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UNIDAD DE TRABAJO 4:
PRODUCCIÓN GASTRONÓMICA
0. INTRODUCCION
Esta unidad de trabajo no pretende ser un tratado de cocina, pero sí se necesita mencionar
los conceptos básicos de las principales técnicas culinarias habitualmente presentes en los
menús de banquetes. Esto ayudará al profesional a definir la oferta gastronómica más
adecuada para su establecimiento, al tiempo que permitirá a los comerciales asesorar con
mayor fundamento al organizador cliente en el momento de decidir la composición del
servicio gastronómico proyectado.
Los actos gastronómicos se centran en la comida. Los tres tipos básicos se corresponden
con las tres comidas del día: desayuno (mañana), almuerzo (mediodía) o cena (noche).
Es necesario considerar el origen cultural, étnico y las limitaciones religiosas del grupo que
se tiene que atender. Muchos comensales que visitan el lugar tienen un grado de curiosidad
en conocer la cocina local, aunque sin abusar. Querrán volver a sus platos habituales ya
conocidos, por mucho que les haya gustado una degustación de la cocina local.
Las religiones tienen sus normas para sus fieles, los organizadores del acto deberán ser
consultados al respecto, para no caer en conflictos embarazosos.
Otros alimentos accesorios, pan, mantequilla y condimentos, están sobre las mesas
durante todo el servicio y se retiran antes del postre
MENÚ BASE
1. APERITIVO O ENTRADA
El primer elemento de una comida. Puede ser frío o caliente. En algunos lugares es una
ensalada o un plato frío, en otros puede ser una sopa. El objetivo es preparar al comensal
para la degustación de lo que viene después, y a menudo ofrecerá un contraste de sabores
con el plato siguiente.
2. SEGUNDO PLATO
Si el aperitivo fue una sopa, aquí se puede servir un plato frío, tipo ensalada. También tiene
cabida en algunos casos, una preparación ligera de pescado o marisco.
3. TERCER PLATO
Este es el elemento principal, el centro de la comida. Normalmente es una preparación a
base de carne o un pescado consistente. Se acostumbra a acompañar de una guarnición
de fécula y vegetales.
4. POSTRE
El postre conforma el último plato de una comida, un alimento dulce. Puede ser a base de
frutas, pasteles, tartas o helados.
2. APERITIVO O ENTRADA
El primer elemento de una comida. En muchos lugares es una ensalada o un plato frío.
3. SOPA
Normalmente un caldo claro tipo consomé o una crema. No suelen incluir potajes o sopas
consistentes en esta posición.
4. PESCADO
Una preparación ligera de pescado o marisco.
5. SORBETE
Helado de agua y azúcar, con base de frutas. Se incluye para limpiar el paladar de los
sabores anteriores y disponer al comensal para una apropiada degustación del plato
principal.
6. PLATO PRINCIPAL
El centro de la experiencia gastronómica. Normalmente una preparación de carne, con
guarnición de fécula y vegetales.
7. POSTRE
El postre, un alimento dulce, conforma el final de una comida. Puede consistir en frutas,
pasteles, tartas o helados.
8. QUESOS
La tradición sugiere que los quesos facilitan la digestión. En comidas extensas, se suele
colocar sobre la mesa al final, una selección de quesos acompañados de pan y mantequilla.
9. CAFÉ
No puede faltar el café, con la opción de infusiones variadas (té, manzanilla, menta, poleo,
etc)
En grupos pequeños, la selección suele ser más fácil. Las personas se conocen, tienen
costumbre de reunirse o de frecuentar sitios similares, saben sus preferencias
gastronómicas. Si fuera necesario, es fácil hacer una consulta. En todo caso, un cambio de
última hora no comportaría una complicación grave.
2.1. POSIBILIDADES
La planificación de un servicio gastronómico y la decisión sobre los platos a incluir, su forma
de presentación y de servicio, empieza con las respuestas a unas pocas preguntas clave:
¿QUÉ? = Servicio de desayuno, almuerzo, aperitivo o cena.
¿Quién? = Número de invitados, distribución en grupos, nivel de protocolo,
personalidades y puestos de honor.
¿Dónde? = Espacio físico donde se va a ofrecer el servicio.
¿Cuándo? = Día y hora del servicio: hora de inicio y fin.
¿Cómo? = Menú, utensilios de mesa, decoración y estilo del servicio.
Todo empieza por un buen conocimiento de las capacidades técnicas y profesionales del
equipo y los espacios de que se dispone. En esto el compromiso profesional y la dedicación
Hoy es cada día más frecuente utilizar procesos de producción adelantada o diferida. Esto
implica una preparación anticipada, elaborando en el propio establecimiento o adquiriendo
en el exterior, parte de los alimentos a servir. Estos pueden venir ya terminados o muy
adelantados. Requerirán tan solo unos toques finales al momento del servicio.
El menú a servir debe planificarse con atención. Implica definir los elementos que serán
servidos a los invitados al evento, tanto comidas como bebidas. Al ser servicios con muy
poca posibilidad de elección por parte del comensal, conviene tener presente los gustos y
las tradiciones locales, y ejercer una buena dosis de prudencia en cuanto a las sorpresas y
la originalidad de la oferta.
Ser diferente es fácil, conseguir que la originalidad en Menús guste y sea aceptada,
es mucho más difícil
La selección de menús standard que se suelen tener preparados para una primera
orientación puede incluir los siguientes:
Almuerzos boda
Almuerzos de trabajo
Meriendas
Cóctel recepción
Cóctel boda
Cenas de gala
Cenas de boda
Bufé cena
Bufé recepción
Desayunos de trabajo
Las salsas que cubren o acompañan los alimentos deben tener una condimentación suave,
nunca picantes o de sabores demasiado fuertes.
Para garantizar unos resultados correctos, los platos deben poder prepararse con facilidad
y antelación suficiente para que llegue a la mesa en su justo punto. No se puede pretender
hacer menús con platos que requieran confeccionarse al momento, pues esto produciría
retrasos en el servicio y quejas por parte de los invitados.
Considerar la estación del año para la inclusión de los platos que conformen el menú, tanto
en lo que se refiere a los alimentos que cada época proporciona, como a las apetencias del
paladar según sea el clima y la temperatura ambiente.
Las salsas que acompañen los alimentos en la misma fuente, deben tener una consistencia
suficiente para que el camarero la pueda distribuir correctamente. Si tienen que ser
líquidas, se servirán en salsera. Así se evita que un camarero pueda derramarla y manchar
a los invitados.
Si el menú incluye piezas enteras, tales como solomillo, rosbif, salmón, pollo, etcétera las
piezas deberán salir ya troceadas de la cocina. Si la mesa a atender es pequeña, es muy
elegante servir desde una mesa auxiliar o gueridón. Entonces el encargado del servicio, el
Maitre, podrá trocearlas y colocar las porciones en los platos individuales, a la vista de los
invitados y con un toque de espectáculo.
3. ESTILOS DE PREPARACIÓN
3.1. ELABORACIONES
Partiendo de un conocimiento de los alimentos, sus variedades y sabores, el siguiente paso
es conocer las formas de preparación más recomendables, probadas por la experiencia.
Por preparación entendemos los procesos de limpieza, aderezo o cocción a que se
someten los distintos alimentos componentes del plato, incluyendo sus guarniciones y
acompañamientos.
Los platos fríos pueden incluirse casi en cualquier grupo de platos del menú. En el primer
grupo tienen cabida las ensaladas de verduras o de frutas, cremas frías, cócteles de
marisco, patés, moldes de verduras, etcétera. En el segundo y tercer grupo, los pescados
marinados, mariscos decorados, incluso los platos de carnes frías suelen servirse a
menudo. En cuanto al postre, lo más habitual es que se sirva frío, o helado.
Cocción en seco
Cuando el alimento es sometido a la acción directa del calor, y la cocción se efectúa desde
el exterior hacia el interior. Algunas de sus formas más conocidas son el asado a la parrilla,
a la brasa, sobre la plancha, en el horno, etcétera.
Aunque se clasifiquen estas técnicas como cocción en seco, en la práctica siempre se usa
un poco de grasa o aceite para evitar que la pieza se pegue a la superficie caliente.
Los modernos hornos de convección cuecen mediante la circulación forzada de aire muy
caliente, que envuelve totalmente el alimento, causando una cocción más uniforme de toda
la pieza, con una temperatura que se puede controlar con mucha precisión.
Cocción en líquido
Una técnica ingeniosa, que combina dos procesos. Conocida también como «breseado»,
consiste en colocar al fondo del recipiente un lecho de verduras, con agua hasta su altura.
Encima se coloca la pieza a cocinar, que se riega con algo de aceite o se embadurna en
grasa, normalmente del mismo animal. El alimento es cocinado por el agua pero adquiere
un tono exterior dorado por la acción final del aceite o la grasa. El proceso es mucho más
efectivo si el recipiente tiene posibilidad de cierre hermético. Otra técnica similar, utilizada
para guisados y estofados, consiste en primero en una primera fase el alimento mediante
grasa o aceite, y luego terminar la elaboración del plato cocinándolo con verduras, salsas y
líquidos.
Cocción en grasa
caso de la fritura. El aceite caliente desplaza los líquidos del alimento, dando un tono
dorado a su exterior. Hay modernas freidoras a presión que evitan la evaporación del
aceite, mantienen mejor el sabor del alimento, y que al trabajar a temperatura más alta,
impiden el exceso de aceite en el alimento.
La técnica del salteado o rehogado utiliza solamente el aceite para calentar los alimentos
previamente cocidos con alguna otra técnica.
Cada una de estas técnicas tiene sus propias características en cuanto a su dificultad de
preparación, el costo de sus ingredientes, el tiempo invertido, el consumo de energía y el
equipamiento tecnológico necesario.
El aspecto del alimento en el plato hace reaccionar casi todos los cinco sentidos, la vista, el
olfato, el tacto, el gusto e incluso el oído. Cada sentido percibe algo, algo que debe ser
agradable, emocionante e incitante.
3.3. ARMONÍA
Cada elemento del menú, cada plato, está integrado por distintos alimentos, que deben
estar coordinados bajo el principio de la armonía, para que el conjunto se presente
fundamentado y equilibrado como un todo agradable y apetecible
Claves de la Armonía
Armonía entre ingredientes
Armonía entre texturas
Armonía de sabores
Armonía de técnicas
Armonía nutritiva
Armonía en su aceptabilidad
Hay profesionales atrevidos que rompen las leyes de la armonía con presentaciones de
3.4. COLOR
Los artistas valoran a menudo sus obras por la forma en la que utilizaron el color al
pintadas. El dominio de la técnica del color exige años de estudio y práctica, y una buena
dosis de talento. En las artes gastronómicas, el Jefe de Cocina necesita aplicar su buen
gusto y creatividad a través de su talento, su experiencia y sus habilidades profesionales.
Cada elemento de una comida tiene un color específico que no se debe falsear y que debe
combinar armónicamente con el resto.
Se pueden tener preparados cuadros similares para todos los tipos de servicio
gastronómico habitualmente ofrecidos: desayunos, almuerzos, cenas, bodas, comuniones,
cumpleaños, recepciones, fiestas, etcétera.
A partir de ellos, el cliente podrá concretar su decisión, con la ayuda y la orientación del
vendedor o del propio Gerente de Eventos, Reuniones y Banquetes. Es habitual tener
copias que poder entregar al interesado para su estudio posterior.
RECETAS: Los platos propuestos en la tabla para cada nivel de tarifa habrán sido todos
ellos valorados en cuanto al coste de las mercancías utilizadas. Tengamos en cuenta que
un plato puede ser especialmente económico y banal en un país o lugar, y por el contrario
ser especialmente costoso y difícil de localizar en otro. No dejarse llevar por la intuición o
experiencias anteriores. Asegurar la vigencia del cálculo del costo, y mantenerlo
actualizado con la ayuda del departamento de administración.
4. HIGIENE Y SEGURIDAD
Una de las normas básicas de higiene consiste en el cuidado de las manos, la parte del
cuerpo que está siempre a la vista de todos.
Es bien sabido que el aspecto personal es un reflejo del carácter, el tono vital y la
personalidad del individuo. A través de su forma de vestir, la compostura y el cuidado
personal, todo el equipo humano del establecimiento proyecta una imagen a un cliente cada
Todas tienen contacto con los alimentos. Si no se mantienen y se limpian con cuidado, las
mismas herramientas y utensilios pueden ser vehículos de transmisión de microbios y la
causa de intoxicaciones peligrosas.
Toda la cristalería que se utiliza en un establecimiento llega directamente a las manos del
comensal. Este espera y exige una pulcritud extrema, una transparencia ejemplar, ausencia
de depósitos de cal y un olor absolutamente neutro.
4.4. LOCALES
Los espacios donde se lleva a cabo la manipulación de los alimentos deben seguir unas
estrictas normas relativas a la salubridad y seguridad en el trabajo. Los arquitectos,
diseñadores y los técnicos en restauración comparten la responsabilidad de que se
apliquen y respeten íntegramente. Habrá espacio suficiente para todas las actividades, más
una zona independiente para la higiene del personal de servicio.
El suelo puede ser de muchos materiales pero deberá estar en buenas condiciones. Las
grietas, arañazos, huecos y piezas sueltas son enemigos de la limpieza. Si es de color
claro, será más fácil identificar la suciedad y se evidenciará su estado de limpieza.
para que el personal pueda tener una apreciación correcta del estado y la calidad de las
materias primas. La luz evidenciará cualquier suciedad. Tampoco habrá rincones oscuros
que puedan disimular su estado.
Los espacios necesitan una buena ventilación. Es difícil trabajar en condiciones poco
higiénicas, en una atmósfera húmeda, envueltos en vapores, calor y fuertes olores. La
ventilación natural es la más económica, pero habrá que cuidar de que los olores de la
cocina no lleguen a las áreas de clientes. Una buena ventilación, bien equilibrada y
distribuida, contribuye al mantenimiento de la limpieza del ambiente, reduciendo el depósito
de grasa y polvo sobre las superficies de trabajo, paredes y cristales.
Todos los procesos de manipulación y cocción de los alimentos utilizan grandes cantidades
de agua potable, gran parte de ella caliente. El agua, un bien de uso general, existe en
forma limitada en muchos lugares. Es recomendable tomar medidas para que su consumo
esté en el límite de lo estrictamente necesario.
La basura puede ser muy peligrosa por consistir en una mezcla de alimentos crudos y
cocidos, frescos y tratados, nuevos y viejos, limpios y sucios, procedentes de diferentes
secciones y etapas en el proceso de manipulación y cocinado.
Por esta razón, la basura se debe retirar con frecuencia de la zona de trabajo. E l punto de
recogida se mantendrá limpio y aseado, libre de olores y moscas, con trampas para
roedores.
4.5. ALIMENTOS
Los alimentos son elementos necesarios para la vida. Necesitamos recibir las vitaminas y
nutrientes que los alimentos nos proporcionan. Pero al mismo tiempo, si no se siguen unas
buenas prácticas higiénicas, podemos ingerir elementos nocivos, los microbios.
Los microbios necesitan una temperatura y un tiempo para crecer y multiplicarse. Por ello
deberán consumirse en el menor tiempo posible los alimentos desde su elaboración. En
cualquier caso, será necesario mantenerlos a temperaturas por debajo de los 8° o por
encima de los 65°, con lo cual se inhibe (adormece) su actividad. La contaminación cruzada
se produce por el contacto entre alimentos crudos (potenciales portadores de microbios) y
los alimentos ya cocinados y tratados, que pueden verse afectados por este contacto.
Algunos alimentos (cárnicos, lácteos, etcétera) son controlados por extensas Normativas
Oficiales en cuanto a sus características. Detallan instrucciones precisas y estrictas para su
manipulación desde la siembra o la cría, hasta su transporte, preparación y servicio al
consumidor final. Los aditivos, colorantes, especies y conservantes son también objeto de
reglamentaciones estrictas. Los proveedores han de ofrecer garantía de la salubridad de los
productos que venden. Algunas pruebas elementales controlando el olor, el color, el tacto y
el estado del recipiente en el que se han transportado, ofrecen unos primeros indicios sobre
la frescura y calidad del producto.
Hay que saber distinguir entre los mensajes publicitarios y la información técnica
sobre el producto.
UNIDAD DE TRABAJO 7:
Comer y beber
El servicio de mesa
En las convenciones de mediano o gran tamaño, la mayoría de la comida se prepara
con mucha antelación y se recurre a un método que facilita su distribución. Los hoteles
modernos se diseñan de manera que las áreas donde se dan los últimos toques a la
comida están situadas al Iado de los comedores (en el caso de que no lo estén, estará
en su derecho si pregunta cómo van a servir la comida caliente en la mesa). Se trabaja
con platos calientes que ayudan a conservar el calor de la comida y con unidades
especiales para la reftigeración de los platos fríos. Los diferentes elementos del plato
se van añadiendo de manera rotativa, en una cinta transportadora, y una vez que los
platos están listos se colocan en un carrito para que los sirvan los/as camareros/as.
Para servir 300 cubiertos, basta con cinco empleados y unos 45 minutos.
Hay platos que conllevan más problemas que otros cuando se trata de prepararlos
para grupos numerosos: los soufflés, los postres flambeados, etc. En estos casos, los
cambios de última hora pueden causar un auténtico quebradero de cabeza al cocinero.
También debe tener en cuenta que los platos que usted probó durante su visita al hotel
puede que no sean los más adecuados cuando los comensales alcanzan los 300, ya
que las condiciones de preparación y distribución serán muy diferentes. Además, es
importante recordar que no podrá cambiar de ingrediente principal el mismo día de la
cena de gala, ya que el cocinero no podrá encontrar una cantidad tan grande de pro-
ducto con tan poco tiempo. Y si lo encuentra, tendrá que descongelarlo, yeso lleva su
tiempo. Lo mejor suele ser seguir los consejos que le ofrezca el propio hotel, ya que
ellos han probado sus menús con un gran número de clientes y saben las
complicaciones de preparación y distribución que presentan.
El desayuno
El desayuno es relativamente fácil de organizar, ya que pocos asistentes pondrán
pegas si es el mismo cada día, cosa que no ocurrirá si se trata del almuerzo o la cena.
Sin embargo, debido a las tendencias actuales en temas de nutrición, hay que consi-
derar que cada vez se desayuna de forma más saludable, con menos embutidos y
carne, y más fruta fresca y leche desnatada. Si la convención es también un incentivo,
se suele recurrir a grandes bandejas de frutas exóticas, diversos tipos de café y té, o
incluso bufés temáticos. En la actualidad, lo más habitual a nivel internacional es
instalar un bufé en el que los comensales se sirven ellos mismos. Esto nos ahorrará
también unos cuantos camareros y no será necesario crear turnos para desayunar, tan
sólo designar una franja horaria.
Conviene pensar en contratar un bufé privado para sus asistentes, en lugar de dejar
que desayunen en el comedor con los demás clientes del hotel. En los hoteles ya
saben cómo se comportan los clientes individuales a la hora de bajar a desayunar
durante la franja horaria que se les ofrece (de dos o tres horas) y se comportan en
consecuencia (poniendo más o menos servicio según la hora). Pero los asistentes a
una convención no se comportan de la misma manera. Suelen bajar todos 45 minutos
antes de que empiece la convención y necesitan que se les sirva inmediatamente. Por
ese motivo, puede resultar una buena idea contar con una sala privada para el
desayuno, ya que por mucho que el hotel le diga que no habrá problemas de servicio,
es probable que los haya.
El almuerzo
El almuerzo queda en medio de la sesión de la mañana y la de la tarde. Por este
motivo, el tiempo del que se dispone es muy limitado y hay que mirar de solucionarlo
lo mejor posible.
La mayoría de los asistentes dirán que un bufé será lo más rápido (si lo es para el
desayuno, ¿por qué no va a serlo para el almuerzo?). Sin embargo, en la práctica, es
mucho más fácil controlar el tiempo si se sirve un almuerzo en la mesa. Se pueden
colocar entremeses o primeros platos fiíos en el centro de la mesa, para que los
comensales se vayan sirviendo mientras les llega el segundo plato, que será caliente.
El postre puede ser frío (fruta, helado), para que no sea tan complicado en términos de
planificación. Si hay que vigilar con el precio, es más difícil controlarlo con un bufé.
Si es más importante la convención que el almuerzo, escoja una comida ligera que
permita a los asistentes seguir con atención la sesión de la tarde sin que les entre el
sueño. Eso implica evitar las salsas pesadas, los postres pesados y las carnes rojas.
La mayoría de los organizadores optan por pescado o pollo y un postre a base de
fruta.
La cena
La cena es otra cosa. Normalmente, lo que usted busca es que sus asistentes se
relajen, por lo que se puede elegir un menú más lento y trabajado. La mayoría de
hoteles tienen ya un menú con entre 5 y 10 opciones para los primeros y segundos
platos, y los postres. El precio de cualquier combinación es idéntico. Otros hoteles
tienen menús con diferentes precios según los ingredientes de los platos. Lo mejor
será pedir consejo al hotel, ya que están más acostumbrados a preparar menús equi-
librados y saben qué pueden servir en un tiempo determinado y para cierto número de
comensales sin riesgo de colapso en la cocina. Piense que aunque la mayoría de los
asistentes agradecerán un segundo plato a base de carne, cada vez son más las
personas que no la comen, por lo que debería haber una opción (pescado) para éstas.
Tenga en cuenta, también, que aunque una cena de gala temática puede parecer una
buena idea, muy creativa, una cena a base de comida china como anuncio del viaje de
incentivos a Hong Kong del año siguiente, por ejemplo, puede ser un fracaso si no se
ofrecen alternativas. Con que el primer plato sea temático, puede que baste y no
resulte tan problemático.
Usted tendrá ya esta información a partir del cuestionario preconvención, pero debe
avisar a los camareros para que el plato adecuado llegue al comensal adecuado.
Siempre es buena idea hablar del tema con el asistente en cuestión, ya que a veces,
inexplicablemente, éstos cambian de idea cuando ven lo que hay en el menú. De la
misma manera, será necesario «controlar», educadamente, a los asistentes que
decidan de repente que ellos también necesitan una dieta especial, sobre todo cuando
esto ocurre al ver el plato que le sirven al vecino. Si no, se le crearán problemas al
cocinero y se malgastarán platos ya preparados.
comedor determinado. O sea, que si va a jugar sus cartas en esta línea (contratar una
sala mayor de la que le ofrecen), lo más recomendable es que espere hasta el último
minuto y de esta forma le saldrá más económico.
Cualquiera que sea su enfoque, asegúrese de que sabe las respuestas a las
siguientes preguntas:
- ¿Hay bastante espacio para el espectáculo y la barra de bar?
- ¿Van a estar sentados o de pie, sus asistentes? Si van a estar sentados,
necesita 1m2 por asistente; 0,8 m2 si van a estar de pie.
- ¿Pueden acceder fácilmente a la sala tanto los asistentes como los
camareros?
- Compruebe las medidas de las mesas y las sillas que se usarán. Si son
de tamaño superior al estandar, pueden reducir la capacidad de la sala
significativamente. ¿Qué habrá en la sala de al Iado? Si es una discoteca,
¿se oirá el discurso del presidente de su empresa?
- Si la sala está al aire libre, parcial o totalmente, ¿qué recursos hay si
hace mal tiempo?
Cuando reserve la sala (o las salas), hágalo por escrito y especifique los horarios y el
tipo de actividad que se desarrollará. Añada la decoración que desea (si va a ser algo
especial) y el espectáculo u orquesta que se debe contratar. El tamaño de la sala no
se debe elegir únicamente en función del número de asistentes. Si es difícil estimar el
número de asistentes, tome como referencia el máximo al que puede llegar y reserve
alguna sala de menor tamaño, por si acaso. Es mejor ser sinceros con el hotel desde
el primer momento; seguramente ellos están gestionando varios grupos a la vez y les
será más sencillo tomar decisiones sobre las salas que usted va a usar.
Y se ofrecen por cuenta del patrocinador o con cargo al asistente. Dependerá del tipo
de acto que está organizando y de 10 que se haya hecho en anteriores ocasiones.
Sólo tiene que asegurarse de que tanto el encargado del hotel como sus asistentes
saben 10 que paga / no paga el patrocinador.
Desayuno
En el contexto de una convención, el desayuno comporta las mismas dificultades que
un almuerzo o una cena. Siempre hay una minoría que se levanta pronto y se
encuentra con que el desayuno no está preparado. Además, hay que prestar atención
Pausas
Las pausas para el café / té a media mañana / tarde (o a la hora de la acreditación)
deben tratarse como una parte integral del programa de la convención, y no como un
intermedio molesto. En el caso de que se vayan a dar buenas noticias durante la
convención, como por ejemplo un viaje de incentivos, puede decidirse por pausas
temáticas.
Hemos hablado ya de los elementos logísticos que conlleva tener poco tiempo y
mucha gente a quien servir. Desde el punto de vista de las bebidas, deberá calcular
las cantidades de antemano (4,5 litros de café equivalen a 20 tazas), ya que si no tiene
bastante y tiene que mandar prepararlo, estará listo para cuando se acabe la pausa.
La última pausa, justo antes de que los asistentes regresen a sus casas, ha de recibir
una atención muy especial. En el caso de que haya gente que tenga que conducir el
coche, será irresponsable servir bebidas alcohólicas. Si se van a quedar en el hotel,
entonces no hay problema para celebrar el final del día con unos cócteles.
Si cree necesario servir alcohol pero no desea cargar con las terribles consecuencias,
puede servir una única copa de vino blanco con un almuerzo ligero (pescado o pollo) y
un postre sano (piña). No llene las copas de nuevo y sirva agua en abundancia. En
cualquier caso, en los últimos años se ha puesto de moda no servir alcohol durante los
almuerzos de convenciones; así que no debe sentirse obligado a servir vino. Podemos
asegurarle que cada vez se hace menos, excepto si se quiere crear un ambiente jovial
y distendido. Un estudio llevado a cabo por una empresa de consultoría especializada
en el sector hotelero afirma que el porcentaje de organizadores de convenciones que
no sirven alcohol (o lo hacen con restricciones) durante el almuerzo ha pasado de un
47 % a un 62 % en los últimos años.
La cena de gala
Siempre se cuentan historias sobre los efectos de los excesos en las cenas de gala.
Las hay que hablan de ligeras «borracheras», aunque otras llegan a incluir
detenciones masivas y la prohibición de volver a hospedarse en el hotel. Lo cierto es
que conviene ir con cuidado a la hora de decidir la política de bebidas durante la cena
de gala.
Puede optar por pagar por bebida o por botella consumida. Si paga por bebida
consumida, puede resultarle un poco caro en el caso de que los asistentes tengan
gustos exóticos. En cambio, si se establece una tarifa por persona (que incluye una
variedad de bebidas alcohólicas), suele salir más económico. Esto es lo que se suele
hacer en los cócteles, ya que las consumiciones se producirán durante una franja
horaria y es fácil hacer una estimación de la media de consumiciones por persona. Si
se trata de una cena de gala, lo más habitual es pagar por botella de vino consumida.
Aunque esto puede conllevar alguna «equivocación» por parte de hoteles que cuentan
botellas vacías de más. O, a veces, descorchan más botellas de las necesarias e
insisten en que se les abonen aunque no se hayan consumido.
Deberá estar atento en estos casos y dejar claro de antemano qué piensa pagar. Un
buen sistema es que usted firme por cada botella que se salga del presupuesto.
El bar
También hay que dejar claro cómo va a funcionar el sistema de bar que suele quedar
abierto después de la cena de gala. Tanto si se trata de una «barra libre» a cargo del
patrocinador, como si es un bar en el que los asistentes pagarán sus consumiciones al
contado, necesitará comprobar el precio de las consumiciones y dejar claro hasta qué
hora se sirven bebidas y quién está autorizado para cargarlas a la organización. A
veces, le puede interesar autorizar a ciertos superiores de su empresa para que
puedan cargar sus consumiciones a la cuenta del hotel. Pero deje claro al bar quién
puede hacerlo y adviértales de que sólo pagará las consumiciones que hayan
solicitado las personas autorizadas.
Es difícil hablar sobre consumiciones, ya que cada grupo es diferente. Pero suele ser
verdad que los hombres beben más que las mujeres, que se bebe más vino blanco
que tinto durante las cenas de gala (en una proporción de tres a uno) y que cuanta
más agua haya a mano, menos vino se bebe y menos se embriaga la gente. Si quiere
calcular el número de botellas que necesita, se suelen contar seis copas de vino por
botella y 2,5 copas por persona/hora durante la primera hora, y una copa por hora a
continuación. Pero por muchos cálculos que haga, su grupo puede ser la excepción a
la regla. Lo mejor será estar en contacto con el encargado de las comidas y bebidas
Las copas
Cuando se acaba la función oficial, es muy probable que haya quien tenga aÚn humor
para sentarse a tomar unas copas en el bar durante la noche (a veces, incluso hasta la
mañana siguiente). ¿Va a pagar su empresa las bebidas? En caso afirmativo, ¿cómo
contabilizarán las consumiciones? ¿A qué hora va a cerrar el bar? Al igual que en los
demás aspectos aquí tratados, decida qué política va a seguir al respecto,
comuníquesela a los camareros y asegúrese de que los asistentes están informados.
Si queda claro de antemano, los únicos que tendrán dolor de cabeza al día siguiente
serán los juerguistas.
Resumen
Las comidas y las bebidas son un ingrediente esencial para que una convención
resulte un éxito. Dado que representan una parte considerable del presupuesto de la
convención, es necesario escogerlas con cuidado y supervisarlas de cerca.
Su convención
Deberá asegurarse de:
- Escoger menús que no necesiten elaboración in situ.
- Reservar un comedor de tamaño adecuado.
- Elaborar una política de consumo de bebidas.
- Comprobar que el hotel sabe quiénes son las personas autorizadas para
encargar bebidas con cargo a su empresa.