beitsmappe anzusehen, gen, wenn Sie die Daten weiter bearbeiten möch- Strg+Pos1: Damit kommen Sie an den Anfang
wählen Sie aus dem ten. Statt dessen können Sie aber auch auf das des Blattes
Fenster-Menü die Opti- grüne Häkchen in der Formel-Leiste klicken. Das Strg+Ende: Damit kommen Sie ans Ende des Da-
on "Neues Fenster". hat denselben Effekt. Wollen Sie während der tenbereiches.
Eingabe Zeichen korrigieren, dann verwenden Sie können sich auch mit Hilfe der beiden Bild-

2 Wählen Sie nun "Fenster" aus der Menüzei-


le, um zum neuen Fenster zu wechseln.
Wiederholen Sie diese Schritte für jedes Tabel-
Sie die Rücktaste. Damit wird das zuletzt einge-
gebene Zeichen gelöscht. Halten Sie die Entf-Ta-
ste gedrückt, dann verschwindet der gesamte
laufleisten fortbewegen. Halten Sie dabei noch
die Umschalt-Taste gedrückt, geht das Scrollen
wesentlich schneller.
lenblatt, das Sie ansehen möchten. Wählen Sie Zellinhalt. Um mehrere Zellinhalte zu löschen,
dann aus dem Fenster-Menü "Anordnen". Akti-
vieren Sie das Kontrollkästchen "Fenster der ak-
klicken Sie in die oberste linke Zelle des Berei-
ches und ziehen Sie die Markierung bei gehalte- 71 Text oder Zahl
in einer Zelle
tiven Arbeitsmappe" am unteren Rand des Dia- ner Maustaste über den gesamten zu löschenden Excel unterscheidet bei Daten in Zellen
loges. Damit haben Sie die Tabellenblätter Ihrer Bereich. Nun drücken Sie die Entf-Taste. grundsätzlich zwischen Zahlen und Texten. Sind
Arbeitsmappe gleichzeitig auf dem Bildschirm. Sie unsicher, ob Excel Ihre Eingabe richtig er-

64 Spalten oder 68 Formatierungen einer


Zelle kopieren
kannt hat, gibt es eine Hilfe. Zahlen und Kalen-
derdaten werden grundsätzlich rechtsbündig
Zeilen ausblenden Haben Sie erst einmal eine Zelle fertig forma- dargestellt. Text wird linksbündig ausgerichtet.
Wollen Sie eine Spalte kurzzeitig unsichtbar ma- tiert, können Sie ganz schnell alle anderen Zel- Die Ausrichtung können Sie danach aber immer
chen, dann klicken Sie zunächst einmal die Spal- len fertigstellen, die genauso aussehen sollen. noch selbst ändern.
tenkennung (Spalten werden durch Buchstaben Markieren Sie dazu nur die gerade fertiggestellte
gekennzeichnet) an. Wählen Sie in der Menülei-
ste "Format" und hier "Spalte". Im Untermenü se-
Zelle. Wählen Sie nun in der Symbolleiste das
Symbol "Format übertragen". Nun markieren Sie 72 Reihen automatisch
eingeben
lektieren Sie "Ausblenden". Die Spalte ist ver- die Zelle, der das gleiche Format zugewiesen Eine große Hilfe ist das automatische Ausfüllen
schwunden. Um sie wieder einzublenden, werden soll. Wollen Sie das Format auf mehrere der Zellen mit Reihen. Müssen Sie etwa alle Mo-

25
Office-T ips: Excel
e l- T ipsunter:
Excen Sie auf CDrk1shops/Tips
find ü/Wo
Haup
tmen den Begriff oder die
Zahl eingeben, nach 77 Spezielle Dateien und
Inhalte suchen
nate des Jahres der Sie suchen. Sie können auch nach Dateien mit einem be-
eingeben, dann genügt es, Klicken Sie auf "Er- stimmten Inhalt suchen. Wählen Sie dazu in der
wenn Sie nur Januar eintippen. Ist dies ge- setzen", dann kön- Menüleiste "Datei" und "Öffnen". Auf der rechten
schehen, dann klicken Sie mit der linken Mau- nen Sie einen Wert Seite des Dialogfeldes geben Sie den Text oder
staste das kleine schwarze Kästchen rechts un- durch einen anderen im ganzen Arbeitsblatt er- den Wert ein, den Sie suchen. Klicken Sie nun auf
ten an der Zelle an. Dies ist das "Ausfüllkäst- setzen. die Suchen-Schaltfläche. Alle Dateien, die gefun-
chen". Der Mauszeiger verwandelt sich in ein den wurden, werden im Listenfeld angezeigt.
Kreuz. Ziehen Sie nun einen Rahmen auf, der
über die nächsten elf Spalten reicht. Lassen Sie 75 Automatisches Speichern
der Arbeitsmappe
dann die Maustaste los. Alle Kalendermonate Excel kann Ihre Daten auch automatisch spei-
sind nun eingetragen. chern. Diese Funktion empfiehlt sich in jedem
Das Ganze funktioniert natürlich auch mit Zah- Fall, um auch bei einem Systemabsturz die mei-
len. Dazu geben Sie die ersten beiden Zahlen in
jeweils eine Zelle ein. Nun markieren Sie beide
sten Daten zu retten. Zunächst einmal wählen
Sie in der Menüleiste "Extras" und hier "Add-In- 78 Arbeitsbereiche einer
Tabelle speichern
Zellen. Klicken Sie jetzt auf das Ausfüllkästchen Manager". Aktivieren Sie nun die Option "Auto- Oft brauchen Sie einfach mehrere Dateien gleich-
und ziehen Sie die matisches Speichern" und klicken Sie auf "OK". zeitg auf Ihrem Rechner (und oft immer die sel-
Spalte herunter. Ha- Klicken Sie nun erneut auf das "Extras"-Menü, ben). Dann empfiehlt es sich, die entsprechen-
ben Sie zuerst z.B. 2 dann sehen Sie die Funktion "Automatisches den Dateien als Arbeitsbereich zu speichern.
und 5 eingegeben, Speichern". Klicken Sie das Kontrollkästchen vor Dann müssen Sie das nächste Mal nicht jede Da-
dann sind die näch- dieser Option an. tei erst manuell öffnen. Und Sie müssen sich nur
sten Werte jeweils Nun können Sie das Zeitintervall der automati- noch an den Arbeitsbereichsnamen erinnern.
um drei erhöht. schen Sicherung einstellen. Außerdem legen Sie

73 Daten umsortieren
und transponieren
fest, ob nur die aktive oder alle geöffneten Ar-
beitsmappen gespeichert werden sollen. Akti-
vieren Sie auch noch "Speichern bestätigen",
1 Öffnen Sie also zunächst zwei oder drei Da-
teien. Wählen Sie nun "Datei" und "Arbeits-
bereich speichern". Vergeben Sie einen passen-
Wollen Sie Daten anders sortieren, dann müs- dann erhalten Sie jedesmal nach dem automati- den Namen
sen Sie auf die Funktion "Daten transponieren" schen Speichern eine Meldung auf Ihrem Bild- und drücken
zurückgreifen. Damit können Sie Daten, die ur- schirm. Sie die Return-
sprünglich in einer Zeile angeordnet wurden, in Taste.
Spalten umsortieren. Markieren Sie dazu
zunächst den Bereich, den Sie sortieren möch-
ten. Betätigen Sie die Tasten Strg+C zum Kopie-
ren der Zellen. Klicken Sie nun die erste Zelle
2 Halten Sie nun die Umschalt-Taste ge-
drückt, wählen Sie "Datei" und hier "Alles
schließen". Um nun die Arbeitsbereich-Datei zu
des Zielbereiches an. Rufen Sie mit einem rech- öffnen, wählen Sie "Datei" und "Öffnen". Hier
ten Mausklick das Kontextmenü auf. Wählen Sie sehen Sie nun die Arbeitsmappe in derselben Li-
hier "Inhalte einfügen". Aktivieren Sie das Kon- ste wie alle anderen Excel-Dateien. Haben Sie
trollkästchen "Transponieren" und bestätigen Sie vorher die zwei oder drei Dateien in einem ge-
den Vorgang mit "OK"
76 Mehrere Dateien öffnen
und schließen
teilten Fenster bearbeitet, dann behält Excel die-
se Anordnung auch weiterhin bei.
Über das Öffnen-Dialogfeld können Sie nicht
immer nur eine Arbeitsmappe, sondern auf
Wunsch auch gleich mehrere öffnen. 79 Arbeitsmappen
teilen
Sie können Excel Arbeitsmappen teilen, wenn

1 Wählen Sie in der Menüleiste "Datei" und


"Öffnen". Hier markieren Sie die erste zu öff-
nende Datei. Danach halten Sie die Strg-Taste
mehrere Benutzer gleichzeitig daran arbeiten
sollen. Öffnen Sie die Datei und wählen Sie "Ex-
tras" und hier "Arbeitsmappe freigeben". Im nun
gedrückt und markieren alle weiteren Dateien. folgenden Dialogfenster aktivieren Sie das Kon-
Klicken Sie nun auf "Öffnen", dann werden alle trollkästchen "Änderungen von mehr als einem
markierten Dateien geöffnet. Benutzer gleichzeitig erlauben". Im Listenfeld
sehen Sie dann, wer alles im Moment auf die Ar-

2 Dasselbe gilt auch für den Schließvorgang.


Halten Sie die Umschalt-Taste gedrückt und
beitsmappe zugreift.

74 Daten in einem
Tabellenblatt suchen
wählen Sie "Datei". Hier klicken Sie nun auf "Al-
les schließen". Alle noch geöffneten Arbeitsmap-
Zum Auffinden einzelner oder mehrerer Zeichen pen werden geschlossen. Muß die eine oder an-
im Tabellenblatt wählen Sie in der Menüleiste dere Datei noch einmal gespeichert werden,
"Bearbeiten" und hier "Suchen". Nun können Sie dann wird Excel Sie dazu auffordern. ➪

26
titelthema
Office-T ips: Excel

Funktionen einsetzen Das empfiehlt sich vor allem bei aufwendigen


Formaten. 2 Es geht aber auch noch ein bißchen anders.
Dieser Trick bietet sich an, wenn Sie von
vornherein wissen, wo Sie ein und dieselbe For-

80 So geben Sie
Formeln ein 1 Um ein eigenes Format zu definieren, mar-
kieren Sie zunächst einmal den entsprechen-
mel verwenden können. Klicken Sie auf die Zel-
le B6 und markieren Sie alle Zellen bis D6. Nun
Wollen Sie in Excel etwas berechnen, dann den Bereich. Nun wählen Sie "Format" und "For- erstellen Sie die Formel für den Stundenlohn in
benötigen Sie eine entsprechende Formel. Eine matvorlage" aus dem Menü. Spalte B. Halten Sie dann die Strg-Taste gedrückt
Formel beginnt immer mit der Eingabe des "="- während Sie mit Return die Formel abschließen.
Zeichens. Geben Sie also in die Zellen A1 bis A4 Die Formel wird nun in alle vorher markierten
jeweils eine Zahl ein. Setzen Sie den Cursor nun Zellen übernommen.
in Zelle A5. Jetzt klicken Sie auf das Summe-
Symbol. In die Zelle A5 wird die Summenformel
eingefügt. Nun drücken Sie noch auf die Return- 86 Von Formeln und Werten
einer Tabelle
Taste, um die Formel zu bestätigen. Die Werte in In den Zellen steht normalerweise immer nur der
den Zellen A1 bis A4 werden addiert. Wert einer Formel. Die Formel selbst finden Sie
nur in der Bearbeitungsleiste. Doch beim Kopie-

81 Verschiedene
Zahlenformate 2 Klicken Sie auf "Ändern". Stellen Sie über
die verschiedenen Register die gewünschte
ren einer Zelle möchten Sie vielleicht nicht im-
mer die Formel, sondern wirklich nur den Wert
Wollen Sie bereits eingetippte Zahlen formatie- Formatierung zusammen. Im Feld "Formatvorla- kopieren. Wählen Sie die entsprechende Zelle
ren, können Sie auf die Symbolleiste zurückgrei- ge enthält" können Sie die entsprechenden Ele- aus. Klicken Sie auf das Kopieren-Symbol.
fen oder das Menü bemühen. Markieren Sie mente (de-)aktivieren. Geben Sie nun unter "For- Klicken Sie nun an die Stelle, an der die Kopie
zunächst die Zellen, deren Zahlenformat geän- matvorlagenname" einen aussagekräftigen Na- eingefügt werden soll. Wählen Sie in der
dert werden soll. Klicken Sie dann auf die ent- men ein und bestätigen Sie mit "OK". Menüleiste "Bearbeiten". Und hier "Inhalte ein-
sprechende Schaltfläche oder wählen Sie in der fügen". Klicken Sie hier auf den Eintrag "Werte".
Menüleiste "Format" und "Zellen". Dort können
Sie unter elf vordefinierten Bereichen auswählen. 3 Haben Sie bereits in einer anderen Arbeits-
mappe die Formatvorlage definiert, dann
klicken Sie auf die Schaltfläche "Zusammen-
Bestätigen Sie den Vorgang mit "OK".

82 Schrift in einer
Tabellenzelle drehen
führen". Wählen Sie nun die Arbeitsmappe, aus
der Sie die Vorlage verwenden möchten. Wählen
Die Möglichkeit, die Schrift zu drehen, ist eine Sie die Formatvorlage an und klicken Sie auch
neue Funktion in Excel 97. Markieren Sie den hier auf "Zusammenführen".
Zellbereich, den Sie drehen möchten. Wählen
Sie "Format" und hier "Zellen. Klicken Sie auf die
Registerkarte "Ausrichtung". Nun haben Sie die 84 Formeln mit Hilfe der
Maus eingeben
Wahl: Entweder Sie klicken auf das vertikale An- Formeln können Sie manuell eingeben, indem
zeigefenster. Der Text wird dann von oben nach Sie in die Bearbeitungsleiste die Zelladressen
unten ausgerichtet. Oder Sie klicken auf das rech- und die Operatoren eintippen. Für den Auszah-
te Feld für die Ausrichtung in einem Winkel. lungsbetrag für Arbeit nach Stundenlohn wäre
Klicken Sie in letzterem Fall auf das Wort "Text" dies z.B. "=B2(Lohn)*B5(Stundenzahl). Statt die
und halten Sie die Maustaste gedrückt. Nun kön-
nen Sie das Wort bewegen und so den richtigen
Zelladressen einzutippen können Sie auch zu-
erst nur das =-Zeichen eintippen. Danach grei- 87 Absolute oder relative
Zellbezüge
Winkel einstellen. Eine andere Möglichkeit ist fen Sie zur Maus und klicken die Zellen an, de- Normalerweise haben die Zellbezüge in einer
das Textfeld, in das Sie die korrekte Gradzahl ren Werte Sie für die Formel benötigen. In unse- Formel alle einen relativen Wert. Sprich beim
eingeben können. Bestätigen Sie mit OK und der rem Fall also die Zellen B2 und B5. Dazwischen Kopieren ändern sich auch die Zellbezüge ent-
Text wird gedreht. setzen Sie dann noch den Multiplikator. sprechend. Nun benötigen Sie aber vielleicht
auch einmal wirklich die ursprünglichen Zellbe-

85 Formeln in andere
Zellen kopieren
züge. Dafür müssen dann die Zellreferenzen
dauerhaft festgelegt werden. Um das zu errei-
Haben Sie eine Formel erstellt und benötigen Sie chen, setzen Sie einfach vor den dauerhaften Be-
dieselbe Formel an anderer Stelle wieder, kön- zug noch das Dollarzeichen. Besipiel: Sie haben
nen Sie diese einfach kopieren. Denn das prakti- die Formel D2*D8. Nun wollen Sie, daß auch
sche an Excel ist, daß Formelbezüge einfach an- beim Verschieben die achte Zeile beibehalten
gepaßt werden. wird. Sie schreiben also statt der Formel oben:
D2*D$8.

83 Formatvorlagen richtig
verwenden
1 Haben Sie nun also in den Zellen D2 und D5
die Daten für Herrn Müller stehen, so kön-
nen Sie die oben erstellte Formel einfach kopie- 88 Fehlermeldungen
bei Formeln
Alle Vorgaben zum Formatieren von Zellen wer- ren. Markieren Sie dann die Zelle D6 und klicken #Div/0: Eine Division durch Null wurde versucht
den am besten als Formatvorlagen gespeichert. Sie auf die Einfügen-Schaltfläche. #N/A: Ein Wert ist für die Formel nicht verfügbar ➪

27
Office-T ips: Excel

#Name?: Es wird ein Name verwendet, den Ex-


cel nicht kennt
#Null: Eine Schnittmenge zweier Bereiche, die
1 Sie wählen "Einfügen" und hier "Funktion".
Unter Kategorie klicken Sie auf "Finanzma-
thematik" und im rechten Kasten dann auf die
sich gar nicht überschneiden. RMZ-Funktion.
#Num: Falsche Zahl in der Formel
#ref: Falsche Zelle in der Formel
#value: Falsches Argument oder Operator wird
verwendet
2 Nun öffnet sich eine Eingabemaske. Sobald
Sie den Cursor in ein Textfeld setzen, wird
unten erläutert, was genau Sie hier eingeben
müssen. Bei der RMZ-Funktion also zunächst

89 Was sind
Funktionen?
einmal der Zinssatz des Darlehens. Danach müs-
sen Sie angeben, wie viele Zahlungen Sie leisten
94 ClipArts in
Funktionen sind bereits vorgefertigte Formeln. müssen. Und schließlich benötigt Excel noch Diagramme einfügen
Damit kann in relativ kurzer Zeit ein oft komple- die Darlehenssumme. Die beiden letzten Text- Erstellen Sie zunächst mit Hilfe des Diagramm-
xer Rechenschritt durchgeführt werden. Die ein- felder sind optional. Nur die fett hervorgehobe- Assistenten eine Standard-Säulengrafik. Klicken
fachste Funktion ist die Summe-Funktion. Excel nen Felder sind unbedingt auszufüllen. Sie auf einen Balken im Diagramm. Wählen Sie
verfügt allerdings über mehr als 250 Funktionen. in der Menüleiste "Einfügen" und "Grafik" "Aus
Wählen Sie in der Menüleiste "Einfügen" und Datei". Suchen Sie sich ein passendes Bild für Ihr
"Funktion". Nun suchen Sie sich hier die geeig- Mit Diagrammen Diagramm. Klicken Sie auf "Einfügen".
nete Funktion aus. Sobald Sie diese dop- arbeiten
pelklicken, wird sie in die Zelle eingefügt. Es er-
scheint dann auch gleich ein Assistent, der die 95 Landkarten in einer Tabelle
verwenden
Formel und die von Ihnen einzugebenden Wer-
te erläutert. 92 Diagramm anlegen auf
einfache Weise
Als besondere Diagrammform gibt es die Land-
karten, die sich vor allem für statistische Aus-
Zur Veranschaulichung der Daten ist ein Dia- wertungen oder die Visualisierung von Umsatz-

90 Namen in einer
Tabelle vergeben
gramm oft eine sinnvolle Ergänzung. Wollen Sie
ein Diagramm einfügen, dann markieren Sie
zahlen anbieten.

Gerade bei komplizierten Funktionen ist die Ver-


gabe von Namen wertvoll. Denn statt lediglich
eine Zellreferenz zu lesen, wissen Sie mit einem
zunächst den Zellbereich, der veranschaulicht
werden soll. Nun klicken Sie in der Symbolleiste
auf den "Diagramm-Assistenten". Wählen Sie
1 Geben Sie zunächst die Daten in die Excel-
Tabelle ein. In einer Spalte sollten die Län-
derkennungen stehen, in einer anderen z.B die
Namen meist mehr anzufangen. Statt "C2" heißt den Typ des Diagrammes. Im Verlauf des Dia- Umsatzzahlen. Markieren Sie dann den Daten-
die Zelle dann zum Beispiel "Monate". Sie kön- gramm-Assistenten können Sie dann noch die bereich.
nen einen Namen vergeben, indem Sie die zu Formatierung beeinflussen. Auch Titel, Achsbe-
benennende Zelle markieren. Wählen Sie dann
"Einfügen", "Namen" und "Festlegen". Klicken
Sie auf "Hinzufügen" und vergeben Sie einen
schriftung oder Hilfslinien lassen sich hier festle-
gen. 2 Klicken Sie auf die Schaltfläche "Landkarte"
in der Symbolleiste. Der Mauszeiger wird
zum Kreuz. Ziehen Sie damit nun ein Rechteck
aussagekräftigen Namen. auf, in dem die Landkarte erscheinen wird.
Wählen Sie nun im Dialogfenster eine Karte aus.
Die Karte erscheint mit einem Dialogfenster, in
dem Sie noch zusätzliche Einstellungen vorneh-
men können. Eventuell müssen Sie diese Funkti-
on noch nachträglich von Ihrer Office-CD in-
stallieren.

Bestätigen Sie das Ganze mit "OK". Nun können 93 Kreisdiagramm mit
herausgezogenem Element
Sie diese Namen in jeder Formel des Tabellen- Statt des üblichen runden Kreisdiagramms kön-
blattes verwenden. nen Sie auch einmal eine Scheibe vom Kuchen
herausschneiden. Dazu erstellen Sie zunächst

91 Arbeiten mit Formeln:


Die Rentenberechnung
einmal ein Kreisdiagramm mit Hilfe des Dia-
gramm-Assistenten. Wählen Sie als Untertyp
Anhand ausgewählter Funktionen soll die Ar-
beitsweise mit Excel-Formeln veranschaulicht
noch das 3D-Kreisdiagramm.
Nun klicken Sie auf den Kreis. Ist dieser mar- 96 In Diagrammen
zeichnen
werden. Nehmen Sie an, Sie nehmen einen Kre- kiert, dann klicken Sie auf das Tortenstück, das Haben Sie das Diagramm angelegt, dann kön-
dit auf und wollen jetzt ausrechnen, wie hoch Sie hervorheben möchten. Halten Sie die linke nen Sie bestimmte Daten noch hervorheben. Da-
der monatliche Beitrag sein wird, den Sie leisten Maustaste gedrückt und ziehen Sie das Stück so- zu benötigen Sie die Zeichnen-Symbolleiste.
müssen. Sie brauchen mit Excel praktisch nicht weit heraus, wie es Ihnen gefällt. Das Ganze Diese aktivieren Sie über "Ansicht" und "Sym-
mehr rechnen. funktioniert auch mit mehreren Stücken. bolleisten". Vor "Zeichnen" sollte ein Haken er- ➪

28
Office-T ips: Excel

scheinen. Wählen Sie zunächst das Pfeilsymbol.


Setzen Sie den Pfeil an eine Diagrammsäule, da- 99 Mehrere Blätter
drucken 1 Wollen Sie Ihr Arbeitsblatt auf eine Seite mi-
nimieren, dann öffnen Sie zunächst das ent-
nach klicken Sie auf das Textfeld. Ziehen Sie die- Sie können natürlich jedes einzelne Blatt einer sprechende Blatt. Klicken Sie auf "Seitenansicht"
ses an der Pfeilspitze auf. Hier können Sie erläu- Arbeitsmappe drucken. Doch einfacher ist es, im "Datei"-Menü. Sie sehen, wie viele Seiten Ih-
ternden Text einfügen. Damit das Ganze noch wenn Sie alle zu druckenden Seiten erst einmal re Datei umfaßt.
etwas Farbe bekommt, wählen Sie die entspre- gruppieren und mit einem Mal ausdrucken. Da-
chenden Füll- und Linienfarben. zu halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken
auf die Registerkarte jedes einzelnen Tabellen-
blattes. Wählen Sie nun in der Menüleiste "Da-
2 Schließen Sie nun die Seitenansicht und
wählen Sie "Datei" und "Seite einrichten".
Unter der Registerkarte "Papierformat" aktivie-
tei" und "Drucken". Die Option "Ausgewählte ren Sie den Punkt vor "Anpassen" und stellen die
Blätter" ist markiert. Klicken Sie nun auf "Vor- Seitenzahl ein. Alternativ können Sie über den
schau", um zu sehen, was alles aus dem Drucker Punkt "Vergrößern/Verkleinern" einstellen, wie-
kommen wird. Sehen Sie hier nur einen Teil des- viel auf die Seite paßt. Dazu vergeben Sie ent-
sen, was Sie markiert haben, haben Sie eventuell sprechend höhere oder niedrigere Prozentwerte.
vorher einen Druckbereich festgelegt. Machen Ein Klick auf "Vorschau" zeigt Ihnen dann das Er-
Sie dann die Gruppierung rückgängig, indem Sie gebnis.
die Umschalt-Taste gedrückt halten und auf ein

Perfekt drucken Blattregister klicken. Wählen Sie "Datei" und


"Druckbereich" und hier "Druckbereich aufhe- 102 Quer und hoch
ausdrucken
ben". Führen Sie dies für jedes Blatt durch. Dann Eine andere Methode, übersichtliche Ausdrucke

97 Druckvielfalt und
Seiteneinrichtung
beginnen Sie wieder mit der Gruppierung. zu bekommen, ist das Querformat. Öffnen Sie
die entsprechende Seite der Tabelle und klicken
Excel erlaubt es Ihnen, eine Arbeitsmappe zu
drucken, nur ein Blatt auszuwählen, Bereiche 100 Manuelle
Seitenumbrüche
Sie wiederum auf "Datei" und "Seite einrichten".
Hier wählen Sie die Registerkarte "Papierformat".
zusammenzufassen und noch vieles mehr. Wollen Sie nicht, daß Excel die Seiten automa- Klicken Sie nun "Querformat" an. Wollen Sie al-
Klicken Sie auf die "Drucken" Schaltfläche in der tisch umbricht, legen Sie eigene Umbrüche fest. le Seiten des Arbeitsblattes im Querformat aus-
Standard-Symbolleiste, dann wird nur das aktu- drucken, dann gruppieren Sie die einzelnen Ta-
elle Arbeitsblatt ausgedruckt. Wählen Sie dage-
gen "Datei" und dann "Drucken", dann können
Sie eine ganze Menge weiterer Einstellungen
1 Positionieren Sie den Cursor auf der Zeilenli-
nie, an der die neue Seite starten soll. Wählen
Sie "Einfügen" und "Seitenwechsel" in der
bellenseiten, indem Sie sie bei gedrückter Strg-
Taste alle markieren.

vornehmen. Standardmäßig hat Excel die fol- Menüleiste. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Sei-
genden Einstellungen: tenumbruch-Vorschau" im Menü "Ansicht". Hier
Seitenorientierung Hochformat können Sie auch den Beginn des Seitenwechsels
Vergrößerung 100% verändern, indem Sie die Maus darauf bewegen
Papiergröße DINA4 und mit gedrückter Maustaste bewegen.
Oberer Rand 2 cm
Unterer Rand
Linker Rand
2 cm
2 cm 2 Zum Entfernen eines Umbruchs positionie-
ren Sie den Zeiger auf der Linie, an der Sie 103 Den Ausdruck auf dem
Blatt zentrieren
Rechter Rand 2 cm die Zeile umbrochen haben. Wählen Sie nun Excel druckt grundsätzlich zunächst in die linke
Kopfzeile/Fußzeile keine "Einfügen" und "Seitenwechsel aufheben". Einen obere Ecke eines Blattes. Haben Sie nun nur we-
Blatt keine Gitternetzlinien automatischen Umbruch können Sie nicht ent- nige Zeilen zu drucken, sieht das meist recht
fernen. Einzige Möglichkeit: Sie setzen Ihren ei- seltsam aus. Sie können den Ausdruck aber auch

98 Arbeitsmappen
drucken
genen Umbruch oberhalb des automatischen.
Setzen Sie ihn darunter, dann wird Excel beide
auf der Druckseite zentrieren. Wählen Sie "Da-
tei" und "Seite einrichten". Klicken Sie auf das
Haben Sie eine Arbeitsmappe gespeichert, dann Umbrüche übernehmen. Benötigen Sie mehrere Register "Seitenränder" Markieren Sie die beiden
können Sie deren Inhalt auch komplett aus- Blätter mit einem Seitenumbruch an derselben horizontalen und vertikalen Kontrollkästchen
drucken. Dazu wählen Sie "Datei" und Stelle, dann gruppieren Sie diese zunächst. Hal- am unteren Rand des Dialogfeldes.
"Drucken". Klicken Sie auf den Optionsschalter ten Sie die Umschalt-Taste gedrückt und klicken Klicken Sie auf OK. Wollen Sie den Effekt sehen,
"Gesamte Arbeitsmappe" Alle Seiten auf allen Sie auf das letzte Blatt der Gruppe. Nun setzen wechseln Sie
Blättern werden gedruckt. Die Seitennumerie- Sie den Seitenumbruch einmal, und er wird in zur Seitenan-
rung wird über alle Blätter der Arbeitsmappe alle markierten Blätter übernommen. sicht.
aufeinanderfolgend vorgenommen. Benötigen
Sie mehrere Kopien, dann klicken Sie auf die
Pfeilschaltflächen in der Gruppe "Kopien", um 101 Alles auf einer
Seite ausdrucken 104 Bereiche einer
Tabelle drucken
die Anzahl der Druckmuster zu bestimmen. Um Papier zu sparen und Ausdrucke übersicht- Sie können Excel dazu bringen, nur bestimmte
licher zu gestalten, können Sie auch einen Aus- Bereiche von Daten zu drucken.
druck auf einer Seite erzwingen. Dazu wird au-
tomatisch die Schriftgröße verringert. Achten Sie
aber darauf, daß die Schrift nicht zu klein wird. 1 Markieren Sie dazu den Bereich, den Sie
drucken möchten. Wählen Sie "Datei" und

29
Office-T ips: Excel

"Drucken". Klicken Sie nun unter "Drucken" auf


das Kontrollkästchen vor "Markierung". Sobald 106 Bestimmte Zeilen und
Spalten auf allen Seiten
Sie einen markierten Bereich gedruckt haben, Wenn lange Arbeitsblätter über mehrere Seiten
können Sie erneut auf das Drucken-Symbol in gedruckt werden, werden die Kopfzeilen, die Sie
der Standard-Symbolleiste klicken. Excel wird zu Beginn eines Blattes geschrieben haben, auf
denselben Bereich nochmals ausdrucken. die erste Seite gedruckt, aber nicht auf die nach-
folgenden. Ebenso wird es mit den Spalten und

2 Wollen Sie den Bereich entfernen, wählen


Sie "Datei", "Druckbereich" und hier "Druck-
Zeilenkennungen gehandhabt.

bereich aufheben". Wollen Sie mehrere Berei-


che ausdrucken, dann markieren Sie zuerst den
ersten Bereich. Halten Sie dann die Strg-Taste
1 Es gibt eine Option mit dem Namen "Druck-
titel", die es Ihnen ermöglicht, Spalten und
Zeilenüberschriften auf jeder Ausdruckseite zu
gedrückt und markieren Sie weitere Bereiche. übernehmen. Wählen Sie "Datei und "Seite ein-
Klicken Sie auf "Datei" und "Drucken". Unter richten". Klicken Sie auf das Register "Tabelle".
"Drucken" aktivieren Sie erneut das Kontrollkäst- Klicken Sie auf den Abschnitt "Drucktitel Wie-
chen vor "Markierung". Die Bereiche werden derholungszeilen" und schieben Sie das Dialog-
einzeln auf separate Seiten gedruckt. fenster aus dem Sichtbereich. Nun holen Sie sich
die Zeilen auf den Bildschirm, die Sie auf jeder
Druckseite sehen möchten.

2 Ziehen Sie mit der Maus bei gedrückter lin-


ker Maustaste über diese Zellen. Klicken Sie
nun auf die Spalten, die im linken Textfeld wie-
derholt werden sollen. Klicken Sie auf die Schalt-
fläche Seitenansicht auf der rechten Seite der
Dialogbox. So erhalten Sie eine Vorschau vor
dem Druck.

3 Sie können mehrere Bereiche nicht auf der-


selben Seite drucken lassen, aber Sie kön-
nen Spalten und Zeilen verstecken, die zwischen
mehreren Druckbereichen liegen. Markieren Sie
die Spalten-/Zeilenkennungen und betätigen Sie
die rechte Maustaste. Im Kontextmenü klicken
Sie auf "Ausblenden". So können Sie das Arbeits-
blatt verkleinern, und wichtige Bereiche unter 107 Zellkommentare
drucken
Umständen auf nur eine Druckseite bringen. Über "Einfügen" und "Kommentar" können Sie
jeder Zelle eigene Kommentare hinzufügen. Die-

105 Druckbereiche
benennen
se werden sichtbar, wenn die Maus über die Zel-
le gleitet. Sie können auch den Inhalt aller Kom-
Sie können auch den verschiedenen Druckbe- mentare in einem Arbeitsblatt drucken.
reichen Namen zuweisen. Auf diese Namen kön-
nen Sie sich dann beim Drucken oder Markieren
beziehen. Markieren Sie den zu benennenden
Druckbereich. Wählen Sie "Einfügen" "Namen"
1 Wählen Sie "Datei" und "Seite einrichten".
Klicken Sie auf das Register "Tabelle" und dann
auf das Dropdown-Listenfeld "Kommentare".
und "Festlegen" und geben Sie den Namen für
den Bereich ein. Klicken Sie nun auf die Hinzu-
fügen-Schaltfläche und danach auf "OK". Ihr Na-
me darf kein Leerzeichen enthalten. Verwenden
2 Wählen Sie nun in der Menüleiste "Ansicht"
und "Kommentare". Klicken Sie dann auf ei-
nen Kommentar und bewegen Sie den Cursor
Sie unter Umständen einen Unterstrich, um eine auf den Rand, bis er ein Kreuz zeigt. Nun klicken
Aufteilung im Namen darzustellen. Wiederho- Sie die Ecke des Kommentars an und ziehen die-
len Sie die Schritte für jeden Bereich, dem ein sen an seinen neuen Bestimmungsort am Ende
Name zugewiesen werden soll. der Tabelle. ➪
Wollen Sie die benannten Bereiche aus-
drucken, klicken Sie auf den Pfeil im Namens-
feld in der Symbolleiste. Markieren Sie den ent-
sprechenden Bereich und wählen Sie "Datei",
"Drucken". Aktivieren Sie hier wiederum "Mar-
kierung".

30
Office-T ips: Excel

3 Gehen Sie erneut auf das "Seite einrichten"-


Dialogfeld. Wählen Sie unter "Tabelle" und
"Kommentar" die Option "Wie auf dem Blatt an-
Bedingung1 "Zellwert ist" aus dem Listenfeld.
Klicken Sie dann auf "kleiner als". Geben Sie als
Zahl 20000 ein.
zu Datei" ein. Sobald Sie nun über die Zelle fah-
ren, erscheint ein gelber Text mit der verknüpf-
ten Datei. Klicken Sie darauf, wird diese auch
gezeigt". Verwenden Sie die Seitenansicht, um geöffnet.
Ihre Kommentare zu sehen. Merken Sie sich die
Seitenzahl Ihrer Kommentarseite. Nun wählen
Sie "Drucken" aus dem "Datei"-Menü. Geben Sie
2 Klicken Sie auf Format, wenn Sie bei Alarm
einen roten Wert haben möchten. Wählen
Sie dazu die entsprechenden Rahmen und Far-
nun hier die entsprechende Seitenzahl ein. ben aus und klicken auf "OK". Sie werden den
roten Rahmen erst sehen, wenn der Wert in Zel-

108 Gitternetzlinien
ausdrucken
le E5 tatsächlich unter 20.000 fällt. Über die
Schaltfläche "Hinzufügen" können Sie bis zu drei
Standardmäßig druckt Excel keine Gitternetzli-
nien. Doch das kann bei Tabellen mit vielen
Bedingungen einfügen.
113 Dateneingabe
per Maske
Zahlen verwirrend werden. Sie können die Lini- Müssen Sie sich bei einer umfangreichen Da-
en jedoch auch ausdrucken. teneingabe von Zeile zu Zeile und Spalte zu
Spalte bewegen, wird dies immer umständli-

1 Dazu wählen Sie "Datei" und "Seite einrich-


ten". Wählen Sie das Register "Tabelle".
Klicken Sie auf die Opti-
cher. Sie können dann auf die Maskenfunktion
zurückgreifen, die die Dateneingabe sehr kom-
fortabel macht. Voraussetzung: Sie haben die
on "Gitternetzlinien" und Tabelle bereits mit einer Überschrift versehen
danach auf "OK". Nun
können Sie auf das Druk- 111 Hyperlinks
einbetten
und einen kompletten Datensatz eingegeben.

ken-Symbol klicken. Mit Excel können Sie in jedes Arbeitsblatt Hy-


perlinks integrieren. Haben Sie etwa ein Dia- 1 Klicken Sie auf eine Zelle im Tabellenbe-
reich und wählen Sie in der Menüleiste "Da-

2 Sollen die Gitternetzlinien nur für einige


Zellen gelten, dann müssen Sie anders vor-
gehen. Markieren Sie den Zellbereich, der um-
gramm zum Kursverlauf einer Aktie an der Börse
angelegt, dann fügen Sie doch auch gleich einen
Hyperlink zu einer Kursseite ein. Dazu wählen
ten" und "Maske". Excel stellt eine Tabelle mit
der Überschriftzeile her. Jedes Feld wird vertikal
angezeigt und enthält die Information des ersten
randet werden soll. Wählen Sie "Format" und Sie in der Menüleiste "Einfügen" und hier "Hy- Datensatzes der Zeile.
"Zellen" aus der Menüleiste. Klicken Sie auf "Rah- perlink" Geben Sie nun im ersten Textfeld die
men". Wählen Sie die entsprechenden Linien
aus. Klicken Sie dann auf "OK".
Adresse der entsprechenden Seite im World Wi-
de Web an. 2 Klicken Sie nun auf "Neu", um einen neuen
Datensatz anzulegen. Dieser wird dann ans
Ende der bisherigen Tabelle gesetzt. Um sich in-

109 Von der Festplatte


drucken 112 Hyperlinks zu
anderen Dateien
nerhalb der Maske von Feld zu Feld zu bewe-
gen, müssen Sie die Tab-Taste betätigen. Sobald
Um eine Datei von der Festplatte zu drucken, Sie können die Hyperlink-Funktion auch dazu Sie die Return-Taste aktivieren, wird der Daten-
öffnen Sie Excel. Nun wählen Sie "Datei" und benutzen, eine Verknüpfung zu einer anderen satz in die Tabelle übernommen. Passiert Ihnen
"Öffnen". Markieren Sie die Datei, die Sie Datei herzustellen. Meist soll jedoch nur ein Teil das doch einmal, betätigen Sie die Schaltfläche
drucken möchten. Betätigen Sie nun einmal die einer Datei geöffnet werden. Dann müssen Sie "Vorherigen suchen".
rechte Maustaste. Im Kontextmenü wählen Sie zunächst einmal einen Bereichsnamen festle-
"Drucken". gen.

Mehr Komfort 1 Geben Sie also zunächst in ein neues Ar-


beitsblatt Ihre Daten ein. Speichern Sie die-
ses nun etwa als "Konto". Öffnen Sie eine weite-

110 Daten einer Tabelle


beobachten
re Arbeitsmappe, geben Sie Daten ein und spei-
chern Sie diese als "Giro".
In einer Tabelle können Sie Grenzwerte einge-
ben. Werden diese überschritten, dann werden
Sie automatisch benachrichtigt. Doch zuvor
müssen Sie die sogenannten bedingten Formate
2 Nun tippen Sie in eine Zelle das =-Zeichen
ein. Wählen Sie nun in der Menüleiste "Fen-
ster" und hier "Konto". Klicken Sie nun auf die
eingeben. Zelle, die Sie in der anderen Arbeitsmappe ha-
ben möchten und betätigen Sie die Return-Taste.
114 Suchkriterien
per Maske
1 Geben Sie in ein paar Zellen Werte ein und
bilden Sie daraus dann eine Summe. Aktivie-
ren Sie dann die zu beobachtende Zelle, z.B.
Schließen Sie diese Datei und kehren Sie zu
"Giro" zurück. Suchen Sie nach Daten mit bestimmten Kriteri-
en, dann können Sie auch die Dateieingabe-
Zelle E5. Wählen Sie nun in der Menüleiste "For-
mat" und "Bedingte Formatierung". Nun wollen
Sie z.B. benachrichtigt werden, wenn dieser
3 Aktivieren Sie die Zelle, in der Sie vorhin
das =-Zeichen gesetzt haben. Wählen Sie
nun "Einfügen" und "Hyperlink". Geben Sie den
Maske benutzen. Öffnen Sie zunächst einmal
über "Daten" und "Mas-
ke" die Datenmaske.
Wert unter 20.000 fällt. Wählen Sie daher als Namen der anderen Datei unter "Verknüpfung Nun klicken Sie auf die ➪

31
Office-T ips: Excel

Schaltfläche "Suchkriterien". Die leere Maske


benutzen Sie, um die Kriterien festzulegen.
Drücken Sie die Eingabetaste und Excel sucht
Sie auf "Tabelleneinträge". Dort tragen Sie die
Namen ein, die Sie sortiert haben möchten.
Betätigen Sie nach jedem Eintrag die Return-
3 Wählen Sie nun "und" aus und dort "ist klei-
ner oder gleich". Im Textfeld geben Sie
30000 ein. Bestätigen Sie mit "OK". Nun werden
den nächsten entsprechenden Datensatz. Um Taste. alle Daten gefiltert, die einen Wert zwischen
sich alle entsprechenden Sätze anzusehen, müs- Am Schluß klicken Sie auf "Einfügen" und auf 10.000 und 30.000 haben.
sen Sie auf "nächsten suchen" klicken. Zum Lö- "OK". Nun klicken Sie auf eine beliebige Zelle
schen der eingegebenen Kriterien klicken Sie auf und wählen "Daten" und "Sortieren". Im Bereich
"Suchkriterien" und dann auf die Schaltfläche "Sortieren nach" wählen Sie die entsprechende
"Inhalte löschen". Option aus. Nun klicken Sie auf die Schaltfläche
"Optionen". Wählen Sie im Drop-Down-Feld die

115 Daten schnell


sortiert
entsprechende, gerade eben erstellte Liste aus.
Klicken Sie auf "OK".
Wollen Sie Daten innerhalb einer Spalte sortie-
ren, dann markieren Sie zunächst einmal die
118 AutoFilter 120 Die Teilergebnis-
Funktion
entsprechende Spalte. Klicken Sie dann auf eine einrichten Die Teilergebnis-Funktion erlaubt es, Daten nach
der beiden "Sortieren"-Schaltflächen in der Sym- Mit Hilfe dieser Funktion können Sie sich nur die einem bestimmten Feld mathemantisch zusam-
bolleiste: Aufsteigend sortiert in alphabetischer gerade eben relevanten Daten anzeigen lassen, menzufassen. Dies kann eine Summe, ein Mit-
Reihenfolge bzw. Zahlen vom niedrigen zum Teilergebnisse ermitteln etc. telwert, ein Maximum, ein Produkt etc sein.
hohen Wert. Absteigend sortiert jeweils genau Klicken Sie auf die Spalte, aus der Sie das Teiler-
anders herum.
1 Klicken Sie auf eine beliebige Zelle Ihrer Ta-
belle. Wählen Sie "Daten" und "Filter" und
gebnis ermitteln möchten und dann auf die
Schaltfläche "Sortieren aufsteigend" oder "Sortie-

116 Mehrfache
Sortieroptionen
hier "AutoFilter".
Wählen Sie den Au-
ren absteigend". Wählen Sie "Daten" und "Sor-
tieren", um verschiedene Sortierkriterien zu defi-
Für das Sortieren einer Zeile eignet sich die Sor- toFilter Drop- nieren. Die Spalte, deren Teilergebnis Sie ermit-
tier-Schaltfläche sehr gut. Wollen Sie allerdings Down-Pfeil neben teln möchten, muß unbedingt vorher sortiert
innerhalb einer Sortierung noch einmal eine wei- einer Spaltenüber- sein. Wählen Sie nun "Daten" und "Teilergebnis-
tere vornehmen etc., dann müssen Sie auf die schrift aus. se". Hinter "Gruppieren nach" geben Sie ein Kri-
Menüleiste zurückgreifen. Wählen Sie "Daten" terium ein. Im Feld "Unter Verwendung von"
und "Sortieren". Stellen Sie erst einmal sicher,
daß die Schaltfläche "Überschriften" aktiviert ist.
Diese Option verhindert nämlich, daß die Spal-
2 Excel zeigt alle bereits vorhandenen Einga-
ben an. Sobald Sie einen Eintrag markieren,
werden nur die Daten, die dazu gehören, her-
wählen Sie nun mit Hilfe des schwarzen Pfeiles
zum Beispiel die Summe-Funktion aus. Unter
"Bezogen auf" wählen Sie wiederum den ent-
tenüberschrift mit den restlichen Daten sortiert ausgefiltert und Ihnen präsentiert. Wiederholen sprechenden Bereich aus. Klicken Sie auf "OK".
wird. Nun können Sie drei Sortieroptionen ein- Sie diese Schritte für jede einzelne Spalte. So-
geben und jedesmal entscheiden, ob Sie eine
aufsteigende oder absteigende Sortierung wün-
bald der AutoFilter aktiviert ist, werden die gefil-
terten Daten blau hinterlegt. Am unteren Bild- 121 Pivot-Tabellen
nutzen
schen. schirmrand wird eine Statuszeile sichtbar, die Pivot-Tabellen sind sogenannte Kreuztabellen.
anzeigt, wie viele Daten gefiltert wurden. Diese ermöglichen es, die Daten beliebig zu sor-
tieren und umzuschichten, so daß sehr schnell

119 Benutzerdefinierte
Filter
unterschiedliche Aussagen aus den Tabellen her-
ausgezogen und Ergebnisse besser analysiert
Wollen Sie nicht nur einen Filter setzen, sondern werden können.
eine Auswahl aus verschiedenen Faktoren zu m
Einsatz bringen, dann benötigen Sie die Option
für die "Spezialfilter". 1 Erstellen Sie zur Übung erst einmal eine klei-
ne Tabelle. Klicken Sie in die Tabelle und
wählen Sie "Daten" und hier "Pivot-Tabellenbe-

1 Stellen Sie zunächst einmal sicher, daß die


AutoFilter-Funktion eingeschaltet ist. ("Da-
ten", "Filter", "AutoFilter") Klicken Sie auf den
richt". Die Option "MS Excel-Datenbank oder
-Liste" sollte aktiviert sein.

Pfeil des Drop-Down-Listenfeldes neben einer


der Spaltenüberschriften und dann auf die Opti-
on "Benutzerdefiniert" im Listenfeld. Nun wird
2 Geben Sie nun den Bereich der Daten an,
die Sie aufbereiten möchten. Normalerwei-
se hat Excel bereits einen Bereich vorgegeben.

117 Benutzerdefinierte
Sortierung
der Name der Felder angezeigt, für die die Spe-
zialfilter-Funktion durchgeführt wird.
Klicken Sie nun auf "Weiter".

Wollen Sie Monate sortieren, dann hilft Ihnen


die alphabetische Sortierung nicht sehr viel wei-
ter. Für solche Fälle hat Excel eine benutzerde- 2 Klicken Sie nun auf den schwarzen Pfeil und
wählen Sie "ist größer oder gleich". Drücken
3 Ziehen Sie nun die Felder in die entspre-
chenden Bereiche, um das Layout festzule-
gen. Klicken Sie auf "Weiter". Legen Sie fest, an
finierte Sortierung zur Verfügung. Wählen Sie Sie die Tabulator-Taste, um ins nächste Feld zu welcher Stelle der Tabelle die Pivot-Tabelle er-
dafür "Extras" und "Optionen". Klicken Sie auf springen. Dort tragen Sie den einen Wert, zum scheinen soll. Nun klicken Sie auf "Ende" und
die Registerkarte "AutoAusfüllen". Nun klicken Beispiel 10000, ein. der Bericht wird erstellt.

32
Office-T ips: Excel

ben. Vergeben Sie einen passenden Namen für


das Makro, z.B. MeineAdresse. 126 Makro über die
Tastatur aufrufen
Auch im nachhinein können Sie noch eine Ta-

2 Unter "Beschreibung" können Sie das Ma-


kro noch etwas beschreiben, so daß Sie auch
in zwei Monaten noch wissen, was es ausführt.
stenkombination für ein Makro erstellen. Öffnen
Sie die Arbeitsmappe, die Ihr Makro enthält.
Wählen Sie "Extras", "Makro", "Makros". Wählen
Wollen Sie das Makro durch eine Tastenkombi- Sie Ihr Makro aus und klicken Sie auf "Optionen".
nation starten, dann geben Sie diese ein. Bestäti- Nun können Sie eine Tastaturkombination festle-
gen Sie mit "OK". gen. Für Makros wird die Strg-Taste fest vorgege-
ben. Wollen Sie also die Tastenkombination

Makros 3 Nun erscheint eine neue Symbolleiste auf


dem Bildschirm. Geben Sie Ihre Adresse in
die Tabelle ein. Verwenden Sie für jeden Adreß-
"Strg+Y+C", dann müssen Sie nur noch Y und C
drücken. Klicken Sie auf "OK" und dann auf "Ab-
brechen". Im Arbeitsblatt klicken Sie auf eine Zel-
teil eine neue Zeile. Ziehen Sie nun zum Mar- le und betätigen die Tastenkombination. Das Ma-

122 Wann brauche


ich ein Makro?
kieren die Maus über die Zeilen, klicken Sie auf
die Schaltfläche "Fett" und erhöhen die Schrift-
kro startet. Achtung: Wenn die Tastenkombinati-
on bereits einem Menüpunkt von Excel zugewie-
Wiederholen Sie oft Bearbeitungsschritte, dann größe auf "15". Klicken Sie nun auf die nächste sen war, dann wird diese Einstellung mit der Ver-
sind Sie mit Sicherheit mit einem Makro gut be- leere Zelle unterhalb des Namens- und Adreß- wendung für ein Makro sofort aufgehoben.
raten. Sich wiederholende Tastenanschläge oder teils. Wählen Sie zum Schluß im Makrorekorder
Mausbewegungen können Sie aufzeichnen und
dann immer bei Bedarf automatisch ablaufen
die Schaltfläche "Aufzeichnung beenden".
127 Makro-Symbolleiste
erstellen
lassen.Exportieren Sie z.B. oft Daten oder forma-
tieren Sie bestimmte Datensätze immer wieder 124 Makros einfach
ausführen
Sie können Makros auch in eine bestehende oder
neue Symbolleiste mit einem eigenen Symbol auf-
gleich, ändern Sie die Druckbereiche oft? All Nun wollen Sie das aufgenommene Makro star- nehmen. Damit müssen Sie sich keine Tasten-
dies können Sie mit einem Makro automatisie- ten. Speichern Sie vorher vorsichtshalber Ihre kombination merken uns sparen dennoch Zeit.
ren. Ein Makro zeichnen Sie mit dem "Makrore- gerade geöffnete Datei. Dann positionieren Sie Wählen Sie "Extras" und "Anpassen". Klicken Sie
korder" auf. Diesen finden Sie unter "Extras" "Ma- den Cursor in einem leeren Bereich auf Ihrem auf das Register "Befehle". Suchen Sie sich den
kro" und "Aufzeichnen". Arbeitsblatt. Wählen Sie "Extras", "Makro" und Menüpunkt "Makros" heraus. Markieren Sie die-
"Makros". Nun wählen Sie einen Namen aus und sen und Sie sehen "Schaltfläche anpassen" in der

123 Ein Makro


aufzeichnen
klicken auf "Start". Excel führt das Makro aus.
Wollen Sie das Makro nochmals wiederholen,
Befehlszeile. Ziehen Sie diese Schaltfläche auf
eine Symbolleiste. Schließen Sie das "Anpassen"-
Haben Sie den Makrorekorder über "Extras", dann drücken Sie die Tasten Strg+Y. Dialogfeld. Klicken Sie auf die neue Schalfläche.
"Makro" und "Aufzeichnen" aktiviert, dann dür- Wählen Sie im "Zuweisen"-Dialogfeld den Na-
fen Sie keine Tastatur- oder Mausbewegung
mehr machen, die nicht aufgezeichnet werden 125 Achtung!
Relativer Bezug
men des Makros und klicken Sie auf OK". ❑

soll. Ein kleines Problem kann entstehen, wenn Sie


bei der Einstellung Ihres Makros die Option "Re-

1 In unserem ersten Makro wird Ihr Name und


Ihre Adresse aufgezeichnet. Klicken Sie auf
eine Zelle in Ihrem Arbeitsblatt und aktivieren
lativer Bezug" nicht aktiviert haben. Diese
Schaltfläche ist im Makrorekorder integriert.
Drücken Sie "Relativer Bezug" wenn Sie wol-
Sie den Makrorekorder jetzt wie oben beschrie- len, daß Excel Ihre Bewegungen in Bezug auf
die aktuelle Position aufnimmt und sich nicht
genau an diese Zelle klammert, in der der Cur-
sor momentan sitzt. Denn sonst verhaspelt sich
das Makro und kann nicht starten, wenn der
Cursor nicht in genau der richtigen Zelle posi-
tioniert ist.

33
Excel

Tips
Excel-auf CD 1 unter Alles über einen Zellbereich erfahren
ie ips
finden S ü/Workshop/T
p tm e n
Hau Ab und zu müssen Sie bestimmte Bereiche ei- belegten Zellen des Bereichs. Schließlich können
ner Tabelle genauer untersuchen. Wollen Sie zum Sie mit "=ANZAHLLEEREZELLEN- ()" ermitteln,
Beispiel wissen, wieviel Text oder Zahlen in einer wie viele leere Zellen im Bereich stehen. Für wei-
umfangreichen Tabelle enthalten sind, bietet Ex- tere Auswertungen können Sie diese Ausdrücke
➞ Funktion cel die passenden ➞Funktionen. selbstverständlich kombinieren.

Excel bietet jede Menge vorge-


fertigter Formeln an, in die Sie
nur noch die jeweiligen Werte
1 Wählen Sie in der Menüzeile "Einfügen" und
hier "Funktion". Klicken Sie unter dem Eintrag
"Kategorie" auf "Alle". In der Liste rechts stehen
eingeben müssen. Über "Einfü-
folgende Funktionen zur Verfügung.
gen" und "Funktionen" sehen Sie
die Liste aller zur Verfügung ste-
henden Berechnungen. Jeder
Schritt kann mit Hilfe des Formel-
Assistenten genau nachvollzo-
2 Mit der Funktion "=ZEILEN()" ermitteln Sie
die Anzahl der Zeilen des Bereichs. Über
"=ANZAHL()" fragen Sie ab, wie viele numerische
gen werden. Werte darin enthalten sind. Wenn Sie "=AN-
ZAHL2()" verwenden, erhalten Sie die Anzahl der

Hintergrundgra- Excel-Viewer – der praktische Betrachter


TIP fik drucken
Haben Sie in Excel eine Hinter- Microsoft liefert auf der Internet-Seite www. sortieren. Darüber hinaus stehen Ihnen die Funk-
grundgrafik eingestellt, wird die- microsoft.com/germany unter "Downloads" ei- tionen "Suchen", "Zoom" und "GeheZu" zur Ver-
se nicht automatisch mit ausge- nen Viewer für Excel (CD 9806xlview), den Sie fügung.
druckt – so wird beim Drucken selbst nutzen, aber auch an andere Anwender
ganz schön viel Zeit gespart.
Wollen Sie die Grafik jedoch un-
bedingt ausdrucken, klicken Sie
weitergeben können – damit auch diese Ihre Ta-
bellen besser betrachten können. Der Viewer bie-
tet folgende Funktionen:
3 "Kopieren". Es ist möglich, Daten über die
Zwischenablage in eine andere Anwendung
zu kopieren. Daten aus der Zwischenablage kann
auf das Menü "Format" und akti-
vieren unter "Blatt / Hintergrund" man jedoch nicht in die Tabellen einfügen.
die Grafik, die mit der Tabelle aus-
gegeben werden soll. 1 "Öffnen": Der Viewer zeigt Dateien von Excel
für Windows ab Version 2.0 und von Excel für
Macintosh ab Version 2.2a. Sie können Arbeits- 4 "Drucken". Sie erhalten die Option, ein ein-
zelnes Tabellenblatt oder einen ganzen Be-
mappen und Vorlagen ansehen, einschließlich reich auszudrucken.
Diagrammen, Notizen und Pivot-Tabellen. Das

INFO Seitenwechsel
anzeigen lassen
Ändern der Daten ist allerdings nicht möglich.
5 "Links". Links zu Zielen auf der Festplatte, im
Intranet oder im Internet funktionieren im

In einer Excel-Tabelle können Sie


sich den Seitenwechsel als ge-
2 "Sortieren": Mit diesem Befehl können Sie
die geöffneten Dateien mit einem Auto-Filter
Viewer, wenn der Internet Explorer auf dem Sy-
stem installiert ist.

punktete Linie anzeigen lassen.


Klicken Sie dazu im Menü "Extras"
auf "Optionen". Auf der Register- Headlines über mehrere Spalten zentrieren
karte "Ansicht" können Sie die ent-
sprechende Funktion aktivieren.
Excel-Tabellen sehen gleich übersichtlicher diesem Bereich, und Sie können die Überschrift
aus, wenn die Überschriften mittig über den eintragen. Drücken Sie die [Enter]-Taste, wird die
verschiedenen Spalten der Tabelle stehen. So- Überschrift zentriert.
fort weiß der Betrachter, welche Zahlen in der
Schnell Zellen Tabelle aufgeführt sind. Um eine Überschrift
INFO benennen über mehrere Spalten laufen zu lassen, müssen
gleich einige Zellen einer Zeile zusammenge-
Ein markierter Zellbereich kann faßt werden.
ganz schnell benannt werden. Ge-
ben Sie einfach in der Bearbei-
tungsleiste im "Namenfeld" eine
Bezeichnung ein, und bestätigen
1 Markieren Sie die betreffenden Zellen über
der Tabelle, und klicken Sie in der Symbollei-
ste "Format" auf die Schaltfläche "Verbinden und
2 Die Überschrift kann jetzt nach Belieben for-
matiert werden. Am einfachsten ändern Sie
etwa Schriftart und -größe mit der rechten Maus-
Sie mit der Enter-Taste.
zentrieren". Die Gitternetzlinien verschwinden in taste über das Kontextmenü.

34 PCgo! 8/99
Excel

Autotexte in Excel 95/97 verwenden Zeitwerte


TIP in Minuten
In größeren Projekten tauchen bestimmte Be- Gerade für Zeitabrechnungen ver-
zeichnungen immer wieder auf. Das betrifft bei- mißt man bei Excel ein Format,
spielsweise Firmennamen, die grundsätzlich den das Minuten darstellen kann. So
Tabellenkopf zieren sollen. Sie brauchen diese ein Format können Sie leicht
Zeichenketten jedoch nicht immer wieder neu selbst definieren: Markieren Sie
einzugeben. Es gibt eine Methode, dies Excel zu ein Zelle und klicken Sie auf "For-
mat / Zelle". Wählen Sie in dem
überlassen:
Dialogfeld die Kategorie "Benut-
zerdefiniert", und geben Sie unter

1 Im Menü "Einfügen" / "Namen" / "Festlegen"


tragen Sie unter "Namen in der Arbeitsmappe"
"Formate" die Zeichenfolge "[m]"
ein. Klicken Sie auf "OK", um das
zunächst ein Kürzel ein, wie Sie es bei Word ge-
wohnt sind. In "Feld bezieht sich auf" geben Sie
schließlich die gesamte Bezeichnung bezie-
2 Achtung! Geben Sie die Zeichen in Anfüh-
rungsstrichen ein. Es handelt sich nämlich
um einen Zellbezug. Tippen Sie das Kürzel ein
Format zuzuweisen. Weisen Sie
dieses Format allen Zellen zu, in
denen die Zeitangabe in Minuten
hungsweise den kompletten Namen ein. und bestätigen mit Enter, wird der Name ergänzt. aufgeführt werden soll.

Bunte Rahmenlinien über das Kontextmenü ➞ Spreadsheet


Dies ist der englische Begriff für
➞Spreadsheets wirken wesentlich klarer und das Tabellenblatt an sich.
übersichtlicher, wenn Sie zwischen verschiede-
nen Kategorien horizontale und vertikale Linien
einfügen. Sollen die Linien eine bestimmte Farbe
erhalten, erreichen Sie dies am schnellsten über
Eurosymbol in
das Kontextmenü. INFO Excel nutzen

1 Markieren Sie die Zellen, die Sie mit einer Li-


nie abgrenzen wollen. Klicken Sie mit der
rechten Maustaste in diese Markierung, und
Microsoft liefert unter www.eu.
microsoft.com/windows/
downloads zwei Patches für Win-
dows NT (CD 9806euront) und
wählen Sie im Kontextmenü "Zellen formatieren".
Windows 95/98 (CD 9806euro95),
Klicken Sie ins Register "Rahmen" und suchen Sie
die das Euro-Symbol in den Zei-
sich unter "Art" eine Linienstärke aus. Wählen Sie
chensatz der Systeme integrieren.
unter dem Eintrag "Farbe" per Mausklick ein Farb- Diese Patches richten sich nach
quadrat aus. einem Doppelklick auf die EXE-
Ihre Tabelle erhält an der gewünschten Stelle eine Datei selbständig ein.

2 Klicken Sie dann im Vorschaufenster "Rah-


men" das entsprechende Symbol für die Rah-
menlinie an. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "OK".
Rahmenlinie. Problemlos können Sie so verschie-
dene Linienarten und -farben etwa für rechts,
links, unten oder oben festlegen.
Öffnen Sie nach dem Neustart die
Systemsteuerung, und wählen
Sie "Ländereinstellungen". Im Re-
gister "Währung" fügen Sie das
Euro-Symbol ein.
Unter Excel nutzen Sie das Sym-
Schaltflächen-Editor: Symbole zeichnen bol folgenderweise: Klicken Sie
auf "Format / Zellen". Öffnen Sie
das Register "Zahlen", und klicken
In Excel können Sie, wie in anderen Office-An- Sie dort den Bereich "Währung"
wendungen, Schaltflächen gestalten: Klicken Sie an. Das Euro-Zeichen ist dort auf-
mit der rechten Maustaste auf eine Symbolleiste gelistet.
und im Kontextmenü auf "Anpassen". Achtung: In der Währungsliste er-
scheint nur ein Kästchen, da die

1 Wählen Sie unter der Registerkarte "Symbol-


leisten" per Doppelklick die Leiste aus, bei der
Sie ein Symbol neu gestalten möchten. Klicken
in diesem Dialog verwendete
Schrift das Symbol nicht unter-
stützt. Das ändert jedoch nichts
an seiner Funktionalität. In Excel-
Sie dann mit der rechten Maustaste auf das ent-
Tabellen wird das Euro-Symbol
prechende Symbol. Im Kontextmenü können Sie
über "Schaltflächensymbol bearbeiten..." ein ei-
genes Symbol schaffen, oder über "Schaltflächen-
2 Um eine Schaltfläche zu gestalten, klicken
Sie im Bild einzelne Quadrate an. Sie kön-
nen dabei ein paar einfache Zeichenwerkzeuge
in den Schriftarten Arial, Courier
New oder Times New Roman kor-
rekt dargestellt.
symbol ändern..." ein neues Symbol aussuchen. sowie Farben einsetzen. ❑

PCgo! 8/99 35
Excel

Tips
Excel-auf CD 1 unter Ein Excel-Diagramm in W ord einfügen
ie ips
finden S ü/Workshops/T
p tm e n
Hau Zum Verknüpfen eines Diagramms mit Word
müssen Sie zunächst das Diagramm-Arbeitsblatt
in Excel aktivieren. Klicken Sie auf das Diagramm.
Ist das Diagramm ausgewählt, sehen Sie dessen
Störende Gitter
TIP ausblenden
Haltepunkte.

Für manche Präsentationen reicht


es völlig aus, die schlichte Excel-
Tabelle über einen Beamer oder
1 Wählen Sie im Menü "Bearbeiten" den Eintrag
"Kopieren" (Übrigens: Schneller geht das Ko -
pieren mit der Tastenkombination "Strg + C").
Overheadprojektor zu zeigen – oh- Wechseln Sie mit "Alt + Tab" zu Word, und setzen

3
ne aufwendige Bearbeitung der Sie den Cursor an die Stelle, an der das Diagramm Ist das Diagramm nach dem Einfügen zu groß,
Einträge mit PowerPoint. Dabei eingesetzt werden soll. klicken Sie mit der rechten Maustaste, und
kann aber das Gitternetz von Ex-
wählen Sie in dem Kontextmenü den Befehl "Ob-
cel stören. Blenden Sie es also ein-
fach aus: Klicken Sie auf "Extras /
Optionen" und wählen Sie das Re-
2 Wählen Sie "Bearbeiten / Inhalte einfügen".
Aktivieren Sie das Optionsfeld "Verknüpfen".
jekt formatieren". Rufen Sie im Dialogfeld die Re-
gisterkarte "Größe" auf. Ändern Sie im Bereich
Die Quelle ist das "Microsoft Excel Diagramm Ob - "Skalieren" die Höhe und die Breite beispielswei-
gister "Ansicht". Dort deaktivie-
ren Sie die Option "Gitternetzlini- jekt". Bestätigen Sie den Vorgang mit OK. Ändern se auf 40%, und bestätigen Sie mit "OK". Achten
en". Übrigens finden Sie unter die- Sie nun Daten in der Excel-Tabelle, so werden sie Sie aber darauf, daß die Beschriftungen dennoch
ser Option eine Auswahlliste "Far- automatisch in das verknüpfte Diagramm über- gut lesbar sind. Am besten sieht man dies noch
be". Mit deren Hilfe können Sie nommen; sind also immer auf dem neuesten Stand. immer bei einem Probedruck.
das Gitternetz auch anders einfär-
ben – was zusammen mit farbi-
gen Linien in der Tabelle für wei-
tere Effekte sorgt. Logische oder vergleichende Operatoren
Außer den Grundrechenarten beherrscht Excel
natürlich noch einiges mehr. Ein Beispiel dafür
sind die sogenannten logischen oder vergleichen-
1
Als Operatoren für solche vergleichenden
Funktionen dienen folgende Zeichen:
=,<,>,<=,>=,<>.
Hyperlinks
INFO zuweisen den Operatoren. Diese werden verwendet, um ei-

Sie können auch in Excel über die


"Zeichnen"-Symbolleiste Objekte
nen Wert mit einem anderen zu vergleichen. Sie
werden logisch genannt, da das daraus resulti e-
rende Ergebnis entweder wahr oder falsch sein
2
Die Formel =Wenn(B8>5000,"Wucher",
"kaufen") prüft also den Wert in Zelle B8. Ist
dieser größer als 5000 dann bringt Excel nicht
gestalten. Diesen kann dann ein
kann. Je nach Definition können diese Begriffe "Falsch" als Meldung, sondern in diesem Fall "Wu-
Verweis auf eine Internetseite zu-
geordnet werden. Markieren Sie
umgewandelt werden cher". Ist der Wert kleiner, meldet Excel "kaufen".
dazu das Objekt. Klicken Sie auf
das Hyperlink-Symbol und geben
Sie das Verknüpfungsziel ein.
Arbeiten mit Seitenwechseln
Wenn Sie ein Tabellenblatt drucken möchten, ein Seitenwechsel eine neue Seite beginnen soll.
das über eine Seite hinausgeht, unterteilt Excel Klicken Sie dann im Menü "Einfügen" auf "Seiten-
Kommentare dieses durch Einfügen automatischer Seitenwech- wechsel".
TIP bearbeiten sel in mehrere Seiten. Diese Seitenwechsel rich -
Längere Zellkommentare erschei-
nen häufig abgeschnitten, wenn
ten sich nach dem angegebenen Papierformat und
den Seitenrandeinstellungen. Tabellen werden so
einfach an einer beliebigen Stelle abgeschnitten.
2 Einen vertikalen Seitenwechsel erhalten Sie
wenn Sie auf die Spaltenüberschrift klicken.
Links neben dieser Spalte wird ein Seitenwechsel
man die Maus über die entspre-
chende Zelle bewegt. Abhilfe Besser ist es, selbst für eine vernünftige Seitenein- eingefügt, wenn Sie im Menü "Einfügen" auf "Sei-
schaffen Sie hier über das Kon- teilung zu sorgen. tenwechsel" klicken.
textmenü: Wählen Sie dort den
Befehl "Kommentar bearbeiten"
und ändern Sie anschließend die
Größe des Kommentarkastens.
1 Um einen Seitenwechsel zu erzwingen, rufen
Sie den Befehl "Einfügen / Seitenwechsel" auf.
Excel fügt dann rechts oder oberhalb der markier-
3 Überprüfen Sie auf jeden Fall über das Menü
"Ansicht / Seitenumbruch-Vorschau", ob die
Seitenwechsel an der richtigen Position sind, be-
Führen Sie dazu den Mauszeiger
ten Zelle einen Seitenwechsel ein. Erkennbar ist vor Sie Ihre Tabelle drucken. Falls nötig, können
auf die Kastenbegrenzung, und
dieser an einer gestrichelten Linie. Einen horizon- Sie die Position der Seitenwechsel noch verän-
ziehen Sie den Kasten auf die ge-
wünschte Größe.
talen Seitenwechsel erhalten Sie, wenn Sie auf dern. Ziehen Sie dazu einfach die gestrichelte Li-
die Überschrift der Zelle klicken, oberhalb derer nie an die entsprechende neue Position.

36 PCgo! 10/99
Excel

3D-Diagramme mit farbigen Wänden Seitenwechsel


TIP entfernen
Von Excel erzeugte dreidimensionale Diagram- weitere Effekte für die Diagrammwand definieren Manuell eingefügte Seitenwech-
me besitzen zur Eingrenzung graue Wände mit und so Ihr Diagramm interessanter machen. Pro- sel lassen sich einfach über das
Wertelinien. bieren Sie es doch mal aus! Kontextmenü entfernen. Wech-
Die Farbe der Diagrammwände kann über das seln Sie zur Ansicht "Seitenum-
Kontextmenü verändert werden. bruch-Vorschau". Klicken Sie un-
terhalb des horizontalen Seiten-
wechsels oder rechts neben den

1 Klicken Sie die Wand mit der rechten Mausta-


ste an und wählen Sie den Befehl "Wände for-
matieren". Im folgenden Dialogfeld klicken Sie
vertikalen Seitenwechsel, und
wählen Sie im Kontextmenü den
Eintrag "Seitenwechsel aufheben".
auf die Schaltfläche "Fülleffekte". Über das Kontextmenü können Sie
mit dem Befehl "Alle Seitenwech-

2 Über den Dialog "Fülleffekte" können Sie die


Diagrammwände nach Lust und Laune ge-
stalten.
sel zurücksetzen" sämtliche Sei-
tenwechsel auf einmal entfernen.

So können Sie zum Beispiel über das Register-


blatt "Fließend" interessante Farbverläufe auf die
Diagrammwände bannen. Über die Register Mehr Übersicht
"Struktur", "Muster" und "Grafik" können Sie noch TIP im Querformat
Beim Drucken von Tabellen ist es
manchmal viel praktischer, das
Grafiken verschieben Querformat zu wählen. Insbeson-
dere, wenn Sie viele Spalten, aber
wenige Zeilen haben. Um das Pa-
Wenn Grafiken in Tabellen integriert werden, pierformat zu ändern, wählen Sie
sind diese Bilder immer an eine bestimmte Zelle in der Menüzeile "Datei " "Seite
gebunden. Arbeiten Sie noch an der Tabelle, kann einrichten". Im Register "Papier-
es vorkommen, daß sich Zellbezüge ändern. Pro- format" klicken Sie das Querfor-
blem: Die Grafik wird nicht mit verschoben. Die- mat an. Wollen Sie gleich mehre-
ses Problem läßt sich jedoch leicht beheben. re Seiten im Querformat drucken,
klicken Sie mit gedrückter Strg-
Taste auf die Blattregister. Die Ar-

1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die


Grafik. Wählen Sie im Kontextmenü den Be-
fehl "Objekt formatieren".
beitsblätter werden gruppiert.
Richten Sie dann, wie oben be-
schrieben das Querformat ein.

2 Im Dialog "Grafik formatieren" klicken Sie auf


das Register "Eigenschaften". Unter dem Ein-
trag "Objektpositionierung" aktivieren Sie die Op- Schnelle Ver-
tion "Nur von Zellposition anhängig". Die Grafik INFO wandlung
wandert dann mit der entsprechenden Zelle mit.
Die Umrechnung diverser
Maßeinheiten wird über die Funk-
tion "Umwandeln()" zum Kinder-
Arbeitsbereiche speichern spiel. So stellen Sie einfach eine
Tabelle zusammen, in der die ge-
bräuchlichsten Einheiten aufgeli-
Arbeiten Sie häufig mit mehreren Excel-Datei- stet werden. Die Funktion finden
en gleichzeitig, ist es umständlich, diese Dateien Sie im Menü "Einfügen" unter den
immer nacheinander zu öffnen. Speichern Sie die- technischen Funktionen. Wählen
se Dateien als Arbeitsbereich, werden alle gespei- Sie sie aus, dann müssen Sie nur
cherten Arbeitsmappen geöffnet.
2 Wollen Sie zu einem späteren Zeitpunkt den
gesicherten Arbeitsbereich wieder öffnen,
noch die Ausgangszahl angeben.
So können Sie also schnell von Li-
tern in pints oder Gallonen um-
1 Öffnen Sie zunächst alle Dateien, die in ei-
nem Arbeitsbereich gespeichert werden sol-
len. Wählen Sie im Menü "Datei" den Befehl "Ar-
wählen Sie einfach den Befehl "Datei / Öffnen".
Öffnen Sie Ihren Arbeitsbereich mit einem Dop-
pelklick. Excel öffnet alle in diesem Bereich
rechnen. Der Funktions-Assistent
begleitet Sie dabei.
Voraussetzung: Sie installieren
beitsbereich speichern": Geben Sie einen passen- gespeicherte Dateien und erinnert sich auch die technischen Funktionen über
den Namen für Ihren Bereich ein. Dieser Arbeits- an eventuell geteilte Fenster oder Seiteneintei- den Add-Ins-Manager nach.
bereich erhält die Dateierweiterung ".xlw". lungen. ❑

PCgo! 10/99 37
Excel

Excel-Tips Farbige Landkarten


CD 1 unter
finden Sie auf
orkshops/Tips
Hauptmenü/W Wer häufiger Landkarten in ein Excel-Arbeits- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Kar-
blatt einfügt, dem ist es sicher aufgefallen, daß die te. Ein Kontextmenü öffnet sich. Wählen Sie den
Landkarten relativ langweilig aussehen. Bringen Befehl "Gruppierung" und im folgenden Unter-
Sie doch einfach mit Hilfe von PowerPoint etwas menü "Gruppierung aufheben". Bestätigen Sie die
Uhrzeiten
TIP addieren
Farbe ins Spiel, und gestalten Sie Ihre Landkarten
ganz bunt.
Sicherheitsabfrage.

Für Uhrzeiten verwendet Excel


standardmäßig das Format 24:00
Uhr. Das hat zur Folge, daß ein 1 Fügen Sie zunächst eine Landkarte in Excel
ein. Dies geschieht über das Menü "Einfügen".
4 Betätigen Sie nochmals "Strg + C", um die
aus verschiedenen Einzelteilen bestehende
Grafik erneut in die Zwischenablage zu kopieren.
Addieren von Zeitangaben nur bis Wählen Sie dort den Befehl "Landkarte" und zie- Wechseln Sie wieder in Excel und fügen Sie dort
zu einem Wert von 24 korrekt ist. hen Sie mit dem Mauszeiger ein Rechteck auf das die Grafik wieder mit "Strg + V" ein. Um die Mar-
Addieren Sie aber mehrere Stun- Tabellenblatt. Die ausgewählte Landkarte wird kierung aufzuheben, klicken Sie auf einen freien
den, etwa bei einer Zeiterfassung,
dort eingefügt. Bereich der Tabelle.
wird immer nur der Wert ange-
zeigt, der über die 24 hinausgeht.
Abhilfe schafft eine Einstellung im
Dialog "Formate". Markieren Sie 2 Klicken Sie an eine beliebige Stelle in der Ta-
belle, um den Bearbeitungsmodus der Land-
karte zu deaktivieren. Klicken Sie anschließend
5 Wollen Sie die einzelnen Teile der Landkar-
te unterschiedlich einfärben, klicken Sie dop-
pelt auf eines der Bunde s länder. Im Dialogfeld
die Zellen, in denen Zeitangaben
addiert werden sollen. Klicken Sie einmal auf die Landkarte. Der Mauszeiger wa n- "AutoForm formatieren" wählen Sie im Bereich
im Menü "Format" auf den Eintrag delt sich in ein Kreuz mit Doppelpfeilen um. Ist "Ausfüllen" die gewünschte Farbe aus, indem Sie
"Zellen". Auf der Registerkarte die Landkarte markiert, betätigen Sie die Taste n- auf den nach unten zeigenden Pfeil klicken. Die
"Zahlen" klicken Sie im Bereich kombination "Strg + X". Die Landkarte gelangt in Farbpalette wird angezeigt. Per Mausklick stellen
"Kategorie" auf den Eintrag "Uhr- die Zwischenablage. Sie die entsprechende Farbe ein.
zeit". Wählen Sie in der Liste
"Formate" das Uhrzeitformat
"26:30:55", und schließen Sie den
Dialog mit "OK".
3 Starten Sie PowerPoint mit einer "Leeren Prä-
sentation". Wählen Sie die "Leere Folie" und
fügen Sie die Landkarte mittels "Strg + V" ein.

Im ausgewählten Zellenbereich
werden Uhrzeiten korrekt addiert,
selbst wenn deren Summe den
Wert von 24 übersteigt Gimmick in Excel
Wußten Sie, daß in Excel ein Flugsimulator ver- Diagramm-Assistenten. Der Bildschirm wird erst
borgen ist? Wenn Sie mal etwas anderes als trübe schwarz. Danach erscheint eine virtuelle Lan d-
Blattschutz
TIP umgehen
Zahlenreihen sehen möchten, starten Sie doch
einfach dieses kleine Spiel. Sie werden den Flugsi-
schaft, die Sie überfliegen können. Die Steuerung
erfolgt mit der Maus- und den Pfeiltasten. Mit der
Sie haben das Kennwort eines Ar- mulator nicht finden, wenn Sie Excel 97 unter linken Maustaste geben Sie Gas, mit der rechten
beitsblattes vergessen, müssen Windows NT nutzen. Um zum Flugsimulator zu bremsen Sie. Die Flughöhe wird mit den Pfei l-
aber dennoch Änderungen in der gelangen, müssen Sie einen Trick anwenden. tasten beeinflußt. Mit etwas Glück sehen Sie ei-
Tabelle vornehmen. nen grauen Felsen mit einer dunklen Erhebung.

1
Kopieren Sie einfach das ge- Legen Sie eine neue Arbeitsmappe an. Klicken Auf diesem Denkmal haben sich die Programm-
schützte Blatt in ein neues Tabel- Sie auf F5. Das Dialogfeld "Gehe zu" wird entwickler namentlich verewigt.
lenblatt. Problematisch wird die
geöffnet. Geben Sie im Feld "Bezug" die Zellbe-
ganze Aktion jedoch, wenn die
einzelnen Formeln geschützt sind,
also wenn Sie im Menü "Format /
zeichnung "X97:L97" ein und schließen Sie das
Dialogfeld mit "OK". 3 Wollen Sie das kleine Spiel verlassen,
drücken Sie die Esc-Taste. Sie gelangen dann
zurück zum Excel-Fenster. Wenn Sie sich nach
Zellen" über das Register "Schutz"
die Option "Formel ausblenden"
aktiviert hatten. Der Trick kann
dann nicht angewendet werden.
2 Der gesamte Zellbereich der Zeile 97 ist mar-
kiert. Betätigen Sie die Tabulator-Taste.
Drücken Sie gleichzeitig die Shift- und die Strg-
einer längeren Arbeitsphase wieder mal eine Pau-
se mit dem Flugsimulator gönnen möchten, müs-
sen Sie Excel neu starten. Der Flugsimulator läuft
Taste und klicken Sie in der Symbolleiste auf den nämlich nur einmal pro Excel-Start. ➪

38 PCgo! 11/99
Excel

Landkarte mit Zellinhalte löschen


TIP Hyperlinks
Daß Landkarten bunt eingefärbt Führen Sie den Mauszeiger an die rechte unte-
werden können, haben wir im Tip re Ecke einer aktiven Zelle, erscheint ein kleines
auf der vorigen Seite erläutert. schwarzes Quadrat (das sogenannte Ausfüllkäs t-
Auf Landkarten kann man außer- chen). Damit lassen sich Funktionen wie Ausfü l-
dem Hyperlinks einrichten. So len oder Kopieren aktivieren. Eine weitere Aktion
können Sie zum Beispiel von der kann mit diesem Werkzeug eingeleitet werden:
grafischen Darstellung direkt zu
das Löschen von Zellinhalten.
den Datenblättern wechseln.
Fügen Sie eine Landkarte ein.
Schneiden Sie diese aus und öff-
nen Sie PowerPoint. Auf einer lee- 1 Markieren Sie den Bereich, den Sie löschen
möchten. Das können einzelne oder mehrere
Zellen sein. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die
taste loslassen, werden die Inhalte in diesem Be-
reich gelöscht
ren Folie wird die Landkarte ein-
gefügt. Heben Sie die Gruppie- linke untere Ecke des markierten Bereichs, bis das
rung auf (siehe Landkarten-Tip
unter Punkt 3), schneiden Sie die
schwarze Kreuz erscheint.
3 Dieser Vorgang entspricht der Verwendung
des Befehls "Löschen / Inhalte" im Menü e- "B
Landkarte erneut aus. Wechseln
Sie zu Ihrem Excel-Arbeitsblatt
und fügen Sie die Landkarte wie-
2 Drücken Sie die linke Maustaste und führen
Sie den Mauzeiger zurück in die linke obere
Ecke der Markierung. Der gesamte Bereichr-e
arbeiten". Wichtig: Nur die Inhalte, nicht aber die
Formatierung der Zelle werden gelöscht. Um auch
die Formatierung zu löschen, halten Sie beime-Zi
der ein.
scheint nun grau hinterlegt. Sobald Sie die Maus- hen mit der Maus zusätzlich die Strg-Taste gedrückt.
Über den Befehl "Ansicht / Sym-
bolleisten" lassen Sie sich die
Zeichnensymbolleiste einblen-
den. Klicken Sie auf das Symbol Hyperlinks in großen Tabellen
zum Einfügen eines Textfeldes.
Zeigen Sie nacheinander auf die
verschiedenen Bundesländer, Bei umfangreichen Tabellen, die vielleicht so-
und fügen Sie für jedes Bundes- gar mehrere Arbeitsmappen umfassen, ist es um-
land ein Textfeld mit dem ent- ständlich, von einem Bereich in einen anderen zu
sprechenden Namen ein. Klicken wechseln. Sie können aber sogenannte ➞ Hy-
Sie auf die Textfeldbegrenzung, perlinks einfügen. Diese können auf bestimmte
so daß der Cursor für die Textein-
Stellen in der Tabelle, auf andere Tabellenblätter
gabe verschwindet. Um einen Hy-
oder sogar auf andere Dateien verweisen.
perlink einzurichten, klicken Sie
im Menü "Einfügen" auf den Ein-
trag "Hyperlink". Im folgenden
Dialogfeld legen Sie fest, auf wel-
ches Tabellenblatt oder auf wel-
1 Um Verweise auf bestimmte Tabellenbere i-
che zu integrieren, müssen alle Bereiche, auf
die verwiesen werden soll, benannt werden. Mar-
che Datei hier verwiesen werden kieren Sie dazu einen Zellbereich. Klicken Sie in
soll. Sobald Sie Ihre Angaben mit das Namenfeld (links neben dem Eingabefeld),
"OK" bestätigt haben, ist der Hy- und überschreiben Sie die Zellangabe (etwa "A1")
perlink aktiv, und mit einem aussagekräftigen Namen (zum Beispiel
Sie können rasch
zu den entspre-
chenden Daten-
"Ausgaben_Oktober").
4 Der Hyper-
link in der
blättern wechseln.
2 Fügen Sie am Anfang der Tabelle einige Zei-
len ein. Diese Zeilen werden für die Hyper-
links benötigt. In die Zelle A1 geben Sie einen der
Zelle A1 ist jetzt
aktiv. Sie erken-
nen dies daran,
gerade festgelegten Bereichsnamen ein, etwa daß er unterstrichen und blau dargestellt wird.
➞ Hyperlink "Ausgaben_Oktober". Während die Zelle A1 noch
markiert ist, wählen Sie im Menü "Einfügen" den
Klicken Sie auf diesen Hyperlink, gelangen Sie
automatisch zu dem definierten Zellbereich.
Ein Hyperlink ist ein Querverweis Befehl "Hyperlink". Auf ähnliche Weise können Sie auch Hyper-
auf eine andere Datei oder Text- links zu anderen Dateien anlegen. Sie müssen
stelle. Klickt man mit der Maus
auf einen dieser Hyperlinks, wird
man automatisch zu der damit
3 Im Dialogfeld "Hyperlink einfügen" klicken
Sie im Bereich "Name einer Stelle in der Da-
tei (Optional)" auf die Schaltfläche "Durchs u-
dann im Dialogfeld "Hyperlink einfügen" im obe-
ren Bereich neben dem Feld "Verknüpfung zu Da-
tei oder URL" auf die Schaltfläche "Durchsuchen"
verbundenen Stelle geleitet. Ei-
chen". Aktivieren Sie im folgenden Dialog die klicken, um den Dateipfad anzugeben. Wollen
ne besonders große Rolle spie-
len Hyperlinks im Internet. Dort Option "Festgelegter Name". Suchen Sie das ge- Sie einen Hyperlink zu einer anderen Tabelle der
gelangt man über Hyperlinks zu wünschte Ziel per Doppelklick aus. Der Bereichs- Arbeitsmappe anlegen, wählen Sie "Durchs u-
anderen Web-Sites. name erscheint im entsprechenden Textfeld. chen" im unteren Bereich und klicken im nach -
Schließen Sie den Dialog mit "OK". folgenden Dialog auf die Option "Blattname". ❑

39 PCgo! 11/99
Excel

Automatisches Füllen vordefinierter Zellen


Oftmals besteht das Problem, voneinander ge- fen während dieses Vorganges also nicht auf eine
trennte Zellen mit identischem Inhalt zu füllen. andere Zelle klicken! Damit Sie nicht versehent-
Um eine zeitraubende Eingabe in jede einzelne lich die Markierung aufheben, geben Sie den ge-
dieser Zellen zu vermeiden, bietet sich eine be- wünschten Wert oder Begriff direkt in die Zelle
sondere Art des automatischen Ausfüllens von ein, in der sich der Cursor gerade befindet! Nach
Bewegen in vorher markierten Zellen an. Eingabe des gewünschten Wertes oder Begriffs
TIP Markierungen drücken Sie die "Strg"-Taste und die Eingabetaste

Ein besonderes Augenmerk soll-


ten Sie auf das Bewegen in mar-
1 Markieren Sie zunächst die Zellen, die mit
dem gewünschten Wert gefüllt werden sol-
len. Doch wie erreichen Sie die Markierung aus-
gleichzeitig. Schon befindet sich Ihr Wunschwert
in allen markierten Zellen.
kierten Feldern legen. Sobald Sie
beispielsweise Felder markiert ha- einander liegender Zellen? Markieren Sie
ben und unbeabsichtigt einen zunächst die erste Zelle Ihrer Markierungsreihe.
Mausklick im Arbeitsblatt durch- Alle weiteren Zellen markieren Sie durch gleich-
führen, geht die Markierung unwi- zeitiges Drücken der "Strg"-Taste und Klicken
derruflich verloren. Damit Sie sich auf die gewünschten Zellen. Die "Strg"-Taste
dennoch ohne Probleme in den
markierten Feldern bewegen kön-
nen, klicken Sie zum Vorwärtsb
e-
muß entweder während des gesamten Markier-
vorganges für alle Zellen gedrückt bleiben oder
vor jeder Markierung wieder gedrückt werden.
3 Sie können die markierten Zellen auch in ei-
nem Durchgang formatieren, die Formatie-
rung wirkt sich auf alle markierten Zellen auf ein-
wegen jeweils auf die Tabulato
r-
Seien Sie bei der Markierung vorsichtig, denn mal aus. Die Abbildung wurde zum Beispiel fol-
taste. Bei jedem Klick auf die
a- T
ein unbeabsichtigtes Klicken ohne gleichzeitig gendermaßen formatiert: Schriftart Arial, Schrift-
bulatortaste bewegt sich der Cur-
sor zum nächsten markierten Feld.
gedrückte "Strg"-Taste macht Ihre bisherige Mar- grad 11, Fett, Kursiv, Hintergrundfarbe Gelb,
Sie wollen sich innerhalb der Mar- kierung zunichte! Sie müssen dann von vorne Schriftfarbe Rot, Ausrichtung 45 Grad. Sie kön-
kierungen rückwärts bewegen? mit der Markierung beginnen. Durch erneutes nen analog natürlich auch jede andere Ausrich-
Auch das ist kein Problem. Rück- Anklicken einer Zelle bei gedrückter "Strg"-Taste tung und Formatierung wählen.
wärts gelangen Sie durch gleich- können Sie die Markierung selektiv löschen.
zeitiges Drücken der "Shift"-Taste
und der Tabulatortaste.

TIP Euro-Zeichen
installieren 2 Geben Sie jetzt den gewünschten Wert in ei-
ne dieser Markierungen ein. Die Gesamt-
markierung muß dabei bestehen bleiben; Sie dür-
Wenn Sie das Euro-Zeichen schon
installiert haben, müssen Sie bei
der benutzerdefinierten Formatie-
rung nicht "EURO" eintippen,
n- so Pivot- T abellen in Excel 2000
dern können statt dessen direkt das
Euro-Zeichen eingeben. Sollte es
das Euro-Zeichen auf Ihrer Tasta- Durch das Umgehen der Layoutfestlegung für
tur nicht geben, erreichen Sie es Pivot-Tabellen sparen Sie viel Zeit. Ab der Excel-
durch gleichzeitiges drücken von Version 2000 können Sie die Pivot-Tabellenstruk-
"Alt-Gr" und dem Buchstaben "E". tur direkt im Tabellenblatt festlegen.

1 Ziehen Sie die Feldnamen aus der Pivot-Ta-


bellen-Symbolleiste in die umrahmten Berei-
che der Tabellenstruktur. Es müssen auf jeden Fall
Felder für die Spalten- und Zeilenbezeichnungen
sowie für Daten festgelegt werden. Überlegen Sie
genau, welche Felder Sie an welche Stelle in der
Struktur legen, sonst erhalten Sie nicht das ge-
wünschte Ergebnis. Sollten Sie sich jedoch soweit vertan haben, daß
Sie die Struktur nicht mehr umarbeiten können,

2 Wenn Sie sich beim Ziehen der Felder vertan


haben, können Sie jederzeit durch Verschie-
ben der Felder Ihren Pivot-Bericht korrigieren.
hilft ein Klick auf das "Rückgängig"-Symbol wei-
ter. Sie können die Felder dann erneut an die ge-
wünschten Stellen ziehen.

40 PCgo! 12/99
Excel

Formatierung in Abhängigkeit der Zellenwerte Excel-Tips


CD 1 unter
finden Sie auf
orkshops/Tips
Hauptmenü/W
Bei Ergebnissen von Berechnungen in Zahlen- Wert ein und klicken Sie im unteren Dialogbe-
kolonnen fallen "besorgniserregende" Werte nicht reich auf die Schaltfläche "Format". Wählen Sie
sofort auf. Das birgt das Risiko des Überlesens jetzt ein Format, zum Beispiel Schriftart "Fett" und
von kritischen Werten. In diesem Fall hilft die au- Farbe "Rot" aus. Nach dem Festlegen der Forma- Das ist eine
tomatische Formatierung in Abhängigkeit der Zel- tierung wird Ihnen eine Vorschau auf das beding- TIP Pivot-T abelle
lenwerte. te Format dargestellt.
Pivot-Tabellen dienen zur -ver
dichteten Darstellung von größe-

1 Erzeugen Sie eine Tabelle mit den Spalten


"Produkt", "Einkaufspreis", "Verkaufspreis" und
"Gewinn".
7 Wollen Sie weitere Bedingungen festlegen, so
klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen"
im unteren Bereich des Dialogfensters. Verfahren
ren Datenmengen. Die Daten kön-
nen Sie zwar auch mit anderen Ex-
cel-Analyse-Werkzeugen auswer-
Sie bei der Festlegung der bedingten Formatierung ten, Pivot-Tabellen besitzen aber

2 Geben Sie Bezeichnungen für die Produkte


und Preise für "Einkaufpreis" und "Verkaufs-
preis" ein.
wie unter Punkt 6 beschrieben; legen Sie aber an-
dere Auswahlkriterien und Formatierungen fest.
einen entscheidenden Vorteil:
Während Sie bei normalen Excel-
Analysen alle in Betracht kom -

3 Berechnen Sie den jeweiligen Verkaufspreis


aus der Differenz zwischen "Verkaufspreis –
8 Auf diese Art und Weise können Sie zum Bei-
spiel Gewinne unterhalb eines von Ihnen
festgelegten Wertes rot hervorheben lassen, ober-
menden Einträge, das heißt die
Skala der Antwortmöglichkeiten,
bereits kennen müssen, entdeckt
eine Pivot-Tabelle bei der Aus-
Einkaufspreis". halb des Wertes beispielsweise grün.
wertung die Antwortmöglichkei -
ten automatisch. Zusätzlich kön-

4 Markieren Sie jetzt die Werte in der Ver-


kaufsspalte.
nen Sie die Sortierung sowie die
Teilsummen- und Gesamtsum -
menbildung einfach der Pivot-Ta-

5 Klicken Sie im Menü auf "Format" und im fol-


genden Untermenü auf den Menüeintrag "Be-
dingte Formatierung".
belle überlassen, diese erledigt
die Aufgabe optimal für Sie.

6 Wählen Sie bei der "Bedingung 1" den Ein-


trag "Zellwert ist" und im nächsten Fenster
aus dem Auswahlmenü zum Beispiel "Kleiner als".
Excel 2000
Geben Sie in das rechte Feld den gewünschten "Das visuelle Handbuch"
heißt der Untertitel dieses Buches
zur Tabellenkalkulation von
Microsoft. Der Autor versucht, die
Festlegen des Euro-Formates an sich etwas trockene Materie
von Formeln, Zahlen
und Tabellen einmal
Ab der Version Excel 2000 steht Ihnen stan- Eingabe der Rauten mit dem Punkt erreichen Sie anders zu präsentie-
dardmäßig das Euro-Zeichen zur Verfügung. eine Tausender-Punkt-Trennung, durch die Ein- ren, nämlich visuell.
Doch was unternehmen Sie, wenn Sie noch mit gabe von "0,00" eine dezimale Darstellung. Den Texte müssen Sie
Excel 95 bzw. 97 arbeiten? Erstellen Sie sich das Wert "EURO" geben Sie unbedingt in An- kaum lesen, alles wird
Euro-Format doch einfach selbst. führungszeichen ein, damit die Darstellung kor- anhand von Symbo -
rekt erfolgen kann. Sollten Sie vergessen, die An- len, Pfeilen und Sre -
enshots aus Excel vor-

1 Erstellen Sie zunächst ein Tabellenblatt mit eini-


gen Werten. Markieren Sie anschließend diese
Werte. Klicken Sie danach im Menü auf "Format"
gabe "EURO" in Anführungszeichen zu setzen,
erzeugt Excel eine Fehlermeldung und Sie kön-
nen die Formatierung nicht abschließen. pm
geführt. Konventionell präsentiert
sich dagegen der Aufbau des Bu-
ches. Am Anfang wird die Bedie-
und im folgendem Untermenü auf den Menüein- neroberfläche erklärt, dann folgen
trag "Zellen". Klicken Sie im jetzt angezeigten Dia- die Grundlagen, und auch "Exper-
logfeld "Zellen" auf den Register "Zahlen". Auf der ten"-Wissen wie Pivot-Tabellen
linken Seite des Dialogfeldes wird eine Spalte mit kommt nicht zu kurz. Dennoch:
den vorhandenen Kategorien angezeigt. Auf der Das Buch richtet sich deshalb
rechten Seite des Dialogfeldes sehen Sie die Vor- nicht nur an Einsteiger, sondern
schau der gerade markierten Kategorie. Klicken Sie auch an diejenigen, die ein -"nor
nun auf die Kategorie "Benutzerdefiniert". males" Buch über Excel nicht
durcharbeiten wollen.

2 Tippen Sie in das Feld "Formate" auf der rech-


ten Dialogfeldseite folgende Zeichenfolge
ein: #.##0,00 "EURO";-#.##0,00 "EURO". Durch
info Markt & Technik,
ISBN: 3-8272-5559-7
Preis: 44 Mark

PCgo! 12/99 41
Excel-Tips
CD 1 unter
Excel 97 finden Sie auf
orkshops/Tips
Hauptmenü/W

Überschriften auf jeder Druckseite


Tabellen passen beim Ausdruck nicht immer
auf eine Seite. Wenn der Tabelleninhalt sich über
mehrere Seiten erstreckt, gehen die Überschriften
3 Im Bereich „Drucktitel“ legen Sie den Be-
reich fest, der auf jeder Seite wieder gedruckt
werden soll. Mit der Bereichseingabe im Feld
auf den Folgeseiten verloren. Sie haben natürlich „Wiederholungszeilen oben:“ legen Sie die Über-
die Möglichkeit, die Tabelle so aufzubereiten, schriften für die Zeilen fest, im Feld „Wiederho-
daß Sie bei jedem Seitenwechsel die Überschrif- lungsspalten links:“ definieren Sie die Überschrif-
Zeile kopieren ten neu eingeben. Aber das ist überflüssiger Auf- ten für Spalten, falls Sie dies wünschen.
TIP und verschieben wand. Außerdem können Sie diese Vorgehens-
Analog zum Tip „Drag und Drop
ohne Reue“ können Sie eine Zeile
weise nicht anwenden, wenn Sie die Tabelle sor-
tieren wollen. Die Überschriften der Folgeseiten
würden dann ebenfalls sortiert: Das führt zu un-
4 Über die Schaltfläche „Seitenansicht“ kön-
nen Sie das Ergebnis Ihrer Einstellung noch
einmal kontrollieren, ob auch wirklich alles so er-
auch kopieren und gleichzeitig
verschieben. Dazu markieren Sie sinnigen Ergebnissen. Aber die Druckfunktion scheint, wie Sie es wünschen. Mit einem Klick auf
diese Zeile zunächst. Drücken Sie von Excel bietet eine Möglichkeit, Überschriften „Drucken“ werden die gewünschten Seiten, je-
anschließend die „Strg“-Taste auf allen Seiten zu drucken, obwohl diese nur an weils mit der ausgewählten Überschrift versehen,
und die „Shift“-Taste gleichzeitig, einer Stelle in der Tabelle stehen. ausgedruckt.
halten Sie die beiden Tasten ge-

1
drückt und klicken Sie dann mit Wenn Sie Ihre Tabelle, die sich über mehrere
der linken Maustaste außerhalb Druckseiten erstreckt, fertig bearbeitet haben
der Anfasser auf die untere mar-
und wenn die Überschriften festgelegt sind,
kierte Linie der Zeile. Halten Sie
klicken Sie in der Menüleiste auf „Datei“ und „Sei-
weiterhin die „Strg“-Taste und
die „Shift“-Taste sowie die Maus-
te einrichten“.
taste gedrückt und ziehen Sie die
Markierung auf die gewünschte
Zeile. Lassen Sie jetzt die Mausta-
sten sowie die beiden anderen Ta-
2 Klicken Sie im Dialogfeld „Seite einrichten“
auf den Registerreiter „Tabelle“. Im oberen
Bereich können Sie, wenn Sie nicht die ganze Ta-
sten los. Der markierte Inhalt wird belle drucken wollen, den gewünschten Druck-
nun als zusätzliche Zeile zwischen bereich festlegen.
die vorhandenen Zeilen kopiert.
Bei diesem Vorgang ist besonde-
re Vorsicht geboten. Wenn Sie
vergessen, die „Shift“-Taste zu Drag und Drop ohne Reue
drücken, wird der vorhandene In-
halt der Zeile ohne Warnung über-
schrieben! Tabellen sind nach der ersten Bearbeitung mei- te ohne weitere Rückfrage überschrieben. Dieser
stens noch nicht fertig. Häufig müssen neue Zei- Weg entspricht also noch nicht unseren Vorstel-
len eingefügt werden. Oder Zeilen müssen ver- lungen. Klicken Sie deswegen auf die Schaltfläche
schoben werden. Hin und wieder müssen auch „Abbrechen“.
Zeilen kopiert werden. Hierfür die Excel-Stan-
Gültigkeitskrite-
TIP rien auswählen
dardfunktionen „Kopieren“, Einfügen Zeile“, Ein-
fügen Inhalt“ zu verwenden, funktioniert zwar,
Was es mit den Gültigkeitskrite- aber es geht mittels Drag und Drop auch einfa-
ren bei der Eingabe auf sich hat, cher. Allerdings sind bei dieser Technik einige
beschreiben wir im Tip „Gültig- Besonderheiten zu beachten, sonst kommt es sehr
keitsregeln für die Dateneingabe
festlegen“ auf der nächsten Sei-
te. Außer den dort beschriebenen
schnell zu einem Datenverlust.
2 Wenn die vorhandenen Zelleninhalte beim
Verschieben nicht überschrieben werden sol-
Gültigkeitskriterien können Sie
auch „Ganze Zahl“, „Liste“ (bei 1 Wenn Sie eine Zeile verschieben möchten, so
markieren Sie die gewünschte Zeile zunächst
mit der Maus. Klicken Sie danach mit der linken
len, markieren Sie noch einmal die zu verschie-
bende Zeile mit der Maus. Drücken Sie danach
die „Shift“-Taste, halten diese gedrückt und
dieser Einstellung wird der einge-
gebene Wert mit dem Wert aus ei- Maustaste außerhalb der Anfasser auf die untere klicken Sie dann mit der linken Maustaste außer-
nem festgelegten Bereich vergli- markierte Linie der Zeile, halten Sie die Maustaste halb der Anfasser auf die untere markierte Linie
chen), „Datum“, „Zeit“, „Textlän- gedrückt und ziehen die Markierung auf die ge- der Zeile, halten Sie die „Shift“-Taste und die
ge“ und „Benutzerdefiniert“ (für wünschte Zeile. Lassen Sie jetzt die Maustaste Maustaste gedrückt und ziehen die Markierung
diese Einstellung müssen Sie ei- los. Was passiert? Sie bekommen eine Warnmel- auf die gewünschte Zeile. Lassen Sie jetzt die
ne Formel hinterlegen) aus- dung: „Sollen die Inhalte der Zellen des Zielbe- Maustaste und die „Shift“-Taste los. Der markier-
wählen. Die Eingabemeldung und
reichs überschrieben werden?“ Seien Sie jetzt vor- te Inhalt wird jetzt als zusätzliche Zeile zwischen
die Fehlermeldung funktionieren
sichtig, denn wenn Sie mit der Schaltfläche „OK“ die vorhandenen Zeilen geschoben, ohne daß Sie
genauso wie im Tip beschrieben.
bestätigen, werden die vorhandenen Zelleninhal- irgendeinen Zelleninhalt überschreiben ➪

www.pcgo.de 42 PCgo! 1/2000


Excel 97

Spalten und Gültigkeitsregeln für die Dateneingabe festlegen


TIP Zeilen fixieren
Bei großen Tabellen ist es lästig, Normalerweise können Sie in jede Excel-Zelle bereich durch eine Minimum- und Maximum-
daß die Überschriften nicht auf je- beliebige Daten eingeben. Ist die Zelle noch ohne Eingabe einschränken.
der Bildschirmanzeige mit darge- Formatierung, versucht Excel aufgrund der Einga-
stellt werden. Um auf jeder belie- be selbst festzulegen, um welches Eingabeformat
bigen Bildschirmseite Ihres Ar- (Text, Zahl, Datum, Uhrzeit) es sich handelt. Sie
beitsblattes die gewünschten können aber auch Formatierungen von Feldern
Überschriften zu sehen, können
durch Überschreiben zerstören. Besonders kri-
Sie Zeilen und Spalten fixieren.
tisch werden fehlerhafte Eingaben, wenn diese in
Um eine exakte Fixierung von
Formeln verwendet werden. Das führt dann un-
Spalten oder Zeilen vorzuneh-
men, müssen Sie den Bereich der weigerlich zu Fehlberechnungen. Aus diesem
Fixierung vorher genau festlegen. Grund sollten Sie sensible Felder mit Gültigkeits-
Daher müssen Sie zum Fixieren regeln versehen.
des oberen horizontalen Aus-
schnitts die Zeile unterhalb der
Stelle, an der die Teilung erfolgen 1 Um eine Gültigkeitsprüfung zu erstellen, müs-
sen Sie zunächst den Bereich markieren, für
3 Klicken Sie jetzt auf das Register „Eingabe-
meldung“. Wenn das Kontrollkästchen „Ein-
gabemeldung anzeigen, wenn Zelle ausgewählt
soll, markieren. Um den linken den diese Prüfung zutreffen soll. Ist das gesche- wird“ aktiviert ist, können Sie einen Titel und ei-
vertikalen Ausschnitt zu fixieren, hen, klicken Sie im Menü auf „Daten“ und im fol- ne Eingabemeldung festlegen.
markieren Sie die Spalte rechts
gendem Untermenü auf den Eintrag „Gültigkeit“.
neben der Stelle, an der die Tei-
lung erfolgen soll.
Klicken Sie anschließend im
2 Im Dialogfenster „Gültigkeit“ klicken Sie auf
das Register „Einstellungen“. In den Gültig-
4 Mit einem Klick auf das Register „Fehlermel-
dung“ legen Sie bei Bedarf eine Fehlermel-
dung fest. Wie auf einen Fehler reagiert wird, le-
Menü auf „Fenster“ und auf „Fi-
xieren“. Schon können Sie nach keitskriterien ist im Feld „Zulassen“ der Eintrag gen Sie durch die Auswahl „Stil“ fest. Durch Aus-
Belieben durch Ihre Daten navi- „Jeden Wert“ aktiviert. Um dies zu ändern, wählen wahl von „Stop“ müssen Sie einen korrekten Wert
gieren, ohne daß eine Überschrift Sie zum Beispiel „Ganze Zahl“ aus. Die Option eingeben. Durch die Wahl von „Warnung“ kön-
verloren geht. Wenn Sie die Fixie- „Leere Zellen ignorieren“ aktivieren Sie, sonst nen Sie bei der Fehleingabe selbst entscheiden,
rung wieder aufheben wollen, schränken Sie sich bei der Dateneingabe zu stark ob der eingegebene Wert Gültigkeit haben soll.
klicken Sie im Menü nochmals auf ein. Sie können zusätzlich den erlaubten Daten- Bei „Information“ erhalten Sie nur einen Hinweis.
„Fenster“ und auf den Menüpunkt
„Fixierung aufheben“.

Kommentar erspart Nachfragen


Kommentar Bei komplexen Tabellen kommt es immer wie- machen des Kommentars brauchen Sie lediglich
TIP überarbeiten der vor, daß bei einer späteren Bearbeitung der mit dem Mauszeiger über dieses Feld zu fahren.
Soll ein Kommentar noch einmal Tabellen komplizierte Sachverhalte nicht mehr Der Kommentar wird dann eingeblendet.
überarbeitet werden, so klicken im Gedächtnis sind. Die Frage lautet dann: „Wie
Sie wieder mit der rechten Maus-
taste in das Feld, welches den
Kommentar enthält. Klicken Sie
bin ich bloß zu diesem Ergebnis gekommen?“
Noch schwerwiegender wird es, wenn Dritte mit
den von Ihnen erzeugten Tabellen weiterarbeiten
2 Um den Kommentar dauerhaft sichtbar zu
machen, klicken Sie mit der rechten Mausta-
ste in das Feld mit dem Kommentar. Daraufhin
anschließend im Kontextmenü sollen. Deshalb gewöhnen Sie sich lieber an, bei wird ein Kontextmenü geöffnet. Wählen Sie hier
auf den Eintrag „Kommentar be- schwierigen Vorgängen einen Kommentar zu hin- den Eintrag „Kommentar anzeigen“ aus. Der Kom-
arbeiten“. Sie können nun den
terlegen. mentar wird jetzt durchgehend angezeigt. Da er
vorhandenen Text bearbeiten und
sich aber vor die vorhandenen Zellen legt, ist die-
ergänzen. Da es sich bei dem
Kommentarfeld um ein Textfeld
handelt, können Sie es mit Hilfe 1 Klicken Sie auf das Feld, das mit einem Kom-
mentar versehen werden soll. Klicken Sie da-
nach in der Menüleiste auf „Einfügen“ und „Kom-
se Einstellung nur in Ausnahmefällen sinnvoll.
Um die permanente Anzeige des Kommentars zu
unterdrücken, klicken Sie wieder mit der rechten
der Anfasser in der Größe verän-
dern. Dadurch besteht die Mög- mentar“. Es wird ein kleines Fenster geöffnet, in Maustaste in das Feld, welches den Kommentar
lichkeit, auch längere Texte als das Sie den gewünschten Kommentar eintippen enthält und klicken im Kontextmenü auf den Ein-
Kommentar zu hinterlegen. Die können. Wenn Sie mit der Maus einmal außerhalb trag „Kommentar ausblenden“.
Lage des Kommentarfensters des Kommentarfensters klicken, wird der Kom-

3
können Sie dadurch verändern, mentar gespeichert. An dem kleinen roten Dreieck Sie können überflüssig gewordene Kommen-
indem Sie mit der Maus zwischen in der rechten oberen tare auch wieder löschen. Klicken Sie dazu
die Anfasser klicken und das Kom-
Ecke der Zelle erkennen mit der rechten Maustaste in das Feld, das den
mentarfenster an eine beliebige
Sie, daß sich an dieser Kommentar enthält, und klicken Sie anschließend
Stelle innerhalb des Bildschirm-
fensters plazieren.
Stelle ein Kommentar in dessen Kontextmenü auf den Eintrag „Kom-
verbirgt. Zum Sichtbar- mentar löschen“. pm

43 PCgo! 1/2000
Excel-Tips
CD 1 unter
Excel finden Sie auf
orkshops/Tips
Hauptmenü/W

Arbeitsblätter mit Namen versehen


Eine Tabelle in Excel wird auch als Arbeitsblatt
bezeichnet, während eine ganze Datei Arbeits-
mappe genannt wird. Wenn Sie mit mehreren Ar-
beitsblättern in einer Arbeitsmappe arbeiten, soll-
ten Sie diese umbenennen. Anstatt der Standard-
bezeichnung „Tabelle1“ bis „Tabelle n“ (n= An-
Mehr Arbeits-
TIP blätter wählen
zahl Ihres letzten Arbeitsblattes) sollten Sie lieber

Standardmäßig wird Excel mit


drei Arbeitsblättern geöffnet.
aussagekräftige Namen vergeben. Dadurch be-
halten Sie einen wesentlich besseren Überblick
und wissen immer genau, welche Inhalte sich in
3 Die Registerbezeichnung „Tabelle n“ wird
markiert, und Sie können einen neuen Na-
men für dieses Arbeitsblatt eintippen. (Hinweis:
Wenn Sie aber üblicherweise mit welcher Tabelle verbergen. Bei Excel 95 wird noch zusätzlich ein Dialogfeld
mehr oder weniger Arbeitsblät- zur Eingabe aufgeblendet.) Mit der „Enter“-Taste

1
tern arbeiten, können Sie die An- Wechseln Sie mit einem Klick auf das Arbeits- wird die Eingabe abgeschlossen.
zahl als Vorgabe in Excel festle- blatt, welches Sie mit einem eigenem Namen
gen.
Klicken Sie dazu in der Excel-
Menüleiste auf „Extras“ und „Op-
versehen wollen.
4 Sie sind kein Freund der rechten Maustaste?
Dann können Sie auch durch einen Dop-
tionen“. Wechseln Sie im jetzt
geöffnetem Dialogfeld „Optio- 2 Klicken Sie am unteren Rand der Tabelle mit
der rechten Maustaste auf den Namensreiter
(Beispiel: Tabelle2). Das Kontextmenü wird geöff-
pelklick auf die linke Maustaste in den Eingabe-
modus der Tabellenbeschriftung gelangen.
Führen Sie also einen Doppelklick auf den zu än-
nen“ auf den Registereintrag „All-
gemein“. Hier finden Sie im mitt- net. Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag dernden Tabellennamen aus und überschreiben
leren Bereich den Eintrag „Blätter „Umbenennen“. Sie die alte Bezeichnung.
in neuer Arbeitsmappe:“. Tippen
Sie in dieses Feld die Anzahl der
Arbeitsblätter ein, mit der Sie Ex-
cel zukünftig starten wollen. Arbeitsblätter schützen
Klicken Sie anschließend auf die
Schaltfläche „OK“. Beenden Sie
Ein gut aufgebautes Arbeitsblatt kann durch un- Das Häkchen verschwindet und die markierten
danach Excel. Bei jedem neuen
kontrolliertes Arbeiten schnell zerstört werden. Zellen sind zur Freigabe vorgesehen. Mit einem
Start von Excel und bei jeder An-
lage einer neuen Arbeitsmappe Das trifft insbesondere zu, wenn andere Personen Klick auf die Schaltfläche „OK“ sind die Zellen
wird in Zukunft die Anzahl der von mit der von Ihnen erstellten Arbeitsmappe weiter wieder freigegeben.
Ihnen festgelegten Arbeitsblätter arbeiten. Daher sollten Sie die Arbeitsmappe
geöffnet. schützen und nur bestimmte Bereiche zur Da-
teneingabe freigeben. Dabei ist aber darauf zu
achten, daß standardmäßig alle Zellen des Ar-
3 Wählen Sie im Menü „Extras“ den Befehl
„Schutz / Blatt“. Der Dialog „Blatt schützen“
erscheint. Legen Sie hier fest, ob Inhalte, Objekte
beitsblattes geschützt sind. Die zu bearbeitenden oder Szenarios ge-
Felder müssen explizit freigegeben werden. schützt werden sollen.
Vergeben Sie ein Kenn-

1 Zum Schützen Ihres Arbeitsblattes klicken Sie


zunächst auf den Reiter des zu schützenden
Blattes. Bei mehreren zu schützenden Arbeits-
wort. Aber Vorsicht:
Merken Sie sich das
Kennwort, sonst kön-
blättern müssen Sie jedes Arbeitsblatt explizit nen Sie Ihre Arbeits-
schützen. mappe auch nicht
mehr ändern!
Kopieren mit
TIP der Maus 2 Markieren Sie die Felder oder den Bereich, in
dem Sie eine Dateneingabe erlauben wollen.
Klicken Sie nach der Markierung im Menü auf den 4 Versuchen Sie nun, Daten in gesperrte Be-
reiche einzugeben, erscheint eine Fehler-
Hier noch ein Tip für Mausliebha-
ber: Drücken Sie die „Strg“-Taste Eintrag „Format“ und dann auf „Zellen“. Das Dia- meldung „Sie versuchen, Zellen zu ändern, die
und halten diese gedrückt, halten logfenster der Zellen erscheint auf dem Bildschirm. schreibgeschützt sind“. Klicken Sie aber in einen
Sie zusätzlich die linke Maustaste Klicken Sie hier auf ungeschützten Bereich, können Sie problemlos
gedrückt und ziehen das markier- den Register „Schutz“. Daten eingeben.
te Arbeitsblatt an die Stelle inner- Das Optionskästchen

5
halb des Registers, an die es ko- „Gesperrt“ ist aktiviert. Zum Aufheben des Arbeitsblattschutzes
piert werden soll. Lassen Sie Deaktivieren Sie es, in- klicken Sie im Menü auf „Extras / Schutz /
dann die „Strg“-Taste und an-
dem Sie mit der Maus Blattschutz aufheben“. Wenn Sie ein Kennwort
schließend die linke Maustaste
auf das Häkchen im vergeben haben, müssen Sie dieses hier erneut
wieder los. So geht es auch.
Dialogfeld klicken. eingeben.

44 PCgo! 2/2000
Excel

Eigenschaften von Arbeitsmappen Arbeitsblätter


TIP kopieren
Wenig bekannt ist die Möglichkeit, sich die Ei- teren Ecke des Dialogfeldes. Wenn Sie diese Op- Ganze Arbeitsblätter sind samt
genschaften von Arbeitsmappen anzusehen. Da- tion anklicken, wird im „Öffnen“-Dialogfeld eine Formatierungen schnell markiert
bei stehen in den Eigenschaften nicht nur Infor- Vorschau auf die Tabelle gezeigt. Das ist oftmals und kopiert: Klicken Sie mit der
mationen zur Arbeitsmappe. Sie können dort auch sinnvoll, funktioniert allerdings nur, wenn Sie auf rechten Maustaste im Kontext-
selbst wichtige Informationen zu Ihrer Arbeits- das „Vorschau“-Symbol im „Öffnen“-Dialog menü auf den Eintrag „Verschie-
mappe eingeben. geklickt haben. ben / Kopieren“. Im folgenden
Dialog müssen Sie das Options-
kästchen „Kopieren“ im unteren

1 Klicken Sie in Ihrer geöffneten Arbeitsmappe


im Menü auf „Datei“ und im anschließenden
Untermenü auf „Eigenschaften“.
5 Das Register „Statistik“ gibt Ihnen darüber
Auskunft, wann das Arbeitsblatt angelegt,
wann es zuletzt geöffnet und geändert wurde.
Bereich des Dialogfeldes aktivie-
ren. Sonst wird Ihre Tabelle ledig-
lich verschoben, aber nicht ko-
Außerdem erfahren Sie hier, zu welchem Zeit- piert! Entscheiden Sie sich, an

2 Das Dialogfeld der Eigenschaften erscheint.


Im Register „Allgemein“ sehen Sie Angaben
zum Speicherort, die Dateigröße, das Erstellungs-
punkt es zuletzt gedruckt und vom wem es zuletzt
gespeichert wurde.
welcher Stelle das kopierte Ar-
beitsblatt eingefügt werden soll.
Mit einem Klick auf „OK“ wird das
datum, wann die Datei zuletzt geändert wurde
und wann sie zuletzt geöffnet wurde. Außerdem
bekommen Sie Auskunft darüber, ob die Datei
6 Mit einem Klick auf „Inhalt“ bekommen Sie
übersichtlich angezeigt, welche Tabellen
und welche Diagramme sich in der Arbeitsmappe
Arbeitsblatt an die gewünschte
Stelle kopiert.

schreibgeschützt ist. befinden.

3 Klicken Sie auf die Registerkarte „Datei-In-


fo“. Hier können Sie selbst Hand anlegen
und einen Titel für die Arbeitsmappe vergeben,
7 Klicken Sie auf den Registerreiter „Anpas-
sen“, um Einstellungen für die Dateiablage
vorzunehmen.
das Thema grob beschreiben, sich als Autor die- Sie können an
ser Datei bekannt geben sowie weitere Angaben dieser Stelle auch
eintippen (Manager, Firma, Kategorie, Stichwör- Angaben wie
ter, Kommentar). Diese Angaben erhalten späte- „Abteilung“, „Be-
stens dann Bedeutung, wenn Sie die Arbeitsmap- arbeiter“ und
pe an Dritte weitergeben. So ist auf einen Blick er- ähnliches hinter- Zeichnungsob-
sichtlich, um was es sich in der Arbeitsmappe legen, indem Sie TIP jekte einfügen
handelt, wer der Autor ist und so weiter. eine Kategorie Sie brauchen nicht unbedingt auf-
markieren und wendige Diagramme zu erstellen,

4 Sehr wichtig ist auch das Optionskästchen


„Vorschaugrafik speichern“ in der linken un-
auf „Hinzufügen“
klicken.
um Ihre Tabellen aufzuwerten. Be-
reits einfache Grafiken erzeugen
eine gute Wirkung. Aktivieren Sie
die Zeichnen-Symbolleiste über
„Ansicht / Symbolleisten / Zeich-
Arbeitsblätter verschieben nen“. Neben einfachen Zeichen-
elementen können Sie hier auch
sogenannte Autoformen einfü-
Oft bemerken Sie erst nach dem Erstellen meh-
rerer Arbeitsblätter, daß diese nicht an optimaler
Stelle stehen. Tabellen können aber sehr einfach
3 Im unteren Bereich des Dialogfensters legen
Sie fest, vor welchem Arbeitsblatt das mar-
kierte Arbeitsblatt eingefügt werden soll. Mit ei-
gen. Klicken Sie dazu auf „Auto-
formen“, wählen Sie eine Auto-
form aus, zum Beispiel einen Ge-
untereinander verschoben werden. nem Klick auf „OK“ wird das Arbeitsblatt ver- witterblitz. Der Mauszeiger ver-
schoben. wandelt sich in ein kleines Kreuz.

1 Aktivieren Sie zunächst auf das Arbeitsblatt,


das Sie verschieben wollen.
4 Wenn Sie lieber alles mit der Maus machen
möchten, so ist auch das möglich: Halten
Ziehen Sie innerhalb der Tabelle
den Blitz mit gedrückter Mausta-
ste in die gewünschte Lage und

2 Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das


Tabellenblatt. Im jetzt erscheinendem Kon-
textmenü klicken Sie auf „Verschieben / Kopie-
Sie die linke Maustaste gedrückt, und ziehen Sie
das markierte Arbeitsblatt an die Stelle innerhalb
des Registers, an der es stehen soll und lassen Sie
Größe.

ren“. Das Dialogfeld „Verschieben / Kopieren“ dann die linke Maustaste wieder los.
wird geöffnet. In das obere Feld können Sie ein-
tragen, ob Sie innerhalb Ihrer Arbeitsmappe blei-
ben wollen oder das markierte Arbeitsblatt in eine
andere Arbeitsmappe verschieben wollen. Wir
5 Verfahren Sie auf die gleiche Art und Weise
mit den anderen Arbeitsblättern, so daß am
Ende Ihrer Aktion die optimale Reihenfolge für Ih-
bleiben in unserer Arbeitsmappe, ändern den Ein- re verschiedenen Tabellenblätter der Arbeitsmap-
trag also nicht. pe festgelegt ist. pm

PCgo! 2/2000 45
Excel-Tippster
CD 1 un
Excel finden Sie auf
tm en ü/ W orkshops/Tipps
Haup

Schnelles Übertragen mehrerer Formate


In Excel sind die einzelnen Zellen oft mit meh- selsymbol). Die Formatierungs-Informationen
reren Formatierungsmerkmalen auf einmal be- werden jetzt in den Zwischenspeicher Ihres PCs
legt. Um diese Kombination von Formatierungs- geschrieben.
merkmalen auf einmal zu übertragen, hält Excel

TIPP Filtern nach


einen besonderen Befehl bereit.
3 Klicken Sie anschliessend in die Zelle, auf
der Sie das Format übertragen möchten.
Inhalten
Mit der Filterfunktion haben Sie die
1 Formatieren Sie in Ihrem Arbeitsblatt eine Zel-
le mit besonderen Merkmalen, wie zum Bei-
spiel Schriftart, Vordergrundfarbe, Hintergrund-
Sämtliche Formatierungsmerkmale werden auf
die Zelle übertragen, und die Funktion „Format
übertragen“ wird wieder zurück gesetzt.
Möglichkeit, bestimmte Einträge
farbe und Ausrichtung.
aus einer Tabelle zu selektieren.
Klicken Sie dazu in der Menüleiste
auf „Daten“, „Filter“ und „Autofil-
2 Klicken Sie zunächst in das Feld mit den aus-
gewählten Formaten und danach in der Sym-
4 Wenn Sie die Formatierungs-Informationen
auf mehrere Zellen übertragen wollen, ohne
jedes Mal wieder auf das Symbol „Format über-
ter“. Die Überschriften Ihrer Tabel-
le werden mit Auswahlschal t- bolleiste auf das Symbol „Format übertragen“ (Pin- tragen“ klicken zu müssen, wählen Sie die Zelle
flächen versehen. Klicken Sie auf mit den zu übertragenden Formaten aus und
die Spalte, aus der Sie die Einträge klicken doppelt (!) auf das Symbol „Format über-
filtern möchten: Es erscheint eine tragen“. Jetzt wird auf jede Zelle, die Sie anklicken,
Auswahl der vorhandenen Eintr ä- das Format übertragen.
ge. Wählen Sie den gewünschten Sind alle gewünschten Zellen mit dem ausge-
Eintrag, und anschliessend r- we wählten Format versehen, drücken Sie auf die
den Ihnen die
„Esc“-Taste. Die Funktion wird anschliessend
passenden Ein-
zurück gesetzt, und Sie können im normalen Mo-
träge darge-
stellt. Um wie-
dus weiterarbeiten.
der alle Einträge
zu sehen, kli-
cken Sie erneut
Top Ten mit Hilfe eines Filters
auf den Aus-
wahlbutton und Zum Auswerten von Arbeitsblättern müssen Sie Klicken Sie nun auf das Auswahlsymbol und
dort auf den nicht manuell Eintragungen durchzählen. Mit Hil- wählen den Eintrag „Top 10 ...“ aus. Das Dialog-
Eintrag „Alle“. fe von Filtern können Sie die „Top Ten“ Ihrer Ta- feld „Top 10 - Auto Filter“ erscheint.
belle automatisch sichtbar machen. Dabei müs-
sen die „Top Ten“ nicht genau zehn Eintragungen
enthalten; Sie können die Anzahl der Tops frei
einstellen.
Formeln in Werte
TIPP umwandeln
Wenn Sie Daten von Excel inn-a
deren Programmen weiter bear-
1 Laden Sie eine Arbeitsmappe, in der es Zahlen
gibt. Denn die „Top Ten“ können nur auf
Basis von numerischen Werten ermittelt werden,

5
beiten wollen, ist es sinnvoll, For- bei Textspalten verweigert das Programm diese Wählen Sie nun aus, ob Sie die „Obersten“
meln in Werte umzuwandeln. Vie- Funktion. oder die „Untersten“ Top Ten selektieren
le Programme können mit den Ex-
möchten. Stellen Sie danach die Anzahl der zu fil-
cel-Formeln nämlich nichts anfan-
gen. Markieren Sie den Bereich,
den Sie von Formeln in Werte
2 Wenn Sie die auszuwertende Arbeitsmappe
geladen haben, stellen Sie sicher, dass die
Überschriftenzeile eine andere Formatierung hat
ternden Elemente ein. Mit einem Klick auf „OK“
werden die gefilterten Elemente angezeigt.
wandeln wollen. Klicken Sie
anschliessend im Menü auf „Be-
arbeiten“ und „Kopieren“. Kli-
cken Sie anschliessend in die Zel-
als der Rest der Tabelle. Erst dadurch ist eine ein-
deutige Filterzuordnung möglich. 6 Eine Besonderheit bietet die Auswahl der Top
Ten: Sie können anstatt der Anzahl der Ele-
mente auch über Prozente filtern. Legen Sie zum
le, von der an Sie die Werte ein-
tragen wollen. Klicken Sie dann
im Menü auf „Bearbeiten“ und
3 Klicken Sie in der Menüzeile auf den Ein-
trag „Daten“ und anschliessend auf den Ein-
trag „Filter“. Im jetzt aktivierten Untermenü
Beispiel fest, dass Sie die obersten 10 Prozent Ih-
rer ausgewählten Spalte filtern möchten.

„Inhalte einfügen“. Das Dialog-


feld „Inhalte einfügen“ wirdn-ei
geblendet. Wählen Sie die Option
klicken Sie auf „AutoFilter“. Die Überschriften-
zeile Ihrer Tabelle wird mit Auswahlbalken ver-
sehen.
7 Die Filterfunktion lässt sich natürlich auch
wieder deaktivieren. Dazu klicken Sie im
Menü auf „Daten“, „Filter“ und klicken anschlies-
„Werte“ aus. Mit einem Klick auf
die Schaltfläche „OK“ werden die
send das Auswahlhäkchen vor „AutoFilter“ weg.
Werte Ihrer Formeln eingesetzt.
4 Wählen Sie die auszuwertende Spalte aus.
Sie muss numerische Werte enthalten.
Schon steht Ihnen die Tabelle wieder ungefiltert
zur Verfügung.

46 PCgo! 3/2000
Excel

Hilfe in der Not: der Funktionsassistent


TIPP Spart Platz: Um-
bruch in Zellen
Um Platz zu sparen, werden die Einige Standardfunktionen, wie zum Beispiel
Überschriften in Tabellen oft über die Summenbildung, stellen in Excel kein Pro-
mehrere Zellen verteilt. Das ist blem dar. Doch was ist, wenn Sie etwas berech-
aber nicht nötig, denn Sie können nen wollen und die Funktion hierzu nicht ken-
den Text auch innerhalb einer Zel- nen? In diesem Fall hilft Ihnen der integrierte Funk-
le umbrechen. Klicken Sie dazu in tionsassistent weiter.
die entsprechende Zelle und im
Menü auf „Format“ und „Zellen“.
Das Dialogfeld zur Zellenforma-
tierung wird angezeigt. Klicken
1 Sie haben beispielsweise eine Tabelle mit PC-
Angeboten vor sich. Sie wollen jetzt das gün-
stigste Angebot errechnen lassen, wissen aber
Sie auf den Reiter „Ausrichtung“,
und aktivieren Sie das Options- nicht, mit welcher Funktion. Klicken Sie zunächst
kästchen „Zeilenumbruch“. Jetzt in das Feld, in dem das günstigste Angebot er-
wird der Text automatisch umge-
brochen.
rechnet werden soll, anschliessend im Menü auf
„Einfügen“ und im Untermenü auf „Funktion...“.
Das Dialogfeld „Einfügen Funktion“ wird einge-
4 Mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“
öffnet sich ein Dialogfenster zum Festlegen
des Bereiches, mit dem gerechnet werden soll.
blendet. Klicken Sie jetzt auf das Symbol rechts von der
Eingabezeile „Zahl1“. Das Dialogfeld wird mini-

2 Auf der linken Seite sehen Sie eine Auswahl


von Kategorien. Bei der Auswahl des gün-
stigsten Angebotes, also des Minimums eines Be-
miert: Sie können den Bereich markieren, aus
dem Sie das Minimum berechnen wollen.

reiches, handelt es sich um eine statistische Funk-


tion. Klicken Sie deshalb innerhalb der Kategori-
enauswahl auf den Eintrag „Statistik“.
5 Haben Sie den gewünschten Bereich mar-
kiert, klicken Sie auf das Symbol der Einga-
bezeile des reduzierten Dialogfeldes. Das Dia-
logfeld wird wieder in normaler Größe darge-
Sie können Ihren Text auch a- m
nuell an einer genau definierten
Stelle umbrechen: Klicken Sie auf
3 Auf der rechten Seite werden Ihnen jetzt alle
Funktionen zur Kategorie „Statistik“ ange-
zeigt. Da Sie das Minimum eines Bereiches be-
stellt, die Angaben des markierten Bereiches ste-
hen in dem Feld „Zahl1“, und das Ergebnis wird
in der Vorschau schon einmal angezeigt. Mit ei-
das entsprechende Feld und rechnen wollen, wählen Sie die Funktion „MIN“ nem Klick auf die Schaltfläche „Ende“ wird die
anschliessend im Bearbeitung s-
aus. Im unteren Bereich des Fensters ist die Funk- Formel in Ihre Zelle übernommen und das Ergeb-
feld an die Stelle, an der ein
tion bereits beschrieben. nis dargestellt.
Zeilenumbruch stattfinden soll.
Drücken Sie die Tastenkombina-
tion „Alt“ und „Enter“. Jetzt wird
der Zeilenumbruch innerhalb der
Zelle genau an der von Ihnen de-
So geht es einfacher: Zellen benennen
finierten Stelle ausgeführt.
Beim Erstellen von Formeln verliert man leicht
den Überblick. Damit Ihnen das nicht passiert,
benennen Sie Ihre Zellen; denn mit aussagekräfti-
gen Namen werden die ansonsten eher krypti-

TIPP Überschrift
zentrieren
schen Formeln übersichtlicher.

Beim Gestalten Ihrer Tabelle soll-


ten Sie die Überschrift über der 1 Sie wollen gerne wissen, wie groß Ihre monat-
liche Belastung bei einer bestimmten Kre-
gesamten Tabelle zentrieren.
Schreiben Sie dazu zunächst Ihre
Überschrift in die linke Spalte über
dithöhe, einer vordefinierten Laufzeit und einem
bestimmten Zinssatz ist? Die Formel zu dieser Be-
rechnung lautet: „=RMZ(Zins/12;Laufzeiten*12;
3 Wiederholen Sie diesen Vorgang für jede zu
benennende Zelle. Sie können allerdings
jede Benennung nur einmal benutzen, damit die
Ihre Tabelle. Markieren Sie danach Kreditbetrag-Kapital;1)“. Eindeutigkeit der Zellenbezüge nicht zerstört
den Tabelleninhalt von der ersten wird.
bis zur letzten Spalte und klicken
auf das Symbol „Ver-
binden und zentrieren“.
2 Um diese Formel in Excel übersichtlich dar-
zustellen, benennen Sie Ihre Felder mit den
entsprechenden Namen. Klicken Sie dazu in das 4 Nachdem Sie alle relevanten Felder benannt
haben, erstellen Sie Ihre Formel. Wenn Sie
Die Zellen in der Überschrift we r-
den dadurch miteinander verbu n- erste zu beschreibende Feld und geben in das jetzt auf den jeweiligen Zellenbezug klicken, wird
den, so dass eine einzige Zelle t-en Namenfeld (in der linken oberen Ecke der Tabel- anstatt der kryptischen Positionsangabe die von
steht. Anschliessend wird die le), in dem zur Zeit die Zellenbezeichnung (A1 Ihnen eingetragene Zellenbezeichnung in die For-
Überschrift in dieser Zelle zentriert. oder etwas anderes) steht, den gewünschten Na- mel gesetzt. Sie können die Formel auch manuell
men ein. eingeben und dabei Namen benutzen.

47 PCgo! 3/2000
Excel-Tippsn CD unter
der weiße
Excel finden Sie auf
en ü/ W orkshops/Tipps
Hauptm

Inhalte kopieren
Wenn Sie in Excel Zellen kopieren, werden stan- „Alles“ aktiviert. Um lediglich die Zahlen zu über-
dardmäßig Formeln mit kopiert. Benötigen Sie nehmen, aktivieren Sie per Mausklick die Option
aber nur die Ergebnisse, also die nackten Zahlen, „Werte“. Schließen Sie das Dialogfeld, indem Sie
müssen Sie die erweiterte Kopierfunktion nutzen. auf „OK“ klicken.

TIPP Bruchzahlen 1 Klicken Sie auf die Zelle oder den Zellbereich,
den Sie kopieren möchten, und klicken Sie
auf das Kopiersymbol in der Symbolleiste.
umwandeln
Wenn Sie in Ihrer Tabelle mit
Bruchzahlen, wie zum Beispiel 2/4
arbeiten, interpretiert Excel dies
2 Markieren Sie den Einfügebereich, und
klicken Sie im Menü „Bearbeiten“ auf den
Eintrag „Inhalte einfügen“.
als Datumsangabe und wandelt
diese Zahl in den 2. April um. Um
dies zu vermeiden, muß die Zelle
richtig formatiert werden. Markie-
ren Sie die entsprechende Zelle,
3 Das Dialogfeld „Inhalte einfügen“ wird geöff-
net. Standardmäßig ist das Optionskästchen

und klicken Sie im Menü „For-


mat“ auf den Eintrag „Zellen“. Im
folgenden Dialogfeld klicken Sie
Verluste auf einen Blick erkennen
im Register „Zahlen“ unter „Ka-
tegorie“ auf den Eintrag „Bruch“. Lange Listen sind schnell unübersichtlich. Da-
Ein neues Listenfeld erscheint
mit Sie wichtige Informationen, wie negative Zah-
rechts im Dialogfeld. Wählen Sie
len, sofort erkennen, können Werte farblich her-
hier das gewünschte Darstel-
lungsformat aus. Schließen Sie
vorgehoben werden. Dies erreichen Sie mit der
das Dialogfenster per Klick auf die richtigen Zellformatierung.
Schaltfläche „OK“. Schon wird
der Bruch in der gewünschten
Form dargestellt. 1 Markieren Sie den Bereich, in dem negative
Zahlen hervorgehoben werden sollen. Klicken
Sie im Menü „Format“ auf den Eintrag „Zellen“.

2 Das Dialogfeld „Zellen“ wird geöffnet. Im


Register „Zahlen“ wählen Sie im Listenfeld
den Eintrag „Zahl“ mit einem Mausklick aus.
len“, in der Sie das passende Format auswählen,
also „-1234,10“. Klicken Sie auf die Schaltfläche
Rechts daneben erscheint die Liste „Negative Zah- „OK“, um das Dialogfeld zu beenden.

Gültigkeitsregeln festlegen
TIPP Ergebnisse als
Formel anzeigen
Arbeiten mehrere Personen an einer Tabelle,
schleichen sich schnell Fehler ein. Eingrenzen las-
Fensterbereich eingeblendet. Tippen Sie hier
nacheinander durch Semikolons getrennt die er-
Wollen Sie in einer umfangrei- sen sich solche Fehler durch so genannte Gültig- laubten Einträge ein. Befinden sich diese Einträge
chen Tabelle die Formeln prüfen, keitsregeln. Damit legen Sie über eine DropDown- bereits in Ihrer Tabelle, klicken Sie auf das Sym-
sollten Sie sich die Formeln an- Liste fest, welche Einträge in einer bestimmten Zel- bol im Textfeld „Quelle“. Markieren Sie an-
zeigen lassen. Sie erreichen dies le erlaubt sind. Praktisch: Mit diesen Listen be- schließend in der Tabelle den Bereich, in dem die
mit einer einfachen Tastenkombi-
schleunigen Sie zudem die Dateneingabe. Die er- gewünschten Einträge zu finden sind. Drücken
nation. Betätigen Sie die Tasten-
laubten Einträge werden nämlich einfach per Sie die Enter-Taste, um zu dem Dialogfeld zu
kombination „Strg + #“. Excel
Mausklick in die Zelle übernommen. wechseln. Schließen Sie dieses mit Klick auf „OK“.
zeigt Ihnen alle Formeln an, die
sich in der aktiven Tabelle befin-
den. Durch erneutes Drücken die-
ser Tastenkombination schalten
Sie wieder zur gewohnten Anzei-
1 Markieren Sie die Zelle, in der nur bestimmte
Einträge erlaubt sein sollen. Im Menü „Daten“
klicken Sie auf den Eintrag „Gültigkeit“.
3 Nachdem Sie das Dialogfeld mit der Schalt-
fläche „OK“ beendet haben, erscheint neben
der markierten Zelle ein Pfeil. Klicken Sie auf die-
ge der Werte zurück. sen Pfeil, klappt ein DropDown-Menü heraus,

2 Im folgenden Dialogfeld klicken Sie im Li-


stenfeld unter „Zulassen“ auf den Eintrag „Li-
ste“. Das Eingabefeld „Quelle“ wird im unteren
und Sie sehen die Einträge, die in dieser Zelle er-
laubt sind. Per Mausklick wählen Sie den richti-
gen Eintrag aus. ml

48 PCgo! 4/2000
Excel-Tippsn CD unter
der weiße
Excel finden Sie auf
en ü/ W orkshops/Tipps
Hauptm

Den Zellencursor bändigen


Standardmäßig bewegt Excel nach dem
Drücken der Eingabetaste den Zellencursor zur
nächsten Zelle in der darunter liegenden Zeile.
2 Das Kotrollkästchen „Markierung nach dem
Drücken der Eingabetaste verschieben“ ist
standardmäßig aktiviert, also mit einem Häkchen
Diese Richtung läßt sich aber einstellen. versehen. Entfernen Sie das Häkchen mit einem
Klick in das Kontrollkästchen, bleibt der Zellen-

TIPP Schnell rechnen 1 Um den Zellencursor Ihren Bedürfnissen an-


zupassen, klicken Sie auf den Menüeintrag
„Extras“ in der Menüzeile. Im Menü wählen Sie
cursor zukünftig weiter in der aktiven Zelle ste
hen, wenn Sie die Eingabetaste drücken.
-

ohne Formeln
Wenn Sie es eilig haben, kommen
Sie auch ohne Eingabe von For-
den Eintrag „Optionen“ aus. Das Dialogfeld „Op-
tionen“ öffnet sich. Klicken Sie in diesem Dialog-
fenster auf das Register „Bearbeiten“.
3 Wollen Sie das nicht, aktivieren Sie das Kon-
trollkästchen wieder mit einem Mausklick,
so dass das Häkchen wieder angezeigt wird. Sie
meln zu den richtigen Rechener-
können nun mit dem Auswahlfeld „Richtung:“
gebnissen: Markieren Sie mehre-
re Zahlenfelder in Ihrem Excel-Ar-
das Verhalten des Cursors beeinflussen.
beitsblatt. In der Statusleiste zeigt
Ihnen Excel automatisch die Sum-
me aller markierten Zellen an.
Das ist in vielen Fällen schon eine
4 Ihnen stehen die Richtungen „Unten“,
„Oben“, „Rechts“ und „Links“ zur Verfü
gung. Je nach Auswahl wird der Zellencursor in
-

schnelle Hilfe, aber Excel hat noch die gewünschte Richtung verschoben, wenn Sie
mehr zu bieten. Wenn Sie mit der die Eingabetaste betätigen. Mit einem Klick auf
rechten Maustaste in den Sum- „OK“ übernehmen Sie Ihre Einstellung.
menwert der Statusleiste klicken,
erscheint ein Kontextmenü. Mit
diesem Menü können Sie zusätz-
lich den Minimalwert, den Maxi- Ordnung in Dezimalzahlen bringen
malwert, die Anzahl und den Mit-
telwert der markierten Zellen er-
rechnen lassen. Auch ein Zählen
der markierten Zellen ist möglich.
Bedenken Sie aber: Excel zählt nur
Bei der Eingabe von Zahlenkolonnen mit einer
festen Anzahl von Dezimalstellen können Sie sich
eine Menge Arbeit sparen: Lassen Sie Excel das
3 Klicken Sie auf „OK“, und geben Sie Ihre
Zahlenkolonne ein.

die Zellen mit numerischem In-


halt, keine Textfelder.
Dezimalkomma automatisch setzen.
4 Bei der Eingabe Ihrer Zahlen ergreift Excel
jetzt die Initiative und fügt automatisch die

1 Klicken Sie auf den Eintrag „Optionen“ im


Menü „Extras“. Das Dialogfenster „Optionen“
öffnet sich. Wählen Sie das Register „Bearbeiten“
Kommata für Sie ein. Diese Art der Eingabe ist
zunächst ungewöhnlich. Aus der Eingabe
„12999“ macht Excel den Wert „129,99“, wenn
aus. Sie die Eingabetaste drücken. Nach einer kurzen
TIPP Versteckte
derformate
Son-
Eingewöhnungsphase werden Sie diese Option

Oft benötigen Sie in Excel Son-


derformate wie zum Beispiel eine
2 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Feste
Dezimalstellen setzen“ und bestimmen Sie
aber als sehr hilfreich empfinden.

Postleitzahl. Solche Sonderfor-


mate verstecken sich bereits im
die gewünschte Stellenanzahl, in unserem Bei
spiel „2“.
-
5 Vergessen Sie nicht, die Option wieder zu de
aktivieren, nachdem Sie die Zahlenkolonnen
eingegeben haben. Klicken Sie dazu im Menü auf
-

Formatierungsbefehl. Um auf die


Sonderformate zu kommen, „Extras“ und im folgendem Untermenü auf „Op -
klicken Sie im Menü auf „Format“ tionen“. Aktivieren Sie das Register „Bearbeiten“,
und im folgendem Menü auf „Zel- und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Feste
len“. Das Dialogfenster „Zellen“ Dezimalstellen setzen“. Mit einem Mausklick auf
erscheint. Wählen Sie dort das Re- „OK“ können Sie die Werte wieder wie gewohnt
gister „Zahlen“. Hier finden Sie eingeben.
bei den Kategorien den Eintrag
„Sonderformate“. Klicken Sie ein-
mal auf diesen Eintrag. Im rech-
ten Fensterteil sehen Sie dann im Druckbereiche optimal festlegen
Auswahlmenü der Formate die
Sonderformate „Postleitzahl“,
„Versicherungsnachweis-Nr“
und „ISBN-Format“. Excel zeigt
das Ergebnis der Sonderformate
Nicht immer soll ein komplettes Arbeitsblatt
ausgedruckt werden. Weit häufiger sind nur Teile
davon für den Ausdruck bestimmt. Um das zu er-
1 Klicken Sie in der Menüzeile den Befehl „Da-
tei“ an. Im darauf hin erscheinenden Unter
menü wählen Sie den Eintrag „Seite einrichten“
-

direkt in der Vorschau. reichen, legen Sie vor dem Drucken den Druck - aus. Das neue Dialogfenster „Seite einrichten“
bereich fest. öffnet sich.

49 PCgo! 5/2000
Excel

2 Klicken Sie auf das Register „Tabelle“ und


wählen Sie innerhalb der Registerkarte „Ta-
belle“ das Eingabefeld für den Druckbereich aus.
4 Wählen Sie mit der Maus den gewünschten
Druckbereich aus. Excel überträgt die Koor-
dinaten in das Dialogfeld.
TIPP Fehlermeldun-
gen im Klartext
Excel meldet sich bei fehlerhaften

3 Geben Sie jetzt den Druckbereich ein. Kom-


fortabler geht es mit der Schaltfläche „Dialog
reduzieren“. Das Dialogfenster wird dann auf das
5 Klicken Sie auf „Dialog reduzieren“. Das Fen-
ster „Seite einrichten“ erscheint wieder in
gewohnter Größe. Mit einem Klick auf „OK“ ist
Formeln und Verweisen mit Feh-
lermeldungen, die oftmals nicht
die genaue Ursache des Fehlers
Eingabefeld für den Druckbereich minimiert. der Druckbereich festgelegt. erkennen lassen. Wir zeigen Ih-
nen deshalb die häufigsten Feh-
lermeldungen in der Übersicht.

Arbeitsblatt mit Hintergrund versehen #Bezug! Dieser Fehlerwert deu-


tet auf einen ungültigen Feldbe-
zug hin. Sie haben ein Feld, das in
Excel-Arbeitsblätter erhalten mit einem Hinter- den, doppelklicken Sie auf den Dateinamen. der Formel vorkommt, gelöscht
grundbild ein professionelleres Aussehen. Binden Schon wird der Hintergrund Ihres Arbeitsblatts oder überschrieben.
Sie also statt des üblichen weißen Hintergrunds mit dem entsprechenden Bild versehen. Bei klei- #DIV/0! Es wird versucht, durch
eines Excel-Arbeitsblatts lieber ein Bild oder eine nen Bildern erscheint der Hintergrund „tapeziert“, Null zu teilen.
Grafik ein. Das erreichen Sie mit wenigen Maus- das Bild wiederholt sich also immer, bis der Bild- #NAME? Der in der Formel be-
klicks. schirm damit gefüllt ist. nutzt Bereichsname wird nicht ge-
funden. Wurde er in Hochkomma-
ta gesetzt?

1 Öffnen Sie das Arbeitsblatt, welches Sie mit


einem Hintergrundbild versehen wollen.
#NULL! Sie haben in Ihrer For-
mel vermutlich ein Leerzeichen
statt eines Kommas eingegeben.

2 Klicken Sie im Menü auf den Eintrag „For-


mat“. Im folgendem Untermenü bewegen Sie
den Cursor auf den Eintrag „Blatt“. Im jetzt ange-
#WERT! Sie beziehen sich in Ih-
rer Formel auf einen falschen
Feldtyp.
zeigten Untermenü klicken Sie auf „Hintergrund“. #ZAHL! Es wurde ein falsches Ar-

3 Das Dialogfenster „Hintergrund“ öffnet sich,


und Sie können nach der gewünschten Bild-
4 Um die zuvor vorgenommene Hintergrund-
einstellung wieder rückgängig zu machen,
aktivieren Sie die Befehlsfolge: „Format“, „Blatt“
gument gewählt.
####### Die Formel ist in Ord-
nung, aber das Ergebnis zu lang,
oder Grafikdatei suchen. Haben Sie diese gefun- und „Hintergrund löschen“. es kann nicht dargestellt werden.
Verbreitern Sie die Spalte.

Regelmäßig automatisch speichern


Viele Excel-Nutzer vermissen die von Word be- TIPP Teilbereiche
ausdrucken
kannte Funktion, um Arbeitsmappen automatisch
zu speichern. Es gibt jedoch einen Trick, um auch Wenn Sie nur einen Teilbereich
Ihrer Tabelle drucken möchten,
Excel-Arbeitsmappen automatisch zu speichern.
gibt es einen unkomplizierten
Allerdings müssen Sie diese Funktionalität erst in-
Weg zu diesem Teildruck: Markie-
stallieren. ren Sie den zu druckenden Tabel-
lenbereich. Klicken Sie im Menü

1 Legen Sie Ihre Excel- bzw. Office-CD in Ihr


CD-ROM-Laufwerk ein.
auf den Befehl „Datei“ und im Un-
termenü auf „Drucken“. Das Dia-

2 Klicken Sie im Menü auf den Eintrag „Extras“.


Im sich nun öffnendem Untermenü klicken
5 Excel speichert jetzt Ihre Arbeitsmappe laut
der voreingestellten Voreinstellung alle zehn
Minuten. Um diese Zeiteinstellung zu verändern,
logfeld „Drucken“ öffnet sich. Ak-
tivieren Sie die Option „Markie-
rung“ im Feld „Drucken“. Mit ei-
Sie auf den „Add-In-Manager“. klicken Sie im Menü auf „Extras“ und im folgen- nem Klick auf „OK“ drucken Sie
dem Untermenü auf „Automatisches speichern“. den markierten Bereich.

3 Das Dialogfenster des „Add-In-Manager“ öff-


net sich. Alle verfügbaren Add-Ins werden in
einer Liste dargestellt, die mit einem Häkchen
versehenen Add-Ins sind aktiviert.

4 Aktivieren Sie die Option „Automatisches


Speichern“, indem Sie auf das entsprechen-
6 Das Dialogfenster „Automatisches Speichern“
erscheint. Sie stellen hier die Minutenzahl ein,
nach der Excel Ihre Arbeitsmappe automatisch
de Kontrollkästchen klicken. Bestätigen Sie mit speichern soll. Mit einen Klick auf „OK“ überneh-
„OK“ und folgen Sie den Anweisungen. men Sie Ihre neue Speicherzeit. Peter Schnnor/pm

PCgo! 5/2000 50
Excel-Tippsn CD unter
der weiße
Excel finden Sie auf
en ü/ W orkshops/Tipss
Hauptm

Symbole nach Wunsch platzieren


Nicht immer befinden sich die Sym-
bole dort, wo Sie sie gerne hätten. Ex-
cel bietet Ihnen daher die Möglichkeit,
die Icons nach Ihren Bedürfnissen zu
verschieben.

TIPP Große Symbole


einstellen 1 Möchten Sie die Reihenfolge der
Icons in der Symbolleiste ändern,
klicken Sie mit der rechten Maustaste
Betreiben Sie Ihren PC mit einer in die Symbolleiste. Im folgenden Kon-
hohen Bildschirmauflösung wie
textmenü wählen Sie den Befehl „An-
1280 x 1024 oder höher, werden
passen“.
die Symbolleisten ziemlich klein
dargestellt. Das erschwert jedoch
die Arbeit in Excel. Denn Sie müs-
sen mit der Maus jedes Mal sehr 2 Das Dialogfenster „Anpassen“ be-
findet sich daraufhin im Vorder-
genau zielen.
Excel bietet Ihnen jedoch auch
größere Symbolleisten an: Kli-
grund. Sie können nun im Hintergrund die Sym-
bole nach Ihren persönlichen Anforderungen ver-
schieben.
3 Haben Sie die Symbole verschoben, klicken
Sie im Dialogfenster „Anpassen“, das sich
noch im Vordergrund befindet, auf „Schließen“.
cken Sie dazu mit der rechten
Maustaste auf ein beliebiges
Symbol in der Symbolleiste. Im
Kontextmenü wählen Sie „Anpas- Excel als Lottokönig
sen“, und im erscheinenden Dia-
log klicken Sie auf das Register
„Optionen“. Aktivieren Sie hier
das Kontrollkästchen „Große
Sechs Richtige im Lotto – nicht schlecht. Excel
bietet Ihnen die Möglichkeit, mit einer Zufalls-
zahl zu arbeiten. Die Formel „=Zufallszahl()“ lie-
3 Kopieren Sie die Formel in die fünf darunter
liegenden Zellen. Dadurch erhalten Sie sechs
Zufallszahlen. Heben Sie die Markierung an-
Schaltflächen“.
fert eine Zahl zwischen „0“ und „1“. Mit der For- schließend auf.
mel „=Zufallszahl() *(b-a)+a“ vergrößern Sie die-
se Spanne. Dabei ist „b“ die größte und „a“ die
kleinste vorkommende Zahl. Wir erläutern dies
am Beispiel von „6 aus 49“.
4 Mit einem Druck auf die Funktionstaste „F9“
verändern sich sämtliche Werte auf einen
Schlag. Passen Sie allerdings auf, auch doppelte
Zahlen können in Ihrem Lottosystem vorkommen.

1 Schreiben Sie in eine beliebige Zelle die For-


mel „= Zufallszahl() * (49-1) + 1 „ . Bestätigen
Sie die Formel mit der „Enter“-Taste.
Mit der Funktionstaste „F9“ aktualisieren Sie Ihre
Werte.

TIPP Menüs beim Öff- 2 Blenden Sie alle Dezimalstellen aus. Dazu
klicken Sie so lange auf das Symbol „Dezi-
malstelle löschen“, bis keine Nachkommastellen
nen animieren
mehr angezeigt werden. Wie oft Sie drücken müs-
Excel kann das Öffnen von Menüs sen, hängt von der Voreinstellung ab. Das er-
grafisch animieren. Da diese Ani-
leichtert den Überblick: Denn beim Lotto werden
mation bei langsameren Rech-
schließlich nur ganze Zahlen akzeptiert.
nern die Leistung beeinträchtigt,
ist die Funktion standardmäßig
deaktiviert.
Um die Animationseffekte zu akti-
vieren, klicken Sie in Excel ein be-
Eigene Symbole gestalten
liebiges Icon mit der rechten
Maustaste an und wählen im Kon- Wenn Sie der Symbole in der Symbolleiste über- in die Symbolleiste. In dem erscheinenden Kon-
textmenü den Befehl „Anpas- drüssig sind, passen Sie sie Ihren Vorstellungen textmenü aktivieren Sie den Befehl „Anpassen“.
sen“. Wechseln Sie im Dialogfen- an. Sie können die Symbole auch völlig neu ge-
ster in das Register „Optionen“.
Wählen Sie im Listenfeld „Menü“,
„Animation“ die gewünschte Op-
stalten. Diese Funktion ist aber gut versteckt, so
dass Sie nur über einen Umweg dorthin gelangen. 2 Während das „Anpassen“-Dialogfenster im
Vordergrund ist, klicken Sie das zu ändern-
de Icon mit der rechten Maustaste an. Im Kon-
tion wie „Abwechselnd“, „Entfal-
ten“ oder „Abrollen“ aus.
1 Um Symbole zu verändern oder neu zu ge-
stalten, klicken Sie mit der rechten Maustaste
textmenü wählen Sie „Schaltflächensymbol be-
arbeiten“.

51 PCgo! 6/2000
Excel

3 Jetzt erscheint der „Schaltflächen-Editor,


mit dem Sie das Symbol bearbeiten. Sie
können die Icons beliebig verändern oder neu
4 Um Einträge zu löschen, klicken Sie im Farb-
bereich auf das Kästchen „Entfernen“ und
markieren in der Grafik die Pixel, die Sie entfer-
TIPP In mehreren Ta-
bellen eingeben
zeichnen. nen wollen. Wollen Sie Daten in mehreren Ar-
beitsblättern an der jeweils glei-

5 Um die Grafik neu zu zeichnen, klicken Sie


auf die gewünschte Farbe und setzen die Pixel
nach Ihren Vorstellungen in den Grafikbereich. Im
chen Zellenposition eingeben, so
können Sie dies für alle ge-
wünschten Arbeitsblätter auf ein-
unteren Bereich sehen Sie unter „Ansicht“ eine mal erledigen. Markieren Sie dazu
alle in Frage kommenden Tabel-
Vorschau auf Ihr neues oder geändertes Symbol.
lenblätter, indem Sie die Register
Mit einen Klick auf „OK“ speichern Sie Ihr Symbol.
am unteren Bildschirmrand bei ge-
drückter „Strg-Taste“ nacheinan-

6 Wenn Sie jetzt im „Anpassen“-Dialog auf die


Schaltfläche „Schließen“ klicken, erscheint
Ihr neues Symbol in der Symbolleiste.
der anklicken. Dadurch sind alle
ausgewählten Arbeitsblätter aktiv.
Tragen Sie in Ihr Arbeitsblatt an
beliebiger Stelle einen Wert oder
auch eine Formel ein. Damit er-
scheint dieser Wert oder diese For-
Veränderbare Werte berechnen mel ebenfalls in allen markierten
Tabellenblättern.
Wenn Sie Ihre Lohnsteuer be-
rechnen wollen, stehen Sie vor ei-
ner Schwierigkeit: Die Steuersätze
Wie werden Sie die Markierung
sind in Abhängigkeit des Einkom- wieder los? Klicken Sie dazu auf ein
mens gestaffelt. Je mehr Sie verdie- beliebiges Arbeitsblatt neben dem
nen, desto mehr Lohnsteuer bezah- gerade markierten Arbeitsblatt.
len Sie. In solchen Fällen hilft die Jetzt ist die simultane Markierung
Funktion „SVERWEIS“ weiter. Die- aufgehoben, und Sie können nor-
se Funktion arbeitet auf Grundlage mal weitere Daten eingeben.
einer Matrix.

1 Im folgenden Beispiel berech-


nen Sie die Provision in Abhän-
gigkeit des Umsatzes. Geben Sie in
TIPP So ersparen Sie
sich Tipparbeit
ein leeres Arbeitsblatt unterschied- Die Funktion „AutoEingabe“ ist
liche Umsätze ein. Bauen Sie un- raffiniert -doch oft wird sie über-
terhalb der Umsatzliste eine Provisionsliste ein. sehen. Dabei erspart es viel Tipp-
Hierbei handelt es sich um die in der Funktion
„SVERWEIS“ benötigte Matrix. 5 Das Dialogfeld „SVERWEIS“ erscheint. Als
Erstes benötigen Sie das Suchkriterium. Es
befindet sich im Beispiel in Zelle B2 . Klicken Sie
arbeit, wenn Sie Zellwerte auto-
matisch vervollständigen lassen.
Geben Sie in eine Zelle zum Bei-

2 Beachten Sie in der Matrix, dass Sie die Wer- im Dialogfeld „SVERWEIS“ in das Feld „Matrix“. spiel einmal „Hamburg“ ein. Tip-
te sortiert eingeben. Die Spalte mit den Pro- Geben Sie den Matrixbereich ein, im Beispiel B16 pen Sie in die darunterliegende
Zelle „Berlin“ ein. Gehen Sie wie-
visionen muss vor der Eingabe der Provisionswer- bis C24 (B16:C24). Der Bereich muss absolute
der eine Zelle tiefer, und geben
te die Formatierung „Prozentformat“ erhalten. Zellenbezüge enthalten. Das Ganze sieht im Bei-
Sie ein „H“ ein: Aus Ihrem „H“
Markieren Sie dazu den Bereich, und wählen Sie spiel so aus: „$B$16:$C$24“
wird „Hamburg“. Hier hat die
in der Symbolleiste „Prozentformat“. „AutoEingabe“ zugeschlagen.

3 Klicken Sie in die Zelle mit dem Wert, des-


sen Provision Sie errechnen wollen, im Bei-
6 Bestimmen Sie den Spaltenindex, also in wel-
cher Spalte der auszugebende Wert stehen
soll. Es handelt sich um den Provisionssatz in Spal-
Mit der Eingabetaste überneh-
men Sie den Eintrag. Diese Funk-
tion gilt nur für die Spalte, in der
spiel ist es B2. Rufen Sie den Funktionsassistenten te zwei der Matrix . Tippen Sie im Beispiel also ei- Sie gerade arbeiten.
auf, indem Sie auf das entsprechende Symbol in ne „2“ in das Feld „Spaltenindex“ . Sie schalten die „AutoEingabe“
der Symbolleiste klicken. Im Dialogfeld „Funkti- aus oder ein, indem Sie in der
Menüleiste auf „Extras“ klicken
on einfügen“ wählen Sie die Kategorie „Matrix“
und die Funktion „SVERWEIS“. 7 Das Feld „Bereich_Verweis“ bleibt frei.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ende“, schon
wird die Formel übernommen. Die komplette For-
und „Optionen“ auswählen . Akti-
vieren Sie das Register „Bearbei-
ten“ und schalten Sie das Käst-

4 Schieben Sie das schwebende Dialogfenster


so weit nach rechts, dass Sie sowohl die Ta-
mel lautet also: „=SVERWEIS(B2;$B$16:$C$24;2)“
chen „AutoEingabe für Zellwerte
aktivieren“ ein oder aus.
belle als auch die Matrix sehen können. Klicken
Sie im Dialogfeld „Funktion einfügen“ auf „OK“. 8 Kopieren Sie die Formel in alle relevanten
Felder: Ihre Provisionstabelle ist fertig. pm

PCgo! 6/2000 52
Excel-Tippsn CD unter
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Excel finden Sie auf
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Hauptm

Eigene Listen zum automatischen Ausfüllen


Mit der Funktion „AutoAusfüllen“ organisieren
Sie Verwaltungsarbeit schnell und effektiv. Damit
legen Sie beispielsweise eine Liste Ihrer Bekann-
ten oder Ihrer Mitarbeiter an, die Sie jederzeit au-
tomatisch, komplett oder in Teilbereichen in Ihre
Excel-Tabelle einfügen können.
Tabellenhinter-
TIPP grund in Farbe
Manche Arbeitsblätter erschei-
1 Klicken Sie in der Menüleiste auf den Befehl
„Extras“ und im Untermenü auf „Optionen“.
Aktivieren Sie das Register „AutoAusfüllen“.
nen mit dem sterilen Weiß als Hin-
tergrund zu blass. Wählen Sie
statt dessen einen farbigen Hin
tergrund.
-
2 Um die Liste zu erstellen, wählen Sie im Fens-
ter „Benutzerliste“ den Eintrag „Neue Liste“.
Klicken Sie in das Fenster „Listeneinträge“, das
auch aus einer bestehenden Tabelle übernehmen.
Rufen Sie dazu das Register „AutoAusfüllen“ wie
Dazu markieren Sie die gesamte
Tabelle mit einen Klick auf die sich rechts daneben befindet. beschrieben auf, und geben Sie in das Dialogfeld
Schaltfläche links neben der Spal- „Liste aus Zelle importieren“ den zu überneh-
tenüberschrift „A“ und über der
ersten Zeile. Benutzen Sie in der
Menüzeile den Befehl „Format“
3 Geben Sie hier die Einträge für die neue Liste
ein. Achten Sie darauf, dass die Eingaben
kein Komma oder Semikolon enthalten. Nach Ein-
menden Bereich ein. Klicken Sie auf „Importie-
ren“. Excel fügt jetzt die markierten Begriffe als Li-
ste ein und übernimmt diese Liste als neuen Ein-
und im folgendem Untermenü gabe eines jeden Begriffs führen Sie mit der „En- trag in das Fenster „Befehlsliste“ des Dialogs.
„Zellen“. Klicken Sie das Register ter-Taste“ einen Zeilenumbruch durch.
„Muster“ an. In der Farbpalette
wählen Sie die gewünschte Hin-
tergrundfarbe aus und schließen
4 Wenn die Liste komplett ist, übernehmen Sie
sie mit „Einfügen“. Die neue Liste fügt Excel
6 Um die Liste in einem Arbeitsblatt zu aktivie-
ren, geben Sie einen der Begriffe aus der „Au-
toAusfüllen-Liste“ ein und klicken die Zelle an.
mit „OK“. Schon ist Ihr Arbeits -
blatt farbig hinterlegt. nun in das linke Fenster, die „Benutzerliste“, ein. Zeigen Sie auf den Anfasser rechts unten auf dem
Mit „OK“ schließen Sie ab. Markierungsrahmen. Wenn der Cursor die Form
eines Pluszeichens annimmt, markieren Sie den

5 Sind die Daten schon in einer Tabelle ent-


halten, brauchen Sie diese nicht neu zu er-
fassen. Sie können eine „AutoAusfüllen-Liste“
gewünschten Ausfüllbereich und lassen die Maus-
taste los. Excel trägt alle Begriffe Ihrer selbstdefi-
nierten Liste in den markierten Bereich ein.

Zeit bis zu einem Ereignis ausrechnen


Mit Excel können Sie sich die Anzahl der Tage len Sie das Zellenformat im Bereich „Kategorie“
bis zu einem Ereignis, beispielsweise einem Ge- auf „Standard“. Excel gibt Ihnen so die Anzahl der
burtstag oder bis zum Urlaub, ausrechnen lassen. verbleibenden Tage bis zum Ereignis an.

Zeilenumbruch
1 Geben Sie zum Beispiel in die Zelle „A1“ Ihren
nächsten Urlaub ein, in unserem Rechenbei-
spiel den 1.8.2000.
TIPP in der Zelle
Um einen Zeilenumbruch inner
halb einer Zelle zu erzwingen,
-
2 In die darunter liegende Zelle „A2“ geben Sie
die Formel „=heute ()“ ein. Dadurch wird das
aktuelle Systemdatum Ihres PC in diese Zelle ge-
wenden Sie einen Trick an. Denn
mit der „Enter“-Taste allein wech- schrieben.
selt Excel in eine neue Zelle. Erst
wenn Sie die „Alt“- und die „En-
ter“-Taste gleichzeitig drücken, 3 Im Feld „A3“ tragen Sie die Berechnungsfor-
mel „=A1-A2“ ein.

5
erhalten Sie einen Zeilenumbruch Ist das eingegebene Datum schon vorbei,
innerhalb einer Zelle.
4 Excel gibt die Anzahl der Tage als Datum aus.
Hier hilft ein Trick weiter: Klicken Sie im
Menü auf „Format“ und im folgenden Untermenü
wird dies mit einer negativen Zahl ausge-
drückt. Durch die Funktion „=heute()“ berechnet
Excel die Anzahl der Tage bei jedem Start der Ar-
auf „Zellen“. Aktivieren Sie im eingeblendeten beitsmappen neu. Dabei wird der Wert von „Heu-
Dialogfenster „Format“ das Register „Zahlen“. Stel- te“ immer aktualisiert.

53 PCgo! 7/2000
Excel

Systemdaten mit Excel abfragen


TIPP Schnell zu abso-
luten Adressen
Mit einer Sonderfunktion fragen Sie in Excel sy- =INFO(„version“) Excel unterscheidet zwischen ab-
stemspezifische Daten ab. Die Ergebnisse lassen =INFO(„rechenmodus“) soluten und relativen Zelladres-
Sie dann in Zellen anzeigen. Dazu kombinieren =INFO(„dateienzahl“) sen. Das ist wichtig, wenn Sie zum
Sie die Sonderfunktion „Info“ mit einem der er- =INFO(„gesamtspeich“) Beispiel eine Formel mit relativen
laubten Parameter. =INFO(„benutztspeich“) Adressen wie „Summe(A3:B5)“
=INFO(„verfspeich“) von einer Tabellenzelle in eine an-
dere kopieren. Dabei passt Excel

1 Tippen Sie die Information ein, die als System-


information ausgegeben werden sollen. Geben
Sie in die nächste Zelle rechts daneben die Funkti- 3 Als Ergebnis erhalten Sie die jeweiligen Sys-
teminformationen.
die in der Formel enthaltenen
Adressen automatisch dem jewei-
ligen Zielfeld an. Das ist nicht im-
on „=INFO(„system“)“ ein. Als Ergebnis wird die mer erwünscht. Kopieren Sie For-
Angabe zu Ihrem aktuellen System ausgegeben. meln mit absoluten Adressen wie
etwa „Summe($A$3:$B$5“), ist

2 Geben Sie in die folgenden Zellen die mögli-


chen Parameter zur Funktion „Info“ ein:
=INFO(„system“)
dies nicht der Fall. Das Dollarzei-
chen weist Excel an, „absolut“ zu
kopieren. Der Zellenbezug bleibt
=INFO(„sysversion“) in diesem Fall erhalten.
=INFO(„Verzeichnis“) Wie wandeln Sie jedoch relative
Zelladressen in absolute Adressen
um – und umgekehrt? Doppel-
klicken Sie dazu in das Feld mit der
Teile von Formeln überprüfen gewünschten Formel, und markie-
ren Sie die Formel. Drücken Sie die
„F4“-Taste. Die Formel wird in ei-
Excel bietet eine nützliche Hilfe, um Fehler in hin den markierten Formelbereich durch das Er- ne absolute Adresse gewandelt.
komplexen Formeln zu finden. Sie können Berei- gebnis der Berechnung. Betätigen Sie anschließend die
che einer Formel berechnen und auf diese Weise „Enter“-Taste – damit ist die relati-
herausfinden, welcher Teil der Formel ein Pro-
blem verursacht. Durch diese separate Formel-
prüfung lassen sich Fehler schnell lokalisieren.
2 Erscheint statt des Ergebnisses eine Fehlermel-
dung des Assistenten, ist wahrscheinlich die-
ser Teil der Formel für das Problem verantwortlich.
ve Adresse zu einer absoluten ge-
worden. Das Ganze funktioniert
auch umgekehrt. Sie müssen dazu
allerdings mehrmals auf die „F4“-
Taste drücken, da jedes Dollarzei-

1 Klicken Sie doppelt auf die Zelle mit der For-


mel, die Sie prüfen wollen. Markieren Sie den
Teilbereich der Formel, den Sie testen möchten.
3 Korrigieren Sie den fehlerhaften Formelteil.
Prüfen Sie den Teil der Formel erneut, bis
keine Fehlermeldung mehr auftaucht. Klicken
chen einzeln entfernt wird.

Drücken Sie die „F9“-Taste. Excel ersetzt darauf- Sie zum Abschluss auf die „Esc“-Taste, damit Ex-
cel den Prüf-
modus wieder
verlässt. TIPP Informationen
hinterlegen
Viele vergessen, das Eigenschafts-
fenster auszufüllen, wenn Sie eine
Speicherort individuell einrichten Arbeitsmappe das erste Mal spei-
chern. Dabei können Sie hier wich-
tige Informationen hinterlegen.
Standardmäßig speichert Excel seine Dateien übernehmen Sie Ihre Einstellungen. Die Dateien Hier hilft es, wenn Sie den Dialog
in dem Ordner „C:\Eigene Dateien“. Bevorzugen werden damit an Ihrem bevorzugten Speicherort „Eigenschaften“ beim ersten Spei-
Sie allerdings einen anderen Ordner und wollen abgelegt. Peter Schnoor/pm chern einer Datei automatisch ein-
Sie nicht bei jedem Speichervorgang manuell die- blenden lasen. Um diese Funktion
sen Ordner auswählen, so stellen Sie das Stan- einzuschalten, klicken Sie im Menü
dardverzeichnis neu ein. auf den Befehl „Extras“ und im fol-
genden Untermenü auf „Optio-

1 Klicken Sie in der Menüleiste auf „Extras“ und nen“. Aktivieren Sie die Register-
im Untermenü auf „Optionen“. Im Dialogfeld karte „Allgemein“ und das Kon-
trollkästchen „Automatische An-
„Optionen“ aktivieren Sie die Registerkarte „All-
frage für Dateieigenschaften“. Mit
gemein“.
einen Klick auf „OK“ schließt das
Dialogfenster. Ab jetzt erscheint

2 In das Dialogfeld „Standardarbeitsordner“


geben Sie Ihren bevorzugten Speicherpfad
ein. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“
das Dialogfeld automatisch, wenn
Sie eine Datei erstmals speichern.

PCgo! 7/2000 54
Excel-Tippsn CD unter
der weiße
Excel finden Sie auf
en ü/ W orkshops/Tipps
Hauptm

Dateien durch Passwörter schützen


Nicht immer soll eine Excel-Datei für jeder- Ihre Datei vor unberechtigten Zugriffen geschützt.
mann einsehbar sein. Wenn nur ein bestimmter Mit einem Klick auf „OK“ fragt Excel Ihr Kenn-
Personenkreis Änderungen an Ihrer Datei durch- wort in einem weiteren Dialogfenster noch ein-
führen darf, schützen Sie Ihre Arbeitsmappe mit mal ab, damit Tippfehler ausgeschlossen sind.
einem Kennwort. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „OK“, und Ihre
Datei ist gut gesichert.
TIPP Zelleninhalte
bearbeiten
Zelleninhalte in Excel zu bearbei-
1 Laden Sie die zu schützende Excel-Datei, und
wählen Sie im Menü „Datei“ den Befehl „Spei-
chern unter“ aus.
Merken Sie sich aber das Kennwort, sonst kön-
nen Sie Ihre eigene Datei nicht mehr öffnen. Pro-
bieren Sie es aus, indem Sie die Datei schließen
ten, ist gewöhnungsbedürftig.
und versuchen, sie anschließend wieder zu öff-
Normalerweise wird der zu bear-
beitende Zelleninhalt einfach in
seiner Gesamtheit überschrie-
2 Das Dialogfenster „Speichern unter“ er-
scheint: Klicken Sie in diesem Dialogfeld auf
die Schaltfläche „Optionen“.
nen. Ohne Eingabe des Kennworts geht das nicht
mehr.
ben. Es geht auch andes, und Sie
können die Inhalte verbessern.
1. Klicken Sie in den zu bearbei-
tenden Zelleninhalt, und betäti- 3 Jetzt blendet Excel zusätzlich das Dialogfens-
ter „Speichern“-Optionen ein. Legen Sie nun
4 Sie können auch ein „Schreibschutzkenn-
wort“ vergeben. Dadurch erreichen Sie, dass
Ihre Datei zwar geöffnet, aber nicht überschrie-
gen Sie die „F2“-Taste. Excel ein „Lese-/Schreibkennwort“ fest. Dadurch wird ben werden kann. Wenn Sie ausschließlich ein
schaltet in den „Bearbeitungsmo- „Schreibschutzkennwort“ vergeben, kann sich je-
dus“, und Sie können die Daten der Ihre Datei ansehen, aber keine Änderungen
beliebig editieren. darin durchführen. Nur wer im Besitz des Schreib-
2. Klicken Sie zunächst in die Zel-
schutzkennworts ist, kann diese Datei an-
le, die Sie bearbeiten wollen, und
schließend noch ändern.
in die „Bearbeitungszeile“, die
sich direkt unterhalb der Symbol-
leiste befindet.
3. Klicken Sie die zu bearbeitende
Zelle doppelt an. Der Cursor zum
Automatische Korrektur abschalten
Editieren erscheint, und Sie kön-
nen den Text direkt in der jeweili- Die automatische Korrektur von Eingabefeh- ten, klicken Sie auf das Kontrollkästchen
gen Zelle bearbeiten. lern funktioniert auch in Excel. Excel greift dabei „Während der Eingabe ersetzen“. Damit wird kein
auf die gleichen Daten zu wie Word, PowerPoint Häkchen mehr in diesem Feld angezeigt.
und Access. Das ist aber gerade in Excel, wo oft-
mals mit Abkürzungen von Begriffen gearbeitet
wird, nicht immer erwünscht. In diesem Fall schal-
TIPP Brüche korrekt
darstellen
ten Sie die automatische Korrektur aus.

Excel hat die unangenehme Ei-


genart, bei Ihrer Eingabe automa-
tisch ein bestimmtes Zahlenfor-
1 Wählen Sie den Menübefehl „Extras“ aus. Im
folgendem Untermenü klicken Sie auf den Ein-
trag „AutoKorrektur“. 3 Die weiteren Kontrollkästchen können Sie
nach Bedarf deaktivieren. Mit einen Klick
mat zuzuweisen. Das ist im Allge- auf „OK“ übernehmen Sie Ihre Einstellungen. Da-
meinen praktisch. Versuchen Sie
aber beispielsweise, den Bruch
„2/9“ einzugeben, macht Excel ei-
2 Das Dialogfenster „Autokorrektur“ erscheint.
Um die komplette Autokorrektur abzuschal-
mit werden Sie zukünftig in Excel nicht mehr von
der „Autokorrektur“ belästigt.
nen Datumswert daraus: den „2.
Sept.“.
Erst mit einem kleinen Trick kom-
men Sie zur korrekten Darstel-
Dateien automatisch speichern
lung. Geben Sie eine Null, ein
Leerzeichen und dahinter den
Bruch ein, zum Beispiel „0 2/9“.
Excel wandelt diese Eingabe au-
Die automatische Speicherung von Excel-Da-
teien ist leider nicht so einfach einzurichten wie
in Word. Unter dem Menüpunkt „Optionen“ wer-
1 Klicken Sie in der Menüleiste auf „Extras“ und
im folgendem Untermenü auf den Eintrag
„Add-In-Manager“.
tomatisch in das richtige Zahlen- den Sie vergeblich nach einer adäquaten Einstel-
format um.
lung suchen. Diese Funktion ist standardmäßig
nicht in Excel enthalten. Mit einem Trick ist es
aber trotzdem möglich, Ihre Dateien zu vorbe-
2 Excel blendet das Dialogfenster „Add-In-Ma-
nager“ ein. Wählen Sie im Menü „Verfügba-
re Add-Ins:“ den Eintrag „Automatisches spei-
stimmten Zeiten automatisch zu speichern. Dann chern“ aus, und versehen Sie das dazugehörige
brauchen Sie nicht ständig „Strg“ + „S“ zu Kontrollkästchen mit einem Häkchen. Bestätigen
drücken, um die Datei zu sichern. Sie dies mit „OK“.

55 PCgo! 8/2000
Excel

TIPP Fehleingaben
korrigieren
Beim Erstellen von Tabellen pas-
sieren hin und wieder Fehler. Das
ist in Excel aber nicht tragisch:

4 Über dieses Menü geben Sie den Zeitraum


ein, in dem Excel die Dateien speichern soll.
Außerdem legen Sie hier die zusätzlichen Spei-
Über das Symbol „Rückgängig“
oder über die Befehlsfolge „Bear-
beiten“, „Rückgängig“ bezie-
hungsweise über die Tastenkom-
cheroptionen „Nur aktive Arbeitsmappe spei-
bination „Strg“+“Z“ lassen sich

3 Klicken Sie noch einmal auf „Extras“. Der


Befehl „Automatisches Speichern“ ist zusätz-
licher Bestandteil des Drop-down-Menüs gewor-
chern“ oder „Alle geöffneten Arbeitsmappen spei-
chern“ fest. Mit einem Klick auf „OK“ speichert
Excel Ihre Arbeitsmappen künftig in dem gewähl-
die letzten Befehle rückgängig
machen.
Sie können auch mehrere Aktio-
den. Wenn Sie auf diesen Befehl klicken, erscheint ten Zeitintervall, ohne dass Sie sich noch darum nen auf einmal zurückspringen,
das Dialogfenster „Automatisches Speichern“. kümmern müssten. indem Sie auf den Listenpfeil ne-
ben dem „Rückgängig“-Symbol
klicken und die Gruppe der
zurückzunehmenden Befehle
Arbeitsmappe manuell neu berechnen oder Texteingaben markieren. Ex-
cel macht dann alle ausgewähl-
ten Einträge in einem Durchgang
In der Standardeinstellung berechnet Excel in- „Manuell“. Beenden Sie die Eingabe mit einem
rückgängig.
nerhalb einer Arbeitsmappe automatisch alle For- Klick auf die Schaltfläche „OK“.
Versehentlich rückgängig ge-
meln und Funktionen neu, wenn Sie eine Datei
machte Befehle können Sie wi-
ändern. Das kann bei umfangreichen Tabellen zu derrufen, indem Sie die „Wieder-
langen Wartezeiten führen. holen“-Funktion anwenden. Das
Besonders lästig ist das, wenn Sie lediglich neue geht über das „Wiederholen“-
Daten eingeben wollen, und die Auswertungen Symbol, die Befehle „Bearbei-
erst zu einem späteren Zeitpunkt vorgenommen ten“, „Wiederholen“ oder über
werden. In diesem Fall sollten Sie die automati- die Tastenkombination
sche Berechnung ausschalten und die Arbeits- „Strg“+“Y“. Über den Listenpfeil
mappe zu einem passendem Zeitpunkt manuell neben dem „Wiederholen“-Sym-
bol können Sie auch Gruppen von
berechnen.
Befehlen wiederholen lassen.

1 Um die automatische Auswertung abzuschal-


ten, klicken Sie in der Menüzeile auf „Extras“
und im folgendem Untermenü auf den Befehl
„Optionen“. Excel öffnet daraufhin das Dialog-
fenster „Optionen“.
3 Ändern Sie jetzt Daten in Ihren Tabellen, be-
rechnet Excel die Ergebnisse nicht neu. Erst
wenn Sie die Funktionstaste „F9“ drücken, führt
TIPP Spalten und Zei-
len ausblenden
Excel eine Neuberechnung der Formeln und Funk- Sie wollen nicht, dass bestimmte

2 Wechseln Sie in das Register „Berechnen“,


und klicken Sie im Bereich „Berechnen“ auf
tionen durch. Damit sind alle Daten wieder auf
dem neuesten Stand.
Spalten oder Zeilen in einer Ex-
cel-Tabelle auftauchen? Dann
blenden Sie Spalten oder Zeilen
mit vertraulichem Inhalt aus.
Um Spalten- beziehungsweise
Gliederung richtig einsetzen Zeilenköpfe unsichtbar zu ma-
chen, markieren Sie den entspre-
chenden Spalten- oder Zeilen-
Mit der Gliederungsfunktion von Excel lassen
sich einzelne Tabellenbereiche wahlweise ein-
und ausblenden. Dabei berücksichtigt das Pro-
2 Wenn Sie sowohl spaltenweise als auch zei-
lenweise Zusammenfassungen in Ihrer Ta-
belle haben, erfolgt die Gliederung sowohl nach
kopf. Klicken Sie auf die rechte
Maustaste und im erscheinenden
Kontextmenü auf den Befehl
gramm untergeordnete Detailangaben. Die ein- Spalten als auch nach Zeilen. „Ausblenden“. Beim Einblenden
fachste Art der Gliederung erreichen Sie über ei- können Sie die entsprechenden
ne automatische Gliederung.
3 Einzelne Ebenen blenden Sie nach Belieben
separat ein und aus. Klicken Sie dazu auf die
Spalten oder Zeilen ja nicht mar-
kieren, da diese unsichtbar sind.

1 Markieren Sie eine beliebige Zelle in der zu „+“- beziehungsweise „-“-Schaltfläche oberhalb Markieren Sie die beiden Spalten
gliedernden Tabelle. Wählen Sie „Daten“, und der entsprechenden Spalten oder links vom ent- oder Zeilen vor und nach der aus-
geblendeten Spalte oder Zeile.
ziehen Sie im Untermenü den Cursor auf den Ein- sprechenden Zeilenkopf. Um die Gliederungsan-
Aktivieren Sie mit der rechten
trag „Gruppierung und Gliederung“. Im einge- sicht zu entfernen, wählen Sie im Menü den Be-
Maustaste das Kontextmenü, und
blendeten Pop-up-Menü klicken Sie auf den Be- fehl „Daten“, „Gruppierung und Gliederung“ und klicken Sie auf „Einblenden“.
fehl „Autogliederung“. „Gliederung entfernen“. Peter Schnoor/pm

PCgo! 8/2000 56
Excel-Tippsn CD unter
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Excel finden Sie auf
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Fenster richtig anordnen


Sie sparen sich viel Arbeit, wenn Sie die unter-
schiedlichen Fenster zweckmäßig auf dem Bild-
schirm anordnen. Arbeiten Sie zum Beispiel mit
3 Excel blendet das Dialogfeld „Anordnen“
ein. Sie können hier die gewünschte Darstel-
lung wählen. Als Auswahl stehen Ihnen zur Ver-
mehreren Arbeitsmappen gleichzeitig, kann es fügung:
sinnvoll sein, diese gleichzeitig auf der Arbeits- „Unterteilt“: Die Arbeitsfläche wird in mehrere
fläche anzuzeigen. Teilfenster aufgeteilt.

TIPP Schnell zum „Untereinander“: Die aktivierten Fenster werden


Tabellenanfang
Wenn Sie in großen Tabellen ar-
1 Um die geöffneten Fenster übersichtlich an-
zuordnen, wählen Sie zunächst die Arbeits-
mappe aus, mit der Sie gleichzeitig mit anderen
untereinander dargestellt.
„Nebeneinander“: Alle ausgewählten Fenster
werden spaltenweise dargestellt.
beiten, müssen Sie hin und wieder
zum Anfang des Tabellenblatts Arbeitsmappen auf der Arbeitsfläche arbeiten „Überlappend“: Die aktivierten Fenster über-
springen. Sie brauchen dann nicht wollen (es ist übersichtlicher, wenn die to-do’s in decken einander.
über die Bildsteuerleisten zum Ta- den Arbeitsschritten liegen. Sonst kann der
bellenanfang zu navigieren. Das ist Überblick verloren gehen). Klicken Sie in der
bei langen Listen wenig komforta- Menüleiste auf den Befehl „Fenster“. Im folgen-
bel. Schneller geht es mit der Tas- den Untermenü wählen Sie den Eintrag „Neues
tenkombination „Strg“ + „Pos1“. Fenster“. Damit können Sie mehrere Arbeitsmap-
Diese Tastenkombination beför-
pen neuen Fenstern zuordnen.
dert Sie ohne Umwege zur Zelle
„A1“. Diese Tastenkombination
funktioniert in fast allen Program-
men von Microsoft. 2 Um die erstellten Fenster gleichzeitig auf der
Arbeitsfläche sichtbar zu machen, klicken
Sie im Menü nochmals auf „Fenster“. Im unteren
Bereich des folgenden Untermenüs werden jetzt
alle aktiven Fenster angezeigt. Benutzen Sie in
diesem Untermenü den Befehl „Anordnen“.
4 Mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“
zeigt Excel die ausgewählten Fenster in der
gewünschten Art an.
TIPP Mappe schnell
wechseln
Wenn Sie mit mehreren Arbeits-
mappen arbeiten und diese gleich-
Auswertung über Autofilter
zeitig geöffnet sind, können Sie
über das Menü „Fenster“ zwi- Wenn Sie den Autofilter von Excel einsetzen, kön-
schen diesen wechseln. Schneller nen Sie jeweils nach einem Eintrag suchen. Wenn
geht dies mit der Tastenkombina-
Sie mehr als einen Eintrag herausfiltern wollen, bie-
tion „Strg“ + „F6“.
tet sich der benutzerdefinierte Autofilter an. Dieser
blendet einen Dialog ein, über den Sie maximal
zwei vergleichbare Filterkriterien für eine Spalte
festlegen können. Diese Kriterien können Sie durch
„UND“ oder „ODER“ miteinander verknüpfen.
TIPP Objekte exakt
zeichnen
Sie können mit den Elementen 1 Wählen Sie den Befehl „Daten“ in der Menü-
leiste. Im Untermenü ziehen Sie den Cursor
4 In den rechten Eingabefeldern wählen Sie
entweder über die Auswahlpfeile einen Wert
aus der zu filternden Spalte aus oder geben selbst
aus der Werkzeugleiste der Zeich-
auf den Eintrag „Filter“ und klicken auf „AutoFil- einen Wert ein. Dabei können Sie auch Platzhal-
nungssymbolleiste beliebig in Ex-
ter“. Alle Überschriftspalten werden dadurch mit ter verwenden, also beispielsweise Sternchen für
cel oder in Excel-Diagrammen
zeichnen. Wollen Sie jedoch ex-
einem Auswahlpfeil versehen. Zeichenfolgen oder Fragezeichen für einzelne
akte Kreise, gerade Linien oder Zeichen.
quadratische Kästen zeichnen,
hilft Ihnen nur ein Trick weiter:
Halten Sie die „Umschalt“-Taste
2 Klicken Sie auf den Auswahlpfeil derjenigen
Spalte, die Sie filtern möchten. Es öffnet sich
das Listenfeld der Spalte, für die Sie die Filterkri- 5 Entscheiden Sie zudem, ob es sich um eine
„UND“- oder eine „ODER“-Verknüpfung han-
gedrückt, während Sie eine Linie terien eingeben wollen. Wählen Sie hier den Ein- delt. Denken Sie daran, dass nur in einer Spalte ge-
ziehen, einen Kreis zeichnen oder trag „Benutzerdefiniert.“. sucht wird. Wenn Sie zum Beispiel nach der Firma
einen Kasten erzeugen. Die Linie „PC-GO“ UND der Firma „PS-Beratung“ suchen,
wird dann exakt waagerecht,
senkrecht oder mit einem 45-
Grad-Winkel gezeichnet. Kreise
3 Das Dialogfeld „Benutzerdefinierter Autofil-
ter“ erscheint. Sie können die Kriterien für
zwei gesuchte Einträge per Auswahlpfeil aus-
werden Sie zu keinem Trefferergebnis kommen, da
jede Firma in einer eigenen Zelle steht. Hier benöti-
gen Sie die Option „ODER“. Betätigen Sie die „OK“-
sind rund, und Rechtecke werden
zu Quadraten mit gleichen Seiten.
wählen. Durch diese Kriterien legen Sie fest, in Schaltfläche: Die benutzerdefinierte Filterung wird
welcher Art und Weise gefiltert werden soll durchgeführt.

57 PCgo! 9/2000
Excel

Spezialfilter anwenden
TIPP Zeichnen-Werk-
zeuge einstellen
Mit Excel können Sie frei zeich-
nen. Um die Zeichnenfunktionen
zu aktivieren, klicken Sie in der
Mit dem benutzerdefinierten Autofilter können
Sie bis zu zwei Kriterien gleichzeitig filtern. Excel
bietet Ihnen aber auch die Möglichkeit, nach be-
3 Tippen Sie unterhalb der „Urlaubsorte“ die ge-
suchten Orte ein, in unserem Beispiel „Frank-
reich“, „Türkei“ und „Griechenland“. Geben Sie
Symbolleiste auf das Symbol liebig vielen Kriterien zu filtern. Dazu ist es aller- unterhalb der Überschrift „Günstigste Angebote“
„Zeichnen“. Daraufhin erscheint dings nötig, dass Sie den Kriterienbereich an einer die Werte „<1500“, „<1000“ und „<900“ ein.
eine spezielle Symbolleiste mit Stelle außerhalb der zu filternden Liste erstellen
Werkzeugen zum Zeichnen. Jetzt
können Sie die unterschiedlichen
Symbole zum Zeichnen anklicken
und dann den „Spezialfilter“ einsetzen.
4 Klicken Sie in den Listenbereich Ihrer Ur-
laubsdaten und auf die Befehle „Daten“, „Fil-
und die entsprechenden Elemen-
te zeichnen. Einen Nachteil hat 1 Sie haben eine Liste von Reiseveranstaltern
und deren Angebote erstellt (diese finden Sie
ter“ und „Spezialfilter“.

dieses Vorgehen jedoch: Nach je-


dem gezeichneten Objekt deakti-
viert Excel das aktuelle Werkzeug
auf unserer weißen Heft-CD unter „Excel-Vorla-
gen“). Sie wollen die günstigsten Angebote nach
Frankreich (Maximalpreis: 1499 Mark), in die Tür-
5 Excel blendet das Dialogfeld „Spezialfilter“
ein. Wählen Sie hier im Bereich „Aktion“ die
Option „Liste an gleicher Stelle filtern“. Der Lis-
wieder. Möchten Sie beispiels- kei (hier sind Sie bereit, maximal 999 Mark zu tenbereich ist durch das vorherige Klicken in die
weise mehrere Linien zeichnen, zahlen) und nach Griechenland (hier wollen Sie Datenliste bereits richtig markiert. Markieren Sie
so müssen Sie bei jeder zu zeich- nicht mehr als 899 Mark bezahlen) filtern. jetzt im „Kriterienbereich“ den Bereich, in den
nenden Linie wieder das Symbol Sie die Filterkriterien geschrieben haben. Der Be-
„Linie“ anklicken. Das lässt sich
vermeiden: Um ein Werkzeug
zum Zeichnen dauerhaft zu akti-
2 Erstellen Sie außerhalb des Listenbereichs
einen Filterbereich. Geben Sie die Über-
schriften des Filterbereichs ein, zum Beispiel „Ur-
reich muss sowohl die Überschriften als auch die
Filterdaten enthalten.
vieren, klicken Sie doppelt auf das
entsprechende Icon. Jetzt können laubsorte“ und „Günstigste Angebote“. Diese
Sie das aktivierte Element so lan- Überschriften müssen identisch mit den Über-
ge einsetzen, bis Sie mit der „Esc- schriften in der auszuwertenden Liste sein. Auch
Taste“ das Werkzeug wieder de- die Groß- und Kleinschreibung muss überein-
aktivieren. stimmen.

TIPP Diagramm auf 6 Mit „OK“ wird die Filterfunktion ausgeführt,


und es werden nur noch die gefilterten Da-
tensätze angezeigt. Um wieder alle Datensätze
die Schnelle
sichtbar zu machen, betätigen Sie im Menü den
Es ist hin und wieder ganz prak- Befehl „Daten“. Dann gehen Sie im folgenden
tisch, wenn Sie sich Ihre Daten in
Untermenü mit dem Cursor auf „Filter“ und
einem Diagramm ansehen kön-
klicken auf den Eintrag „Alle anzeigen“.
nen. Müssen Sie jedoch jedes Mal
den Diagrammassistenten bemü-
hen, um ein Diagramm zu erstel-
len, vergeht Ihnen bald die Lust
dazu, sich die Daten auf die
Werte im Diagramm ändern
Schnelle in Diagrammform anzu-
sehen. Dabei gibt es einen einfa- Die in einem Diagramm dargestellten Werte linke Maustaste gedrückt und ziehen den Balken
chen Trick, wie Sie Diagramme beziehen sich immer auf konkrete Zahlenwerte nach oben oder unten. Sobald der gewünschte
ohne großen Aufwand erstellen aus einem Feld der Excel-Tabelle. Im Normalfall Wert erreicht ist, lassen Sie die Maustaste los.
können: Markieren Sie die Daten, werden Werte in einem Diagramm geändert, in-
die Sie im Diagramm sehen
möchten, und drücken Sie die Ta-
stenkombination „Alt“ + „F1“. Ex-
dem Sie die entsprechenden Werte in der Quell-
datei, also im Excel-Arbeitsblatt, ändern. Es funk-
tioniert auch andersherum.
3 Damit erzielen Sie nicht nur einen kosmeti-
schen Effekt: Diese Manipulation am Dia-
gramm verändert auch den Wert in der verknüpf-
cel fügt daraufhin ohne Nachfra-
ge ein neues Diagrammblatt in die ten Zelle zu diesem Diagramm. P. Schnoor/pm
Arbeitsmappe ein. In dieser Dia-
grammtabelle wird Ihr Diagramm
dann ganzseitig dargestellt.
1 Klicken Sie im Diagramm den zu verändern-
den Wert, zum Beispiel einen Balken, zwei-
mal nacheinander an, so dass er markiert ist. Ach-
ten Sie dabei darauf, dass Sie keinen Doppelklick
ausführen.

2 Jetzt greifen Sie den Balken am oberen Mar-


kierungspunkt mit dem Cursor an, halten die

58 PCgo! 9/2000
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Nummerierung abhängig vom Inhalt


Sie möchten in einer Spalte eine automatische
Nummerierung ausführen – abhängig davon, ob
in der Zelle neben der Spalte ein Eintrag vorhan-
den ist. Hierzu existieren zwei Möglichkeiten.

TIPP Diagramme 1 In der ersten Variante orientieren Sie sich an


der Zellennummerierung von Excel, also mit
aktualisieren
Excel aktualisiert das dazugehöri-
dem Wert 1 in der ersten Zelle „A1“ beginnend.
Dabei wird überprüft, ob sich ein Wert in der Spal-
te „B“ befindet.
3 Soll hingegen in einer beliebigen Zelle der
Spalte „A“ die Nummerierung mit der Zel-
lennummer starten, beispielsweise in der Zelle
ge Diagramm automatisch, wenn
„A12“ der Wert „12“ stehen, fügen Sie folgende
Sie einen Datenwert verändern.
Doch diese Eigenschaft funktio-
niert auch in die andere Richtung.
2 Tragen Sie in der Zelle „A1“ folgende Formel
ein:
=WENN(NICHT(ISTLEER(B1));ZEILE();“„)
Formel ein:
=WENN(NICHT(ISTLEER(B12));ZEILE(A12);“„)
Dazu markieren Sie in dem ge-
wünschten Diagramm beispiels-
weise ein Element eines Balken-
diagramms.
Anschließend kopieren Sie die Formel in die dar-
unter liegenden Zellen. 4 Auch hier kopieren Sie anschließend die For-
mel nach unten.

Ziehen Sie nun mit der Maus am


Rand des Balkens die Säule in die
gewünschte Höhe. Je nach Ver- Symbolleisten wiederherstellen
änderung passt sich der Zahlen-
wert in der Tabelle ebenfalls an.
Allerdings bedarf es bei diesem
Vorgehen etwas Fingerspitzenge-
Beim Aufspielen einer neuen (aktuellen) Excel-
Version auf den Rechner, gehen definierte Sym-
bolleisten im ersten Schritt verloren, denn sie wer-
3 Arbeiten Sie mit Excel innerhalb eines Netz-
werkes, finden Sie eine „xlb“-Datei mit Ihrem
Namen und einer nachgestellten „8“ (Beispiel:
fühl, um einen bestimmten Wert
zu erreichen. den nicht stardardmäßig übernommen. „Mustermann8.xlb“). Arbeiten Sie auf einem ein-
Doch mit einigen Handgriffen richten Sie Ihre zelnen Gerät, halten Sie Ausschau nach der Datei
Symbolleisten wieder so ein, wie Sie es wün- „Excel.xlb“. Dabei steht die „8“ für Excel 97, bei
schen. Excel 95 suchen Sie nach einer „5“. Die neue Ver-
sion Excel 2000 verzichtet auf eine Zahl.

1 Wie vor jeder Änderung einer Software ferti-


gen Sie im ersten Schritt eine Sicherung der
aktuellen Konfiguration der Symbolleisten an. 4 Erstellen Sie eine Sicherungskopie der Datei,
indem Sie diese unter einem anderen Na-
Denn der Import lässt sich nicht mehr rückgängig men, zum Beispiel „Sicher.xlb“, ablegen.
machen.

2 Beenden Sie dazu Excel, und starten Sie den


Windows Explorer. Suchen Sie im Hauptver-
5 Starten Sie Excel, und laden Sie über den
Menüpunkt „Datei“ und „Öffnen“ die ältere
„xlb“-Datei. Noch ändert sich nichts an Ihrer Sym-
Datenreihe zeichnis von Windows („\Windows“) und im Un- bolleiste. Rufen Sie jedoch den Menüpunkt „Sym-
TIPP hinzufügen terverzeichnis („\Windows\Anwendungsda- bolleisten“ unter „Ansicht“ auf, zeigt Excel wie-
ten\Microsoft\Excel“) nach Dateien mit der En- der die alten Symbole an. Beachten Sie, dass die
Excel bietet die einfache Möglich-
dung „xlb“. Hier legt Excel die individuellen Kon- importierten Symbole nun ein fester Bestandteil
keit, ein Diagramm mit wenigen
figurationen der Symbolleisten ab. von Excel sind.
Handgriffen um eine Datenreihe
zu ergänzen. Sie müssen also
nicht immer ein komplett neues
Diagramm erstellen.
Markieren Sie dazu die neue Da-
Werte farbig hervorheben
tenreihe mit der Maus, und bewe-
gen Sie den Mauszeiger auf die Sie können in Excel Zahlen, abhängig von ihrem wählen Sie die Kategorie „Benutzerdefiniert“. In
Markierungsumrandung. Halten Wert, problemlos farbig darstellen. das Eingabefeld geben Sie folgende Parameter ein:
Sie die linke Maustaste gedrückt, „[Blau][<=10]#.##0;[Rot][<15]#.##0;[Grün]#.
und ziehen Sie die Reihe einfach
in das bestehende Diagramm.
Nach dem Loslassen der Taste
1 Geben Sie die gewünschten Zahlen in ein Ex-
cel-Sheet ein. Dabei ist die Anordnung be-
langlos. Markieren Sie die Werte.
##0“
Bestätigen Sie die Eingabe. Zahlen bis zum Wert
10 werden nun in Rot, von 11 bis 14 in Blau und
fügt Excel die neuen Daten in die
Darstellung ein, und alles er-
ab 15 in Grün dargestellt. Allerdings können Sie
scheint im gleichen Layout.
2 Gehen Sie per Maus zu den Menüpunkten
„Format“ und „Zellen“„. Im Register „Zahlen“
nicht mehr als drei Farbzuweisungen vornehmen,
da sonst Excel Ihre Eingabe ignorie